毕业生档案转递与保留管理办法

毕业生档案转递与保留管理办法篇1

为及时有效地做好毕业生档案转递工作，更好地为毕业生离校和就业服务，特制定本办法。

一、毕业生档案的转递

（一）已就业毕业生，档案在派遣离校后十四个工作日内，由学校档案馆寄送。因今年毕业生档案采用EMS方式寄送，请毕业生在核对派遣方案是认真核对个人档案寄送单位、地址、邮编、联系人及联系电话等信息。

（二）回生源地报到毕业生档案转寄办法参照各省（区、市）具体要求。

二、毕业生档案的保留

（一）对于灵活就业、自主创业、自由职业、就业困难的毕业生（免费师范毕业生除外），经本人申请、学校毕业生就业指导服务中心审批后，其档案可在学校免费保留三年。三年后，毕业生档案的转递和管理将按流动人员档案管理办法执行。

（二）申请档案保留的毕业生，其报到证、户口迁移证、党团组织介绍信等材料仍按生源地办理。

（三）为了方便毕业生,今年档案保留采取网上申请方式进行,符合档案保留条件的毕业生在就业网按要求填报个人申请,经学院审核、就业中心审批后即可保留。

（四）档案保留学校期间，学校不出具任何与档案有关的证明材料。

（五）档案保留学校期间，毕业生为预备党员需转正的，应按《陕西师范大学档案馆关于查阅和借阅学生人事档案的规定》由毕业生原所在培养单位分党委（党总支）负责办理。

三、注意事项

（一）用人单位需要查阅或提取毕业生档案的，其组织人事部门可派专人持用人单位介绍信、本人身份证、工作证等，到就业中心办理查阅或提档审批手续。之后，持审批手续到学校档案馆案办理档案查阅或提取事宜。

（二）三年之内，档案保留学校的毕业生若需转递档案，应凭报到证、接收函、考取公务员录取证明或拟录取研究生调档函等，到就业中心办理审批手续。之后，本人持《陕西师范大学毕业生档案转递通知单》到学校档案馆办理档案转递事宜。

（三）有下列情形之一的毕业生，学校在报陕西省教育厅毕业生就业主管部门批准后，将其档案转至生源地，不再负责其就业事宜。

1.因提供虚假就业材料（如体检证明、就业协议书、就业推荐表、成绩单、外语和计算机等级证书等）而被用人单位退回的。

2.以遗失就业协议书，或以其他非正当理由重新取得就业协议书，被查实原就业协议书已与用人单位签约的。

3.已签约但不按规定时间报到，不服从工作安排，自动离职、辞职的。

4.其他违反就业政策，坚持个人无理要求，造成不良影响的。

毕业生档案转递与保留管理办法篇2

高校毕业生档案的主要作用就是为单位在应聘时提供正确有利的依据, 因为毕业生档案详细的记录了学生在整个大学的学习、生活、个人素质等全方位的一个真实记录, 同时毕业生档案也是学校管理学生的一个重要工具, 所以如何加强学生档案管理工作、如何能让档案更好的发挥它的作用, 就是目前高校需要继续解决的问题。毕业生档案的内容包括:各个学期的成绩单 (学籍表) 、学生在校主要表现、体检表、奖励和处分的材料、社会实践记录、学生毕业论文、实习总结报告、党团材料等。

二、高校毕业生人事档案管理中存在的问题

目前的调查表明毕业生档案的管理和转递的情况存在一些问题, 比如材料不齐全、记错地址、拆解封条等, 考虑到档案对毕业生的重要性, 这些问题都给毕业生的就业或者继续学习造成很大的负面影响。

(一) 学生自身对档案的重要性意识不够

很多大学生都觉得档案只在学校和国企单位才有一定的作用, 在外面私企和民营的企业中工作, 档案就可有可无, 单位也没有严格要求提交档案, 大学生更是无所谓的态度, 缺乏对人事档案重要性的认识, 只有加强大学生对档案重要性的认识, 档案才能在人才资源开发中更好的发挥作用。

(二) 毕业生档案管理模式不规范

很多高校虽然成立了档案管理部门, 可是在档案管理上却流于形式, 缺乏严格的管理规定和实施细则, 管档的业务人员也缺乏对档案管理工作重要性的认识, 仅仅只是充当一个保管员的身份, 对于收集的学生的档案即没有系统的进行编号和分类, 也没有认真的核对档案的完整性, 很容易造成档案管理的混乱, 对于以后毕业生档案的使用埋下隐患。

(三) 档案管理人员素质有待提高

随着社会的不断发展, 信息化是必然的趋势, 档案管理也应该顺应潮流, 加强计算机在档案管理中的应用, 这也加强了对档案管理人员的素质要求, 不仅要熟悉传统的档案管理工作流程, 还要认真学习计算机信息知识, 熟悉计算机操作, 只有这样才能更好的胜任档案工作, 为档案现代管理提供更好的服务。

三、高校毕业生人事档案管理的对策

(一) 加强毕业生对档案重要性的认识、完善学生档案管理制度

高校必须积极向学生宣传档案的重要性, 让学生能充分认识到档案在毕业后就业或者继续深造学习中的重要作用。还要提高学生档案的管理水平, 完善学生档案管理制度, 加大对档案管理部门的考核, 严格执行相关规定, 对于已经就业的毕业生要及时将档案送达学生就业单位, 对于暂时未就业的毕业生就要及时的将学生档案送达相关人才服务机构, 不能私自的将学生档案搁置。

(二) 改革档案管理模式, 实现现代化的档案管理

要想从根本上提高高校毕业生档案管理水平, 就要创新管理模式, 要根据实际情况制定相应的制度, 改进管理工作手段, 将现代化技术应用到档案管理中来。从而提高档案管理工作的效率和水平。

(三) 做好高校毕业生人事档案管理与转递的衔接工作

高校毕业生档案转递工作涉及到的人和管理部门比较多, 稍不注意就很容易出现差错, 这就要求高校毕业生档案管理部门要特别注意档案管理和转递工作的前后衔接, 体现全方位的管理理念, 结合管理活动的各个环节, 合理运用现代信息化技术, 争取能彻底的解除毕业生的后顾之忧。

(四) 进一步做好人事代理工作, 更好的为毕业生服务

由于目前的就业机制改革创新, 毕业生也多了一些时间来考虑就业的问题, 根据这种情况, 高校应该进一步做好人事代理工作, 更好的为毕业生服务, 不仅仅是做好个人代理, 还应该对毕业生实行以学校为单位的“集体代理”。还要进一步完善人事代理的内容, 实行全方位的代理, 只有这样才能使人事代理成为毕业生就业的有力保障。总而言之, 积极做好毕业生人事档案管理工作, 既是顺应社会主义市场经济发展的需要, 也是我们人事人才工作者不可推卸的责任。

(五) 规范档案转递流程, 确保档案转递安全

根据调查发现, 每年毕业生都会或多或少的出现丢失、开封等等问题, 究其原因, 大部分都是因为高校档案管理人员的疏忽失职造成的。高校应该制定严格的档案管理、转递的相关规定, 并且要严格执行, 要防止毕业生档案发生泄漏、丢失、私拆等情况。进一步规范毕业生档案转递的流程, 严格按照档案管理的原则和程序进行转递档案, 高校要保护毕业生的利益, 确保档案能安全及时的送达目的地, 严禁发生邮寄、自带、转寄无档案管理权的单位等情况。

参考文献

[1]尹恒宁.高校毕业生档案对大学生就业的影响[J].重庆科技学院学报 (社会科学版) , 2009 (5) .

毕业生档案转递与保留管理办法篇3

关键词：高校毕业生档案转递

高校毕业生的档案是毕业生在校学习期间生活及社会实践的真实记录，包括毕业生的就业通知书、在校学业成绩表、体检表、各学年的鉴定表、毕业生登记表、党团材料、奖惩证明及高考录取信息等原始材料，是唯一能真正证明个人学习经历的凭证。大学生毕业后在进行择业、考研、考公务员、资格证申请、结婚等与日常生活或事业发展相关选择时都需要依据个人档案做相应证明，特别是就业后转正，定级、参加劳动保险等，更离不开档案。正是档案涉及了毕业生个人今后工作、学习生活的方方面面，所以档案对毕业生来说非常重要，应该引起高度重视。高校作为毕业生档案的最后出口，怎样做到把毕业生档案完整无误地转递至其应该留存的地方，是高校毕业生档案管理工作中的重要一环。我结合多年毕业生档案转递工作实践，谈几点体会。

1.要有较强的责任意识

毕业生档案转递是一项重要而严肃的工作，不论是毕业生还是管理者，都要认识到档案对毕业生个人的重要性，认识到若档案错乱或者丢失对毕业生影响的严重性，要提高重视程度，增强责任意识。本着对每一个毕业生负责的精神，认真、细致地对待每一个环节，确保毕业生档案在形成和转递中不出任何差错。

2.要重视转递中各环节的管理

首先，要明确毕业生档案的最终去处，这是要提醒毕业生重视的，在这一环节应注意：（1）在没有搞清用人单位是否具有人事主管权之前不要把档案转入这个单位，应将其落入这个单位所在地的人才交流中心，防止丢失或跳槽时用人单位扣住档案不放。（2）要询问清楚用人单位性质，如是国家机关、事业单位、国有企业，他们或他们主管单位是有人事管理权的，可以接收档案，其他各类非公企事业单位、各类民营机构无人事管理权，由人才中心实施人事代理接收毕业生档案。（3）将要在一线城市就业的毕业生，由于落户困难，多采取人户分离的就业方式，这样毕业生的档案最好先不要落在就业城市，而先行落回毕业生生源所在地，待日后需要调整时也是人事主管部门之间的转递，保证不会出现差错。

其次，整理形成毕业生档案和转递是重要一环：（1）档案的整理。目前多数院校学生档案是放在各院系管理的，毕业生档案形成和转递由各院系完成，这样可以分散压力，便于管理。我们在档案管理中采取的是专人专管负责制，任务明晰，责任到人，有利于工作的开展。毕业生档案转递正值毕业季，一方面学生就业急需档案，另一方面毕业生的很多材料正在形成且分布在多个部门，学生多，材料出来需要一定的时间。这就需要专管老师反复多次去各部门督促，力争在较短的时间内把毕业生所需的材料全部汇齐，加班加点，集中整理，在此不建议较多人突击，避免人多事杂忙中出错。正常应该是由专管老师按专业、班级、学号把毕业生的各种材料按档案目录内容分好，流水捡拾，集齐后对照标有毕业生编号、专业、姓名的档案袋信息，无误后放入其中。每生如此，依次按专业、班级分别放置。待所有毕业生材料全部装袋结束后，再统一按学生的转递单位开具档案转递通知单，依次放入所开具学生的档案袋内，并对档案进行专业、姓名、档案材料内容及转递信总核对，正确后封袋密封。整个过程清晰、有序、不易出现错误。（2）档案的转递。在整理毕业生档案的同时，应把毕业生档案转递的信息按邮政部门的要求采集好，按专业、班级、序号统一发送至邮政EMS终端，由他们打印出所有档案的转递清单。特别值得注意的是，要尽可能把一些诸如单位名称、地址、接收人、电话、邮编等信息提供准确，以保证邮件能转递成功。专管老师要督促邮政部门及时反馈打印出的转递清单，并按邮政部门要求装袋贴单，码放整齐待邮政收件。在这个过程中也不要忘记再次核对毕业生转递信息及专业、姓名，避免张冠李戴，出现错误。

最后，在毕业生档案顺利寄出后，要尽快回收邮件转递的运单号，及时与辅导员沟通，方便毕业生查询自己档案的转递实时状态。

总之，毕业生档案转递是一项重要的工作，它虽不是多么繁杂，难度也不大，但它对毕业生的影响是十分重大的，一点也马虎不得。多年来我们在档案转递的实际工作中，正是由于重视以上各个环节的工作，在转递中未出现过档案错乱或丢失的现象，受到毕业生的赞许。因此要做好毕业生档案转递工作，较强的责任意识和耐心是必备的，认真细致是做好工作的关键。这是我在多年档案转递过程中获得的一些体会，也希望这有助于今后把毕业生档案转递工作做得更好。

参考文献：

[1]丁一.完善我国高校毕业生档案转递措施分析[J].兰台世界，2015（2）.

毕业生档案转递与保留管理办法篇4

转递业务指南

一、网上注册

（1）省内院校毕业生

输入自己注册时设置的“用户名”和“密码”即可登录个人网页。

（2）省外院校山东生源毕业生

注册个人信息：登录“信息网”点击首页“用户登录”部分的“毕业生注册”链接，选择“省外院校毕业生”选项，显示协议界面，点“接受”按钮，进入省外院校毕业生注册界面，按要求输入正确信息后，出现注册成功信息----＞激活网上账号：省外院校威海生源或在威海落实接收单位的山东生源毕业生离校后，持就业报到证、毕业证、户口迁移证或户口本、身份证原件（毕业离校前：持就业推荐表和身份证原件；研究生学历毕业生还须提供省级招生部门审批盖章的入学年《XX省普通高等学校录取新生名册》复印件加盖学校印章），到威海市人力资源和社会保障局就业促进科（毕业生服务窗口）（地址附后）办理激活网上账号手续----＞登录个人网页：输入自己注册时设置的“用户名”和“密码”即可登录。

（3）省外院校非山东生源毕业生省外院校毕业生（非山东生源）在注册界面按照提示输入真实、有效的生源信息和拟接收单位的情况（要求拟接收单位必须在网上已经开户注册的，否则无法完成正常注册。），即可登陆系统打印和维护《省外院校非山东生源高校毕业生来鲁就业申请表》（以下“申请表”），毕业生带（1）打印后的“申请表”；（2）生源所在地省级招生部门审批盖章的入学年《 ** 省普通高等学校录取新生名册》（复印件加盖毕业学校印章）；（3）就业报到证原件（毕业离校前未签发报到证的凭就业推荐表原件）到山东省高校毕业生就业指导中心审核盖章。审核通过后，毕业生就可以与“申请表”上的拟接收单位办理网上签约。

二、未就业毕业生报到程序

未落实就业单位的威海生源毕业生，实行网上报到程序，省内院校毕业生登陆“山东高校毕业生就业信息网”，使用“业务申请”栏目下的“网上回生源地报到”功能，办理报到手续，省外院校回生源地报到，在“山东高校毕业生就业信息网”上注册后，持就业报到证、毕业证书、身份证到威海市人力资源和社会保障局二楼服务大厅毕业生就业服务窗口，激活网上账号，然后办理“网上回生源地报到”手续。

三、网上签约

（1）省内院校毕业生与用人单位签约的网上注册个人信息----＞登录个人网页----＞制作简历：毕业生登录系统后填写基本信息、求职意向等完成电子简历的制作----＞检索职位信息：通过智能搜索、综合搜索、快速搜索等查询方式，按照工作岗位类别、工作地区、单位性质等搜索职位，显示符合条件的职位信息后，点击单位名称或职位名称进入具体信息。如对某用人单位有意向，可以在单位职位信息页面中点击“放入职位收藏夹”即可收藏此单位职位信息----＞投递简历：毕业生在职位具体信息页面或职位收藏库中可以向用人单位投递简历----＞达成签约意向：毕业生收到用人单位发送的签约邀请后，可以对此用人单位选择应约----＞网上签约：毕业生对用人单位发送的签约邀请进行应约操作后，协议书最终发送到单位所在地的人社部门鉴证（有上级主管部门的单位需先经其审核）。鉴证通过后，用人单位打印就业协议书，毕业生、用人单位签字盖章。

（2）省外院校毕业生与用人单位签约的毕业离校后：网上注册个人信息----＞激活网上账号----＞登录个人网页----＞制作简历----＞检索职位信息----＞投递简历----＞达成签约意向----＞网上签约。毕业离校前：应先与用人单位签定学校核发的纸质“就业协议书”（毕业生、用人单位签字盖章，有上级主管部门的单位须主管部门盖章）----＞完成上述网上签约程序----＞持纸质“就业协议书”和网上签约的协议书，到用人单位所在地的政府人社部门鉴证、盖章----＞把签字盖章的协议书送交学校审核存档，等待签发就业报到证、毕业证等证件。

注：需重新签约的毕业生须先与原就业单位网上解约，并打印解约证明，再与新单位网上签约。

四、毕业前未落实就业单位被派遣回生源地，办理二次派遣手续如下：

（1）毕业生报到后，在威海市落实接收单位的毕业生与接收单位通过“信息网”走网上签约流程，签约成功后，经单位所在地的政府人社部门网上鉴证，毕业生持“就业报到证”和从网上打印的就业协议书（毕业生、用人单位签字盖章，有上级主管部门的单位须主管部门盖章），到负责鉴证的政府人社部门办理派遣手续。

（2）毕业生报到后，在省内其它地市落实接收单位的毕业生持“就业报到证”和接收单位所在地地市人社部门审核盖章的网上签订的就业协议书或接收函，到威海市人力资源和社会保障局就业促进科（毕业生就业服务窗口）办理异地就业手续（档案在县市区人社部门的，须先到档案所在地县市区人社部门办理有关手续），即可到外市就业。

（3）毕业生报到后，在省外或中央、省属单位落实接收单位的毕业生持“就业报到证”和与接收单位网上签订的就业协议书（须毕业生签字、接收单位盖章）或接收函，到威海市人力资源和社会保障局就业促进科（毕业生就业服务窗口）办理异地就业手续（档案在县市区人社部门的，须先到档案所在地县市区人社部门办理有关手续），然后到山东省大中专学校就业指导中心办理派遣手续。其中，出省就业的省外院校毕业生，由威海市人力资源和社会保障局就业促进科办理异地就业手续，即可出省就业。

五、在网上已与原单位签约，现需改派到新单位的调整改派手续如下：

（1）威海范围内改派的毕业生与原接收单位通过“信息网”走网上解约流程，解除就业协议，由单位打印出解约证明（毕业生、用人单位签字盖章）----＞毕业生与新接收单位通过“信息网”走网上签约流程，经用人单位所在地的政府人社部门鉴证后，单位打印出就业协议书（毕业生、用人单位签字盖章）----＞毕业生持“就业报到证”、解约证明、就业协议书，到负责鉴证的政府人社部门办理改派手续。

其中，原接收单位和新接收单位不隶属地同一个政府人社部门管理的，原接收单位所在地的政府人社部门要在解约证明上签署意见并盖章，方可办理改派手续。

（2）外市改派到威海就业的在外市已就业的毕业生，需与原就业单位办理解约手续，出具解约证明(①在省内

各地市就业和省外院校毕业生在省外就业的，须单位所在地的地市政府人社部门盖章；②在中央、省属单位就业和省内院校毕业生在省外就业的，就业单位直接出解约证明即可)----＞毕业生与本市新接收单位通过“信息网”走网上签约流程，经单位所在地的政府人社部门鉴证后，单位打印出就业协议书（毕业生签字、用人单位盖章）----＞毕业生持“就业报到证”、“毕业证”、“户口迁移证”、解约证明和就业协议书，到威海市人力资源和社会保障局就业促进科（毕业生就业服务窗口）办理改派手续。其中,新接收单位所在地于县市区人社部门的，须再经县市区人社部门办理派遣手续。

（3）改派至外市就业的毕业生和本市用人单位通过“山东高校毕业生就业信息网”走网上解约流程，双方解除就业协议，单位打印出解约证明（毕业生、用人单位签字盖章）----＞毕业生持解约证明、“就业报到证”和外市接收单位所在地的地市人社部门盖章的就业协议书或接收函，到威海市人力资源和社会保障局就业促进科（毕业生就业指导中心窗口）办理改派手续，即可到外市就业。

其中：

①解约单位所在地于县市区人社部门的，须先到县市区人社部门办理改派手续。②新签约单位是外省的：省内院校毕业生，须再到山东省大中专学校就业指导中心办理改派手续；省外院校毕业生，由威海市人力资源和社会保障局就业促进科毕业生就业服务窗口办理改派手续，即可到外省就业。

六、落户程序

（1）未落实就业单位的威海生源毕业生，需要办理落户手续的，持就业报到证、户口迁移证及家庭户口薄直接到所在地公安部门办理落户手续。

（2）毕业前与单位在网上签订就业协议的毕业生,单位所在地公安部门凭单接收单位报到证明、就业报到证、毕业证和户口迁移证办理落户手续。

（3）毕业后落实就业单位的毕业生，持报到证和协议书到单位所在地毕业生就业主管部门加盖公章，然后持就业协议书、报到证、户口迁移证、毕业证等材料到当地公安部门办理落户手续。调整改派的毕业生，从网上打印解约函后，加盖原单位公章，按上述程序办理。

七、特困家庭毕业生政策及业务办理指南

（1）特困生范围

特困生是指符合城乡低保、零就业家庭、农村贫困家庭等特殊情况，要求在我市就业，需要帮助的威海生源应届普通大中专学校毕业生。其中，升学、出国、参军、指令性就业、暂无就业意愿的毕业生除外。特困生具体认定标准，按照省教育厅、财政厅《关于认真做好我省高等学校家庭经济困难学生认定工作的指导意见》（鲁教财字〔2007〕18号）执行。

（2）登记办法

省内高校特困生的认定工作，由所在学校负责组织。被认定为特困生的威海生源毕业生，离校后持《山东省特困家庭高校毕业生就业服务卡》到生源所在市（区）毕业生就业主管部门报到登记。

中专学校和省外高校威海生源特困生认定工作由市毕业生就业主管部门负责。符合条件的毕业生向生源所在市（区）毕业生就业主管部门提交书面申请、就业报到证、县级民政部门核发的低保证、工会部门出具的《特困职工证》、扶贫部门出具的特困证明等材料，经市（区）毕业生就业主管部门核查后，统一报市毕业生就业主管部门审核认定（师范类特困生由市教育局负责审核认定）。符合条件的，发给《山东省特困家庭高校毕业生就业服务卡》或《威海市特困家庭中专毕业生就业服务卡》。就业服务卡有效期1年。

八、档案管理

学生毕业离校后，威海生源毕业生和愿来威海就业创业的非威海生源毕业生档案由学校直接通过邮局发机要邮寄或由学校工作人员集中送交到威海市人力资源和社会保障局就业促进科（通讯地址附后），并办理转交手续。

离校前已落实就业单位的毕业生档案，由学校直接寄送到用人单位或人事代理。离校前未落实就业单位的毕业生的档案，由学校发送到市或市区毕业生就业主管部门，免费保管2年。

离校后落实就业单位或变更单位的毕业生档案，由新单位所在地人才服务机构为其出具调档函，办理调档手续，其中市属单位由市人社局就业促进科办理调档手续。毕业生档案查询：2010年前（包括2010年）毕业请查询原威海市毕业生就业网

（http://221.2.150.149/），2010年后毕业的请查询威海市人力资源和社会保障局网站----＞威海毕业生就业信息网栏目（http:///）。毕业生档案接收单位：威海市人力资源和社会保障局就业促进科联系电话：0631-5190905 0631-5190826

地址：威海市胶州路七号。

附：

1、山东省大中专学校毕业生就业指导中心

地址：济南市燕子山路2号联系电话：0531－885978962、威海市各市区高校毕业生就业服务电话：