案卷归档及管理制度

案卷归档及管理制度（精选9篇）

案卷归档及管理制度 篇1

第一条 为加强和规范昌吉州质量技术监督局行政执法案卷管理和归档工作，制定本制度。

第二条 本制度在昌吉州质量技术监督系统内适用。

第三条 行政执法案卷实行统一管理的原则，不得分散在执法机构和个人手中。

第四条 各执法单位要建立健全归档制度，实行一案一立的原则，结案的案件都应具备完整、准确、系统的档案。

第五条 立案案卷，卷内文书必须有案卷封皮、卷内目录、现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、案件讨论记录、通知、行政相对人陈述笔录、行政处罚决定书副本、送达回证、罚没款收据、结案审查表，需要有其它证据、文书等材料的，也要收入。卷内材料按时间顺序排放。

第六条 现场处罚案件，卷内文书必须有案卷封皮、卷内目录、现场检查笔录、现场处罚决定书副本、罚没款收据、结案审查表。

第七条 案卷从立案到调查取证阶段由案件承办机构保管。

第八条 调查取证完毕后，由承办机构将案卷交案件审理办公室。

第九条 案件审理办公室自收到案卷起三日内对其进行审查，认为事实清楚、证据确凿的，交案件审理委员会审理；认为事实不清、证据不足、文书不全的，退回承办机构进一步补充调查。

第十条 案件经审理、相对人陈述申辩、听证、做出处罚决定后，案件审理办公室组织案件承办机构制作《行政处罚决定书》，与案卷一起交由案件承办部门执行。

第十一条 案件执行完毕后，由案件承办机构填写《结案报告》后，报主管行政执法工作的领导审批后予以结案。结案案卷由案卷承办机构整理装订，装订后的案卷暂由承办机构保管。

第十二条 案件承办机构每年年初将上一年承办的案卷，在经案件审理办公室审查后，交局档案室统一归档保管。

第十三条各部门在交接案卷时，应当严格履行交接手续。

第十四条 案卷要分类编号保管。类别和保管期限统一用汉字，年代号和序号使用阿拉伯数字。

第十五条 案卷的整理归档应做到以下几点：

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整；

2、案卷的排列顺序原则上以时间顺序为准，依次排列；

3、案卷内的文件材料应依次排列顺序，编写页号，统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角用铅笔编写页号；

4、卷内文件材料要取掉金属物，对已破损和无装订线的文字材料，应按裱糊技术要求进行托裱（加边）；字迹已经扩散和字迹不清楚的，应复制并与原件一并立卷（复制件放在本卷后面）；

5、案卷内的文件材料用纸和书写格式要规范统一，严禁用红蓝黑铅笔、圆珠笔书写文件，不能用热敏传真件；对文件中红蓝黑铅笔、圆珠笔书写起草的文件和热敏传真件，要进行复制并与原件一并立卷（复制件放在本卷后面）；

6、案卷应采用三孔一线的方法装订；

7、案卷归档的存放条件应当符合档案管理的规定；

8、要有案卷登记本；

9、案卷保管期限分为长期、短期两种。长期为6至50年，短期为15年以下。大案（货值20万元以上）要按长期保管。其他案卷短期保管。现场处罚案卷保管3至4年，立案处罚案卷货值在5万元以下的保管5年，5万元以上10万元以下的保管6至10年，10万元以上20万元以下的保管11至15年（“以下”不包括本数，“以上”包括本数）。

第十六条 归档案卷如使用，应当履行报批手续。

案卷归档及管理制度 篇2

高速公路建设对于地方经济的发展来说有着重要的意义, 因而需要建立一系列完善的档案管理制度来对高速公路的材料进行科学合理管理, 这也是当前形势下公路管理部门一项迫在眉睫的工作。高速公路在建设过程中常常会有许多的技术资料等与工程项目有关的文件积累起来, 它们有着重要的作用。

2 高速公路档案资料的收集要全面

高速公路档案材料的收集和整理工作具有系统性、长期性以及涉及部门多、覆盖面广的特点, 也比较枯燥乏味。只有高速公路档案管理部门各级人员相互配合好才能做好这项工作。高速公路的档案管理工作长期处于比较蔽塞的局面, 很多人都认为这项工作无赶紧要, 这种观念是不正确的, 我们必须改变这种看法, 提高对档案管理工作的认识, 通过不断地创新, 逐步打开视野, 为档案工作的管理搜集有用的信息。

高速公路档案管理处的各级员工都有搜集资料以及相关文件的只能, 所以各部门的领导一定要对人员进行周密部署, 明确各项工作的流程以及负责人, 坚决做到权责分明。在搜集档案资料过程中, 有关公路各项事宜的资料, 不管大小都要搜集起来进行归档, 并且要确保资料和数据的完整性, 从而以备不时之需。每位工作人员都要有极强的“档案意识”, 这样才能借助舆论宣传的效力来发动所有人员来做好档案的归档和管理工作, 为高速公路的档案管理营造出来一个良好的氛围, 并通过不断地带动人们收集整理档案的积极性, 为更好地做好档案工作奠定组织基础。档案资料的收集应该注意到以下两个方面:

(1) 高速公路管理办事处的收发文件要安排专门的管理人员进行收集和管理;

(2) 日常档案资料的收集要和年底的档案查缺补漏工作有效结合起来, 只有这样才能建立完整的高速公路档案, 也才能为我国高速公路的发展提供最系统也是最有价值的信息。

3 高速公路工程质量的记录和整理工作

高速公路项目的一些内在质量与功能质量并非进行系统测试就能呈现出来的, 它需要对现场的施工情况进行详细记录才能证明出来。因而, 在一些高速公路施工项目中, 只有对工程项目的各个部位的质量情况进行详细记录, 才能确保档案资料的顺利建立和储存。这样不仅可以全面系统的掌握整个工程项目, 还能彰显企业的文化和管理水平。

4 高速公路的技术资料必须全面完善

高速公路的技术材料常常会忽视一些重要的细节, 例如路面混凝土强度的试块、抗渗用的混凝土试块等。如果没有这部分施工情况的详细记录, 不仅会促使整个高速公路项目技术资料的不够完整, 还可能增加评估高速公路等级工作的难度。当一个高速公路项目被多个施工单位承担, 并且每个施工单位所负责的工程项目都不一样, 这就需要各个承包部门按照国家规定对工程质量及其等级进行评估, 并且要准备详细的评定结果及资料。目的是为了确保整个施工单位工程技术资料的完整度, 能够对高速公路的质量等级评定提供科学有效地评定依据。

5 高速公路档案的软、硬件设施建设

高速公路档案的归档及其管理工作要以坚持以人为本为核心, 从而不断地加速档案软、硬件基础性设施的建设。高速公路档案管理部门不仅要抓好软件 (即档案管理队伍的建设) , 还要着重抓好硬件 (即一系列办公设备的建设) , 总之在高速公路档案管理过程中要两手抓, 并且两手都要硬。

5.1 必须加强档案管理人员的队伍建设

高速公路管理部门加强档案人员队伍建设, 可以通过开展各种培训, 培养高素质的优秀档案管理人才, 使得他们的信息、经济以及保密、现代化意识进一步增强, 从而达到档案工作人员个人素质、职业操守以及业务水平同步提高的目的。档案管理人员身兼保护国家财产的重要职责, 是国家财产的重要守护者, 在开展工作时, 一定要时刻牢记自己的历史使命, 坚持对历史认真负责的态度, 刻苦钻研业务, 进行高质量、深层次的开发研究工作, 争取将档案的存在价值发挥到最大程度, 这样不仅能够完成自己的工作职责, 还能够将档案的社会功能充分发挥出来, 具有双重功效。

高速公路的档案管理人员不仅要具备较高的修养, 还要有待人热情周到的服务态度和细心严谨的工作作风;与此同时他们还要不断地加强自身的学习, 努力提高自身的科学文化素质和业务水平, 争取成为一名高素质的档案管理人员。

5.2 加强对档案管理工作硬件设施的投入

(1) 加快档案室各项硬件设施的建立和完善, 如档案室里面一些必须的铁制柜、灭火器以及除湿机等设备要配备齐全;档案的保管和储存条件要不断地改善, 从而达到防盗、防虫和防水的目的。

(2) 逐步完善档案室软件设备的配置, 可以引进照相机、计算机以及打印机等这些高科技含量的产品, 促使档案资料储存介质的多样化和信息化管理, 从而有效地改善高速公路档案管理的环境。

5.3 逐步推动高速公路档案管理朝着信息化和现代化的步伐前进。

改变“重藏轻管”的传统档案管理观念, 充分调动档管理人员的主观能动性, 使他们抛开顾虑, 不断创新, 锐意进取;运用信息资源管理理论和先进的电脑网络技术手段, 最大程度上开发和利用档案, 服务于交通事业和社会其他部门。新时期的档案要着重体现“可用性”要通过创新和发展, 将现代化的科技应用于档案, 提高档案的利用效果和管理质量。

6 结语

总之, 高速公路的档案归档与管理工作应该积极朝信息化和自动化的方向发展, 这样才能为我国高速公路的发展提供有利的科学依据。

参考文献

[1]张蓉.建路与建档同步进行曲——湖南省高速公路局档案工作小记[J].档案时空.2006 (1) .

[2]张云文.高速公路建设项目档案案卷编制工作探讨[J].内蒙古公路与运输.2007 (05) .

[3]林翠芳.关于加强高速公路档案工作的思考[J].城建档案.2010 (01) .

[4]田波.浅析高速公路档案管理[J].科学之友.2011 (07) .

[5]王一.实干创新.实现档案工作跨越式发展[J].航空档案.2009 (03) .

案卷归档及管理制度 篇3

电子文件；依赖性；可共享性；信息技术

1．电子文件及特点

所谓电子文件，是指文件的形成和利用均依赖于电子环境和技术的文件，是指人们在社会活动中形成的以计算机盘片磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

电子文件具有以下特点:依赖性与不可识别性；所用技术的不稳定性；载体形式多样且体积小；载体不稳定性且寿命短；信息的易控性、可变性与易丢失、易褪变性；信息的可共享性；动态性与虚拟文件特征。

电子文件是各种类型的数据(文本、图形、数字计算、声音等)有机结合的产物，看似文件，其实它是一种虚拟文件。一按键盘便可存储、删除、发送他人，返回时可修改、编辑、更新版本，传统的档案保存和管理方法将不再适用它。

由于具有上述特点，电子文件的管理区别于传统纸质文件，只有更新观念才能适应其管理。

2.更新传统保护档案观念，迎接电子文件保存和利用的挑战

传统档案保护工作强调工作的目标是对档案载体如何“延年益寿”，因为载体与所记录的信息是一体，有了载体就有了可用的信息。对电子文件而言，载体的持久性可以通过再生性保护手段，无限延长其寿命。然而其载体与信息相分离，必须依赖于一定的技术(软件和硬件)才能识读，仅保存载体，离开了电子文件的工作环境，载体的保存将没有意义，其上面的信息无法利用，等于没有保存。因此传统的保护观念必须更新才能适应电子文件的挑战。

众所周知，任何文件和档案保存的最终目的都是供人利用。因此电子文件和档案的保护观念应该是首先树立如何保护所存信息能被长久或永远地安全利用。其保护工作的构成要素包括以下几个方面:载体的保护、技术(软件和硬件)的保护、工作环境的保护、保护数据安全(数据可靠、真实、不丢失、不被篡改)等。

针对上述多方面因素，目前电子文件的保管方式主要有:电子文件办公室保管、数据库保管和数据档案馆保管三种方式。

3.尽早明确电子文件管理系统的功能要求，建立电子文件管理系统

电子文件与纸质文件一样是文件存在的一种方式，是由机关、组织、机构、个人在其职能活动中形成的作为活动凭证保存的记录信息。我们保管纸质或电子文件的目的都是相同的，安全可靠地保护文件，维护形成者的活动历史或记忆。但是由于电子文件具有上述若干特点，是一种虚拟的动态文件，传统保存和管理文件及档案的方法不再有效。因此，文件与档案管理的要求也就发生了变化。

电子文件系统是电子信息系统中的一种特殊类型，它需要考虑保存文件的各种特殊需要，这些需要包括文件的产生、跟踪、检索以及把其作为活动凭证安全存储，电子文件系统的建立能保护那些具有持续价值的档案能够不断被提供利用。根据电子档案管理要求，建立起电子档案管理系统，有助于电子档案的管理，才能更好地保存和利用电子档案，发挥电子档案管理系统的应有作用。

4.提高电子档案的保管意识，迎接信息技术的挑战

加拿大档案工作者T·库克在第十三届国际档案大会的报告中提出了信息时代档案工作应如何迎接信息技术挑战，他所倡导的保管模式很值得我们借鉴。这种保管模式将给档案工作带来以下改变:

一是档案专业的关注焦点将很快从文件实体转向文件形成过程;

二是从分散的个别文件的性质和特征转向更好地了解导致文件产生的业务职能、活动、任务、事务处理和工作流程;

三是从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，挑选出反映它们最精华的文件永久保存;

四是从文件实体的整理、编目、保管转向了解信息系统和形成者的相关文献之间的有机联系;

五是从档案馆作为一个希望与文件形成机关合作的“肯求”机构转变为一个监督形成者维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构;

六是从档案馆建筑作为文件保管基地转变为一个便于公众利用数百个由形成者编制的系统内各种文件的中央信息中心;

七是从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实际来源转变为以变动、临时甚至“虚拟”的机构中文件形成者的职能业务活动为重点的概念来源。

案卷归档及管理制度 篇4

案卷装订归档工作

为进一步规范案卷制作，提高环境行政处罚案卷质量，近日，环境监察大队对环境行政处罚案卷常规制作提出了具体要求。

一是案卷装订顺序，以参照《环境行政处罚办法》第六十九条归档顺序为主，结合工作实际，按以下顺序归档装订：

1、目录；

2、立案审批表；

3、现场检查笔录；

4、调查询问笔录；

5、证据材料（如证明当事人身份、案件来源、环评批复文件、三同时验收文件、排污记录、合同、发票等）；

6、责令改正违法行为决定书（附送达回执）；

7、行政处罚事先（听证）告知书（附送达回执）；

8、听证通知书（附送达回执）、听证笔录；

9、重大案件集体审议记录；

10、行政处罚决定书（附送达回执）；

11、环境行政执法后督察现场检查记录；

12、处罚执行情况（如缴款单）；

13、结案审批表。

二是案卷装订要求：

1、案卷按立案、调查、处理三个过程和时间顺序编排装订，未出现倒装、松散情况；

2、案卷目录名称与文书内容一致，文书材料逐页编号，目录与页码相符；

3、文书材料上的金属物已剔除干净；

4、卷内材料无残缺，文书无折皱，破损材料已进行修补或复制；文书纸张过大或过小的，已折叠或加衬边；

公司电子文件归档及管理规定 篇5

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第一条为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。

第二条电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。

第三条档案室对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。

第四条凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。

第五条电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。

第六条电子文件物理归档的基本要求：

（1）办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；

（2）电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，（按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘

等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；

（3）经过过程中的情况随时记录在相应的文件中；

（4）专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；

（5）归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限；

第七条电子文件归档时，《电子文件登记表》、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第八条电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。

第九条电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动。

第十条各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量，安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完

整与安全。

第十一条归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》，检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案馆，一份由

电子文件形成单位保存。

第十二条电子文件的检验应包括以下项目：

（1）载体有无划痕、是否清洁等；

（2）有无病毒；

（3）核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整；

第十三条档案室按照检验要求对进馆电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。

第十四条移交档案馆的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

第十五条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；

（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35-45。

第十六条电子文件归档每满1年对涉及的电子文件形成单位和设备更新情况进行一次检查登记。

设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。

第十七条档案保管的电子文件应定期进行检验、转存并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20，如发现问题应及时采取恢复措施；

（2）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。

第十八条归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第十九条利用归档的电子文件，应使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。

第二十条归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施。

属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁。

第二十一条档案馆应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二十二条本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

《公司电子文件归档及管

案卷评查制度 篇6

第一条 为贯彻落实国务院《全面推进依法行政实施纲要》和《国务院办公厅关于推行行政执法责任制的若干意见》 规范行政执法案卷评查工作，促进行政执法水平的提高，依据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国行政处罚法》等法律法规和上级有关规定，结合本局实际情况，制定本办法。

第二条 案卷评查工作应当坚持防止违法与纠正违法相结合、实体规范与程序规范相结合、评查结果与落实执法责任相结合、层级监督与内部监督相结合、案卷评查与学习交流相结合的原则。

第三条 人社局机关各处室（队）应当建立有关行政处罚、行政许可、行政检查、行政强制等行政执法行为的案卷。

第四条 行政执法案卷应当按照规定的案卷标准立卷归档。没有规定标准的，应当将执法过程中的各类文书按照时间先后顺序和同类文书适当归并原则进行排列，并编注页码、填写目录，装订成册。

第五条 行政执法案卷应当在规定的时间内立卷归档，没有规定的，一般应在结案后3个月内立卷归档。

第六条 行政执法案卷评查按照上级部门制定的评分标准打分，没有上级部门制定的评分标准的，由评查小组确定。

第七条 案卷评查应当一案一评，制作案卷评查单，注明所评案卷名称、文号、存在问题、判定理由、评查分数等。

第八条 县局每年组织1次以上行政执法案卷自查，按照以下程序进行：

（一）制定评查工作计划；

（二）抽取若干案卷（案卷抽取面应覆盖所有经办人员）；

（三）抽取本单位人员组成评查小组，也可以邀请其他单位人员参加；

（四）评查员对照案卷标准审查案卷（回避本人经办案卷），并制作案卷评查单；

（五）评查员汇报评查结果和主要问题，并向经办人员反馈；

（六）经办人员进行整改。

第九条每年组织1次以上行政执法案卷集中评查活动，按照以下程序进行:

（一）书面通知评查活动的有关事项，公布评查案卷的范围、评分标准、评委组成和工作要求等；

（二）评查组织者在参评单位报送的案卷目录内随机抽取规定数量的案卷；

（三）评查员对照案卷标准审查案卷，并制作案卷评查单；

（四）评查员向评查小组汇报案卷初评结果、主要问题、推荐优秀案卷；

（五）评查小组集体讨论决定评查意见并拟制评查通报；

（六）到被评单位现场评查的，口头反馈评查结果，并听取被评单位对案卷评查结果的意见；

（七）通报案卷评查结果并向市局领导汇报；

（八）对评查中发现的问题，提出意见，组织并督促有关单位进行整改；

（九）案卷评查结束，通知被评单位取回案卷。

第十条 根据工作需要，可以进行专项评查。专项评查可以临时通知被评查单位、指定案卷、现场或异地审查案卷。第十一条 积极参加本级政府和上级部门组织的案卷评查活动，要求：

（一）按时按要求提交案卷；

（二）尊重评查人员，如实、礼貌地进行解释；

（三）听取反馈意见，组织学习评查通报；

（四）认真落实整改措施；

（五）应当追究责任的予以追究。

第十二条 集中评查的优秀案卷和优秀单位，予以表彰。优秀案卷率一般按参评案卷的10%确定，也可以评选优秀的单项文书。先进单位按全部案卷得分平均得分高低确定若干名。

第十三条 行政执法案卷评查的结果，作为依法行政目标考评扣分和行政执法责任追究的依据。

第十四条 行政执法不立卷或虽形成案卷但评查时不提交或不完全提交案卷的，建议被评查单位追究相关人员的行政责任，年终依法行政考核时予以扣分。

第十五条 评查中发现具有《国务院办公厅关于推行行政执法责任制的若干意见》规定情节的，责令改正、通报批评或者取消评比先进的资格。

第十六条 案卷评查组织者如发现案卷存在主体、法律适用、主要事实和证据以及程序等方面较大错误的，应当通过执法监督函的形式督促有关行政执法部门依法予以纠正。收到执法监督函的行政执法部门应当将整改的情况和结果向市局报告。

第十七条 发现违法违纪线索或者符合行政执法过错责任追究的情况的，应当移送纪检监察部门。

第十八条 实施行政执法案卷评查的机构及其工作人员应当遵守下列规定：

（一）保证案卷整洁、完整，严防损坏或者丢失；

（二）公平、公正地进行评查，对被评查单位执行统一评查标准；

（三）严守国家秘密、商业秘密和个人隐私，严禁泄露。

案卷归档及管理制度 篇7

首先,从电子文件形成的过程和特点来看,电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论,电子文件的处置阶段 ( 即归档阶段) 仍应有档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求,也是电子文件形成部门的必然选择。

现有的计算机存储设备容量虽然很大,但面对呈几何级数发展的电子文件,总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快,许多早起形成的文件在新的软硬件环境下不能读取,即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力保留旧的设备和多种应用软件,显然从人力和物力上都是一种浪费。所以,电子文件归档工作要走社会化管理这条路,由专业的档案部门去管理。

其次,传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,电子档案与传统纸质档案具有以下几个特点: 首先是电子文件不再是直观的纸质文件,它是以二进制代码形式记录,它需要借助现代办公设备才能阅读利用; 其次是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递,电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响; 再有电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。根据电子文件的上述特点,在对其进行归档之前,要进行认真的鉴定。电子文件的鉴定,主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中,只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的,才有必要作为电子档案保存下来,其余的电子文件就可以在机内删除。

与此同时,基于电子档案的自身特点,它也具有一些特殊的特点: 首先是电子文件整理减轻了档案管理人员的劳作强度,从原来的手工建档、查找与检索变为信息网络操作与整理。其次电子档案有利于文档的保密工作,从原来的整卷提供利用查阅到现在电子文件相应的页、份、件提供,从而更有利于文件的保密。再有一点就是大大提高了档案管理的工作效率与质量。

再次,电子文件有别于传统的档案文件,它必须通过复杂的编码和解码过程才能利用,与载体没有必然联系,它可以复制并存储于不同介质之中,利用者只要获得允许,就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。

电子文件档案化管理,就是在传统档案管理经验和形式基础上结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术,有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论,对电子档案实行文件级的管理,对本部门、本地区形成的文件实行社会化、自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式,并相应地成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆。电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件,对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理,它不由文件形成部门或其他非专业部门来管理电子文件,也和传统的档案管理方式有所区别。

1电子档案的归档时间与传统档案不同

电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。

2电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都是电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。

3电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存储介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合。档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通过、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

4电子文件的分类、编目方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具,方便检索查询信息。用户只需给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件,利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员,会员就可以通过远程登录等方式,经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后,才可以查询有关的电子档案信息,并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

电子文件归档中存在的问题及建议 篇8

关键词：电子文件归档工作档案管理系统

为规范电子文件归档管理，自2002年以来，国家档案局和北京市档案局陆续下发了一些电子文件管理业务规范。比如，《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》《公务电子邮件归档与管理规则》《基于XML的电子文件封装规范》《电子文件管理暂行办法》《北京市电子文件归档与管理暂行规定》等。这些规范具有一定的适用性、前瞻性，从战略的角度对电子文件的管理提出了更高要求。尽管如此，由于缺乏配套设施、技术，以及电子文件自身的客观特点，使得电子文件归档工作在实操性、执行性等方面仍存在较大难度。

一、电子文件归档中存在的问题及原因

（一）电子文件自身的客观性特征，一定程度上使归档存在问题

1.电子文件流转于多个系统，收集和整理存在较大困难。我国国家标准《电子文件归档与管理规范》中，将电子文件定义为：“电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”从定义中可以看到，电子文件对数字设备的依赖性较强，电子文件的读取需要通过数字设备上的相关软件系统获得支持。加之电子文件与纸质文件相比，具有容易被修改、删除、复制、损坏的特征，使得其在归档过程中会出现一定的问题。就一份电子文件而言，从形成到处理结束，往往要经过一个或者多个软件系统。比如，一些立档单位在处理公文的时候，往往是用办公软件（WORD，WPS等）起草一份文件，再上传到办公自动化系统（OA，公文系统等），经领导审批将电子文件传回，多人阅办后才能处理完毕。一份电子文件处理完毕直至电子文件归档，还需要涉及多个环节、部门甚至多个行业。此外，一份电子文件由内容、结构、背景信息组成，其本身也要经过多次修改和流转，这就造成内容、结构、背景信息的分散，加之操作系统和业务系统的多样性，档案员收集电子文件变得非常困难。

2.形成的电子文件格式多样，不便进行转化和处理。在《电子文件归档与管理规范》中，列举了八种性质的电子文件，即文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件。在《北京市电子文件归档与管理暂行规定》中对电子文件格式进行了较为详细的规定，通用格式主要有九种，即XML、RTF、TXT、JPEG、TIFF、MPEG、AVI、WAV、MP3。在这九种格式中，不包括DOC、WPS、PPT、MDB、PDF等常用格式。由此可见，我们经常使用的常见格式并不是规定中要求的通用格式，这使得很多常用格式下需要进行归档的电子文件在归档时，特别是从常用格式向通用格式的转化中存在较多技术性问题，例如将DOC格式转化成RTF格式，文件的内容和排版方式就会发生变化，还有很多不同格式之间的相互转化较为复杂。

（二）电子文件归档不全现象较为明显

电子文件归档不全的主要原因在于：一是电子文件管理相对滞后，意识还有待加强；二是业务系统中形成的电子文件，打印输出后，业务部门并没有从系统导出电子文件进行保存；三是电子文件起草完成形成正式稿件之后，直接打印成纸质文件阅办。纸质文件归档后，电子文件就处于无人管理的状态；四是电子文件存储载体不安全，造成电子文件缺失；五是各立档单位电子文件的收集范围和保管期限不明确。笔者认为第五个方面是重要原因，如果电子文件的收集范围和保管期限没有明确，哪些电子文件必须归档，哪些可以不必归档都没有明晰，执行力就会削弱。例如，电子文件的收集范围大多参照纸质文件的接收范围，实际上二者并不等同，电子文件的收集范围比纸质文件的收集范围大，但实际收集数量很少。笔者根据历年接收电子文件的统计情况来看，目前收集到的电子文件大多是工作总结、照片等，而本来应该收集到的电子文件并没有收上来，如重大活动或事件的影像、电子公文等等。

（三）电子文件分类整理方法问题突出，不利于电子文件的存储、检查及利用

电子文件属于非结构化数据，文件是其最小单位，要采用手动设置文件夹的方式来存储。《电子文件归档与电子档案管理规范》中规定，电子文件的整理应按年度、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。按照这一要求，很多立档单位都会建立不同层级的文件夹。比如，按照年度设置一级文件夹，按照科室设置二级文件夹，按照声音文件、数据文件、图像文件、图形文件、文本文件、影像文件设置三级文件夹。科室业务中形成的电子文件，按时间顺序分别存储于三级文件夹中。由于各立档单位的情况不同，部分立档单位的电子文件较少，一个文件夹可能就够了，部分立档单位电子文件较多，则需要几十个文件夹。这样的设置结构不便于存储，一份文件的归档需要在几十个文件夹中找到对应的文件夹，再将其粘贴到相应的文件夹中，既耗时又耗力。另外，这样的方式也不利于电子文件的利用，比如一次活动可能形成多种电子文件，包含声音文件、图形文件、影像文件、文本文件等，由于存储时被保存在不同的文件夹中，很可能造成检查和利用上的不便。

二、解决电子文件归档中问题应采取的措施

（一）针对电子文件的特点，在口径上和格式上进行严格把关

1.在办公系统、业务系统中，设置归口，增加电子文件导出功能。比如，在系统开发过程中，按照《基于XML的电子文件封装规范》、《文书类电子文件元数据方案》、《档案著录规则》要求，在系统中增加导出接口，导出符合通用格式的电子文件，同时将每份电子文件元数据和背景信息进行封装，导出后可以直接作为电子文件归档。

2.对电子文件格式严格把关。通用格式是根据国际标准而来，但并不具有普遍性。常用格式是在日常应用的常用工具中形成的文件格式，比如WPS、Office等办公软件中形成的一些文件格式。要将常用格式纳入电子文件收集范围，不用通过转化便可直接归档，这种情况也可以视为符合标准。其他一些不符合通用格式的电子文件，则需要借助工具，转换成标准里要求的格式进行归档。

（二）多措并举，全面解决电子文件收集不全的问题

一是制定适合本单位的电子文件管理制度，业务部门相关人员是电子文件的直接生产者，要特别规定他们在电子文件收集中的责任；二是严格把控各种类型、各种载体的电子文件的归档时间，特别是一些珍贵、重要、重大活动产生的电子文件，包括影像、图像、文本、声音等，活动过程中就要及时收集；三是采取定期与不定期相结合的方法，对个人产生的与工作相关的电子文件进行收集，做到电子文件与纸质文件一并保存；四是对电子文件存储和长期保存提出要求，定期备份以确保电子文件的安全保存；五是各立档单位应抓紧制定电子文件归档范围和保管期限表，根据实际情况，有所侧重，有所取舍。同时，档案部门也应该加紧对电子文件归档范围的制定提出相关要求，并对电子文件归档范围和保管期限进行审批。

（三）建立一套具有区域特征的网络电子文件接收管理系统

建立一套具有区域特征的网络电子文件接收管理系统，把业务办理过程中产生的各类电子文件真正地管理起来，并进行查阅、分析、监督。其中，电子文件目录数据库设计，包含基本字段，如档号（全宗号-目录号-年度-件号）、文号、责任者、题名、日期、密级、保管期限、份数（文件夹里有几个顺序号，就是几份）、容量（文件夹中文件容量大小，可以由系统自动累加统计）、数据类型（文本、图像、影像等）、数据格式（.doc/.jpg/. mpeg等）、备注，并在此基础上进行扩展。电子文件归档的文件组织形式，可以以件为单位，每件给一个唯一编号即档号，这样可以把同一类问题或者同一类活动而形成的多份电子文件组合到一起，每件文件的档号编号格式为：全宗号-目录号-年度-件号-顺序号，统一放到一个文件夹（文件夹命名为：全宗号-目录号-年度-件号）里，这样无论哪种数据格式、数据类型的电子文件，都会以份编组的形式而形成件，统一存储在一个文件夹下。此外，电子文件的整理方法应区别于手动建立文件夹存储的方式，采用软件系统进行电子文件的组织、存储，由系统按照电子文件目录数据库档号规则，自动建立文件夹。在每个条目下，上传电子文件由系统自动编号，存储于所属档号文件下，这样电子文件条目与电子文件无论是一对一（一个条目对应一份文件），还是一对多（一个条目对应多份文件），其逻辑关系都非常清晰。

参考文献：

[1]《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002[EB/OL].[2014- 07- 17]. http：//www.chaoshan.gov.cn/ detail.aspx？artid=434&classid=50.

[2]孙爱华，杨晶.电子文件归档管理的问题及对策[J].商业经济，2006（5）：117-118.

办公自动化与电子文件归档管理 篇9

【关键词】办公自动化；电子文件；归档；管理

办公自动化是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，辅助决策，以求取得更高经济效益的人机信息处理系统。一般来说，一个完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节。

随着人们对办公自动化认识的逐步深入，使我国的办公自动化水平达到了前所未有的程度，由此也产生了大量的电子文件。这些电子文件已经成为当今信息化建设的基本构成要素，极大地方便了信息传递、数据共享，在很大的程度上提高了办公效率和工作质量。而在这些电子文件中具有凭证、依据、参考作用的，需要我们按照有关规定和规范进行归档处理。随着办公自动化程度的进一步提高，今后将还会产生更多的电子文件。大量电子文件的无规则的使用和保存不仅将影响工作的效率，而且一旦感染上病毒，后果将不堪设想。所以如何加强对这些电子文件的归档管理，是目前办公自动化过程中急需要解决的一个问题，也是对档案工作者提出的一个崭新的课题。

一、电子文件的内涵及其特点

办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务、处理事物或交流信息過程中产生的电子文件，他们多以文本、图象、声音或影象等形式出现，如E-mail等；第二种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，他们多以矢量图等形式出现，如CAD、CAM生成的电子文件。

电子文件给日常工作带来了极大的便利的同时，也改变了我们长久以来的办公方式。与纸质文件不同，电子文件具有一些新的特点：

（一）电子文件具有传递的快捷性和文件的可塑性。它改变了传统的文件收发流程，使文件可以随时被查找，同时也为档案现代化奠定了基础；它改变了传统的办文格局，电子文件的易修改性使得文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加快捷，提高了工作效率和工作质量；而且电子文件还可以利用网络技术，广泛的收集相关数据，丰富资料内容，并且开放远程服务等。

（二）对电子设备的依赖性。电子文件的起草、修改、收发、传递都必须在计算机上完成，它的制作、处理及归档都必须借助计算机系统才能实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递和识别。所以电子文件是依赖特定的电子设备和软件而存在的。

（三）电子文件的易更改性。电子文件可以在不同的计算机间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，很容易被人为的修改；同时，电子文件也容易遭受病毒的侵袭，一旦被染上病毒电子文件就会损坏，丧失部分或全部功能。

（四）电子文件具有共享性。电子文件改变了文件的处理和运转方式，其中包含的信息不是固定不变的，可以从一种载体上转移到另一种载体上，突破了时空限制，能够满足多用户的需求，实现信息共享。

（五）电子文件的保存环境要求较高。与纸质文件不同，电子文件对保存场地的面积要求不高，但对环境的温度、湿度，防磁型等条件要求较高。

（六）电子文件的法律效力尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。如纸质文件、微缩品，都有相关的法律作为保证，得到社会承认。但电子文件由于没有固定载体，并且还未有效的方法杜绝伪造、删改和抵御病毒侵袭，所以很难制定相应的法律条文保证其效力。这在很大程度上限制了电子文件优势的发挥，只能在一定范围内作为普发、传阅文件来发挥作用。

二、自动化环境下电子文件归档管理存在的问题

电子文件的管理工作经历了三个发展阶段：第一、个体管理阶段，这一阶段管理及维护的重点是单机；第二、网络化管理阶段，这一阶段的管理维护侧重于网络和服务器；第三、无纸化管理阶段，这时的管理及维护才是全范围的真正意义上的电子化智能化自动化。这三个阶段的发展并不是截然分开的，而是由低到高，技术要求和管理方法越渐复杂，发展阶段具有演进性、复杂性、共存性。在不断的进步和发展中，办公自动化中的电子文件归档管理仍存在着一些问题：

（一）电子文件归档管理认识不到位，还未得到充分重视

虽然办公自动化现在被广泛使用，但通常只是发挥着事务性的作用。办公自动化环境下的电子文件具有重要的保管价值，但在实际工作中管理者对电子文件的原始生成和使用过程不是很重视，档案管理的重点放在了最终的文件上。这种电子文件档案化管理意识是不全面、不到位的，忽视了电子文件的原始性、真实性和连贯性。有的具有草稿性质的临时生成文件也具有重要的保存价值，不应该被忽略。而且如果只重视最终形式的电子文件，各种原始信息文件散落在操作人员手中，没有系统地收集整理，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失而逐渐丢失，造成电子文件信息资源的极大浪费。

同时，许多单位内部设置的局域网互相不能联通，无法实现办公自动化，也影响了电子文件的归档管理工作。如武汉长江水利委员会机关部门多年前已经采用了综合办公系统，但其局域网只允许机关中各业务部门主管局之间和上级主管部门相互联网，工作中产生的文件多是电子文件；但长江水利委员会的下属企事业单位却还无法与其联网，需要上报文件时必须采用纸质文件，水利委员会在回复时也只能用纸质文件。这种电子文件、纸质文件相互交错使用的管理模式无法发挥无纸化办公方便快捷的优势，同时也影响了电子文件后期的归档管理工作。究其原因还是因为对电子文件归档管理的认识不到位。

（二）电子文件归档中缺少成熟统一的标准和制度

电子文件的归档管理还处于起步阶段，尚未制定规范的标准和操作流程。在具体管理实践中，传统文件的管理如基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、保管条件等，往往难以适应电子文件的管理要求。国家虽已颁布和推行《电子文件归档与管理与规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准、规范，但由于电子文件技术复杂，对设备依赖性很强，而计算机技术日新月异、更新换代速度快、产生途径和形式多样化，已经推出的标准和规范无法为这种复杂情况提供具体的指导。

（三）电子文件归档管理系统尚不完善，且缺乏电子文件、档案一体化管理思维

企业中运用的各种系统，如人事管理系统、财务管理系统、科研管理系统等，功能模式各异，增加了文件归档标准制定的难度。

同时电子文件应于纸质文件对应，一起纳入归档范畴进行一体化管理，从电子文件的生成、修改到最终形式都应紧密跟踪，全程保管，这样才能清晰地确定电子文件形成的脉络和保管的价值。但现实中办公自动化中产生的电子文件和归档管理是脱节的，办公自动化软件和归档管理软件不能对接，无法相互交换数据。

且各种应用软件总体上都缺乏文件归档管理的前置介入，电子文件在生成时不能及时保存，造成文件的丢失和可随意修改，电子文件真实性受到挑战；另外软件开发人员缺乏电子文件档案管理意识，没有重视文件的连续性、完整性和长久性，常常对文件设置有效期和容量限制。操作员在使用时为节约资源会删除认为不重要的电子文件，造成电子文件的归档管理脱节，产生使用漏洞。

（四）电子文件的安全性有待提高

随着办公自动化的革新，自动化软件被大量应用于日常事务性的交流中。目前企业单位办公自动化的重点都放在新软件的引进和开发上，对有效的安全措施较为缺乏。很多自动化系统没有严格的准入制度，本身带有病毒的U盘和移动硬盘等设备接入系统时很容易造成系统瘫痪和死机；加密、防火墙技术和访问权限技术也还没有被大规模应用到办公自动化系统中，很容易造成病毒的侵袭和黑客的非法侵入，导致重要电子文件的损坏和丢失。

（五）电子文件归档管理缺乏专业高素质人才

电子文件的归档管理需要熟悉档案管理业务，同时精通办公自动化技术的复合型人才，这样在软件开发上进行前期介入的同时才能按照档案管理的流程对电子文件进行梳理、归类和编号，更好的进行文件保存。但现在一般企业对档案管理人员的招聘都是按照纸质档案的需求来进行的，缺乏管理电子文件的技术和意识。同时，这也造成电子文件档案管理缺乏统一的管理标准、业务标准和技术标准，使得电子文件的运行环境和归档工作存在许多不规范的地方。

（六）电子文件的法律地位尚未确认

档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有清晰、明确的原始记录作用的固化信息，所以档案的本质属性是其原始性。没有原始性的档案在社会活动中就无法体现其记录历史的真实性。电子档案因为信息与载体的不确定，可以根据需要随时扩大、缩小或改变存储空间，可以通过拷贝和网络从一个载体传输到另一个载体，可以使存储的信息随时被修改甚至销毁，这都决定了电子档案的原始性不容易被得到认可。而且，电子档案的内容会随着载体组合形式的不同而不同。

在美国，联邦政府虽然承认电子档案为“官方档案”，但联邦各级法院仍然申明，只有被打印出来的电子文件才具有真实性和成为证据的价值，否则无法作为证据使用；英国公共档案的调查也表明，为了保持文件的法律效力，政府部门中有85%仍采用纸质材料来保存全部或部分文件。而在我国，电子文件虽然已经得到了广泛应用，但在法律上也尚未确定其法律效力，电子档案的法律地位尚未实现。

三、电子文件的归档与管理规范化的几点思考

（一）提高电子文件的归档和管理意识，积极主动，有针对性的展开电子文件归档管理工作

1.自动化系统推行的无纸化办公因其方便快捷的特点，成为一种未来的发展趋势。如果还是依照传统纸质文件的传输和归档方式，不仅无法体现电子文件高效、快捷、便利的特点，还破坏了文件的原始性、真实性、有效性和连贯性，造成大量人力物力的浪费。所以企业要提高对电子文件专门性归档的重视，为电子文件归档管理提供必要的资金和技术支持。

2.因为电子文件的产生渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，弄清哪些机构集中产生哪些类型的文件，以及这些文件的特点、用途；还可以从设计阶段就对此提出提前规划，如对于人力管理部门、财务管理部门、科研管理部门，档案部门可以加以格外的关注，因为这些部门对系统的使用率较大，产生的电子文件数量也较多；档案管理部门应尽快完善管理的硬件和技术设施，保证文件归档管理系统的良好运转。

3.档案管理人员也应加强相关专业知识的学习，有关技术人员与形成电子文件的部门加强联系，提前介入，按照档案归档的有关要求，开展业务协调，协助制定有关的制度以保证电子文件的归档质量。

（二）解决好电子文件归档技术难题，重组流程确保电子文件与档案的一体化管理

一体化管理需要重组办公自动化系统和档案系统的流程，实现两者的无缝对接，要求不同部门在编辑文件时使用标准的数据库技术和元数据格式，以确保资料能相互兼容、相互转换。这也要求在企业自动化系统平台上设置发文管理、收文管理、归档管理和档案管理模块，加强前期介入，设置归档保存按钮，从而确保电子文件从生成到最终形式都有记录可循，可以随时随地的保存，确保电子文件在归档的同时将相关信息发送或移交给档案部门。这样可以最大限度的确保电子文件的真实、完整和有效。

（三）制定好电子文件归档管理制度和管理标准