会务重点工作计划（精选9篇）
----“五讲五争”学习心得体会
在区委秘书处召开“五讲五争”主题实践活动以来，按照《中共忻府区委秘书处“五讲五争”主题学习活动方案》的安排，我认真学习了《中国共产党章程》以及中央、省、市、区各级领导的讲话精神，特别是认真学习了动员会上安秘长、齐秘书长、刘秘书长的讲话精神，特别是对秘书长安亮东提出的“不空喊、不虚做；真学习，真揭摆；重整改，重立制；见实效，见作为；两不误，两促进”的总体要求进行了认真的学习与思考，结合我工作之一的“会务工作”进行了认真的总结，我认为在今后的会务工作当中应做到如下几点：
一、严谨细致，考虑周密
一是考虑问题力求细致。要考虑到整体工作的方方面面，考虑到各项工作彼此间的关联与影响，要知道一项会务工作有哪些具体环节，每个环节怎样去做，一些细枝末节该怎样处理。二是方案制订尽量细化。不仅要制订一个包括会议主要内容和安排的会议框架方案，还应制订一个更为细致周密的会务工作实施方案，包括各项会务工作的内容和环节、会务人员分工、时间节点要求等操作细节。三是会务实施注重细节。会务工作中，一个通知发放不到位，一个座位安排不合理，一个话筒的声音不正常，等等，这些细节上的问题，都会影响到整个会议的效果。实施会务工作绝不能有半点侥幸心理，一定要关注细节，认真对待细小的工作，杜绝隐患。
二、准备充分，谋划在前
会前准备是整个会务的重点，也是工作量最大的一个阶段，任何一次成功的会议都建立在充分准备的基础上。所以，必须在会前做好各项准备工作，应当考虑在早，行动在早，落实在早，能早点做的绝不拖延，能多准备的绝不偷懒。一是认真做好方案制订、会前动员、材料准备、会议通知、会场布置、食宿安排等会前准备工作，并反复检查，确保开会时不发生差错与故障。二是对于一些须在会中和会后完成的工作，可以提前准备，打好基础，做好方案。比如：拟订会议通报、纪要的初稿，安排会后整理人员，帮助参会人员预订返程票等。三是预先考虑会议中可能出现的变化或意外情况，多想想可能会发生什么问题，可能出现什么紧急突发事项。制订应对紧急突发情况的预案，对可能存在的问题和隐患提前解决或加强防范。
三、明确分工，加强协同
一是把每项任务、每个环节、每个时间节点要求分解量化到具体责任人头上，做到各个具体经办人员工作任务具体、要求明确，防止出现任何工作盲点和相互推诿扯皮。二是分工时应注意掌握每个工作人员的特点，安排任务尽量与其能力和经验相匹配，对经验不足的工作人员尽量交代仔细、加强指导；有的会议需要多个单位参与会务，应立足各部门的工作职能、范围和自身掌握的资源进行任务分解，需要相互配合完成的任务，也要明确一个主要责任部门。三是相互协调配合，注意拾遗补缺，增强工作合力。参与会务工作的人员或部门应积极与其同事或协作部门沟通、配合，互相通报工作进展。同时，会务作负责人或牵头部门要掌握和协调好工作进度，可定期召开工作碰头会，各自通报工作进展和重要信息，减少工作的盲目性和差错，便于分析和查找问题。
四、勤勉高效，节约成本
一、注重接待准备, 做到各方面成竹在胸
要做好会议的接待工作, 最重要的是要将准备工作做“细”, 做“特”, 做到各方面成竹在胸。因为, 准备工作越充分、越周全, 接待过程就会越顺利, 也就会为后续工作奠定良好的基础。如何做到各方面成竹在胸?主要是做好四方面的工作:
一是信息沟通要“细”。通常在接到会议接待信息后, 要详细了解来宾的状况, 这里主要包括会议来宾的意愿、交通工具、抵离时间、人数、年龄、性别、民族、联系方式、饮食禁忌、生活习惯、日程安排及兴趣爱好等情况。同时也要了解清楚来宾的职务级别, 便于合理的安排接待规格。只有对来宾各方面的情况充分掌握了, 才能做出一份具有指导性又富有特色的接待方案。在这一环节特别要提出的是在做信息沟通的过程中, 要对来宾的健康状况特别予以关注, 这是体现关注细节, 尊重来宾, 打动来宾的重要环节。如:在菜肴安排和酒水准备时就要符合绿色、健康的理念和标准, 避免出现来宾忌口的菜肴, 满足来宾需求, 让宾主双方在宴请过程中始终能情绪饱满、气氛和谐。
二是应变能力要“强”。在考虑工作安排时要未雨绸缪, 对各种突发意外情况做出事先安排。如:本次接待中, 会议报到前一日北方遭遇暴雪侵袭, 航班大面积延误, 接站时间表彻底打乱, 表现为“三多三难”:“突发事件多, 计划实施难;航班变动多, 信息收集难;单班人数多, 统一接送难。”我们事前设置了接送站AB角对晚点航班、提前航班、无时间航班、高峰期多个集中航班的等计划外情况做到应急性处理, 实施必要时一个航班2人同时参与接送机的应急方案。正是事前周密的安排、明确的分工和工作人员较强的应变能力加之无私的奉献精神, 使接送站工作做到的忙而有序、有条不紊、无一差错, 受到了会议代表的广泛好评。
三是接待方案要“特”。在制定接待方案的时, 各个细节都要缜密推敲、周全考虑, 我们的宗旨是方案必须体现出“六个要”即:迎送方式要得体, 入住安排要舒适, 会议走访日程安排要合理, 宴请形式要雅致, 接待费用开支要实际, 考察线路设计要新颖。同时接待方案里一定还要有体现有创意和特色的策划, 让来宾时时刻刻在接待工作中感受到基层央行的文化特色和地方多民族文化的魅力。如:根据接待工作的需要, 我们对欢迎牌、接站牌、欢迎卡、席位牌等接待用品进行了统一设计, 既融合了央行文化的相关元素, 又充分利用了云南多民族文化的深厚底蕴, 富有特色又有新意, 色系明亮、喜庆, 在每一次的会议接待活动中都成为了一大特色, 不仅给来宾留下了深刻的印象, 也为昆明中支树立了形象赢得了赞誉。只有通过了周密考虑、精心策划的接待方案才能成为参与接待的部门和相关人员的工作指南和行为准则。
四是准备工作要“实”。根据接待方案要求, 在客人抵达前, 应提早做好对接待人员的工作交底和任务布置, 并对各项准备工作认真组织实施, 其中包括:对接待用车、办公场所、会议场所、入住酒店、接待行程以及会议资料等环节。这一环节的工作是接待准备阶段最关键的部分, 是迎客准备的最后阶段, 也是最为容易出现疏漏的环节, 因此在各项工作就绪后, 还要做到进一步逐项检查落实, 发现问题, 及时改进, 确保接待的圆满。如:在本次接待时, 因接待人员多、规格高、要求严, 我们丝毫不敢懈怠, 增派人手加大检查力度, 每个房间每个环节一丝不苟, 对检查中发现的问题及时进行了改进和完善, 有效地保障了会议接待工作的质量。
二、注重过程服务, 确保周到缜密
来宾到达后的会议接待工作, 是整个接待过程的中心环节。在这个过程中, 一定要把握“规范、精细、特色”的原则, 接待人员不仅要根据接待方案的要求一丝不苟的组织实施, 还要在接待过程中根据具体情况随时进行调整和跟进服务。让来宾始终感受到昆明中支独具一格, 如沐春风的接待风格。
在会议接待活动期间, 通常要做好三方面的工作:一是接待流程和礼仪要规范。主要体现在迎送、会议、宴请三个环节中, 如:在来宾抵离时发送欢迎、欢送短信时间要适时准确等细节;二是细节服务要精准。主要是反映在会议接待期间各环节的服务衔接是否顺畅。如:从机场接到来宾, 工作人员就要及时通知酒店打开房门和空调等环节, 做到一环扣一环, 井然有序;三是文化特色要显现。会议接待工作是展示昆明中支形象的“窗口”, 接待人员也是昆明中支的“形象大使”, 接待工作的水平和接待人员良好的素质, 会给来宾留下难忘的印象。
三、注重持续改进, 追求精益求精
每一次的会议接待工作结束后, 工作人员要对接待工作进行认真梳理总结, 在肯定成绩的基础上, 找出差距, 持续改进, 不断提高接待工作的水平和品质。比如在制订方案时统一了运用模板、统一了汇报版式、接待礼仪人员的礼仪培训, 欢迎条幅的标语内容等等。目前, 昆明中支对接待工作进行了归口、统一管理, 同时建立各部门接待人员储备并强化培训以便根据任务要求和来宾状况随时调用, 保证做到“召之即来, 来之能战”, 规范了《昆明中支接待工作流程》, 接待工作在不断的细化、优化过程中逐步实现了规范化、程序化、特色化。
【关键词】文书写作；通知；会议方案； 讲话稿
1.引言
随着科学技术的进步与发展，为解决某些共同问题或实现某些具体目标，人们聚集在一起开展交流活动的需求越来越多，通过召开不同规模的会议，经过讨论、集思广益、取长补短、形成正确的意见，达成共识。然而为了保证会议的成功举办，会务工作文书不可或缺。尤其是用于会前准备的工作文书成为会议成功和效果的重要影响因素。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。
2.会议方案的制作
大中型会议必须要预设会议方案。会议方案是一种为大中型的或重要的会议所做的预设方案，是一种书面文字材料。会议方案要在会议召开前，对会议预期效果、整个日程做出安排，使会议能顺利进行，取得完满的结果[1]。
2.1会议方案的特点
会议方案主要有如下特点：
☆预想性：会议方案是在会议召开之前制定的，会议将达到什么效果，都要事先做出设想和安排。这种设想和安排，一方面要根据实际情况进行，另一方面要凭以往经验。对如何开好会议预想得越周到、越细致越好。
☆程序性：凡召开会议必有一定程序，有些会议其程序大体都是固定的，因此在制定会议方案时，不能不根据某种会议的特点和要求，确定其基本程序，以保证会议井然有序地召开。
☆请示性：会议方案还需请示上级领导部门批准，如会议的规模、程序、开法、经费使用等是否合适，都有待于审查批准。
2.2会议方案的标题与正文
会议方案标题应采用“会议单位名称+会议事由+文种”或是直接“会议事由+文种”的形式，特别是对于单位内部的会议方案多采用简单的“会议事由+文种”形式。
会议方案的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。
开头部分：重点叙述指导方针与总体设想，应写明制文单位开会的原由、会议名称、会议时间、地点、会期等。
主体部分：说明会议所涉及所有事务。应写明会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，应当具备主要目标、实施步骤、政策措施三项内容。
会前——文件和资料准备、会议通知、会场准备、接待等；
会中——服务安排、会议记录、情况汇总、简报编写等；
会后——记录整理、纪要撰写、返程安排等。
结尾部分：视会议性质而定。会议方案如果需要报送请示上级机关的审核批准的，要在结尾部分写上类似请示或报告类结尾的用语。如：“以上方案，当否，请批示”；会议方案如果属于本单位职权范围内制定或者上级下发的指导性会议方案，只需在结尾的地方强调对本会议方案的执行。
3.会议通知的制作
通知是党政机关、人民团体、企事业单位应用最为广泛的公文之一。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。对于大范围的参会人员，以通知的形式告知最为正式，效率也最高[2]。
3.1通知的特点
通知具有如下特点：
适用范围的广泛性：通知不受发文机关级别高低的限制，也不受内容繁简的限制。
文种功用的晓谕性：通知具有“晓”和“谕”两重功用。或是告知人们某项事项，起知照作用；或是要求办理执行，起指挥指导作用。
知照事项的时效性：通知是制发快捷、运用灵活的公文。它所办理的事项，都有比较明确的时间限制，一般都是要求立即执行、办理或知曉的，不容拖延。
3.2通知的类型
通知主要包括下面五类：
批示类通知用于印发行政管理规章或重要讲话，转发上级机关或不相隶属机关公文，批转下级机关的公文。
指示类通知用语上级机关向下级机关布置任务和下达指示性措施。
事务类通知用于要求下级机关办理或者需要知道有关事务性的事宜。
会议类通知用于广泛意义的会议事务。
任免类通知是上级机关对于所任免的人员用通知公布任免和聘用的情况。
3.3会议通知的标题与正文
会议通知的标题应采用“发文机关+事由+文种”或是直接“事由+文种”的形式，后者更适合于单位内部的会议通知标题。
会议通知的正文应包括以下内容：
召开会议的时间、地点以及会议的名称。
会议的中心议题和主要程序。
对与会人员身份要求和与会人员会前准备事项。
报到时间、地点及联络人。
会议的住宿、膳食安排等事项。
会议可能使用的有关票证等。
会议通知发送的信封应注明“会议通知”字样。
3.4会议通知的回执单
回执单是对方收到书面通知的回复。接收到通知消息的个人或单位反转给发文单位时用的单子。回执单要包括姓名、性别、职务、电话、到达时间和车次等内容。
3.5会议通知的成文日期和印章
会议通知为了显示郑重性，必须加盖组会单位的印章。组会单位署名、成文日期、印章的表现形式依据国家规范标准操作。
4.会议讲话稿的制作
广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿，是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。
4.1会议讲话稿的写作特点
会议讲话稿具有如下特点：
內容的针对性：内容必须针对会议的主题而制作；
篇幅的规定性：讲话稿的篇幅有时间限制，要按照会议规定时间而制作；
语言的得体性：讲话稿既要便于讲话者表达，又要易于听众理解和接受；
起草的集智性：讲话稿的起草要集中全体的智慧，不可闭门造车；
交流的互动性：讲话稿要符合口语习惯，能与听众形成良好的互动。
4.2会议讲话稿类型
会议讲话稿大体包括以下三类：
工作类讲话稿：领导对工作情况进行分析总结和部署时所发表的讲话稿。
庆祝类讲话稿：领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。
表彰类讲话稿：领导对先进单位和先进事迹发表嘉奖意见时的讲话稿。
4.3会议讲话稿的标题与正文
会议讲话稿的标题应采用“讲话人的姓名+职务+事由+文种”或是直接“主标题（概括主旨）+副标题”的形式。
会议讲话稿的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。
☆开头部分：根据与会人员的情况和会议性质确定适当的称谓，然后概括本次讲话的缘由。要注意称呼具有泛指性，即称呼要有包容性，将与会人员全部包容进去。另外，要注意称呼的次第性，即称呼要按主次排列。
庄重式称谓——同志们、各位专家、各位学者；
国际式称谓——女士们、先生们；
亲切式称谓——各位同窗、各位乡亲；
幽默式称谓——各位美女、各位帅哥。
主体部分
着重追溯历史原因，回顾所庆祝或纪念的节日、事件的主要来历，阐述其重要历史意义、现实意义和国际意义。
着重写最近一个时期以来所纪念、庆祝的事业取得的新成绩、新经验及存在的问题，或借机对这一工作领域中的某些重大问题进行探讨和阐述；
着重号召人们继承发扬过去的优良传统和崇高精神，进一步做好当前工作。
☆结尾部分：要总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等。
5.结语
本文针对会务工作的会前准备阶段，论述了会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点，对于会务文书写作具有一定指导意义和参考价值。
参考文献：
[1]王云奇. 会议文书写作规范与实用例文全书[M]，中国纺织出版社，2011.
转眼间，到公司已经半个多月了。非常感谢公司领导和同事的关心和帮助。半个月来，通过公司培训以及日常工作感觉自己学到了很多东西，心理素质也比原来好了很多。
从开始对会务这份工作概念很模糊，到现在能从容的面对每一场会议中的工作。这段时间，感觉变化最大也最重要的就是工作态度。应该时刻谨记的服务理念。
会务接待是一项看似简单实则复杂的工作，从会前的沟通、筹备，到不同会议不同要求的具体落实体现，都需要极大的耐心和细心。俗话说良好开端的是成功的一半，会前准备的充分是取得会议成功的前提，这就要求会务人员缜密的考虑每一项关键环节。
从七月一号到现在，我们接待过十余次会议和小餐厅服务，在这个过程中，我学到了更多的待人接物，服务礼仪等相关知识，积累了很多的经验。
小餐厅接待是我之前一直都比较担心也是做得很不好的一项工作。上周的餐厅服务礼仪及一些常识培训对我来说帮助很大，之前自己上网查到的资料都比较笼统，这次培训很细致很实用，比如说鱼的摆放是左头右尾，鱼肚必须朝向客人，凉菜热菜的间隔摆放等。主动服务意识及细心观察是小餐厅接待是否成功的关键，每次接待要注意观察客户的喜好，酒水要及时添等等。
这半个月的工作中，我学到很多，也发现了自身的很多不足，遇事考虑不够周全、不够细致。在以后的工作中，我会总结经验，发现自身的不足，严格要求自己，做到务实、守信、创新、发展。
会务 ***
案例描述
近年来，中国家电业迅猛发展。这不只表现在家电品种的增加，更主要是表现在中国家电业在全球市场份额的扩大。比如，中国制造的彩电已占全球市场份额的29%，洗衣机占24%，电冰箱占16%，空调占30%，而照相机和电话机则超过50%，微波炉的数字更是惊人，单是广东格兰仕一个厂生产的微波炉就占全球市场份额的35%。最近，手机和电脑的生产量与销售量也直线上升。这一分充分说明中国家电业在逐步发展壮大、走向成熟，中国家电业在基本上占据了国内市场的同时，迅速占领国际市场。
当然，形成这种局面的原因是多方面的，除了我们国家良好的经济环境、优惠的经济政策外，企业自身素质的提高也是重要因素，他们注重开发科技含量高的新产品，注重产品质量、售后服务等，重视了现代经济管理体制作在企业发展中的作用。这不，国内一家著名的家电公司朝阳家电公司正在召开有关会议，讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜。朝阳家电公司是一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚，员工众多，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在做好内部管理工作的同时，也注意做好客户管理工作。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内50%以上的家电市场，在国外也影响很大。最近，公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，准备在这次客户咨询洽谈会上亮相，以此引起客户和消费者的关注。会上，营销部主任提供了一份本公司客户名单，各种单位和个人有二三百个。公司决定给这些单位和个人发出邀请信，邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派主抓公关、销售的王副经理负责此项工作，迅速成立会务筹备处，拟定会议方案，准备大会所用各种材料。会议定于2002年10月10日在北京国际会议中心召开，食宿也在北京国际会议中心，会期暂定5天，其中第一天开幕式，第二天专家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天组织客户游览长城。公司要求大会必须圆满成功，以达到公司举行这次活动的目的。
王副经理立即成立了大会筹备处，成员有10人。他们首先召集会务工作会议，明确将要召开的咨询洽谈大会的主题，即宣传新产品，洽谈新业务。围绕主题，拟定大会筹备方案。确定参加会议的正式人员280人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。确定了大会的议程和会议所需要的各种材料，大会所需的经费预算，请有关领导和专家讲话的建议等。该方案报经公司领导审核、讨论、修改、完善后，筹备处马上给各位成员明确分工。主要分工有：准备会议所需文件（包括起草会议通知，公司总经理的开幕词，有关领导的讲话稿，有关新产品的情况资料，与会议有关的背景材料等）；会务服务生活保障（包括发会议通知，接待，签发，分发文件和物品，安排住宿，布置会场等）；宣传报道（联系新闻媒体，通报会议情况，编写会议纪要等）；对外联络（包括联系旅游，预订返程车、船、机票等）。
经过精心准备，各方人员如期到会，新产品咨询洽谈会按时召开。但是，在与会人员报到时，负责接待签到的小张发现，有十几个会员在报到单上注明“回族”或其他民族。小张及时把这一情况报告给王副经理，王副经理马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜，使与会人员都非常满意。会议按计划顺利进行，与会人员对该公司的新产品非常满意，专家的讲解时间、介绍更使与会人员大开眼界。利用会议休息时间，公司还应与会人员的要求，组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目，最后一天的游长城更是其乐融融，热闹非凡，大家像老朋友似的说笑着、唱着登上长城，年轻人还进行了登长城比赛。公司王副经理在长城上即兴演说，把长城的历史同当今中国经济的繁荣结合起来，使得客人们群情激昂，振奋不已。客人们都表示，对这种形式的会议很满意，他们了解了生产公司的情况，了解了公司产品的特点。在经销这种产品时就会有的放矢地介绍产品，这增加了他们销售的积极性。因此，这次会上，公司签订的订单是出人意外的多。在游长城回来后，还有单位同公司签订合同。
新产品咨询洽谈会结束了。公司送走了客人后，进行会后总结。总结会上，公司总经理认为，这次会议开得很成功。会务筹备处的准备工作做得周密细致，会议的组织接待工作做得很好，为公司赢得良好的人气指数打下了基础。再加上新产品过硬的质量，专家精辟的讲解等，使得这次会议达到了预期的目的，圆满成功。王副经理也讲了话，他主要指出这次大会上的一些疏漏之处，比如，在准备期间，把一个常识性的问题给遗忘了，那就是少数民族人员的就餐问题。虽说是一个小问题，但处理不好也会造成不好的影响。幸亏发现及时，及早解决，才没有影响客户的情绪，使大会能顺利进行。在此特表扬小张工作细致，发现问题及时反映，尽早解决。另外，会议简报出得不够及时，没有把会议上的情况及时通报给有关人员，尤其是最后签订合同的情况，这可能是会期结束，有些人员思想松懈造成的，以后要吸取这方面的教训。总结会上还通报了这次咨询洽谈会上的收获，80%的与会者都同公司签订了合同，超出了预计的数量。这也为公司下一步的工作提出了更高的要求。尽管如此，公司上下都很高兴。总经理决定，对大会筹备处的人员每人奖励一个月的奖金。最后，要求大会筹备处尽快把与会这次大会有关的材料都整理出来。实训要求：
请认真思考并组织讨论以下问题：
●假如你是会议筹备处的一员，请你为新产品咨询洽谈会拟定会议方案。
●参加这次咨询洽谈会的人员来自全国各地，人员的文化程度、素质等因素各不相同。如果你是会议的组织者，你会如何组织接待他们？怎样使他们对会中服务感到满意？ ●你是对该公司的这次会议满意吗？你认为哪些地方可取，哪些地方不可取？ 实训提示：
（一）会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同秘书部门、秘书工作人员的关系极为密切。这里，着重介绍一下会议秘书工作的一些基本问题，特别是针对基层特点，作一些有针对性、可借鉴性的介绍，以期对各地的会议秘书工作有所帮助。
一、会务工作的基本概念
会议的概念 会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会，党委会、厂长办公会等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素：（１）有组织；（２）有领导；（３）商议事情；（４）集会。四个要素缺一不可，否则就不成其为会议。
会议的作用 在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。
当然，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，会议并不是目的，只是一种手段；也不意味着会议越多越好，开得时间越长越好，相反，那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是，会议不可不开，也不可多开；既要解决问题，又不能沉溺于“会海”；既要提高会议效率，也要讲求社会效益。
会议的类型
（一）按照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有４种：（１）小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不超过一百人。（２）中型会议，人数在一百至一千人之间。（３）大型会议，人数在一千人至数千人以上。（４）特大型会议，人数在数万人以上。例如节日集会、庆祝大会等。
（二）按照会议性质和内容划分，主要有５种：（１）规定性会议，即法定的必须按期召开的各种代表大会。（２）日常性会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议。（３）专业性会议，即为研究某项工作，讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。（４）纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。（５）座谈性会议，包括各种各样的座谈会、茶话会等。
（三）按照会议形式划分，可划分为两种：（１）有会有议的，多数会议属于这种类型。（２）会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。
（四）按照时间划分，可划分为定期性会议和不定期会议，还可以划分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须召开，不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次性会议是指需要开两次以上的会议，一次性会议是指只需要开一次的会议。
（五）按照会议阶段划分，可划分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。
（六）按照开会手段划分，可划分为常规会议和电子会议。常规会议即传统性的会议，电子会议指电视会议、卫星会议、电脑电话会议、电子计算机会议等。
会务工作 会议从筹备到善后，有一系列会议秘书工作（也叫会务工作），会务工作做得
好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。
会务工作的特点 第一，政治性。在阶级社会中，会议秘书工作从来都依附于一定的阶级、政党并为他们服务。第二，服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。第三，被动性。会务工作的辅助地位决定了它的被动性。第四，事务性。无论是值班接传电话，还是记录整理简报，很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。但是，正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。这种事务性工作中蕴含着极强的政治性和思想性。有时一个很小的事务性工作未做好，可能会发展成为一个大的政治问题。第五，综合性。由于会务工作是直接为领导机关和领导同志召开的会议服务的，会议涉及的内容十分广泛，参加会议的各种人才济济，知识渊博，要做好会务工作，需要了解社会科学和自然科学的多学科知识，特别是管理学知识，需要掌握同本职工作相联系的各方面的情况，需要掌握使用各种为会议服务的自动化、电子化设备的技能和本职工作的业务知识，要求会议秘书工作人员成为“通才”和“杂家”，能够从全局出发观察与考虑问题，有高度综合的眼光与能力。当然，会议秘书工作也有它的专业性，如办事能力，写作能力、记录技术等。会议秘书工作的综合性与专业性是互相渗透的、相辅相成的。会议秘书工作人员的综合能力越强，越有利于提高专业化水平；会议秘书工作人员的专业化水平越高，总揽全局的综合能力也就越强。第六，保密性。我国无论大小机关、单位，许多重要事情都通过会议讨论后作出决定。因而，许多会议如省委常委会、县委常委会等日常工作会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密，理所当然地是会议秘书工作的任务之一，需要慎之又慎。第七，时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性。作为与会者应遵守时间，按时参加会议。作为会议秘书工作人员更应有高度的时间观念，决不能出现诸如与会者已到齐了，会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象。
会务工作讲座
（二）作者:刘珏
二、会前准备工作规程
（一）拟定会议工作方案。这是会议工作的蓝图，应当认真设计。一般应包括以下内容：会议名称、内容、会期、规模、参加人、日程和议程、会议开法、会议的组织领导、会议的宣传报道、会议文件印发范围、会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
（二）选定、安排议题。开会是为了讨论问题，进行决策，会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。
安排会议议题应注意以下问题：一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证会议质量；
五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般以安排一个主要议题和一二个小议题为宜；六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
（三）拟定会议议程、日程和程序。议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练文字逐项写出即可。日程，是在一般时间内会议进程的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员，有的代表大会还应提交大会主席团通过后才能生效。程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志。
（四）准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件、对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。
（五）提出与会人员名单。提名与会人员，是一项重要的政治性很强的工作，应当掌握以下原则：一是周到全面。日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的部门领导同志列席；临时性会议，属于征求意见性质的，应请有关方面的主要领导同志和代表参加；属于专业性质的，应请各有关方面主管该项工作的领导同志、专家和在该方面有实际经验的工作者参加；属于纪念、庆祝性质的，应请一些有名望、有影响和与所纪念、庆祝事项有关的同志及各民主党派人士、各界代表参加。二是宽严适度，准确无误。从有利于工作和便于保密的角度出发，做到提名合情合理，不宽不严，不错提，不漏提。三是无论出席或列席会议人员，均不带二排“议员”（助手）。四是会议秘书工作人员提出的与会人员名单，需报请领导同志审核后方能最后确定。
（六）编排分组。多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。编组的基本方法有：根据地域编组；根据系统或行业编组；完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到，尽可能将召集会议机关的领导同志分散到各个组。
（七）选定、布置会场
（１）选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均２～３平米为宜。过大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。
（２）布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方，人民代表大会会场要求庄严隆重，庆祝大会会场要求喜庆热烈，追悼会会场要求庄重肃穆，座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。
会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形、Ｔ形、马蹄形，体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置成半圆形、马蹄形、六
角形、八角形、回字形，使人有轻松、亲切之感；中型会议的会场布置成而字形、Ｍ字形、扇面形，使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。
排列座次，是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。
排列座次的几种规则：１．凡有正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。２．按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。３．按照姓氏汉语拼音字母字头的顺序或按照姓氏笔画为序排列座次。
排列座次的几种方法：１．横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左至右依次排列座次，先排出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）。２．竖排法。即按照各代表团成员的既定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。３．左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，先左后右，依次排列。
（八）制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证，汽车证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。
（九）发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。
（十）制定会议须知。会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。
（十一）负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导者报告。
会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。要想做好会议服务，应注意完善以下几项工作:
一、会前准备工作
1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。
2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。
（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。
（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。（5）摆放适量花卉。
7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会间组织与服务工作
1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。2.搞好会议签到、材料分发。3.落实主席台领导、发言人是否到齐。4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。
5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。6.做好会议记录，写好会议简报。7.组织照相。
8.为与会人员预定车票、机票等。
三、会议善后工作
1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。
会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同秘书部门、秘书工作人员的关系极为密切。会议从筹备到善后，有一系列会议秘书工作，即会务工作，会务工作做得好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。因此，如何提高会务工作的效率便成为一个至关重要的问题。
在我看来，在科学技术飞速发展的当今社会，利用先进的技术设备使会议现代化将越来越在提高会务工作效率的过程中起到关键的作用。
利用先进的技术设备，可以克服会议的时间紧、场所限制、人员集中、资料准备工作紧张、交通不便等等困难，大大减少财政开支，提高效率。比如现在比较通行的电话会议、闭路电视会议，在这类会议上，秘书只要提前做好通知，检查视听线路，与会人员就可以在不同地点同时参加会议。
电子计算机和网络技术的广泛使用，还可以使会议成为电子政务的重要内容。在计算机网络中，电子日程表可以在几分钟内安排好会议，并及时发出信号，提醒准时开会。会上，可以用计算机进行会议记录，编制会议简报，自动检索会议内容。与会者也可以进行互相间的信息传递、文件的起草、讨论、表决以及各种会议材料、内容的统计等等。就现阶段而言，最有效的方式是利用现代科学技术设备召开远程会议，如电视会议、电话会议、计算机网络会议等，以节省时间和经费。现在有些单位已经常利用局域网召集工作例会，有的是24小时在线，随时便捷地互通信息。网络上的聚集和会商避免了传统会议的局限。
除此之外，还有一些具体的提高会务工作效率的方法。如会前做好充分的准备；事先把报告、讲话稿等印发或直接发电子邮件给与会者，大量的会议材料在会后以光盘的形式发送；限定发言人数和发言时间；免去没必要的观光旅游、接见照相等等；会议纪念品要真正起到纪念作用，体现会议的品位。
提高会务工作效率是老话题，又总有新内容，说明提高会务工作效率的重要性和艰巨性。会议质量水平，有时的确不完全取决于秘书，但是毕竟具体的会议事务都是由秘书承办的，所以在提高会务工作效率的过程中秘书的责任是重大的。
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本届迪加等离子烤火炉经销商座谈会已经完满结束了。作为迪加的一员，我是幸运和幸福的，曾经和同在筹备“战壕”的兄弟姐妹们一起奋斗，一起喜悦，一起悲伤，最终一起收获成功的战果。这样的经历丰满了我的生活，更加深了我对公司，对科技产品无比情意。现在我需要回忆，需要拾撷起一个月前那些让我“疯狂”的点滴，作为会务组的工作小结，以为今后迪加更好的发展。
10年11月底公司安排我担任这次座谈会会务组的工作。这包括：会场确定、会场布置和人员安排以及发送会议邀请函等琐碎工作（因为在确定会场的过程中经历了一翻波折，我觉得有必要单列一项总结经验），下面分别总结。
一、会场确定
这里需要确定的是分会场、圆桌会议和展台展板区的位置。在11月初关于会场位置，我们想到学校新建的会议中心。那里有很好的环境，如果会议和展台展板都放在会议中心，可以集中管理，也便于参会人员学术交流，所以会议中心一直是我们首选的会议场所，但是由于会议中心在开会前尚未完工，让我们不得不考虑学校的学术交流中心和教学楼，经过几番周折，最终我们选择知津楼的3层的2个教室作为会场。这样我们解决了集中管理服务以及环境的问题，但每层只有两个会场，展台展板区又离有些会场较远，不便于交流，有失遗憾。关于会场的确定上，此次会议最大的问题是确定会场的时间太晚。一直到11月中旬我们才最终确定下来，那时距离开会只有一周左右。原因有三，其一
是学校可供开国际会议的场所很少，现有的会议中心尚未完工，而学术交流中心教室小，可利用率低，只能进行开闭幕式，这让我们在学校选择开会场地非常有限。其二是会议中心在会议筹备前期给予完工承诺，以便我们顺利开会，但是之后一再拖沓工作进程，让我们处于被动等待状态。其三是学校涉入会议事务较晚，学校各职能部门筹备运作较慢，会场一直存在着不确定性。但庆幸的是，最终校领导给我们提供逸夫楼的空闲场地，使得会议正常进行并最后圆满结束。
二、会场布置
主要包括分会场、圆桌会议、展台展板区的布置。展台和展板是由组委会后勤组的蔡德龙同学负责，他联系的会展公司专业布置展台展板区，这为我们省了很大精力，我们的重点放在分会场和圆桌会议的布置上。由于我们使用的逸夫楼的几间房间，只有一间是专门的会议室，其他的皆为教室，有的甚至没有讲台、桌椅、投影仪等设备，会场的布置责任重大。经过季老师、我和管理圆桌会议的马超同学商量，我们从会展公司租用了300把椅子、2个幕布，并从几个职能部门处借了3台投影仪，最终在我们和志愿者们的共同努力下，教室和空屋变成国际会议的会场。
在会场布置上，我自认为是相当成功的。我们分了两个步骤进行布置，先是根据每个房间的大小和现有设备，确定其缺少的设备和功能（即开什么主题的会议），最后将租借的设备安装、测试，布置会场。在这个过程中，最大的困难是圆桌会议的布置，因为开设网络会议，需要参会人员都参与讨论，传统的课桌式会场安排是不便于这样开会的，在短时间内又不能借用别的场地的圆桌，最终我们将课桌摆成圆桌式，再加上音响、视频等设备的配用，我们的圆桌会议会场就变得专业而经济。
三、人员安排
这次会议在校内学生中共选拔了90名优秀的志愿者，协助工作人员进行会议服务，其中会场安排、海报管理和宣传布置3个组分给我们会务组。从11月20日开幕式到11月28日的闭幕式，这28名志愿者一直和我们站在为迪加义务服务的岗位上，守时认真地工作，也正是他们勤奋积极诚恳的态度让我在会议期间充满激情和力量坚持工作。
会议按时间分成开幕式、分会议和圆桌会议、闭幕式三个部分，这三个组的分工也因此有所不同。开幕式上，大部分人员被安排为重要的嘉宾陪同引领，其他人员负责参会人员的引导和会场秩序。闭幕式上，他们主要负责晚会环节的音响、灯光等设备的管理以及会场服务。分会议和圆桌会议期间，海报管理组一直是负责海报的粘贴和维护，宣传布置组除了在会议筹备期，负责学校海报和指示牌的粘贴以外，在会议中和会场安排组管理分会场（圆桌会议由于其技术和专业的特殊性，由相关的工作人员管理和服务，志愿者并不参与其中）、网吧以及试片台等。除海报管理组的其他24名志愿者，分别安排在4个分会场、网吧、试片台、学术交流中心大厅咨询台。关于会议期间的人员工作上，有几点需要总结。第一、试片台的作用发挥。它的设置是集中收集和整理报告，便于次日可以高效进行学术演讲。在开会期间，由于我的考虑和安排不当，而造成了两次失误。先是在开幕式时，我安排了三名志愿者在试片室工作，但是由于试片室位置较偏，很多参加报告的人员并没有拷PPT到我们的电脑里，这样直接影响第二天的试片工作和会场的报告进程。于是分会场开始的第一天上午，即使试片台很早就有志愿者在工作，但现场将报告拷到试片台，再拷到会场电脑里，这花费了大量的时间和精力。最后不得不让报告人员直接到各分会场拷到电脑里，延缓了会议进程。还有一次是，由于我没有和圆桌会议的工作人员很好沟通，让试片台收集了很多次日圆桌会议的报告，以至于报告没有及时交给他们，影响了圆桌会议的进程。出于对圆桌会议特殊性的考虑，最终决定现场拷报告，不经过试片台。庆幸的是，至此之后试片台的工作有条不紊地进行着，并继续发挥其高效的作用。
第二、海报管理。会议的第一天海报部分就给我们一个跌得不轻的“下马威”，这也是在筹备会议环节的重大失误之一。失误的重要原因是准备不当，权责不清，沟通有误，这是我而后再想都觉得应该避免，但没有避免的失败。在会议注册的第一天，我们就陆续收到了很多参会人员的海报，当晚我们需要将海报粘贴，但由于我那晚还需要布置会场，就将这个任务委托给了租用展板的蔡德龙，让他安排此事，而他也和负责此事的老师商量，决定如果展板在九层大厅，就无顺序粘贴。其实那时我对“海报是否按顺序粘贴”这个问题是未考虑过的，我的糊涂更是导致了接下来问题的出现和困难的爆发。海报管理的志愿者们按照我们的要求无顺序的粘贴了收到的所有海报，而在第二天开幕式时，我才开始接手海报管理的事情，突然意识到无顺序的粘贴将带来多大的麻烦，于是那天下午我带着满心的愧疚临时决定让海报管理的同学，摘下所有海报，重新按顺序粘贴。那晚海报管理组工作重大，任劳任怨地完成任务，为之后几天展板区按部就班、有条不紊地进行打下基础。这个错误让我清楚地明白，自己份内的事情要尽量自己完成，做任何事之前要考虑周全，要有自己的想法，擅于接纳同学朋友中肯的建议。
第三、人员调配。迪加的志愿者们，虽然在会议的过程中对会议和我们的情感越来越深，责任感越来越强，在人员调配上灵活性和清晰性尤为重要，灵活即为调动灵活，清晰是指每天上岗和请假人员自己要很清楚，岗位的安排明确，流动人员的数量和位置清晰，这样可以熟练地调配人员，不会出现少人或有人无岗的现象。
第四、其他方面。在分发会议材料上，由于我对每天需要学术票的人数不确定，浪费了不少体力和精力给发学术票的同学送票。应该在报告会进行一半左右，让会场的志愿者估计个大概数字并通知我，可以更好地控制学术票，也不会让我来来回回地送票。
在指示牌的安排上，不规范是其最大的缺点，原因是前期对指示牌的内容和数量没有考虑，制作得非常粗糙。这也是我们没有重视会议细节的其中之一。
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