信息化办公室部门职责（精选8篇）
信息化办公室是工程处信息系统规划、建设、管理、维护的主管部门。具体工作职责：
一、信息化办公室管理职责
1.贯彻国家、行业及监管部门关于工程处信息系统技术、设备及质量管理等方面的方针、政策和规定，组织制定信息系统的维护规程、维护管理办法和维护责任制度；
2.负责全处范围内信息系统运行维护管理、监督检查和质量考核评定工作，掌握运行质量情况，制定质量指标，并对各部门综项和部门网站定期检查考核； 3.信息系统发生较大（三级）或以上故障时，负责必要的资源协调和处理工作，并在事后组织分析总结，制定防范措施并执行；
4.对信息系统进行定期巡检，巡检包括对信息系统及设备性能测试、维护人员日常维护作业计划执行情况检查、机房环境检查等；
5.负责组织信息系统维护技术培训、技术交流等，组织维护人员参加各种信息技术认证培训和考试，提高维护人员管理和技术水平；
6.负责组织落实各项技术安全措施，确保信息系统安全稳定运行；
7.负责对全处范围内信息系统故障管理、问题管理、变更管理、版本管理、配置管理等流程规范性和相关制度落实情况进行监督管理； 9.负责全处范围内信息系统的规划、设计和验收工作。10.协同各相关部门对工程处综合项目管理软件各项目部录入情况进行定期的检查并按文件评分汇总，最后按汇总对全处通报。11.信息化办公室定期对工程处机关各部门的部门网站录入情况进行检查，并在周一调度例会上进行通报。
二、信息化办公室维护职责
下面, 我们将从赛前准备阶段、赛时运行阶段、赛后交接阶段这三个不同阶段来对信息与预定办公室所要完成的工作做详细介绍。
一赛前准备阶段
为了使赛事转播顺利进行, 信息与预定办公室在赛前要进行一系列的准备工作。
1. 转播商大会 (WBM)
在一个大型赛事举办之前, 主办方 (HB、组委会、赛事的国际联合会) 都要召开一个转播商大会 (WBM, World Broadcasting Meeting) 。其目的是向持权转播商介绍赛事的筹备情况、国际广播中心 (IBC, International Broadcast Center) 的准备情况、场馆的情况, HB的公共信号制作计划以及在赛时能提供的服务项目以及相关服务的收费标准。同时, 还要了解持权转播商的需求, 以便能够在赛时为他们提供完善的服务。
信息与预定办公室首先要为大会制作一本手册, 其中要包含上述所有资讯。另外, 还要为大会准备相应的展示文件, 以便在会上向持权转播商做介绍。
2. 收费卡 (The HB Rate Card)
收费卡的费用标准通常都是以主办国的货币来计算的, 在收费卡中要包括对赛事的概括介绍, 关于HB在比赛场地内和IBC内提供的所有服务项目的内容说明和收费标准, 还要包括预订联系人、联系方式、付款日期、付款方式、银行账户等的详细资讯, 以便持权转播商能够顺利预定到自己需要的服务项目并按时交付款项。
按照惯例, 对于所有预订都要设立一个截止日期 (deadline) 。通常将其分为正常预定日期 (normal booking period) 和迟到预定日期 (late booking period) 。按照惯例, 对于在迟到预定日期后提交的订单, 要加收相应的费用。
3. 赛场
在赛前关于赛场的准备工作中, 以下几个问题是非常重要的:
(1) 主转播商的转播机位设置
对于一个大型体育赛事的转播来讲, 主转播商转播机位的设置非常重要。信息与预定办公室要与组委会、场馆以及赛事的国际联合会等部门和机构充分协作, 争取最大限度地将主播的机位设置在需要的位置, 以期达到最完美的转播效果。
(2) 评论席、播音平台、ENG平台、单边摄像机平台、现场演播室的位置设置
在大型赛事的转播中, HB通常都会向持权转播商提供现场评论席、播音平台、ENG平台、单边摄像机平台以及现场演播室等服务, 从而使他们的转播画面内容更丰富, 现场感更强烈, 可看性更强。评论席的位置通常是按照电视、广播、平面媒体的顺序来设置的。而对于播音平台、ENG平台来说, 在确定他们位置的时候, 不但要考虑组委会方面长度座位的安排、票房等因素, 还要将拍摄人员的安全性、拍摄角度、出镜画面的可看性等考虑进去。一般情况下, 一个电视评论席可以坐3个人, 要占用6个座位 (2排, 每排3个座位) , 而广播评论席是它的一半大小;一个播音平台大约是3米×3米;单边摄像机平台大约是1.8米×1.7米;ENG平台大约是0.9米×1.7米。
现场演播室的数量和大小是根据转播商的具体要求来确定的。一般情况下, 现场演播室至少有25～30平方米大小。
(3) 混合采访区 (Mixed Zone)
按照国际惯例, 运动员在比赛完之后都要通过特定的区域并接受转播商的现场采访, 这个特定的区域称为混合采访区。在混合采访区, 主转播商将按照持权转播商的申请要求, 为他们提供相应的服务。
混合采访区的数量、位置和大小是根据赛事的规模、场地的条件以及申请的媒体数量, 由主播、组委会、赛事的国际联合会等部门协商决定的。而它的排位一般是按照有否有直播要求、是否是固定的位置以及申请的先后顺序来决定的。
4. 各种标志的设计 (ENG袖标、混合区袖标、摄像机标贴、场地摄像背心等)
为了便于管理, 使申请到播音平台、ENG平台、混合采访区的持权转播商能够顺利地完成他们的采访和拍摄任务, 主播将根据申请情况向他们发放ENG袖标、混合区袖标、场地摄像背心和摄像机标贴。在赛时, 主播的工作人员将按标识放人, 只有佩戴相应标志的转播商才可以进入相应的区域采访, 他们所携带的摄像器材也必须贴有相应的标识。
5. 赛时新闻通告 (IBC News Bulletin) 的设计
赛时新闻通告是HB在赛时向所有RHB发布各类信息的窗口。与比赛相关的信息、HB关于IBC的一些重要通知都要在赛时新闻通告中发布。因此, 新闻通告的页面既要美观又要醒目, 要带有赛事的明显标志, 从而提高大家的关注度。
6. 广播者手册 (Broadcaster Handbook) 的制定
广播者手册是持权转播商在赛事期间的工作手册, 其内容有以下几个部分:
第一部分是HB的欢迎致辞和组织结构, 持权转播商名册;
第二部分是国际广播中心的相关信息。包括IBC的功能介绍、位置图、房间分布图、关键联系电话、服务时间表、预定流程等;
第三部分是公共信号制作计划。包括信号制作标准、提供公共信号的比赛项目、公共信号的传输流程 (包括信号的起止时间和内容) 、为持权转播商提供的信号包的内容、电力情况说明等;
第四部分是对转播计划的详细介绍, 按照比赛场馆、比赛项目、赛程, 来介绍转播机位图、转播车以及相关设备;
第五部分是在赛时要用到的一些辅助标志的介绍, 包括:主播场地背心 (HB Bib) 、评论席袖标 (CPL) 、混合区袖标 (MZ) 、摄像袖标 (ENG) 以及摄像机标贴 (Camera Sticker) 等。
最后还要对组委会提供的一些相关服务做详细介绍, 包括媒体班车路线和时刻表、紧急联络电话、医疗服务电话等。
7. 预订与收费
在转播商大会后, 信息与预定办公室会向持权转播商发出预定申请表。收到持权转播商的订单后, 会按照收费卡核算相关费用并向他们发送账单 (Invoice) 。为了保证主办方的利益, 按照国际惯例, 通常都会设立两个付款的截止日期。通常情况下, 在第一个截止日期前要支付全部款项的50%或70%, 在第二个截止日期前支付剩余的款项。持权转播商应该按照收费卡上规定的日期将相关费用电汇到指定的账号上。
8. IBC的设计和建设
IBC是由主转播商和赛事组委会共同设立的。其功能是将赛事的公共信号从赛场传送到IBC, 为持权转播商提供工作空间, 向他们提供公共信号的分发、传输、收录服务以及单边新闻传送服务。IBC的设计是根据主播和转播商的要求来完成的。在IBC的整体布局方面, 要结合持权转播商的具体需求, 在兼顾各方利益的同时以期达到布局的最大合理化。除了要满足转播商的需求外, 还要在IBC园区内设立足够供转播商和相关人员使用的餐厅、卫生间, 并配备银行、电信、医疗等相关的服务设施。
IBC的建设包括了基础建设和技术施工两大部分。基础建设中包含了:房间的建设, 供电、供水以及空调系统的配置和安装, 相应家具的配置等。而技术施工则包括了:设备架设、HB与RHB之间线缆的敷设、HB机房至比赛场馆之间线缆的敷设、HB与电信提供商之间传输线路所需线缆的敷设以及相关的弱电施工等。在此期间, 信息与预定办公室不但要与持权转播商充分沟通, 核实他们的预订需求, 落实各个转播商机房的设计方案, 还要做好各个相关部门之间的沟通协调工作, 监督后期的施工进程, 确保IBC如期完工, 投入运营。
9. IBC运行时 (移入期)
IBC的移入期指的是从IBC投入运营到比赛开始之前的这一段时间。这一时期的首项工作就是迎接持权转播商的入住, 信息与预定办公室的工作人员要按照转播商的入住时间表, 做好交接工作, 协助转播商验收他们租用的房间以及房间内的各项设施。如果发现问题, 要协调相关部门解决问题。验收结束后, 向转播商移交房门钥匙。
接下来的工作就是按照转播商提出的要求, 安排相关的线路测试, 包括持权转播商机房与主转播商之间的线路测试、持权转播商机房与他们在场馆的特定区域之间的线路测试等。
二赛时运行阶段
信息与预定办公室在赛时阶段主要有以下几项工作:
1. 分发每日预订报告
根据比赛的赛程和转播商每日的预订情况, 向HB的主控、转播车、以及在场馆的相关部门发送每日预订报告和公共信号传输时间表。
2. 发送赛时新闻通告
赛时新闻通告通常都是采取邮件的形式向转播商以及HB的相关部门发送。其内容很广泛, 包括:各个场馆赛程的变化;HB公共信号的传输时间表以及相关的变更信息;HB相关部门的工作时间表;HB对IBC的相关管理规定的发布和会议通知;组委会要对转播商发布的信息。
3. 分发各种标志
在赛时阶段, 信息与预定办公室每天要根据转播商的预定, 向他们分发在赛场各个不同区域要用到的标志, 从而便于转播商顺利地进入到相应的区域, 完成采访任务。
4.赛时预订办理与收费
对于大型赛事来说, 大多数的预订都是要在赛前、按照HB规定的时间完成的。但是, 也有一部分的预订需要在赛时根据比赛进程来做, 转播商会根据赛程和本国代表队的成绩来完成他们的预订。对于赛时预订的收费, 通常都是采取收取现金的方式。转播商先填写预订表格、递交申请, 信息与预定办公室经过核对确认该时间可用后, 向转播商收取费用。费用结清后, 由信息与预定办公室向转播商发出确认单, 并通知HB的相关部门和电信服务商。
5. 组织HB的每日工作会与每日的情况报告会
按照惯例, HB、组委会、赛事国际联合会每日都要联合召开一个情况报告会, 向转播商通报相关情况。同时, 要回答转播商提出的问题并提出解决办法。
在此之前, HB都会召集一个内部的工作会议。在会上各个部门要汇报前自己在前一天的工作遇到的问题以及转播商的意见, 由大家商议出解决办法。
6. 应急情况处理
在赛时运行阶段, 信息与预定办公室还要及时应对发生的紧急情况并协调相关部门解决问题。例如:转播商在信号的传输过程中遇到问题 (设备和线路故障等) , 信息与预定办公室要协调HB的相关技术部门和电信服务商的相关部门来解决问题。
7. 撰写交接班报告
信息与预定办公室的值班人员在下班前要撰写交接班报告, 将当班发生的问题和解决办法以及待处理的问题记录下来, 并以邮件的形式发给接班的同事和负责人。这样做的好处是可以让负责人掌控运行的整体情况, 同时让接班的同事了解情况并及时解决问题。
三赛后交接阶段 (移出期)
在赛事结束后, IBC还要运行一段时间, 直至所有转播商撤离, 这一阶段称作移出期。在这一阶段, 信息与预定办公室主要有以下几项工作:
1. 转播商的移出交接
根据每个转播商预定的离开日期, 对该转播商房间内的设施进行检查、验收, 包括:办公用品、办公家电、弱电设施等, 检查所有设施和物品有无损坏。待确认无误后, 收回房间钥匙。
2. 与组委会和电信服务商的交接
每当一个转播商的移出交接完成后, 信息与预定办公室要与组委会的相关部门完成相应的交接工作, 将办公用品、办公家电等移交给组委会。同时, 还要将电话机等弱电设施移交给电信服务商。
3. IBC设施交接
当持权转播商和主转播商撤离完毕后, 信息与预定办公室还要将所有房间的钥匙移交给组委会的相关部门。至此, IBC的运行才算完全结束。
4. 转播商尾款的收取
在IBC关闭后, 还有一项非常艰巨的任务在等待信息与预定办公室完成, 即:向转播商收取尾款。信息与预定办公室向转播商发送催款信函, 追收尾款。待尾款收缴完毕后, 才算完成了全部工作。
四总结
信息与预定办公室是大型赛事中不可或缺的一个部门, 它起到了连接主转播商、组委会、赛事的国际联合会、持权转播商之间的桥梁的作用。同时还是主转播商的对外窗口, 是各个部门之间沟通的纽带。通过信息与预定办公室的工作, 赛事的转播、国际广播中心的运行都变得更加流畅了。
摘要：本文对大型赛事信息与预定办公室的职能进行了详细介绍, 分别从赛前准备、赛时运行、赛后交接三个阶段说明信息与预定办公室所要完成的工作。
关键词：地方铁路；学习型；管理
中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2012）02-0041-01
地方铁路做为国家铁路网的补充，客货资源的集散地，而地方铁路管理同样具有跨越式发展要求。党的十七届四中全会提出：建设马克思主义学习型政党的重大任务，创建学习型党委办公室是建设学习型政党的重要组成部分，此项要求深入到地方铁路管理的各个层面，做为地方铁路管理的职能部门，解读中国铁路未来发展方向，深入理解运用国家经济发展策略，从而制定科学的管理制度，提升管理效率，是国家对此行业的要求，更是行业寻求自身发展，逐步实现制度科学化的必由之路。
地方铁路管理局办公室做为管理部门的党政决策部门，作用举足轻重，为了保证各部门工作的高效运转，深入学习行业发展的前沿讯息，准确把握国家宏观前提下衍生的发展方向，通过不断学习，优化本部门的管理机制，提高管理部门的管理效率是创建学习型管理机构的必然要求。
青海省地方铁路管理局的成立是一个里程碑，标志着青海省地方铁路发展将迎来新的历史机遇、步向新的发展阶段。伴随其发展，原有的地方铁路筹建办公室的党政办公职能已经落后于单位现行规模与要求。因此构建“学习型”办公室，宣传党的纲领、解读现行国策的部门，链接了管理理论与管理实务之间联系，对青海省地方铁路管理局形成整体的良好学习风气，营造能够让管理人员进行拓展创造性发展的学习环境和氛围尤为重要。
然而，做为成立时间不长，行业发展历史较短，地域发展特色较为浓郁的青海地方铁路管理部门办公室，如何依据单位发展现状创件学习型部门管理体制，构建因地制宜，人性化的学习型办公室该如何展开，是笔者关注的重点，现就将基本思路铺陈如下：
一、深入宣传加强学习型办公室管理
党的十七届四中全会提出建设学习型政党,把推进学习型党组织建设做为一项重大而紧迫的战略任务来抓。做为地方行业管理部门,开展学习型办公室的创建活动,不仅是认真贯彻落实中央指示精神,也是适应当前经济建设形势发展需要,充分发挥办公室职能,全面提升办公室工作水平的重要举措。
行业构建学习型办公室，一方面体现了与时俱进的工作作风，另一方面有利于办公室的长足发展，形成有效的人才循环机制，有利于单位成员管理素质的全面提升。
二、加强地方铁路发展内涵教育
何为“内涵教育”——了解国家大力发展地方铁路的思路、目标；了解青海地方铁路发展的优劣态势；了解本单位发展沿革；青海地方铁路局成立时间短，由原青海地方铁路筹建办公室发展而成。党政职能一直归属于青海省交通厅统一规划。进行有针对性的内涵教育有助于从业人员对国家政策的深入解读。在以往的党政教育宣传中，往往存在形式、内容单一的教育模式，从宣传方角度来讲，难免千篇一律，从受众来讲，无法深入领会国家政策部署以及调整。加强内涵认知，有助于从本质上提高学习质量。知内涵懂不足，从业人员才能从实际角度对自身能力“查漏补缺”。
三、加强跨区同行业经验交流
所谓同行相长，青海地区地处边远，地方铁路发展起步较晚，此种前提下，中国东部、中部一些省区在铁路发展颇有渊源，尤其是在地方铁路发展方面累积了丰富的经验，从这一角度讲，总结经验,明确目标,努力创造跨区经验交流机会，依据对方已经践行过的成果，充分发挥本单位主体的作用，强化同行业先进集体在学习过程中的成果，创造性的开展本单位学习类型及模式。突出效益,确保跨区交流，项目合作的顺利进行;
四、加强从业人员素质拓展
依据青海省地方铁路局人员构成实际，制定相对人性化的学习发展计划，比如，党政办公人员在原有的政工技能上加强铁路交通专业知识培训。原技术部门人员，定期解读现有国家地方铁路管理发展体制，当部门之间形成良好的知识结构互补，党政理论的宣传，以及理论运用于实际的实效性才可达到最大契合。任何一项管理工作的有效完成，除了依靠现行制度的完善，更重要的要依据从业人员自身素质拓展来达到管理水平上的提升。人性化学习管理的效率最大化构建学习型办公室的重中之重。
五、形成学习成果验效机制
结合第四点，制定有效的学习成果验效机制，定期培训、间断考核对于从业人员完善素质拓展具有良好补充性和督促性。结合学习、考核、奖惩的既定模式，制定一系列的学习成果验效机制，所谓验效，意味着在学习的过程中，不但有督导性，也形成目的性，明确学习的动机与目标，有助于引导制定学习计划以及被容；确立奖惩，有助于进一步提升从业人员学习的主动性。
六、启用学习成果，进行实际操作管理
启动学习成绩验效机制的同时，可得学习成果是否具备可行性的结论。加强实际操作是理论结合实际的最高体现，也是实事求是的本质需求。地方铁路管理办公室知识结构相对呈五角框架即：国家政策解读——国家政策实施——铁路交通专业知识储备——铁路建设经济知识储备——管理实施。其中各个环节相辅相成缺一不可。学习的最终目的在于用以实践。将经由验效机制初步确定可行的学习成果付诸于实践更有助于加强学习型办公室环境的形成。从而形成良好的学习风气。达到学习管理中的知识有效循环。
青海省地方铁路管理局学习型办公室及其学习管理机制的构成，依赖于行业自身发展态势，面对国家经济发展的不断变革，掌握前沿资讯，深入学习行业本身发展规律，把握行业发展所面临的机遇与挑战必须以不断学习新的知识为前提。构建学习型办公室，且以科学的方式管理学习、学习管理，需要不断的琢磨与更新知识贮备。因此加强业界的学习管理，继续深化学习型办公室的构建与制度完善任重而道远，仍需不断探索认知。
作者单位：青海省地方铁路管理局
办公室主任全面负责二级学院事务性工作，在学院党政的领导下，做好上传下达、组织落实、检查督办等各项工作职责。其具体职责如下：
1、在院长领导下，按照办公室的职责范围，主持办公室全面工作。承办上呈下达有关事宜，工作要细心、耐心、认真负责。负责与学校各机关部门、各二级学院的联系，保持良好的双向信息传递。协助或代表领导协调学院各专业系、教学部、实验室、学生工作办公室等各方面关系。代表领导做好各项工作的检查督办工作。
2、负责学院对外沟通、联系、汇报、约请等，安排或代表领导参加公务接待或公务活动。协助院领导做好对外联系工作。
3、负责按学校部署及领导指示制定学院的工作计划草案，进行年终工作总结报告的起草，并报领导审定。负责组织起草、审核各类公文、请示、报告等，并报领导审核后上交或下发。
4、做好学校各部门交办的有关组织、宣传、人事、职称、保卫、工资、福利、后勤服务等相关事务。做好各项教学管理服务工作和各项比赛赛事的组织、协调、运作等工作。
5、当好院领导的参谋，做好各类会议的准备和记录。
6、协助行政领导组织好各类研讨及工作会议，督促、检查、反馈及议定事项的落实情况。检查开学和学期结束时各项工作的准备情况。
7、协助行政领导做好日常事务管理，负责办公室的事务管理（财务、资料、办公用品管理），为教职工做好优质服务。
8、认真了解和掌握学院教学和工作秩序，并将所发现的问题及时向领导汇报，及时为领导提供决策依据，同时做好与其他部门的协调工作。
9、负责信息管理工作，及时做好文件的收发、下载、文件处理工作，管好各类文件。
10、做好学院印章的监管工作。
11、负责来宾的接待服务工作。
12、抓好学院的值班工作，安排好节假日值班和作息时间，保持学院良好的办公、教学、生活秩序。做好必要的保密和安全卫生保卫工作。
13、协助院领导抓好全部各类人员的考核、考勤、奖惩工作。
14、负责办公室制度建设，逐步实现办公室工作的制度化、规范化、程序化。负责办公室人员的工作安排、业务学习和考核。
15、完成院领导交办的其他工作。
1、收集集团各分、子公司基础数据，提供公司重大决策的依据，协助总裁制定公司发展规划、经营方针和经营形式，拟定公司开展计划和步骤;
2、负责为集团会议组织各类文字材料及形成纪要;
3、负责审核以集团名义印发的公文;
4、负责集团各部门、各二级单位对外报送公文的审核;
5、负责集团机要、保密、信访、咨询工作;
6、负责对各二级单位文秘工作的指导、监督工作;
7、负责集团大事记及集团志书的编撰整理工作;
8、负责集团重大会议(包括股东会、董事会等)的组织、计划工作;
9、负责集团日常行政事务管理工作，传达高层工作指令，协调部门 之间及二级单位对指令的工作联系并督办、落实、反馈;
10、负责做好集团领导的日常服务工作并拟订公司领导各项公务活动、商务旅行的服务计划并组织落实;
11、负责拟订银行、客户及行业主管部门各项商务接待活动的具体工
作计划并组织实施;
12、负责对高管会议决策、总裁批示相关事项及集团重要工作进展进 行督查督办并反馈相关信息;
13、负责处理集团重要的电话、传真、函件等及时接收、汇报、反馈;
14、负责协助各级领导处理好集团对外关系的协调工作及对内工作信息的管理、交流、沟通、调查研究工作;
15、负责集团各部门所需办公用品、低值易耗品及福利物品的采购和管理;
16、负责集团的印章管理;
17、贯彻执行国家、地方、主管部门对档案管理的法律、法规、条例等各项管理规定，认真做好集团各类档案的日常管理工作;
18、严格按档案管理的各项规定做好集团各类档案的归档、目录编制、整理、立卷、装订及严格按规定的档案销毁工作;
19、充分利用好集团ERP管理系统，做好计算机辅助档案管理工作;20、负责集团各类文件的收发、签报、登记、传阅和归档工作;
21、负责以集团及集团名义所发各类公文的编号、登记和分发工作;
22、负责集团各部门及各二级单位对外报送材料的监督、审核;
23、负责集团各部门，各二级单位档案管理及保密工作的日常监督、检查、指导工作;
24、协助法务部处理日常经营管理活动中的法律事务及普法教育工作;
25、对集团用车进行监督管理，完成各类接送任务以及车辆的日常维护与保养
26、按时完成领导交办的其他工作。
部门主要业务流程及描述 1)部门考核指标及权重 指标 权重 标准 日常行政 传达高层工作指令，协调部门之间及二级单位对指令的工作联系并督办、落实、管理 反馈，完成率超过90%，高层满意度超过90%；
2)计划组织负责集团重大会议(包括股东会、董事会等)的组织、计划工作，完成率超过90%、高层满意度超过80% 3)高层日常做好集团高层的日常服务工作并拟订公司领导各项公务活动、商务旅行的服务计划并组织落实，满意度超过80% 4)负责为集团会议组织各类文字材料及形成纪要，以集团名义印发公文集团大事组织文字记录及集团志书，负责以集团及集团名义所发各类公文的编号、登记和分发材料、工作完成率及高层满意度超过90% 5)严格按档案管理的各项规定做好集团各类档案的归档、目录编制、整理、立卷、档案的装订及严格按规定的档案销毁工作，充分利用好集团ERP管理系统，做好计算常管理 机辅助档案管理工作，完成率超过95% 6)对集团用车进行监督管理，完成各类接送任务以及车辆的日常维护与保养，完集团用车 10 成率超过90%，满意度超过80% 7)8)部门各项费用控制在年初预算范围内；
第一节 办公室部门职责
一、办公室部门职责
直接上级：总经理
1.落实、执行公司的指示精神，全面服从公司的指示和指导；
2.起草、完善公司各项人事、行政规章制度并监督实施；
3.行政性财产物资管理，制定相关管理办法并落实执行；
4.日常行政性事务管理
1）对以公司名义发布的及企业范围的文件、通知、规范要求等文件进行管理，保证公文质量；
2）公司各类文件的草拟、登记、签发、传阅及各种文件资料、证件、公章进行规范管理和归档工作；
3）公司年检工作及证、照的登记、注册、荣誉申报等。
5．会议管理
1）负责公司重要会议的组织安排和接待工作；
2）整理会议纪要，经领导审批后，下发成文；
3）公司会议室及会议室内的设备管理。
6．公用车辆管理
1）制定公司办公车辆使用制度、对办公车辆统一管理，合理调度；
2）建立公司行政车辆和驾驶员档案；
3）对公司驾驶员进行日常管理；安排公司车辆的维护和保养；
4）公司的办公用车各种交通费用的控制。
7．清洁绿化与治安管理
1）组织清洁人员对公司厂区、办公区进行清扫，确保辖区范围内的整洁；
2）负责公司厂区、办公区的绿化工作；
3）对公司内安全情况、安全设施进行巡检，出现安全事故及时协助有关部门处理；
4）消防安全管理。
二、人事部门职责
1.人力资源规章制度管理
1）负责人力资源管理制度的制定、修订、更正和废止，以及监督执行；
2）负责人力资源管理制度的解释和运用。
2.招聘管理：根据公司发展需要，负责组织并实施招聘工作。
3.培训管理：根据公司发展需要，进行人员培训需求分析，制定培训开发的总体目标，建
立人才培训管理制度。
4.绩效管理：协同公司各职能部门建立员工绩效管理体系，组织定期或不定期地对员工的考核工作，跟踪并有效地利用考核结果，提升员工及企业的整体工作绩效。
5.薪酬福利管理：负责制定科学合理的薪酬管理制度，并按规定做好公司日常的工资计划、核定、核算及统计分析，以及员工福利等工作，实现企业的薪酬激励计划。
6.劳动关系管理：负责员工的聘用、劳动合同、调动、退休、离职、解聘及人事档案等日
常管理，组织员工的职称与技术等级评聘，负责人事档案管理和信息系统的维护工作，协调公司内部员工工作，维护公司良好的劳动关系。
第二节办公室、人事各岗位职责
一、办公室主任职责
1.全面负责办公室工作，制定本部门员工岗位职责，并在执行过程中进行指导和监督；
2.全面负责公司的所有后勤保障，即：车辆安排、安全、食堂、宿舍等统筹管理；
3.负责组织起草公司文件、整理以及公司重要文件的管理工作；
4.负责公司大事记的编写；
5.负责组织及办理公司年检工作及证、照的登记、注册、荣誉申报等
6.公司对外事务的协调，包括公司与政府部门及相关企业的关系；
8． 结合公司发展状况，推动与之适应的企业文化建设，创造融洽的工作关系与良好的工作氛围；
9． 组织制定并完善公司各项人事政策（包括招聘、绩效、培训、薪酬及员工发展等管理），并监督其实施；
10．协调与配合各用人部门的人才招聘、员工培训、绩效考核、薪酬福利等工作；
11．根据公司发展的实际情况人事及行政的各项制度适时地进行修订和完善。
二、人事主管岗位职责
1． 协助办公室主任建立建全公司各项人事制度，并监督和执行；
2． 根据人员需求情况，组织做好招聘信息的发布、面试工作组织安排、发布录用通知并组
织新进人员办理入职手续等相关工作（含住宿手续）；
3． 负责培训信息的收集，了解行业培训动态，对新员工进行入职培训（公司情况介绍、企
业文化、规章制度等）；
4． 根据考勤、休假等管理制度，监督、审核员工考勤报表；
5． 根据公司薪酬方案和员工日常考勤，编制员工工资表，以保证员工工资按时发放；
6． 根据档案管理制度，组织落实员工档案的建立、更新与维护工作；
7． 根据劳动关系管理制度，做好员工异动、退休、离职面谈、退宿等相关手续的办理；
8． 根据公司需要，配合领导组织实施各类员工的绩效考核工作，并对考核资料、文件进行
归档管理；
9． 根据领导审批的计划组织实施各种有助于促进员工关系的活动，建立和谐的劳资关系。
三、人事专员岗位职责
1．根据招聘信息，筛选应聘人员简历，并通知初步筛选合格的人员参加公司的面试；
2．建立人才档案库并及时更新相关信息，满足公司发展的需要；
3．根据培训计划，做好培训的各项前期准备工作，保证培训工作的顺利完成并建立、完善员工培
训档案；
4．负责员工各项福利保险统计、基数核定、保险缴纳等工作；
5．负责各类异动及退休人员保险关系的办理；
6．负责员工劳动合同的签订、变更与终止等合同管理的相关事宜；
7．配合人事主管做好员工档案的建立、更新与维护工作；
8．负责公司印章、证照、合同文件的管理及变更工作；
四、行政主管岗位职责
1． 协助办公室主任建立建全公司各项行政制度，并监督和执行；
2． 负责低值易耗品和各类固定资产的统计和管理；
3． 负责后勤人员值班工作的安排和协调；
4． 协助上级领导进行重要会议的组织安排工作；
5． 负责后勤保障，即：车辆安排、安全、食堂、宿舍等日常管理工作的落实；
6． 负责行政办公物资的申购汇总工作；
7． 组织开展公司厂区、办公环境的清洁、绿化工作；
8． 组织管理公司网站信息的建设与维护工作；
9． 负责公司行政类文件的管理工作。
五、行政助理岗位职责
1． 负责低值易耗品、行政固定资产的申购、采买、库房管理工作；
2． 落实文件的管理工作，负责文件的登记、保管、归档工作；
3． 负责车辆的管理，包括车辆调配、监督合理用车、用油、年检、保险，用车各类记录和台帐的审核等；
4． 负责公司员工体检的组织和安排；
5． 负责行政公文的拟写及表格的印制；
6． 负责名片、标牌等文件的制作与印刷；
7． 负责各类行政、办公费用的缴纳；
8． 负责公司照片档案与高层领导的照片整理与归档工作。
六、前台文员岗位职责
1． 负责电话的接听与转接；
2． 负责员工考勤报表的统计；
3． 负责办公用品的登记、入库与领用工作；
4． 负责办公设备的保养与报修；
5． 负责各类信件、报刊的分发、流转与整理；
6． 负责办公楼、生产楼、宿舍卫生检查与整改；
7． 负责会议记录并整理成文。
七、保洁人员岗位职责
1．日常工作区域的打扫，包括：
办公楼：楼内公共区域（大厅、走廊、楼梯、窗子、洗手间、会议室）、领导办公室、宿
舍楼公
共区域。
生产楼：
一、二层环廊、楼梯、窗子、男女更衣室、卫生间。
2．及时将会议室内用过的杯子、烟灰缸等物品进行清洗并消毒；
3．负责对公共区域内的植物进行浇水和养护。
八、保安队长岗位职责
1． 协助行政主管建立安全保卫管理制度；
2． 协助行政主管制定人员出入管理制度并组织人员对出入车辆进行登记、检查；
3． 全面负责厂区的安全管理工作；
4． 组织开展安全巡逻工作；
5． 组织进行监控室的监控与管理工作；
6． 组织人员对厂区内的各类紧急情况进行疏导；
7． 全面负责厂区清洁、绿化、值班室的卫生管理工作。
九、保安、门卫人员岗位职责
1．对外来人员进行登记并与被访人进行电话确认；
2． 对出入车辆进行登记、检查；
3． 对厂区、办公室、生产楼的安全巡逻工作；
4．对各类物资进出的管理；
5．对各类危险物品的控制和预防；
6．对车辆停放进行管理和规范；
7．对厂区内的各类紧急情况进行疏导；
8．对厂区内的可疑人员进行盘查；
9．负责监控室电视屏幕的监控工作；
10．做好值班室和厂区清洁卫生工作；
11．厂区绿化管理。
十、驾驶员岗位职责
1． 熟知交通法律法规，提高驾驶技术；
2． 负责员工上、下班通勤车的接送；
3． 上班时间的公务出车；
4． 负责车辆的用车台帐的记录；
一、紧扣发展主题,创新办公室服务理念
政府办公部门要提高服务水平和服务质量,就要积极主动地适应新形势和新任务的要求,紧紧围绕发展这个工作主题,努力为经济和社会发展服务,为科学发展、和谐发展服务。
1. 紧扣中心,服务大局。
政府办公部门要把推动经济社会又好又快发展作为工作的第一要务、第一职责,围绕中心开展各项工作,努力提升服务的水平和质量。办公室的同志要着眼全局,立足长远,做到“身在卒位,胸为帅谋”。紧紧围绕全市经济社会的发展战略、领导和群众普遍关心的热点和难点问题,通过调查研究,有针对性地提出一些调研课题,努力使政务工作做到“参在前”、“谋在先”。在决策参谋过程中,要力戒文牍主义、事务主义和形式主义,狠抓落实,努力使办公室的各项工作在服务大局中实现新的发展。
2. 紧贴时代,服务领导。
办公室的工作就是“服务”,其业绩最终体现在服务质量上,体现在领导的“满意度”上。为此,办公室人员要牢固树立强烈的服务意识和责任意识,把为领导服务放在工作的首位。始终保持敏锐的政治观察力和对客观事物的准确洞察力,善于从领导的角度和全局的高度去思考、策划和处理问题,既要“参之有道”,能提出有价值的意见建议,又要“谋之有方”,准确把握领导的工作意图,还要“言之及时”,增强建言献策的主动性和预见性,将被动服务变为主动服务,把服务贯穿于办文、办事、办会的日常工作之中。
3. 紧靠群众,服务基层。
服务基层关系到领导决策能否得到有效的贯彻实施,关系到行政效率的提高和行政效绩的实现。为此,办公室人员要强化公仆意识,端正对群众的态度,增进对群众的感情,把工作的出发点和落脚点放到为群众服务上来,主动深入到群众当中,体察民情、了解民意、反映民心,真正地把群众的所想、所思、所盼列为工作重点,以利于政府开展利民行动,扎实地为群众办实事、办好事,用服务的理念和发展的成果回报群众。同时办公室要及时沟通了解情况,提供和反馈有关信息,协调相关部门共同推进落实,努力发挥好上传下达、横向沟通协调的服务功能和枢纽作用。要注重总结基层经验,发现和培育典型,并认真加以推广,促进各项工作高质量的开展。
二、坚持创新务实,提高办公室服务水平
政府办公部门既是综合服务部门,同时也是承担具体工作的办公部门,工作量大,要求标准高,而且不能出现差错。办公室人员在处理具体工作上要求新、求实,努力做好各项综合服务性的工作。
1. 综合调研要深入扎实。
为政府决策服务是办公室的首要职责,而起草各类文稿和调查研究又是办公室的核心工作之一,所以办公室人员要在综合调研工作上下功夫。综合调研要体现前瞻性。要围绕政府的中心工作,抓住现实生活中的重点、难点、热点问题进行超前思考,超前研究,主动进行高层次谋划,做到提示问题深刻,预测趋势准确,提出建议可行。参谋决策要讲求科学性。政府办公部门履行职能的过程,一定程度上也是实现政府决策的科学化、民主化的过程。在重大决策中,要发挥“参谋部”的作用,协调好各方面关系,就相关课题进行广泛调研,充分论证,提出有分量的决策预案,保证决策的正确性。撰写文稿要体现精品性。牢固树立公文精品意识,力求文稿起草体现上级精神、体现政府决策、体现工作实际、体现领导风格,全面、准确、系统、清晰地反映政府的决策和工作部署。
2. 信息反馈要及时准确。
信息工作总体上要达到收集广、筛选精、分析透、加工细、反映实。要善于抓住敏感性、倾向性和苗头性信息,及时、准确地报送本级政府和上级党委、政府,让领导能随时了解各种经济、社会动态,做到心中有数,以便及时调整和完善政策措施,指导工作。要正确处理报喜报忧的问题,既要注意及时反映工作成绩、做法和经验,又要注意随时发现和反映矛盾与问题,做到有喜报喜、有忧报忧,喜忧兼报,及时向上级党委、政府提供全面情况。要善于抓住对全局有较大影响的重要问题,主动挖掘,用各种机会去接触基层、接触实际,通过亲自调查和直接了解,从中挖掘有价值的信息,为领导决策服务。要善于把收集信息的触角延伸到寻找信息的源点上,努力发现实际工作中出现的新情况、新问题,及时掌握热点、难点问题,从广度和深度两方面,不断进行更大范围和更深层次的开发,增强信息的灵活性。
3. 督促检查要迅速有效。
督查督办是推进决策落实的重要手段,也是办公室的一项重要任务。要健全重大会议督查机制,对常委会、常务会以及全市性的工作会议,办公室都要派督办人员参加,会后要及时整理会议纪要,对会议确定的事项分类列表,明确完成时限、责任单位和责任领导,在规定时限内将落实结果反馈给政府领导。要健全经常性督办工作机制。本着决策目标化、执行责任具体化原则,将全市重点工作分解立项、明确市级领导的分管领导、责任单位、责任人和完成时间等,构筑起一级抓一级,层层抓落实的执行责任体系,确保工作任务目标的实现。要形成督办合力,在日常工作中,往往一件事情需要多个部门配合才能完成,办公室要主动与其它部门进行及时有效的沟通,整合各部门的力量进行专项督办,形成督办合力,增强督办工作的实效性。
4. 承办会务要精益求精。
当好领导的助手,要善于运用会议及现代化通讯手段,保证上传下达,政务信息畅通,保证会议效果。在筹备各类会议时要认真做好准备工作,考虑好各个环节,分工负责,层层把关,做到会场布置整洁庄严,会场服务细致不马虎,会议材料齐备无差错。要严格控制会议次数和规模,大力精简各种会议,对可开可不开的会坚决不开,能小范围开的会不扩大范围。要认真搞好会务的统筹协调,尽量开短会、开套会,控制会议时间,提高会议质量。会议召开之后,根据情况,做好《会议纪要》整理、会议内容的督办落实等工作,发挥好会议的作用。
5. 事务工作要严细周密。
办公室作为综合办事机构,集协调联系、办文办会、收集信息、起草文稿、来人接待、行政管理等诸多事务于一身,承担着大量的事务性工作。事务工作无小事,要将事务工作做细、做实、做精、做到忙而不乱、杂而不散、应对自如。事务工作的每一个环节和岗位上的每一个同志,都要有高度的责任意识,严谨的工作作风,把小事当做大事做,把细节当做大节抓,做到无论大事小事,都能准确无误,不出纰漏。注意摸索事务工作规律,本着热情、周到、节俭、满意的原则,做好政务接待工作,努力实现政务接待工作的规范化、制度化和科学化。要进一步改革接待办法,明确接待范围、严格接待标准,规范接待程序,提高接待质量和水平。
三、加强队伍作风建设,树立办公室良好形象
要切实加强办公室的作风建设,建立好班子、造就好队伍、培养好作风,提高办公室的战斗力和凝聚力,树立政府办公室的良好形象。
1. 树立爱岗敬业的作风。
爱岗敬业是对办公室人员的最基本要求。办公室既是一个磨练人、锻炼人的地方,也是一个出成果、出人才的地方,因此,每个同志无论身在何种岗位,都应当干一行,爱一行,钻一行,精一行。要不图名、不图利、勤勤恳恳,任劳任怨,尽职尽责地做好本职工作,在工作中展示风采、体现人生价值。
2. 树立谦虚谨慎的作风。
办公室工作人员要大力倡导反思精神和内省意识,要始终保持谦虚谨慎的工作作风,要经常查找自己的不足,虚心学习他人的长处,主动争取别人的帮助和指导,特别是要听得进逆耳的忠言、善意的批评和告诫,做到取人之长、补己之短,不断丰富和完善自己,提高自身能力。
3. 树立严谨细致的作风。
办公室工作人员要树立办公室工作无小事的观念,时刻牢记自己肩负的使命和职责,认真负责,周密细致地做好每一件工作,以高度的政治责任感和强烈的工作事业心完成好领导交办的每一项任务,做到高标准、高质量、高效率,力求一丝不苟、精益求精。对工作要雷厉风行,立说立行,对领导交办的事要说办就办、急事急办、特事特办,杜绝办事拖拉、互相推诿扯皮的现象发生。
4. 树立求真务实的作风。
办公室的工作千头万绪,复杂多变,要使每一项工作都落到实处,不出现断档、空档,不发生大的失误和偏差,贵在抓真抓实。无论是综合材料写作、信息编写上报、会务工作安排,还是机要文件处理、文档整理等各项事务工作都要认真细致,求真务实,注重实效。要坚持把求真务实的态度与抓真抓实的作风贯穿于办公室工作的始终,从调查研究中掌握实情,从真抓实干中把握规律性。
5. 树立团结和谐的作风。
【关键词】办公室文书信息；档案管理；工作效率
办公室文书档案在档案管理工作中占有非常重要的地位，文书档案的收集以及归档等一系列工作同时也是具有较强技术型与服务型的工作。近年来，随着时代不断发展，文书档案在各个企业都得到了肯定和广泛应用。要想让文书档案发挥其最大的作用，就需要相关工作人员努力保证文书档案资料的真实性与完整性，不断提升档案立卷的质量，充分利用当前发达的信息技术，让档案资料为推动企业发展发挥最大效用。
一、企业办公室文书信息与档案管理工作中存在的问题
（—）管理人员档案管理意识缺失
很多档案管理人员对档案管理工作缺乏重视，对档案管理工作存在误解和轻视，认为档案管理工作无关紧要，因此绝大多数的档案管理人员工作积极性不够高。由于档案管理工作没有得到应有的重视，因此档案工作在实际开展的时候一直处于无序的状态，并且档案自身的巨大作用也不能够得到有效发挥，失去了档案管理工作的意义，导致档案管理工作不能够满足企业发展的需要。
（二）管理人员之间的素质差异比较大
随着信息技术在档案管理工作领域中应用的不断普及，档案管理信息化的推进速度不断提升。在这种背景下，档案管理工作人员的个人素质以及业务操作水平会直接影响到档案管理的质量，尤其是当他们之间的素质水平存在较大差异时，会对管理方式的认知以及采用上存在很大分歧，选用不同的管理方式对档案进行管理时会影响档案管理的质量，不利于形成统一的归档形式，影响管理工作的效率。
（三）缺乏整体化的规划
随着电子信息技术的普及和应用，很多企业都已经顺应时代发展的形式，相继建立起了比较规范的电子档案管理系统，在很大程度上提升了档案管理的效率。不过由于这种电子存档系统处在初步试用阶段，管理人员还没有对其完全熟悉，使得在对档案信息的管理过程中存在很多问题，比如缺乏整体性的规划、没有协调运作的模式，这些都会影响工作的顺利进行，给档案管理带来很大不便。
二、提升办公室文书信息与档案工作效率的方法
（一）强化对档案管理的重视程度
要保证管理人员能够对档案管理工作给予足够的重视，因此要做的就是要提升档案管理工作人员对这一工作的认识程度，能够充分认识到档案管理工作所具有的重要意义。为了能够帮助管理人员提升对档案管理工作的认识，还可以做好對档案管理工作重要性的宣传工作，提升单位内部员工对这一工作的整体认知水平，从内心深处重视起来。
（二）加快培养档案管理信息化专门人才
档案管理工作是一项系统、复杂、对专业性要求非常高的工作，要想保证企业办公室档案管理能够适应信息化这种大环境，就需要培养这方面的专业化、复合型的人才。可以通过定期给档案管理人员进行培训和专业知识的教育，提升他们的知识水平和业务能力，适应信息化时代的管理需要。
（三）改善部门机构档案管理设施
要想能够迎合时代的发展需要，实现档案管理工作的现代化发展，还需要建立和健全档案管理设施，因为档案管理现代化本身就是一个非常复杂的系统化工程，它会涉及到计算机信息、网络、信息交互、数据传输等多个领域。所以为了能够实现档案管理工作的信息化，就需要投入大量的资金，增加档案管理设备的投入，并且提升工作人员的档案管理水平。同时要想实现档案管理工作走向信息化还需要购置专门的计算机信息、数码相机、打印复印设备、刻录机等设备并且对这些设备进行电子文档一体化管理。
要做好档案的管理工作，提升管理工作的效率需要做好以下两个方面：第一，要对信息程序进行精心的设计，设计出适合管理档案的具有科学结构的档案信息管理库；第二，要遵守相应的管理原则，具体来说就是在档案管理工作中要做到规范化、数字化。
（四）建立健全档案管理制度，让档案管理走向规范化、制度化
为了保证对档案进行更加科学高效的管理就需要建立新型的档案管理制度，有了科学规范的管理制度才能够保证对档案管理工作的规范化实施。有关的部门要把对档案所需有关信息的收集工作放到重要位置进行对待，确保收集到的信息的准确性、及时性，同时还可以通过利用电子计算机实现对档案的信息规范化管理。
三、结语
综上所述，随着我国信息技术的不断发展，档案管理工作不断受到企业部门的重视，档案的管理工作一直在不断进步。但是档案管理工作仍然处在发展变革的道路上，处在摸索阶段，难免会出现一定的问题，这些问题的出现会严重影响档案资料作用的正常发挥，企业要想能够充分发挥档案资料的作用，就需要针对存在的问题，找出解决的方法，从而提升档案管理工作的效率。
参考文献
[1]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013，（1）.
[2]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013，（23）.
[3]王建伟，高祥国.办公室文书档案管理信息化[J].东方企业文化，2015，（13）.
作者简介：陈铭（1981-），男，河北吴桥人，供职于国网黑龙江省电力有限公司信息通信公司，研究方向：信息文书与档案信息化。
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