高等学校档案管理

高等学校档案管理（精选8篇）

高等学校档案管理篇1

第一章总则

第一条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，也是干部（工人）档案形成的基础，为加强对学生档案的科学和规范化管理，现根据学生档案形成和管理的特点，参照中央组织部和国家档案局一九九一年颁发的关于《干部档案工作条例》的精神，结合高校实际特制定本办法。

第二条学生档案管理是学校工作的重要组成部分，也是人事档案工作的组成部分之一，它是贯彻执行党的教育方针，为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。

第三条学生档案工作，在学校党政管理部门的宏观管理组织协调下，由档案馆进行行政领导，并在研究生院、学生处、招生处和校团委的共同支持下由人事档案室全面负责做好学生档案管理工作。

第四条在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。

第二章管理职责

第五条学生档案实行人事档案室统一归口指导并由专人管理，行政和业务工作接受档案馆领导，同时接受校内有关领导部门的检查和指导。

第六条学生档案种类多（本科、硕士、博士、专科、自费、委培）、流动性强、利用率高、工作量大，因此应在档案馆内配备一至二名专职人员负责学生档案管理工作。

第七条学生档案管理的职责

（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料；

（二）收集、鉴别和整理学生档案材料；

（三）办理学生档案的查阅、借阅；

（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；

（六）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；

（七）办理其它有关学生档案事项。

第三章档案的内容和分类

第八条建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。

第九条学生档案的内容及其分类第一类毕业生登记表；第二类学生个人自传；

第三类鉴定、考核、考察材料；

第四类学生成绩卡（表）、学位证书、论文评语；第五类政治历史情况及学生升学政审材料；

第六类加入中国共产党、共产主义青年团的材料；

第七类奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）；

第八类处分材料（包括个人检查、调查报告、校系级处分决定或免于处分的意见等）；

第九类出国留学材料，包括已经是国家正式职工的工资和任免材料等；第十类其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。

第四章管理范围

第十条学生档案的管理大体与干部档案相当，凡是由学校正式录用的本、专科学生、硕士生、博士生等各类学生档案一律由档案馆人事档案室统一管理。

第十一条学生毕业后个人档案应立即转到学生的工作单位。

第十二条毕业前夕应将学生在校的德、智、体主要表现和学生成绩输入计算机，留在档案馆永久保存。

第十三条硕士、博士、博士后的论文及论文的专家评语亦输入计算机永久保存。第十四条退学、因故死亡，因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存；休学的学生，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第十五条留级的学生档案，每学年在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级并上名册（将原在班级的名字注销并说明原因）。

第十六条学生若被学校除名，应及时将档案转入非在校生类，如有就业的，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。

第十七条学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校人事档案室保管，刑满释放、解除劳教，或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。

第十八条学生出国不归、失踪、逃亡，其档案仍由学校档案馆保管。

第五章档案材料的收集、鉴别与归档

第十九条为了使学生档案适应社会发展的需要，要经常通过学生处、团委、研究生院、各系等部门收集优秀学生、优秀学生干部、各类奖学金及学生参加社会活动形成的反映学生德、智、体的材料，充实档案内容。

第二十条研究生院在考生成绩合格，确定录取时，应将其考研究生前的人事档案材料收集齐全后，移交人事档案室，档案室对研究生院送来归档的每份档案进行认真地清理和签收（必须有考研究生前的人事档案）。

第二十一条各学院、各系、所、教务处、研究生院应将学生在校期间所形成的新材料及时送人事档案室归档。

第二十二条主管人员将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字。材料上必须标明系、院、所和班级，并经组织审查盖章后方能归档。

第二十三条不属于规定归档的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。

第二十四条凡收集的归档材料，均应按《学生档案管理要求》整理装订。

第二十五条学生档案材料，须统一用十六开规格的办公用纸；如奖学金之类的表可用八开对折表格，不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第六章档案的保管与保护

第二十六条根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密，科学地保管。

（一）学生档案要建立学生档案库房，库房要坚固、安全、要有防火、防潮、防盗、防光等设施。

（二）库房的防火、防潮、防盗、防光、防高温等安全设施应经常检查以确安全，要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。

（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。

（四）要不断地研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。

第二十七条学生档案入库后，要更换统一和规范的学生档案袋。

第二十八条认真负责管理好学生档案，对利用学生档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守保密法》的要依法处理。

第七章学生档案的利用

第二十九条因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定。

（一）凡来室查阅学生档案者，须持各院系及有关部门的介绍信查阅；

（二）档案管理单位，要根据规定和需要提供服务利用；

（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经主管档案的馆长签字批准，方可出馆；

（四）学生个人不能查阅自己的档案材料；

（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。

第八章学生档案的转递

第三十条学生分配或就业后应及时将档案转给新的主管单位。

第三十一条本科毕业生考取外校研究生，学生处及各院系应及时通知档案室将档案转至录取院校。

第三十二条转递学生档案应遵守下列规定：

（一）学生档案应通过机要交通或派人专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；

（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（三）转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；

（四）收到档案的单位，须核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回，逾期一月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。

第三十三条严格执行转递制度，避免产生“无头档案”如有的学生不服从分配而自己找单位未及时索取档案者，人事档案室应予妥善保管。

学生档案归档须知

全校同学：

学生档案是个人人事档案的重要组成部分，也是国家、社会、组织选拔人才的重要依据之一。由于招生工作中每个地区对学生档案管理和邮递不统一，给学生档案管理工作带来很多困难，如有些地区将学生档案交给学生个人带到大学，部分学生在入学报到时不把档案及时上交辅导员或档案馆，而是放在宿舍，一放就是半年或更长的时间，甚至到毕业时才发现没有中学时的档案。另外，个别学生档案意识差，私自拆开个人档案，严重影响了档案的真实性、准确性。

为了保证学生档案的完整、准确、安全，保证学生就业等利益不受影响，特告知全体同学，有带档案到学校的，请将档案及时交辅导员或档案馆，以免造成档案的丢失和损毁。

院系学生档案管理注意事项

一、学生档案原始资料要齐全

1、高中毕业生登记表；

2、高校招生报考志愿表；

3、保送生登记表；

4、中学生成绩表；

5、高中学习成绩；

6、政审表及入党、团材料；

7、中学期间奖、惩材料；

8、高校招生体检表。

二、学生档案信息记载要准确、规范

1、反映声像特征的照片、资料；

2、父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编；

3、曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、学籍卡、各种表格上的姓名、出生年月一致。

三、查询学生档案要具备以下三个条件

1、学生学号是查询学生档案唯一准确的条件；

2、姓名是查询的重要辅助条件；

3、专业是姓名查询的辅助条件。

学生和单位查询档案时，先报学号，在记不清学号的情况下，再报姓名和专业。因为在任何情况下，学号都是唯一的、不重复的，而姓名、专业会出现同名同姓同专业的情况。

四、学生档案转递时应做好以下工作

1、院系要在学生毕业时（每年6月底前）将学生所有奖惩、入党（团）等材料收集齐全装入学生档案袋，达到准确、完整，一次转递，为学生就业提供最准确的信息；

2、考上外校研究生的学生，在接到调档通知时先到招生处盖章备案，然后及时同档案馆联系，档案馆先为其出具相关证明，待档案材料齐全后，一次性寄往录取学校，避免二次寄档造成的各种不良后果；

3、因没就业造成档案留校的学生，要有学校相关的证明材料，档案馆方按教育部要求保存个人档案；因个人其它原因造成档案留校的学生，要与档案馆签订档案留校协议，档案馆按协议规定保存个人档案；

4、学生因休学、延长学年、没修完课程等原因造成档案留校的，档案暂时由档案馆保管，待学业完成后及时与档案馆联系，人事档案室将档案寄往用人单位；因欠学费造成档案缓寄的同学，待交清学费后，持交费票据复印件，到人事档案室办理档案转递手续，并交相应保管费用；因个人原因造成档案寄出退档的，档案由档案馆暂时保管，本人要及时与档案馆联系，提出转递或留存意见，并交相应管理费用；

5、学生退学档案要及时寄出。如来年还要参加高考的学生，档案可寄当地市、县教育局，如要就业，档案可寄当地人事局或人才交流中心。

毕业生档案转递须知

全校毕业生同学：

我校毕业生档案邮寄是通过杨凌“机要局”转递的。机要局要求收档单位必须是县团级以上部门。因此，档案收件单位必须注明：省、市、单位名称，如“四川省成都市铁道第二勘察设计院人事处”。另外，国营公司能接收档案，私企、合资企业不能接收档案，只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收，如：某生毕业后就业单位为“深圳市富士康精密组件有限公司”，该生档案只能寄往“广东省深圳市宝安区人才交流中心”。所以学生在签单位时，必须向所在单位了解清楚档案收件单位的正确地址，避免档案寄不出去，或寄出因地址不详退回。

具体事宜请与档案馆人事档案室联系，联系电话：029-87082957

西北农林科技大学档案馆

二〇〇八年六月一日

学生档案的利用和转递

一、因工作需要查阅和借阅学生档案须遵守下列规定。

（一）凡来室查阅学生档案者，须持各院系及有关部门的介绍信查阅；

（二）档案管理单位，要根据规定和需要提供服务利用；

（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由并经主管人事档案的馆长签字批准方可出馆；

（四）学生个人不能查阅自己的档案材料；

（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。

二、学生分配或就业后应及时将档案转给新的主管单位。

三、本科毕业生考取外校研究生，学生处及各院系应及时通知档案室将档案转到录取院校。

四、转递学生档案应遵守下列规定：

（一）学生档案应通过机要交通或派专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；

（二）转出的档案必须完整、齐全、并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（三）转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；

（四）收到档案的单位经核对无误后应在回执上签名盖章立即退回，逾期一月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。

五、严格执行转递制度，避免产生“无头档案”如有的学生不服从分配而自己找单位未及时索取档案者，人事档案室应予妥善保管。

第一讲

高校如何加强档案资源建设

第一部分高校档案资源建设的现状与发展对策

档案资源是档案部门的立身之本，档案资源建设是国家档案事业赖以生存与可持续发展的重要基础，是开发利用档案资源的前提，也是档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的根本保证。教育部27号令的颁布实施，为我们档案工作带来了发展的机遇和空间。从这样的认识高度出发，把档案资源建设摆在突出的位臵，充分认识加强档案资源建设的重要意义，下大力气抓好、抓实、抓出成效。在此认真分析高校档案工作的现状与问题，共同谋划高校档案资源建设的大计。

一、我国高校档案资源建设的现状

1、档案队伍的现状与问题：

据2007年61个部属学校档案馆年报统计：现有职工712人，其中女性532人，占总人数的70％；硕博（包括研究生）学历者148人，占总数的20％、本科学历占51％；50岁以上人员占30％，35-49岁之间人员占51％，34岁以下人员占17％。这些数据表明：一是男女性别比例严重失衡，馆平均人数11.6人，职工数量偏少；二是档案群体学历偏低，专业人才、复合型人才少。特别是占51％本科学历者将主导今后档案工作发展的基本格局；三是年龄结构不尽合理，年轻人偏少。占30％的50岁以上者将在今后几年内先后告退，这正是改善学校档案队伍知识结构的关键时期。

有些专家认为：档案人具有忠于职守，淡泊名利的优良品质，但思想观念保守，不能适应新形势、新任务的需要。有的档案人撰写论文或是学术交流发言，总是强调客观条件困难，就是不讲档案人的“思想困难”。也有专家认为，讲问题、讲困难是一些档案人是对档案工作现状有所反思的结果，也是档案人的一个进步。实践证明，高校档案工作改革发展的最大障碍是档案人的“思想瓶颈”。

2、学校档案工作滞后于高教事业发展：改革开放以来，我国高等教育发展实现了历史性跨越，我国开始由人口大国向人力资源强国转变，一大批大学和重点学科实力进一步提升，缩小了与世界高等教育强国的差距。我国也是档案工作大国，如何向档案工作强国迈步？怎样围绕中心，服务学校社会，建设具有学校特色的档案资源体系和档案服务体系？如何缩小学校档案工作与高等教育整体发展的差距？

目前全国高校档案部门面临的主要问题是：一是经费严重不足，不能适应迅速增长的档案工作量和档案现代化管理的需要；二是管理手段和管理方式落后，不能适应新载体、新领域档案管理的需要；三是档案宣传缺乏力度，形式也比较单一，不能适应档案工作应有环境的需要。但实质性的问题是我们档案工作者思想解放不够，缺少创新发展思路。以服务求生存，贡献求发展，这是高校档案事业建设发展的必由之路。

3、保障条件简陋，亟需改善档案库房、办公用房及现代办公设备和档案保护设施：上世纪八十年代中后期，各校先后建立档案馆和综合档案室，大多是以旧房屋改扩建成馆舍，仅满足了建馆的一般条件，新建馆舍极为稀少。时至今日，大多数高校馆舍和设施陈旧，既不能满足档案资料安全保管和馆藏增长的需要，又不能适应现代档案工作的需要。部属高校61个档案馆年报统计表明：档案馆总建筑面积89632㎡，馆平均建筑面积14693㎡，其中库房总建筑面积43893㎡，馆库平均建筑面积719㎡。档案馆现代办公和档案保护设备统计：服务器90个、pc机器1102台、复印机141台、集中式空调机16套、去湿机319台、消毒设备37台。以上这组数据就是部属高校61个档案馆的全部固定资产，这不仅与现代大 7

学“广阔”的校园、造型新颖的教室、宽敞明亮的办公室以及一应俱全的办公设施的差距是显而易见的，而且与国家颁布的《档案馆建设标准》相去甚远。我们呼请学校，特别是教育行政部门对高校档案馆舍建设和基础设施配臵给予必要的重视和支持。

4、馆藏档案结构不够合理：

产品讲名牌，馆藏重特色。据部属61所高校档案馆统计：馆藏档案460万卷、排架长度近11万米，录音、录像近2.9万盘；照片9.7万张，电子文件：磁带737盘、磁盘5894张、光盘1.75万张。其中明清档案810卷、民国档案5.8万卷、文件4.2万份、革命历史档案8600卷。这些馆藏统计数据表明：档案载体较为单一，特色不够鲜明，不能适应日益多样化的档案利用需要。馆藏结构呈现出“一多四少”即：“一多”纸质档案多，特别是文书、教学、研究、基建、财会等档案占据了整个馆藏的“大半江山”，体现了传统档案工作的特点。“四少”：一是实物档案少，尤其是荣誉性、纪念性实物馆藏少。二是历史档案少。三是人物档案少。四是馆藏珍贵文献备份少，今天的利用与保护矛盾较为突出。这是长期以来重单位文件归档、轻个人文献实物收集归档，重归档、轻即时归档，重校内归档、轻校外收集等习惯做法所致。

5、抓住时机，强化战略性谋划：

我国正在由高等教育大国向高等教育强国转变，高校档案工作正处在一个新的历史起点上，也处在一个重要的发展阶段。教育部对高校档案工作十分重视，新修订的《普通高等院校档案管理办法》（以下简称“管理办法”）已在今年9月份以教育部令和国家档案局令联合颁发。学习贯彻 “管理办法”，既是高校档案部门的政治任务，又是高校档案部门的中心工作。学习贯彻“管理办法”，既要有战略性思考，又要联系实际从战术层面来谋划破解学校档案资源建设的瓶颈。高校档案馆如何建设发展？怎样抢抓机遇，加强学校档案信息化建设、档案资源体系建设、档案服务体系建设、档案馆舍建设和档案人才队伍建设？怎样引进竟争和激励机制？如何科学考核评估学校档案工作？解决这些重大问题，需要我们在调查研究的基础上形成调研报告和档案行政规章草案，供教育部或教育厅有关部门参阅处理。这是高校档案工作要破解发展瓶颈应持的正确态度。

二、创新思路，探索档案资源建设的基本规律及发展对策加强学校档案资源体系建设和档案服务体系建设，是我国实施科教兴国、人才强国的基本国策在档案工作中的具体体现，是一项功在当代、惠及后世的艰苦性工作，也是我们这一代学校档案工作者的政治任务。

档案资源建设既是学校档案部门的生命，又是立馆之本、强馆之基、活馆之源。学校档案部门要充分认识档案资源建设的重要性和紧迫感，不断创新发展思路，努力探索学校档案资源建设的基本规律，树立“大档案”的观念。

依据档案法律法规，通过接收和征集两大重要途径、整合和监管两大重要手段，让一切有价值的社会档案资源向档案馆汇聚，让国家档案资源形成优化配臵、信息共享的格局，为历史和后代留存更多的文化财富，努力开创具有学校特色的档案资源建设体系。

根据这一总的原则，我们要遵循和贯彻以下具体的一般性原则：

1、坚持学以致用、解放思想的原则。思路决定出路，解放思想的根本目的就是破解发展难题。如何解放思想？就是联系高校档案工作实际，要树立科学理念，不为现有条件所困；要树立忧患意识，不为过去成绩所累；要树立全局观念，不为传统观念所限；要树立自主创业信念，不为困难环境所惧。只要我们加强学习，打开思路，早想一步，多走一步，以更加解放的思想观念、更加开放的全局意识、更加昂扬的精神状态、更加扎实的工作作风，抢抓机遇和用好机遇，就一定能够推动高校档案资源建设在新起点上取得新的大发展。

2、坚持门类齐全、结构合理的原则

由于长期积累的原因，现在我们的馆藏普遍存在着门类、载体形式单一，不同档案比例 8

严重失调的状况。具体表现为：文书档案多，科技档案、专门档案少；纸质档案多，照片、音像等不同载体形式档案少；党政档案多，经济业务档案少。门类齐全、结构合理的馆藏应是档案资源建设追求的目标。要达到此目的，一是要加强对档案馆室的业务指导，从收集归档源头上抓起；二是进一步明确接收范围，扎实做好接收工作，把能够反映立档单位主要职能活动的不同门类和载体形式的档案统统接收进馆。

3、坚持接收和征集并重，数量和质量辩证统一的原则。接收和征集是档案资源建设两个主要的必不可少的工作环节，是加强国家档案资源建设的重要途径和手段。接收是档案馆依据法律法规的具体规定，按一定的范围正常开展的一项工作，由此奠定档案馆馆藏的基础。而征集则是档案馆依据法律法规的原则规定，对接收范围以外的散存在社会(包括境外)或个人手中有价值档案资料的主动吸纳，带有保护和抢救历史文化遗产的性质，由此作为馆藏的重要补充，进一步完善馆藏结构和提高馆藏质量。现在相当一部分档案馆只满足于一般性的接收档案，而强调种种困难，不重视或很少开展征集工作，这是当前档案资源建设中存在的一个突出的问题，必须切实加以纠正。我们一定要坚持接收征集二者并重，坚持双管齐下，“两手抓、两手都要硬”的方针，让一切有价值的社会档案资源向档案馆汇聚。

4、坚持统筹兼顾，齐抓共管的原则。

高校档案资源建设涉及学校工作的方方面面，也是一项系统工程。实践经验证明，在建设过程中：一是要用分工负责制去统筹，要把档案资源建设纳入学校领导和各个部门职责，由学校和部门主要领导干部去统筹兼顾，把部门档案管理落实到具体岗位和人员，建立健全管理网络，这是档案资源建设齐抓共管的岗位保障。二是要用工作计划去统筹，要把档案资源建设放在学校中心工作各个条块之中，拟订中短期规划和工作计划，由学校分管领导签发后成为学校一个时期或的工作任务，这是档案资源建设齐抓共管的计划保障。三是用规章制度去统筹。要把档案资源建设臵于学校管理行为之中。学校档案资源建设是国家档案资源建设的一个重要组成部分，要根据国家档案资源建设的有关法规，建立健全相应的规章制度，报学校审批后成为学校的管理行为，这是档案资源建设齐抓共管的制度保障。四是要用管理职能去统筹。高校档案部门的设臵就决定了其在学校档案资源建设中具有统筹管理的职能。档案部门要把管理职能提升到如同学校其他职能部门一样，强化监督与指导的职能，大胆地在监督中指导，在指导中监督，确保档案资源建设任务和规章制度的贯彻落实。特别是在现代技术条件下，将档案“隐性”管理变革为“显性”管理，实行部门归档工作定量考核，经校领导审批后，通过校园网等形式排名公布，这是档案资源建设齐抓共管的职能保障。

5、坚持档案资源与档案信息化同步建设的原则。学校信息化建设随着国家信息化建设事业的发展应运而生。在今天，数字大学、数字校园、数字图书馆、数字档案馆和办公现代化等建设方兴未艾。档案实体资源建设、档案信息资源建设充满着激烈竞争，档案实体资源、档案信息资源被分割或正在被分割现象较为普遍。我们要树立忧患意识和岗位紧迫感，创新思路建设和完善档案信息管理大平台，“上接学校、下联部门、外挂社会”，全面参与学校信息化建设，抢占学校档案信息资源建设的高地，牢牢掌握档案信息资源建设的主动权。一要抓住校本档案资源。档案资源建设的核心和重点是校本资源。档案工作要前移，监管要到位，档案资源建设要抢抓源头，重要档案要即时收集，全面深化纸质文件和电子文件对应同步归档，注重归档的特色和亮点，不断改善馆藏结构，努力实现增量档案数字化；二要抓住相关媒体信息资源。要通过现代技术和手段，定时跟踪校园网、英特网、广播、电视、报刊、图书等对学校有关的新闻信息、历史信息、人物信息的自动抓取筛选和有序归档；三要抓住校友人物信息资源。校友人物是学校的“品牌”，也是学校的宝贵财富。既要通过现代技术手段，又要具有世界眼光，对中外媒体有关学校校友人物信息自动抓取归档。要建立常年专项经费，利用一切可以利用的时机进行“零距离”的征集采访；四要抓住馆际相关信息资源。9

在业务交流、信息交流和学术活动日益活跃的今天，我们要特别养成对国内外各级各类档案馆、校史陈列馆、博物馆等单位搜集与学校相关档案资源、校史资料和人物信息；五要抓住民间相关资源。我国历来不乏爱好收藏的人士。特别是今天各种资源市场的兴起和完善，到民间市场去淘学校之“宝”也应引起我们档案工作者的关注和参与，收藏者的职业精神和职业敏感性，值得高校广大档案工作者参考借鉴；六要抓住馆藏数字化资源。高校档案信息开放程度、档案社会化服务程度低是一个不争的事实。究其原因，可能是见仁见智，不尽相同。但最主要的因素是经费投入严重不足，馆藏数字化率太低，开放鉴定滞后。我们要抓住学校“211”、“985”工程建设和国家对学校财政投入逐年增多的有利时机，主动争取学校的支持，按照现有的行业规范，加速推进馆藏档案数字化工程，把数字化档案的开放鉴定纳入档案利用的日常工作之中，力争通过几年时间的建设，使高校档案信息开放程度和档案社会化服务程度有一个新的飞跃。

6、坚持档案保护与科学保管并举的原则。档案是学校的灵魂。温家宝总理在2007年《政府工作报告》中强调要搞好档案保护，这充分体现了党和国家对档案保护工作的高度重视，档案的唯一性及其作为一种不可再生的资源，一旦损毁，将给国家和学校造成不可估量的损失。学校档案部门要积极创造机遇，要以学习贯彻新修订的《普通高等院校档案管理办法》为契机：一是争取学校的投入，努力改善档案保管条件，力争解决档案基础设施薄弱、库房紧缺、保管条件简陋、馆舍混用等问题。二是要切实按照国家新颁布的《档案馆建设标准》，力争新建一批档案馆舍；三是要以《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》为参照依据，建立常年专项经费，加强濒危重点档案的抢救和保护工作；四要建立馆藏珍贵档案和特殊载体档案的特藏房，加强对珍贵档案、特殊载体档案的保管和保护；五是要进一步加强高校档案馆（室）和馆库设备、馆藏档案的安全工作，积极推进保安人员一天24小时值班制度。特别是要加强国防科研项目档案和需要保密的档案的安全工作，切实保证档案实体和档案信息资源的安全。

7、坚持开发资源服务学校的原则。档案贵在于活，重在于用。档案信息资源的开发与利用，是档案工作的最终目的，是落实科学发展观的具体体现，也是档案服务求生存，贡献求发展的市场经济原则的体现。学校档案部门要紧紧围绕学校中心任务，找准工作的切入点、结合点和生长点，创新服务机制，拓展服务功能，提高服务水平，深化档案服务体系建设。一是优化零距离服务。要努力提高馆藏档案数字化率，及时开展数字化档案的开放鉴定，增强档案全文信息校园网上的开放程度和档案信息服务社会的能力，减少档案利用者直接来馆利用的人数，使高校档案工作者率先进入档案“后保管”的新时代；二是大力扩展现代技术手段服务。在现代通讯和网络传输技术条件下，面对国内外对档案利用的需求，要努力转变服务思想，端正服务态度，提高服务水平，通过电话、传真、电子邮件和校园网定点定时的网络服务等多种形式及时满足利用者的需求；三是创新在线编研服务。结合学校中心任务和重大纪念活动，利用数字化的馆藏，通过在线编研陈展平台，开展图文并茂，具有多媒体特色和历史背景的主题、专题陈展，扩大档案服务和以史育人的教育宣传面。四是文献研究服务。近几年来，一批具有硕士、博士学历者充实档案工作队伍，应充分发挥其特长，大力开展史料研究工作，多出学术论著，必将获得较好的社会和经济效益。五是深化教育基地服务。加强档案馆爱国主义教育基地建设，要在完善设施，更新内容，有效开放，优质服务，提高水平上下功夫，使之成为青年学生的第二课堂，广大校友的精神家园，展示学校软实力的重要窗口，对外交流合作的大平台；六是探索集成服务。在法人组织和教育、档案行政部门协调下，实现区域性和全国行业性高校档案信息的集成共享，即广义数字档案馆建设，使高校档案信息全面服务学校、服务社会更具生机和活力。

第二部分西北农林科技大学档案资源建设的具体做

法

西北农林科技大学档案馆自组建以来，始终以丰富馆藏为目标，以扩大门类、改善结构为中心，以档案接收为重点，以档案征集为关键，切实增强档案馆保存历史、服务现实的功能，确保档案资源的有效积累和充分利用，在抓好正常征集接收工作的基础上，深化认识，制订规范，突出重点，改革创新，档案资源建设得到强势推进。

一、深化认识，整体推进

档案资源建设的力度，取决于认识的深度。长期以来，我们馆就把档案资源建设放在全局性的高度加以考虑，无论是制定长期规划还是计划，都把档案资源建设列为重要内容。学校从2004年开始将归档工作列入各部门工作目标任务之中，档案史料建设工作已列入学校2007、2008年工作要点之中。

近两年来，我们在校领导的大力支持下，争取到了专门的征集经费，为档案资源建设提供了较好的经济基础，切实保证了档案资源建设的不断推进。学校每年投入了8-10万元的专项经费，用于档案编研、史料征集、实物陈列室史料档案的维护、捐赠珍贵档案史料的奖励等工作，有效地保证了档案各项工作的有序开展。目前，我们的馆藏已达13余万卷（册、件），涵盖了文书、会计、科技、声像、实物、名人、电子档案等在内的门类比较齐全，内容丰富、形式多样、具有高校特色的馆藏档案大家族。

二、制定规范，有序管理

为了依法、规范、有序地推进档案资源建设，近年来，我们馆根据档案法律、法规的规定和有关业务标准，结合工作需要，有计划、有步骤地研究制定了一系列规范性文件，较好地保证了档案资源建设工作的顺利开展。我们重新修订了《西北农林科技大学档案管理制度》，制订了《兼职档案员工作手册》，《重大活动档案接收规定》，《档案管理工作责任追究制度》（修订稿）等。上述文件的制定和实施一方面使档案资源建设有了制度保证，同时，也使档案资源建设由档案部门的部门行为逐步扩展到众多部门的联合行为，有效地聚合了资源建设的力量，加大了档案资源建设的力度。

三、突出重点，狠抓落实档案资源建设面广量大，要取得好的成果，既需要常抓不懈，又必须突出重点。近年来，根据学校发展的需要，我们着重在合并院校档案整合、档案信息化建设、重大活动档案、名人档案、珍贵史料等档案的征集接收方面狠下功夫，使档案资源建设较好地落到实处，并取得了显著效果。

1、合并院校档案的有效整合

我校于1999年由七所教学、科研单位合并组建而成。2000年档案馆成立后，学校很快将所有档案和人员实行了集中统一管理，整合了档案资源，有效地保证了合并院校档案资源的齐全和完整。2003年，档案搬迁进新馆前，为了优化馆藏结构，学校成立了以王万中副书记为组长的鉴定工作领导小组，先后对13000余卷档案进行了鉴定销毁。2004年，我们调查发现，原陕西省农科院13个研究院所二级档案管理存在诸多问题，如果不及时收回，势必造成无法挽回的损失。于是，档案馆积极成立了档案收集工作领导小组，深入有关院系进行指导，对属于归档范围的具有保存价值的各门类档案，要求由各学院在规定的时间内移交档案馆。共收回档案2万余卷（册），奖状证书351件，其中省部级以上140件。通过上述工作，及时抢救了这批珍贵档案，保证了原七个单位档案全宗的齐全完整，有效地维护了档案的历史面貌。

2、档案信息化建设稳步提高

加强档案信息化建设是我馆目前乃至今后更长一段时期内的重要工作之一。2001年我馆实行了档案行业新标准，推行了卷改件试点工作。为了实行2005网上条目归档，2006

年3月，举办了全校兼职档案员培训班，重点学习了电子文件的归档管理和网上归档档案软件应用，通过专家集中讲授、分组座谈讨论、实际上机操作，提高了工作人员的档案业务水平。2007年底，我们根据大部分纸质的学绩档案字迹模糊，难以长期保管和继续利用的现状，在得到了党委校长办公室和研究生院领导的支持下，与西安鑫创公司合作，用了近2个月时间完成了10万余名毕业生的学籍档案数字化工作，共扫描图片18.32万张。2008年对研究生学籍档案条目4万条进行了系统著录和全文上传。同时组织勤工助学的学生，对辛树臶信函187卷374件进行了著录和全文上传。通过这些工作，使馆藏档案的数字化进程又加快了一步。

3、重大活动档案顺利移交。为了加强对我校重大活动档案的管理，确保重大活动档案完整和安全，使其更好地服务于学校中心工作，我们馆围绕全校重大活动档案收集、管理等问题，开展了一系列工作。制定了《重大活动档案管理规定》等文件。在本科教学评估中，档案馆直接参与评估工作的始终，专人负责评估支撑材料的整理与指导工作。评估结束后，将评估档案131盒2600余份文件全部移交档案馆保存。在创建省级文明校园活动中，档案馆直接参与，共接收创建专题资料96盒1600余份文件，500余张照片。2006年直接参与了学校6个亿基建项目验收档案的整理工作，共完成161个建设项目3184卷档案的整理归档工作。2007年“同一首歌走进杨凌、走进西北农林科技大学校园，档案馆安排专人及时将整套材料收集进馆。2008年，奥运圣火走进农林科大校园，我们也及时将圣火传递相关材料收集进馆。

近年来，我们共接收到包括纸质、实物、声像、电子等多种载体的重大活动档案7000余件。我们主动参与的精神和工作成效，受到学校领导的高度评价。

4、档案史料的征集成效显著

我校是一所具有七十余年历史的院校，在长期的教学科研活动中，积累和形成了相当丰富的档案和文物资料。但由于种种原因，我校档案馆现存的13万卷（件）档案中，珍贵历史档案很少。2004年，学校在筹建校史馆过程中，历史档案的奇缺给校史馆建设带来极大的不便。加之，随着时间的推移，岁月的流逝，许多珍贵的档案也相继大量的流失。档案资源建设工作被相继列入学校工作要点之中，档案馆也将重要史料、名人档案的抢救性的保护和征集工作列入各工作要点之中。

为做好此项工作，我们采取了拓宽渠道、突出重点的措施，开展了广泛地抢救和征集活动。采取“走出去、请进来”的方法，通过寄发贺信、登门拜访、电话联系、邀请返校等途径进行广泛收集，加强感情联络，做到以情感人。先后发出80多封信，派出60人次分赴省内外各地，征集到各种史料、实物、照片、录像等4000余件。

（1）领导重视史料征集工作。

领导重视是做好档案工作的基本保证。校长孙武学同志一直很重视学校档案工作。他多次指出，学校档案工作要紧紧围绕教学、科研等中心工作，搞好服务。转变观念，主动开展校史档案的征集工作，要深入到老同志中间，认真做好知名专家，著名人士档案的收集和鉴别工作。学校2007年工作要点中特别指出：档案馆要加强档案建设工作，进一步完善和规范档案管理，加强重要史料的收集、整理工作。学校2008年工作要点：继续开展珍贵校史档案征集工作，推动档案信息化，拓展档案服务功能。他曾于2004年3月亲自在京接受我校已故老校长辛树臶先生日记手稿120余本，并先后将自己手中保存的国内外著名校际间来往的重要有关书信转交至档案馆。在陕西省档案局组织编辑陕西《名人档案》过程中，他将自己保存的重要照片20余张转交至档案馆。2007年3月，他又将自己的毕业证书、任命书，部分获奖证书等13件、国家最高科学技术奖获得者李振声院士写给自己的亲笔信交至档案馆。党委书记张光强同志将自己召开全国人民代表会议的提案、代表证以及写给国务委员陈至立、原副总理李岚清的亲笔信等100余件交至档案馆。2007年国庆长假后的第一天，张 12

书记到档案馆进行调研时说，对档案馆开展的校史资料征集工作给予了很高评价，当看到“右任农专”字样的青砖时说，档案馆应将这些砖收集起来，可以建一面墙，这是非常有教育意义的！当看到名人档案展柜时，他表示还将继续捐赠自己所保存的资料。并题词：努力做好档案工作，能为创办世界知名的高水平研究型大学做出大贡献！

主管档案工作的赵忠副校长也多次在档案工作会议上强调，要做好档案的收集工作，特别是一些建校初期的历史档案。他说，档案部门要充分认识加强档案资源建设的重要性和迫切性，走出传统收集档案的圈子，用全新的眼光发现档案，用有效的方法积累档案，坚持不懈地抓好档案资源建设。他曾将自己出国带回来的纪念章等物品及时送交档案馆保存。

（2）配合学校70年校庆工作，积极创建校史实物陈列室。为了展示学校70年历史进程和发展概况，结合学校70年校庆工作，我们适时创建了校史实物陈室。主要内容有：于右任先生和杨虎城将军筹建时期的实物和照片；校史主要人物的照片、简介、实物；获得各类科研成果的奖励证书；国家领导人及著名人物的题词、墨宝；有国外校际间互访的珍贵纪念品等。实物陈列室面向全校开放，进一步开发了档案信息资源、最大限度地发挥校史实物档案的育人功能和教育功能，继承和弘扬了我校优良传统和优良学风，激发广大师生员工和校友的爱校情结，切实感受到学校发展中一脉相承的奋斗精神，科学精神和创新精神。

（3）结合学校创建省级文明校园，实物陈列室增添新内容。爱国主义教育是社会主义精神文明建设的一项重要内容。充分发挥档案馆的社会教育功能，努力把学校档案馆建成面向广大师生员工进行爱国爱校教育的重要阵地，产生教育激励作用，也是档案工作者的一项光荣的任务。

2006年，为充实馆藏内容，我们结合学校创建省级文明校园工作，在全校开展了征集文物史料的活动，取得了良好的效果。有30多位老同志捐赠了各种物品上千件。被誉为“瓜王”的博士生导师、“西农8号”西瓜的主持人王鸣教授，将自己从教五十年来收藏的具有重要学术价值和保存价值的物品捐赠给了档案馆，其中有珍藏多年的建校早期创办的《园艺》期刊等数百件实物及资料，还有几位校领导将他们出国和进行校际交流的纪念品主动交给档案馆。另外，我们还邀请离休的老红军、老八路到档案馆参观，他们主动将自己珍藏的军功章、军帽、解放大西北纪念章等物品捐赠或寄存在档案馆。档案馆对这些物品分专柜进行展出，每周四和校史馆一同面向广大师生开放。仅2006年、2007年累计接待参观者800多人次，在校园精神文明建设中发挥了重要的作用。

（4）名人档案征集工作全面启动，充分体现了我校档案工作特色。

我校历史悠久，70年的历史积淀给学校的档案事业带来了两个显著的特色，一是老照片特色，二是名人档案特色，我校历史名人极多，影响极大，是我校一笔巨大的精神财富。我们一方面通过媒体广泛宣传，另一方面明确征集方向和目标，千方百计地与名人取得联系。实物陈列室展柜中大量珍贵实物，几乎都是去老专家、教授和校友家中征集到的。先后走访各类专家名人48人，发放捐赠证书40余份，征集了名人实物档案1700余件（册）。其中有我校三名院士、著名昆虫学家周尧教授等先后捐赠的证书、聘书、奖章、奖牌、奖状、照片、专著等实物档案500余件；知名专家、教授、学者的实物档案资料1000余件；部分现任校级领导捐赠的实物档案资料200余件。档案馆将征集到的名人档案进行了认真筛选后，专柜展出，并及时开放，取得了很好的效果。其中有胚胎工程学家窦忠英、旱作农业专家李立科、农业水土工程专家熊运章、小麦育种专家宁锟、蔬菜育种专家柯桂兰等10多名专家名人的档案。

另外，我们还从民间收集到李振声院士早期主持研究的“远缘杂交小麦新品种小偃六号”获“1988年陈嘉庚农业科学奖”的奖状等。名人档案的建立，较好地丰富了馆藏，为我校构筑人才高地提供了较为丰富的信息资源。目前，我校名人档案的征集工作开展顺利，充分 13

体现了我校的档案资源建设的特色。

（5）通过校友活动，征集大量史料。我们与校友会联手，一旦获悉老校友手中有学校筹建时期的重要史料线索，就通过电话、走访等方式及时地将他们手中保存的珍贵史料设法征集进馆。如现代水利大师李仪祉先生的侄孙现居河南郑州，我们了解他手中保存着一些重要的史料，馆领导利用周末时间，亲赴郑州登门拜访，征集到李仪祉先生的家庭照、李仪祉先生的侄子、我校解放初期院务委员会主任李赋都先生1949年以来的任职聘书及50年代西北局的重要文件等珍贵资料。我馆已将一些复制件在实物陈列室展出，先后有《西安晚报》、《杨凌电视台》、《杨凌时讯》、《陕西档案》等新闻媒体相继做出了专题报道。

在征集石声汉先生的史料过程中，我们通过《用生命去创造》这本书的线索，电话联系到石老先生现居清华大学的大儿子石定机先生，说明情况。经过一番耐心细致的工作，他的子女答应将其父的一些史料捐赠我校。在石先生诞辰100周年之际，其子女4人亲自来校捐赠史料。2007年3月29日、9月24日学校分别举行了李仪祉和石声汉先生两次史料捐赠仪式。2008年4月份，石先生的女儿又将其父生前30余件重要史料捐赠至档案馆。另外，还通过我们档案馆的牵线搭桥，石先生在香港理工大学的小儿子自意捐赠学校30万港币，同时学校配套30万元人民币，设立石声汉助学金，用于资助品学兼优，家境贫寒的植物生理和农史研究专业的研究生完成学业，以继续传承和发扬光大其父生前所从事专业研究。

档案馆还在校友会、离退休处的帮助下，闻知我校校友原西铁一局文工团团长、离休干部王永光先生处保存有当年从事地下青年团活动的史料后，2007年10月馆领导专程登门拜访了王永光先生。并征集到王永光先生当年从事地下青年团活动及演剧活动的照片及史料192件，填补了学校地下青年团学生及演剧文艺活动的空白。

我们还采取邀请校友返校、参观的方式，加强往来，提供历史线索。如2007年6月份，我们邀请了杨笃校友来校协助勘察三号教学楼奠基石。据悉，其中一块“文革”期间被破坏，另一块奠基石还有待于查找。杨笃先生捐赠的史料有：明朝状元康对山著《武功县志》（清代版本）、辛树臶先生编写和签名送给他本人的一些重要史料。另外，通过杨笃先生的介绍，我们还联系到了现居陕西汉中的86岁高龄的郭环琦校友。通过书信往来，今年4月初，老先生欣然将自己长期保存的《太极拳之研究》（葛馨吾著）一书及《吴式太极拳传达人——郭环琦太极拳拳械》光盘捐赠至学校档案馆保存。该书是建校初期的唯一一部国术教材。郭老先生在回信中写道，“捐赠此书的动机，只是为母校过去重视武术（国术）教育，并远走北平聘请名师和为恩师教学成果留些文献资料而已，别无为个人求名之意。”字里行间，显示了先生对母校、对恩师的卷恋和崇敬之意。该资料的征集进馆，极大地丰富了馆藏，同时弥补了学校早期在国术教育方面的历史空白。

在校内，我们相继走访了王建辰、翟允是、赵世明等一批老先生。征集到的有云立峰先生捐赠的于右任签名的《同学录》（1945年）、距今年代久远、刻有古“邰”字样的陶罐；熊运章先生捐赠的《解放大西北纪念章》；曲尔复先生捐赠的刻有“农专—右仁”字样的地基砖等史料都及时丰富了馆藏。

（6）复制学校民国档案，确保历史档案齐全完整

1987年，根据省档案局文件要求，学校将建校初期至解放前的文书档案全部移交至省档案局永久保管。为了保证学校的历史档案齐全完整，去年上半年，档案馆主动请战、精心组织安排、抽调专人，用了近两个月时间，对现存于陕西档案馆的我校解放前的2000多卷民国档案进行了复制。共复制档案18000页，翻拍珍贵档案1000多张。其中有国立西北农林专科学校筹备期间的会议记录；于右仁签发的重要文件；杨虎城的亲笔函；李仪祉起草的水利组计划书；蒋介石、陈立夫签发的委任状等。这批珍贵档案的复制，为我校校史校情的研究提供了有力的支撑和保证，填补了我校民国档案的空白。

（7）开展史料编研工作，启动辛树臶日记和重要信函征集和整理工作

在征集辛树臶先生信函的过程中，通过多次与古农研究室联系，才得到了他们的支持。通过不懈的努力，去年11月份，我们才将200余封重要信函及反映辛老先生重要活动的照片100多张全部征集进馆。其中有胡耀邦、林伯渠、竺可桢、王毓瑚等著名人士与辛老的来往书信等。我们已将其全部扫描成电子文件保存。在信函整理过程中，我们还邀请了辛老先生的子女来馆，辩认信函和照片中相关的历史人物和事实。档案馆正与古农研究室合作研究，共同编辑出版《辛树臶重要信函选编》。

（8）开辟校史老照片专栏

为了进一步继承和弘扬学校优良传统，迎接建校七十五周年暨合校十周年，档案馆与西北农林科技大学报联合开辟“校史老照片”专栏，采取图文相结合的方式，向广大读者展示学校之历史风貌，彰显人物之业绩，激发师生员工爱国爱校之情！可读性强，能引进读者的鸣。现已刊登15期。

档案资源建设，是档案部门的立馆之本，是做好档案服务利用工作的基础和前提。抢救珍贵档案，对于彰显学校的历史原貌，反映学校发展的历史轨迹，弘扬学校的光荣传统和“杨凌精神”，具有十分深远的意义。目前，虽然我们的工作取得了一定的成绩，但还有大量的珍贵史料没有被征集进馆，任重而道远。

教育部27号令的颁布实施，为我们档案部门提供了良好的机遇和发展的平台，我们应该以此为新的契机，进一步拓宽工作思路，更新理念，创新方法，力争在做好常规性工作的同时，将继续深入开展校史资料的编研工作和档案的现代化管理工作，充分发挥学校档案信息传递、文化积淀和爱校教育“三项”功能，主动做好为学校领导决策服务、为学校中心工作服务、为学校广大师生员工服务等“三项”服务，狠抓落实，推动和促进高校档案资源建设再上新台阶！

高等学校档案管理篇2

关键词：高等学校,档案管理工作,问题,思路

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作, 高等学校的档案作为学校的全部信息资源的重要组成部分, 在辅助一线教学科研、支持学校行政后勤等部门的工作以及记录学校历史、宣传树立学校良好社会形象等方面, 发挥着重要作用。因此, 建立一个系统、科学、民主的档案管理制度, 是高校协调、有序、高效运行的重要保证。

一、高校档案管理的现状

1.对档案管理工作的不够重视

受传统思想的影响, 相当一部分人认为, 档案工作就是抄抄写写、保管等事务性工作, 不是单位的主要工作, 不能给单位创造经济效益, 只要“守好摊”, 不丢失, 不泄密, 能应付外调、查档和上级部门的检查就行。有些单位对国家《档案法》《档案管理办法》等有关法律法规学习和贯彻力度不够、认识不足, 不知道档案是国家宝贵的历史文化财富, 档案工作是国家的一项重要事业。由于长期的认识不足, 导致各单位对档案管理工作不重视, 制定的各项措施执行不到位, 档案管理工作混乱。

2.档案管理的基础设施较差

由于长期对档案工作的不重视, 资金不足, 导致许多单位的档案管理设施落后, 甚至个别单位没有专用档案室。有些单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套, 引起档案材料霉变、虫蛀, 影响档案的美观整洁及完整。

3.档案管理人员素质较低

有些单位不重视档案管理工作的重要性和专业性, 档案人员变动频繁。大部分人员没有经过专业的档案知识培训, 对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解, 档案收集意识淡薄。甚至有些单位的档案人员身兼数职, 对档案工作精力投入不足, 日常事务往往只是将材料放入档案盒, 没有及时整理归档, 严重影响了档案管理水平。

二、高校档案管理建设原则

1.规范、灵活相统一原则

各单位档案的管理制度要严格按照国家标准来执行, 这样有助于制度执行的标准化、规范化, 但不是说所有单位的档案管理制度千篇一律。高等学校因规模、类型、层次的差异, 应根据自身特点不断地实践、探索和总结, 建立一套内容全面、结构完善、符合本单位实际的规章制度体系。

2.职责、权益兼顾原则

在档案制度的制定过程中, 一定要明确领导干部和档案管理人员的工作职责范围及权限, 同时也应保护其合法权益。当前高等学校忽视管理人员的权益, 这极大地影响管理人员的工作热情, 也影响到整个学校的发展。建立高校档案工作制度必须把明确职责和保护权益放到同等重要的地位。

3.制定、执行并重原则

制度建设的首要工作是根据本单位的实际情况, 制定出一系列系统、科学、合理的档案管理制度。然而检验其制度是否适合单位发展、是否可以调动工作人员积极性, 关键在于制度的执行。因此, 各单位应更多地关注各项制度的落实情况, 在实践检验的基础上不断完善, 使制度更加人性化、规范化、合理化。

4.静态、动态相结合原则

制度一经形成, 便在一定时期内保持不变, 具有相对的稳定性。但是, 制度并不是一成不变的。随着时代的发展、社会的变化, 档案管理工作制度也应逐步和国际接轨, 走国际化道路, 应当积极学习世界先进的档案管理方法和经验, 并结合自身特点, 不断完善现有的档案工作制度。

三、高校档案管理的创新思路

1.模式创新

目前, 高校档案馆 (室) 虽属机关部门, 但大多挂靠校办或党办之下的非独立结构, 其职能主要是执行而非决策。随着高校管理体制改革的深化, 应当改变档案管理工作的地位和作用, 将档案馆从校办或其他部门分离出来, 独立起来, 升格为直属单位, 变成档案管理的职能部门, 由被动执行变为主动决策, 将对促进高校档案管理变革具有重要意义。

2.思路创新

(1) 管理理念创新

档案管理工作者必须解放思想, 更新观念, 改变过去封闭的状态, 本着“以人为本, 服务至上”的服务理念, 把满足全社会和学校的需求作为档案管理工作的目标, 以创新理念和创新行为来加强档案管理, 开辟档案管理发展的新途径。

(2) 管理内容创新

档案馆虽然收藏有学校文献资源, 但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。应该有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源, 并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成, 使其系统化、规范化、有序化, 及时、准确、高效地为用户提供服务。

(3) 管理方式创新

档案管理的好坏, 往往要通过对管理水平的评价来确定, 如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展, 档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理, 要最大限度地实现档案资源的开发与利用。

(4) 人才资源创新

要树立人才资源是第一资源的思想, 克服“见物不见人”和“重使用, 轻培养”的倾向, 要针对档案专业人员成长和工作特点, 努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境, 努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系, 不断提高档案培训质量, 提升现职档案人员的文化和专业程度, 切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力。

3.手段创新

(1) 加强知识管理的核心是以人为本管理

发挥馆员主观能动性, 内凝外联, 改革创新, 整体推进。要强化校内宣传, 取得学校各方面的理解和支持, 不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。

(2) 加强信息资源建设

开展资源整合, 优化馆藏, 提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件, 扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用, 设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。

(3) 建立档案管理人才竞争机制

鼓励馆员轮岗, 带动知识在馆内流动, 在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座, 或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时, 注重档案管理人员的在职培训及继续教育, 以保证专业知识的更新和扩充, 防止其老化或停滞不前。

高等学校档案管理篇3

关键词：学校；档案；管理层次

前言

学校的档案是学校成长的历史记录，同时也是对于全校师生工作及学习情况的记载，档案对于学校的管理工作具有不可替代的重大意义。因此，学校领导必须努力加强措施实现对于档案的良好管理，通过档案管理工作以提高学校的整体管理层次。通过分析学校档案管理工作存在的一些问题，谈论了学校加强档案管理工作的相关措施，希望这些措施可以对学校的档案管理工作提供帮助。

一、学校档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏对档案管理的重视

尽管学校每年都会在档案管理方面投入一定的资金，但由于受传统思想的影响，学校领导并没有认识到档案管理工作的重要性。虽然有专门的档案管理室，但很多工作依然由办公室来完成，对于相关工作人员的要求也不高，缺乏专业的档案管理者，一般都由办公室人员兼任。

（二）档案管理机制不健全

学校的档案管理中还存在管理机制缺乏的情况，很多档案资料都不能及时归档，更没有按照学生类别的不同划分档案，这样一来就导致很多档案资料不能被充分利用，而一旦需要利用档案就需要花费很长时间和大量人力进行查找。这样一来就降低了学校档案管理的作用。

二、规范学校档案管理的措施

（一）强化对档案管理的重视

为做好学校档案管理工作，首先要让学校领导重视档案管理工作，了解档案管理对学校工作的作用，尽量为档案管理工作提供一定的资金与人力，并在学校集体会议上宣传与强调档案管理的重要作用，让所有人正确认识学校的档案管理工作。

（二）提高相关工作人员的素质

档案管理工作是学校一项十分重要的工作，一旦档案管理出现问题，将直接影响到学校各项工作的开展。因此，一定要为档案管理室配备合适的管理人员，经常为档案管理人员进行培训，全面提高管理能力，同时也要注意信息化技术的应用。学校领导也要联系实际情况，调动档案管理人员的工作积极性，让其正确认识自己的工作，这样他们就会在工作中展示自己的能力，创新管理模式。

（三）构建完善的档案管理机制

为保证学校档案管理工作有序进行，就需要构建完善的档案管理机制，明确档案管理人员的工作责任与工作范畴，将档案管理工作落实到具体人员身上。同时，也要构建完善的绩效考核机制，将学校档案管理人员的工资与工作情况联系在一起，按照档案的用途确定分类，逐步优化档案管理机制。此外，还要重视信息化管理，妥善保管电子档案资料，经常检查电子档案情况，如发现记录缺失立即重新补充记录，更要做好纸质档案资料的通风工作，防止潮湿。

（四）对档案实行集中统一化管理

学校档案的门类及数量代表着一个学校档案信息资源的实力和服务潜能，要提高学校档案室藏的实力，就要增加学校档案门类及数量。资料门类齐全、数量多、内容丰富，就能给学校的管理及发展提供完整的、准确的信息资料，就能更好地適应学校的发展。学校档案必须要集中统一管理。为了做好学校档案管理工作，必须制定出一整套严格的学校档案管理制度，确立学校档案的主导地位，把学校的基建档案、文书档案、教学档案、学籍档案、科技档案、财务档案、声像档案等由档案部门进行，集中统一管理，只有这样学校档案才能满足数量足、门类齐、内容全、质量高的学校信息化要求，才有利于档案部门向学校广大师生员工及社会提供快捷的服务，有利于领导者对学校规划、建设、管理进行正确的决策。

（五）对档案实行动态化管理

学校的发展可谓是日新月异。随着学校建设的迅速发展，学校所保存的原始资料很难满足学校的需要，只有对档案进行动态管理，及时丰富、补充馆藏，跟随学校发展同步，我们才能拥有宝贵的第一手资料，保证档案信息的实效性，更好的、及时的为学校建设提供正确资料。比如：基建档案，随着学校建设的快速发展，学校出现了许多改建、扩建工程，校区的建设越来越多，如果我们不实行动态管理，几年后，我们所保留的原有资料与实地相差太大，这些资料要保证现实的需求，就必须实行动态管理，只有这样，我们才能提供准确的、完整的档案信息，才能更好地服务于学校，服务于广大师生。

结论：

学校的档案管理工作十分重要，这就需要得到学校领导的重视，并联系实际情况提出有效整改对策，只有这样才能解决档案管理工作中存在的问题，真正做好档案管理工作，从而提升学校的管理层次。

参考文献：

[1]曹晓春. 规范学校档案管理工作，提升学校管理层次[J]. 价值工程，2014，07：244-245.

[2]胡秀娟. 提升学校档案管理层次的思考[A]. 山东省档案学会.创新与发展——山东省档案学会第六次会员代表大会暨山东省档案学会第六次档案学术讨论会论文集[C].山东省档案学会：，2015：4.

[3]孟凡蕾. 强化档案意识提升学校档案管理水平[J]. 黑龙江科技信息，2009，31：227.

高等学校档案管理篇4

度

为了加强义务教育经费财务管理，确保义务教育经费保障机制改革顺利进行，提高资金的使用效率，确保教育教学工作的顺利进行，根据总校下发的《财务管理制度》，在保运转的前提下，结合我校经济状况，特制订本制度。

一、加强预算管理，坚持审批制度

1、学校年初要遵循“量入为出，统筹兼顾，保证重点，收支平衡”的原则做好预算。每月要编制月份计划，报总校审批，方可实施。

2、学校根据总校安排报账时间，及时报账。报账同时，报下月支出计划，经总校批准后方可实施。

3、固定资产购建和日常修理，单价在3000元以上或总造价在1万元以上的支出，在年初预算时要负有专项说明，执行前必须事前提出书面申请

二、加强学校收费管理

1、严禁设立“小金库”，不得将收入作为往来款项进行核算。学校财务管理制度

2、对不符合规定的票据，学校财产机构不得使用。

3、严禁违反规定，巧设项目向学生收取费用。如统一发动、购买练习册，按人头收取班级活动费，强制保险等。

4、不扣留、挪用各种收费，足额、及时上缴总校。

三、支出管理

1、学校的财务收支实行“一支笔”审批制度。学校的一切重大开支和重要的经济事项的决策，应经学校领导班子集体研究决定，并做好会议记录备查。

2、财务机构内部分工做到帐、物

分开，报账员不兼任档案管理、财务保管工作。

3、禁止在支出过程中变通、变造现象，保持原始凭证的真实、合法、有效。

4、因总校取消了小学招待费，需要烟、饮料、水果等招待物品时，及时到总校联系购买，总校不予购买或不批准购买，则任何人来校不特殊招待。否则谁擅自购买谁付账。

5、培训费报销程序及标准：

教育局文件——填培训卡——学区校长签字——会计处核销。

县内培训，车费10元，住宿费20元以下；市内70元以下车费，30元以下住宿费。没有统一伙食安排的，市内每天补助5元，市外每天补助8元。学校财务管理制度

培训回来及时到总校核销培训费，过月单据不予核销。

6、为保证学校正常运转，学校领导积极向总校反映，申请小额备用金，以保证学校急需的临时性支出需要。

四、财产管理

1、低值易耗品学校建立明细帐，由学校保管员及时记录、存档。

2、固定资产管理责任到人，发生人员变更时做好交接手续，详细盘点。物品非正常损坏或丢失，责任人照价赔偿。

3、学校物品一律不许外借，外借不能收回时，保管员、外借人平均折款赔偿。

五、档案管理

1、报账员对文件、制度、报表、预算决算及重要合同，定期归档、审查、整理立卷。

2、档案要有目录，并装订成册，防止丢失或毁坏。

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普通高等学校学生管理规定篇5

为推动试点项目研究中的教务管理工作逐步走向规范化、制度化，根据省关于本XX 电大教务管理的有关规定，结合本校实际制定本条例。

一、招生、建籍:

1、每年5、11月，根据省电大下发的`全省招生计划申报表向省电大报招生计划。

2、按照省电大批准的招生计划制定招生简章，组织生源。

3、组织入学水平测试、评卷、登记成绩。

4、择优录取符合条件学员、涂卡。

5、到省电大建籍。

二、教学

1、根据教学大纲要求教务科每学期初给各教研科室下发各专业教学大纲，对个别教学计划有调整的专业应及时补发。

2、采取年级专业管理办法，负责学期课程表管理、其中包括专业计划学期开设课表管理和具体教学组织单位计划学期课程开设表。

3、教务科对各教学科室的必要教学环节和阶段性考核、分析进行监督审查。

三、考务

1、根据省电大下发考试文件组织全市电大考生填涂报考卡。

2、到省电大输卡报考，打印校验单，核对签字。

3、计算机编排考场，打印考试通知单，考场座位表。

4、召开县、区电大考务会，布置全市考试工作。

5、到省电大送卷并上报形成性考核成绩单。

普通高等学校学生管理规定解读篇6

为全面深化高等教育改革、着力提高教育质量、培养社会主义建设合格人才，日前，教育部对《普通高等学校学生管理规定》(以下简称《规定》)进行了全面修订。新《规定》坚持问题导向，针对学生管理中原有的法律缺失和新近出现的问题，从培养什么人、怎样培养人的高度，明确了学生管理的任务和目的，加强了对学生权益的保护，完善了学籍等管理制度，更加注重运用法治思维和法治方式管理各项学生事务，为实现依法治校依规办学奠定了制度基础。

一、突出社会主义办学方向和培养目的学生管理的任务和目的是《规定》的基本纲领和核心内容。此次《规定》的修改，对高等教育学生管理的任务和目的做了较大的补充和完善。

在学生培养目的方面，新《规定》第一条明确了“培养社会主义建设者和接班人”是高校学生管理和培养的根本目的，表明高校承担着管理学生、培养人才的光荣使命和重要任务。高校要促进学生在德、智、体、美等方面全面发展，培养立场坚定、理想远大、积极向上的高素质的社会主义建设者和接班人。新《规定》强调“学生应当拥护中国共产党领导”。这是因为《宪法》明确规定了中国共产党在国家一切事务中的领导地位和领导作用，人民和历史选择了中国共产党作为中国特色社会主义事业的领导核心。坚持党的领导是加强学生管理工作的题中之义，拥护中国共产党领导是对高校学生的基本要求。新《规定》将“深入学习系列重要讲话精神和治国理政新理念新思想新战略，坚定中国特色社会主义道路自信、理论自信、制度自信、文化自信，树立中国特色社会主义共同理想”作为高校学生管理的基本目标和要求，强调了在学生管理中对学生进行理论武装的重要性和必要性。习系列重要讲话是当代中国马克思主义具体化、实践化的成果，只有广泛深入学习系列讲话精神，才能理解和掌握习治国理政的新理念新思想新战略，才能坚定中国特色社会主义道路自信、理论自信、制度自信、文化自信，才能树立中国特色社会主义共同理想，才能培养出社会主义新一代大学生。

在学生管理任务方面，新《规定》增加“坚持马克思主义的指导地位”，指明了在高校学生管理工作中，必须坚持以马克思主义为最高指导思想和政治原则，这是确保社会主义办学方向的核心要求。同时，“要坚持以立德树人为根本，以理想信念教育为核心，培育和践行社会主义核心价值观，弘扬中华优秀传统文化和革命文化、社会主义先进文化，培养学生的社会责任感、创新精神和实践能力”，作为新增加的高校学生管理任务，表明了高校学生管理的根本目的就是以文化人、以德为先、立德树人，要把培育学生理想信念为主要内容的社会主义核心价值观贯穿于学生管理的各个环节和全过程，要坚持不懈地开展喜闻乐见、效果明显的传统文化、革命文化和先进文化教育，着力为国家培养创新型和应用型人才和有理想、有责任、能创新的社会主义事业接班人。

二、注重维护学生合法权益

新《规定》第一条新增了“保障学生合法权益”的表述，第五条再次强调学生管理工作“应当尊重和保护学生的合法权利”。可见，新《规定》将维护学生合法权益作为高校管理学生的根本目的之一和实施学生管理工作的基本原则。《规定》注重维护学生权益，首先体现在鼓励和支持学生自我管理和参与学校事务方面。新《规定》将“鼓励和支持学生实行自我管理、自我服务、自我教育、自我监督”作为管理和培养学生的基本原则，并在“学生享有的权利”条款中，增加“以适当方式参与学校管理，对学校与学生权益相关事务享有知情权、参与权、表达权和监督权”的权利内容。因为学生参与学校管理，对学校与学生权益相关事务享有知情权、参与权、表达权和监督权，是实现依法依规治校的根本要求，也是保障学生依法行使民主权利的直接体现，充分彰显了大学生的主人翁地位，有利于大学生在实际参与过程中体现价值、发现自我，也保障了受教育权地充分实现。

此外，新《规定》增加的有关为新生保留入学资格、参加网络课程学习、申请提前毕业，以及对学生申诉制度的完善，都是更加注重维护学生合法权益的具体体现。

三、鼓励支持学生创新创业

近年来，大学应届毕业生数量屡创新高，就业形势日趋复杂严峻。新《规定》采取积极措施鼓励支持学生创新创业，以创业带动就业，为学生成长成才保驾护航。

新《规定》明确了“学生享有获得就业创业指导和服务的权利”，将高校作为培养学生创新创业能力的责任主体。高校应当建立健全学生创业指导服务专门机构，对自主创业学生实行持续帮扶、全程指导、一站式服务。

此外，新《规定》还增设了三项鼓励学生创新创业的具体制度。一是将创新创业折算学分、计入成绩，二是建立了休学创业的弹性学制，三是设置了休学创业复学学生转专业制度。这三项具体制度是_______年印发的《关于深化高等学校创新创业教育改革的实施意见》明确提出的具体要求，也是目前一些地方和高校已经开始实施的具体措施。高校探索创新创业折算学分制度，是对“大众创业，万众创新”政策口号的积极响应，是高校推进大学生创新创业教育的大胆尝试，有助于学生将理论知识与社会实践相结合，激发学生的创业积极性。高校建立弹性学制，允许在校学生休学创业，为有志于早日创业的学生免去了后顾之忧。学生休学创业，进可以为事业拼搏奋斗，退可以回校继续学业，日后再则他业。允许在校学生创业，也可以有效缓解就业压力。新《规定》还设置了休学创业复学学生转专业制度。这一制度有助于将理论学习与社会实践灵活结合，满足学生对教育选择个性化、多样化需求。这也是大学教育主动适应学生需求、服务学生成长成才和着力培养应用型行业骨干的应有之义。

四、加强对诚信缺失和学术不端行为的惩戒

新《规定》强调了“诚信”理念，将“恪守学术道德”规定为学生应当依法履行的义务。同时，新《规定》要求学校开展学生诚信教育，记录学生学业、学术、品行方面的诚信信息，建立对失信行为的约束和惩戒机制，对严重失信行为可以作出相关处分或处理。尤其是对学术不端和学术造假行为给予了严厉制裁，规定“对以作弊等学术不端行为或者其他不正当手段获得学历证书、学位证书的，学校应当依法予以撤销;对存在抄袭、篡改、伪造学位论文等严重的学术不端行为或者参与代写论文、买卖论文的学生，学校可以开除学籍。”

___年全国人大会审议通过的《刑法修正案(九)》将非法出售、提供试题、答案罪纳入刑罚。《刑法》第二百八十四之一规定：“在法律规定的国家考试中，为实施考试作弊行为，向他人非法出售或者提供试题、答案的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处罚金;情节严重的，处三年以上七年以下有期徒刑，并处罚金。”新《规定》根据《刑法修正案(九)》，将“向他人出售考试试题或答案牟取利益”的行为增加为可以给予开除学籍处分的情形。但是，在考试范围上，新《规定》所规定的考试除了《刑法修正案(九)》中所规定的“法律规定的国家考试”外，还包括学校组织的各类考试，如各科目的期末考试等。在构成要件上，新《规定》所规定的“出售考试试题或答案的行为”，需要以牟取利益为目的，而在《刑法》中，只要向他人非法出售或者提供试题、答案，即构成犯罪，不需要具有牟取利益这一主观目的。

五、完善学生申诉和救济制度

新《规定》专门增加“学生申诉”一章，通过完善申诉程序制度、增加申诉处理实体规定，进一步确保了学校对学生处理和处分的公平公正，保障了学生依法获得救济的权利。

新《规定》主要从五个方面完善了学生申诉程序制度。一是完善学生申诉处理委员会的结构。除了学校相关负责人、职能部门负责人、教师代表、学生代表代表外，新《规定》增加负责法律事务的相关机构负责人作为学生申诉处理委员会的组成人员。有条件的学校，还可以聘请校外法律、教育等方面专家参加。二是健全学生申诉的具体办法。新《规定》明确“学校应当制定学生申诉的具体办法;健全学生申诉处理委员会的组成与工作规则。”三是建立暂缓执行制度。学生提起申诉，学生申诉处理委员会认为必要的，可以建议学校暂缓执行有关决定。四是明确学生通过行政复议或者行政诉讼获得救济的权利。新《规定》明确“学生对处理、处分、复查或者申诉决定不服的，可以依法提起行政复议或者行政诉讼。”五是赋予学生进行投诉的权利。学生认为学校及其工作人员违反《规定》，侵害其合法权益的，或者学校制定的规章制度与法律法规和《规定》抵触的，可以向学校所在地省级教育行政部门投诉。完善学生申诉程序制度，是依法依规治校的必然要求，也是充分维护学生合法权益的根本保证。

高等学校档案管理篇7

关键词：教学档案,关系,管理,措施

1 高校教学档案与教学管理之间的关系

1.1 教学档案管理是教学管理工作的重要内容。

学生自入学到毕业, 教师从教什么、怎么教到教的结果如何, 教与学的整个教学活动的每一个环节所留下的每一步进展的痕迹, 所形成的具有保存价值的文字、图表及影像材料等就是教学档案。例如教学业务档案 (上级机关下发的有关教学工作的文件、课堂及实践教学资料、教学计划及总结、教育改革、教学研究、教学质量评估、师资培养、典型教案、编著教材、实习实验指导书、教学检查总结、对学生的考察情况、教师教学日历等) 、学籍管理档案 (学生入学登记表、学生学籍异动情况记录表、学籍卡、学历学位发放记录登记表等) 以及其他在教学活动过程中直接形成的文字、图表及影像材料。

为使教学活动按计划有序地进行, 高校的教学管理部门和各二级教学单位都制订了一系列的教学管理规章制度、教学计划、教学大纲、教学进程表等。为了对教与学的质量进行有效控制, 教学管理人员不仅要直接向教师和学生进行了解, 而且要翻阅“有据可查”的教学业务档案。因此, 教学管理工作离不开教学档案。教学管理人员有责任、有义务收集、管理好教学档案。

1.2 教学档案是高校教学水平的客观记录和反映。

档案是社会历史发展的客观记录。教学档案是高校教学水平高低的客观反映。通过对历年的讲稿、教案、实习实验指导书等进行比较研究, 可以看出教学的水平。作为一名教师, 如果讲稿、教案、实习实验指导书等多年来一成不变, 说明教师的业务水平没有提高, 也就意味着教学水平停滞不前, 跟不上时代发展的步伐 (实则就是一种倒退) ;对历年的学生考卷、学生考试成绩、优秀毕业设计、历届毕业生跟踪调查材料等的比较, 同样能反映出学生学的情况;对同类学校间教学档案的“横向”比较, 能直观地反映各个高校教学水平及教学管理水平的高低。这些都是探求如何加强教学管理、提高教学质量的重要依据和基础。

1.3 教学档案管理为教学水平评估提供基础资料。

从教育部开展的高等学校教学评估工作来看, 丰富的教学档案是搞好教学评估的基础和前提。高等学校教学评估是根据一定的教育目标和标准, 通过系统搜集学校教育的主要信息, 准确地了解实际情况, 进行的科学分析, 并对学校办学水平和教育质量做出评价, 为学校改进工作开展教学改革和教学管理部门改善宏观管理提供依据。在教学评估过程中, 评估专家就是在对被评估单位所提供的教学文件 (如教学大纲、课程实习大纲、课程安排、试题与试卷分析、学生成绩以及学籍、毕业设计或论文、学历学位等) 进行分析的基础上, 辅之以走访、调查、民意测验、随机抽查等, 对这个单位的教学管理水平做出的基本评估。相反, 一些单位平时不注意档案材料的积累, 该归档的材料未及时归档而导致遗失, 那么要想让评估专家组做出符合实际的评语是十分困难的。因此, 为了做好教学评估的准备工作, 教学档案管理应该得到学校领导、教师和教学管理人员的高度重视。

1.4 教师和管理人员是决定教学档案是否完整的主要因素。

教学档案的形成要经过至少两个阶段。第一个阶段是教学文档材料的形成阶段, 教学活动内容被载入某种材质 (如纸张、光盘等) , 这是决定教学档案是否完整的第一道关口。在日常教学工作中经常会出现以下现象:教师的讲稿、教案不完整, 甚至没有教案和讲稿;上课时只列几条提纲, 甚至提纲也不列;教学工作总结、教学检查等以言代之。这直接导致教学评估时无档可查, 造成无谓“失分”。第二个阶段是将文件材料进行集中、整理立卷的归档阶段。这一阶段的关键是教学管理人员是否按教学特性和归档要求将教学文件材料转化为教学档案。教学文件材料的形成者往往会认为某些材料“不重要”而随意处置, 或将其中对己有用的不向教学管理人员移交。所以, 他们是否将教学文件材料全部向教学管理人员移交是决定教学档案是否完整的第二道关口。

2 加强高校教学档案管理的几点措施

2.1 加大宣传力度以增强全员的档案意识和法制观念。

高校教师、教学管理人员、学生是决定教学档案是否完整的主要因素。因此, 加大档案工作的宣传力度, 提高广大师生的档案意识和法制观念尤为重要。

教育部颁布的《高等学校档案管理办法》明确规定:“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料, 应当按照规定及时归档, 任何个人不得据为己有”。教师及教学管理人员应该清楚地认识到, 在从事教学活动中形成的、属归档范围的文件材料, 虽然是自己劳动汗水的结晶, 但是无权占为己有;这些材料是受档案法保护的学校固有财产, 必须保证其完整无缺, 并按照规定向档案室移交。

2.2 建立健全教学档案管理制度, 实行规范化管理办法》和《高

等学校档案工作规范》等法律法规, 制定各项教学档案管理的规章制度。加强教学档案的管理, 规范教学档案管理程序, 完善管理体制, 实行规范化管理, 使教学档案管理工作规范统一, 做到有章可循, 保障教学档案资料收集、整理、保管和查阅工作的规范化和制度化, 保证教学档案资料的系统性和连续性。

2.3 加强教学档案管理队伍的建设, 提高教学档案管理人员素质。

做好教学档案管理工作的关键是有一支既懂档案知识, 又懂教学管理, 并能运用现代化手段的教学档案管理队伍。现在, 大多数高校教学档案管理人员是由各二级教学单位的教学秘书负责收集和管理, 没有设置专门的教学档案管理员。这不仅加重了教学秘书的工作负担, 而且由于很多教学秘书缺乏档案管理知识, 导致教学档案管理的质量难以保障。而且在现代信息技术迅猛发展的今天, 加强网络、多媒体、计算机技术的应用, 实现教学档案管理手段的现代化, 是每一个教学档案管理人员应该具备的基本素质。所以, 高校应当配备专职的教学档案管理人员, 并对其进行档案专业知识系统培训, 使之掌握档案工作的基本知识和专业技能;对其加强思想品德教育, 使他们具有良好的思想品质, 具有爱岗敬业、乐于奉献的职业道德;并采取“走出去请进来”的交流学习方式定期或不定期的对他们进行业务指导和帮助, 组织他们相互交流, 取长补短, 不断提高他们的业务水平。

2.4 利用教学档案为教学工作服务。

档案的生命在于它的有用性。教学档案不能得到合理利用, 只是被分门别类的锁进档案柜中, 成为“死档案”, 那就不具有存在的价值, 最终会影响到人们为之劳动的积极性。因此, 教学档案管理人员应积极开发教学档案资源, 主动为教学管理工作服务。如将教学管理制度、优秀教师的讲稿、教案、教学工作总结、教学研究论文、历年的试题、学生考试的试卷分析、优秀毕业论文、师资情况、教师历年的科研成果等汇编成册, 供广大教师参考, 供教学管理人员、教学研究人员查阅。其结果不仅能引起他们对教学档案的重视, 使他们愿意配合、支持教学档案的归档工作, 从而形成教学档案管理的良性循环;更为重要的是能够为改进教学管理、提高学校办学水平、教师素质, 最大限度地发挥教学档案的作用。

高等学校教务管理概念探析篇8

关键词：教务管理；教学管理；教育管理

高等学校教务管理活动伴随高等学校教育活动的产生而产生，二者相互依存、相互影响、相互制约。从活动目的上看，教育活动是为了培养高质量的人才，教务管理活动是为了提高人才培养质量；从性质上讲，教务管理活动是为教育活动服务的。可以说，高等学校教务管理水平是高等学校教育质量重要决定因素之一。做好高等学校教务管理工作首先应准确地把握这一概念的内涵，并澄清它与相关或相似概念如教育管理、教学管理、教育质量管理等之间的联系与区别。

一、教务管理与教育管理

所谓教育管理是教育管理者运用一定的理论与方法，在特定的条件下，合理配置教育资源，引导组织教育人员完成教育任务，实现教育目标的一种活动。这种教育管理活动一般又可以分为宏观的教育管理——教育行政和微观的教育管理——学校管理两方面。教育行政是国家对教育的管理。从教育行政的机关而言，主要是指教育行政机关的活动；从教育行政的层次而言，它既指中央的教育行政，也指地方的教育行政；从教育行政的范围而言，大到方针、政策法规和教育体制的构建，小到具体规章制度的制定及其实施，都应包括在教育行政之中。学校管理是学校管理者采用一定的措施和手段，充分利用学校的有限资源，引导和组织师生员工实现学校育人目标的一种活动。教育行政和学校管理是教育管理的两个有机组成部分。从管理主体的角度进行区分，教育行政的主体是国家及其授权机构，学校管理则是学校管理者；从活动内容上划分，教育行政与学校管理似乎都包括人才培养、人事管理、财务管理、物资设备管理等，但是两者管理的层次、范围以及方法等存在明显差异，教育行政主要是通过方针、政策、法规、督导等形式实施管理，学校管理则主要是通过将国家的教育方针、政策具体化并结合学校自身特性，充分发挥管理者的主观能动性，以实施管理。依据对教育管理的分析，从教育管理活动的内容上看，教务管理只是教育管理活动的一个组成部分，而不是全部，它只负责人才培养及其相关事务管理。因此，除了教务管理活动之外，教育管理活动还包括科研、教育人事管理、教育财务管理和教育物资管理（或者教育资源管理）等。既然教务管理活动从属于教育管理活动，从教育管理活动的实施主体上看，教务管理活动的实施主体也可以分为两个层次：一是国家及其授权机构，二是学校管理者。据此，我们也可以将国家对教务活动（此处用“教务活动”而不用“教学活动”，是在没有区分教务管理和教学管理的前提下，用“教务活动”可以与“教务管理”直接对应，以避免产生不必要的概念混乱。）的管理称为教务行政，而学校管理者对学校教务活动的管理称为学校教务管理，两者同样是教务管理活动两个有机组成部分。人们谈及的教务管理通常是指学校教务管理，可以说学校教务管理是狭义的教务管理，本文所提及到的教务管理是指学校教务管理。

二、教务管理与教学管理

在教务管理与教学管理两个概念之间，存在着两种说法：一是“教学管理的下位说”，即认为教务管理是教学管理的下位概念；二是“教学管理的同位说”，即认为教务管理是教学管理的同位概念。有学者将教务管理称为“教学行政管理”，是教学管理的一个重要组成部分。亦有学者认为教务管理就是教学运行管理，它只是教学管理的一个环节，如胡元清撰文指出：教学管理是学校管理的基本功能，其主要任务是在教学过程中，根据一定的目标、原则、程序和方法，对教与学双方，对与教学有关的资源进行科学的计划，有效的组织、指挥、控制和协调，以保证教学任务的完成。教务管理是指教学运行管理，其主要职能是保证教学工作的正常运转，它是以编排课程表为中心的一连串工作环节的管理活动，包括编制校历，编制课程表及教室使用表；组织期初、期中、期末教学管理工作，及时收集教学信息，以及学籍管理及教务档案管理等。“东南大学申翠英等人对于教务管理有着更为宽泛的理解，认为：教务管理，是教学计划实施过程中的常规教学管理，其根本任务是：根据教学计划将各年级、各专业的各种门类的课程，通过教材和教师的投入，科学有效地组织成为有序、高效率、高质量的教学过程。教务管理包括教学运行管理（编制和执行课程表）、教务行政管理（学生学习和教学过程的管理）和教学文档管理（学生学籍、成绩及教务数据管理）。但是，他们把教务管理解释为常规教学管理，也就意味着还存在着非常规的教学管理；于是，教务管理也就只是教学管理的一个部分，可见他们也视“教务管理”为“教学管理”的下位概念。当然，也有不少的学者认为教务管理等同于教学管理。如杨红认为“教务工作就是教学管理的具体化行为”。刘翠秀则更具体地划分了教务管理的内容和任务，认为：“教务管理工作包括教学运行管理和常规管理工作。教学运行管理是指为实现高校的培养目标，将教学计划转化为具体的教学指令而采取的组织、指挥、协调、监督、控制等管理活動，以保证教学秩序的正常进行和各种教学活动的正常开展。常规管理包括招生工作、考试管理、学籍管理、教育实践、教材和教学设备的管理、教务统计和教务档案管理等工作。”更有学者专门界定了高等学校教务管理的概念：“高等学校教务管理，就是指高等学校的管理人员根据确定的培养目标，按照一定的管理原则、程序和方法，去组织管理教学过程中的人力、物力、财力、时间和信息，建立正常的、相对稳定的教学秩序，保持教学过程的畅通，使教学过程达到协调化、高效率与最优化，确保教学任务的完成，以培养德、智、体全面发展的优秀人才。”“高等学校的教务管理，就是指高等学校的管理人员按照国家的教育方针和各个高等学校制订的教学管理规章制度，运用各种管理手段，通过组织、指挥和协调与教学有关的各方面人员的活动，创造一种远比个人活动力量更大的集体教育力量，以便高效率和高质量地完成各项教学任务，实现专业培养目标所进行的各种职能工作”。以上三种观点与《教育大辞典》对教学管理概念的界定基本上是一致的。教务管理到底是教学管理的下位概念还是同位概念，我们暂且将这一问题悬置起来，回到概念的“原点”，即现象本身予以考查。无论是教务管理还是教学管理，都源于学校教育和教学活动。这里，尽管我们把学校教育活动与教学活动连在一起使用，但这两种活动之间也存在一定的差异。自赫尔巴特开始就把教育活动区分为教学与管理（训育）两种活动，以标识教育活动与教学活动之间的区别，但是诚如叶澜教授所说：“……诸多关于教学的定义总是难以与教育相区别，也难以和智育相区别，甚至与课程也总是混淆在一起。”在区分教育、教学与智育等概念方面，王道俊先生等做出了非常的贡献。王道俊先生等首先从实践活动的角度明确地给出教学的定义：“教学是教育目的规范下的、教师的教与学生的学共同组成的一种教育活动。在我国，教学是以知识教授为基础的，通过教学，学生在教师的有计划、有步骤的积极引导下，主动地掌握系统的科学文化知识和技能，发展智力、体力，陶冶品德、美感，形成全面的个性。所以教学是学校实现教育目的的基本途径。”进而指出：“教学与教育是一种部分与整体的关系。教育包括教学，教学只是学校进行教育的一种基本途径。除教学外，学校还通过课外活动、生产劳动、社会实践活动等活动进行教育。”“教学与智育两者既有联系、又有区别。作为教育的一个组成部分的智育既向学生传授系统的科学文化知识又发展学生的智力，主要是通过教学进行的。但不能把两者等同。一方面，教学也是实现德育、美育、体育、劳动技术教育的途径；另一方面，智育也需要通过课外活动等才能全面实现”。这些论述与顾明远先生等的界定也是基本一致的。从以上对教学的界定可以看到，对学校课外活动、生产劳动、社会实践活动等的管理应该是不属于教学管理的范畴的，而是属于教务管理的范畴；而如果我们回到现实生活世界中就会发现，社会实践、学校课外、招生录取、教室维护等活动的管理职能大体上都是由教务管理部门承担的。那么，教务管理是不是仅仅是教学活动外的其他教育活动管理而不负责教学管理呢？我们认为答案是否定的。因为，培养方案及教学实习计划制订、教学基本建设、教学研究的管理、课堂教学情况的检查、任课教师请假审批、教学事故认定、教师课堂教学质量测评、考试管理等等属于教学管理活动范畴的活动大都由学校领导和教务管理部门组织进行。由此，可以初步判断教务管理既不从属于教学管理，也不仅仅是为教学服务的教学事务管理。还有一个疑问没有解决，就是学校教务管理与教学管理之间是不是存在着交叉和独立的地方。同样，我们从“教学是教育目的规范下的、教师的教与学生的学共同组成的一种教育活动”这一概念出发，参照赫尔巴特对于教育活动中“教学”与“管理”的区分，会发现教师为了保障教学顺利进行而对环境条件有目的地进行的控制，如对课堂纪律的制订等，也应该属于教学管理的范畴。依据教学的定义，教学管理的主体只能是学校管理者与教师、学生，若把教务管理的主体只界定为是学校领导者和相关职能部门，教师对课堂纪律管理就不属于教务管理，这样，教务管理与教学管理既有交叉的部分也有各种独立的空间。但是，依据主体教育观和主体教育管理观，教师和学生都是教育和教育管理的主体，理所当然也是教务管理的主体。因此，我们可以说所有教学管理活动都是教务管理活动，教务管理是教学管理的上位概念，教学管理是教务管理的重点。学校教务管理倒是与学校学生管理、学校教师管理等存在着交叉和独立的地方。首先，在学生管理中有许多属于学校教务管理的内容，如素质教育、学籍管理等，但也有许多学校教务管理所不能涵盖的内容，如学生行为规范管理、学生社团管理等。同样，教师管理中有许多属于学校教务管理的内容，如教师工作量与课酬核算、师资培训等活动的组织与管理等，但是也有许多学校教务管理所不能涵盖的内容，如教师的引进、使用、考核和激励等。也正因为如此，学校教务管理部门和学生管理部门、人事管理部门的工作职责之间也存在一定的交叉，只有彼此相互协调、合作才能做好学校管理工作。

三、教务管理与学校教育质量管理

20世纪80年代后期以来，教育质量和教育质量管理逐步成为世界性的热门话题，国内外的理论和实际工作者积极探索教育质量管理的新模式。从教育质量含义和影响教育质量因素分析可以看出，学校教育质量管理是十分复杂的工作，是一项庞大的系统工程，它需要考虑的问题不仅涉及学校内部的人、财、物，而且受学校外部环境的制约，不是学校自身完全可以控制的。因此，提高学校教育质量需要得到政府和社会各界的支持和帮助，需要全社会的协同配合。政府应当加强宏观管理，协调社会各界为学校创造一个良好的外部环境，并为学校提供必要的和基本的办学条件。学校教育质量管理可以说是学校对按培养目标要求所安排的教学活动以及为保障教学顺利进行所安排的其他工作质量的管理，其中教学质量管理又是学校教育质量管理的重心。从管理系统的构成要素上看，学校教育质量管理系统应该包括完善的内部质量管理系統和科学有效的内部自评系统，以及专业化的外部教育评估系统。（1）内部质量管理系统的基本要素包括：共同的远景（包括办学理念、指导思想、方针、使命、定位）；明确的质量目标（专业设置、人才培养目标及质量标准）；有效的组织保障（结构设置合理，功能划分清楚，分工责任明确，责权利统一，教学过程科学、规范、严格）；合理的资源配置（包括师资、教育经费、设备、信息）；良好的培养教育体系（包括教学改革、教学计划、课程体系、人才培养模式）；完善的内部教学质量管理体系（政策环境、学籍管理、资源配置、教学管理、人力管理、学生管理、课程管理、学位管理、环境管理）；优质、高效的教育质量（教学效果、人才知识、能力、素质）；质量文化（价值观，质量哲学，品牌意识）。（2）内部自评系统包括：规范的自评制度；稳定独立的自评队伍；定期的内部质量审核（质量管理体系运行效果审核，教学质量评价，总体绩效评估）；有效的改进机制（了解情况、掌握信息、发现问题、确定对策）；定期的管理审评（最高管理者定期组织分析质量管理体系及内部审核体系的有效性、适应性）。（3）专业化的外部教育评估系统包括：经认可的独立的第三方教育评估机构，可以是受政府委托、认可，或被社会专业广泛认同的评估机构；公开的、被广泛认同的教育评估标准（指标体系）；有效的、专业化的评估操作程序；开放的、为社会关注的评估结果公告制度。从以上对学校教育质量管理的分析可以看到，教务管理不同于学校教育质量管理。在全面质量管理理念指导下的学校教育质量管理几乎可与教育管理等同，它的做法是全面控制和改进影响教育教学质量的所有因素。学校教育质量管理是把教育工作以及构成和影响教育工作的资源和活动都作为过程来管理，强调教育质量通过教育输入、教育过程、教育结果全方位来体现，主张在各种过程的输入端、过程的不同位置以及输出端寻找测量的机会，实施有效的控制。学校教育质量管理不仅通过授权全体内部成员参与质量活动，而且注意调动组织外部力量参与学校的质量改进活动。于是，我们可以认为教务管理是学校质量管理的核心部分。

四、教务管理与高等学校教务管理

正如前文指的，教务管理包括教务行政与学校教务管理，而学校教务管理又包括中小学教务管理与高等学校教务管理。显然，高等学校教务管理是教务管理的一个下位概念，似乎没有辨析的必要。尽管，本文采用教务管理概念是其狭义概念，但当我们考虑到高等教育和高等学校的特殊性时，又觉得有必要对高等学校教务管理进一步澄清。从广义上讲，国家对教学大纲的制定、对培养方案的认定、对课程的改革、对教学质量的评估都可以说是教务管理，属于教务管理中的教务行政，当前，我国高等教育改革的一个中心任务就是逐步扩大高等学校自主权，而当前高等学校自主权的集中体现就是教学的自主权。随着高等学校教学自主权的扩大，国家对于高等学校教学和教务活动的管理必将逐步减少，而更多交由高等学校自身管理。由此，可以看到高等教育教务管理研究的主体内容应该是高等学校教务管理，也就是学校管理者及其相应的职能机构对于学校教务活动的管理，这也是本研究拟名为“高等学校教务管理研究”的理论依据。

五、高等学校教务管理的概念界定

通过教务管理与教育管理之间的辨析，我们知道教务管理包括学校教务管理和教务行政，学校教务管理主要是发生在学校内部的教务管理活动，教务行政则主要是国家及其授权机构实施的教务管理活动。高等学校教务管理从属于学校教务管理，从活动发生的范围看，应该局限于高等学校内部，从活动的主体看，应该是高等学校管理者及其相应的职能部门。通过教务管理与教学管理之间的辨析，我们知道由学校管理者实施的教学管理活动和由教师实施的课堂教学管理活动均应从属于学校教务管理。学校教务管理从内容上看，应该包括学校管理者、教师对学校教学活动的管理，甚至包括学生学习活动的自我管理。通过高等学校教务管理与人才培养模式之间的辨析，我们认为构建、形成、实施、修订、改革人才培养模式等都属于高等学校教务管理活动，人才培养模式就是关于“培养什么样的人”和“怎样培养这样的人”的问题，高等学校的教育教学活动在一定程度上也可以归结为这两大方面的问题。于是，我们似乎可以将高等学校教务管理界定为高等学校管理者对学校教育教学活动的管理。也许有学者会指出，如果将高等学校教务管理界定为高等学校管理者对学校教育教学活动的管理，那么高等学校教务管理与高等学校管理也就没什么区别了。其实不然，道理很简单。学校活动可以细分为教育实施活动、科学研究活动、社会服务活动、财务活动、学校人事活动、学校后勤活动。那么，学校对应这些活动的管理统称为学校管理。而学校教务管理只是学校教育实施活动的管理，教务管理概念应是学校管理的下位概念，而其自身的下位概念是学校教育业务和教育行政事务的管理。澄清了学校教务管理与学校管理之间的关系后，我们就可以将高等学校教务管理定义如下：高等学校管理者运用一定的理论与方法，采用一定的措施和手段，对学校教育活动进行计划、组织、指挥、协调、控制、监督、评价，引导和激励组织成员实现学校教育目标的一种学校管理活动。我们认为，在高等学校人才培养概念和教育概念是全同关系，提出人才培养的概念旨在用新的名词彻底改变教育的教育思想和观念，从而实现教学内容和教学方法的彻底改革。如引入人才培养的概念，我们也可将高等学校教务管理表达为：高等学校管理者运用一定的理论与方法，采用一定的措施和手段，对学校人才培养工作进行计划、组织、指挥、协调、控制、监督、评价，引导和激励组织成员实现学校人才培养目标的一种学校管理活动。

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