合同整理归档表格

合同整理归档表格（共12篇）

合同整理归档表格 篇1

在合同文本双方签字盖章完毕后，由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上报。合同台账明细必须至少包括以下主要内容：合同编号、合同对方、合同标的、合同金额、签订时间、最终签署人、合同正本份数、有无变更或解除或其它事项的备注等。须归档资料具体范围包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附扫描件）

（二）合同审批表。（附扫描件）

（三）与合同签署有关的基础、背景资料。（附扫描件）

（四）合同对方当事人资信证明材料，包括但不限于加盖公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、特定行业的设立或运营许可证明等。

（五）或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份证明，当对方签字人不是其法定代表人时，应当向其索取由其公司签发的法定代表人身份证明书、对代理人的授权委托书，对方为自然人的应当索取其身份证明。

合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同承办人五日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专门人员负责将其补充到合同台账中，其中若属于法务部承办事项的有关资料由法务部自动归档。须归档资料具体范围包括：

（一）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。（附扫描件）

（二）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。（附扫描件）

（三）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。（附扫描件）

（四）其它应当存档的合同相关资料。（附扫描件）

法务部应当每月末比对合同台账，检查已审批用印的合同相关资料是否归档完毕，对于合同编号已经登记在合同台账，但承办部门没有上交的合同资料，由

法务部专人通知相应承办部门立即上交；对于已经备注在合同台账、但承办部门没有上交的涉及合同变更解除或纠纷处理涉及的有关资料，由法务部专人通知相应承办部门立即上交。

合同承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同履行，办理相关事项，重大合同每季度填写《合同履行情况统计表》报法务部备案。

合同整理归档表格 篇2

一、个人材料收集整理的必要性

作为医院编制的补充, 非在编合同制医务人员人数虽少, 但他们遍及医院临床、护理、医技等多个岗位, 他们的存在为医院的医疗、教学、科研工作的蓬勃发展, 经济效益和社会效益的实现贡献了一份力量。不可否认, 他们已是医院发展建设队伍中不可或缺的一部分。例如我院, 2000年至今聘用的各类非在编合同制医务人员已达500余人, 其中护理人员401人, 占非在编合同制医务人员总数的80%, 占全院护理人员总数的41%, 她们服务在第一线, 与病患者及其家属零距离接触, 一定程度上她们就是医院的形象, 其工作的好坏直接影响到医院的进一步发展与建设。因此, 我们应该要规范和加强对非在编合同制医务人员个人材料的收集与管理, 从中总结出非在编合同制医务人员发展的规律, 更好地调动她们的积极性, 使之全力投入到医院的优质服务工作中去, 进一步提升医院的竞争力。

二、个人材料的管理措施

1. 明确归档范围, 从宏观上加强个人材料收集制度化建设。

个人材料的归档, 是管理非在编合同制医务人员个人档案的一个关键性的业务工作环节, 也是管理好非在编合同制医务人员个人档案的前提和基础。参照中共福建省委组织部制订的《关于印发〈干部人事档案材料分类目录〉的通知》的文件精神, 结合非在编合同制医务人员的实际情况, 制定个人材料归档范围。

同时要围绕档案收集的“纳新、及时、完整、统一”八字原则, 建立起严格的收集制度和畅通的收集渠道。经常积极主动地联系非在编合同制医务人员所在科室及其主管部门, 及时了解合同制人员的动态, 有计划地收集和补充个人材料, 以保证其内容的真实性、完整性、及时性。收集过程中尤其要注意接受反映非在编合同制人员工作能力、工作实绩、成就贡献的材料, 如民主评议、鉴定材料、年度考核等;反映其学识水平和智能结构的材料, 如培训结业、再教育等材料;反映其身体状况材料, 如体检报告单等。

2. 严格归档要求, 实施个人材料归档的规范化管理。

保证应该归档材料的数量和质量, 是管理好非在编合同制医务人员个人档案的重要条件。个人材料归档要求严格做到: (1) 材料必须完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确, 写明承办单位及时间; (2) 手续完备。凡规定应由科室、主管部门及人事部门审查盖章的, 须有负责人签字或组织盖章;凡须本人签字的, 必须有个人签名; (3) 档案材料须统一使用A4规格的办公用纸, 不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水、复写纸书写等。对于不符合归档要求的材料要坚决予以退还, 并责成修改, 限期再归档。

鉴于非在编合同制医务人员的特殊性, 一般而言, 属单位内部形成的个人材料, 应当自完成之日起15日内移交人事部门管理, 比如各类考核表、审批表、登记表、科室鉴定等;属外单位形成的个人材料, 人事部门应当积极询问, 争取在6个月内收集到, 比如参加社会保险、医疗保险的凭证, 继续教育、外出培训结业的有关证书等。

3. 细化整理步骤, 从微观上加强个人材料的整理程序化建设。

(1) 组卷。非在编合同制医务人员宜采用以人为单位立卷, 一人一卷的组卷方法。

(2) 卷内材料排列。根据非在编合同制医务人员的实际情况, 以及其个人材料所反映的内容、形式和特征, 其个人材料一般可按以下顺序排列: (1) 各类履历材料, 如非在编合同制工作人员登记表; (2) 考核、鉴定材料, 如合同制人员培训期 (聘用) 考核审批表、年度考核、科室鉴定等; (3) 学历、职称材料, 如毕业证书复印件、执业执照复印件等; (4) 工作协议、劳动合同材料, 如联系工作协议、劳动合同等; (5) 加入党、团、工会材料, 如入党志愿书、申请书、转正申请书、工会会员登记表等; (6) 奖惩材料, 如评先选优的材料等; (7) 其他可供参考使用的材料, 包括体检报告单、身份证复印件等材料。

排列要求:从整体上说, 档案材料排列次序应有条理, 能保持材料之间的联系, 使类内的各材料成为一个有机整体。从个体来讲, 每份材料应有固定位置, 一个类内的材料脉络分明, 方便利用, 且便于及时补充新材料, 又不破坏原有的排列顺序。

排列方法:一是按档案材料形成时间先后由远及近排列。第 (1) 、 (2) 、 (3) 、 (4) 、 (6) 、 (7) 类均按此法排列;二是按材料内容 (问题) 的主次关系 (重要程度) 进行排列。第 (5) 类适用此法。首先, 应将入团、入党、加入民主党派、加入工会的材料分别排列;三是入团志愿书排在入团材料之前, 入党志愿书排在入党材料之前, 然后依次排列申请书、转正申请书、党 (团) 员登记表, 其他材料则按时间先后顺序依次排列。

(3) 案卷排列。一般而言, 非在编合同制医务人员案卷排列可采用大流水编号法, 即按合同制人员入院工作的先后顺序给定一个合同号 (具有唯一性) 作为一个全宗号, 依据全宗号的先后顺序依次将每个人的档案排列上架, 并以此编制非在编合同制医务人员合同号索引。

(4) 保管期限。非在编合同制医务人员辞职后, 其个人档案材料中属于干部人事档案范畴的相关材料, 转寄其学籍档案所在人才市场、人才服务中介机构或其生源所在地人事局保管, 其他的材料则继续保存三年, 三年后予以销毁。

4. 积极提供利用, 有效促进个人档案材料信息化建设。

将非在编合同制医务人员的纸质档案材料进行数字化加工, 形成电子档案资源库, 建立起非在编合同制医务人员信息数据库, 通过计算机对合同制人员的档案材料进行规范管理和安全保护, 以达到方便查阅利用的目的。

(1) 提供可支持建立信息数据库的计算机软、硬件平台, 确保电子档案材料能长期处于可用、可存取和可理解的状态, 能接收本单位对电子档案的有效访问和查询。

(2) 在积极主动地收集和补充合同制人员材料的基础上, 及时完善和更新信息数据库, 并做好安全备份工作, 以确保合同制人员档案材料的完整性和及时性, 便于提供利用的正确性。

档案归档整理方法和步骤 篇3

对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。

一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。

一、收集文件

收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。

二、区分归档和不归档材料的范围

（一）归档文件材料的范围

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档文件材料的范围

1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（三）机关之间分工归档的范围

为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。

1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。

2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。

3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

4、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。

5、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。

三、分

分，就是区分文件材料的所属，把属于同一的文件集中，把不同的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按分开进行的，不同的文件一般不得放在一起归档。

（一）一般文件，归入文件制发（指文件最后的落款日期）

（二）跨的文件，归入文件内容所针对的

四、分类别

分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。

五、分级别

分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。

六、划分保管期限

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

七、修整文件

为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。修整的方法主要有：

1、修裱破损文件。

2、复制字迹模糊或易褪变的文件。

3、去除易锈蚀的金属物。

4、超大纸张折叠。

八、装订

1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。

2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。

3、装订时，左侧装订，应将“件”内的各页右侧与下侧（底边）对齐。

九、排列文件

排列文件，就是根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。

十、文件编号

归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。

十一、编制归档文件目录

编制归档文件目录为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件，对其所列项目应逐项认真准确地填写。要注意的是：

（1）报表的责任者，应填写填报单位；（2）联合发文，责任者只填写主办单位；

（3）问文与复文作为一件时，责任者只填写复文单位即可；

（4）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名，外加方括号[ ]填写；

（5）文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。

合同整理归档表格 篇4

1、分类

1.1分类原则：必须遵循档案自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用，建立统一的分类编目方案，划分统一的类目（即一级类目）。

1.2分类方案：以本院全部档案为对象，共设十二个一级类目。即：1文书类；2医疗卫生类；3预防保健类；4科研教学类；5基建类；6设备类；7会计类；8特种材料类；9个人业务技术类；10病案管理类；11名医名人类；12实物类。

2、档案归档整理

2.1本院文书类、医疗卫生类、预防保健类按照《归档文件整理规则》，以“件”为单位整理，按、保管期限分类。

2.2按—保管期限整理时应注意以下事项：

2.2.1一般文件材料归入文件形成，以文件落款日期为准。跨的请示与批复，归入批复，没有批复的请示，归入请示年。跨的调查项目、科研项目、基建项目、设备项目等，其全套材料统一归入结事。

2.2.2与科研、专题调查、基建、仪器设备及其他业务工作密切相关的管理性材料，应归入相应的专业类别中。

以工作材料为基础写出的论文归入相应的专业；一般性论文，不涉及具体工作材料的，归入科研教学类。

2.2.3本单位发文采用双套制，原件、底稿归入相应的专业组归档，另一套按文号（时间）顺序排列装订，不编正式档号，由档案室保管备查。

2.2.4会计档案按形式分为报表、帐册、凭证三个类别，按类整理。2.2.5仪器设备按通用设备、检验设备、诊断设备、手术治疗及辅助设备进行整理。

2.2.6照片按问题分类组卷。每张照片应注明拍摄的时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素，并注明相应底片的参见号和文件的档号，在有照片的文件卷内目录备注上写上相应照片、底片的参见号。底片按采用大流水号，统一编号后放入底片册单独保管。

2.2.7其他特殊载体如录音、录像带、磁盘、实物等，采取单独分类整理、专柜存放。录音、录像带、光盘、磁盘编“盒”号，实物编“件”号。

2.2.8个人业务技术档案按科室和人员整理。

2.2.9病案管理档案按住院号整理，以“件”为单位，一案一件。2.2.10归档立卷工作由文件形成者或兼职档案同承担文件材料的收集、整理，档案管理员负责指导、协助，经有关人员初步检查后，由整理者分件，写归档文件目录和备考表，交综合档案室统一装订、编号并抄写案卷目录，填写“档案移交单”，办理签字手续。

不符合要求的档案，综合档案室应拒收，并指出存在问题，退回重整。

3、编目

3.1除专业档案、特殊载体外，本院档案原则上使用的卷盒、目录等均按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》。

3.2本院档案案卷编目，文书类、医疗卫生类、预防保健类不设类别号，统一按“件”整理，编“件”号，科研、基建、设备档案由全宗号、分类号、案卷号组成。

3.3本院全宗号是一院全部档案的代号，由市档案馆在接收本院档案时给予。

3.4以案卷为单位整理的，每一类目采用—期限排列编案卷号；以“件”为单位整理的，每一类目内按—期限分类，在最低一级类目内从001开始流水排列编“件”号，每一年三个流水号。

4、案卷排列

4.1本院档案案卷，要区分、保管期限和问题进行排列，与案卷目录内案卷登记次序一致。不同的案卷应分别排列，同一案卷先将永久、长期和短期的案卷分开，然后按分类体系进行排列。

合同整理归档表格 篇5

卷一：基本情况。主要内容包括：村基本情况，精神文明建设领导机构，精神文明建设“十二五”规划和2015年远景目标，精神文明建设工作计划、安排和总结等。

卷二：上级来文。主要内容包括：县（市）委、文明委和乡党委有关精神文明建设的各类文件。

卷三：党建工作。主要内容包括：党的建设和领导班子建设、党组织机构、人员名单；党组织工作制度、党员目标管理制度、民主生活会制度、党费收缴管理制度、党员思想汇报制度、预备党员考察教育制度、活动记录及民主评议党员资料；党员政治学习制度、计划、记录学习笔记及总结；“三会一课”计划、安排及活动记载；党支部班子勤政、廉洁建设制度、业绩及政绩考核、评议资料；本村征订党报党刊情况；落实村务公开、政务公开等办事制度，保障农民的合法权益情况；工青妇等群团组织机构、人员名单及工作制度、总结、主要业绩等资料。

卷四：思想政治工作。主要内容包括：思想政治工作计划、安排、记录、总结及有关制度；爱国主义、集体主义、社会主义教育活动有关记载；群众代表的学习笔记，村民小组学习记录；“四德”（职业道德、社会公德、家庭美德、个人品德）教育规划、计划、活动记载、总结及考核、奖惩激励机制等资料；参与社会公益事业，开展扶贫济困、“献爱心、送温暖”活动情况。

卷五：民族团结教育。主要内容包括：村开展民族团结教育工作计划、安排、活动、总结暨表彰情况等。

卷六：文化教育工作。主要内容包括：教育、科技、文化和体育事业的投入情况；加强群众职业教育和科技文化培训、各类科技、文化设施的配备以及开展健康向上的群众性文化体育活动、丰富群众文化生活情况；移风易俗、反对封建迷信，逐步形成文明、健康和科学的生活方式情况。建设图书室、活动室等文化阵地等情况。

卷七：社会治安、安全生产工作。主要内容包括：本村社会治安综合治理平安建设组织机构、目标责任制、应急措施方案以及社会治安综合治理责任书；民主法制建设规划、计划、总结及工作制度等资料；维护社会稳定、加强平安建设、加强防范工作、加强教育管理、工作制度等有关记载；坚持开展普法和法制宣传教育，实施依法治理，社会治安责任措施落实，治安状况；贯彻执行《安全生产法》，落实各项安全生产规章制度，加强对安全生产工作的领导，落实重大特大事故隐患治理方案情况。

卷八：人口与计划生育工作。主要内容包括：计划生育工作组织机构、目标责任制；计划生育工作措施、制度等资料；上级主管部门考核、评定意见。卷九：十星级文明户创建工作。主要内容包括：十星级文明户创评活动安排、标准、工作制度、评比表彰及奖惩激励机制落实情况、活动记载及总结等资料。

卷十：环境卫生工作。主要内容包括：环境净化、绿化、美化、硬化的投入及建设情况等资料；门前三包、卫生责任区责任制、卫生检查、评比标准、考核制度；整顿本村范围内环境脏乱差、环境污染治理及环保实施方案措施。

合同整理归档表格 篇6

1《规则》有利于推动学校档案工作的改革

1.1 减轻了学校档案工作的压力。

高校档案分类多, 内容复杂, 繁重的立卷工作占用了文档人员的大部分时间。另外, 由于立卷工作繁杂, 难以熟练掌握, 文档人员流动性又比较大, 使得整理工作质量始终得不到保证, 这无疑给提供利用工作带来诸多不利因素。因此, 《规则》的颁布实施, 能有效地满足学校文档人员简化手工劳动的要求, 在保证归档文件整理工作质量的同时, 减少了人力占用, 缩短了工作时间, 提高了工作效率。

1.2 节省了学校必要的财力物力。

《规则》推行文件级管理, 取消了案卷, 不再对档案原件进行形式上的加工, 在完整地保持档案原貌的同时, 减少了归档文件管理工作所占用的财力、物力, 有效地节省了资金, 有利于档案管理现代化及学校档案工作其他方面的建设。

1.3 理顺了学校档案工作职能。

《规则》推行了以“件”为保管单位, 通过简化归档文件整理工作, 对整理和利用之间的矛盾进行了调整, 理顺了档案工作的职能, 使学校档案人员将精力更多地投入深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等方面。

2 正确理解《规则》的内容和使用要求, 有利于推动档案实体工作的进程

2.1 要确定整理单位。

《规则》对“件”进行了界定。一般以每份文件为一件, 对于工作中形成的密不可分的文件, 比如请示与批复;报告与批示等, 《规则) 要求根据具体情况, 可视为一体, 也可作为两件, 作为整理的基本单位。

2.2 归档文件的分类。

将全宗内归档文件的实体, 按其来源、时间、内容和形式等方面的异同, 分成若干层次和类别, 构成有机体系。

2.3 归档文件的排列。

归档文件的排列必须是在分类方案的最低一级类目内。按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。具体可分两步, 先按事由原则, 将属于同一事由的文件按一定顺序排列存一起, 再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

2.4 对归档件编号。

归档文件必须按照分类方案和排列顺序逐件编号, 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。通过编号, 可使归档文件在全宗内的位置得以确定, 并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。

2.5 归挡文件的编目。

归档文件应依据分类方案和顺序编制归档文件目录。也就是按照分类、排列的结果, 逐类、逐件编制目录, 以系统、全面地揭示归卡当文件全貌。编目应以“件”为单位进行, 来文与复文作为一件时, 只对复文进行编目。归档文件目录没置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

2.6 归档文件的装盒。

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒, 并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时, 应按分类方法的不同, 将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中, 具体要求如下:

2.6.1 不同形成年度的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.2 不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.3 分机构 (问题) 的情况下, 不同机构 (问题) 形成的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.4 应视文件薄厚程度, 选适宜档案盒;

2.6.5 归档文件不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案

盒内, 只需按照排列的先后顺序依次装盒, 一盒装满后, 顺次装入下一盒即可。

2.7 备考表。备考表置于盒内文件之后、项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期, 需要依次填写好。

3《规则》在实际工作中需要注意的问题

《规则》对归档文件提出了新的整理方法。有很多优点, 深受广大文档工作者的欢迎, 但是在具体操作过程中, 还存在以下一些问题:

3.1《规则》虽然省略了案卷标题的拟写, 减轻了文书立卷工作的

强度, 但是在实际工作中, 需要查找时, 要逐件去找, 比较费力, 有案卷标题就醒目得多, 能很快厂解到该盒文件中是否有要找的文件。

3.2 关于归档章中增设页数项和盒号项的问题。

《规则》规定:归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。因为归档文件目录中有页数项, 而《规则》归档章中却没有, 二者不统一。实践证明, 归档章中增加“页数、盒号项”便于档案的管理和借阅。

总之, 《规则》的出台, 为我们高校的档案工作提出了新的要求, 为改革档案工作做出了贡献, 我们应积极推行《规则》, 按照其内容和要求, 在工作中加以正确运用, 吸收其合理的因素, 不断去发展、完善, 使其更趋完美。

摘要：推行《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) , 是改革高校档案工作的一项重要举措, 它使档案管理更趋于科学、规范, 更适应现代化管理的需要, 为新时期高校档案的持续发展指明了方向。

合同整理归档表格 篇7

这里所说的竣工文件是指某工程项目从提出立项、审批、勘察设计、施工到竣工投入使 用全过程中形成的文件、图表、像片等具有保存、查考利用价值的各种材料。竣工文件是公 路工程项目全过程的真实写照,是公路工程项目交工验收质量等级评定、养护管理的主要依据。

业主、设计单位、施工单位、监理单位都必须按照文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况,及时积累、收集、整理。在实际操作中,竣工文件的整理常常落后于主体工程的进展。比如主体工程完工的项目,由于当年无条件进行交工验收,只能待来年附属工程完工后进行交验;或者是标段多的项目,由于中标单位不同、施工水平有差异,不能同时完工,无法进行交工验收,只能待都完工后统一进行交工验收。如果平时不注重资料的整理,到交工验收前进行突击整理,势必会造成很多不便。

竣工原始文件因施工管理工作不到位、不规范造成的质量问题,大致有以下几种: 1.施工综合管理文件原件不齐全。个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件,因下发或转发时就是复印件,难以满足公路工程质量标准中规定的竣工资料中不允许出现复印件的要求。

2.工程质量验收签证资料不齐全。随着工程施工进展需要,为了急于满足施工进度要求,现场验收后,没有按国家行业标准 规定要求办理书面签字仪式。有的施工单位管理不严格,造成原始文件丢失。也有施工单位专 业技术人员工作调动移交手续时,又把关不严,造成竣工原始文件遗失。

3.竣工图文件编制不够规范。一些分部工程都不同地程度存在着代用图,而在竣工中又要求竣工图以分部工程组卷,图纸缺量较大,划改图纸只有原则的标准规定,缺少有针对性的细则。

4.施工验收原始签证资料格式不规范。原始施工验收签证资料,并非是开工前统一规定内容和格式,而是在施工过程中,不断增 添内容和更换种类,资料格式又不统一,无法统一规范装订组卷。

5.施工原始资料书写不规范。施工过程中长期的测量手薄记录、灌浆施工记录都用铅笔书写,一式四联混凝土要料单用复写纸书写;施工过程中的原始签证资料五花八门,有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等,这些都与竣工资料归档要求不符,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。6.施工原始验收签证资料填写不规范。原始验收签证资料,也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符,验收项目有空白栏出现,签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象,降低了竣工资料的使用价值。

分析其主要原因是:(1)工程建设主管部门领导档案意识薄弱。在我国基本建设领域中,长期以来存在着重建 设、轻档案的现象。(2)建设单位与施工单位签订合同内容对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确、不具体、不细化是造成竣工资料质量失控的法定原因。(3)国家档案法和公路工程关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通,造成 工程管理人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识素 质偏低。(4)施工单位作业层素质低,技术力量薄弱,培训少,管理水平差,是造成施工过程中产生 的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。(5)监理单位人员大多数来自设计单位和少数来自社会招聘人员,正规参加过国家监理工 程师培训和持监理工程师资质证书人员少,特别是施工现场监理工程师,有专业技术而施工管 理水平差,对现场签证工作把关不严。(6)建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够,缺乏有效控制竣工文件 质量的具体措施。

如果要解决上述问题,需要业主的特别重视,联合监理和承包单位,统一认识,齐抓共管,应将竣工文件整理工作纳入工程建设的一部分,从工程项目立项开始就设立竣工机构及人员,负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作,对资料进行系统的收集整理,如项目建 议书及审批文件,工程预、工程可行性研究报告及批复、项目评估、环境影响评价及批准文件、水土保持批准文件、水文气象等其他设计基础材料、项目的总体规划设计、工程初步设计、技术设计、施工图设计的审批文件及概预算书,开工前审计意见,征用土地批准文件及红线图,上级有关指示等往来文件、招投标文件、合同协议文件等等。这些资料的及时收集归档为竣 工文件的整理开了一个好头,同时也有利于上级部门的检查审计。在工程项目的具体施工中,要想做好竣工资料的整理,避免资料整理不规范,必须根据河南省交通厅豫交办【2011】印发的《河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》的要求进行资料的整理,《规范》中对于案卷的封面、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表的纸张、文字、外观、内容填写等都做了具体说明,并提供了统一的填写表样。业主最好根据项目自身情况,制定针对该项目的《竣工资料整理要求》,对整个项目的分部、分项工程，依据规范做出具体划分,对有争议的问题及时统一意见,使施工单位、监理单位根据《要求》 对所需资料做到一目了然。施工单位、监理单位根据《要求》的规定,及时收集施工过程中形 成的各种有关文字材料、技术数据及各种检测资料,并按要求分类归档。《要求》中对竣工资 料填写的纸张、字体、字数、线条、份数、目录、组卷的构成、排列次序、装订、封皮等细节都必须要做出详细规定,还要对施工原始记录归档进行详细的划分,另外还要对各单位工程 的档号编写排序进行系统的排列,各单位只要按照这样的顺序对资料档号进行排号就可以了。

业主、设计、监理和承包单位要不断加强业务学习,提高管理水平。施工中原始资料的整理完善过程也是项目施工、监理程序的执行过程,每完成一个分项工程,都及时进行评定,在此基础上逐级进行相应分部工程、单位工程、建设项目的评定,并进行汇总表、竣工表的填写。出现疑问就根据相关文件及时查找解决。所以竣工文件的编制过程,也是一个学习积累的过程。尽管由于道路的等级不同,竣工文件要求的简繁程度不同,但都是依据部颁标准进行,各单位都进行了经验总结,逐步建立、完善自己的资料库,以便下一个项目的修改利用。发扬先进的、成功的经验,找出弥补不足之处的方法,在管理水平、施工水平提高的情况下,资料整理水平也上了一个新台阶。达到了在工程外业一开始就能按要求编排目录、编制档号,做到“边整理、边归档”,达到工完资料成的目的。总之,公路工程竣工资料是公路工程项目从项目立项到工程施工,然后到工程竣工的全过 程的缩影,它的整理工作是一项系统工程,是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。完整、准确、系统、齐全的资料整理,真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程,为国民经济中长 远的公路建设提供不可多得的参考依据,促进公路行业的合理健康发展。为完成公路工程资料的完全准确收集、公路工程建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位对建设期间形成资料 的收集、整理工作,应纳入到工程建设管理之中,制定编制与管理办法,并配备专职管理人员,不断加强建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位的管理水平,才能保证公路工程“一流”的竣工资料档案的形成。

合同整理归档表格 篇8

1、*施工合同及委托监理合同，施工许可证

2、*监理规划

3、*监理实施细则

4、*单位工程开工报告

5、工程暂停令、复工申请

6、工期延期审批表

7、*监理日志、监理月报、旁站监理记录

8、*会议纪要

9、*来往函件（监理工作联系单、备忘录、监理通知单及回复、不合格项目通知单等）、收发文登记

10、质量缺陷与事故处理文件

11、费用索赔文件资料

12、*监理工作总结

13、*基础、主体分部工程验收资料

14、*竣工验收备案表

15、▲工程竣工验收报告（建设、勘察、设计、施工、监理五方盖鲜章原件）

16、*质量评估报告及其他专题报告

17、▲业务手册（对监理方的评价）

18、其他监理资料（如照片、声像资料等）

合同整理归档表格 篇9

一、科学制定分类方案

科学制定分类方案是开展学习实践活动文件材料归档整理工作的前提和基础。根据学习实践科学发展观活动各级领导小组办公室工作机构和文件材料形成的实际情况, 我们采用保管期限—年度—机构分类法。需要注意的是, 学习实践活动前后分三批进行, 其办公室机构在各批次因其活动开展单位的不同而有所变化, 这就需要根据实际机构及其变化进行合理的归类或合并。省委“学习实践办”第一批六个机构有综合组、统筹推进组、宣传组、秘书组、省直指导协调组、试点指导协调组;第二批六个机构中前四个组不变, 后两个组改为地方指导协调组和企业高校指导协调组;第三批五个机构前四个组仍不变, 另设一个指导协调组。通过分析发现, 综合组、统筹推进组、宣传组和秘书组这四个组为三批共有, 按此分类没有问题;而第一批的省直指导协调组和试点指导协调组, 第二批的地方指导协调组和企业高校指导协调组, 第三批的指导协调组, 其共同特点是都具有指导协调职责;从其形成的文件材料看, 各批次指导协调组形成的文件材料都不是很多。为此, 可设置一个指导协调组, 把各批次不同指导协调组形成的文件材料归入其中, 通过形成时间进行区分 (排列) 。

二、正确掌握归档范围和保管期限

省委“学习实践办”与省档案局在2008年12月联合印发的《关于做好深入学习实践科学发展观活动文件材料收集归档工作的通知》 (以下简称《通知》) 明确规定了文件材料归档范围和保管期限。由于实际情况复杂, 我们在遵循《通知》基本原则的基础上, 对实际形成的文件材料进行认真的鉴定工作, 全面贯彻落实国家档案局第8号令。在归档范围上, 既要重视档案资源建设, 也要把握“以我为主”和“以人为本”。比如, 记录省委重大决策和事关人民群众切身利益的相关材料, 应当齐全、完整、准确地收集归档。同时, 也要注意收集学习实践活动中已经办理完毕, 但不是红头文件的重要材料, 以及音像、照片、大事记和电子文件等。对不需要归档的材料, 则决不归档。

在确定保管期限时, 要特别重视做好鉴定工作。学习实践活动中形成的大量文件材料, 是我党加强思想、组织、作风、制度和反腐倡廉建设, 推动科学发展的真实记录, 对于今后工作查考、历史研究、经验借鉴等具有十分重要的价值。对于学习实践活动前期筹备、领导机构成立、职能分工、调研摸底、重要决策、组织实施、信息交流、指导检查、总结评估、长效机制建立等历史过程形成的文件材料, 我们在逐件阅读的基础上, 全面分析文件材料的内容和形式, 依据保管期限表规定的原则, 合理确定保管期限。对于归档范围和保管期限表未包含的文件材料, 我们细心斟酌、精心鉴定。这项工作量较大, 而且非常重要。

三、认真做好归档文件整理工作

归档文件的整理应当遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 便于保管和利用。

1. 合理确定“件”。

原则上以每份文件为一件;与一个事由紧密联系的相关文件也可为一件。如各单位上报的学习实践活动实施方案、调研报告、民主生活会报告、领导班子分析检查报告、整改落实方案、政策制度、总结报告、群众满意度测评报告等八份文件, 都事关本单位学习实践活动且属于紧密联系的相关文件, 故也可组成一件。

2. 确定文件归档年度要综合考虑文件形成时间及保持文件之间的有机联系和便于利用。

辽宁省第一批学习实践活动各单位上报的文件有八个, 前期文件的形成时间是2008年度, 后期文件形成的时间是2009年度, 在确定这些文件归档年度时, 如果按文件形成年度分别归档, 必然要把各单位上报的文件拆开存放, 这既割裂了文件之间的有机联系, 也不便于档案的利用。所以在确定归档年度时, 统一放在第一批学习实践活动结束年 (2009年度) 比较好。

3. 归档文件排列要灵活掌握事由、重要程度和文件形成时间。

公司合同归档办法 篇10

一、公司合同按内容共分为三类

1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号

包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙 方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同

2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号

包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同

3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号

包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等

二、合同接收程序

合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并 签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。

三、合同存档程序

合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。

四、合同补充协议接收、存档程序

由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。

五、《付款审批表》和《入库单》存档程序

合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。

六、副本合同向财务部移交程序

副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记 本》上签字确认，包括：合同名称、移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。《档案移交登记 本》保存在档案室铁皮柜内。同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记 本》上签字确认。

七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。

维保合同表格样板 篇11

甲方：安徽xx职业技术学院

乙方：安徽xx普智能技术有限公司

根据《中华人民共和国合同法》等有关法律规定，经甲乙双方友好协商，本着平等、自愿、公平、诚实信用的原则，乙方作为甲方所使用的校园一卡通系统供应商，同意接受甲方委托并遵照该系统建设当初的招投标文件要求，向甲方提供系统维保服务，特订立本合同。

一、服务范围

为确保甲方所使用的一卡通系统及硬件、软件(包括软件的资金结算、数据库服务器，电脑和终端设备、管理机、转发器、智能电表、消费机、水控机、电动阀、触摸屏等)正常使用，乙方提供保质期外的检修保养服务。

二、维保服务

服务内容主要包括故障检修和维护保养，乙方授权代表：

1、故障检修

故障响应和修复：乙方须对甲方当天报修通知(电话或书面报修)必须在当天响应，并指派专业技术人员到达现场排除故障，至系统正常运行(因系统硬件损坏，现场无法修复的情况除外)，故障修复后必须经甲方人员书面确认。

2、维护保养

新学期开学前必须大检一次：每周一和周四各维护巡检1次、每月1日大检;突发问题电话维修到现场不超过4小时，维修大问题24小时内解决，若不能在24小时内解决的需给报修人解释反馈，并承诺维修时间。

三、双方约定

1、乙方须自备检修、保养工作所必须的各类工具、仪器、仪表，费用由乙方承担。

2、乙方对设备硬件提供全年24小时供应服务，并且免费送货上门;乙方提供的硬件必须是全新的、非再生材料制造的。乙方对更换的硬件质量负责，保质期为12个月，质保期从乙方人员更换安装调试合格并使用之日开始计算。在质保期内，硬件因本身质量原因或安装原因损坏的，乙方免费更换;质保期从硬件重新安装合格并使用之日起计算。

3、乙方须安排有相关经验组成的专业技术队伍，提供及时服务;对服务质量不能达到本合同约定的，甲方有权要求乙方更换维保人员，并追究乙方的违约责任。

4、乙方每次维修或保养结束，须做好维修、保养记录，并经甲方代表签字确认;经甲方签字确认的工作单原件(一式二份，双方各执一份)作为双方结算费用的凭据。

5、乙方人员应遵守甲方防火安全管理规定，维修或保养期间不得在现场吸烟，不得使用明火或大功率电器，不得乱拉乱接电源，否则造成的安全事故责任，由乙方全部承担。

6、乙方应保证所属人员在维保或维修期间安全规范操作，因乙方管理不善或乙方人员操作不当而导致的收费系统及任何一方(指甲方、乙方或第三方)的设备、设施损坏或人员人身伤害的，均由乙方承担全部责任。

7、未经甲方许可，乙方不得对系统数据库进行查询、下载，对违反此约定的，乙方承担全部违约责任。

8、甲乙双方文件按邮寄地址或按传真号码传真送达的;或由双方人员签收的均视为有效送达。

9、甲方须为乙方工作的顺利开展提供工作上的便利。

10、甲方授权代表： ，电话 ，授权对乙方维修保养过程及使用的材料和维保质量进行监督检查，提出意见和建议，确认乙方的维保质量。合同期内，甲方授权代表变更，将书面通知乙方。

11、乙方不承担人为原因及不可抗力造成损坏的修复。

12、甲方按合同约定支付维保费用。

四、服务费

本合同项下维保服务费全年总额为人民币贰万元整(小写： 0.00 元)。

五、结算方式

1、服务费付款办法：本合同期内，乙方按约定完成服务内容且无质量问题及其他违约行为时，甲方每年支付一次维保服务费;合同期满，乙方按约定完成服务内容且无质量问题及其他违约行为时5个工作日内结清服务费。

2、所有甲方应支付的款项，乙方须出具有效发票，否则甲方有权拒付并且不承担违约责任。

六、违约责任

1、乙方未按本合同约定作出故障响应和故障修复的，乙方除立即纠正外，同时每次按本合同总额的2%承担违约金，违约金自维保服务费中扣除。

2、乙方按约定完成故障响应、故障修复、维保服务及合同约定的其他事项时，甲方不按时支付维保费承担违约责任，除立即支付外，每次按本合同总额的2%承担违约金。

七、争议解决

本合同如有争议，应由甲、乙双方通过协商解决。如协商不成，可向甲方所在地人民法院诉讼。

八、特别约定

1、合同有效期内，乙方按约定完成对系统硬件的保养和软件的维护，发现问题及时解决，确保系统正常运行，否则造成的一切责任，由乙方承担。

2、乙方应确保人员对专业技术熟练，对安全规范操作熟知，否则造成的系统、设备、设施损坏或人身伤害，按本合同第三条第6款执行。

3、因乙方提供虚假信息致使本合同无效或给甲方造成损失的，由乙方承担全部责任，并按本合同维保费用总金额的2倍支付违约金给甲方。

4、当事双方均承认并同意本合同为双方间关于维护事项的所有协议与约定的全部记载，并取代以前所有的口头或书面建议。

5、本合同未尽事宜，双方可协商签订补充协议，但补充协议内容不得与本合同相矛盾，更不得修改其实质性条款。补充协议经双方签字盖章后方可有效，并与本合同具有同等法律效力。

九、合同期限

本合同有效期自

十、合同生效

本合同经双方签字盖章生效，一式二份，双方各执一份。

甲 方：乙 方：安徽新开普智能技术有限公司

联 系 人： 联 系 人：

传 真： 传 真：

日期： 年月日 年月日

合同整理归档表格 篇12

内业一般指的是在项目建设中负责工程项目资料档案管理、计划、统计管理及内部文秘管理工作。工程内业资料即指某个施工项目的所有档案资料之和, 主要由合同文件、日常资料和竣工文件三个部分组成。其中合同文件包括投标招标文件、施工合同协议书等; 日常资料则又分为质量控制资料、费用控制资料、进度控制资料、安全生产资料、廉政建设资料和合同管理资料六大类。

从工程内业资料内容的具体分类, 我们可以看出, 内业资料是以文件、照片、声音、影像等各种形式对某个工程项目的整个施工过程进行全方位记录。因此, 公路工程内业资料能够直接反映某个公路建设项目在施工过程中的管理和控制情况, 为及时调控施工策略提供依据; 也能够作公路通车之后, 对其进行运营管理的重要依据。但是, 在实际工程施工中, 由于管理阶层不重视、档案整理人员不专业等因素, 导致内业资料的整理和归档工作相对于工程的建设施工工作要滞后得多。因此, 如何进一步加强和规范公路工程内业资料的管理与归档成为业内学者和专家非常关注的问题。

2 公路工程内业资料整理与归档工作中存在的问题

通过翻阅相关资料和深入到基层调查采访, 笔者发现, 目前我国公路工程内业资料的整理和归档工作还存在诸多问题。笔者将对比较严重的几个问题进行详细的分析。

( 1) “重外业轻内业”的错误管理理念。很多公路工程项目的施工管理者存在管理理念上的偏差, 认为只要做好公路工程的施工工作即可, 因此, 对于内业资料的整理和归档只是应付了事。首先, 没有做到实时更新内业资料, 而是在外业工作的间隙进行阶段性整理; 其次, 对于相关资料只是粗糙的收集, 没有进行分类整理和归档。这些工作上的疏忽导致在真正需要内业资料的时候, 却发现资料缺乏连贯性、逻辑性, 并且在数据上漏洞百出。

( 2) 内业资料管理交接工作不到位。我国公路工程的施工过程普遍采用专业性人才流水线式作业的形式, 即路基工程作业队伍在做好路基的打造工作之后, 便撤离现场换路面工程作业队伍进行下一步的铺筑工作。这种频繁调动的作业方式, 如果不同施工队伍没有做好内业资料管理的交接工作, 就会导致前期资料的缺失, 以及两期资料连贯性、逻辑性差等问题。

( 3) 内业资料管理人员素质差。由于施工单位并没有将内业资料的整理和归档工作作为一个重要的工作来进行, 因此内业资料管理这个岗位非常不稳定, 这也就导致这个岗位上的员工整体素质较差, 不熟悉业务也缺乏责任心, 从而使得内业资料管理工作效率差, 经常出现重复返工的现象。

3 公路工程内业资料整理和归档工作的具体要求

想要真正做好公路工程内业资料的整理和归档工作, 就要转变管理者的管理理念, 提高工作人员的综合素质, 切实做到内业资料管理工作“全”、“准”、“严”的三个基本要求。“全”, 即内业资料内容齐全, 合同文件、日常资料和竣工文件三大类型的资料缺一不可; “准”, 即指内业资料内容和数据的准确性, 必须严格根据实际施工情况进行记录, 内容必须经得起检查和推敲; “严”; 即指在内业资料的审查环节一定要严格, 禁止不合格的内业资料进入档案室。除了这三个基本要求之外, 公路工程内业资料还必须具备三个特性: 即真实性、原始性以及合法性。其中真实性是前提, 原始性是资料记录施工的一个基本的属性, 合法性是指对于一些实时性的数据记录必须要取得相关责任人的同意, 并让其签字, 否则整个记录的过程在法定意义上来讲是不合法、无效的。

4 公路工程内业资料整理归档工作的工作流程

整理并归档公路工程内业资料其实是一项相当复杂而又需要耐心的工作。如果说, 前期的资料调查和收集具有任务比较具有艰巨性, 那么在资料整理与归纳更是需要慎重, 因为所有资料都是仅存的, 没有备用的。所以, 想要做好公路工程内业资料的管理工作, 一定要明确其管理流程。

( 1) 明确内业资料的标准化格式。为了更好的进行管理工作, 我们要对公路施工过程中的内业资料文件的格式进行规范, 具体做法是结合《公路工程施工监理规范》和《公路工程质量检验与评定标准》中相关规定和说明, 在不违反其规定的条件下, 结合自身的实际情况, 制定一套严格的业内施工资料书写范本。并且该范本要满足两个条件, 其一, 该范本应满足《公路工程施工监理规范》和《公路工程质量检验与评定标准》中提供的表格基础, 并且在此基础上将表格进行更具体细化的完善, 以便后期使用; 其次, 该范本还应该适用于一些高等级的大型公路的建设项目, 总之要具备全面性, 能适应多种不同的工程施工, 并且对他们能有部分或全部的帮助。对于一些特殊工程来讲, 则应该有针对性的事先制订相应的内业表格, 并将表格的资料内容完善, 形成一本专业的内业资料的补充范本, 并将这一范本下发到有关的建筑施工单位。

( 2) 内业资料的调查和收集。内业资料的管理工作人员应当具备高度责任意识, 根据工程进度实时做好内业资料的调查和收集工作。例如: 在施工前, 做好合同文件的调查和收集工作, 包括投标招标文件、施工合同协议书等; 在施工过程中, 则要做好日常资料的调查和收集工作, 对工程项目的质量、费用、进度、安全性等进行全面掌控, 并在出现问题的情况下及时上报管理者进行调整。内业资料的调查和收集一定要做到尽量避免资料的缺失, 如果发现有资料遗失的情况, 应当立即上报负责人, 采取有关的补救措施。

( 3) 内业资料的归档和监管。在做好内业资料的规范、调查和收集工作之后, 我们要对其进行归档和监管。归档工作要按照资料的属性分类进行, 以方便后期的查找和使用。而监管工作则要从以下几个方面着手: 首先, 单位领导予以大力支持。作为单位领导, 应该有权力制定与之相关的各种管理制度, 在经济上领导可以给予一定的支持, 同时也能发挥领导层的激励作用, 鼓励各级工程技术人员以高度的责任心和使命感投身到工作中去; 其次, 严格遵守工程内业资料的填报程序。进行工程质量检查评定的时候, 应该确保施工单位对每项评定的内容保质保量地完成, 严禁出现漏查的情况。对于整理好的信息要及时上交到监理单位, 以负责它的安全; 最后, 认真检查, 严格要求。必要时经常采取突袭抽查, 并且按照整理资料时的需求, 对每一项进行审核, 对于达不到要求的一定要及时做好记载, 并尽快做好信息的反馈。

5 改进公路工程内业资料管理工作的具体措施

( 1) 内业资料管理上的“三统一”。所谓“三统一”就是指: 内业表格的填写方法统一, 形式统一, 标准要求统一。这样做的目的是为了提高内业资料搜集和整理的工作效率。因为要想高效率地完成内业资料, 这些是基础, 同时这还是为了减少浪费、降低成本的需要。

( 2) 内业资料的程序化以及自动化管理。人工整理资料是难免会出现统计实务而需要重新换纸统计的情况, 这样算的话将会造成大量的纸张浪费。还有一个问题是, 纸张无论是在保存还是在运输的过程中都非常的不方便。于是, 当今科技的发展需要尽快实现对内业资料管理的信息化和微机自动化。而这一切形成的基础必须依赖于内业资料的标准化程度。

( 3) 内业资料的正规化以及完善化管理。公路桥梁等工程内业资料的管理是一项长期的、艰巨的、重要的工作, 这不仅仅只是依靠监管部门就能完成的, 还需要业主和施工单位的一起努力, 才有可能正规化、完善化的方向发展。

6 结语

总之, 公路工程内业资料的整理与归档是一项重要的工作, 我们必须不断全面提高各参建单位的和质量意识和管理水平, 才能为创造一流工程以及精品工程的目标, 提供最真实、值得信赖的保证。

摘要：公路, 是社会主义中国经济建设的基础设施, 其内业资料的整理与归档问题, 事关公路工程的建设进程和质量, 更是关系到我国社会主义经济建设的大事, 本文针对公路工程内业资料的本身进行整理与归档问题的分析, 找出能够改善内业资料整理与归档问题的建议性措施。

关键词：公路工程,内业资料,整理与归档,问题,改善措施

参考文献

[1]张心蜜.商业地产项目施工进度全过程管理分析[J].山西建筑, 2011, 37 (1) :238-239.