档案分类与整理

档案分类与整理（精选8篇）

档案分类与整理 篇1

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文书档案分类与 整理

文书档案整理工作

一、定义

文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需 要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与 编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工 作。文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序

从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区 分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案 卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。

2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。

3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成 档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的 组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

4、案卷的排列：将案卷按、组织机构或问题 等标准系统排列，以固定案卷序列。

5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。

档案整理工作的原则

已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用

保持文件之间的有机联系

是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方 面的联系。如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调 查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等

区分不同价值

要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和 《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文 件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要 求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同 的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管 保存价值小——根据条件区别对待 无保存价值——不需归档、销毁

便于档案的保管和利用

是档案整理工作的基本出发点和根本目的 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充 分考虑档案保管和利用的方便

新的整理方法——以件为管理单位

《归档文件整理规则》 《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和 借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管 理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和 具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了 我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作 方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范 化、档案管理科学化的一项重要标准。

一、基本概念

归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可各为一件。

二、文件修整

一般包括： 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠。

三、文件装订

归档文件应按“件”装订 “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

对齐方式

1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。

2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

装订方式和用品：常用的有三种

1、线装：缝纫机轧线

2、粘接式：包角

3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行

四、归档文件的分类

（一）分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。

（二）分类方案：

1、—机构（问题）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——机构（问题）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2002年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„

例2：2001年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2002年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„

例3：2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 „„

例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 长期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 短期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„

五、归档文件的排列

是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。

六、归档文件的编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。归档章必备项目为：全宗号、、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号； 指归档文件的形成； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字 迹材料 加盖归档章的时间 归档章格式（如图）全宗号

机构或问题

保管期限

室编件号

馆编件号

七、归档文件的编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 《归档文件目录》 《归档文件目录》由二部分构成： 归档文件目录 归档文件目录封面

归档文件目录

归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条 目。如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形 式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

归档文件目录

件号 责任者 文号 题 名

机构：办公室

日期 页数

备 注

档办 国家档案 [2004] 国家档案局办公室关于加强档 2004 00001 8号 号 0305 案安全保管的通知 局 浙江省档案局关于转发[国家档 浙江省档案局关于转发 国家档 浙档 案局关于加强汛期档案安全管 2004 浙江省档 00002 [2004] 理的几点意见]的通知 理的几点意见 的通知 0610 案局 56号 号 杭政 杭州市人 关于进一步加强我市精神文明 2004 00003 [2004] 建设的决定（市民公约）民政府 建设的决定（附：市民公约）0220 12号 号 2 3 8 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖 排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期 限、机构（问题）等项目

归档文件目录封面

归档文件目录 全宗名称： 中 国 银 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 机 构：行长办公室（问题）

八、归档文件的装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填 写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求： 不同形成的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放入同一档案盒。

档案盒封面

（全宗名称）全宗名称）

档 案 盒 盒 脊

全宗号 年 度 保管期限

机构(问题 机构 问题)问题

起 止 件 号(室)室(馆)馆

盒号 备 考 表

盒内文件情况说明 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况； 销毁等情况； 备注项内容。备注项内容。

整理人： 整理人： 检查人： 检查人： 年 月

日

九、排架

档案按分类方案 如——机构（问题）——保管期限 或——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一 按保管期限分别排架。

传统整理方法——以卷为管理单位

案卷是有密切联系的若干文件的组合体 立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根 据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成 案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目 的一个过程 立卷工作是文书工作的重要组成部分

一、全宗内档案分类

（一）分类的常用方法

1、分类法 将文件按其形成和处理的进行分门别类。一般文件归入文件形成，对跨或专门的文 件根据具体情况区分。

2、组织机构分类法 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。

3、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。

（二）常用的复式分类方法

1）与组织机构分类法 2000年 如： 2000年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 办公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„

人事处 2）与问题分类法 2000年 如： 2000年 党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 综合类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年

业务类

党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„

二、立卷组合方法

立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷

1、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组 成案卷

2、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 按文种（名称）

3、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷

4、按时间组卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期 的文件组成案卷

5、按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组 成案卷

6、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、1999年会议记录 如“╳ ╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时 间和名称三个立卷特征

三、卷内文件整理(一)检查调整组卷

1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间 的有联系；

2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一立卷的文 件；

3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多 少；

4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物 等，及时进行修整。

(二)卷内文件的排列和编号

1、卷内文件排列 按重要程度或时间顺序排列、注意文件间的联系，保持 来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。

2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从 001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章，并逐件编序号。

（三）编制卷内文件目录

顺 序 号 文号 浦银杭 发 [2004] 20号 20号 浙农银 [2004] 36号 36号 浙文办 [2004] 12号 12号 责任者 浙江省档 案局、案局、上 海浦东发 展银行杭 州分行 浙江省档 案局、案局、中 国农业银 行浙江省 分行 浙江省档 案局、案局、浙 江省文化 厅 题 名 日期 页号 备注 1 关于上海浦东发展银行杭州 分行辖属临安、分行辖属临安、文晖支行 2003年通过档案工作目标管 2003年通过档案工作目标管 理省级认定的通报 关于2003全省农行系统 关于2003全省农行系统 2003 通过档案管理省级认定单位 的通报 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 关于公布全省文化系统档案 工作目标管理省级认定单位 名单的通知 2004 0220 007

（四）填写备考表

备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。

（五）案卷的装订

采用三孔一线

（六）填写档案案卷封面

（全 宗 名 称）

（类 目 名 称）

（案卷标题）案卷标题）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归档号

全宗号 目录号 案卷号

1、案卷标题的拟写 包括本卷文件的主要责任者、问题、名称。如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定

2、档号的编制 档号是各种顺序号的总称，一个档号代表了某一份具体档 案实体，它是存取档案的标记。档号的编制既固定了档案 分类和排列的顺序，更便于保管和查找利用。档号的基本结构： 全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号 全宗号-案卷类别号-案卷号-件或页（张）号 档号编制原则： 唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则

四、类内案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类内案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。基本方法有： 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列； 按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排 列； 按照案卷所属的时间顺序排列； 按照案卷内容的重要程度排列。

五、编制案卷目录

包括案卷号、案卷标题、、页数、期限、备注等项 目

六、档案上架

档案按从上到下、从左到右的顺序排列上架。

业务档案的整理

整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整 理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。为 便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书 档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特 征。

（全宗名称）

公积金个人住房抵抻贷款

档号（合同编号）借 款 人 身份证号 保管期限

个贷档案卷内目录 序号

文 件 题 名

职工住房抵押借款申请审批书 公积金缴交证明 借款人身份证、户口簿复印件 自筹资金复印件 商品房购销合同 收入证明 公证书 公有住房买卖协议书 价格审批表 房屋转让合同 卖方三证复印件 其它

件数 备注

（全宗名称）行政处罚案件档案

案件名称

处理结果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷为第 卷 件 页

归档号

全宗号

目录号

案卷号

（全宗名称）全宗名称）参保管理类

编

号

参保单位 年 度

案 卷 号 保管期限

参保管理档案卷内目录

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 称

职工基本医疗保险用人单位职工增 减登记表 参保人员本人的身份证复印件 报到证（或调令、劳动用工合同）复印件 一寸证件照 职工基本医疗保险视作缴费年限核 定表 原证历本封面 调令复印件、死亡证明复印件 医保证历本、医保就诊卡 退休人员审批表 养老保险视作缴费年限审批表 事业（企业）单位职工退休（退职）和基本养老金审核表 退休证复印件 批准退休的文件 退休人员登记表或退休人员审批表 其它

页数

备注

特种载体档案的整理

一、照片档案的整理

（一）基本概念

1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影 象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。

2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性 纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。

（二）照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成

（三）照片档案的收集

1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；

2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片；

3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的 照片；

4、本单位工作中选用的外单位的照片。

（四）整理原则 保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底 片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其 文字说明一同整理并存放在照片册里。

(五)保管期限与密级 保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为 永久、长期、短期三种。具体按照《国家档案局关于机 关档案保管期限的规定》执行。密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照 《保密法》及其实施办法执行。

底片的整理

1、底片的整理可按——问题分开，其次是进行底片编 号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。

2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺 序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张 底片上再编一个分号。

3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。

4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。

5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋 上标明底片号。

照片的整理

1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一 内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在 的联系。

2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。

3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编 流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号； 全宗号-保管期限代码-张号。

4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中 写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。

文字说明的编写

1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间 和摄影者。

2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是 指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。

3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素

4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。

5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切 的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需 编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方 书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右 侧书写。

数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表 性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说 明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行 保存。

二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理 在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先 后时间顺序逐件编号，可跨编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项 目。

三、实物档案的整理 包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章等，可 以总的编一个大流水号，并编制实物档案目录。

档案分类与整理 篇2

人教版数学一年级下册第27页例题1。

教材分析:

“分类与整理”是融老教材“分类”与“统计”为一体的内容, 将分类与统计结合起来编排, 目的是强调在分类基础上进行数据整理。例题1主要是通过让学生动手操作, 学会根据给定的标准或自己选定的标准进行分类, 并经历用自己的方式 (文字、图画、表格等) 呈现分类的结果, 体验分类结果在单一标准下的一致性和不同标准下的多样性, 初步感知简单的数据整理、数据分析以及分析问题、发现问题、提出问题的过程。

教学过程:

一、创设情境, 体会分类整理的意义

师: (出示课件) 同学们, 假设数学课本丢失了, 现在要到新华书店购买, 看看图1这三个书架, 你觉得售货员应该到哪个书架找课本最快?为什么?

生1:我认为售货员到第二个书架找最快, 因为整理后的书架很整齐。

生2:我认为售货员到第三个书架找最快, 因为第三个书架不仅摆放得整齐, 而且第三层上写清楚是小学课本, 售货员马上就能找到。

生3:我也认为售货员到第三个书架找最快, 因为那里的第三层写着分好类的小学课本, 所以能很快找到课本。

二、揭示课题, 欣赏分类整理给人们带来美的享受

刚才同学们说得非常好, 他们都说到了很重要的词:整理后的书架很整齐, 而且售货员到分块、分类的书架上找更快。今天, 我们一起来学习“分类与整理”。 (板书:分类与整理) 那么, 同学们看了书店上整理好的书后就能马上找到课本, 还想不想看看其他分类整理呢?

请看图2:是凌乱的美观, 容易找到所要的东西, 还是整齐的美观, 容易找到所要的东西? (出示课件)

想一想, 生活中你还见过哪些分类整理, 不仅美观而且容易找到东西的现象?

生1:在衣服超市里有分类整理。

生2:在水果店里有分类整理。

生3:在我家的鞋柜里有分类整理。

生4:在我家的书柜里有分类整理。

生5:在卖冰淇淋的冰柜里也有分类整理。

……

小结:同学们说得非常好, 生活中我们时时都享受着分类整理后的方便与美观, (板书:美) 看来分类整理在我们生活中用处可真大啊!

三、新授描述分类标准, 尝试分类记录

1.引出分类需要, 描述分类标准。

物以类聚, 人以群分。图3中这些同学手里拿着很多气球, 如果想知道各种气球有多少个, 怎么办呢?

生1:数一数就知道了。

师:怎么数?

生2:把它们分分类再数。

师:怎样分类呢?

生3:按颜色分类。 (板书:颜色)

生4:还可以按形状分类。 (板书:形状)

2.体验分类过程, 记录分类结果。

小组活动:下面请同学们拿出老师给大家准备好的气球学具和答题卡, 根据同学们选定的标准, 按形状和颜色在答题卡上给气球分类摆一摆、数一数, 并把结果记录下来。

(1) 实物投影展示先分再数的方法。

生1:我们组按形状分类, 如图5。

师:分了几类?每类有几个?

(2) 实物投影展示象形统计图的方法。

师:有的小组分成一堆一堆的, 你们小组为什么要排成一列一列的呢?

生2:这样看起来整齐、清楚。

师:你能看出谁最多、谁最少吗?

师:你怎么知道的?

生3:圆形气球那一列最长, 它们最多。葫芦形气球那一列最短, 它们最少。

小结:看来在分类时, 我们要整理成一列一列的, 这样不仅好数, 而且还容易比较。

(3) 展示表格记录数据的方法。

师:有位同学记录成图7这样, 你能看明白吗?

师:桃子形状的气球有几个? (4个)

师:他用一个数据来表示这一列的数量。3表示什么?怎么知道的?

小结:上面一行表示的都是形状, 下面一行表示的都是个数, 每一列又都表示这个形状的气球有几个, 这样记录更清楚、简洁。

(4) 展示其他记录方法, 让学生评价。

师:图8这位同学是按照什么来分类的?

生:颜色。

师:他这样分类行不行?

生:行。

师:各种颜色的气球各有几个呢?

生:红色气球有3个, 蓝色气球有3个, 黄色气球有6个。

小结:看来分类整理, 除了可以按形状分类, 还可以按颜色来分类。你们的分类结果可真棒!

3.比较分类结果, 再次体验分类的多样性。

【出示课件】

学生汇报:略。

小结:分类有标准, 标准不同时, 分得的结果也不同, 但总数不变。

四、巩固分类标准, 体验分类记录

1.请大家给图10中的圆片分类, 并说一说它们的数量各是多少?

2.用你喜欢的方式对图11中的水果进行分类并记录分类结果, 再说一说它们各个的数量。

3.选定一个标准给图12中的图形分类并记录分类结果。哪种图形最多?哪种图形最少?如果按照颜色分类, 谁最多?谁最少?

五、拓展知识领域, 延伸分类标准

思考:

师:都是增加一个图形, 怎么表格的改变就不一样呢?

小结:当增加一个整理过程中从来没有出现过的东西时, 它就表示增加了一类;当增加一个整理过程中已经出现过的东西时, 它只表示增加了一个, 在那列数上加1即可。

六、全课小结

人事档案的分类审核整理探讨 篇3

关键词：人事档案；审核整理；问题；解决措施

精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具。由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。

一、整理人事档案时所存在的主要问题

（一）档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。

（二）当前资料与以往资料装订规格不相符。《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297mm×210mm）。材料左边应留有2.5cm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）8.3cm，下孔距材料底边5.4cm，孔中心距左边沿1.2cm，孔直径为0.5cm。干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。

（三）人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。

二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施

（一）人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点，在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风，按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核，认真检查档案的完损工作，对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。在审核过程中由于档案的数量较多，必须度杜绝错装和乱装事件的发生，时刻履行自身的工作职责，将别人的工作前途视为工作的重点，培养工作责任感。在审核中还要进行细节的检查，查看手续是否齐全，印章是否清晰等。在审核工作中避免低级错误的发生，不为其他人的工作前途造成困扰，履行好档案审核人员的工作内容。

（二）完整的进行个人档案的收集工作。个人档案的内容比较复杂，从就学到就业的过程中都有细致的记录，在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集，学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学习总结等。对于社会中的工作人员的档案收集，要按照相关单位的工作性质进行，例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理，对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示，只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集，保持细心的工作态度即可。

（三）鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。档案是一个人进入社会工作的重要保证之一，为了实现公平竞争，档案管理的鉴别工作必须深刻落实。在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章，对不规范填写和虚假信息的进行另行放置，查看相关责任人和手续是否充分，档案文件是否缺失和重复，对于异常的档案文件进行不归档处理，做到维护个人档案的真实可靠性。避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。

（四）在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。首先，确保人事档案能够准确分类。建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料；b.自传材料；c.考察、考核、鉴定材料；审计材料；d.学历学位材料；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。e.政审材料；f.党、团组织建设工作中形成的材料；g.表彰奖励材料；h.涉法违纪材料；i.工资、待遇材料；招录、聘用材料；出国（境）材料；人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。

三、结语

作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。

参考文献：

[1] 董雪雁.浅析人事档案的分类审核整理[J].现代经济信息， 2014（09）.

分类与整理教案 篇4

一、创设情境，激趣导入：

1、课件出示小鹿小熊文具店

师：今天有一只小鹿来到教室，它想请同学们帮忙，怎么回事呢？原来在森林王国里新开了两家文具店，可是小鹿文具店里的顾客非常少，其他动物都去了小熊文具店，你们知道为什么吗？ 生：小熊文具店非常整齐。

师：那小鹿文具店想变得和小熊文具店一样整齐应该怎么做呢？ 生：应该整理一下。（板书：整理）

师：老师现在整理了小鹿文具店，你觉得这样整理好吗？ 生：应该把本子放一起，笔放一起，转笔刀放一起。

小结：像这样把同类的东西放在一起就叫分类，我们在整理物品时，首先就应把物品进行分类。分类能让物品看起来更干净整洁。（板书：分类）

2、生活中的分类

师：在生活中你在什么地方见过分类呢？让学生举例。师：其实在我们生活中也有许多分类的现象（出示相关的课件并解说）垃圾分类可以让我们更环保，超市分类可以让我们方便地取物品，还有医院血液的分类等。分类的作用可真大。

三、探究新知

师：同学们帮小鹿整理好文具店后，小鹿文具店里的顾客变得多了起来，小鹿为了感谢你们请小朋友给你们带来了礼物，你们看，他们来了，他们手里的气球可真漂亮，你们喜欢吗？可是小朋友说了要想拿到气球，想请你们帮一个忙，（课件出示游乐园大门挂满气球的图片及27页气球图）小朋友想知道手中每种气球都有多少个，我该怎么办？谁能给我出个主意。

指名回答（学生可能会说出按颜色分类、按形状分类）（板书：颜色 形状）

师：老师给每位同学都准备了这些气球，现在就请你们按形状把他们分一分，然后数一数，整理一下，最后把结果记录在你那张白纸上。

（每种方法请一名学生上黑板摆）

师：老师知道你们整理的特别好，我们先请这位同学介绍一下他的作品。

你是按什么分类的？（学生介绍）追问：谁分类的方法和他是一样的？

师：你们能一眼看出谁最多，谁最少？（指名回答）

师：为什么不用数？你们是怎么一眼就看出来的？（指名回答）师：为了让我的图更加清晰，我还要补上一些内容，我要在我的图下面画一条线，然后在下面做上标记，这下看这幅图的人是不是一看就一目了然了？

（课件出示象形统计图）介绍 ：这样画出的图，可以成为象形统计图

师：同学们可真棒，可以用图表示自己的作品（板书：图）

师：还有好多同学有不同创意的作品，我看了看他们的作品，发现了一个共同的特点，你们看，（展示学生作品）他们都是用什么记录个数的？（数）

师：刚才我们都是用图来记录的，现在用数也能记录作品，我们来看这幅作品，我给它画一条横线，看看上面都是什么（图），也就是形状。（板书：形状。）下面是什么（个数）（板书：个数）

竖着看，通过第一列你能不能看出第一列的图形有几个？第二列，第三列呢？通过老师画的线，你看它是什么？（板书：表）

师：你们可真厉害！不仅仅把这些气球进行了分类，还把这些气球整理成了图或表。今天我要学习的内容就是分类与整理。板书：与整理

4、介绍另一种分法

师:这幅作品是同学们是按照形状把这些气球进行了分类，（指着旁边另一种分法的作品）

师：还有一种分法，请xx给大家介绍下你是怎样分的？（生很自然会答出：按颜色分）追问：和他分类方法一样的宝贝举手

5、总结“分类标准” 师：都是把这些气球进行分类，可两次分得的结果为什么不一样?（得出：标准不同，结果不同。同时板书。）师：哪个量是没有变化？（总数没变）

三、练一练

（一）圈出每组不同的那个。

（二）（课件出示29页水果图）。

1、请同学们以四人为一组，互相讨论看这么多的卡片，该怎么分类，按什么分，老师看那一组又快又好。

2、学生边说老师边归纳，边根据分的情况利用课件移动卡片进行分类。

3、分的结果可能有以下几种：按水果的种类分；按卡片的形状分。

4、涂一涂，填一填。

（三）、分铅笔。

四、课堂总结

一年级分类与整理 篇5

执教教师：叶金莲

教学内容：

人教版义务教育课程标准实验教科书《小学数学》一年级下册第27——28页

教学目标：

1.使学生能够根据给定的标准或自己选定的标准进行分类，体验分类的结果在单一标准下的一致性和不同标准下的多样性。

2.使学生经历简单的数据整理过程，能够用自己的方式（文字、图画、表格等）呈现分类的结果。

3.使学生能够对数据进行简单的分析，并能够根据数据提出简单的问题。

教学重点、难点

重点：

1.学会按不同的标准进行分类。

2.能根据具体内容按不同的标准对事物进行分类统计。

难点：

根据统计需要，正确地分类收集整理数据。

教具学具：

卡片、表格、课件

教学策略：

动手操作

教学设计：

一、创设情境，引入新课

首先教师在课件上出现了几个礼物盒，有大有小，有粉红有蓝，提出的问题是礼物盒有多少个？怎么算出来的？ 生1：6个，三个大的，三个小的。生2：6个，粉色的2个，蓝色的4个。生3：6个，上面2个，下面4个。

师：不论怎么计算，大家都是在分类以后计算的，生活中有什么分类呢？ 生4：超市、面包店都有分类。生5：动物园的动物分类了。生6：玩具店里的玩具也分类了。

师出示了超市的照片。师：苹果、西瓜、桃子为什么都放在了一起？ 生1：都是水果。生2：分类了好找。

[设计意图：这个环节中不仅导入了分类，而且和解决问题有了联系，体现了新修订课标“四基”和“四能”的思想。其次，探究气球分类的问题。] 二：讲授新知识

（一）师：课件上出示了三组气球，数量不一，颜色不一，形状不一。师：谈谈你们准备怎么分类？ 生1：我按颜色分类。生2：我按形状分类。

师：按形状分一分，用水彩笔记录下来。

生3：我按照形状分的，分成了圆形、糖葫芦形、爱心三种。师：哪种最多？哪种最少？不用数怎么一下就知道了？ 生4：爱心形最多有5个，糖葫芦形的有3个。

生5：把他们一一排出来就知道谁多谁少了。长的就多，短的就少。师：是不是排的一样长就一样多呢？教师随即调整了疏密程度。生6：排出来，再在后面写上数字，一看就知道了。

师：上面画一个图形，下面写一个数字也可以知道，这样可以制作成一个表格。

生制成了象形统计表。

师：再增加一个绿色色的心形气球和兔子形状的气球，你该怎么办？ 生1：按照形状放上去。生2：统计表格也要修改。

生3：兔子形状的气球以前没有，现在要把兔子形状的气球放在旁边了。生4：按照颜色分，可以把兔子的放在黄色里面。

[设计意图：这个环节学生在分类过程中积累了统计的思想，并有象形统计表和统计图形成。在后面新添加的两个气球对统计表和统计图的建构有很大的帮助。气球的分类，增加了挑战性，也对孩子有一定难度，对分类和整理很有意义。]

（二）师：出示了动物园门口的情境。几对家庭的父母带了孩子准备参观动物园。师：公园门口的人可以按照什么标准来分类？ 生1：按大人、小孩分。生2：按男女分类。生3：按照高矮分类。生4：按照带不带眼镜分类。生5：按照背不背书包分类。

师：打开你们的题，看看老师要求你们怎么分类呢？ 生打开，按照要求分类……

后面出示买票按照成人和儿童，戏水乐园按照男女等等情境图。

[设计意图：教师在动物园门前分类中，又一次用了刚才分气球的方法，根据题意，让学生复习方法，渗透思想，开放孩子的思维。] 三：应用新知，解决问题

1.让学生去智慧岛里进行闯关，增加了学生学习的趣味性。

2.完成书本30页的第3题，通过分一分，涂一涂，填一填。体会分类的过程。四．课堂总结

学习了这节课，你们有什么收获呢？ 让学生畅谈自己的收获

小学数学《分类与整理》教案 篇6

教学目标

1.通过具体操作，掌握分类的方法，体会分类的标准不同分类结果也不同。2尝试运用自己的方式把整理数据的结果记录下来，感受图表的简洁。

3在与实际生活的联系中，初步感知分类是统计的一种方法，体会分类的目的和作用。教学重点 掌握分类的方法，学会把整理的结果用图或表记录下来。教学难点 体会分类时必须标准统一。课前准备 教学主题图、多媒体课件。教学流程 反思和补充

一、创设情境，体会分类整理的意义 课件这是两个书架

师：你喜欢在那个书架找书看？

师：同学们说的真好，超市分类可以让我们更容易的找到商品，房间物品分类可以让房间更整齐，今天我们就来一起学习“分类整理”。板书课题：分类与整理

二、分类计数，认识象形统计图

（一）借助情境，进行分类 出示：气球图片课件

问：你能把这些气球分分类吗？可以怎么分？

（二）选定标准，分类计数

老师给每个同学都准备了跟气球一样的图片，下面就请同学们先按照形状分一分，看看每种气球各有几个，把你分的结果记录在纸上。（可以摆一摆，写一写）

（三）动手操作，表示结果 师：你分了几类？每类有几个？

（四）认识象形统计图，读图回答问题

师：刚才的同学分成一堆一堆的，你为什么要排成一列呢？ 生：整齐、清楚

师：你能看出谁最多吗？ 师：你怎么知道的？ 生：这一排最长

师：看来这一行他是来记录葫芦形状的气球，我们在下面画上一个葫芦形，表示这一行记录的项目。有一个葫芦形气球就画一个。另外两行是记录心形和圆形的气球，我们也在下面表示出来。

展示表格记录数据的方法

师：这个同学记录方式你能看明白吗？ 师：桃心形状的气球有几个？

师：他用一个数据来表示这一列的数量。（和图对应）表示什么？你怎么知道的？ 师：为了更加清楚整齐，我把同学们记录的画上线。

上面一行都是形状，下面一行都是个数，每一列又都表示这个形状的气球有几个，这样记录真清楚。

（五）研讨其他标准 让学生评价。

三、运用知识，解决问题 课件出示题目，学生解题 小结：同学们不仅能够按照形状把这些气球分为3类，而且自己设计图表把分类的结果表示出来，你们可真棒！

四、布置作业

作业：第29页练习七，第1题。

体育档案整理与保存“五结合” 篇7

现象:体育档案资料收集是否齐全、完整, 是整理体育档案的关键。但是, 在整理过程中会发现, 保存材料常有不同程度的缺短现象:有些做过的无资料, 而有些有资料却又不完整。

原因:体育教师没有经过系统的档案业务培训, 加之教学、训练等工作繁重, 档案整理往往显得力不从心, 第一手档案资料的丢失和遗漏就在所难免。

策略:统筹安排, 坚持集中整理和分散整理相结合的原则。根据资料产生的规律, 对于集体备课、教学反思、教学科研等形成过程较长的材料, 坚持学期结束后集中整理;对于体育运动会、吉尼斯挑战赛等短期形成并完成的材料, 则坚持“随办随归”的原则, 以有效避免材料的遗漏短缺。

二、分类整理与专题编研相结合

现象:每年都有很多上级主管部门的各类考核、评估和专项督查, 学校体育工作作为其中必不可少的一项汇报内容, 面对不同检查的不同台账资料要求, 尤其是各项工作扎堆的时候, 整理材料时常会显得手忙脚乱、措手不及。

原因:迎接上级主管部门的检查, 是体育档案被利用的一个方面, 针对“学校综合调研”、“文明单位考核”、“体育特色学校验收”等等不同主题的检查, 学校体育工作所要呈现的资料也有所不同, 侧重点也完全不同。

策略:兼收并蓄, 坚持分类整理与专题编研相结合的原则。为了便于利用体育档案, 在整理前, 首先要做好分类, 根据体育材料形成特点, 可参考《学校体育工作条例》作一级 (二级) 分类 (见下表) ;其次, 对分类整理好的材料进行排列、组合、编目;最后, 按照年度, 根据所分大类, 按编号顺序装入相应的一级分类档案盒。

为了更准确、更快速地找到所需要的档案, 如篮球特色创建、阳光体育、校本课程开发与实施等, 在档案中的多个分类中都可能涉及到相关内容, 这时就需要进行专题编研, 设计相应专题编研表格:明确专题材料年度、标题、档案盒编号、目录号等。这样, 面对不同的检查就会做到忙而不乱。

三、电子档案与纸质材料相结合

现象:每年职称评审, 从材料递交后至评审结束公示阶段, 教育局人事部门会收到有关假材料的举报信。如, 在别人的课题上随意增加参与人员等等。

原因:随着电子信息技术的广泛应用, 学校体育在发展过程中形成了大量的电子文件资料。电子档案虽然为保存、查找资料、共享带来了便利, 但容易更改, 信息失真问题也就随之而来。

策略:优势互补, 坚持电子档案与纸质档案相结合的原则。保存体育档案的最大目的是实现档案的利用, 传统纸质档案有书写墨迹的新旧之别, 不易更改和伪造。在计算机与网络技术高速发展的数字化时代, 可以清晰地看到, 电子文件发挥着越来越重要的作用, 但这并不意味着电子档案能完全替代纸质档案, 电子档案的保存由于受计算机的影响, 其易逝性、易更改性给档案的真实性、准确性带来了极大的挑战。在整理和保存体育档案时, 应让纸质档案与电子档案相结合, 同时注意电子档案的异机多次备份, 维护电子档案的安全, 使两者相辅相成, 实现优势互补, 最大化地发挥档案的价值。

四、传统管理与网络管理相结合

现象:学校体育档案整理入库后, 从借阅登记本上可以反映出:借阅档案的人次并不多, 除去教师晋升职称、评优评先时利用档案外, 借阅的人次更是寥寥无几。

原因:传统的档案管理保存方式封闭、保守, 由于受时间、空间的限制, 大量的档案经整理归档后, 进入“沉睡”状态。由于信息技术发展迅猛, 网络中的信息资源越来越丰富, 文件资料的利用更加便捷, 也制约了传统档案的利用率。

策略:双管其下, 坚持传统管理与网络管理相结合。学校体育档案蕴含着丰富的信息资源, 如果将传统的档案管理方式与网络管理方式相结合, 充分利用学校校园网络平台的优势, 开辟体育档案资料库, 进行体育档案的收集、传递和管理, 既强化了校园体育工作对外宣传的力度, 又实现了资源共享, 可以预见, 档案工作的数字化、信息化、网络化发展必将成为新的发展方向。

五、领导重视与长效管理相结合

现象:教师有这样那样的抱怨:“材料收集, 就是为了应付学校和上级主管部门的检查;学校体育档案不是我的职责, 我只要收好自己的档案就行了……”

原因:学校体育档案的收集工作面广量大、任务艰巨, 体育教师必须耐得住寂寞, 全身心地投入和无私地奉献, 这样才能完成好这项工作。体育档案的长远价值无法在短时间内完全体现, 体育教师不能体会到其中的幸福和乐趣, 难免会有所抱怨。

浅析文书档案的整理与保管方法 篇8

关键词：档案；管理；特点

一、文书档案管理工作的特点及重要性

（一）文书档案管理的特点

1.保密性：因为档案涉及的信息量特别大，大部分都是对一些重要信息进行归档。其中不少信息在一定时期和阶段是不宜公开的，特别涉及到一些核心机密更有严格的规定和要求，所以档案管理工作具有保密性。

2.安全性：档案管理工作无小事。无论是在档案的查阅使用上，还是在建立档案的过程中，都需要建立严格的规章制度并不折不扣地执行，才能确保它的完整和安全。

（二）文书档案管理的重要性

1.为企业或单位正确决策提供经验或借鉴

由于档案中所记录的内容都是是人们走过来留下的脚印，是对历史的客观记载和反映，既包括发展过程的优秀成果和成功经验，也有对往事的深刻反省和教训。但“温故而知新”，“前事不忘，后事之师”。这就为企业或单位决策提供了很好的经验或借鉴，避免再走弯路或少走弯路。

2.为企业或单位继往开来提供条件

任何企业或单位的发展都有它自身的过程和规律，有它的连贯性和延续性，需要承前启后、继往开来。文书档案管理工作为企业或单位的发展提供了最完善的系统资料，方便做出科学合理的分析，是制定科学发展的最好参考资料和基础。

二、文书档案整理保管方法创新的必要性

目前的档案整理与保管工作势必要顺应时代的要求。因为现阶段保管与整理的方法还相对落后，这样就使得工作的效率偏低。同时，在经济体制改革的大背景下，文书档案的整理与保管工作所面临的诸多问题暴漏无疑。所以整理与保管方法的变革与创新就是新的趋势。

（一）现代管理技能必须得到有效应用

社会进人了信息化时代，网络环境要求各项工作都适应其内外环境。在数字和网络社会里，文书档案的管理方法若能和飞速发展的计算机技术有效的结合，势必会提高工作的效率，达到预期的效果。在对文书档案进行整理的过程中，需要注意采取合适的办法给档案进行分类处理，并充分利用现代先进的档案管理技术，以此来提高工作效率。而且，将现代档案管理技术应用在文书档案管理工作中，也是未来文书档案发展的主要方向。

（二）现代整理手段必须得到有效应用

就日前来看，计算机技术的应用大大的提升了工作的效率，文书档案的整理与保管工作也不例外。这项工作中对计算机的运用较以前来说是一项重大的突破。打破了传统的纸质文书档案的整理方法，避免了工作强度大，效率低的缺陷。运用计算机对档案进行整理就会达到事半功倍的效果。

三、如何做好文书档案的整理工作

（一）分类方法

文书档案工作中最常见的三类分类方法，主要分为：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。

1.年度分类法就是根据形成和处理文件的年度，是通过将全宗内的所有文书档案按照时间为标准进行逐步区分，通过形成年限逐次排开。运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳，并且注明其形成的实践，这是确保分类质量和效率的关键，同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施。

2.组织机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。

3.问题分类法就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。

（二）档案装订

档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。

（三）档号章与页码编写

档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的上作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。

四、如何做好文书档案的信息保管工作

通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。当然进行这种方法的时间比较灵活，可以根据工作的进度来实施，可以随时办理，不局限于哪个月或者哪天。首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳人索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。这个过程可以有主要和次要之分。按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录人到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。

五、结论

新时期企业核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的。档案事业的发展离不开创新，档案管理工作是否有序高效直接影响着企业的工作进程。因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投人实践。充分利用现有的网络资源。把新时期文书档案的整理与保管工作推向新台阶。

参考文献：

[1]张玮，许辰弘.与时俱进，更新观念，做好现代企业的文书档案管理工作[J].黑龙江电力，2003（03）.

[2]李辉红.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技，2009（02）.