档案室职能职责（精选7篇）
规范建设工程档案，加强工程档案的管理工作，提高编制质量。严格按照国家和重庆市现行有关标准规范，对新建、改建、扩建的工程档案进行编制、整理、验收、报送管理。
具体工作情况如下：
1.认真贯彻落实《档案法》、《重庆市城建档案管理办法》等相关法律、法规，做好宣传、解释工作，提高全社会依法治档意识。
2.组织全县城建档案工作人员的业务培训，不断提高档案管理人员的业务水平和管理水平。
3.深入施工现场，做好调查研究，对形成城建档案的各有关单位进行业务指导。
4.负责对各类城建档案（包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门的档案资料）的征集、接收、审核和编审。
5.及时掌握各工程建设的进度和竣工信息，督促建设单位按规定报送竣工档案。工程竣工验收前，进行工程档案专项验收。
6.做好建设工程档案管理“三书”制度落实工作，即《建设工程档案报送责任书》、《重庆市建设工程档案专项验收意见书》和《建设工程档案接收证明书》
7.负责档案资料的整理、编目、划分密级和保管期限，并完成档案数字化扫描、处理、编辑。
8.开展声像档案工作，跟踪拍摄重点工程开工、施工过程、竣工验收时的声像资料，做好声像档案资料的收集整理工作。
9.做好档案资料查阅利用与接待工作，做好保管利用的登记和统计工作，做好利用效益反馈和效益汇编工作，收集典型利用事例。
10.做好库房管理工作，保持库房整洁，达到“七防”要求。
关键词：档案管理,方式创新,服务智能
在社会的发展过程中, 人们在潜意识中对于档案管理工作认识不够, 认为档案管理工作不存在一定的技术性, 不需要进行创新。社会形式发展, 人们对于档案管理工作与也越来越重视。但是, 目前我国档案管理工作中依旧存在一些问题, 严重影响了相关工作的开展, 不利于档案管理工作的发展。
一、档案管理工作中存在的问题分析
通过相关的调查显示, 我国档案管理工作中存在问题主要表现在:1.档案管理工作人员在对于一些非公有制经济组织中员工的档案收集管理过程中, 不具备完善的责任管理机制, 导致档案管理工作具有一定的滞后性。对于一些需要进行管理的档案不予重视, 导致档案信息不全面。2.档案管理机制落后, 一些员工在离职以后, 该单位依旧保留着该员工的个人档案信息, 导致档案管理部门和档案信息人员失去联系, 从而造成了严重的档案丢弃现象。3.某些私人单位对于档案管理重要性的认识存在一定的局限性, 对于人事档案不进行装订、不整理, 十分容易出现档案丢失现象, 不仅严重影响了档案管理工作的开展, 甚至还会出现档案泄露现象。
二、档案管理工作方式的创新
(一) 档案管理理念的转变。在档案管理工作中, 只有积极从档案管理理念方面入手, 才能从根本上提高档案管理工作的质量。 基层档案管理工作中, 应该积极进行档案管理工作观念的转变, 打破传统“封闭式”管理方式, 采用“开放性”的管理方式, 明确档案管理的重要性, 不断地进行研究, 积极进行创新, 保证档案管理工作的效率以及良好的业务服务质量。
(二) 明确档案管理工作重心。在新时期下, 基层档案管理工作人员应该积极进取, 不断吸收我国经济建设以及时代发展的经验, 保证档案管理重心能够适应发展的速度。另一方面, 档案管理工作人员应该注重领导的决策, 把握好工作重心, 才能提高工作质量。工作过程中, 工作人员不仅要继续传统的档案管理方式, 积极对纸质档案进行归纳整理, 保证其完整性, 同时, 还要加强对电子档案、声像档案等进行整理, 才能使得档案管理工作的能够满足实际发展需求。
(三) 积极提高档案管理的服务质量。新时期下, 档案管理工作人员应该加强对档案信息资源的利用, 依据自身的特点, 对相应的档案进行开发, 构建信息资源管理体系。同时, 还要加强档案二次加工与开发编辑, 对其进行独立管理, 能够有效提高档案信息的利用效率以及服务层次和效果。
(四) 构建档案管理信息化方式。网络信息技术的不断发展, 积极构建档案管理信息化系统是目前档案管理工作中应用较为广泛的一种档案管理方式, 有效提高了基层档案管理的工作质量。在实际的档案管理过程中, 相关工作人员应该从实际出发, 制定相应的档案管理标准, 保证档案管理工作的完整性。例如:在电子档案管理过程中, 工作人员首先应该明确电子档案整理的方式以及准则, 然后积极地对其进行整理, 同时, 还要对档案信息进行标注。最后, 再进行档案的存储, 制定合理的储存管理方式, 保证了档案信息管理的安全性、完整性、真实性。另一方面, 在实际的档案管理工作中, 相关工作人员应该制定合理的人事档案管理机制, 定期对人事档案进行审核, 通过相应的网络平台实现信息的共享。
(五) 健全档案管理反馈机制, 提高工作能力。在实际的工作过程中积极构建完善档案管理反馈机制十分重要, 能够及时发现其中存在的不足, 同时, 还能提高对档案信息的利用效率。制度制定过程中, 相关工作部门应该积极制定档案反馈制度, 保证相关工作开展的有序性。另外, 档案管理部门还要积极对工作人员进行培训, 主要原因是档案管理人员的工作能力已经不能满足现阶段工作的需求。实际培训工作主要包括了两个方面:一方面, 应该加强对工作人员的思想教育, 不断强化其责任意识以及服务意识, 从思想上改变工作人员的心态, 使其能够端正工作态度, 积极投入到工作中, 提高档案管理工作的质量。另一方面, 档案管理部门应该加强档案管理工作意义以及重要性的宣传力度, 使得档案管理意识深入人心, 才能提高对档案信息的利用效率, 完成从静态档案管理到动态档案管理的转变, 有效地提高了档案信息管理的作用以及意义。
三、总结
综上所述, 积极地进行基层档案管理工作方式创新具有重要意义, 能够有效地提高工作效率以及工作质量。工作人员应该从实际出发, 不仅要满足实际需求, 还要与时俱进, 只有这样才能推动档案管理工作的发展。
参考文献
[1]祁立芳.加强档案管理制度创新为构建和谐社会服务[J].经济研究导刊, 2014 (32) :260-260+267.
[2]方芳, 沈文玉.加强档案资源建设为构建和谐社会服务[J].兰台世界, 2007 (9) :29-30.
我先后在县财政局、农开办、审计局工作，多年工作中或多或少对档案有一些认知。做好部门档案工作，前提是对档案工作要有一个正确的认识。有人狭隘地认为，档案工作是一项务虚的幕后工作，对一个单位尤其是现在没有用途，这种观点是肤浅、片面和不负责任的。我认为，做好档案工作从大处说是对历史负责、对社会负责、对人民负责；从小处说就是对工作负责、对自己负责、对他人负责。只有深刻认识档案的重要意义，才能增强自身做好档案工作的积极性和主动性。
没有档案，就没有社会的发展和进步
档案是对人类社会实践活动的真实记录，是人类认识和把握客观规律的重要依据，是人类珍贵的遗产。做好档案工作既是对过去工作成果的记录和传承，更是对劳动者的尊重和肯定。
作为特殊的文化载体，档案是人类宝贵的历史文化财富，对国家、社会和个人都具有重要的凭证、参考作用，对后人的工作和生活具有极高的借鉴、利用价值。如果没有档案，人类社会就不可能在继承中发展，在前进中创新。
档案具有时效性、唯一性和不可再生性，档案是伴随着时间的推移而逐渐积累形成的，如果某段时期内的重大活动没有记录下来形成档案或者档案遗失，那么这段时期在历史上将会成为一个空白，这对后人来说是非常令人遗憾和不负责任的。所以正确对待并做好档案工作是非常有必要的。
档案为凭 档为民用
通过档案的利用，可以澄清事实真相，为自己的观点提供证据，这是被反复证明的客观事实。如近一个时期以来，日本在我国的固有领土钓鱼岛周围，反复制造事端、故意挑衅，不断发表欺骗性言论，诋毁中国军队。我国通过相关视频录像澄清了事实真相，揭穿了日本罔顾事实，颠倒黑白，抹黑我国我军形象的丑恶面目，这就是档案作用的体现。
通过对档案的完善管理，可以为他人提供有效的帮助。我在财政局工作期间遇到过这样一件事，有一名职工即将退休时，赶上所在企业破产，由于该企业不重视档案工作，丢失了他的个人档案，导致其不能办理退休手续，无法按政策享受相关待遇，后来我从财政局查到了他的工资记录，帮助其办理了退休手续，维护了其个人利益。
从历史上来看，历史档案的遗失给现代人留下了遗憾和困惑。例如三国时期诸葛亮发明了运输工具——木牛流马，史书《三国志》和小说《三国演义》对其均有描述，但是由于没有结构图形等详细资料传世，对于究竟是否确有此物？现在仍没有定论，也没有人制作出与史书描述一致的实物。如果史书能够记载的再详细一些或相关资料能够流传下来，那么现在我们也不会感到遗憾和困惑了。因此保持档案的完整齐全并使之为民所用是极其重要的。
做好档案工作是领导职责所系
近年来，我局在档案工作方面本着“规范档案管理，促进档案利用”原则，通过坚持四个到位、加强四项建设、加强档案利用，不断提高档案工作水平。
一是领导重视到位。每年都把档案工作纳入全年工作计划，与审计业务等各项工作同部署、同推进；定期召开专题会，研究部署档案工作；明确一名主管副局长，并在人、财、物上向档案工作倾斜。
二是机构设置到位。成立了档案工作领导小组，由我亲任组长。对本局形成的各种门类、各种载体的档案实行综合管理，形成一个统一领导、统一管理、层次分明、运转高效的档案工作领导机构。
三是责任落实到位。严格实施档案工作责任制，把档案工作纳入目标管理，实行主管局长领导、档案管理员、档案员三级连带责任制，明确工作目标，落实个人责任，形成一级抓一级，层层抓落实的档案工作责任运行机制。
四是人员配备到位。明确一名专职档案管理员、4名专职档案员和8名兼职档案员，打造了一支素质高、业务精的档案工作队伍，保证了档案工作的顺利开展。
在充分提高认识的基础上，大力加强档案工作各项基础建设。一是加强制度建设。根据《档案法》和《河北省档案管理条例》，建立完善了以档案归档、保管、借阅、保密、鉴定、销毁等为主要内容的档案制度体系，并把各项制度上墙公布，使档案工作有据可依、有章可循。
二是加强基础设施建设。在办公用房非常紧张的情况下，完成了档案用房建设，实现了库房、阅览、荣誉三室分开，筹措资金购置配齐了各种设施、设备，严格达到“十防”要求，确保档案的安全。
三是加强信息化建设。我局为档案室配备了电脑、复印机、扫描仪、数码相机等设备，建立了门户网站和内部局域网。我在2012年未到审计局任职以前，就开始利用业余时间探索纸质档案转化电子档案的方法，结合其他管理软件，研究出一套用扫描方式制作电子档案的管理软件，目前已将2014年以前全部纸质档案制成电子档案，今年我局购买了专业档案管理软件，通过研究实现了电子档案和管理软件的顺利对接，建立了完善的档案资源数据库，实现了档案的准确、方便、快捷的查找利用；同时对适宜公开的档案通过机关网站进行公开。
四是加强档案管理队伍建设。一方面，组织档案人员参加县档案局开展的档案知识培训；另一方面，每年进行内部档案知识培训，组织人员认真学习档案法、档案管理软件使用等内容，不断提高档案人员业务技能。
通过不断强化业务基础建设，使档案工作水平逐年提高，为机关工作发挥着自身的利用价值。档案利用是档案工作的中心环节，也是档案工作的最终目的。其基础就是档案的归档、移交、整编、著录等一系列工作，其中包括编制案卷目录、卷内文件目录、档案价值的鉴定、保管、统计、专题索引、汇编资料、接待来访和提供利用。我们编写了《制度汇编》、《档案利用效果选编》、《全宗介绍》、《大事记》、《机构组织沿革》、《基础数字汇编》、《年鉴》，为促进档案资源的开发利用创造了条件、提供了方便。一年来，接待借、阅卷宗27人次，累计借、阅卷宗35卷次，档案的查全率、查准率达95%和98%以上，充分发挥了档案工作的服务作用。
金陵外校档案室管理人员岗位职责
1、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，积极宣传档案法，强化学校全员档案意识，有效地保护和利用档案。
2、参与制定学校档案管理制度的制订。
3、积极主动向学校领导和有关人员提供信息，为领导决策提供依据。
4、根据上级教育行政部门制定的归档内容范围，将学校活动中直接形成的材料和载体分门别类进行收集、整理、装订、归档，保证材料的完整性和准确性。
5、对所收集的材料做到分类科学、装订规范、立卷准确，编目详细、上架及时、无零散材料积存。
6、指导并监督本校各处室，部门归档材料的收集、整理、装订上交等工作。
7、重视档案的编研和开发利用，对已形成的档案材料进行分析，对重要文件，学校大型活动、教学中的基础数据进行编和专题介绍，有效地为教育一线服务。
8、积极收集与本科业务有关，能弥补档案不足的资料，重要文件及材料实行双套制。
9、严格和规范档案借阅制度，应用现代化技术设备，借助档案工具，迅速提供利用所需的档案，提高档案的科学管理水平和服务水平。
10、档案保管期满，根据档案管理有关规定，进行移交或在档案部门及主管部门的监督下进行档案销毁。
11、遵守档案保密守则。
一、贯彻执行国家城建档案工作方针、政策和法规，制定本市城建档案工作的各项管理规定。
二、收集、整理、鉴定、统计、保管、利用全市永久和长期保存的城建档案和有关资料，为城市规划、建设、管理和经济发展服务。
三、对接收进馆的城建档案进行数字化处理，积极为城市规划、建设、管理、科研等工作建立信息平台，逐步实现动态化、数字化管理,建设成为城建档案的储存、利用、咨询和信息服务中心。
四、对全市建设系统及建设单位的城建档案工作进行业务指导、监督和检查。
五、参加工程的竣工验收，对接收范围内的工程竣工档案进行（预）验收，并出具工程档案认可文件。
六、根据本市规划、建设、管理和科研工作的需要编研有关资料。
七、有计划地组织城建档案业务培训，加强队伍建设，提高档案管理人员的理论水平,以适应城建档案管理信息化建设的需要。
馆长岗位职责
一、主持馆党政全面工作，宣传和执行党和国家的路线、方针、政策和决议。
二、主持召开本馆党政工作会议，对重大问题组织讨论和作出决定，布置和检查党政日常工作。
三、抓好本馆党组织的思想、组织、作风建设和领导班子建设。负责对本馆纪检监察和廉政建设的领导，加强对党员的教育、管理和监督。
四、主持讨论馆工作方向和工作内容、科室职能设置。主持制定工作计划、目标管理和综合考核办法，抓好工作检查和总结。
五、主抓本馆的财务审批工作和信息服务中心工作。
六、组织起草有关城建档案工作的法规文件。
七、负责组织对局属、区县城建档案馆工作的检查和指导及培训工作。
八、参加重要工程项目的竣工档案验收，与建设单位签订《报送建设工程档案责任书》和工程竣工档案的预验收、发证、备案等审批工作。
副馆长岗位职责
一、在馆领导班子的集体领导下开展工作，协助馆长工作，团结和带领职工积极完成各项工作任务。
二、在馆长的领导下，负责党风廉政、社会综合治理日常事务管理等工作。
三、负责抓好办公室工作，协调各业务科室之间的工作，监督检查业务工作计划的落实情况，确保业务工作按时按质按量完成。
四、主抓馆藏档案数字化和地下管线信息动态管理建设工作。
五、负责业务学习和培训。参与讨论馆工作方向和工作内容、科室职能设置、调整。
六、协助起草有关城建档案工作的法规文件。
七、协助档案密级的审定，保管期限的鉴定。
八、参加重要工程项目的竣工档案验收。
九、完成领导交办的其它工作任务。
工会主席岗位职责
一、在支部的领导下，积极做好职工活动、职工福利及职工科技创新工作，充分调动职工的积极性，为馆内各项业务工作开展服务。
二、主持职工工会工作，组织召开相关会议，制定工作规划，检查和督促各项工作的开展。
三、做好在职职工、退休职工、女职工及职工家属相关工作。
四、协助支部做好职工教育、业务学习工作。
五、协助抓好重要工程的竣工档案验收，档案的业务指导，竣工档案接收和收集，档案业务培训，档案行政执法工作。
六、协助馆领导班子做好外联工作。
七、完成领导交办的其它工作。
办公室岗位职责
一、负责上传下达，协助馆领导协调各科室工作。
二、负责行政事务、馆际交流、对外联系、接待等工作。
三、起草综合性文件、工作计划、工作总结、汇报材料等。负责馆内设机构向上级和以本单位名义拟写的文件材料把关工作。
四、负责馆大事记的拟写工作。
五、负责本单位文印，向外发文和各类公文的收发工作。做好本单位的机要、保密和档案管理及综合统计工作。
六、负责组织工资调整、宣传教育工作，协助纪检监察工作。
七、负责安全保卫、防火、防盗、防事故、防破坏及综合治理、普法普治工作。
八、负责办公楼水电维修、卫生和车辆管理等后勤工作。
九、负责《建设信息》、《张家界城建档案》的编发和日常编研工作。
十、负责馆科技成果创新、论文、摄像成果报评(审)工作。
十一、完成领导交办的其它工作。
档案业务指导室岗位职责
一、学习、贯彻《档案法》及与城建档案工作有关的法律法规，做好建设工程档案的执法监督和检查工作。
二、负责所有新、扩、改建的建设工程档案工作的业务咨询、现场指导、检查工作，把好进馆档案的质量关。
三、负责区、县(市)城建档案工作的业务指导，建立城建档案管理网络体系。
四、负责建设工程档案资料员业务培训工作。
五、负责建设工程竣工档案预验收，负责办理各类工程档案和建设系统业务管理档案的接收移交手续。
六、负责对接收进馆的建设工程档案造具清册，及时向档案整理室移交。
七、完成领导交办的其它工作。
档案整理室岗位职责
一、负责接收进馆的城建档案资料的消毒、鉴定、整理工作。
二、负责资料、图书、报刊、照片等登记造册。
三、对整理好的档案进行装订、编号、分类、编目、入库上架；协助做好馆藏档案数字化工作。
四、做好财务出纳、计生、女工工作；协助物资采购和保管工作。
五、完成好领导交办的其他工作。
信息服务中心(办事大厅)岗位职责
一、负责全馆电脑及配套设备的维护保养工作。
二、负责馆局域网及网站的维护管理、信息更新工作。
三、负责档案数字化著录的技术工作。
四、负责地下管线动态管理系统的建立工作。
五、负责档案管理软件及办公自动化系统软件开发工作。
六、负责档案安全、保密、技术保护工作。
七、负责馆藏档案查阅接待和复印、计费工作。
八、负责档案利用信息反馈收集工作，编写利用档案效益实例。
九、负责办事服务大厅的日常事务管理。
十、完成领导交办的其它工作。
声像档案室岗位职责
一、负责对全市重点工程、重要城市活动和城建外事活动的跟踪拍摄工作。
二、负责对城市面貌历史变迁拍摄记录及对全市即将消失的建筑物、大街小巷、小区建设、旧城改造的拍摄工作；
三、负责对城市地震、火灾、水灾等重大突发事件的拍摄工作。
四、负责对全市名胜古迹、园林绿化、自然景观及旅游资源的拍摄工作。
五、利用设备积极开展对外有偿服务。
六、负责做好主管局各类活动的图像影像拍摄存档工作。
七、负责对各种形式的声像资料进行整理分类、组卷建档管理及数字化转换工作。
八、负责对历史图片和有价值的声像资料的征集，做好声像档案开发利用服务工作。
九、负责声像器材、设备的保管使用和养护工作。
十、完成馆领导交办的临时性任务和其他工作。
档案著录室岗位职责
一、负责建设工程竣工档案数字化处理工作。
二、负责档案的数字化利用工作，积极为上级机关和馆内工作提供数字化文件资料，为信息服务中心提供信息发布资料。
三、管理好城建档案管理系统。做好软件系统的数据维护和定期检查工作。
四、负责档案数据著录工作和总目录、分类目录制作工作。
五、负责档案管理和库房管理工作。
六、完成领导交办的其它工作。
立卷归档制度
一、根据《档案法》、《张家界市城建档案分类大纲》和《建设工程文件归档整理规范》要求，划出各种门类城建档案材料归档与不归档范围。
二、各种文件材料立卷归档时间除有特殊规定外，一般要求在年底以前立卷归档完毕。
三、确保立卷归档质量：组卷合理、装订规范、编号准确、字迹整洁美观，归档的工程文件应为原件。各类城建档案整理均应符合《建设工程文件归档整理规范》要求。
档案保护制度
一、严格执行本馆的档案安全保管制度。
二、做好接收进馆档案入库前的除尘、除虫工作。
三、定期检查档案保管状况，对已严重褪变和破损的档案提出修复意见，并组织、参与修复工作，负责校对和统计。
四、针对我市气候特点，根据我馆库房内温湿度变化规律，掌握档案损毁原因，提出档案保护技术措施，做好档案保护工作。
五、负责档案保护技术设备的选购、验收、使用及简单的维修、保养工作。
档案查借阅制度
一、凡因工作或个人需要查阅档案资料，须持单位或居（村）委会的介绍信，按规定程序办好登记手续方可查阅。
二、凡查阅、借阅档案资料，应切实负责档案资料的完整、保密和安全，不得自行转借，不得遗失、污损；不得抽取或拆散档案资料；严禁擅自在档案资料上填注、涂改、划线、圈点；严禁查借阅时吸烟，违者按情节轻重追究责任。
三、未经许可，不得擅自扩大利用范围：不得擅自摘抄、复制（包括摄制、翻印）档案资料。如需摘抄、复制，应经本馆馆长批准，履行登记手续，经校对审查无误，再盖上档案馆公盖后，方能生效。
四、未经有关部门和本馆批准、同意，任何单位或个人无权查阅、复制其他部门单位的档案。
五、查阅、借阅人员未经许可，不得进入库房查找档案资料。
六、档案资料阅完后，要按卷内目录顺序整理，经双方核对无误后办理归还
手续。
七、本馆保存的档案资料，原则上不准外借，若特殊情况需外借的（一般只对内部）需经本馆馆长批准，并根据档案的密级程度和借阅期限（1-15日内）要求办理借阅登记手续。
八、借阅的档案资料如发云现丢失、泄密情况，应立即报告本馆，妥善处理。
九、借阅人员如在借阅期间工作变动，应将档案资料如数归还。
十、查阅、借阅档案资料者，有义务将利用效果反馈本馆，以利本馆探索和总结档案利用工作的规律，更好地为城市建设服务。
档案安全保管制度
一、馆内人员要严格遵守党和国家有关安全保密的规定，时刻提高警惕，确保档案资料的绝对安全。
二、馆内人员要坚持“四不准”。即：不准在非保密本上记录机密；不准在私人通信中涉及机密，不准在公共场所及家里谈论机密；不准将档案私自外借或外带。
三、档案管理员做好“九防”工作。即：防高温、防高湿、防光、防火、防盗、抗震、防虫、防鼠、防尘。
四、凡来本馆查、借阅档案人员均要凭证进行鉴证登记。借阅机密以上档案，要严格履行审批手续，需摘录的要记录在保密手册上。
五、节假日前，要由馆领导会同管理人员对库房认真进行一次安全检查。
六、档案管理人员对工作要认真负责、坚守岗位，如发生意外事件要立即报告并积极采取有效措施。
库房管理制度
一、要严格遵守党和国家关于档案安全、保密的有关规定，时刻提高警惕，严防坏人破坏和窃密。
二、认真保管档案资料，未经允许不准携带档案外出、不准将档案外借，严防遗失。
三、做好防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，库房内严禁吸烟，不准存放易燃易爆物品或与档案无关的物品，确保档案的安全保管。
四、库房内要经常保持整洁和通风良好，对综合智能管理系统的记录每周定
期打印输出。积累保存好测试的数据、采取的措施及其变化情况等记录。
五、每年定期对库藏档案进行一次检查，清点档案数量，及时发现需修改、整理的档案，填写检查记录，确保档案的完整与安全。
六、非档案工作人员未经许可不得进入档案库房。
七、保持库房的清洁卫生，离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查、切断电源、关好门窗。经常检查库内电源线路及其他安全设施，及时排除各种隐患。库房和档案柜钥匙，要编号妥善保管。
八、档案管理员进入库房查阅档案资料时，待档案资料借阅复印后及时放入库房档案柜原位置妥善保管。
九、管理人员变动时，要由负责同志监督，交接双方认真清点核准，办理交接手续。
统计工作制度
一、为了给分析、研究工作积累数据，以改进工作，不断提高管理水平，要认真做好档案资料的统计工作。
二、各种统计表要坚持按时填报，不得中断。若某种表格的内容不能适应工作需要，经办人可提出修改意见，经研究后予以修改。
三、各种统计月报表，要在下个月的五日前统计填表，经部门负责人审核后送馆长审阅。
四、统计数字要准确，实事求是，不得弄虚作假。
五、对统计报表不按时统计者，视为工作失职，要批评教育。
查阅接待工作制度
一、负责接待系统内、外单位及社会各界人士，对外联系有关工作。
二、负责对来人来函作耐心解释和详细答复工作。
三、负责对来馆办理公事或咨询业务人员作好热情的接待和耐心的指导，做好接待登记工作。
四、负责接待室的清洁卫生工作，保持室内干净、有序。
五、完成领导交办的其它任务。
安全消防制度
一、贯彻执行安全消防条例有关规定，接受上级主管部门对安全、消防工作的检查、指导。
二、以防为主，以治为辅，发现隐患，及时上报情况，做到防患于未然，堵塞事故发生途径。
三、安全消防，人人有责。发现失火，及时补救，事后查明原因，追究责任，发现失盗，保护现场，及时向主管领导及有关部门报告。
四、库房及阅览室、整理室、机房等严禁吸烟，馆内工作人员档案调卷，查阅者及无关工作人员，未经领导批准，不得进库房。
五、馆内门前，楼梯过道等严禁堆放物品，保持消防通道畅通无阻。
六、馆内严禁存在液化气罐、油类等各种易燃易爆物品。严禁生火、冬季采用电取暖，馆内工作人员下班前要切断电源。
七、防火器材不准乱动，定期检查器材性能，按照消防部门的要求办事，定期更换消防器材药品。
八、安全、消防小组每月及节假日要对安全、消防工作进行一次大检查，并将检查结果记录在案。
附：安全、消防小组名单 组 长：熊国跃 副组长：金 犁
成 员：唐 锦、侯 帅、杨 爽、刘文华
档案鉴定销毁制度
一、凡接收进馆的档案资料，必须对其价值鉴定，才能进行整理和入库保存，对到期必须按是组织进行第二次鉴定。
二、鉴定工作的任务：
1、编制本单位城建档案保管期限表；
2、对收集进馆的文件材料鉴别有无价值，确定取舍；
3、鉴别文件材料保管价值大小和保管期限的长短，确定其保管单位的保管期限。
三、鉴定工作程序：
1、个人初步鉴定后，再根据本馆档案价值的鉴定方法为直接鉴定法，并与档案的业务指导与整理相结合进行。
2、集体审查，由鉴定小组负责人召集小组成员在个人鉴定的基础上对鉴定卡片逐个审查，听取鉴定人对有关问题的说明，最后形成小组意见，填写于鉴定表上。
四、销毁工作：
1、业务指导室、档案管理室应根据本馆《城市建设档案的保管期限暂行规定》，对档案价值进行鉴定，确定档案的保管期限，填写城建档案销毁清册；
2、档案经鉴定已满保管期限，档案管理工作人员应提出存毁意见。对已失去保存价值的档案，交鉴定小组审查，并经主管领导批准，才能销毁。并编制鉴定销毁报告，连同销毁清册一式二份，由领导审批后，一份保存备查，一份递上级专业主管机关。
3、销毁档案材料必须严肃慎重，对准备要销毁的档案可采取缓期执行的办法，暂时封存起来，观察几年，证实确无保存价值再进行销毁；
4、具体销毁档案，要有人监督，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监督人员要签名盖章以示负责。销毁时，应指派专人进行，同时有领导，保密人员，监销人员在场。
五、为保证鉴定工作的准确性，提高馆藏质量，特成立档案鉴定领导小组。组 长：熊国跃 副组长：金 犁
组 员：唐 锦、侯 帅、杨 爽、刘文华
库房温湿度管理制度
一、库房的空调、去湿机、温湿度综合智能控制器、传感器、工控机等设备由库房管理员负责操作和管理。
二、利用工控机的温湿度综合智能控制系统设定好温湿度自动运行模式，温度应设置在14-24℃，湿度应设置在45-60℃。
三、每天进行巡视设备运转情况，检查去湿机启动后，待贮水桶的积水情况，要及时倒净，以免蒸发库内，保持库房温湿度相对稳定。
四、每月根据温湿度综合智能自动化系统打印出温湿度综合记录结果。
五、保持库房的空调、去湿机、温湿度综合智能控制器、传感器、工控机等设备正常运转。
六、做好库房温湿度控制设备的维护和清洁、保养。
声像设备管理制度
为确保本馆摄影、摄像等声像设备得到妥善保管，合理使用，特制定如下管理制度：
一、所有声像器材、低值易耗品必须在购置后进行验收并及时分类登记列入固定资产，及时向有关部门上报清单。
二、贵重声像器材如摄影机、摄像机等统一存放在声像室小库房防潮柜，由专人保管；外出拍摄任务完成后及时将器材拿回存放。
三、声像设备器材要科学保管和安全保护，定期做好检查、保洁和保养工作，确保器材完好无损并保持优质状态投入拍摄工作。
四、声像室工作人员因拍摄工作需要方可携带器材外出使用，未经馆领导批准，不得私自将声像器材外借和交换设备。
五、声像器材出现故障或损坏，应及时汇报，查明原因和责任，及时维修保养。
六、使用本馆声像器材所拍摄的影像和图片作品著作权属本馆所有，拍摄人享有署名权；声像人员要所拍摄的影像、图片资料及时分类整理归档，任何人不得以任何理由将影像、图片资料据为己有。
会议、学习制度
一、每周底星期五下午召开一次全馆工作人员会议，总结本周工作，公布本周考勤。组织政治、业务学习研究工作。办公室负责会议记录。
二、每月最后一周的星期五下午召开月工作总结会议，总结本月工作成绩，找出差距，布置下一月工作，并由办公室负责总结月报工作。
三、每隔两个月组织一次专题业务学习会，提高档案人员的业务素质和管理水平。
四、会议、学习时间，馆内全体人员必须按时参加，不准请假，不准缺席（特殊情况除外）。
机关工作作风管理制度
为切实加强机关作风建设，严肃纪律，加强我馆内部管理，保证工作顺利开展，提高工作效率，严谨工作作风。根据张办发［2007］15号《关于处理机关工作人员作风问题的若干规定(试行)的通知》精神，结合我馆工作实际，特制定内部管理工作规章制度。
1、按时上下班，不准上班迟到或提前下班，如发现上班迟到和提前下班超过5分钟以上，将按出勤制度处罚；
2、上班时间不准外出吃早餐或在办公室吃东西，不准无事窜岗闲聊、睡觉；
3、上班时间不准离岗，有公事外出必须向办公室报告；如本人确实有私事、急事，需请假的，必须向馆长请假，待馆领导批准后方可，否则按旷工论处；
4、上班时间不准上网玩游戏、玩扑克、下棋、打麻将、看电影、聊天、听音乐、炒股、看六合彩网站等一切与工作无关的事，一经发现，前二次给予口头警告，三次以上将进行罚款20元/次；
5、上班时间不准反锁办公室门，不准做与工作不相干的事情；
6、上班时间不准去休闲娱乐场所谈工作；
7、上班时间热情接待办事人员，采用一次性告之制度；
8、下班时间、星期
六、星期天无公事不准在办公室玩电脑、上网。
考勤制度
一、办公室考勤员应认真履行职责，坚持做好出勤登记和中途查岗工作，并按时公布出勤情况。
二、按时上下班，不迟到、不早退、不旷工，做到有事请假、外出留言，无故迟到、早退，累计3次作旷工一天处理。
三、上班时间外出，应向馆领导或办公室报告，去向不明者作旷工处理。
四、严格请假制度。请事假，由本人写假条，报馆领导批准后方可休假；馆领导请事假，经报请建设局分管领导同意；请假逾期未归者，事后，应主动向馆领导说明原因，补办事假延期手续；请病假，须凭医院的病休证明。
五、旷工一天，扣工资50元（从当月的工资中扣除）；旷工连续超过10天以上（含10天），累计15天以上（含15天）的，取消年终评先和奖金。
六、对事假、病休假超过规定时间的处理，应遵照上级的规定执行。
财务管理制度
一、为进一步理顺和加强财务管理，严格执行《会计法》，遵守财经纪律，增收节支，合理开支，使财务管理工作正规化、规范化、科学化，更好地为经济建设服务，特制定本制度。
二、各项财务收费、一定要按政策办事。既要做到广辟财源，用足用活政策，又要杜绝乱收费的现象。
三、各项财务支出，必须严格审批程序，坚决执行一支笔签字制度。凡是无馆长签字的单据，财务人员有权不予受理。
四、任何人都不准借用公款，如有特殊情况也得报经馆长同意后，方可借支，但数额最多不能超过本人月工资的一倍，而且借用时间最长不得超过三个月。
五、工作人员出差费用借支，必须凭会议或电话通知，先填借款单，报馆长签字后，方可借支。出差回单位后五天之内将财务结清。出差费用的报销程序，首先将填好的单据及原始凭据，送会计审核签字，再送馆长审批后，最后由出纳办理报销业务。
六、添置档案装具、硬件设置、大件办公用品，应报政府采购中心，按相关要求及程序办理。
七、医疗费报销，凡享受公费医疗人员，依据医疗改革后颁布的文件精神及《湖南省张家界市城镇职工基本医疗保险手册》中有关条款执行。
八、若因工作疏忽，给单位造成经济损失，由财务经办人员个人负责。
厉行节约财务管理制度
一、严格实行民主理财。成立民主理财小组和财务监督小组。民主理财小组由馆长、出纳组成；财务监督小组由副馆长和工会小组负责人组成。民主理财小组应按照局党组的要求管好财务；监督小组应定期对单位财务收支情况进行监督检查，定期向干部职工公布财务收支情况。
二、差旅费管理。报销差旅费须出具馆长同意的会议通知或请示文件，与报销票据一同作为差旅费报销的依据。住宿、出差补助按市财政局的有关规定执行，超标准部分由个人自行承担。
三、接待费用管理。接待标准，按重要客人的宴请600元/桌、一般客人500元/桌（含酒水）执行；接待费用的报销，经办人凭领导的批示件和开支票据报领导审批后，再到财务室报账；公务接待应在定点的酒店、餐馆进行；接待用香烟、水果须征得领导同意。
四、车辆使用和运行管理。车辆使用原则上只能是本馆公务用车，如局里用车或个人私用应向馆领导汇报请示并告知去向。司机应谨慎驾驶、维护保养好车辆。
五、加强节能减耗。严格执行办公室空调温度控制标准，夏季室内空调温度设置不得低于26摄氏度，冬季空调温度设置不得高于20摄氏度；加强水电的日常管理，工作人员下班或较长时间离开办公室，要随手关灯、关电脑；厕所的水电应随用随关。
六、严格控制打印费用。文件、卷内目录等的拟写、修改由工作人员在电脑上进行，审定无误后方可开机打印，确保不浪费。
综治工作奖惩制度
为进一步加强市城建档案馆内部管理及社会稳定工作，确保各项工作顺利进行，争创社会治安综合治理先进单位。经研究，每年解决综治工作经费5000元。
一、奖励
1、被评为先进单位的年终奖励综治领导小组组长、常务副组长、专干各200元。
2、有下列行为之一的给予奖励 ①见义勇为
②为国家和集体挽回经济损失
③帮教工作卓有成效评为先进个人的 ④参加市、区综合活动取得前三名的 ⑤被评为“五好家庭”“模范夫妻”的 ⑥综治工作信息宣传、报道及时的
二、处罚
1、当年受到违法违纪使我馆社会治安综合治理受到一票否决的，通报批评，取消当年奖金，并给予相关责任人纪律处分。
2、当年受到违法违纪使我馆社会治安综合治理受到黄牌警告的，当年不评先、不评优。
3、综治专干对单位事故隐患不采取措施不报告，造成严重后果的要予以追究责任。
首问负责制度
为提高工作效率，保证服务质量，给来访者提供满意的咨询服务，特制定社会服务首问负责制。
一、来访者首先询问的本单位工作人员为首问责任人。
二、对到馆有关科室办理手续的，首先被问询的工作人员必须负责解答来访者提出的问题。
三、凡属于自身工作职责的要按章办理；属其他岗位职责的，要热心介绍相关人员办理；属于外单位职责的要耐心解释，指明去向。
四、对来访人员要以诚相待，热情周到，使办事者高兴而来，满意而归。
车辆管理制度
为规范城建档案馆车辆管理，保障安全，提高效率，降低消耗，确保本单位工作正常运转，特制定本制度。
一、司机职业道德
1、服从管理，听从指挥，爱岗敬业，服务热情，安全正点。
2、严格遵守交通规则和驾驶规程，高度树立“安全第一”的思想。
3、认真钻研业务，提高驾驶及维修水平。
4、严格执行馆里的各项规章制度，不利用工作之便开车为自己或他人为私事。
二、车辆管理
1、市城建档案馆的公务车辆，由本馆办公室统一管理和调度。
2、车辆使用。首先坚持重要公务和领导公务用车优先的原则。其他同志外出办公事，因特殊、紧急情况确需派车的，在满足馆领导工作用车的情况下，经馆办公室批准后方可用车。
3、馆领导和职工一律不准用公款和单位车辆学习驾驶技术；不准以任何理由擅自驾驶公车。
4、单位公车一般不外借使用，特殊情况需经馆领导成员研究批准。外借车辆必须由该车辆的驾驶员安全驾驶，司机不得擅自将车辆交给他人驾驶，每发现一次罚款50元，若造成车辆损失，一律由司机本人赔偿。
5、车辆上配备的维修工具及车上附属设备一律实行登记，由司机负责保管，发生丢失由司机赔偿。
6、单位干部、职工因特殊情况使用公车，在不影响正常工作的情况下，经馆领导批准，并在办公室登记备案后方可用车。除直系亲属的婚、丧外，需按10公升/100公里的标准承担燃油费、过路过桥费等。
7、领导用车的燃油费和修理费原则上自筹。专项检查、摄像、验收等专业性工作用车的燃油费、过路过桥费等相关费用单位承担。
8、下班后和节假日期间（星期
六、星期天）车辆必须停放在馆内车库里，严禁开车回家。未按规定停放，造成车辆损坏或被盗，一律由司机赔偿。司机节假日要保持通信畅通，如有紧急情况需要出车，应随叫随到，对车辆要经常进行自检、自修、自洗，保持良好的车容车貌车况，确保安全行驶。
9、实行定点加油，专人管理。油料票由财务统一购买，司机到办公室领取。每季度按车里程和耗油标准进行核算，并予以公布，超出费用由司机负责。
10、车辆实行定点维修及保养。车辆需要保养和维修的，由司机填写维修单，馆办公室派人到修理厂家核准修理项目和修理费用，厂家只能凭维修单进行修理，修理完后，办公室人员和司机共同验收，在修理单上签字。修理费在500元以内，由办公室主任批准。超过1000元的由馆长审查同意，超过5000元的，由馆领导成员研究决定，否则不予报销。
11、驾驶员和经批准驾车的有关人员，必须按照法规和规程要求安全驾驶。有下列情况的，相关人员应负相应责任：①发生责任事故，除按交通管理条例处罚外，并按责任大小赔偿一定损失。即全部、主要、同等、次要责任，由个人分别承担30%、20%、10%、5%。②因违反交通法律法规和驾驶规程导致的各种罚款一律自负。
三、司机纪律
1、司机应在开车前，行车过程中和用车后检查车况，及时排除险患，严禁开“问题车、英雄车、情绪车、酒后车”。
2、上班时间，司机先必须检查好车况，再到办公室听从调动，未出公车，就协助业务科室作些力所能及的事。
3、司机因特殊情况需要请假，应写好请假条报办公室，办公室报馆领导批准，将车辆钥匙交办公室。凡不请假未上班的，每天罚款50元。
四、本制度从公布之日生效。
社会服务承诺制度
为充分发挥城建档案在城市建设中的作用，实行城建档案管理工作的规范化，为社会提供高效、优质的服务，特对我馆工作的法律依据、服务内容、服务标准、服务程序和监督与投诉公示如下。
一、法律法规依据
1、《中华人民共和国档案法》
2、国务院令第279号《建设工程质量管理条例》
3、建设部第90号令《城市建设档案管理规定》
4、建设部第78号令《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》
5、《张家界市重点建设项目档案管理暂行办法》
二、服务内容
1、签订《建设工程项目档案报送责任书》。
2、工程档案竣工预查验、备案、核发《工程档案合格证》。
3、城建档案业务指导、接收、整理。
4、城建档案保管、编研、利用。
三、服务标准
1、签订《报送建设工程项目档案报送责任书》和《档案终身责任制登记表》 ⑴建设单位在办理建设项目初步设计手续或办理建设工程施工许可证手续前与城建档案馆签订《建设工程项目档案报送责任书》和《档案终身责任制登记表》。
⑵城建档案馆办事人员向建设单位介绍工程竣工档案报送要求和办事程序。⑶严格按照省物价局、市物价局审核的收费标准，收取档案综合服务费。⑷办理时限在3天以内。
2、城建档案业务指导、接收、整理
⑴根据建设单位提供的建筑工程进度情况，城建档案馆进行不少于3次的档案业务指导、跟踪拍摄录像和照片服务。
⑵市政工程将视不同建设项目需要，随时进行业务指导、跟踪拍摄录像、照片等服务工作。
⑶档案整理室对接收进馆的建设工程竣工档案，一个月内完成整理、装订工作。
⑷档案管理室对整理好的档案及时登记、写案卷名称、编制检索工具，做好工程竣工档案的保管、保护工作。
3、工程档案竣工预查验、备案、核发《工程档案合格证》。
⑴建设单位向城建档案馆报送的建设工程项目档案竣工资料，馆长办公室在3天内将建设单位报送的工程资料审查完毕。档案资料不合格的，提出验收整改意见，按照整改意见建设单位须提供完整、准确地工程档案资料，合格后，1天内核发《工程档案初验认可证》。
⑵取得《工程档案初验认可证》后，1天内办理工程竣工验收备案表签名手续。
⑶竣工验收备案后，三个月内移交工程竣工档案资料，办理《竣工档案移交书》和核发《建设工程档案合格证》。
4、城建档案保管、编研、利用
⑴对来馆查阅档案的用户，要做到热情接待、积极协助、准确查找、服务周到。
⑵档案利用者持有效证件到档案管理室登记查档，凡馆藏目录中存有查阅者所需的档案，接待人员在15分钟内完成调卷。
⑶严格按照省物价局、市物价局审核的收费标准，收取档案咨询、查阅、证明、复印费。
四、服务程序
签订《建设工程项目档案报送责任书》和《档案终身责任制登记表》——对工程项目的建档工作进行业务指导、拍摄录像和照像——建设工程竣工档案资料初验审核——合格后在工程竣工备案表上签字盖章——核发《建设工程竣工档案初验认可证》——建设工程竣工档案资料移交——核发《湖南省建设工程档案合格证》——办理工程竣工档案移交手续——城建档案馆整理、保管、编制档案检索目录，提供档案查阅、利用服务。
五、投诉与监督
建设单位或档案利用者，如发现我馆工作人员有违背上述承诺的行为，可投诉。投诉地点：市城区南庄坪张家界市建设局机关大院内，电话：8288052。您的投诉三天内会得到答复，十天内处理完毕，遇特殊情况，无法在承诺时限内处理完毕的，我们将及时向您作出解释。
责任追究制度
为保证我馆城建档案工作有效开展，特制定工作人员责任追究制度。
1、我馆投诉监督领导小组接到申办人电话或来人投诉，经查实，投诉一次由馆负责人对受理人员进行批评教育，令其写出书面检查，扣除其当月按天的档案津贴；投诉二次由馆长对其进行批评教育，扣除其当月的50%档案津贴、年终奖金的20%；投诉三次扣除其当月全部档案津贴、年终奖的50%。
2、馆内受理工作人员未在规定时限内办结申办人所办事项，向馆投诉监督领导小组写出书面说明，由馆投诉监督领导小组负责向申办人如实进行解释。如无正当理由，每延误一个工作日扣除受理人员当月档案津贴的10%。
3、受理人员与申办人发生口角，无论责任在谁，受理人员必须向馆投诉监督领导小组写出书面检查或说明，同时扣除其当月档案津贴的10%。
4、受理人拖延申办人要求办理事项的时间或故意为难申办人，扣除受理人年终奖的20%。
5、对申办人需办理的事项不属于我馆城建档案工作受理事项，受理人不做正当解释或以不知道、不清楚搪塞，经查实，扣除受理人档案津贴10%。
6、受理人不完成岗位职责范围内的工作，视情况扣除年终奖20%。
7、对办理事项的服务有推诿扯皮、敷衍塞责现象的，责令责任人向办事人赔礼道歉，造成投书的，经核查属实，责任人写出书面检查，取消责任人年终评
先资格，对责任人目标管理扣10分。
8、无正当理由违反承诺时限造成投诉的，经核查属实，责任人写出书面检查，取消责任人年终评先资格，对责任人目标管理扣10分，由责任人承担向办事人赔偿200元的经济损失，发生三次者，责任人待岗学习，停薪停职。
9、工作人员利用发证之机，以权谋私，向办事人索拿卡要，经核查属实，对当事人按党纪政纪规定处理，构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任。
投诉监督制度
为规范我馆工作人员的行为，接受全社会的监督，特建立如下投诉监督制度。
一、投诉机构
㈠成立张家界市城市建设档案馆投诉监督领导小组，小组成员由馆长熊国跃同志、副馆长金犁及唐锦、侯帅、杨爽同志组成。馆办公室承办日常工作。
㈡在相关管理部门和建设、施工单位中聘请行风监督员。㈢投诉电话：8288052 ㈣联系人：熊国耀
二、受理投诉范围
㈠受理《建设工程项目档案报送责任书》签订、预收档案整理综合服务费不规范方面的投诉；
㈡受理档案业务指导不到位、不及时等方面的投诉； ㈢受理利用工作之便以权谋私行为的投诉；
㈣受理城建档案利用、咨询方面服务质量差的投诉；
㈤受理工程档案整理综合服务费结算中乱扣、滥罚方面的投诉；
㈥受理工作人员在服务承诺违约方面的投诉。
三、受理投诉程序
㈠接待：热情接待，问清情况（请举报人提供本人的单位、地址、联系电话和被举报单位或个人的名称、地址，并请举报人提供具体的举报内容、有关证据等）。
㈡登记：对举报的内容由受理承办人在《投诉登记本》中进行详细的填写。
㈢呈批：受理举报后24小时内由投诉监督领导小组成员提出拟办意见，呈主管领导批示。
㈣上报：凡举报内容不属于我馆职责范围内的，投诉监督领导小组将及时指明投诉去向。
㈤时限：违纪违规违章问题应在10天内处理完毕；违法问题（案件）应在30天内查清事实，并报上级主管部门。
㈥回复：举报的问题办理完毕后，视情将办理结果告知举报人。
㈦反馈：凡属上级交办的举报，处理结果由馆投诉监督领导小组按上述时限向市建设局投诉办公室作出书面报告和说明。
㈧存档：举报问题查办结束后，由承办人将有关资料整理归档。
四、举报方式 ㈠电话、网上投诉； ㈡书信投诉； ㈢口诉投诉；
㈣其它方式。
五、查办处理
对被举报的问题查实的，要严肃处理。属工作作风、服务态度等一般性问题的，进行批评教育或通报批评；属违纪违法问题的，由馆投诉监督领导小组作出处理决定，并报市建设局纪检监察部门审批；属于违法犯罪的，移交司法机关处理。对负有领导责任的，依据党风廉政建设责任制规定，追究有关领导的责任。
张家界市城建档案馆突发事件应急处理预案
为进一步完善公共安全突发事件预警系统、各类应急预案和快速反应系统，提高应对突发性公共安全事件的应急处置能力，有效预防、及时控制和迅速消除突发性重大自然灾害和社会突发公共事件对城建档案造成的危害，提高城建档案馆的安全保障和救灾能力，应对突发情况，确保馆藏档案安全，最大限度地减少各类灾害损失及人员伤亡，在第一时间充分调动各方面力量投入抢险救助工作，根据《国务院关于特大安全事故行政责任追究的规定》、《安全生产法》、《湖南省安全生产监督管理规定》、湖南省实施《中华人民共和国突发事件应对法》等有关法律法规，特制定本预案。
一、适用范围
本预案适用于本单位发生的重大安全事故。包括档案馆的集会、集体活动、外出考察、交通；馆房倒塌、火灾、台风、地震、洪灾、防盗以及档案“九防”措施等。
二、组织领导
成立以馆长室、办公室、档案管理室、信息中心四室负责人为主的应急救援
领导小组办公室，组长由熊国跃馆长担任，副组长由分管负责人金犁及刘文华、侯帅同志担任，成员由档案业务指导、整理办公室、声像室负责人张秋云、覃遵远、唐锦、杨爽同志组成。城建档案馆将安全工作纳入对各室负责人考核的重要内容。一旦馆内发生安全突发事件，要立即报告上级主管部门。同时馆内要组织、指挥、调度现场的抢险救助工作并保护好现场；防止事态进一步扩大。馆长要及时赶赴事故现场组织抢险救助工作。
三、应急救援领导小组办公室职责
1、有关科室必须按照预案迅速开展救援工作，力争将损失降低到最低程度，并根据事故发生状态，统一部署预案的实施工作，对救援工作中发生的问题采取紧急处理措施。对事故灾害可能危及周边单位和人员时，要及时组织疏散人员，转移档案资料和物资。
2、做好档案的安全转移和伤亡人员的善后处理工作；配合上级部门进行事故调查处理工作；适时发布通告。将事故的原因、责任及处理意见公布于众。
3、根据预案实施过程中出现的变化和问题，及时对预案提出调整、修订和补充意见。
四、报告制度
凡发生档案资料出现损失或人员死亡，或较大直接经济损失的重大安全事故，要立即上报市建设局，并在6小时内附上文字报告；报告内容要明确事故发生的时间、地点、伤亡、档案资料数量、经济损失情况。同时通知有关人员立即赶赴现场实施抢险救助工作。
五、事故应急措施
l、发生重大盗窃、人身伤害、交通事件时，（负责人：熊国跃，应急小组由馆长以及全体工作人员组成）拨打110报警、122交通肇事电话、120急救对受伤人员进行急救；并妥善保存现场重要痕迹、物证等。市建设局事故应急救援领导小组办公室设在市建设局机关大院一楼；联系电话为2129100。
2、发生火灾和民用爆炸物品等事故时，（负责人：发现的当事人以及应急小组由馆长及全体工作人员组成）拨打119火警、110报警、120急救。成立馆长室、办公室、档案管理室、信息中心四室负责人为主的灭火小组，组长由熊国跃馆长担任，副组长由分管负责人金犁同志担任，成员由各办公室负责人组成。根据不同类型火灾，由灭火小组领导统一指挥，正确选择灭火方案，控制火势蔓延，防止事态扩大；组织人员从安全通道疏散和转移重点档案资料。有爆炸和有毒气体泄露的场所，要及时疏散周边人员；作好伤员救助、现场保卫、交通疏导等工作，确保抢险救灾工作顺利进行。
3、发生洪水重大事故时，（负责人：熊国跃，应急小组由馆长熊国跃以及全
体工作人员组成）要拨打110、120急救电话。做好洪灾事故区域警戒和重要档案资料的转移，防止事故扩大。极时通知上级主管部门给予人员援助，防危害蔓延。
4、发生工程建设、馆库倒塌事故时，（负责人：熊国跃、金犁，应急小组由馆长以及全体工作人员组成）应拨打120急救，110报警电话。并立即组织人员开展抢险工作；做好事故区域警戒和人员的疏散和档案的安全转移工作，防止事故扩大。库房坍塌事故还要及时调集抢险队伍（馆内抢险队由全体工作人员及市建设局全体工作人员）和施工机械，搜寻遇难和幸存人员。协助医疗救护人员做好受伤人员的抢救工作。
六、现场指挥
处置事故现场最高负责人由馆长担任指挥，并根据事故性质、危害程度成立相应的工作小组：抢险组（组长：熊国跃，组员：侯帅）、抢救伤员组（组长：金犁，组员：唐锦）、维护现场秩序警戒组（市建设局领导）、善后处理组（组长：熊国跃，组员：杨爽等）、后勤保障组（办公室后勤工作人员）等，以确保抢险、救助工作有序进行，将事故损失降到最低程度。
七、事故调查
一旦突发性事件安全事故发生，要根据有关规定，积极配合市建设局会同市安全生产监督管理部门组织的调查组进行事故调查。要做好相关的现场保护工作。事故调查要采取“四不放过”原则，即事故原因没有查清不放过，事故责任没有追究不放过，职工没有受到教育不放过，没有防范措施不放过。总之要一查到底，决不姑息。
八、防范监控
为了预防突发性事件的发生，馆内将加强对重大事故的隐患排查，并进行整改。对一时难以整改的重大事故隐患，馆内要建立档案，逐级上报，并制定防范监控方案，确保突发性事件的安全隐患得到及时消除和有效监控，从根本上杜绝重大事故的发生。
九、其它事项
1、本预案是突发性安全事故发生后，我馆实施抢救工作，并协助上级部门进行事故调查处理的指导性意见，在实施过程中要根据不同情况随时进行补充。
2、要加强对预案的宣传教育，使我馆全体工作人员都能熟练掌握预案的内容和相关措施，提高应对突发性事件的应急能力。
3、本预案未尽事宜，按照有关法律法规和规章制度执行。
一、档案工作的政治定位
档案工作具有鲜明的政治性, 特别是在当今时代, 档案工作要想跟上时代发展的步伐、发挥档案工作“对历史负责、为现实服务、为未来着想”的作用, 就必须以找准政治定位为基础, 认真履行好服务职能, 打好服务牌。首先要有坚定的政治方向, 要坚持以马克思主义、毛泽东思想和邓小平理论为指导, 坚持辩证唯物主义和历史唯物主义世界观, 以学习实践科学发展观活动为契机, 认真贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》以及有关档案工作的规章制度, 坚持档案工作的正确方向, 坚持“以人为本”, 以人民的利益高于一切为原则, 实现档案工作的最大社会效益和经济效益, 以档案工作的业绩践行“三个代表”重要思想。
二、档案服务的形式定位
档案工作的服务性突出地表现在档案利用这个环节上, 而利用就意味着方便、快捷、准确地为利用者提供全方位的服务。提供档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等。因此, 在服务形式的定位方面, 就要坚持拉近档案与公民的距离, 使档案检索及传递的档案信息最有效、最具特色。但是目前这方面的工作还有待于进一步加强, 如在档案检索方面, 传统的手工检索占有很大比重, 在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象, 误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高, 使得编制的多种形式的检索工具经实践证明有部分是重复的或者是编制不科学、用起来不方便, 反而影响和限制了利用工作的开展, 降低了服务质量;在信息开发和编研工作上也存在一些问题, 或选题不典型、盲目性大, 使编研产品层次低、质量差、实用性不大, 或选题虽然紧跟形势, 但因编研时间过长失去了时效性, 影响了作用的发挥。针对这种情况, 面对社会的发展及现代技术的应用, 档案部门应与时俱进, 更新观念, 在服务形式上有所创新。应在结合实际上下功夫, 针对本部门、本单位工作中带有特殊性或有参考价值的档案资料有的放矢地编制, 不断研究探索计算机检索的有效途径, 开发编制标准统一、利用者易操作、高质量、全方位的计算机检索软件, 逐步取代手工检索, 为利用网络技术提供档案信息、实现信息资源共享创造条件。在档案开发利用上要根据利用规律及社会各项工作发展的趋势、目标提前作出预测, 有目的地进行选题, 突出重点, 使编研成果具有特色, 积极利用现代化的开发编研手段, 加快编研进度, 缩短编研周期, 多出精品。
三、档案工作人员的素质定位
档案工作服务质量的高低与档案人员的自身素质有着密不可分的关系。做好档案工作, 档案人员非常关键。随着档案工作的深入发展, 档案人员素质的内涵也在不断丰富。它不仅包括档案人员的政治素质和业务素质, 更包括时代意识。
1. 政治素质。
政治素质是指档案人员的政治理论水平、政治态度及职业道德等。这就要求档案人员要有正确的政治方向、有坚定的政治立场和政治观点, 有一定的政治鉴别力和政治敏锐性, 在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上与党中央保持高度一致。要树立正确的世界观、人生观、价值观, 遵守档案工作纪律, 贯彻执行《档案法》, 严守党和国家机密, 热爱档案事业, 全心全意为人民服务。
2. 业务素质。
档案人员不但要学习掌握档案学理论知识, 而且要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术知识及现代化设备的操作技术等;不但要有继承传统档案工作理论的观念, 而且要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识, 利用先进技术解决问题, 丰富和发展档案工作的理论与实践。
3. 时代意识。
关键词：档案局;档案馆;编制;机构;职能;配置
1 研究样本抽取
以中国知网（CNKI）为样本池，以题名为检索项，以（“档案局”并且“编制”）或者（“档案局”并且“机构”）、或者（“档案局”并且“职能”）、或者（“档案局”并且“配置”）、（“档案馆”并且“编制”）或者（“档案馆”并且“机构”）、或者（“档案馆”并且“职能”）、或者（“档案馆”并且“配置”）为检索条件，共检索出212篇文献，以此为研究样本，进行计量分析。
2 研究指标与数据
研究选择文献来源学科、发表年度、作者、机构、报刊来源5个指标作为分析的指标项。
2.1 学科分布。212篇文献涉及14个不同学科，各学科文献数及占比情况见表1。
表1 各学科文献数量及所占百分比
序号
学科
文献数
百分比
1
档案及博物馆
197
92.92%
2
行政学及国家行政管理
5
2.36%
3
中国政治与国际政治
5
2.36%
4
图书情报与数字图书馆
4
1.89%
5
文化
2
0.94%
6
行政法及地方法制
2
0.94%
7
民商法
1
0.47%
8
投资
1
0.47%
9
出版
1
0.47%
10
高等教育
1
0.47%
11
中国共产党
1
0.47%
12
计算机软件及计算机应用
1
0.47%
13
保险
1
0.47%
14
企业经济
1
0.47%
使用频次合计数
223
105.19%
实际文献数
212
表1显示，档案学文献数量与占比数均为最高。其次是行政学及国家行政管理、中国政治与国际政治2个学科。文献的使用频次合计数超过实际文献数11篇，文献的学科交叉率为5.19%。
2.2 文献发表年度。最早的相关文献，发表于1956年，最高时年发表文献19篇，最低时年发表文献1篇，平均年发表文献6篇。见图1。
图1 各年度文献数量图
1978年之后，中央及地方党政机关先后于1983年、1988年、1993年、1998年进行了四次机构改革。从图1中可以看到，除了1988年，其他三次与中央及地方党政机关改革相吻合。
2.3 作者分布。212篇文献中，作者署名的154篇，第一作者153位，第二作者29位，第三作者3位，作者共计176位。发表2篇文献以上的作者12位，占作者总数的6.82%;发表文献25篇，占全部署名文献的16.23%。合作文献29篇，占全部署名文献的18.83%;2人合作的26篇，3人合作的3篇。作者个人合作率接近1/5。
2.4 机构分布。212篇文献中，机构署名的63篇，占29.71%。其中第一署名机构55个，第二署名机构3个，共计署名机构58个。发表2篇文献以上的机构6个，占署名机构的10.34%;发表文献17篇，占全部机构署名文献的26.98%。合作文献3篇，仅占全部63篇文献的4.76%，均为2个机构合作。机构合作率只有不到5%，显著低于个人之间的合作率。
2.5 文献报刊来源分布。212篇文献来自59种报刊。平均每种期刊刊载文献3.6篇。发表3篇文献以上的报刊有18种，占全部59种报刊的30.5%;发表文献166篇，占全部212篇文献的78.3%。详见表2。
表2 发表3篇文献以上报刊及发表文献数量表
报刊名
文献数
报刊名
文献数
中国档案报
36
档案
6
中国档案
15
档案管理
6
兰台世界
13
湖南政报
6
北京档案
12
兰台内外
6
浙江档案
12
档案学通讯
5
湖北档案
9
陕西档案
5
上海档案
9
广东档案
4
云南档案
8
四川政报
4
湖南档案
7
黑龙江档案
3
3 结论与分析
3.1 文献来源集中在档案类报刊。212篇文献中，报纸与期刊文献数达到了210篇，占99%，是文献来源的绝对主体。会议论文只有2篇，仅占1%。在报刊中，档案类报刊成为主导。在全部59种报刊中，档案类期刊27种，占45.76%;发表文献174篇，占文献总数的82.1%。发表3篇文献以上的18种期刊中，档案类期刊17种，占94.44%;发表文献160篇，占96.38%。这说明档案类报刊是报道、研究该研究的主要媒体。
3.2 学科聚集度高。表1显示，文献涉及的14个学科中，主要向档案、行政学及国家行政管理、中国政治与国际政治3个学科聚集，占比超过了97%，这与档案局（馆）人员编制、内设机构、职能配置问题只与地方档案行政管理机关与各级国家综合档案馆相关，对其他领域几无影响有很大关系。
3.3 时间跨度大，年度文献数量多少与历次机构改革在时间上正相关。如图1所示，相关文献始于1956年，时间跨度近60年。前期只是零散的文献，1980年后文献数量开始增加，到1985年间有2年没有文献发表，之后一直没有中断。在1983年、1988年、1993年、1998年四次中央及地方党政机关机构改革的时间点上，文献数量均明显高于相邻年份。也就是说每逢中央及地方党政机关机构改革，与之相关问题的学术争鸣和研究活动明显活跃。
从文献分布规律看，文献分布呈现出三个台阶。第一个台阶从1956年到1992年，年发表文献量最高不超过4篇，包括了1983年、1988年两次中央及地方党政机关机构改革，是一个低关注度阶段。第二个台阶从1993年到2000年，半数年份发表的文献达到或超过10篇，2000年更是达到了18篇。此间包括1993年、1998年两次中央及地方党政机关机构改革，是一个由低关注度，向高关注度快速发展的阶段。第三个台阶是2001年至今，这个阶段虽然没有中央及地方党政机关机构改革，但对档案局（馆）人员编制、内设机构与职能配置的关注不仅没有停止，反而不断升温。多数年份发表的文献均在8篇以上，2010年更是达到了最高点19篇。总体上看，人们对该问题的关注度是一个长期，有起有伏，不断走强的过程。
3.4 作者与机构比较分散，但机构类型相对集中。从作者分布情况来看，212篇文献共有176位作者，人均只有1.2篇。发表2篇文献以上作者的人数与发表文献数量，分别只占全部作者的6.82%和全部署名文献的16.23%。从作者所在机构看，58个署名机构共发表文献63篇，平均每个机构只发表1.1篇。作者及机构的分散度非常高。
在不考虑文献类型的情况下，我们用洛特卡定律（洛特卡定律又称“倒数平方定律”。描述科学工作者人数与其所著论文之间的关系：写N篇论文的作者数量约为写一篇论文作者数量的1/ n?，而写一篇论文作者的数量约占所有作者数量的60%。该定律被认为是第一次揭示了作者与数量之间的关系）来推算档案局（馆）人员编制、内设机构、职能配置文献作者人数及机构与文献数量之间的关系。
表3 洛特卡定律推算各类作者人数及发表文献数量
发表
文献数
人数
样本
文献数
洛特卡定律
推算人数
洛特卡定律
推算文献量
3
1
3
11
33
2
11
22
25
50
1
164
164
102
108
合计
176
189
138
191
表4 洛特卡定律推算各类机构数及发表文献数量
发表
文献数
机构数
样本
文献数
洛特卡定律
推算机构数
洛特卡定律
推算文献量
5
1
5
1
5
4
0
0
2
8
3
2
6
4
12
2
3
6
9
18
1
52
69
35
35
合计
58
86
46
76
从表3、表4可以看出，文献与作者、机构之间的数量关系与洛特卡定律严重不符，发表一篇文献的作者、机构数量过大，缺少高产核心作者和核心机构。但在各类机构中，档案行政管理机构的数量明显高于其他机构，文献作者的机构类型相对集中。
3.5 政报消息报道多，研究类文献少。与其他档案工作与档案学研究不同，文献中有政报、公报、公告、文告占的比例相对较大，占到了全部文献的近12%，加上19%的报纸文献，总量接近了文献总量的1/3。再看表2，全国档案界宣传的主流媒体《中国档案报》、《中国档案》发表的相关文献数量最多，排在各报刊的前两位。而档案学重要的理论性刊物《档案学通讯》、《档案学研究》发表的文献只排名第14位和第20位。结合作者中有记者23人（占11%）、基金资助文献的情况（仅有1篇）等情况看，相关文献具有消息、报道、述评类多，来自理论界依据实践与现代管理理论的高水平研究，这一情况能够引起理论界的关注与重视。
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