采购工作流程与管理制度（精选15篇）
i 进货订单
“ 进货订单 ” 是进货业务的起点。
在企业的日常运作过程中，经常需要根据企业目前的经营状况制订进货计划，在本软件中以输入一张进货订单实现。ii 进货开票
当进货业务发生时，需要做一张 “ 进货单 ”。
进货业务有两种类型，订单类进货和非订单类进货；订单类进货业务通过获取进货订单来进行开进货票；非订单类进货业务，直接开进货单。
“ 进货单 ” 存盘后生成一张 “ 未审核进货单 ” ；
只 “ 保存 ” 不 “ 审核 ” 的 “ 进货单 ” 不增加商品库存； 只有经过审核的 “ 进货单 ” 才增加商品库存，同时增加 “ 应付账款 ” ；
在进货开票时可以选择 “ 最近进价 ” 或 “ 进货价 ” 作为缺省进货单价；
在开进货单的同时允许增加新供应商、新商品或新职员。iii 进货审核 进货单保存后生成一张 “ 未审核进货单 ”。
“ 未审核进货单 ” 通过 “ 进货审核 ” 便成为 “ 已审核进货单 ”。
“ 进货审核 ” 使商品的库存数量增加，同时增加 “ 应付账款 ”。iv 进货退回
本模块可以实现对进货退回单的管理和控制。
本模块可以处理 “ 原单进货退回 ” 和 “ 非原单进货退回 ”。“ 进货退回 ” 将减少库存数量。v 进货结算
“ 进货结算 ” 模块可以对已审核的但未结算清的进货单进行结算。“ 进货结算 ” 的结果使 “ 应付账款 ” 减少。vi 预付款管理
在进货业务中，有些需要提前预付定金，本模块便可实现该功能。做进货结算时，可以用预付款冲抵应付款。
当 “ 进货结算单 ” 上的 “ 付款总额 ” 大于 “ 付款合计 ” 时，系统自动将余款转为预付款。
预付款应可输负数。buyer.top-sales.com.cn
采购部工作流程与管理制度
1、总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。
2、采购部经理职责：
1)负责组织公司所销售产品的采购。2)对库房的管理工作负责。
3)做好销售员与供方之间的联系工作。
4)帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。5)对本部门员工制度执行情况负责。6)对本部门员工的专业知识培训负责。
7)对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。8)严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。9)负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。
3、库管员职责：
1)早盘查（点货备发）、晚清帐（当日工作当日完）。
2)提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登报信息，直至合同完成、存档。
3)负责库房日常管理事务。4)检查库存产品状况。5)按规定收发物料。6)物料进库储位的筹划与排放，7)填写库房相关数字登录到ERP。8)配合盘点库房产品工作的具体执行。9)物料的搬运和库房废次品的回收及保管。
10)对来料来货及时入库，储放安全以防倒塌、遗失或变质。11)维护和管理搬运工具。
4、流程： 1)采购流程：
A 收到销售部从ERP发来的订单 B 审批确认 C 询价、比价
D 采购部经理审批（重大合同向公司领导请示）E 签订采购合同
F 复印后，将原始合同整理装订年末存档 2)付款流程：
A 在ERP内录入付款申请单 B 采购部经理审核 C 副总经理审批 D 财务部付款。3)收货流程： A 直发：
a.根据合同执行进程督促供货方按期交货 b.供货方传真提货单 c.通知销售内勤已发货
d.销售部内勤传真提货单至最终用户并确认 e.采购员办理入库手续
f.销售部内勤办理相应的出库手续 B 转发：
a.根据合同执行进程督促供货方按期交货 b.供货方传真或邮寄提货单 c.通知办公室相关人员提货
d.提货人员将货物交库管员并办理交接手续 e.采购员清点货物并办理ERP入库手续 4)收进项发票流程： a.催供货方开具发票 b.核对开票内容 c.录入ERP d.将发票交财务部签收。5)出库流程：
a.库管员收到销售部销售内勤发出的ERP出库申请 b.库管员备货并复核 c.交办公室发货
d.办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤
5、采购管理制度： 1)建立好供方及用户档案，并做好工作记录。2)建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。
3)建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。
4)每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。
5)签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤
6)所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。7)采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确登录ERP。8)采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册 9)违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。
6、库房管理制度：
1)库房由专人管理，各种货物登记，做到帐物相符，非库房管理人员不得私自进入库房，拒绝任何人在库房逗留。
2)保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟，杜绝烟火隐患，如有违反罚款100元。
3)所有货物依据销售部门或合同号合理存放。
4)任何出入库物品都要履行手续，见单发货，领用登记。
5)保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单（一式两份）和回执。保证货物和备品的及时、准确出库。6)接到出库申请后根据合同内容进行备货，并由领货人签字方可办理出库。
7)出库返回单，应由销售内勤保管（需方签字）。
8)对客户所需样品及实验品，库管员及时登记领用人、领用时间、退回时间。退回后应妥善保管。
9)库管员每月第三周的周六对库房盘点，并将盘点结果在次日报副总经理。
机电设备采购与招标制度作为采购方的形式在国外以及我国现已广泛应用, 它是一种具有竞争性的采购方式, 是市场经济的重要调控手段, 它不但能为业主选择质量优、价格低的供应商, 而且能够合理配置资源, 形成优胜劣汰的市场机制, 为买卖市场提供“公开、公平、公正的平台”。为此建立机电设备采购与招标管理制度, 使采购制度不断完善, 渐成体系, 使采购工作有章可循, 有法可依, 采购行为得到进一步规范。同时, 还建立了以总经理为组长, 分管副总经理为副组长, 财务部、计划部、物资部等业务部门共同参与的招标领导小组, 强化对机电设备招标的全面领导, 对于大型机电设备采购由招标领导小组成员集体决策, 避免了招标与采购中的个人行为, 使决策更加公开、公平公正。
二、设备的选型
设备选型是机电设备采购中优化方案的过程, 是前期设备管理的重要内容, 首先坚持的原则必须是技术上先进、经济上合理, 只有这样才能够获得最大的经济效益。其次所选择的机电设备要安全、可靠、环保, 要保证高可靠性和高安全性。良好的环境也是安全生产的必然要求, 所有选择环保的机电设备也是非常重要。三要操作维护方面方便, 在选择高技术含量的机电设备时, 要特别注意设备的可操作性和可维护性, 做到方便检查, 互换零配件方便。最后要考虑机电设备的配套性, 不能以旧是思想观念照搬硬套, 还要考虑与其他机电设备的相关配套问题。
三、机电设备招标与采购的优点
1、公开招标的优点。
公开、公平招标使对该招标项目感兴趣又符合投标条件的投标者都可以在公平竞争环境下, 享有得标的权利与机会;价格合理。基于公开竞争, 各投标者凭其实力争取合约, 而不是由认为或特别限制规定售价, 价格比较合理。而且公开招标, 各投标者自由竞争, 招标者可以获得最具竞争力的价格;改进品质。因公开投标, 各竞争投标的产品规格或施工方法不一, 可以使招标者了解技术水平与发展趋势, 促进其品质的提高;减少徇私舞弊。各项资料公开, 办理人员难以徇私舞弊, 更可以避免人情关系的影响, 减少作业困扰;了解来源。通过公开招标方式可以获得更多投标者的报价, 扩大供应来源。
2、议价采购的优点。
可以节省费用。议价采购不必登报、制作招标文件, 只需明确主要规格及数量, 其他如交货期限、包装和付款方式等, 均可以通过协商洽谈逐项决定;可以节省时间。公开招标或邀请招标, 必须事先公告或通知, 必须让投标单位有准备的时间, 开标后必须对所报的条款及价格计算方式等进行分析比较, 对复杂项目进行审查, 或当参加的供应商众多时, 大多无法当场决定。而议价则没有这种现象, 可以节省大量的时间。;减少失误, 增加弹性。议价可以逐项面对面的分别谈判, 减少失误, 也可以立即更正, 不必重新办理招标;若有变更规格或者品质的需要, 也可以修改原定底价或不以最低价格决标;可以发展互惠关系。买卖双方可以利用交易行为, 从事其他有利活动, 如产品交换、市场推广、技术交流和人员互补等。
四、关于完善机电设备采购与招标建议
1、完善招标制度体系和组织结构。
建立起比较科学规范的招标管理程序和监督体系营造公开、公平、公正的招投标良好环境, 实现组织机构健全、管理界面清晰、制度流程完备、管理过程规范、监督执行到位、专家资源共享, 从源头上遏制腐败行为的产生。逐步建立健全招标领导小组、监督小组, 明确各自的职责和权限, 对招标与采购做到管理科学、监督实效。
2、大力加强招标人员的培训工作, 努力提升从业人员的业务能力。
关键词:高校图书馆;图书采购;图书质量
高校图书采购管理是高校对图书采购运作过程中一个监督,是高校图书的采购部门通过建立采购系列业务活动,对供应商的产品质量、交货进度、信用状况等进行管理,对采购活动绩效进行评价,从而提高采购活动的效率,降低采购成本的一系列管理活动。
一、图书采购计划制订
1.中长期采购规划的制度。随着高校改革的不断深入,在校生人数急剧上升,专业设置变化快速,新的专业不断涌现,文献资源建设亟待加强。图书馆要根据学校的长远规划和具体情况,确定各类文献总的采购数量、构成及比例,制订出一个中、长期采购规划,使藏书建设具有稳定性、计划性。
2.年度采购计划的制订。以图书采购中、长期规划为依据,结合年度经费指标,制订年度采购计划。
二、图书采购经费分配
在新的图书收藏体制中,图书馆的首页职责是科学合理地分配图书经费,它决定了资源配置的质量,关键要做到严格遵循科学的精确性原则。为此细化和深化经费层,逐步实行“三级分配,专款专用”制度。具体操作程序如下:
1.师生经费分配。教师需求分散转移,较少有相互重叠,但大都有较强的科研资料经费支持和个人收藏能力;而学生个人收藏能力较弱,馆藏是其主要的阅读前提,但他们所具有的“群特征”,便于相互之间调剂共享。其次,知识及其需求的能级层次具有突出的连续性,教师需要的书刊,研究生也往往需要;适用于研究生的预读对象。因此,应当全面权衡师生双方的需求能力及其对图书馆的依赖程度,确定合理的人均分配比例,既要向高能及层次的教师适度倾斜,又要避免资源的不公平。研究生、本科生、专科生等应该适当拉开档次;教师之间也不应绝对平均,要向“一线”教师倾斜。
2.书、刊合理配置。知识需求是一个从低级到高级、从基础理论到专门研究的发展过程,基础理论是求学治学的基础,具有相对的稳定性和常效性;而专题研究的思想观点、事实数据等信息的发展变化却非常活跃。随着能级层次的提高,对基础理论、系统知识类图书的需求逐渐下降,而对专门研究类学术期刊的需求则逐渐上升。因此,在书与刊的配置上,各类读者也应有所区别。学生应以基础理论类图书为主,以学术专著类图书和综合类期刊为辅;侧重于教学的教师,应当兼顾专业期刊与学术专著类图书;侧重于研究开发的教师,则应首先保证专业期刊。
3.以课程和课题为基本单位。课程设置和研究课题是高校馆读者需求最主要的基础的标志,是图书收藏的主要依据,图书经费应当以课程和课题为基础单位,分配到位、专款专用。
3.1.学生经费按各门课程的总课时分配:m2=M2Tn/(T1+T2+T3+ΛΛ+Tn)(M2—某门课程经费额,Tn—某门课程总课时,即课时与人数之积。若多个班级同期修习该门课程,且人数N与课时T不同时,则Tn=t1n1+t2n2+t3n3+ΛΛ+tnnn)
3.2.教师经费首先根据学校的性质和发展方向,分为教学科研两部分:M1=Mt+Ms(Mt——教学用书经费,Ms---科研用书经费)。二者分配比例可参考学校教育和科研经费的分配方法。
教学用书经费,同样要按授课时间合理分配:Mt=MtTt/(T1+T2+T3+ΛΛ+Tn)。(mt——某教研室的图书经费份额;某门课程的总课时Tn的计算方法与3.1某教研室的图书经费份额;某门课程的总课时T的计算方法与3.1完全相同。)
科研用书经费,首先按学科级别确定各课题人均分配比例系数,例如:一般1,学校重点1.5,省级重点2,国家重点3,然后,按各自的人数计算分配Ms=Mspnnn/(p1n1+p2n2+p3n3+ΛΛ+pnnn):(M8—某课题组的图书经费额,P—级别系数,N—人数。)
三、图书订购沟通环节
高校图书馆每年需订购数千至数万种图书,图书馆和供货商沟通磨合的程度,双方合作关系的好坏会直接影响采购业务。
(1)图书馆方面。对供货商的经营理念、规模、服务水平 、技术水平等要有清醒的认识和全面的了解,同时将图书馆的各项要求向供货商详细说明,沟通越好,合作就越融洽。对平时工作中出现的问题,应及时向供货商进行反馈,共同磋商、协调解决。
(2)中标书商方面。应深入了解学校的专业设置、图书馆藏书特点和读者需求,有针对性地搜集图书信息、提供征订书目、开拓更多的增值服务。对图书馆提出的供书要求、加工配套服务等各项要求,必须了解清楚。特别是在图书馆方面有新的需求、服务项目增减的情况下,双方沟通、协商显得更为重要。
四、图书验收环节
(1)严格执行验收程序。分手工验收和计算机验收两部分。手工验收时要求认真核对到馆的新书与书目清单,查看新书的书名、册数、价格是否一致,新书是否缺页、污损或与馆藏原则不符等情况;进入计算机验收环节验收后,新书信息与书目数据要核对无误,再对每本书进行条码分配和馆藏分配,同时输出清单移交编目人员,整批验收完后核对发票金额。整个验收过程必须按程序严格执行。
(2)认真处理验收过程中出现的问题。如多卷书的验收、附带光盘或磁带等复合文献的处理,是否有盗版图书等。对于已实行业务外包的图书馆,验收关键问题是对书商派来的加工人员进行质量监督,防止加工质量不合格的图书入库等问题的发生。
(3)认真撰写验收情况报告。定期撰写验收情况报告,详细分析每类图书所占比例、到书质量、到书时间长短、到书率的高低、送货服务以及加工水平等因素,有利于年度采购计划的调整和完善,也为学校进一步完善图书采购招标制度提供重要依据。
五、图书考核评估环节
对于图书采购合同分中期、末期两次对供货书商进行考核评估,并将评估结果及时反馈书商。对未能如期完成的部分,提出进一步的改进计划;对不能很好履行合同的,按有关条款及时采取提醒、警告、限期整改等措施。
(1)网站服务。中标供货商要提供较为规范正常的网站服务,以便图书馆能通过网络得到便捷的书目数据服务。
(2)数据服务。从满足学校各学科专业的文献需求方面来看书目数据覆盖率;从所提供的数据准确性方面来评估数据质量:征订数据必备字段是否齐全、批次是否连续、时间间隔是否过长等。随书配送的编目数据与CALIS著录规划要求是否存在较大距离等。
(3)到书率及到书周期。考察供货商是否存在有选择供书情况;按出版社统计所购买的图书到书率,特别是适应高校收藏的一些大学出版社或专业性较强的核心出版社的图书到书率是否过低;考察到书周期是否过长等。
(4)图书结构评估。按《中国法》分类标准统计所购各类图书的比例,对照学校各学科的图书需求计划,衡量采购质量。
(5)加工服务。打包、送货、加工、验收等是否符合合同要求等。
六、做好图书采购人员廉政建设环节
(1)筑牢思想防线。在图书招标采购的各个环节中,所有招标、评标、采购、验收、财务等人员,要严于律己、克己奉公、淡泊名利,始终坚持“读者至上”的原则,诚心诚意为读者服务,自觉维护学校和读者的利益。
(2)强化法制观念。遵守国家法律、法规和规章,严格按照规定的职责权限和规章制度履行职责。招标采购过程阳光操作,公正透明;文献采访要有法律意识和知识产权意识。
(3)加强廉政监督。上级主管部门对采购工作进行财务监督、技术监督和党纪监督,进行全程监督。图书采购过程中的相关人员,应每年在一定范围内述职、述廉、自觉接受组织和群众的监督,秉公办事,不以权谋私,不贪赃枉法。
2006年10月,教育部高等学校图书情报工作指导委员会发布了《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》,为各高校集中采购文献提供参考,但各校在实际操作中仍有这样或那样的问题,如供货书商频频更换,不仅使图书馆与供应商难以深度合作,还影响图书馆藏书质量和学校教学科研工作。现在一些图书馆提出“培养书商”的理念,实行准入制度,因此,选取一些信誉好、业绩优良的书商,与之建立相对固定的长期合作关系,提高采购效率,实现双赢,不失为图书采购管理的一种好做法。
参考文献:
[1]周小嫣.我国图书馆事业发展现状与今后工作的思路——在中国图书馆学会第五次会员代表大会上的报告.中国图书馆报,1997(6).
[2]张淑华.中国古代藏书与近代图书馆史料.中华书局,1982,171.
[3]彭飞.关于图书馆与书商关系的博弈分析.图书馆学研究,2006 ,(12).
[4]温万虎.图书采购招标评价方法探讨.图书馆建设, 2006(3).
[5]洪涛.高校图书采购工作的质量控制.冶金信息导刊, 2006(6).
为更好地规范公司工作服的采购、管理与发放，提高员工的整体形象，特制定本规定：
第一章
工作服类型与着装要求
第一条
公司员工的工作服分为春秋装、夏装和冬装三种类型，其中春秋装、夏装为每年一套（件）、冬装为每二年一件。
第二条
原则上每年的4月15日—6月30日为统一着春装，9月15日—11月15日为统一着秋装，11月16日—4月14日为统一着冬装（如有特殊情况，以公司的另行通知为准）。
第三条
员工在工作时间内必须按公司要求着工作服。着工作服时应着装与工作装颜色、款式得当的衬衣、裤子和鞋类，不准穿拖鞋、凉鞋、高跟鞋上班。男女员工均不准留怪发型仪表应端庄得体。
第四条
工作服应经常换洗，保持清洁，发现有严重破损及严重油污时不准着装。
第二章
工作服的采购与管理 第五条
本公司员工的工作服由行政部负责采购。采购的原则是：
1、行政部根据工作服的库存量安排常规采购，保持工作服供应及时。
2、当某种型号的工作服出现断档缺号时或库存量低于安全库存量时（20套），由行政部提出采购申请，货比三家后，签订最低价格的采购合同，合理分配各型号采购量，所有工作服库存量不应超过该类型最高库存量（50套）。
第六条
每年的2月1日—15日安排采购春秋季工作服，8月15日—31日安排采购冬季工作服。
第七条
采购的工作服按各型号、各类型做好入库登记及保管，保管员应对剩余的工作服妥善保管，严防鼠咬、虫蛀、发霉、受潮、损坏、丢失。
第三章
工作服的发放与更换
第八条
行政部统一管理与负责发放工作服并登记造册，健全手续。新入厂的员工须试用期满后方可申请领取工作服。
第九条
按公司工作服发放与着装日期安排，凡新员工入厂后只发放当季工作服，季节外的工作服不再补发。
第十条
员工将工作服弄脏、弄丢、弄破的，可以申请购买一套工作服，费用本人承担80%，公司承担20%。
第十一条
员工离职时，入厂工作时间不满3个月的扣回工作服款。
第十二条
上述规定从2011年1月1日起执行。
营口和平三华矿产有限公司
核电设备的非标采购实际上是指，在非标准设计下的形式特殊的采购管理，所采购的核电项目需要在特殊环境下，进行专门的设计。并在此设计下进行设备加工、制造以及采购等活动，且不能直接从市场上所获取资源采购。核电设备非标采购根据不同应用产所，其要求不同。为此，在下文中对核电非标设备的采购管理进行深入分析。
1 核电非标设备采购管理原则
核电非标设备在实际采购环节需要遵循一定的管理原则，确定良好的非标设备采购原则能够便于国家核电部门对于设备的监管要求。同时还能够在设备的质量、成本等方面进行合理的控制，在最大程度上实现设备采购环节中的可控性。
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。
一、申购及其规定
1.申购的定义
申购是指某人或者某部门根据需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得的物料的单子的整个过程。
2.申购单的要素（完整的申购单应包括以下要素）：
⑴ 申购的部门；
⑵ 申购的日期；
⑶ 申购物品的需求日期；
⑷ 申购的办公用品名称；
⑸ 申购的物品数量；
⑹ 申购的物品规格；
⑺ 申购如有特殊需要备注；
⑻ 申购单填写人签字；
⑼ 申购分支机构负责人签字；（注：所有申购必须经分支机构负责人确认签
字方可递交集团行政人资部）；
⑽ 集团行政人资部确认签字；
3.申购单提报规定：
⑴申购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报行政人资部；
⑵申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报行政人资部。
二、申购单的接收及分发规定：
1.申购的接收要点
⑴采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清
晰，检查申购单是否经过公司领导审批；
⑵通知物料管理人员核查申购物资是否有库存；
⑶接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库
存已超储积压的物资不采购的原则；
⑷对于不符合规定和撤销的申购物料应及时通知申购部门。
2.申购单的分发规定
⑴对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
⑵对于紧急申购项目应优先处理；
⑶无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门。
3.采购周期的规定
⑴每月12——15号各部门提交申购单；
⑵采购周期不应超过每月17号；
⑶采购部如未能按时完成采购任务时应向领导说明原因；
⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。
三、询价及其规定
1.询价前应认真审阅申购单的品名、规格、数量、名称，遇到问题应及时的与申购部门沟通；
2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3.对于紧急申购项目应优先处理；
4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理
或各种中介结构询价；
5.对于申购部门需求的物资如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
四、比价、议价
1.经成本分析后，研拟底价，设定议价目标
2.决定采购条件（向厂家详细说明名称、数量、规格、品质要求、交货期、地点等）
3.其他厂商价格是否较低
五、比价、议价结果汇总
1.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；
2.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
六、合同的签订及其规定
1.合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。
2.合同正文应包含的要素
1)合同名称、编号、签订时间、签订地点；
2)采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技
术文件与确认图纸是不可分割的部分；
3)包装要求；
4)合同总额应含税，特殊情况应注明；
5)付款方式；
6)质量保证期；
7)质量要求及规范；
8)违约责任和解决纠纷的办法；
9)双方的公司信息；
10)其他约定。
七、合同执行及付款规定
1.合同执行
⑴已签订合同由采购部负责跟进、进行监督，如出现问题，采购部应及时
提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导；
⑵已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
⑶合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商
并签订补充合同。
2.付款规定
⑴按照合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写付款审批单巡签后
提交财务部付款；
⑵财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和
供货周期，遇特殊情况延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。
八、入库
如何合理有效地利用有限的资金,采购到性价比高的医疗设备,是医疗设备采购中至关重要的问题。我院器材设备处负责全院各种仪器设备的采购工作,经过多年实践,形成了符合医院特点、满足临床诊疗需要、保证医院可持续发展的设备采购管理制度和切实可行的具体措施。
1 深入调研,科学确定采购需求
在收到科室提交的《仪器设备采购申请表》(如单价>10万元人民币,科室在递交申请表的同时还要提交《可行性分析报告》)后,器材设备处人员需对该科室现有同类设备状况进行分析及评估,包括厂商资质、采购记录、性能价格比、用户调研、成本效益分析、故障率、售后服务,安装条件等,确认购置需求后,负责办理购置前相关审批手续。当科室申请的设备为新产品时,将联系资质齐全的设备供应商进行初步谈判,谈判结果报器材处长审批通过后,与供应商签订《产品试用协议》,向科室提供试用样机,试用合格后,方可进入购买程序。
2 专家严格论证,确保科学决策
医疗设备对于医疗技术的进步有巨大的推动作用,但是盲目地采购,可能会适得其反,因此必须严格论证。我院对单价十万元人民币以上大型仪器设备,实行购置前的论证管理。根据科室的具体需要,组织仪器设备管理委员会专家进行论证,结合医院的实际情况、战略目标、学科建设和人才条件,对其科研用途、经济效益、社会效益等多方面进行综合论证评估,充分听取专家及用户的意见,写出论证报告向院领导、医院设备管理委员会汇报,由院办公会进行决策。
3 充分进行市场调研,依法确定采购方式
采购申请一经批准,将根据设备的价值,严格按照《政府采购法》和《招标法》的有关规定确定采购方式,具体包括询价采购、竞争性谈判、单一来源采购、集中采购、邀请招标,公开招标等方式。无论是哪种采购方式,设备采购员都需要进行充分的市场调研,联系至少3家以上供应商,供应商需具备齐全的资质(如“三证”、产品授权书、销售人员授权书、销售人员身份证复印件等,以上资质均需加盖公司公章),按照满足医疗需求、技术先进、性价比高、售后服务优良等方面进行综合分析评价。
严格按照财务预算,考虑资源共享率及使用率、设备的性价比,可靠性、可维修性、售后服务、安全环保节能性、标准化程度、是否计量认证,设备投资的技术经济效果等方面进行综合评估。
在提高诊疗技术水平的同时,不盲目追求高、新技术设备,充分考虑我国经济发展水平和患者经济承受能力,确定入选机型,降低诊疗成本。避免医院将引进设备的成本,通过过度检查或过度医疗的方式,转嫁给患者,增加患者的医疗费用负担。
对于综合分析评价后入选的设备,单价<20万元人民币或总价<30万元人民币的,由谈判小组拟定细致的谈判方案,在院监察审计处监督和财务处人员参与下,以公平、公正、合理、合法的原则与公司进行竞争性谈判,谈判底价在谈判前内部预先商定。如一次谈判未达成一致,应再次组织谈判,但原则上不超过三次。从质量、价格、售后服务等方面对谈判结果进行比较,确定最终的供货商。对于单价≥20万元人民币或总价≥30万元人民币的设备,需委托招标公司进行公开招标采购。标书的技术部分由科室确认,商务部分由器材设备处把关,最终由科室和器材设备处共同商定,不得有明显倾向性或歧视性条款。评标小组由五位或五位以上专家单数组成,院内专家由器材设备处选定,由院监察审计处全程监督招标过程,招标结果汇总后报院办公会审批。对于单价≥100万元人民币的设备采购,委托招标公司进行国际公开招标,在国际招标网上公开刊登招标广告和出售招标书,招标结果汇总后报院办公会审批。另外,进口设备单价≥50万元人民币时,还需向财政部报审,审批同意后方可购买。
4 严格合同管理,确保合同执行
谈判或招标完成后,确定了最终配置、价格和合同条款(包括成交方式、运输方式、交货期、付款条件、保修条款、到货口岸等),设备采购员即可办理正式内、外贸合同或协议的签订。同时办理报审及相关手续,进口设备还需在外贸代理公司的协助下办理相关的机电审批及免税手续。
签订正式合同后,要专人监督合同的执行,安排设备到货、安装调试的前期准备工作,在设备到货时协助管理员进行验收入库。
在国家卫生部2007年208号文件“关于进一步加强医疗器械集中采购管理的通知”思想的指导下,我院设备器材的采购工作得到了医疗、科研一线技术专家的支持,形成了一支具有较强综合能力和管理经验的设备管理队伍,并有一套规范化、标准化、程序化的采购管理制度。通过对采购过程中各环节的控制,在保证设备质量和良好售后服务的基础上,有效地降低了成本,从而使资金达到最优的利用,为提高医院资产水平、医疗技术和科研能力提供了强有力的保障。
摘要：随着科学技术的发展,医疗设备先进与否已成为衡量医院技术水平、诊断能力、治疗效果的先决条件。如何合理有效地利用有限的资金,采购到性价比高的医疗设备,是医疗设备采购中至关重要的问题。通过对采购过程中各环节的控制,为提高医院资产水平、医疗技术和科研能力提供了强有力的保障。
关键词：医疗设备采购,医疗设备管理,采购方式
参考文献
[1]刘宏,熊梦辉,张树军.医疗设备采购严把五关[J].中国医学装备,2006(9):35-36.
[2]种银保.掌握医疗器械信息降低采购成本[J].中国医疗设备,2008(1):83.
[3]李汉学,张华华.医疗设备购置的可行性分析与评价[J].中国医疗器械杂志,2004,28(3):22.
[4]董明.医疗器械采购方式的探讨[J].医疗卫生装备,2008(8):85.
[5]黄润楠,张延武.浅谈医疗设备招标采购[J].医疗保健器具,2005(1):71-72.
高校物资采购的特点及其现状
资金来源的公共性和非营利性
对于我国的高校来说，目前赖以生存的资金来源一直是公共性來源，高校的相关款项应用，例如高校的扩建、校园内的绿化管理、重点学科的培养、奖学金的设立、实验室科研项目的经费、学校的修缮费用、教职工的薪酬等等全部都是来自于公共，最大的经费来源主要是政府的财政拨款和国家相应政策的扶持，其余一些部分来自于校方合法收费，学费等等，其余的款项则是来自于社会捐助等等，例如奖学金，国家励志奖学金是由国家相应政策拨款，某某奖学金则是由社会中某某的捐助而来，这就是高校资金的来源，而非营利性则是指我们在进行采购的过程中或者说采购的目的是为了对学校的正常运作以及科研工作和教学工作的正常展开来进行采购，而非盈利性，资金的使用不需要回收成本，也不用担心风险等等，完全是为了服务学校，所以资金的特点就是非营利性。
投入规模大，采购面广
随着教育事业的不断改革和对人才需求的不断上升，国家相关部门以及当地政府不断的加大对高校的资金投入，并且高校也不断的进行扩建，由一栋楼变为两栋，由两栋变为四栋，不仅如此，高校对于科研项目的研发也不断的增多，基础设施的建设也不断的加快，对于高校的投入来说，百万元的投资、千万元的投资乃至上亿的投资都屡见不鲜，高校成为教育事业投入中较为巨大的款项拨出，对于高校来说，简单的日用品已然不能满足高校日常支出，一些学科和科研的设立，相应的设备成为学校支出最大经费之一，例如计算机系如果更新一个可供三百人同时上网授课的机房，电脑的费用支出就能达到百万，再加上综合布线以及计算机科研支出，就能达到三百万，这还仅仅只是一个专业的支出，所以，对于高校来说，资金投入规模较为巨大（三）受市场因素影响，采购更新快
对于高校采购来说，前文提到，高校的采购面较为广泛，校方需要大量的采购日常所需品以及科研设备、授课设备等等，然而，随着时间的推移，时代在进步，市场也在不断的变迁，受市场的影响，高校的采购更新较为快速，仅以计算机课程为例，五年前，高校计算机课程授课所讲授的知识还是以五类线、同轴电缆为主，市面上大多使用的网线和链接线也多为这些，并且计算机的配置在当时也较为低端，虽然低端但足以满足当时授课应用，然而随着市场在变化，科技水平也不断在进步，到了今天，网线和连接线已经淘汰五类线和同轴电缆，这些线序已经不能满足日常通讯传输需要，进而更新为传播速率更快的光纤，并且以前的电脑配置已经不能满足于当下的教学，所以，为了使课程得以跟随时代的脚步，就必须对其更新换代，这又是一大笔采购费用的支出，所以，受市场影响，高校采购的更新也较为快速。
建立健全的高校物资采购管理体制，从而对资金进行控制
制定规章制度，明确岗位职责，完善采购流程。对于管理采购来说，为了对其进行合理的管理，应当制定一个相应的采购规章制度，在采购之前制定一个采购计划，结合市场的价格流动，进行采购经费的制定，采购计划中应当明确采购内容以及采购经费数额，严格按照采购计划进行采购，并且明确岗位职责，采购人或采购部门必须保证采购质量，采购相关人员禁止管理财务，管理财务人员进行采购；采购管理部门必须严格按照国家法律法规进行采购管理，把好政策关；
规范采购审批程序，严格控制采购种类及数量。
对于采购来说，在采购之前通常都会有校方领导人进行审批，在以往的采购活动中，审批的程序走的很容易，一些审批人甚至都不清楚自己签字采购的物品都有什么，这样不仅造成了大量的采购浪费，还使得采购的过程变得难以控制，所以，我们必须做出一个规范的采购审批程序，首先，后勤部门以及各系上报采购所需物品，由采购人上交审批，在审批之前需要对所采购的物品进行审查，一些不必要的物品不允审批，严格控制采购的物品，除此之外，对采购的数量也需要进行审查，以往的采购中，会造成大量的采购物资浪费问题，一些采购物品还存在时效性，对此，审查人员需要结合学校日常所需，以及学校的消耗程度制定相应的采购数量，以免造成因时效而浪费采购物资等问题，除此之外，对于所采购物品的分配也需要制定一个相应的计划，按计划进行分配，否则一旦混乱领取物资，就会出现物资不足等等问题。
借助信息化管理，实行公开公平公正的采购管理工作。一般高校都有计算机或软件专业，采购管理工作可根据各自特点，确保不相容岗位相分离的原则，结合学校实际由本校师生开发自身需要的采购管理系统软件，从采购预算——采购物资参数——采购申请审批——采购方式审批——采购文件的确定——采购信息公开一评委最后评定结果——供货商信息——合同文本——验收情况等等都可以录入采购管理系统，设置不同的权限各自分开独立操作，各负其责各尽其能，尽量避免采购工作中的人为干涉，确保学校采购工作的顺利进行。
一、目的
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
二、适用范围
适用于本公司所有日常办公器材等用品。
三、基本原则
采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。本采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。
四、工作程序
（一）采购基本事项
1.采购一般遵循现需现采购的原则，一般由后勤人员负责采购，也可由需方直接采购。
2.日常采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈，非日常用品采购应货比三家，选择性价比最高的供应方。
3.采购原则上采取内部员工相互监督的原则，采购前不需要经过审核。但是对价值超过300元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请人将采购单提前报告经分管部门领导签署意见后实施。
4.金额特备巨大的（2000元以上），采购人在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；在提交采购计划或申请的同时，采购人员应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有后勤互监督人员对提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。5.采购应索要发票，金额小的索要收据，网络采购应保留聊天记录及付款证明。
（二）采购申请
1.采购时，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“采购单”。
2.交由后勤部进行采购时，若有紧急采购需要，需方应在在“采购单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。
3.交由后勤部进行采购时，若撤销采购，应立即通知相关人员，以免造成不必要的损失。
（三）采购流程
1.需方可以自行采购也可以通知后勤部门进行采购，均需要填写“采购单”，2.报销时，需方或者后勤人员应将报销凭证及采购单同时交由部门负责人审核，货到后，部门负责人验收无误后，需方或者后勤人员再将报销凭证交由总经理签字，财务根据经理签字后的凭证放款。(四)采购经办人职责
1.建立供应商资料与价格记录。2.做好采内参市场行情的经常性调查。3.询价、比价、议价及定购作业。
4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5.做好平时的采购记录及对帐工作。
（五）采购方式
1.集中计划采购：凡属日常办公用品尽量集中计划购买。2.长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。
3.每年第一个月重新审定上供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。
（六）采购经办人行为规范
1.采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购单”。
2.采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。
五、附则 1.各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。
六、本制度经总经理核准后实施。
第一章 总 则
第一条 为规范采购管理工作，保证物资采购质量，降低采购成本和费用，增加物资采购的透明度，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》，结合公司实际情况制定本办法。
第二章 适用范围
第二条 本制度适用于具备招标条件的、公司实际需要的工程项目、生产物资、办公用品、技术服务等采购。
1、同类型或单品种物资年用量采购值超过20万元的采取一年招标一次。
2、工程项目、物资采购总额在15万元以上的实行招标。
3、工程项目、物资采购总额在15万元以下5(8)万元以上的实行竞争性谈判采购。4、5(8)万元以下的零星物资采购采用审批制度直接采购不进行招标。
第三章 招标采购原则
第三条 遵循公开、公平、公正原则。
第四条 竞争原则。参加投标供应商必须有三家及三家以上有实力、信誉和服务良好的供应商。
第五条 遵循同质低价、同价质优的选择标准。
第六条 遵循及时、适用、合理、节约原则。由各物资需求科室，提供物资采购计划，提供拟采购物资的具体明细和质量技术要求、供货时间等。
第四章 组织实施
第七条 物资采购招标工作委托招标代理公司进行，并由办公室和监察科联合组织实施。
第八条 在实施招标前，由办公室根据各科室提供计划、要求，拟草有关招标文件，其计划、方案上报公司领导，经批准后组织实施。
第九条 监察科和物资需求科室负责采集供应商信息资源，其他科室也可提供供应商信息资源，以形成竞价机制，确保招标工作的实施。
第十条 供应商信息资源必须认真筛选，拟选参与竞标的供应商，必须具备一定生产规模，质保体系完善，招标人认同的厂家。对多次参加投标，报价持续偏高的厂家，逐步由新的符合条件的供应商取代参与投标竞价。
第十一条 委托招标公司进行具体招标事项，公司领导及相关科室负责人参与招标、评标工作。
第五章 招标采购形式
第十一条 物资招标采购可根据所需物资的品种、数量、使用时间、资金保证等情况，采取公开招标，邀请招标等形式。
第十二条 不具备上述两种形式招标的，需报请公司董事长或总经理批准，可实施竞争性谈判采购。
第十三条 竞争性谈判采购，必须实行多方询价，填写询价对比过程、结果及拟订供应商，以书面材料形式，报公司财务负责人、总经理、董事长审批后方可进行采购。
第六章 招标采购的工作程序
第十四条 招标准备工作
1、各科室根据本科室及生产单位物资使用需求，认真制定下阶段物资采购计划。
2、各科室所报物资采购计划，经分管领导审核，并报公司财务负责人、总经理、董事长审批后，报送办公室，由办公室制定招标计划。
3、办公室联合监察科制定招标实施计划，明确招标采购的具体形式，并由公司总经理、董事长审批后方可执行。
4、各科室所报物资采购计划中，采购物资的名称、规格型号、数量、技术要求、用途等参数应详细准确，不得弄虚作假，否则造成库存积压或因漏报、未报而影响生产造成损失的，追究该科室责任。
第十四条： 招标实施工作
1、采用公开招标、邀请招标形式采购。
1）由招标代理公司发布招标公告，对有意前来投标报名的供应商进行资格预审，拟定投标人。
2）对拟邀请参加投标的单位进行资格预审，按物资采购程序对其进行前期调研、评价，评价合格的供应商才具有投标资格，以书面形式（邮寄或传真）邀请其投标。
3）向接受邀请的单位发放标书（或招标说明）并负责答疑。4）接受并筛选投标文件，并按招标文件约定方式开标。5）按拟定的评标办法，筛选合格的投标书。
6）按评标办法中的定标方式定标，或与经评标合格的投标单位协商、谈判、确定中标供货单位。
2、采用竞争性谈判采购形式采购
1）对供应商按物资采购程序进行前期调研评价，进行资格预审，确定合格供应商，以邀请函的形式邀请合格供应商参加洽谈。
2）按拟定的评标标准结合所需物资质量供货期、付款等要求，从最低的报价依次进行评估、分析，按照统一标准，择优进行答疑，通过供需双方进一步磋商，最终确定中标供货单位。
第十五条：合同前评审
1、为避免评标过程中对投标方了解不够细致和签约时对合同条款研究不够透彻等造成的风险，由物资采购科室会同财务部门进行签约前的合同评审。
2、根据评审结果并报董事长批准后，方可向中标单位发出中标通知书，同时应将中标结果通知所有未中标的投标方（根据招标文件或招标说明中约定的方式通知）。
第十六条：合同的签约。合同评审通过后，须严格执行合同审批程序，最后由企业法人代表授权的委托代理人依据《中华人民共和国合同法》与中标单位签订物资购销合同，必要时可申请公证。
第七章 资料、样品存档及验收
第十七条：对物资招标采购过程中的有关文件、记录资料由办公室或监察科建档案保存。同时，对中标单位投标时提供的样品要做好妥善保管，以便为今后解决一些可能发生的问题提供依据。同时，供货验收过程中要检查所供产品与样品的符合性，要周期性进行抽查。
第八章 监察与处罚
第十八条 为保证招标采购取得预期目标，监察科应在招标前及招标过程中加强监督，可以考虑邀请纪检和公证处参加招标，避免造成损失的事后监督。对于招标采购过程中人为设置障碍的相关科室及人员，应责令其改正或上报董事会建议调离其工作岗位，造成重大经济损失的将依法处理。
第十九条：各科室采购物资必须认真执行本办法，不得走过场或作虚假记录，搞明招暗定，违者从重处罚。
第九章 附 则
第二十条：本办法自颁布之日起实行。
附：物资采购招标流程图
办公室 二〇一七年三月二日
【关键词】原油采购；流程；现状；建议
一、引言
原油是石化企业生产经营过程中的重要原料，生产总成本中80%为原油采购成本，所以原油采购价格的高低直接影响着企业的经济效益。如某石化企业每年要采购1000万吨原油，假设每桶原油采购成本下降1美元，则全年生产成本就会降低5亿元人民币。因此控制原油采购成本是实现低成本战略的关键所在。
二、构建高效原油采购管理流程
根据原油的使用和采购方式，原油分为管输进口油、自购进口油和海洋原油。采购原油需要在每年四季度向集团公司上报下年度原油需求量，每季度第二个月上报下季度的需求量。在采购中，各个企业要派出代表担负起采购原油具体事项的落实工作，并跟踪输油动态和原油库存的情况。企业代表要就原油的结算、转计价期、租船、采购等问题和外贸代理商进行沟通，进而形成价格确认单、租船确认单、采购确认单，由外贸代理公司、企业代表、生产代表、公司炼油部门、经营管理部门确认并签字，由储运分公司负责付款和收货。
三、合理控制原油采购的关键
1.国际石油现状
国际能源机构的相关数据表明，目前世界每日石油消费量略高于产量，总体供求水平基本平衡，但区域性供求并不平衡。非洲、独联体、中东等三地所产原油占世界原油总产量的51.71%，而此三个地区消费石油量只占世界总量的15.89%；欧洲、北美、亚太等地区石油产量占世界总产量的31.86%，消费量却占总量的77.69%，其中亚太地区石油日产量为792万桶，而需求量却是2501万桶，存在较大供需缺口。石油消费地和产地存在明显的分离现象，从而推动世界石油贸易量的逐步提高。
2.国内市场供需动态
我国1993年后开始进口石油，此后几年每年提高1000万吨进口量，并呈现出逐步递增的趋势，而我国原油产量的提高速度却比较缓慢。石油进口量大幅度提高，是未来发展的必然现象。
3.原油采购动态控制
原油采购有两个动态控制目标，其一是让每月的原油采购性质符合季度指标，进而逐步完成年度指标。其二是要运用常减压装置控制原油质量的平稳性，避免出现波动。在制定第三个月采购原油计划时，会对下个储存原油质量进行分析和预期，并根据预期结果控制原油性质，调整其劣质油和优质油的采购量和采购品种。所以如果企业在加工原油过程中产生质量过剩现象（即优质原油超比例使用），就代表着下一阶段会出现性质超标现象（即只能提高劣质原油的使用数量），或者导致库存原油的质量较预期的差，只能提高优质原油的采购量，进而增加成本。
四、做好原油采购工作的建议
1.合理控制原油库存
建立原油库的目的是为了确保减压装置所耗费的原油能保证稳定、持续的供应，还要发挥出调和原油生产性质的功能。如果库存量大，就会提高库存成本，具有较强的跌价风险；如库存量小，就会提高资源保供的难度和压力，还会降低采购劣质油的机会。所以，合理的库存非常重要。
因为向集团公司上报原油采购方案的时间要比生产时间提前三个月，所以如果等到原油采购工作完成，再调整原油加工计划，就会提高采购的风险。表现在两个方面：其一是生产量上调会导致资源落实方面出现风险，在没有选择的情况下，只能接受性价比较低的原油，或者由于借油、还油而造成计价期不均衡的现象。其二是下调生产量时，可能会因为库存量过高而出现价格风险。所以要对原油库存进行合理控制，必须增强原油加工计划尤其是季度计划的准确性和前瞻性，努力降低变动幅度。
2.合理控制原油采购成本
原油采购成本受采购数量、原油油种、基准油、贴水、计价期、运费等交易因素的影响，为了适应国际原油市场的变化，企业要针对自身在采购原油中的地位和装置特点，一方面要提高对原油贸易的分析，了解市场情况，研究交易要素影响原油采购成本的规律。另一方面，不断健全原油采购反应机制，能按照市场情况对具体方案进行优化和调整，捕捉每次市场波动而产生的交易机会，对原油库存和采购节奏进行控制，这样才能够充分的趋利避险。
为了增强原油采购决策的科学性，一定要及时、准确的了解生产系统的改造计划和最新动态，运用RPMS和PIMS模型，对原油资源结构实施经济盈利性和技术可行性分析，按照市场情况对原油的品质价差和保本点进行调整。
五、结语
做好控制原油采购成本的工作，是石化企业长期而艰巨的任务，是系统而复杂的工程。在了解国内外石油现状的基础上，动态控制是否具有采购性是合理控制原油采购的关键所在，只有合理控制原油库存和原油采购成本，才能达到降低采购成本、增强企业经济效益，进而提高竞争力、实现企业的战略目标。
参考文献：
[1]赖黎明.石油公司降低进口原油采购成本途径的探讨[J].当代石油石化，2011（07）
[2]李春宇.对地方政府采购工作的思考与建议[J].中国市场，2011（15）
一、物资采购工作中存在的问题
1.采购计划的编制不够合理。在编制采购计划时不结合实际物资需求和库存物资情况, 采购计划编制不够合理, 往往容易造成供货期不准, 采购量不准, 导致提前或延期交货, 物资积压或者影响生产。
2.在供应商的选择上无长远打算, 存在随意性。在买方市场下, 绝大多数物资品种产品质量参差不齐, 产品价格、供应商资信等级等方面差异较大, 导致供应商不能在同一个平台上参与竞争, 所供产品质量相差较大。
3.采购前准备工作不充分。采购人员对所采购的产品性能、技术要求、价格等方面了解不深入、不细致。
4.市场脉搏把握不准, 缺乏市场前瞻性。采购人员不能及时预测大宗材料的价格走势, 给企业造成不必要的经济损失。
5.物资储备结构不合理, 对重要物资的合理储备数量、储备天数缺少准确的数据分析, 造成不能满足生产需要或超储积压。
二、完善物资采购管理的措施
建立运行良好的物资采购系统, 必须有一套完善、严密的运作体系和运作程序。其中运作程序是基础, 没有科学、完善的运作程序, 就会漏洞百出, 事倍功半。
1. 加强物资采购计划管理工作, 提高采购效率。
从物资供应部门的内外两方面着手, 提高计划的准确性、及时性和规范性。一是按生产计划和物资消耗定额、消耗规律编制物资采购计划。二是建立物资计划例会制, 督促各环节及时处理计划、接收反馈的信息、协调解决出现的问题。三是要求业务人员加强物资计划工作, 明确职责, 确定相应的程序, 接到物资采购计划后, 主动对接, 落实资金、落实时间、落实货源, 确保物资采购计划的顺利实施。
2. 加强供应商网络管理, 着力培育主力供应商和战略合作伙伴。
建立合格供应商评审准入制度。建立长期稳定的供需关系, 将供应商作为企业发展的长期战略型合作伙伴, 达到双赢目的。强化对供应商的动态考核, 吸收有实力、重信誉的供应商加入网络系统, 排除产品质量、服务或业绩不佳的供应商, 保证供应商网络有进有出竞争态势的形成, 从而进一步规范物资供应渠道, 推动采购管理向资源管理迈进。
3. 加强采购管理, 坚持比质比价和招投标采购。
加强采购管理, 使采购到的物资既能满足生产建设的需要, 又能使采购成本降至最低、最合理, 必须有一套完善可行的物资采购管理办法, 并且有效地加以实施。在实际工作中, 具体的做法是:坚持集中采购为主、分散采购为辅的原则, 坚持集中招标采购为主、议价采购为辅的原则。采购过程中必须严格执行相关的采购程序, 坚持比质比价的原则, 做到公开、公正、公平;大宗物资集中采购必须采取招投标的方式;对独家生产、经营的物资, 报有关部门和领导审批后, 才能实施议价采购;物资供应部门要做好独家采购物资的成本构成分析, 严格控制物资采购成本。物资的价格往往是我们实施采购的主要依据, 但物资采购价格的形成受多种因素变量的影响, 物资产品质量等级、功能、技术配置、交货条件等原因, 都会使同样一种物资产品的采购价格不同。所以实施物资采购时要掌握好性价比, 不能把价格作为物资采购的唯一标准。深入现场、调查研究, 采购人员对所采购的产品性能、技术要求 (尤其是大型设备) 等方面做深入、细致了解, 充分掌握第一手资料, 做好采购前准备工作。
4. 建立商情分析制度, 把握市场脉搏。
从外部市场把握和内部管理监测两个角度进行深化, 提高分析深度, 扩大参与广度;加强通用物资的市场分析, 把握价格趋势, 捕捉市场最佳价格采购点, 及时与供应商签订供货合同, 使采购价格更加合理;下大力气加强对专用物资价格和成本的分析, 建立自己的价格信息库。从以上各个方面细化管理、优化运作。
5. 加强库存管理, 合理安排物资品种和储备比例, 保证日常生产、建设物资的供应。
加强库存管理, 对库存状况进行定期分析, 并且根据供需的情况进行合理的调整。本着一切服务于生产的宗旨, 积极主动与各生产单位保持密切联系, 深入现场了解和掌握生产运行状况, 及时平衡计划, 组织货源, 确保供应。在此基础上, 根据物资供需特点, 加强对相关生产性物资月平均用量的分析, 均衡组织物资采购, 合理安排物资品种和储备比例, 在保证生产的基础上, 做到长线代储, 短线、生产周期长的物资适当储备, 尽量缩短物资占库时间, 减少储备资金占用。
近两年保利地产的表现尤其抢眼,继去年成功晋级千亿军团后,仍保持强势的扩张势头。大规模的开发与销售额的剧增背后，是保利地产流程化、标准化、信息化的高效管控。尤其在降本增效的环节，保利更是将集团采购流程不断优化。
集团采购对节约项目成本与工程造价效果明显。进行集团采购相对于单独采购可节约成本15～20%。将大宗材料、设备由集团统一进行采购，能预防腐败产生及暗箱操作，提高公司规范化管理程度。另外，集团采购可有力弥补部分子公司成本、技术力量不强的缺陷，提高材料采购效率与产品质量。
保利地产自2008年初开始成立了集团采购部（后改为成本控制部），专门负责对大宗材料、设备等进行集团采购工作，同时公司组织监察部全程配合监督集团采购工作的开展。目前，保利已经形成了成熟的集团采购流程与方式，并制定了《集团采购管理规定》。集团采购在工程施工过程中真正起到节约成本、提高管理效能、保证产品质量的目的。通过制度的完善、有效的监控，推动集团采购的不断完善及发展。
1立项阶段
进行各公司大宗材料使用情况调研。通过经验积累及数据分析，找出各公司各项目普遍通用的可纳入集团采购的材料设备。
深入进行市场调研，充分了解目前市场上各种材料、设备品牌的特性，多方寻找合格供方资源。与材料设备供应方初步洽谈，了解产品技术特性与价格。
2招投标实施阶段
公司技术部门确定技术标准。
对拟招投标的生产厂商进行实地考察，进行全面评估。划分产品档次，制订可行的招标实施方案，向意向供方发放招标文件。
各供应商旗下的产品系列较多，各种产品的价格差异较大，给价格比 较分析造成困难，因此需要划分出多种产品档次分类招标。
严格按公司的招投标流程，遵照“先评技术标，技术标合格后再评经济标”的原则，技术标通过公司技术部门评审合格的单位，再由公司的招投标小组进行经济标现场开标。为了获取更低的价格，一般都采取多次开经济标、反复议标的方式。
通过对开标价格与以往使用价格及市场价格的对比分析，按最低价中标的原则，确定中标单位。并拟定中标报告、中标呈批件报公司领导审批。
为了引进竞争，确保质量，每种材料、设备原则上选定不少于两家集团采购供方以备各子公司选择采购。如果同中标供应商签订战略合作协议，同时编制集团采购使用说明，各单位及子公司均按统一采购价及合同条款执行各公司可根据项目档次、定位等从两个品牌的各系列产品内选用。
3使用阶段
与中标供应商确定1～2名集团采购专职联系人，采取“集团对集团”模式，负责跟踪协调集团采购使用过程中发生的问题，听取各公司使用情况的反馈，纠正行为偏差，确保问题在第一时间内解决，保证集团采购的顺利实施。
对集团采购的中标单位的工作情况进行定期化评估，并制定了相关的评估制度及相应奖罚措施。建立了清退机制，对于产品质量、服务等未满足预期，并不能够按时整改的供方，予以及时清退，系统内不再选用该单位产品。
制作 “集团采购月报”及“集团采购季报”呈公司领导审阅，并在每年的年中及年底形成分析总结报告；整理完成“集团采购资料汇编”并不断完善，建立“集团采购材料样板展示厅”，对集团采购的产品进行实物展示。
针对集团采购进行效能监察项目立项，成立集团采购效能监察项目检查组。对集团采购各项制度、流程进行审定、把关。按照《中央企业效能监察暂行办法》中合法性、合规性、合理性、时限性的标准要求，项目组对《集团采购管理规定初稿》、内部操作流程等进行了全面审核、把关，并在与经办部门积极沟通过程中，形成了较为完善、合理的各项制度、流程规范。
一、申购流程
1、由工程资料员或跟单员预算员根据采购分类填写工程材料申购表（表一），注明名称、规格、异型情况、到货时间等，申购人申购材料时应预留部分时间，小批量材料申购时间不得少于5日，大宗及大批量材料申购时间不得少于7日。
2、申购人将申购表交本项目跟单预算员，审核材料的正确性、数量、及预算价，无预算价格或超出预算价格的，预算员需与甲方沟通补充预算或重新核价，确认材料是否购买，并对本申购单进行文字说明。
3、统计员确认材料库存情况及是否有可替代物品的建议。
4、申购单交采购主管初步审核后，由主管交总经理进行最终审批，审批后申购单由主管交予本次采购员进行采购并将审批意见反馈到项目工地。
二、采购部流程
1、供货商要在《供应商名录》中选择，如果是新供应商，则要求提供营业执照、税务登记证及公司的基本资料。
2、少批量零星材料（1000元以内），由采购部自行采购，需采购部两人同时在场；材料款（备用金）由本单采购员经主管确认后申请。
3、长期合作的管材、五金、小批量石材等供货商，每次订货需发材料及单价表（表二），经总经理审批后发给供货商确认并回传公
司。供应商需提供材料及单价表正本、送货单、工地验收单或采购部验收单、发票进行结算，不得电话订货。4、1000元到20000元的材料，供应商报价不得少于三家报价时需注明材料单价、加工费、总额、到货时间、含税情况等条款的简述。报价单需供应商加盖公章或合同专用章，若无公章则需报价人签字确认。
采购时间：3天内询价完成，5天内订货。5、50000元以上大批量或大宗材料要公开投标询价，供应商报价不得少于3家，报价单（表三）需总经理签字后统一发给供货商报价。报价单经主管交予总经理开封并确认供货商，合同需总经理及主管确认后，由跟单采购员负责与供应商办理相关事宜。
采购时间：5天内询价完成，7天内订货。
6、跟单采购员要及时跟踪货物、催货及发票等事宜。
三、工程项目部采购流程
1、申购单报公司审批完成后，由跟单采购员将总经理审批意见反馈工程项目经理，由项目经理自行安排采购。
2、大宗材料（如沙、碎石、水泥、砖等）需项目材料员对本地价格进行询价后报公司采购部，经审批后项目经理与供应商签订供货合同，复印件传采购部、财务部备案，由采购部统一结算。
3、项目部零星材料结算，由项目部直接交予财务部审批。
四、采购员职责
1、采购员严格按照采购流程执行，不得擅自操作。
2、督促各申购人遵守和执行好采购流程。
3、根据采购申请单按照货比三家的原则进行价格、合同谈判工作。
4、灵活操作，在最短、最有效的时间内完成采购工作。
关键词：工程,总承包项目,采购,管理
1 引 言
随着改革开放的顺利进行, 我国的各种大型的工程项目如火如荼地开展起来, 并随着我国综合国力的提高以及经济全球化的发展, 特别是在加入世界贸易组织以后, 我国的各行各业都逐渐与国际接轨, 各种行业标准都逐渐引用国际通用的ISO认证体系。建筑工程也是一样, 既获得了来自世界各地的机遇, 同时也迎来了来自国际的竞争, 此种形势之下, 工程建设新的体制就应运而生, 通过招标投标等方式选择合适的工程公司, 以项目法人为主体, 实施建设项目承包制。国内许多大型的建筑工程公司都已经或正在向全功能的EPC (Engineer, Procure, Construct) 工程公司转制。EPC工程公司在节省投资、缩短施工周期、保证项目质量、提高经济效益等方面收到良好的效果。EPC全过程的系统和整体管理, 有利于实现工程项目的设计、采购、施工整体优化管理。而项目采购管理是EPC全过程的系统和整体管理的一个重要组成部分, 探讨如何完善EPC采购管理工作的策略对于进一步提高项目工程效益有重要的意义。
2 工程总承包项目的主要采购模式
2.1 集中采购模式
集中采购模式是指工程采购部门将工程各项目部门所需要的货物、工程和服务由工程总承包项目的专门机构集中采购统一实施。集中采购模式往往具有显著的采购效益, 成本随着采购量的加大而降低。由于经济发展水平不高的发展中国家, 因其监管水平较低、采购工作人员水平不高, 一般适合使用集中采购模式。具体说来, 集中采购的特点在于:
(1) 项目采购一般都有特定的使用价值需求, 而一般的非专业部门很难具备这方面的知识, 只有专门的人才掌握了专业的知识才能实现采购的目的, 故集中采购便于专业化分工, 培养采购专业型人才, 促进采购技术、方法的提高, 最终保证采购的质量。
(2) 集中采购可以使采购活动形成规模效应, 通过整体采购的形式引导供应商之间产生竞争, 通过市场竞争来降低采购成本, 提高采购质量, 从而可以精简采购部门人员, 设立专门的采购机构, 降低工程企业的采购支出。同时通过标准的采购程序实现对采购活动的监督, 避免商业贿赂行为的出现。
(3) 集中采购一般都会形成比较稳定的采购政策和程序, 而这些制度是具有连续性和统一性的, 将各分部门的采购权集中起来, 同时, 成立专门的机构对采购进行直接控制, 使采购方法、采购条件、采购原则等的执行更加有保证, 在整体上提高了采购活动的透明度, 降低了采购人员滥用职权的概率。
(4) 集中采购使得采购活动成为市场中不可忽视的一种市场行为, 其可以促进项目采购市场的逐渐完善, 同时抑制了传统采购中存在的不正当竞争行为, 使采购市场真正实现市场化, 充分利用市场机制让供应商展开充分竞争, 最终打破市场限制, 促进统一市场的形成。
2.2 分散采购模式
分散采购模式是指由各消费或使用部门以货币形式直接采购所需货物、工程及服务的组织管理形式。它的主要特点就是使用者即采购者, 采购权与使用权是一体的。与集中采购模式不同的是从工程总项目的角度来看, 采购权是分散到各部门的, 采购主体众多, 情况也比较复杂。一般的工程企业都采取财务以货币形式向各预算部门供给经费, 再由各预算部门根据所需采购物品及劳务。
分散采购最直接的优点就是可以根据实际情况及时地进行快速和直接的沟通, 使采购行为具有一定弹性, 提高采购效率。通过与供应商的直接接触可以培养与供应商的长期合作关系, 有利于解决问题, 满足要求, 但这种关系的另一面也是十分危险的, 即为腐败提供了土壤。另外, 分散采购使得部门利益与企业整体利益出现分歧时, 很难保证企业的整体利益。部门在采购时必然以所在部门的利益为考虑的主要因素, 这种利益的驱使很可能会忽略了高层次的组织目标。
2.3 零星采购模式
所谓零星采购模式是前两种采购模式的结合, 也可以称之为半集中半分散采购模式, 指的是将采购权适当集中与适当分散相结合的组织管理形式。该模式使得项目采购更具灵活性, 结合了两种采购模式的优点同时也克服了各自的不足, 既利用了采购的规模效应, 同时也根据实际情况保证了采购的时效性, 讲究采购权与使用权的适度分离。工程企业一方面通过集中采购来达成节约资金提高收益等目标, 另一方面又保留适当的分散采购, 以满足各使用部门的特别需求、紧急需求或零星需求, 灵活地兼顾各层利益, 处理特殊问题, 保证部门的正常运转。也正是因为存在这种优势, 许多工程企业都在转身采取这种采购模式。当然, 每个公司根据自身条件不同所采用的模式也各有异同, 有的以集中采购为主, 有的主要以分散采购为主, 还有的根据所采购对象决定采购的模式, 如对于分散的办公用品、维修等日常性采购主要通过分散采购进行, 由各使用部门直接到市场采购。而对于高价值的项目责任和政策制定的责任进行控制, 采取集中采购的方式进行。高价值、高风险的对象由采购部门专业化、技术精湛的采购人员操作, 从宏观层次上计划和调控, 有利于制定和实施统一的采购政策, 实现项目采购的战略目标;低价值、低风险的采购是常规作业, 由使用单位自行购买, 可以保持采购的灵活性和采购速度。因而, 半集中半分散模式是一种比较理想的项目采购模式, 我国一些企业普遍采用这种模式。
3 完善工程总承包项目采购管理的主要建议
项目采购管理是工程项目管理的重要组成部分, 与工程项目建设全过程有着密切的联系, 是工程项目建设的物质基础。分析设备、散材在总承包合同价款中所占的比重在一半以上。而且类别品种极多、技术性强、涉及面广、工作量大, 同时对其质量、价格和进度都有着严格的要求, 并具有较大的风险性。稍有失误, 不仅影响工程的质量、进度和费用, 甚至会导致总承包单位的亏损。提高对采购管理工作重要性的认识, 自觉加强对采购工作的领导, 对工程建设项目的顺利实施有着重要的意义。
3.1 建立和完善相应的采购管理制度
首先, 要完善采购制度环境。从宏观层面来讲, 工程采购模式的制度环境包括与固定资产投资有关的制度环境和与工程建设有关的制度环境。从微观层面上讲工程采购的制度环境只包括与工程建设有关的制度环境, 具体地讲就是指我国建筑法、合同法、招标投标法、建设工程质量管理条例等相关法律法规以及建设部所出台的各种部门规章以及其他相关的有强制力的规定、办法和文件等以及企业内部的制度性文件与规范。
其次, 对于工程项目企业来讲, 在企业自身内部也要形成一系列采购管理制度, 对采购模式的选用、采购程序的确定等进行明确规定, 保证项目采购的顺利进行。因此, 我国工程采购模式的制度环境应当随着市场环境的变化而进行修改和调整, 这将有利于我国建筑市场的进一步成熟和完善, 也将有利于我国建筑业在国际竞争与合作中的效率与效益的进一步提高。工程采购的制度环境是我国建设行业经济体制的有机组成部分, 应该不断地改革、发展和完善。目前, 急迫的任务之一就是加快清理、修改相关的建筑法律法规, 使其能够适应工程采购模式多样化、灵活化的要求。
最后, 还要建立项目采购管理的专业化常设机构。项目采购模式虽然多种多样, 但是项目采购工作的确是举足轻重的, 因此必须要有专业化的常设机构来进行采购管理才可以保证采购的顺利进行。建立与工程总承包功能相适应的采购管理组织机构的必要性是采购工作本身是一个专业性很强的工作, 在工程总承包项目中, 对采办的要求更高, 具有周期紧、业主要求严格、风险大等特点, 这就决定了采购管理必须是专业化的管理, 必须由企业内部采购常设机构来完成。
3.2 使采购部门与其他主要部门形成良好对接
既然项目采购需要由专门的采购管理机构负责, 那么如何实现采购部门与其他部门的良好对接成为影响采购工作的主要因素之一。项目采购先要由使用部门提出采购计划, 采购计划要获得审批, 之后交由采购部门进行采购或由使用部门分散采购, 总之在整个过程中各部门之间的有效协调非常重要。
在工程项目的各个阶段, 采购部门都有相应的职责, 如在工程项目总承包合同签订之前的投标报价阶段, 采购部门要紧密配合报价部门进行投标报价。弄清项目工程相关设备、耗材的规格、品牌、数量和要求等, 及时地进行市场价格调查, 力求向报价部门提供较为客观、准确的信息, 给出合理可靠的价格, 这一工作将对项目的成功与否有着很大的影响。工程项目总承包合同签订之后, 采购部门还应当紧密配合项目施工各部门有计划地进行设备、散材的采购并及时供货到位, 保证工程项目的顺利开展。而在此过程中的每一细致问题都要采购部门的参与才能保证工程的进度, 因此项目采购并非采购部门独立进行, 必须多部门协同合作, 才可以最大限度地实现提高采购的效益。
3.3 完善供应商的选择和评估工作
在整个项目工程当中, 用于设备、散材的费用占整个工程造价的比重是比较大的, 因经采购管理工作对于降低工程项目造价有着重要的意义。采购并不仅仅是对价格方面进行选择, 还要综合考虑其他与价格相关的一系列要素, 如该材料价格的市场浮动情况、工程项目的施工计划和方案、进货时间和批量、资金的周转时间、汇率和利率情况等。对于这些情况的综合考虑就可以表现为对供应商的最终选择和充分评估, 通过对供货厂商的资金情况和信誉度进行考察, 了解厂商在订货合同中的各种限制条款, 最终选择可靠的供货厂商, 总的原则是要尽可能地化解采购风险, 降低采购成本和增加项目效益, 最终降低整个工程项目的造价。设备、散材的等采购物品的采购, 关系到项目工程的总体进度和费用, 对工程项目的整体质量有着直接的影响, 因此供应商的选择非常重要。
当今的企业活动已不再是简单的零和游戏, 而是要通过双方或多方的合作来实现共赢, 项目工程企业的采购活动的成功与否也需要供应商与采购商的协同发展, 供应商的选择是否科学与企业的生存发展直接相关, 这就使得对供应商进行评估管理具有重要的意义。通过对供应商的评价管理来实现以下目标:获利符合企业要求的产品和服务;确保最优质的产品和服务及时到位;确保采购资金的高利用率;不断选取更加优秀的供应商并维护和发展长期稳定的合作关系。
3.4 对采购的主要环节进行有效控制
拥有完善的项目采购制度、专业化的采购机构和优秀的供应商之后, 需要进一步保证采购工作能够顺利完成的最后一步就是在实施采购的过程中要对采购主要环节进行有效的控制, 避免出现一些人为的或突发的事项干扰了采购活动的正常进行。一般来说, 采购工作的基本程序主要有:编制采购计划及进度;接收请购文件;确定合格供应商;编制询价文件;报价的评审;协商并签订采购合同;催交;采购检验;包装、运输;交接及收尾服务等环节。其中各环节的工作都需要按计划有序地进行, 某一环节出现问题都会影响到最终的采购质量, 因此采购机构要切实加强管理, 对关键环节实施有效的控制。
参考文献
[1]武维申.关于工程采购模式的改革研究[J].科技信息, 2007 (35) .
[2]常陆军, 林知炎.建立灵活的工程采购模式体系[J].建筑管理现代化, 2003 (2) .
[3]阎长俊.工程总承包的项目采购模式及相关问题[J].建筑经济, 2004 (10) .
【采购工作流程与管理制度】推荐阅读：
工作服采购与管理方(参考方案)03-16
采购管理工作心得04-01
采购部工作制度及流程06-22
采购与付款管理制度01-26
采购管理与供应管理11-23
采购与供应管理复习06-09
采购与付款财务制度01-14
采购与供应管理答案03-09
物资采购`招标管理工作程序06-12
