以人为本 协同办公

以人为本 协同办公（精选8篇）

以人为本 协同办公 篇1

摘要综述了长春市电子政务通用办公系统的建设与实施情况。从系统设计，功能介绍，技术实施，系统特点等方面进行综合论述，系统应用取得了良好效果。

关键词办公自动化(0A)；电子政务；公文；协同办公

随着计算机技术和网络技术的高速发展，特别是互联网在全球的广泛应用，电子政务已被联合国经济社会事务部确立为“信息高速公路”五大应用(电子政务、电子商务、远程教育、远程医疗、电子娱乐)领域之首[1]。电子政务系统就是用现代信息技术对资源管理和业务或服务流程进行数字化、网络化改造，实现高效、优质的资源管理与服务方式，实现工作方式向协同办公方式的转变。

加快电子政务建设是世界发展的潮流，也是电子信息技术应用于政府管理的必然趋势。我国的电子政务建设近年来发展迅速，目前已步入快速发展阶段，党的十六大报告明确提出，各级政府要“改进管理方式，推行电子政务，提高行政效率，降低行政成本”。实施电子政务对于提高办事效率，增加政府工作的透明度有着重要意义。

一、系统建设概述

自2000年11月l0日长春信息港开通以来，经过几年的建设，目前，长春市已经建成了以长春市信息中心为核心节点，横向连接市委、市人大、市政府、市政协、市纪检委、长春军分区．纵向连接市政府各委办局、县(市)区政府、开发区，内、外两个互相独立的，覆盖全市机关的统一网络平台和网络交换中心。

建设长春市电子政务通用办公系统，就是要基于政府资源计划（GRP），实现核心政务办公自动化，为全市的公务人员搭建统一的协同工作平台。以政府各部门日常业务处理信息和网络安全设施为基础，依托信息港内网网络平台，建设高效、公开、勤政的政务办公系统，达到业务资源整合和信息共享，使各级党委、政府部门的管理、决策、应急处理、公共服务能力得到改善和加强，提升政府的管理和服务水平。

《公务员驾驶舱》就是以此为背景依托长春信息港现有的内网网络平台建设的通用办公工作平台。

二、系统总体设计

建立一个实用OA系统涉及政府的各个部门、多项业务和大部分人员，是一个复杂的系统工程。为充分保障系统建设的连续性、完整性、实用性、可维护性和安全性，系统建设一定要结合实际，遵循“统一规划、相互协调、分步组织实施”的原则和思路，合理进行资源配置，避免重复建设、重复开发等浪费现象[2]。

1、“以人为本”的设计思想

《公务员驾驶舱》是基于角色开发的政务办公系统，主要为市委、人大、政府、政协机关的公务员，构建一个具有：“统一技术标准、集中资源管理、纵横互联互动、安全可靠实用”的协同办公平台。

因此突出了电子政务办公系统中的四个关键因素（人的因素、业务流程因素、信息因素和应用因素）中人的因素，充分体现“以人为本”的设计思想。

2、系统的总体框架

《公务员驾驶舱》在进行总体设计时，充分吸取了各地电子政务方面建设积累的经验，结合长春市的实际情况，从系统的体系架构、业务流程的优化以及系统的随需应变能力等方面，提出了长春市电子政务办公系统的逻辑结构。

这种组件化、层次结构的电子政务系统能充分满足长春市各部门的组织机构设置，在为各部门提供相对独立的协同办公应用的同时，还能够建立和维护部门间内在的联系，使其成为一个有机的统一体。系统将为用户提供公文交换传输、协同办公、信息交流、待办工作提醒、工作计划、督查议案等应用功能。还将通过日常工作与管理的有机结合，工作动态分析与监控，来提升每个操作者的个人的执行能力，充分满足了长春市的政务协同办公的要求。

三、系统主要建设内容

从功能上可以将系统划分成6个类别，分别为工作舱、决策资源网、公共信息舱、工具箱、休闲舱、管理舱。每个类别包含若干模块，《公务员驾驶舱》的总体功能模块如下：

1、工作舱

工作舱是《公务员驾驶舱》最主要的一个子系统，在该子系统中，需要完成公务员日常的所有工作流程，能够进行公务员需要进行的基本操作。在工作舱中，共有11个子模块，分别是：收文管理、发文管理、协同办公、会议管理、信息管理、督查管理、议案提案、领导活动、档案管理、工作计划、工作日志。

1）公文管理

即收文管理和发文管理模块。主要处理单位之间和单位内部各种文件的拟建，审核，批办，分发，登记，传阅，检索及归档等工作。文件包括收文，发文，请示，报告，部门文件等[3]。可实现跨单位间的会签，跨单位间的发文。可自动生成仿真的红头文件和签批单，每个文件的办理过程可以留痕，可以实现对文件的整个办理过程的跟踪及监控，并可以进行催办、撤回和销毁的操作，真正实现无纸化办公。

系统还集成了北京书生公司的书生加密卡系统，实现了红头红章文件的数字化传输和远程打印。

2）协同办公

解决了部门内部及部门间各用户的协同办公，上下级间的沟通，以及信息资源的管理、利用及共享。

3）会议管理

完成记录整个会议的办理过程，可制定单位内部和跨部门间的会议方案和会议通知，并可以进行内部流转和回复。具有会议室管理和大型会议的签到功能，并可以进会议纪要的添加和查询。该模块集成了信息港移动政务平台，在每次有新的会议通知时，会有一条短信提示用户登录驾驶舱查看。

4）信息管理

实现对信息的草拟、审核、签发、办结和上报。办公厅对各单位上报的信息进行采集、编辑、审核、签发、生成正式信息刊物，并具有领导批示和上级采用的功能，可以自动生成月份通报，为上级领导提供信息服务并可以向下进行信息刊物和通报的分发。

5）督办管理

集领导督查、会议督查、文件督查、实事督查于一体的多级联动督查管理系统，可以快速进行督查事项立项、分办、督办、反馈、汇总，可以进行预警提醒和超时催办，领导可随时查看各部门督查件的办理情况及回复情况，显著提高了督查工作效率和质量。

6）建议提案

通过网闸可实现内外网数据的时时交互与发布，人大代表和政协委员可在外网录入建议和提案转入内网进行办理和回复，真正实现了外网受理，内网办理和回复的功能。实现人大、政协、政府议案处、承办部门之间文件的传递及内部流转与审批功能。具有强大的统计和查询功能。可导出WORD文档并可打印；可随时查看办理及答复情况；提高各部门的工作效率。

7）领导活动

领导秘书根据领导的公务活动，制定的一般活动或详细活动安排及周活动计划，通过系统进行审批，并最终确定活动计划，通过系统发给内部和跨部门相关人员进行具体实施。秘书处根据各秘书制定的周活动计划进行汇总，形成包括所有领导在内的周活动汇总表，发给领导和秘书。

8）档案管理

将各模块办结后的文件根据分类进行归档，归到档案库中。在档案库中可以进行归档设置和浏览权限和设置，每个归档后的文件都是对文件办理过程的全程记录。有权限的用户可以进行归档文件的查询，对档案人员的对归档文件销毁也是全程记录。该模块已与长春市档案局档案管理系统进行连接，归档后的文件可时时，按天、月、季、年进行导入。

9）工作计划和工作日志

可以制定单位、部门和个人的工作计划及日志。对单位和部门的工作计划可进行审批和下发。上级领导可以对下发的计划进行督查和完成情况的验证，并可以按条件形成工作计划的word文档，为单位和部门的计划和总结提供参考资料

2、决策资源网

决策资源网是基于《公务员驾驶舱》基础之上具有新闻发布、浏览、权限管理、数据抓取等功能的信息平台，使领导能够及时、准确地浏览到最新的政府信息、政策法规、统计数据、财政数据等，提高领导行政执行能力和决策效率。

3、公共信息舱

具有工作交流和公共信息发部的功能。包括：工作交流、党建园地、意见建议、大事记、内设机构、规章制度。所发布的工们交流和意见建议在首页部门事务中显示，点击后可看详细内容。

4、工具舱

为用户提供了常用软件、常用工具和培训教程等辅助工作工具。

5、休闲舱

工作之余休闲娱乐的场所，为每个公务员提供了礼仪知识、综合百科、健康生活、影视欣赏、音乐之声等。这些内容管理员会定期进行升级和维护，让每个公务员的业余生活丰富多彩。

6、管理舱

管理舱中包括：用户设置、权限维护、系统设置、专家维护等功能。方便用户对整个系统的管理。

四、技术实施

1、公务员驾驶舱采用先进的B/S（.Net Framework三层结构）与C/S互相结合的构架方式，规避了双方架构的缺点，整合了双方的优势。



采用B/S方式使系统具有分布性特点，可以随时随地进行查询、浏览等业务处理； 

采用B/S方式使系统维护简单方便，只需要改变页面，即可实现所有用户的同步更新。

采用C/S方式使系统应用服务器运行数据负荷较轻。



采用C/S方式使用户的特殊应用（提醒等），脱离浏览器依然响应服务器事件。

2、公文管理模块集成了北京书生公司的书生加密卡系统。通过对红头、印章及文件正文的数字化处理，以及三者合为一体的电子盖章技术及先进的远程传版技术，使通过该系统传输的红头、红章文件具有极高的安全性、极强的防伪性和打印防伪的特殊功能。实现了红头红章文件的数字化传输和远程打印。

3、会议管理模块与信息港移动政务平台集成，解决了传统会议通知工作量大的问题，同时保证了会议通知的及时有效性。

4、具有内外网互发邮件的功能，在外网发的邮件通过网闸会自动转到内网上进行浏览，反之亦然。方便了用户的操作，免去了用户内外网切换的麻烦，提高了工作效率。

五、系统特点

1、实用性

办公流程完全根据政府办公设定，各工作模块的制定模拟真实办公的信息输入项，包括公文办理、信息报送、信函沟通、会议通知等等。避免繁琐的操作，界面清晰、简单，引导操作者执行工作[4]。做到易懂、易学、易用。

2、可靠性

数据可靠性：数据库中的所有数据是准确可靠的。数据存储量大，处理速度快，相应信息正确输出并显示；

程序可靠性：系统有强大的容错性和处理突发事件能力，避免由于某个错误或某种突发事件导致数据丢失或系统瘫痪。

3、可扩展性

系统预留了兼容接口，以便系统的扩展。系统输入输出具有强大的兼容性，能进行各种不同的数据格式转换。

六、系统应用及效果

《公务员驾驶舱》于2008年12月31日正式开通运行。目前，驾驶舱应用平台承载人大、政协、市委、县市区、开发区、市直机关各部门等101家单位的数据库和各种应用模块。

市政府办公厅文电处、各综合处室及各承办部门之间所有非涉密文件全部实现网上传递，办公厅的各位领导实现在网上批文，真正实现了无纸化办公。

截止到2010年3月底，收文共办理 4275件，发文办理 1116件，会议通知132个。

人大、政协、政府议案处共向各承办部门发送议案320 件，提案240件。

信息模块从2009年7月开始从网上成刊并形成通报，共成刊840个。

七、结束语

《公务员驾驶舱》在全市党政机关主要部门的成功应用，推进了我市电子政务建设工作，有效整合各部门资源，扩宽了电子政务建设的覆盖领域，为领导的科学决策提供了必要的依据，提升了长春市机关各部门之间的协同工作能力，进一步规范了办公流程，促进了政府管理流程优化、重组，大大提高了政府办公效率和管理水平，降低了办公成本，有效地促进了政府职能的转变，塑造一种全新的政府管理模式，为实现“电子政府”奠定了坚实的基础。

参考文献:

[1] 孙正兴，戚鲁。《电子政务原理与技术》。人民邮电出版社．2003．4

[2] 戚文静，赵敬，杨云．《网络安全与管理》．中国水利水电出版社．2003．8

[3] 汪玉凯, 赵国俊．《电子政务基础》．中软电子出版社．2002

[4] 吴爱明，祁光华．《政府上网与公务员上网》．中国社会科学出版社．1999

以人为本 协同办公 篇2

关键词：C6,协同办公,管理思想

前言

协同办公自动化管理 (C6) 是面向组织的日常运作和管理, 员工及管理者使用频率最高的应用系统。自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来, 办公自动化在应用内容的深度与广度, IT技术运用等方面都有了新的变化和发展, 并成为组织不可缺的核心应用系统。而随着企业对协同办公要求的提高, 协同办公的定义随之扩展, 将其提升到了智能化办公的范畴。大多企业不仅需要解决日常办公、资产管理、业务管理、信息交流等常规协同的功能, 并且在即时沟通、数据共享、移动办公等方面提出了更进一步的需求。不仅如此, 很多企业也在寻求低成本、高性能、高整合、智能化管理企业的综合性管理应用平台, 这也是企业C6信息化建设发展的必然趋势———协同办公管理平台。

协同办公是利用网络、计算机、信息化, 而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的一种软件, 给办公人员提供方便、快捷、降低成本, 提高效率的一款在线软件。协同办公平台实际上是协同应用软件的开发平台和运行支撑平台, 同时为协同应用提供协同工具和协同引擎服务。

从某种程度上说, 协同办公平台就是每个团队成员的随身的办公室。同时, 在此平台之上还可以整合诸多应用, 如人事管理、ERP系统等, 并可开发各种协同化的应用———通过自定义表单等方式实现多种功能响应。

1 公司背景及信息化现状

1.1 公司背景

江苏法尔胜泓;集团有限公司是从事以金属制品为主, 具有光通信、新材料、现代服务业等多元化生产经营企业, 公司是全国同行业中唯一的国家一级企业, 中国500强企业, 连续18年位居全国同行第一、世界同行前列。国家重点高新技术企业, 机电产品出口基地企业, 首批获自营出口权企业, 重合同守信用企业和免检企业。

1.2 信息化现状

公司自92年实施MIS系统, 97年实施ERP系统, 各个子公司都相应的实施了用友财务系统, 公司加强信息化建设, 以信息化带动产业化, 加速新型工业化的步伐。ERP系统在各个部门运行良好, 但还存在不足, 主要体现在以下几个方面:

1.2.1 企业部门间业务流程处理效率较低, 审批过程无法监控, 管理出现漏洞;部门间形成堡垒, 扯皮现象严重。

1.2.2 企业战略、计划无法落实, 员工无法将想干及需要干的事情按质按量完成, 工作执行力较差。

1.2.3 制定的制度落实效果不力, 制度的有效性、适用性无法得到有效地分析, 制度落实不完善, 不健全。

1.2.4 做了预算, 但费用仍然难以控制, 费用支出过程不可控, 费用浪费、超支现象严重;多个应用系统相互割裂, 相互之间很少能够紧密协调起来, 产生“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”, 各系统无法整合操作。

1.2.5 领导决策时往往可参考的数据不能集中展现分析, 数据的时效性和针对性不强。

2 协同办公管理 (C6) 平台建设

企业对以上提出的信息化建设中存在的问题, 有针对性的开发建设企业C6协同管理平台, 建设基于Web的企业级协同管理平台软件系统, 则能够克服目前法尔胜泓集团公司信息化建设中所存在的弊端。以精确管理思想为核心, 针对各类企业在内部基础管理出现的各种问题和现象, 通过对这些问题和现象的精确管控, 实现企业内部基础管理的有效性, 解决企业管理信息孤岛问题, 从而提高工作效率, 全面提升企业管理水平, 为企业带来更大的经济效益。

协同管理平台建设思路考虑将项目目标定位在解决无纸化办公、远程办公及一定程度上的移动办公, 提升各级部门、人员对计划以及上级布置任务的执行力, 解决对日常事务管理、行政人事管理等, 并为日后可能出现的整合业务系统 (ERP、财务系统、档案系统及未来可能上线的其他系统) 数据的需求搭建基础平台, 使协同管理平台与业务系统达到功能互补、业务促进的作用, 弥补业务系统中可能出现的断层、解决信息系统分散、信息不集中的问题, 同时规范法尔胜泓昇集团有限公司管理行为。通过C6协同办公系统的信息流程约束, 规范管理过程, 追求理想管理结果, 实现管理规范化, 流程制度化, 达到精细化管理。

通过C6协同办公系统的实施应用达到提高效率、节约开支的目标, 可以使使用者的办公效率大大提高, 人员沟通时实快捷, 任务传递高效清晰, 可以及时了解任务、工作的进度。节约法尔胜泓集团有限公司在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用, 达到开源节支, 增产增效的目的。

3 平台介绍及投入

3.1 平台介绍

金和协同管理平台 (C6) 集成的现代企业管理的六个核心要素:文化Culture、沟通Communication、协作Collaboration、创新Creation、控制Control、中心Center, 构建结构化的、灵活集成的、动态响应的、面向企业运营管理的协同软件平台。从多个角度来实现6C的管理理念和精确管理思想。

金和协同办公平台具备以下的三个基础功能:

首先, 协同办公平台首先是一个沟通平台。这里的沟通并不限于团队的信息传达或者通讯, 而是信息的协同, 协同全面实现沟通过程的时效性、完整性和有效性。它将各种分散的、不规则存在的信息进行整合, 依靠严谨的流程定义, 每个节点之间依靠业务逻辑关系进行关联, 办公人员就可以完全突破信息孤岛的困扰从而轻松自如的按照设置好的流程来安排工作并从中获取自己关心的信息。

其次, 协同办公平台是管理和协作的平台。协同管理平台则可以对这些业务环节 (软件) 进行充分的整合并纳入统一平台进行管理, 整合所有业务环节 (软件) 的信息内容, 并对相关信息进行及时更新, 从而实现业务与业务之间的平滑对接, 并提高工作效率、节省人力成本。

再者, 协同办公平台是知识中心和应用运行支持平台。人和行为的协同就要以人为中心重新组织应用、数据、信息和知识, 这就是企业的资源协同。协同管理平台将这些资源整合在统一的平台上, 并通过信息协同和关联业务的协同环境将它们紧密的联系在一起。并进一步实现对这些资源的协调和优化, 很重要的一点就是这些资源能够随着企业的某个目标或者某项事务而被灵活的组织起来并进行协作, 为这个目标或事务“各司其能”并发挥最大的价值, 换言之, 也即各种资源能够随企业的需要而及时的响应并突破各种障碍实现一致性协作, 同时也在逐步的提升和凝练企业文化。

模块包括以下几部分:

1、建立企业门户, 根据部门以及不同业务方向建立不同门户进行信息的展示。

2、实现企业工作流程的发起与审批, 实现流程的无纸化审批, 提升工作效率。

3、建立单位、个人收、发文管理流程。

4、建立文件归档、档案管理流程, 实现档案管理。

5、建立电子公告, 发布公共信息, 创造良好的企业文化。

6、实现事务管理, 例如会议安排、日程安排、工作安排等。

7、实现对公司资产、用品以及对于人事档案方面的管理。

8、对公司的项目进行管控了解项目的进度、人力资源的调配等。

9、实现企业信息交流, 保证信息传递的及时性、真实性和有效性。

1 0、人力资源模块, 实现了在线签到, 达到人事考勤的目的。

1 1、电子签章, 控制了文件的可修改性。

1 2、客户关系模块:通过对建立客户信息、记录商机、市场营销、客户销售、商务办理和客户服务的全程跟踪记录, 提高企业员工的工作效率及客户满意度和销售签单率。

法尔胜泓集团有限公司从整体信息化建设的角度出发, 同时也为了最大限度的降低实施风险, 确保协同办公软件在法尔胜泓集团有限公司能够真正使用起来, 真正达到通过信息化手段加强管理的目标, 协同管理平台项目考虑通过以“爬楼梯”的方式由浅入深, 由易到难, 降低系统使用难度, 减少推广阶段的风险, 为法尔胜泓集团有限公司的企业信息化打下良好的基础。所以本期C6协同管理平台项目的建设主要实现第一阶段的无纸化办公以及人事、行政、流程管理和一定程度的移动办公, 提升各级部门、人员对计划以及上级布置任务执行力, 规范办公流程、杜绝人为因素的干扰, 加强企业文化建设、提升企业凝聚力的初步使用效果;大大提高日常办公及管理效率, 帮助企业在提供运转效率及防范风险, 让企业内部的流程高效化、科学化、规范化的基础上运转。

3.2 平台建设投入

法尔胜泓集团C6平台软件系统 (500用户全模块) 、防火墙系统、服务器系统总共投入接近150万元。

4 平台应用效果

法尔胜泓集团有限公司通过企业级C6协同管理平台的建设实施, 在以下几个方面获益:

4.1规范管理, 提高工作效率, 支持企业重新组合业务流程, 打破部门间的壁垒实现高效协同, 企业各级管理者及时掌握各维度决策信息, 支持企业在快速发展的过程中顺利变革。节省运营成本, 实现无纸化办公, 无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用;工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间;完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。

4.2通过融入管理思想的系统应用对企业的战略分解、计划执行、业务活动、经营过程和员工工作进行全面管控, 坚持信息量化、细节控制和过程控制, 保证企业的精确执行力。提高企业竞争力、凝聚力, 员工与上级沟通很方便, 信息反馈畅通, 为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台, 企事业单位的内部凝聚力将大大增强。

4.3全面提高企业的决策、执行、协作、反馈和应变效率.协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致, 信息共享程度不高、管理分散, 管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”问题。

4.4、强调“以人为本”, 在日常的协同工作环境中进行自然而然的团队管理, 知识积累与转移, 并完成团队的激励、奖惩、学习和改进, 在组织运营效率提高的同时保持组织中成员的快乐与和谐, 为企业长久发展营造一个积极良好的管理文化和管理环境。

4.5 C6协同管理平台的建设实施提升了企业形象, 提高了企业整体素质, 增强了竞争力和凝聚力, 增加了企业无形资产, 产生了不可量化的经济效益。

协同办公系统带来高效 篇3

企业信息化管理亟需普及

随着社会的发展，企业进入网络时代，信息化管理亟待普及，传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，人们需要耗费大量的时间和精力，人工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需要，人们需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。

传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、低效，管理成本、办公费用居高不下，不但给企业带来了严重的经济负担，而且也不利于营造一个和谐的办公环境。企业管理层在日常繁忙的工作中，不能及时、有效地对各项工作按轻重缓急来处理，带来了繁重的工作压力。因此企业需要一套规范化的管理模式，让所有的工作不但能有条不紊，更能节约成本、提高效率。

协同办公系统的高效性

协同办公系统为企业提供了一个高效运作的规范管理平台，是企业实施信息化管理的必要手段。它针对企业普遍存在的规范管理与执行效率等问题，把握企业管理制度高效执行的关键，为促使企业规范管理体系的持续改进，提供了及时沟通与协同的手段与工具，保障企业管理制度的有效性，提升企业管理竞争力。同时也为企业知识的收集、共享、利用提供了先进的技术工具，帮助企业提高决策能力，随着知识的积累，逐步改进管理制度，促使企业管理水平的螺旋上升。

信息资料统一存储，分权限查看。日常协同办公、个人事务管理、行政管理、知识管理、信息管理等信息集中管理；多级的权限设置，保证有权限的人才能获取相应的信息，系统以目录为基础来进行权限的控制。实现企业内部的日常协同办公，使企业的个人与个人之间，部门与部门之间，及总部与分部之间形成紧密的有机统一。

随时随地办公。实现远程办公和移动办公，无论您身处何地，都可借助网络的力量随时了解公司各项资讯，及时投入到工作中去，有效地把握办公的工作进度与状况，了解下属工作进展情况，及时针对工作中出现的问题，提出有效改进建议，以免事后弥补，即便出差在外也不会耽误工作。

合理统筹高效开展工作。员工不用为某件事而几次跑到相关人员办公室办理，从而节约更多时间和精力在更重要的事情上。同时，一项工作需要几个人或几个部门共同完成时，可通过协同功能，实时掌握合作伙伴的进度，主要负责人也可根据各方进展情况及时对工作安排进行合理调整，保证所有参与员工密切协助，按时完成工作。

协同办公自动化方案 篇4

一、公司现状

1)公司概况：

长征机床集团公司分、子公司及异地办事机构较多。

分、子公司同机关之间分布较远、内部信息传递较慢、费事。

公司内部信息收集、传递方式较原始。

办公效率受办公条件及手段的制约较低。

公司的决策、项目的控制、审批的流程在传统办公环境条件下，计划性及跟踪、控制能力均较弱。公司各部门虽然电脑网络均配备，但各公司各部门个自为政、信息孤岛等现象依然存在。

2)硬件状况：

 在岗人员均已配置电脑，组建了局域网、广域网，人员信息化素质较好。

 公司本部与异地机构均可通过VPN方式访问企业网络。具备使用协同办公系统的网络基础；

3)关注点：

 关注异地远程办公管理

 关注工作效率的提高

 关注行政效能的提升

 关注公司运营成本的降低

 关注管理制度的落实

 关注企业文化建设等

二、自动化协同办公系统的应用价值：

1.组织管理：

 管理可控：

1)落实管理制度，规范管理表格、规范处理流程、规范处理方式，实现月度、季度、统计；

2)工作任务下发后，领导可及时知晓任务执行状态、结果、过程变动等，可以有效提升任务执行效

果。

3)事务处理全过程记录，避免事后抵赖行为。

 提高组织工作效率：

1)个人时间管理更有效，个人工作完成能力提升；

2)组织的事务处理效率加快，效果提高；

 提高组织学习能力：通过知识管理加强组织的知识和经验沉淀，通过授权实现知识共享，加快员工能

力提升。

 降低经营管理成本：组织整体工作效能提高，可实现异地办公管理，组织管理成本降低，传真、电话、纸张费用降低。

 远程办公：分子公司和分支机构办事处

 增值已有IT硬件投入

1)公司以前购买电脑，组建局域网络。但是，主要做个人文件处理和上网，业务文件和资料被散落

在个人电脑中，只是个人级应用。在人员离职的时候，容易造成重要资料和文件丢失。

2)在网络和个人电脑建设的基础上，运行协同管理系统，将个人级应用上升到组织级应用的层次。

可以帮助企业沉淀和积累各类知识和经验（如客户资料、业务经验总结、项目过程资料等）。

2.行政管理部门

 管理制度落地执行：请假管理、办公用品申购管理、办公用品领用管理、派车管理、出差管理、人事

管理等；

 信息发布更有效：可发布管理制度、通知、新闻、喜讯等信息。信息发布后发布信息的人员可以知晓

信息被查看情况；

 人员培训管理：通过知识管理实现；

 文件传递。

3.技术部

 技术项目管理：新建设项目的规划设计、方案设计、初步设计、实施图设计等阶段，设置项目管理来

管理项目文档和过程资料；

 文件传递。

4.材料采购部

 管理制度规范：材料采购审批管理、领料管理等；

 文件传递。

5.财务部

 管理制度落地执行：费用报销审批管理、借款审批管理、费用支出审批管理等；

 报表报送：可以将领导关心的财务收支日报、月报、季报、年报等通过系统直接传递给领导，这些文

件只有财务和特定的领导才能查看。

 文件传递。

6.销售部

 报表上报：销售日报、周报、月报的及时上报；

 折扣申报管理：规范折扣管理，减少关系户低折扣现象；

 项目管理：单个楼盘销售可作为项目管理起来，向物管公司交接可作为项目管理起来。项目的信息整

合，便于管理；

 文件传递。

三、功能实现

1.项目管理：通过项目管理，把规划项目、在建项目、销售项目等设计成项目，领导不用参与项目全过

程，但在需要的时候，可查看相关项目的过程文件、计划、会议纪要等信息，从全局上了解、监控项目。

2.加强管控：通过表单流程应用设计，规范管理流程、表单格式、处理方式、统计查询等，可以有效督

办、监控过程，提高管理效果。

3.提高组织工作效率：通过协同办公系统“待办事项”，“跟踪事项”、“日程事件”管理每一天的工作

事务，事务轻重缓急一目了然，个人办公效率和效果得以提高。同时，通过系统的信息传递及时、快

捷，能有效提高团队协作效率，从而提高企业整体效率和敏捷性。

4.远程办公：下属公司、项目部等可以远程访问系统，及时报送销售报表等，公司领导可及时方便的了

解关心的项目情况，并可及时对项目情况作出反应。

5.知识管理：系统将原来存储在每一个个体的知识文件集中到协同管理系统中，统一分类管理，同时对

使用过程中对事务处理过程完整记录，沉淀形成管理知识，再通过分级授权实现需要的共享。

6.工作计划管理：领导可通过计划管理模块查看下属计划，并可对下属计划进行批示，随时掌控公司全

局。

7.工作安排和督办：管理者可通过协同安排下属工作，可以随时催办，督办切实有效。

8.工作汇报和审批：通过协同管理模块、表单管理模块等实现工作的汇报。汇报可以以文本格式、word

格式、excel格式以及各种附件形式提交给领导，节约时间，查阅方便，通过系统直接发起申请，不用当面递交，不会因为等待审批浪费时间。需要审批的事项都集中在领导的待办事项中，审批工作可以集中处理。领导不会因为下属经常敲门而入，被打断思路。

9.公告通知：通过系统公共信息模块中的公告、调查和讨论区，实现组织无纸化的发放公告通知，并可

以在第一时间通知所有的下属部门。减少纸张浪费。同时加强信息发布的有效性（信息发布人可查看公告被各部门和人员是否查看及查看的时间）。

10.辅助文化建设：通过设计员工关怀、新人关怀（新人入职报道、新员工入职培训等）、榜样宣传（每月一星、销售排行等方式）、统一办公平台等应用辅助企业文化建设，增强员工的归属感与凝聚力。

四、系统可以为管理层带来的效果

1、实现对人的有效管理

管计划——没有计划就没有控制。

随时查看他人计划，随时全面管理关联人员及关联项目的计划，全面掌控。

管行为——计划分解到日程保障计划的进行。

随时查看他人日程安排，随时掌握他人计划的执行情况，保障计划的有序和顺利进行。

管结果——指导、催办督促达成终极目标－结果。

随时查看关心的业务报告报表，可视化流程进展，中间环节状态一目了然，即时催办控制。

2、实现对事有效的管理：

管形式——根据不同任务的重要性，合理安排资源和协作方法。

明确结果诉求、挑选胜任角色、设定协作方式（流程规则），管理全程可控，反馈真实透明。

管过程——随时监督、查看进展、中间环节执行质量。

中间环节控制，随时直观了解事件进展情况，保障事件、事务的执行质量。

管全局——强调细节执行的同时，经常对称各方面信息把握全局。

通过制度保障各部门数据结果统一归档，老板和各部门通过合理权限分配共享信息。

五、系统为企业带来的效果

1、规范管理行为，提高办公效率

 各种办公流程的规范

 表单的规范

 处理方式的规范

 有效的督办和监控

2、增强事务计划的跟踪控制能力

每个员工都可以对各协作事件全程跟踪，从而高效的控制和完成公司任务。

3、提高个人办公效率

每个员工随时了解自己工作事件，轻重缓急一目了然

4、记录管理行为

所有工作事件从工作内容到每个人处理意见、处理时间、处理过程一一记录，避免工作中的“扯皮”“推逶”，同时将成功和失败的经验记录下来，供公司员工查询事件处理的全过程，同时方便领导查看监督进展情况。

5、实现知识管理

公司中所有的协同工作、公文、重要文件、会议、计划一一沉淀，实现公司的知识沉淀，再通过共享、转发、借阅等多种方式分级授权给全体员工，实现公司的知识共享，最终完成公司的知识管理建设。

6、节约办公费用

 通过协同管理平台实施达成人均事务处理能力的提升，在组织扩张过程中有效进行减少对新人的雇佣数量，从而达成对人力资源成本抑制。如人力资源成本抑制系数为5-15%。100人规模的企业将减少工资支出为12万－36万。

 降低有线和无线终端的通讯量，如果按100人人均50元/月，抑制系数大约15-30%，效益为1-3万。考虑到长途的减少量，节约潜力还可以提高。

 降低因打印产生的办公用品消耗和折旧，如按100人人均20元/月，抑制系数为30%-50%，效益为1-2万

7、解决异地办公

无论在异地还是在差旅中，用友致远A6协同办公系统让我们请示、审批、资料传递等等日常办公不受时间空间的影响，领导“忙”的管理颈瓶，异地不好管的情况将有巨大的改观！

8、实现资源整合通过协同管理的关联系统快速登录到其他集成的业务系统，并可把其它业务系统形成的报表呈报到领

导桌面，特别是对我们繁忙的管理者工作提供了极大的方便。

六、系统应用达到的整体应用成效

1、提高团队和个人的办公效率

2、规范管理行为，完善审批制度

3、增强对事务、事件的计划性及跟踪、控制能力

4、记录管理行为，沉淀企业知识

5、整合信息孤岛, 形成统一的决策平台

6、移动办公, 远程监控，便于统一管理

协同办公OA积淀企业文化 篇5

协同办公OA存在的目的是让工作更便捷，让管理更高效。通过协同OA，方便员工，提高工作实效。将企业的制度和固有的办事流程在协同办公OA中得以体现，让协同OA软件能够被企业的每一个人员都使用，每一项工作都在OA软件中留有痕迹，各种数据在OA软件中得以汇总，每一个决策的过程记录在OA系统中，每一个工作过程都通过OA记录，每一个制度都通过OA去落实，每一个员工都可以在过程中了解事实，以随时监控各项工作的进展，通过回顾与反馈来改变结果。员工不再需要花费是时间和精力去了解每一项制度如何规定，去了解每一项工作由谁负责，去追溯错误和损失是如何产生，而根据协同OA事先既定的组织关系，自动进行工作的发起、流转、监控和完成，对于管理者来说是真正得到了心的解放，

这不只是制度和过程的体现，更是文化的体现。

借助协同OA既定的组织关系而建立起来的虚拟企业组织，是企业文化积累和沉淀的载体。对于大多数企业员工来讲，企业文化是一种说不出道不明的模糊理念。简单来说，所有企业员工每天都应用协同办公OA平台来工作就是一种文化的体现，在这个平台里大家按照既定的规则办事，形成一个共同的价值观与行为指导原则，或者叫做思维方式和行为方式。当你有了困难，你随时可以找到可以协助你的人;当你取得了成绩，你可以得到领导和同事的鼓励和表扬;你可以在特别的日子里给身边和遥远的工作伙伴以热情的问候;你可以发表你的观点，亦可以发泄你的不满;遥远的同事你第一眼看到他就叫得出名字则而且对他很熟悉，这样的东西是都看不见摸不到的，而大家都是按照这样的思维方式在工作和生活，没有级别的限制，没有复杂的人员管理，只是为了沟通，只是为了更好的传递企业的文化。

全市协同办公平台培训会讲话 篇6

同志们：

在各项工作都紧张繁重的当下，报市委同意，利用半天时间召开全市党政协同办公平台培训会议。举办这次培训会议，既是贯彻落实全市党委系统工作会议精神的具体体现，又是新形势下提高全市办公室系统干部的工作能力和业务素质的重要举措，更是提升全市办公室工作科学化水平、更好地做好服务工作的有效途径。首先，感谢周主任百忙之中抽出时间来我市为大家演示培训，希望大家能够真正学懂弄通。下面，借此机会，我结合个人平时的一些思考，与大家交流几点意见：

信息化是推进治理能力现代化的必由之路。常德市党政协同办公平台的推广使用，无论是对强化部门协作，提升办公效率，还是对缓解基层压力，腾出干部精力，都有着积极的促进作用。通过一段时间的使用，我们充分体会到使用协同办公平台的几大好处：一是提高效率。实现了让干部少跑路，让信息多跑路，领导可以利用碎片化时间办理公务，缩短办理周期。以前公文办理，有时候一个文件要签2—3周才能签完。现在通过协同办公平台，基本上3天内就能完成公文流转。二是规范流程。所有的日常管理都能通过流程进行规范，养成了良好的工作习惯，比如出差请假、申请公车、经费请示、接待用餐上报、加班餐申报，资产的采购异动和处置等等，都能做到“先申请、后审批、再使用”。三是全程留痕。

所有的工作都能全程留痕，便于查阅，无一例外。以前，领导有时要查找一份文件，又是查台账、又是翻柜子，还不见得能找到。现在只要打开协同平台进行搜索，文件和领导签批意见都清清楚楚，大大方便我们的工作。

目前，我市党政协同办公平台使用和推进总体推进顺利，运行较为顺畅，作用比较突出，走在了其他区县前面，取得了较好的成效。但与此同时，我们也要清醒认识到还存在着一些问题。一是思想认识不到位，存在等待、观望的思想。X月XX日，请来了XX同志来为镇（街）、市直有关单位“一把手”演示并培训常德市党政协同办公平台，虽然没有覆盖到具体操作人员，但印发了文件，发放了操作手册。会后，部分单位党委（党组）未安排未重视，没有召开动员部署会议。有的单位操作员却连一些简单的操作都还不会，一定程度上存在等待培训、观望思想，有的甚至还存在着等福利的思想。二是平台使用率不高，存在业务钻研不深、沟通不够的现象。目前，大多数单位都配备了移动端，但仅仅少数人手机端安装了协同办公平台，只有办公室人员运用较多，其他人员相对运用较少。部分办公室人员也没有主动的去研究、学习使用平台，发现问题后也不及时沟通，导致协同平台统筹推进有诸多阻力。三是工作流程不规范，还停留在“先斩后奏”的状态模式。一方面事前申报、事前请示的习惯还未养成，比如请假、出差、公车使用、加班餐和公务接待以及经费请示等，一般都是采取补报的方式；另一方面部分单位公文流转，都是通过协同平台签收文件，然后打印出来呈领导阅示。“几大家”印发文件还是以纸质档居多，以

XX街道为例，自6月份至今，收到的上级纸质文件共有65份。

最后，就党政协同办公平台的推广使用，我再强调三点意见：

1.要进一步强化责任担当。党政系统办公平台的使用，是一个“一把手”工程，必须是从上到下，领导带头使用，才能顺利推进，不然就是空谈。各部门主要领导要亲自过问、带头应用，分管领导要抓好工作组织，并指定具有高度责任感的具体操作人员，按照时间节点，完成设备测试和系统调试，确保安全、高效运行。

2.要进一步强化督促检查。各级各单位要严格按照要求，充分用好党政协同办公平台的先进成果，尽快熟悉、适应平台的使用，坚决杜绝建而不用。市委办、市政府办将对各单位运行和使用情况定期进行统计梳理和督促检查，并纳入绩效评估体系。对于内公文运转环节中出现差错、造成工作失误、延误的单位和人员视情形予以通报批评，情节严重的，予以单位绩效扣分处理。

3.要进一步强化规范操作。协同办公平台的定位是处理非涉密工作信息的办公平台，所以在使用过程中一定要注意保密要求，坚决做到涉密不上网，上网不涉密。各级各部门相关同志，要严格把关，既要当好使用者，也要当好管理者，切实将责任扛起来。

办公室管理协同文化构建研究 篇7

关键词：办公室,管理,协同文化,创新路径

0 引言

构建社会主义和谐社会已经成为主流文化。作为经济体的必然组成部分—企业首当其冲同样要构建和谐社会建设浪潮下的协同文化。随着社会分工的不断细化, 企业内部职能划分注重分工协调一致。企业办公室作为一个系统, 系统中的每个部门都必须协同合作。办公室在整个企业系统中处在中心枢纽的地位, 为企业提供各项保障。在构建和谐社会、和谐创新的企业背景下, 构建办公室管理的协同文化显得非常重要。但是, 在构建办公室协同文化的过程中, 存在着不协调的因素, 使得企业管理的目标难以如期达成、影响企业的战略实施、核心价值观的形成、企业资源不能得到合理地优化配置、企业的奖励和约束机制的实施不能体现公平正义等。坚持以人为本、与时俱进、开拓进取, 做好办公室管理工作, 是现代企业发展的基本保障。研究如何构建办公室管理协同文化显得迫切。

1 办公室管理协同文化建设必要性分析

1.1 办公室管理中的制度和目标冲突

传统的办公室管理使得办公室具有联系高层的集权地位, 以及信息的发布者的地位;现代企业制度下的办公室管理, 使得办公室与其他职能部门的分工协作和传播信息的功能越来越弱化, 甚至达到边缘化的程度。办公室管理过程中产生一定程度的制度冲突。如内部机制不健全、外部环境的影响、职能水平的影响、部门间效益评价以及管理目标的不协调问题等。管理理念陈旧、管理制度落后是办公室的两大问题。新时期, 经济转型的大环境下, 企业战略目标的实现, 需要企业各个部门的分工协调, 办公室担负的协调、沟通、保障功能逐渐弱化, 集权与分权的冲突下, 分工协同出现问题, 使得办公室的功能不能充分发挥。从在企业战略中, 起到辅助决策的信息中心地位, 发展到协调中心、后勤保障的作用。由于企业目标战略管理的制定与实施的需要, 办公室不能像企业技术创新的研发部门、生产管理的制度创新部门、人力资源部门那样展现管理特质, 使得办公室丧失核心决策的地位, 企业价值观的体现不再单一由办公室来传达与实施, 企业核心价值所导致的凝聚力不能仅仅依靠办公室来构建, 而更多的发挥办公室在企业部门之间的协调功能。势必造成了办公室管理与企业的文化、制度管理、战略管理的差异化。

1.2 办公室管理过程中的信息沟通障碍

现代企业结构中的办公室起着沟通信息、协调关系的功能。协调沟通机制的建立, 是办公室内部、办公室与上层领导、办公室与外部社会协调一致的关键所在。有效的沟通机制是企业战略的制定与实施的关键、企业战略目标的实现与均衡、企业绩效的提升的关键所在。公示体现民主和公平正义、创造良好氛围的企业环境的主要途径。通过协调一致沟通可增进互信, 发挥办公室管理在企业宏观文化中发挥凝聚作用。通过办公室协同文化所形成的交流可以缓解员工与领导、以及员工与员工之间的信息不对称问题。而在办公室管理的过程中, 由于办公室在企业制度管理的实施过程中, 往往会形成一定的层级制管理问题, 形成服从于被服从的管理者与被管理者间的关系。办公室成为行政部门, 成为制度的制定和实施的监督者, 所以, 办公室无法与基层部门进行有效沟通, 存在无形的障碍。

1.3 办公室管理中的差异化和协同性的冲突

办公室应该成为协调企业的核心。成为沟通外部环境、企业文化、制度文化、激励与约束等机制的桥梁。但是办公室的特质决定了其在决策、技术创新、管理制度、战略管理发生作用。在企业的制度管理方面, 办公室的权利是有限的, 但其功能可以是无限放大的, 表现在, 企业战略管理过程中, 企业办公室起到的传播作用, 但是办公室是制度的真正执行者, 办公室的决策与基层的部门存在差异性, 因此企业办公室协同文化构建不单纯是管理的范畴。办公室协同文化建设的紧迫性和必要性还体现在以下状况。普遍存在办公室的领导、员工与其他部门的员工之间的不协调、不协同, 办公室与其他部门之间的不协调、不协同。必须分清不协调、不协同的原因。以上研究的办公室管理上的不协同的表现和原因, 造成管理上的不协同, 实际上办公室与其他部门既存在差异性又相互联系的关系。办公室管理的不和谐、不协同因素带给企业的影响深远, 构建办公室管理的协同文化成为办公室管理的必然选择。

2 办公室管理协同文化构建路径选择

2.1 优化配置办公室内部组成部门

合理配置办公室组成部门是实现科学化的办公室管理重要前提。办公室是一个单位的服务窗口, 无时无刻不发挥着承上启下、联络左右、沟通内外的重要作用。办公室工作兼具一般性和特殊性。无论工作内容怎么变化都离不开“办文、办事、办会”三大项常规业务;另外, 办公室工作“全、杂、难”与其部门不同。因此, 必须根据“办文、办事、办会”三大项常规业务, 设置合理的办事机构。构建健全办公室内部机构, 首先就要配备文化素质高下配比合理的员工, 员工素质低下, 势必影响办公室发挥管理功能。配备具有保密意识、全局意识、学习意识、责任意识、以及协调意识的员工。发挥办公室行政管理的中枢地位, 既是“办文、办事、办会”的综合办事机构, 又是领导的参谋部门, 具有办事、咨询、信息、服务等基本职能。因此, 为实现办公室管理的科学化, 首当其冲地合理地设置办公室的内部机构和配备高素质的工作人员, 以确保办公室各项工作有条不紊地进行。

2.2 加强办公室人员道德价值观建设

办公室人员应该具有较好的道德价值素养, 也就是社会主义价值体系指导下的道德素质。强化办公室的管理工作, 优秀的人才就必不可少。为此, 办公室必须抓好员工的道德价值建设。办公室人员必须关心政治, 自觉地在思想上、政治上同国家的路线方针保持一致, 贯彻执行党的路线方针政策的模范。工作中能够体现克己奉公、富于奉献的精神。能够主动为领导服务, 服务于基层, 为其他部门的职工服务。要尽可能走出办公室, 深入到实际中去, 掌握最新动态, 向领导提供全面、准确、及时的信息, 以与时俱进的态势保持工作热情。谦虚谨慎、热情待人, 在日常工作以及内外访谈的过程中, 都要热情周到、文明礼貌。办公室工作人员在进行调查研究的时候, 不做表面文章以及不搞形式主义。在上报信息的时候, 能够保证了信息的真实性。在汇报时, 能够使得汇报信息的真实性。工作人员在工作方面严谨认真, 能够协助领导完成相应的任务。办公室人员要具有整体意识, 使得办公室的工作圆满完成, 不留尾巴。另外, 办公室管理还要能够体现重点, 及时解决员工和领导关心的问题。

2.3 构建学习型办公室文化

构建学习型的办公室协同文化。形成全员学习、团队学习、合作与交流相结合的学文化范围。建立学习机制, 提高业务素质, 使办公室人员工作能力在学习和实践中得到提升。办公室工作具有一定的复杂性, 要求办公室人员具有较宽的知识素养, 了解马克思主义的基本原理、文学、管理学、法律学、社会学、高等教育学、哲学等学科的基础知识, 提高自身的方法论和世界观。还要一定的办公室管理的专业知识和办公自动化技术。从而提高自身的综合分析能力、协调能力、文字表达能力、社交能力等, 以适应办公室管理科学化以及现代企业制度构建的需要。

2.4 分工明确各尽其才

办公室管理主要是处理好上级和下级之间的关系以及协调各个部门之间的关系。办公室作为枢纽部门, 它将多个层次、多个部门联系与沟通, 使得单位的工作质量得到了提高。准确把握办公室管理的定位, 是做好办公室工作的关键。要把握好质与度的关系, 做到参谋不主谋, 献策不决策, 管家不当家, 体现公平公正。在管理系统中, 办公室是领导的辅助系统。与领导及时沟通, 把握企业战略、企业思想、工作重点、发展战略, 及时掌握动态信息。对关系企业整体的重要任务和重大事件, 发挥办公室的协调作用, 创造性地开展危机处置工作。企业系统层面要支持办公室工作, 创造良好的工作环境。对办公室工作人员, 最大限度地发挥个人的主观能动性。办公室工作任务繁重, 创造与办公室工作要求相适应的激励和约束机制, 以便提高工作效率。办公室工作人员值班多、加班多、熬夜多等三多现象, 多开展体育和文化活动, 为员工创造和谐的工作环境, 以健康的心态投入到工作中。

2.5 协同共赢的价值构建

构建协同的办公室文化, 还必须以科学发展观的理念、和谐社会的理念、以人为本的理念为指导, 牢固树立服务中心工作的理念, 提高服务质量。办公室作为综合服务、协调管理部门, 运转是否协调有序, 政令执行是否畅通, 上下协调具有重要的影响。办公室协同文化的构建, 还要以促进整个企业的和谐重要目标, 实现和谐的工作状态。办公室管理还要转变工作方式, 提高工作绩效。改变传统的领导指挥才去做的工作作风, 善于根据企业工作特质、时间限制、目标限制, 做出工作预案和准备, 及时掌握工作动态和信息, 为领导决策提供参考。要深入基层, 加强调研, 走下去为企业中心工作服务, 为广大员工服务。以精益求精、严谨细致的态度对待每一项工作, 高标准、严要求抓好制度的实施工作。办公室管理还必须加强规范化建设, 保证工作的协同。办公室的和谐发展理念深入到办公室管理中, 建立协同的办公室文化, 以“协同共赢”的价值观为指导, 切实提高工作技能, 让办公室协同文化渗透到企业的方法面面, 最终实现办公室乃至全企业系统的和谐管理。

3 结束语

办公室管理不同于其他部门的管理, 要求井然有序、有条不紊。办公室协同文化的构建是的办公室员工具备参谋、助手、协调、服务、把关以及督办等六大职能。为构建和谐的、协同一致的办公室文化、办好办公室的工作, 要求办公室员工能够掌握办公室管理和工作的特质, 分工明确, 责任明确。办公室的内部员工要拥有创新的能力, 从而能够推动整个工作的顺利进展。办公室管理人员要不断增强自身的意识, 使得自己能够很好的协调领导的工作, 最终能够充分发挥办公室的整体作用, 达到办公室管理协同文化构建的目标。优化配置办公室内部组成部门;构建学习型办公室文化;分工明确各尽其才;协同共赢的价值构建等。为企业的战略服务。随着现代化企业管理制度的创新的需要, 企业办公室管理, 面临一定的挑战。提高企业核心竞争力, 实现企业发展目标, 需要在构建协同的办公室背景下, 与时俱进, 开创企业高效发展的新局面。

参考文献

[1]李晓丹.大型企业办公室管理创新与实践[J].广东科技, 2011, (04) :25-26.

[2]韦小柏.试论现代企业办公室管理工作的优化与完善[J].东方企业文化, 2014, (10) :145-146.

[3]杨宝峰, 韩锐.现代企业办公室管理工作创新问题浅析[J].经营管理者.2013, (24) :149.

[4]王晓晖.营造办公室和谐氛围五要素[J].办公室业务, 2008, (01) :42-43.

以人为本 协同办公 篇8

关键词:协同办公系统;asp;sql server

中图分类号:TP315 文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 09-0000-01

ASP Simple Coordination Office System Design and Implementation

Zhang Hong

(The Public Security Police College of Heilongjiang,Office of Scientific Research,Harbin150025,China)

Abstract:The system with greater practical valuebased on asp + sql and server2000 technology,the solution of file transfer of conventional.

Keywords:Coordination office system;Asp;Sql server

Asp協同办公系统是针对校园现有办公状况,现有计算机教师水平,为适应信息化、高效率的现代办公自动化要求而推出的一套操作简便,能够自我开发、维护、自我管理的高度集成化的信息管理平台。Asp协同办公系统,是采用ASP技术,基于B/S体系结构,运行于Intranet平台之上的OA办公自动化系统。

一、ASP概述

ASP是微软公司推出的一种用以取代CG的技术。简单地讲,ASP是一个位于服务器端的脚本运行环境,通过这种环境,用户可以创建和运行动态的交互式Web服务器应用程序,如交互式动态网页,包括使用HTML表单收集和处理信息,上传与下载等等。

二、ASP的特点

(一)使用VBScript、JScript等简单易懂的脚本语言,结合HTML代码,即可快速地完成网站的应用程序。

(二)无须compile编译,容易编写,可在服务器端直接执行。

(三)使用普通的文本编辑器,如Windows的记事本,即可进行编辑设计。

(四)与浏览器无关,用户端只要使用可执行HTML码的浏览器,即可浏览Active Server Pages所设计的网页内容。Active Server Pages所使用的脚本语言均在WEB服务器端执行,用户端的浏览器不需要能够执行这些脚本语言。

(五)Active Server Pages能与任何ActiveX scripting语言相容。除了可使用VBScript或JScript语言来设计外,还通过plug-in的方式,使用由第三方所提供的其他脚本语言,譬如REXX、Perl、Tcl等。脚本引擎是处理脚本程序的COM(Component Object Model)物件。

(六)Active Server Pages的源程序,不会被传到客户浏览器,因而可以避免所写的源程序被他人剽窃,也提高了程序的安全性。

三、系统总体设计

(一)系统体系结构

本系统是采用asp技术,基于B/S体系结构进行设计,三层结构包括:客户端表示层、web服务器处理层、数据层。

客户端表示层:客户端通过计算机web浏览器向服务器发出请求,接受服务器处理后返回的数据显示在浏览器上。

Web服务器处理层:服务器采用windows 2003 server搭建,完成各种逻辑处理。

数据层:采用sql server 2000 管理数据。接受web服务器的数据操作请求。实现对数据的添加、更新、删除、备份操作。

(二)系统主要功能模块

1.登陆审核模块

工作人员通过访问Web服务器,通过页面认证登录后,Web服务器自动判断从数据库中读取该登录用户所在部门、科室及所拥有的权限等相关信息,并列表显示该时间内需要当前用户处理的工作流。

2.发起工作流模块

用户通过单击“新建工作流”进入工作流新建模块。需要用户填写标题、主要内容、附件、选择接收对象、完成新建工作流。工作流发出后即会在接收对象的主界面出现相应的工作流处理提示。

3.处理工作流模块

用户通过点击列表处显示的现有需要处理的工作流的标题进入处理页面。下载附件、填写反馈信息,完成该工作流本部操作,之后工作流进入下一用户待处理状态。全部流程结束后,工作流自动转入已完成工作流列表。

4.归档查询模块

处理完成的工作流,日积月累之后会形成很大的数据量。归档模块的设计非常必要。用户只需要选择归档的类别,可按工作流发起时间段、工作流主要发给部门、工作流主题关键字等进行归档。归档后的文件自动转移到档案数据库已备日后查询。更减轻了实时工作流数据库的负担,提高系统运行效率。

四、系统的实现

(一)Asp程序通过ado组件对象和ODBC接口来与数据库服务器相连接

对数据库中的数据进行读取、更新、删除、添加的操作。利用Aspupload组件来实现附件的上传。关键在上传附件的时候需要读取出该附件所在数据的ID,并利用fso技术创建以ID为名称的文件夹存放附件。这样避免了附件的丢失与覆盖。

(二)数据库设计

在SQL2000 中新建数据库asp_oa,包含表:用户表(tbluser)用于存储用户用户名、密码、部门及所拥有权限等相关信息;管理员表(tbladmin)用于存储管理员的相关信息,管理员拥有添加删除普通用户的权限;文件表(tblnews)用于存放已发出的工作流,需要记录工作流序号、主题、内容、附件、发出时间、发出人、工作流流程、当前处理流程等;反馈表(tblnewsfk)用于存储工作流处理的每一步反馈信息;临时表(tblnewstmp)用于新建工作流时中间存储相关数据信息,工作流发出后即将数据转存入文件表;归档查询表(tblnews_bak)用于存储归档工作流。

五、结论

Asp技术发展日趋成熟,本文之所以采用asp+sql技术来实现协同办公,原为现在高校中大多计算机教师都可以完成代码的编制,而asp对服务器硬件的要求又很低,这样自主开发为学校节省了大部分资金,而且后期的维护不需要外来技术人员参与,对数据的保密性有很好的保障。该系统即实现了规范化、科学化、信息化管理,又为学校节省了很多资金。大大提高了办公的工作效率和办公信息化水平。

参考文献:

[1]王磊.ASP技术在企业内网办公系统中的应用[D].吉林大学,2005