行政办公室的个人总结（精选12篇）
转眼间，我来xx已有三个月了。通过三个月的试用期工作，自己学到很多，遇到很多的困难，也出了不少的错误。在这里首先感谢陶经理的关心、帮助与培养，感谢财务与其他部门同事们的帮助与指导。
这个月的xx号到今天我来到公司上班也一星期了，学习了不少以前做文员里外的知识，比起来这个职位规范很多，工作中，我一直虚心求教，恪尽职守，努力做好工作。
时间过得真快，转眼我们的实习生活已经进行了3个月的时间，对于我们x个人来说，真的是一路耕耘，一路收获，这里的每一天都是那么充实，那么的丰富多彩。
业主:南方科技大学建设办公室
建设地点:广东深圳
设计单位:筑博设计股份有限公司
用地面积:0.58 hm2
建筑面积:1.03万m2
结构形式:框架
材料应用:铝板,涂料
项目负责人:钟乔
建筑设计:黎靖,张甜甜,冯茜
结构设计:汤凯峰,马海英
给排水设计:张永峰
暖通设计:马亚翔
电气设计:汪清
设计时间:2010年
建成时间:2013年
图纸版权:筑博设计股份有限公司
摄影:钟乔,唐杨
已有很长一段时间,中国大学的校园充斥着“政”大于“学”的风气,高度集权的政治体制和管理模式根深蒂固地影响并还将继续影响一代又一代学子新建校园受此影响,“大轴线、“大广场”的规划模式成为主流,而校行政办公楼往往“理所当然”地被置于轴线的中央或者末端,俨然一副“太和殿”的架势。
南方科技大学校园的规划设计初始,有识之士就大力提倡“共享、融合、开放”的基本概念,打破学科分割、追求交流互动、氛围自由、促进集中和跨学科合作是规划的基本原则。但“集权”思想又无时无刻不以其巨大的隐形控制力阻挠着开放校园的设计与建设。新行政办公楼的设计正是在这样的夹缝中挣扎、抗争的产物。
背景
2010年,朱清时院士出任南方科技大学校长,提出“去行政化”的新型办学思想这一办学理念呼吁更加开放的校园和建筑。学校总体规划几经易稿,最终确定以“反规划”的设计手法取得校园布局与自然环境的和谐,但行政办公楼还是被安排与校图书馆信息中心和会堂共同作为学校的前区形象,并且处于会堂与图书馆的中间位。
策略
以一种开放、谦虚、具有亲和力的姿态体现“去行政化”和“教授治校”是设计的关键策略。让办公回归到仅仅是“办公用房”这一纯粹而简单的概念体系,剥离办公与“行政”的潜在关系
手段
1.强调建筑地域特点
从南方湿热性亚热带气候特征出发,以传统的“天井”建筑为模型我们希望通过小尺度的“井院”、底层架空、导风入室、外遮阳等传统手法创造舒适的办公环境小气候。3个相对独立的“井院”式办公建筑簇拥成团,窄小的“井院”同时起到提供长时间的公共阴影空间和拔风的双重作用,避免了大院落所带来的交通流线长以及院落在日晒下可观不可用的弊端。
2.“捷径”的介入
强调图书馆信息中心才是现代大学的精神核心,插入两层的全开放公共步行系统游走于3个“井院”之间,形成类似街道的“捷径”。首层捷径联系校前广场和图书馆信息中心,并设置咖啡厅和餐厅等公共服务设施;二层捷径联系会堂的地景式屋面和图书馆信息中心。捷径带来的大量穿越性人流和建筑间提供的舒适的阴影遮蔽空间极大地提高了办公建筑所处环境的公共性,让学校的行政事务变得开放和平易近人,将教授和学生的关系消解成平等的“街坊”、“邻里”关系。
3.以“表皮”包裹
由于3组小型建筑群的组合与周边图书馆信息中心和会堂的大尺度体量存在不可调和的视觉矛盾,同时由于建设过程中来回易稿导致建筑立面相对混乱和尴尬的实际局面以及抢工造成的较大施工误差和粗糙性,我们决定用一张连续的、轮廓相对简洁的表皮同时包裹整个建筑群,使之与图书馆信息中心和会堂建筑在外观体量和尺度上协调一致浪漫的表皮一方面起到整合体量的作用,另一方面则起到外遮阳和遮丑的实际作用。表皮的设计围而不挡,透而不露,形成干净界面的同时,带来建筑和街道等公共空间之间过渡性的模糊灰空间
一、办公室管理中的人事方法
通常，确定要做的工作以及如何做，是管理工作中最简单的任务，而最重要的则是管理的主观或人事。由于办公室工作的各个方面都是有着职责的人在负责，行政管理中的共性问题，首要就是职责人的问题。因此，信任、公正、耐心和常识是对解决人事问题的基本要求。成功的办公室管理者要博得下属的尊敬，确保部门的最高工作效率，必须要有一定的个人魅力。管理者对人不能过于亲近，过于亲近往往导致过于宽厚，而过于宽厚又会导致失去尊重和信任，当然冷淡和过分严格同样也是不成功的。能使管理员成为一个领导人而不是一个工头的态度应是介于这两个极端之间，这种态度才能赢得最大的合作。
二、对办公室工作进行有效计划
办公管理不当、没有计划的人经常被日常的文书工作搞得晕头转向。如果想努力使办公室有一个良好的秩序，就要建立起一套切实可行的制度并坚持下去。办公室工作中的通病就是事必躬亲，适当的委派，把某项任务连同完成任务的权力交给别人，让别人和你一起为实现某一目标而共同努力，既可以节省时间，又可以使下属得到充分锻炼。作为管理人员，一定要让别人来分担你的工作。想成为一个有效的时间管理者，就一定精通委派的艺术。
三、改善办公室时间，运筹方法
用尽可能少的时间办尽可能多的事，具体方法是对遇到的事情提出三个问题：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，如果有些事不做，也不会有任何影响，那么，这件事便该立刻停止。二是能不能与别的事合并？把能够合并起来的事尽量合并起来办。三是能不能代替它？用费时少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的，自然是最佳方案了。
四、办公室工作量化管理
办公室工作的量化管理需应用定性与定量相结合的原理和方法。衡量脑力劳动和体力劳动劳动两者的比重，定性、定量相结合的分析方法可以避免机构臃肿、人浮于事、浪费时间的现象。定性，就是对人与事的特性进行鉴别和确定，定性分析带有较强的主观性。定量是通过一种数字符号显示人的功能特性或人的效率特性。办公室工作量化管理需进行测量与评定工作效率，对于办公室工作时间及业绩和贡献的都需要全面确定行为价值。再其次，就是掌握好动静结合的原则，具体可通过制定工作标准、制订工作定额的要求、办公室工作分类等。
五、权责相称，适当授权
授权就是把工作委托给胜任工作职责的那些人。必须授予足够的权力才能保证工作的完成，工作要出成果就必须互相了解。从上到下，权责关系必须清楚，这样才能贯彻全部职能有效进行管理，尽可能减少任务的重复和交错。办公室要想管理好，必须有适当的授权，至少给予足够的权力，使工作完成，让骨干工作人员发挥主动性，保证工作正常进行。当然，这得看被授权力和职责的人必须愿意承担义务，必须胜任所负责的工作。但不幸的是，许多管理者不会授权，因为他们不能充分理解自己的作用，或者说他们不相信下属的工作才能，以为工作非他们自己是不能做好的。管理员也有由于心理上的动机而不肯授权于人的，他们怕竟争，怕失去信誉和赏识，怕自己的短处会暴露出来。这种惧怕心理往往会导致工作不好、生产率低下，并使部门中工作人员的士气低落。
六、有效的办公室人际沟通
沟通是一种高度个人的、感情的过程。单位的办公室，如同在其中工作的个人一样，都有自己的个性。在改进沟通上，行之有效的办法会产生事半功倍的效果。沟通者不但应关心选择合适的沟通手段，而且，要关心接受信息者的情感反应、态度和感觉。但是，除非发出信息者得到某种确认信息已被收到和内容已被准确理解，否则就不能肯定沟通已经完成。人际沟通有助于激励工作人员以尽可能有效的方式完成工作，建立办公室管理者与下属之间的有效沟通是单位面临的人际关系中最重要的问题之一。
沟通不是一种由管理者到下属到管理者的单向通道。沟通要能有效，必须是双向的——上下于管理者与下属之间，而且在管理者和下属之间还有“便道”。在有效的双向沟通中起助手作用的是办公室管理者，他起着“连接拴”的作用，是上下沟通的主要渠道。管理者作为“连接拴”，在他的下属面前是上级，而在另一个群体，管理员要对其中层管理者负责，他是下属。作为一个“夹在中间”的人，办公室管理者必须小心地选择用于双向沟通的合适媒介，这种媒介能清楚地向接收者传输信息，而后者通过反馈，表明他们对信息内容有明确的理解并将采取预定的行动。
公司办公室行政员工个人>工作总结
自今年3月初进入公司办公室以来，我严格遵守公司的各项>规章制度，积极服从领导的工作安排，认真完成工作任务。回顾这近一年来，在公司领导及各位同事的支持与帮助下，按照公司的要求，较好地履行了本职工作，基本上完成了工作任务，现将近一年来的工作情况总结如下：
一、做好办公室的日常管理工作
公章方面，严格遵守公司公章管理制度，做好公章的保管和使用；文字工作方面，主要是每月积极收集、组织材料，草拟简报等；档案管理方面，一是做好公司各部门项目有关资料的收发、登记、文印、查阅和归档工作，二是对应项目编码，将档案室08年至今的各项目工程资料分别按前期文件、合同文件、施工期间文件一一归档同时建立电子档案，方便查阅，确保了文件收发、档案管理井然有序；会议后勤方面，做好公司各种会议的相关会务工作；11月份重点办工作期间，积极学习了解征地拆迁相关知识，熟悉**区承担的重点项目征地拆迁相关情况，协助做好区城建重点办相关文字材料工作及其他支持工作。
二、加强自身学习，提高业务水平
办公室是单位内外工作沟通、协调、处理的综合部门，这就决定了办公室工作的繁杂性。自从进入公司以来，我不断学习、努力工作，从做好本职工作和日常管理工作入手，从身边的小事做起，正确认真地对待每一项工作。同时也感到自己的学识、能力和阅历与本职工作都有一定的距离，所以总不敢掉以轻心。经过不断学习、不断积累，已具备了办公室工作经验，能够比较从容地处理日常工作中出现的各类问题，在组织管理能力、协调办事能力和文字言语表达能力等方面都有了很大的提高，能够以正确的态度对待各项工作任务，积极提高自身各项业务素质，争取工作的主动性，具备较强的专业心、责任心，努力提高工作效率和工作质量。
三、存在的不足
一是办公室的工作繁杂，处理事情必须快精准、在这方面我还有很多不足，偶尔会遇到手忙脚乱的情况，甚至出现一些不该出现的错误。二是对自身角色定位、认识不够，对工作程序掌握不充分，对自身工作熟悉不全面，工作主动性、前瞻性有待加强。三是缺少细心，办事不够谨慎，时有粗心大意、做事草率的情况。四是工作中不够大胆，对以前的工作模式存在依赖性，要在不断地学习过程中改变工作方法，不断完善创新。
四、今后努力的方向
一是必须提高工作质量，工作中要重视思考、总结，真正使本职工作有计划、有落实、尤其要找出工作中的不足，善于自我反省。二是要注意培养自己的综合素质，加强学习，拓宽知识面，切实提高办文、办会、办事水平，不断改进办公室对其他部门的支持能力、服务水平。三是不能为工作而工作，在日常工作中要主动出击而不是被动应付，要积极主动开展工作，摒弃浮躁等待的心态，做到肯干、能干、会干。
一、思想认识方面
报业服务处办公室的一大功能就是服务功能，我个人的职责是这一功能的最终体现者，主要任务是为服务处领导、各部门和员工做好服务工作，确保服务处各项工作正常开展。所以，20xx年工作总的指导思想是“强化服务功能、增强服务意识、提高服务质量”。
20xx年对工作的思想认识有所提高。我的工作比较庞杂凌乱，甚至有一些琐碎。但其重要性却不容忽视，尤其是在后勤保障方面，有的事情虽小，但其影响面很大，缺少打印纸或墨盒更换不及时可能一份重要檔不能及时出稿。这些事情可能简单，人人能做，但我认为不是每个人都能把它做好，我对自己的要求是既然重要，没有理由不把它做好。
二、办事效率方面
思想上认识明确，行动上当然有所表现，工作效率对每件工作都很重要。但我之所以把办事效率单独作为一条来总结，是因为工作效率对我这方面工作非常重要，有的事情是高效率才能彰显它的价值和意义。为提高工作效率，我的方法是日常性工作未雨绸缪，偶发性事情高效解决。确保服务处工作不受影响或少受影响。
三、主动性方面
许多工作只有积极主动，才能从容自如，要不然会疲于奔命，忙于应付。份内之事，不要领导交办，更不要领导催办。领导交办的事，不推不拖，各部门和个人的事情同样不推委、不敷衍，能解决及时解决，不能解决及时汇报。
四、工作实绩方面
1、创优工作
(1)服务处的创优工作在公司相关领导的指导下，通过不断完善、积极整改，对不足之处进行整改，在整改过程中，使我一个从未涉世物业的人在报业服务处创“国家示范”中，从学习到理解变成掌握最终进行协助，同时也从中学到物业行业在工作要求是细致化、流程化、标准化，对各项檔要求均要熟练掌握然后在从实际中去教会员工。特别是我自身一开始对创优理解不深，以至在做的过程中很多地方无从下手，最终工作脱节。
(2)积极学习公司、服务处关于管理新措施、新规定、新办法，对各项管理办法、工作手册深入学习。
(3)在后期迎检过程中对“汇报材料”印刷厂家进行罗列筛选，最终以在行业较低的价格印出我们需要的产品;“汇报视频短片”
2、后勤保障方面工作
(1)对打印机、复印机、传真机、计算机等办公设备的维修与维护。服务处建立几年来，部分易耗资产逐步进入老化期，设备问题影响正常工作，部门报修报主任同意后，积极联系厂家或经销商进行维修，确保服务处的工作不受影响。
(2)办公易耗品的保障。服务处现有13台计算机;2台打印机;复印机1台;传真机1台;各种易耗品打印纸、碳粉、配件等需求较大，积极保障好这些常规易耗品的供应。
(3)日常办公用品的保障，积极与库管做好衔接，对各部门需要申购的物资进行对接，并上报服务处主任进行审批，在事后做好保存、发放工作。
(4)做好员工宿舍的管理，对新入职员工进行住宿的安排，事后积极关心，把工作思路变被动为主动，积极主动，争取创造一个高质量的服务体系，保证服务处的各项工作正常进行。
3、考勤管理工作
20xx年是我服务处制度建设规范管理不断完善的一年，考勤工作是加强自身建设、加强员工日常管理的重要举措。为此我服务处实行了上下班指纹打卡的考勤制度。在考勤的日常管理中主要作了以下工作：员工的日常公事外出请假以及异常打卡情况进行登记;员工的加班换休登记工作;对日常打卡情况进行监督;不定期对在岗情况进行抽查;对打卡数据进行采集;汇总请假迟到早退旷工等情况，制考勤月报表。由于这项工作涉及每个人的利益。在做这项工作时，力求客观公正、不偏不倚。由于这项工作是从无到有，从出现问题到逐个解决的渐进过程，通过近十个月的磨合，基本上形成较完整的制度.通过这项工作加强了服务处工作纪律。
4、人事管理：
(1)积极做好人力资源的控制，对各部门人事缺员情况下积极与行政部进行协调，并拿出对策和拟定招聘计划。
(2)人事管理：在职、入职、离职的统计数据如下：20xx年4—12月共计入职54人、离职44人，现有在职共计人员164人，分别为：服务处5人、工程部16人、客户部10人、秩序维护部28人、保洁部31人、停车场28人、餐饮部14人、后厨27人、顺城5人;
5、其它工作
(1)积极参加服务处的各种会议和活动，做好服务工作。做好服务与保障工作。
(2)协助好主任做好服务处的安全工作。服务处规模不断扩大，给安全工作带来很大困难，依照主任的要求，不间断地为值班人员做好安全思想工作，不定期到xx、xx、xx停车场检查，同时积极配合辖区派出所，做好安全工作。
(3)认真完成好领导交办的各项工作。
(4)办公室的外勤工作。
五、存在的问题与不足
20xx年的工作有成绩有不足，自己意识到的问题与不足主要有：工作易情绪化，有时有烦躁情绪，尤其是对待自认为是一些小事的时候，缺乏足够的耐心;工作中有时还存在畏难情绪，对有的事情的困难准备不足，缺乏追根究底的精神;后勤保障工作往往在组织活动和接待过程、其它事务性工作中，由于工作疏忽，细节方面出现严重纰漏。
半年来，行政管理部在公司领导的带领下，办公室人员紧紧围绕理顺工作、监督管理、服务公司等工作要点，强化管理，充分发挥好行政管理部工作承上启下，联系左右，协调各方的中心枢纽作用，较好地完成了公司下达的各项工作任务，具体总结如下：
一、主要工作回顾：
作为行政主管，我清醒地认识到，行政管理部是总经办直接领导下的综合管理机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，推动各项工作朝着既定目标前进的中心。行政管理部的工作千头万绪，有文书处理、档案管理、文件批转、会议安排、客户接待等。面对繁杂琐碎的大量事务性工作，自我强化工作意识，注意加快工作节奏，提高工作效率，冷静办理各项事务，力求周全、准确、适度，避免疏漏和差错，至今基本做到了事事有着落。
行政工作紧密围绕设想的基本工作重点，充分结合具体工作实际，不断转换工作思路，创新工作方法。通过半年的工作、学习及不断总结，在工作模式上有了一定的突破，工作方式有了较大的改变，现将去年的工作情况总结如下：
1、日常工作：
1）行政统筹工作的关键是事务控制和内部管理。行政事务性工作的内部分工、部门人员的管理、办公室环境卫生保洁、资料的分配整理、部分客户的服务工作、公司内部管理上的监管等工作。
2）切实抓好公司管理的日常工作。按照预算审批制度，组织落实公司办公设施、办公用品等商品的采购、调配和实物管理工作；联系办公设备的维修保养合作单位；对比办公用品等的采购渠道，寻找高性价比供应商。
3）爱岗敬业，严格要求自己，摆正工作位置。以 “谨慎”、“律己”的态度开展每项工作，认真地履行了自己的岗位职责。
4）做好协调工作。行政作为办公协调的核心部门，在理顺各部门关系，提高管理效率，保证上传下达等方面具有枢纽作用。过去的这半年，行政管理部以“沟通协调、监督管理”作为开展工作的切入点，在做好办文、办会工作的同时，更注重与各部门的协作配合。
5）认真做好公司的文字工作。草拟综合性文件和报告等文字工作，负责办公会议的记录、整理和会议概要及重点的提炼，并负责对会议有关决议的实施及监督；认真做好公司有关文件的收发、分递和督办工作；及时传达贯彻公司有关会议、文件、批示的精神；公司的重要文件资料、批文等整理归档，做好资料的归档管理工作。
6）制度建设。配合上级领导在制订的各项规章制度基础上进一步补充和完善，包括行政人事类、财务类、业务类、风险控制类等等，以及根据企业现状，适时增加新的规章制度内容以适应企业发展的需要。
7）落实公司人事、劳资管理工作。组织落实公司的劳动、人事和员工的考勤控制监督工作。依法到社保所办好缴纳社保（养老保险、失业保险、医疗保险）的各项手续。
8）做好公司工作汇报会议及其他各部门会议的组织和后勤服务工作。落实各类会议的会前准备以及会后的会议记录、整理等工作。
2、自身加强对财务知识的学习。
随时随地向财务管理部人员请教财务知识。
3、加强自身学习，提高业务水平：
作为行政主管，自身素质和工作能力是决定行政管理部是否能够正常运转的基础，是发挥“承上启下、沟通内外、协调左右、联系四方”作用的关键，对推动各项工作起着决定性因素。
随着公司大发展和新形势的需要，越发感到自己身上的担子很重，而自己的学识、能力和阅历与公司的要求及想要达到的工作效果还有一定的距离，所以不敢掉以轻心，也正在持续学习。向总经理及其他部门人员学习，向书本学习。总体感觉自己这半年来还是有了一定的进步。
经过不断的学习和积累，能够比较从容地处理日常工作中出现的各类问题。在组织管理能
力、综合分析能力、协调办事能力等方面都有了一定程度的提高，保证了本岗位各项工作的正
常运行。能够以正确的态度对待各项工作任务并努力贯彻到实际工作中去。积极提高自身各项
业务素质，争取工作的主动性，并且具备较强的专业心，责任心，积极努力提高工作效率和工
作质量。
二、工作中存在的问题
回顾行政管理部这半年的工作，虽在工作开展上有一定的创新，也取得了一些成绩，但同
样存在一些问题和不足。主要表现在：
1）面对以前从未接触过的全新的行业、全新的环境，我花费了较多时间去适应和了解。
2）行政管理部的工作是一个很繁杂的事务性工作，但我个人有时对一些日常事务的缺失瑕
疵熟视无睹，不够细心，不够敏感，有些工作的协调不是十分到位，在往后的工作中，考虑问
题应该更周到详尽。
3）自己的管理水平离公司的高效要求还有一定距离。对本部门人员的管理不够细致具体、对其他部门公司的监督工作力度不够及缺乏持续性。以后再努力提高自身管理水平，同时更多
注重对下属的培养和管理上的进一步加强。
三、2011年的工作计划
充满希望的2011年已经到来了，也带来了新的挑战。在新的一年里，我决心不断学习，认
真提高工作水平，为公司的经营发展充分贡献自己的力量，努力做到：
1）加强学习，拓宽知识面。努力学习担保行业专业知识和相关法律法规常识。加强对行业
发展的了解，加强对周围环境和同行业的了解、学习。要对公司的统筹规划、当前情况做到心
中有数，为领导的决策提供一定的依据和参考。
2）本着实事求是的原则，做到上情下达、下情上报。及时了解员工思想动态，正确引导，加强沟通，了解个人的工作进度和问题反馈给上级领导，以便公司各部门经理及总经理在此基
础上进一步安排交付工作，真正做好领导的助手。
3）注重部门工作作风建设，加强管理，团结一致，勤奋工作，形成良好高效的部门工作氛
围。
4）在工作中坚持以“服务”为宗旨，强化本部门人员素质及职责意识，提高办事的实效性，不断加强主动服务意识，赋予行政管理部工作新内涵，持续改进行政管理部对其他部门的支持
能力和服务水平。服务工作主要实现两大转变：一是实现被动服务向主动服务转变。行政管理
部的工作突发性、偶然性、被动性强，因而，对待各项工作，要未雨绸缪，以工作的超前性、预见性增加工作的主动性。二是实现单一服务向全面服务、超前服务转变。
5）全面提高执行力度，抓决策落实。保证公司各项决策全面、有效地落实。
6）遵守公司内部各项规章制度并积极监督各项规章制度的执行情况，维护公司利益，积极
为公司创造更高价值。
四、新年展望和目标
新的一年，意味着新的起点、新的机遇、新的挑战。2011年，我要认真总结经验，戒骄戒
躁，努力工作，力争取得更大的工作成绩。以崭新的工作风貌、更高昂的工作热情和更敬业的工作态度投入到行政管理部的各项工作中。从小事抓起，从服务抓起，进一步强化内务管理和
后勤服务，为整体推进公司的发展提供基础性服务，为公司整体工作目标的实现发挥行政
应有的作用，并争取在2011年能独立担当起主持行政管理部全面工作。
最后，请公司领导给予行政管理部指导性意见。
行政管理部
行政办公室作为后勤管理与服务部门, 工作效率的高低往往会对企业其他工作的完成产生或多或少的影响, 特别是对于国有企业而言, 受某些现实原因的影响, 人员的竞争压力相对较小, 个别人员甚至存在“混日子”的想法, 直接导致了工作效率低下, 因此, 从管理的角度, 提升办公效率就显得尤为重要, 综合分析, 影响行政办公室工作效率的原因, 主要集中在以下几个方面:
1.缺乏计划, 时间管理能力差
任何企业都有总体的目标和计划, 但是到了执行层面, 就有可能会大打折扣, 导致在一些具体工作上虎头蛇尾, 就员工自身而言, 有时仅仅为了制定计划而制定计划, 计划制定好了就扔到一边, 缺乏及时的跟进和修订, 导致计划最终成为废纸一张, 工作看似忙乱, 却毫无效率, 恰恰就是没有严格执行计划的直接表现。
2.各自为政, 团队意识淡薄
部门人员的分工本是为了更好地理清工作, 但是, 作为行政办公室来说, 临时性安排较多是其现实性的问题, 而“明确的分工”有时会成为制约工作效率的因素之一, 个别人员头脑中存在绝对意义上的“分工”概念, 仅仅完成自己的工作, 对整体性工作考虑较少, 相互间工作不了解、不过问, 尤其是遇到需要合作的工作时, 信息传递不畅通, 导致不能形成合力。
3.程序混乱, 工作秩序较差
有的员工对工作的轻重缓急缺乏一定的判断能力, 在同时接受多项工作任务时, 凭借自己的喜好或工作难易程度开展工作, 对整体的工作程序缺乏一定的了解, 导致顾此失彼, 甚至耽误重点工作的完成时限。同时, 待处理的工作和已处理的工作分类不清晰, 导致了工作效率的低下, 更有甚者, 还会影响整体的工作进度。
二、看板管理对于提升办公效率的借鉴意义
针对上文中提到的影响办公效率的因素, 通过采用看板管理, 便于管理者对整体工作进行把握, 从而提升部门工作效率, 具体来说, 其意义有几下几个方面:
1.有利于提升工作透明度
看板管理的核心思想是信息化, 将抽象的工作具象为直观的看板信息, 能够提升工作的透明度, 使整个工作的完成进度、遇到的问题、完成时限等情况一目了然, 既方便了管理者进行统一管理、协调, 又对工作承接人产生一定的心理压力, 有助于工作迅速推进。
2.有利于营造良性竞争氛围
通过引入看板管理, 便于员工相互之间了解当前及下一步工作开展情况, 特别是当工作需要团队协作才能完成的情况下, 便于团队其他成员随时掌握工作进度, 及时介入, 加快工作完成速度, 同时, 了解他人工作进度, 能够在部门内部形成良性竞争, 提升团队凝聚力。
3.有利于树立良好的部门形象
看板管理的实现, 能够使部门员工在各司其职的基础上, 迅速开展工作, 一定程度上可以推进各项工作的程式化和标准化, 提高员工的工作执行力和执行效果, 在对内服务、对外沟通的过程中, 提升自身形象, 真正发挥窗口作用。
三、行政办公室看板的设计思路
通过借鉴生产型的企业看板, 本文中所提出的“行政办公室看板”, 其所涉及的工作仅包含不能立即完成的工作, 可即时完成的工作如加入看板管理, 易造成工作繁琐, 故该部分工作不在本文讨论之列。看板的设计大体可以分为以下五个模块:
1.图例
张贴相应工作人员的照片, 每名工作人员选择一种不同的颜色与他人相互区分。
2.人员去向
分为在岗、开会、公务外出、出差和请假五项内容, 每日由相应工作人员使用相应颜色贴纸自行粘贴, 便于前来办理业务的人员快速了解相关人员动向。
3.工作进度
类似生产管理看板, 工作进度模块是行政办公室看板的核心部分, 具体分为工作内容、主责人员、协作人员、完成时限、完成情况四项, 对于能够直接确定主责人员的工作, 由主责人员负责粘贴相应贴纸, 对于无法直接确定主责人员的工作, 由部门负责人指定相关人员完成工作, 并及时进行跟进。
4.工作回收箱
该模块采用透明外观设计, 回收工作完成后的贴纸, 工作完成后, 经领导确认方可投入, 通过所回收贴纸量的多少, 在团队内形成良好的竞争氛围, 激发员工的竞争意识, 同时, 也便于管理者在后续工作中合理分配工作。
5.重要信息
该模块由部门负责人进行填写, 具体内容可以为部门重点工作的完成时限、上级重要通知等内容, 便于团队员工迅速同一目标, 形成合力完成工作。
看板管理的根本目的是为了提升办公效率, 而其应用也不仅仅是文中所提到的内容, 要想使看板管理对工作真正起到促进作用, 还需要辅以相应制度的约束, 只有将制度的刚性约束和员工的柔性自觉充分结合起来, 才能使行政办公室的工作效率不断提升, 进而真正发挥后勤部门的调度、管理和服务职能, 最大限度解决工作作风中存在的问题。
四、结语
窥一斑而知全豹, 部门员工的工作效率, 不仅仅是反映了部门的形象, 更从侧面反映了整个企业的形象, 团队既然是一个人群组织, 毫无疑问是一个优势与劣势的矛盾共同体, 采用看板管理, 可以最大限度的趋利避害, 更大程度的发挥每一个人的能力和潜质, 实现1+1>2的巨大效益。
参考文献
[1]李晓丹.大型企业办公室管理创新与实践[J].广东科技, 2011, (4) :25-26.
[2]门田安弘, 王瑞珠 (译) .新丰田生产方式[M].河北大学出版社, 2001.
关键词：办公；自动化；行政
一、现代办公自动化系统的主要特点
现代办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。具有办公信息采集、加工、传输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
二、现代办公自动化系统的应用范围
办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。
办公自动化在企业事行政管理中的应用包括以下内容：
（一）公文档案管理
公文档案管理OA解决方案系统实现了收文管理和发文管理的自动化，功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等，并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档和检索。
（二）公共信息管理
公共信息包括组织机构、机关最新动态、规章制度、政策法规、办公办事指南、工程建设、信息发布等功能，内部用户可通过本系统平台，查询政府内部相关资料，以及相关动态信息。
（三）论坛管理
论坛为内部的工作人员提供非正式的沟通交流平台。用户可通过论坛管理将更好的利用现代化网络资源，实现讨论发布、信息交流、信息共享，达成共识等功能。
（四）会议管理
协同办公平台通过会议管理模块可实现对视频、非视频会议相关的各种资源的管理。
（五）任务管理
任务管理包括自己给自己安排的任务和领导安排给我的任务，任务管理子系统的目的在于规范工作的目标，领导对任务能进行实时管控。
（六）知识管理
知识管理解决方案可以实现如下功能：文件及目录操作、资料共享发布、文件检索、日志管理、文件回收站等。
（七）邮件管理
个人在日常工作中有可能会给外部的人员发送电子邮件或者接收外部人员发给我的电子邮件，邮件管理子系统提供基于Web的Email发送、阅读和存储、查找功能，并支持邮件转协同。
（八）人事管理
主要包括组织机构管理和部门管理，内部人员的调动、请假、出差、离职等人事相关流程，考核和合同管理。
（九）车辆管理
办公室及下属单位拥有一定数量的车辆，车辆的管理成为日常事物中的一项重要工作。本系统要实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息，有效跟踪管理每台汽车的使用状况，提高工作效率，使企业车辆管理更加科学、更加规范。
（十）物品管理
物品管理主要对各单位内部的办公用品进行采购、领用管理，对分支机构及部门内部办公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。
（十一）设备管理
设备管理的主要作用是完成单位设备日常业务的核算和管理，按部门和单位实现对设备资产的基本信息录入、查询、采购、领用、调拨转移、维修折旧等管理。
（十二）督办管理
每一个任务（包括公文处理、个人任务、部门任务等）一般都有一个标准的办理时间，甚至是细化到每一个流程中处理节点的办理时间。因此协同办公系统针对每一个任务流程的每一个处理节点设置了标准办理时间，如果超过这个时间，可以通过催办、督办、提醒等方式提醒处理人处理。
（十三）移动OA办公管理
移动办公是一套将移动通信元素与协同办公系统有机的结合在一起，集日常办公、信息查看、内部通信等多项功能为一体的在线办公沟通工具；为实现信息沟通和资源共享，尽量节省投资，应对终端手机有较高的兼容性，不同平台及智能程度的手机终端能实现相同的功能。
通过办公室自动化系统，办公室工作人员能1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；2、能收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理； 3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；4、能在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。
三、办公自动化的意义
（一）办公自动化系统是行政办公室不可或缺的工具。在信息时代，办公自动化系统已经取代了工业社会的笔墨纸张，使办公室各项工作的效率更高，质量更优。
（二）办公自动化系统有效降低了办公室的工作成本。行政办公室的工作成本可以定义在各项工作过程中，投入的人力，财力和物力。
（三）办公自动化系统提高了办公室的工作效率。在经济和信息全球化加快发展的形势下，工作绩效已经成为市场竞争中的一个极其重要的竞争因素。
（二）坚持“全面整治”与“重点攻坚”并举，以问题为导向，不断找差距、补短板、抓落实。集中力量逐一破解辖区市容环境管理顽疾，将社区工作站反映强烈的、市民群众重复投诉的、在考核测评中反复被扣分的、上级部门督办的重点问题列为重点执法整治对象，建立问题台账、制定一题一策、倒排任务时限、定期督查通报、逐项销号解决。
（三）牢固树立安全生产“红线”意识，抓实抓好城区治理领域安全生产工作。建立完善清扫保洁、垃圾清运、爱国卫生、灯光绿化、广告招牌、违建拆除等领域的安全生产责任体系，明确安全生产管理组织架构和责任清单，强化安全业务培训，认真落实安全生产日常检查监管，做好工作台账，坚决遏制安全事故发生。
（四）常态化抓紧抓好执法队伍建设。围绕“讲政治、练内功、提素质、强本领”的要求，以锤炼党性修养、转变工作作风、增强业务本领、强化督查考核为抓手，打造人民满意的城管执法队伍。
思想认识方面
公司综合部的一功能就是服务功能，其主要任务是为公司领导、各部门员工做好服务工作，确保公司各项工作正常开展。所以，20xx年工作总的指导思想是“强化服务功能增强服务意识提高服务质量”。20xx年对工作的思想认识有所提高。我的工作比较庞杂凌乱，甚至有一些琐碎。但其重要性却不容忽视，尤其是在后勤保障方面，有的事情虽小，但其影响面很，一个饮水机坏了，整个屋子人没水喝;缺少打印纸可能一份重要文件不能及时出稿;突然断电整个公司人无法工作。这些事情可能简单，人人能做，但我认为不是每个人都能把它做好，我对自己的要求是既然重要，没有理由不把它做好。
办事效率方面
【摘 要】 本文以职业教育系统中的行政办公室职能分析为对象，从日常工作职责、教学资源维护与使用管理和信息收集与宣传等方面对职能化的具体工作内容进行探讨。强调行政办公室工作的职责，保障工作内容和工作方式与教育发展趋势的一致性，为教学和研究提供服务和保障。
【关键词】 职业教育；办公室；职能化
行政办公室的管理在工作内容方面具有极强的复杂性，具体工作通常会涉及到内部的众多部门，在办公室行政工作中，只有有效结合众多部门、多方面的力量才能保证日常工作的顺利开展。在职业教育系统，行政办公室职能化不仅包含行政职能，同时在为教学和研究服务等方面有着重要的含义。
在职业技术学校中，作为教育的基本场所，主要的功能是教学和研究，在教育系统，服务是行政的主要工作，支持教学和研究的日常开展是行政办公室的主要工作目标。在职能化范畴内，制定学校（院）的管理制度、服务教学一线、维护学院正常工作开展等方面具有重要职责。本文以办公室具体工作内容为基础，对职业教育行政办公室职能化要求的工作职能、教学设施管理、安全管理、信息采集与宣传管理等方面进行分析，探讨主要工作内容和方式，努力完善行政办公室职业化管理的职责认知，提高办公室工作效率，保障工作的顺利开展。
一、行政办公室工作职能
日常工作中，认真学习贯彻党的教育方针和政策，树立管理育人、服务育人。具体工作职能主要包含文案制订、会议组织、教学资源管理、职工后勤保障等诸多内容。
做好公文收发和上传下达工作。认真做好各类公文起草工作，按照上级有关文件要求，起草工作计划、规划、汇报、总结、报告、请示、交流材料、合同、通知等公文；做好文印、收发文件、信函、传真、报刊分送等工作。
全面、周密做好会议会务工作，确保各类会议圆满成功的召开。组织安排学院领导班子党政联席会议和全院职工会议，督促、检查各部门执行会议决议。
在日常工作中，通过建立健全制度对职工的劳资，劳动纪律考核，岗位津贴及各种补贴分配和发放工作进行保障。处理接待群众来信和来访，及时将来访内容归类报送相关部门处理，不断完善工作内容，改进工作方式，提高工作效率。
抓好水电供应、清洁卫生等后勤保障工作。全院办公设备的日常维护保养工作及办公用品的使用和发放工作。
二、教学设施管理
教学设施管理涉及教室、教室内的公用资源、计算机多媒体教室及其配套资源和教具等教学过程中要用到的设施。在具体管理过程中，建立使用标准流程，通过制度涵盖所涉及的注意事项。
日常管理中必须注意教学设施的存放使用环境。例如，禁止在多媒体教室内进食、吸烟、随地吐痰等；及时采取措施保持教学设施的干净整洁；教学用品要各归其位，不能随意乱放；日常管理中要注意教学设施的防晒、防水、防潮等问题；行政办公室办负责教学设施的日常维护、维修与管理；定期检查桌椅、门窗、照明、电源、多媒体设备等是否完好。
使用教学设施应在教学计划内，获得批准后进行使用，教室使用必须保证教学内计划。在不影响正常教学的前提下，校内单位或个人可以借用教室，建立健全的教室借用制度和流程。例如，借用方需填写《教室使用申请表》并签署《教室使用告知书》。在保障教学计划内活动之外，教室由行政办公室统一调配管理，未经批准，任何单位和个人不得擅自更改教室用途，不得擅自使用教室。
教学设施的安全保障管理涉及使用安全、日常安全维护、消防安全和软件硬件安全维护等工作。在使用过程中禁止与教学活动无关的人员进入机房。日常应定期检查机房供电、用电设施，若发现故障必须停止使用并及时联系专业人员进行排查处理，不得随意乱拉乱接电线，用电器材应选用安全有保证的。
三、信息收集与宣传管理
行政办公室具有协调各部门之间配合工作的职能，为了促进各部门之间对各自工作内容的互相了解，进一步做好学院宣传工作，行政办公室应紧紧围绕学院的中心工作，积极收集各项工作信息，充分发挥信息宣传的重要作用，推进学院信息收集和宣传工作管理的科学化、规范化。
宣传稿件的主要内容坚持围绕学院建设、改革发展等重要工作与活动信息。以学生思想政治教育、素质拓展工程、学风校风建设等为基础。以教育教学改革、师资队伍建设、人才培养模式深化、课程建设、实训基地建设、校企合作、科研成果等内容为重点。针对学生最为关心的招生、就业工作信息开展专题报道。以学院及学校网站、各类正式出版刊物作为载体，宣传内容围绕各部门主要工作信息和院系之间交流的信息。
办公室根据信息收集和宣传状况，制定宣传工作方案，明确工作分工，统筹推进宣传信息工作。制定相关的考评与奖励制度，对工作成绩突出的科室和个人进行奖励。在信息采集和宣传工作过程中充分调动各部门职工的参与积极性。
职业教育学校行政办公室在日常工作中应强化具体工作的职责，以职责为己任，在教学资源管理、信息收集与宣传和日常事务中充分体现服务于上下级各部门的服务性；高效协调不同部门之间的协同工作，有效地应对工作内容的综合性和复杂性；及时准确地收集各方面的意见和建议信息，加强信息报道的全面性和时效性，保障行政办公室工作内容和工作方式与教育系统发展趋势的一致性。
【参考文献】
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[3]王建尤.高校二级学院办公室行政管理的功能定位及实践[J].湖南科技学院学报，2013 年 6 月，第 34 卷第6期.
[4]莫文娟.高职院校办公室管理创新与方法探讨[J].东方企业文化，2014，17：154
高校办公室是由高校行政管理工作开展组成的一整套运行体系。高校办公室主要工作内容:一是负责综合协调学校党务、政务、事务和机关部门、院部等单位之间的关系。二是负责组织起草学校发展规划、工作要点、工作总结、经验材料及学校领导报告、讲话。三是负责学校重要会议、重要活动和接待的组织协调,做好学校党委常委会、校长办公会、学校专题会议的组织安排及会议纪要,做好会议决定与其他重要决策落实的督查督办工作。四是负责参与和牵头学校全局性重要问题的调研,负责学校重要信息收集、综合和报送。五是负责处理信访中的重要问题,协调关系,化解矛盾。六是负责学校对外合作、联合办学等校外联络协调。七是负责学校领导的工作联络与接待、领导日常工作日程和出差、出访的安排与协调。八是负责学校内外党政往来文件、公文的批办,审核签发学校重要文件。九是负责学校办公室经费管理和用款签批。十是完成学校领导交办的其他工作,同时也都有自己相应的目标。
对于高校来说,为保障高校办学目标的实现,必须要切实提高各办公室的行政管理。一是在管理方面,办公室人员不能仅仅做一个执行者,而是要充分与学校领导沟通和交流,要充分了解工作内容。因此,要把行政工作做得更好,就必须是一个有眼光的决策者。二是在实践方面,办公室人员不能简单地满足于传达领导的命令、完成领导交办的任务;而要认真思考和内化工作内容,评估工作效果。真正的协调需要充分进行沟通,行政部门间应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通,做一个有规划有行动的执行者。三是在服务方面,办公室人员充分发挥“甘为孺子牛”的精神。作为全校主要行政部门,最忌讳的就是处处显示自己的权力,不要把行政部门中“门难进,脸难看,事难办”的官府作风带到工作中来。尤其在高校这种高学历人才集中的地方,更要注意对人才的尊重,要努力把行政工作做得更有人情味,发挥人才优势。
二、高校办公室对人员素质的要求
(一)思想上要保持高度的政治性。
因为高校办公室具有很高的政策性,因此,办公室人员必须要牢牢掌握马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论等相关党的思想,学习和领会党的各项方针政策。工作始终要坚持党的方针政策,在工作中一定要坚持党性,坚持原则,具有全局观念,既不做有违政策的事情也不损害群众利益。
(二)具备良好的人际关系处理能力。
与领导沟通是办公室协调功能的重要组成部分,办公室人员不仅要善于理解领导的工作指示,还要善于得到领导的信任与支持。办公室人员要熟练地运用人际沟通的技巧,保持平易近人的作风,善解人意,和同事们愉快地一起共事。只有这样才能把各项管理工作做好。
(三)具备较高的语言文字表述能力。
语言文字是沟通与协调的基本手段。只有正确、熟练地使用语言文字,让各种信息在传递过程中准确无误,才能增进人们的相互了解,保持信息的通畅,保证人们思想、行动相互协调。尤其是现在是互联网技术大发展的时代,必须严谨校对。
(四)具有基本的计算机技能。
信息时代,电子无纸化是发展的大趋势,因此要求高校办公室工作人员需要熟练地掌握计算机基本技术,能及时处理计算机方面的问题而不会耽误工作。事实证明能熟练运用各类办公自动化设备,打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机,并且对以上机器具有简单维修技能的办公室人员更受领导的重视。
(五)具有整理和保管好各种基础资料的能力。
工作资料的保存、分类、归档、保管,都需要较好的记忆力和时间分配能力等综合能力。文案类工作繁杂,如何整理领导急需的材料和如何清理已经失去时效性存档的材料是办公室人员必须具备的能力,很多时候往往因为事务繁杂而遗忘重要的材料而造成工作事故的例子不胜枚举,这更需要投入时间和精力去做。
三、高素质人员对高校办公室的重要性
高校围绕以办学目标为中心的,推进办公室行政管理需要一整套制度和长效运行机制,并且该机制应该由校区办公室和涉及各职能部门的多单位、多平台以及社会各用人单位(企业)办公室等共同参与建设和维护,因此更要需要稳定。所以,全高素质的管理人员对高校办公室的工作开展至关重要。一是高素质人员可以最快理解和执行上级领导决策。高校内部往往部门繁多,每个部门的人员素质都不尽相同,要想做到心往一处想,劲往一处使需要高素质的管理人员。高校各部门办公室人员要想把工作做得更加细致都需要校办人员给予开会培训和讲解以及演示。办公室人员要始终能够坚持做到“三不”原则,即不讲价钱,不打折扣,不推诿扯皮,还要做到“三有”原则,有回声、有举措、有落实。二是高素质人员可以快速整合有效资源执行学校相关政策。高校办公室人员必须要把人力资源和办公资料、所需资金、信息等有机地组合起来。平时就要做好沟通和训练,上级领导决策后可以快速整合相关任务落实人员和各部门资源的集中与分配,达到高效率高标准。三是高素质人员需要稳定性和持久性。人是高校竞争的决胜因素,人的潜力开发利用对于高校办公室提高行政能力具有十分重要的战略意义。提高办公室人员素质,减少低素质成员数量、不断提高业务素质水平、合理化办公室工作激励制度、不间断学习和培训协调使得人员素质一直保持在相应的岗位上对高校办公室的稳定和持久至关重要。高素质人员需要做到“六个心”:小心,细心,耐心,恒心,信心,爱心,努力完善自己,要谦和诚恳做人,需要一颗包容的心,积极进取,要有团队协作精神。需要做到“十小点”:微笑多一点,说话轻一点,脾气小一点,做事多一点,理由少一点,脑筋活一点,效率高一点,行动快一点,嘴巴甜一点,肚量大一点,领悟力要强,执行力要快。
总之,高素质的办公室人员对高校的办公室行政管理以及发展有着重要意义。高校办公室想要立足和发展需要高素质的办公人员,而且必须不断地对办公室人员再培训,一定要舍得智力投资,充分要认识到只有有了高素质的办公室人员,才会有更加强大的竞争力。发展要充分意识到不仅需要办公室人员在管理知识、技能教育的方面,还要持之以恒树立他们的现代意识、职业道德及良好的工作作风等。同时还需要有高校办公室的人员相应合理的激励机制,相关的激励水平越高,员工的积极性也就越大,办公室工作效率也就会更高,从大的宏观的角度来看,如何在具体工作中充分把本部门的工作高效落实下去,是高素质人员应该具有的基本能力。从小的微观的角度看,如何充分协调高校各部门人员的工作积极性和创造性,是高素质人员的能力体现。而高校办公室亦可以在高素质的人员高效率的工作中得到更好更快的建设和发展。
摘要：高校办公室行政管理对人员素质的要求是当今经济社会发展对高校以服务人才培养为中心的时代要求。本文主要通过研究梳理高校办公室行政管理与办公室工作人员素质之间的关系,得出了高校办公室高效行政管理需要高素质的办公室人员。
关键词：高校办公室,行政管理,人员素质
参考文献
[1]苏秀章.论高校办公室管理创新的内涵及其特征[J].山东省青年管理干部学院学报,2005,7
[2]王强.提高高校办公室协调工作质量和效率的思考[J].中国林业教育,2008,2
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