电子档案安全保管制度（精选13篇）
一、档案工作人员要提高警惕，认真做好库房的保卫、保密工作，确保库房安全。
二、档案库房应配备防盗、防火、防水湿、防高温、防潮枚、方强光、防尘、防有害生物等必备设施。
三、库房标准温度应控制在14—24摄氏度，相对湿度为45%—60%，为控制库房温湿度情况，应配备精确、可靠的温湿度测量仪器，定期测量并建立登记制度。
四、库房应严格封闭，保证库房内环境的相对稳定，并采取相应措施施加以调整和控制。
五、建立严格的进出库制度，非档案工作人员原则上不能进入档案库房。
六、库房内档案柜应统一编号，排放有序，并与墙壁保持一定距离。各门类档案共用一个库房的，应分柜保管并绘制存放示意图。
七、档案库房必须具备防磁、防震、防静电、防磁厂、防化学腐蚀等条件，符合温度、湿度等要求。
八、建立定期检查制度，对库房安全等情况定期进行检查。
九、库房内不准存放其他物品，严禁存放易燃、易爆及易潮霉变物品。
一、电子档案的归档思路分析
电子档案的归档情况直接关系到了电子文件的保管以及后期的利用效率, 档案部门应当采取相应的措施, 以保证电子文件的质量能够达到相应的要求。
(一) 建立科学的归档制度
对于归档范围内的电子文件不得进行分散的保存, 应当做到及时的归档。对于已经归档的电子文件必须要经过一定的编辑和整理, 同时要认真划分好相应的保管时间。档案部门同时要对电子文件的载体的规格、质量以及格式做出统一的推定, 以便于后期的利用, 其他部门在进行档案移交的时候应当依据相应的规定将电子文件以及纸质文件向档案部门进行移交, 最后经过档案部门的检查之后进行归档保存, 这样档案规定就显得较为规范和合理, 以便于后期的查阅和使用。
(二) 确保电子档案的可识别性
电子档案主要是以数码的形式来进行各种信息的存储, 在后期若干年之后电子档案的使用主要是依靠计算机的一些软硬件的运用使得电子档案能够还原成人们可以直接阅读的形式。所以对于一些比较特殊的电子档案, 同时也要保存电子档案能够支持的软件, 就是说在进行电子档案的保存的时候, 要将电子档案和能够支持电子档案阅读的软件系统一同保存, 这样在进行利用的时候, 就能够比较方便的将电子档案的原本形式进行显示。
二、电子档案的保管思路分析
(一) 电子档案保管中要确保电子档案载体的物理安全
电子档案的载体保管和其他纸质档案有所不同, 对于纸质载体而言, 只要温度和湿度的情况适宜就可以保存几百年, 而电子档案的保管的质量和安全和所使用载体有着十分密切的关系。实践也表明, 磁性介质对于抵御外界不利因素的能力往往比较差, 所以经常会因为保存不善而出现变形和损坏的情况, 甚至还会出现文件内容丢失的情况, 利用光介质来进行存储也是会发生类似的情况。所以要使用磁盘或者光盘来进行档案的存储和保存的时候, 要建立一个适合进行光盘和磁盘存储的环境, 同时要注意要将光盘或者磁盘进行直立的排放, 同时要也要注意防尘、防变形, 对于存储环境温度和湿度的进行调节, 远离有害气体等。
(二) 对于电子档案的载体要进行必要的维护
电子档案中的磁性载体很容易收到环境的影响, 所以在进行电子档案的保存的时候, 一定要依据有关的规定来进行定期的拷贝与检测, 从而最大限度的确保电子档案的安全性和可靠性。在进行电子档案的管理时候, 一般对于光盘四年进行抽样检查一次, 对于磁盘二年进行抽样检查一次。主要是对光盘是否变形、损坏等情况进行检查, 然后对于载体上的数据进行读取, 通过检测进行问题的排查, 以便能够尽早的发现问题, 进行问题的处理。
三、进行电子档案的利用
(一) 建立健全完整的档案的利用制度
首先应当建立健全档案利用的审批制度, 如遇相关人员需要查阅档案时, 必须由档案管理部门的主管领导进行审批方可借阅查阅。另外还需要建立进行档案利用的相关管理制度, 档案的收藏部门利用网络技术来进行档案的收藏和管理, 以使得档案的收藏更加的及时准确, 以达到更好的满足档案利用者对于电子档案的利用需求。
(二) 做好档案利用过程中的安全问题
电子档案在进行利用的过程中安全和保密工作也是特别重要的, 和传统的纸质档案比较, 电子档案的安全问题更加难以控制, 很多私自拷贝都难以找到确凿的证据。在进行电子当档案的利用过程中, 档案管理部门应当依据借阅者的身份和工作职责来进行使用权限的设置。对于电子档案的利用者使用权限的赋予, 应当严格制定的一定的标准, 同时要进行审核, 审核的操作者必须要由数值档案专业工作的专业人员来进行。
四、结束语
档案管理中的电子档案的归档、保管以及利用是一项十分复杂的而且重要的工作。在进行归档和保管的过程中, 应当对于环境以及技术方面的特点进行综合的考虑, 制定安全稳定的一些保管方案和相关的规章制度, 主要目的是能够使得电子档案能够处于能够准确进行使用的状态, 从而促使电子档案能够在社会生活的方方面发挥更加有益的作用。
参考文献
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密云县档案馆为编制核查工作提供服务为做好政府机构和人员编制核查工作，各机关单位前来档案馆查阅相关档案。档案馆启动档案查阅绿色通道，积极做好接待工作，为各单位查阅人员编制、机构设置等相关档案服务。迄今为止，共接待11家单位，查阅案卷153卷。（密云县档案局）
怀柔区档案局开展数码照片档案收集整理的培训此次培训针对数码照片的收集范围、收集、录入、编号以及文字说明的编写等相关内容。通过培训规范了归档流程，提高了照片档案在记录历史、还原历史、存史资政工作中的重要作用，为今后的档案管理和利用提供了保障。（郑志忠）
昌平区档案馆为大学生举办社会实践岗前培训班近日，为了让参加暑期社会实践的大学生了解档案馆相关岗位，昌平区档案馆的工作人员走进北京化工大学为学生专门举办了一次别开生面的培训班。此次培训既点燃了同学们走入社会的热情，又有助于他们尽快地熟悉档案馆业务，了解做好档案工作的社会意义。（云欢欢）
百姓作品入藏门头沟区档案馆近日，为建设覆盖人民群众的档案资源体系，门头沟区档案史志局不断提高档案征集力度，将目光聚焦在普通百姓身上并征集到一批反映百姓生活的档案。王智颖老人将父亲创作的七幅书法作品和一本《王卿正习字临帖集》捐赠给区档案馆。这位老人的作品将承载着他的“书法梦”和后人的敬意永久地保存在档案馆中。（徐妍）
平谷区档案局对村级档案员开展专业培训近日，平谷区档案局为村级档案员针对文书档案、实物档案、照片档案的整理、保管保护、利用等方面知识进行了培训，并对照片档案的整理下发了自制的照片册作为培训材料。此次培训提高了村级档案人员的业务能力，加强了档案管理工作规范化意识，巩固了我区创建全国社会主义新农村建设档案工作示范区的工作成果。（孙颖）
海淀区档案馆印章档案征集进馆近日，海淀区档案馆将部分撤并单位公章共158枚征集进馆，此批公章时间跨度达50多年，最早可追溯到解放初期，涉及人民公社、“文革”期间革命委员会、供销合作社、区台湾同胞接待办公室等多家单位，这些印章展示了区属单位的历史发展和机构变迁，对研究历史、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面都提供了有价值的标记和凭证。（张秀青）
大兴区档案局馆推出档案中的南海子展览围绕推动北京城南地区发展，大兴区档案局深入挖掘京南最大的湿地公园——“南海子郊野公园”的悠久历史文化，以馆存资料和图片为依据，选取了具有典型性、代表性的图片，制作出《昔日皇家苑囿今朝百姓乐园——档案中的南海子》大型展览。展览见证了南海子历史的变迁，记录着南海子文化的发展。展览内容按历史年代的顺序介绍南海子公园的形成、发展、演变的过程，让更多的人了解南海子的历史底蕴和丰厚的文化内涵。（杨辉）
丰台区部分领导到区档案馆进行工作调研近日，冀岩区长、高峰副区长等领导实地察看了档案利用服务窗口和政府公开信息查阅场所、库房以及陈列展、档案数字化加工场所。实地察看后，档案局（馆）长谷卫向区领导汇报了档案局（馆）现状及新馆建设情况。高峰副区长强调，面对我区档案馆新馆建设滞后的现状，要站在档案事业长远发展的高度，统筹谋划并加快推进。冀岩区长指出，档案馆新馆要体现现代化、数字化、智能化，要高标准设计，高质量建设，高水平布置。（吕萍）
西城区档案局（馆）与驻区部队举办北京抗战档案史料展建军节前夕，西城区档案局（馆）与驻区部队联合举办“铭记历史缅怀先烈”北京抗战档案史料展。展览以档案、历史照片、报刊、图书、实物等珍贵的馆藏档案资料，回顾了北京地区抗战的历史。北京市档案馆提供的北平市人口伤亡调查材料、掩埋尸体和难民统计、日本宪兵分队命令，以及佟赵两将军公祭大会和命名张自忠路、佟麟阁路、赵登禹路的文件是首次用于展览。（周海南）
通州区检查平原造林档案工作近日，由通州区监察局牵头，区发改委、区档案局等单位组成联合检查小组，对全区平原造林工程档案等各项工作进行全面检查。为确保工程规范化，联合检查小组依据相关制度和专业标准分别对九个乡镇平原造林工程中各环节工作进行了检查。区档案局对造林工程招投标、合同签订、施工、工程检验等环节档案资料中的收集、整理和保管情况进行了检查，根据检查中发现的问题，分别对各乡镇提出了整改建议。（马娜）
朝阳区档案局利用漫画手册进行档案法制宣传为贯彻落实《档案管理违法违纪行为处分规定》，深入普及档案法制知识，提升档案工作者依法履职能力，朝阳区档案局向社区、行政村等有关单位下发了以《档案管理违法违纪行为处分规定》为主题的漫画小册子。此次活动扩大了档案工作的社会影响力，增强了人们学法、知法、守法、用法的自觉性。（周颖）
东城区档案馆推出利用工作新举措一是制度公示、宣传画上墙；二是制作发放查档联系卡；三是重新制作宣传折页；四是设置电子钟、爱心箱；五是设置查档接待工作人员桌牌、查档监督电话公示；六是提供特殊群体送档上门服务。东城区档案馆上半年共接待查档利用者5030人次，利用5036卷次，出具证明4017份，复印13337张。（吴海琰晏春辉）
延庆县档案局积极开展档案执法检查工作近日，延庆县档案局对全县各委办局档案室进行了执法检查。重点检查了档案库房落实“八防”要求情况和2013年度各门类档案资料收集整理归档以及档案信息化建设情况等相关内容。执法检查本着“查漏补缺、促进工作”的原则，通过档案执法检查有效推动了依法治档的法制环境，促进了全县机关档案工作的提升。（孟安生李挺）
石景山区档案局为推动档案文化品牌建设推出新措施具体包括深度挖掘地区档案资料，编辑出版《档案历史文化系列丛书》来展示京西历史文化风采；举办《北京市城乡变迁图片展》、《邓小平与石景山》展览以展示首都的发展及名人风采；聘请档案和历史文化界知名专家讲授档案知识来提升“兰台大课堂”品牌影响力；举办“走近档案”为主题的“档案馆日”，以互动体验、查询体验、档案捐赠等活动来拉近公众与档案馆的距离。（王欢）
三、要注意控制库房内的温湿度，不断改善保管条件，努力达到温湿度，不断改善保管条件，努力达到标准的温湿度，湿度一般保持在１４度---２０度之问；相对湿度４５％---６５％之间，库房要清洁卫生，定期清扫整。
四、库房内各种电器闸门要牢固，下班时要关闭电闸。库房周围要灭绝火源现象，库内严禁吸烟。
五、档案管理人员调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，以减少档案机械磨损。
六、建立和完善全宗卷；并做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作。
会计档案保管管理制度
一． 本企业会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表、存储会计信息和其它会计核算的专业资料； 二． 三． 本企业根据需要设立兼职会计档案管理人员和档案管理专柜； 会计档案资料在终了后，由各岗位分别整理，在册数、张数齐全的基础上装订整齐，加上封面并检查帐簿启用表是否填写清楚，记帐凭证和会计帐簿是否连续编号、各种签章是否齐全，方能交由档案管理人员予以归档； 四． 会计档案归档时应办理档案移交手续，档案管理人员应对各项内容检查核对，在确认无误后，方难接收； 五． 六． 档案管理人员接收的会计档案，原则上应保持原来的封装；
归档的会计档案，要做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得随意堆放，严防毁损、丢失和泄密； 七． 会计档案的查阅，应按以下程序办理：
〈一〉 财务部领导和本企业财务人员查阅，经会计主管同意后办理查阅手续；
一、档案资料由档案工作人员负责保管和调阅。档案工作人员必须熟悉业务，认真负责，调阅迅速、准确。非档案工作人员未经允许，不得擅自进入档案室。
二、对所有档案安全保管情况进行定期检查，及时发现问题，做到无泄密事故，无火灾、水淹事故，无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象。对档案资料每季度检查一次，如发现问题及时向领导汇报，并采取有效的补救措施。
三、严格执行借阅制度，建立健全各种检索工具，做好各项登记工作。
四、保护档案库房整齐洁净。柜内档案盒排列要合理，在排列和利用档案时，应注意防止折叠、磨损和污染。
五、档案库房严禁吸烟，严禁存放易燃易爆物品及其它杂物，保持库房内畅通。按要求配置消防器材，并定期进行检查，使之保持完好状态。
六、对库存档案要建立统计制度，每年要结合档案的收进、移出进行逐项统计。
一、数字档案载体的安全保管
(一) 归档光盘的安全保管。1.归档光盘存储前的准备。 (1) 光盘不能变形。 (2) 光盘不能划伤。 (3) 光盘不能用油性笔写标识。 (4) 光盘面要清洁。2.归档光盘的安全保管环境。光盘的适宜保管温度为14~24℃, 相对湿度为45~60%;光盘长期处在非正常的温、湿度环境中, 很容易导致其加速老化、滋生霉菌等, 影响光盘的机械强度和反射率, 严重时甚至会引起光盘变形、翘曲, 造成读取光束偏离、误码率增加、信息丢失等现象。光盘长时间在光线照射下, 会使记录介质的有机染料层物质发生化学反应而损坏, 从而造成记录光盘记录信息被破坏, 长时间光照会加速光盘盘基和保护层的老化速度。灰尘中含有霉菌、粉尘颗粒, 霉菌如果长期沉淀在光盘上, 在适合的温、湿度下光盘盘面就会生长霉菌, 污染盘面的光洁度, 影响光盘的可读性, 甚至造成盘面的信息丢失。粉尘颗粒会造成光盘划伤, 导致光盘驱无法正确读取数据层里的数据。有害气体对光盘影响巨大, 如硫酸气体、甲醛气体、甲苯气体等会使光盘弯曲变形、龟裂。3.归档光盘的安全保管方法。分级储存对不同性质的数据采用不同的储存和管理方式, 可以降低数据储存的能耗, 降低系统的运营成本。三线存储机制:在线———近线———离线的分级存储机制。在线存储又称工作级存储, 存储设备和所存储的数据时刻保持“在线”状态, 是可随意读取的, 可满足计算平台对数据访问的速度要求。一般在线存储设备为磁盘和磁盘阵列等磁盘设备。在线储存安全性较差, 价格相对昂贵, 但实效性最高。近线存储就是指将那些并不是经常用到, 或者说数据的访问量并不大的数据存放在性能较低的存储设备上。对这些的设备要求是寻址迅速、传输率高。
(二) 归档磁带的安全保管。1.对归档磁带的要求。 (1) 磁带存储前的要求。 (1) 长期存储磁带的性能要求.应使用背有涂层的磁带;磁带不损坏、不污染;没有皱折;磁带应缠绕在刚性轮毂上, 绝不能缠绕在有橡胶轴套的轮毂上, 卷绕平整、松紧适度。录像带、录音带各项指标应符合GB/T14306—93、GB7309—87、GBll956—89的要求。 (2) 长期存储磁带的物理准备。对于长期存储的磁带档案信息要用经过调整、清洁的设备录制。在存储前, 检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏, 并应将磁带在存储环境中平衡1~3天, 然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续地重新缠绕, 缠绕张力为1.7~2.2N (牛顿) 。应将磁带在干燥的环境中 (相对湿度小于40%) 快封到塑料袋或密封容器中, 以防粘和剂、润滑剂挥发。也可采取倒带或者改变通风的方法来改进磁带质量, 也可采用除酸试纸来解决磁带酸度问题, 以保证磁带质量长期处于安全的保管状态中。 (2) 对软磁盘存储前的要求。 (1) 不要弯折软磁盘。 (2) 不要用像皮筋、曲别针来固定软磁盘的纸套。 (3) 应先将标签写好, 再贴到软磁盘上。如软磁盘上已有标签, 不要用硬笔如圆珠笔在盘上写。 (4) 软磁盘上不能放置重物。2.归档磁带的保管环境。档案行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》中规定, 磁性载体保存温、湿度范围:温度15~27℃, 相对湿度40~60%。一旦选定一值, 在24小时内温度变化不得超过3℃, 相对湿度变化不得超过±5%, 磁带的最佳储存温度是18℃, 相对湿度是40%。在存储中, 当温度高或者低时, 会产生酸性气体, 进而腐蚀带基, 导致磁粉脱落, 画面受损。温度高时, 带基发涨、发硬, 黏合剂热氧化老化, 导致黏合剂强度下降, 造成掉粉, 并使磁粉退磁, 致使记录信息发生丢失, 温度低时, 带基收缩, 层与层之间产生间隙, 此时, 轻微震动也会产生卷带不均, 出现叠状皱纹致使磁带出现永久性变形。磁带如果在保管中存储方式不当, 会造成磁带发霉、变形、带粘连造成画面模糊、拉毛等现象, 均会导致整个存储磁带的信息无法恢复, 甚至报废。因此, 要注意防潮, 但也不能太干燥, 过于干燥容易使磁带老化变质, 还会产生静电, 使灰尘吸附。3.归档磁带的保管方法。光盘、磁带, 必须保存在没有强电磁场的环境中, 最好存放在具有防磁、防火、防盗等特点的抗磁性的柜或密集架内, 使保护环境中的杂散磁场强度低于1奥斯特, 珍贵的档案文件可放在金属盒内保存。
二、数字档案载体内容的安全保管
(一) 定期检查。光盘与磁带存储载体由于自身的制造材料和制造工艺的特性, 会因时间的推移而不可避免地出现老化问题, 加上保管环境存在影响载体老化的因素, 因此, 定期对光盘和磁带这类存储载体及其读取设备进行检查是十分有必要的。检查及修复包括:磁带 (软磁盘) 外观检查、计算机磁带漏码/误差检查及受损磁带 (软磁盘) 修复。电子档案应每5年进行1次有效的安全检查, 如发现光盘损坏或出现问题应及时拷贝。磁带载体档案应每年按3%比例抽样读检, 抽样率不应低于10%, 如发现问题应及时采取恢复措施。
根据《煤矿安全规程》的要求，为了充分发挥现有装备的作用，管理好、使用好这些通防设备，确保矿井的安全生产，特制定以下管理制度：
一、甲烷传感器、便携式甲烷报警仪等采用载体催化元件的甲烷检测设备每十天必须用标准气样校对一次，同时对断电功能进行测试。
二、每天必须检查安全监控设备及电缆是否正常，使用的监测设备断电后，严禁人工复电。
三、监测设备在井下连续运行6个月后，应按计划分批运到井上进行检修，清扫，调试校正。
四、专职人员要正确对便携仪进行充电，收发及维护。每班清理护罩上的粉尘，调零，发现非正常的严禁发放。发放前要逐台检查报警仪的零点和电压或电源电压值，检查光瓦的气密性、是否调零、电量是否充足、药品是否有效等，不符合要求的严禁发放使用。
五、要对仪器、仪表必须集中统一管理，对仪器、仪表进行分别归类，分别进行编号，并建立仪器仪表管理台帐。
六、仪器、仪表必须由专人进行管理。
七、通风安全仪器、仪表属强检的精密仪表，必须认真保养维修。
八、仪器、仪表应由仪器、仪表发放室统一发放、统一充电、统一维护管理。
九、仪器、仪表使用人员，在入井前到仪器、仪表收发室领取仪器，升井后立即交还。
十、仪器、仪表要专人使用，不得转借他人。
十一、仪器、仪表按照规定周期校验，超期仪器、仪表不得在井下使用。
十二、管理人员要及时更换电池、药品，充电仪器及时充电，充电时准确掌握充电时间，禁止反充电。
十三、按照规定应淘汰的仪器要及时淘汰。
十四、对于人为造成整台仪器、仪表损坏的，要按原价的两倍赔偿。
十五、对于造成仪器、仪表零部件损坏，按维修费用两倍进行赔偿。
十六、便携仪出现问题及时处理，维修后送有资质的部门检定。
十七、自救器要求及时定期检定，做气密性实验及称重，发现开封、漏气等状况的及进行更换，定期检查各自救器的外部情况，不可疏漏。
十八、仪器、仪表必须按要求正常坚持使用。
十九、各种仪器仪表具体要求：
1、光干涉甲烷测定器：
瓦斯检测检修工必须经过培训，考试合格后，方可上岗。仪器要建立计量管理台帐。
要定期对仪器使用的硅胶、钠石灰、胶管、吸气球进行检查，发现不合格时，要及时更换，并做好记录。
仪器的气密性要符合要求。
干涉条纹应该黑、细、亮，视场足够。
使用的仪器，每年要进行一次检定，检定合格后方可使用，检定要送有资质的单位进行。
建立建全仪器发放制度。每台仪器要固定专人使用，凭牌发放仪器，并做好记录。
备用仪器要放在干燥，无腐蚀性气体的地方，并定期检查。
2、便携式瓦斯报警仪：
仪器要建立使用管理台帐。
仪器维修工要经过培训，考试合格后方可上岗。
仪器维修工、发放工具体负责仪器的检修、校正、充电和收发管理。
新仪器使用前必须先充电、放电3-5次后，方可投入使用。仪器必须每7天进行一次校正，误差在规定范围内才能使用，校正后要填写校正原始记录。
更换催化元件后的仪器要送有资质的单位进行检定，合格后才能使用。
使用的仪器每年要进行一次检定。
仪器发放前必须检查仪器的电压，显示数值是否在允许范围内。班中要定期对仪器充电，情况进行检查、发现充电器损坏或其它原因不能充电时要及时处理。
对收回的仪器要仔细检查，发现问题及时处理，没有问题的，擦拭干净后及时充电。
备用仪器要放在干燥，无腐蚀性气体的地方，并定期对仪器进行冲放电。
3、风表、氧气检测仪、一氧化碳检测仪、测尘仪、空盒气压计
各种仪表要建立台帐,记录要详细 清晰。
各种仪器要专人保管 使用，备用仪器要妥善保存。
使用前要仔细认真阅读使用说明书，保证正确使用。
各种仪器要按照规定定期进行调校和检定，以保证仪器的精度，检定不合格的仪器坚决不能使用。
4、安全监控设备
各种传感器在维修后要及时进行调校，坚决不能在井下拆卸 维修各种设备。
对于井下设备出现的各种问题 故障，要及时进行处理，问题的原因要查清楚，对人为的原因，要对责任者做出处罚。
为了更好地加强学生档案管理，切实维护学生档案的完整性和真实性，提高学生档案的利用效率，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，电子信息系经研究决定特制定本规定。
档案管理人员：系部学管干事
一、归档材料
1、高中转入材料
2、入团志愿书
3、高校招生政审表
4、高校招生体检表
5、高校报考登记表
6、高校学籍卡片
7、高校毕业生体检表
8、高校毕业生登记表
9、高校成绩卡片
10、党的积极分子登记表
11、入党志愿书
12、优秀学生登记表
13、单项奖
14、处分决定
15、学年总结
16、就业报到通知书
17、大学录取通知书
18、体育卡
19、品德单 20、其它
二、归档时间
1、新生入学注册取得学籍后，由学生处将学生档案转交各系部！
2、系部按录取名单核对无误后，按学号顺序排列移交到档案室，核实后办理相应的移交手续。
3、新生入学后档案未到的，由系部负责向校招生办索要。本人党、团材料入学时未带者，由本人负责向原学校索取，一学期内归档。档案材料不全的学生，由院学办负责帮助催缴限其在二个月内把所缺材料送到档案室归档。
4、学年总结在每年十月份由各院学办移交到档案室归档。
5、学生的入党材料在其批准转正后的半个月内归档。
6、毕业年级学生的高校毕业生登记表、高校学籍卡片、高校毕业生体检表、高校成绩卡片、体育卡应在院学办整理后，按班级、学号顺序排列，将每名学生的材料放在一起，在6月25日前由各院学办移交到档案室归档。
三、档案借阅
1、系部学生工作的专职干部、辅导员均可借阅本院的学生档案。外单位需查阅时须持有介绍信，并说明查询内容和目的，经有关领导批准方可查阅。
2、档案原则上不外借，一般仅限在档案室内查阅，需借出时须说明理由经有关领导批准后方可借出，并注意保密，保管好案卷。
3、借阅档案时，须办理借阅手续，按期归还，不得超过三天，需继续使用时要办理续借手续。
4、凡摘抄档案材料，须经档案室同意，查阅者不准翻阅与自己调查无关的档案材料。
5、凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得拆卷、涂改、划记号、沾污撕页，更不能将档案交本人或亲属翻阅。
6、每逢节假日、公出，借阅的档案一律归还档案室。
7、档案归还时，档案员要仔细检查看是否有掉页、涂改等现象，核对无误后方可办理相关手续。
四、档案保管与转递
1、学生档案由校学生工作处档案室统一保管，定期进行收集、整理和归档。
2、学生档案保管范围包括在籍、休学、退学、开除学籍、死亡、出国学生档案和积存无处转递的档案。
3、学生毕业后，因特殊原因档案暂留档案室的免费保管一年，超过一年每年按人才中心档案费标准收取保管费。?
4、学生档案由专人保管，管理人员要严守保密纪律，对档案材料要专柜严格保管，经常检查，按照档案保管规范予以保管，防止火烧、虫咬、水湿、磨破、丢失、差错、混乱等现象。
5、档案室门窗要保持坚固安全，关闭上锁要及时。严禁吸烟、保持室内清洁，档案室内卷柜排列整齐，布局合理，档案排列科学规范，便于查找。
6、学生档案属机要文件类，学生毕业后由档案室人员到机要局办理转递手续。
7、应届毕业生考取研究生，录取单位提前调档时，必须持有调档函，由档案室发档。
8、用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证（工作证），方可提取档案。
9、签约国企、事业等单位的学生档案可在学生离校后，由学校通过机要局发往毕业生派遣所在地，毕业生报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，需在十月份以前通过学校介绍（节假日除外），到省机要部门查询。自10月1日后，学校原则上不再受理这类业务。
10、签约有限公司、中小学校、民营企业以及考研、考公务员、报到单位在本市的学生可在7月10日——7月20日凭有效证件之一（报到证、身份证、毕业证）来档案室取档。
五、本规定自公布之日起实施。
（一）党委综合部门
1、党和国家、省、市领导人，人民代表视察、检查本单位
工作中形成的不同载体的各种文件材料 永久
2、上级机关检查本单位工作中形成的有关材料 30年
3、报刊登载反映本单位 情况的重要材料 永久
4、党员代表大会（换届选举）的请示、批复、会议通知、代表名额构成分配表、代表名单、主席团名单、主席团会 议记录、日程表、开幕词、上级领导讲话、工作报告、决议、选举方案、有选举结果统计的选票、选举结果、闭幕词等各 种文件材料
5、党委（扩大）会会议记录、纪要
6、党委中心组学习计划、学习记录、民主生活会记录 107、党委重要会议通知、领导讲话、工作总结、表奖决定
及名单、倡议书
8、党委出席市以上的先进党支部、优秀党员审批表、登
记表、评先事迹、经验材料等
9、党委成员在上级会议上的发言材料和汇报材料
10、党委向上级党委的请示和上级的批复以及下级的请
示和本级的批复
11、党委的工作计划、总结及专题报告、典型调查材料
（1）、或全过程的（2）、非或阶段性的 3012、党委制发的属本单位主要职能的决定、规定、通报
13、领导班子述职述廉报告、离任审计材料
14、党委制定的各项规章制度 3015、以党委名义举办的展览会、图表、照片、底片、说明词
16、信访中的结案材料
（1）、重要的有领导批示的永久 永久 年 永久 永久 永久 永久 永久
年 永久 永久 年 永久 永久
（2）、一般的 30年
17、人大代表活动计划、总结 30年
18、人大代表视察、述职报告、向区人大汇报 30年
19、人大代表选举工作计划、总结、宣传动员材料、选区划分、选民登记册、候选人名单、选举结果公布 永久 20、本单位工作人员停薪留职、辞职离退休、死亡等文件材料 永久
（二）、组织
1、工作计划、总结 302、党员名册、党组织统计报表、党员组织关系介绍信（存根）
3、发展党员计划、积极分子培养材料 104、发展新党员工作形成的材料
5、民主评议党组织、民主评议党员材料 106、党费收缴及使用有关方面材料 307、会议记录 30
（三）、宣传
1、工作计划、总结、报告（或全过程的）302、统计报表（的）
3、会议记录 30
（四）、纪检
1、工作计划、总结、报告（或全过程的）302、对街道工作人员的党纪政纪处分材料
（1）、受到警告（不含）以上处分的（2）、受到警告处分的 30（3）、受到通报批评的 103、决定或批准、改变或取消给予党员的党纪处分材料
4、受理党员的申诉、复查、复议案件材料
5、统计报表
6、会议记录 30 2
年 永久 年 永久 年 年 年 年 永久 年 年 永久 年 年 永久 永久 永久 年
（五）、统战
1、工作计划、总结、报告（或全过程）30年
2、统战对象名册 30年
3、统计报表 永久
4、会议记录 30年
（六）、政协
工作计划、总结、报告（或全过程）30
（七）科协
工作计划、总结、报告（或全过程）30
（八）、工商会
1、工作计划、总结、报告（或全过程的）302、典型调研报告、重要统计报表、辖区内重要民企数据统计
（九）、工会
1、工会成立、改选、换届有关材料
2、工会代表大会文件材料
3、工会召开的总结表彰会议材料
4、工会委员会会议记录 305、工作计划、总结、报告（或阶段性的）306、工会委员登记表、退休人员登记表 307、工会制发的规定、决定、通知、通报 108、统计报表（的）
（十）、共青团
1、共青团组织成立、改选、换届有关材料
2、团员代表大会文件材料
3、团委召开的总结表彰会议材料
4、会议记录 305、工作计划、总结、报告（或全过程的）306、基层团组织基本情况及团员名册 307、团委制发的规定、决定、通知、通报 10 3
年 年 年 年 永久 永久 永久 年 年 年 年 永久 永久 永久 永久 年 年 年 年
308、统计报表 永久
（十一）、妇联
1、妇联组织成立、改选、换届有关材料 永久
2、妇女代表大会文件材料 永久
3、妇联召开的总结表彰会议材料 永久
4、会议记录 305、工作计划、总结、报告（或全过程的）306、妇联制发的决定、规定、通知、通报 107、托幼工作有关材料、五好楼院、文明家庭类材料 308、统计报表
（十二）、武装
1、工作计划、总结、报告（或全过程）302、会议记录 303、统计报表
4、新兵入伍登记名册
二、行政类的文件
（一）、行政综合部门
1、上级机关颁发的针对本单位通报的文件
2、普选工作文件材料（关于成立选举委员会、启用印章、人选的请示、批复、报告、决定、通知、通告、工作总结、汇总统计表）
3、单位主任会议（联席会议）记录
4、其他会议记录 305、工作计划、总结、报告（或全过程的）
6、专题报告、典型调查材料、经验材料及在上级会议上的发言材料
（1）、重要的（2）、一般的 30 4
年 年 年 年 永久 年 年 永久 永久 永久 永久 永久 年 永久 永久 年
7、单位与区政府签订的责任状及责任状的落实情况 永久
8、单位领导在公务活动中形成的重要信件、从外机关带回 的与本单位有关的材料 30年
9、单位制发的属于本单位主要业务职能并要贯彻执行的
通知、通报、决定、规定 永久
10、本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示
与本单位的批复文件
11、社区（村）委员会徽标、社区概况、社区平面示意图、大事记、组织沿革
12、规章制度（含奖惩、考核制度）、工作条例、岗位责
任制材料 3013、以单位名义举办的展览会、图表、图片、说明词
14、人口普查工作材料、统计表 3015、单位固定资产登记、档案登记及交接凭证以及档案移交 清册
16、单位工作简报、情况反映、工作信息等 1017、单位与机关部门、科室、个人签订的责任书 1018、办事处与社区（村委会）签订的责任书 3019、与有关单位及个人签订的重要合同、协议、议定书等
（二）、民政
1、工作计划、总结、报告（或全过程的）302、革命烈士英名录
3、统计报表
4、行政区划变更材料
5、扶贫工作文件材料 306、殡葬管理工作文件材料 307、会议记录 108、最低生活费保障工作总结、年报材料
9、关工委工作计划、总结、报告（或全过程的）30 5
永久 永久 年 永久 年 永久 年 年 年 永久 年 永久 永久 永久 年 年 年 永久 年
10、老龄委工作计划、总结、报告（或全过程的）30年
（三）、人事
1、招聘、录用、转干、转正、定级、调整工资、专业职务评聘、工伤处理、离休、退职、退休的文件材料 永久
2、行政处分及复查平反材料 永久
3、行政及所属企事业单位干部名册 永久
4、干部、人事、工资介绍信及存根
5、统计报表
6、办理编制、机构设置依据及其变动性材料
7、会议记录 10
（四）、司法
1、工作计划、总结、报告（或全过程的）302、统计报表（的）
3、案件调查、调解、处理材料 304、会议记录 10
（五）综合治理
1、工作计划、总结、报告（或全过程的）302、统计报表
3、会议记录 10
（六）、城建卫生
1、工作计划、总结、报告（或全过程）302、环境整治、美化、净化、三废治理工作形成的材料 103、重要的乱占、乱建违章建筑处理材料 304、综合统计报表
5、居民修建房屋申请审核材料 306、上级机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷用土
地的文件材料
7、绿化数据材料 308、拆迁工作过程中形成的文件材料 30 6
永久 永久 永久 年 年 永久 年 年 年 永久 年 年 年 年 永久 年 永久 年 年
9、会议记录 10年
（七）、计划生育
1、工作计划、总结、报告（或全过程的）30年
2、会议记录 10年
3、统计报表 永久
4、独生子女审批表及生二胎申报表 永久
5、计划生育手术后遗症处理意见报告 306、独生子女费用发放材料 307、计划生育管理工作有关材料 30
（八）、文教体育
1、工作计划、总结、报告（或全过程的）302、统计报表
3、文化站有关材料 104、会议记录 10
（九）、财会
1、工作计划、总结、报告（或全过程的）302、财务制度、规定、办法 303、审计材料
4、会计报表
（1）会计决算报表（2）月、季度会计报表
55、会计账簿
（1）现金出纳帐、银行存款帐 25（2）日记账、总帐 15（3）明细分类帐、分户账（登记簿）156、会计凭证
（1）各种原始凭证、记帐凭证、汇总凭证 15（2）涉及外事的会计凭证
7、其它
年 年 年 年 永久 年 年 年 年 永久 永久 年 年 年 年 年 永久（1）会计移交清册 15年（2）会计档案保管清册 永久（3）会计档案销毁清册 永久
（十）、劳动保障
1、工作计划、总结、报告（或全过程的）30年
2、开展再就业培训及安置就业情况统计表 30年
3、综合统计报表 永久
（十一）、企业公司
1、工作计划、总结、报告（非或全过程的）30年
2、统计报表 永久
三、照片档案
1、上级领导来本单位指导、视察工作形成的照片 永久
2、本单位召开各种会议及文化、体育、庆典活动
形成的照片 永久
3、报刊、电台及刊登反映本社区情况的照片及文字
说明材料 永久
4、本单位主要领导和著名人物的照片 永久
5、本单位荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖牌、奖品等照片（市级以上的）永久
2、说不清，道不明，一查档案便知情。
3、岁月如歌，档案留痕。
4、历史是流动的河，档案是沉积的砂。
5、一卷异世界，一件一乾坤。
6、口传历史不如手留档案。
7、馆藏小世界，世界大馆藏。
8、鉴史知今，资政育人。
9、一字一言，印证社会沧桑巨变。
10、档案工作为大家，真实记录你我他。
11、由来史册贵求实，异同对照印真知。
12、尘封的是历史，打开来是财富。
13、守护历史、传承文明，资政育人、服务社会。
14、以档资政，服务民生。
15、档案是人类活动的真实记录。
16、捡起时间的碎片，见证历史的辉煌。
17、依法管好用好档案，促进各项事业发展。
18、禀笔历史如胡杨，服务民众像春雨，造福后人似春蚕。
19、一言一行不忘兰台形象，一举一动长思档案伟业。
20、档案是全人类的共同财富。
21、字字句句皆史迹，件件卷卷是前鉴。
22、兰台传后世、鉴古照千秋。
23、档案是原生态非物质文化宝典。
24、记录魅力盐城，见证历史永恒。
25、全社会都要重视和支持档案工作。
26、谁在事前用档案，谁比别人高一筹。
27、为国家管档，为民族守史。
28、宝卷书历史，兰台谱辉章。
29、存真求实记载历史变迁，鉴往知来服务社会发展。
起止卷号：起止：
保管人：册
财务负责人签字：档案保管人签字：
说明：
1、案卷号：指会计档案案卷在本册案卷目录中顺次排列的序号。
2、类别：主要指会计档案的种类。如：会计凭证、会计账簿、财务报告及其他。
3、起止日期：指案卷卷内最开始启用的时间到最后终止使用的时间。如：1996.1.1－1996.12.31。
4、凭证编号：填写记账凭证的编号。
5、卷内张数：主要指综合后凭证、账簿、财务报告的页数。
6、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。会计档案的保管期限一般有：永久、长期、25年、15年、10年、5年等。
7、已保管期限：指会计档案形成至移交时，已保管的期限。
(一)保管工作的任务
城建档案保管工作的任务是：集中统一地保管好城建档案，采取必要的措施，维护城建档案的完整、准确、系统、安全，克服和限制一切损坏档案的不利因素，最大限度地延长城建档案的自然寿命。
(二)保管工作的意义
保管人员要有强烈的事业心和高度的责任感
要为保管工作提供必要的物质条件
要贯彻“以防为主，防治结合”的原则
(三)保管工作的要求
做好城建档案保管工作，是落实集中统一管理原则的重要措施。
实现了城建档案的科学保管，才能不断丰富城建档案库藏。
做好城建档案保管工作，是巩固整理工作成果，维护城建档案正常秩序的手段，也是实现城建档案有效利用的基本保证。
(四)城建档案的保管条件和防护措施城建档案损毁的原因
A.影响城建档案寿命的第一个因素，是城建档案制成材料的质量，这是内因方面。
a.决定纸张的耐久性有三个方面的因素：一是造纸植物纤维原料的质量。二是植物纤维的化学性质。三是制浆与造纸工艺过程。
b.决定字迹材料的耐久性有两个因素：一是字迹中的色素成份，色素成份分为碳黑、颜料和有机染料，其耐久性碳黑最耐久，颜料次之，有机染料不耐久。二字迹材料转移固定在纸上的方式，转移固定方式有三种即结膜、吸收和粘附，其耐久性结膜者最耐久，吸收者次之，粘附者不耐久。
B.影响城建档案寿命的另一个因素是保管条件和保管方法，这是外因方面。
①档案库房
(1)档案库房建筑的重要性及其原则
(2)库房建筑的基本要求
新建档案库房时，应依据我国的《档案馆建筑设计规范》的要求而修建。
一般密集架库房荷载1.2吨/平方米，木柜子库房荷载600公斤/平方米左右。
②防火
(1)火灾产生的原因
(2)预防火灾的措施
③防潮、防高温，保持适宜的温湿度
纸质档案材料库房的温湿度要求是：最佳温度是14℃~20℃，最高不超过24℃;最佳相对湿度为40~50%，最高不超过65%。
保存底片的适宜温度是13℃~15℃，相对湿度为35~45%;保存照片的适宜温度是14℃~24℃，相对湿度为40~60%。
④防光
⑤防有害气体、防尘
⑥防虫、防鼠
⑦防磁
⑧防盗、防突然事故
(五)城建档案的保管方法城建档案排架管理
排架的方法有两种：分类排架法和流水排架法城建档案的存放方法
A.底图的保管方法
B.蓝图和文字材料的存放
C.声像档案的存放
柜架的排列
库位管理
出入库管理
(六)城建档案的保管工作制度库房管理制度
温湿度监测制度
防火防盗制度
保密制度
安全检查制度
二、城建档案的统计工作
(一)城建档案统计工作及其意义
1、什么是城建档案的统计工作
2、城建档案统计工作的意义
(二)城建档案统计工作的要求
1、要有明确的目的性
2、要具有准确性
3、要保持连续性
4、要注意分析研究，提高认识，加强领导
(三)城建档案统计工作的方法
1、确定统计指标和统计指标体系
2、城建档案的统计工作程序
(四)城建档案统计工作的内容
三、城建档案的鉴定
(一)什么是城建档案的鉴定工作
1、城建档案鉴定工作的概念
2、城建档案鉴定工作的两个过程
(二)城建档案鉴定工作的意义
(三)城建档案的价值量和价值因素
1、城建档案保管期限的长短，是由城建档案价值的大小决定的，城建档案价值的大小是由城建档案的价值量决定的。
2、城建档案的价值量由(1)技术因素，(2)功能因素，(3)时间因素，(4)典型因素，(5)作者因素规定和制约的。
(四)城建档案鉴定工作的组织和方法
1、城建档案鉴定工作的组织
建立鉴定小组。鉴定小组由有关领导、工程技术人员、城建档案人员组成。
2、城建档案的鉴定方法
城建档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期保存三个档次。一般永久为六十年以上，长期为二十年至六十年左右，短期为二十年以下。
A.确定城建档案保管期限的基本原则
B.城建档案鉴定的`程序：a.鉴定准备;b.鉴定工作;c.销毁和善后处理工作。
考试要点：
单选
1.城建档案保管工作是城建档案工作的重要环节;
2.新建库房要根据建设部和国家档案局于1983年颁发的《档案馆建筑设计规范》进行设计和建设，已形成的不符合要求的库房要根据《档案馆建筑设计规范》进行改造。
3.光，由于光源不同，可分为自然光(如太阳光)和人工光(如各种灯光)。光是影响城建档案制成材料耐久性的因素，特别是太阳光中的紫外线具有强烈的光氧化作用，对城建档案的破坏性最大。
4.库内使用人工光源时，以用白炽灯即普通的钨丝灯炮灯为好。
5.存放磁带的金属柜架要接地，离任何电气装置和导线至少一米。
6.排架方法基本上有两种：分类排架和流水排架。
7.流水排架法分为：不分类大流水排架和分类流水排架。
8.照片档案不宜用木质柜箱存放，而应存放在不再释放过氧化物的金属柜箱之内。
9.柜架在库房内的排列应同墙壁之间保持一定的距离，避免直接靠墙。目的是防潮、防止冷热传导，便于检查，有利于管理和保管工作。
10.库房内框架之间的通道，一般以0.9-1.2米为宜。
多选
1.能导致火灾的因素有：明火(如灯火、炉火、火柴杆、烟蒂余烬、焊火、喷枪等)、自燃物(煤堆、火药、胶片)、易燃物(油、酒精)、引燃现象(雷、电线短路)等。
2.温湿度能直接影响纸张和字迹、线条的耐久性。一般情况下，纸质载体档案库房最佳温度为14-20℃，但最高不得超过24℃;最佳相对湿度为40-50%之间，最高不得超过65%。
3.我国《照片档案管理规定》规定，保存底片的适宜温度是13-15℃，相对湿度是35-45%;保存照片的适宜温度是14-24℃，相对湿度是40-60%。
4.城建档案统计工作的要求：(1)要有明确的目的性;(2)要具有准确性;(3)要保持连续性;(4)要注意分析研究。
5.城建档案统计工作，一般分为三个步骤：即统计调查、统计整理和统计分析。
6.城建档案利用情况统计包括利用效果统计、复用率统计、利用人次统计、利用卷次统计和复印页数统计等。
7.城建档案鉴定的程序：(1)鉴定准备工作(有关准备工作包括：A制定鉴定工作计划;B做好组织准备和物质准备;C制定城建档案保管期限表);(2)鉴定工作(城建档案价值的鉴定工作，采取直接鉴定的方法，即在鉴定时，以保管期限表和有关要求为依据，直接审阅城建档案的内容，不能单纯地从档案目录或案卷标题来判断城建档案的价值。城建档案价值鉴定，一般可分为两个步骤进行：A个人初步鉴定;B集体审查);(3)销毁和善后工作(主要包括：A编制销毁清册;B编写鉴定工作总结报告;C销毁城建档案;D善后处理工作。)
判断
1.保管工作中，应当注重日常防护工作。
2.已形成的不符合要求的库房要根据《档案馆建筑设计规范》进行改造。
3.库房内严禁吸烟和使用明火制度
4.对一些珍贵照片、底片，根据需要及时进行复制，增加备份。
5.库房内禁止放粮食和食品。(备注：防鼠)
6.保存磁带的场所应远离发动机、发电机、变压器、传输电线、雷达等强磁场环境，以免严重损害磁带的安全。(备注：防磁)
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