文印室管理规定
文印室文印及设备管理规定
第一条 为使公司文印室工作规范化、制度化，结合公司实际情况，特制定本规定。
第二条 公司的文件，有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
第三条 凡以总经理办公室名义上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及公司领导批准复印的文件、材料均属打印范围。
第四条 由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全厂性的月(季)生产、工作计划和一个时期全厂性的工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。
第五条 不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全厂性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围。
第六条 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理。
第七条 凡需打印的文件、资料应将其底稿首页附上“发文单”经部门经理审查同意，统一编号，方能交付打印。
第八条 文印员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求等，对发文手续不全、书写不符合要求的文件，文印员有权拒绝打印。
第九条 文稿打完后，及时通知有关人员到文印室来拿取，不得延误。
第十条 文印员把原稿和打字清样交给拟稿人校对。校对者校完后应在原稿上签字，以示负责。
第十一条 凡是总经理办公室名义上报下发的文件材料(见第三条范围)分别由拟稿人负责校对，由文印室负责复印、装订，达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐，由行政秘书负责上报下发。以部门名义下发的生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对、发送。
第十二条 行政秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。
第十三条 复印文件要严格按照审批份数复印，复印者不得私自增加留存，复印废页、余页应及时销毁。
第十四条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送。
第十五条 文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
第十六条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终分部门作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。
第十七条 文印室应每月统计核算费用上报总经理办公室，审核后报财务部。第十八条 文印室信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出文印室。
第十九条 与工作无关人员禁止进入文印室。
第二十条 文印室员工应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。
第二十一条 严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名。
第二十二条 文印室设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用，否则，造成设备损坏的应照价赔偿。
第二十三条 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处10元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，辞退。
关键词：文印管理,优化,质量
案例:美国3M公司在过去的时间里, 文印管理比较混乱, 曾需支付过高的打印、复印和传真成本, 而且无法满足客户的实际需要。于是3M和惠普签署了打印管理服务, 在全球范围统一采用由惠普多功能一体机和激光打印机构成的“输出快车”取代陈旧的个人打印机和多功能一体机, 全球设备总量减少了47%, 不仅节约了维护费用, 还改善了服务质量。此外, 3M还加入了惠普地球合作伙伴回收计划, 百分之百地回收公司的打印硒鼓, 一年期间回收利用17, 000只硒鼓, 避免了硒鼓对环境的污染。在与惠普签订5年期合同的前两年, 3M就因此节约了超过300万美元。
一、高校文印管理现状及存在的问题
1、成本控制
高校文印管理工作包括图书馆文印室管理和各职能部门文印设备管理等。目前多数高校取分散自主式文印管理模式。文印室隶属于图书馆, 负责印刷教学和行政工作相关的资料、试卷和各类文件等, 任务重、数量多, 等待的时间相对比较久。各职能部门、各系部等“各自为政”, 独立结算, 需要时直接申报计划购买打印机, 没有考虑到实用性。这样导致各职能部门或办公室需要打印机或多功能一体机时就随意决定购买一台, 这种依靠自我约束的传统文印管理确实方便, 但也逐渐暴露出一些方面的问题, 随意购买打印机和多功能一体机, 致使打印机和多功能一体机等机器品牌和型号不尽相同, 维修时需要找不同的厂商提供服务, 有些过了保修期的机器维护起来更是耗费管理人员的精力[1]。办公成本包括耗材、纸张、机器的维修维护费用等。大量的资金投向操作成本极其高昂的个人打印机, 更换这些打印机的硒鼓等其他零部件的开支也非常昂贵, 导致文印办公成本一直居高不下, 这与国家倡导的绿色办公不相符合。行政、IT、采购、财务部门均须介入, 相关的办公费用不清晰, 用量无法控制, 难以进行科学预算和成本控制, 容易出现设备采购和运行费用高的现象。
2、信息安全
由于多功能一体机和打印机分布比较混乱, 文件整个生命周期中缺乏有效的文件信息安全控制手段, 有些涉密文印的安全性得不到保障, 很难实施统一组织结构管理。
3、办公效率
设备功能与业务需求不匹配, 容易导致闲置浪费与超负荷运转的情况多, 不能提高日常办公效率。
4、环境投入
老旧设备运行、没有及时保养维护, 非必要打印时忘记关闭打印机, 带来资源浪费和高碳排放。
5、人员健康
硒鼓、碳盒的非专业处理造成固体废物排放, 数量众多的小型打印机增加了排放碳粉微粒和臭氧对人体的潜在危害。
6、满意度
设备功能不足或使用不便, 从人员分类来看:教师、学生、行政管理人员及其他人员, 涉及不同的权限, 增加了管理难度, 故障率高等情况影响员工使用满意度。
二、优化文印管理的主要内容
1、文印室外包
国家民委计财司资产处处长宋立坤认为, 作为一种新的绿色办公文印服务模式, 文印服务外包有其节约、高效、安全、环保、健康的优点, 值得采购单位重点关注和支持。江苏省政府采购中心主任顾岳良也表示, 政府采购一直对环保节能的产品分外关照, 文件服务外包从目前的市场表现来看, 的确可以有效地提高工作效率, 并降低能耗。他认为, 政府用户在一些领域完全可以支持这种新的模式。如3M公司和惠普签订文印管理服务协议, 使3M公司文印成本急剧下降, 无疑是双赢的管理方式。
文印外包的常见模式有三种, 第一种是全外包模式, 所有的硬件、耗材、维护和服务都外包, 客户不需要拥有设备的所有权, 原有的老旧设备都可以由打印外包服务提供商折旧收购, 所有的支出都集中在打印或复印一张纸的费用上, 从而免去了管理固定资产的麻烦。在同等印量的情况下, 文件管理外包服务可使耗材、零件、维保、设备、人工等文件处理成本比原先低10%~25%。第二种是客户自己买机器不买耗材的外包服务, 还有一种是机器、耗材都由企业自己买, 仅外包维修服务。当然, 不同的外包模式, 费用是不同的。学院可以选择办公信息系统管理外包服务方面有丰富经验的公司, 与外包公司签订协议, 通过量身为学院制定一整套包含办公文印系统的专业咨询与整合优化设计的绿色文印办公管理等解决方案。这样, 外包公司将直接参与学院文印室和各职能部门办公文印系统的运营维护和管理。学院向外包公司提供各个部门办公任务与教职工人数, 根据实际需要在各个部门提供相应数量的打印机和多功能一体机, 设置设备的使用权限, 保证只有被赋予使用权限的用户才可以通过该设备进行文档输出。外包公司定时进行机器保养, 及时更换硒鼓油墨等耗材, 同时必须保证印刷资料立等可取, 保质保量。这样既省去信息中心人员维修打印机时间, 也方便教职工打印, 提高工作效率, 提高工作满意度。
2、坚持无纸化办公
目前很多高校教职工认为电子版不方便阅读, 打印几张纸顶多几毛钱而已, 把电子稿打印出来, 打印过程中不注意双面打印, 纸张耗材消耗大;有些会议资料印刷份数较多, 基本人手一份, 会后没有及时收回, 这些纸张只用一次, 不能循环再利用, 这与中央政府提出的节约意识不相符合。
无纸化办公, 是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具, 可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。从二十世纪末开始, 在本世纪初逐渐增加。学院平时应大力倡导节约意识, 倡导无纸化办公, 平时会议注意节约用纸, 有些资料可多人一份, 或者提前发至校园网或个人邮箱, 让与会人员及时阅读, 减少印刷份数。平时部门之间的办公资料可以通过邮件、网络传输阅读, 如建立QQ群, 设立公众邮箱等, 必须印刷的资料尽量双面印刷, 印刷资料的份数进行控制在合理范围内, 走低碳环保之路。无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务, 整体提高了单位办事效率和对信息的可控性, 降低办公成本, 提高执行力, 使管理趋于完善。通过信息化建设, 快速提升核心竞争力。
3、做好文印统计, 具体到部门、个人
目前高校老师打印资料比较随意, 无论个人或者工作资料都在办公室打印, 比较浪费纸张。学院与外包公司签订合同后, 每月可以生成打印报表[2], 清楚显示每个部门、每位教职工印刷数量, 对照印刷数量, 衡量运转成本, 对于一些印刷资料过多的部门或个人, 要检查印刷内容, 这样无形中可以控制教职工乱打印, 浪费纸张的现象。
4、设置公共多功能一体机, 一卡通复印
对于老师和学生如果需要复印办公以外的其他资料, 可将多功能一体机与一卡通结合起来, 多功能一体机备注使用说明, 刷卡复印。
三、优化文印管理的意义
1、帮助学院了解打印需求, 控制成本
目前高校对文印管理不够重视, 认为文印管理只是投入少部分钱, 但是日积月累会造成很大浪费。优化文印管理后, 根据每月打印的报表, 可以统计学院总体和各个部门的文印量, 便于控制文印成本。
2、节能降耗
全球因为办公而消耗掉的纸张是一个庞大的数字, 在纸张背后的能源消耗, 更是一个追寻可持续发展所必须关注的问题。优化文印管理后, 会减少墨盒、碳粉等耗材消耗, 创造良好的办公环境。
3、优化管理流程, 加快信息沟通, 极大提高工作效率
在高校文印中, 普遍存在这样的现象, 如某位老师急需打印下午开会用的资料, 遇到机器卡纸, 或者硒鼓漏墨等一些问题, 这时候需要联系厂家维修, 还需等挺长时间, 造成工作延迟。有时天气潮湿或者油墨的不当保存会使字体印刷模糊, 影响美观和阅读。无形中, 文件的印刷速度和质量都会影响工作效率。通过优化文印管理, 教职工可以随时打印急需的资料, 减少不必要担心, 提高工作效率。领导下达的文件、通知、任务可以很快同时传达到相关人员, 无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层, 便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作人员们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流, 建立融洽的团队关系和单位文化。
4、借助文印管理方案, 使设备、纸张及其他资源得到整合, 以便有效利用
通过优化文印管理, 可以及时了解学院文印成本和文印需求, 设备、纸张可以得到有效利用。老师能够从繁琐的文印流程中解放出来, 投入到其他更有意义的工作中。
总之, 优化文印管理是高校管理的一个重要方面, 我们应该加大高校文印管理质量, 向数码印刷转型, 提高服务质量。
参考文献
[1]企业的文印管理[J].办公自动化, 2009, 1:54-55.
[2]唐跃秋, 刘曦葳.锐意探索求创新善用外包谋发展[J].中国教育信息化, 2010, 5:87.
全新举措
这一系列新的举措包括以下内容：
一、中国远程管理中心。位于中国的亚太及日本地区第一家远程管理中心，为惠普企业文印管理服务（MPS）企业客户提供随时在线的远程监测服务。通过提供积极主动的全球24小时服务呼叫管理，这一业内首家远程管理中心帮助用户节约时间和金钱成本，使其打印成像系统的正常运行时间、有效性和客户满意度达到最大值。
二、即时接通企业服务。现在，惠普企业云打印能够应用在惠普webOS、iPhone、Android和黑莓设备中，为那些需要随时访问和使用智能手机、在移动行程中处理业务的人士提供支持。惠普企业级云打印通过移动接入打印设备而提高生产力，在这一过程中数据始终处于安全的网络中。
三、与Hyland建立新合作伙伴关系以加速文档密集业务流程，Hyland将带来一个全面的企业内容管理套件On base。
四、变化管理咨询，管理内部期望，克服变革阻力。
新产品策略
近来，不断研发和推出的新设备，保护企业的长期投资，加速其业务增长，这些产品有：
惠普LaserJet Enterprise M4555数码多功能一体机系列，这款安全、易用的数码多功能一体机旨在帮助企业提高效率，改善文档工作流程。
惠普Officejet Pro 8000 企业版商用喷墨打印机，它是惠普第一代专为企业设计的Officejet Pro商用喷墨打印机，能够以极具竞争力的成本在企业文印管理环境中运行。
惠普Officejet Pro 8500 A商用喷墨一体机是业界首个“五合一”系列商用喷墨一体机，使用成本极具竞争力。
惠普打印及成像系统集团亚太及日本地区企业文印管理事业部副总裁墨盛杰（Pierre Mirlesse）说：“随着企业将重心转向加快业务增长，客户需要能够帮助他们解决复杂业务问题的合作伙伴，我们最新的技术和创新设计旨在针对纸张密集型流程向简单的数字工作流程的转化，这一设计能够帮助企业找到新的增长机会。”
企业文印管理解决方案（MPS）逐渐被视作是管理IT成本、改善业务流程效率的战略业务工具。分析显示，惠普的企业打印与成像运营方案能够节约30%-80%的能源消耗，减少几百万张纸张消耗。
惠普企业级云打印
在中国，工作的时间、地点和方式正在发生改变。这一转变由日趋成熟的移动设备所推动的——通过接入云服务，用户能够在任何地点进行通信和计算来处理业务。惠普为企业客户提供打印生态系统，满足在办公室、行程中、在家中的打印需求。现在数百万的WebOS 、iPhone、 Android和黑莓用户可以搜索并下载这一应用程序，就可以在他们的移动设备上尽情地使用惠普企业级云打印解决方案。通过这一解决方案，用户不但能在企业内部网络通过参与企业文印管理服务进行打印，还可以通过下载惠普ePrint服务应用程序，在全球几千个惠普ePrint移动打印网点进行打印。
合作伙伴和解决方案加速企业业务流程
区委文印室管理制度
区委文印室是区委办公室主办、办公室直接管理的密级文件、资料印制单位，其主要职责是：
一、认真贯彻执行中央办公厅、国务院办公厅关于党政机关、行政机关《公文规范》、《密级载体印制规定》，保证公文制作的标准化、规范化；
二、对内负责区委、区委办、区
委机关各部门文件、简报、领导讲话材料的及时、准确、快速制作；
三、对外负责区级、乡镇、企业以及全社会各行、各业所需公文、资料的制作；
四、负责机关内部密级文件、资料的制作；
一、学习制度
为了使打字室全体人员适应快速、准确、及时、保密的工作需要，特制定以下学习制度：
1、认真学习时事、政治，以及党的各项方针、政策及各项法律法规，以提高自身的识稿水平。
2、认真学习中央办公厅、国务院办公厅关于《党委机关公文规范》、《行政机关公文规范》、《密级文件、资料制作管理规定》，以提高文件、资料的制作标准。
3、认真学习微机、打印机、激光印字机、数码印刷机、复印机的操作使用和保养知识，以提高各种文件、资料的制作质量。
4、认真学习保密法律法规，提高保密意识。凡因工作需要接触和经手制作的密级资料，均要做好保密工作，防止泄密事件发生。
5、与实践相结合，加强对乱、草文稿的学习研究，以树立快速及时，准确无误的良好形象。
6、全室人员都要互相学习，互相支持，互相帮助，取长补短，共同提高，增强集体荣誉意识。
二、管理人员岗位职责
1、负责组织员工学习各项法律法规知识；学习各种办公设备的操作管理知识；学习公文资料的制作知识。加强员工的保密、职业道德的教育和管理，使文印室的工作服务于机关、服务于社会。
2、负责文印室人员的考核任用。好范文版权所有
3、负责所需日常消磨消耗材料办公设备的购置管理，保证工作的正常运转。
4、负责协调机关各部门和联系对外打印业务工作，努力提高社会效益和经济效益。
5、负责加强发票、资金、材料的管理。
6、负责员工工资的核算和发放。
7、根据市场的变化情况，确定收费标准并检查落实。
8、负责制定员工的目标责任制，并加强检查落实。
三、微机操作人员职责
1、认真学习微机操作的基本知识；熟悉自己所使用微机、打印机、激光印字机的性能和特点，并能熟悉掌握和使用。
2、经常保持微机的整洁，维护和保养好所使用的设备，使之保持良好的工作状态。
3、熟练掌握所用机器设备的运行状况，发现异常现象应主动排除并及时报告。人为操作不当出现机器坏应主动承担责任，并按一定的比例（数额）进行赔偿。（以下一体机、复印机操作人员同）
4、节约使用消磨、消耗材料，尽量提高微机、打印机使用寿命。
5、保证所输出样版的质量标准，并向下一环节交待清楚该文件材料的印制数量及相关要求。
复印人员要共同维护好复印机及其他文印设备，保持清洁。 七、复印人员复印完毕后要将复印机切换至“节能状态”，并将未用完的复印纸放回原处，将废纸及时处理，并做到随手关灯。 八、文印室工作人员应树立严格的保密观念，严格遵守保密制度，不得随意将打印、复印或传真资料中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。复印人员应当认真保管好密级文稿、软盘，及时销毁密级文件印制后的印刷版和作废了的印刷件，防止泄密。他人在文印室操作时，非相关人员不得在文印室逗留，不得随便翻阅打印件和复印件。 九、工作人员初次违反上述规定的，给予批评，屡教不改或给中心造成不良的社会影响或较大损失的，给予警告直至辞退。 十、本办法由办公室负责解释。 十一、本办法自印发之日起施行。
2、卷子须使用标准八开纸张，上下左右边距各留2厘米;
3、提前1—2天交稿，按先后顺序复印、印刷;
4、同样内容只制一版，避免重复印刷;
5、禁止复印、印刷个人材料;
6、为了更好的管理，不得让学生来交稿复印、印刷。
7、保持室内卫生，定期对一体机、复印机进行检修、维护。
8、除文印人员外，其他人不得随意使用机器，如因违反规定造成的损失，由个人负责赔偿。
无锡市人民医院的创新举措, 给我们提供了一个新的改革思路。这就是在医院信息化的过程中, 通过打印系统的整体改造和有效管理, 控制医疗成本, 同时提高对患者需求的响应效率, 因而从一定程度上解决了“看病难、看病贵”的难题。
▲“看病难、看病贵”的原因
所谓“看病难”, 看上去有2个方面的难:首先是优质医疗资源的相对稀缺, 在一些医疗设备好、医务人员水平较高的三甲医院, 老百姓从挂号、就诊、检查、取药都少不了排队和拥挤, 自然会产生畏难情绪;其次是难以看懂字迹潦草、专业术语晦涩的病历和诊断书。其实, 资源的相对稀缺可以通过提高管理效率来改善, 效率提高了, 人手和设备的不足可以得到缓解。而病历和诊断书的通俗化、标准化, 也完全可以通过信息化来完成。
我们再来讨论“看病贵”的原因。医疗费用主要包括几个方面:药费、诊疗费、特殊设备的使用费。如果每一项费用都有办法降低, 那么总体降低医疗费用就可以实现。首先是药费, 这一向是国家和社会关注的重点, 目前已经出台了很多政策法规, 我们也看到药费正在逐步降低。然后是诊疗费, 这基本上是医院的人工成本, 如果医院能够提高管理效率, 人工成本是可以降低的。特殊设备的使用费则主要涉及一些损耗折旧, 这部分成本现在缺乏核算依据, 不容易量化, 收费方式也并不透明。所以, 解决“看病贵”的难题, 就要分析处理, 看看在每个具体的费用上, 我们有什么办法可以控制, 那么总体的成本可以降下来, 患者所支付的费用也就可以降下来。
面对全行业的传统问题, 无锡市人民医院也同样遇到这样的挑战。市民最集中反映的问题就是看病难、看病贵、医疗收费不透明。
无锡市人民医院是由无锡市原来的3家医院组建而成的, 集合了原第一人民医院、儿童医院和第五医院的优势力量和重点专科力量, 是一家三级甲等现代化综合医院。组建前的无锡第一人民医院和儿童医院都位于市区中心, 老门诊楼和住院部都受到建院初期的设计限制, 诊疗服务空间非常有限。加上设备设施的长期超负荷的工作, 服务效率大大下降, 经常都能看到在挂号和缴费窗口都排着长长的人龙。医患关系也很紧张, 住院的手术诊疗费用因为缺少明细清单查询, 时常被患者投诉。
正是在这样的情况下, 无锡市领导决定整合医疗资源, 组建无锡市人民医院。这次整合不仅是单纯的将三家医疗机构合并, 更重要的是通过资源整合、优势互补, 从根本上解决“看病难、看病贵”的问题。
▲医院信息化现状
在中国医疗系统改革中, 医院信息化是一个重要的环节, 有助于提高医院的整体管理水平, 加强国家和社会监管, 促使费用成本透明化, 从而改善“看病难、看病贵”的问题。一个很简单的道理是, 所有信息数字化、可追踪, 就可以实现公开化、透明化, 有据可查。
目前, 医院的信息化应用主要有:医院信息管理系统 (HIS) 、临床信息系统 (CIS) 、医学影像信息系统 (PACS) 、检验信息系统 (LIS) 和电子病历系统 (EMR) 等, 同时单个医院还可以与社会保险系统接轨。
特别介绍一下电子病历系统, 是目前我国医院信息化一个新的研究应用热点。电子病历 (EMR, Electronic Medical Record) 是指将传统的纸病历完全电子化, 并提供电子贮存、查询、统计、数据交换等管理模式, 它是信息技术和网络技术在医疗领域应用的必然产物, 是医院计算机网络化管理的必然趋势。电子病历市场前景良好, 目前大中型医院信息化建设的重点有两个, 一个是HIS系统的一体化整合, 另一个重点是在已有基础上向临床信息系统转化, 逐渐把医生工作站、医院影像系统和电子病历系统的建设提上日程。
整合后的无锡市人民医院, 也在医院信息化上进行了整体的规划, 希望能改善管理水平, 降低患者投诉。医院先后引进了“医院信息系统 (HIS) ”、“医疗影像存储与传输系统 (PACS) ”、“电子病历系统”、“社会保险系统”等几大核心医疗业务系统, 在信息化水平上也处于比较领先的地位。这些信息系统的网络化程度高, 信息开放共享, 从任何一台电脑终端都可以调用数据库中的诊疗信息, 也可以随时响应患者的诊疗信息的需求。
▲医院信息化对打印设备的需求
如果所有的医疗信息只需要在数据库和网络上进行交流, 那么医院也就不需要打印机设备了。但是, 医疗信息本身是一种特殊的信息, 在产生医疗纠纷、医疗事故时, 它是重要的法律证据。因此, 卫生部明文规定, 处方、病历、收据单等文件必须以纸质文件形式保存, 在处方和病历上还要求医生、护士等相关责任人签字。这样, 打印设备就成为医院信息化建设中必须考虑的重要环节。
在信息充分共享的医院网络化平台上, 每个门诊医生、每个检验科室、每个住院病区护士站、住院部医生都是需要电脑终端的。那么, 接下来的问题就是, 我们究竟需要多少台打印机呢?
无锡市人民医院信息化系统中规划了有1 000多台PC终端, 从使用者便利的角度出发, 他们最初计划采购1 000多台个人激光打印机和每台PC直接连接。其实, 这样的采购思路很普遍, 现在已经有不少医院的门诊部门都可以看到医生在使用低端的打印机, 除了采购价格便宜, 也的确看起来很方便。但实际上, 这样的采购有很大的问题。首先, 是单页打印成本太高, 这些高昂的成本最后会加到患者头上, 对医院长期的发展有重要影响;其次, 是故障率会很高, 个人级打印机的打印负荷量都不高, 无法应付医院日常高负荷的打印量, 机器一旦出现故障, 医生或护士的工作就会马上陷入停顿, 进一步加强了患者的不满情绪;更重要的是, 维护维修的人员跟不上, 医院IT部门的人只有10来个, 哪里经得起好几栋大楼里的1 000多台打印机轮番的出故障?
所以, 医院信息化中的打印设备应该当作一个整体系统来看, 要有利于成本控制, 要有比较高的打印负荷量以满足医院的日常运行, 要能支持网络化并互相备份, 还要易于管理维护。
▲全面文印管理, 按印付费
基于信息化、网络化产生的打印系统管理需求, 可以用全面文印管理解决方案来实现。这套解决方案会首先分析医院每个具体科室的印量、打印频率和打印质量等需求, 以兼顾成本最低和使用便利两方面的平衡为原则来部署所有的打印设备。然后, 在打印设备全网络化的环境下, 综合管理和跟踪每台设备打印量、打印任务来源, 并自动统计为成本报告。最后, 每个月根据打印成本报告, 按每页多少钱的方式计算费用, 即按印付费 (Pay per use) , 而这期间所有的故障维护、耗材购买和更换都不需要医院的IT部门人员投入精力处理, 可以完全外包给解决方案提供商。
无锡市人民医院最后采纳了惠普公司的全面文印管理解决方案, 这个解决方案分为3个步骤:优化基础架构、管理打印环境、改善工作流程。
★优化基础架构
经过需求分析, 医院并没有采购1 000多台个人激光打印机, 而是购买了200多台具有网络共享功能的黑白激光打印机HP Laser Jet 2015n。每个门诊科室配一台, 住院部每个病区的医生办公室配两台, 这样不仅本科室内的医生可共享打印, 如果有个别打印机出现故障, 临近科室的打印机也可以作为备用支持。这种配置方案在不影响医生使用效率的基础上, 不仅比原来的方案节省了购置总价, 而且单页打印成本节省了22%, 对医院的后期成本节省有很大的贡献。
对于有特殊彩色需求的科室, 医院还采购了130多台彩色激光打印机, 配置原则也是采用了网络化集中打印的思路。在B超检验科和胃镜检验科室配置了HP CLJ3505n网络彩色激光打印机, 完成彩色检验报告的输出。病区的护士站的CLJ3505n彩色激光打印机, 可以通过网络为患者打印检验报告, 患者的进出院单据等。CT检查室, 放射科, 手术室等配置CLJ4005n彩色激光打印机, 患者在检查完成后, 只要到指定地点凭就诊卡提取报告。
★管理打印环境
所有的电脑和打印设备都实现了网络化之后, 医院通过HP Web Jet Admin网络打印管理软件, 可以有效地对全院的文印设备进行管理监控, 追踪不同部门的打印量作为成本分析依据, 还可以及时发现有可能出现耗材不足或卡纸故障的机器问题, 及时进行维护保养, 最大限度降低机器故障给医院日常运营带来的影响。HP Web Jet Admin网络打印管理软件还可以降低IT人员的工作强度, IT人员可以在自己的电脑旁完成所有打印设备的安装和维护工作, 不用在好几栋大楼里跑来跑去, 这样就提高了管理效率和缩短了故障排除时间。医院原来的设备故障相应时间为4 h, 现在缩短为2 h, 效率提高50%。而且由于采用多机网络打印, 打印设备数量减少50%, 管理维护的工作量也减少50%。
★改善工作流程
全面文印管理服务对医院来说, 最大的价值其实是在不增加设备购置和使用成本的基础上, 节省了人力资源。医院的IT部门一共有10人, 原来有2人是负责打印机, 8人负责其他设备。惠普的全面文印管理服务为医院统一了设备保障和耗材供应, 惠普直接提供设备的原厂维修保养, 保证了原装耗材的及时准确供应补充, 大大地降低了设备的故障率, 保证了文印输出效果, 提高了医生和患者的使用满意度。所有的维护工作全部由惠普承担, 医院只需要按页支付文印费用, 不需要投入任何人力用于设备的管理、维护和采购。从这个角度讲, 节约人力资源达20%。
从财务流程上也有了很大的改变, 体现了全面文印管理服务对医院成本管理和长期发展所起的作用。每个月惠普都提供管理软件监测到的印量统计报表, 方便财务部门做财务预算和支出统计, 也能明确细分成本结构, 清楚了解不同科室部门的打印花费。成本结构细分是管理上很难达到也很重要的一步, 相当于向医院管理层展现了成本冰山下面的部分。以往打印费用是一个总体的数值, 不能跟踪到部门、到人, 那么谁都可以去钻这样的管理漏洞, 这就使得总费用无限增长, 加大了冰山的总重量。现在打印管理可以追踪到部门, 甚至到每一台电脑, 就能使管理者知道应该从哪里着手控制成本。
▲让看病不再难, 不再贵
全面文印管理从宏观到微观, 都提供了成本控制、成本节省的解决方案。自从采用了惠普的全面文印解决方案, 新无锡市人民医院的服务水平有了整体的提高。以前制约医院的服务短板已经得到彻底改变。医生可以全心的投入医疗工作和医疗科研, 为患者提供更贴心的服务。
“现在看病方便多了, 拿着就医卡, 挂号看病, 医生的病历打印的都是方块字, 检查报告也清清楚楚, 候诊就诊明显感觉方便快捷了很多……”前来就诊的患者对医院环境评价普遍很高。“这么好的医疗环境, 可是收费并没有增加……”这也正是医院进行统一管理控制评估, 通过强强战略合作, 进行有效成本控制优化, 为解决“看病难、看病贵”的问题探索的一条新路。
据不完全统计, 现在的无锡市人民医院——医疗中心, 每天收治的患者已经超过了原来3家医院的总水平, 其作为无锡甚至苏南地区的医疗航母, 规模效应不言而喻。而信息化的发展带来的服务水平和服务能力的优化, 其作用也是功不可没的。
在国外, 早就有很多医疗机构通过有效整合和管理打印系统, 取得了大幅的成本降低。澳大利亚的Ballarat健康服务机构采用惠普的打印系统管理服务, 使打印成本总体降低30%。这些成本的降低意味着患者医疗费用的降低, 而有效的管理整合则提高了医院的总体服务水平。我们相信, 这些成功经验都给国内的医疗改革提供了新的思路, 可以帮助解决当前医疗费高和医患纠纷的主要矛盾。这就是医疗信息化的真正价值。
▲关于惠普 (HP)
关键词：朱文印；刀法；笔墨；金石气
篆刻是一门特殊的艺术语言的形式，表现在方寸之地，朱文印在整个印学史中占有特殊的地位，也是中国印章风格史上的一个重要板块。从刀法入手浅谈朱文印，从朱文印中流露出其线条的韵律美及金石气息，而更重要的是刀法运用的节奏感，朱文印用刀圆转，姿态柔美，在流畅优美的线条中表象后又流露出一种静谧，清新的朴素感。其朱文印的线条注重内涵，注重微妙的变化，或圆浑厚重，或遒劲挺拔，或古朴凝练。篆法和章法都是通过刀法来体现，根据刀法的不同，线条或轻或重；或委转筋脉；或刚健有力。
在我学习朱文印的学习的过程中，对一些历代名家也作了一些资料收集。陈巨来的篆刻以圆朱文印著称，用他自己的话讲：“要之圆朱文篆法纯宗《说文》，笔画不尚增减，宜细宜工。细则易弱，致柔软无力，气魄毫无：工则易板、犹如剞劂中之宋体书，生硬无韵。必也使布置匀整，雅静秀润，人所有，不必有，人所无，不必无；则一印既成，自然神情轩朗”[1]。陈巨来的刀法沉着含蓄，线性的自然，朴素，体现了他追求雅静秀润的篆刻旨趣。顿立夫早年曾为当时的篆刻名家王福庵拉黄包车，王福庵见顿立夫好学有才，收之为徒，先后追随王福庵先生20余年，未离左右，在继承师法的基础上，在上溯元、明、清诸家，取长补短，所刻朱文印中，小篆加以金文同时入印，结体疏朗，意态生动，有方有圆，刚柔相间，秀丽飘逸，意境清新，刀法简练而能传神，形成自己独特的风格[1]。无论在篆刻理论的学习与实践的操作，一方好印中都要有意、法、气三者的相互结合，意就是其一方作品的灵魂所在，是法中法，是个人的东西，是很难学像，很难被超越；每个人都会有自己独特的风格，都会有其自己的优缺点。法是核心，是共性化的东西，是可以供我们学习的；气是血脉，一方好印需要融会贯通，一气呵成，这样才能使作品鲜活灵动，所以说好的作品就要做到达意精妙，法度完备，气象充盈才好。通过对名家朱文印的学习与了解，使我在朱文印创作实践中对朱文印刀法的运用与理解主要体现在以下几个方面：
1 刀法在美学价值上的体现
（1）刀法的笔墨之美。在圆朱文印中，刀痕几乎完全由笔墨决定。从陈巨来的作品当中，我们可以看出他用刀的目的是在对印稿笔墨形象较为严密传达的前提下，对印面线条的力度，质感和金石气味加以必要的强化。又如梓匠段轮莫可端倪，所谓无斧断痕乃为贵，柔而不柔，劲而不劲，苍然有骨，浑融古朴[2]。这样才能使线条风神流动，充分表明出篆刻的书法之美。我们要注意到用刀的审美价值，切忌忽视刀法与书法笔意之间的联系。
（2）刀法体现金石气息与个性。篆刻艺术的金石气息，主要是靠刀法传达的。线条的笔意之美，刀法之美都离不开金石气息。金石气息实际上是一种审美感受，而在朱文印中体现出的金石气息也很浓郁，给人们的感受是凝重，劲健，溫润，含蓄，金石气息的体现很大程度上是取决于刀法上的运用。
2 我对朱文印刀法的理解与认识
（1）对刀法传统的理解。传统的刀法具有相对的稳定性，优秀的作品都是通过历代的承传流传下来的。而传统的一些用刀方法不仅存在于过去的内种形式，同时也会存在于我们现代学习创作之中。可见传统刀法运用的相对稳定性，以成为历史的经典之作是通过循环往复，积淀形成的，至今在人们的学习中不断充实，并且后人对刀法的运用也在不断地注入新的方法，个人对传统的经典之刀法赋予新的活力。
（2）对刀法审美的认识。对于刀法美深层次的理解，要知道线条要自然才能美。朱文印有自然的朴拙之美，是在融会印章的篆法、章法、刀法等形式美诸因素之后而力求自然之美，是篆刻艺术的最高境界。在追求线条的流动性之中，所追求的变法应注意自然。在处理和改造上，要使线条，块面，空间的组合分布与构成上应具有形式的美感。古人根据实际经验提出最佳刀法的标准是：要有“意”；要自然；要求严格；要求有力度，要有神采；要求贯气。通过我们自身学习，知道其体现了中国古典美学精神的连贯性和互通性。
3 在朱文印创作中的刀法的实际运用
经过不断的学习，在朱文印的创作中对朱文印的刀法谈其自己的创作感受，朱文印开始不能刻的太细。要留有一定的空间余地，注重整体的效果，对于朱文印线条处理必须要精刻，圆朱文以圆转秀媚为极则，而耗神难工，并且容易刻的呆板与庸俗。刻印的时候须方圆结合，刚柔相济，要使线条的流动自然生动，疏密自然得当，直线与弧线的对比，大小空间与小块面的对比天真随意，少有造作的痕迹。一般刻圆朱文，往往需要反复多次修改、协调，使其空间关系更趋合理，文字线条逐步修细，同时要保持线条的力度和流转通畅的意味，对圆朱文的修改需要忍耐力和集中力，切不可操之过急，不失线条的微妙的变化。一般朱文印也都带有边框，而边框的粗细的处理要根据印文的需要而定，为了使一方印具有稳定感，就要避免头重脚轻，有的时候为了注重整体的效果，还可以用借边的方法，布局要得体，气象高古，不落俗套。在我的创作当中为了增加古意，就需要在刀法上运用一定的技巧方法进行有意识，有目的地对印文进行残破的处理，也可以认为是一种刀法上的补救手段。在线条的处理过程中，不能破坏文字本身的面目，而在其中刀法的运用要自然，要立足于作品的效果不做作，自然而然。在圆朱文中体现方中寓圆，圆中藏方的微妙变化，加之用刀着重以表达笔意之趣和金石气息。冲刀能很好地表现篆刻刀法目的中笔墨味的一面，切刀能很好地表现篆刻刀法目的中的金石气息。所以在篆刻艺术中，我们应该尊重篆刻固有的艺术规则，进而要提高自己的审美能力。而在我的创作中我不善于古意斑驳破损以求古意，而是倾向于在文字上增加金石气息；但有的时候在作品中过分强调需要的艺术效果时，反而就会牵强做作，所以在自己的作品中也会出现很多匠气的东西，因而在不断的学习中，我会丰富自己的理论知识的学习，并且在实践中付诸行动多加的临习优秀的作品。
历代篆刻的优秀作品对我们有着很大的影响力，我们应该从中吸取精华，灵活掌握刀法的运用在不断的学习中要注入新的活力，要不断地创新。人古出新，对古人的临习也是必要的，优秀的作品对我们后世有着一定的影响力。篆刻艺术是中国特有的传统艺术，它是以文字的形式用刻刀在石料上镌刻出来，以表达作者们的审美观念，朱文印作为篆刻艺术中的一种，在以后的发展中也会有很大的发展空间，因而历代的优秀作品始终会影响着我们，我们要在不断地创新中更好地去传承发展。
参考文献：
[1] 朱鸿祥.篆刻艺术初探[M].江西美术出版社，第94页，99页.
[2] 蒋允宽.篆刻名言集锦[N].清远当代史记.清远日报，2009-9-1（B4）.
[3] 祝遂之.中国篆刻通议[M].
[4] 刘江.中国印章艺术史（下）[M].
2)打印正式文件,必须按文件签发规定由总经理签署意见,送办公室打印。各部门草拟的文件、合同、资料等,也由办公室打印。打印文件、发传真均需逐项登记,以备查验。
3)文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务,不得积压延误。工作任务繁忙时,应加班完成。办理中如遇不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。
4)文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的,追究当事人的责任。
根据校内实际工作需要，为节约开支、保护设备、便于工作的开展，特制定复印和打字工作管理制度。
1、打字复印材料必须见各科室科长签字后方可进行打字复印，未经签批的，一律不予打印。
2、打印材料前必须先登记签字后办理打字复印。
3、凡是打字的材料一般按签批的先后顺序进行，特殊情况经特批可优先办理。
4、复印机由专人管理，其他人员不得擅自使用。
5、打印室要做好打字及复印材料登记监督管理工作，不得漏登或错登。
6、打字人员应本着节约开支的原则，最大限 度地节约纸张等耗材，防止浪费。
随着信息在云端的交换和共享，网络中的任何终端设备都可能成为风险来源。打印机作为终端设备中的一员，常常会成为极易被攻击的薄弱环节。
根据美国独立研究机构Ponemon Institute公布的报告显示，64%的IT经理认为他们公司的打印机可能感染了恶意软件。与此同时，56%的企业级用户在终端安全策略中忽视了打印机。尤其在金融业等数据密集型行业中，从各个细节保证设备、文档、数据和身份信息安全是业内重要的生存法则。其中，文印是不可忽视的关口。
在惠普针对大中型企业工作组用户提供的中高端激光打印机产品家族中，多级安全设置保障了从启动到关机全程中的安全威胁检测和及时修护，防止存储在打印机和传输中的敏感数据发生泄漏。
不同来源的交叉打印常常会增加企业内部信息泄露的风险。针对内部文档泄密，我们将以往通常应用于高端产品的PIN码打印广泛应用于全部激光打印新品。PIN码打印以及USB闪存打印，有效控制打印权限，实现即插即打，在很大程度上减小了内部文档泄密的可能性。
面对更加复杂的网络环境，访问控制、数据加密等基础性保护措施显然不足以抵抗更为频繁的中间人攻击。为了改善数据传输薄弱环节，惠普从内置陛能开始进行深层防护，提供三大核心安全技术，包括：HP SureStart、白名单及运行时入侵检测。
HP SureStart技术用以检测恶意BIOS攻击，并从攻击中实现自我修复。此前这项技术主要应用在PC上，面对各种潜在恶意攻击、未知错误、升级失败以及其他意外故障，实现PC BIOS修复，获得更高工作效率。相同的BIOS保护功能现已全面扩展到全新的惠普企业级激光打印机中。该技术能够自动检测BIOS是否损害，一旦发现任意未授权的代码改变，便会启动系统当中特别存储隐藏的一个黄金拷贝，实现系统自我恢复，保证设备和基础代码不受损害。
其次，固件白名单确保只有已知的安全固件可以载入到打印机上并运行。白名单能够检查每一个固件组件上的特征码，在加载到设备的内存之前先确认固件代码的授权，确保只有已知的安全固件可以载入到打印机上并且运行。如果发现证书不是源自于惠普，那么就意味着打印机有很高的几率是已经被攻击者篡改了，这个部件会被自动关闭，同时通知网络管理员。
运行时入侵检测是一项新功能，主要是针对恶意攻击提供设备内存监测，扮演着防火墙的角色，能够对发现的任何入侵都进行最精细的检测，给设备修复做好预先的配置。一旦有任何的异样或者攻击出现，它都能随时修复这些配置，自动重启系统，高效地擦除攻击者留在打印机里内存的恶意代码，降低感染风险，并且通过SIEM管理应用，提供警报通知。
在逐步深化的数字化革命中，大中型企业面临更多战略创新与改革。随着企业规模的不断扩大，分支结构和二级单位难以在文印安全管理上形成统一。告别传统运营和业务模式，转型与创新需要更加灵活的IT系统响应。
当裹挟着风险挑战的数字化大潮席卷而来，企业唯有处处防患于未然，才能在瞬息万变的商业世界中，立于不败之地。数字化转型之路道阻且长，而不管应对何种变化，安全始终是构筑梦想的基石。
作者为惠普科技（北京）有限公司打印机与耗材产品事业部市场开发经理
在办公设备领域包括打印机、数码复合机等,以往最常见的售后服务有两类,一类是故障时报修,也就是在设备需要维修时打电话报修,按每次维修服务的人工费和更换的零部件费收费。另一类是签订维修劳务合同,如支付包年或包次的维修服务费用,更换耗材及零部件则需另行付费。但从目前的情况来讲,很多用户认为这两类服务模式并不便利,设备一旦出现问题,不仅需要等待售后服务人员上门,耽误工作,而且也会担心被更换的零部件是否真的需要更换,零部件的价格也不透明,维修效果更无法保障。
因此,现在在一些大型企业中更为流行一种被称为全包服务的售后服务模式。这种服务由老牌文印设备服务商富士施乐率先推出,能为用户带来一种“高质量、零风险、永不停用” 的服务体验。如今,欧美市场的办公设备售后服务已几乎全部采用这种服务模式。
所谓全包服务,就是根据用户每月使用数码复合机或打印机的印量收取服务费用,即“按印收费”,也就是用户只需使用设备,设备的定期保养、维护、更换耗材、故障修理等全部由厂商主动进行,而且是先服务后收费。采用这种服务,就相当于为数码办公设备上了保险,可保障设备24小时始终维持最佳的使用状态,用户不再担心因设备故障而停机影响工作,不再因申请购买耗材、零配件等繁琐手续耗费精力,不再担心是否被换了不该更换的零部件而付了冤枉钱,也不再担心购买到假耗材影响设备的输出品质……这也被称为“管家式”主动关怀型服务,设备厂商会每月将设备使用状况、维修记录包括环保报告发给用户, 用户确认后付费。
富士施乐的全包服务不仅能确保客户“永不停机”和“零风险”,更可以通过智能化的远程管理提供主动式服务,如当设备耗材即将用完或设备某处出现预警,富士施乐售后服务人员就会主动出现客户现场更换耗材或进行维修保养。此外,这项服务还具有前瞻性的耗材管理功能,能确保不间断地供应原装正品耗材及零配件,避免客户因此而导致的业务中断,使客户的设备始终保持在最佳的状态运行。
随着环保问题日益紧迫,越来越多的企业希望能够让办公设备的碳排放量有据可查并有针对性的采取改善措施。而全包服务的环保报告就详细记录了设备的黑白和彩色输出明细、 纸张消耗量、能耗情况、碳排放量等信息。根据此报告,企业管理人员可以全盘掌握设备的使用情况和对环境造成的影响,从而采取相应的低碳办公举措并对文印成本进行有效管控。
为了规范本矿文印管理，有效控制文印费用开支，提高文印质量和工作效率，推进文印工作标准化、集约化建设，制定以下管理办法。
一、文印工作归口管理。
本矿文印工作实行统一归口管理，由党政办公室对文印工作进行管理。
二、文印工作原则。
1．准确。文件、文字材料的内容要做到仔细核对，准确无误。
2．及时。文件印制必须快捷，紧急文件立即印制，有时限要求的文件要按规定从快印制。
3．节约。文印工作要坚持勤俭节约的原则，充分考虑印制方式、数量、时效、费用等因素，能在OA上传递的不要打印分发；能双面印制的不要单面打印，尽可能将纸张背面二次利用。
三、文印控制范围
各科室、各区队办公文件、文字材料的打印、复印，所有个人材料一律不予复印。
四、文印管理流程
1．打印、复印管理。各部室需打印（复印）10张及10张以下的文字材料在本部室打印机上打印。需打印（复印）10张以上100张以下的文字材料，由部室负责人向办公室提出申请，办公室权衡所需文字材料的质量、数量、时效等因素，填写文字材料申请书，然后交党政办审批后，天隆彩印公司彩印中心进行打印（复印）。
2．纸张类耗材管理。各部室领用纸张类耗材时，填写文印纸张领用申请单，经部室负责人审核、主管领导批准后到办公室领取。
四、文印费用管理
每月月初，由文印室对各单位上一月的文印费用进行核算并通报。费用超出核定部分，由各单位统一上交至矿财务科。
1、建立为教学第一线服务的思想，积极主动、任劳任怨。
2、努力钻研业务，要有熟练的操作技能。
3、严格遵守保密制度，对保密材料要妥善保存，及时处理，不得外传，泄露机密要根据情节轻重给予处罚。
4、搞好卫生，纸张要整齐，桌面要整洁，设备要定期清洗，废纸要随时处理。
5、主动征求教师意见和要求，不断提高印刷质量。
文印室管理使用制度
为了更加有效地使用好学校文印室一体机、复印机、打印机等设备，更加有序地规范文印室的工作，保证教育教学各项工作的顺利进行，特制定本制度。
1、凡在文印室打印、复印、油印以及领用纸的，均须取得分管校长审批，先审批后使用。文印室不提供给教师个人、班级学生方面的使用。
2、文印室的所有复印、油印、打印以及领用纸工作都必须做好登记工作，内容包括：日期、使用人（本人亲自签字）、用途或主要内容、用纸张数等内容。
3、复印机、一体机等印刷设备由文印室管理员专项操作，任何非专业人员不得私自自行操作。
4、文印室工作人员建立月报，如实统计每个月的复印用纸数、油印用纸数、打印用纸数、其他科室用纸数、纸张与印刷耗材库存与采购需要等有关情况。每个月末上报给总务处。
5、文印室管理员，要有高度的责任心，熟悉机器性能及操作技术，及时、准确地完成任务，确保复印文件字迹清晰、美观。
6、文印室管理员严格按照操作规范进行，认真做好一体机、复印机的保洁工作，在使用中遇到问题或故障，及时与维修人员联系。
7、文印室工作人员每日下班前，请检查一体机、复印机是否关机，是否切断电源，以免发生事故。
8、文印室工作人员要及时锁好门窗，杜绝门开灯亮、人不在的现象。若今后还有发现不规范的现象，则由总务处对其作出处罚。
文印室管理领导小组
组长：陈玉华
成员：柳忠新黄彦礼
