商务英语写作原则

商务英语写作原则（精选7篇）

商务英语写作原则篇1

随着国际经济贸易的往来，商务英语信函成为国际沟通的有效途径之一，而有效地撰写商务英语信函是国际商务人才必备的技能之一。作为商务英语专业的学生，撰写商务英语信函也是我们必须掌握的一项重要的、实用的技能。本文从商务英语的写作的7原则出发，探讨如何通过掌握商务英语写作的原则来撰写成功的商务英语信函并总结商务英语的写作技巧。

商务英语写作原则写作技巧自加入世界贸易组织之后，我国与世界各国的经济交往日益频繁，因此，培养一大批既熟练掌握外语，又通晓国际商务知识，并善于进行跨文化交际的国际商务人才已成当务之急。商务英语信函是进行书面信息沟通的重要手段。在国际商务人员必备的诸多技能中，商务英语写作是其中一项重要的技能，也是商务活动得以顺利开展的重要保证。商务英语写作的技能既反映了商务人员的个人能力，也是提升企业形象、树立良好企业形象的保证。

一、商务英语的写作原则

撰写商务英语信函需在一定的原则指导下才能达到预期效果。相反，如果违背了既定原则，可能会给外贸工作造成意想不到的麻烦。在大量的理论及实践中，我们总结出了以下7C基本原则，即完整性原则（Completeness）、正确性原则（Correctness）、具体性原则（concreteness）、清楚性原则（Clarity）、简洁性原则（Conciseness）、体谅性原则（consideration）、礼貌性原则（courtesy）。

1.完整性原则。一封完整的信函有助于表达写作者的交流意图;有助于建立和表达友善的关系;有助于防止出现信息遗漏而导致索赔、损失或诉讼。完整性原则包括信函格式的完整性，信函结构的完整性以及信函内容的完整性。标准的信函格式包括信头，日期，信内地址，称呼，正文，结尾敬语，签名。格式的完整性能体现写作者的专业性。信函结构的完整性体现在其结构的模式化。商务英语信函属于实用性文体，程序化程度比较高，一般来说正式的信函由三大部分组成，即信函的开头，正文以及结尾三个部分。信函内容的完整性即一封信函必须包括读者想知道的所有信息，回答读者的一切提问，解答读者的所有疑问。在写作中，我们建议用五个W来检验。

2.正确性原则。商务英语信函的一个重要功能就是信息功能，也就是传递信息。正确性原则不仅仅是指信函中语法的正确、标点符号和拼写的正确，而且也包括标准的语言，合适的表述，准确的数字以及对于商业术语的正确理解。

3.具体性原则。商务英语信函都有明确的交际意图和目的，信函的内容都是具体的。在内容表述上，应该确定、准确而又生动，特别是要求对方做出明确反应的信函，或者答复对方提出的要求或问题的信函，或是报盘、接受等。该具体的就要具体，避免模糊、笼统和抽象。如商品的某些质量和特征要用准确的数字;时间要具体，用年月日，避免使用模棱两可、含混不清的表达法。

4.清楚性原则。所谓清楚，就是信函要写得清楚明白，无晦涩难懂之处，不至于产生误解。写信人应该尽量将自己的意思表达清楚，有助于收信人正确地理解信函的内容，这样才能达到写信的效果。要做到这一点，应避免使用复杂、冷僻、含义模糊的词句和冗长的句子结构;正确恰当地分段。

5.简洁性原则。商务英语属于实用性语言，在实际的商务活动中，信函的用语应尽量简洁，也就是尽量使用简洁的话语表达完整的、详实的信息。简洁常被认为是信函写作的第一要义。在行文中，可以考虑使用缩略语。

6.体谅性原则。商务英语信函的写作中需要作者时刻注意对方的反应，也就是多为对方着想。在写作中，既要满足对方的需要，在结构、态度、措辞等方面也要考虑对方的接受情况。在行文中我们可以多使用“you attitude”，将收信人放在首位。

7.礼貌性原则。一封彬彬有礼的信函能帮助写作者树立良好的职业道德形象，有助于促进业务，增进友谊，加强交流。礼貌意味着在信函中非常巧妙地表示出诚挚的友情、诚恳的感谢、真诚的礼貌、体贴的理解和由衷的尊重。如何能更好的做好这一点呢？我们需要掌握以下的几个要点。

（1）在行文中多使用积极的词汇，避免使用消极的、有歧视含义的词汇。在平时的阅读写作中多搜集积极的词汇。如please，pleasure，appreciate，obliged，grateful，helpful，positive，increase等。商务信件应尊重女性伙伴，尽量避免使用有性别歧视的词语。

（2）将命令式用语改为请求式用语。在行文中使用命令式用语会使口气显得很强硬，俨似把自己的想法强加于人。而使用请求式用语，不仅表明了话语意义，还表示了对对方的尊重，语气则显得更加谦和。如我们在行文中建议多采用Please，Will you please，Could you please，It will be highly appreciated that，It is our pleasure to，Would you be interested in，We regretthat等句型。

（3）利用虚拟语气表示客气和委婉语气。表示希望或意见时可用虚拟式，以示礼貌。如We wish you would let us have your reply soon.（4）在行文中恰当使用被动语态。在商务函电中，为了使文章更加礼貌得体，除了选用一些得体的语言外，还应多使用被动语态。因为被动语态能使你的请求显得更加温和，更显客气。而主动语态常有谴责、抱怨对方的语气。

二、商务英语信函的写作技巧

在撰写商务英语信函时我们应当遵守以上的7个原则，那么，除了以上的写作原则外，要想撰写一篇高质量、高效率的文章，我们还应掌握以下的写作技巧。

1.采用商务英语信函的四步式结构。商务英语信函不同于其他类型的文章，它的写作有一定的框架规范可循。具体表现在内容结构与语言运用等方面要选用常用的四部式的正文结构。通常，常见的商务信函由四部分组成，即引言、详情、应答回复和结束语。

引言部分应说明写信的来由，出于礼貌，商务信函通常通过告知事由或提及彼此之前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体事宜，以免唐突与失礼。引言中经常使用的句型有I am writing to you concerning;Thank you for your letter dated;Referring to our contract;We take pleasure in informing you that;We are in receipt with thanks of your等。

详情部分即开始进入文章的中心部分。在这一部分应详细说明具体信函事宜及具体要求。

第三部分是应答，也就是我们常说的回复部分。这部分可以涉及要求对方确认、答复或寄来价目表等。在写这部分内容时要根据具体情况来回复，回复时注意礼貌，信息完整，无误。

最后一部分是结束部分。结尾部分可根据信函内容表达感谢之意，提出要求或者提请对方注意。

2.平时注意积累商务信函的固定表达和句型。商务英语专业的学生应在平时的学习中根据不同的写作内容积累并记忆商务信函的固定表达和句型。只有多记忆，才能在真实的撰写中游刃有余。

三、总结

商务英语信函属于应用文的范畴，有着自己独特的语言风格、写作原则和写作特点。在商务英语写作过程中，必须突出商务写作的特点，遵循通俗易懂、简明完整、清楚正确、礼貌等写作风格和原则，并灵活运用写作技巧。由此可见，领会和掌握商务应用文的写作原则不仅可以提高学生的语言基本功，而且有利于学生了解和学习语言应用的社会环境。而掌握商务英语写作的技巧能全面提高实用英语的写作能力。

参考文献：

商务英语写作原则篇2

商务英语函电是商家开展对外业务活动的重要工具, 其目的是与新老客户建立友好的关系, 促成友好的贸易往来。因此, 在商务英语信函写作中应遵循7Cs原则, 即礼貌 (courtesy) 、体谅 (consideration) 、完整 (completeness) 、清楚 (clarity) 、简洁 (conciseness) 、具体 (concreteness) 和正确 (correctness) 。

(一) 礼貌原则 (courtesy)

礼貌是商务场上的重要法则, 尊重对方、彬彬有礼的语气和态度能让对方心情愉悦。双方的感情沟通要通过友好的口吻和措辞来实现函电所要达到的最终目标, 从而才能与贸易合作伙伴建立贸易关系, 并保持长期的合作关系。例如, 在信函中宜多用“Would you please…”“Thank you very much for…”“It is our pleasure to…”“We are very sorry for…”等礼貌用语。

(二) 体谅原则 (consideration)

体谅就是要避免以自我为中心, 而是站在对方的角度上去感受和思考, 然后表达自己的观点, 这样才能使对方感受到尊重和重视。因此, 在写作中用“You”来代替太多的的“We”, 如此可以避免尴尬, 深化贸易关系。如:

We allow 3%discount for cash payment.

You earn 3%discount for cash payment.

(三) 完整性原则 (completeness)

必要完整的信息能达到意想不到的效果, 从而为对方留下美好的印象。“完整”的意思是不能遗漏信中所应该包含的内容, 例如, 如果来信中提及寄送样品和装船日期等, 回信中必须对它们做出积极的反应, 否则该信就不完整。

(四) 清楚原则 (clarity)

在商务信函来往中, 一定要遵守清楚的原则, 也是最重要的原则。为了顺利达成双方贸易, 避免造成严重的后果, 在书信中的清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。

(五) 简洁原则 (conciseness)

如今, 商业人士认为时间就是金钱, 冗长的函电浪费的不仅仅是别人宝贵的时间, 更是从时间里溜走的财富。因此, 在传达需要信息的前提下, 尽可能使信简明扼要。首先, 多使用常用词汇和简单句, 避免冗长而复杂的复合句。其次, 从信的整体结构上要归纳信的内容, 恰当分段。

(六) 具体原则 (concreteness)

如果信件中的信息模糊不清, 那么就会让对方猜测并产生歧义, 导致不必要的损失。可以从信息的详细化、具体的语言、主动句型等方面让写作更加具体、详细。如:

The delivery will be sent soon.The delivery will be sent before or at 4th March.

二、商务信函的写作技巧

商务英语函电的写作要特别注意结构框架的完整性。

(一) 开篇问候

一般情况下, 问候是少不了的, 因此, 掌握多种问候句型才不会使对方觉得千篇一律。

How are you?

Have not seen you for a long time, how are you recently?

Thank you so much for your mail dated May 8.

(二) 主题内容

主题内容包含陈述事实、直抒胸臆、少量评论、提出问题和方法建议。

以下例句:

In your last email of June 27, you wondered whether or not the sample for 17”LCD TV had been sent out to Mr.Aaron yet. (陈述事实)

I really must apologize for the mistake appeared when we were confirming the gift box for EP-1122. (直抒胸臆)

Can we deal with the matter, according to the below suggestions? (方法建议)

(三) 结尾部分

结尾应该包括结束敬语和署名。一般来讲, 敬语是不可少的, 但是最好少用一些古旧的句式, 而且对一个客人最好别老是一句话, 那样显得太单调了。常规的有:

1.Your swift reply will be much appreciated here. (比较老了)

2. (I am) Looking forward to hearing from you//your early response.

3.Yours faithfully/sincerely

4.Sincerely yours//yours

5.Thanks&Regards---简洁明了, 因为分布对称而显得美观。

参考文献

[1]兰天.外贸英语函电[M].大连:东北财经大学出版社, 1998.

礼貌原则在商务英语写作中的应用篇3

【关键词】礼貌原则信函写作商务英语

【中图分类号】H31 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）05-0085-01

随着世界一体化的推进，中外经贸往来日益密切，商业信函成为了商务沟通最重要，最便捷的手段之一。如果没有贸易电函，大部分的国际贸易活动都不可能顺利进行。商业上的英语信函在对外贸易中的作用就是为双方沟通交流搭起桥梁，精确具体地传递双方的各种相关信息。礼貌原则在商业信函写作中的甚至会关系到贸易的成败。因此，学会如何得体、恰当地与客户交流沟通是十分重要的。

一、Leech 的礼貌原则

Leech 把礼貌原则分为6条准则：

（1）策略准则（Tact Maxim，也叫“得体准则”——用于指令和承诺）：尽力减少他人付出的代价，尽量增大对他人的益处。要求越大，就越要礼貌和策略。

（2）慷慨准则（Generosity Maxim，也叫“宽宏准则”——用于指令和承诺）：尽力减少对自己的益处，尽量增大对他人的益处。

（3）褒奖准则（Approbation Maxim，也叫“赞誉/赞扬准则”——用于表情和表述）：缩小对方的诋毁，扩大对对方的赞扬。

（4）谦逊准则（Modesty Maxim，也叫“谦虚准则”——用于表情和表述）：尽力缩小对自己的赞扬，尽力扩大最自己的诋毁。

（5）赞同原则（Agreement Maxim，也叫“一致准则/同意准则”——用于表述）：尽力缩小与对方的分歧，尽力扩大与对方的一致。

（6）同情准则（Sympathy Maxim——用于表述）：尽力缩小对对方的厌烦，尽力扩大对对方的同情（和好感）。

我们可以看出礼貌原则指导下的交际应尽量多给对方一些方便或使对方收益，在尊重对方的同时，也能获得对方对自己的好感，进而有助于促进双方商务活动的顺利进行，因此礼貌原则在商务英语信函的写作中具有很强的指导作用。

二、礼貌原则在商务英语写作中的具体体现

（一）使用礼貌词汇

在商务信函中，经常使用尊称语，含蓄委婉语等。这些都体现了礼貌原则。礼貌词汇的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、愉悦等积极的情感，同时还可以委婉地提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的作用。商务书信或谈判的语调应是积极合作的，所以写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了使用如：please， I would appreciate it， if you would 等短语外，还需要做到以下几点：语气要真诚避免使用贬低的短语，如：impatience， your neglectful attitude 等。还要避免使用含有性别歧视的词语，如：businessman等。

商业信件开头的问候语也是一种礼貌的体现。

如知道对方姓名可标明，这样显得更为亲近：如：Mr. Smith， Mrs. Smith， Ms. Smith， Miss. Smith。如不知道对方姓名，对方是女士，不论婚否，如无职称，均可用“Ms.”。

如果不知对方是男士女士，也不知道对方姓名，可以根据信的内容选择合适的尊称。如：Dear Customer。

尽量避免使用“To Whom It May Concern”，如果你向外国公司推荐一名求职者，则可以把推荐信写给公司的人事部，使用“Dear Personnel Director”。

（二）使用委婉语气

商业信函的写作中要注意委婉语气的使用。既要热情友好，又要审慎仔细。因为商业信函都是有目的性的，在写信时要注意这封信要达到什么目的，对收信人会产生怎样的影响。写信的目的是歉意的，是要求性的，还是劝说性的等。这些目的都可以通过商业信函写作中的语气来表现。如：

Your complaint about the quality of ink used in the forms we supplied you is regrettable.

你方抱怨我方按常规提供的墨水质量不佳，我方对此表示遗憾。

I’m sorry that the quality ink in the forms we supplied you is regrettable.

我很遗憾按我方通常规格提供你方的墨水有质量问题。

第二个句子体现了商务英语写作中的礼貌原则。比较上面两句可以发现用积极的方式把消极或中性的句子表达出来，积极肯定合作的语气会使句子变得更加真诚有礼貌。

在商业信函的英语写作中一定要避免以下语气。

不信任的语气：如“If what you say is true…”这类语气的使用会让人觉得你在怀疑别人的可信程度。

指责的语气：如“You neglected”等，这类指责性语句会冒犯对方。

自以为是的语气：如“You would of course rather continue to do business with us…”，这类语气有强加于人的意思，结果往往适得其反。

还有简慢的语气是对别人的意见或做出的努力不够重视的表现；讽刺的语气，暴躁的语气，愤怒的语气，侮辱的语气，居高临下的语气以及过分亲热的语气都会使人反感。

三、结语

商业信函的特点和功能决定了在商业信函中应用礼貌原则的重要性。所以礼貌原则是商贸英语的一个鲜明特色，对吸引客户，开拓市场有着重要的意义。因此，在日常商务活动中我们应该注意商务英语写作中礼貌原则的运用，这样才能更好地促进商务合作的顺利进行。

参考文献：

[1]Leech Geoffrey N. Principles of Pragmatics [M]. London： Longman Group Limited， 1983.

[2]吴杰. 商务英语的礼貌原则[J]. 中国科技翻译. 2003年2月第16卷1期.

应试英语写作遣词原则篇4

应试英语写作遣词原则

从词汇的`选择技巧和衔接手段的合理运用两大角度论述了托福英文写作中的遣词原则.指出在写作中,词汇的选择和应用,措词的好与坏,直接影响写作得分,同时遣词原则具有普遍的操作性和应用性.

作者：张铭 ZHANG Ming 作者单位：沈阳音乐学院,辽宁,沈阳,110004刊名：沈阳大学学报英文刊名：JOURNAL OF SHENYANG UNIVERSITY年，卷(期)：200820(1)分类号：H315关键词：英文写作遣词词汇选择衔接手段

信函写作原则和技巧篇5

Abstract :C ommercial English letters are the major means of written communication between two parties in the international trade.Their writing is very important to business of the enterprise.F ortunately ,s ome writing principles and techniques can be used.The principles are namely

courtesy ,consideration ,completeness ,clarity ,conciseness ,concreteness and correctness.The writing techniques are :one is to follow the four2 part structure of the letter;the other is to use the commoly used expressions and special statements in commercial letters.Key words :commercial English letter;writing principle;writing technique

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文 ,它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段 ,在以书面形式沟通商务信息的同时 ,它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此 ,商务英语信函的内容固然很重要 ,但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的 ,即应遵循一定的写作原则 ,采用一些写作技巧 ,从而使商务信函表意准确 ,语言流畅 ,更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的写作原则

商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具 ,其目的多是处理业务磋商的各种问题 ,或是与对方建立良好的关系。因此,在商务英语信函写作中,应遵循7Cs原则,即礼貌(courtesy)、体谅(consider2ation)、完整(completeness)、清楚(clarity)、简洁(concise-ness)、具体(concreteness)和正确(correctness)。

1.礼貌原则礼貌是商务场上的重要法则,礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以,在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that „” , “I t is our pleasure to„” , “We feel dread fully s orry that „ ” , “We regret that „ ”等礼貌用语。业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂,化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时,措词要力求客气、心平气和、语气委婉;在回复对方信函时,无论对方态度如何,在坚持自己立场的同时,都要有礼貌地作答。首先,要善于使用被动语句,因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如 “Y ou made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 会更好。其次,要善于使用疑问句。向对方提出要求时,陈述句、祈使句与疑问句相比,疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面三句话:Make payment by con firmed irrev ocable L/ C.We request y ou to make payment by con firmed irrev o2cable L/ C.C ould y ou make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句 ,口气太强硬;第二句太直接 ,有下命令之嫌;第三句既表达了自己的意图 ,又表示了对对方的尊重 ,避免了过于直率和盛气凌人。此外 ,还要善于使用条件句 ,以使建议听起来更具有试探性 ,语气更委婉。

2.体谅原则

不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同 ,商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果 ,不仅要关心内容的正确与完整 ,还必须重视对方的反应 ,只有站在对方的立场上思考和处理问题 ,才能获得满意的沟通效果。首先 ,应注意强调对方利益。在商务英语写作中 ,对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这

些利益是否能满足他们的需要。如:We allow y ou 2 precent discount for cash payment.Y ou can enjoy 2 percent discount when y ou pay incash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然 ,优于第一句。其次 ,应突出积极因素 ,用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣 ,获得对方认同。如 “We do not believe that y ou will havecause for dissatis faction.” 改写成 “We feel surely that y ouwill be entirely satis fied.” 会更好。

3.完整性原则

在信函写作中 ,信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the

above2mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用 ,尽可能提供完整的信息 ,让对方一目了然。

4.清楚原则清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义 ,甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。

(1)尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言 ,英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用 ,而这些商务人员并非个个精通英语。因此 ,在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式 ,避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。

(2)起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词 ,这样可以避免产生歧义。如“Those who workrapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”),如将其改为 “Thosewho work in these conditions get ill ralidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3)在一句话中 ,要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中 ,第一个 “firm” 的意思是 “strong”,第二个 “firm” 的意思是 “corporatio

n”.而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.” 这样整个句子的意思就更清楚了。

5.简洁原则

有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中 ,可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱 ,要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语 ,例如 ,L/ C(letter of credit 信用证),B/ L(bill oflading提单),CIF(cost ,insurance and freight 成本加保险加运费价格),EAT(estimated arrival time 预计到达时间),A/ S(at sight 即期),FYI(for y ou information 供你方参考),S/ C(sales contract 销售合同),D/ D(de2mand draft 票汇),T/ T(telegraphic trans fer 电汇),M/ T(mail draft 信汇),D/ P(documents against payment 付款交单)等。此外,句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句,在保证意思完整的情况下,使行文更加简洁。如 “As what y ou have requested ,we are sending y ou ournewest catalog.” 其从句 “What y ou have requsted” 可以用一个词

“requested” 来代替,这句话改成 “As requested ,we are sending y ou our newest catalog.” 则更简洁。需要指出的是 ,在保证礼貌的前提下 ,还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除 ,不仅不会改变意思的完整性 ,反而使句子更简洁。

6.具体原则

在商务信函中 ,要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for

theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 ofthe China Bank.很显然 ,第二句包括了更具体、详细的信息 ,使人对写作者所要传递的信息一目了然;而第一句过于笼统 ,读后还要再经过仔细揣摩 ,才能明白其所包含的意思。

7.正确性原则

正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误 ,还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题 ,会使其沟通效果大打折扣。此外 ,还应注意使用正式、规范的语言 ,例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等 ,显得太过口语化 ,欠正式 ,商务信函中应改写成 “I

shall”, “We are”;还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to receviey our enquiry.” 等 ,这样的句子在语法上也是不规范的 ,应该分别加上主语和谓语 ,以使句子结构完整。商务英语中有一些特定的表达法 ,它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms

andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件 ,在日常用法中 ,没有必要两词连用 ,但在商务信函中 ,为求精确、严谨 ,常成对使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”,在日常用法中一般不作 “通知” 解 ,而表示 “劝告”、“建议” 等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少 ,如 “offer” 一般表示 “提供”、“提议” 等 ,在商务里可指 “发盘”、“报盘”;同样在保险业务中 , “policy” 指“保险单”,而不是 “政策”、“方针”,“average” 指 “海损”,而不是 “平均的”、“一般的”;“confirm” 的基本含义是 “确认”,用在信用证前面时 ,则表示 “保兑”,如confirmed letter of credit(保兑的信用证)。

二、商务信函的写作技巧

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些 ,这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范 ,具体表现在内容结构与语言运用等方面。

1.要选用常用的四部式的正文结构

通常 ,商务信函由四部分组成 ,即引言(introduc2tion)、详情(details)、应答(response)和结束语(close)。第一部分是引言。在此部分中 ,出于礼貌 ,常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文 ,而不是开门见山谈具体的事情 ,以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有:We re fer to y our Order No.8 and regret to say that „Thank y ou for y our letter dated„Through the courtesy of our C ommercial C ounselor’ sOffice in London ,we learned that y ou are interested in do2ing business with us.第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项 ,应该按照主次顺序分几个段落进行说明 ,通常是一个段落说明一个事项;同时 ,在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。第三部分是应答。该部分是第二部分的延续 ,可以是要求对方确认、答复或寄来价目表 ,也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文,是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是,所有的结束语必须与正文的内容相吻合,否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价,可以说: “Y ourfav orable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有:We await y our fav orable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we

recommendy our immediate acceptance.2.要善于使用商务信函中的习惯用法

商务信函中的很多习惯用法 ,包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语 ,如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外 ,还有很多 ,如报实盘的时候常这样表达:We offer y ou firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct.The offer is valid/ open until „The validity of the offer is from„ to „当认为对方价格太高时通常的表达有:Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.即期信用证付款时可以这样表达:The terms of payment are by L/ C available by draftat sight.The terms of payment are L/ C payable against draftat sight.The terms of payment are by L/ C available bysight draft.类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中,形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语,这些已被商界广泛接受,我们只需平时多留意、多积累,就可以得心应手地撰写商务英语信函了。

[参考文献]

商务英语写作原则篇6

关键词：礼貌原则,商务英语函电,写作教学

商务英语函电是国际商务或国际贸易专业的主干课程和高职升学考的专业课程之一, 其教学目的是培养学生处理和撰写有关进出口业务函电的能力, 具有很强的技能性和实践性。

20世纪80年代, 英语语言学家利奇 (G.N.Leach, 1983) 从修辞学、语体学的角度出发, 创立了“礼貌原则”。利奇针对礼貌原则制定了6项标准, 6项原则中的每项下又包含两条次原则。 (1) 策略准则:使他人受损最小;使他人受惠最大。 (2) 宽宏原则:使自身受惠最小;使自身受损最大。 (3) 赞誉原则:尽力缩小对他人的贬损;尽力夸大对他人的赞扬。 (4) 谦虚准则:尽力缩小对自身的赞扬;尽力夸大对自身的贬损。 (5) 赞同准则:尽力缩小自身对他人的分歧, 尽力夸大自身和他人之间的一致。 (6) 同情原则:尽力缩小自身对他人的厌恶, 尽力夸大自身对他人的同情。

1 什么是函电写作中的礼貌原则

商务函电写作中的礼貌原则是商务沟通技巧中的基本原则之一, 也是商家最主要、最锐利的武器之一。礼貌的商务函电彬彬有礼, 重视对方的观点, 尊重对方的权利、愿望和需要, 迎合对方的心理, 能产生令人愉快的感觉, 从而带来无限的商机, 促成和扩大对外贸易。在商务信函的写作过程中, 及时是礼貌之首。此外, 在撰写商务信函时, 应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气, 语调上尽可能站在客户的立场上, 考虑到对方的意愿和背景, 做到互惠互利。

2 礼貌原则运用的案例分析

笔者从事多年商务英语函电的教学工作, 每届学生在函电写作中都会暴露出一些共性的错误, 有语言能力方面的, 有思维方面的, 也有写作技巧方面的。以礼貌原则为例, 笔者在此撷取一些在报盘、装运和索赔等业务中发生的实例。

案例一:

在Enquiries and offers这单元中, 我让同学试写一句:“请报最优惠价, 注明原产地、包装、详细规格、可供数量和最早船期。”很多同学都生硬地表达成“You are requested to make us the most favorable offer, stating origin, packing, detailed specifications, quantity suppliable and the earliest time of shipment.”还有一些同学写成“Please offer your best price, stating origin, packing, detailed specifications, quantity suppliable and the earliest time of shipment”, 这还是不够礼貌。经过老师指导, 最终修改为:“Would you please make us the most favorable offer, stating origin, packing, detailed specifications, quantity suppliable and the earliest time of shipment?”这就显得更加客气有礼。

案例二:

在Shipment这单元中, 一个简单的拒绝对方的句子, 不同的学生有不同的写法:如:“很抱歉, 我们下周才能装运你方所订货物”, 有人写成We regret to tell you that we can’t ship the goods you ordered until next week.有人表达为We wish to tell you that we will ship the goods you ordered next week.这两个句子其实要表达的意义相同。两个句子用不同的表达形式表达了同样的意义。第一个句子用regret和can’t来表示否定, 强调自己什么都做不了, 这样会使对方感觉不舒服, 不符合礼貌原则。第二句恰恰相反, 用wish和will来表示积极和肯定的意义, 来对自己能做什么进行强调。随人两句都想要表达货物下周发运, 但是第二句的积极态度明显容易让人接受。笔者就此问题经常在函电写作教学中对学生进行提醒, 如果我们想要表达拒绝或者传达的意思会让人失望的信息的时候, 句首可以尽量用过积极意义的词语来显示礼貌, 尽力减少否定意义词的使用。

案例三:

在Claims and settlement这单元中, 本身就是索赔和理赔的内容, 讨论的是如何应对贸易争议和纠纷。教学中, 笔者要求学生在撰写函电时以收信人的需求、兴趣与困难为出发点, 运用恰当的策略和委婉的辞令妥善解决问题。例如:当货物在运输过程中出现损坏, 买方向卖方提出索赔交涉, 卖方无责时, 同学们都喜欢做出如下回复:It is obvious the damage you complained of must have taken place in transit.We are not responsible for the damage.It is quite out of our control. (显然, 您所投诉的货物损坏一定是在运输过程中造成的。我方当然不能对此负责, 这超出了我们的可控范围。)

买方读到这样的回复, 感觉到的是生硬和冰冷, 很可能就不会再和卖方继续进行生意往来了。因此, 卖方应当充分体量买方所面临的状况, 能够加上下面的语句, 回函就会显得礼貌体贴, 更容易让人接受:We wish to express our deepest regret over this unfortunate incident.You must have been in a difficult position to meet the orders of your clients.If you feel it necessary, we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned. (发生这样的不幸事件, 我们深表遗憾, 贵公司一定难以承兑客户的订单。如贵公司认为有必要, 我们将会欣然代表贵公司与船务公司处理这次事件。)

如果买方读到这样的回函, 就会感受到它所传递的理解与真诚。因此, 很有可能就不会因为货物在运输过程中受损而迁怒于卖方了。

3 英语写作教学中“礼貌原则”导入应注意的问题

(1) 利用教学手段导入“礼貌原则”。

首先利用教材学习有关礼貌的准则。教材中有许多根据不同的话题和场景设置的源于社会生活的语言材料, 有许多鲜活而丰富的礼貌表达用语, 教师可联系教材内容让学生通过模仿练习来掌握, 或通过总结、归纳不同的语言表达手段帮助学生了解相关的礼貌表达方式。如同一意思的话语由于用词不同, 句式不同, 语气、语态不同, 表达的感情色彩也就不一样。

(2) “礼貌原则”的导入应与英语文化学习相结合语言是文化的载体, 也是文化的一部分, 包含着深刻的文化内涵, 学习礼貌原则也离不开文化的学习。礼貌有明显的民族性, 因此, 在传授语言知识时要帮助学生了解英语文化的历史、传统、演变及各种表现形式, 并对其中的文化差异进行对比。这样学习者才能依据不同的交际对象, 不同的交际场合和内容采用得体的礼貌交际手段, 才能比较深入地理解并自觉地适应英语文化, 并由此提高对英语文化信息的敏感性和洞察力。其次, 利用各种机会进行英语文化信息的渗透。

总之, 在英语写作教学中导入“礼貌原则”的学习, 比较中西方礼貌原则的不同, 在语言交际中提倡并遵守礼貌原则, 提高学生在不同的语境中进行有效、得体的交际、成功地交流有着举足轻重的作用。因此, 教学中应予以重视和加强。

参考文献

[1]陈桂峰.外贸英语函电写作中存在的误区及其对策[J].福建教育学院学报, 2003 (7) :97-99.

[2]陆墨珠.国际商务函电[M].北京:对外贸易大学出版社, 2001.

[3]王君.浅析外贸英语商务信函的语言特点[J].教学研究杂志, 2004 (31) :43-45.

[4]王媛媛.浅谈外贸函电的语言特点及几个重要原则[J].广东青年干部学院学报, 2007 (2) :93-95.

[5]熊丽娟.外贸函电协作的若干原则[J].湘潭师范学院学报:社会科学版, 2006 (6) :111-112.

[6]陈艳.商务英语信函写作的七C原则及技巧[J].安徽科技学院学报, 2006 (1) :44-47.

商务英语写作原则篇7

关键词：合作原则英语写作教学反馈

“学习一门语言是培养该门语言的语用能力。”[1]语用能力体现在特定语境下教师的教与学生的学相结合。“学习外语先从语用入手，然后考虑外语语法知识的逐步内化问题。”[2]英语学习的四项基本技能中，英语写作技能的培养最为困难，因为英语教学过程将写作教学边缘化，然而事实上，写作教学是“整体教学中一个必不可少的有机组成部分”[3]。因此，教师要在英语写作教学方法上下功夫，将理论运用于教学实践，把英语写作讲精、讲细，让学生写出合乎英语规范的文章。

众多研究者从不同理论角度对此进行了研究，主要集中在教学法、二语习得、修辞学、语言学等等，但是将语用学合作原则运用到英语写作教学中的非常少。本文拟论述语用学合作原则指导下的英语写作教学及其反馈，以英语写作教学中的范文为例阐释语用学合作原则以及四个准则如何指导英语写作教学和影响英语写作教学反馈。

一、合作原则

美国语言学家Grice提出：“我们的交谈通常不是由一连串互不相关的话语组成的，否则就不合情理。它们常常是合作举动，至少在某种程度上承认其中有一个或一组共同目标，至少有一个彼此都接受的方向”[4]。在语言交际活动中，交际双方首先围绕一个共知的交际目标进行交流，为了达到这个目标，交际双方通过合作的方式使交际成功进行下去，并采用一定的策略获取更多的交际信息，这就是合作原则。它包括四个相关准则：数量准则（Quantity Maxim）、质量准则（Quality Maxim）、关系准则（Relevance Maxim）和方式准则（Manner Maxim）。

合作原则提出之后，研究大多围绕违反合作原则以后产生的会话含义，很少有研究涉及遵守合作原则所产生的影响。事实上，“多数语言现象都是遵守‘合作原则’与违反‘合作原则’的统一体”[5]。因此，本文的研究目的旨在打破前人的研究禁锢，从遵守合作原则的角度出发，说明语用学中的合作原则理论可以运用到英语写作中，并有效地指导英语写作教学。

二、合作原则在英语写作中的运用

语用学“研究在特定的情景中的特定话语，特别是研究在不同的语言交际环境下如何理解语言和运用语言”[6]。为了使交谈顺利进行，交际双方大多时候为了维护双方的面子而违反合作原则。写作是一种交际双方不同时在场的交流，没有任何辅助措施，作者依据写作所要求的信息量尽可能完整地将作文的内容书写出来，同时减少有可能阻碍交流成功的因素。英语写作的过程就是遵循合作原则及其四个准则的过程。

1.数量准则（Quantity Maxim）

数量准则要求说话者能够提供适当的信息量。例如，题为“What is the most important quality of a student？”的作文要求学生阐述“什么是学生最重要的品质”，题目中的最高级决定了问题的答案只能是一个，即一种品质。如果在写作中提到好几种品质，文章就涉嫌审题失败、严重跑题。

如学生文章中的一段就存在审题问题：“Quality refers to a special characteristic of a person.Different people have different qualities. There are many qualities for a student，such as efficiency，leadership and frankness.As for what the most important quality of a student is，I think the answer is simple.It is honesty.

因此，教师在指导学生英语写作时应把数量准则贯穿到英语教学中。

2.质量准则（Quality Maxim）

质量准则要求讲话内容真实，不能说假话，不能说缺乏根据的话。在实际交际中，假话和缺乏根据的话会减弱文章的说明力度，会导致交际失败；而真实的内容会让文章的论据更充实，值得读者推敲。在质量准则的指导下，文章所呈现出的信息要将作文题目中的内容有证有据地全面体现出来。在题为“What is the most important quality of a student？”的作文中，学生围绕“honesty”提出三个主题句来说明诚信的重要性。

Firstly，honesty is the mainstream of our world.Secondly，true friendship depends on honesty.Thirdly，honesty is a basic virtue to intelligent people.

3.关系准则（Relevance Maxim）

关系准则要求讲话者所表达的内容与主题相关，不能说没有关系的话。在关系准则的指导下，英语作文要按照文章类型围绕主题提出相关支持句，并以举例、对比、因果关系等写作技巧进行论证支持，注意整体结构布局、措辞造句和语言的相互关联。支持句要与主题句内容相关，充分说明主题句的内容。否则，就脱离了关系准则的要求，造成有理没据、有据没有支持力度或和主题没有相关性。

从题目来看，“What is the most important quality of a student？”是一篇议论文，学生首先回答问题，通过具体论据表明自己的态度，然后采用支持句说明主题句的观点。

Firstly，honesty is the mainstream of our world.People in the world always inter-trust each other and everybody needs it very much. Secondly，true friendship depends on honesty.People build good relationships owing to honesty，without which it is difficult to imagine what our society would be like.Thirdly，honesty is a basic virtue to intelligent people.If you treat others honestly，you will be treated like that at the same time.Therefore，it is important and a key point to be successful in life.

在关系准则的指导下，文章整体上显得主题鲜明、论述清晰、论据有说服力。

4.方式准则（Manner Maxim）

方式准则要求表达简洁有序，没有歧义。在方式准则的指导下，英语作文应该逻辑性强、内容紧凑。采用一些过渡性词汇和表示对比、对照、因果关系的词汇确保文章的流畅和衔接。这样，既能清楚地表达文章的意思，又能节约读者的时间。

在这篇题为“What is the most important quality of a student？”的作文中，论述诚信的重要性使用序列词firstly，secondly，thirdly等列举论据；或采用其他类型的序列方式，如first of all，what’s more，the last but not the least等等。

First of all，honesty is a virtue which belongs to Chinese traditional culture.What’s more，honest people deserve admiration in every country.The last but not the least，honest society is a much more beautiful environment in which everybody keeps his promises and he or she has more and more friends.

In short，honesty is the most important quality of a student that should deeply root in everyone’s heart.

以上几句话将诚信的重要性体现了出来，并且突出了文章的主题。

最后，文章可以简单的总结为In short，honesty is the most important quality of a student that should deeply root in everyone’s heart.

综上所述，合作原则中数量准则地运用可以避免文章单调，适当地把握文章的信息量；质量原则地运用使文章内容证据确凿、论点清晰；关系准则地运用使文章整体结构紧凑、语句措辞简洁；方式准则地运用使语言相关、简洁。

三、合作原则指导下的英语写作教学反馈

“反馈是读者向作者发出的读后信息输入，它的功能是向作者提供修改作文的信息。”[7]Wiggins指出：“反馈是将表现者的真实表现通过某种方式传递给表现者。”[8]英语写作教学反馈是通过语言和文字对学生写作的真实水平给出评价的互动过程。教师反馈的有效性决定了它在教学环境中的实际价值，有效反馈使学生清楚认识自己的不足，并通过教师、同学以及小组提供的修改策略认识、修改、提高写作质量。

下面结合一篇学生范文阐述如何将语用学的合作原则及其四个准则运用到英语写作教学的反馈中。

What is the most important quality of a student？

As for the most important quality of a student，I think there are many，such as good intelligence，frank，cooperate，and so on.I will focus on three of them.

At least three qualities should be paid attention to.

No.1 Teamwork.Teamwork is a kind of quality which requires a student to work with other students to complete a group task，therefore work with others is necessary.If he has this quality，he will effective in everything.No.2 the Skills of Time Management.The skills of time management require you to work and study efficiently，and it will help you to be successful as a student.No，3 Honest.Honest is a basic personal quality.

All in all，teamwork，the skills of time management and honesty is the most important qualities of a student.

教师评语：本文整体上符合三段式的要求，语言表达比较清楚，但是连贯性一般，有多处语法错误。

语言：全文有多处语言错误，包括单词词性不一致、短语使用不当、主谓不一致等。

内容：根据第一段，结合第二段，我们可以发现作者指出作为学生重要的品质有很多，重点阐述了其中三种品质。这与本文的题目要求不符，涉嫌跑题。

格式：全文段落之间、句子之间缺少衔接过渡句。No.1，No.2，No.3不能当作文章的衔接手段。文章结尾段落过于简单单薄，没有说服力。“At least three qualities should be paid attention to.”这句没有必要出现，显得重复且罗嗦。

结合合作原则及其四个准则具体评论如下。

1.数量准则（Quantity Maxim）

教师的反馈信息要针对学生本次的写作内容，对学生写作中出现的问题给出全面而详细的说明。从整体性和结构来看，教师要全面考虑整篇文章的谋篇布局和措词造句，范文属于一篇三段式的文章，由引言（introduction）、正文（body）和结论（conclusion）组成，它的证据和观点部分体现在正文部分，文章的衔接连贯体现在过渡性词汇的使用上，如firstly，secondly，thirdly。相关性与文章主题相关，正确性体现在词句的选择上。范文中单词拼写不当，如“cooperate”应为“cooperation”，“effective”应为“be effective”；短语使用不当，如从语法上讲“such as”与“and so on”不能搭配。范文在提到三种品质时所用句式不统一，前两种使用的是名词短语，第三种是形容词，词性不统一会直接导致文章逻辑不够严密。

因此，教师在评语中应尽量为学生提供足够多的信息量，使学生通过写作建立起学习英语的信心。

2.质量准则（Quality Maxim）

反馈是否有效，是否点到学生需要改进的地方，都会影响学生写作水平的提高。教师反馈会提高学生对英语写作的专注程度，使学生意识到写作中的不足，评语措辞要适度、内容要具体，因为无效的反馈如good，very good不能给学生提供任何有效的提示。“学生最重要的品质”应该只有一种，而范文中提到了三种，涉嫌严重跑题。逻辑上的不合理性体现在学生陈述三个观点之间没有明显的过渡性词语，使得正文部分论证力度不大、说服力不强，教师建议学生在写作中去掉No.之类的字眼。这种具体的反馈内容会让学生明白如何修改文章。

3.关系准则（Relevance Maxim）

教师的反馈信息与写作内容有关。为了提升反馈的目的性，教师反馈也可以在学生反馈之后进行，先让学生互评，教师再根据互评的结果对学生进行指导。当生生互评涉及不相关的内容时，教师反馈再予以纠正，并指导学生用正确的态度和方法对同伴的写作内容进行积极的反馈。“If he has this quality，he will effective in everything.”与本文论点关系不大，可以考虑删除。另外，范文中第三种品质未能展开论述，显得论据对论点的支撑力度不大。因此，教师反馈的相关性很重要。

4.方式准则（Manner Maxim）

语言简洁，能最有效地将教师提出的修改意见呈现在学生写作的评语中。教师的反馈评语简洁、切题、一针见血。教师态度要委婉，语言要明确，并且让学生很好地接受。教师的评语中不要用祈使句、命令句等，应尽量使用能够让学生接受的语句，例如Do you mind/Would you please…/It would be good if…教师经常使用鼓励性的语言，这会使学生很好地接受教师的反馈。

范文中学生因为对英语“动名词”的掌握不牢出现了这样的错误“therefore work with others is necessary”，如果老师给出的评语是“Use nonfiniteverb here！”尽管简洁，但是由于大多数学生搞不清英语语法中的术语“nonfinite verb”的意思，不明白老师的评语，使评语没有指导意义，建议老师给出通俗易懂的评语“You can use‘working’here.”因此，教师评语对于学生来讲更重要的是要通俗易懂，让所有英语程度的学生都能明白错误出现在什么地方以及如何修改。

在合作原则的指导下，英语写作教学应从以下三方面加以注意。

首先，教师如何教是重点。教师在英语写作的教学过程中首先要设置学习任务，既要注意写作技巧的运用，还要引导学生在合作原则的指导下注意措施、句义和文章篇章的连贯。

其次，学生如何学是根本。学生在学习的过程中听从教师的安排，明确教学目标，运用教师所教授的应对策略完成学习目标，这样做能够培养学生的自主学习能力。

最后，师生与同伴互动是辅助。教师和同伴通过学生的任务完成情况来评价个人表现并给出反馈信息。教师评价帮助学生提升自己的自主学习水平，同伴的评价帮助学生认清自己的实际表现，内、外评价相结合会进一步提高学生自主学习的能力。

综上所述，合作原则及其四个准则在英语写作教学及其反馈中的运用，能更好地发挥英语写作教学在提升学生语言输出与交际水平方面的重要性，从而为英语写作教学提供了新的理论与实践结合的范例，使英语写作教学向新的方向发展。

参考文献

[1] 何兆熊.新编语用学概要[M].上海：上海外语教育出版社，2000.

[2] 何自然.语用学与英语学习[M].上海：上海外语教育出版社，1997.

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[4] Grice，H.P.Logic and Conversation[A].In Cole，P.& Morgan，J.L.（eds.）.Syntax and Semantics 3：Speech Acts[C].New York：Academic Press，1975.

[5] 张玉洁，杨跃.基于格赖斯合作原则的《高兴》语言特色分析[J].Scientific Research，2012：401-403.

[6] 何自然.语用学概论[M].长沙：湖南教育出版社，1988.