往来账款(精选7篇)
2010-06-12往来账款是企业在生产经营过程中因发生供销产品、提供或接受劳务而形成的债权、债务关系。它主要包括应收、应付、预收、预付、其他应收、其他应付款。不同之处是:应收款是企业应收的销货款,即向购货方收取的款项;预付款是企业的购货款,即预先付给供货方的款项。应付款是在购销活动中由于取得与支付货款在时间上的不一致而产生的负债;预收款则是由购货方预先支付一部分货款给供应方面发生的负债。往来账款的管理工作代表的是企业收款的权利或付款的义务,是成本费用、经营成果核算中不可缺少的经济信息。加强各种往来款的管理,可有效地防止虚盈或潜亏,有利于真实地反映企业的经营成果。
一、往来账款形成的原因
往来账款形成的主要原因有以下三个方面:一是受计划经济的影响,效益观念、时间观念、财务风险意识淡薄,投资资金长期在账款项目挂账。甚至有时由于责任不清,手续不全,虽已发生损失但难以予以及时地进行账务处理。二是管理意识淡,监督失控。特别是往来账款管理制度不健全或有章不循,造成往来账款管理失控。随着账龄的增长,企业不能有效地回笼资金,使资金流量处于非正常状态,甚至发生坏账,造成资金严重损失;或者只满足在资金收回未丢失的程度上,而不考虑由于时间的推移,流动资金被长期占用所丧失的时间价值。三是财务部门监督管理不到位。财务人员习惯上重视资金和成本核算的管理,往往忽视对往来账款的跟踪管理。即使进行监督管理,也因力度不够或者管理方法落后,影响往来账款催收工作的开展。另外,财务内部管理脱节,失去相互控制、制约的作用,同样也使往来账款管理工作受到阻碍。财务人员责任心不强,对往来账款清理不及时也是造成往来账款长期挂账的原因之一。
二、加强管理,减少往来账款挂账
第一,强化管理者财务意识,正确决策,防范风险。随着市场经济发展与机制的改变,财务管理工作主导作用日渐明显,这就要求企业管理者不仅要具备现代化企业经营管理知识,而且还必须具备一定的财务专业知识。《会计法》规定,“单位负责人,是指单位法定代表人或者法律、行政法规规定代表单位行使职权的主要负责人”。在单位每年填报的《企业基础材料》中,首页即是“法人声明”。由此可见,单位负责人要对本单位的全部经营情况负责,财务知识的学习已成为必不可少的课程。只有单位负责人掌握基本的财务知识,才能看懂财务报表,才能面对激烈竞争的市场,加强风险防范意识,从而做出适合本单位科学、正确的经营决策。
第二,加强科研合同的管理。对于往来账款的管理,同对财务管理工作一样,可进行事先、事中、事后三方面管理。事前管理尤为重要,在签定合同时,就应充分意识到往来账款的财务风险,针对科研单位预付款合同占主要部分的现状,建立相应的制度,对合同签定、采购过程、借款环节加以严格控制。避免流动资金长期被债务人占用,提高单位财务成本。对投资性、决策性事项,领导层则要对其做好事前的充分论证,以减少失误。往来事项形成后,相关业务部门要实行动态跟踪管理,财务部门予以协同监督。
第三,建立应收账款的管理制度,控制应收账款的收回期限。首先,岗位分工责任明确,工作质量与考核奖惩挂钩,调动财务人员和相关人员的积极性,增强其责任心。其次,针对科研单位研制费周期长、金额大,跟踪管理难度大的特点,需制定采购制度。用以约束和督促物资管理人员尽早收回往来款,减少资金长期被占用。
第四,加强应收账款的催收力度,改变催收方法,强化日常监督作用。财务管理应建立相应的考核方法,改变以往往来账款管理过程中发放催收清单而不注重催收效果的状况,建议监察部门参与财务部门往来账款的催收工作,加强往来账款的管理、监督作用,提高财务人员管理责任感,充分发挥其潜能,减少坏账损失。
三、发挥财务管理监督职能,强化往来账款管理
第一,确定财务管理在企业管理中的重要地位。理顺关系,赋予财务人员一定的权利,加强内部会计与会计相关业务的控制,形成完善的内部牵制和监督机制。在实际工作中,财务内部管理状况的好坏对往来账款管理,起着相当重要的作用。有章不循、有法不依的不良现象,使一些好的管理模式和管理措施不到位,直接影响财务管理的作用。通过理顺关系,可以强化规章制度的建设,规范财务管理,充分发挥财务的监督管理职能。
第二,加强采购过程的财务监督与控制,警示呆账、坏账的形成。科研单位合同比重很大,加强财务控制与管理是搞好往来账款管理的重要保障。制定物资采购人员考核制度和采购制度,制定经济合同管理规范,加强采购成本意识,明确其职责权限和工作程序。加大物资采购和引进项目的监管力度,定期对采购工作、经济合同的管理工作进行审核,以减少呆账、坏账的形成。
第三,定期清理往来账款,促进往来账款管理工作规范化。根据单位往来账款的特点,按单位、部门列出清单,并进行定期或不定期的催收。同时,对工作人员进行教育,使往来账款的管理工作成为制度化和规范化合为一体的、具有长期性、经常性的工作。以增强所有涉及人员对往来账款工作的认识。
第四,明确管理责任,落实日常管理。在实际工作中分工明确、责任到人是一项行之有效的办法。在往来账款业务发生较多、数额较大、周期较长的企业,往来账款的管理可以
往来账款涉及到企业日常经营及管理活动的各个方面, 往来账中的问题可以反映出企业经营管理中存在的弱点和缺陷。从施工企业往来款项的管理现状来看, 普遍存在以下几方面问题:
1.1 忽视对客户信用的调查和管理企业对往来客户的资信状
况进行科学分析与评估是从源头上扼制应收账款增加和形成坏账的重要途径。但目前很多企业为了占领市场, 往往缺少自我保护意识, 缺乏防范应收账款风险的三道基本程序, 即客户事前评估, 事中监控, 事后跟踪, 对客户履行偿债义务的可能性有多大, 客户的偿债能力如何, 缺乏必要的科学分析和评估, 对客户的财务实力和财务状况不予重视, 更不能针对不同的往来客户制定不同的信用政策。所有的这些都使企业的应收账款平均收款期延长, 资金占用数额增加, 坏账损失率增大。
1.2 合同管理工作不规范合同之所以成为控制经营风险的手
段之一, 就在于合同法以文字的形式明确规定买卖双方的权利义务关系, 并受到法律的保护。正因为如此, 对合同的管理就应该更加慎重、更加完美。然而事实并非如此, 每笔逾期应收账款的后面往往就缺少完善有效的合同协议, 更有甚者, 竟信奉口头上所谓的“君子协定”、“一诺值千金”, 一旦因账款收不回而对簿公堂的时候, 又拿不出确凿的证据。加之, 有些企业不恰当的激励制度, 使这一矛盾更为突出。比如有些施工企业实行经营人员工资总额与中标产值挂钩的做法, 在业绩考核当中, 企业只注重中标额, 片面追求账面上的高利润额。经营人员为了个人利益, 只关心投标任务的完成, 采取低标价中标, 使应收账款大幅度上升。
1.3 不能动态监控往来账款的持有情况有些企业由于疏于对
往来账款的管理, 不能做到定期与相关单位核对账目, 特别是欠款企业, 往往对债权人的对账要求持抵触态度, 长此以往必然造成往来账款账目不清, 为今后的催款、清理带来困难。有些名存实亡的往来账款长期挂账, 如坏账不及时报损、处理, 不需付债务不及时报批做营业外收入等, 均造成往来账款账目混乱。同时, 对已销账的往来款管理不善。如已作坏账的应收款, 收回时作为账外小金库, 甚至公饱私囊;不需付的款项, 付出作为账外资金, 或被个人贪污。
1.4 出租出借账户或为他人套取现金企业往来账中有些一进
一出的款项, 无明确经济内容, 实际出借账户为他人转款, 违反财务管理规定;再如有些业务员, 利用职务之便, 多次以备用金名义领取现金, 然后通过银行转账还款, 实际是为他人套取现金, 违反了现金管理规定。
1.5 往来款账务处理不规范有些企业往来账账户之间不按业
务内容记账, 如有些与正常经营业务无关的款项计入应收账款或应付账款;再如对同一业主但无法查清的应收、应付款余额相对冲。这样不便于企业根据不同往来账款的性质进行有针对性的管理。
2 企业往来账款的管理建议
企业间往来款拖欠有一定的社会环境因素, 解决相互拖欠问题, 除了加强整个社会的制约机制外, 加强企业自身的内部控制也非常重要。下面从建立和完善内部控制制度的角度来讨论如何加强往来账款的管理、加速资金周转、提高经济效益、防止资产流失。
2.1 完善企业内部控制环境, 增强管理者的责任心从目前企业
现状来看, 首先, 有些企业从领导到员工都没有充分重视往来账款的管理。有些领导财务知识有限, 他们无法将应收款项与公司实实在在的资产联系起来, 因此也就无法将应收款的管理作为重要工作来抓。其次, 有些企业往来账款的形成与领导个人行为有关;还有些领导只管任期内业绩、不重视现金流量;甚至有些企业的领导为在任期内出“成绩”, 反而指使财会人员弄虚作假。这样的企业难免出现往来账款混乱;再者, 企业中普遍存在新官不理旧账的现象, 也会造成往来账款管理的混乱。要扭转这种局面, 必须使内部控制环境的改善成为管理者真正的需求。在这个基础上选用业务素质好, 能力强且有责任心的员工, 在有效的激励机制下, 调动他们的积极性, 增强管理往来账款的责任心。
2.2 建立动态风险评估机制, 及时掌控往来账款风险目前企业
中普遍存在对往来账款的风险认识不足的现象, 因此也没有对往来账款的风险进行评估, 以便采取有效措施对往来账款进行管理。事实上, 往来账款账目不清, 内容混乱, 不仅影响会计信息的准确性, 而且由于管理上存在漏洞, 会使少数人有可乘之机, 因而造成企业资产的流失。企业从业务人员到管理人员, 都应认识到往来账款中存在的问题会给企业带来不良后果。要按不同性质的问题进行风险评估, 建立、分析与管理相关风险的机制。
2.3 完善控制环节和程序, 提高内部控制效率往来账款中出现
上述问题最主要的原因还在于企业缺乏相应的控制政策及控制程序, 或有了这些政策和程序却没有执行。这些政策与程序主要指岗位分离、授权批准、文件记录、预算控制、实物保全等。
企业应制定信用政策, 确定信用标准、信用条件 (含信用期限, 信用额度, 折扣率) 及收款政策, 对客户的赊销均应被授权批准, 客户信用期限、额度的调整必须经过相应权限审批人员审核批准。
经营部门应对赊账客户信用进行调查, 对其尚可使用的信用额度等进行审查并按客户设置应收款台账, 及时登记每一客户应收账款增减变动情况和信用额度使用情况;企业会计人员应及时清理应收账款, 定期编制应收账款账龄分析表提供给财务负责人和企业负责人、销售部门, 对于逾期的应收账款应督促销售人员催收。
企业应分部门、分人员下达销售货款回笼率, 按月考核, 并将考核结果与奖惩挂钩。对于逾期未还款应组织人员催收, 并要求客户提供担保、抵押等条件。如果可能, 采取法律途径解决。
2.4 提高企业内部信息的交流与沟通, 实现对往来账款的全面
管理往来账款中问题较多的企业往往在信息沟通方面做得不够。首先, 财务人员没有定期向相关业务人员报送与其业务有关的应收、应付余额、账龄、风险分析等资料, 并且由于企业没有相关的收款、报销等时间的规定, 财务人员也不便于与相关人员进行往来账款清理进度及计划方面的交流;其次, 财务人员也不能做到定期向主管领导汇报往来账款中存在的问题并提供风险分析报告及解决方案, 因此主管领导也心中没数;再者, 企业间由于缺乏定期进行账目核对工作也会造成企业往来账的不准确。所有这些都影响往来账款管理。
为加强信息交流与沟通, 企业管理当局、财务部门、相关业务部门及管理部门应定期进行交流, 相互配合, 上传下达, 共同做好往来账款的管理工作。
2.5 发挥内部审计的监督作用, 维护内部控制机制的效率现代
内部控制理论认为企业的内部控制制度不仅包括企业管理当局的指示得以执行的程序、制度, 还包括对整个控制活动的监督。而内部监督过程中, 内部审计发挥着主要职能。目前企业的内部审计机构由于其定位、人员、独立性、审计范围等原因的限制还不能充分发挥其内部监督作用, 特别是目前企业的内部审计中将内部控制制度的测试与监督作为经常性项目的很少, 这就无法保证内部控制作用的正常发挥。
因此企业应加大内审的力度, 审计机构的设置应保证其独立性和权威性, 内审的重点应转向内部控制制度的测试和监督, 这样才能保证内部控制制度的有效执行。
摘要:随着市场经济的发展, 社会竞争的加剧, 企业为了扩大市场占有率, 越来越多地运用商业信用进行促销;然而, 市场的信用危机又使得企业间相互拖欠现象越来越严重, 造成企业的往来账款增加。同时, 由于企业财务及经营管理上的原因, 许多不属于往来账款的其他经济内容, 也体现在往来账款中, 有些企业的往来账款中包罗万象, 其结果也造成往来款的增加。特别是在施工企业, 往来账款所占比重越来越大, 不仅造成企业资金周转困难, 而且也使企业的会计信息失真。加强企业往来账款的管理, 对减少企业资金占压, 创造良好的企业内部经营管理环境都是十分重要的。
关键词:往来账款;管理;效益
在社会生活中,社会经济是重要组成部分,往来账款小到市场买菜,大到国家金融。往来账款的活动产生在各行各业。其中主要的是企业之间的业务款项,业务往来涉及到的付款往往受到很多方面的限制,付款单位的公司制度,简单来说包含预算、转账、电汇还是保函等内容。相应的收款单位资金是否涉及到汇兑,汇率是多少等内容。这关系到企业的资金流动,利润结算,工人工资发放等内容。账款管理同样影响着企业的生存和发展。
一、加强企业往来账款管理的意义
当前市场经济发展迅猛,企业之间的竞争一朝一夕可能影响生死存亡,提高企业往来账款管理可以促进企业的发展,提高企业的核心竞争力。资金支付手续要按照企业内部的账款管理制度严格的去执行,付款申请,付款依据,税票形式,税务比例等内容都要一一核对,如果某一个环节不去认真管理,将直接影响付款制度乃至财务系统的瘫痪。资金周转情况随着往来账目的增加会使得可用资金减少,这就要核算好付款及收款的时间及做好相应准备条件,以提高账款往来的效率,保证企业的可用资金量,使得企业不会因资金周转而造成倒闭危险。
二、应收账款形成原因
应收账款的产生主要有:一是,企业接单,按照合同约定,到了某一个合同执行阶段,需要做的停止点验证,并进行下一步合同执行需要的启动资金。二是,企业为了扩大销售业务而进行的诚信销售活动,即先给客户提供产品或服务,然后再定期回收资金。三是,一些企业在经济不景气或资金周转困难时期的欠款,因收到产品或服务时无足够流动资金去支付产品或服务的费用而延期支付的款项。无论是买卖双方何种原因所造成的需要按约定时间回收的账款均可称作应收账款。
三、企业往来账款管理不严对企业的不良影响
企业对于往来账款管理不严,各业务部门不能与相应的合作单位对账目进行定期的协商核对,长期下去会使合作单位对于账目的提出产生厌烦心理,不愿意面对欠款。会造成财务部门对欠款的催款清账工作困难,从而影响到财务部门的工作。有些单位对于账目的不清楚,造成公司内部可用流动资金短缺。在收款单位进行清账工作时,不是所有的合作单位都能顺利提供所欠账款。在欠款单位需要调节利润,减少成本时,会产生直接的拖欠问题。在单位应付与应收款项互相对冲时,必然会选择先收回应收再支付应付款项,这样会使得款项资金流动的延缓。在资金量小的单位很可能因为这一段时间的延迟而出现生存危机。
很多企业在刚开始运行时期资金还比较充足,但是在运行一段时间后往来账款开始出现结存的情况,流动资金失去效应。众所周知,资金是一个企业发展的重要保障,对于一个企业而言资金就像人体的血液,一个人没有血液的流动必然会死亡,同样,一个企业失去了资金的流动也就意味着破产的结果。因此,一个企业要想持续稳定发展,必须加强往来账款的管理,保证有充足的流动资金。
一个企业的生产经营都离不开资金的支持,而往来账款又是企业资金的重要组成部分,因此,往来账款对于企业日常生产经营具有重要意义。比如:应收账款,在企业经营过程中无法避免会有一些坏账、死账,对这些账款可能会给企业带来的损失会计部门应该提早做出判断,并将其计入当期损益。对于应收但没收到的账款,缴纳企业所得税时也要按照规定的程序进行,具体操作是要先由中介机构对账款审计,之后再上报税务部门审批,如果不对坏账、死账进行审核,在年度汇算缴税时就会按照应纳税标准缴费,无形中增加了企业税收,但是从另一个角度讲,即便没有收到的账款企业也要将其作为收益,并且缴纳相应的企业所得税。
四、完善内部控制制度加强往来账款管理的措施
(一)完善内部控制制度
在企业中之所以存在往来账款问题,归根结底还是由于企业没有将相关政策和制度落到实处,很多制度都是流于形式,并没有发挥其约束和控制的作用。因此,要想加强往来账款管理首要任务就是完善内部控制制度,并且要求企业内部人员严格遵守制度内容。比如,企业要对销售收入账款进行合理控制。近年来,越来越多的行业都实行信用度的评价,这项措施主要是针对客户制定的,通过统计客户的信用度可以有利于企业内部对收入的控制,一旦客户信用度很低,那么企业可以采取相应的措施及时对账款进行催收。要实行信用政策就需要销售部门做好相应工作,对每位客户都要登记好账款信息,并且定期对每位客户的账款进行核实和催缴,进而保证所有销售收入都能按期到账。
(二)加强企业内部的信息沟通
通过对很多往来账款出现问题的企业调查可知,大部分企业往来账款出现问题很多程度在于没有做好信息沟通工作。主要表现在以下几方面:首先,企业负责财务管理的人员没有定期将相应财务数据与担任其业务的工作人员报送,导致业务人员没有及时了解相应财务流动情况,甚至有些企业根本就没有将收款、报销等规定落实,在实际工作中,没有按照相关规定进行各部门与财务部门的业务往来;其次,负责财务管理的人员没有及时向领导汇报企业内部账务情况,导致领导不能对突如其来的财务风险采取准确及时的应对措施,阻碍了企业的健康稳定发展。这些都是因为企业内部沟通工作没有做到位,影响了往来账务的管理。因此,只有加强企业内部沟通,使相关人员与领导都能及时掌握和了解资金流动情况,才能准确把握企业的正常运行,即使面对资金风险问题也能提早采取有效措施,做到合理地规避风险,使企业的正常经营不受影响。
(三)加大内审力度
企业对于往来账款的管理不仅包括企业领导对于内部账款管理的执行力度,还应该包括企业内部人员的监督管理,而在企业中发挥监督管理职能的主要是审计部门,因此,要想加强企业往来账款的管理,审计部门也要充分发挥其监督作用。目前,在很多企业中出现了一种不良现象,审计部门成为了一个有名无实的部门,很多企业领导认为内部账款都是由公司本身财务部门管理的,无需再进行审计,不仅浪费时间,而且加大成本投资,这种片面的理解导致审计部门没有切实发挥其对企业内部往来账务的监督作用。企业领导要提高对于内部监督的重视程度,加大内审力度,树立内审部门在企业内部的权威,才能有效约束财务相关人员的工作,发挥企业内部监督作用。
(四)风险评估
一个企业的运行必然会存在一定的风险,尤其是往来账款,其本身就是风险系数极高的一项资金流动。因此,企业必须对于每一笔往来账款做出科学、合理的风险评估,根据风险指数对不同风险指数的账款采取相应的措施,对于账款可能会给企业带来的损失要及早预测,制定防范和规避风险的有效方案,这样才能在风险来临时不至于不知所措。企业领导要深刻认识到风险评估对于企业往来账款管理的重要性,一旦往来账款出现问题会给企业的经营造成巨大影响,只有科学、合理、准确的对往来账款进行风险评估,才能保障往来账款的安全,将其风险指数降到最低。
五、结束语
总之,在企业运行阶段,往来账款对企业的影响就不可避免,我们需要加强管理,通过严格的管理制度去控制风险,将风险降到最低,通过管理好往来账款来为企业创造最大的利润。
参考文献:
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摘 要:随着市场经济的发展,社会竞争的加剧,企业为了扩大市场占有率,越来越多地运用商业信用进行促销;然而,市场的信用危机又使得企业间相互拖欠现象越来越严重,造成企业的往来账款增加。再者,由于企业财务及经营管理上的原因,许多不属于往来账款的其他经济内容,也体现在往来账款中,有些企业的往来账款中包罗万象,其结果也造成往来款的增加。特别是在商业企业,往来账款所占比重越来越大,不仅造成企业资金周转困难,而且也使企业的会计信息失真。加强企业往来账款的管理,对减少企业资金占压,创造良好的企业内部经营管理环境都是十分重要的。
关键词:管理 内部控制 往来 账款
企业往来账款主要包括应收账款、其他应收款、预付账款、应付账款、其他应付款、预收账款等,按其基本性质可分为两大类,应收款类和应付款类。本文就以这两大类为基础来分析目前企业往来账款中存在的问题:
1、不定期对账。有些企业由于疏于对往来账款的管理,不能做到定期与相关单位核对账目,特别是欠款企业,往往对债权人的对账要求持抵触态度,长此以往必然造成往来账款账目不清,为今后的催款、清理带来困难。
2、往来账款不定期清理。有些名存实亡的往来账款长期挂账,如坏账不及时报损、处理,不需付债务不及时报批做营业外收入等,均造成往来账款账目混乱。
3、对已销账的往来款管理不善。如已作坏账的应收款,收回时作为账外小金库,甚至公饱私囊;不需付的款项,付出作为账外资金,或被个人贪污。
4、利用往来账款调节利润。
5、出租出借账户或为他人套取现金。
以下从五个内部控制构成要素来分析造成往来账款中诸多问题的原因及其解决方法。
1、控制环境
从目前企业现状来看,有些企业从领导到员工都没有充分重视往来账款的管理。有些领导财务知识有限,他们无法将应收款项与公司实实在在的资产联系起来,因此也就无法将应收款的管理作为重要工作来抓
要扭转这种局面,必须使内部控制成为管理者真正的需求,这就要进行产权制度改革,建立现代企业制度。在这个基础上选用业务素质好,能力强且有责任心的员工,在有效的激励机制下,调动他们的积极性,便可创造一个良好的控制环境。
2、风险评估
目前企业中普遍存在对往来账款的风险认识不足的现象,因此也没有对往来账款的风险进行评估,以便采取有效措施对往来账款进行管理。事实上,往来账款账目不清,内容混乱,不仅影响会计信息的准确性,而且由于管理上存在漏洞,会使少数人有可乘之机,因而造成企业资产的流失。
企业从业务人员到管理人员,都应认识到往来账款中存在的问题会给企业带来不良后果。要按不同性质的问题进行风险评估,建立、分析与管理相关风险的机制。
3、控制活动
往来账款中出现上述问题最主要的原因还在于企业缺乏相应的控制政策及控制程序,或有了这些政策和程序却没有执行。这些政策与程序主要指岗位分离、授权批准、文件记录、预算控制、实物保全等。下面针对往来账款中存在的问题,说明应建立哪些相应的控制政策和程序:
3.1、涉及销售与收款的内部控制
企业应制定信用政策,确定信用标准、信用条件(含信用期限,信用额度,折扣率)及收款政策,对客户的赊销均应被授权批准,客户信用期限、额度的调整必须经过相应权限审批人员审核批准。
3.2、涉及其他应收款的内部控制
建立明确的职责分工制度。货币资金的收支与记账分离,货币资金的经办人员与资金收支的审核人员分离,这样可以防止恶意串通。
3.3、涉及预付账款的内部控制
进行适当的岗位分离:付款审批人员不能办理寻求供应商和索价业务;审核付款人员、付款人员、记录应付账款人员应进行岗位分离,以防止舞弊发生。
3.4、涉及应付账款的内部控制
1、采购审批人员、采购人员、验收人员、储存人员、财会记录应实行岗位分离,以防止串通舞弊。
2、定期分析应付账款,规定付款顺序,财务人员与业务人员配合,在企业资金许可的情况下,尽可能先付有折扣的货款。
3、制定应付账款清理计划,对长期无人追索的款项应进行调查,确属不需付的账款,应报有关领导批示,及时转入收入账内。
4、建立双方定期对账制度,以防止双方业务人员串通舞弊。
3.5、涉及其他应付款的内部控制
①、实行岗位分离,房屋、设备、场地等的租赁人员、审批人员、记账人员实行岗位分离;废旧物资、材料、包装物的管理人员、销售人员、审批人员、记账人员等实行岗位分离。
②、定期对其他应付款进行清理,有不需付的款项应及时做账务处理。
4、信息与沟通
往来账款中问题较多的企业往往在信息沟通方面做得不够。首先,财务人员没有定期向相关业务人员报送与其业务有关的应收、应付余额、账龄、风险分析等资料,并且由于企业没有相关的收款、报销等时间的规定,财务人员也不便于与相关人员进行往来账款清理进度及计划方面的交流;其次,财务人员也不能做到定期向主管领导汇报往来账款中存在的问题并提供风险分析报告及解决方案,因此主管领导也心中没数;再者,企业间由于缺乏定期进行账目核对工作也会造成企业往来账的不准确。所有这些都影响往来账款管理。
为加强信息交流与沟通,企业管理当局、财务部门、相关业务部门及管理部门应定期进行交流,相互配合,上传下达,共同做好往来账款的管理工作。
5、监督
现代内部控制理论认为企业的内部控制制度不仅包括企业管理当局的指示得以执行的程序、制度,还包括对整个控制活动的监督。而内部监督过程中,内部审计发挥着主要职能。目前企业的内部审计机构由于其定位、人员、独立性、审计范围等原因的限制还不能充分发挥其内部监督作用,特别是目前企业的内部审计中将内部控制制度的测试与监督作为经常性项目的很少,这就无法保证内部控制作用的正常发挥。
南京地区往来岗位划分往来主管、合同管理、联营核算及对账、发票审核、发票交接、往来管理(副主管)。
一、往来主管(一)岗位责任 1.对报出的各类表单的准确性负连带责任; 2.保证帐期付款通知单及时生成; 3.保证付款金额的准确性; 4.对财务经理负责。(二)工作流程 1.每月工作流程 A.督促检查每月新系统与新中大余额核对;并协调解决发现的问题,并报财务经理; B.督促联营核算员将账务的联营成本表与新系统核对无误,审核联营成本结转表的正确性,及时督促联营核算员生成联营付款单; C.每月5、20号及时跟踪自营付款单在信息部的生成情况; D.每月10号编报清场保证金审批表进行审批; E.每月15、30号编报大客户跟踪表上报总部财务部; F.每月20号编报营收应收分析表给财务经理; G.不定期抽查往来各岗位的工作,发现问题及时解决。2.每周工作流程 A.每周二审核结算中心编报的联营付款审批表。B.每周三及时跟踪自营烟草货款的进货、付款、对账、税票平账的情况。根据采购传至的税票、验货清单打印付款单,登记交票情况,编报交接清单,通知出纳在新系统做平账操作、将结算单据传至账务付款岗入账; C.每周四审核进退货差异单,审核相关货号是否存在低进高退现象; D.每周五及时跟踪自营付款单在信息部的生成情况; E.每周五审核清场供应商结算单据,并核对其账目、营收是否准确。3.每日工作流程 A.将信息部传至的电子报表:收货订单表、每日录入表、一次匹配表、匹配不成功表、手工匹配表、二次匹配成功表、电子差异表、电子差异匹配表,存至数据库存档。填报工序检查日记,检查是否存在漏数、缺数情况; B.审核结算中心每日编报的大客户、普通供应商付款审批表,对冻结供应商进行止付。C.处理采购认为有疑问的各类补损差异,并及时解决问题; D.督促检查对账员及时处理清场对账工作,出具对账确认表,并及时协调解决清场中存在的问题,并上报财务经理; E.平日解决各项突发。F.协调结算中心与公司各部门、供应商的关系。
二、合同管理员(一)岗位责任 1.对所提供的各类数据的准确性负责。2.做好每日、每周及每月的动态汇报工作。3.确保公司合同、文件的完整性。4.对往来主管负责。(二)工作流程 1.每日收取采购送来的合同,注明合同内有关收费情况传给财务经理审批。每天将财务经理审批好的合同传至法务室给律师审批,并从总办取回公司已签定好的合同,对各份合同进行分类、存档; 2.审核已签好合同包括合同附件的有效性及准确性,印章是否准确有效等及条款是否录入正确; 3.每日收取公司各部门所发的内部文档和公司下发文件,并对其进行存档; 4.每日收取采购传至的审批好的营收终止审批表,对其进行分类、存档; 5.每日登记结算中心编报付款审批表,跟踪其在采购、财务、总办的审批情况,并及时将审批好的付款表传至出纳处付款; 6.每日登记往来主管审核好的各种单据,并对其审批情况进行跟踪,并负责替采购查询单据审批情况; 7.清理供应商的新系统中欠费情况,及核对合同扣点、目标返利等合同条款。
三、联营核算及对账(一)岗位责任 1.确保所提供联营结算、清场对账数据真实完整,并对其准确性负连带责任、对所审核的单据应签署意见并签字注明日期。2.对往来主管负责(二)工作流程 1.联营供应商合同审核,收到合同管理员转过来的供应商合同,须审核合同是否录入系统和合同状态,有无进店费,审核合同条款是否合理,与以往相比有什么变化,变化是否允许,进货折扣是否符合条件,须在合同上标明,并在规定的时间内审核完毕; 2.对联营供应商进行抽单,核对抽单数据是否与联营成本结转数据有效准确,并检查抽单金额是否与账面金额一致; 3.抽单金额与账面不一致的需要查清原因,分别情况进行新系统或账面的调整; 4.审核清厂厂家结算单据是否齐全、有效、信息是否准确,并打印清场付款通知单做好登记。
四、发票审核(一)岗位责任 1.确保所收结算单据齐全准确,并对其准确性负连带责任; 2.对账期审批表的准确性、真实性、及时性负责; 3.对往来管理负责。(二)工作流程 1.审核供应商开具的税票、付款通知单、验货清单,账扣的服务业发票是否齐全准确; 2.核对电子平台中税票数据是否与供应商所交单据一致,核对华联所开具的服务业发票明细是否一致;
3.根据系统生成的付款表数据编报大客户付款审批表、普通供应商付款审批表,联营供应商付款审批表;
4.核对付款表数据和结算单据供应商名称是否一致,金额和服务业发票号码是否一致;
5.打印税票交接表和发票交接表。
五、发票交接(一)岗位责任 1.确保所收结算单据齐全准确,并对其准确性负责、对所审核的单据注明附件张数据并签字注明日期; 2.确认所开具账扣发票准确完整,并及时与供应商办理交接; 3.对往来管理负责。(二)工作流程 1.每天收取供应商寄至或送交的结算单据,核对付款单、验货清单、税票、所盖公章的供应商名称是否一致; 2.核对税票是否符合认证要求,验货清单数与付款单上订单数一致,并在付款单上注明附件张数,根据付款单上账扣明细开具相应的发票; 3.核对单据交接表上登记明细是否与所交单据相符,并让供应商签字确认; 4.审核清厂厂家结算单据是否齐全、有效、信息是否准确,核对清场资料的完整性; 5.将往来管理审核好的结算单据与账务付款岗办理交接手续,并让其在税票交接表上签字确认; 6.将账扣费用发票与出纳办理交接手续,并让其在发票交接表上签字确认; 7.将往来管理审核后的付款审批表交合同管理员登记,并让其在付款表交接表上签字确认; 8.每月税票交接表、发票交接表、付款表交接表的整理装订。
一、目前在企业往来账款中存在的问题及弊端
(一) 往来账款中存在的问题有几种:
1对账不定期。有些单位不重视对往来账款的管理, 不能做到定期与相关企业核对账目, 有的即使是对了账, 也没有形成合法有效的对账依据, 缺少连续性, 特别是欠款企业, 对债权人的对账要求不配合, 长此以往, 必然会造成往来账款的账目不清, 为今后的催款清欠带来极大的困难。
2责任不明确。有些企业没有建立往来账款的责任制, 致使有些往来款无法及时处理, 有的经济业务形成挂账依据不充分, 又无明确责任人, 所以造成往来账款无法核对。
3核对不规范。往来账款分类不准确, 明细科目设置不合理, 往来账户之间不按业务性质记账。例如, 有些与正常经营业务的款项, 记入应收账款或应付账款, 将两个无法查清的不同账户的应收账款、应付账款余额对冲, 这必然影响了企业根据不同的往来账款的性质进行有针对性的管理。
4清理不及时, 有的挂账单位已经破产或自然注销, 其往来账款已名存实亡, 但未及时报批, 做营业外收支处理, 造成往来账款的不真实。
(二) 往来账款存在的弊端
1增加企业资金占用, 降低企业的资金使用效率, 使企业效益下降。由于企业的物流与资金不一致, 发出商品, 开出销售发票, 货款却不能同步回收, 没有现金流入的销售业务产生损益、销售税金上缴及年内所得税预缴, 如果涉及跨年度销售收入导致的应收账款, 则可产生企业流动资金垫付股东分红。久而久之必将影响企业资金的周转, 不仅会造成企业资金周转困难, 而且也使企业的会计信息失真, 进而导致企业经营实际状况被掩盖, 影响企业生产计划、销售计划等, 无法实现既定的效益目标。
2虚增企业当期利润。由于企业的记账基础是权责发生制, 因此, 企业账面利润的增加并不表示能如期实现现金流入。会计制度要求企业按照应收账款、其它应收款余额的百分比来提取坏账准备, 会给企业带来很大的损失。因此, 企业应收款的大量存在, 虚增了账面上的销售收入, 在一定程度上夸大了企业的经营成果, 增加了企业的风险成本。
3容易造成企业资产不实。往来账款在资产负债表中, 是构成企业总资产、总负债的项目之一。如果往来款长期存积, 坏账多, 企业总资产、总负债的水分含量大, 而通过资产负债表反映的企业总资产、总负债实质与形式将不一致。资产、负债不实会误导会计信息需求者。
4加速了企业的现金流出。赊销虽然能使企业产生较多的利润, 但是并不能真正使企业现金流入增加, 反而使企业不得不运用有限的流动资金垫付各种税金和费用, 从而加速了企业的现金流出。
5对企业营业周期有影响。营业周期即从取得存货到销售存货, 并收回现金为止的这段时间, 营业周期的长短取决于存货周转天数和应收账款周转天数, 营业周期为两者之和。由此看出, 不合理的应收账款的存在, 使营业周期延长, 影响了企业资金循环, 使大量的流动资金沉淀在非生产环节上, 致使企业现金短缺, 影响工资的发放和原材料的购买, 严重影响了企业正常的生产经营。
二、往来账款形成的原因
1企业片面追求高收入、高利润。随着我国市场经济的深入发展和社会竞争的日益加剧, 企业为了扩大市场占有率, 越来越多的运用商业信用进行促销, 忽略了资金的使用价值和可回收性, 使得企业之间相互拖欠的现象严重, 造成企业往来账款增加。
2企业内部控制制度不完善。首先, 由于企业财务及经营管理的原因, 有些不属于往来账款的其他经济内容, 也体现在往来账款中, 造成往来账款增加。其次, 某些企业销售、业务人员为了个人利益, 只关心销售、采购任务完成, 采取赊销、回扣等手段销售商品、采购物资, 使得往来账款大幅度上升, 而对这部分往来账款项, 企业未要求相关部门和购销人员全权负责追款, 导致往来账款大量沉积下来, 给企业经营背上了沉重的包袱。
3企业往来账款管理失当。企业信用政策制定不合理, 日常控制不规范, 追讨欠款工作不得力等, 都有可能导致应收账款的沉积。
三、加强往来账款管理的对策及建议
往来账款本身涉及到企业日常经营及管理活动的各个方面往来账中的问题, 它可以反映企业经营管理中存在的弱点和缺陷。要想解决以上存在的问题, 应该加强企业自身的内部控制。我认为应该从以下三个方面建立和完善内部控制制度, 来加强往来账款的管理, 加强资金周转, 提高经济效益, 防止资产流失。
(一) 控制环境。
从目前企业来看, 有些领导没有充分重视往来账款的管理, 没有将应收款与企业实实在在的资产联系起来, 没有把应收账款的管理作为重点来抓, 要想扭转局面, 就要建立企业内部控制制度, 并行之有效地认真贯彻执行。
首先, 领导要对往来账款持怎样管理的观念, 在很大程度上关系到往来账款管理制度的实施效果。根据授权有限的原则在企业内部应分别规定业务部、业务科长等各级人员可批准的赊销限额, 限额以上须报上级或经理审批。这种分级管理制度有利于将赊销业务控制在合理的限度内。
其次, 要增强责任人的意识, 将责任人对往来账的被动管理转变为自觉行为。认识到往来账款的管理涉及的不只是财会部门, 还涉及到销售部门、业务部门等等。因此, 需要企业内部与各部门之间相互协调、相互配合, 形成一个往来账款管理的组织体系。建立销货收款一条龙责任制度, 制定严格的资金回款考核制度, 以实际收到货款数作为销售部门的考核指标, 每个销售人员必须对每一项销售业务从签订合同到回收资金全过程负债。同时由财务部门监督货款回收情况, 以达到内部控制的目的, 减少舞弊行为的发生。
再次, 应提高会计人员的业务素质。要有计划、有步骤、有针对性的对会计人员进行后续教育, 选用业务素质好, 能力较强并有责任心的会计人员担任往来账款的管理, 必须定期计算应收账款周转率、平均收款期、收款占销售额的比例以及坏账损失率, 编制账龄分析表, 按账龄分类估计潜在的风险损失, 以便正确估量比例以及坏账损失率, 使企业领导能及时调整相应的信用政策。并在有效的鼓励机制下, 调动大家的积极性, 才能创造一个良好的控制环境。
(二) 风险评估。
首先, 目前在许多企业中, 存在着重销售收入的实现, 轻赊销账款管理的现象, 对往来账款的风险认识不足, 企业为了达到扩大产品的销路, 增加收入, 不得不以赊销方式招揽顾客, 这就必然增加了企业的经营风险和信用成本。因此, 有必要建立企业信用风险评估意识, 防范于未然, 提高风险意识, 尽力减少风险度。其次, 掌握和分析客户付款能力和按时付款的可靠性, 进行信用决策, 避免使往来账款在一开始形成时就潜伏着风险。信用政策是应收账款管理制度的主要组成部分, 包括信用标准、信用条件和收账政策三个方面。合理的信用政策应把信用标准、信用条件、收账政策结合起来, 综合考虑三者的变化对销售额、应收账款机会成本、坏账成本和收账成本的影响。
(三) 控制活动。
往来账款中出现的问题, 主要原因在于企业缺乏相应的控制政策和控制程序, 主要包括以下四个方面:
1销售与收款内部控制。
(1) 企业要制定合理的赊销信用政策, 对客户进行信用评估和分类管理。
(2) 企业要建立资信调查制度, 会计人员应及时清理应收账款, 对逾期的应收账款应督促销售人员及时催收。
2其它应收款的内部控制。
(1) 建立明确的职责分工制度, 建立备用金领用和报销制度。
(2) 对所有其它应收账款, 要定期清理, 制定催款制度, 明确规定, 凡是不按程序办事的形式坏账和损失的, 应负全部责任, 防止出现坏账。
3付账款的内部控制。
(1) 进行适当的岗位分工, 付款审批人员不能办理寻求供应商业务, 以防止舞弊的行为发生。
(2) 对预付货款的商品及客户进行市场信用调查, 规定预付款的前提, 并应严格按照合同的规定执行, 以防止企业多付或有不必要的预款发生。
(3) 建立催收货款制度。坚持“谁经办, 谁催收”的管理原则, 并建立坏账审批制度。
4会计核算的内部控制制度。
(1) 往来账款要由专人负责统一核算, 以便及时反映各往来单位欠款情况。所有往来账户的明细科目, 应按不同的往来单位设置明细账, 所有往来的票据应填写完整, 数字准确, 内容真实, 并符合有关规定。
(2) 建立定期对账制度。定期与往来单位的财务部门进行函证, 杜绝以本单位业务经办人员对账代替与欠款单位的对账, 防止造成账面往来账款的不实。
总之, 为加强信息系统与沟通, 企业领导、财务部门、各个相关部门要定期交流, 财务部门要定期编制往来账款的期末余额表, 将往来账款中存在的问题, 形成书面文字, 报关有关领导, 提供风险分析报告及解决方案。经办人员也要定期将清欠款进展情况向有关部门反馈。同时, 企业领导要对催收款项, 清理欠款有成绩的人员进行奖励, 对催收款项欠款不力的, 造成呆账、坏账损失的人员, 要给予经济处罚。
参考文献
[1]刘建、王宗祥:《浅析企业应收账款监控和收账制度管理》, 《财务与会计》2004年第5期[1]刘建、王宗祥:《浅析企业应收账款监控和收账制度管理》, 《财务与会计》2004年第5期
[2]刘家兰:《如何加强企业往来账款的管理》, 《林业财务与会计》2003年第7期[2]刘家兰:《如何加强企业往来账款的管理》, 《林业财务与会计》2003年第7期
[3]姚铁梅:《加强往来账款管理规避企业经营风险》, 《财会通讯》2002年第12期[3]姚铁梅:《加强往来账款管理规避企业经营风险》, 《财会通讯》2002年第12期
[4]吴彦龙:《加强企业内部财务控制的原则和方法》, 《现代财经》2001年第8期[4]吴彦龙:《加强企业内部财务控制的原则和方法》, 《现代财经》2001年第8期
[5]于海君、牛宝林:《浅析林业企业往来账款的管理》, 《林业财务与会计》2004年第8期[5]于海君、牛宝林:《浅析林业企业往来账款的管理》, 《林业财务与会计》2004年第8期
[6]王锦璋:《市场经济时代与财务管理的几个“转变”》, 《财会研究》2002年第2期[6]王锦璋:《市场经济时代与财务管理的几个“转变”》, 《财会研究》2002年第2期
一、往来账款管理中常见的问题
(一)领导不够重视,内控管理责任不明确
往来帐形成的原因是多种多样的,如经办人员只管申请支付款项,但不及时到财务办理还款销账手续;产品已经销售出去但货款不能及时催回等等情况。而有些领导对往来帐的管理不够重视,单位内控管理责任不明确,没有及时处理往来账款的奖惩制度。财务部门没有设置处理往来账的会计岗位职责。甚至有领导认为往来账的存在很普遍,哪个单位都有清不了的往来帐,对账不对账都无关紧要,反正一时半会儿结不清。这种情况纵容了往来帐的长期存在。
(二)会计业务能力不过关责任心不强或往来帐入账口径不一致
有些单位财务分工比较明细,出纳会计编制凭证,主管会计审核,记账会计登记往来明细账,但往来账清理的职责由谁负责不清楚,导致往来帐的管理处于“真空”之中。分析具体的原因,是会计分工主次不明,财务负责人的全局规划没有做好,出纳会计、主管会计、记账会计没有爱岗敬业的奉献精神,及时沟通的团队精神,相互推卸责任,结果造成往来账管理不及时、不规范。往来业务单位记账时间和相关口径不一致,有部分会计在业务处理时该与前期冲账的不冲帐,重新挂上新的科目,不及时清理往来帐也导致了往来帐的长期存在。
(三)往来业务单位之间对账不及时
往来账管理得好不好,还靠业务单位之间及时进行核对。每个单位应根据业务量的大小,与往来业务单位进行定期对账,如发现问题应及时沟通,查找原因,保证双方账目余额一致。但在实际工作中,有些单位平时不对账,或者很少对账,有的到年底才对一次账,甚至有的不对帐。甚至对方单位都清算注销了,本单位账面上还长期保留着与其之间的往来帐。
(四)根据单位需要人为的虚增往来帐
有的企业为了控制利润的规模,避免缴税或少缴税,会利用往来账款调节利润,隐瞒已经实现的收入;而一些行政事业单位领导为了自己的业绩,让财务人员从账面上减少支出数,利用往来账款调节成本,隐瞒已经发生的支出。
(五)出借账户给外单位或为他人套取现金
有些单位会利用往来账户将公款借给外单位或个人,导致单位往来账中有核算一进一出的款项,而与单位并无实质性的业务活动,实际违反财务管理规定,出借账户为他人转款。
二、应对往来账款管理存在问题的解决方法
第一,在制度建设上重视并完善往来账款的管理。
对将往来账款的形成及结算纳入领导干部经济责任的考核范围,作为单位财务管理和廉政建设的重要考核指标之一。单位内部建立完善往来账款管理制度,将往来账款的管理纳入单位管理统一体系,使其制度化规范化,并明确规定结算时间和相关人员的责任。加强行政问责制,对由于经办人的责任而使单位资金无法收回者,应追究相应的责任。
第二,从思想上要重视往来账款的管理。
仅有制度还不行,还需从思想上重视往来账款的管理。如果从领导到经办人员再到财务人员都能从思想上要重视,认识统一,并认真履行自己的职责,及时催缴往来账款,避免出现往来账款的长期挂账。针对往来账款的特点,分门别类进行管理,并进行定期或不定期的催收。使往来账款的管理工作成为制度化和规范化、长期性、经常性的工作。管理得好应收账款能收回,应付账款也能延迟支付,这样才能提高资金的利用效率,减少坏账。
第三,往来账款的管理要达到可控的范畴之内,着重还依赖于内部控制制度的建设,在经济活动的各个节点对往来账款产生、日常管理、处置进行监控。如销售企业应着重从以下几个内部控制点进行管理:
1.销售与收款的内部控制
应制定信用政策,确定信用标准、信用条件及收款政策,对客户的赊销政策应被授权批准,客户信用期限、额度的调整必须经过相应权限审批人员审核批准;销售部门应对赊销客户信用进行调查,对其尚可使用的信用额度等进行审查并按客户设置应收款台账,及时登记每一客户应收账款增减变动情况和信用额度使用情况;财务人员应及时清理应收账款,定期编制应收账款账龄分析表提供给相关人员便于及时催收并进行考核,并将考核结果与奖惩挂钩。
2.其他应收款的内部控制
对其他应收款应定期清理,制定催款制度,防止出现坏账,建立明确的职责分工制度。建立备用金领用和报销制度,为加强管理应尽量实行定额备用金制度,由专人保管并在规定期限内报销;备用金的领用和报销,应根据不同的额度建立授权和批准制度,报销时应按领取时用途报销;年终应全部收回,次年再借。
3.预付账款的内部控制
办理预付账款应有条款完备的合同,对办理预付账款的人员进行适当的岗位分离,以防止串通一气,损害单位的利益;对预付货款的商品及客户进行市场及信用调查,预付货款应经过严格的审批程序,并应严格按照合同的规定执行,防止多付预付账款或支付不必要的预付帐款;采购人员应定期轮换,防止与供货单位联手舞弊。
4.应付账款的内部控制
采购人员、采购审批人员、验收人员应实行岗位分离,以防止串通舞弊; 定期分析应付账款,规定付款顺序,资金许可的情况下,尽可能先支付有折扣的应付账款;建立业务往来单位定期对账制度,防止业务人员串通舞弊;制定应付账款清理计划,对长期无人追索的款项应进行调查,确属不需付的账款,应报有关领导批示,及时转入收入账。
第四,借助于外部审计的力量促进往来帐款的管理。
对于往来帐款的管理,有时会由于单位的自我保护的需要或违法违纪现象的存在使得单位对往来账款的管理形同虚设。所以在必要的情况下还需借助于外部审计的力量促进单位往来帐款的管理。审计的内容包括:1.检查往来账款的真实性。主要检查有无故意弄虚作假.采取虚设明细账户或在现有账户中采用记假账的手法,隐瞒真实的财务状况;2.检查往来账款的合理、合法性。主要检查往来账款形成的原因是否合理,是否在其业务活动范围以内,检查有无利用往来账户违反国家规定,进行不合理或不合法活动;检查相关的购销合同条款是否真实齐全,职责是否明晰;3.检查往来账款收入与支出业务。因为有部分单位利用往来账户虚增支出或应付账款,已达到偷税、漏税、隐匿收入、成本虚增、利润虚假的目的;4.检查重点款项的去向,向银行或相关业务单位进行函证,了解业务与支付资金的真实性。
总而言之,一个单位的往来账款管理的好坏会反映财务管理水平的高低并直接影响到单位的总体管理水平,因而每个单位都应切实加强往来账款的管理。
参考文献:
[1]张铁英.如何加强往来账的管理与核算.商业会计.2003(9).
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