标准公文写作规范范文（精选6篇）
公文标准格式（对内）
（小四黑体，居右）机密★一年
（小四黑体，居右）紧
急（小四仿宋体，居右）××××〔20 × ×〕×号 关于×××××××××的通知（三 号 宋体，居中）
签发人：
XXX）
（可选）
××××、××××：
×××××××（正文仿宋四号，行间段落 1.5 倍）×××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1.××××××××××××（仿宋四号）
公
章
××××××（宋体四号）
二○××年×月×日（宋体四号）
（附注：×××仿宋小四）
如第二页无正文，需在第二页空两行，第三行顶头写“此页无正文”（仿宋小四号）
主题词（三号黑体）
：
××
××
××
通知（四号宋体）
抄报：上级单位×
××
××（四号仿宋）
抄送：平级或下级单位×
××（四号仿宋）
共印× 份 主办单位：
联系人：
（四号仿宋）
电话：（四号仿宋）
传
真：
E-mail: xxx xxx xxx 表头由各公司按统一 VI 风格定制
主体 部分
版记部 部 秘密等级、保密期限 紧急程度 发文字号 版记部分 分
XXXXXXXXXXXXXXXX
公文标准格式（纪要）
（小四黑体，居右）机密★一年
（×纪〔20 × ×〕×号）（小四宋体，居右）
×××会议纪要（小三号宋体，居中，加粗）
时
间：（正文仿宋体四号，行间段落 1.5 倍）
地
点：
会议主题：
会议主持：
与会人员：
会议记录：
×××××××（正文仿宋体四号，行间段落 1.5 倍）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
公
章
××××××（宋体四号）
二○××年×月×日（宋体四号）
抄报：
（仿宋体四号）
共印
份 抄送：
主办单位：
联系人：
联系电话：
传真：
E-mail:
文头由各公司按统一 VI 风格定制 秘密等级、保密期限
公文标准格式（对 外）
（3 号黑体）机密★一年 特急
xxxxxxxxxxx
签发人：（可选）
×××〔2012〕1 号（3 号仿宋）
×××
关于×××××××通知（二号宋体）
××××××：
××××××××（3 号仿宋）×××××××××××××（正文每页 22 行，每行 28 字，行间段落 1.5 倍）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××。
附件：1.××××××××××××× 2.×××××××××××××
单位名称（宋体三号）
二○××年×月×日
（附注：×××××）
主题词（3 号黑体）：×× ×× ××（3 号宋体）
抄送：×××××××××，××××××××（3 号仿宋）
主办单位：××××（3 号仿宋）
联系人：
（3 号仿宋）
电话：（3 号仿宋）
传真：
科技论文是科技工作者将自己有创造价值的最新研究成果进行理论分析和科学总结的文体, 是反映科研成果和科技管理经验的一种学术论文。在撰写过程中只有准确把握科技论文写作的要点, 遵循著录格式的标准化和细节表达的规范化原则, 重视其时效性、科学性和可读性, 其论文才能通过发表达到交流和传播的目的。
1、论文的规范化写作要求
1.1 标题
论文标题是一篇论文的总纲, 读者往往根据论文的标题和摘要, 决定是否进一步获取该文的全文信息。拟定科技论文标题, 应当遵循确切、醒目和精炼的原则, 做到用最少的语言去准确描述论文的主题和创新点。论文题目还应尽可能包含论文的主题词, 便于文献索引机构收录和读者检索, 有利于扩大论文的影响范围。中文标题应控制文字数量, 必要时可以加副标题。
1.2 中英文摘要
摘要可以按研究的目的、方法、结果和结论的顺序阐述论文的梗概 (综述类论文除外) 。摘要应具有独立性和自明性, 拥有与文献同等量的主要信息, 即不阅读全文, 就能获得必要的信息。摘要中不应出现补充解释或自我评议。
规范化的摘要既能体现论文的主旨, 便于中外文献索引机构客观地评价论文的学术价值, 增加被索引机构收录的几率, 也有利于科技工作者对文献的检索, 促进论文的传播。
文献标识码为A的文章, 应提供英文摘要。英文摘要须与中文摘要相对应, 写作时采用第三人称叙述, 并使用合理的时态。
1.3 关键词
关键词属于主题词中的一类, 是用以标识全文主题内容信息的单词或术语。关键词与主题词的设置, 主要是为了适应计算机检索的需要。科技期刊增加关键词这一项, 就为该刊物提高他引率、增加知名度开辟了一个新的途径。一般每篇文章可选3～8个关键词。
1.4 引言
引言是以简短的文字介绍写作背景和目的, 以便读者了解该文的概貌, 是学术论文的开场白, 起导读的作用。引言应当保持鲜明的层次感和极强的逻辑性。首先, 简明扼要阐述本研究领域的基本内容, 性质范围, 研究的目的及重要性;其次, 文献的总结回顾, 概括过去的经典文献和该领域最新的研究进展;再次, 用谨慎的语言客观分析过去研究的局限性并且阐明自己研究的创新点;最后用总结性的语言, 描述论文的研究内容、研究思路及主要方法。对前人工作的概括不要断章取义, 切不可有意歪曲别人的意思来突出自身方法的优点。
1.5 结果与图表
图表是科技论文表达实验数据和研究结果的重要方式, 它能以简短的篇幅表达文字难以描述清楚的内容, 可以节约论文篇幅, 增加其可读性和直观性。直观清楚的图表, 往往让编审人员和读者不看正文就能明白论文要表达的意图。因此科技论文应重视对图示表格的编排, 使之准确、可读性强和美观, 有助于提高论文的表达效果。结果表述还应严格执行国家标准, 采用法定的计量单位。
1.6 讨论
讨论部分的主要任务是:解释图表的内容、数据得出的结果及其表现出来的规律;这些数据结果与他人研究结果的比较;通过对比分析, 解释自己研究的重要性和创新性。写作时应当注意结果和讨论的层次关系, 避免逻辑上的重叠。
1.7 结论
结论是用精炼的语言, 归纳文章的主要思想和研究结论。结论是文章的结束语, 一般应与引言相呼应, 但不是文章摘要的简单重复。结论可包含但不限于以下内容:由研究结果所揭示的原理及其普遍性;研究中有无例外或本论文尚难以解决的问题;与已有文献研究结论的异同;论文的研究意义与价值;对进一步研究的建议等。
2、标准化论文的必要信息
2.1 论文作者
论文作者署名, 是作者文责自负和版权所有的体现。在文章的首页注脚或文末, 往往需要注明第一作者出生年份, 性别, 籍贯, 学历, 职称, 研究方向, 联系方式等信息, 有的期刊同时要求注明全部作者的信息。
为了便于联系作者和按地区及机构统计文章的分布, 应按规定的著录格式, 注明作者所在单位的名称, 所在城市和邮政编码等基本信息。多个作者单位不一致, 或某个作者同属于不同的机构时, 可在作者姓名后用上标方式注明。
2.2 基金资助
基金项目指文章产出的资助背景。某个刊物刊登的基金项目所产生的论文比例高, 说明这一刊物吸收前沿科学和高质量论文的能力强。EI和SCI收录的期刊和中文核心期刊均重点报道各类基金资助项目的成果。在中文期刊的年度期刊引证报告中, 基金论文比也已经被列入统计范畴。科技论文如实注明资助基金, 可提高录用几率。
2.3 中图分类号
中图分类号是根据《中国图书馆分类法》确定的图书分类法则。文章中正确标注中图分类号, 可以按学科属性实现期刊文献的检索, 也为文章的分类统计创造条件。确定文章的中图分类号既可以查询《中国图书分类法》, 也可以参考类似文献中标注的中图分类号。
2.4 文献标识码
为了便于文献的统计和期刊评价, 确定文献的检索范围, 提高检索结果的实用性, 每一篇文献均标识一个文献标识码, 共分A B C D E五种类型。文献标识码的类型, 在很大程度上决定了文章须包含的信息和著录格式。
2.5 文章编号
文章编号包含五项信息:期刊的国际标准连续出版物号 (ISSN) 、出版年份、第几期、文章的起始页和总页数。这五项信息按照标准格式和顺序书写, 共同构成论文的文章编号。这项工作一般由期刊编辑完成。
3、参考文献
3.1 参考文献的意义
参考文献是研究者在从事科学研究中参阅或引用了他人成果后所作的必要标注, 用以表明所引用内容的所有者与出处。参考文献的积极作用主要体现在以下几个方面:
(1) 体现科学研究的继承性。新的研究成果往往都是前人研究工作和成果的继承和发展。参考文献的合理标注, 既可以使论文具有真实、广泛的科学依据, 也可以借此阐明论文的研究起点和立论基础, 开拓读者的阅读视野与思维。读者通过论文的参考文献, 采用追溯法即可方便地查阅到此研究方向相关的一系列文献资料。
(2) 体现论文的学术价值。参考文献的权威性、时效性和广泛性, 在一定程度上为论文编审人员和广大读者评估论文的学术价值提供了客观依据。透过引用文献, 可以判断论文的工作起点、研究层次、分析水平、吸收外部成果的能力等。
(3) 促进情报和文献计量学研究。参考文献的著录, 也是对被引用文献所做的评价。将对被引文献的研究用于对文献的评价已成为文献机构常用的方法。文献计量统计结果一定程度上可以客观反映科研人员和科研机构的学术水平。对某一篇论文的他引次数进行统计, 可以评估这篇论文的学术水平。透过影响因子等期刊引文统计数据, 可以评价学术期刊的编辑质量和学术水平。
3.2 参考文献的选用和著录
科技论文参考文献的数量既反映了作者进行科学研究时吸收情报的能力, 也反映了学术动向和理论来源的基本线索。当前我国科技期刊的引文量总体偏低。科技期刊的文献数量要适宜, 以确保信息来源的全面性。大部分EI收录的中文期刊的参考文献数量都在10篇左右, SCI收录的文章的平均参考文献数量则在10篇以上。
参考文献的时效性在很大程度上影响着科技论文的时效性。科技论文写作时参阅和引用的参考文献应该反映本研究领域的最新研究进展和研究成果, 应尽量参阅和引用研究领域内最新的权威性文献, 避免引用陈旧的文献, 同时慎用和少用教科书和专著作为论文参考文献。
应当注意参考文献著录格式的标准化。严格按照国家标准著录参考文献, 有利于正确书写, 减少出错几率;有利于编录人员编排稿件, 提高排印功效;有利于计算机存储、检索和输出, 有利于文献管理和学术交流。
4、论文投稿
4.1 投稿方式
科技论文投稿主要有纸质投稿、E-mail投稿和网上投稿等三种方式。纸质投稿指将稿件打印邮寄给期刊编辑部;E-mail投稿是将论文电子版以邮件附件形式发给期刊编辑;网上投稿是通过期刊指定的网上投稿系统, 将论文在网页上提交。首次采用网上投稿方式向某一期刊投稿时, 需要先行注册个人相关信息。
单一的纸质投稿已逐渐被E-mail投稿和网上投稿所代替。国内期刊基本都接受E-mail投稿, 有部分期刊同时要求寄送纸质稿件。网上投稿是国外期刊普遍采用的投稿方式, 具有安全, 直观、迅速和方便的特点, 在国内已经逐渐被推广开来。
4.2 选择合适的投稿期刊
影响投稿的因素包括研究方向的冷热程度、选题创新性和应用性、文字表达的逻辑性、试验的成功与失败, 图表的处理效果和文章的规范化和标准化程度等方面。不同的学术期刊, 其刊物性质、办刊宗旨以及作者和读者群体均不尽相同。投稿前正确评估自己的论文, 给自己的论文定位, 根据所写论文的特点选择合适的期刊。
4.3 投稿须知
每一种期刊都有自己的特点和风格。投稿前认真阅读拟投期刊的投稿须知, 有的放矢, 可以避免投稿的盲目性, 提高投稿效率和文章命中率。除了认真阅读期刊的投稿须知外, 还可以找几篇该期刊已刊登过的文献, 领会其内容和格式, 尽可能使自己论文的风格和所投期刊风格相近。
4.4 文稿修改
论文投稿至期刊编辑部, 到发表前必须经过既定的审稿程序, 如“三审一定”等。论文每一阶段审稿结束后, 编辑会反馈审稿意见:决定录用、修改后录用、修改后再审或者直接拒稿。直接录用的情况很少见, 大部分稿件都需要进一步修改。对编辑提出或转发的修改意见, 要逐条认真对待。对有条件修改的, 按意见修改。对作者认为有必要坚持的, 应有理有据提出和申明自己的观点。稿件修改录用后, 不妨勤与编辑保持沟通, 垂询稿件的安排情况和发表时间, 以期论文早日发表。
5、结语
高质量的科技论文是形式与内容的统一。本文从著录格式标准化和细节表达规范化的角度, 阐述了科技论文写作的基本规则。科技工作者只有熟悉论文的写作规则, 才能以规范化的论文形式, 将自己的研究成果科学、准确和充分的表现出来, 并得到广泛传播, 最终体现论文的学术价值。
参考文献
[1]王亚.撰写科技论文的一般规则[J].焊接学报.2007, 28 (10) :109-112.
[2]任大志.对科技论文写作的几个问题的探讨[J].武汉大学学报 (理学版) .2003, 49 (5) :667-670.
[3]贾丽红.谈科技论文的写作与发表[J].太原理工大学学报 (社会科学版) .2001, 19 (增刊) :55-56.
[4]朱天慧.中文科技论文撰写过程中应注意的几个问题[J].编辑学报.2004, 1:53-54.
[5]赵志宏, 孙守增, 杨琦.科技论文摘要写作方法[J].交通运输工程学报.2003, 3 (2) :124-126.
[6]乔闻钟, 称德刚, 廖方伟.学术论文摘要的规范写作探讨[J].西南科技大学学报 (哲学社会学版) .2008, 25 (2) :84-87.
[7]田美娥.科技论文引言与结论的写作[J].西安石油大学学报武 (自然科学版) .2008, 23 (3) :109-110.
[8]常文静, 王宝茹, 杜玉环.科技期刊编辑应关注基金资助课题论文[J].编辑学报.2005, 17 (1) :62-63.
[9]孙峰, 温茂森.科技论文参考文献的作用及其引用中存在的问题[J].燕山大学学报 (哲学社会科学版) .2005, 6 (3) :92-95.
一、公文版头
包括版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人5项。在公文首页上半部，约占版面的三分之一，与公文主体部分用横线隔开，横线中间加一个五角星。
（一）版头
一是发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字，如：“中共北京市房山区委文件”。
二是发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种，如：“中国共产党北京市房山区委员会(报告)”。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用几个机关名称。
（二）密级
秘密公文的秘密等级按照保密规定准确划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。如果有保密期限的，在密级之后加五角星并注明保密期限，如：“机密★5年”。标注在首页的左上方。
（三）紧急程度
按照对公文送达和办理的时间要求，文件分为“特急”、“加急”。标注在密级的下方。
（四）发文字号
由发文机关代字、发文和该的发文顺序号组成，位于版头之下横隔线之上。当只有发文字号时应当居中；有签发人时，发文字号在左，签发人在右。联合行文时，只标注主办机关的发文字号。
（五）签发人
上报公文需在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面只标注签发人姓名，签发人在两人以上应上下排列。
二、公文主体
包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章7项。
（一）标题
由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于横隔线下方，居中排列。如：《中共北京市房山区委关于印发区委常委工作分工意见的通知》。如果两个或两个以上单位联合发文，标题中的单位名称应依次纵向排列，两端对齐。
（二）主送机关
指收受、办理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称，也可用同类型机关的统称，位于正文上方，与标题空一行，顶格排印。
（三）正文
指公文的主体，用来表述公文的内容。位于标题或者主送机关下方（无主送机关与标题空一行）。公文首页要有2行以上的正文。如果一个文件中需转发一个或多个文件，则被转发文件另起一页。
（四）附件
附件与正文相对。位于正文之后，与正文装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件名称（附：××××××）。如果有两个以上的附件，应当分行用阿拉伯数字按顺序注明附件标题。附件首页的左上角标明“附件：”（多个附件应按顺序标明“附件×：”），空一行为附件标题，再空一行为附件内容。附件标题必须相一致。
（五）发文机关署名
应当标注发文机关全称或规范简称，与标题中的发文机关名称一致，位于正文的右下方，与正文之间空二行。如果两个或两个以上机关联合发文，发文机关名称应对齐，名称的最后一个字与行尾空四个字。
（六）成文日期
位于发文机关署名下方，一般署会议通过或者领导签发日期。由多位领导签署意见的，应署最后的签发日期。成文日期最后一个字与行尾空两个字。
决定、意见等不标明主送机关，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。
（七）印章
普发性红头文件以外的公文应当加盖印章。印章要盖在发文日期中间偏上的位置，上不压正文下压日期。
三、文尾部分
指公文末页的尾部。包括印发传达范围、主题词、抄送机关和印制版记4项。
（一）印发传达范围
主要用于重要公文或在特定范围内传阅公文中的标识。如需发至村级、区级重点企业的文件，在成文日期的左下方标注“此件发至××”或“此件发至××级”，加圆括号。
（二）主题词
按《公文主题词表》进行标注。左侧顶格排印，词与词之间要空出一个字的距离，如一行排列不下，可另起一行，与第一个主题词对齐。如果《公文主题词表》中没有所需主题词，可自由标引，自由标引的主题词后要加“▲”。每件公文所选用的标引词数量，一般在10个以内，其中自由标引词控制在2个以内。
（三）抄送机关
指除主送机关外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。对上级单位用“抄报”，对平级和不相隶属单位用“抄送”，对下级单位用“抄发”。
（四）印制版记
由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。上报文件文尾为×年×月×日印，下发文件文尾为×年×月×日印发。份数指印刷份数，如：（共印××份），以横线与公文印发机关名称、印发日期隔开，位于一行的右边。
四、其他标准
（一）字体、字号
缓急程度、密级：三号黑体。版头字号不做统一规定，但是发文机关全称加括号标明文种的，括号内文种的字号要与发文机关全称协调。发文字号用四号仿宋。文件标题用二号标宋（即：宋体加粗）。正文用三号字，其中，标题用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋。“附件：”用三号黑体，附件标题用二号标宋，附件内容与正文要求相同。“主题词”用三号黑体，主题词内容字体用三号标宋。抄送机关、印发机关名称和印发日期用四号仿宋。份数用五号宋体。页码用五号宋体。
（二）数字
按照《出版物上数字用法的规定》的要求使用。注意：
1.除部分序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作词素的数字以及其他必须使用汉字的外，一般使用阿拉伯数字。
2.结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。在同一件公文中，数字的使用前后要一致。
3.成文日期用阿拉伯数字。
（三）标点符号
按照国家颁布的《标点符号用法》标引。需要注意：
1.文件标题中尽量不用标点符号（书名号除外）。
2.正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。
3.附件标题末尾不用标点符号。
（四）公文的用纸和排印、装订
考生在考试时应该明确作文的评分标准，根据大纲规定，作文的评分标准是：
1．正确表达思想；
2．意义连贯；
3．无重大语法错误。
这三者是互补的，但又各有侧重。为评分的方便，国家考题组又将评分原则归纳为八个字，即“总体评分”和“综合评判”，并作了相应的解释。前者指的是“阅卷人员就总的印象给出奖励分，而不是按语言点的错误数目扣分”。后者指的是“要考虑作文是否切题，是否充分表达思想，也要考虑是否用英语清楚而确切地表达思想，也就是要考虑语言上的错误是否造成理解上的障碍，用词和造句是否清楚确切地表达思想”。根据这八个字，将阅卷标准分为五等：2分，5分，8分，11分及14分，每一等都可上下浮动一分，各等的具体标准如下：
2分--条理不清，思路紊乱，语言支离破碎或大部分句子均有错误，且多数为严重错误。
5分--基本切题。表达思想不够清楚，连贯性差。有较多的严重语言错误。8分--基本切题。表达思想比较清楚，文字尚连贯；但语言错误较多，其中有少量的严重错误。
11分--切题。表达思想清楚，文字连贯，但有少量语言错误。
14分--切题。表达思想清楚，文字通顺，连贯性较好。基本无语言错误。
除了以上五个主要标准之外，评分时还考虑以下三个因素：
l．白卷，作文与题目毫不相关，或只有几个孤立的词而无法表达思想，则给零分。
2.字数不足者酌情扣分(81-89个词扣1分，7l-80个词扣2分，61-70个词扣3分，51一60个词扣4分，不足50个词最多只给5分)。所计字数不包括卷面上已给主题句。
为了加强对外公文写作的管理，进一步规范中心公文写作，特制定本规定。
一、公文写作排版
（一）标题：正文标题用小标宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；一级标题“
一、”用黑体字3号；二级标题“
（一）”用楷体字3号加粗；三级标题“1．”、四级标题“（１）”均需加粗。
（二）正文：仿宋体字3号，一般每页排22行，每行排28个字（行距为多倍行距1.4倍）。
二、公文写作格式
（一）眉首：一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等要素组成。
1．主体：一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注等要素组成。
（１）公文标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号或特定词用引号外，一般不用标点符号，停顿用空格符或换行。
（２）主送机关：是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别和有关规定
或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字，回行时仍顶格。
（3）正文：是公文的主体部分。正文内容要求准确地传达、贯彻党和国家的有关方针政策精神，完整地表达公文制发单位的意图、意见和要求。正文一般置主送机关下一行，每自然段空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。
（4）附件：是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。公文如有附件应作附件说明，即在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件1”）。附件的序号和名称应与正文之下的附件说明一致。
（5）成文时间：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。行政机关公文成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“〇”；单一机关制发的公文在落款处不置发文机关名称，只标识成文时间；成文时间置正文右下方，右空4字。
（6）印章：指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同
志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。
（7）附注：一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明，公文如有附注用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。
2．版记：一般由主题词、抄送机关，印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。版记应置于公文最后一页（封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。
（1）主题词：是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个。
（2）抄送机关：是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（3）印发机关和印发时间：印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用3号阿拉伯数码标识。
（4）印发份数：置印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数码标识。
（5）版记中主题词、抄送机关，印发机关、时间等要素之下分别加一条反线，宽度同版心。
我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：
公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
保密等级字体：一般用3号或4号黑体
紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）
文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）
发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体
签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）
标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。
主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体正文的字体：常用3号或4号仿宋体
附件的字体：常用3号或4号仿宋体
作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）
日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体主题词的字体：常用3号或4号黑体
抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字
第一节 公文概述
一、公文的含义
公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。
二、公文的特点
（一）法定的权威性
首先,公文的作者和读者是法定的;
其次,适用范围是法定的;
第三,发文权限是法定的.（二）格式的规范性
（三）执行的时效性
三、公文的种类
（一）《国家行政机关公文处理办法》中有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
（二）《中国共产党机关公文处理条例》中有14种：决议、指示、决定、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要
（三）公文按照传递方向、性质、密级、紧密程度和表达形式等不同，可以有许多种分类方法。
（四）公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。
（五）按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。
（六）按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。
四、公文的一般格式
公文格式一般包括:眉首、主体、版记三个部分。
000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发
（一）眉首：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。
（一）眉首：
其中：
发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如：淮安汽车运输集团有限公司文件
发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。
例：
国发〔2004 〕40号机关代字年号序号淮汽行〔2011 〕20号机关代字年号序号
（二）主体：
000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发
（二）主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。
例：
1、标题
公文的标题应概括地说明公文的内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号;公文标题要做到排列对称美观，并且在回行时不能把完整的词拆开等。由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。
例：
淮汽集团关于召开2011年春运工作表彰大会的通知发文机关主要内容文种关于召开2011年春运工作表彰大会的通知省略发文机关通告
省略发文机关、主要内容
标题常见的病例八方面：
（1）要素不全
（2）乱用文种
（3）隶属不清
（4）提炼不精
（5）题不达义
（6）用词重叠
（7）滥用符号
（8）标注不规范
2、主送机关：主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如＂江苏省发展和改革委员会＂简称为＂省发展改革委＂，不能简称为＂省发改委＂;＂淮安市发展和改革局＂简称为＂市发展改革局＂，不能简称为＂市发改局＂等。
为了避免简称说得不规范，我们正常都是在公文中标注主送机关的全称。
3、正文：正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。
4、附件:是指随公文转发、报送的文件或资料。
5、成文日期:公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。正文右下方为发文机关，可以写，也可省略。
6、公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。
7、印章
公文除《会议纪要》和以电报形式发出的以外，都应加盖印章;联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一发文时，只需要在标识成文日期（右空4字）上加盖印章，不署发文机关名称;联合下行文、平行文时，若需加盖两个机关印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，但两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm;若需加盖3个以上印章时，要将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均都居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章下右空2字标识成文时间。
8、附注是指需要说明的其他事项。写在成文日前的左侧。
（三）版记
000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发
（三）版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。
1、主题词
主题词是用于提示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词，公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责人制定和发布。主题词分为主表和附表两大部分。
例：
×× 市关于发展外向型经济的若干补充规定
主题词：经济
开放
政策
规定
淮安市关于加强水土保持工作的通知
主题词：农业
水土保持
通知
2、抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。
3、印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文印制的时间为准。
4、版记中的反线。版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别。
5、版记的位置。版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。
五、公文行文制度
行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度，行文制度包括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。
（一）行文方向
1、上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。
2、平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。
3、下行文是上级机关向属下的机关行文。如命令（令）、决定、通报、批复等。
4、泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。
（二）行文方式
是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。可从三个方面分类：
1、按受文机关或行文对象的范围分类
（1）逐级行文
（2）越级行文
（3）多级行文：发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。
（4）普发行文：发文机关向所属所有的机 关一次性行文。
（5）通行行文：发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。
2、按发文机关的个数分类
（1）单独行文：只有一个机关署名发出的公文。
（2）联合行文：由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。
3、按行文对象的主次分类
（1）主送：发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。
（2）抄送：发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。
（三）行文规则
是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。公文的“行文规则”内容，可归纳为十个方面。
1、行文应当确有必要，注重效用
机关行文必须本着“少而精”的原则，从实际需要出发，严格控制发文数量和发文范围，行文应当确有必要。
2、行文根据的规则
公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系，行文关系根据隶属关系和职权范围确定。我国行政机关的组织关系，有上下级关系、平级关系、隶属关系和非隶属关系四种。
3、政府各部门行文规则
属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。
（1）政府各部门可以互相行文，如省农业厅和省林业厅可以互相行文。
（2）政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文，如省农业厅和市农业局互相行文。
4、联合行文规则
同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文应当明确主办部门，而且联合行文的机关、单位不仅要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须是平级的。平级是联合行文的必要条件。
5、协商一致的规则
部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
6、抄送规则
向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
7、请示规则
各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。请示应当一文一事，除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公厅（室）。
8、报告规则
（1）报告中不得夹带请示事项。
（2）一般不得越级报告。
如遇紧急情况或特殊工作需越级报告时，应同时将报告抄送被越过的上级机关。
9、报刊发表应视作正式公文的规则
经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，不必再等“红头文件”。
10、一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”
第二节
几种常用公文格
式特点
一、通知：
（一）功用
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（二）特点
１、适用范围广
２、使用频率高
３、行文时效性强
（三）格式
标题：发文机关+事由+（重要、紧急、联合、补充）“通知”
主送机关
正文：缘由和目的、通知事项、执行要求
落款
(四)写法
1、指示性通知
又叫事项性通知，这是一种布置工作、对工作方法原则、组织纪律等提出要求的通知。在不适宜用“指示”这一文种的情况下，就需要用“通知”这一文种。
例：《财政部、审计署、监察部、最高人民检察院关于严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员责任的通知》其事由部分写得很充分：
“长期以来，党和国家一直十分重视财经纪律状况，采取措施维护和整顿财经秩序，各部门和各财经执法机构作了大量工作，为促进国民经济的持续、稳定、快速发展，加强社会主义法制建设，保障财政预算平衡和推进反腐败斗争起到了重要作用。但是，在财经执法工作中，也普遍存在执法不力，以补代罚、以罚代刑、‘对事不对人’的现象，已成为违反财经纪律问题屡查屡犯、屡禁不止的重要原因。这种状况如不采取果断措施加以改变，不仅不利于加强社会主义法制建设和国民经济的健康发展，还会对反腐败斗争的深入开展产生不良影响。为此，各财经执法部门必须切实提高对严格执法重要性和紧迫性的认识，牢固树立有法必依、执法必严、违法必究的法纪观念，加大执法力度，切实改变执法不严的状况。为严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员的责任，现将有关事宜通知如下：„„”
2、批转、转发、发布通知：
共同点：
（１）均有附件,而且附件是主要件
（２）标题均含有批转、转发、发布公文的名称
（３）正文均较短
例：
关于修订下发《人力资源管理制度》及 《员工薪酬与绩效考核制度》的通知
公司各单位、各部室、工会：
为了适应企业发展的需要及法律环境的变化，2007年12月27日公司第二届第三次职工代表大会对《人力资源管理制度》及《员工薪酬与绩效考核制度》提出了修改意见，2008年1月5日公司工会委员会成员和公司企业方代表经过平等协商，确定两项制度修改后的具体条款，2008年2月2日经公司董事会审议通过，现下发给你们，遵照执行。各控股子公司应通过法定程序予以确认、执行。
附：
1、《人力资源管理制度》
2、《员工薪酬与绩效考核制度》
二○○八年三月十七日
［析评］
这是一篇我公司发布的告知性通知。通知正文只有一段，依次写了目的、依据和事项，文字简练。
3、会议通知：
正文需交待清楚的几项要素：会议名称、召开时间、地点、内容、参加人员、报到时间、地点，以及必要的准备。
例：
关于召开淮汽网站管理工作会议的通知
公司各单位：
为进一步完善公司网站版面、提高维护管理质量，公司定于近期召开网站管理工作会议，具体内容如下：
一、会议时间：2011年3月7日16:00
二、会议地点：公司第三会议室
三、参会人员：......四、会议内容：总结网站管理工作经验和不足，研讨下一步网站管理意见，进一步完善版面、提高质量。
请参会人员做好发言准备。
特此通知。司
二０一一年三月四日
4、任免通知
例：
关于XXX同志聘职的通知
公司各单位、各部室：
淮安汽车运输集团有限公
经考评，总经理决定：
聘用XXX同志为XXX经理（主持工作）。
聘期为一年，自发文之日起执行。
淮安汽车运输集团有限公司
二○○六年十一月二十九日
二、报告
（一）功用：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（二）特点：
1、汇报性；
2、陈述性。
（三）类别：
１、工作报告
用于汇报某一阶段的正常工作。
２、情况报告
用于反映重大问题或带有突发性、偶然性的情况。
３、答复报告
用于答复上级机关查询的事项。
(四)格式
１、标题
２、主送机关：为直属上级机关。
３、正文：报告的缘由、报告的内容、报告的结语。
４、落款
（五）写法摘要
工作报告一般以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识。
情况报告一般以 “ 情况――原因――教训――措施 ” 的结构来写。
答复报告一般写答复的意见或处理结果，是依据上级要求回答的问题进行写作，所以要写得周全而有针对性。
例：
关于治理水质污染问题的报告
××市人民政府：
前接×政发 〔 2004 〕10号函，询问我县水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下：
我县水质现污染较严重，其主要原因：一是公众环境保护意识差，一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾；二是„„四是„„
解决水质污染问题的根本途径：首先是建设污水处理厂„„。其次，加大宣传力度„„其四，环保部门依法行政，严格执法，从源头把关，减少各种污染。
专此报告.二○○四年四月二十九日
(六)行文规则
１、不得夹带“请示”事项。
２、一般不越级。
三、请示
（一）功用
适用于向上级机关请求指示、批准。
１、属超出本机关的工作职权范围须经请示批准才能办理的；
２、对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定等不甚了解或有不同理解，需请上级机关解释或重新审定的；
３、工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又无章可循，无法可依，有待上级机关批示的；
４、遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的困难，需请上级机关支持、帮助的。
５、属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助。
（二）特点
１、求复性
２、单一性
（三）类别
１、请求批准的请示
２、请求指示的请示
３、请求帮助支持的请示
４、请求批转的请示
（四）格式与写法
１、正文重点是两部分内容：
请示的缘由——“为什么要写请示”
请示的事项——“请示什么”
２、写好请示缘由的要求：
（１）合情合理
（２）具体充分
（３）清楚明白
例：
关于解决职工宿舍区自来水分表到户改造费用的请示
集团公司：
我单位受托管理的七个职工宿舍区分别位于淮海东路、淮海西路、大治路、健康东路、承德路等地，宿舍区的房屋始建于六、七十年代，供水管道因建设年代久远导致锈蚀十分严重，每年因管道渗漏造成的水损耗近20万吨，经济损失约45万元。为保护珍贵的水资源，建设节约型社会，根据淮政发（2003）124号文件精神，我单位对所管辖的七个宿舍区全面推行自来水分表到户改造工作，现改造工作已全部结束，共计改造983户，七个宿舍区的所有住户的自来水全部实现了分表到户。
在对宿舍区进行自来水分表到户的改造过程中，改造费用我单位已先期垫付，现恳请集团公司予以解决为感。
商贸经营部
二○○六年七月二十六日
（五）请示的行文要求
１、必须一文一事
２、不能多头请示
一般只写一个主送机关，需要送其他机关的，用抄送；但不得抄送其下级机关。
３、不得越级请示
有必要时，要抄送被越过机关。
（六）请示与报告的区别
１、行文目的不同
２、内容要求不同
３、行文时限不同
四、函
（一）功用
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（二）特点
１、使用的广泛性
２、行文的多向性
３、写作的灵活性
（三）类别
1、按照内容性质和用途划分：商洽函、问答函、请求批示和批复事项的函。
2、按行文方向划分：去函、复函。
（四）格式与写法
1、函可以不设文头、不编文号、不写标题。
2、发函缘由:函的写作一般都比较短小，简明扼要地说明来函的目的事项即可，一般不宜展开论述。
3、事项:答复对方的函，首先应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概括，然后针对对方的要求，逐一进行答复。
4、结语：“请研究函复”、“以上意见，请予函复”、“盼复”、“特此函告”、“特此函复”
（五）写作须知
1、内容要简洁
2、语言要得体
3、文体要正确
例；
函
××汽车运输集团有限公司：
因我公司原有客运站场进行搬迁，并对各客运站的始发班线进行调整，现将涉及贵公司的调整班线告知如下，请贵公司予以配合。
特此函告。
淮安汽车运输集团有限公司
二○一○年十一月一日
五、批复
（一）批复的含义
批复是上级机关针对下级机关报送请示的批注答复。
批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的公文，批复的内容涉及面比较窄。首先，每个机关都受权有限，上级机关一定在职权范围内批复；第二，上级机关要根据请示的内容批复，同时，对下级机关作出的批复要符合方针政策、法律法规，要合情合理、切实可行。因此，比起其他文种来，批复的使用范围最不宽泛。
（二）批复的特点
1、针对性
指批复一定是针对下级机关的某一请示作出的答复，不可能无缘无故作出批复，即“有请示必定有批复”。而且，批复必须是态度明确的，批复的内容必须是针对请示事项的肯定或否定答复。
2、指示性
指上级机关在回复下级机关提出具体问题的同时，往往要对下级机关提出政策指导，对每一问题或环节的具体要求及执行要求，有的还要求将落实和执行情况及时上报。
3、及时性
指上级机关在收到下级报送的请示后，无论同意与否都应及时批复，不要耽搁、延误，因为批复是请示机关办理事项和开展工作的依据。即得不到批复的下级机关是不能做请示涉及内容的工作的。
4、被动性
指批复是根据下级机关的某一请示作出的答复，没有请示便不会有批复。不会有主动向下级发送批复的情况。
（三）批复的结构
1、标题
发文机关+事由+文种
事由+文种
2、正文部分
开头：引述来文标题和文号，使用惯用的过渡句“现批复如下：”
主体部分：表明态度，提出要求。
批复一般不安排结束语，批复内容完结了便自然结尾。
3、落款
批复的落款由署名和成文日期组成。
例： 要点标题：主送机关：正文：模板
（一）×××单位关于×××的批复—————：（主送机关）你局《×××单位关于×××的请示》（×报〔××××〕×号）收悉。现批复如下：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。发文机关：成文日期：
×××××××××××××年×月×日
六、会议纪要
（一）会议纪要的含义
会议纪要是经过整理的会议要点，是用于记载和传达会议精神、情况及议定事项的公文。
会议纪要的使用范围较为宽泛，是机关、团体、企事业单位记载和传达会议精神、情况及议定事项使用的文种。《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》《中国人民解放军机关公文处理条例》《人大机关公文处理办法》（试行）《人民法院公文处理办法》《最高人民检察院机关公文处理规定》等法规性文件都将会议纪要列为法定文种。
（二）会议纪要的特点
1、纪实性
会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。要求忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形成的决议。会议纪要的纪实性使其具有资料文献价值和凭证作用。
2、提要性
会议纪要的提要性，是指会议纪要将会议精神和情况进行综合、概括，重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者的主要观点，达成的共识，形成的决定或决议等。
3、指导性
会议纪要具有指导工作的作用，要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。
4、知照性
会议纪要的知照性，是指通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映会议的基本精神，以便与会单位统一认识，在会后贯彻落实。
（三）会议纪要的结构
1、标题：
按照《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》（BG/T9704—1999）的规定：会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。会议纪要的标题多是以会议名称、文种两个要素构成。如《国务院扶贫开发领导小组第一次全体会议纪要》等。
2、正文部分
开头：概括交代记述会议的基本情况，包括召开会议的时间、地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。介绍会议的基本情况，要详略得当。然后，可用“会议纪要如下：”或“会议经过讨论，议定以下意见：”等过渡语句转入主体部分。
主体：集中反应会议的主要精神、会议议定的事项、会上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等。可以分条列项，加小标题或题号；也可以用“会议认为”“会议指出”“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。
结尾：会议纪要的结束语，比较简短，或提出希望、号召，或强调意义，或提出要求。有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文自然结束。
3、落
款
会议纪要由会议主持机关撰写,可以在最后署机关名称，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。
会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。
《国家行政机关公文处理办法》和《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》（BG/T9704—1999）都有“会议纪要不加盖印章”的规定。
要点标题：标识成文日期：主送机关：正文：概况—————：模板××××会议纪要（×××年×月×日）时间、地点、名称、主持人、主要出席人、主要议程、讨论的主要问题等，过渡语句（会议决定如下）：事项
一、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
二、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
三、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿结束语发文机关：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。××××××××
第三节
公文的写作过程
一、公文的构成要素
材料——文章的“血肉”
主题——文章的“灵魂”
结构——文章的“骨架”
语言——文章的“细胞”
二、公文的材料
材料是形成观点的基础，是表现观点的支柱，材料的使用要点：
（一）材料要点面结合：既有综合概括性的数据和概况，又有具体深入的事例的典型情节。
（二）材料之间要有较强的逻辑关系：各部分、各类、各个材料以主题为核心，综合说明总体情况。
（三）材料要处理好详略关系：最切题的材料、最典型的材料、最新的材料要详细；反之则略。
三、公文的主题
（一）公文主题“三要素”：中心思想、原委背景、行文目的。
（二）公文的主题主要来自于三个方面：单位领导、工作实践、文件文献。
四、公文的结构
（一）公文的结构方式具有程式化的特点：
“五个要素——三个部分”
（二）五个要素：
1、依据——公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等；
2、目的——公文达到什么意图；
3、文种承启语——以文种为动词的过渡性语言；
4、事项——公文的具体内容，是公文的重点；
5、要求——提出希望、要求。
（三）三个部分：前言；主体；结尾。
公文五要素范例： 各单位：
袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。①(依据)为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培目的养青少年热爱科学、勇于进取的精神，②(目的)省人民政府决定：③(文种承启语)
（一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；
„„④(内容)
希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。⑤(要求)
五、公文的语言
（一）特点：简明、准确、庄重、规范。
1、用书面语
书面语尤其能够形成庄重、规范的特点。例：
2、用文言词语的保留用法
是书面语体形成的重要因素，达到语言精练的效果，形成简明、庄重、规范的语言特色。如：收悉、惠允
3、用专业术语
由于其特定的内涵规定，大大地增强了准确性。
例：不规范语言范例
口语：改革开放后，农民的钱包一年比一年胀，日子越过越好，就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜
公文：“改革开放后，农民的收入年年增加，生活越过越幸福。”
（二）常用公文开端用语
为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。
（三）常用公文结尾用语
上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告； 以上报告，请批转；以上报告，请审核。
平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。
下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为„„而努力；„„现予公布。
六、公文写作 “20字诀”
符合政令
行文周严
格式规范
遵守规则
【标准公文写作规范范文】推荐阅读：
行政公文格式标准07-18
新版公文格式及字体标准06-27
公文规范简称06-02
关于规范公文09-18
公文(格式字体符号)规范10-09
公文写作通知范文06-19
关于进一步规范公文报送工作的通知10-13
上行公文范文06-08
命令公文范文11-04
法定公文写作要领与范文07-11
