教学秘书职责学院（共10篇）
2、科学编排本学院课程总表、授课时间表，并经常检查课表执行情况；在学院主管教学院长的审批下，做好非跨学院课程的调整工作；
3、负责组织安排学院的考试以及试卷的送印和管理工作，做好成绩登记和统计工作，协助教务处做好期中、期末考试和计算机、英语等级考试、普通话水平测试的组织工作；
4、负责做好教师缺课、代课、课外活动、教学工作量、教师工作量的统计工作；
5、负责学生休学、复学、留、降级编班，以及课程的免修、缓修、重修等检查统计工作；
6、做好校内外有关教学、教研的各项报表工作；
7、做好每学期教师、学生所用教材的征订和管理工作；
一、教学秘书的职责
教学秘书服务于高校院、系教学管理工作,事务繁杂,时间节点明确,其主要职责包括以下三个方面。
(一)认真施行上级教学主管部门的教学决策
主要包括按规定参加教学管理工作会议,领会会议精神,并积极地在具体工作中落实。对于与院、系教学管理工作相关的文件及时传达和处理,其中需要教学秘书办理的,要及时、有效地完成。
(二)做好常规的教学管理工作
按照学校教学管理文件要求,协助教学主任,结合所在院、系专业特点,完成常规的教学管理工作。包括教学改革方案的制定、人才培养计划的完善、课表的编排、教材的收订、考试工作等。参加相关教学调研活动、审查毕业生资格,安排毕业生论文相关工作,并做好与其他院、系的教学管理工作联络。
(三)教学档案管理
对于不同时间、不同事件的教学管理工作文件要及时的归档,妥善保存。包括上级教学管理部门下发的教学管理文件、不同时期的教学计划书、学生实习文件、学生成绩档案、科研立项书等,要认真整理,并分类保存。
二、教学秘书应具备的基本素质
(一)科学的思想,创新的思维
教学秘书作为教学管理工作的最直接实施者,要用科学的思想去指导自身的行动。宏观方面,要具备崇高的思想政治觉悟,崇尚教育事业;自身方面,应具备优良的品质,要以服务意识指导教学管理工作。在工作中,要敢于创新工作思路,创新管理方式,以期给教学管理工作带来新的内涵,收获更好的效果,促进高校教学质量的提高。
(二)知识内涵丰富,理论与实践结合
教学管理工作虽然繁杂,但不能定义为事务性工作。在工作中,需要广博的理论知识去支撑工作实践。首先,要具备相应的学科专业知识。一名教学秘书,必须对所在院、系的专业有所认知,熟悉学科架构、知识体系、人才培养计划,以便为领导提供更直接的教学管理意见。其次,要具备管理学知识。教学秘书要积极地学习相关的管理学理论知识,用理论指导实践,这样才能提高管理工作效率,按时保质地完成工作。
(三)较强的综合能力,严谨的工作作风
教学秘书负责的工作内容较广,除了要用科学的思想指导实践外,还应当具备较强的综合能力。首先,要保证每一学期、每一月份、每一教学周的教学事务有序进行,则需要具备统筹规划能力。其次,要与学校上级教学管理部门、同级教学管理部门及时沟通,避免工作漏洞,则需要沟通协调能力。第三,要完成教学通知、教学简报等教学公文的撰写,则需要具备文字组织和书写能力。此外,进行教学管理调研的科学研究能力,完成教学工作需要的现代化办公设备的实用能力,也是一名高校教学秘书所必需的。
由于教学秘书所负责的教学管理工作与教学质量的提高、教学工作的顺利进行密切相关,所以,严谨的工作作风是保证工作顺利完成的前提条件。教学秘书作为教学管理工作的实施环节,就如人体大脑的中枢系统,任何细微的失误都有可能导致教学事故的发生。因此,教学秘书面对繁杂的教学管理工作,应该保持耐心、细心、恒心,用全局意识把控工作,细致严谨,以保证整个教学过程顺利完成。
三、教学秘书的作用
(一)不是决策者,而是参谋者
教学秘书作为高校基层的教学管理工作者,直接面对教师和学生,是教学管理工作的参谋者,而不是决策者。高校教学秘书参与教学计划的制定,而不决定人才培养的方向;参与教学改革,而不决定教学改革的内容。此外,教学秘书的参谋作用还体现在维持教学工作的有序进行中,可以及时发现教学工作中存在的问题,使上级教学管理部门领导能够作出正确的应对。
(二)不是指挥者,而是服务者
教学管理工作的本质是提高教学质量,也可以说,教学管理工作是服务于教学的。教学秘书作为教学管理工作者,不是指挥者,而是服务者,服务于教学,服务于教师,服务于学生。作为教学管理工作的基层服务者,教学秘书应积极发挥岗位的“上传下达”作用,及时将教学管理信息对上级教学管理部分、教师、学生进行传达,保障教学管理工作的清晰、明确的完成。
综上,教学秘书在高校教学管理中起到了举足轻重的作用,面对人才培养的新局面,教学秘书必须努力提升自身的业务素养,以适应高校改革和时代发展的新要求,为新时期高校人才培养贡献力量。
参考文献
关键词：高等学校；教学秘书；换位思考
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589 （2011） 26-0141-02
一、关于“换位思考”概念的界定
换位思考是指从对方权益出发，为对方目标提供平台的一种思维方式。通过换位思考，可以让我们突破固有的思维习惯，解决常规性思维下难以解决的问题；重新定位自己的角色，重新认识自我；了解别人的心理需求，实现真诚沟通。所谓教学管理中的换位思考是指在管理过程中发生矛盾时，能站在对方的立场和角度出发考虑问题，真切体会对方的情感，适时调整自己的交往策略就能够引起交际对象的共鸣，实现有效沟通。其核心包括两个方面：一方面是考虑对方的需求，满足对方的需要；另一方面是了解对方的不足，帮助对方找到解决问题的方法，从而达到提高教学管理效率，推进学院实现“人本管理”的目的。这也是教学秘书与服务对象意见不一致时所采用的一种很好的心理调节方式。
二、提高高校教学秘书换位思考能力的必要性
教学秘书是联系领导、教务处及各系各部门的枢纽，在上级与平级、领导与群众的多维关系中，是上情下达、下情上传、沟通情况的载体。他们需要处理好上下级关系，沟通联络平衡左右关系，协调领导、部门之间的关系，要具有很强的沟通和协调能力。换位思考的方法可以营造一种宽松和谐的氛围，有利于进行有效的管理沟通，在沟通中通过换位思考，可以相互了解、相互尊重，增强信心，建立信任关系。换位思考的最大好处就是你能理解对方所处的实际情况，发自内心地为对方着想，让对方感觉到自己受到了尊重。笔者在二级学院从事教学秘书工作，当系部教学秘书与教务处等职能处室产生摩擦相互不理解时，换位思考成为沟通的润滑剂，取得了较好成效。
三、如何提高二级学院教学秘书“换位思考”能力
换位思考就是在观察、思考、处理问题时，要把自己摆在对方的角度，对事物、行为进行再认识、再把握，以便得到更准确的判断，使问题得到较合理地解决。目前，许多高校都提倡教师应学会换位思考，应站在领导、教师、学生和同事的角度多一些换位思考，从自身找原因，自觉地站在对方的角度来反省自己。换位思考，说起来简单，做起来并非易事。二级学院教学秘书如何进行换位思考，怎样让换位思考到位？笔者在此浅议一些个人看法。
（一）二级学院教学管理工作的内容特点——多头服务，多方协调
高等教育的中心任务是培养合格优质的人才，这决定了教育的一切工作必须以教学为中心展开，教学管理人员的工作必须紧紧围绕教学这个中心，努力做好为领导服务、为教师服务、为学生服务，同时协调好学校与学生的关系、教师和学生的关系、领导与教师之间的事务、教师与教师之间的事务，所以教学管理人员的工作是多头服务，多方协调。
1、面向学生
二级学院面向学生的教学管理工作概括起来有：每年的报到注册；上学期课程的补考及安排；重修课程报名确认；四、六级和计算机等级考试报名；选修课报名及指导；转专业报名；毕业生毕业资格及学位资格的审查等多项基本的教学管理工作。
2、面向教师
按照学校的管理模式，专业教师主要由各分院进行管理，这使得二级学院教学管理工作直接面向所在分院的教师。具体是按照学校相关规章制度对教学工作进行管理，保障教学有序地开展。比如调课补课、组织教学检查并及时反馈学生意见、宣传和贯彻学校相关管理政策、安排监考并督促成绩及时录入等。
3、面向其他各个分院
在教学管理过程中与其他学院沟通和协调，包括分院之间教师互聘工作、学生转专业相关事宜、课程补考和重修等协调工作。
4、面向学校机关
所有执行的教学管理政策都是学校制定并下发的，二级学院教学管理很重要的一点就是将学校的教学管理政策负责传达到每位教师，并负责在日常的教学管理工作中予以贯彻。为了不断完善管理制度，还应该及时地将教师和学生对学校教学管理政策的意见和建议反馈到学校教务处，使管理政策更能够适应一线教学与管理。最后，积极配合学校督导组对分院各项教学工作的检查等。
教学管理人员的工作特点决定了除了要以教学为中心，为领导、教师和学生提供好服务之外，另外一项重要的工作就是协调好上下关系以及横向关系和内部事务关系。俗话说：“金无足赤，人无完人”，在工作中，上下级之间、同事之间以及老师与学生之间难免有产生误解的时候，在这时，我们应学会换位思考，多从自身查找问题。
（二）如何才能做到“换位思考”
1、做到换位思考，思想意识应先到位
具备正确的思想意识是进行换位思考的前提和基础。做好二级学院教学秘书首先应明确换位思考的重要性：通过换位思考有助于更好的构筑院系教学秘书与教师学生之间良好的沟通平台，增强教学秘书与教师学生之间尊重感与信任感。其次应认识到换位思考的必要性。只有意识到了换位思考的重要性和必要性，思想到位了，才能进行更加合理、有效的换位思考。
2、正确进行换位，深入进行思考
换位思考只宜律己，不宜律他。作为二级学院教学秘书只能要求自己进行换位，为教师、学生和学校机关着想，而不能要求教师、学生和学校机关为教学秘书着想。我们在教学管理工作中，要善解人意，对待教师、学生持平等、尊重和友善的态度。采取什么方式对待教师和学生，先要设身处地想一想，如果自己是对方，是否愿意受到这种对待。如果我们不愿意，那么我们就不能以此对待教师和学生。
与教师沟通、为教师服务要求做到礼貌待人、工作耐心、细致周到。能及时准确地回答教师在工作中碰到的问题，充分为教师着想，配合教师出色地完成各项教学工作。作为一名教师，要设身处地体察学生的思想感情，努力克服“自我中心”的倾向，培养自己“非中心化”的能力，经常把自己放在学生的位置去思考、去努力克服“自我中心”体验。鲁洁教授说过：“人对人的理解--德育的基础。”教师了解学生对某一问题、某一言行的看法和态度，以便和学生取得共同语言，并根据学生的心理水平，不断调整自己的教育内容和方法。为学生服务要求做到平等相待、语气和蔼、耐心细致。因为教学秘书工作的性质决定了教学管理人员要接触各种性格的学生，面对学生提出的各种各样的问题，在工作中既要坚持原则性，还要发挥灵活性，为学生做好服务工作，提高办事效率。关心他人、尊重他人、理解他人，是“已所不欲，勿施于人”的实质所在。如果我们时时处处都能够从教师和学生的角度思考问题，体验教师和学生的世界，我们就能融洽、友善地与教师学生相处。
3、要有一个宽广的胸怀
二级学院教学秘书在工作中经常与学校机关、各个分院以及老师和学生打交道，工作中难免会产生误解。在遭到他人误解时，不要为自己做更多争辩，更不要耍性子闹情绪，而要用行动证明自己，消除他人对自己的误解。当他人了解真实情况后，更会钦佩你的胸怀及涵养。教师与教师的关系是工作关系，是相互尊重与信任、爱护与关心、理解与同情的民主、平等、竞争、合作的同事关系。平日的工作中，常常因为工作中某些小事，与同事发生一些矛盾，如果此时冷静下来，换个位置思考，就会理解对方的心情，问题就会变得简单，解决起来也会减少难度。
4、要有大局意识，多从对方角度想问题，想人所想、理解至上
在教学管理中，关键的一点是教学管理者要学会换位思考。对待教师、学生的疑问要虚怀若谷，同样的事情，有可能会由于一两句真诚的解释而收到不同的效果。平时要替教师、替学生多考虑。在下发各种通知时要谦虚谨慎，切忌居高临下。教学秘书在日常的教学管理工作中，要经常与教师和学生对某些事物进行协调沟通，要建立起平等的沟通平台，倾听他们的呼声和想法，将教师和学生的建议在以后的工作中不断加以改进和完善，力争使自己的教学管理工作从教师和学生的角度来看是完善的，向他们提供了优质的服务。具体地来说，可以通过现代网络和通讯手段实现与教师和学生的沟通，通过建立教师论坛、学生BBS等形式，收集各种建议和意见，也可通过飞信、MSN、QQ等即时聊天工具实现与教师和学生的交流，使他们在第一时间了解教学情况，解答他们的疑问，为他们提供更好的服务。
具体到教学秘书的本职工作来说，如各种资料上交、下发之前都要设身处地为他人着想，上交资料的名称、内容要规范，让人一目了然，下发资料的注意事项要设计周全。因为许多具体事务自己是很明了，但别人却是要花一些工夫才能领会，如果领会得好，办事的效果自然不错。
5、要有自我批评的勇气
遇有被领导批评者或被他人误解的时候，不要把目光总盯在他人身上找原因，要多从自己身上查找问题。同时，自己还要善于同他人开诚布公地进行交流，增进相互了解，这样才能及时消除工作中的误解。
四、结语
“换位思考”讲的是一种思维换位艺术，它能促使人不断进取、挑战自我，其最直接的表现形式是：“假如我是你”。在教学管理工作中，每一次的“换位思考”，都是一次自我反思的过程，也使自己对问题有新的认识，对自己处理问题的方法和习惯进行检测，在下一次遇到类似问题时，会处理得更好。总结自己过去的教学管理工作，笔者深刻体会到：作为一名二级学院教学秘书，要与时俱进，树立全新的教育理念，要从多方面、多角度思考问题，多站在教师和学生的立场考虑问题，才能使管理工作有成效。在学校教学管理工作过程中，如果我们都站在对方的角度去辨析事物的是非、曲直，互相换位思考，则可以化解许多矛盾，形成理解、尊重、关心和合作的氛围。所以，树立换位思考意识是踏入“人本管理”的第一步，通过潜移默化形成一种和谐氛围，并且融入到每个工作对象的灵魂深处，落实到每个教职员工的日常行为中，在让周边人感到幸福的同时，自己也享受幸福，从根本上感化服务对象，形成管理上的良性循环，促进学校管理和谐健康发展。
参考文献：
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[3]苏俐云.浅谈新形势下高校教学管理服务意识提升问题[J].上海 工程技术大学教育研究,2009,(3).
行政秘书在协助办公室主任及院领导做好学院日常行政工作并向其负责。具体工作职责如下：
1、协助办公室主任处理办公室日常行政事务，参与学院综合性行政事务的实施。
2、负责学校各部门发来的文件、简报、通知、信函的登记、编号、发放、传阅、整理和归档工作；并按院长的批示，完成承办、督办等工作。负责学院日常党政公文处理，做好办公系统及学院邮箱的管理，保障信息通畅和准确。
3、负责学院党政领导出行的交通安排和联络等服务保障工作。
4、协助办公室主任做好学院涉及各部门和单位的综合协调工作，对外联系工作。包括内外宾的接待工作安排，对内对外的迎来送往工作，办公室来往礼品纪念品的策划设计、开发、采购管理工作。
5、负责本学院各种会议的会前准备和会后的清理工作。负责学院各种会议的通知、筹办，并负责会议记录和考勤。负责全院性重要会议、大型活动的会务工作。
6．负责教职工工作信息收集及整理，每年编制本部门教职员通讯录；协助办公室主任做好教师职称评审材料审核上交工作。
7、协助办公室主任做好二级学院网站内容的信息收集、整理以及更新工作。
8．负责离退休教职工具体工作。
9．负责报纸、信件的征订与收发等，负责学院宣传栏更新工作。
10、负责本学院人员的考勤记录工作，维护全院正常工作、学习和生活秩序。
11、负责学校有关部门下达给学院的各种补贴、物品及奖金的发放工作。
12、协助院长、办公室主任交办的各类纪要工作。
13、负责学院工作场所的卫生管理，督促相关人员做好清洁卫生工作。负责全院卫生工作的安排、督促和检查。
14、教学秘书不在时，协助院领导做好教学秘书岗位的应急工作。
15、为教职工提供帮助和服务。
16、完成其他事务性工作及领导和上级部门交办的其他任务。
教学秘书职责
一、教学秘书在科主任的直接领导下全面负责统筹安排和组织实施本科室的业务学习和研修、规培、见习、实习等教学工作，选拔医德医风好，业务技术高，带教认真负责的医师承担带教任务。
二、对实习生、见习生、规培生、进修生进行入科教育，负责对其介绍本专科的常规和专业特点，安排工作任务（每生实际管理床位数3-6张）。
三、负责制定本科室教学计划，分配带教任务。有计划地组织本科室的教学查房、床边教学、病例讨论和专题讲座等教学活动及学生的轮转鉴定、考核工作。在教学中要强化技能训练，提高学生分析问题、解决问题的能力。原则上每月教学查房四次、病例讨论两次，每周教学讲课一次。
四、严格实习、轮转纪律，认真执行考勤制度，深入了解学生思想政治、学习态度、工作纪律、医德医风等表现，及时总结、讲评；发现问题及时疏导、教育和批评指正。
五、负责督促带教老师对学生病案的检查修改和指导他们开立医嘱、处方和各种申请单。
六、定期召开科室的临床教学工作会议，不断改进和提高教学质量，负责做好各种教学资料保存及每季度的讲课酬金报表等工作。
七、协助进行住院医师规范化培训工作。
八、参加医院的各种教学活动。
九、负责科内各种教学记录。如：入科教育、业务学习、教学讲课、教学查房及疑难病例讨论的记录。
1、负责教研室内教材、书籍、教具（教学挂图、幻灯机、投影仪、录象
等）管理，做好领取、登记、归类、编号、出借等工作。
2、做好各项教学台帐的记录、整体、存档、保管工作。
3、保持和系部及学生辅导员的密切联系，做好上传下达工作，共同做好学 生思想教育和实习管理工作。
4、积极参与教学改革活动，每年要求撰写教学论文一篇。
5、理论课教学阶段：
（1）每学期开课前，提醒、督促各任老师上课时间。开课后，负责通知学生课间见习地点、内容。组织、安排见习带教教师，跟班系统听课，每门课程4学时以上，并作出教学评估。
（2）考查、考试前二周准备好考卷（考试卷要求A、B卷，备有标准答案及评分标准），经教研室主任审阅签章后，送交系办。
（3）安排及通知考查、考试日期、地点、监考人员，考试后三天内阅卷完毕，并做好成绩汇总、分析工作，及时交系办。
（4）每学期收齐任课教师的教案，并整理归档。
6、实习带教阶段
（1）负责实习医师入科前教育：介绍本科室一般情况，使实习生了解本科室病种特点、工作流程及工作要求。介绍科室的有关规章制度、注意事项及实习安排。入科前进行岗前培训系列讲座。
（2）熟悉本学科教学大纲，介绍应掌握的理论知识、基本技能及操作项目，使实习生明确本学科学习目标。
（3）结合本学科特点，通过教学环节，有的放矢地做好学生的思想工作，进行文明礼貌、职业道德、团结协助、组织纪律、医患沟通、人文关怀等教育。
（4）根据实习计划和实习大纲要求协助教研室主任进行实习带教及过程监督：
·安排带教老师，安排实习生班次，指导并督促带教老师对实习医师问诊体格检查、病历书写及日常诊疗等带教工作。
·协助教研室主任安排、落实小讲课、教学查房、病例讨论、操作指导等教学任务及完成次数、内容、执教人员等统计，并督促学生在教学活动实施后做好记录，签名批阅。
·正规准确指导实习生进行技术操作训练。对每批实习同学进行一次规范的专科临床体格检查示范、一次规范的专科临床技能操作示范。
·分配病床、病种与安排手术操作做到大体均衡，少见病例要组织实习医师观察学习，对于没有达到要求的项目应尽量创造条件完成教学任务。·针对学生情况及学科特点安排小讲课的内容和时间。
·每轮一季度实习结束前进行基本技能考核包括问病史、全身体格检查、内科四大穿刺、外科基本手术操作等。
（5）负责实习医师出科考核：
·统计学生临床技能操作、参加手术次数。出科前对实习医师的病历书写、体格检查、基本技能及操作进行全面考核、逐项过关，不合格学生进行重点培训。
一、独立学院教学秘书的工作现状
(一) 工作任务重、压力大导致疲劳心理。
教学秘书每天不仅要处理大量的日常事务, 还得协调复杂的人际关系, 他们从事着学校最基层、最繁琐、最辛苦的管理工作, 是教学工作第一线的组织者。他们既担负着对教学过程的实施和质量优劣的监督任务, 又要在课程的安排、调课或停课等一系列问题上为教师提供优质的服务;既要进行教师业绩的考评以及教师工作量的核算, 还要为学生提供良好的服务;还有日常管理以及突发事件的处理等等。独立学院教学秘书工作既琐碎又辛苦, 而且不为人们所注意和理解, 往往会让教务秘书感到身心疲劳。表现为对工作抵触, 热情低, 没有干劲, 易疲劳, 工作效率低下。
(二) 薪酬低, 待遇差导致失衡心理
独立学院员工没有编制, 都是合同制, 大多数独立学院又没有统一合理的薪酬制度, 虽然独立学院教学秘书承担了大量的工作, 薪酬却很低。教学秘书所做的都是一般性的管理工作, 无法用定量的指标去考核, 有时可能花了很大精力, 尽了最大的努力去做, 然而效果并不理想, 甚至不被人理解。由此产生不平和怨气, 挫伤工作积极性和创造性, 影响工作效率和身心健康。具体表现为怨声载道, 工作无热情, 斤斤计较, 无上进心, 嫉妒心强烈。
(三) 缺少人文关怀导致自卑心理
对独立学院教学秘书来说, 一方面工作任务繁重、责任重大、难度高;另一方面与教师相比, 他们在学历、职称、待遇等方面都存在一定差距, 由此极易诱发他们的自卑心理, 从而更加增强了他们希望获得尊重与信任的心理诉求。他们希望自身的劳动和付出能够得到广大师生员工的理解和尊重, 取得的成绩能够得到公正的评价和认可。但现实并不总是那样的完美, 当他们受到委屈时, 自卑心理就表现得尤为突出。自卑心理是独立学院教学秘书普遍存在的心理现象, 表现为习惯性的点头哈腰, 没有主见, 缺乏进取心和创造性。
(四) 缺乏培训和进修机会导致迷茫心理
教学管理走向现代化、科学化、规范化, 对高校的教务秘书提出了更高、更新的素质要求。置身于教学管理工作第一线的教学秘书, 要求不仅要有良好的职业道德和敬业精神, 更要树立新的管理理念, 掌握先进的管理方法和管理手段, 娴熟地运用现代化信息处理工具, 掌握和运用以计算机网络技术为代表的现代化办公技术, 以适应可能出现的各种新情况、新问题。计算机网络广泛运用, 大到排课系统、各级各类考试报名系统、学籍管理系统, 小到日常教务资讯、文件传输及各类电子档案, 几乎渗透到教学管理的各个方面, 要想跟上时代步伐就必须用这些现代化技术武装自己。这种自身的素质现状与现实的工作要求的差距无疑使一些教学秘书不能适应变化, 感觉到被时代抛弃, 而产生一种迷茫心理。
(五) 多方原因导致焦虑心理
教学秘书上联教务处、系领导, 下联学生, 还要同老师、各系打交道, 排课表、调课、登成绩、安排考试等等, 每件小事教学秘书都得考虑周全、亲自操作, 既当指挥者, 又是战斗者, 更是通信联络员, 做得好默默无闻, 若是稍有疏忽, 就会出现教学事故, 导致各方责难。要求严格, 身心疲惫, 担心“出事”的紧张不安心理。教学秘书所处的特殊位置和工作性质特点, 使得其既是教师又是管理服务者的双重角色, 工作任务繁杂, 责任重大, 常常处在忧虑、不安、紧张、烦躁的焦虑状态。
二、独立学院教学秘书心理问题的对策
(一) 教学秘书的自身调整
1.增强职业道德意识, 树立光荣感和自豪感。教务秘书千万不能因岗位平凡而妄自菲薄, 要真正意识到教学秘书工作的意义和重要性, 树立良好的职业道德意识。对工作充满了兴趣和乐趣, 就会有创造性和主动性, 就会取得很好的成绩, 获得良好的评价, 产生积极的情绪体验。
2.提高自身综合素质, 不断提高服务的水平和效率。教学秘书既是服务者, 也是管理者。教学秘书必须加强学习, 提高自身素质, 掌握科学先进的管理理念和方法, 才能保证管理事半功倍, 卓有成效。
3.培养良好的心理素质, 建立和谐的人际关系和氛围。教学秘书工作涉及面广, 经常要和教务处、各系教学秘书、系领导、教师和学生打交道, 这就要求教学秘书在工作中培养、保持良好的心态, 保持积极乐观的工作态度。彼此之间互相尊重, 互相配合, 互相支持, 多些沟通理解, 虚心听取意见。
(二) 外部因素的调整
1.加强人文关怀, 解决独立学院教学秘书实际困难。各级领导要充分认识教学秘书对教学管理的重要性, 要认真研究他们的心理, 重视他们、理解他们、尊重他们、关心他们, 为他们办实事, 真正解决他们在工作、生活中存在的实际困难。教学秘书与教师一样是高校管理中一个不可或缺的组成部分, 给予他们合理的待遇, 给予他们更多的人文关怀, 不仅可以鼓励他们爱岗敬业, 而且有利于稳定教学秘书队伍。
2.提高工作水平, 减轻教学秘书工作负担。学校应顺应时代的要求, 把人员的使用和培养结合起来, 建立和完善教务秘书的培养制度, 要从学历层次、知识结构、理论素养、操作技能上全面提高教务秘书的工作水平, 使教务秘书从繁琐重复、低效运作的处境中解脱出来。同时, 创造条件, 尽量减轻教学秘书的工作负担和压力。
3.加强沟通交流, 给予教学秘书理解尊重。各级领导和部门应大力支持和理解教学秘书的工作, 努力帮助他们在工作中获得成绩、乐趣和满足, 使他们有自豪感、自信心、成就感, 对他们在工作中出现的偶然失误, 要采取包容的态度, 注意批评的方式和场合, 维护他们的自尊心。总之, 教务秘书只有在不断提高自身素质的基础上, 胸怀理想, 坚定信心、平静心态, 就一定能在平凡的工作岗位上创造无悔的人生和美好的未来。
参考文献
[1]郭团英.论高校系级教学秘书的角色转换[J].洛阳师范学校学报, 2011 (2) .
但人们可能还是很疑惑，在高等院校学生（包括研究生）就业形势如此严峻的今天，王世红的北京高等秘书学院何以有近乎百分之百的就业率，并进而成为中国最著名的秘书教育与培训品牌？
中国的民办高校甚至公立大学应该从王世红的成功中受到启发：第一，可能你的生源一般，但人是可以塑造、提升甚至改变的；第二，教育产业化也可以出精品，关键在于：你收了学费之后不能只惦记着下一拨。
阳关道与独木桥
可以搞个测验；给一个人一笔不多不少的资金，让他去办一所民办的小型大学，他会选择什么专业？其实不用测验，排在前两位的肯定是计算机、外语，连第三个都想不出来。至于秘书，可以肯定一定在十名之外。原因很多：谁不能当秘书啊，何况全国的大学中有那么多的文秘专业。再说失败的先例多着呢，不少民办大学、职业教育学院办起了秘书专业，但连个像样子的教学计划都编不出来，只能让各专业的教师来“拼盘”，学生毕业后不伦不类，毫无特色，在就业市场上毫无竞争力。
秘书岗位表面看来真不缺人，但王世红的高明之处就在于看到了现象背后的真相：在中国，秘书的失业与空位是个由来已久的矛盾。他不止一次引用一位企业家朋友的夸张的话：中国没有秘书。一位湖南的企业家还对他讲了自己的亲身经历：这位企业家想招聘一位优秀的秘书，结果花了3万元，面试了100多人，却没有符合要求的人。
其实以王世红的经历，他对这个现象可能有切身体会。他是师范本科出身，曾出国学习，在行政机关和企业也都有工作经验，对人才培养和社会需求的矛盾一直十分关注，并始终思考设计着解决之道。
王世红的普通话带西北口音——据说乡音不改是大人物的特点之一，他富于激情，说话很快，口才极佳，显见思维敏锐，见多识广。他出身于教育世家，外祖父、母亲都是教育工作者。1981年，16岁的王世红考入陕西师范大学外语系英语专业。1985年毕业，那时就业不是问题，如果到中学甚至大学教英语，他肯定是个成功的、有魅力的教师。但在80年代选择外语系读书的人应该说都属于有远见、有理想的人，王世红显然也不愿意把一个工具学科当做人生奋斗目标，所以1985年9月，他到中国人民大学国际政治系攻读第二学位。1987年，他获得了法学学士学位，毕业后顺利进入团中央国际部工作。王世红说自己的人生很顺利，确实如此，他此后的仕途是一帆风顺。从1987年到2001年，王世红历任团中央国际联络部工作国际组织处副处长、欧美处外长、中华全国青年联合会国际部副部长、中国青年企业家协会副秘书长，出访过近40个国家。他开玩笑说自己是“年轻的老革命”，再做下去也是阳关大道，花团锦簇。
但王世红有些心愿未了，他对学校、对中国的教育事业总是有所挂牵。他也确实具有成为优秀教师甚至教育家的潜质。1988年，他参加中央讲师团在山西支教，短短的半年时间，他就荣获“优秀教育工作者”称号，并荣立三等功。中国的基础教育他了然于胸，1992—1993年，王世红又作为访问学者到加拿大里贾纳大学学习。1999年9月，他又开始攻读北京大学国际关系学博士学位。
但在2001年，王世红毅然离开共青团中央，进入商海，任北京创格科技集团执行总监兼美国环宇学苑公司副总裁。王世红自己也承认：“我们所受到的锻炼和培训是如何在更高的职位上为国家和社会而服务，放弃仕途去下海的机会成本很高。”但这是他实现夙愿的一个必要的平台。
无论读书、教书、做官还是出国，仿佛都是在为后来的教育事业作铺垫，想起这些王世红有很多感慨和感激。在团中央工作、特别是在中国青年企业家协会担任副秘书长工作，给了他很多有益的训练和启发，也给了他施展抱负的机会。在一次演讲中，王世红说：“1996年组织任命我担任中青企协的副秘书长，我有机会接触大量的优秀青年企业家。从他们身上，我看到了一个企业家应当具备的素质，学到了许多经营企业的理念。”
丰富的经历和过人的见识也使他看好了秘书教育与培训，他知道企业家们最需要什么。当然说起来就是简单的数字问题了：中国市场秘书的需求达到3 000万，北京的企业就需要秘书75万，这市场比会计专业的还大，“我一年培养3 000，一百年都培养不够。”基于这样简单的市场评估，他接手了濒临倒闭的北京秘书学院，连200多万元债务一起买过来。这在当时需要太多的胆略，朋友们都劝他不要碰这块烫手的热山芋。但他很有信心：“自信，是成功的一半。”由此也可见他倔强的性格，而且他事先已经经过深思熟虑了：“我觉得自己看问题很准，没把握的事我不做，没前途的事我不做，有悖于国家大义的事我更不做。”
北京高等秘书学院1993年注册成立，是全国唯一的专业秘书学院。王世红接管时已经名存实亡，但王世红要把它建成全国秘书教育与培训的第一品牌。
求特色与创品牌
王世红办公室窗外有一片翠竹，他喜欢竹子这样一种虚心而挺拔、寄托了先哲无数思想与感情的植物。但在他的心中还有一片竹林，那是胸有成竹，是在接手北秘时重整河山的雄心和战略规划。王世红在团中央时与企业家常来常往，在加拿大做访问学者时用心于经济与贸易，因此对企业管理有良好的知识储备。他很欣赏迈克尔•波特在《什么是战略》一文中对“战略”的阐释：“战略”一是“创造一种独特、有利的定位”，二是“在竞争中做出取舍，其实质就是选择不做哪些事情”，三是“在企业的各项运营活动之间建立一种配称”。将这种思想运用于北秘的再生发展，就是追求特色，创造品牌，营造核心竞争力。
2002年，王世红的新团队接管学院时，学生人数只有200多名，学院深陷于债务之中。新团队对北秘的自身条件及当时民办大学竞争格局进行了分析。高考落榜生是民办大学的主要生源，北京的100多所民办大学都在争吃这片“牧草”，而北秘是头瘦弱的小羊，一口只能吃一小撮草，这样发展下去的结果没有任何悬念，因此必须选择差异化竞争战略，即寻找自己的特色。而这种特色又只能在秘书专业中生发出来，即坚定以秘书专业立校之路。
战略定位完成之后，北秘做了三件事，一是让学生在河北省参加秘书专业的自考，解决学生的学历出路；二是借鉴英国和美国的课程，联合北大光华学院共同设立了现代高等秘书专业。三是申请学历文凭试点学校的资格，当年11月，北秘学院就获得了学历文凭试点学校的资格。这三件事情顺利推进了北秘的战略定位和布局。
有取也必有舍，在2002年的招生计划中，学院舍弃了诱人的短期利益，精简了法律专业和会计专业等，并决定暂缓进入短训市场，将全部资源集中在学历教育的招生和教学方面。专业设置以秘书专业为龙头，将秘书专业细分为现代高等秘书专业、商务秘书专业、涉外秘书专业、行政秘书专业和IT秘书专业等。通过这些措施，最终实现了办学规模的快速增长，完成了优先发展战略，形成了初步的特色。
让特色成为品牌也是一项长期的、复杂的工作。如前所述，首先要在专业设置上有自己的特色，即专打秘书牌。近年来，北秘成功地推出了现代高等秘书专业、现代办公管理专业、现代高等秘书精品班、特勤秘书专业以及针对企业家子女的总裁助理专业——少帅班，为民营企业家解决了不少问题，取得了良好的社会声誉。二是打就业牌。秘书人才市场需求旺盛，而北秘学生就业良好，单位反馈好，这会形成有效的良性循环。其三是加强宣传。北秘是“中国目前唯一的秘书学院”，要建成“中国最好的秘书学院”，“让每个学生都有工作”，“为首都的每一位企业家培养一位合格的秘书”；同时积极参与各种评选活动，争取应得的荣誉，如“中国十大专业特色学院”、“北京市民满意学院”等。这些宣传强化了北秘在人们心目中的特色和形象，无论对招生还是就业都起到了良好的促进作用。
关于大学的核心竞争力，王世红也有自己的见地：“我们从学校的整体角度来考察核心能力时，我们就会发现教学能力、招生能力、学生管理能力等固然很重要，但学校还需要一种能力将这些功能能力组织在一起，沿着一个明确的方向运动。这种能力是其他诸种关键能力的核心，是它们的灵魂。那么，这种能力是什么呢？我认为，是深入理解和准确把握顾客需求的能力。”他说，在几年的办学过程中，北秘人发现市场经济最宝贵的一个词就是“服务”，为学生服务，为家长服务，为企业家服务。“如果你能洞悉顾客的需求，愿意也有能力为顾客提供服务，也有人愿意接受你的服务，那么，这个学校就能够生存和发展。学校存在的理由就是为顾客提供服务的。”总之，北秘就是要“创建一流服务型大学”。
王世红的战略规划很快收到了实效。北秘办了十来年，在校学生规模只有200多，新团队接手两三年，在校学生规模超过了4 000人。且引用一段王世红在2005年开学典礼上的讲话：“在过去的一年里，北秘人经历了太多太多。我们开发了新校园，使校区面积扩大了7倍。我们的精品秘书专业得到了加强，近百名国立大学的本专科毕业生来我校深造。特勤秘书专业也有了快速的发展，该专业的学生中绝大多数是优秀的退伍军人。在短训方面，我们凭借在中国秘书专业的领先优势，为世界500强企业，如中国移动和中国人寿进行了高级秘书培训。在座的就有来自山西临汾信合的60名优秀干部，他们已经开始了在北秘为期一年的学习……”
“北秘的目标是建立中国一流的服务型大学。服务型大学的集中体现是：全校教职员工要竭尽心智为学生服务，要满腔热情相互服务，要全心全意为用人单位服务。”
精品化与人性化
目前民办学校的发展还有很多困难，特别在生源、师资和办学层次等方面。但王世红认为，民办学校特别是高等职业教育的优势也正在显现出来，特别是在人才培养的针对性和适应市场需要的应用性方面。“公立大学是老爷”，培养的可能是少爷，一个博士可能都不会正常说话，王世红批评说。他特别喜欢引用斯宾塞的一句名言：“作为储备起来的知识并无用处。”他经常告诉学生，知识没有多少用处，如果你不会通过思考，把它变成你心智的肌肉的话。
北秘办学理念的核心是：以人为本，吸纳融合民族的、现代的、国际的文化精神，构建和谐、乐观、积极向上的学校文化，创建中国一流的服务型大学。其集中体现是：全校教职员工要竭尽心智为学生服务，要满腔热情相互服务，要全心全意为用人单位服务。北秘理念的出发点和归宿是造就符合时代进步和市场需求的实用型、复合型、高层次的专门人才，造就精品型的高级秘书。王世红说，高级秘书主要以自己丰富的工作经验和综合能力协助上司思考，帮助上司决策，代理上司工作。公司秘书是公司的行政助理，高级秘书则是上司的私人助理、参谋和顾问，其作用是对上司工作的补充和完善。进一步说，高级秘书是无决策权的总经理、领导团队的编外成员。一个出色的高秘，其执行能力必高于上司。王世红说，举一个简单的例子，安排上司日程，是一个秘书的主要工作内容。如果上司不需要你帮他安排，那这个秘书就是可有可无的。而那些出色的秘书，则可以使老板无法安排自己的日程。
要实现这样的培养目标，无疑任重道远，师资首先就是问题，培养一流的秘书必须依赖一流的教师。为此，北京高等秘书学院建立了以来自北大、清华、中国人民大学、国际关系学院、北京外国语大学和中国高教秘书学会的知名教授和学者为主体的专职教师队伍，其中教授、副教授占80%以上。并聘请了中国秘书界的泰斗、秘书学会会长范立荣教授担任名誉院长，一大批著名教授和学者担任兼职教授。这样的师资人才政策收效很快。2002年12月，教育部中国高等教育学会秘书专业委员会迁至学院，使学院完成了行业学会与专业院校的结合，确立了学院在国内秘书教育学科的龙头地位。如今，国家在秘书学方面有两个等级证书的考试，即劳动部秘书等级考试和剑桥国际秘书等级证书考试，这两个考试的教材都由北秘的专家牵头编写。北秘对行业和社会的发展做出了贡献，也获得了在本学科和行业应有的地位和尊重。
教学设施及管理是民办学校发展的第二个瓶颈。“一切为了学生，为了学生的一切”是学院建院十年来一贯遵循的理念。如今的北秘已经成为一所正规化、现代化的学院，新校区总面积是117亩，总建筑面积是12万平方米，教学与生活设施齐全，甚至学生宿舍里都配有独立卫生间、宽带、电话、空调，让一些重点大学的学生羡慕不已。在管理方面，学院拥有一支高素质的管理队伍和一套高效率的运行机制，实行学院管理与学生自我管理并行的双向管理模式，班主任跟班上课，生活老师24小时全天候服务，确保学生在和谐、向上、安全的环境里接受现代化、国际化的高等教育。
在教学计划、课程设计、教学方法和教学质量等方面，北秘下了很多工夫，很多方面都堪称国内一流。如学院与中国著名的用友致远软件公司联合推出了“协同办公软件”，并将之作为学院的模拟办公软件，在教学活动中收到了良好的效果。为了增加学生的实践能力，教师不只是作课程的讲授，还组织进行情景模拟、角色扮演、案例教学、社会实习等等多种方式的训练，注重学生能力的培养，使学生毕业以后能很快适应岗位的需求。另外，学院专家曾先后编辑出版了几十种秘书培训系列教材和专著，填补了我国秘书专业教材建设和学术研究的空白。曾有日本同行到学校参观，并赞扬说：你们比我们做得好。王世红说：日本同行可能是谦虚，但我们确实把秘书教育的国内领先、世界一流作为标准和奋斗目标。
校园文化建设是培养现代秘书的重要环节。在这方面，王世红自然是十二分的重视。他是团干部出身，读书时才华出众，爱好广泛：发表过诗歌、散文，曾经是中国人民大学个人象棋锦标赛冠军、研究生足球队队长，担任过共青团中央桥牌协会秘书长等。据说，现在人们还经常能看到王世红在运动场上与学生打成一片的场景。有校长示范，北秘定然是充满活力与美丽的青春乐园。
金牌就业是北秘最有震撼力的骄傲。几年来，在严峻的就业形势中，北秘的毕业生在市场上竟然供不应求，甚至有的二年级学生已经有一部分被企业聘走了，一边上课一边工作。正因为有这样的成果，北秘才能够提出“零风险就业”、“订单培训班”（上学=就业）等方案和口号，才能在入学时与学生签订就业协议(可公证)。为了提高生源质量，帮助贫困学生，2003年开始，北京高等秘书学院正式面向全国招收100名品学兼优且家庭经济困难的学生。这批学生将免费入学，学费和生活费用将通过学校提供的工作机会解决。据了解，资助贫困学生接受高等教育，在北京民办高校中尚属首例。
2005年5月21日，由国家人事部全国人才交流中心指导，教育部全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心、中青世嘉教育机构、《中国大学生就业》杂志社举办的“关注就业竞争力，促进中国民办高等教育发展——2005年度全国民办高校就业工作经验暨先进单位表彰大会”在北京隆重召开，北京高等秘书学院荣获“全国学生就业实力十强民办高校”称号。毕业生就业反馈极好，“用秘书，找高秘”的口号成为北京秘书市场的口碑，一些外地院校和企业也在寻求与北秘的合作。
几年的努力，王世红及其北京高等秘书学院获得了社会广泛的认同，品牌效应大见成效。2003年度，北秘被评为“中国十大专业特色民办高校”，2004年度荣称“北京市民满意民办大学”。另外还有诸如“中国十佳民办大学”、“中国最具就业前景民办大学”、“中国高等文秘类示范大学”、“中国高等教育品质示范学校”等荣誉。王世红也被评为“中国民办教育十大杰出人物”。其他资格和荣誉就无法数清了：如教育部就业示范院校、北京市民满意院校、美国国际行政秘书协会ZPS秘书证书中国唯一培训点、教育部现代办公管理证书考试中心、中青团中央全国素质教育基地、《人民日报》重点推荐的全新办学无投诉学院、教育部英国剑桥秘书证书培训基地、教育部现代办公管理证书考试中心、英国伦敦工商会考试局LCCIEB秘书证书北京地区考点、教育部英国剑桥秘书证书培训基地，等等。但这些锦旗和牌照并没有挡住王世红的视线，他的近期目标是要把北秘办成本科院校，让北秘学生的就业率进入全国高校前十名。
北秘的校训是：慎思明辨、言信行果、坦荡至诚、圆融中和、敬业乐群、服务社会。董事长兼院长王世红自己首先成了校训最忠实和最成功的实践者，难怪大家称他为“北秘之魂”。且回放一段他在十年校庆大会上的精彩演讲：
二、协助教研室主任、副主任组织召开教学工作会议，并做好记录。
三、做好出科考试安排与成绩登记，组织填写实习报表。
四、定期检查教学用床使用情况，及时向教研室主任、副主任汇报。
五、协助教研室主任、副主任进行教学管理和师资培养工作。
六、做好日常教学档案资料的建设和管理工作。在教学任务结束后，将全部教学活动记录本及所有教学资料交教研室存档。
七、负责临床教师的授课、见习及实习工作的分工安排。
八、不定期召集实习医师会议，征求实习医师意见，促进教学工作。
九、做好临床教学资料的保管和上报工作，根据期中教学检查安排做好教学总结工作。
(天津师范大学 天津 300387)摘要：本文简要分析了高等学校教学秘书矮具备的基本素质和主要工作职责，根据自身工作经验和体会总结了做好高校教学秘书工作 的要点。
关键词：教学秘书 工作职贵 体会
中图分类号：G4 24．24 文献标识码：^ 文章编号：I 674—098X(2009)0I(b)一0205—02 院系教学秘书是高校教学管理队伍的重要成员，一名优秀的教秘是院系和学校管理部门领导者进行教学管理决策的得力助手。教学在高校为重中之重的工作，教学管理的水平和质量直接影响着教学工作的好坏，进而影响高校的根本任务— — 人才培养。教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用，它是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。因此，教学秘书工作政策性、业务性、服务性、时间性强，工作繁杂，责任重大。1教学秘书须具备的基本素质 1．1强烈的事业心和责任感
作为教学秘书，首先耍热爱教学管理工作，甘于奉献，为人师表，用自己的言行来熏陶学生、引导学生、感染学生和教育学生。教学秘书 工作责任大，内容多，范围广，日常事务繁杂，这就要求教学秘书应具有强烈的事业心和责任感。1．2知识面广
教学秘书除掌握专业技能外，还应了解一些相关的知识，如心理学、公共关系学、行政管理学、高等学校管理学等科学理论，并用以指导工作实践，才能从更广阔的领域中为教学管理工作服务。． 3善于利用各种高科技手段在科学技术日新月异的今天，办公现代化、信息化、网络化、数字化深刻地改变着学校的教学管理模式。教学秘书的工作方式和服务手段也要发生根本性转变，要适应新形势，掌握新技术。除了掌握Windows操作系统、office文字和数据处理软件、学校和院系的教学管理软件、校园网外，还应该掌握传真机、复印机等的使用，要掌握SPSS等统计软件，能够进行熟练的文字处理，掌握应用文写作知识、文书制作和文书处理知识、档案保管知识、会议组织知识等。
1．4应该有健全的心理素质
教学秘书地位特殊，角色复杂。因此，教学秘书应该具备较高的心理素质水平，既要有高度的责任感和自信心，能主动适应环境的变化，又要有良好的情绪状态，做到情绪稳定、乐观向上，不感情用事，还应该有坚强的意志力，能自觉地克服困难，对挫折、失败有足够的应对勇气和信心。要做到正确的认识自己和评价自己，具有较强的人际关系协调能力。2教学秘书的主要职责 教学秘书的工作头绪极为繁杂，要做好这些工作，就要求教学秘书了解自己的职责范围，并把这些工作予以细化，做到心中有数。2．1及时准确传达上级通知及安排
教学秘书要将上级教学管理部门的各项规章制度以及相关规定，原原本本地传达给学院各教研室、各位教师以及全院学生，使教学工作井然有序。比如，学校教学任务落实，学校教学检查的通知，学生选课通知，英语四、六级考试通知，补考通知，期中、期末考试安排等，都必须及时地通知到教师和学生。2．2积极配合协助主管领导处理日常使教
学管理工作每学期开学初，教学秘书要协助学院领导检查教师的备课、上课的到位情况，每学期期中要协助学院领导及专业主任进行期中教学检查、调研，如每门课程是否按授课计划进行讲授、学生对教学方方面面的意见，再写出详细的期中检查报告送教务处。确定每星期一个固定时间召开教秘和各班学委的例会，除了布置教学中的一些任务还要听取学委的各种情况汇报，每次会议都紧张而又充实，成为最能解决实际问题的一种途径。这些工作大都是在主管领导的指导下进行，但教学秘书是具体的执行者，实践着领导的决策，责任可谓重大。
2．3日常教学管理
一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这个中心进行，既繁重复杂又实实在在，而且应根据教学进度表做到有计划的安排，不能出现遗漏和差错。学生方面：新生名单；注册；专业分流选课组织；教 材征订；课程表；各学期考试试卷整理、归档；补考、重修考试 学生四、六级考试；计算机等其他考试；期末成绩；学籍异动材料；学籍处理统计；学籍档案；学生获奖材料；学生处分材料；毕业生资格审查；毕业生电子学籍；毕业论文整理、归档；毕业重修统计，毕业重修试卷；毕业生质量调查；毕业生证书发放；实习教育；学生座谈会记录等。教师方面：教学、实验大纲；专业教学计划；专业教学计划调整；教学任务安排；教师课表；教学日历；调、停课；考试、考查安排；教师各学期考试试卷收集；教师工作量统计；教师课堂教学质量评估；教师教学奖申报与审批；教师获取奖励与处分的材料等。其他方面：精品课程建设；教学、实验改革项目；品牌、特色专业建设；教学成果奖申报与审批；重点教材申报与审批，申报新专业；教学评估；教改、教学会议记录，期中教学检查；教学文件下达及归档；教学通知下达及归档；教学情况通报；教务系统；各类表格等。以上看似只针对某一人，某一方面，但要想做好每一件事，都要从方方面面进行沟通、协调。2．4各种档案材料管理
档案资料主要有四类。第一，教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息，可为学院领导搞好教学管理提供基
本依据，保证教学管理顺利进行。第二，教学日历、教学进度表、教学课表等，为学院领导提供日常教学信息，便于安排听课等教学检查督导活动。第三，学生名册、学生档案．学生成绩表等，为学院领导和教师提供学生的全部资料，以使教师在教学中全面地掌握学生的情 况，更有效地因材施教、教书育人。第四，过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文，等等，作为资料参考和本科教学评估的原始资料。这些材料听起来枯燥无味，可是在一个教秘的手中这些抽象枯燥的材料就是建筑教学大厦的金砖银瓦，有了它们，我们学校的教学才那么生动、有序，我们的学院才充满书香。也正因为有了它们，我们学校这趟高速行进的列车才能在育人的大道上畅通无阻。3做好教秘工作的体会
院系一级教学管理机构是学校整个教学管理系统中承上启下的一级机构，它在校教学管理机构的统一领导下，负责对本系的教师和学生的教学活动进行具体的组织管理。本人通过实践认识到，要想做好院系教学秘书工作，必须清楚认识以下几个方面。3．1奉献性与服务性
教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教学秘书服务的对象是有思想、有知识的人，他们的年龄、职称、性格、学历、地域等均有所不同，面对性格迥异、受教育程度、生活环境不同的教师和学生，使教学秘书的服务对象有了特殊性，服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。3． 2综合性
教学秘书的工作涉及本院的全部教学工作，既要协助领导管理教学，又要处理教学方面的具体事务，协调方方面面的关系，还要完成教务 处和领导临时交办的工作，因此教学秘书工作实质上是综合性的复杂工作。
3．3时效性和繁杂性
教学秘书工作的时效性主要表现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪，讲究效率，不做无效劳动，不做重复工作，争取教学资源的有效配置和教学效应的最佳发挥。教学活动是教和学双方的互动过程，也是全院各部门相互作用、相互协调的过程。教学秘书工作的繁杂性主要表现在工作的难度大，既有常规性的日常管理工作要做，又有一些突发性的教学情况要处理。工作重、责任大。工作的内容范围几乎涉及到学院教学管理工作的各个方面，既繁又杂，许多工作都牵涉到具体的人或物，涉及教师和学生的切身利益。3．4灵活性
教学秘书主要协助院领导管理全院教学工作，院领导是决策人，而教学秘书是决策执行者。作为院领导，在管理上不可能面面俱到，那么，教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时，根据当时的情况，在不违背原则的情况下可以灵活处理。如临时调课、停课等。当然，这种灵活性是在原则性基础上的。秘书工作的灵活性还表现在处理师生关系上，要使全院成为一个坚强的整体，拧成一股绳，不仅要靠领导的力量，还有赖于教学秘书善于协调各种关系，缓和矛盾，营造和谐、友善的工作氛围。除以上几点外，教学秘书在El常工作中还应该注意以下几个方面的技巧：(a)将工作内容分类，建立科学、准确，齐全的教学档案，并定期整理、充实、归类与编号，以便查找。(b)建立合理适用的电子文档。先根据工作内容建立总目录和分目录，然后根据时间顺序建立最终目录，这样工作起来得心应手，方便快捷。(C)使用多渠道发放通知的方法十分有助于提高工作效率。如将通知等通过Email发给学生、教师，也可直接发送到他们的手机上。(d)培养团结合作精神，与学工办及本办公室其他人员尽量充分协作。如在学生会举行的班干会上发放各种通知，传达各种学生必须清楚了解的信息。(e)培养一支专为教学秘书服务的学生干部，如学习委员和副班长一条线。还可以找一些认真负责的学生业余帮助整理档案。(f)建立适用的师生通讯录，通讯录包括办公室电话、手机电话、Email地址和住址等。(g)养成写工作日记的习惯。总之，教学秘书是高校里一项平凡而不可少的工作，只有我们甘于平凡、甘于奉献、勇于进取，并不断探索，做好本职工作，才能成为一名合格的教学秘书，才能将学院的教学工作做得有条不紊，为保证学校教学秩序正常运行贡献自己的力量。参考文献
[1】卢鑫．浅谈高校教学秘书如何做好本职工作【J]．黑龙江科技信息，2007，(3)．
[2】刘晨凌．关于高校系级教学秘书工作的几点思考【J]．科技信息(科学教研)，2007，(29)．
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