常用公文文种（精选5篇）
告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。．．．．．．．．．．《办法》第九条规定，行政机关的公文种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、．．．．．．议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。．．．．．．．．．．．．．常用公文文种的适用范围 《条例》第七条规定，党的机关公文种类主要有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报．．．．．．．．．条例。对于国家权力机关而言，可作为国家法律、地方性法规、民族自治地方有关法规文件的名称。全国人民代表大会或全国人民代表大会常务委员会制定的作为国家法律的条例，主要用于调整事明确长期施行的国家政治、经济、文化等方面的关系或规则。
规定。可作为国家法律、地方性法规、行政法规和规章以及党内规章和机关内部规章制度的名称。命令。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
指示。适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
决定。适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机．．关不适当的决定事项。
决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。．．批复。用于答复下级机关的请求事项。．．通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。实践中常用于：总结推广先进典型．．的经验；褒扬先进模范事迹；总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种教训；批评具有一定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为；告知性质重要、涉及面较宽的事物的动态、动向。通知。适用于批转有关下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规范性公文；传．．达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。公告。用于地位较高、影响较大的机关向国内处公开宣布重要事项或法定事项。公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。其具体适用范围与公告基本相同。通告。用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。
请示。用于向上级机关请求指示或批准。．．报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。．．议案。用于各级人民政府（须以政府而非政府部门名义）按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
函。用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。．会议纪要。用于记载和传达会议情况与议定事项。．．．．
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
简析几种常用公文文种的区别
在日常的公文写作中，经常有同志文种混用，在这里，结合新颁的《国家行政机关公文处理办法》，简要谈谈常见且易混淆的几种文种如何区别，供大家在工作中参考，同时也希望文秘工作者来共同探讨，以便提高我们工作的质量和效率。
一、报告与请示的区别
1、请示的目的是请求上级机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题；报告的目的是向领导部门汇报工作，反映情况，提出建议，不需要批准答复。
2、请示必须在事前行文；报告则不受行文时限，事前、事中、事后皆可行文。
3、请示内容单一，要求一文一事，以便上级及时处理；报告则一文一事，一文数事皆可。
4、请示中可以反映有关情况，要有请示事项；报告中决不能夹带请示事项。
5、本机关难以解决或难以回答的问题用请示；本机关职权范围内可解决或已解决的问题用报告。
二、请示与申请的区别
1、申请是因业务或事务需要，按规定完成法律程序向上级或职能部门、管理机构、组织、社团说明理由，提出请求，希望得到批准的一种事务文书，也叫申请书或申请表。请示和申请都有请求原由、请求事项，但请示是法定公文，申请为专用书信，属于不同文种。
2、请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请不仅用于下级向上级请求，不属于请求范围之内的事项，而且可用于不相录属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门（银行、保险、公安、海关、土地管理、工商管理等）。
3、请示的行文对象固定，而申请的行文对象不定，请示的内容限于本系统，本部门的行政公务或政策问题，写法规范。申请的内容不以系统、部门为限，写法不强求一律，且常以填写有关部门印制的各种表格代替。
4、请示的作者是法定的机关、团体，而申请的作者可以是机关、团体，也可以是个人。机关、团体或个人向有关方面递交申请，有时必须按有关规定出具或提交有关证明、证件、文件等，而请示则没有这方面的规定。
5、请示可以带附件，附件是请示的重要组成部分，作为对正文的补充说明或参考。
三、批复与批示的区别
批复和批示都是上级机关对下级机关的来文所作出的指导性意见，若分不清“请示”与“报告”，必造成批复与批示的混用。
1、批复是上级机关对下级请示作出的同意与否、批准与否的答复；批示是上级机关或领导者有选择地、主动地就下级来文中的较有普遍意义的问题作出的指示。
2、批复是法定公文，而批示不属此列；批示多以批转、转发下级来文的通知的形式下发。
3、批复对应的文种只能是请示；批示的对象则有报告、总结、调查报告等。
4、批复的结尾往往用“此复”、“特此批复”等词语；批示则用“望参照执行”、“望依此办理”等。
四、报告与汇报的区别
汇报又称“综合反映”，是向上级机关汇报工作，反映问题，或在本部门、本系统内交流情况的一种事务文书，报告与汇报都是陈述性文件，都可以用作向上级反映情况，但它们有如下区别：
1、报告是公文，由法定的作者制成，以机关，团体的名义发出；而汇报一般不作正式文件，汇报的作者可以是机关、团体，也可以是个人，不具有法定公文的权威和效力。
2、报告按公文处理程序制作，签发、上报，具有汇报性；而汇报一般作为内部文件刊登在“简报”等内部刊物上，用以推动本部门、本系统的工作，除具有汇报性外，还具有交流性。
3、报告的标题有固定写法；汇报的标题写法灵活，可以是文件标题，也可以是文章标题，无其他固定格式。
4、报告的内容可以是专题性的，也可以是综合性的；而汇报的内容则必须是综合性的，以综述经验、动态、情况为主。
5、报告用第一人称；汇报可以用第一人称，也可以用第三人称。
常用公文文种的特点辨析
编辑：凌月仙仙
作者：佚名 出处：中国论文下载中心 日期：2005-8-12 文种是内容性质、具体功用相同的同类公文的规范化名称，在公文上标注文种可以为撰写者和阅读者双双带来便利：有了文种，撰写者会有所遵循，可以更加有针对性地采用不同的原则、方法和手段去创制能最有效解决特定问题的公文，并将其迅速准确地投入生效过程；有了文种，可以帮助阅读处理公文的人们一目了然地了解和把握具体公文的性质、公文对自己行为的影响，从而迅速确定办理这一公文的基本方法、程序与需采取的有关措施。但是，要真正获得这样的效果，其前提就是文种的标注本身必须准确，不能出现错用、误用。实事求是地说，要在目前我国常用公文文种的数量较多、文种之间的差别比较精细的情况下做到这一点，确实不是一件容易的事情，非常需要我们努力研读《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》等规范性文件，对若干在性质、用途相近相似的文种的适用范围及其他一系列特点认真进行辨析，分清它们之间的区别。如下几组文种尤其有此需要。
一、“条例”“规定”“办法”间的区别
“条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与发布机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”（见1987年4月21日国务院发布的《行政法规制定程序暂行条例》）党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”（见1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》）；一般属于“自主的”规范性公文，即自身即可创造新的规则。
“规定”的特点是使用范围广泛，对制定和发布机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；一般既可是“自主的”规范性公文，也可以是“补充的”规范性公文（内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容，对其加以细化和完善），也可以是“执行的”规范性公文（直接为有效执行其他规范性公文而制定，自身不创造新的规则，只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定，对有关概念和问题做出精细的解释说明）。但从实际使用情况看，规定更适合作为“自主的”和“补充的”规范性公文。
“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性；除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施办法”即均具备这种性质。
二、“决定”与“命令”的区别
“决定”与“命令”的不同点主要在：在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务，公文本身也反复适用，即具有规范性公文的一些特点；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。
三、“指示”与“命令”的区别
“指示”与“命令”的不同主要在：“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”；在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务；在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务、具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。
四、“指示”与“决定”的区别与“决定”相比，“指示”涉及的事物和问题更加具体和特定；其作用的范围也是特定的，不如“决定”那样更具普遍性，有效期限也比“决定”相对短一些；“指示”的内容比“决定”精细具体，更强调可操作性、可执行性；“决定”对受文者来说是必须无条件坚决执行的，“指示”则在必须无条件坚决执行基本原则的前提下，允许根据实际情况灵活处置具体问题，甚至变通执行某些具体要求。
五、“通知”与“命令”“决定”“指示”的区别
与“命令”“决定”“指示”相比，“通知”的用途更加广泛，但权威性明显要弱一些，自身一般不创设新的规则，只是依法或根据上级要求向受文者转达上级机关的指示精神并予以具体化（这也正是代替“指示”用于布置工作，交代政策的通知所以必须不厌其烦地指明“根据------的指示精神------”的原因），告知应知或应办的事项，使一部分公文完成升格（批转）、生效（发布）扩展有效范围（转发）的程序。
六、“批复”与“指示”（或指示性通知）的区别
“批复”实际上是一种被动的“指示”在基本性?上与“指示”没有什么不同。二者之间的差别只在于：“批复”内容的针对性更强，事物和问题以及所涉及的人员更加特定，更加具体，问题也比较专指单一；“批复”只用于回复请示的机关，一般不像“指示”那样具备普发性。
七、“通报”与“通知”的区别
“通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求；发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。
八、“通报”与“处分决定”的区别
“通报”与“处分决定”有很大不同，首先是制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。
九、“通告”与“公告”的区别
“通告”与“公告”的不同点主要在：“通告”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士，“公告”则对国内国外公布，其告知的对象极广泛；“公告”的事项更加重大，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容；“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。
十、“通告”与“命令”“指示”“通知”的区别
“通告”与“命令”“指示”“通知”的差别主要在于：“通告”不涉及任何秘密；直接公开，即制成之后直接公之于众，而不像一部分“命令”“指示”“通知”那样，尽管最终也公开，但首先需按组织系统或专业系统逐层下达；“通告”的内容比“命令”细致具体，在文种使用上不像“命令”那样需受严格的权限限制；“通告”提出的规范是公民的行为规范，一般不像“指示”和“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求，而主要提出公民应当遵守的具体事项；“通告”可依法自创有关规则，“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。
十一、“通告”与规范性公文的区别
“通告”的一部分内容也具有一定的规定性，但它却与规范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此；“通知”中的规则更带有政策性而非规范性，因而稳定性不如规范性公文；“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指明有关事物间的界限、例举有关情况的成分，而这些成分在规范性公文中一般没有；“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力；“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程；“通告”的传递形式也比较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保证其有效。
十二、“请示”与“报告”的区别
“请示”与“报告”的不同主要在：“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下，可向其请求下达指示，请求其允许“自己”去做某一件事情，“报告”则用于汇报、反映情况、问题或提出建议、答复询问，不能带有“呈请”事项；“请示”能强制对方复文，“报告”则不能，上级对“报告”可以复文，也可以不复文；“请示”必须是形成于事情发生之前，“报告”则可根据情况，既可在事前，也可以在事后或事情进行当中形成。
十三、“请示”与“议案”的区别
“请示”与“议案”在基本性?上是相近或相同的，但也有一些区别：“议案”的作者是被严格限定的，受文者也是非常专指的，作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府，受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会，“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请；“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项，“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项；在效用上，“请示”可以强制对方回复意见表明态度，但内容并不能强制执行，“议案”则在经审议通过后，具有法律约束力．要求有关机关或人员认真遵照执行。
十四、“会议纪要”与“决定”的区别
“会议纪要”与“会议决定”（决议）之间有如下不同：“会议纪要”一般不能独立对外发出，往往需要以“通知”等指明有效执行的范围与要求等，“决定”则可独立发出；“会议纪要”所记载的是会议的情况和议定事项，不一定必须如决定那样只针对重要重大事项；“会议纪要”不仅仅只反映议定的事项，“决定”则必须是完全确定的决策而不必反映其他意见；“会议纪要”中的议定事项是有关与会各方确立的意见，只要有一方反对即不成立，“决定”的内容则可根据有关会议规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力；在表达方面，“会议纪要”需综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，“决定”则一般无这些内容。
十五、“会议纪要”与“协议”“合同”的区别
“条例”与“规定”和“办法”相比,主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要,范围比较宽,内容高度概括,有效的时间与空间范围广阔、稳定性强,对制定与发布机关的地位有较严格限制,如行政系统只有国务院有权使用。国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”(见1987年4月21日国务院发布的《行政法规制定程序暂行条例》),党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”(见1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》)。一般属于“自主的”规范性公文,即自身即可创造新的规则。
“规定”的特点是使用范围广泛,对制定和发布机关的地位无严格限制,与“条例”相比,所涉及事物和问题、范围相对窄一些;内容更详尽具体,针对性更强,一般既可是“自主的”规范性公文,也可以是“补充的”规范性公文(内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容,对其加以细化和完善),也可以是“执行的”规范性公文(直接为有效执行其他规范性公文而制定,自身不创设新的规则,只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定,对有关概念和问题做出精细的解释说明)。但从实际使用情况看,规定更适合作为“自主的”和“补充的”规范性公文。
“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些,针对性更强、内容也更加详尽具体而精细,更重直接的可操作性,除了一部分为“自主的”公文外,大部分为“执行的”规范性公文,如各种“实施办法”均具备这种性质。
二、“决定”与“命令”的区别
“决定”与“命令”的不同点主要表现在:在使用权限方面“命令”非常严格,只有法律明确规定的机关可以使用;“决定”则可较普遍地被使用。在适用的事务方面,“命令”所涉及的是特定的具体事务,“决定”则既涉及这类事务,也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务,公文本身也反复适用,即具有规范性公文的一些特点。在表达方面,“命令”高度简洁,只表达笔者的意志和要求;“决定”则既表达意志、要求,又阐发一定的道理,交代执行方面的要求,指明界定有关事物的标准等。
三、“指示”与“命令”的区别
“指示”与“命令”的不同主要表现在:“指示”的使用权限规定没有“命令”严格,上级机关对下级机关均可下达“指示”。在效用方面,“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行,“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下,允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务。在表达方面,“命令”只表达作者的意志和要求,“指示”则既表达作者意志,又注意阐发道理,指出具体任务、具体规则,以及实现目标的方法途径,还注意说明有关事物之间的界限等。
四、“指示”与“决定”的区别
与“决定”相比,“指示”所涉及的事物和问题更加具体和特定,其作用的范围也是特定的,不如“决定”那样更具普遍性,有效期限也比“决定”相对短一些。“指示”的内容比“决定”精细具体,更强调可操作性、可执行性。“决定”对受文者来说是必须无条件坚决执行的,“指示”则在必须无条件坚决执行基本原则的前提下,允许根据实际情况灵活处置具体问题,甚至变通执行某些具体要求。
五、“通知”与“命令”“决定”“指示”的区别
与“命令”“决定”“指示”相比,“通知”的用途更加广泛,但权威性明显要弱一些,自身一般不创设新的规则,只是依法或根据上级要求向受文者转达上级机关的指示精神并予以具体化(这也正是代替“指示”用于布置工作、交代政策的“通知”以必须不厌其烦地指明“根据……的指示精神……”的原因),告知应知或应办的事项,使一部分公文完成升格(批转)、生效(发布)扩展有效范围(转发)的程序。
六、“批复”与“指示”(或指示性通知)的区别
“批复”实际上是一种被动的“指示”,在基本性上与“指示”没有什么不同,二者之间的差别只在于:“批复”内容的针对性更强,事物和问题以及所涉及的人员更加特定、更加具体,问题也比较单一,更具专指性;“批复”只用于回复请示的机关,一般不像“指示”那样具备普发性。
七、“通报”与“通知”的区别
“通报”与“通知”的不同点主要表现在:“通报”不像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作,而是用典型事例、有关情况来传达意图,启发教育有关人员,指导有关方面的工作行为,有关执行方面的要求也比“通知”要注重原则性,甚至不涉及直接具体的执行要求,发送范围广泛,一般情况下,均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。
八、“通报”与“处分决定”的区别
“通报”与“处分决定”有很大不同。首先是制发公文的目的不同。“通报”是为了教育当事人,更为了教育更多的人,从而利于指导和推动有关工作,“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次是对象不同。“通报”的对象必须是具有典型性的人或事,“处分决定”的对象则是针对所有需给予处分的人及事。再次是内容性质不同,“通报”介绍说明错误事实时,概括而原则,以能引出结论为度,“处分决定”中的这部分内容则具体而微,“通报”中常需有要求其他相关人员汲取教训,采取有关措施的基本要求,“处分决定”则无此类内容,“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见,“通报”则不一定有。最后,两者的发送范围不同。“通报”的发送范围广泛,“处分决定”的发送范围则一般只针对当事人及有关方面,很少普发。
九、“通告”与“公告”的区别
“通告”与“公告”的不同点主要表现在:“通告”仅对国内公布,其告知和约束的对象是统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士,“公告”则对国内国外公布,其告知的对象极广泛,“公告”的事项更加重大,应具备使世人知晓的意义,“通告”则不限于此类性质的内容。“公告”的作者地位大都较高,“通告”则没有此限。“公告”主要是重要消息,除特例外不涉及强制性的执行要求,“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项,有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。
十、“通告”与“命令”“指示”“通知”的区别
“通告”与“命令”“指示”“通知”的差别主要在于:“通告”不涉及任何秘密,直接公开,即制成之后直接公之于众,不像一部分“命令”“指示”“通知”那样,尽管最终也公开,但首先需按组织系统或专业系统逐层下达。“通告”的内容比“命令”细致具体,在文种使用上不像“命令”那样需受严格的权限限制。“通告”提出的规范是公民的行为规范,一般不像“指示”和“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求,而主要提出公民应当遵守的具体事项。“通告”可依法自创有关规则,“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。
十一、“请示”与“报告”的区别
“请示”与“报告”的不同主要表现在:“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下,可向其请求下达指示,请求其允许“自己”去做某一件事情。“报告”则用于汇报、反映情况、问题或提出建议,答复询问,不能带有“呈请”事项。“请示”能强制对方复文,“报告”则不能,上级对“报告”可以复文,也可以不复文。“请示”必须是形成于事情发生之前,“报告”则可根据情况,既可在事前,也可以在事后或事情进行当中形成。
十二、“请示”与“议案”的区别
“请示”与“议案”在基本性质上是相近或相同的,但也有一些区别:“议案”的作者是被严格限定的,受文者也是专指的,作为行政公文“议案”的作者须是各级人民政府,受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会。“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请。“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项,“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项。在效用上,“请示”可以强制对方回复意见表明态度,但内容并不能强制执行,“议案”则在经审议通过后,具有法律约束力,要求有关机关或人员认真遵照执行。
十三、“会议纪要”与“决定”的区别
“会议纪要”与“会议决定”(决议)之间有如下不同:“会议纪要”一般不能独立对外发出,经常需要以“通知”等指明有效执行的范围与要求。“决定”则可独立发出。“会议纪要”所记载的是会议的情况和议定事项,不一定必须如“决定”那样只针对重要重大事项。“会议纪要”不仅仅只反映议定的事项。“决定”则必须是完全确定的决策而不必反映其他意见。“会议纪要”中的议定事项是有关与会各方确立的意见,只要有一方反对即不成立。“决定”的内容则可根据有关会议规则,由与会者中的多数人确认并通过即为有效,产生法定效力。在表达方面,“会议纪要”需综合反映会议的全面情况,对有关意见和观点进行阐述,“决定”一般无这些内容。
十四、“会议纪要”与“协议”“合同”的区别
1、决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项，必须是会议讨论通过的。
2、决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项，重点在于决策和部署，是会外进行的。
3、命令（令）适用于公布行政法规和规章（如主席令）、宣布施行重大强制性措施（如主席宣布战争状态）、批准授予和晋升衔级（授予军衔）、嘉奖有关单位和人员（这些人员一定要有特别大的功勋）；
4、公报：适用于公布重要决定或者重大事项。记住它的两个重要特点：一是新闻性；二是非常详细、具体。
5、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6、通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。注意：与公告相比，通告范围小，是在一定的范围内，而且专业性较强。与通知相比，它是告诉你知道就行了，不强调执行性。如：《××电力工业局关于使用定期借还业务结算方式的通告》
7、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法，主要适用于下行文。
8、通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。不仅是让你知道，而且还要去执行，强调执行性。
9、通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。主要是树立典型，既可以是好的典型，也可以是坏的典型。注意：事前通知、事后通报。
10、报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。事前、事后、事中都可以。
11、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。只能是事前，必须一文一事。
12、批复：适用于答复下级机关请示事项。它是一种被动行文。
13、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。隶属是指对该机关有领导和监督的关系。
14、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。它是上行文，因为各级人民政府要对各级人民代表大会和常务委员会负责。
15、纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。
正确选择并在公文上标明文种，将会给公文的形成和办理带来便利，并有助于维护公文的严肃性和有效性。
我国行政系统通用公文文种体系中包括有：条例、规定、办法、决定、命令、指示、批复、通知、通报、公告、通告、议案、请示、报告、调查报告、总结报告、函、会议纪要等，它们性质不同，各有特定的适用范围。
选择公文文种的依据主要有三个方面：一是看作者与主要受文者间的工作关系;二是看作者的法定权限;三是看行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。
1．发布令
【例文】
中华人民共和国主席令
（第十八号）
《全国人民代表大会常务委员会关于外商投资企业和外国企业适用增值税、消费税、营业税等税收暂行条例的决定》已由中华人民共和国第八界全国人民代表大会常务委员会第五次会议于1993年12月29日通过，现予公布，自公布之日起施行。
中华人民共和国主席xx
一九九三年十二月二十九日
【分析】发布令的正文结构最为简洁——依据要素一般表现为“会议通过”一类“发布依据”（有时可某某略），主旨要素则往往某某略“发布目的”，用“现予公布”一类语句直抒“发布意图”，分旨要素只点明具体实施时间（有时也可承前某某略）。整篇正文格式呈现为三要素俱全或有所某某略的“单枪匹马”式。
【标准格式】
□□□□□□令
（第□□号）
《□□□□□□》已经□□□□□□通过（依据），现予公布（主旨），自□□□□年□月□日起施行（分旨）。
□□□□□□（职务）□□□（签署）
□□□□年□月□日
发布令正文格式
2．嘉奖令
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的嘉奖令
（□□□□年□月□日）
最近，□□□□□□，……（事实依据）。
□□□□□□体现了□□□□□□，……（理论依据）
为了□□□□□□，……（目的主旨）；现决定□□□□□□，……（意图主旨）。
希望□□□□□□，……（分旨）。
嘉奖令正文格式
二、议案
【例文】
国务院关于提请审议邹家华等
三位同志职务任命的议案
国函[1991]16号
全国人民代表大会：
根据工作需要，提请任命邹家华、xx同志为国务院副总理，提请任命钱其琛同志为国务委员。
请审议决定。
国务院总理李鹏
一九九一年三月二十二日
【标准格式】
□□□□□□关于提请审议
□□□□□□的议案
□□人民代表大会（常务委员会）：
根据□□□□□□，……（理论依据）。为了□□□□□□，……（目的主旨）；拟□□□□□□，……，现提请审议（意图主旨）。
□□□□□□（职务）□□□（签署）
□□□□年□月□日
议案正文格式一
□□□□□□关于提请审议
□□□□□□的议案
□□人民代表大会（常务委员会）：
近年来，□□□□□□，……（事实依据）。
根据□□□□□□，……（理论依据）。
为□□□□□□，……（目的主旨）；拟□□□□□□，……（意图主旨），□□□□□□，……（分旨）。
现提请审议（结语兼意图主旨）。
□□□□□□（职务）□□□（签署）
□□□□年□月□日
议案正文格式二
□□□□□□关于提请审议
□□□□□□的议案
□□人民代表大会（常务委员会）：
近年来，□□□□□□，……（事实依据）。
根据□□□□□□，……（理论依据）。
为□□□□□□，……（目的主旨）；拟□□□□□□，……（意图主旨），□□□□□□，……（分旨）。
现提请审议（结语兼意图主旨）。
一、□□□□□□，……
二、……
三、……
……（分旨）
□□□□□□（职务）□□□（签署）
□□□□年□月□日
议案正文格式三
三、决定
【写作的标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的决定
（□□□□年□□月□□日）
目前□□□□□□，……（事实依据），根据□□□□□□，……（理论依据）；为了□□□□□□，……（目的主旨）；现决定□□□□□□，……（意图主旨）。具体□□如下（过渡语）：
一、□□□□□□，……
二、……
……（分旨）
安排性决定正文格式
二、决策性决定
【例文】
全国人民代表大会常务委员会
关于教师节的决定
（一九八五年一月二十日第六届全国人民代表大会常务委员会第九次会议通过）
第六届全国人民代表大会常务委员会第九次会议同意国务院关于建立教师节的议案，决定九月十日为教师节。
【分析】决策性决定主要用于将对某个具体事项的决策公诸于众，因而属于告知性公文，一般无具体的使令性内容，因此，行文简洁，全文只需“有一说
一、有二说二”，将必要的“决定依据”和“决定主旨”等要素说明即可。整篇正文格式主要表现为“单枪匹马”体式。
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的决定
（□□□□年□□月□□日）
根据□□□□□□，……（依据），现决定□□□□□□，……（主旨）。由□□□□□□，……（分旨）。
决策性决定正文格式
三、奖惩决定
【标准格式】
□□□□□□关于表彰（处分）
□□□□□□的决定
（□□□□年□□月□□日）
最近，□□□□□□，……（事实论据）。
□□□□□□，体现了□□□□□□，……（理论依据）。
为□□□□□□，……（目的主旨），决定□□□□□□，……（意图主旨）。
希望□□□□□□，……（分旨）。
奖惩决定正文格式
公告
国务院公告
国务院总理□□□于十二月二十日起访问非洲十国，在出访期间，总理职务由□□副总理代行。
中华人民共和国国务院
□□□□年十二月二十日
【例文】
□□□□□□公告
（第□□号）
目前，□□□□□□，……（事实依据）；根据□□□□□□，……（理论依据）；为了□□□□□□，……（目的主旨），现决定□□□□□□，……（意图主旨）。□□□□□□，……（分旨）。
现予公告（意图主旨兼结语）
□□□□年□□月□□日
公告正文格式
通告
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的通告
（□□□□年□□月□□日）
根据□□□□□□，……（依据），为了□□□□□□，……（目的主旨）；现决定□□□□□□，……（主旨），请□□□□□□，……（分旨）。
特此通告
通知
使令性通告正文格式
【例文】
“秘书工作”关于召开全某地人民调解工作会议的通知
各某地（某地）、区人民政府：
为了总结全某地人民调解工作的经验，部署今后的工作任务，表彰在政法工作第一道防线上做出突出贡献的先进集体和先进个人，推动全某地人民调解工作的开展，根据国务院《人民调解委员会组织条例》和辽宁某某第三次人民调解工作会议精神，某地政府决定召开全某地人民调解工作会议。现将有关事宜通知如下：
一、会议时间：12月6日上午9时，会期半天。
二、会议地点：
三、会议内容：表彰先进、总结工作、交流经验、部署今后的工作。
四、参加人员：各某地（某地）区主管某地（某地）长、区长一人，司法局长一人，基层科（股）长一人以及防止民间纠纷激化先进集体代表、先进调解委员会代表、先进调解人员代表各一人[请各某地（某地）、区政府负责通知所属各有关部门]。
五、其它事项：各单位接此通知后，请将参加会议人员的名单于12月23日前报会议筹备组。
联系人：陈某、马某
电话：
电传：
某某地人民政府办公厅
一九九四年十二月十五日
【分析】会议通知作为使用频繁的常用公文，正文内容与格式均比较固定，一般说，会议通知的正文可细分为“会议依据”，“会议目的”，“会议机关”，“会议名称”，“会议时间”，“会议地点”，“会议内容”，“会议日程”，“与会人员”，“与会要求”等十项内容。其中，“会议依据”属于依据要素；“会议目的”，“主会机关”，“会议名称”属于主旨要素；其他则属于分旨要素。内容简单的，“会议依据”，“会议目的”，“会议内容”，“会议日程”等项内容可以某某略，正文格式表现为“单枪匹马”体式；内容复杂的，上述分旨要素可分条列项，正文格式表现为“天鹅下蛋”体式。
【标准格式】
□□□□□□关于召开□□□□□□会议的通知
□□□□□□（主送机关）：
根据□□□□□□，……（依据），□□□□□□决定于□□□□年□□月□□日在□□□□召开□□□□□□会议（主旨），会议内容为□□□□□□，……。参加人员□□□□□□，……。要求□□□□□□，……（分旨）。
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
会议通知正文格式
通报
【标准格式】
□□□□□□关于表彰（批评）
□□□□□□的通报
（□□□□年□□月□□日）
最近，□□□□□□，……（事实依据）。
□□□□□□，体现了□□□□□□，……（理论依据）。
为□□□□□□，……（目的主旨），决定□□□□□□，……（意图主旨）。
希望□□□□□□，……（分旨）。
奖惩通报正文格式
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的通报
□□□□□□（主送机关）：
目前，□□□□□□，……（事实依据）；根据□□□□□□，……（理论依据），为了□□□□□□，……（目的主旨），必须□□□□□□，……（意图主旨）。为此，特规定如下（过渡语）：
一、□□□□□□，……
二、……
三、……
……（分旨）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
情况报告正文格式
报告
一、工作报告
二、情况报告
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的报告
□□□□□□（主送机关）：
最近，□□□□□□，……（依据）为了□□□□□□，……（目的主旨），现提出□□如下（意图主旨兼过渡语）：
一、□□□□□□，……
二、……
三、……
……（分旨）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
以上为情况报告正文格式
以下为答复报告正文格式
【例文】
某某某某人民政府办公厅关于清理整顿统一着装工作情况的报告某政办函[1992]223号
图务院统一着装管理委员会：
根据你委着装办字[1992]5号文要求，现将我某某清理整顿统一着装工作情况报告如下：
1991年26日某某政府办公厅下发了《关于进一步清理整顿统一着装的通知》（某政办发[1991]55号），某某监察厅、财政厅、审计局根据通知组成了某某清理整顿统一着装办公室，开展了全某某性的清装工作。经过我某某各级监察、财政、审计部门的共同努力，1991年12月，整个清装工作基本结束。今年2月10日，某某财政厅根据国务院着装委《关于印发〈国务院统一着装管理委员会第一次全体会议纪要〉的通知》要求，以某财行字[1992]3号文上报了《关于清理整顿统一着装工作情况的报告》。某某监察厅也于3月25日向监察部报告了此项工作情况。国务院着装委[1992]国着装委字2号、3号文下发后，鉴于我某某前段清装工作与上述文件精神基本一致，某某财政厅、监察厅已分别写出了专题报告，所以未再报告工作情况。
关于养路费征收和路政管理人员的着装问题，因当时有关规定不够明确，故确定“暂缓清理”。今年8月接到国务院着装[1992]国着装字4号文后，我们立即着手进行调查研究，并部署开展了清理工作，目前正在进行中。待工作结束后，将专题上报清理情况。
特此报告
某某某某人民政府办公厅
一九九二年十二月二日
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的报告
□□□□□□（主送机关）：
根据□□□□□□，……（依据），现将□□□□报告如下（意图主旨兼过渡语转入下述分旨）：
最近，□□□□□□，…………（二级依据）为了□□□□□□，……，应当□□□□□□，……（二级主旨），具体□□如下（过渡语）：
一、□□□□□□，……
二、……
三、……
……（二级分旨）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
请示正文格式
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的请示
□□□□□□（主送机关）：
目前，□□□□□□，……（事实依据），根据□□□□□□，……（理论依据），为了□□□□□□，……（目的主旨），拟□□□□□□，……（意图主旨）。由□□□□□□，……（分旨）。
当否，请审批。（意图主旨兼结语句）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
请示正文格式二
□□□□□□关于□□□□□□的请示
□□□□□□（主送机关）：
目前，□□□□□□，……（事实依据）。
根据□□□□□□，……（理论依据）。
为了□□□□□□，……（目的主旨），拟□□□□□□，……（意图主旨），由□□□□□□，……（分旨）。
当否，请审批。（意图主旨兼结语句）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
批复
批准性批复正文格式一
【标准格式】
□□□□□□关于同意□□□□□□的批复
□□□□□□（主送机关）：
你□《关于□□□□□的请示》收悉。经研究（依据），同意□□□□□□（主旨）。
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
商询函正文格式
【例文】
关于拟派某某同志赴香港培训的函
某某工委：
我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师某某赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。
妥否，请函示。
附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份（复印件）
某某部
一九八六年五月五日
【分析】商询函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问问题或向有关主管部门请求的祈请性公文，因此，与请示文种类似，开头部分先步步深入祥细陈述“请示依据”，结尾处才和盘托出“请示主旨”。因为内容比较简单，正文格式一般表现为行文简洁的“单枪匹马”式。
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的函
□□□□□□（主送机关）：
目前，□□□□□□，……（事实依据），根据□□□□□□，……（理论依据），为了□□□□□□，……（目的主旨），拟□□□□□□，……（意图主旨）。由□□□□□□，……（分旨）。
当否，请函示。（意图主旨兼结语句）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
答复函正文格式
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的复函
□□□□□□（主送机关）：
你□《关于□□□□□□的□□》收悉。经研究（依据）现对□□□□□□问题答复如下：（主旨）
一、□□□□□□，……
二、……
三、……
……（分旨）
□□□□□□（署名）
□□□□年□□月□□日
会议纪要
会议纪要正文格式
【标准格式】
□□□□□□会议纪要
（□□□□年□□月□□日）
□□□□年□□月□□日，□□□□□□会议在□□□□□□召开。参加会议的有□□□□□□，……。□□□主持会议。会议讨论了□□□□□□问题（依据）。现纪要如下（主旨）：
一、会议指出□□□□□□，……
二、会议强调□□□□□□，……
三、……会议要求□□□□□□，……（分旨）。
会议纪要正文格式二
□□□□□□会议纪要
（□□□□年□□月□□日）
时间：□□□□年□□月□□日
地点：□□□□□□
主持人：□□□
出席者：□□□、□□□、□□□、□□□
列席者：□□□（依据）
会议讨论和决定了以下问题：（主旨）
一、□□□□□□，……
二、……
三、……
……（分旨）
意见正文格式
【标准格式】
□□□□□□关于□□□□□□的意见
（□□□□年□□月□□日）
目前，□□□□□□，……（事实依据）；根据□□□□□□，……（理论依据）；为了□□□□□□，……（目的主旨）；应当□□□□□□，……（意图主旨）。具体意见如下（过渡语）：
一、□□□□□□（小标题）
……
二、□□□□□□（小标题）
……
三、□□□□□□（小标题）
……
……（分旨）
公文的“信函式格式”
公文的“信函式格式”问题是近年来因为公文处理规范化而正式提出的一个新问题。XX年开始施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《新办法》）为了杜绝责权不明的公文滥发，在第十五条规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”这里第一次提出“非正式行文”问题，同时提出了“函的形式”问题。
何谓“非正式行文”？XX年1月下发，与《新办法》配套的《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（以下简称《公文处理意见》）作了具体而详细的解释：“部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相关的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。”
那么，“函的形式”又是一个什么样的形式呢？《公文处理意见》的解释是：“‘函的形式’是指公文格式中区别于‘文件格式’的‘信函格式’”。从规定“部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文”，到明确只能以“函的形式”行文，最终落实到了“信函格式”上。可见“非正式行文”在公文形式上的标志就是“信函格式”。
“信函格式”有何规范性要求呢？由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草，从XX年1月开始实施的国家标准《国家行政机关公文格式》（以下简称《公文格式》）作了简要说明。其重要附件《国家行政机关公文格式•条文释义》（以下简称《条文释义》）则作了进一步详细解释。
《条文释义》在“信函式格式”一节中提出了明确的规范要求：“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。”
“信函式格式”之所以确定为上述规范，是因为在长期的公文运作实践中，各制发机关经常使用一种只标识发“文件”两字的变通的公文样式，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。《公文格式》从公文工作实际出发，同时又要使“信函式格式”的格式特征明显区别于“文件式格式”，所以设计了上述格式规范。
“信函式格”与“文件式格式”的显著区别有三点：
其一是将“文件式格式”上白边37mm缩小为30mm，7mm的差距使两者区别明显。
其二是发文机关标识由“文件式格式”的“发文机关全称（或规范化简称）+文件”改为只标识发文机关全称。
其三，设计了发文机关全称下4mm处的一条武文线和距下页边20mm处的一条文武线，此两线与发文机关标识均印成醒目的红色，突出了“信函式格式”与“文件式格式”的显著区别。
应该说，公文法规对“信函式格式”的要求是十分明确的，但对这一公文格式认识不足的人还是很多。据调查，主要有以下两种情况：
1、对“信函式格式”的规范要求存在错误认识
“函”是平行或不相隶属机关之间经常使用的文种。长期以来，基层单位之间商洽工作、询问和答复问题时，为方便起见，往往使用一种写法与书信大体相同的“便函”。久而久之，便形成一种错误认识，以为“信函格式”即是便函，没有什么规范要求。这种认识对公文的规范化、制度化极为不利。通过对《新办法》和《公文格式》的深入学习和领会，这种错误认识应该加以纠正。
2、对“信函式格式”的适应文种存在错误认识
“信函式格式”由于其名称中出现了“信函”一词，不少人就将这种格式与“函”这一公文文种混为一谈。关于“信函格式”，《公文处理意见》说得很清楚，即是指一种区别于‘文件格式’的公文格式，而不是指公文种类。虽然在公文实践中，“函”采用“信函格式”的情况较多，但绝不意味只有“函”才能使用这一公文格式。例如，“意见”在发至平行或不相隶属机关时，就可采用“信函格式”。也正因为此，《公文处理意见》才提出：“以‘函的形式’行文应注意选择使用与行文方向一致，与公文内容相符的文种。”
综上所述，“信函式格式”是公文办理中不可或缺的重要办文形式，事关公文处理的规范化、制度化、科学化，实在不容忽视。
总结写作应“魂系于文”
总结有三大特点：
1、真实性；
2、典型性；
3、规律性，即理论性。思想性可以说是公文的精髓。精髓不存，公文无魂；精髓所在，片言万代。诸葛亮的《出师表》之所以千年不衰，最根本的是它深蕴了“鞠躬尽瘁”的伟大精神；魏征的《谏太宗十思疏》之所以代代相传，是在于他提出了“居安思危”、“戒奢以俭”、“载舟覆舟”的精辟思想；毛主席在解放战争时期写的《关于情况的通报》之所以载入史册，主要不只在于它通报了解放军在各个战场上的胜利战果，而是它通过阐述情况揭示了“政策和策略是党的生命”这样一个伟大的马克思主义真理。由此可见，思想性是公文的灵魂和血脉。没有思想性，公文就必然缺乏生命力。
所谓思想性，不是穿靴戴帽的一般道理，也不是照抄照转的官样文章，更不是人云亦云的空泛议论，而是经过深思熟虑，从事物的本身中开掘出的真知灼见，开掘出的客观事物的本质意义，开掘出的材料中所蕴含的力量。然而，从接触到的公文情况看，存在一个通病，多是就事论事，思想性比较贫乏，即或讲一点道理和思想，也是蜻蜓点水、浅尝辄止，甚至只谈工作，不谈思想；只有血肉，没有灵魂，使公文成为一具“僵尸“，失去了指导工作的价值。
怎样写才能写出思想性呢？总结实践经验，应抓住两个环节：
第一，善于抽象概括，就材想理。
公文的思想性不是从外部附加上去的，也不是撰写者头脑中固有的，而是深蕴在材料之中。因此，在占有材料之后，必须在抽象概括上下功夫，就材想理，就事论理。抽象概括得越深刻，公文的思想性就越会越强。有些同志可能读过毛主席在50年代为《中国农村的社会主义高潮》一书所写的按语，许多按语都有很强的思想性，使人受到深刻的教育和启迪。回过头来，你再结合读一下每一篇典型材料的原文，就会突出地感觉到，这些思想都是对原文的科学抽象，而且概括得那样贴切和精辟。例如，毛主席关于社会主义企业必须建立强有力的思想政治工作的著名论点：“政治工作是一切经济工作的生命线”，就是从山西某某解虞某地三娄合作社建立后，通过政治思想工作把自己巩固起来，之后由于放松了政治思想工作，几乎跨了台，只有在重新恢复政治思想工作之后才克服了危机，走上健康发展道路的几经反复的事实中概括出来的（见《严重的教训》一文的按语）。现在有些文秘人员在撰写公文时，对占有材料比较重视，但对抽象概括这道工序则下功夫不够，不肯用脑筋多想一想、深想一想，往往把公文写成材料堆积。1995年年底在某某地政府办公室看到一份给政府领导的《工作总结》。总的印象是材料比较丰富，也很实在，最大的问题是见物不见魂，没有指导工作的价值。为了说明问题，现摘录如下：
文件开头写道：“1994年我们紧紧围绕党委和政府的中心工作，强化政务，改进事务，兴办实体，全面完成年初确定的责任目标和领导交办的工作任务。”接着就从三个方面列了一份成绩清单：
在政务工作方面：①调查研究：全年共参与党和政府大型调查2次，起草各种文字材料115篇，约74万字；②公文制发和情况综合：共制发文件、电报、函和通知249件，完成急难新情况综合7次，编发《政府简报》20期，起草各类文字材料26篇；③政务信息：共编发《政府信息》62期，发电传信息17期；④文书工作：共收发、传阅各类文件15万份，整理装订文书档案142卷，接待查档调卷128人次，用印1.8万次，收发报刊、信件53万件……；⑤督办检查：共列督办项目139件，办结130件，办结率达到94%；⑥法制工作：按规定清理某地政府各部门制发的文件1.37万件，其中修改完善了8件，废止和自然失效1.3万件。
在事务工作方面：①财务管理：严格实行了经费包干办法，全年未发生违纪现象；②庭院建设：在大门两侧修建了70平方米的门某地房，庭院卫生绿化均保持某某级先进单位的荣誉称号；③生活服务：共采购蛋、鱼、菜、果等3.05万公斤，购进液化气600吨位，检验钢瓶3600个，车队实现了安全行车50万公里无事故；④房产开发和管理：完成开发面积17486平方米，创产值1100万元，实现利税130万元，分配住宅103套，完成水电气维修23项；⑤接待工作：宾馆共接待党和政府五大班子客人1.25万人次，普通旅客2.5万人次，某某以上大型会议6次，均做到了礼貌、热情、周到；⑥安全保卫：全年共组织大型安全检查4次，配合公安部门检查5次，使火险隐患整改率达到95%，保证了机关工作的正常运行。
在党的建设和政治工作方面也列举了一堆数字。诸如，全年共发展新党员6名，预备党员按期转正6名，组织入党积极分子考试2次，成绩均达到90分以上，收缴党费5652元，接转组织关系48人次……等等。整个工作成绩详详细细地写了三大方面，接着又写了约100字的工作差距，这就是总结的全部内容。
从摘录中大家可以看到，这哪是工作总结，而是一篇“流水帐”。什么是总结？总结是对过去工作的再认识。工作成绩是要写的，根据某种需要（如鼓舞士气）也可以写足、写够。但写成绩不是目的，目的是通过对前段或某项工作的全面回顾、分析研究，从中找出经验教训，并把它条理化、系统化，得出规律性的认识，用于指导下一阶段工作。所以，工作总结绝不是过去工作的简单重复，而是对实践的本质概括，是实际工作的“理性认识”，这种理性认识就是思想性。如果总结只停留在照相式低层次水平上，那就失去了总结的意义。
第二，善于挖掘事物的本质，画龙点睛。
公文的思想性与论文不同，它不能旁征博引地长篇大论，也不能别出心裁地标新立异，主要是挖掘事物的本质意义，运用论断式的语言把精粹的东西点出来。古人称为“点化”，意思是在文章的关键处点而化之，生发出一番新意或提炼出事物的精髓。而这种点化多属于精彩闪光的东西，就足以使全文生辉。如前面讲过的《谏太宗十思疏》，文章从喻入手，通过成败得失的比较推论，把问题的实质点化为四个字：“可畏惟人”，提出了争取人心的重要。然后围绕这一点睛之笔讲了争取人心的“十思”的具体内容，写得语重心长、真切深厚。所以唐太宗十分赞赏，亲写诏书嘉许魏征，并把它放置案头，以资警惕。又如《为徐敬业讨武檄》，这是骆宾王为徐敬业讨伐武则天、催促各地发兵而起草的一篇檄文。文章气势磅礴，语言豪壮，足以动军声、振士气，具有强烈的鼓动作用。但最精彩之笔，还是结尾表明唐室必胜、武后必败的充满必胜信心的两句话：“请看今日之城中，竟是谁家之天下”。这两句话至今仍在后人心目中闪闪发光。毛主席在1941年为延安《解放日报》写的社论，其题目就是用的“请看今日之城中，竟是谁家之天下”。
建国后，特别是党的十一届三中全会以来，党中央下发了一系列重要文件不乏点睛之笔。例如，1981年6月党中央六中全会通过的《关于建国以来党的的若干历史问题的决议》，对毛泽东思想作了全面分析，步步深入，层层升华，直至见其“活的灵魂”，精辟地概括为12个字：“实事求是，群众路线，独立自主”。1992年党的xx大报告对邓小平建设具有中国特色社会主义理论从九个方面进行剖析，层层剥笋，最后点出它的精髓和实质是八个字：“解放思想，实事求是”。1995年5月22日党中央和国务院下发的《关于加速科学技术进步的决定》，一开首就对科学技术的巨大作用居高临下地概括为三句话：“科学技术是第一生产力，是经济和社会发展的首要动力，是国家强盛的决定性因素”。一个“第一”，一个“首要”，一个“决定性”，把科学技术的本质意义说到家了。马克思主义哲学告诉我们，事物的本质隐藏在现象的背后，是看不见摸不着的，而且其精髓的东西又不是很多的，只能集中到一点，就像关公的大刀再重，刀刃也是薄薄的一线；张飞的蛇矛再长，矛锋也是尖尖的一点，所以，精髓的东西隐藏得就更深一些。因此，我们要认识事物的本质和精髓，必须在挖掘上狠下功夫。挖掘得越深，光点越亮，震动人心的力量就越强。有的同志撰写公文，不在挖掘上下功夫，总想在语言上打主意，企图用华丽的语藻去闪光。殊不知，语言是思想的外壳，思想浅薄，词藻华丽，势必成为“浮文”；反之，思想深邃，质朴的语言也会给人们的心灵打上深深的烙印。
【例文1】（请参考1998年xx同志在全国抗洪抢险表彰大会上的总结发言）
【例文2】
售后服务是企业的命根子
-------万宝技术服务中心1993年工作总结
1993年，万宝集团技术服务中心全体员工和分布在全国各地维修网点的员工一起，根据何总经理关于“售后服务是企业的命根子”的批示精神，坚持“拥有万宝电器，享受一流服务”的宗旨和“一切为了使用户满意”的标准，发扬“同心多奉献，合力创一流”的企业精神，大力开展优质服务活动，扎扎实实地做好各项工作，实现了1993年的总体目标。全年维修合格率达99.8%，比去年上升了30.3%；维修返修率0.2%，比去年下降30.13%；用户来信处理率100%，全年未出现重大的维修质量投诉，赢得了用户和社会各界的好评，促进了万宝系列产品的销售，促进了万宝售后服务工作向服务质量标准化、服务网络体系化、服务管理规范化、服务方式多样化、服务经营一体化的方向发展。1993年被评为全国优质服务企业。
回顾一年来，我们主要做了以下几项工作：
一、业务工作方面
1、开展网点建设，加强网点管理（略）
2、开展网点升级达标活动。（略）
3、合理调整网点布局，扩大维修服务的覆盖面。（略）
4、开展用户抽查，优化网点结构。（略）
二、调整售后服务策略，适应某地场和用户需要（略）
1、增加服务项目，扩展服务范围。（略）
2、转换服务形式，提高服务水平。（略）
3、开拓服务经营一体化道路，增强自身实力。（略）
三、提高员工素质，深化优质服务（略）
四、开展“万宝电器百日维修服务质量无投诉”活动（略）
1994年是万宝事业发展的关键一年，也是实现集团中期发展规划的决定性一年。我中心必须进一步贯彻落实何总关于“售后服务是企业的命根子”和汤总关于“服务先于销售”的指示精神，坚持“一切为了使用户满意”的最高标准，把售后服务工作作为首要任务，为维护万宝信誉做出更大贡献。
[评析]：
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