档案馆国家标准

档案馆国家标准

档案馆国家标准 篇1

各省、自治区、直辖市档案局（馆），各计划单列市档案局（馆）、新疆生产建设兵团档案局（馆）：

现将《市、县级国家综合档案馆测评办法》印发给你们，请按要求组织本地区市、县级国家综合档案馆开展测评工作，为本地区文明城市创建活动服务。

全国市、县级档案馆数量较大，为使测评工作有序开展，请将你地区2008年参加文明城市测评的档案馆名单及“十一五”期间拟参加测评的档案馆名单于3月底前报国家档案局档案馆（室）司。

国家档案局办公室 二○○八年二月二十一日

市、县级国家综合档案馆测评办法

第一条 为提高市、县级国家综合档案馆(以下简称市、县级档案馆)的整体工作水平，更好地为创建文明城市（区）活动服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国文明城市测评体系》及国家有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于参加全国文明城市创建活动的市、县级档案馆综合发展水平的测评。

城区国家综合档案馆依行政级别测评。

第三条 市、县级档案馆测评依据《市、县级国家综合档案馆测

评细则》（见附件1，以下简称《测评细则》）进行。

测评采用百分制，结果分三个等级，测评结果为90分以上者为国家一级档案馆，测评结果为80-90分（不含）者为国家二级档案馆，测评结果为70-80分（不含）者为国家三级档案馆。

第四条 测评组织：测评工作由3-5名测评员组成的测评小组负责进行。

国家一级档案馆由国家档案局组织测评。国家二级、三级档案馆由国家档案局委托省级档案行政管理部门组织测评，国家档案局进行不定期抽查。

第五条 国家档案局负责国家一级、二级、三级档案馆测评结果的最终审定。日常工作由国家档案局档案馆（室）业务指导司负责。

第六条 测评原则：测评采取逐级晋升的原则。

经测评为国家二级、三级档案馆的，一般应在取得相应级别档案馆资格一年以上才能申请上一级别档案馆的测评。具备国家一级档案馆条件的，可直接申请国家一级档案馆的测评。

第七条 测评员:国家一级档案馆的测评员由各省（自治区、直辖市）、计划单列市和副省级市档案行政管理部门各推荐2名，国家档案局聘任。国家二级、三级档案馆的测评员由省级档案行政管理部门选定，报国家档案局备案。

因工作变动等原因不宜继续担任测评员的，由推荐单位提出，经批准后予以替换。

测评员不参加本地区国家一级档案馆的测评。

第八条 测评申报：参加测评的档案馆应根据《测评细则》进行自评，并准备相关证明材料。自评符合国家二级、三级档案馆条件的，向省级档案行政管理部门提出测评申请；自评符合国家一级档案馆条件的，由省级档案行政管理部门审核确认后统一向国家档案局提出测评申请。

申报材料包括申请报告、自查报告（档案馆历史沿革、隶属关系、馆藏简介、条件保障、基础业务、开发利用、信息化建设）、测评申请表（见附件2）、测评打分表（见附件3）等。

近三年档案馆发生重大安全责任事故（如火灾、失泄密、因保管不当档案实体严重损坏或被盗等），不得申请测评。

第九条 测评方式：包括听取汇报、审查申请材料及相关证明材料、实地查看、逐项审核自评分数、填写测评得分与测评说明等。在完成各项测评程序后，形成测评结论和等级意见，填写《市、县级国家综合档案馆测评审批表》（见附件4）。

第十条 测评审批：测评结束后，达到国家一级档案馆的测评材料由测评小组报送国家档案局；达到国家二级、三级档案馆的测评材料由省级档案行政管理部门报送国家档案局。经国家档案局审查批准后，颁发测评等级标牌和证书。

国家档案局每年定期公布国家一级、二级、三级档案馆名单。第十一条 市、县级档案馆测评等级证书有效期为五年，到期后国家档案局组织复查。对复查不符合标准者，限期整改，整改后仍不合格者，取消其相应等级资格并予以公布。

第十二条 经测评审定的国家一级、二级、三级档案馆，国家档案局将给予通报表扬，同时建议地方政府按照《中华人民共和国档案法》予以一定的奖励。

第十三条 本办法及所有附件由国家档案局解释。第十四条 本办法自发布之日施行。附件：1.市、县级国家综合档案馆测评细则.doc

2.市、县级国家综合档案馆测评申请表.doc

3.市、县级国家综合档案馆测评打分表.doc

4.市、县级国家综合档案馆测评审批表.doc

档案馆国家标准 篇2

关键词：档案鉴定,价值,理论,标准,法规

随着我国档案管理的发展, 我国的档案鉴定理论和实践也都取得了一定的发展成就。下文中笔者将结合自己的工作经验, 主要从档案鉴定标准和档案法规以及档案标准化之间的关系入手, 对档案鉴定的有关内容进行分析。

一、档案鉴定价值与实践

(一) 世界上的大多数国家都对档案管理的有关内容进行了制度化的规定, 档案鉴定标准也是其中之一

档案鉴定标准不仅是鉴定工作的开展的前提和基础, 还是鉴定工工程的成果的重要保障。国确立鉴定标准, 不仅能够有效的促进和推动有关法律法规的发展, 还能够对具有社会意义和价值的档案进行规范化和标准化的管理和保存。

我国的档案管理的相关法规也对该问题进行了较为详细的阐述, 不仅对应该立卷归档的材料进行了明确的规定, 还对其整理要求进行了论述。但是在实践中, 由于一些单位的岗位设置的限制, 导致档案管理的人员编制明显不足, 也就形成了一名档案管理人员从事多项档案管理工作的现象, 这样不仅降低的档案管理的工作效率, 也不利于档案管理的标准化和规范化的执行。所以, 有关部门应该加强对档案管理的人员素质的控制, 以及档案人员的法规与制度的完善。

(二) 单一的移交鉴定, 无法实现档案鉴定价值

所以, 在对档案的使用价值进行探讨的过程中, 有关部门和单位应该对大难的自身价值的可利用达成共识, 并以此为基础展开各种档案鉴定活动。

档案鉴定是一种对档案的基本情况的审核, 其中不仅包括对档案材料的来源的审理, 还包括对其内容、以及价值的鉴定。而实现档案鉴定的方式也是多方面的, 可以通过文档, 还可以通过音像途径。所有的文书、科技、基建、声像及名人档案都必须要经过一定的鉴定和审查, 才能判定其使用价值, 才能考察期利用价值, 以及潜在价值。

在实际的档案管理工作中, 档案管理人员不仅是档案的管理者, 同时也是档案的鉴定者, 他们对档案的价值起着判定作用, 也是档案价值的重要的判定主体, 下面笔者将详细论述。

从档案鉴定的步骤和方法上来看, 档案鉴定可以分为以下三个阶段, 即档案鉴定的文件资料的形成之前, 相关的单位应该对其进行全面的搜集整理以及立卷, 也就是定“档案形成的雏形阶段”。在档案的大致资料搜集后, 要由专业的归档工作人员对档案材料进行第一次的甄别和处理, 并移交档案管理部门, 这个阶段的主要目的在于剔除掉不必要的档案材料, 这是档案的二次鉴定。最后, 进入档案鉴定的第三个阶段, 也就是档案管理的有关工作人员应该根据档案的材料的价值来确定档案的保存价值, 具体的形式不受限制, 但是在档案鉴定的过程中, 要根据档案馆的具体需要来判断其材料的具体价值。

以上就是档案材料转变为永久的档案文献的三次鉴定过程, 也只有经过这三个鉴定过程的严格审核, 才能为后世留下宝贵的文献资料。

二、档案鉴定标准在实践中的应用

上文中我们了解了档案鉴定的意义, 那么要想做好档案鉴定, 就必须制定一个严格的标准, 才能保证档案鉴定的过程的规范化和系统化, 下文中笔者将对该问题进行分析。

我国《档案法》中对该问题有着相关的规定, 即档案鉴定要按照一定的标准保存价值的原则来进行, 并且根据档案的价值的不同, 具有不同的保管期限和销毁程序, 未经有关部门批准, 任何单位或者个人不得销毁档案。

档案法中的这些规定能否在实践中被有效的贯彻取决于其标准的制定主体, 也就是说档案鉴定的标准的权威性决定了其在实践中的应用效果。我国的档案鉴定标准是由国家制定的, 由相关的部门按照规范予以执行的, 这也就决定了档案鉴定标准的规范性, 因而也就避免了其执行中的诸多问题。

就目前我国档案鉴定的标准的制定现状来看, 还存在着一定的不足和缺陷, 需要有关部门和单位在实践中不断的完善。

一般来说, 从档案鉴定标准的类型上来看, 通常可以将其分为分理论性标准和技术性标准两种。对于不同类型的档案资料, 工作人员可以根据实际情况, 选择不同的鉴定标准, 尤其是在第二次和第三次的档案鉴定的过程中, 标准的选择对于档案鉴定的结果至关重要。

三、建立健全法规与制度确保档案鉴定工作顺利进行

法律法规制定是任何工作得以顺利开展的依据, 档案管理活动作为一项对技术和管理规范的要求都相对较严格的活动, 其相关法规的完善也是非常重要的, 下文中笔者将结合自己的工作经验, 对健全有关法规和制度同保证档案鉴定的顺利进行之间的关系进行分析。

(一) 国外一些国家, 档案鉴定工作依照一定的制度有组织地进行

档案鉴定理论是全社会档案工作发展至今的近现代历史产物, 档案管理的属性取决于档案法规和制度的保障。

在我国, 档案鉴定工作基本上是按照《档案法》第十五条之规 (下转第51页) (上接第46页) 定, 以“各自为政”的形式对档案进行鉴定, 没有一个完整的法规及制度, 这样是非常不利于档案鉴定工作的发展的。笔者认为, 要想实现档案鉴定的快速发展, 必须要在制度上进行先行的改革和创新, 对目前的制度进行完善, 并且档案鉴定与移交档案工作是密不可分的两个工作流程, 所以, 应该从制度上对其关系予以重视。然而, 国家档案局在制定移交档案规范时, 忽视了档案鉴定工作。近年来, 各级档案部门逐渐认识到档案鉴定的重要性大于档案整理。

在国外, 建立档案鉴定组织来实施档案鉴定工作是世界各国的普遍做法。美国设立有国家档案与文件署, 由14人组成的专门鉴定小组, 负责制定和修改鉴定标准和鉴定指南;俄罗斯设立了档案鉴定委员会和档案评审委员会:意大利档案鉴定的审核权由档案总局掌握。这些国家的档案鉴定, 无论在制度还是在管理上, 都形成了一个完整的体系。在我国, 档案鉴定在借鉴国外经验的同时, 应按照我国的国情, 建立我国自己的制度及管理模式, 成立专门的档案鉴定管理委员会, 组织指导全国的档案鉴定工作。

(二) 健全档案鉴定制度保障, 不但需要有档案鉴定机构, 还更需要法律法规的健全

要想使档案鉴定工作在一个合理的法制环境中建立健全, 与档案立法、档案执法分不开。档案鉴定人员的业务培训、档案鉴定合法与否, 以及档案鉴定标准的实施, 都需要有制度和法规的保障。对于那些重大的科学考察、大型基础建设项目的档案鉴定, 也应该有一个具有实用性的鉴定标准和制度, 原因是, 形成档案材料的不只是文书档案。我国的档案品种繁多, 制定鉴定的标准也应该与之相匹配。总之, 加强档案法制建设是促进各项档案事业发展的基础, 更是档案鉴定工作的有力保障。

四、结论

综上所述, 肩负有保存历史材料使命的档案人, 应怀着“为历史、为后人负责”的态度, 利用好手中的权利和义务, 将档案材料用历史的眼光进行甄别鉴定。我国须制定出国家级的鉴定标准, 使档案鉴定人员在鉴定过程中, 有明确的指导思想并最终完成档案鉴定工作。在此基础上, 借助法律法规的坚强手段, 对档案鉴定工作作有力保障。

档案馆国家标准 篇3

关键词：市县国家综合档案馆 档案资源 建设

在如今这个信息化社会，人们对信息资源的需求量变得愈加庞大，而档案资源作为社会政治及经济等的载体，也受到了更多人的关注。综合档案馆的数量，根据国家档案局官方网站记录，截止2008年我国一共拥有各类档案馆3987个，其中国家综合档案馆3161个，占档案馆总数的80%，可见国家综合档案馆是国家档案事业的主要构成部分。所以，要提升我国档案馆的综合水平，我们可以从国家综合档案馆档案资源的建设方面入手，加强综合档案馆建设，改进原有的不足，提出具体的改进措施或方法，逐步实行，让国家综合档案馆能提升到一个更高的层次，更好地为经济建设和社会进步服务。

1 综合档案馆的几大需改进之处

1.1 馆藏档案有断档的现象

市县国家综合档案馆在保存档案方面常常会出现历史断档的情况，如一些重大活动、重要事件及一些时间段的档案缺失，这主要与领导的个人素质及对档案工作的认识程度有关，所以档案行政管理部门应加强《档案法》的宣传，提高人民对档案重要性的认识。

1.2 馆藏档案结构不合理

档案馆还存在馆藏档案结构不合理，内容不够丰富的问题。部分档案的分类、内容及载体都很单一，而且档案馆的馆藏数量不够充足，也存在文献的重复率过高的问题。

1.3 存在玉石不分的情况

部分综合档案馆的馆藏档案鉴定工作没有正常开展，容易出现玉石不分的情况。比如部分有保存价值的档案资源没有得到充分的利用，而根本没有利用价值的档案资源却耗费了我们很多的人力、物力以及财力，让我们白白错失了对其他重要甚至珍贵档案的保护机会。

2 加强市县国家综合档案馆档案资源建设措施

2.1 着重建设特色档案

特色档案的建设可以体现出不同市县国家综合档案馆在风格上的差异，可以更好地保存一个地区的历史文化、经济、生态以及政治等的特色，体现出不同地区的工作亮点，并满足我们对不同档案的利用需求。

建设好特色档案，首先要解放思想、更新观念，加大对档案基础设施的投入，提升对档案资源的征集度，尽量做到人无我有、人有我优和人有我新的地步。然后要着重建设关于社会热点、难点及党政工作方面的特色档案，以人为本，建设好与人民有利益关系的档案，比如就业退休、医疗保险、儿童教育以及生育婚姻等，都是从改善民生的思考点出发的。最后，我们应该改变档案局馆一体的管理制度，可以参考文化部的管理制度进行局馆分设，分离档案行政管理及保管利用。让档案馆变成档案行政部门的下属单位，加强对档案工作人员的引进及馆内人员的业务培训，让档案馆的工作能更加细化，也让档案馆更具特色。

2.2 用有力的规章制度来加强对档案资源的建设

2.2.1 认真执行相应的业务标准

市县档案行政管理部门应该根据国家、省档案局及各行业主管部门颁发的档案工作的方针、政策及业务规范，认真执行行业标准，并加强地区档案资源的整合工作，突破条块部门的限制，让档案资源能更好地进行集中保管和利用，从而达到档案资源能共享的目的。同时争取将档案工作纳入当地党委政府的年度目标考核，以发挥各行业主管部门对档案工作的主观能动性。

2.2.2 制定相应档案的征集制度

市县国家综合档案馆应该制定相应的档案接收计划和征集范围，保证立档单位的档案顺利地接收进馆，并依据相应的标准严把进馆档案的质量。同样也可以根据档案馆制定的征集制度进行档案的自愿捐赠或寄存，从而规范档案的接收和利用，并保证进馆档案的安全。

2.2.3 加强档案行政管理机构的监控

档案行政管理机构应该加强对馆内资源的监控，按照“八防”的要求设立专门的防盗系统或者监管机制，并根据相应的法律规定对国家具有保存价值的档案进行严密的监管或保护，避免档案资源损失或遗失，从而保证国家综合档案馆档案资源的安全。

2.3 加强数字档案馆建设

2.3.1 加强细节工作

数字化档案馆的建设属于比较复杂的系统工程，档案馆应该收集并总结以往数字化档案馆的成功案列和经验，然后给出具体的实施方案或实施内容。在统一的档案上著录标示和数据建设标准的前提下，建设档案的目录中心，并加强目录数据库、多媒体数据库以及全文数据库的建设力度，有效的分步解决档案馆存量档案及增量档案间的数字化问题。

2.3.2 在信息传输上保证安全

档案馆应该把数字化档案馆的建设和电子商务、办公自动化及信息化建设等进行有机的结合，通过互联网通信技术来为数字化档案馆制定相应的技术标准，让档案馆的工作与时俱进，一同发展。并提升对远程查阅和来馆内查阅并举的研究，建立档案信息网站和研究档案利用软件，在不透露国家私密信息和个人信息的情况下，上传现行的文件、档案收编的精品或档案的信息等，实现一站式服务的资源共享。另外，也要提升档案数据备份工作的效率，及时进行档案信息网站的更新及维护，保证档案网站的安全。

2.3.3 在网站档案展览上多创形式

档案馆应该在档案网站上尽可能多的举办档案展览，并通过网络展览去收集、展示特色档案资源。展示出整个地区历史悠久、文化精深的魅力，结合这个地区丰厚的城市记忆，让人们对此产生微妙的共振。最后利用被激发的震撼和感染力，觉醒人们对家乡和祖国的热爱之情，这对以后的建设之路会有很大的价值和益处。

3 结语

综上所述，大家可以了解到市县综合档案馆档案资源的建设其实是以建设数字档案馆作为核心的，以相应的档案管理制度作为保障，并结合先进的科学技术和管理概念来细致地对整个档案馆进行规划和建设。由于我国对此方面的研究和案列不够多，所以本文主要还是以理论研究为主，对国家综合档案馆在档案资源建设方面列出一些见解，并根据具体情况提出了相应的改进措施来加强对档案馆的资源建设。

参考文献：

[1]李静，赵凡，詹云兰.探析加强国家档案资源建设的有效途径[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2013（11）.

[2]贾英阁.加强高校档案资源建设的对策——以连云港师范高等专科学校为例[J].知识经济，2011（18）.

网吧档案标准须知 篇4

规范（试行）

1、互联网上网服务营业场所年审登记表；

2、互联网上网服务营业场所方位图、平面图、网络拓扑结构图、IP对照表；

3、互联网上网服务营业场所登记表；

4、网吧网络神探及视频监控设备配置表

5、网络文化准营证（副本扫描件）；

6、企业营业执照（副本扫描件）；

7、互联网上网服务营业场所安全技术措施安装证明；

8、互联网上网服务营业场所变更事项申请表；

9、互联网上网服务营业场所安全责任书

10、互联网服务营业场所门面照片1张、入口照片1张、室内电脑摆设若干张照片（照片规格为8寸，1张A4纸上贴2张照片）；

11、互联网上网服务营业场所从业人员登记表（含1寸近期免冠照片）；

12、互联网上网服务营业场所法定代表人、从业人员身份证明复印件；

13、消防安全检查意见书；

14、房屋租赁合同书(扫描件)；

15、与互联网接入服务提供商签订的接入协议（扫描件）；

16、含以上内容的电子文档、照片的数据光盘1张；

17、其他材料。

档案立卷的装订要求：

1、按照以上排列顺序装订档案；

2、卷内材料统一为A4纸大小格式；

3、卷内材料是复印件的，要求在复印件上盖“本件与原件核对无异”章或建档人签名，以证明该复印件的真实有效性；

4、使用专用封套装封，用档案专用牛皮纸和棉绳装订。

各网吧于2012年7月21日前将纸制档案及数据光盘送达网安大队，电子版文档发送至电子邮箱。此档案一式两份，一份由网吧保管，一份由网安大队保管。在今后网吧检查中检查此档案，缺失此档案后果自负。

档案数字化标准 篇5

本规范依据以纸质档案[按文书、科技工程图纸]、专门档案[照片、声音、影像、实物等分类] 为主的档案载体分类的行业标准；其中纸制档案数字化标准中详细约定了档案数字化规范标准过程，专门档案的数字化标准过程类同，但是在格式标准上有专门的要求，整个规约参照国标[DA/T31—2005]等有关档案数字化的标准规范以下内容：

1.1纸质档案档案数字化标准

1.1.1文书、科技档案数字化标准

文书档案和科技档案的数字化通常是以纸介质作为专门的档案载体，其数字化的过程是指通过扫描仪将纸制档案采集为数字化数据并加以处理和存储的过程。其档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成电子文件以备查询利用。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

1.1.1.1档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。

 目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

 拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

 档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

 装订

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

1.1.1.2档案扫描  扫描方式

根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

 扫描色彩模式

扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案（页面中有红头、印章的因安全原因应扫描成黑白二值），可视需要采用彩色模式进行扫描。

原档案为影印件或非常不清晰的可视需要采用彩色模式进行扫描。 扫描分辨率

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。 扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

1.1.1.3图像处理  图像数据质量检验

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

 纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

 裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

1.1.1.4图像存储  存储格式

采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

提供网络查询的扫描图像，也可存储为PDF或其他格式。 图像文件的命名

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。1.1.1.5目录建库  数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

 档案著录

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。 目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

1.1.1.6数据挂接  汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

 数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，耍认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

1.1.1.7数据验收  数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。

 验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。

合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×95%  验收审核

验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。 验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单。1.1.1.8数据备份  备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。 备份方式

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

 备份标签 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。 备份登记

填写纸质档案数字化备份管理登记表单。1.1.1.9数字化成果管理

应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

1.2专门档案数字化标准

1.2.1照片档案数字化标准

照片档案数字化是指通过扫描仪将照片档案转为数字化数据并加以存储的过程。照片档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成图片信号输出。同时作为通用的图片格式能在网络中正常浏览。

1.2.1.1基本概念

光学分辨率 指扫描仪光电转换器件的物理精度。例如一台扫描仪的光学分辨率为300dpi，也就是说每一英寸可以扫描出300个象素点。

差值分辨率 也称为最大分辨率，指扫描仪最高可以达到的线数。差值分辨率是由光学分辨率差值运算得来的，因此它并不能代表扫描仪的本质精度。

1.2.1.2 技术标准

 前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。 扫描方式：照片按全彩方式扫描。

 分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于200dpi。 扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm×8.5cm）为参照，统一采用200dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看效果，不须放大或缩小）对于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可作相应的调整，但不得低于150dpi。例如：7寸以上的大照片，可选用150dpi；5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi ,若是2—3寸的黑白照片，必须选用300dpi或350dpi。 文件存储类型：扫描后的照片以TIF格式存储，保存时必须选用图像选项中的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库。 文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。

 照片命名方法：每一张照片必须定义完全。包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打出。1.2.1.3补充说明

无论彩色照片还是黑白照片都采用全彩格式扫描。

扫描仪有光学分辨率和差值分辨率两个常用技术参数，其中光学分辨率反映的是硬件系统确实可以达到的清晰程度，是扫描仪自身性能的反映。

所扫描的照片必须经过图像处理软件进行图片的亮度、色度调整，对扫描的边框进行裁切。

1.2.2声音档案数字化标准

声音档案数字化是指通过硬件设备将声音档案转为数字化数据并加以存储的过程。声音档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成声音信号输出。同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放查阅。

1.2.2.1 基本概念

采样频率和样本大小

采样频率和样本大小是反映数字化声音档案的精确度高低的两个最基本的参数。采样频率即每秒钟采集多少个声音样本,用Hz或kHz来表示。样本大小一般指声音卡的二进制位数，有8位、12位、16位等。采样频率越高,声音波形就表达得越精确,而需要的存储空间就越大。

奈奎斯特理论

奈奎斯特理论指出,采样频率不应低于声音信号最高频率的两倍,这样就能把数字表达的声音还原成原来的声音。采样频率的高低是根据奈奎斯特理论以及声音信号本身的最高频率决定的。

声道数是声音处理的重要参数。一般情况都采用两个声道的规格,现在的杜比AC-3采用5+1个声音通道,即左、中、右3个声道,左后、右后两个环场声道以及一个次低音声道,另外,还有7+1声音通道等技术。

模数转换(ADC)模数转换是将输入的模拟音频信号转换成数值,数字化后的音频信号是数值,是离散的数,并非像音频信号一样为连续的波形。

数模转换(DAC)数模转换完成将数字化的声音数据转换成模拟音频信号输出,它是模数转换的逆过程。其主要的指标与模数转换相同。

1.2.2.2 硬件要求

 放音设备

放音设备必须能正确地将声音源输出。放音设备应根据原载体型号进行选择,如盒式录入机,开盘式放音机等等。

 计算机配置

应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化设备。本标准推荐的计算机配置为:CPU为奔腾系列的P4以上,硬盘为80G以上,内存128M以上,操作系统为WIN98以上,推荐使用WIN2000系统。配有专用声卡。

 存储设备

声音信号除存储在硬盘中随机使用,应备份至服务器中或刻录成CD光盘中脱机使用，如有必要，应再备一份归库保存。 声音卡

声音卡(声卡)是声音数字化和数字化声音转换为可听到的模拟信号的部件。声音卡必须符合声音档案数字化要求的技术指标和功能。声音卡的采样频率至少应支持11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz,最好支持48kHz。声音卡必须是16位以上声音卡。声音卡的声道必须是双声道以上。

声音卡应能够支持多种声源输入,如CD Audio、MIDI、话筒、线性输入等。1.2.2.3技术标准

存储标准:声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本标准规定使用的声音文件存储标准为:WAV或MP3。

采样频率:声音档案数字化选用44.1kHz作为声音采样标准。对于DVD中的声音选用48kHz补充说明。

1.2.2.4 补充说明

声音档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

数字化过程中应检查声音档案载体质量，确保声音档案的真实性、完整性。1.2.3影像档案数字化标准

影像档案数字化是指通过硬件设备将影像档案转为数字化数据并加以存储的过程。影像档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成影像信号输出。同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放浏览。

1.2.3.1基本概念

视频制式

视频制式标准主要有PAL制式、NTSC制式和SECAM制式。中国及欧洲大多数地区使用PAL制式，规定为每秒25帧，每帧尺寸为720×576像素。隔行扫描方式，场频为50Hz，行频为625Hz。

视频数据压缩 根据解码后的数据与原始数据是否安全一致，数据压缩方法一般被划分为可逆编码方法和不可逆编码方法两类。

用可逆编码方法压缩的图像，其解码图像与原始图像严格相同，即压缩是完全可恢复的或没有偏差的。

用不可逆编码方法压缩的图像，其还原图像较之原始图像存在一定的误差，但视觉效果一般是可被接受的。

1.2.3.2 硬件要求

放像设备

放像设备必须能正确、清晰、稳定地将影像信息源输出。放像设备应根据原载体型号进行选择，如S-VHS放像机、3／4放像机、Hi8放像机、Betacam放像机、DVCPRO/DVCAM及DV的数码放像机。

计算机配置

应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化处理设备。本标准规定的计算机配置为：CPU为奔腾系列的P4-2.6G以上,硬盘为120G以上,内存256M以上，最好是双CPU。机器系统硬盘与视频素材硬盘分开。系统硬盘配置为80G以上，转数为7200转/分，视频硬盘最好为SCSI总线结构，容量为120G以上，转数为10000转/分以上。操作系统为WIN98/WIN2000。为确保稳定性及驱动程序的兼容性，最好选用WIN2000PRO系统。安装有视频压缩卡，并有实时回放功能。

存储设备

影像信号除存储在硬盘中随机使用外，应备份至服务器中或刻录在DVD光盘中脱机使用，如有必要，应再备一份归库保存。

视频采集压缩卡

视频采集压缩卡是影像档案数字化的关键部件。它的指标决定了影像数字档案的质量高低，因此必须符合影像档案数字化要求的技术指标和功能。压缩卡应支持采集MPEG1和MPEG2。压缩卡的码流最高值至少应为10MB。压缩卡应能够支持多种影像输入，如复合信号、分离信号（即S-VIDEO）、数字信号（DV接口即1394接口）。编辑机

本标准推荐使用非线性编辑机。1.2.3.3 技术标准

存储标准：影像档案数字化存储有两种标准。第一作为可再利用的图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式（常见文件名为ASF格式和RM格式）。

数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。1.2.3.4 补充说明

影像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

数字化过程中应检查载体质量，确保影像档案的真实性、完整性。

1.3 国标有关归档电子文件数字化标准

1.3.1范围

本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

1.3.2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA／T18档案著录规则

DA／T22归档文件整理规则

1.3.3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

 电子文件 electronic records

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 归档电子文件 archival electronic records

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。

 背景信息 context

指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

 元数据 metadata

指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

 逻辑归档 logical filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部门移交的过程。

 物理归档 physical filing

指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

 真实性 authenticity

指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

 完整性 integrity

指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。

 有效性 utility

指电子文件(3．1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

 捕获 capture

指对电子文件(3．1)进行实时收集和存储的方法与过程。

 迁移 migration

指将源系统中的电子文件(3．1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。

1.3.4总则

 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

1.3.5电子文件的真实性、完整性和有效性保证

 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不问断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

1.3.6电子文件的收集与积累

 收集积累要求

1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

3对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

6对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

7对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

8对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

9对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

10计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

12定期制作电子文件的备份。

 电子文件的登记

1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。

2电子文件登记表应与电子文件同时保存。

3电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

4电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U-——非正式电子文件；F—正式电子文件。

5电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件：G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D--数据文件。

1.3.7电子文件的归档

 归档要求

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

 鉴定

1电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

3电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

4电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

 归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

 检测

在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

 归档

电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

1逻辑归档

将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

2物理归档

2．1凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

2．2把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

2．3本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

2．4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

2．5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

2．6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》

归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。

2．7对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

2．8归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

1.3.8归档电子文件的整理

1．归档电子文件的整理按DA／T22规定的要求进行。

2．归档电子文件以件为单位整理。

3．同一全宗内的电子文件按照一保管期限一机构(问题)或保管期限一一机构(问题)等分类方案进行分类。

4．按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

5．电子文件的著录应参照DA／T18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识。

6．将著录结果制成机读目录和纸质目录。

1.3.9归档电子文件的移交、接收与保管

1．移交、接收与保管要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

2．移交、接收检验

2．1文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

2．2检验项目如下：

——载体有无划痕，是否清洁；

——有无病毒；

——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

2．3移交手续

档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。

2．4保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

d)环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。

归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。

2．5有效性保证

2．5．1归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内答的载体应按保密要求进行处置。

2．5．2对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。

2．5．3对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

2．5．4档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录A的表A．6)。

2．6迁移

随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A．7)。

2．7利用

2．7．1归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

2．7．2利用时应使用拷贝件。

2．7．3利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或邵门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

2．7．4利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

2．8归档电子文件的鉴定销毁

2．8．1归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。

2．8．2属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

2．9统计

声像档案管理标准 篇6

前 言

为了加强我厂声像档案的管理，更好的为企业提供利用，并结合我厂实际特制定本标准。本标准发布的同时声像档案管理标准Q/LSD-204-02.04-90废止。

本标准由刘家峡水电厂标准化委员会提出。

本标准由刘家峡水电厂标准化委员会批准。

本标准由经营管理部归口。

本标准科技信息中心档案组提出并负责起草。

本标准主要起草人：王培珍、隋静云、俞亚芳、蒋文谦、宋燕萍。

本标准于1990年1月1日首次发布，2001年 月第一次修订。

声像档案管理标准范围

本标准规定了我厂声像档案的职责、归档范围及各项管理要求。

本标准适用于本厂的声像档案的管理。管理职责

2.1 声像档案是指在生产、基建、科研、政治、文化等各项活动中形成的具有保存价值的照片（包括正片和底片）、录像带、影片、录音带等专门载体材料。

2.2 本厂档案管理部门负责收集、整理、编目、保管、统计及提供利用等管理工作，并对各形成声像材料单位进行档案业务指导，监督、检查。归档范围

3.1 本厂党、政、工、团、妇等召开的重大会议形成的声像材料。

3.2 各类大型专业会议形成的声像材料。

3.3 党和国家领导人、国家电力公司、西北电力集团公司、省电力公司领导及所在地方党政机关领导来厂检查、视察工作或从事其它活动所形成的声像材料。

3.4 外宾来厂参观、访问、考察本厂形成的声像材料。

3.5 本厂技术创新、新技术运用等重要科研成果形成的声像材料。

3.6 本厂发生重大人身、设备事故、重大自然灾害现场形成的声像材料。

3.7 本厂重点基本建设、工程开工、竣工剪彩仪式等形成的声像材料。

3.8 本厂举行的重大纪念、庆祝及大型文艺、体育活动形成的声像材料。

3.9 本厂荣获国家电力公司、西北电力集团公司、省电力公司及省级以上荣誉称号的奖状、锦旗、奖章、奖牌、证书等声像材料。

3.10 本厂荣获地、县级各种荣誉称号及本单位表彰奖励所属单位或个人所形成的声像材料。

3.11 本厂的总体概述、风光介绍等形成的声像材料。

3.12 本厂具有特殊意义和长远利用价值的声像材料。声像档案归档时间

4.1 照片冲洗加工后，由摄影者从中挑选图象清晰具有代表性照片进行整理。

4.2 按顺序逐张编写说明，连同底片、照片一同在两个月之内向档案部门归档。

4.3 录音带在完成录音的三个月内由录音者编写说明，并写明带型、播放时间（分）、录制日期、录制人后归档。

4.4 录像材料在归档前必须由录像专职人员说明该片的题名、背景、时间、摄像者等,生产现场（含设备事故）需拍摄录像的有关单位要配合负责该片文字说明，录像材料一旦成片后应立即送档案部门归档。声像档案的整理

5.1 照片档案按《甘肃省电力公司声像档案管理办法》整理，附有的文字说明必须包括事由、时间、地点、摄影者，录音、录像材料参照照片管理办法整理规范。声像档案的收集

6.1 收集声像档案时必须当场验收，合格后办理交接手续，各持移交清单一份。声像档案的借阅

7.1 由于工作需要需借阅档案时，应办理借阅登记手续，写清楚利用的目的、借阅起至时间、登记档案的编号，借阅人签名。

7.2 借用的档案要妥善保管，不得损坏、丢失、沾污、转借。

7.3 确因工作关系需要复制时，需经档案主管部门主任批准方可复制。

7.4 在归还借出的档案时，档案人员应严格检查验收档案。

宋代皇家档案和国家档案的划分 篇7

关键词：宋代,皇家档案,国家档案,区别划分

封建经济和政治制度在宋朝已日趋完善,宋代也是我国科技水平的高速发展时期,文化事业也因此而昌盛,同时也是古代档案事业发展的一个重要历史时期,在档案管理上取得了许多显著效果。为了方便对档案进行区别,将中央所有档案分成了记录对内事宜的皇家档案和对外事宜的国家档案。为更详细地划分两种档案,宋朝将其共分为四大类进行管理。

一、宋朝两大档案设置的原因

宋朝建立之后,加强自身政权的巩固和稳定性是统治者一直看重的问题,这便导致日常事务增多,其中公文数量显著增加,其规模已经达到以往历朝各代之最。为了改善公文的管理状况,宋朝当时的相关部门采取了各种措施,虽然略有成果,但依旧是杯水车薪,难以改变宋朝公文繁多的现象。最后宋人对中央所有的档案划分为两大部分,一个是皇家档案一个是国家档案。皇家档案指的是宋朝皇宫的所有事物编撰成的一系列内容,以皇帝言行为中心,形式一般为玉牒、圣训和圣政纪以及御书御制等,皇室成员的重要档案也涵盖其中,保管对象指定为皇族或其后裔以及身份高贵的人。国家档案指的是君主颁布的号令和发布的政策实施等内容,总体上说就是行政档案。两种档案也可以概括为一个记录对外事宜,一个则是对内事宜。这种划分,将君权皇权至上以及古人思想哲学体现了出来,也是当时政治属性的必然结果。两宋时期可称为皇帝绝对独裁时期,重要的一个原因就是皇权的增强。皇帝相对独裁时期最显著的特点就是贵族政治占有突出的地位以及不断宣扬皇权至上的思想。两宋时期是以文立国,公文也随着国家机构中文职人员的增加而不断上升,这种情况使宋朝的统治者不断地在档案中突出其皇族内部的事件,将自身掌管天下的本质意义也显露出来。

二、皇家档案和国家档案区分的四大分类

1.两大档案的保管机构设置。国家档案和皇家档案最明显的区别在于两大档案保管机构设置的不同,从此我国古代档案开始走向两种不同的道路。从宋真宗开始两大档案保管机构的设置已经存在,所有档案在这两大体系之下进行分门别类的管理。文书档案的数量在两宋时期快速上升,此时出现的架阁库成为文书档案保存也是各级政权机关最常用的保管机构。架阁图,起源于宋代“架”为庋物的用器,“阁”同“搁”,具有“载”意。“架阁”储存档案的木架,数格多层,便于查找和管理档案。架阁库是宋代各级机关普遍存在的,皇帝诏令、制书和其他档案的收藏由中书、门下、尚书三省架阁库制敕库房主管。在徽宗崇宁年间,设置吏部架阁库,其他各个部门均开始设置,如户口的收藏和赋役籍由掌管财政的三司架阁库负责。军籍、武官调遣、边防设置和来往国书等重要档案有最高军事机关枢密院架阁库,江南西路是地方机关架阁库。千文阁法也是在北宋仁宗时所创造的,当时朝廷就表彰推广此法使各地机关纷纷效仿。但随着皇帝档案和中央集权的空前强化导致和中央档案保管机构的关系越来越远,形成了独立的皇帝档案库。架阁库和皇帝档案库从原则上来说是两个不同的保管机构,档案的保管也有专人负责。

皇帝档案保管机构的设置:两宋时期档案的存放主要是根据档案的不同性质所定的,保证了档案的安全和完整性。主要分为皇帝档案库、中央各主要部门的架阁库,京畿之外各地的架阁库等,采取的是自上而下的分类。宋代统治者重视收藏和保管档案在两宋王朝统治的300 余年间,曾经修建过一座御用档案库,如专门存放某一皇帝的诏令、诗文、家谱、时政记、起居记录、政事记录等图书资料和重要档案,共有11 座皇帝档案库建立。如太宗御集珍藏在龙图阁内,真宗御集珍藏在天章阁内,仁宗、英宗御集珍藏在宝文阁内,神宗御集珍藏在显谟阁内,哲宗御集珍藏在徽猷阁内,徽宗的御制御集珍藏于敷文阁内,高宗御制御集珍藏于焕章阁内,孝宗御制御集珍藏于华文阁内,光宗御制御集珍藏于宝谟阁内,宁宗御集珍藏于宝章阁内,理宗御集珍藏于显文阁内。在中国历史上是很少见用11 座档案库来珍藏历代皇帝的有关档案。宋朝统治者加强御用档案保管的重大措施就是修建和设立皇帝御用档案库,使自身的江山社稷得到维护。

国家档案保管机构的设置:金耀门文书库也就是宋代中央档案库,位于都城开封金耀门外,在宋真宗景德三年建设完成。主要储存盐铁、度支三司的户口、赋役籍等文案,是财政经济的重要部门。其性质就好比现在的国家档案馆。严格科学的管理制度是金耀门文书库的特征,主要有以下几点:首先,按机构来分类管理统一掌管锁匙。当时的有关规定强调说,文库里面的档案都整齐有序地摆放着,三司史处掌管着文库的钥匙,如果不是相关部门的官员,不能随意进入馆内,否则依法处置。库房里的档案均按职能划分,此保管原则是金耀门文书库明确规定的,任何人不能改变。其次,严惩盗出贩卖者和严格控制借阅制度;防盗工作是金耀门文书库最严加防范的一点,当时规定,对于外借的档案要在十日内归还,并且做详细的记录交予分架阁。如果拿出档案到市面上去贩卖,不管是贩卖者还是购买者都将依法处置,对于档案库的看管要每晚有专人负责。再次,入库手续的齐全要严格控制,集中统一保管并按年月、官司编排收储。

2.两大档案的编撰。皇家档案的编撰:皇帝御集由其本人或继任皇帝进行编撰,宗正寺负责整理编撰皇家宗谱。皇家宗谱和皇帝所编著的档案一起保管。修玉牒官负责皇族玉牒,每十年修补一次不管是宗谱还是其他宗谱图录均要负责修改。

国家档案的编撰:由三省枢密院对国家档案进行编撰,主要以时政记房、起居记录及秘书省的日历会要为重点,之后史官再根据以上内容进行国史的编撰,目前学术界研究的重点就是国家档案的编撰。收集编修档案的各机构内均有专职人员负责,如中书省的催驱房,门下省的杂物房,尚书省的知杂房都进行平时的收集。国家档案的编撰是宋朝历代统治者非常重视的事情,每个部门层层把关才能编撰出符合统治者心思的档案。

3.两大档案的收。皇家档案的收藏:库房管理的基础是档案,两个档案体系的收藏管理宋王朝都给予了明确的规定。维系皇室血缘关系的重要凭证是玉牒,也称中国历代皇族族谱。皇室成员一生档案的编撰、整理和管理都由宋王朝设立的宗正寺专门负责,在11 座皇帝档案库的收藏中也有此规定。对藏于别处的皇室档案的收集宋朝也很重视,一旦发现即刻会有相关官员进行整理编撰。在《续资治通鉴长编》卷四五八中记载着哲宗的御批、诏纸、手谕等档案的收藏管理情况“:元祐六年五月癸未,三省言‘:受圣旨并御批、手诏,并画制房分将承受簿划刷名件,职级常行点检,具无漏落状,于次月二十日以前,门下省送杂务房,中书省送催驱房、尚书省送知杂房类聚,本月内关送时政记房,如有漏落,本房并职级量事大小等第理过’”。从此不难看出皇家对档案的重视,上述一段文字讲的是三省编撰时政的收集工作,交代了档案如何保管和分类,皇家档案和国家档案的分开管理的情况。对前朝御笔的保管在南宋时三省枢密院架阁库就用“朱箱金锁”来区别。可见日常工作中对皇家档案和国家档案划分管理。国家档案的收藏:金耀门文书库的收藏范围主要以天熙元年为界,划定三司架阁库。主要收藏王公大臣的一些事物以及某一年间发生的重大事情,还有御笔等二十四司的文书档案,并且对存于文书库、架阁库中的御笔和档案等进行区别保管。

4.两大档案的保。皇家档案的保管:宋朝朝堂格外重视皇帝档案库中的皇家档案。一般都采用金匮储藏皇帝御集,其中最大的一个典故来自“金匮之盟”,而且还是宋太宗刚继位之时。中央国家档案机构的设置由金耀门文书库和六部架阁库皇帝档案库所组成,皇帝和皇族档案随着皇权的加强已经逐渐越来越受到人们的重视,政治因素影响着皇帝档案库的建立。其次,收藏图书也是在收集御集时皇家档案库所要做的。对档案和图书的管理宋朝统治者有意将其区分开来。国家档案的保管:文书保存在架阁文库中,由相关官员分别负责文书的分布、分库等工作。首先将文件以来源进行划分,依次按照三部(盐铁部、户部和度支部)进行储存,三司使负责管理文库的钥匙。在文书排架时,先分年月,再分字号进行编入。虽然宋朝对档案的保管工作十分重视,但还是避免不了盗窃的情况发生,宋朝的统治者对此十分头疼,也实施了不少管理措施,但效果甚微,毁弃文书和倒卖文书的情况还是时有发生,虽然后来建立了金耀门文书库,但管理制度依然不能和皇帝档案库相比,使宋朝的档案管理工作陷入了僵局。

档案馆国家标准 篇8

其一，国博对“持有老年证的老年人享受免票”，对“学校组织的中小学生集体参观享受免票”。这两条是国博以人为本、尊老爱幼意识的具体体现。我想，可能因为这两个群体或以养老金度日，或基本没有收入，需要社会多方面的关怀。而更主要的则是，他们都是博物馆的主要受众。对正处于长身体、长知识阶段的中小学生来说，博物馆自然是其最直接、最生动的课堂。而最有时间和最有兴趣来博物馆休闲的又非老年人莫属。档案馆是保存记忆的殿堂，又是爱国主义教育基地，理应学习博物馆的做法，对这两类人给予特殊的关照。但时至今日，还未看到有哪一家档案馆推出相应的措施，让怀旧的老年人能更惬意地沉浸在历史的记忆中。而令人可恼的却是，一些档案馆明知老年人已经退休，却在他们要求查阅开放档案时，索要他们根本无法搞到的单位证明。这种强人所难的做法，实质上是有意无意地剥夺了老年人应该享受的查阅开放档案的权利。

其二，国博对“全国文博系统职工本人来我馆参观凭有效证件享受免票”，这一条是国博强烈的行业同仁意识，以及主动与全国文博系统各单位交流合作愿望的强烈体现。国博作为国家级的博物馆，不但不以老大自居，还能有这样的非凡气度，实为难能可贵。它启示档案人也要树立天下兰台皆同仁的意识，档案馆间要竭诚合作，而不要互相戒备；是善于交往，而不要老死不相往来。可惜的是，一些档案馆至今仍是“六亲不认”。去年，笔者借出差之机，曾到某市档案馆查阅开放档案，不但出示了档案部门的介绍信，还提前让其顶头上司——省档案馆打了招呼。结果呢？一是一，二是二，调档费、阅档费，分文不少地照交不误。对比国博面对全国文博系统职工所表现出的大度，想想个别档案馆的作为，直让笔者不寒而栗。

其三是，国博对“各旅行社导游凭本人导游证享受免票”，“媒体记者凭有效记者证或有效新闻单位证明、介绍信享受免票”。这一条是国博开放意识、公关意识的重要体现。一名导游享受免票，就可以招来四面八方无数的游客；一位记者享受免票，就可以通过媒体的宣传，让天下人都知道博物馆。这就是国博人的聪明之处，难道不值得档案人学习吗？如今，一些档案馆门可罗雀，原因固然很多，但有一点不容忽视，这就是不少档案馆和档案人，或思想封闭，或不善公关，或小家子气，或善算小账不算大账。

我常想，国博此举一年当少收入多少钱。可国博懂得，博物馆是具有社会公益性质的文化事业机构，惟有让人民满意，也就是让纳税人满意，博物馆才能发展。来博物馆的人越多，博物馆事业越兴旺，国家给博物馆的拨款也越多。档案馆也是具有社会公益性质的文化事业机构，可有些档案人老是算计来馆查阅档案的人，整天盯着那有数的几个小钱。结果呢？想光顾档案馆的人也被吓走了。一个冷冷清清的地方，等待它的只能是机构的精简，定员的压缩，不会是领导心甘情愿的投资。昔日的历史已经证明了这一点，未来还将继续证明这一点。