公司重大项目档案管理规定

公司重大项目档案管理规定（共10篇）

公司重大项目档案管理规定 篇1

重大项目档案管理规定

第一章 总则

第一条 目的

为加强和规范xxxxxxxxxxxxxxx有限公司（以下简称“公司”）重大项目档案管理工作，确保其收集齐全、完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案管理办法》等有关规定，结合公司实际，制定本规定。

第二条 适用范围

本规定适用于公司及其各级全资、控股子企业及所管辖的单位（以下简称“各单位”）等。

第三条 名词解释

（一）重大项目指经政府及投资主管部门批准的和列入公司重点项目，包括重大基本建设工程、重大科研、重大产品研发、重大技改、重大改制重组及股权投资项目等。

（二）重大项目档案是指重大项目在规划、建设、实施、验收及管理过程中所形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录。包括实体档案、声像材料及实物档案等。

（三）子企业是指公司根据发展战略规划和突出主业、提高公司核心竞争力需要依法设立、投资的、具有独立法人资格主体的企业。包括：

1.公司直接或间接独资设立的各级全资子公司；

2.公司直接或间接与其他公司或自然人共同设立的、控股50%以上，或未达到50%但能够解决其董事会半数以上成员的组成，或者通过协议或其他安排能够实际控制的各级控股子企业。

第二章 重大项目档案管理组织机构、职责

第四条 组织原则

公司及所属各单位重大项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理的原则。

第五条 主要职责

公司办公室为重大项目档案主管部门和管理部门。主要职责：

（一）贯彻执行公司重大项目管理方针、政策及实施方案，制定重大项目档案管理制度；

（二）统筹、协调公司重大项目档案管理工作，负责对重大项目进行收集、管理、接收、保管及提供利用；

（三）对公司及所属各单位重大项目档案管理工作进行监督、指导与检查，协调解决项目档案管理业务工作中遇到的问题；

（四）接收公司全资、控股子企业及所管辖的单位的重大项目档案，实行集中统一管理；

（五）组织或参加公司及所属各单位项目档案管理验收工作；

（六）对所属各单位重大项目档案管理工作进行表彰和奖励。第六条 公司及所属各单位项目承办单位（或部门），要根据本单位实际情况，明确重大项目档案主管部门和档案管理部门，明确工作职责，设专、兼人员负责重大项目档案日常管理工作。项目承办单位专、兼职档案人员主要职责负责收集、整理，定期向本单位档案管理部门移交。

第七条 公司及所属各单位重大项目档案主管部门，应将重大项目档案管理工作纳入本单位、本部门工作计划，加强对重大项目档案工作的领导，听取其工作汇报，并为开展业务管理工作提供保障。

第八条 公司及所属各单位重大项目档案管理部门，负责本单位重大项目档案管理工作。其主要职责负责接收项目承办单位（或部门）移交的重大项目档案；负责对项目档案进行编目、保管及提供利用等。

第三章 重大项目文件（档案）的形成与管理

第九条 项目文件（档案）的归档范围

重大项目承办单位的档案主管部门或档案管理部门应制定本单位重大项目文件材料归档范围（见附件2）；

公司及其全资、控股子企业及所管辖的单位的重大项目档案，包括重大建设、改制重组、股权投资等所形成的全部档案。

第十条 项目文件管理

重大项目承办单位的项目承办部门，应设专职或兼职档案管理人员，依据重大项目文件材料归档范围，负责对项目文件进行收集（必须是原件）和整理。

第十一条 重大项目承办单位的档案主管部门专职或兼职档案人员对已列入归档范围，但项目实施过程中确需利用的项目文件进行跟踪，制定归档时间，确保项目文件收集齐全、完整。

第十二条 重大项目承办单位档案主管部门专职或兼职档案人员，要将收集到的项目文件做分类目录，并上报本单位档案管理部门备案。

第四章 重大项目文件的移交与归档

第十三条 公司及所属各单位重大建设项目、科研、技改、改制重组及股权投资等项目主管部门，应设兼职档案人员负责对其所形成的项目文件进行收集、分类、整理、立卷，按时间或按阶段向本单位档案管理部门进行移交归档。

第十四条 移交归档时应符合下列要求：

（一）移交归档时间：项目文件应当在办理完毕相关手续后实时或定期归档。定期归档应为项目开工（或立项）后三个月、半年、一年或项目竣工；

（二）移交归档内容：凡与项目有关所收集到的全部文件。

（三）移交归档要求：移交归档的项目档案，应将保管期限划分准确，卷内（文件）目录填写清晰，编号正确，附件齐全；

（四）涉及改制重组、股权投资或在一定期限内保密的涉密文件应按《公司保密工作条例》有关规定办理移交归档手续。

第十五条 重大项目档案移交时，应由项目承办部门兼职档案人员编制移交目录，向本单位档案管理部门进行移交。移交目录一式二份，由移交和接收相关人员签字后，双方各存一份。移交目录应包括：序号、文件编号、责任者、提名、文件形成时间、页号等。

第十六条 公司及所属各单位档案管理部门对接收的重大项目档案进行系统整理，拟写案卷标题，编制案卷编号和案卷目录，填写备考表，完成案卷归档入柜。

第十七条 公司及全资、控股子企业所管辖的单位在完成对项目档案的收集、整理、编目及归档后，以完成项目档案验收，签署正式通过验收意见之日起，在本单位档案部门保管2年的项目档案，按照有关管理规定按时向公司档案部门移交，实行集中统一管理。

第五章 公司重大项目档案的验收

第十八条 公司重大项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。凡重大建设项目、技改项目等未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

第十九条 按照上级单位有关重大建设、技改项目档案验收的有关规定：一般项目档案验收应在项目竣工验收前一个月内完成；重大项目的档案验收应在项目竣工验收前三个月内完成；如特殊情况项目档案验收也可与项目验收同步进行；项目档案如不能按时验收，需提交申请延期报告，并经项目档案主管部门领导核实批准。

第二十条 档案验收由项目承办单位档案主管部门提出申请，填写《xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收申请表》（见附件1），由公司项目主管部门及档案管理部门共同组织重大项目档案的验收，必要时由档案行政主管部门等组织验收。

第二十一条 法律规范中对验收有特别规定的，应服从法律规范的规定。验收结束后，要形成验收意见并签署日期，反馈项目承办单位作为建设项目总体竣工验收的依据之一。凡在规定时间内未向本单位档案管理部门移交档案资料或档案资料移交不齐全的，且未经上级档案主管部门重大建设项目专项验收合格和终验未经档案验收人员签字认可的，上级建设主管部门应不予出具竣工验收合格证明。

第二十二条 重大项目档案验收不合格的项目，由上级或上级委托公司档案主管部门向项目承办单位提出整改意见，要求项目承办单位在项目竣工验收前对存在的问题限期整改并进行复验。复验后仍不合格的，不得进行项目竣工验收，由上级或上级委托公司档案主管部门提请对项目承办单位通报批评。如由于管理不当，造成档案损失的，应依法追究项目承办单位及有关人员的责任。

第六章 重大项目档案的保管与利用

第二十三条 由于公司档案库房空间有限，可以充分利用各单位资源作为公司档案馆分馆（室）。将待移交的重大项目档案仍然保存在原单位，由原单位档案人员负责日常管理并向公司档案部门移交项目档案目录，管理将对标公司。

第二十四条 公司及所属各单位档案管理部门应本着安全保管的原则做好重大项目档案的保管工作。存放项目档案的库房，应符合“八防”要求，即：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染、防鼠、防虫。库房内应设有空气调节设施，温度控制在14—24℃之间，相对湿度控制在40%—65%之间。

第二十五条 公司及所属各单位档案管理部门应建立重大项目档案借阅制度，严格借阅手续，规定借阅时间。借阅重大项目档案一般要在三个工作日内归还。

第二十六条 公司及所属各单位档案管理部门在借阅公开范围的重大项目档案时，应当执行档案借阅制度；借阅不公开范围的重大项目档案时，应由主管部门领导批准，只能在档案部门查阅，不得借出。

A.公司重大项目形成部门因工作需要需查（借）阅重大项目档案时，可直接到公司档案部门查（借）阅；非重大项目形成部门需查（借）阅重大项目档案时，须经主管领导批准，只能在档案部门查阅，不得借出。查（借）阅重大项目档案，需填写“档案借阅利用效果登记”；

B.公司所属各单位需查阅公司重大项目档案时，须由所属单位档案部门有关人员持本单位介绍信，到公司档案部门查阅。查阅后需填写“档案借阅利用效果登记”。

第二十七条 公司各全资、控股子企业及所管辖的单位在查阅本单位已移交至公司的重大项目档案时，可由本单位档案部门有关人员直接到公司查阅。

第二十八条 公司及所属各单位在利用重大项目档案时应妥善保管，不得损坏或遗失；未经档案管理部门同意，任何部门及个人不得任意拆卷，不得复印，不得转借。

第七章奖励与惩处

第二十九条 公司及所属各单位档案主管部门，应定期对本单位重大项目档案收集、归档进展情况进行自查，并将自查报告上报公司档案主管部门。第三十条 公司及所属各单位档案主管部门，应在各单位上报自查报告的基础上进行抽查，对在项目档案管理工作中成绩突出的单位和个人给予表彰和奖励。

第三十一条 有下列情形之一的，重大项目档案主管部门将责令限期整改；情节严重的，将对直接责任人按照有关规定给予相应的处分：

（一）不按规定收集项目文件；

（二）不按规定移交或者接收项目文件；

（三）违反规定对外提供项目档案；

（四）损毁、丢失项目档案；

（五）擅自复制、公布项目档案；

（六）玩忽职守，造成项目档案损失；

（七）其它违反本规定的行为。

有前款第三、四、五、六项情形，将对直接责任人按照有关规定给予相应的处分。

第八章 附注

第三十二条 本规定由公司办公室负责解释。第三十三条 本规定自印发之日起施行。

附件1：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收申请表 附件2：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案归档范围 附件3：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收内容及要求

附件4：《重大项目档案管理规定》项目档案移交流程 附件5：项目档案移交流程说明书 附件6：《重大项目档案管理规定》重大项目验收流程 附件7：重大项目档案移交流程说明书 附件8：重大项目档案利用申请表

公司重大项目档案管理规定 篇2

1 广西鱼峰集团有限公司技术改造项目的具体内容

1999年年底,广西鱼峰集团有限公司(简称鱼峰集团）共有4条生产线,其中1条干法生产线、3条湿法生产线,而湿法生产线的热耗是干法线的1倍,生产成本明显比干法生产线高。随着东南亚地区发生经济危机及国内水泥生产相对过剩,提高生产率势在必行。因此,鱼峰集团决定于2000—2002年对3条湿法生产线进行改造,将其改造为日产2 000t的干法生产线。2012年12月至2014年8月,为了减少企业水泥熟料烧成过程中排放氮化物对区域环境空气质量的影响,确保稳定达标排放,鱼峰集团投资1 250万元对4条生产线水泥窑熟料生产线进行脱硝技术改造。2013年12月,为降低能耗和粉尘排放,提高水泥粉磨能力和台时产量,从而达到增值不增产,增加企业效益的目的,鱼峰集团投资4 653万元对2#窑水泥磨进行节能技术改造。在整个技术改造项目的实施过程中,形成大量的技术文件资料,同时鱼峰集团同步开展档案管理工作与技术改造项目工作,派遣专人参与技术改造项目实施过程,对技术改造项目实施的过程进行全程跟踪和管理,保证技术改造项目的顺利实施,同时完成相应档案文件的归档与整理工作。

2 水泥企业技术改造项目档案管理的原则

水泥企业技术改造工程是一项系统的、复杂的生产项目建设活动,包括项目论证、立项、报批、复批等环节,涉及设备的采购与调试、技术的更新、项目的勘察与实施、技术文件的整理与归档等工作,需要企业内部计划部门、设备部门、基建部门、档案部门等的协调与配合,顺利实现对技术改造项目档案的规范化管理。

首先,水泥企业技术改造项目档案中包括科研档案、仪器设备档案、基建档案、电子档案等,将技术改造项目档案管理纳入企业计划部门开展的考核与监督工作中,有利于构建完善的技术改造项目档案管理体系,为相关工作的开展提供必要的依据和指导。为了保证企业技术改造项目档案管理工作的顺利实施,需要在下达技术改造项目实施计划的同时,向相关部门渗透关于技术改造项目档案管理的内容,使档案管理人员对整个技术改造项目的实施过程有一个详细的了解,保证档案数据收集的完整性与准确性,确保档案管理工作与技术改造项目同步进行,这有利于提高技术改造项目档案管理的效率。

其次,要重视技术改造项目档案的验收环节。新时期,水泥行业竞争激烈,环境污染严重的、产能落后的小水泥企业关闭了不少。而鱼峰集团作为广西甚至整个华南地区的水泥龙头企业,近年来也面临着严峻的挑战,要想在激烈的竞争中立于不败之地,除了保证“鱼峰”品牌产品的性能稳定外,更要不断地进行创新,研发更多更好的产品。因此,进行技术改造、引进新设备是必然选择。对一个水泥企业来说,技术档案资料是生产技术改造的命脉,技术人员需要以它为参考依据进行生产设计、日常维护等,关系到一个企业的经济效益和生死存亡,因此要重视技术改造项目档案的验收环节,根据计划部门规定的验收时间节点,由公司各项技术改造项目的兼职档案员对相应的档案资料进行收集并整理成卷,再将其提交档案管理部门,由档案部门对档案进行鉴定、汇总和归档处理后,将完整的档案管理验收报告提交技术改造项目管理部门,由档案管理人员配合相关技术改造管理人员完成技术改造项目的验收。如果该项目的档案资料验收不合格,那么此技术改造项目就不能通过竣工验收,只有把应归档的资料全部收集齐全归档,才能通过竣工验收。改造项目一旦通过竣工验收,就意味着承包方已完工可以结算工程款走人,这时再发现缺漏资料就难补全,后果是不堪设想的。

3 水泥企业技术改造项目档案的规范化管理建议

3.1 从观念上给予技术改造项目档案管理足够的重视

观念的转变是增强技术改造项目档案管理效率的基础。在市场经济环境下,企业面临的市场竞争形势日渐激烈,技术改造项目档案管理工作的内容也由简单的资料收集和整理,转变为集中、系统的档案管理工作,而且对技术改造项目档案的专业性和系统性都提出了更高的要求。因此,档案管理人员要改变传统的管理观念,树立全新的技术改造项目档案管理观念。新时期的技术改造项目档案管理工作是一项系统性的工程,具有很强的管理性、服务性及政治性,因此在开展相应的档案管理工作时,要遵循国家集中档案管理的基本要求,从水泥企业技术改造项目实施的实际情况出发,保证档案信息的完整性和准确性,公司应确定档案工作的分管领导,确定各岗位职能或承办部门、各项目档案工作的负责人,将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责,并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员的职责履行情况进行考核。

3.2 技术改造项目实施过程中实现档案管理的服务功能

水泥企业技术改造项目档案管理工作中涉及计划投资、工程设计、设备采购、财务审计等多项工作,因此需要多个部门之间的相互协调与配合,组成一个完整的档案管理服务体系,从而保证档案管理服务功能的充分发挥。因为技术改造项目是从原有的项目基础上进行更新改造的,所以旧项目的档案资料势必自始至终要为技术改造项目服务,档案管理部门在整个服务体系中起着承上启下的作用,不但要提供旧项目的档案资料供各部门参考,还要对各个部门提供的技术改造项目资料进行整理与归纳,并且按照部门需求和使用功能进行分类。鱼峰集团在技术改造项目的实施过程中引进了几台大型设备,建立了新的生产线,在设备安装现场和生产车间都需要相应的档案资料作为依据,既可以保证各项工作的顺利开展,也可以为后续设备的维护与改造提供依据。同时,档案管理人员也需要进入设备安装施工现场,收集相关的资料及技术文件,保证档案信息的完整性与真实性,并且根据技术改造项目的实施进度对资料的内容和质量进行必要的控制。

3.3 及时对技术改造项目档案进行核查

在技术改造项目实施的过程中,需要将档案管理纳入其中,保证与技术改造项目同步,及时发现技术改造项目实施过程中存在的问题并且及时纠正。档案管理人员需要核对收集到的信息资料,检查技术文件中是否存在错误和漏洞,检查技术文件的准确性与完整性,根据大型设备的安装调试文件的规范性条款进行核查,如果发现不合格的技术文件,需要及时退回整改,只有保证技术文件的准确性,才能发挥其作用。同时,也要借助现代化信息技术手段,将归档文件进行扫描和存档,运用网络进行信息的传递和共享,及时将信息送至需要的部门,为相关部门工作的开展提供最大的信息支持。监理单位对于自身的文件资料也要进行必要的审核,确保竣工文件编制的准确性与真实性,实现档案工作的全过程管理。

3.4 强化验收环节的监督与核查作用

技术改造项目档案的验收需要详细的自检为基础,档案专项验收不仅是对技术档案信息的验证,更是对企业管理制度是否完善、管理流程是否畅通的考核,因此通过档案验收可以反映企业整体的管理水平。要在完工前会同企业各个部门及监理单位、施工单位等共同做好技术改造项目档案的自检工作,对发现的问题及时整改、及时补救,确保归档技术改造项目档案管理的有效性,从而促进水泥企业技术改造项目管理水平的全面提升。

3.5 建立集中统一的技术改造项目档案管理网络

成立技术改造项目档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。由总工程师负责档案工作,每个技术改造项目指定专兼职档案员,档案管理部门负责对技术改造项目档案的收集、整理等工作进行指导并验收,形成技术改造项目档案的管理网络。同时,完善制度建设,修订岗位责任制及档案管理制度,做到职责分明,层层把关,确保技术改造项目工程各阶段形成的文件材料不疏漏、不散失,使技术改造项目档案管理工作实现系统化、规范化、标准化。此外,还要加强档案人员与工程技术人员的联系,通力合作,让档案管理工作为技术改造项目的顺利进行提供积极有效的服务。

4 结语

综上所述,随着我国行业档案管理法律法规体系的不断完善,档案管理工作在企业中的作用越来越重要,尤其是在技术改造项目实施的过程中,档案管理的效率对于技术改造项目的质量与验收都有重要的影响。鱼峰集团通过开展必要的技术改造项目档案管理工作,促进了技术改造项目的有效实施,提高了企业的生产效率。总之,技术改造项目档案管理是企业管理中一项重要的工作内容,需要给予足够的重视,以促进企业持续、健康发展。

参考文献

[1]王瑞伟,沈言,武斌.信息技术在技改项目档案归档中的应用[J].机电兵船档案,2015(10).

[2]刘晓玲,常志.企业技改项目档案管理工作探讨[J].机械管理开发,2012(2).

[3]任立新.如何确保企业技改技项目档案规范管理[J].神州,2012(7).

[4]丁杰.企业技改项目档案工作“全过程”管理的有益探索[J].档案与建设,2010(1).

重大建设项目档案管理之我见 篇3

关键词:法治档平台分类管理合同管理过程管理

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1674-098X(2011)06(a)-0202-01

在重大建设项目管理工作中,紧紧依托依法治档这个平台,狠抓分类管理、合同管理,严格控制项目档案收集、整理、验收三个环节,实现重大建设项目档案管理工作的科学化、精细化和规范化,提高重大建设项目档案管理质效。下面就如何依托依法治档平台健全项目档案管理机制、如何提升档案管理质效及加强过程管理环节控制方法具体分析。

1 依托依法治档平台,健全重大建设项目档案管理机制

重大建设项目档案管理涉及面广,工作难度大。因此,严格依照相关法律、法规和规章,切实履行监督指导职责,逐步健全了重大建设项目档案管理机制。一是加强组织领导,设立专业化管理机构。建立重点建设项目档案工作联席制度,时时沟通衔接,协调解决工作中出现的问题和难题,及时掌握项目立项、建设进度和重点建设项目档案工作情况,形成了主体突出、职责明确、联动共管的长效管理机制,确保重大建设项目档案工作的顺利开展,营造了良好的外部环境;二是加大专项执法检查力度,推动重大建设项目档案工作。相关职能部门要对在建的重大建设项目的档案工作进行专项的执法检查,促使重大建设项目档案工作逐步走上依法管理的轨道;三是建设单位将档案管理工作纳入到工程质量行政领导人责任制和各参建单位工程质量领导人责任制。建立项目建设档案工作领导小组,配备专兼职档案人员,落实档案库房、装具和必备的设备、设施,形成齐抓共管的档案管理网络;四是建立档案资料收集、立卷归档、档案保管、档案利用和档案人员岗位责任制5个工作制度,确保档案工作的有效开展。

2 突出项目特点,狠抓分类管理和合同管理提升质效

2.1 加强项目监控,实行分類管理

本着“突出特点、便于管理”的原则,将纷繁复杂的重大建设项目统一划分为生产性类和非生产性类。其中又将非生产性重大建设项目分为公共工程类和房地产类。将生产性重大建设项目和公共工程重大建设项目纳入重点监控对象,房地产重大建设项目则归口城建档案室,实行统一的专一化管理。在整个的重大建设项目档案管理中,以省、市生产性重大建设项目和公共工程重大建设项目档案管理为突破口,以点带面促进整体重大建设项目档案工作质效的提高。一是加强信息采集。从相关职能部门采集重大建设项目信息,并对进入设计、施工的重大建设项目逐一核对,并按立项设计、施工、年内竣工三类,分别建立重大建设项目台账和重大建设项目管理档案,纳入正常管理;二是严格执行登记制度。严格对开工的重大建设项目以其主管部门为责任人组织登记,实行动态管理。

2.2 规范合同条款,加强合同管理

档案行政主管部门要及时介入立项完备的重大建设项目,监督指导项目建设单位及项目建设管理单位在签订设计、施工及监理等合同、协议时,设立专门条款,明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、时间,以及对应提交文件的整理、归档责任。以合同形式确保项目档案的完整与安全,从而提高对重大建设项目档案管理的重视度和主动性。

3 加强过程管理,严格项目档案收集、整理、验收三个环节控制

3.1 加强收集环节控制

在项目建设期间,档案行政主管部门要指导建设单位编制项目档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表,按立项、设计、施工、竣工四个阶段对全部项目档案资料进行收集,并核对项目档案资料的有效性。同时,要求将项目文件的形成、积累和整理列入了项目建设计划和有关部门及人员的职责范围,并制定相应的检查、控制和考核措施。项目前期文件资料、设备文件资料和会计文件资料由项目建设单位负责收集;勘察、设计文件资料由勘察、设计单位负责收集积累;项目施工文件资料由各施工单位负责收集积累;项目监理文件资料由项目监理单位负责收集积累,确保项目档案完整。

3.2 加强整理环节控制

档案行政主管部门要加强对项目档案资料进行规范整理归档工作的指导。全部项目档案以编制好的项目档案分类方案为依据,先分门类,再分大类。文书档案的整理是以大类设置的二级类目为基本依据,按问题特征并结合其它形式特征的进行组卷;基建档案的整理是以工程性质为基本依据,按单个工程项目进行组卷;设备档案的整理是以生产装置为基本依据,按设备的结构进行组卷;会计档案则是按《会计档案管理办法》的要求进行分类组卷;声像档案是按时间顺序分专题进行整理。

3.3 加强验收环节控制

按程序报请或自行组织重大建设项目档案的验收。在验收前,档案行政主管部门要指导项目建设单位根据《重大建设项目档案验收办法》的要求,组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,对项目档案的基础管理工作,完整、准确、系统、安全情况进行全面自检,确保项目档案一次性验收通过。

公司档案管理规定 篇4

为规范公司档案资料管理，增强公司档案资料的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同(包括劳动合同)、工程资料、业主/客户资料、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案资料管理员

公司的档案资料管理由总经理/副总经理指定档案资料管理员负责，各部门资料如各部门负责人指定档案资料管理员负责。

四、档案管理员的职责

1、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

2、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

3、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

4、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

5、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1、公司的归档资料实行“及时归档”及“年度归档”制度，即：日常工作时间公司来往文件/业主资料的归档及每年二月份为公司档案资料归档。

2、各主管部门负责人应积极配合与支持档案管理员各主管部门收集应该归档的原始资料。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以

上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司实际情况及档案资料的实际使用性实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类根据公司的实际情况及档案资料的查找实用性归档。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。 七、档案资料的保存期限?

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：?

1、永久保存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及 股东会纪 录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)工程资料及业主资料档案;(10)其他经核定须永久保存的文书。

2、保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

3、5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。 4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

七、档案的借阅

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材

料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经借阅的档案资料的部门负责人及公司总经理/副总经理批准;借阅详细的业主资料档案必须由部门负责人报公司副总经理/总经理批准后借阅。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司总经理/副总经理批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理

员催还。需要长期借出的，须经公司总经理/副总经理批准。

5、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污

文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

7、会计档案由财务部自行保管。会计档案一律不准外借。内部调阅应经财

务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公

文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

八、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交副总经理审核经总经理批准后执行。

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由副总经理批准后方可销毁。

4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档

案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理/副总经理指定专人监督销毁。

九、罚则

1、无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍

拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

2、公司各部门员工凡泄露公司档案资料，经核实情况属实，并无其他正当

理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。对涂改、拆散或未经公司领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

3、公司各部门员工不按借阅期限归还档案资料的，限期归还并责令其当事

人写出书面检查。

4、公司各部门员工遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，

经核实情况属实，并无其他正当理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。

项目档案管理制度 篇5

2档案信息员必须收集各部门需要归档的资料，按照档案管理相关文件要求审查收集的资料是否符合文件要求，对不符合者退回整改处理。

3档案信息员对收集来的资料按照档案管理相关文件要求进行整理，收集整理工程竣工资料，在项目总工领导下完成竣工资料移交工作。

4档案信息员负责做好对内信息传达工作，并将内部反馈意见及时上达。

5档案信息员负责做好对外信息发布工作，对本单位及时报送《工程简报》、《工程周报》、《质量月报》、《安全月报》等报表，对业主项目部、监理项目部及时报送《工程月报》、《日报》等报表。

重大工程档案管理论文 篇6

在重大工程项目建设过程中所形成的档案材料是工程建设单位建筑工程质量管理的重要环节，是不可再生的信息资源，是重点工程建设项目建成投产、运行、维修、管理、改扩建工作的重要依据，对其进行规范管理是十分必要的。

基于此，笔者从重大工程项目档案的特点作为思考的出发点，分析重大工程项目档案管理存在的问题及在管理中应注意的关键环节。

[关键词]工程项目建设;重大工程;档案管理部门

重大工程档案作为记录重大工程全过程的真实反映，它以自身真实、准确、完整、翔实的特色再现了重大工程的全貌，可以起到溯本追源的作用。

因此，我们要认真研究重大工程档案的作用和特点，加强对重大工程档案的管理，以为重大工程的开展提供更优质的服务。

一、重大工程档案在工程建设中的作用

1、凭证作用。

一套完整的工程记录，明确地记录了整个过程。

因此，重大工程档案是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建和处理问题的重要依据和凭证。

2、参考作用。

主要反映重大工程基本信息方面，从而进一步为图纸的深化再建与设计工作提供参考。

二、重大工程档案的特点

1、庞大与细致性。

一个基础项目工程的建设，由于其投资规模大、参与单位多、涉及专业广以及项目归档的文件套数多等因素，使得最终形成的档案数量庞大并且细致。

2、专业与复杂性。

一个重大工程档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、电气、采暖、空调、电信、消防以及自动控制等多个专业领域的内容，而将这些不同专业的文件材料进行有机的融合，就使得工程档案形成了专业内容的复杂性。

3、广泛与流动性。

一个工程的建设项目档案的构成，经历了从提出项目建议书到工程全面竣工验收的全过程，其涉及的材料来源包括政府部门的审批、设计部门的论证设计、监理单位的监理、施工单位的建设、质检部门的质量评定，以及各种材料、设备供货单位的合格证和检验资料等，由此可见，重大工程档案的材料来源非常广泛。

4、完整与系统性。

在项目建设的过程中，重大工程档案包含了从提出项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计和设计文件、开展地质勘察、设计招标、签订有关合同、开始工程施工以及竣工验收等全过程形成的`文件及资料，它将整个工程的全过程清楚地记录和显现出来。

三、重大工程档案管理应注意的关键环节

1、计划环节。

工程立项与重大工程档案建档同步进行。

一个单位每年项目工程一般会列入年初计划，项目立项开始，档案部门应及时参与到具体工作之中，及时了解项目名称和基本情况，有针对性地组织工程管理员、监理员、施工资料兼职档案员进行档案法规、业务知识培训，提前提供服务和业务指导，为建档工作做好准备。

2、积累形成环节。

工程建设与档案材料的积累、整理、审定同步进行。

档案部门应跟踪指导施工单位的工程档案收集工作，经常深入施工单位进行跟踪指导，及时发现、解决实际工作中的具体问题，从源头上保证重大工程档案归档质量。

同时，要从工程的安排与计划、勘察与招标、设计与施工以及竣工交付的整个过程中，逐渐完成档案整合收集，并能按照工序进行排列，从而做到材料的完整、准确、规范归档。

3、建设环节。

明确各阶段工程档案责任主体和责任人，建立档案收集网络模式。

一般建设工程在总体规划下同时开展多个单项工程，并分成总包、分包不同专业单位主体，从开始到完成要经历几个大阶段和多个子阶段。

要做好重大工程档案归档，必须按照建设过程不同阶段，明确责任主体和责任人，把好各阶段收集质量关。

一是明确职责，以建设、施工、设计与监理为主，进一步完善制度建设，建立健全档案收集检查监督制度。

二是纳入合同制管理，在施工合同、设计合同和监理合同中作出明确的规定，并在工程款结算时，认真负责地做好档案资料的验收，从而在经济上予以约束。

4、验收环节。

为了确保重大工程档案能够完整、准确地归档，初检验不能少，因为工程初检验就表明该工程已经基本竣工，材料的形成基本完成。

这个时候进行初验，了解到底还缺些什么，是否符合要求，一旦出现问题可以及时予以改进，改进后才能进行竣工交付验收。

5、归档环节。

工程档案竣工材料要求竣工6个月内完善装订立卷并归档，而项目工程存在着工程一结束人走班子散的现象，因此，必须要仔细查验档案是否缺失，公章、签署等手续是否完备，对照签订的合同查看档案内容和数量是否完整齐全等，确保重大工程档案的真实、准确、系统。

参考文献：

[1]宋自飞;论重点建设项目档案的管理[J];湖南水利水电;04期

[2]王宇;提高重大建设工程项目档案管理水平的措施[J];上海建设科技;02期

[3]王吴震，严永强;从“三同步”到“全过程”――关于重点建设项目档案质量控制的探讨[J];中国档案;08期

[4]张丽君;国家重大建设项目设计档案的收集与整理[J];水运工程;07期

浅议企业重大建设项目档案管理 篇7

近年来,随着企业的快速发展,随着市场需求的不断变化,企业为提升竞争力,积极创新驱动,拓展产品结构,开展生产扩能等活动。为满足发展需要,不断加大固定资产投资,兴建新厂房,购置新设备,建设项目数量大大增加,随之产生的项目档案数量和内容亦愈来愈多。由于重大建设项目投资数额大,周期长,涉及面广,给项目档案管理工作带来了很大难度。

笔者作为验收成员,多次参加了本系统重大项目档案的验收工作,通过对项目档案的基础管理情况,项目档案的完整、准确、系统情况,项目档案的安全状况等进行检查,本文就项目档案验收中发现的问题,针对解决方法和措施进行分析探讨。

一、项目档案工作现状

在检查验收中发现,大多数单位对项目档案工作给予高度重视,设置了专门机构、配备了专门档案人员对项目档案进行管理,建立了项目档案管理制度,建立了项目档案工作业务流程。完成了项目文件收集、整理、归档,完成了项目档案的分类、立卷、编目等工作。采取了有效安全措施,对项目档案进行妥善保管。但由于各单位对项目档案认识的程度以及对标准的理解把握等不同,导致项目档案管理上存在差异和不足,对项目档案的完整、系统和质量带来一定影响。

二、项目档案管理过程中存在的问题

(一)档案意识淡薄,对项目档案管理工作重视不够

项目档案真实地记录了项目立项筹建、招标、设计、施工、竣工验收以及项目试运行、项目评估等全过程活动,它既为在建项目提供重要依据,又为项目投产后的使用、维修、管理、改扩建提供依据,为企业的管理运营发挥着重要的依据和凭证作用。有的单位对项目档案重要作用和重要意义认识不深,只重视项目建设的质量,而忽视项目档案工作,表现在:

1. 业务部门未指定专人,只是临时指派人员管理项目文件,对形成的项目文件未能及时收集、登记,造成项目文件收集不完整;

2. 将项目文件积压存放,未能及时整理,造成项目文件无法借阅,影响使用;

3. 项目文件借阅制度不健全,文件借阅后未能做好登记,导致项目文件借出后催还难。

(二)管理缺乏制度化,导致了项目档案归档难

有的未将项目档案收集、整理、归档等纳入项目档案的管理制度,造成项目档案管理工作职责不清,导致了项目文件归档难。比如项目建设施工、监理单位,不及时对形成的项目文件进行收集整理,待项目完工后突击进行,造成项目文件不齐全及整理质量不符要求,无法移交归档。未能及时参加设备开箱、竣工验收等活动,未能准确把控应归档文件内容,影响项目文件归档质量,给归档工作带来一定影响。

(三)对归档要求不了解,导致项目文件归档不完整和质量问题

有的业务单位、项目施工单位、监理单位,对项目文件归档内容及质量要求不清楚,导致了项目文件归档不完整及质量不符合要求,存在着项目报批文件附件未归档,项目文件的复印件归档,档案内容上有铅笔书写字迹,竣工图章上主要信息填写不完整,档案内容上签字不齐全等现象。

(四)对管理标准理解不透,导致了项目档案整理存在不规范现象

由于对项目档案整理规范掌握不准确,影响了档案案卷质量,存在着卷内文件编页方法不统一、编写位置不确定,将部分文件单纯罗列、直接装订,卷内目录、备考表填写不准确,卷盒、表格规格式样及制成材料使用不规范等现象。

三、解决方法与措施

项目档案是项目工程质量的内在表现和项目建设的法律依据,在今后企业发展中,发挥着不可替代的作用。企业应使每一位项目档案工作参与人员牢固树立责任意识,以高度的责任感做好项目档案工作。

(一)提高认识,强化参与人员责任意识

企业应组织项目参与人员认真学习做好项目档案的重要意义,项目设计、勘察、施工、监理等单位应各尽其职,做好职责内合同规定的项目文件的编制和移交。组织、协调和指导项目参与单位做好项目文件收集、整理和归档等工作,划定分工,明确责任,确保项目档案的完整和质量。

(二)健全项目档案管理机制,为做好项目档案工作提供保障

1. 建立完善的项目档案组织体系。

明确项目档案工作主管领导,设置项目档案管理部门并配备专门档案管理人员,负责做好项目档案管理工作。建立由项目档案主管领导负责,以档案部门为核心,以各职能或项目责任单位为基础的项目档案管理体系。

2. 制定完善的项目档案管理制度。

按照国家、行业相关要求,对项目文件的形成、收集、积累、整理、归档,以及项目档案收集、整理、保管、利用等各项工作进行规范,构建适应本单位以及项目自身特点的项目档案标准化管理体系,实现项目档案的制度化和规范化管理,确保项目档案工作有章可循。

3. 建立优化项目档案工作业务流程。

建立项目文件和项目档案形成、收集,整理、归档、保管、利用等各业务工作流程,并不断优化,保证项目档案各环节的通畅,保证项目档案管理工作的有序开展。

(三)提前介入,做好项目档案工作前端管控

1. 加强管理标准学习,了解掌握项目档案管理各项要求。

档案部门要首先组织档案人员,学习国家、上级以及本单位档案管理相关制度和管理标准,对做好项目档案工作要求、业务规范进行深刻领会和掌握,为开展项目档案监督、检查及业务指导工作打好基础。

2. 制定《项目档案工作实施方案》,并组织落实。

档案部门应积极参与项目建设,全面了解掌握项目建设内容和进程,超前谋划,会同相关部门制定《项目档案工作方案》,列明详细计划,制定配套措施,按照各节点逐项推进,保证项目档案工作良好开端。

3. 提前介入,做好项目文件收集管控。

项目文件的收集,是项目档案工作的开始,把握这一关键环节尤其重要。在项目一立项,档案部门即应组织开展项目职能人员业务培训,详细讲解项目前期文件归档范围,提出归档要求,使职能人员在收集项目文件时,知道“要什么,怎么管”,保证前期项目立项、审批、招投标、相关协议、来往函件等文件的完整和质量;在项目开工前,即应组织施工单位、监理单位,系统学习国家、上级及本单位档案管理标准,使这些参建单位能够了解相关项目档案工作要求,在施工、监理过程中,能够按照企业提出的要求,开展项目文件收集整理工作,保证施工、监理文件收集完整和归档质量。

(四)全程跟踪,做好项目档案工作的过程管控

1. 企业要将项目档案工作纳入项目管理工作,同步管控。

项目文件的形成、积累和归档应纳入领导议事日程,纳入相关部门和有关人员的经济责任制及岗位职责,并建立考核机制;档案人员应按时参加基建项目验收、设备开箱等活动,认真检查应归档科技文件的完整、系统和质量。

2. 档案部门应深入职能单位、施工单位、监理等项目建设相关部门,主动了解掌握项目档案工作需求,对项目文件管理工作进行督导和检查,检查项目文件形成、管理等各环节工作,指导项目文件分类、整理,建立健全项目文件借阅台账等,发现问题,就地整改,确保项目文件完整、规范和安全。

(五)认真查验,把好项目档案质量关

建立项目文件归档会审制度,组织本单位项目相关职能人员、项目监理单位、施工单位、参建单位共同对项目文件进行会审、验收。严格按照项目档案管理标准要求,对项目文件质量、项目文件整理规范性等检查验收,由会审单位共同签字,并形成审查记录,一并归档,确保项目档案的完整和质量。在项目文件验收时,要特别注意以下几点:

1. 在签订项目设计、勘察、施工及监理合同、协议时,是否应设立专门条款,明确有关方面应提交项目文件,以及整理和归档要求。

2. 保证档案的原始凭证作用,关键的重要文件是否原件归档。

3. 项目档案内容应完整,签字应齐全。

4. 档案字迹应具有耐久性;录音、录像文件应保持载体的耐久性和文件的有效性;永久、长期储存的电子文件,应使用一次写、只读等光盘刻录。

5. 竣工图应加盖竣工图章,内容填写要规范,主要项不能漏项。

6. 图样不能任意改动,应按相关规定进行杠改或划改,并做好相应标记。

7. 项目文件应按照文件形成规律,保持文件间的有机联系,进行整理立卷。

8. 卷内每份项目文件均应加盖归档章,归档章上内容要规范填写。

企业重大建设项目档案,真实地记录了企业重大投资项目建设的全过程,是企业信息资源的重要组成部分,是企业宝贵的财富,为企业运营和发展发挥着不可替代的作用,做好重大建设项目档案工作,具有重要的现实和长远意义。

摘要：重大建设项目档案,是项目建设形成的真实记录,见证了项目建设的全过程,是项目稽查、审计、监督、管理、验收以及今后使用、维护、改造的重要依据,对企业运营管理发挥着重要作用。本文就检查验收中发现的问题,就如何做好重大建设项目档案管理工作进行分析和探讨。

关键词：项目档案,问题分析,方法措施

参考文献

浅谈如何做好建设项目档案管理 篇8

关键词：建设项目；档案；管理

1.建设项目档案的内容、特点极其重要性。

基本建设项目档案是指从工程项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆迁、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中形成的应当归档保存的各种文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式的文件材料。基本建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作，它具有成套性、专业性、动态性的特点。基本建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置。根据《国家重大建设项目档案验收办法》关于“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收”的有关规定，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。

2.加强对建设项目档案工作的组织领导。

基本建设项目档案涉及方方面面的工作，贯穿工程全过程，做好档案工作不只是档案人员的事情，大量档案往往产生于工程的管理者、技术人员和施工人员手中，因此必须有强有力的组织保证，以协调各方力量，做到密切配合，相互支持，共同做好档案工作。要成立建设项目档案工作领导小组，建立建设项目档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。

3.加强建设项目档案管理制度建设。

制度建设是根本，没有一套切实可行的档案管理制度作保证，档案管理工作将无所适从。档案工作建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，使其成为工程项目建设人员和施工人员特别是工程技术人员自觉遵守的准则，才能使建设项目档案管理工作规范化、科学化、效率化得到根本保障。

4.完善建设项目档案管理工作程序。

项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位档案管理人员参加项目档案工作协调会议，相互通报各单位负责的单项工程项目进度和该项目档案工作进度，研究档案管理工作需要协调解决的重要问题，提出下一步目标要求。

5.加大对项目档案管理工作的考核力度。

在建项目档案管理工作面宽、量大、头绪多，特别是由于参建单位众多，形成的文件材料多而杂，如果都由建设单位来整理则要投入相当多的人力、物力和精力。因此，要特别强调需要各参建单位“协同作战”。为此就要不断加大对各个施工单位考核力度，要求项目建设单位在签订招标合同时就要把项目档案的整理要求明确提出，每个参建单位形成的材料，由形成单位负责整理好，向建设单位档案部门移交，并把档案管理工作与工程奖挂钩，督促其严格按照建设单位的要求及时完成档案管理的各阶段性目标任务。

6.加强档案管理人员的专业知识培训。

各施工单位档案管理人员往往是技术人员兼职的，个别单位还有临时聘用的，他们对档案专业知识知之甚少，对国家和行业档案管理法律法规及标准也是一知半解。因此，建设单位必须在工程建设之初就要组织参建单位档案管理人员进行集中培训，迅速提高他们的档案管理专业知识，从工作源头开始就严格按照规范要求开展工作。

7.加强项目档案的安全管理。

项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括建设项目从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料。因此，档案的安全管理就成为档案管理的重中之重。根据《国家重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容中就包括项目档案的安全状况。从以往工程项目档案管理工作经验看，实现档案安全管理，就必须在软硬件两个方面下功夫。在硬件方面，要求工程项目建设单位，提供符合要求的档案库房并根据外部环境具体情况配备齐全的相关设备。尤其在防火、防盗、防震、防湿、防干燥等方面要达到标准。在软件方面，要求各参建单位加强档案的收集、整理、审核、归档、报送、使用等各环节的管理，做到不毁、不丢、不错、不漏、不乱。

8.做好工程项目档案验收工作。

项目档案验收时抽查重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。项目建设单位一定要把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，采取有力控制措施，明确要求各有关单位，及时收集项目建设有关文件材料。根据近年项目档案验收的工作经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等也是收集的难点。另外，竣工图章的签署也是不容忽视的，在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的，没有经过任何改变，所以有的单位就把施工图作为竣工图保存了，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。

档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

参考文献

[1]冯鹤旺.经济科技档案工作实务

[2 ]和宝荣.档案管理学基础

公司档案管理标准 篇9

为合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，并有效地保存、利用档案，使之服务于公司各项经营管理工作，特制订本标准。1 范围

本标准规定了公司各项经营管理档案的形成、归档保存、利用，以及检查考核等内容。本标准适用于*****有限公司。2 规范性引用文件

无 3 定义

档案：指公司经营管理活动中需分类保存的文件和材料。4 管理职责

4.1 档案室是公司档案的归口管理部门，其职责是：

a)负责档案的分类、编目、鉴定、保密等工作。

b)负责档案的收集、保管、销毁及相关部门查询借阅登记管理工作。c)向集团公司办公室上报需由集团公司备案、保存的相关档案。d)接受集团公司档案管理部门的指导、检查。

4.2 其他各部门负责公司经营管理过程中涉及本部门的档案的收集、整理与及时归档，接受档案管理部门的指导、检查。

4.3 档案管理员应严格遵守保密规则，不得泄露档案内容及严格按规定办理档案归档、保存、查询、借阅登记等管理工作，档案管理员工作有变动时，必须办好移交手续。5 管理内容与要求 5.1 档案的种类及收集 5.1.1 经营管理方面

a)公司成立的各种资料：公司申请注册有关资料、公司章程、公司发展变更资料、验资审计报告、公司高层管理机构人员名单（董事会、监事会、法人代表）等； b)公司主要经营性证件：公司组织机构代码证、法人代表证、公司营业执照正副本、开户许可证、税务登记证（国地税正副本）、统计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权证、专利权证、商标权证等；

c)公司其他各种经营性资料：董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、公司申报项目资料、公司财产保险单证、车辆资料（保险、年检、牌照等）及公司级会议纪要、各种合作项目、验资报告、财务审计报告、各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资料、图片等等；

d)各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知及颁发的各种奖杯（状、牌、章）。5.1.2 人力资源管理方面

a)应聘的相关资料：包括员工招聘登记表、个人简历表、学历证书复印件、专业资格证书复印件、身份证复印件等；

b)与公司的各种协议：劳动合同、竞业限制协议、委外培训协议、劳动合同解除协议等其他合同协议；

c)日常工作中产生的资料、证件：新员工试用期工作鉴定表、养老保险手册、养老转正鉴定表、奖励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事户口代办资料及养老保险等福利证件、岗位竞聘资料、绩效考评资料等；

d)教育培训资料：包括公司自行组织的员工教育培训计划、资料和技术教材、考核结果及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件等。5.1.3 财务管理方面

财务管理方面包括：财务管理中的各种账册、报表、凭证、公司方针目标管理协议、公司的股权证和国家或各级地方政府部门下发的财务管理方面政策及各种物资库存保管形成的文件资料等。5.1.4 技术质量方面

a)各种对外签订的技术项目合作协议、合同及相关的技术资料、标准化信息资料等；

b)各种产品、项目的设计、试制的图样（包括外来图样）、产品标准和设计、工艺等技术性文件； c)各种原材料、半成品、成品的检验资料及产品生产过程中形成的其他技术资料等； d)专利申请、受理及证书等资料。5.1.5 营销管理方面

a)内贸包括：销售合同、供货协议、产品运输招标的资料、顾客财产的资料、各种报表、市场调研资料、客户满意度调查资料、广告宣传和用户服务中所形成的文件资料。

b）外贸包括：单证资料（托单、提单确认件、装箱单、合同、发票、形式发票、报关单等）、客户来访申请表、报价、客户回访、合同等资料。5.1.6 物资采购方面

物资采购方面包括：供方档案、各种物资的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书及管理中形成的其他文件资料。5.1.7 设备仪器方面

设备仪器方面包括：各种设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的所产生的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行维修记录、设备改进、改装和报废的等文件资料。5.1.8 质量、环境管理体系方面

质量、环境管理体系方面包括：公司质量、环境管理手册和程序文件（ISO9000质量管理体系文件、ISO14001环境管理体系文件、TQM文件）及相关认证证书等文件资料，管理评审资料。5.1.9 基建工程方面

基建工程方面包括：基建工程设计合同、基建工程施工图、工程预算表、工程承包合同、工程主要材料质保单、工程主要项目施工记录、水电安装图、工程竣工图、工程竣工验收记录、工程决算表等文件资料。

5.1.10 外来文件方面

包括各种法律、法规，外来标准及各种参考资料、书籍。

5.1.11 其他应列入档案管理的资料由相关部门业务主办人员负责收集、整理。5.2 档案的归档

5.2.1 档案的保管部门及归档时间

5.2.1.1 经营管理方面形成的档案，都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，以下档案同时应报集团公司档案室管理。(上报集团公司的资料应由集团公司档案管理员签收后返回收单存档)a)公司成立的各种资料（复印件）； b)公司主要经营性证件（复印件）；

c)公司的董事会决议、股东会决议、公司申报项目资料（复印件）。

5.2.1.2人力资源管理方面形成的档案，除员工培训计划、资料、技术教材及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件由人力资源管理部门负责保存外，其他档案都应在档案形成后的7天内由负责收集、整理的责任人归入档案室管理。公司高管、人力资源管理部门负责人、办公室负责人、人事管理人员、档案管理员的劳动合同、补充合同（原件）等档案同时归入集团公司档案室管理。

5.2.1.3 财务管理方面形成的档案，由财务部门负责按本标准相关规定专柜、专人保存，不归入档案室管理，以下档案同时归入集团公司财务审计本部管理：

a)公司方针目标管理协议资料（原件一份）； b)公司股权证（复印件，同时再复印档案室留存）。

5.2.1.4 技术质量方面形成的档案，要求在档案形成后的20天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，属质量检验性质的档案由品质管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.5营销管理方面形成的档案，除营销有关的合同、协议，顾客财产资料、每期印刷的产品样本、外贸报价、单证资料应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（营销部门、财务部门留存复印件），其他的档案由营销管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.6物资采购方面形成的档案，除供方档案、资本性支出物品的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（资材课留存复印，），其他的档案由采购管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.7 设备仪器方面形成的档案，除设备仪器的运行日常维修记录由设备维修部门负责按本标准相关规定保存不归入档案室管理外，其他的档案都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，进口设备或其他重大设备、流水线的随机资料（复印件）等档案同时应归入集团公司档案室管理。

5.2.1.8 质量环境管理体系方面形成的档案，除各种认证证书、手册、程序文件应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外，其他档案由体系管理归口部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.9 基建方面形成的档案，应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理。5.2.1.10 外来文件由相关责任人负责收集后直接交档案室存档。5.2.2 归档档案的基本要求

a)必须准确反映档案记载的各项活动的真实内容和历史过程； b)必须层次分明，符合其形成规律；

c)归档档案的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全； d)必须整洁整齐、编制流水页码；

e)归档档案一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批，不得用铅笔、圆珠笔、红墨水书写、签批； f)归档档案必须拆除金属装订物。5.2.3 档案归档手续及鉴定

5.2.3.1 所有档案归档，需由负责收集、整理档案的主办人员填写QG/HX19.03表1《部门归档资料台帐》（图样归档按公司相关技术文件管理规定办理），经部门主管审批后交档案管理员签收。各部门主管应经常督促本部门负责收集、整理的档案及时办理归档。

5.2.3.2 各部门归档资料台帐由档案室统一制订，指定专人负责保管，所有部门归档资料应统一登记在该台帐上，如发现本台帐以外的资料丢失，由该部门自己负责。该台帐应妥善保管，如有丢失或损坏，将对台帐保管人按工作质量进行考核。

5.2.3.3 档案管理员接收归档档案时，必须认真验收归档档案的完整性、整套性及与审查归档申请表手续等方面的一致性。

a)对符合归档要求的办理归档手续；

b)不符合归档要求的应说明原因后，退交负责收集、归档的主办人员重新收集、归档。5.3 档案的标识

5.3.1 档案立卷：为便于档案的保管和查找利用，保持档案内各资料之间的历史联系，如：请示与批复、正文与附件等同一事件形成的资料可为一个立卷单位。

5.3.1.1 公司成立的各种资料、其他各种经营性资料及各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知等可按公司、档案的时间规律立卷。

5.3.1.2 公司主要经营性证件（见5.1.1 b）款）、各种奖杯（状、牌、章、证）可按时间规律立卷。5.3.1.3 人力资源管理方面的各种资料可按部门、个人分类立卷。5.3.1.4 设备仪器方面的各种资料可按设备编号分类立卷。

5.3.1.5 各类采购、销售合同、协议及相关资料可以按部门、档案的时间规律立卷。

5.3.2 档案编目：按档案的分类不同及不同的立卷单位，档案管理员应根据归档档案编制各分类立卷档案的卷目，填写QG/HX19.03表2《卷内文件目录表》。5.3.3 档案登记：新归档的档案由档案管理员按档案的不同分类、编目进行归档登记于相应的卷目中，并在QG/HX19.03表3《归档档案（分类）台帐》中做好登记。5.4 档案的存放

5.4.1 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找，档案柜、架上应写明内存档案的种类、卷目等明细。

5.4.2 存放档案必须符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防霉变和通风避光条件，尽可能选择中高层楼房作为档案室。

5.4.3 技术性图纸底图存放以平放为宜（大幅面的可以卷放）。

5.4.4 对特殊载体档案：如光盘、录像带、录音带、胶片、照片应根据载体的不同特点进行保管，必要时作备份，胶卷应装入专用盒中，并做好编号及图片文字说明。

5.4.5 档案资料总目录应予以共享，并每季度更新一次，方便大家了解档案资料，以提高其利用率。每半年应进行一次库藏档案的全面清理核对，做到帐物相符。5.5 档案的保管期限

5.5.1 日历年概念：除档案归档的当外，应保管的一个完整的数，如规定档案保管期为一个日历年，若档案为2000年10月1日建立，则该档案必须保留2001年一个完整后于2002年1月1日以后方可销毁。使用日历年概念，以便于档案保管期满后可统一销毁。

5.5.2 档案保管期限分永久性、长期、中期、短期四种：永久性保管为档案跟随企业永续经营，长期保管为10个日历年、中期保管为5个日历年，短期保管为2个日历年以下。5.5.3 永久性保管的档案有如下：

a)公司成立的各种资料（见5.1.1a款）； b)公司主要经营性证件（见5.1.1b款）； c)公司董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、； d)公司在职、非在职员工档案； e)公司股权证；

f)新产品开发档案、技术文件底图、技术更改记录 g)产品企业标准。5.5.4 长期保管的档案有如下：

a)各种奖杯（状、牌、章）； b)公司红头文件； c)公司申报项目资料；

d)与公司有关的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； e)车辆牌照资料（车辆报废1个日历年后，可销毁）；

f)设备仪器方面各种资料，含设备仪器的采购合同、协议、质保单、保修单（该设备报废1个日历年后，可销毁）； g)用户服务中所形成的文件资料(保管至该用户撤消或项目设备报废2个日历年后，档案可销毁）； h)质量环境管理体系相关认证证书。5.5.5 中期保管的档案有如下：

a)车辆资料（保险、年检等）； b)各种合作项目合同协议；

c)质量环境管理体系方面的各种体系文件依时间推移不断更新。5.5.6 短期保管的档案有如下：

a)公司财产保险单证（按保险期，到期1个日历年后，可销毁）； b)各种采购合同协议； c)公司级会议纪要；

d)除5.5.4 b)款中规定外的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； d)成品的检验资料；

e)技术项目合作协议、产品设计、试制、工艺等技术开发文件合同； e)销售合同、供货协议； f)其他各种技术资料。

5.5.7 财务管理方面：财务管理档案的保存期限按国家有关规定执行。5.5.8 对确认保管期限有疑问的档案，档案管理员应请示部门主管确定，若也无法确定，可请示总经理。

5.6 档案的利用，详见QG/HX19.03 附录A《档案借阅、复印规定》 5.7 档案的编目分类，详见QG/HX19.03附录B《档案分类编号方法》 5.8 档案的销毁

5.8.1 档案销毁按日历年原则实施，每年元月初由档案管理员负责依上第四季度进行的库藏档案的全面清理核对情况及档案保管到期情况报部门主管。5.8.2 档案销毁审批、实施

5.8.2.1 凡因过期、更改过多、换版或污损等原因作废的管理文件，在文件封面加盖“作废文件”红印章，销毁时由档案室填写QG/HX19.03表4《文件销毁清单》，经部门主管审核，管理者代表批准后销毁。

5.8.2.2 凡因更改过多、换版等原因作废的技术文件由档案室保管，定期列出清单报技术部门主管审核，主管经理批准后销毁。作废底图应永久保存不作销毁处理。5.8.2.3 文件销毁时应由档案管理部门派人监督。

5.8.2.4 若因法律需要、具有保留和参考价值、历史状况追溯（适用于产品）等原因要保留作废文件的，应在文件盖“作废留存”红印章长期保存。6 检查与考核

本标准由人力资源部门组织各部门实施，由品保部会同办公室检查与考核。7 附录附表

QG/HX19.03附录A 档案借阅、复印规定 QG/HX19.03附录B 档案分类编号方法 QG/HX19.03表1 部门归档资料台帐 QG/HX19.03表2 卷内文件目录表 QG/HX19.03表3 归档档案（分类）台帐 QG/HX19.03表4 文件销毁清单 QG/HX19.03表5 档案借阅、复印登记表

公司档案管理制度 篇10

档案管理制度

为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归

档、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

一、档案管理原则

公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性

档案分散管理相结合的原则。

二、组织

公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部

门明确由专人兼管档案工作。

三、档案管理部门的工作职责

（一）综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、建设档案管理系统。

（二）财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，综合管理部给予配合。

（三）其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并

交至综合管理部档案管理员立卷归档。

四、档案管理人员职责

（一）负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到

收集齐全、整理科学、鉴定正确和保证质量，并按时接收和移交档案；

（二）凡本公司印发出的公文(含定稿和正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。

（三）做到忠于职守，遵守纪律，严格按照有关法律和公司

制度办事。

五、归档公司档案室资料

（一）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

（二）本公司的请示与上级机关的批复；

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；

（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结；

（五）本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；

（六）综治工作材料；

（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

（八）本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；

（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

（十）具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料；

（十一）会计凭证，会计活动帐薄和会计报表等会计核算专

业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据。

六、档案的收集与归档

（一）承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批

存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理员归卷。

（二）凡是直接记述和反映公司、部门活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等)，均须归档保存。

（三）管理性档案在分类立卷时应做到：分年度、分类别、分级别。党政文件要分别组卷，密级文件要单独立卷。组卷时按内部特征为主的六个特征进行组卷，尽量把永久、长期、短期三种保管期限文件材料分开组卷。

（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同

一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

（五）综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检

查。

（六）各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付

卷内目录，移交目录一式二份，交接双方清点核对，并履行签字手续。

七、档案的保管

（一）公司（或部门）管理的档案应有专柜保存，确保完好

不丢失。

（二）做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作；

（三）档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，及时采取措施，进行修补和复制。

（四）公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问

题及时组织整改。

（五）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以

及对破损和褪色的材料进行修补和复制。

八、档案的借阅

必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，归还时验收注销。凡利用者都应按规定办理借阅手续。查阅机密以上级档案，需经公司（部门）负责人批准，原则上不外借，确因工作需要，应当天归还。

（一）档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理

续借手续；

（二）借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理部

档案管理人员与借阅者当面核对清楚；

（三）档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任；

（四）调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理

离职手续；

（五）原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，须经总经理批准，并办理登记手续后，方可借阅。

（六）归还档案时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不

得丢失、随意折叠、拆散、剪裁或擅自销毁，严禁对档案随意更改、涂写。

（七）传真件需存档时，应将复印件连同原件一起存档，以

防原件字迹消失。

（八）未经公司董事长授权，任何部门或个人无权公开档案。

九、档案室保密制度

（一）档案工作人员必须严格按照档案工作各项规章制度办

事。

（二）凡使用保密档案资料人员必须严格遵守有关保密规定。

（三）凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经分管领导审批，报总经理批准后，方可借出。

（四）外单位查阅、借阅密级档案，须经综合管理部主管领

导审批，报分管领导批准，方可提供。

（五）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出

携带机密级以上档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任。

（六）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所

谈论保密档案内容，不得将保密档案带出室外和借给他人。

十、档案的鉴定与销毁

鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国

家有关规定并结合公司实际情况进行。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是：

（一）反映公司主要职能和重要经营管理活动的，具有长远

利用价值的档案定为永久保存；

（二）反映公司一般经营活动，具有较长时间利用价值的档

案定为长期保存，其期限为16—50年；

（三）对公司在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短

期保存，其期限为15年以内。

（四）档案的鉴定由综合管理部主管、各部门指定档案管理

人员和综合管理部档案管理人员合作完成，并采取对每份档案直接鉴定的办法。鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充。

（五）经过一定时间后确无保存价值的档案，或者原有情况

已发生完全改变，其档案失去保存意义的，经档案人员或原经办人员提出，本公司综合管理部和部门审查同意，公司总经理批准，方可销毁。

（六）经批准销毁的档案，档案人员必须列出清单，销毁档

案的批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。

十一、本管理制度最终解释权归综合管理部。

十二、本管理制度自发布之日起实施。