毕业生档案管理制度

毕业生档案管理制度（推荐11篇）

毕业生档案管理制度 篇1

学生毕业离校前，档案内容除了原有高中部分档案外还必须包括：

1、高等学校毕业生登记表。此表必须由学生本人填写，字迹要清楚，用蓝黑墨水钢笔或碳素墨水笔填写各项内容；“毕业生鉴定”是毕业生在校期间德、智、体综合素质的评价，请辅导员认真填写，报学生管理部门审核加盖公章。

2、学士学位审批表。学生修完规定学分，经校学位评审委员会批准，获得专业学士学位。

3、全国普通高等学校本专科毕业生《就业通知书》。除升本、升研、出国深造的毕业生外，其他毕业生《就业通知书》一律归入本人档案，作为身份变化的依据。

4、学生卡片。由校学籍管理部门审核批准的本科或专科学籍证明。

5、成绩单。由教务部门核准的学生在校学习成绩单，加盖教务处公章。

6、组织关系。正式党员的入党申请书、党校学员材料、积极分子材料等归入档案；预备党员的党组织关系材料单独封存，单独转寄，待转正后归入档案统一管理。团员关系须将入团申请表归入档案。

7、奖励材料。在校期间获得各种竞赛奖励、奖学金、助学金等材料。

8、处分材料。在校期间因违纪行为而受到的处分。

（二）学生档案管理

1、新生入学一个月内，其档案由新生录取部门直接移交至辅导员；个别地区有新生自带档案入校情况，新生直接将档案交给辅导员，期间不允许学生本人接触到档案的内容，封口必须完整无损。

2、大学期间，在校学生档案由辅导员直接管理，并负责将大学期间的各种奖惩材料收集整理，归入档案。校内学籍变动时，学生档案直接在辅导员之间进行转交。

3、学生毕业离校，毕业生档案由辅导员负责按学生档案内容的要求进行组档，检查完整无误后统一移交大学生就业指导中心。由大学生就业指导中心根据毕业生就业去向以机要方式转出，或者根据毕业生申请实施档案代管。原则上，毕业生档案不得交由本人自带，绝不允许毕业生个人长期保存档案。

4、中途转学、退学等学籍变动的学生档案，由辅导员转至大学生就业指导中心进行备案，再以机要形式转出。退学的学生档案直接转至生源地档案主管部门。

5、学生因升学、公务员考录等需提前调阅档案的，学生可持调档函通知辅导员进行调阅。如档案需要提前转出调阅，需由辅导员将学生档案转交大学生就业指导中心备案后，以机要方式转出。辅导员不得直接将学生档案交给学生个人寄发或携带。大学毕业时的档案材料可由辅导员重新建档，形成原始档案的补充档案。毕业离校时，补充档案由辅导员移交至大学生就业指导中心，以机要方式转至录取学校或单位档案管理部门，再与原始档案合并存档。

6、毕业生离校前已签约就业的，辅导员统一移交档案，由大学生就业指导中心负责按期转至用人单位人事档案管理部门。为保证转寄按时到达，毕业生本人要负责填写档案转寄的地址和接收单位，辅导员和就业部门负责核查。

7、毕业生离校前未签约就业的，即可自愿申请档案转回生源地档案主管部门，也可向学校就业部门申请档案留校代管。学校档案代管时限最多2年，期满以机要方式转回生源地档案主管部门。

8、学生档案是学生成长轨迹的真实记载，其管理和转接是非常严肃的`事情。档案外转必须由大学生就业指导中心登记备案，规范密封，并以机要方式转出，其它部门或个人不得擅自处置。

9、毕业生暂留学校档案，在离校后2年内，大学生就业指导中心提供档案调档和状态查询业务。如遇不确定因素出现档案丢失，经核实可予以补办，补办内容仅限大学期间档案。

毕业生档案管理制度 篇2

一、毕业生档案留校的背景与现状

2002年由教育部、公安部、人事部、劳动保障部发布的《关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题的意见》中第七条写到:“完善未就业高校毕业生的有关政策。对毕业离校时未落实工作单位的高校毕业生, 档案管理机构对保管其档案免收服务费用。学校可根据本人意愿, 将其户口转至入学前户籍所在地或两年内继续保留在原就读的高校, 待落实工作单位后, 将户口迁至工作单位所在地。超过两年仍未落实工作单位的高校毕业生, 学校和档案管理机构将其在校户口及档案迁回其入学前户籍所在地。”因此, 学生在毕业时未就业的可选择将档案继续保留在原就读学校。以海南大学为例, 从2002年起, 统计至2010年6月止, 约有7000余份毕业生档案仍留在学校, 其中超过2年的毕业生档案约有3500份。

按照规定学校档案管理部门对于毕业超过的2年的学生档案应该统一寄回生源地, 并要求接收学生档案的单位寄回回执。但实际情况是, 收到档案的部门并非都能按要求寄回回执。由于学校档案管理部门既不能确定对方是否收到档案, 又无法与学生取得联系通知其本人档案已寄回生源地, 因此学校档案管理部门就不能贸然将档案转走, 否则极易产生档案丢失或去向不明, 而丢失了档案要想再补回原件是不可能的。目前, “未就业”毕业生选择档案继续留校的人数越来越多, 以海南大学本专科生为例, 2008年至2010年这3年中, 毕业生人数分别为5965、6934、6391人, 环比增速分别为16.24%和-7.83%, 协议档案暂存本校的档案分别为:1500、1759和2260人, 环比增速分别为17.27%和28.48%。留校户口也逐年增多, 据学校户籍部门统计:2008年有891人, 2009年1359人, 2010年增加到2236人, 环比增速分别为52.53%和64.53%。可见毕业生户档留校比重的增长速度是十分强劲的。

二、毕业生选择档案留校的原因和心态

虽然文件中要求学校提供档案暂存服务的对象是“未就业“毕业生, 但实际上, 留校的毕业生档案并非完全是“未就业”毕业生的。对此, 结合毕业生的心理和现实情况分析可能有以下几种原因。

1. 毕业生主观认为在没找到理想或适合工作之前, 档案存放在学校是最安全的。

因此学校暂存档案中有一部分非签约就业的即隐性就业毕业生的档案。这些毕业生虽然已经就业了, 但认为目前的工作并不理想, 自己的工作单位随时都可能会有变动, 故不愿转档。

2. 毕业生对档案交到人才交流中心“托管”和留在学校“保管”

的本质区别没有足够地认识。有些同学出于对学校的熟悉和信任, 认为既然学校可以提供档案暂存, 就无须再到人才交流中心托管了。其实, 学校保存的只是“学籍档案”, 而真正发挥档案作用的是人事档案。虽然人事档案是由学籍档案转换而来的, 但是学籍档案的性质是不会随着时间的变化发生改变的, 永远停留在学生阶段, 不会增添就业后新生成的档案材料;它无法办理转正定级、工龄计算、职称评定等手续, 将直接导致档案材料的缺失和不完整性。如果毕业生的就业单位对档案材料要求比较严格, 那么档案放在学校将可能影响到毕业生正常的工作调动及工资职务的合理确定。毕业生只有将学生档案转到隶属人事部门的人才交流中心办理人事代理, 才能将学籍档案转变成人事档案。人才交流中心具有人事部门授权的行政职能, 如:毕业生就业政策咨询、人事档案管理、户口挂靠、转正定级、职称资格考评、身份认定、工龄计算、档案工资调整、业绩 (考核) 登记、业绩诚信档案的建立和完善以及出具证明等为毕业生的工作生活服务的职能。而学校档案管理部门却不具备这些职能, 只能起到单纯的档案保管作用。

3. 档案“说起来重要, 排起来次要, 用起来需要, 忙起来忘掉”。

一般情况下, 只有国有企事业单位才具有独立人事档案管理权限, 其他非国有中小型企业没有授予独立人事档案管理权限。因而有一些单位不要求员工提供档案, 加之生活上、工作中的各种琐事繁扰, 毕业生自己也就无意识的“放弃”办理档案的人事代理。

4. 对档案不了解而导致对档案不重视。

我们在工作中, 常有毕业多年, 乃至十多年的毕业生打来电话问询他的档案现在在何处?《中国青年报》讯:来自某市人才服务中心的数据显示, 在某中心保存的12万份人事档案中, 约3成档案成了无人理睬的“死档”。据调查, 约半数受访者认为, “找工作看重的是能力, 并不看重档案”, 这种想法导致了大学毕业生对自己档案的弃之不顾。由于档案意识的缺失, 他们不知道企事业单位职位招聘、公务员选拔、考研等都要审查档案, 也不知道办理社保、职称评定等也需要人事档案, 更不知道“弃档”行为将会给自身未来利益带来难以估量的损失。作为档案工作者我们感到很痛心, 我们有责任也有义务呼唤他们, 重视自己的档案与重视自己的权益是同等重要的。

三、加强学生档案意识的培养, 改进高校毕业生档案管理工作

高校毕业生是整个社会中充满活力、富有创造力的群体, 是国家宝贵的人才资源, 是全面建设小康社会、实现中华民族伟大复兴的生力军, 怎样引导他们更好的掌握政策, 认识档案的重要性, 使自己的利益不受损失, 应引起教育部门和人事部门的重视。

1. 从教育部门方面入手。

2008年9月1日起实施的《高等学校档案管理办法》, 将学生档案纳入学校档案管理, 对学生档案管理规范化起到了良好的作用, 同时也得到了学校和档案管理部门的重视。但学生的档案意识仍然普遍比较薄弱, 要想学生重视档案, 就需由教育部下文, 要求各高校必须在新生入学年和毕业学年上学期开展档案知识专题教育, 并将这类教育纳入考核的范围, 促使学生必须了解档案, 认识档案, 提高对档案的重视程度。

(1) 开展档案知识专题讲座。第一次档案知识专题讲座是针对全体入学新生进行的, 其目的是让新生了解、认识学籍档案的组成, 告诉新生学籍档案记录着学生在校期间的个人经历, 包括学籍表、学年度鉴定表、成绩单、奖惩记录、党团材料、毕业生登记表等原始记录。特别强调在校期间奖惩记录都将归入学籍档案, 伴随终身。这样更能激励学生向积极方面发展, 多拿奖, 少受罚。第二次档案知识专题讲座是针对全校应届毕业进行的, 其目的是让他们了解国家有关档案管理的政策, 认识“学籍档案”与“人事档案”的关系。从而知道“学籍档案”怎样转变为“人事档案”, 其意义何在, 需要怎样办理。毕业生档案在未就业时可选择继续留在学校保管, 一旦就业, 就要来校转档。如果就业单位没有人事档案管理权限, 可移交人才交流中心委托管理。不要因忙于找工作就长期把档案放在学校, 更不能拿在手中, 放在家里, 那样永远都是“学籍档案”。等到需要时才去将学籍档案转办为人事档案, 这样既没有工龄记录, 也会耽误职称申报, 影响个人的发展。

(2) 《学生手册》中加入学生学籍档案的内容。新生入校时, 学校都会发给学生本校《学生手册》。, 让学生了解学校, 内容包括学校管理制度、道德行为、教学管理、评优奖励、校纪管理、勤工助学、社会实践以及毕业就业等, 方方面面都讲到了, 唯独没有讲到记录学生在校期间学习、生活状况的学籍档案的内容。虽然在就业工作实施细则中讲到“人事代理”, 但并没有明确说明为什么要办“人事代理”, 它有何作用, 不办理会产生什么后果?因此, 应在《学生手册》中加入学籍档案的内容, 并结合档案知识专题讲座, 双管齐下, 才能从根本上让学生重视起档案的问题, 推动档案知识的普及。

2. 从人事部门入手。

浅谈高校毕业生档案的科学管理 篇3

【关键词】高校；毕业生；档案管理

一、前言

高校毕业生的档案对于毕业生来讲具有非常重大的意义，与毕业生今后的个人发展具有密切的关系。近年来，我国的就业出现了多样化的趋势，毕业生档案管理越来越不受重视，很多高校毕业生根本不了解档案的作用、具体流向，从而导致为自己的升职、加薪、工作调动带来一定的麻烦。所以，我国教育主管部门开始加强高校毕业生档案的管理工作，针对一些档案管理中出现的具体问题进行解决。

二、高校毕业生档案的具体作用

我国高校早已经不再实行毕业生分配制度，高校毕业生的就业已经形成自主选择的形式，由毕业生自行寻找就业单位。高校毕业生由于不了解个人档案的重要性，不清楚个人档案的具体作用，在报考公务员、被事业单位录用时遇到了各种各样的麻烦，这都是档案管理工作不完善所导致的。高校毕业生的个人档案当中包含了很多内容，比如学生的高中毕业表、高考成绩表、军训记录表、在校期间所获荣誉、在校期间的奖惩记录、实习情况等等。个人档案不仅能反映毕业生的学习成绩，还能反映其身体状况、思想品德、兴趣爱好等综合素质，对于学生未来个人发展具有至关重要的作用。另外，党团关系、政审材料等内容也包含在个人档案当中。

个人档案是学生各项信息的记录，用人单位依据个人档案录用员工，制定员工的薪资标准和待遇。同时，在员工进行转正、职称评定、职位晋升、退休金认领的时候，个人档案也是重要的参考依据。对于报考公务员或者应聘事业单位的毕业生，个人档案也是决定毕业生是否具有报考资格或者是否被聘用的重要参考因素。在高校毕业生毕业之后，其个人档案必须从学校当中转出，转入其工作单位；如果工作单位不能接受档案，可以将个人档案存放于县级以上的人事部门。

三、高校毕业生档案管理存在的问题

1.档案内容模式化

我国目前的高校毕业生档案内容千篇一律，存在严重的模式化问题。从客观角度来讲，学生的个性是多种多样的，其个性特点应该在档案中能够鲜明体现，展示学生的优势和长处，揭露学生存在的缺陷和不足。但是，我国目前的毕业生档案内容比较单调，尤其对于学生的个人评价，雷同语句过多，大量内容都存在重复现象，没有根据学生个人的实际情况对学生进行评价，不能真实反映学生的性格特点和个性特征。

2.弃档现象严重

现代就业形势比较严峻，很多高校毕业生在离开学校时急于到工作单位进行报道，没有考虑到个人档案保管问题。这一方面是由于毕业生本身对个人档案的作用不了解，不重视个人档案的保管；另一方面也是由于学校没有向学生普及个人档案的相关知识，强调个人档案的重要性，或者对于个人档案的保存不用心。这就导致很多毕业生的个人档案在保存过程中发生遗失、损毁，大部分联系不到本人的一起档案积累在人事主管部门。

3.档案材料不足

很多学生在高中时就已经入团、入党，但是在进入大学以后，发现个人档案当中并没有党团材料，这就说明我国高校毕业生的个人档案中存在档案材料不足的问题。大部分学生毕业的高中与即将进入的大学并不在一个城市，各地的情况不同，对于学生档案的管理措施也有所不同，这就给学生档案的管理带来很大困难，一部分档案材料难以转入大学党团组织，造成学生档案的材料不足。

4.档案积压问题

根据我国教育部门的规定：如果学生还没有找到就业单位，可以将户口与个人档案留在学校进行保存，期限为两年。这项规定是为了方便一些准备考研、报考公务员或者出国留学的学生。但是，在实行过程中却被很多毕业生钻了空子。这些毕业生找到工作单位以后，仍然将个人档案留在学校，方便日后自己进行跳槽，这就加大了学校的工作量，造成了学校大量学生的档案积压。据有关部门调查统计：我国每年有15%的高校毕业生在毕业后将档案留在学校，这就使我国高校大量个人档案积压的原因。

四、完善高校毕业生档案管理的措施

1.完善档案管理制度

我国高校要对毕业生档案的管理进行规范，完善档案管理制度。首先从建档入手，在建立学生档案时，要在现有基础上对个人档案的内容进行丰富，增加对学生各方面的评价。在对学生进行个人评价时，要在真实的基础上，反映学生的个性特征和长处。其次，学校要及时根据学生个人表现对学生的个人档案进行更新，力求档案能够真实反映学生在校期间的各种表现。最后，学校要对毕业生的个人档案进行妥善保存，将毕业生的个人档案与在校生的个人档案分开存放，根据入学年份、所学专业、所属班级进行分别保存。对于不存放在学校的毕业生个人档案，学校应在告知学生的情况下个人档案转交给人事管理中心。

2.提高学生认识

对我国高校毕业生的档案管理进行完善，需要高校毕业生的配合。首先，学校要加强档案相关知识的宣传和普及，可以通过全校公开课的形式专门向学生讲授档案的相关知识，包括档案的作用、内容，强调个人档案的重要性，让学生认识到个人档案在日后的工作当中起到的重要作用，增进学生对个人档案的了解。其次，高校应该做好个人档案的相关服务，方便毕业生随时进行咨询。在每年临近毕业的期间，就要由档案管理人员联系每一位毕业生，向其说明个人档案的重要性以及接下来的去向，确定学生是否要将个人档案留在学校。最后，对于已经毕业的学生的个人档案，学校要妥善进行保存，按照学生的年纪、专业、班级和所在城市进行存放，以便日后个人档案进行调动。

3.创新管理办法

高校为毕业生保存两年的个人档案，是为了延缓学生的就业压力，给选择就业的时间。但是，在为学生提供两年就业期的同时，也大大增加了学校的档案管理压力。对此，各大高校要对学生个人档案的管理办法进行创新。首先，要将毕业生个人档案从书面形式转化为电子形式，利用计算机技术来对毕业生的个人档案进行保存。其次，数码技术、光影技术和条形码技术也可以应用到毕业生的档案管理当中，将毕业生的个人档案转化为另一种抽象形式。最后，高校还要完善档案管理的电子服务体系。利用计算机数据库对电子形式的档案进行管理，能够大大提高档案的查阅速度，同时还不容易发生遗失、损毁，比现有的档案管理模式更加安全。同时，利用计算机数据库对毕业生的个人档案进行管理，档案占据的是数据库的内存空间，不存在档案袋装不下档案的问题。

4.提高档案管理人员的素质

档案管理人员是毕业生档案管理的执行者，档案管理人员的素质在一定程度上决定了档案管理的工作水平。毕业生的个人档案，一部分留在学校，由学校安排人员进行管理，另一部分存放在各地的人事管理中心，由人事管理中心的人员进行管理。无论是学校还是人事管理中心，都要建立一支综合素质足够、业务能力强、工作效率高的档案管理人员队伍。档案管理人员首先要积极学习档案管理的相关知识，不断提高自身知识水平和业务能力。各地、各高校的档案管理部门要多多进行交流，让档案管理人员交流工作经验。同时，还要引入档案管理的各项先进技术，增强档案管理的工作效果。

五、结论

毕业生的个人档案对于毕业生的日后发展具有极为重要的作用。目前，我国的毕业生档案内容缺乏个性，档案材料不足、遗弃档案、积压档案问题严重。对此，我国应当加大宣传力度，提高学生对档案重要性的认识，创新档案管理方法，提高档案管理人员的综合素质，建立一套完善的毕业生档案管理制度。

参考文献：

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[2]赵梅竹.浅谈高校毕业生人事档案管理问题与对策[J].东方企业文化，2015，07：130.

[3]毕见品.高校毕业生档案信息化建设策略研究[J].办公室业务，2016，11：33.

[4]李婧，李毅.对高校毕业生人事档案管理存在的问题及建议分析[J].经营管理者，2014，04：296.

毕业生档案管理及转寄说明 篇4

一、档案整理：

1、毕业生档案的材料包括：新生录取材料、毕业生登记表、学业成绩报告单、实践学习登记表、奖励处分证明、入党（团）志愿书、学位授予证明和体检证明等。

2、通过毕业生资格审查后，毕业生档案由所在院（系）整理、核对、造册、封签，统一交学校招生就业处在封签上盖章后根据不同就业形式转递或留存。

二、档案转递

省内：省内毕业生档案详细地址

1、已通过签定就业协议书落实用人单位，毕业生档案转寄至报到证所注单位。

2、已通过签订其他就业文本落实用人单位，毕业生档案转寄至生源地盟市教育局。

3、未落实就业单位的毕业生档案转寄至生源地盟市教育局。

4、不愿在生源地盟市教育局落档，根据本人意愿到当地高新人才市场开具调档函，院系凭调档函就业指导中心统一办理人才交流中心毕业生档案转寄手续。

5、三支一扶、西部计划档案回盟市教育局。不愿回生源地由本人去高新市场开调档函保留在。

省外：省外毕业生档案详细地址

1.已通过签定就业协议书落实用人单位，毕业生档案转寄至报到证所注单位。

2、已通过签订其他就业文本落实用人单位，毕业生档案转寄至生源地省主管部门。北京市：北京市人事局大中专毕业生就业处

安徽省：安徽省大中专毕业生就业指导中心

福建省：（师范类）福建省教育人才服务中心（非师范）福建省公务员局

甘肃省：甘肃省大中专毕业生择业指导中心

河北省：（师范类）河北省教育厅学生处（非师范）河北省人事厅人才流动开发处 河南省：河南省大中专学校学生信息咨询与就业指导服务中心

湖南省：湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心

吉林省：吉林高等学校毕业生就业指导中心

辽宁省：辽宁省高等学校毕业生就业指导中心

山东省：山东省教育厅学生处

山西省：山西省高校毕业生就业指导中心

陕西省：陕西省高校毕业生就业服务中心

四川省：四川省普通高等学校学生信息咨询与就业指导服务中心

云南省：云南省教育厅学生工作处

江西省：江西省高等院校毕业生就业工作办公室

浙江省：浙江省高校毕业生就业指导服务中心

贵州省：贵州省大中专毕业生就业指导中心

广西区：广西大学生就业服务中心

湖北省：湖北省高等学校毕业生就业指导服务中心

黑龙江：黑龙江省教育厅学生处

重庆市：重庆市大学中专毕业生就业指导服务中心

毕业生档案管理制度 篇5

一、档案接收

1．凡与吉林省高等学校毕业生就业指导中心(以下简称中心)签订就业代理协议的毕业生档案由档案所在单位密封完整统一转递至中心综合业务部；

2．省外高校回省就业的毕业生档案由毕业学校转递至中心综合业务部。

二、档案查询及出具相关证明

毕业生凭《就业代理协议书》或《报到证》，用人单位凭档案查询介绍信到我中心查询档案及申请出具相关证明。

三、档案借阅

用人单位借阅档案须出具介绍信和借阅人有效身份证件，借出的档案须密封后按期归还。

四、档案转出

办理毕业生档案转出须出具就业《报到证》或接收单位人事部门 调档函同时需出示调档人有效身份证件（如代办取档手续需提供档案所有人开据的授权书及身份证复印件），并提供档案转递详细地址。

毕业生档案管理制度 篇6

档案管理工作的建议

《天水市人才交流开发服务中心关于做好普通高校毕业生报到注册工作有关事宜的通知》（天市人才发〔2016〕3号）印发以来，各相关部门认真落实文件精神，积极做好应届毕业生报到注册和档案接收整理、查询转递工作，取得明显进展。高校毕业生作为我市人力资源市场的主体地位已基本形成。

档案作为报到注册之外，应届高校毕业生最为关注的内容，目前存在档案的确认查询、转递等手续的办理地点与报到注册地点较为分散，办理流程经过多个窗口等问题。按照《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发〔2016〕75号）有关精神，结合我市实际，为进一步简化优化服务流程，切实做好高校毕业生档案服务工作，现提出如下建议：

1、由于每年毕业生档案回原籍比较集中，以及档案自身的保密性和整理归档的延续性。建议高校毕业生档案的接收整理、编号录入，归档工作在档案室附近单独安排房间进行并长期保留。

2、目前高校毕业生作为我市人力资源市场的主体地位已基本形成。为了继续丰富人力资源市场功能，简化优化办

事流程，为以高校毕业生为主的各类社会流动人员提供一站式服务，建议将高校毕业生档案查询转递等日常管理服务工作在人力资源市场专门设置窗口办理。

3、为了建立科学合理的流动人员人事档案管理服务体系，形成以公共就业和人才服务机构为主体，授权管理服务机构为补充的流动人员人事档案管理服务工作格局。建议将人力资源公司作为授权管理服务机构，开展流动人员人事档案服务工作，天水市人才交流开发服务中心作为授权主体，评估考核人力资源公司档案管理服务日常工作。

市人才交流中心档案管理部

高校毕业生档案管理的思考 篇7

一、高校毕业生档案的重要性

一份完整的高校毕业生档案是由两部分组成的。第一部分是学生学籍档案毕业生的学籍档案以文字资料的形式记录了高中阶段各类学籍、政审、体格表高考成绩、入学登记表、在校学习成绩家庭状况、在校期间表现和奖惩情况以及毕业生登记表等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来, 是指毕业生毕业后, 在其学籍档案中放入该毕业生的毕业登记表及报到证, 然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案, 它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议, 然后履行相关毕业程序并取得报到证后, 才得以实现。第二部分主要是由学校档案部门保管的高考录取名册、学生入学学籍卡、毕业生登记表、毕业生审批名册、毕业生成绩单、授予学位名单等材料。这部分档案是为毕业生工作以后提供查询服务的。

高校毕业生档案的材料应该是原始的, 内容应该是真实齐全的。完整的毕业生档案不仅可为用人单位的用人决策提供重要依据, 而且在毕业生的聘用、晋级、出国等方面起着凭证作用。通过查阅学籍档案, 为毕业生和用人单位解决实际问题, 充分体现学籍档案的重要性和具有不可替代的原始凭证作用。

二、高校毕业生档案管理中面临的问题与成因

长期以来, 由于诸多原因, 高校毕业生档案管理工作存在许多问题:

第一, 轻视学生档案管理工作。高校往往只重视教学和其它档案的管理, 轻视学生档案管理工作, 对于学生档案工作的重要性认识不到位, 一是对学生档案管理工作缺少必要的业务检查监督、指导和评估;二是对学生没有进行档案管理知识的专题教育;三是缺乏具备专业知识的档案管理人员, 使学生档案工作难以形成标准化、规范化。

第二, 档案管理工作技术落后。目前多数高校现行的档案管理模式老套、技术陈旧落后, 管理手段仍限于手工操作, 停留在纸质管理层面。即使辅助以计算机管理, 也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理, 未能形成无纸化电子档案, 与现在高校学生档案呈现出存放时间短、流动快、投寄单位多等特点极不适应。

第三, “死档”“断档”现象严重。现在的毕业生档案是由人才市场、人才交流中心或毕业学校代管, 待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。由于目前高校毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善, 许多毕业生对人事档案的内容、功能、管理、投递认识不清;生源地的人事部门没有了保管毕业生档案的权利和责任, 忽视对高校毕业生档案的管理, 加之档案转递环节也复杂, 导致一些学生档案丢失, 出现了人、档脱离的现象, 给毕业生就业及后来的相关利益带来不良影响。

三、导致以上问题的原因有以下几点

第一, 对档案的性质、地位和作用等常识缺乏必要的认识。目前许多企业在录用员工时不看重历史描述, 只注重工作实际;只看重个人能力而忽视档案的存在。越来越多的高校学生开始觉得档案与个人的关系不大, 不再注重自己的档案管理, 产生了“档案无用论”的错误观念。因此有不少高校毕业生自谋职业, 把档案留在学校, 没有办理档案转出手续。笔者在工作中就接待过若干毕业生回校查询自己当年的档案。

第二, 对档案管理的相关规定不了解。当前有大量的毕业生不清楚档案管理的相关规定, 一些部门档案管理也不规范、用人单位也不重视档案等, 使得很大部分毕业生不知道档案应该由谁来保管, 更觉得保管档案“没有价值”, 认为档案与当前利益没有太多冲突, 相反个人每年还要缴纳几百元的档案保管费是是一种负担。于是有的把档案放在自己手中保管, 有的就弃档案于不顾。

第三, 档案转递不规范, 造成误投和错投。当前档案转递大致有两种:一是由学生所在学校就业指导处通过机要部门投递, 而机要部门规定, 接收机要件的单位必须是县团级以上的党政机关和企事业单位的教育、人事部门。但目前我国大多企业都改制为责任有限公司, 因此经常造成档案邮寄地址不详细而无法投递, 或者是寄出后被退回等现象。二是有的学校直接把档案给了毕业生, 或者是由毕业生本人自行领取投递。这种档案转递方式不符合档案管理规定, 档案不能由本人经手, 更不能自行保存, 如果私自拆封, 就成为废档、死档。

四、改进毕业生档案管理工作的对策

随着人才流动日益社会化, 人事档案工作也必然变成了一种社会化的活动, 由毕业生档案工作的复杂性而带来的实际管理工作中经常出现的问题, 我们必需加以研究认真对待。

(一) 树立正确的档案观念。

要加大宣传档案重要性的力度, 树立正确的档案观念, 克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识。同时要提高毕业生自身对档案重要性的认识, 在毕业生离校前举办毕业生档案的知识讲座, 让毕业生充分了解档案的作用, 不要使自己的档案“断档”, 或成为“死档”, 要注重落实自己档案的去向, 办理好相关手续, 让自己日后的相关权益得到充分的保护。

(二) 规范毕业生档案管理工作体系。

高校档案管理实际工作应从两个方面入手, 首先要健全学生档案管理制度, 明确档案工作职责范围和岗位职责, 要明确规定从大学生入学的档案接收到日常档案的管理, 每一项工作都要规范详细内容和原则;其次, 加强档案管理队伍建设, 提高档案管理者专业素质, 落实专人负责学生档案的管理工作, 根据学生档案的数量配备适当编制的具有专业知识的专业人员, 保证档案管理工作顺利进行。

(三) 加快毕业生档案管理的信息化、网络化建设。

目前高校网上招生已经完全普及, 但入学后的大学阶段档案却大多是纸质档案, 当前高校学生档案管理手段必须充分利用计算机技术, 学习和借鉴国外档案管理的先进技术, 运用Visual Basic构建的管理系统, 实现电子档案管理和利用一体化;坚持利用和保密并重的原则, 通过身份认证和密钥匙管理, 设置访问权限等, 建立一个完整的高校学生档案管理系统, 实行全国连网, 资源共享。

(四) 要严格毕业生档案的转递工作。

毕业生档案的转递工作, 往往时间紧、流量大、参与的人员多, 因此要规范档案的传递方式和传递环节, 防止毕业生档案丢失。目前对于毕业未就业的大学生档案除了暂留学校外, 一般采取两种方法:一是把档案转至生源地所在地级市的人事局接收或有人事管理权的单位接收;二是把档案转至单位所在地的人才服务中心, 进行人事档案托管。作为毕业生本人一定要清楚自己档案的去向, 要了解档案转递程序和托管规定。

总之, 要认真分析目前高校毕业生档案管理存在的问题, 研究建立健全一整套高校毕业生档案管理体系的对策, 解决毕业生们为就业四处奔走, 而忽视或难以解决的档案问题。

摘要：高校毕业生档案历史全面地记载着大学生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息, 对大学生进入社会有着重要的作用, 因此对该档案的管理是学校档案管理工作中的重要组成部分。本文指出当前高校毕业生的档案管理中存在的问题, 提出了解决问题的建议。

关键词：高校毕业生,档案管理

参考文献

毕业生档案管理制度 篇8

关键词:高校毕业生 档案管理 转递

高等院校毕业生档案是国家人事档案的一个组成部分,它是记录大学毕业生到目前为止的全部学习、生活、社会实践等情况,是高等学校进一步教育、考查、培养更高层次人才的第一手资料,更是用人单位选拔聘用、考核培养人才的主要依据。在知识经济时代、我国市场经济逐步建立完善的大背景下,高等院校学生档案工作出现了不少新的问题。因此,深入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题,对于准确、完整地提供人才信息、促进大学生就业,甚至于对完善国家人事档案管理都有着不可小觑的现实意义。

一、高校毕业生档案工作存在的主要问题

1.缺少具有针对性的法律法规的约束

近年来,教育部和国家档案局针对高等学校档案管理颁发了《高等学校档案管理办法》。该办法规定:关于高等学校全日制在校生规模在1万人以上应当设立档案馆。(参见《高等学校档案管理办法》第二章<机构设置与人员配备>第六条),由于没有相关的约束条文,各个高校的学生档案管理体制并不统一:有的高校将学生档案放在综合档案室实行综合管理;有的把学生档案和干部人事档案放在人事处一起管理;有的干脆把学生档案放在各个院系,由辅导员分散管理。就笔者所在学校目前在校生人数已达到11000人,而学校设立的档案室只安排不到两名的相关人员进行临时管理。毕业生档案是在毕业生离校前一个月由系部辅导员移交至学生处就业指导服务中心,再由学生处就业指导服务中心安排一至两位老师采取晚上、周末加班等方式在极短时间里将毕业生档案进行整理、转递。因为学校没有为档案室分配明确的定员编制,也没有具体的办公经费及制订工作量考核标准,所以,造成一些部门和个人也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是,毕业生档案管理、转递工作就在这不规范的环境中勉强运行,其结果不言而喻。

2.学生档案管理缺乏规范化

高校学生在校阶段产生的档案材料,如果没有及时归入档案,就会出现问题。就以笔者所在院校在2009届毕业生档案整理过程中发现的问题为例:(1)归档材料手续不符合要求。比如有的高校毕业生登记表没有学生本人签名;存在没有盖学校印章,用系部印章取而代之的登记表;辅导员因疏忽忘记将高校登记表放入到学生档案袋。(2)档案材料没有明确的排序要求,资料容易混乱。最常见材料有以下几种:论文评审意见书、学生成绩表、优秀学生(干部)登记表、奖学金申请表——如果同一类型材料(表格)多次出现,就会出现排序杂乱无章的问题。(3)书写用笔不规范。我在整理毕业生档案时,发现有一部分档案材料采用圆珠笔、纯蓝墨水笔书写的,按要求应该是纯黑色钢笔或水笔等。

3.档案管理模式老套,缺乏信息化

大学生在校期间形成的档案是其所有档案的一部分,它记录大学毕业生到目前为止的全部学习、生活、社会实践等情况。由于档案袋的容量有限,加之一些档案材料需要保密特殊性,就目前纸质档案材料而言,还真是有点勉为其难,尽管各行各业迈向信息化发展,然而,我们高校毕业生的档案却有点“返祖还原”现象,从事过生源数据上报的同志都知道高中阶段都已经有电子录检表(以江苏省为例:上报数据至教育厅时,需事先在扩展项1里面查清楚该学生在录检表的哪一本哪一页哪一行),在一定程度上暴露出档案管理体制、管理模式、方法手段滞后于信息时代。

4.档案转递单位不明确,用人单位接受档案管理不规范

(1)随着就业政策改革,毕业生到中小型企业、外资企业、私营和民营企业就业的人数不断增多,有些单位和学生不清楚档案的管理制度,以为就业协议书上的档案转递单位直接就是工作单位,但是这其中绝大多数单位没有机要接受权,导致档案不能正常转递甚至丢失。

(2)学校按要求转递档案,但是由于接受单位没有规范毕业生档案管理制度而造成档案丢失的现象,例如研究生档案需要分两次寄出——学生收到调档通知函件要求寄出当时的档案政审,学生毕业时再寄出后面产生的档案材料,有的单位收到档案后没有把两次档案合并在一起或者没有及时地将没有被录取的学生档案退回,这也容易造成档案丢失。

二、高校学生档案管理工作的对策与措施

1.加强相关法规建设,确保毕业生档案管理、转递工作有效开展

近年来,党和政府有关部门十分重视档案管理工作,不久前颁布了《高等学校档案管理法》,不过里面缺少具体对毕业生档案管理、转递具体工作细则的说明。这一空白,使得毕业生档案管理、转递“八仙过海,各显神通”。为此,笔者建议相关部门在《高等学校档案管理法》的指导下,从工作的实际出发,尽快出台诸如《高等学校学生档案管理工作细则条例》此类法规,明确具体的单位负责毕业生档案,确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。随着我国高等教育普及化步伐的加快,再加上刚刚过去的金融危机的影响,毕业生未就业比重快速提升,这就要求我们必须将毕业生档案管理、转递工作做实、做牢,确保档案准确无误转递。

2.及时收集、有效整理

毕业生档案记录的虽然是他们大学期间数年的成长历程,但是,“不积跬步,无以至千里”,笔者个人建议要从他们被录取进校那一天起就做好建档工作,入学后立即根据其系部、专业群体性特点,按照国家档案法规的要求,收齐有关材料。以后一经形成,尽快存入。就目前而言,大学生在校期间参加国家和地方的各种竞赛、技能、等级(计算机、英语)、职业资格落英缤纷,社会实践活动层出不穷,入党入团、评优获奖屡见不鲜,每一份材料、每一张证书都是大学生们能力与成长的记录。档案管理者本着一切为了学生、为了学生一切的工作理念,定期地向有关职能部门索取、征集学生材料。尤其毕业之际是毕业生档案材料形成的最集中、最重要的时间段,这个时期是对毕业生在校期间德、智、体、美、劳的全面总结和评价,形成的材料大致有:论文评审意见书、学生成绩表、毕业生登记表、毕业生体检表等。

3.尽可能多地把信息化技术应用于高校毕业生档案管理的各个环节

笔者所在院校通过毕业生上网直接输入学号和姓名查询派遣单位和档案转递情况,据不完全统计比没有用系统相比学生档案转递后查询量减少50%。一定程度上减少了了信息管理的重复劳动,减轻档案管理的日常事务性工作,还大大提高了毕业生档案查询的效率。

4.加大宣传力度,提高毕业生对档案重要性的认识。

(1)在学生毕业前做好宣传工作,可以通过发放就业指导手册、开设就业指导课程、组织模拟签约以及档案管理专题讲座等形式,强化毕业生的档案意识,让毕业生充分认识到人事档案不是可有可无的,对毕业生今后的就业、生活等各方面都有极其重要的影响。

(2)在目前没有诸如《高等学校学生档案管理工作细则条例》出台的情况下,档案的寄发单位一定要严格按照《干部人事档案转递制度》执行,使用机要方式,认真按照档案转出程序进行;严格要求档案的接收单位做到档案对位,确保档案及时整合,以及接收到发错的档案及时通过机要打回寄发单位,确保高校毕业生档案工作切实、有效的转递。

毕业生档案管理制度 篇9

一、实习目的。毕业实习的目的是使学生所学的理论知识付诸实践，在实践中获取感性认识，加深对档案学专业知识和相关知识的理解，在实践中学习和探索档案及政务信息管理的新方法，并能够灵活应用。同时，通过毕业实习，锻炼学生的协作能力和社会交往能力，增强团体意识，为毕业生走向实际工作岗位打下基础。

二、实习内容。为了达到上述实习目的，需要确定相应的实习内容和计划。具体包括以下几个方面的实习内容：

1、档案实体的整理。文书档案、专门档案及新型载体档案的分类、编目、排列。了解和掌握以件为单位的归档的整理程序和方法。

2、档案信息组织。档案的著录、标引，编制检索工具，建立检索系统。参与建立计算机检索系统及数据录入工作，了解其原理及功能。

3、档案编研。根据档案馆需要，参与有关编研工作。

4、档案利用。如对档案利用的调查、统计和分析。

5、现代档案管理软件和技术的了解和应用。如对文档一体化管理软件及功能的了解，对于档案数字化过程中所采用的现代技术的了解及应用等。

其他还包括：参与档案网站建设和维护，以及专门档案、科技档案、电子文件的管理等。

实习单位可结合自己的馆藏和工作需要，有选择性的安排上述实习内容。

三、实习的时间安排。毕业实习需要六周时间（含双休日）。一般安排在第6学期结束后的暑假进行毕业实习。

四、实习要求。

要求实习生遵守实习单位的纪律，按照实习计划如期完成实习的内容。学生个人需要写实习日记及实习小结，并集体给出实习总结。

实习单位负责安排实习指导老师，实习结束后实习单位在成绩登记表上给出实习鉴定和成绩。带队老师须与实习单位合作，确保实习计划如期完成，必须定期了解和指导学生实习，与外地实习同学及所在实习单位保持联系。

高校毕业生档案 篇10

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、学历职称、社会关系等个人情况的文件资料，它与个人工资待遇、劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。眼下由于毕业生对人事档案的重要性认识不足，大多数毕业生不知该如何妥善地处理自己的档案。现结合工作实际，将高校毕业生档案转接中的一些常见问题解释如下：

1、毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系？

答：毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，履行相关毕业程序并取得报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案正式成为人事档案。

由于国家现行政策规定，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。其实，学校保存的只是你的“学籍档案”，而你保留干部身份，办理转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行。学校保存的学籍档案只是“存放”，涉及人事关系的证明等没办法出具。

２、哪些机构能保管人事档案?

答：根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员人事档 1

案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。

未就业的大中专毕业生和应聘到非公有制单位的学生，根据需要可以将自己的人事档案关系在户口所在地的人才交流机构托管，亦可将人事档案关系交由工作所在地的人才交流机构托管。特别提醒到北京、天津、上海、广州等大城市工作的毕业生，除单位给你上保险外，其它情况，如不能将户口迁到工作城市，单纯的档案调动对你无任何意义。你可将人事档案落在户口所在地人才交流机构，然后去上述城市工作，这样依托于档案的出国政审、转正定级、工资调整、职称评审、社会保险等才能得到有效办理。毕业生自己保存档案，档案的完整性、真实性得不到保障，同“丢弃”档案没什么两样，有可能会使档案变成“死档”。

３、毕业了，我的档案该怎样转递？

答：普通高等院校一般是按照《就业协议书》（即三方协议）签发《报到证》，转递档案的。

（1）、若您的就业单位是国有企业或机关事业单位等有人事档案管理权的单位，您的档案将被寄送到工作单位；

（2）、若您的就业单位是非公企业，您的档案将被寄送到单位所在地的人才交流机构；

（3）、若您离校时未就业，档案将被寄送到您入学前户籍所在地的人才交流机构。

国家政策规定高校毕业生档案应通过“机要交通”或由档案管理

部门派专人送取，不得邮寄或交高校毕业生及其他个人自带。对本人自带的高校毕业生档案，人才交流机构概不接收。

４、毕业之后，我应如何查询自己的档案去向？

答：毕业生档案一般是按《报到证》签往地转发的。凡报到证签发到扎鲁特旗人才交流中心的高校毕业生，在学校发出档案５～７个工作日后，可向扎鲁特旗人才交流中心电话查询自己的档案是否到达。确认档案已到达的，由学生本人或其家人到人才交流中心办理毕业生备案登记；若档案未到，请向学校了解你档案转出的具体时间和转往地。扎鲁特旗人才交流中心联系电话：0475-7230521。

如在区外高校就读的毕业生，学校通常会将档案发至《报到证》的签往地，即：内蒙古自治区高校毕业生就业指导中心。如果要将档案转回扎鲁特旗，需要到旗人才交流中心开具《调档函》后，持毕业生《报到证》原件及学生本人身份证复印件到内蒙古自治区高校毕业生就业指导中心报到，然后将档案通过机要转发到扎鲁特旗人才交流中心。

5、毕业好几年了，现在不知档案在哪里，我该怎么办？答：紧急补救 教您几招：

第一招：把档案留在人才交流机构但一直没有理会的，建议尽快与人才交流机构联系，办理相关手续后将档案关系理顺。遇个人信息或联系方式变更，及时通知档案托管单位做好登记，保持联络畅通；

第二招：“口袋档案”要尽快交到工作单位或政府所属人才交流机构。如果档案袋被打开，里面的资料就得经相关部门核实，如果档案资料遗失，还要到原单位去补充和确认；

第三招：“跳槽”人员将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的，要与原单位协商，解决跳槽后的遗留问题，以便及时将档案转交新的单位或其委托的人才交流机构；

第四招：对于那些不知档案去向的，毕业生要与参加工作前最后一个学校的相关部门联系，外地毕业生也可向原户籍所在地的人事部门或人才交流机构咨询，已经多次变换工作单位的人要向第一家用人单位咨询。

6、档案托管手续如何办理？

答：毕业生以个人名义办理人事档案托管，先向人才交流中心提出申请，由人才交流中心向所在院校发出调档函，收到档案后经审核符合委托档案管理条件的，人才交流中心与毕业生签订《委托保管人事档案协议》，并办理有关手续。

7、毕业生委托人才交流机构人事代理后享有哪些服务?答：(1)、负责人事档案关系接受、调出相关手续;

(2)、办理毕业生的转正定级；

(3)、档案工资调整；

(4)、技术职称申报；

(5)、考研、出国政审；

毕业生档案管理制度 篇11

关键词 城建档案管理 声像档案 收集 管理

随着城市建设的发展，城建档案馆的资料的开始变得越来越多，而在资料不断增加，种类也在不断变化的同时，其管理工作也就逐渐出现了一定的难度，尤其是城建档案馆中的声像档案部分，声像档案在城市建设与管理中占据着重要的部分，但由于其材质的特殊性，在收集与管理的过程中存在着较大的困难，很多声像档案往往因为管理问题而受到不同程度的損坏，导致在城市的规划过程中出现偏差，阻碍城市的发展。

一、声像档案及其特征

声像档案指的是在国家、社会或个人活动中形成的对国家与社会有着永久保存价值的照片、录像、唱片、影片等材料。这些资料大多数以声像为主，并配有相关文字说明。作为城建档案馆中珍贵的资料，声像档案主要以感光或磁性材料为载体进行记录。在城建档案馆中的声像档案大部都是在城市规划建设及管理工作中形成的珍贵资料，这些资料比单纯的文字资料来的更加真实与直观，对于城市未来规划和管理有着极其重要的参考意义。声像档案随着时代的发展和科技的进步一直在不停向前推进，并在发展过程中逐渐形成了自己独有的特性。

声像档案的特征主要体现在以下两个方面：一是相对于文字性的纸质档案来说，声像档案通过照片、声音、录像等方式进行记录，给人一种更为直观的印象，而且其记录的大多数都是在社会发展过程中社会群体的变化，在翻阅的过程中会造成强烈的情感冲击。二是声像档案在收集和整理的过程中具有相当的复杂性，如磁带档案在外观上并不能区分出其是原件或复印件，而在照片档案中，原版和翻版的照片也通常难以进行辨别，这些都给声像档案管理工作带去了一定的难度，同时也更凸显了声像档案的珍贵。

二、城建档案管理中声像档案的收集与管理

（一）城建档案管理中声像档案的收集

在城建档案管理中，声像档案的收集主要通过以下三个方面进行。一是城建档案馆中现存的城建声像档案。这些声像档案一般包括城市建设的跟踪拍摄、改建和扩建桥梁、道路等建筑物原貌的声像资料。还有关于国家重点工程项目建设过程中所产生的声像资料，这些资料包含了工程建造原址原貌、以及原址拆迁情况和建设施工过程的环节记录、录像、图片等等。还有关于档案馆的活动拍摄以及会议记录中所产生的声像资料，由于其见证了档案馆的发展历史，必须进行收集。二是一些单位或公司以不同方式移交给档案馆的声像资料，这些资料大多数都不完整，加之声像档案的收集并不受到行政约束，导致声像档案存在相当大的问题。在进行资料收集时应当对资料进行及时归档，对于零散的声像资料要有选择性的进行收集。如近年来建立的声像室就在很大程度上满足了我国声像档案的收集，迄今为止收藏的城市旧貌和工程照片接近万余张，记录了馆藏的发展以及城市的建设历史。三是通过社会征集声像资料，社会人士收藏的关于城市历史、建设发展的照片、录像等资料，都可以移交到档案馆进行归档整理，我们可以通过报纸、网络、广播等媒体方式进行宣传，加强社会凝聚力量壮大城建档案馆的收藏规模。

（二）城建档案管理中声像档案的管理

（1）完善声像档案管理制度

要做好声像档案管理，首先就要加强相关制度的制定与完善。声像档案向来是我国馆藏中的重要部分，其收集难度大、拍摄内容不完整、在管理方面也具有一定的困难，我们必须规范声像档案管理，严格制定声像档案规范。只有声像档案在最初整理时采取了有效的制度措施，才能够保证在后期的制作流程中拥有一个清晰的脉络，为将来城市建设的资料参考打好基础。我国城建档案馆目前的相关管理制度尚不完善，规范制度的约束力度还没有达到效果，因此，要尽快出台声像档案管理制度，并广泛应用在各城建档案馆的具体管理工作中，让城建档案管理的声像档案的管理工作得以持续进行。

（2）加强声像档案保管技术

声像档案在管理方面存在很大的难度，其对于保存环境要求较高，为了长久的保存这些珍贵的资料，就必须为其提高一个恒温、恒湿、防震、防磁、防火以及避光等条件的保管环境。但我国目前的城建档案馆中声像档案的保管技术还没有达到这种程度，导致部分资料遭到不同程度的破坏与损失。为了尽快提高声像档案保管效率，我们要加强声像档案的保管技术，在为其建立专门收藏室的同时，对其进行妥善保管，如将声像档案进行独立分类，利用声像柜或者密闭的柜子进行存放，并严格控制存放库房的温度以及湿度，将声像柜放在远离光线与磁场的地方。对于声像档案实行定期检查与护理，延长其使用寿命。

（3）提高管理人员业务水平

除了完善声像档案管理制度和加强对声像档案管理技术之外，对于相关工作人员的业务培训也是必须的。只有提高了工作人员对于声像档案重要性的认识，才能够真正投入在工作当中。因此，为了进一步提高工作人员的业务水平，我们要利用业务培训加强其对声像档案管理的认识，让其对声像档案管理工作有一个深刻的认知，并在培训过程中加强自身专业技能的锻炼。城建档案馆要注重管理人员的选拔与培养，使其在具备扎实专业基础的同时，还要能够具有相关现代管理技术。除此之外，国家还要为相关技术人员提供良好的工作环境，给予其适当的鼓励，促进其为城建档案馆做出更多贡献。

三、结语

总之，城建档案管理工作中声像档案管理是一件需要长期进行的工作，我们除了要在收集方面注意声像档案的完整性，还要不断完善声像档案管理制度，不断加强相关的保存与管理基础，确保资料的价值，同时提高工作人员的业务水平，使其更好地投入到声像档案管理工作中来，从而推动城市的建设发展。

参考文献：

[1]李冰.强化措施，改善声像档案管理[J].黑龙江档案，2011（2）：107.

[2]李华英.浅议城建声像档案工作[J].城建档案，2011（2）：39-40.