归档文件收集要求

归档文件收集要求（推荐10篇）

归档文件收集要求 篇1

本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

(一)本级文件

1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料。

15、重要的人民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

(二)上级文件材料

1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。

(三)同级文件材料

1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料

1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。

2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

3、重要的名册、登记表。

4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

二、归档份数

文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

三、归档时间和方法

(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。

(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。

(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。

(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。

(五)工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。

(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。

四、归档要求

(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。

(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

归档文件收集要求 篇2

关键词：电子文件,收集,归档,使用

随着电子计算机及网络应用的普及深化, 电子文件的收集与积累也在逐步发展中, 日益受到人们的重视。从目前情况看, 电子文件的完整保留, 妥善保护等方面存在很多问题:草稿性电子文件的“自生自灭”状态, 辅助性电子文件的无人管理状态, 正式电子文件往往只进行了逻辑归档, 有些电子文件的存贮载体不安全, 信息记录格式不标准, 电子文件生成的设备环境数据, 缺少登记, 一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。鉴于以上列举的种种问题, 做好电子文件的收集、积累、整理、鉴定等工作不容小视。

1 电子文件的特点

电子文件在世界范围内也是新生事物, 国际上对电子档案的管理, 也是非常重视。电子文件是在电子计算机中产生和处理, 其信息形态是数字化的。在电子计算机多媒体技术的支持下, 电子文件还可包括声音、影像等多种形式, 对设备及标准具有依赖性, 电子文件载体具有非直读性, 文件信息与载体可以分离;在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是增、删、改特别方便, 但是随着网络化的发展, 网络安全问题日益突出。

2 电子文件的收集和积累

按照国家有关公文的收集范围规定收集电子文件, 对于起辅助作用或正式作用的电子文件, 应及时收集与整理, 并与其纸质文件之间建立标识关系;尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件, 更应有严格的措施。

电子文件的积累, 可分为两种类型:一种是在电子计算机网络系统上, 记录系统应设计自动记录的功能, 可以记载电子文件的产生、修改、删除、责任者、入数据库时间等。另一种是用载体传递的电子文件, 要按规定进行登记, 并存有备份, 以免出现差错。电子文件的积累应由形成部门集中管理, 不得由个人分散保管。

3 电子文件的鉴定

电子文件归档时的鉴定工作, 主要是指鉴别它的档案价值, 确定其保管期限, 并据此删除已积累但无保存价值的电子文件, 并予以销毁。鉴定通过两个阶段进行:第一阶段是在归档前, 第二阶段是在电子档案管理过程中进行的, 其主要任务是对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定, 把失去保存价值的电子档案剔除销毁。

4 电子文件的整理与归档

按照一定的原则和方法, 将电子文件分门别类组成电子档案, 包括两个层次:一是对分类、排序的组织;二是对建立数据库的组织。电子文件的分类, 排序是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合, 使电子文件存储格式处于一致有序状态。建立数据库的主要工作内容有:对电子文件进行分类和编号。电子文件分类编号后, 要建立检索文件, 检索文件是对电子文件进行快速访问的有效工具。电子文件的整理是检索电子文件, 提供有效利用的前提。

电子文件归档, 是将应归档的电子文件, 经过整理确定档案属性后, 从电子计算机存储器或其网络存储器上, 拷贝或刻录到可移动的磁、光等记录介质上, 以便长期保存的过程。不同环境产生的电子文件其归档的方法是不同的, 如果是电子计算机网络系统, 按要求转数据库或记有归档的标识即可完成归档任务;但以载体传递归档的电子文件, 就必须做一些辅助和认证工作, 要与相关的纸质文件综合归档。

电子文件的归档范围, 按现行公文、科技等文件的有关归档范围执行, 尽量列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合, 保证电子文件的完整性。电子文件归档一般在年度或任务完成后, 一般不超过2~3个月为宜, 一般拷贝三套。两套异地保存, 另一套提供借阅。电子文件归档一般采用以下方法:

(1) 将应归档的电子文件最终版本存入磁光记录介质上。

(2) 压缩归档。

(3) 备份系统归档。

一般是在电子计算机网络环境下采用, 将文件在网上进行一次备份操作。

5 电子档案的保存与利用

电子档案不同于纸质档案, 决定其保存与维护的复杂性, 要依据磁、光记录介质的特性进行保存与维护, 确保电子档案的安全可靠, 使电子档案能永久地处于可理解、可准确提供利用的状态, 如:保存电子档案的相关支持软件, 保存与其内容相关的信息。

电子档案利用方式方法与纸质档案有明显不同, 在许多情况下, 人们可不必将电子档案汇集在集中化的库房里就可以进行利用和管理, 也可通过通信线路完成异地利用工作;但这必须建立在电子档案所依赖的技术上, 必须满足必要的先决条件和采取一定的相应措施才能够实现。

5.1 利用前的数据准备

为保证其在利用中得以准确恢复并易懂, 有必要进行电子档案基础数据的准备和识别文库的建立等。

5.2 利用的方法

一般有三种方法:即提供物质载体的拷贝, 通信传输, 由电脑直接提供利用。

5.3 利用中的安全措施

一是不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式;二是依据其内容的密级层次进行管理;三是采用通信传输或直接利用等方式时, 必须对内容进行加密处理;四是要对利用的全过程进行有效的跟踪监控;五是要避免由于错误操作所带来的不可挽回的损失。

5.4 利用统计

利用统计是利用系统中不可缺少的环节, 其过程是对电子档案信息的流传、利用及管理工作等进行量化分析, 并以此拓展利用的途径, 调整我们的工作方式, 提高电子档案的利用水平。

参考文献

[1]孙淑扬.档案计算机管理教程[M].北京:中国人民大学出版社.[1]孙淑扬.档案计算机管理教程[M].北京:中国人民大学出版社.

归档文件收集要求 篇3

关键词：档案管理；存在问题；解决方法

中图分类号：G272

随着我国经济的不断发展，工程建设的规模也不断的扩大，对工程档案文件的收集归档的管理的完善，要求不断提高，因为在工程建设项目过程中，工程档案文件的收集归档起着重要的作用，建筑工程档案反映着建筑施工的整体方面。因此，做好建筑工程档案文件的收集归档工作在工程建设中是非常重要，但是，目前建筑工程档案收集归档存在着许多问题还有待解决。本文主要分析了我国建筑工程档案文件的收集归档重要性，而且还针对出现的问题提出相应的解决策略，为发展我国建筑工程施工单位的档案管理提供一些可行性的思路和发展策略。

1 工程档案文件的收集归档工作的重要性

工程档案文件的收集归档是档案管理中一个重要的基础环节，档案管理中收集归档的文件是建设该项目工程的历史记录，它同时又是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据，因此，工程档案文件的收集归档在项目建设中具有重要的意义。所以要求归档文件要齐全完整，这是高质量档案要达到的标准之一，齐全完整的归档文件同时也与单位的生存发展有着重要的关系。在档案文件的收集归档工作中，收集是整个档案管理过程中的基础环节，但同时也是最为重要的一个环节，认真的完成收集工作，是保存工程档案完整的必要条件，完整齐全的档案才有可能发挥到最大的作用。

2 工程档案文件的收集归档存在的问题

工程档案文件的收集归档是建筑工程档案管理中的一个复杂的工作，建筑工程单位档案管理的健康稳定发展影响着整个建设施工项目的好坏。而在我国，建筑工程档案管理方面的经验还不是很丰富，所以在实际中存在很多问题。例如在档案材料不完整、缺乏统一的管理模式、以及人员的技术方面等。

2.1 档案材料不完整

归档文件的收集是档案工作的第一步，同时也是最为关键的一个环节。有些单位档案员收集的文件材料往往不完整，有些归档文件材料的门类收的不齐，一些单位档案室门类很少，有的只收集文件材料，有文书档案、声像、专业、科技档案却收不上来。档案文件的收集，不仅要保证归档文件材料的收集工作要收集材料的完整，同时也包括每一份文件材料本身、文件材料的门类也要齐全完整。

2.2 缺乏统一的管理模式

对于工程档案文件的收集归档管理制度不够完善，管理不够规范，在管理方式上存在着许多漏洞，而且管理制度的执行力度不足、日常管理工作不严格、对工程档案统一管理缺乏认识，没有一个标准化流程可遵循。使工程档案文件的收集归档工作不能顺利进行。而且从档案管理机构上看，缺乏统一的管理模式。

2.3 缺乏复合型档案管理人员

近几年，工程档案文件的收集归档管理人才缺乏，大多数档案文件收集归档人员没有接受过专业知识以及业务培训，缺失档案管理经验，在实际的建筑工程单位档案文件收集归档过程中难以适应工作需要，使得收集的档案水平低、素质差。所以优秀的档案文件收集归档人员对于档案管理工作的顺利进行是非常重要的。

3 工程档案文件的收集归档工作存在问题的主要原因

归档文件的收集之工作存在问题的主要原因，从主观上来看，是档案文件收集归档人员自身的原因，主动收集意识不强，导致收集的档案文件，起不到预期效果，发挥不出应有的作用。抛开自身原因来看，档案文件收集归档管理的法律法规不够健全，执行的力度也不够强，因此，要增强有关人员的档案意识。除了员工的档案意识不够之外，主要原因应该归结于档案行政管理部门长期以来对单位档案管理工作缺乏建立有效的监管机制。

4 解决问题的对策

对于档案文件的收集归档中出现的一些问题，提出了一些可实行性的解决方法。

4.1 主动做好收集工作。

档案员对于文件的收集要把握好时机，在文件收集工作中，不仅要受到制度的制约同时，还要主动做好收集工作。档案员要熟悉各科室业务的基本情况，加强对重点线索的追踪，对于各项工作的基本情况要掌握，并形成文件形式，归纳在档案中，在归档时，明确其归档范围。并且对于每项工作的结果要记录详细，要积极、主动、及时地向有关部门或人员索取文件材料，做好归档工作。

4.2 严格的档案管理制度

建立健全的管理制度是档案管理的基础，按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。在此基础之上，还应该加强档案管理制度体系执行力，档案行政管理部门应建立科学有效的档案监管机制，定期对单位进行依法检查，对不合乎规范的行为进行依法查处，使单位档案工作在一种法治、有序的管理环境中健康发展，使得档案管理真正的做到有法可依，有规章制度可寻，从而促进档案管理的科学化。

4.3 加强档案信息化建设

近年来，我国计算机水平的不断发展，计算机互联网的应用也涉及到各个领域，对于建设工程档案管理，也可以利用现代信息技术。对于建筑工程档案管理的信息化，要加大力度进行档案管理信息系统开发与研究工作，根据建筑项目的实际情况，开发工程档案管理软件。同时，建筑施工单位，还可以应用计算机技术对档案管理工作进行监督管理，建立多方合作的信息系统平台。

4.4 档案管理要有专人定期检查

档案部门应加强对档案工作的检查，要安排专业人员进行定期检查。加强对档案文件收集归档的监督指导，要对归档文件严格要求，对于有问题的内容，要求单位重新改整，检查结果在单位内部通报，在提高本单位档案基础业务水平的同时，也可以引起各级领导的重视，加强单位归档文件的收集质量。

4.5 档案管理员要定期进行专业知识培训

对于建筑工程施工单位，应该加强档案管理人才培养，要不断加强工程档案文件的收集归档基础工作以及专业知识学习，主要包括信息技术、档案相关法律法规、档案管理学以及计算机技术的学习。并且要定期举办工程档案工作的集中业务培训。提高建设施工单位和施工技术人员的工程档案的管理的业务素质和能力，这对于工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。

5 结语

综上所述，建筑工程档案真实的记录了整个工程建设的情况，它是检验工程质量的重要依据，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一。收集是单位档案工作的基础环节，也是关键的一个环节，做好了收集工作，保证单位重要文件的完整，只有保管完整齐全的单位档案，档案的作用才有可能有效的发挥出来。本文对于工程档案文件的收集归档中存在的各类问题进行了分析并提出了一些解决方案，对于更好提高工程档案管理水平，提高工程建设质量有着积极促进作用，推进建筑档案管理事业的新发展。

参考文献：

[1]李菊君.建筑工程档案管理[J].单位研究，2011（14）：181-182.

[2]秘相涛.建筑工程档案现状之我见[J].图书与档案，2011（9）：281-281.

[3]王昕.建筑工程档案验收工作中的问题及对策[J].城建档案，2011（9）：47-48.

干部档案收集归档规定 篇4

（1991年修订，旧）

第一章 总 则

第一条 为了加强干部人事档案建设，做好档案材料的收集归档工作，为组织干部人事部门历史地、全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》等法规制定本规定。

第二条 干部人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。

第三条 干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第二章 收集范围

第四条 在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

第五条 自传和属于自传性质的材料。

第六条 考察、考核干部工作中形成的有关材料:民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

第七条 审计工作中形成的有关材料:主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。

第八条 国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结(结业)，博士后研究人员工作期满登记表等材料。

第九条 评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料:专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

第十条 创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

第十一条 政审工作中形成的材料:调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

第十二条 更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料:个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

第十三条 党、团组织建设工作中形成的有关材料:(一)中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书(1—2份系统、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档)；退党材料；

(二)中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；

(三)加人民主党派的有关材料。

第十四条 表彰奖励活动中形成的有关材料:劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批(呈报)表，先进事迹

材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

第十五条 纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料:处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定(结论)．上级批复，离婚材料等。

第十六条 干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料:干部任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料)；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予(晋升)军(警)衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退(离)休审批表等材料。

第十七条 考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料:报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。

第十八条 办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

第十九条 办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料:因公出国(出境)审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国(出境)审批表等材料。

第二十条 党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料:代表登记表、委员简历、政绩材料等。

第二十一条 健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料:有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

第二十二条 办理丧事形成的有关材料:悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书。

第五章 监督检查

第三十二条 各部门应加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，及时研究解决收集归档工作中的问题，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。

归档文件收集要求 篇5

持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武

汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期vv归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共

产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩

归档文件收集要求 篇6

电网公司档案收集立卷归档实施方案

电网公司档案收集立卷归档实施方案 **电网公司档案收集立卷归档实施方案 为加强公司档案管理，提高档案现代化管理水平，使公司档案管理逐步走上制度化、正规化、规范化轨道。根据《档案法》和江峰总经理的要求，现就公司档案立卷归档工作提出如下实施方案： 一、立卷归档范围 此次立卷归档的档案主要是收集元月以来的各种材料。有以下几个方面内容：1、文书档案，包括党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事劳资类等;2、科技档案，包括产品、科学研究、基本建设、设备仪器等;3、会计档案，包括凭证、账簿、会计报表、财务报告、其他等;4、声像档案，包括照片、底片、光盘、磁盘、幻灯片等;5、实物档案，包括各类证书、奖状等。 二、立卷归档时间 从8月15日开始到12月底止，历时4个月时间。 三、责任人 公司各部门是档案资料的提供部门，部门主任是具体责任人。 四、实施步骤 (一)清理资料阶段(8月15日至9月15日)。总经理工作部抽调专人对档案室内存入的.所有资料进行清理、编号、归类，重点清查各个年度所欠缺的材料、文件等。 (二)收集资料阶段(9月16日至10月20日)。在对档案室所有资料清查的基础上，针对所缺材料，总经理工作部列出清单，各部门按照清单进行收集整理。 (三)立卷归档阶段(10月21日至12月底)。总经理工作部对所有资料进行核校、分类，去伪存真，按照《档案法》的要求进行装订，力求规范。 五、几点要求 (一)要提高认识，高度重视。档案管理是公司的基础性工作之一，是加强公司内部管理的需要，江峰总经理对档案管理工作提出了“一定要规范，尽快要规范”的明确要求，因此，公司各部门要高度重视，部门主任要集中精力，督促具体经办人员及时提供各类资料。 (二)要协调配合，齐抓共管。在此次档案立卷归档过程中，总经理工作部将派专人到各个部门收集相关资料，请各有关部门积极配合，主动整理好本部门的资料，按时送交总经理工作部。 (三)要加大投入，确保运转。档案管理工作是一项长期的系统工程，为保证正常运转，公司要加大投入，购买必要的档案用品和设备，配置档案管理软件，同时，配备专(兼)职档案管理人员，专司其职，将档案管理提高到一个新的水平。 二00七年八月十六

电子文件与归档 篇7

关键词：电子文件;档案管理;纸介质;归档

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

1、电子文件的定义

电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2、电子文件的两个基本特征

2.1电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。

数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。

2.2电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

3、电子文件的真实性、完整性和有效性保证

3.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

3.1.2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

3.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

3.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

3.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

3.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

3.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

3.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

3.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等。

3.6 电子文件的收集与积累

4.1收集积累要求

4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

4.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

4.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的`图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

4.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。

4.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

4.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

4.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

4.1.11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

4.1.12 定期制作电子文件的备份。

4.2 电子文件的登记

4.2.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A.1和表A.2)。

4.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。

4.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

4.2.4 电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件。

归档文件收集要求 篇8

关于做好人事档案材料收集归档 和学历学位认证工作的通知

各单位劳资人事部门：

根据中共中央组织部《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》（中组发[2009]12号）精神和集团公司人事部对档案收集和学历认定工作统一部署，现就渤海钻探公司人事档案材料收集归档和学历学位认证工作有关事宜通知如下：

一、进一步完善人事档案收集归档工作制度。各单位劳资人事部门要按照中组部、集团公司和公司的相关规定，进一步健全人事档案材料收集工作制度，规范材料收集归档范围，重点做好档案材料的收集归档工作。

二、进一步规范学历学位材料认定工作。凡2009年8月1

3— 1 —

日以后参加各类国民教育在职取得学历、学位的，相关材料归档和进行学历学位认定时均需提供国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料，未经认证的学历学位材料，原则上不再作为学历学位认定依据。

三、学历学位认证材料办理。学历认定材料请参照教育部学历认证中心有关要求办理http://，学位认证材料请参照教育部学位中心有关要求办理http://。学历、学位认证材料办理所发生费用由个人承担。

四、由于教育部学历学位认证办理时间较长，约需20个工作日，请各单位做好相关准备工作，将需要认定的人员名单汇总，并提前通知到个人，学历认定工作将与《干部履历表》、《职工履历表》填写工作同步推进。

五、严肃人事档案工作纪律。各单位劳资人事部门要严格执行《干部人事档案材料收集归档规定》的各项纪律，严格档案管理，加强工作监督，确保档案的真实性、全面性。

附件：1．中组部《干部人事档案材料收集归档规定》

2．学历学位认证办法

主题词： 档案

归档 收集 通知

企业文件材料归档范围 篇9

一、党群工作形成的文件材料

(一)党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。

(二)党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。

(三)宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。

(四)职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。

(五)专业学会、协会，群众团体活动。

二、行政管理工作形成的文件材料

(一)企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。

(二)企业领导班子(包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同)构成及变更，企业内部机构及变更。

(三)企业领导班子的活动。

(四)综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。

(五)法律事务，纪检监察，公证工作。

(六)审计工作。

(七)职工教育与培训工作。

(八)医疗卫生工作。

(九)后勤福利，住房管理。

(十)公安保卫，综合治理．防范自然灾害。

三、经营管理工作形成的文件材料

(一)企业改革，经营战略决策。

(二)计划管理，责任制管理，各种统计报表．企业综合性统计分析。

(三)资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。

(四)属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。

(五)企业信用管理，形象宣传。

(六)商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。

(七)财务管理、资金管理，成本价格管理，会计管理。

(八)物资采购、保存、供应和流通。

(九)经营业务管理，服务质量管理。

(十)招投标项目管理。

四、生产技术管理工作形成的文件材料

(一)生产准备、生产组织、调度工作。

(二)质量管理，质量检测和质量控制工作。

(三)能源管理。

(四)企业管理现代化和信息化建设，科技管理。

(五)生产安全，消防工作，交通管理。

(六)环境保护、检测与控制。

(七)计量工作。

(八)标准化工作。

五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料

(一)产品的市场调研、立项论证、设计。

(二)产品的工艺、工装、试制、加工制造。

(三)产品的检验、包装。

(四)产品的销售与售后服务。

(五)产品鉴定、评优。

(六)产品质量事故分析及处理。

六、科学技术研究工作形成的文件材料

(一)科研项目的调研、申报立项。

(二)科研项目的研究、试验。

(三)科研项目的总结、鉴定。

(四)科研项目的报奖、推广应用。

七、基本建设和技术改造工作形成的文件材料

(一)基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。

(二)基建项目和技术改造项目的设计。

(三)基建项目和技术改造项目的施工。

(四)基建项目和技术改造项目的监理。

(五)基建项目和技术改造项目的竣工和验收。

(六)基建项目和技术改造项目的评奖、创优。

(七)基建项目的使用、维修、改建、扩建。

(八)事故分析和处理。

八、设备仪器管理形成的文件材料

(一)购置设备、仪器的立项审批，购置合同。

(二)设备、仪器的开箱验收或接收资料和图纸。

(三)设备、仪器的安装调试。

(四)设备、仪器的使用、维护和改造、报废。

(五)事故分析和处理。

九、会计工作形成的文件材料

(一)会计凭证。

(二)会计账簿。

(三)财务报告及报表。

(四)其他文件材料。

文件归档要求

一、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

二、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

三、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

四、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

五、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

六、各部门的专(兼)职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况．整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

乡镇机关文件材料归档范围 篇10

乡镇档案是指乡镇党委、政府、人大主席团、社会团体（以下简称乡镇机关）、企业事业单位在工作、业务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

乡镇机关文件材料归档范围见下表：

乡镇机关文件材料整理方法

乡镇机关文件材料处理部门根据往年文件材料的多少，设立当年文件材料类目卷宗；将处理完毕的文件材料及时归入有关类目卷宗。

一般性文件材料分党委、政府、人大主席团、工青妇四大类目各类目中按上级来文和本级文书分设卷宗；然后按文件材料内容联系和数量多少分设若干卷宗。

专题（业）性活动形成的文件材料、人民来信及案件材料等单独设立类目卷宗。

年末或适当的时候，对卷宗内文件材料按其内容联系、数量多少结合其他特征进行调整。剔除无需保存的；区分上级来文与本级文件材料；适当区分文件价值，分别组成案卷。

卷内文件按内容联系、时间先后、作者次序等排列、编写张号、卷内目录。

按照卷内文件材料的作者、内容以及名称等，编写案卷标题，装订案卷。