保险公司档案管理办法

保险公司档案管理办法（通用8篇）

保险公司档案管理办法 篇1

为了提高我公司档案管理水平，加强档案工作，充分发挥档案的作用，使档案工作达到规范化、制度化、标准化的水平，根据《档案法》、《档案法实施办法》的规定，我公司特制定档案管理规定如下：

一、管理原则：

本公司档案采用文件材料形成部门立卷的原则，“统一领导、分级管理”。实行各部门自行立卷，留存备份后移交人事行政部管理，同时履行移交手续。

为确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，各部门定期向档案室转交存档文件。公司的立卷归档工作由人事行政部负责，并对本公司各部门的档案工作进行监督和指导；各部门设立兼职档案员负责本部门文件材料的立卷、归档工作。

二、归档范围：

各部门凡是反映本公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料均应立卷归档。

三、归档要求：

1、归档的文件材料必须完整。

（1）文字清晰，用碳素墨水或签字笔书写。（2）不同内容要分卷立案。（3）归档文件材料必须为原件。

2、归档文件材料必须明确地反映公司在各项活动中形成的真实内容和具体过程。

四、归档时间：

各部门于次年二月前将上一办理完毕的文件材料由兼职档案员按立卷要求整理归档，经本部门负责人审查后，交人事行政部审核，对不符合质量要求的案卷退还立卷部门重新加工整理。

五、档案管理：

1、立卷完毕后，兼职档案员应按照不同的保管期限，内容分别填写一式两份案卷目录，其中一份交行政人事部档案室留存，另一份由立卷部门自己留存。人事行政部档案室对所接收的案卷应进行审核把关

2、各部门要重视公司的档案工作，专人（兼职）负责本部门的档案收集、整理。兼职档案员如进行调整，需及时通知人事行政部，并作好本部门档案的交接记录。

七、各部门收集范围：

（一）人事行政部：

1、行政管理档案

（1）各种会议的会议记录、纪要；各部门收发文登记本。（2）公司工作计划、总结；公司半年工作计划、总结；公司各部门工作计划、总结。（3）公司大事记及组织机构变革。

（4）公司制定的规章制度、部门职责、岗位职责。（5）本公司的请示及上级机关的批复。

（6）反映公司经营活动的各种合同、协议及文件。

（7）出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料。（8）公司开业、歇业、撤并材料。

（9）上级机关反映本公司活动的信息、简报。（10）处理来信来访材料。

（11）各种计划统计报表和计划管理中形成的文件材料。（12）公司内部行文、公司对外发文或需要加盖公章的文件材料。

2、人事管理档案：由人事部负责立卷保管，留存备份。包括员工二级档案、人员调配、人员工资、人员培训、公务会议等工作中形成的各种文件材料。（1）员工奖惩材料。（2）计划生育有关文件。

（3）公司人事任免、变动通知及决定。（4）职工岗位、薪资异动资料。

（5）人员基本情况统计；员工花名册；工资表；年终统计报表。（6）因私出国人事关系保留协议书及相关材料。（7）先进集体、个人的申报材料。

（二）销售部：包括企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

（三）技术部：由研发部负责立卷保管，留存备份。包括质量管理、技术引进、技术研发、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、专利申请审批等档案管理中形成的各种文件材料。

（四）财务部：公司有关财务方面的请求及批复；财务计划、总结；各财务分析报告；清产核资材料；会计报表；会计账簿；会计凭证等。

（五）商务部：公司客户资料，供应商资质资料、销售合同、公司宣传资料、样卡；设备、物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

（六）其他方面：都由人事行政部负责立卷保管，留存备份。

七、档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、原则上档案只在档案室进行查阅，不得借出档案室，但各部门常用文件可向档案室提出长借，但须借阅人及其部门经理在借阅单上签字，如有丢失，部门经理受连带责任。

7、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

8、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

9、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

10、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

11、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

九、档案资料借阅制度：

公司为了逐步完善档案资料的归档入案工作，充分发挥档案资料的作用，更好地方便各部的工作，特制定档案资料借阅制度如下：(一)、借阅

1、各部门凡需短时间(3—5天)借出的档案资料，借阅人事先打电话与档案室联系，提供档案资料名称，档案室予以准备。

2、所借档案资料，借阅人要妥善保管，不得涂改、乱画、弄脏、丢失。

3、所借档案资料，借阅人无权复印、更改，如需复印长期使用，由档案室统一办理。

4、所借档案资料，要及时归还，不得转用。(二)、查阅

1、所需查阅档案资料由档案室人员查找提供，不得自取。

2、查阅后的档案资料折正，放好，由档案室人员查正后放回原处，以备再用。

3、档案室保持肃静，不得大声喧哗。

十、本办法经总经理办公会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。

保险公司档案管理办法 篇2

1 加强保险档案管理的重要性

随着保险业务的逐步发展壮大, 保险档案管理越来越体现其价值所在, 对维护社会稳定、构建和谐社会也发挥重要作用。如果保险业务档案缺失, 必然给参保人员及参保单位造成不便, 甚至影响到企业退休人的正常退休, 情况严重的会导致群体上访, 不利于社会稳定。

保险业务档案也是国家档案系统资源的重要组成部分, 国家的有关保险政策修订、制定等也要参考保险业务档案中的基础数据, 做详细的调查研究后, 逐步出台合理的政策, 最大限度的保障参保单位及参保个人的利益。保险职工的工作调转、患病报销医药费、缴纳保险费、个人账户资料维护等业务都需要完整、真实、准确的保险业务档案。保险业务档案管理的好坏, 直接影响到参保人的切身利益。

2 保险业务档案管理现状

保险业务档案管理人员积极主动性意识差, 个别领导重视业务工作, 忽视保险业务档案管理工作。保险业务档案管理的场所小, 不能完全满足办理保险业务需要。社保经办人员科班出身的少, 学历比较低, 他们对社会保险业务档案管理知识和有关国家政策、方针、文件知之甚少。该归档的保险业务档案没有及时归档, 业务档案随意保存、丢失的情况比较严重, 不能认真执行保险业务档案管理、使用的具体操作规范, 社会保险业务档案保管制度执行彻底, 容易发生档案丢失、或者泄密现象, 给国家或者个人造成不必要的损失。部分保险业务管理人员也存在概念不清, 认识水平不高的问题, 积极参与管理的主管能动性差。个别档案管理人员是兼职人员, 他不能把工作重心完全放在保险业务档案日常管理上, 另外人的精力是有限的, 这样的管理只能是泛泛的做些表面工作, 将管理的纸质材料放入档案盒, 电子文档直接拷贝入电脑, 不能做详细的分类归档。

保险业务档案没有按照具体的业务需要进行分类汇总, 存档建立的目录非常简单, 内容不具体, 日常管理起来非常混乱, 查询、更新非常困难, 容易造成事倍功半的现象。主管领导和上级监管部门对档案的日常管理检查、督导力度不够, 造成具体的工作人员在工作中得过且过, 他们对保险业务档案的管理不积极主动想办法提高工作效率, 对档案的日常管理有很大的害处。

随着人们的生活水平提高, 大家对保险的需求也越来越多, 服务标准也更加精细化, 服务水平也更高, 参与保险业务的服务部门也变得多了, 业务区分也更加具体了, 在任何一个单独的部门不能查询到一个完整的保险业务档案, 办理业务效率低下。互相推诿、扯皮的现象时有发生, 各部门之间不能互相补台, 损害国家利益、参保单位和参保的人的利益, 人为的造成社会不稳定。

我国参加世贸组织后, 与国际之间的交流也更加广泛, 群众保险意识逐渐增强, 保险业务是越来越多。为了更好的与世界接轨, 实现网络管理保险业务档案, 保险业务也逐步实施了档案日常管理信息化, 但由于软、硬件的管理人才少, 跟不上社会保险制度改革的快节奏, 进而未能发挥出应有的效能。

3 加强保险业务档案管理的建议

人力资源社会保障部和国家档案局制定保险业务档案管理具体要求, 对档案的日常管理的规章制度、经办人员的操作章程、业务管理的具体执行部门做详尽的规定。上级管理部门加强保险业务档案的日常管理, 将保险档案工作纳入规范化管理、形成制度, 并把此项作为考核该部门领导的一项指标。利用电视、网络等宣传媒介, 提高加强保险业务档案工作力度, 广泛宣传加强社会保险档案管理工作强保险档案工作的重要性。各级社会保险的经办机构加强了部门领导, 组织专门人员负责保险业务档案管理, 提供必要的工作场所, 满足办理保险业务需要, 确保保险业务档案的安全、可靠。提供适应档案日常管理要求的设施、设备, 最大限度的改善工作人员工作条件, 增加对保险业务档案管理工作的投入。提高保险业务档案管理部门管理资金预算, 提高待遇, 吸引高水平、知识面广的人才加入工作团队, 解决社会保险档案工作中高级管理人员少, 能力和水平低的问题, 为社会保险档案工作的日益壮大创造良好氛围、提供有利条件。

通过走出去、请进来的办法, 加强现有档案管理人员的教育培训。尽可能的创造机会, 提供便利条件, 鼓励档案管理人员参加继续教育培训, 提高他们的业务素质和工作能力。组织管理人员学习兄弟单位的先进的管理经验, 有针对性的开展岗位练兵, 培养一批高水平、业务能力突出的复合型人才。工会组织保险业务档案管理人员参加争优创先的评比活动, 树立先进的典型, 提高职工热爱保险业务档案管理工作岗位、钻研业务的积极性, 提高自身素质和共走能力, 适应社会的不断发展, 满足社保档案管理工作的需要。通过典型示范引领, 加强档案管理人员的思想教育工作打造阶梯形管理人才队伍, 保证档案管理工作有稳定的工作团队, 造就业务水平高、管理能力强、有亲和力的保险业务档案管理队伍。

请专家和知名学者作报告, 组织档案工作管理人员学习专业的档案知识, 提高职工科学管理档案积极性, 强化职工按照法律、法规管理档案的操作规范, 增强他们做好档案管理工作的自觉性、主动性。工作中按照档案管理工作要求, 统筹安排, 认真做好档案的分类、整理、编制目录工作。主要领导亲自过问, 分管领导具体负责, 各科室配合协作, 组织全体档案管理工作人员做好档案工作。

工作中形成的文字材料、业务报表等及时归档, 按照集中统一管理的工作要求登记造册。加强保险业务部门的沟通、交流、合作, 避免各个职能部门间重复劳动, 实现保险档案的统一集中管理, 做到资源共享, 提高业务部门办事效率。

档案管理部门购买实用性强的办公设备, 安排专门人员录入保险业务档案数据, 建立保险业务档案数据库, 实现保险业务档案信息资源的科学整合和有效利用。根据具体的工作需要着力进行档案管理的软件开发工作, 做到档案的自动日常管理、信息的自动检索、档案资料的统计, 以便对保险业务档案的信息全面了解掌握。

4 结束语

和谐稳定的社会需要健康向上社会保障体系, 这就需要广大档案管理人员付出辛苦, 加强保险业务档案的管理, 有救地遏制了社会保险基金的流失, 提高保险工作效率。加强保险业务档案管理也为领导工作方针制定、工作考查、企业改制等方面决策起到指导作用, 推进了社会保险事业的健康稳定发展。

参考文献

[1]张瑞辉, 郑淑清.加强社保档案管理推进社保事业发展[J].兰台世界, 2005, (5) .

[2]徐莹.社保档案管理制度的建立与完善[J].兰台世界, 2007, (5) .

[3]周跃忠.开展社保档案工作的几点想法[J].浙江档案, 2007, (9) .

[4]沈美娥.因地制宜开展社保档案管理工作[J].浙江档案, 2007, (10) .

[5]马利华, 孙斌.加强社保档案管理推进社会保险事业健康发展[J].浙江档案, 2007, (10) .

保险公司档案管理办法 篇3

关键词：县级 供电公司 档案管理

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1674-098X（2013）04（c）-0195-01

1 我国县级供电公司档案管理现状

随着电网管理一体化进程不断推进，如何提高自身基础管理水平，成为了各个县级供电公司亟待解决的问题。档案管理工作作为企业基础管理的重要组成部分，更加引起了县级供电公司的重视。然而，只有首先找出问题所在，才能有的放矢，最终做好县级供电公司的档案管理工作，发挥其积极作用。

总的来说，我国县级供电公司档案管理工作主要存在以下几方面的问题：第一，公司职工以及领导档案意识差。档案的经济效益具有间接性、隐蔽性、潜在性，其经济效益往往在若干年后方会显示出来。因此，许多县级供电企业领导不能正确认识到档案管理的重要性，这直接影响到了档案机构的设置、档案管理人员的编制、档案库房的建立以及档案管理制度的建立与执行，使得档案管理工作无法很好的开展，档案的价值难以发挥；第二，档案管理制度不健全。许多县级供电公司并没有制定统一的、健全的档案管理制度，使得档案管理工作“无章可依，无法可循”。有的供电公司虽然建立了相关的管理制度，但却不能很好的贯彻实施，使得这些制度形同虚设，最终使得档案管理工作处于被动状态，不能很好的发挥其应有的积极作用。第三，档案管理人员的职业素养有待提高。许多供电公司的档案管理工作都是由本公司的退休职工担任，或者是由其他本门的工作人员兼职，这些非专业化的工作人员工作经验不足，管理能力有限，职业素养有待提高，使得档案管理工作欠缺专业化[1]。第四，档案管理工作信息化程度低。在计算机网络技术高度发达的今天，许多县级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。

2 做好县级供电公司档案管理工作的有效途径

鉴于我国县级供电公司档案管理工作存在诸多问题，供电企业必须采取有效措施，有的放矢，端正管理态度，改进工作方式，做好档案管理工作，更好的发挥其应有的作用。

2.1 从思想层面入手，增强档案意识

思想决定行动，只有从思想上真正意识到档案管理工作的重要性，才能做好档案管理工作。然而，许多县级供电公司的职工、领导干部都没有正确认识到档案管理工作的重要性，档案管理工作通常是由一些退休人员任职，亦或者是某些职工兼职对档案进行管理，以致档案管理工作问题不断，且屡禁不止。因此，县级供电公司应加强对《档案法》的学习，增强档案管理意识。尤其是供电公司领导人员，必须改变旧有的观点，重视公司档案管理工作，增强档案管理意识，将档案管理工作纳入公司重要议事日程，作为公司发展的重要内容来抓。此外，供电公司领导成员还应加大档案工作重要性的宣传力度，将之与公司其他重要业务同步规划、同步实施、同步发展。总之，最终应在公司形成一种氛围，在这种氛围的影响带动下，每个职工的档案管理意识都得以增强，这对做好县级供电公司档案管理工作起着至关重要的作用。

2.2 从制度层面入手，建立健全档案管理机制

档案管理制度不健全、不统一、不规范是我国县级供电公司档案管理工作中普遍存在的问题，因此，做好档案管理工作必须从制度层面入手，建立健全档案管理机制，使得档案管理工作“有法可依，有章可循”。供电公司在制定档案管理相关制度的过程中，应结合公司的实际情况，引进先进的管理制度，如三级网络档案管理方法，三纳入、四参加、四同步等先进的管理方式，同时还要借鉴其他公司的先进管理经验，为我所用，做好本公司的档案管理工作。为保证档案管理制度的贯彻执行，供电公司还应制定相关的奖罚机制，将责任落实到个人，做到分工明确、责任明确、奖罚分明，在确保档案管理制度得以贯彻实施的基础上做好本公司的档案管理工作，发挥档案管理应有的积极作用，促进企业的发展。

2.3 从档案管理人员入手，提高其职业素养，实现档案管理的专业化

档案管理人员职业素养的高低直接决定了档案管理工作的好坏，通过对我国县级供电公司进行考察发现，大部分的县级供电公司没有专门的档案管理部门，也没有专门的档案管理人员，档案管理工作要么是由一些退休的公司职工任职，要么是由公司其他部门职工兼职，使得档案管理工作非常不专业化。因此，我国县级供电公司领导部门增强档案管理意识，成立专门的档案管理部门，建设专业化的档案管理队伍，并对档案管理人员进行专业化培训，提高档案管理工作人员的职业素养，实现供电公司档案管理工作的专业化。同时，县电业局应对县级供电公司档案管理工作进行跟踪检查监督，及时发现其档案管理工作中存在的问题，并给予必要的指导意见，以促进县级供电公司档案管理工作步入正轨[2]。

2.4 从技术层面入手，实现档案管理的信息化

在计算机网络技术高速发展的今天，许多企业的各项工作都实现了信息化，然而，我国仍有很多縣级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。鉴于此，县级供电公司应加大对本公司档案管理工作的资金投入，引进先进的计算机设备，实现档案管理的信息化。在新员工入职之初，以其原有档案为基础，为每一个员工建立一个电子档案，形成包含公司全体职工档案信息的电子数据库。随着时间的推移，不断对职工电子档案中的各项信息进行更新、完善，如此一来，可以大大提高职工档案的利用率，加大职工档案流转的便捷性。同时，电子档案的存在也会大大降低纸质档案易丢失的风险，提高了档案的安全指数，避免了因档案丢失引起的各种不必要的麻烦，使得档案管理工作更加便捷化、规范化，充分发挥了档案管理的积极作用。

3 结语

总之，只有做好县级供电公司档案管理工作，才能从整体上推进电网管理工作一体化的进程。因此，县级供电公司应及时总结自身在档案管理工作中存在的问题，总结经验教训，并有针对性的采取有效措施，改进管理方式，做好本公司的档案管理工作，发挥其应有的积极作用。

参考文献

[1]赵玲，乔聚玲.强化档案目标考核 促进全面发展[J].山东水利，2002（7）.

公司档案管理办法 篇4

为进一步做好***高速公路公司的档案管理工作，更好的为***高速公路项目建设和管理服务，并确保本项目形成的文件材料收集完整、有效，管理科学、规范，根据《中华人民共和国档案法》，以及结合《国家行政机关公文处理办法》和***高速公路公司实际情况，并借鉴其它项目经验，关于黄***公司的档案管理提出以下建议：

一、设立专门的档案管理部门并配备专（兼）职档案管理人员

公司设立专门的档案办公室和保管库房，配备专、兼职档案管理人员，并保持人员的相对稳定.档案办、档案库房与文书部门一起，纳入到综合部统一管理.即综合部作为公司文件收发的唯一窗口，全面负责公司所有文件的签收、发送、登记、归档及其它文书工作，并确保文件的收集完整，及时归档.二、各专、兼职档案管理人员工作职责

建议公司综合部配备一名专职档案管理人员，各部门或科室配备一名兼职档案管理人员.其中综合部兼职档案管理人员由办公室专职文书人员担任.（一）各部门兼职档案人员工作职责

1、贯彻执行有关档案工作的法律法规，规章制度.2、及时收集本部门形成的各类型档案.根据档案内容及其特点及时按规定收集档案.3、负责本部门文书文件收文的签发、登记、分发、归档和发文的校对、盖印、登记、发送、归档等工作.对收文中属于本部门承办的并要求办理复文的;以及发文中“请批性”文件并要求上级部门或单位办理复文的，或下发给下级单位且要求办理反馈报告的，档案人员应配合相关人员跟踪催办，并及时将复文或反馈报告对应归档.4、将本部门形成的资料分为“归档”和“不归档”两类档案分开保管.①“归档“资料指本部门形成档案的正本原件且需移交公司档案室统一归档的资料，如：工程部收集的设计、招投标、工程技术管理文件，及由工程部签发的工程技术联系单，转发设计院的技术联系单和其它由工程部自己职能范围内形成的文件等;合同部收集的协议、合同，以及由本部门职能范围内形成的其它文件等。另外，施工、监理单位上报审批的计量、变更、工程数量表，因考虑此部分资料有再利用价值，除正本原件返还给施工单位归档外，合同部也因收集完整的一套并定期移交公司档案室归档。

②“不归档”资料指本部门平时需调阅利用备份的文件副本或复印件，以及由综合部分发传阅且综合部档案室已归档的文件等.另外由施工、监理单位上报的且正本已经返还施工、监理单位归档的资料，也属不归档范围，如：施工、监理单位上报的施工组织设计、监理实施细则、施工月报、开工报告及工程监理报告等，相关部门只作为平时查阅利用，不纳入到移交公司档案室归档范围。

5、及时做好本部门档案的移交、登记、借阅、归还等记录工作，杜绝出现“帐外”档案.妥善、安全保管好本部门形成的档案，防止档案丢失、损坏.6、将本部门形成的属于归档范围的档案在每季度定期进行整理、立卷，移交一份正本原件给公司档案室统一保管（招投标文件和征迁资料需移交正本和副本各一份），并办好移交手续.移交归档的档案中本部门以后还需查阅利用的，应及时做好备份复印工作.7、监督、指导本部门各下属单位档案的形成、积累和归档.配合公司档案室做好本项目档案管理工作.（二）公司专职档案管理人员工作职责

1、制订和实施本公司有关档案管理工作的各项规章制度，贯彻执行有关档案工作的法律法规.2、根据《浙江省公路工程竣工文件编制办法》的分工要求，明确公司、指挥部各职能部门形成档案的收集和移交归档范围.及时接收公司各职能部门形成的文件资料，并做好收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作.3、负责公司文书文件收文的签发、登记、分发、归档和发文的校对、盖印、登记、发送、归档等工作.对收文中无多份原件的文件，在报相关领导审核、拟办、批办完成后，即将原件归入档案室保管，用复印件分发各相关部门和领导传阅，并配合相关承办部门工作人员跟踪催办，将承办结果注办在档案室保存的原件上;如需要办理复文的，及时将复文对应归档.对本公司的发文，在签发、校对、盖印完成后，即及时登记并将一份原件归入档案室保管.其中发文中报上级部门的“请批性”文件且要求上级部门办理批文的，或下发给下级单位且要求办理反馈回复的，公司档案人员还应配合相关人员跟踪催办，并及时将复文或反馈报告对应归档.4、及时做好公司档案库房的档案移交、登记、借阅、归还等记录工作，制作详细的档案台帐，杜绝出现“帐外”档案.5、对各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

6、对本职范围内超出保管期限的档案和需要销毁的档案提出鉴定申请、参加鉴定工作。

7、对接收来的档案进行分类、整理、编目、排列，便于查找。

8、编制必要的档案检索工具和参考资料，为开展档案的利用工作创造条件。

9、积极开展档案利用工作，主动向领导和各处室提供有关档案资料，收集档案利用效果。

10、做好档案库房的管理工作，落实库房六防措施，对库房的温湿度进行记录，并采取有效措施。

11、积极参加档案协作组活动，努力学习档案业务知识；积极参加档案部门举办的业务培训和业务经验交流，不断提高档案业务水平。

三、文件材料的运转流程

（一）通用文书文件材料的运转流程

1、外来单位收文处理

综合部（签收、启封、登记、审核、拟办）——总经理办公室或总工办等（相关领导批办）——综合部（复印、分发）——

┏——相关领导、各职能部门（传阅、承办、催办）┗——档案室（原件归档、注办）

建议送重要领导的传阅单收集归档，与档案室原件对应.2、送外单位的发文处理

综合部（拟稿、核稿）——总经理办、总工办等（领导签发）——综合部（编号、注发、缮印、校对、盖章、装封）——┏相关单位（承办、办理复文等）

┗档案室（归档）

3、公司内部收发文处理

相关职能部门（收发、承办、保管等）——档案室（归档）

（二）科技文件材料的运转程序

保险公司档案管理办法 篇5

为加强工程部档案文件的规范管理，特制订档案文件管理、借阅制度：

一、工程档案分为三类：

1、公司内部文件：上级往来文件、企业资质、公司红头文件、内部通启、通知、文件流转单、工程会议纪要、工程合同类；

2、工程图集、手册、光盘等

3、工程类文件：工作联系单、工程通知单、罚款单、停/开工通知单、材料进场确认单、检验报告、设计变更、工程洽商、工程签证、工程结算、图纸绘审等；

二、档案保密制度

1.档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。2.凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经部门领导批准。

3.凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅登记手续，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

三、档案工作人员岗位职责

1.热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，主动学习、提高档案专业知识。

2.负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。

3.定期向部门领导汇报档案工作情况，档案存在疑问时及时向部门领导请示。4.办理领导交办的其他档案业务工作。

四、档案借阅管理制度

1.非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准并与资料员联系后方可查阅；

2.档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

3.对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。

4、查阅档案（包括资料、文件、光盘）必须在档案查（借）阅登记簿登记后方可查（借）阅，查阅人员必须爱护档案，要保护档案的安全性、完整性，不得擅自对档案进行涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借或损坏，否则，将追究当事人的责任；

5、档案管理人员必须及时跟进所查、借阅文件，避免遗忘造成丢失；文件交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告工程部长；

6、档案文件一般不外借，如必须借阅，借阅时间不超过1天，不得转借他人。密级档案必须得到部门领导同意。

工程文件分为：A级——机密，B级——公开 A级：工程合同、工程协议等文件。

B级：工程一般类文件（设计变更、工程洽商、工作联系单、处罚单、工程图纸等）

7、查阅、复印工程合同必须经过工程部长同意，并在档案查阅登记本上登记；

8、借用的档案，当事人必须在规定时间归还资料员；如确需延期，当事人必须提前告知资料管理人员，并确认归还日期，由资料员做好相关登记、记录；

9、借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件，须经部门领导同意、批准。并由资料管理人员负责打印、复印，并做好登记。

五、档案安全制度

1.严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。

集泓公司人事档案管理办法 篇6

人事档案管理办法 1、0目的

为了提高员工人事档案管理水平，将公司人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用，结合本公司具体情况，特制定本办法。

2.0适用范围

本办法适用于本公司人事档案管理工作。3.0原则 3.1保密原则；

3.2保护人事档案材料完整，防止材料损坏；

3.3及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性； 3.4合理有效的使用档案，使其发挥作用。4.0机构和职责 4.1档案管理机构

4.1.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作。

4.1.2职工解除劳动合同、辞职、自动离职、辞退等原因，其档案滞留在本公司的，统一由本企业管理部管理。

4.2档案管理工作职责

4.2.1人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备。4.2.2企业管理部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。

4.2.3除公司总经理外，任何人无特殊原因，不得随意查调个人档案。4.2.4查阅档案时由企业管理部负责人监督，保证档案不被破坏与丢失。4.2.5不得擅自将人事档案材料带到公共场合。5.0事档案的管理内容 5.1人事档案的分类

员工人事档案分为四大类：入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案。5.2人事档案的内容 5.2.1入职档案

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A).个人简历、面试人员登记表、入职员工登记表、员工信息登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、各类资格证书复印件等入职基本信息。

B).劳动合同、保密协议、应届毕业生协议、实习协议等。5.2.2培训档案

参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。5.2.3绩效管理档案

a)试用员工评核表、试用员工转正审批表。

b)季度/考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。c)工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。d)各类奖励、处罚记录。5.2.4离职档案

离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等，其他补充协议。

6.0档案的整理 6.1档案的整理

整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。6.2档案目录编写

档案材料目录是查阅档案内容索引，要认真进行编写，具体要求如下： 6.2.1题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目。

6.2.2材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间。

6.2.3档案材料页码按图书编页法进行编页凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写

6.2.4档案材料统一使用十六开规格办公用纸不得使用圆珠笔、铅笔纯兰或红色墨水及复写纸书写

7.0档案的收集、保管和销毁 7.1人事档案的收集

对员工进行考察、考核、培训、奖励等所形成的材料等要及时收集，整理归档，保持档案的完整。

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7.2人事档案的归档

7.2.1对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。7.2.2按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。7.2.3在目录上补登材料名称及有关内容。7.2.4将新材料放入档案。7.3人事档案的核查核对

7.3.1检查和核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

7.3.2检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案存放位置是否合理，有无其他存放错误等。

7.3.3检查核对一般要定期进行。若对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失，需进行核对。

7.4人事档案的保管及销毁

7.4.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

7.4.2公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。

7.4.3需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经主管领导批准，方可销毁。

8.0 档案的提供和利用 8.1查阅

8.1.1相关权限人员可以到办公室进行查看，无关人员不得要求档案查阅。办公室要做好查阅的资 格审查及登记工作。

8.1.2查阅手续

8.1.3申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。

8.1.4查阅部门负责人签字；报企业管理部审核。企业管理部对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准，呈总经理审批方可查阅。

8.2借出使用

8.2.1相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的

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方式。

8.2.2借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。8.2.3外借手续

8.2.4借档人员写出借档申请。

8.2.5借档人员部门负责人签字；呈总经审批方可借阅。

8.2.6办公室对其进行审核、批准，然后进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字。8.2.7归还时，及时在外借登记上注销。8.3出具证明材料

8.3.1公司出具证明材料为员工业绩类，岗位履历类及经济类三种。8.3.2有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由管理部门向证明人核实情况后，报总经理审批同意后，方可出具证明材料。

8.3.3出具的证明材料后认真核对审查后，报企业管理部行政办审阅后，呈总经理批准同意后，加盖公章，然后好登记、发出。

9.0附则

保险公司档案管理办法 篇7

1 攀钢集团公司职业卫生档案管理系统产生背景

职业安全卫生是对劳动者人权的保护。1948年联合国全体会议通过的《全球人权宣言》中指出所有人享有公正良好的工作条件的权利。我国是1966年联合国通过的《经济、社会及文化权利国际公约》的成员国, 公约承认人人有权享受公正和良好的工作条件, 特别要保证安全和卫生的工作条件, 承认人人有权享有达到的最高的体质和心理健康的标准。1997年联合国秘书长发表文告指出:各国政府决策者和企业家应将保证安全和卫生的作业环境作为一切投资和生产决策的关键加以考虑, 职业安全和卫生是一项全球、国际和国家议事日程中的优先任务。人类不应是经济的附庸, 恰恰相反, 生产力和经济的发展, 必须造福于全世界所有的人。职业安全与卫生是实现这一目标的主要手段[1]。

1994年, 世界卫生组织 (WHO) 职业卫生合作中心第2次会议在北京举行, 讨论和通过了“人人享有职业卫生保健”的全球战略建议书[2]。2003年, 国际劳工大会通过了一项职业安全卫生全球性战略, 该战略的基本内容是建立及保持国家预防性职业安全卫生丈化。这里安全卫生文化是指劳动者获得安全健康的工作环境的权利, 在各个层次上得到尊重, 将预防做为国家和企业行动的优先原则, 以及将系统管理理论引入到职业安全卫生管理体系中[3]。

为实现“人人享有职业卫生保健”的全球战略, 国际社会各国政府、组织企业积极行动起来。上世纪80年代后期, 在国际上兴起了一种现代安全生产管理模式, 即职业安全卫生管理体系。其产生的主要原因是企业自身发展的需要。随着企业的发展壮大, 企业必须采取更为现代化的管理模式, 包括质量管理、职业安全卫生管理等管理在内的所有生产经营活动科学化、标准化和法律化。职业安全卫生管理体系产生的另一重要原因是国际经济一体化。“世界贸易组织贸易技术壁垒协议 (WTO/TBT) 规定, 国家有限干预的方面涉及国家安全为目的的、保护人类健康与安全、动植物健康与安全、环境保护等。这些必须制定相应的强制性技术法规与标准 (包括法律、法规、规章、公约、准则、管理规定和技术标准等) 。国际社会非常关注这些强制性技术法规与标准、企业的社会责任和劳工标准等问题。在许多国际会议上, 发达国家都提出了国际贸易自由化中的国际劳工标准和贸易壁垒问题, 强调发展中国家因劳动条件改善方面投入的不够使其生产成本降低所造成的“不公平”是不能接受的, 各国安全卫生状况的差异使发达国家在成本价格和贸易竞争中处于不利地位, 应把人权、环境保护和劳动条件纳入国际贸易范畴。职业安全卫生管理体系因而产生, 并成为被国际社会普遍认可的企业自觉落实职业卫生法律、法规、标准等、实现企业承诺并保护劳动者人权的最有效方法。

职业安全卫生管理体系是一套标准体系, 它表达了一种对企业职业安全卫生进行管理的思想和规范, 并给出了按照这种思想进行管理的一套做法和程序, 提供经过策划并予以文件化的办理方法, 使组织不断提高职业安全卫生绩效。它可以增强人们的职业安全意识和知识, 为劳动者提供更为安全卫生的工作环境, 降低发生死亡事故和职业病的风险, 减少企业及劳动者由于疾病和伤害造成的损失[4]。

为顺应国际化, 中国政府对我国职业安全卫生管理的科学化、标准化、法制化给予高度重视。2002年1月1日GB/T28001-2002《职业健康安全管理体系规范》正式实施, 2002年5月1日《中华人民共和国职业病防治法》 (下称《职业病防治法》正式实施, 之后, 相配套的法规标准等陆续出台, 形成了我国较为完善的职业卫生法律体系。

攀钢集团公司是我国大型国有企业, 为了实现企业现代化管理和参与国际经济贸易, 按照《职业健康安全管理体系规范》GB/T 28001-2002, 于2002年率先在其上市公司建立了新钢钒公司职业健康安全管理体系, 以提高企业职业安全卫生科学化、标准化管理水平。

过去几10年里, 攀钢集团公司在职业病防治方面做了大量的工作, 但随着《中华人民共和国职业病防治法》及相配套的法规标准等陆续颁布、实施, 攀钢原来所做的职业病防治工作当中存在着的不全面和不符合要求的问题便突出体现出来, 如已做的许多工作尚未形成有效的记录纳入档案管理;企业不能及时、准确地按照国家相关法律、法规等要求, 追踪国内职业病防治工作新动向, 提高、完善自身职业病防治工作等。为了能按照国家相关法律等要求持续改进攀钢职业卫生工作, 使攀钢职业安全卫生管理体系有效的运行, 根据《职业病防治法》第十九条规定, 用人单位需“建立、健全职业卫生档案和劳动者健康监护档案”, 我们从建立职业卫生档案入手, 规范和完善企业职业病防治工作, 开始了“攀钢 (集团) 公司职业卫生档案管理系统”研究课题。

2 攀钢集团公司职业卫生档案管理系统建立

2.1

依据《中华人民共和国职业病防治法》[5]及相关法规、规章、技术规范与标准等和戴明管理理论[6]。

2.2 职业卫生档案内容

以《职业病防治法》为依据, 参照卫生部2005年发布的《职业卫生档案管理办法》 (征求意见稿) 等, 结合攀钢多年职业病防治工作特点及经验, 制定“攀钢集团公司职业卫生档案提纲”。提纲包含了《职业病防治法》对用人单位要求的所有内容, 是完善企业职业病防治工作, 规范企业职业卫生档案的技术文件。档案内容共9方面。

2.2.1 用人单位基本情况

单位简介、组织机构、职工人数、接触职业危害职工人数、职业卫生管理人员、职业卫生工作职责、作业场所、生产下放 (承接) 等。

2.2.2 职业卫生管理措施

适用法律、法规、规范性文件、技术规范、标准, 用人单位职业卫生方针、目标、工作总结、管理制度、管理标准、作业标准、监督检查活动记录等。

2.2.3 职业病危害基本情况

生产工艺流程、原料、辅料使用情况、主要原料、辅料化学成分含量、主要生产设备设施、密闭型放射性同位素、职业病危害因素测定点、劳动者接触职业病危害因素情况等。

2.2.4 职业病危害防护

职业病危害防护设施、个人防护用品配置、应急救援配置及演练记录、现场职业病危害公告、警示标识设置、应急响应与职业病危害事故处理等。

2.2.5 作业场所职业病危害因素监测

职业病危害因素测定项目登记、职业病危害因素检测委托书存根、职业病危害因素测定报告原件或复印件、职业病危害因素测定汇总等。

2.2.6 建设项目职业病防护管理

新建、扩建、改建的建设和技术改造、技术引进项目概况、职业病危害预评价、职业病危害控制效果评价、职业病防护设施审查、职业病防护设施验收等登记。

2.2.7 职业健康监护情况

职业健康检查基本情况、职业健康检查计划、健康检查结果统计、职业健康检查报告原件或复印件、职业禁忌证者处理情况、劳动者健康监护卡、劳动者病伤缺勤统计、劳动者死亡情况统计、职业病患者登记等。

2.2.8 职业卫生培训

培训计划、培训登记、培训总结等。

2.2.9 职业病防治费用

职业病实施、防护用品、健康监护、职业病治疗、教育培训等费用。

2.3 职业卫生档案的建立

2.3.1 试点建档

首先选择2个生产单位进行试点。企业的生产管理主要是生产、设备检修与维护, 因此, 我们选择具有代表性的生产单位为提钒炼钢厂, 检修单位为修建分公司。通过试点单位建档, 了解用人单位建档的需求、难点, 完善“攀钢集团公司职业卫生档案提纲”, 并根据公司组织机构管理特点, 将“攀钢集团公司职业卫生档案提纲”分解为可实际操作的“公司级、厂级、车间级职业卫生档案提纲”;根据提纲编制“公司、厂级、车间级职业卫生档案电子操作版”、“公司、厂级、车间级职业卫生档案电子编辑版”;制定“车间、厂职业卫生建档说明”、“职业卫生档案技术服务工作程序”, 建立切实可行的建档工作程序和建档审核程序, 从技术上、组织上为攀钢集团公司全面建档做准备。

2.3.2 全面建档

在攀钢集团公司内全面开展职业卫生建档工作。

2.3.2. 1 分级建档

车间级、厂矿级到公司级自下而上分级建档。

车间级:确定车间职业病危害因素种类及其分布、防护设施、职业病危害公告、警示标识、劳动者接触职业病危害因素种类、个人防护、劳动者健康监护、病伤缺勤等基础资料。目的是收集基础数据, 做好生产一线对劳动者的职业病防护及其管理。

厂级:厂 (矿) 生产单位统计车间基础数据, 掌握职业危害因素种类及其检测数据、职工接触职业病危害人数、职业健康监护及职业病基础资料、建设项目职业病防治管理、职业病防治费用等情况, 制定单位职业卫生管理措施、健康监护计划、职业病防治工作计划、应急预案等。目的是根据本单位职业病危害特点进行管理, 确定防护重点, 采取有效措施控制、减少、消除职业病危害因素对劳动者的危害, 保护劳动者健康。

公司级:公司统计厂 (矿) 生产单位数据, 掌握公司职业病危害种类、职工接触职业病危害人数、职业健康监护及职业病统计资料等, 制定公司职业卫生管理方针、目标、制度、职业健康监护计划、职业病防治工作计划等。目的是从战略上规划公司职业病防治工作, 组织、协调、监管、考核公司所属的职业卫生服务机构、厂 (矿) 生产单位职业病防治工作, 确保公司职业病防治工作有序进行。

2.3.2. 2 分步建档

用人单位建档步骤按培训、准备、建档、编辑 (电子档案、文字档案) 分步进行。

培训:劳研所对公司、厂矿、车间相关人员进行《职业病防治法》普法教育, 使其了解职业病防治工作中用人单位应该承担的法律责任、工作要求, 从而理解、认识建档工作的必须性, 建档内容的必要性;掌握建档内容、要求、技术要点、工作步骤, 有能力承担本单位职业卫生档案的建立工作。

准备:建档单位按“车间、厂职业卫生建档说明”要求收集职工、职业危害因素监测资料, 并对资料进行规范处理;做好人员、物质等准备。

建档:建档单位在“公司、厂、车间建档电子操作版”上输入档案内容。电子操作版建档内容分为有序建档和独立建档2部分。有序建档部分必须按车间、厂矿、公司顺序由下向上依次进行, 且建档内容也需按一定顺序进行;独立建档部分不受上下级别、内容顺序的限制, 每项内容可独立输入。

编辑:建档单位在“公司、厂、车间建档电子编辑版”上编辑“建档电子操作版”完成的档案内容, 形成符合“公司级、厂级、车间级职业卫生档案提纲”内容顺序的电子版职业卫生档案, 电子版职业卫生档案打印成文字版职业卫生档案, 本单位建档工作完成。

2.3.2. 3 各级责任制

建档需要合理组织、有效监管、严格质量控制。根据攀钢集团公司职业卫生工作组织管理机构特点, 职业卫生建档由公司职能管理部门、职业卫生服务机构、厂矿生产单位三方各行其职、实行各级责任制, 保证建档工作顺利进行。

公司职能管理部门 (安环部) 是这项工作的组织者, 承担组织管理职责。其主要责任有: (1) 下达任务:将用人单位职业卫生档案工作列入公司年度职业病防治工作计划, 下发至各用人单位; (2) 组织协调:组织建档工作培训, 协调建档单位、技术服务单位工作关系, 从组织上保证建档工作顺利进行; (3) 检查督促:对建档工作定时检查, 保证建档工作进度和质量; (4) 考核总结:年底考核各厂矿单位建档工作情况, 总结经验教训, 为下年度建档工作做准备。

职业卫生服务机构 (劳研所) 是这项工作的技术服务方, 承担技术支撑和质量管理责任。其主要责任有: (1) 提供技术资料:公司、厂、车间职业卫生档案提纲, 公司、厂、车间建档说明, 公司、厂、车间建档操作版, 公司、厂、车间建档编辑版; (2) 全程技术服务:对相关工作人员进行建档工作培训, 使他们了解职业卫生档案工作意义、内容、要求, 掌握建档工作技术要点。对建档工作给予具体技术指导, 重点指导厂专职人员, 使他们完全掌握建档工作要求及方法, 能在车间安全员的配合下, 完成本单位建档工作; (3) 严格质量控制:按“职业卫生档案技术服务工作程序”对车间级、厂级、公司建档内容逐级进行审核, 确认合格后, 进入下一步工作, 直至建档工作完成。

各厂矿生产单位是建立职业卫生档案的主体, 负责本单位职业卫生档案建立。厂级管理者对本单位职业病防治工作负管理职责, 应将建档工作列入职业病防治常规工作, 指派专人具体负责;厂专职责任人具体负责本单位职业卫生档案建立及档案资料的更新, 并按公司《档案管理标准》对职业卫生档案进行管理。要求其熟知相关法律、法规等, 掌握建档工作要求及方法, 落实上级管理部门下达的年度建档工作计划, 制定具体实施方案, 接受职业病防治服务机构对建档工作的技术指导, 接受上级管理部门监管、考核;车间安全员负责建立本车间职业卫生档案及档案资料的更新, 了解相关法律、法规等, 掌握车间建档工作要求及方法, 接受职业病防治服务机构对建档工作的技术指导, 接受上级管理部门监管、考核。

电子版、文字版职业卫生档案按攀钢《档案管理标准》 (QB/PG 0056-2005) 进行管理。

2.4 职业卫生档案管理系统

职业卫生档案管理系统是对职业卫生档案进行动态管理的有机整体。该管理系统以公司相关管理部门、职业卫生技术服务机构、用人单位为结构框架, 采用戴明管理运行模式, 将职业卫生档案管理分解为前后相关的P、D、C、A 4个阶段, 即:P (Planing) —计划;D (Do) —实施;C (Cheek) —检查;A (Acting) —总结、改进。一个PDCA为职业卫生档案管理的一个循环周期。

2.4.1 计划

以公司既定的职业卫生工作方针、管理项目为指导, 通过对上年度厂矿生产单位职业卫生档案的审核, 找出各单位职业卫生工作不符合公司既定指标的部分;根据公司职业卫生工作现状, 分析产生这些问题的各种原因, 并针对其主要原因制定改进计划。改进计划以各单位职业卫生工作是否符合国家法律、法规、规章、标准, 是否符合政府监管要求为目标, 完善档案内容, 对用人单位职业卫生工作提出新要求, 制定管理指标、计划。

公司职能部门制定公司工作计划, 厂矿职能部门制定本单位工作计划, 职业卫生服务机构提供技术方案。

2.4.2 实施

各相关单位按工作计划和技术方案要求实施建档或更新档案。

2.4.3 检查

按照计划要求, 检查实施的情况, 了解档案的运行是否达到预期的效果。

公司、厂矿职能部门、劳研所定期、不定期对实施过程进行检查、指导。

2.4.4 总结、改进

根据检查结果进行总结, 通过成功的经验和失败的教训完善建档程序、内容, 提出这一循环未能解决的问题及新的职业卫生工作要求, 将其纳入下一次PDCA循环。

公司安环部、劳研所对档案及档案包含的职业卫生工作内容进行评审, 提出改进意见;公司安环部按计划考核指标对建档单位进行考核;厂矿职能部门对本单位职业卫生工作自查改进。

2.5 档案信息化管理

在职业卫生档案管理系统成功运行基础上, 开发职业卫生档案管理系统软件。该软件设计包含三级建档的所有内容, 能在互联网平台上运作, 使公司、厂矿、车间、劳研所相关信息互通, 实现档案的信息化管理 (见另文:攀钢集团公司职业卫生档案信息化管理) 。

3 攀钢集团公司职业卫生档案管理系统分析。

3.1 职业卫生档案建立

职业卫生档案是用人单位在职业病防治过程中形成的能够准确、完整地反映职业病防治工作全过程的文字、资料、图纸、照片、报表、录音带、录相、影片、计算机数据等文件材料;是职业病防治工作动态的、全面的记录。广义的职业卫生档案应包括职业卫生档案和劳动者健康监护档案2部分。

准确、完整的职业卫生档案需要满足2个条件。第一, 主体准确。职业病防治工作本身要准确、完整。没有准确、完整的职业病防治工作, 职业卫生档案只能反映一个不准确、不全面的职业病防治工作过程, 职业卫生档案就不可能准确、完整。第二, 记录准确。职业卫生档案要准确、完整反映职业病防治工作全过程, 要实事求是地记录职业卫生工作。我们通过制定“攀钢集团公司职业卫生档案提纲”和建立规范有序的建档工作程序满足以上2个条件。

首先, 我们制定“攀钢集团公司职业卫生档案提纲”, 在技术上保证档案内容准确、完整。

“提纲”特点在于: (1) 档案的内容准确、完整。提纲是以《职业病防治法》为依据, 参照卫生部2005年发布的《职业卫生档案管理办法》 (征求意见稿) , 结合攀钢多年职业病防治工作经验而制定的, 用人单位按要求建档, 了解相关法律要求, 发现自身不足, 进一步完善职业病防治工作, 努力实现职业病防治工作准确、完整之目的。 (2) 档案结构合理。档案从用人单位基本情况、职业卫生管理措施、职业病危害基本情况、职业病危害防护、作业场所职业病危害因素监测、建设项目职业病防护管理、职业健康监护情况、职业卫生培训、职业病防治费用9方面规范建档内容, 符合职业卫生工作特点, 逻辑结构合理。

其次, 我们建立切实可行的建档工作程序。建档层次清晰、步骤明确、管理到位, 使公司建档工作规范、有序, 保证档案能准确、完整地反映职业病防治工作全过程。

该工作程序特点: (1) 分级建档。从车间、厂矿到公司自下而上三级建档, 三级建档既有共性、有联系, 又有其各自的特点, 档案层次清晰, 保证信息资料的准确, 又突出各级职业卫生工作重点。车间负责职业危害因素种类及其分布的确定, 防护设施、措施运行、执行情况, 职业病危害因素对劳动者的影响范围, 劳动者健康监护、病伤缺勤等基础资料, 目的是做好生产一线对劳动者的职业病防护及其管理, 收集基础数据;厂 (矿) 生产单位统计车间基础数据, 掌握本单位职业病危害监测数据, 确定防护重点, 制定健康监护计划及职业病防治工作计划, 采取措施控制或消除职业病危害因素;公司对厂 (矿) 生产单位数据统计, 从战略上制定公司职业病防治规划, 组织、协调、监管、考核劳研所、生产单位职业病防治工作的开展、落实情况, 从组织管理上确保职业病防治工作进行。 (2) 步骤明确。工作按培训、前期准备、建档、档案编辑分步完成;在建档中, 根据档案内容的特点, 将其分为有序建档和独立建档2部分;使建档工作有序进行。 (3) 责任明确、组织到位。公司安环部是这项工作的组织者, 承担组织管理职责;攀钢劳研所为建档单位提供全程技术服务, 负责培训、技术资料提供、技术指导、质量控制;各厂矿生产单位是建立职业卫生档案的主体, 负责本单位职业卫生档案建立。厂级管理者、厂专职责任人到车间安全员责任明确, 工作环环相扣;保证建档工作顺利进行。

3.2 引进科学的管理模式, 保证档案及时更新, 持续改进

建立职业卫生档案管理系统是职业卫生档案持续有效和不断优化的需要。职业卫生档案工作包括首次建档及档案运行管理。首次建立的职业卫生档案仅是该建档年度用人单位职业卫生工作的记录。随着时间的推移, 用人单位的劳动组织、生产工艺及职工接触职业危害因素等情况会发生变化;同时, 国家职业病防治法律、法规的变化, 政府监管力度的加大等都决定了人单位的职业卫生工作必将是一个动态的过程, 需要不断改进完善。为了保证职业卫生档案工作有效、持久的进行, 通过档案的运行持续改进企业职业卫生工作, 使企业的职业卫生工作能够及时跟踪国家相关法律法规等变化要求, 符合社会发展需要, 建立科学的职业卫生档案管理系统是非常必要的。

建立职业卫生档案管理系统是公司职业安全健康管理体系持续有效和不断优化的需要。攀钢集团公司具有完善职业安全健康管理体系框架, 其上市公司———新钢钒公司2002年按照《职业健康安全管理体系规范要求》编制了《职业安全健康管理手册》 (QG/GFOSH-2002) 。公司有明确的职业安全健康方针、组织管理机构, 从公司决策层、公司安环部、厂、车间、班组到个人职业健康安全责任、职能分配、管理程序明确, 企业拥有自己的职业卫生服务机构———攀钢劳研所, 使攀钢职业卫生工作从组织、管理、技术上得到保障。我们建立的职业卫生档案管理系统就是在攀钢集团公司职业健康安全管理体系下, 贯彻、执行公司职业健康安全管理体系方针, 通过建立职业卫生档案完善企业职业卫生工作;该系统是保证职业安全健康目标及指标实施、实现的管理方案, 对保障攀钢集团公司职业健康安全管理体系持续有效和不断优化起着重要的作用。

职业卫生档案管理系统是以相关职能管理部门、职业卫生技术服务机构、用人单位构成一定的组织框架, 以记录职业卫生工作为工作内容, 通过戴明PDCA管理模式进行运作的一个有机整体。

该管理系统按照戴明PDCA管理模式运行。该管理模式的特点: (1) 科学性。PDCA循环符合管理过程的运转规律, 是在准确可靠的数据资料基础上, 采用数理统计方法, 通过分析和处理工作中的问题而运转的。职业卫生档案各类数据、资料由车间、厂矿到公司由下向上统计, 保证数据、资料的准确可靠。 (2) 系统性。在PDCA循环过程中, P—策划包括分析现状找出问题, 分析影响职业卫生工作的因素, 找出主要因素, 拟定措施计划;D—按计划实施;C—检查效果, 发现问题;A—总结经验, 纳入标准, 遗留问题转入下次循环。在职业卫生档案管理系统中, 整个公司的管理构成一个大循环, 各部门都有自己的控制循环直至落实到生产班组及个人。上一级循环是下一级循环的依据, 下一级循环是上一级循环的组成和保证, 使管理系统呈现大环套小环、小环保大环、一环扣一环, 共同朝着管理的目标方向转动, 形成相互促进, 共同提高的良性循环。 (3) 持续改进性。PDCA循环每转动一次, 必须解决一定的问题, 提高一步;遗留和新出现的问题在下一次循环中加以解决, 再转动一次, 再提高一步, 循环不止, 不断提高[6]。因此, PDCA管理模式能使职业卫生档案工作成为永无止境的的螺旋上升的运行过程, 使企业职业卫生工作不断完善, 保证职业卫生档案在动态、变化中做到准确、完整。

在《攀钢集团公司职业卫生档案管理系统》中, 公司职能管理部门是这项工作的组织者, 通过下达任务、组织协调、检查监督、考核总结等方法实现其组织管理职责;攀钢劳研所为这项工作提供技术支撑, 通过培训、直接技术指导、质量把关、追踪相关法律法规更新变化对档案技术升级等, 承担技术质量管理、技术升级责任。技术升级根据国家相关法律、法规等变化情况, 追踪国内职业病防治工作新动向, 提高、完善企业职业病防治工作, 对职业卫生档案内容进行技术升级, 使每年度档案的更新不仅仅是量的变化, 更要有质的提高;各厂矿是建立职业卫生档案的主体, 负责本单位职业卫生档案建立、运行更新、管理。该管理系统责任明确、目标到位, 使公司安环部、劳研所、各生产厂矿坚持不懈地各行其责, 共同把职业卫生档案做好、管好、用好。

3.3 现代化的信息管理功能

劳研所委托攀钢信息工程公司开发职业卫生档案管理系统软件, 是在职业卫生档案管理系统成功运行基础上进行的, 使开发的软件目标明确、具体。职业卫生档案管理系统软件对提高建档工作效率、职业卫生信息使用效率、职业卫生档案管理效率实现公司、厂矿、车间、劳研所相关信息共享具有重要意义。

3.4 较好的实用价值

该管理系统经过2年的运行, 攀钢集团公司建档车间230余个、厂矿30余个。完成车间164个, 完成厂矿20个。

攀钢劳研所培训攀枝花市企业50余家, 通过举办管理者职业卫生学习班、作业场所职业卫生学习班, 将建立职业卫生档案经验介绍给地方企业, 促进地方企业职业病防治工作的发展。

3.5 良好的社会效益

(1) 通过建档规范攀钢职业卫生档案, 完善企业职业卫生工作。建档工作是按照国家相关法律、法规、标准等要求进行, 企业管理者、职业卫生工作者了解国家相关法律, 明确企业职业卫生责任和工作范围, 对照建档内容发现企业职业病防治工作存在的不足予以改进, 如明确了劳动者接触职业危害因素的种类, 尤其对复合接触职业病危害因素的劳动者的确定, 对劳动者的职业健康监护具有指导意义, 建立建设项目职业病危害评价制度等, 从而完善企业职业卫生工作。 (2) 职业卫生建档具有促进攀钢职业安全卫生管理体系持续有效地运行, 提高攀钢职业卫生工作管理水平的作用。职业卫生工作是攀钢职业安全卫生管理体系的重要管理内容, 建立“攀钢 (集团) 公司职业卫生档案管理系统”, 对职业卫生档案实行动态管理, 从而实现不断完善, 持续改进企业职业卫生工作, 实现攀钢职业健康安全管理体系持续有效运行之目的。 (3) 职业卫生档案是企业依法经营的直接证据, 是解决企业与劳动者可能发生职业病危害纠纷的法律依据。 (4) 通过建立职业卫生档案管理系统使企业职业安全卫生管理体系持续有效和不断优化的运行, 对树立企业良好的社会形象, 打破国际贸易的非关税壁垒, 参与世界经济竞争具有重要的作用。 (5) 体现了企业职业卫生服务机构技术支撑作用, 保证企业职业卫生工作的技术升级。 (6) 规范的职业卫生档案, 不仅有利于公司对职业卫生工作的管理, 也便于政府相关部门的监管。 (7) 职业卫生档案是职业病防治研究的重要基础数据。 (8) 国有大型企业将职业卫生建档的工作经验介绍给地方企业, 对促进地方企业职业病防治工作的发展起到积极的推动作用。

4 结论

建立职业卫生档案是企业必须承担的法律义务;职业卫生档案管理系统是企业职业安全健康体系的重要组成部分;企业通过建立职业卫生档案管理系统, 可以保证职业卫生档案动态、全面地反映企业职业卫生工作的全过程, 并促进企业职业卫生工作不断完善。

国有大型企业建立健全职业卫生档案将对地方中小企业建档起到示范效应, 具有促进地方企业职业病防治工作的发展的作用。

参考文献

[1]柯菲, 安南.职业卫生与安全——一项全球、国际和国家议事日程的优先任务.中华劳动卫生与职业病杂志, 1998, 16 (2) :66.

[2]胡景虎, 译.人人享受职业卫生宣言.中华劳动卫生与职业病杂志, 1995, 13 (3) :129.

[3]J Takala.王晓珍, 杨乃莲.让世界所有工人都百分之百地享有职业安全卫生实施.现代职业安全, 2005, 5 (10) :2-6.

[4]马建民.浅谈OHSAS1800职业安全卫生管理体系.科技情报开发与经济, 2003, 13 (2) :109-111.

[5]卞耀武, 张怀西, 殷大奎, 等.《中华人民共和国职业病防治法》条文释义.北京:人民卫生出版社, 2002.

高校资产公司档案管理的一点思考 篇8

【关键词】高校资产公司；档案管理；思考

改革开放以来，我国高校科技企业取得了飞跃发展，形成了独具中国特色的高校科技产业，成为国家创新体系的有机组成部分。组建高校资产公司，这是按照党的十六届三中全会关于建立和完善社会主义市场经济体制的要求，按照教育部关于高校尽快建立以资本为纽带，产权清晰、权责分明、校企分开、管理规范的新型高校企业管理体制和运行机制的要求，在新的历史条件下提出的新任务。作为高校科技产业档案工作者，我们应当抓住这个新的契机，在一个新的起点上共同努力团结一致，开创高校科技产业档案建设的新局面。仅此本文拟对高校资产公司档案管理作如下探讨。

一、契机

2005年7月，全国高校科技产业工作会议召开以来，按照《教育部关于积极发展、规范管理高校科技产业的指导意见》第六条规定“高校要依法组建国有独资性质的资产经营有限公司或从现有校办企业中选择一个产权清晰、管理规范的独资企业（以下统称高校资产公司），将学校所有经营性资产划转到高校资产公司，由其代表学校持有对企业投资所形成的股权。高校以投入到高校资产公司的财产承担有限责任。”即明确指出学校（国家）是高校资产公司的唯一出资人，股东仅学校（国家）一人的国有独资性质。目标是规范高校产业管理与经营工作。在高校与校办企业之间建立一道“防火墙”，避免因校办企业经营问题冲击高校正常的教学与科研秩序，规避高校的风险。

随着计划经济向市场经济的转变，高校必须建立新兴高校科技产业理念，以科学发展观为指导，以大学教育与社会发展的矛盾和需要为切入点，以适应、服务和推动社会发展目标为导向，以尊重大学教育外部关系规律为前提，以实现高校产业功能任务为价值取向。因此，高校校办企业必须适应社会发展，一方面，遵循市场经济规律，高校校办企业由是学校教学的一个环节，有很强的教学性与计划性的非独立法人的学校附属单位，转变为独立享有民事权利、承担民事责任，依法自主经营、独立核算、依法纳税、自负盈亏的法人实体，通过向客户提供产品和服务获取利润。即校办企业使理论研究转向了生产力的再现，对推动国家高新技术产业发展、提升传统产业结构升级换代、增加国家税收、促进社会就业等方面做出了重要的贡献；另一方面，还要为高校教学，培养高素质的人才服务。即对提高高校科研实力、促进高校科技成果转化、培养创新型人才、弥补高校办学经费等做出了很大的贡献。

随着高校资产公司的组建，使高校科技产业体制个运行机制发生了根本性的变化，规范了高校投资和经营活动。高校所有投资和经营活动统一由高校资产公司代表学校，以出资人身份进行。高校资产公司普遍建立产权清晰、权责分明、校企分开、管理科学的现代企业制度，依法行使高校企业股东的权利，并履行相应的义务，加强对所投资企业的监管，以促进科技成果转化和产业化、实现国有经营性资产保值增值为主要任务。

由此可见，上述两个根本性转变，将高校资产公司全面推向市场。这对高校科技产业档案工作而言，是一个与时俱进，不断提高档案服务质量及现代化企业档案管理水平，充分满足高校资产公司各方面需求，真正实现档案开发、开放与利用价值的关键的发展契机。

二、创新

（一）机构创新——档案管理由不完全独立性转向独立性

众所周知，档案工作既是高校资产公司经营与管理的重要组成部分，也是提高高校资产公司经营与管理水平、工作效率与工作质量的必要条件。

高校资产公司组建前，科技产业系统是作为学校的一级机构或部门，则科技产业档案管理必然受制于学校档案馆（室）。这不仅体现在组织架构上，更体现在业务职能上。学校档案馆（室）通过下发文件、指导培训、检查评比、经验推广等有组织、有计划、有步骤地的活动，强有力地推动着高校科技产业档案工作的开展。这就必然导致高校科技产业档案的管理观念、管理体制、管理模式以及资源建设诸方面，难以实现与现代企业相适应的、个性化的的档案工作运行机制的变革与创新。当然，高校科技科技产业档案也就很难达到的完整性、系统性，更不用说全方位性了。由于高校科技产业档案管理的不完全独立性，必然决定了在其工作发展过程中没有应有的自主权。

高校资产公司的组建，是建立在以资本为纽带，产权清晰、权责分明、校企分开（学校出资人与高校资产公司经营者之间相互制衡关系），以法人治理为核心的现代企业制度的基础上。作为企业法人，高校资产公司“应当具备依法成立、有必要的财产或者经费、能够独立承担民事责任、有自己的名称和组织机构以及场所四个条件。”（《中华人民共和国公司法》P4）依法独立享有决定企业组织机构的权利。高校科技产业体制的创新，使高校资产公司拥有档案终极所有权。档案管理同其他管理一样，档案权属决定了档案的管理思想与管理方式。即谁拥有档案的所有权，则谁就拥有档案管理的控制权与自主权。因此，高校资产公司的组建，可以促进高校科技产业档案管理深层次的变革，改变原有高校科技产业档案所固有不相适应的行政管性理模式，转向适应市场经济、适合本企业特点的经营性管理模式。所以，高校资产公司在组建过程中应当充分根据企业自身的特点开展其档案管理机构调整与创新，将新制订的高校科技产业档案规章制度及时提交董事会审议通过，并纳入公司章程中，以适应高校资产公司在激烈的竞争市场条件下，在高校科技产业体制和运行机制转型的过渡时期，在获取最大经济效益与社会效益的统一的过程中对信息的需求，确保高校科技产业档案工作协调持续发展。

（二）管理创新——档案管理由行政管理性转向市场经营

性