人事档案承诺书（精选11篇）
本人选择：
自今日起30天内将欠缺材料补齐，并承诺：若因材料不齐造成的以下业务不能正常办理(依据档案记载出具证明、档案接转、人事关系调转、社保转移、社保缴费年限认定、政审等)的后果，均由本人承担。
□退回原档案管理单位。
一、学籍材料
1.毕业生登记表(□高中、□中专、□高职、□大专、□本科、□硕士研究生、□博士研究生);
2.学习成绩单(□中专、□高职、□大专、□本科、□硕士研究生、□博士研究生);
3.□就业通知书(报到证);
4.□留学人员学历认证;
二、工作材料
1.□劳动合同书，□招聘、录用登记(审批)表，□大中专毕业生分配登记表，□报到通知书;
2.□转正定级表，□ 工作考核、鉴定材料
3.□解除劳动合同相关证明：离职(辞职或除名、开除公职)审批表，转业审批表，退伍军人登记表(安置表);
4.□履历表;
三、政治面貌材料
1.□入党志愿书 □入党申请书 □入党积极分子/预备党员培养教育考察登记表;
2.□转正申请书
四、其他重要欠缺材料：
特此承诺
承 诺 人：
身份证号码：
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。
二、人事档案的作用
人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，档案还有一些衍生职能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的相关材料等。
三、人事档案工作
1、人事档案工作的基本任务
人事档案工作是用科学的原则和方法管理人事档案，提供档案信息为组织、人事工作服务的一项工作。人事档案工作是组织、人事工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行人事工作路线、方针和政策，选举贤能，知人善任。它是为社会主义现代化建设服务的。
人事档案工作的基本任务是：根据改革开放形势下组织、人事工作的需要，加强人事档案材料的收集归档工作，完善管理体制，搞好队伍建设，做好基础工作，进一步改善保管条件，努力提高科学管理水平，保障提供利用，有效地为组织、人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。
2、人事档案管理部门的职责
(1)保管人事档案，为国家积累档案史料;
(2)收集、鉴定和整理人事档案材料;
(3)办理人事档案的查阅、借用和转递;
(4)登记员工的职务、工资和工作变动情况;
(5)为组织、人事工作提供人才信息，为有关部门提供员工情况;
(6)做好人事档案的安全、保密、保护工作;
(7)调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导;
(8)推广、应用人事档案现代化管理技术;
(9)定期向档案馆(室)移交死亡员工的档案;
(10)办理其他有关事项。
3、人事档案工作的管理体制
人事档案工作实行集中统一和分级负责的管理体制。人事档案是人事管理活动的历史记录，是开展人事工作的必要条件，管理人事档案应由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理。我国现行的人事档案管理体制是：工人档案由所在单位的劳动(劳资)部门管理，学生档案由所在学校的教务或学生工作部门管理，军人档案由各级政治(干部)部门管理。干部档案则按干部管理权限集中统一管理。各级组织、人事部门有明确的管理权限，分管哪一级干部，就管哪一级干部的人事档案，做到“人档统一”。这一原则，在地(市)以上是完全适用的，但在县以下单位(包括县委、县府直属单位)，管的干部少，无专人管理，不具备保管条件，严重影响了干部档案的安全保密和业务建设。为此，《条例》规定：“县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、显人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理。”
我国人事档案工作，目前仍实行分块管理，干部档案工作的领导与指导，由各级党委的组织部门负责;企业职工档案工作由所在企业的劳动职能机构负责，接受劳动主管部门的领导与指导;学生档案工作由所在学校的有关部门负责，由教育主管部门领导与指导;军人档案工作由各级政治(干部)部门负责领导与管理。除军人档案工作外，上述3项档案工作均已纳入全国档案工作管理体系，由各级档案行政部门，按《中华人民共和国档案法》等有关规定，进行宏观管理和协调工作。
4、人事档案利用制度
(1)建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
(2)建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
(3)人事档案利用的方式：
(1) 设立阅览室以供利用查阅。
(2) 借出使用。
(3) 出具证明材料。
5、人事档案工作人员应具备的素质
人事档案工作的性质要求人员必须具备较好的政治素质和专业素质。
(1)要熟悉党和国家的干部人事制度，熟悉人事管理工作的方针、政策、如调配、任免、录用聘用、考核考察、政审、奖惩、工资、教育培训等工作情况，用以指导工作，以保证人事档案工作的正确方向。
(2)要熟悉党的历史。人事档案的许多内容，都与我党各个历史时期的重大事件有关，有扎实的党史知识，就能了解有关档案材料形成的历史背景，正确判定档案材料的价值。
(3)要精通人事档案工作业务。有了一定的专业知识，才能做好收集、鉴别、整理、保管、保护、转递和提供利用等工作，科学地管理档案，实现管理现代化。
(4)要有高尚的职业道德和情操，认真负责，坚持原则，严格按政策规定办事，坚决杜绝一切失密的现象和徇私舞弊的行为。
参考文献
[关键词] 人事档案 管理 人员素质
一、高校人事档案管理人员应具备的素质
目前,我国高校的人事档案都是依赖人员去进行收集,整理与编辑等工作,人员的素质将直接影响到档案管理工作的实际效率,在探讨员工素质还存在哪些问题以及怎么去提高之前,就要先明确作为高校的人事档案管理人员,应当具备哪些方面的素质与技能:
(一)政治素质是基本要求
在众多的管理人员素质中,政治素质应当是前提。作为高校人事档案的管理人员,应具有高度的政治责任感和政治敏锐性以及坚定的政治立场,要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论和“三个代表”重要思想,努力践行科学发展观,秉承“全心全意为人民服务”的思想,树立正确的人生观与价值观,立志将个人全部精力和智慧奉献给档案管理事业,努力做到作风正派,坚持原则多做实事,少说空话,认真贯彻执行《档案法》、遵守保密制度,据实立档,维护档案的完整与真实性。
(二)文化素质是时代需要
由于人事档案是一个庞大的信息和数据系统,涵盖的范围也比较广,作为整理和编辑这些信息的人员一定要有文化的积累作为支撑。档案管理人员应从档案工作涉及的单位和各类工作的方方面面,适应各方面需要的特点出发,尽可能地涉猎其他相关学科的学习,争取成为既精于档案业务,又能适应各方面需要,具有较为广博的知识的多面手。随着信息社会的到来,人事档案现代化管理要求的提高,不断地学习和应用信息化技术来管理人事档案并提供相关的网络化服务,已成为了新时代对高校人事档案管理人员提出的又一新要求。
(三)专业素质是必备技能
人事档案的管理是一门专业性很强的工作,管理人员必须熟悉其工作内容,工作的程序和注意的事项,对档案管理学、档案文献编撰学,档案保护技术等专业理论知识要有专门的研究。此外,现代化技术的开发要求人事档案管理人员必须熟练掌握计算机的应用知识和一些档案软件的使用方法以及档案网络化管理技术的开发和应用,这些现代化的技术手段的采用,将为人事档案材料的收集、处理、传递,提供更加快捷、准确、完整的服务,所以,管理人员要在工作中不断学习先进的管理技术,掌握新的管理手段,适应工作的需要。
二、高校档案管理人员素质中存在的问题
由于各方面的因素影响,我国高校人事档案管理人员队伍还不是一个较成熟的团队,其存在的问题主要是:
(一)管理人员职业心不强
人事档案管理包含的信息量非常庞大,由于其特殊的工作性质,很多管理人员将档案管理看作是一个枯燥和繁琐的任务,没有意识到其重要的意义,一味地厌烦与抱怨,导致缺乏对工作的责任心与职业心,对待工作常常敷衍了事,不做反复的核对与验证,导致很多信息资源失真的现象。还有部分的领导与人事档案的工作也缺乏重视,认为它只是信息的收集,没有创造实际的利益,所以对工作人员也不做过多的要求,在硬件和软件上都没有给予人事档案管理支持,不重视其发展,这也间接造成了管理人员对待工作的热情不高,对信息的开发部分缺少积极性,久而久之,对工作产生倦怠情绪,最终影响了高校人事档案管理工作的发展。
(二)管理人员业务素质偏低
作为高校人事档案的管理者,有责任保证人事档案的各项工作顺利的开展,其对管理者最基本的要求就是掌握好各方面的档案管理技能,并且不断去学习新的管理方法,提高自身管理素质。不过,就目前的形式来看,高校人事档案的管理人员素质总体上来讲不符合工作的要求,素质偏低,主要体现在几个方面:第一,很多高校聘用临退休或者是已经退休的老干部来做人事档案管理的工作,认为他们可以胜任,但是由于年龄的关系,许多管理人员不熟悉计算机用法或者对海量的信息核查容易疏忽,在工作上无法取得更多的突破。第二,在管理人员上岗前,并没有严格的系统化的培训与测试,很多人员都是工作后再去慢慢熟悉业务内容,并且在工作中学校也没有对其进行一个定期的专业的考核,导致管理人员的业务能力不精,而且缺少不断学习的观念和态度。尤其是对于人事档案信息化的管理技术,很多档案管理人员至今都还没有掌握,甚至是知之甚少。第三,在高校中管理人事档案的人员有相当一部分是兼职人员,这就造成人员的流动频繁,很多时候,新的人事档案管理人员还没有完全熟悉自己的岗位职责便已调离岗位,这会给总体工作带来诸多不便。
(三)管理人员缺少竞争意识
随着信息技术的飞速发展,也推动了高校人事档案信息化建设的步伐,人事档案管理工作的模式也在无形中发生着转变,这种转变也对高校人事档案的管理者素质提出了新的要求。但是很多人事档案管理人员习惯了以往的工作模式,缺少进取意识,观念僵化保守,停留在传统的工作方式与管理方法中,对于人事档案管理新的方式不去认真学习,一部分人还不懂得怎样运用计算机和网络实现信息的收集与传递,一味地逃避新时代下对档案管理工作的挑战,将自己放在原有的模式中固步自封。因为不积极去应对时代的压力与竞争意识,导致其工作没有创新价值,在提升自身业务和文化素质上以及转变管理手段上缺少动力,对待工作失去了事业心和积极性,这样只会让自己在竞争的大环境下落在后面,最终被淘汰,更会让人事档案的管理工作止步不前,带来负面的影响。
三、提高高校人事档案管理人员素质的策略
为了确保高校人事档案管理工作的顺利开展,就要不断提高管理人员各方面的素质,以便他们能更好的应对工作上的挑战,具体策略有:
(一)增强竞争意识,强化职业道德,全面提高人事档案管理人员政治素质
高校人事档案管理者应尽快转变观念,积极应对高校人事档案管理的新模式,增强竞争意识,在管理工作当中积极引入竞争机制,不断开拓进取,并树立起正确的人生观与价值观,培养正确的对待工作的态度,适时宣传爱岗敬业,无私奉献的精神,提高其职业道德,因为只有对工作充满热情,才能在岗位中,充分发挥出自己的才能,认识到人事档案管理的重要性,才能够更加认真的对待,注重信息开发的每个环节,带动工作情绪,从而实现其政治素质的提高。
(二)推行持证上岗,重视业务培训,多方提高人事档案管理人员业务素质
1、对高校职工人事档案管理人员实行认证上岗制,目前高校人事档案管理人员队伍中,专职的档案员很少,具有档案专业技术资格的专职档案管理人员更是凤毛麟角。所以,笔者认为高校人事档案管理人员亟需采取认证制度,一方面避免管理人员队伍良莠不齐;另一方面认证上岗,有助于高校人事档案管理工作更加有序化的进行。
2、将岗前培训与针对性培训、定期培训与拓宽性培训相结合,突出针对性和实用性,一方面系统的将高校人事档案的工作内容与范围等传达给管理人员,另一方面通过党史、形式逻辑、古代汉语、文书档案管理等多个相关学科的学习,将有助于开拓管理人员的视野,扩大其知識面,使其能更好的适应人事档案管理工作发展的需要。同时,对业务技能不熟练的人员给予特殊的指导,帮助其掌握新技术和新方法,从各个方面提升高校人事档案管理人员的业务素质。
(三)掌握现代化管理方法、树立终身学习的意识,进一步提高人事档案管理人员文化素质
1、运用现代化的手段管理档案是实现人事档案管理标准化、规范化、现代化的重要标志,也是提高管理水平和效率的重要因素。因此,要求人事档案管理工作必须适应新时期的需要,要努力学习新的管理知识和技术,做到求实创新。管理人员要掌握计算机的检索编目、统计、应用等功能,积极开展人事档案的数字化和网络化建设,实现档案材料网上公开,便于查阅利用、配合人事制度改革工作。
2、在知识爆炸的现代信息社会,知识老化速度呈几何级数增长,这就要求人事档案管理人员紧跟时代潮流,及时调整自己的知识结构,树立终身学习的意识和能力,除了参加学校组织的培训之外,还要自觉抓紧业余时间不断学习、借鉴、汲取其它新学科的成果,掌握新技能,丰富自己的内涵,使自己始终成为一个具有较高思想政治素质和良好的职业道德修养,有较强的专业知识和技能,以及具备一定的科学研究能力的高素质档案管理人才。
人事档案管理人员作为高校人事档案管理工作的主体,其各方面的素质能力对于提升档案管理工作是至关重要的,虽然我国高校人事档案的管理人员自身素质还处于偏低的形式,职业心不强,业务素质不够,竞争意识薄弱等现象存在,但是作为高校档案管理者应当积极制定对策,通过组织培训,鼓励创新等多种途径来以此帮助提高管理人员的素质。
参考文献:
[1] 刘翠松.论新时期我国高校档案队伍建设[J].湘潭师范学院学报,2006
[2] 李桂芳.浅谈档案人员素质现状及对策[J].科技信息,2007
[3] 焦东华.信息时代档案人员的素质培养刍议[J].办公室业务,2004
[4] 李伟时、罗红秋,关于提高人事档案管理人员素质的思考.[J]黑龙江科技信息,2008
[5] 张玉琴.对提高基层档案人员管理水平的几点思考.[J]档案,2008
一、坚决贯彻执行党和国家的路线、方针、政策，坚持开展政治理论和业务知识学习，着力加强科室工作人员队伍自身建设，促进学习型、效能型、服务型、廉洁型队伍建设。
二、依规办理，优化程序，提高效能。认真落实首问负责制、限时办结制、服务承诺制、责任追究制等制度。建立相互协作、协调高效、办事快捷的管理服务机制。对符合相关政策规定，能够立即办理的事项，随到随办；对较为复杂的事项，在规定时间内办结；对由于客观条件限制需要一段时间办理的，及时向服务对象说明情况，并限时办结。
三、对来访人员努力做到“五个一”、“四个热情”。即：一张笑脸、一声问候、一个座位、一杯热水、一个满意答复；热情接待每一位同志，热情解答职工提出的每一个问题，热情接访反映、申述问题的每一位群众，热情办理应该解决的每一件事情。
四、认真做到“六个不让”。即：不让上级布置的事项在自己手里延误，不让上级批件在自己手里中断，不让正在办理的文件在自己手中积压，不让各种差错在自己手里发生，不让一线工作人员和群众在自己这里受到冷落，不让单位形象在自己这里受到影响。
毕业后学籍档案须转人事档案
毕业了，许多童鞋都认为我们拿到毕业证就算完事了，许多童鞋不知道我们手里的报到证到底能干什么玩意儿，有的更不知道这个是跟我们的学籍档案息息相关。其实我们现在正处于高校毕业生办理离校手续的关键时期，其中有一部分童鞋对自己的学籍档案不了解不关心，甚至毕业了不知将学籍档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。
其实，我们的档案现在正已经被学校寄往我们自己生源地的人力资源与社会保障局（即我们报道证上的地址），而我们必须做的一步就是拿报到证去生源地的人力资源与社会保障局报到，然后给你做成人事档案，转正定级。（当然这个会因为你个人的具体情况而定，如果目前国家相关政策规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，就需要寄存，一般寄存为60元每年，而另一种是240元每年，这个是为了以后用于像转正定级、职称评定等相关事宜，具体我也说不清，去咨询当地人力资源部。）
如果不寄存拿在自己手里就一直是学生档案，没啥用，时间长了会变成废档。如果不去报道寄存或者提取，时间长了同样会变成废档，甚至丢失。
人事档案的作用非常重要，应给予足够的重视，以免在日后的工作生活中造成不必要的烦恼和损失。企事业单位招聘员工、国家公务员的选拔等，都要审查人事档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据。同时，办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明，也都需要人事档案。
按国家政策规定，政府就业服务部门、各级人力资源社会保障服务机构有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人力社保机构管理。
档案对于每一个人来说是很重要的，他就是我们人生的一个缩影、一个记录，我们的每一个脚印都会浮现在档案中，有了档案才能证明你真的在这个社会中成长过，长大过。如果你的档案出现了任何问题，都要及时的进行解决。
其实我自己的也还没弄，这些是在我们县人力资源部打听的，也许每个地方的标准不一样，但是去报道转为人事档案对我们大多数人是是必须的，希望各位童鞋重视一下，自己去报到弄清楚。
一、我国人事制度的变迁
根据中国的基本国情和现阶段发展的条件, 我国现行的人事制度的发展分为以下三个阶段:
1. 第一阶段 (1949年10月中华人民共和国建立之初到1966年5月文化大革命开始) 。
这一阶段是我国人事制度初步建立和发展的阶段, 从中央到地方, 各级单位各部门都建立了相应的人事机构, 负责人事行政管理等相关方面的工作, 包括调配任免、接受录用、军队专业干部安置、大中专毕业生分配派遣以及工资福利、退休退职等。逐渐形成了一整套的人事制度, 同时制定了一些人事方面的法律法规保障人事制度的实行。例如:国家颁布了《任免行政人员办法》、《关于高等院校毕业生由国家统一分配的制度》、《中国人民解放军退出现役干部转业地方工作暂行办法》、《关于工人职员退休的暂行规定》等法律法规。这一阶段, 人事制度逐渐趋向正规化, 并且向系统化完整化的方向发展。
2. 第二阶段 (1966年5月到1976年10月) 即文化大革命期间。
这一阶段我国人事制度遭到严重破坏, 各级人事管理机构被冲垮, “四人帮”集团全盘否定我国建国以来人事工作的成绩, 人事管理十分混乱。甚至人事档案成为老革命家与一些知识分子“反革命”的证据材料, “四人帮”以此为证对他们进行迫害, 造成我国人才资源的严重损失。人事档案的失真、扭曲, 残缺不全等, 失去了人事档案的真实性、完整性的特征, 也失去了人事档案应有的社会价值。在一定程度上成为“四人帮”迫害革命功臣的伪证据, 造成了国家秩序的混乱, 迫使这一时期的人事档案处于一种尴尬的地位。
3. 第三阶段 (1976年10月以后至今) 。
打到“四人帮”之后, 特别是1978年12月中共十一届三中全会以来, 随着马克思主义思想路线、政治路线、组织路线的重新确立, 国家进入一个新的历史发展时期。通过拨乱反正, 各级人事管理机构得以恢复, 人事管理工作逐渐走向正常, 人事制度在经济改革的带动下开始改革, 向科学化、法制化、现代化的方向发展, 人事管理工作进入一个新的历史发展阶段。
二、人事制度的变迁引起人事档案地位的变化
在第三阶段人事档案的地位发生了极大的变化, 具体可以细分为以下两个阶段。第一阶段是1976年至20世纪90年代。人事档案在这个阶段地位甚高, 它不仅是人们社会生存的证明, 而且是个人的履历记录, 是职位的升迁、工作的调动、出国、接受教育等各个方面的证明, 是社会中的一张有效通行证。
第二阶段是进入21世纪之后, 社会的发展进入信息时代, 知识经济在社会发展中占主导地位, 人才的频繁流动成为经济发展与资源配置中的普遍现象。传统的人事档案的地位和权威受到前所未有的挑战, 多数人认为这是人事档案地位下降的一个标志。笔者认为不能一概而论, 应该坚持具体问题具体分析的原则, 为此, 笔者从以下三个方面具体说明:
1. 干部人事档案的地位。
国家干部的人事档案是一种身份和地位的象征, 是从政的一种证明。从国家机关的稳定性来说, 国家机关的工作人员应该具有一定的稳定性, 其人事档案应该具备以备查考利用的作用;从国家机关的管理来说, 国家机关的工作人员应具备责任制, 其人事档案是其政治生涯的一种真实记录;从国家机关的服务性来说, 国家机关的工作人员应具备良好的道德和修养, 其人事档案是其人格和思想状况的一种真实记录;从国家机关的延续性来说, 国家机关的工作人员的档案应具备服务后世的责任等功用;从党群、国家机关的各个方面来讲, 国家机关工作人员的档案即干部人事档案的地位不但不能被削弱, 反而应该被加强, 这是由国家机关的特殊性质决定的, 也是由我国现阶段的具体国情决定的。从国家相继颁布了《干部人事档案管理方法》等相关法律法规可以看出, 干部人事档案的地位在不断被巩固和加强。
2. 事业单位人事档案。
由于社会主义市场经济的发展, 促进了事业单位的繁荣和发展, 一些没有生产收入的事业单位, 在创新发展之后, 国家逐渐放宽了对企业单位的监管力度和适当增加了企业单位的一些权利。事业单位有了一定的经济来源, 比如学校可以通过自主办学和自主招生等增加学校的经济来源。由于事业单位内部的变化, 事业单位的人事档案地位也发生了变化。一方面, 由于事业单位是受国家行政机关领导的, 所以在一定程度上会受国家行政机关对待人事档案方法的影响。另一方面, 事业单位的创新发展与企业单位的发展模式逐渐接轨, 促使人才流动比较频繁, 对人事档案的处理方法受到企业的影响。由于人事制度的改革, 促进了人员的流动, 所以人事档案的地位在事业单位处于中间状态, 在加强的同时又有弱化的体现。
3. 其他领域的人事档案。
在现代社会中, 笼统记载着陈旧、静态的经历资料的人事档案大量存在。这些人事档案已经不能真实客观地反映个人最新的素质能力等方面的信息, 不能成为用人单位广纳群贤的依据。由此导致用人单位不再注重人事档案, 招聘人员时, 只看重人员的个人能力。这客观上导致了用人单位改革用人机制, 推出“三不要”政策, 即不要人事档案, 不要人事关系, 不要组织关系, 人事档案在公民生活中变得可有可无, 导致人事档案的地位和作用在企事业单位等领域逐渐被淡化。
三、人事档案地位在某些领域的弱化是社会和历史发展的必然
我们要用发展的观点看问题, 人事档案地位在某些领域的弱化, 是一种社会发展的必然, 体现了社会的进步和发展。笔者认为可以从以下几个方面进行分析说明:
1. 市场竞争体制导致了人事档案在某些领域的弱化。
市场竞争的核心是人才的竞争, 拥有人才就拥有了在竞争中获胜的资本, 市场竞争体制在中国的实施导致企业之间拉开“人才大战”, 为了吸引人才, 引进人才, 企事业单位甚至抛出“三不要”的政策, 人事档案不再是竞聘岗位的“准入证”。随着经济发展和人才流动加快, 档案制度越来越明显地限制着人力资本的合理流动, 虽然这种“三不要”政策不可取, 但是在一定程度上体现了市场竞争机制下的人事档案有所松动, 人事档案不再是限制人才合理流动的一种枷锁, 这种松动是符合社会发展潮流的, 是一种社会进步的表现。
2. 现代身份制度的改革是人事档案在某些领域弱化的另一个原因。
现代身份制度是进入21世纪的一种特殊的被人们默认的身份制度。流动人员的增多和流动频率的增加, 促使国家改革了户籍制度。由于国家对户籍制度的改革, 社会人的身份制度也因此发生了变化, 身份证的全国联网促进了个人信息的完善, 提高了信息的准确率和覆盖率, 人们的基本信息被收录到身份信息中, “身份一卡通”在中国逐渐形成一种趋势。现代身份制度的需求服务功能使利用人事档案更加方便, 也更加正式, 由此, 人事档案的凭证价值被更为真实有效的身份制度所取代。这是人事档案制度在企业单位等相关领域弱化的一个原因。而在政府部门, 由于工作的特殊性, 人事档案的地位非但没有被降低, 反而被加强。
3. 社会人的档案意识发生了变化。
社会人的思想观念随着社会的发展而发展。第一, 由于社会经济的快速发展, 人们的择业观念随之发生了重大的变化, 自由择业、双向选择成为市场经济体制下的一种合理的择业方式;在党政机关、政府部门以外的工作人员对组织的依附性逐渐减弱, 社会保障意识的增强, 受身份制度改革的影响, 某些领域人事档案的重要性有所降低等, 都促使人们的人事档案意识发生了重要变化。第二, 由于经济快速发展, 人们的物质文明在上升的同时精神文明也在提高。与时俱进、大胆创新的社会精神促进了社会上人们档案意识的转变, 使人们意识到人事档案地位在某些领域的弱化有其进步性, 在某种程度上适应了人类社会发展的趋势, 并由此可以促进了人才的合理流动, 促进经济的发展。
笔者看来, 人事档案地位的弱化给我们的启示是要求我们用全面的观点看问题, 用发展的眼光看问题, 坚持实事求是、与时俱进, 正确看待事物发展的正反两个方面。其实人事档案地位的弱化并不是体现在所有领域的人事档案上, 而是只存在于某些领域。人事档案地位的弱化不是人事档案制度的不健全, 而是一种社会进步的表现, 是新时代发展的趋势。
摘要：本文从人事制度变迁的三个阶段入手, 简要分析了人事档案在前两个阶段的地位和作用, 具体分析了第三个阶段人事档案在政府机关、事业单位及其他单位的地位, 认为人事档案地位在某些领域的弱化是社会和历史发展的必然。
1创新是档案事业发展的时代要求
1.1从服务方式上创新。“为人民服务”是档案工作的中心所在，能使档案工作的作用充分发挥出来。原有档案工作的服务内容趋于内向、闭塞，随着油田的不断发展，逐步建成了中原、普光、内蒙古三大基地，各专业化公司已在海外开辟了国际市场。档案服务的内容也随着不断扩大，树立市场经济意识，不断开辟档案工作新领域，建立了外部市场档案室，如（内蒙古、普光）以“生产到哪里档案工作服务到哪里”，这是顺应社会发展潮流的必然要求。
1.2从管理方式的创新着手。随着社会主义市场经济的进一步发展，一些传统做法已不能完全适应社会发展之需，必须进行创新。中原油田采用了档案集中管理模式，建立了人事档案管理中心网站，设置了人事档案QQ群，搭建了全局人事档案工作人员交流平台，为油田生产建设充分利用档案资源提供了方便快捷的渠道。更新了立卷制度，改进了工作手段，利用现代化工具来简化工作程序，提高了工作效率、促进了人事档案系统整体管理水平的提高。
1.3从管理队伍素质的提高创新。油田中心领导加大了对人事档案工作人员及各二级单位兼职档案员的培训力度，在培训内容上，有针对性和计划性、突出重点。在培训形式上，一是采取了“走出去、请进来”的办法，二是集中培训与“以会代训”相结合，确保达到预期培训目的和效果，切实提升人事档案队伍的业务素质。认真参加工作调研、课题攻关、业务交流等活动，总结经验，改进不足，不断进行档案工作的探索和创新。
2中原油田人事档案现代化发展方向的改进
2.1实现了人事档案管理系统建设
2.1.1建立了人事档案电子信息系统。由油田档案管理部门牵头，抽调各二级单位兼职档案人员并经过专门的业务培训之后，统一组织，集中处理，共同审核。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将干部现存档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，使干部档案数据化、信息化、网络化，由此，形成了干部个人电子信息档案，以便于人事信息的查阅流转。
2.1.2建立了人事档案数据库管理系统。由基层单位将本单位制作形成的干部电子信息档案交油田档案管理部门，通过专门的软件和程序录入微机，并对信息的采集、制作、分类、存储等做到规范统一，对整个油田人事档案进行统一管理和加密管理。同时，对职工个人信息实行动态管理和更新，根据职工工作变化情况，对其工资、职级、学历、岗位变动、奖惩等实行动态信息，适时进行更新，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。
2.2建立连接端口，实现与油田组织人事信息管理系统同步更新，信息一致
2.2.1进一步加大了人事档案管理软件开发与推广工作力度，提高档案管理技术和应用水平。人事档案管理中心本着与油田的SAP-HR系统紧密结合的原则，开发出符合油田工作实际的人事档案管理系统，并在油田各单位全面推广。
2.2.2加强了人事档案管理系统与油田SAP-HR、ERP系统的对接，人事档案管理系统是人事档案信息化建设不可或缺的工具和平台，随着油田信息化管理进程的不断推进，人事档案管理系统的主要功能必须从档案自动化管理和数据库建设平台向油田SAP-HR、ERP等各类系统的后台应用系统拓展，担负起接收、整合和提供利用其他系统形成的信息资源的功能。
综上所述，人事档案管理工作应以创新为核心，深化认识，开拓创新，进一步提高人事档案工作质量和服务水平，使人事档案管理工作提升到一个全新的高度。我们应清楚意识到，要真正实现人事档案管理的新发展，还必须从理论和实际方面做很多工作，新时期人事档案管理发展方向还需要广大人事档案工作者共同探索和努力。
2010-06-02 11:12:34
一直以来，不少毕业生由于对档案的作用不了解和不重视，在签订就业合同时并未考虑应该如何管理自己的档案，大多数毕业生认为档案的管理并不重要，忽视对档案的管理，这样的状况令人担忧，忽视对档案的管理，最后损失的还是毕业生自己，所以毕业生一定要了解和掌握档案管理的相关政策，切实维护自己的合法权益，以免给自己今后的发展埋下“隐患”。下面是毕业生档案相关问题的解答。
一、什么是人事档案？人事档案有什么作用？
答：
1、人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
2、人事档案作用是：（1）办理各种社会保险以及开具出国、考研等有关证明的依据；（2）职称申报，需要根据人事档案中所记录的工龄来确定申报资格；（3）转正定级，可以确定干部身份，计算工龄。在行政事业单位工龄是作为工资、职务晋升的主要依据，是办理退休手续，享受社会保险的依据；同时干部身份是单位之间、城市之间流动的必备条件之一。（4）户口可以根据档案中是否具备干部身份，随档案调动而迁移。（5）录用公务员、事业单位工作人员政审时所必备的材料。（6）公务员、事业单位、国有企业确定工资的依据。
二、什么是户口？户口有什么作用？
答：
1、户口是国家个人基本信息的记录凭据。
2、户口的作用是：（1）办理身份证、住居证、暂住证的凭据；（2）办理结婚、生育指标的凭据；（3）办理出国、买房、子女入学、入职的凭据；（4）、办理银行存款的凭据；（5）办理社会保险的凭据；（6）公务员事业单位报考等各类考试的凭据；（7）住宿、乘飞机、火车等入行凭据。
三、什么是户籍卡？什么是户口迁移证？
户籍卡即本人户口本。户口迁移证是户口跨市迁移的凭据，随着户口迁移证的开出，其在校的户籍信息将随之消除，因此户口迁移证不能做为户口使用，毕业生在毕业前应尽快确定户口的去向，领到户口迁移证后应在规定时间内到迁往地办理落户手续。
目前我国银行、保险等行业的业务办理需要与户籍信息挂钩，如不及时处理好自己的户籍，将直接影响你的工资、保险、信用卡等业务的办理。
四、什么是人事代理
答：人事代理是与社会主义市场经济体制相配套的新型人事管理模式，是指政府人事部门所属人才服务机构受单位或个人委托，运用社会化服务方式和现代科技手段，按照一定的法律程序和政策规定，代办有关人事业务。根据国家《人才市场管理规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等规定，其他机构未经政府人事部门批准或授权一律不得从事该项业务，个人不得保管人事档案。
推行人事代理制度，有利于实现人档分离和人才社会化管理。对用人单位而言，可减轻大量的人事事务性工作，解决在人才引进、毕业生接收、职称评审、人事档案管理等方面遇到的问题；对各类人才而言，个人不再是“单位所有”，流动变得十分方便，权益得到有力保障。譬如毕业生凭报到证将档案挂靠在人才交流中心后，可保留干部身份、连续计算工龄、转正定级、职称评定、购买各类保险等。
五、为什么要办理人事代理？
答：人事代理是一种人事管理与人员使用分离的新型人事管理方式。三资、民营、私营等所有非国有企业对员工的人事档案、户口没有相应的人事管理职能；改制后的股
份制企业员工，事业单位聘用员工也涉及到人事档案、户口的管理问题。上述员工都可能会遇到如：各类保险的缴纳、户口落户、计划生育证明、购买经济适用房证明；干部身份的确认、档案工资的调整、工龄的确认与计算；党团关系的管理、技术职称初任、评审或者企、事业单位调动、考公务员、考研究生等问题；护照中组部、人事部有关文件精神，政府人事部门所属的人才服务机构负责上述上员的档案、户口等人事事务的管理，并为之提供配套的服务，以保护其合法权利。
六、什么是干部身份？干部身份对毕业生以后的发展有什么帮助？
按照我国现行人事管理政策，国家统一招收的全日制大中专院校毕业生，执行一年见习期考核合格办理转正定级手续后具备干部身份。干部身份是国家机关录用公务员、进入事业单位的基本条件，同时也是单位之间，城市之间人才流动的必备条件之一。案例：某学生2003年毕业于长沙某高校，毕业后去了广州某民营企业工作，因民营企业不能管理他的档案、户口，也就没有签就业协议书、开出报到证。2006年他跳槽到一家单位，因为工作业绩好，这个单位要求他把档案、户口调入广州。因为他毕业时没有办理就业和人事代理手续，档案和户口已退回原籍。干部身份保留期限只有2年，他毕业已3年，指标已经作废，所以不能作为干部身份调入广州，这时候机会就永远失去了。
七、什么是工龄？工龄对毕业生以后有什么作用？
工龄是指职工以工资收入为生活资料全部来源的以年为单位的工作时间，工龄是我国职工退休的一个条件，也是行政事业单位，国有企业工资计算的内容之一。
案例：长沙某高校2001年毕业生，毕业后在公安厅户政中心工作，属聘用员工。该单位在市人才服务中心为所有聘用员工办了人事代理。工作两年后，该毕业生考取了公务员，工龄、档案工资从2001年计算，那么他到新单位的工资级别比同年毕业没有
办理人事代理手续的同学档案工资要高一个档次。
八、哪些单位能够保管毕业生的档案和户口？
答：
1、毕业生如果是到国家机关、全民事业单位、国有大中型企业就业。这些单位又同意接受其档案、户口，那么档案、户口就可以在这些单位管理。如果这些单位采用聘用合同制，档案、户口须放在当地政府人事部门所属的人才服务机构进行档案管理。
2、毕业生如果是在三资、民营企业、股份制企业就业，这些企业按国家现行人事政策不具备人事档案管理职能，档案、户口应交由当地政府人事部门所属的人才服务机构进行档案管理。
九、如何办理改派？
答：
1、到原接收单位开具退函，提取原报到证；
2、到长沙理工大学就业指导中心办理相关证明；
3、凭退函、证明、原报到证、毕业证、身份证原件到湖省
大中专就业指导中心办理新报到证。
十、办理人事代理手续，有报到证与没有报到证有什么区别？
毕业生办理人事代理手续，可要报到证也可不要报到证。但有报到证的，可取得干部身份；自开出报到证时间始，连续计算工龄；一年后可办理转正定级手续。而没有办理报到证的，就没有干部身份、不能连续计算工龄、不能按时办理转正定级手续等等。
十一、应届毕业生什么情况下需要办理人事代理？
应届毕业生在毕业后未找到正式的接收单位的（如私企、外资企业和暂时没有人事编制的单位）或准备出国的，应尽快办理人事代理手续。
十二、什么是报到证？
报到证是由省级高校毕业生就业管理部门签发的列入国家计划
招生的毕业生持有的证件。报到证为一式两联（正本和副本），正本为蓝色由毕业生持有，到单位或办理人事代理报到时交给单位或人才中心；副本为白色，由学校负责放入毕业生档案。
十三、报到证具有何种功能？
1、是毕业生到接收单位（人才服务机构）报到的凭证；
2、证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生；
3、凭报到证及其它有关资料办理户口和人事档案等手续；
4、确定干部身份，调入调出的依据之一。
十四、应届毕业生办理人事代理有哪些好处？
1、向毕业生提供国家人事法律、法规和政策方面的宣传咨询服务。
2、为毕业生保管人事档案
3、为毕业生申报专业技术资格考评。
4、按国家有关政策为毕业生调整档案工资。
5、委托毕业生的养老、医疗保险、工伤保险等
6、负责管理毕业生的中共党员的组织关系。
7、为在市区无入户地址的毕业生挂靠户粮关系。
8、负责接转毕业生的人事关系手续，在委托代理期间，按规定保留干部身份、计算工龄，为毕业生办理出国（出境）政审呈报手续。承办与人事管理相关的其他事宜
十五、毕业时暂未落实工作单位以及准备考研的毕业生档案如何处理？
员工档案由酒店的人力资源部统一管理，人力资源部应全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类：
（1）员工人事档案
员工人事档案是人力资源部从个人为单位集中保存起来的反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容：员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；党团、奖励处分材料；任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。
A、员工人事档案的收集、整理和保管
员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值，还要符合进入员工人事档案的规定。
员工人事档案必须存放在可靠安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。
B、员工人事档案的查阅和借用
查阅人事档案，必须办理查阅登记手续，查阅一般员工人事档案，由人力资源部总监批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。
外单位人员需要查阅、借用人事档案时，必须出示有效的证明，并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者视情况轻重，予以批评教育直至纪律处分。
C、员工人事档案的传递
在员工录用和离店时，人力资源部应及时办理员工人事档案的传递，做到传递手续完备，材料完整。
员工人事档案的传递不得由本人办理。
（2）员工的工作档案
从员工进入饭店开始，记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历，思想品德；业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括：员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料；教育培训记录、专业特长与爱好的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位流动等资料。
员工工作档案由员工所在部门负责收集、整理和管理，人力资源部负责指导。每一年由人力资源部负责指导部门对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。员工离店或部门之间调动时由所在部门将员工工作档案转入人力资源部。
2、部门工作档案
人力资源部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分，分别记录人力资源部的工作。
（1）人力资源档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及员工招聘录用或离店的审批材料，劳动合同资料（包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料），岗位变更资料等。
（2）工资福利档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及工资、奖金分配办法、考核资料，福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。
（3）教育培训档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，教育培训工作、教育管理等活动中产生的，经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。
（4）行政人事档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。
摘要：人事档案是人员管理部门在了解人、使用人过程中形成的，记述和反映个人经历、德才状况的以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。人事档案工作是按照科学的原则和方法管理人事档案，及时准确提供人事档案为人事工作服务的一项专门工作。
关键词：人事档案；科学；规范；管理
人事档案是人员管理部门在了解人、使用人过程中形成的，记述和反映个人经历、德才状况的，以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。人事档案工作是按照科学的原则和方法管理人事档案，及时准确提供人事档案为人事工作服务的一项专门工作。人事档案工作与人事工作及档案工作有着不可分割的联系，是一个要求性很高的一项工作。下面就人事档案工作谈一谈个人见解。
1认真细心的工作态度
人事档案的收集也就是人事材料的归档范围。由于人事档案反映了个人生活的各个侧面，内容丰富，材料来源十分广泛，涉及各个方面，各个部门，加之人员主体的动态性，那么认真、细心的工作态度就显得尤为重要了。在收集材料时，要防止收集面过宽，见什么收什么；还要防止收集面过窄，一味强调精练，认为材料越少越好。应认真、细心的注意每一个环节，力争作的更好。
对于个人来说，他们认为个人档案有什么重要的，只要我干好自己的本职工作就行了，往往不积极配合档案工作，不提供自己的相关的资料，这就要求我们人事档案工作人员认真的向他们做出细心地解释，让他们认识到人事档案工作的重要性。因为它是各级组织历史地、全面地了解人员，正确使用人才的重要依据，是澄清个人有关问题的凭证和依据，是某些历史事实的佐证。每一个单位根据自己单位的情况不同收集的侧重点也就不同。但不能有任何随意性。
2严格科学的管理制度
由于人事档案的机密性，档案工作的保管就不能忽视，它需要专门的、工作技术强性的人员专门管理。并且具有相当文化程度的人员进行管理。这样，才能使人事档案搞得更好。我们在平时的工作中，对于保密性很容易忽视，有些同志在生活中不经意的流漏，往往造成不必要的麻烦或重大的失误，因此，作为一个人事档案工作人员，保密性是工作的首要前提。不能因为个人的原因，为需要在人事档案中弄虚作假的人提供方便，而背离了作为一个档案管理人员的职责。
其次，科学的管理也是人事档案工作的另一个重要方面。人事档案管理中，必然产生于形成一些涉及个人的个人人事材料，那么需要真实反映个人经历、德才状况的原始记录。而不能把虽是真实的原始记录，但不能客观的、真实的反映个人的本来面貌的记录归入人事档案。所以，对人事材料的鉴别中要取之有据、舍之有理、实事求是、审慎细致的科学管理制度。
3系统完善的管理机制
重视档案建设，把档案工作提到单位的议事过程中，纳入单位工作计划中，增加资金的投入，改善档案的保管条件，及时研究解决档案工作中存在的问题，特别是强调档案工作在单位的地位和作用，各单位要有专门的档案馆或档案室，并且要有专门的管理人员，保证档案的系统完整，那么人事档案就有更高的要求了。人事档案的管理即独立又彼此联系，共同构成人事档案的完整体系。要完善人事档案整理工作细则，使人事档案整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。
采用现代化管理手段，加强认识档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的可续技术手段运用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的，实现人事档案管理现代化，是人事干干服务于人事工作，人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对人事档案信息要求日渐增强的客观要求，这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理时效性，利用计算机、扫描仪等现代化设备和现代技术，将人事档案资料整理输入计算機，通过相应的技术处理，将文字、图片、音像等资料转变成数据资料，实现人事档案制止与数据并存，根据需要通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术进行人事档案创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人才档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高了人事档案利用效率。
一、夯实人事档案基础工作
1. 加强宣传, 增强全员档案意识。
通过各种方式, 大力人事档案, 让社会各界充分认识到人事档案工作的重要性。首先, 领导要重视人事档案工作, 加大投入, 配齐人员, 并做到库房、阅档室、办公室三分开, 配备防盗门、灭火器、空调等设备, 做到安全防护、设施齐全。其次, 要全员参与, 在下属部门设立兼职档案员, 负责本部门人事档案的收集、管理工作, 形成人事档案管理网络。
2. 加强收集, 丰富人事档案内容。
针对目前人事档案内容单一的现状, 人事档案部门要着重收集、筛选、鉴定、整理职工的德、能、勤、绩、廉方面的材料, 把原来作为人事档案重点内容的政审材料转变为反映个人业务能力、技术专长、发明创造、科研成果、考核的评定材料, 反映专业学历和专业培训以及反映工作经历、职务任免、工资待遇、职称晋升、出国考察学习等材料上来, 达到“观其卷、知其人、用其才”的目的。此外, 真实性是人事档案的关键所在, 是发挥其参考价值的基础和前提。因此, 人事档案管理工作者要坚持原则, 认真审核, 严格把关, 做到“六个不归档”, 即不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档、填写不符合规定的材料不归档、国家不承认的不归档、与政策不符的材料不归档。对不属于归档范围的材料及时销毁, 做到不失散、不积压, 确保人事档案归档文件材料的准确性。
3. 加强培训, 提高人事档案管理人员综合素质。
做好新形势下的人事档案管理工作, 必须有一支在思想政治、工作作风、业务能力等方面过硬的人事档案工作队伍。首先, 要具有较高的思想政治素质。人事档案工作者要淡泊名利、忠于职守、踏实工作, 具有吃苦耐劳的精神。其次, 要具有广博的科学文化素质。熟悉政治、经济、文化、教育等现代社会科学领域知识, 不断提高语言组织能力、文字表达能力、逻辑思维能力和综合概括能力。第三, 要具有精湛的专业技术素质。熟练掌握档案工作的方法和各项规章制度, 能够灵活运用计算机等现代化设备和手段管理人事档案。
二、加快人事档案管理现代化建设步伐
1. 建立人事档案数据库系统, 实施人事档案动态管理。
人事档案数据系统的建成, 不仅能够全面反映干部的基本情况、工作履历等固定信息, 还可以记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息, 一旦干部基本情况发生变化时, 可以随时更新信息, 保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。人事档案部门可利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术, 将人事档案信息整理输入计算机, 通过相应的技术处理, 将文字图片以及声像资料转变成数据资料, 使人事档案数字化、信息化。
2. 建立人事档案网络化管理体系, 实施人事档案分级管理。
按管理权限逐层逐级地建立人事档案局域网, 通过局域网之间的相互连接, 实行人事档案的网络化管理。建立人事档案网络化管理系统, 重点要解决好使用权和管理权问题:在使用权上, 可以根据不同用户的情况, 通过密码和身份确认, 提供其所需的档案资料;在管理权上, 可以实行分级管理制度, 县级以上由各级主管部门负责, 县级以下由县统一归口管理。建立人事档案网络化管理系统, 可以保证各级领导干部根据不同的工作需要, 随时调阅所需档案资料, 从而提高人事档案信息利用的效率。
3. 建立个人电子档案系统, 实施人事档案自动化管理。
为了适应人才流动的需求, 便于人事档案的查阅流转, 可以将个人能够公开的部分内容制成刷卡式电子档案。该档案由主管部门制作并负责维护更改, 由个人持有, 用人单位只能阅读而无法更改。个人电子档案的建立, 不仅可以有效地减少弃档、“死”档和无档现象, 还可以减轻人事档案工作的工作量, 减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏。
三、强化人事档案的服务效能
1. 充分发挥人事档案在选用干部上的参考作用。
选拔使用干部, 关键是知人善任。人事档案是全面考查了解和选拔使用干部的一个重要依据。人事档案工作者必须增强服务意识, 拓宽服务领域, 及时根据干部人事工作和其他中心工作的需要, 主动参与, 超前服务。同时, 可以利用计算机技术, 做好档案信息的综合分析, 为领导全面掌握干部队伍的整体状况提供第一手可靠的资料, 当好领导的参谋。
2. 发挥人事档案在人事管理中的依据作用。
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