干部人事档案整理规则（精选8篇）
一、归档与立卷
1、档案材料主要包括企业开业登记、变更登记、注销登记和年度检验所形成的原始文件。
2、各登记处（科）室应在完成任一户企业登记或年检后一周内，将本次登记或年检应归档的材料进行归档。
3、每户企业单独立卷。每次登记或年检设立一个分卷。
4、分卷立卷工作，包括整理卷内材料、按规定的顺序装订成册、逐页打印页码(每个分卷起始页码均从“1”开始)、填写档案盒（统一使用长30X21X3.5-5厘米的硬纸盒）封面，并在数字档案应用程序中进行档案登记，包括企业简要注册信息、档案目录信息及卷目录信息，在扫描工作结束后，将打印出的卷目录装订入卷。对于以前整理的档案，可在扫描工作结束后，成批打印卷目录，替换原来手写的卷目录。
5、档案材料装订，一般使用线绳，勿用金属材料装订。
6、档案材料要有专人保管。如有损毁或变质，要及时采取措施。
二、各类档案立卷装订顺序
一、有限责任公司设立：
（1）公司设立登记审核表；（2）公司设立登记申请书；
（3）公司名称预先核准申请书及通知书；（4）委托代理人证明；（5）公司章程；（6）验资报告及其附件；
（7）股东法人资格证明或自然人身份证明；（8）法定代表人任职文件及身份证明；（9）董事、监事、经理任职文件及住所、身份证明；（10）公司住所证明；（11）其他文件、证件；（12）执照复印件。
二、股份有限公司设立：
（1）公司设立登记审核表；（2）公司设立登记申请书；
（3）公司名称预先核准申请局及通知书；
（4）国务院或省政府授权部门的批准文件，募集设立的股份有限公司还应提交国家证券委批准文件；（5）公司章程；（6）创立大会记录；（7）验资报告及其附件；（8）财务审计报告；
（9）发起人法人资格证明或自然人身份证明；（10）法定代表人任职文件及身份证明；
（11）董事、监事、经理的任职文件及住所、身份证明；（12）公司住所证明；（13）其他文件、证件；（14）执照复印件。
三、有限责任公司或股份有限公司分支机构：
（1）分公司设立登记审核表；（2）分公司设立登记申请书；（3）公司设立分公司申请报告；（4）企业法人营业执照复印件；（5）公司章程；（6）负责人任职文件；（7）经营场地证明；（8）其他文件、证件；（9）新执照复印件。
四、公司变更名称：
（1）公司变更登记审核表；（2）公司变更登记申请书；（3）公司变更名称的申请报告；（4）公司名称预先核准通知书；（5）股东（董事）会变更名称的决议；（6）章程修正案；（7）其他文件、证件；（8）新执照复印件；（9）原执照副本。
五、公司变更住所：
（1）公司变更登记审核表；（2）公司变更登记申请书；（3）公司变更住所的申请报告；（4）股东（董事）会变更住所的决议；（5）章程修正案；（6）新住所证明；（7）其它文件、证件；（8）新执照复印件；（9）原执照副本。
六、公司变更法定代表人：
（1）公司变更登记审核表；（2）公司变更登记申请书；
（3）公司变更法定代表人的申请报告；
（4）股东（董事）会关于法定代表人的任职决议；（5）法定代表人身份证明；（6）其它文件、证件；（7）新执照复印件；（8）原执照副本。
七、公司增加注册资本：（1）公司变更登记审核表；（2）公司变更登记申请书；（3）公司增加注册资本的申请报告；
（4）股份有限公司提交国务院或省政府授权部门的批文，以募集方式增加注册资本的还应提交国家证券委的批文；（5）股东会增资决议；（6）章程修正案；（7）验资报告及其附件；（8）其他文件、证件；（9）新执照复印件；（10）原执照副本。
八、公司减少注册资本：
（1）公司变更登记审核表；（2）公司变更登记申请书；（3）公司减少注册资本的申请报告；
（4）国有独资和股份有限公司提交原审批机关的批文；（5）验资报告及其附件；
（6）股东会减少注册资本的决议；（7）章程修正案；
（8）公司债务清偿或债务担保情况的说明；（9）减少注册资本的公告（三次以上）；（10）其他文件、证件；（11）新执照复印件；（12）原执照副本。
九、公司变更经营范围：
（1）公司变更登记审核表；（2）公司变更登记申请书；（3）公司变更经营范围的申请报告；（4）章程修正案；（5）其他文件、证件；（6）新执照复印件；（7）原执照副本。
十、公司更营业期限：
（1）公司变更登记审核表；（2）公司变更登记申请书；（3）公司变更营业期限的申请报告；（4）股东会变更经营期限的决议；（5）与原限定经营时限相关的文件、证件；（6）新执照复印件；（7）原执照副本。
十一、公司变更企业类型：（1）公司变更登记审核表、（2）公司变更登记申请书；
（3）公司变更企业类型的申请报告；（4）审批机关的批文；
（5）股东会变更企业类型的决议；（6）章程修正案；（7）其他文件、证件；（8）新执照复印件；（9）原执照副本。
十二、公司变更股东或发起人：（1）公司变更登记审核表；（2）公司变更登记申请书；
（3）公司变更股东或发起人的申请报告；（4）原股东会关于变更股东的决议；（5）出资（股权）转让协议；（6）新股东签署的章程修正案；（7）新股东法人资格证明或自然人身份证明；（8）其他文件、证件。
十三、有限责任公司和股份有限公司：（1）公司注销登记申请书。
（2）法院破产裁定书、公司依照《公司法》做出的决议、行政机关责令关闭的文件；（3）公司注销申请报告；
（4）股东会或有关机关确认的清算报告；
（5）清算组织在省、市级以上报纸上至少公告三次的证明；（6）公司原印模和损毁后印模；（7）其他文件、证件；（8）原执照副本。
十四、分公司注销：参照公司。
十五、公司证照遗失补发：（1）补发执照申请书；
（2）股东（董事）会关于申请补发执照的决议；（3）报纸刊登的遗失声明。
十六、公司增发执照副本：（1）增发副本申请书；（2）股东（董事）会决议；（3）新执照复印件；（4）原执照副本。
十七、公司年度检验：（1）年检报告书；（2）资产负债表和损益表；（3）审计、验资报告；（4）其他文件材料。
十八、企业法人设立：
（1）企业法人设立登记审核表；（2）企业法人申请开业登记注册书；（3）企业名称预先核准通知书；（4）主管部门或审批机关的批文；（5）公司章程；
（6）法定代表人任职文件及身份证明；（7）验资报告及其附件；（8）企业住所证明；（9）新执照复印件；（10）其他文件、证件。
十九、不具备法人资格的营业机构设立：（1）营业机构设立登记审核表；（2）企业申请营业登记注册书；（3）主办单位法人资格证明；
（4）企业法人设立分支机构的申请报告；（5）负责人任职文件及身份证明；（6）经营资金证明；（7）经营场所证明；（8）新执照复印件；（9）其他文件、证件。
二十、企业法人变更名称：（1）企业法人变更登记审核表；（2）变更登记注册书；
（3）企业名称预先核准通知书；（4）企业法人变更名称的申请报告；（5）主管部门的批文；（6）新执照复印件；（7）原执照副本。二
十一、企业法人变更住所：（1）企业法人变更登记审核表；（2）变更登记注册书；
（3）企业法人变更住所的申请报告；（4）新住所（经营场所）证明；（5）其他文件、证件；（6）新执照复印件；（7）原执照副本。
二十二、企业法人变更法定代表人：（1）企业法人变更登记审核表；（2）变更登记注册书；
（3）企业法人变更法定代表人的申请报告；（4）企业法定代表人的任职文件；（5）法定代表人身份证明；（6）其它文件、证件；（7）新执照复印件；（8）原执照副本。
二十三、企业法人增加或减少注册资金：（1）业法人变更登记审核表；（2）更登记注册书；（3）企业法人增加或减少注册资金的申请报告；（4）验资报告；（5）其他文件、证件；（6）新执照复印件；（7）原执照副本。
二十四、企业法人变更经营范围、方式：（1）企业法人变更登记审核表；（2）变更登记注册书；
（3）企业法人变更经营范围、方式的申请报告；（4）其他文件、证件；（5）新执照复印件；（6）原执照副本。
二十五、企业法人变更经济性质：（1）企业法人变更登记审核表；（2）变更登记注册书；
（3）企业法人变更经济性质的申请报告；（4）主管部门批准文件；（5）国有资产产权登记表；（6）其他有关文件、证件；（7）新执照复印件；（8）原执照副本。
二十六、企业法人变更主管部门：（1）企业法人变更登记审核表；（2）变更登记注册书；
（3）企业法人变更主管部门的申请报告；（4）新主管部门法人资格证明；（5）新旧主管部门签署的交接协议书；（6）其他文件、证件。
二十七、企业法人异地设立分支机构：（1）企业法人变更登记审核表；（2）变更登记注册书；
（3）异地设立分支机构的申请报告；（4）新执照复印件；（5）其他文件、证件。二
十八、企业证照遗失补发：（1）企业补发执照申请报告；（2）报纸刊登的遗失声明。二
十九、企业增发执照副本：（1）企业增发执照副本申请报告；（2）新执照复印件；（3）原执照副本。三
十、企业法人年度检验：（1）年检报告书；（2）资产负债表和损益表；（3）其他文件材料。三
十一、非法人企业年检：（1）年检报告书；
（2）加盖原登记机关印章的企业法人营业执照复印件；（3）其他文件、材料。三
十二、企业法人注销：
（1）企业法人注销登记审核表；（2）企业申请注销登记注册书；（3）企业法人注销的申请报告；（4）主管部门同意注销的批文；（5）其他文件、证件；（6）原执照副本。
三
十三、不具备法人资格的分支机构：（1）企业注销登记审核表；（2）企业申请注销登记注册书；（3）企业注销的申请报告；
（4）主办单位同意注销及负责清理债权、债务的文件；（5）其他文件、证件；（6）原执照副本。三
十四、集团设立：（1）集团设立登记审核表；（2）集团设立登记申请书；
（3）集团名称预先核准申请书及通知书；（4）股东营业执照；
（5）有关单位的批复、申请；（6）章程；
（7）创立大会会议记录；（8）董事会决议；（9）监事会纪要；（10）（11）（12）股东履历表； 验资证明； 资产评估报告书；（13）（14）（15）房屋产权证； 各类资质证书； 新执照复印件。
三
十五、外商投资企业名称预先核准：（1）外商投资企业名称登记申请书；（2）名称字号查重报告单；（3）申请书；（4）委托书；（5）批复。
三
十六、外商投资企业设立：（1）外商投资企业登记申请书；（2）企业名称登记核准通知书；（3）批准证书；（4）批复；（5）合同；（6）章程；（7）合作协议；（8）董事会成员名单；（9）主要负责人登记表；（10）（11）（12）（13）（14）（15）法人资格证明； 董事会决议； 资信证明；
水、电、环保、土地、卫生等相关管理部门文件或材料； 新执照复印件； 可行性研究报告。
三
十七、外商投资企业变更：（1）外商投资企业变更登记申请书；（2）企业名称预先核准通知书；（3）批准证书；（4）批复；（5）情况说明；（6）董事会决议；（7）合同修正案；（8）章程修正案；（9）资信证明；（10）（11）（12）（13）（14）验资报告； 审]计报告；
水、电、环保、土地、卫生等相关管理部门文件或材料； 新执照复印件； 原执照副本。
三
十八、外商投资企业年检：（1）年检报告书；（2）批准证书；（3）审计报告；（4）验资报告；
（5）负责人身份证复印件；
（6）水、电、环保、土地、卫生等相关管理部门文件或材料；（7）新执照复印件；（8）原执照副本。三
十九、外商投资企业换证：（1）外商投资企业换证登记表；（2）章程；（3）验资报告；（4）评估报告；（5）新执照复印件；（6）原执照副本。
四
十、外商投资企业分支机构设立：（1）分支机构设立登记申请书；（2）通知函（证明书）；（3）批准证书；
（4）总公司原执照正副本；（5）负责人登记表；（6）情况说明；（7）委托书；（8）任命书、授权书；（9）房屋租赁证明；（10）（11）水、电、环保、土地、卫生等相关管理部门文件或材料； 执照复印件。
四
十一、外商投资企业分支机构变更：（1）分支机构变更登记申请书；（2）申请；（3）批准证书；（4）董事会决议；（5）委托书；（6）授权书；（7）负责人登记表；（8）缴印章说明；（9）新执照复印件；（10）原执照正副本。
四
十二、外商投资企业分支机构年检：（1）年检报告书；（2）合同；（3）补充协议；（4）授权书；（5）卫生许可证；（6）房屋租赁证明；（7）新执照复印件；（8）原执照副本。
四
十三、外商投资企业分支机构延期：（1）分支机构延期登记申请表；（2）申请书；（3）批准证书；（4）批复；（5）工作总结；（6）新执照复印件；（7）原执照副本。
四
十四、外商投资企业代表处设立：
（1）外国（地区）企业常驻代表机构登记申请表；（2）设立申报表；（3）批准证书；（4）批复；
（5）审批函、担保函；（6）申请书；（7）委托书；（8）授权书；
（9）机构人员资格证明；（10）资信证明；（11）（12）地址证明； 新执照复印件。
四
十五、外商投资企业代表处变更：（1）代表机构变更登记申请表；（2）批准证书；（3）地址证明；（4）新执照复印件；（5）原执照副本。
四
十六、外商投资企业代表处延期：（1）代表机构延期登记申请表；（2）批准证书；（3）批复；（4）保证函；（5）工作总结；（6）新执照复印件；（7）原执照副本。
四
十七、外商投资企业办事处设立：（1）办事处登记申请表；（2）登记申请书；（3）批准证书；（4）批复；
（5）保证函、协议书；（6）董事会决议；（7）委托书；（8）机构人员情况；（9）公司情况证明；（10）（11）（12）资信证明； 地址证明； 新执照复印件。
四
十八、外商投资企业办事处变更：（1）办事处变更登记申请表；（2）变更批准书；（3）申请书；（4）批复；（5）地址证明；（6）新执照复印件；（7）原执照副本。
四
十九、外商投资企业办事处延期：（1）办事处延期登记申请表；（2）批复；（3）保证函；（4）工作总结；（5）新执照复印件；（6）原执照副本。
三、扫描
（1）利用本次下发的数字档案软件进行扫描时，不管扫描图像为黑白还是灰度，均采用200DPI的分辨率进行扫描。
（2）带有照片的材料扫描成灰度图像，其他材料均扫描成黑白图像。对于年检报表等红色或绿色的材料，可在扫描时通过调整通道解决扫描为黑白图像不清晰的问题。
（3）其他关于扫描工作的内容，详见《工商档案扫描管理系统操作手册》。
四、工作流程1、2、3、4、5、书式档案整理 档案登记 档案扫描、排序
一、对《规则》的简要介绍
《规则》是以“简化整理，深化检索”为宗旨，为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，为提高工作效率，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整和简化。《规则》定义的归档文件，是指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。归档文件整理，是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。档案的整理单位是“件”，“一般以每份文件为一件”。整理的原则是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。整理的质量要求是“整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求；已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制”。整理方法分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤，对每一步骤都有详细要求。
二、用《规则》指导人事档案整理工作的适用性分析
1. 从人事档案归档文件材料的载体来看。
长期以来，我国人事档案所保存的反映一个人出生、成长、工作、发展业绩、取得成就的原始记录的文件载体都是纸质的。随着高科技的发展和电子档案的出现，人事档案中保存原始记录的载体有了新成员。但因电子档案的信息安全及本身载体物理性质的稳定性尚未得到保障，在今后相当长的时期内纸质载体的档案还不会完全被电子档案取代，纸质载体人事档案的保管和利用仍是当前人事档案工作的主要内容。因此，纸质载体的人事档案用《规则》来指导其整理是适用的。
2. 从人事档案归档文件材料的形成过程来看。
因为人事档案所反映的是人在社会活动中，组织、人事等有关部门对其工作经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作能力、工作实绩等方面形成的记载性文件材料，它也是各职能部门在其正常的管理工作中行使其管理职责的产物，人事档案中好多归档材料都能在相应的职能管理部门的文书档案中找到相应的文件材料。虽然这些不同的职能部门因其业务不同，产生的文件材料的规格和样式也不尽相同，但它符合“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”这一规定，它属于《规则》中定义的归档文件。因此，用《规则》指导人事档案整理工作是适用的。
3. 从人事档案管理手段来看。
随着办公自动化进程的加快，计算机技术应用于档案管理已得到普及。应用于人事档案管理的计算机管理系统已得到很好的开发利用，它使人事档案的管理方式和手段有了质的飞跃。条件好的单位已经不仅仅使用计算机来管理人事档案的目录，而且已经达到人事档案数字化管理的状态。而《规则》实施的前提条件就是运用计算机辅助管理档案，所以从人事档案已有的管理手段来看，用《规则》指导人事档案整理工作是适用的。
4. 从人事档案的特性来看。
人事档案是将反映一个人历史的、全面的基本情况且有保存价值的真实材料经过收集、鉴定、整理、装订，形成一个案卷。它所具有的成套性的特点及整理方法与科技档案相似。科技档案是将一项科研项目或一项工程所产生的文件收集起来，也是经过鉴定、整理、装订，形成一个或数个案卷。目前，国家虽未有科技档案文件级整理的统一规定，但已有一些单位根据自身特点，在充分领会《规则》整理原则的基础上，制定出适合本单位的科技档案按“件”整理的工作细则，并已实施，取得了一些成效。人事档案的特性与整理方法类似于现有的科技档案，那就说明，只要合理界定好人事档案中的档案整理单位———“件”的定义，选择适当的装订方法，确定实用的分类方案，对归档材料进行更科学的排列，就可以顺利完成人事档案的编号、编目、装盒，达到归档材料有序化。因此，用《规则》指导人事档案整理工作也是适用的。
三、用《规则》指导人事档案整理工作的可行性分析
1. 原有的人事档案整理方法已蕴藏了文件级整理的内涵，为《规则》指导人事档案整理工作奠定了基础。
长期以来，《干部档案整理工作细则》一直指导着人事档案整理工作。其中，第十五条明确指出“在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数”。第十七条对档案材料目录的编写要求是“逐份逐项填写”，填写材料份数时，“以每份完整的材料为一份（包括附件）”。这里的“每份”在实际操作中就是《规则》中“件”的概念，“顺序号”与“件号”含义相同，只是说法不同而已。其中，“在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数”，实际上就是《规则》中“编号”的工作环节。人事档案材料目录的编写要求是“逐份逐项填写”，这是与《规则》中“编目”工作环节的“归档文件应逐件编目”相对应的。而对“页数”的定义与要求，两者理解一致。这些情况都说明了用《规则》指导人事档案整理工作有良好的基础，是可行的。
2. 按《规则》的工作环节来完善人事档案整理工作的建议。
(1）人事档案整理单位———“件”的界定。“以每份完整的材料为一份（包括附件）”就是“一件”。对联系密切的归档材料，应充分考虑其有机联系。对“件”的理解可作如下补充：同一事由的多份证明材料为一件；同一事由的多人多次的情况说明为一件；同一次考察、考核中的综合材料为一件；反映学历、学绩、专业技术情况中同一事由的专家推荐书为一件；同一次政审中的调查报告为一件，同一次政审中的检查交代为一件，同一次政审中的情况说明为一件。
(2）人事档案装订。《规则》中对归档文件装订的要求是符合档案保护要求，尽量保持文件原始面貌。文件原始面貌既包含文件内容原貌，也包含文件载体原貌。那么，人事档案的装订也应从维护档案原始面貌的角度出发，立足于便于保管和利用。装订用品必须对归档材料无害，不影响档案的保存寿命，装订方式应能较好地维护文件的原始面貌且简便易行。因此，笔者建议： (1) 人事档案按“件”装订。 (2) 装订位置。以不压字迹为准则，视归档材料的自然状态灵活确定。适合左侧装订的，应将“件”内的各页按左、下侧对齐装订；不适合左侧装订的，就取左上侧位置，将“件”内的各页按左、上侧对齐装订。 (3) 在装订方式上，因各地的气候不同，为方便人事档案转递后的保管，避免二次装订的麻烦，建议用化学糨糊或缝纫机进行装订。材料过厚时，用“三点一线法”装订。 (4) 归档材料的修整。归档材料装订前，应检查材料内容和载体的完整，对字迹模糊或易褪变的材料应复印，复印件与原件一并装订。对档案载体有破损的地方进行修补，不必对纸张页面大小进行加工，尽量保持文件材料载体的原貌。
(3）分类、排列。人事档案归档材料的分类方案仍采用《干部档案整理工作细则》规定的分类方案。这样既能保持人事档案分类的连续性，又可以避免对以前整理好的档案重新组织分类，从而减少工作人员不必要的劳动。归档材料排列时，在每一类别下，按材料形成的先后顺序排列。因为增加的新材料，总是在原先材料之后形成的，所以这种排列方法最省时省事。
(4）编目。应逐“件”对人事档案归档材料进行编目。在编制档案目录时应注意材料名称的补充与完善：无标题的材料应拟定标题；原材料标题不符合实际内容的，须另行拟定；材料标题过于简单，不能揭示材料内容的，要予以补充；材料标题过长的，要适当简化。拟定或简化（补充）的标题必须确切反映档案材料的主要内容或性质特点，且应加“[]”括之，以示与原标题的区别。例如，毕业生成绩表应著录为“[硕士研究生]成绩登记表”，或是“[专科]成绩登记表”。
(5）装盒。将归档材料（不打孔）按各类顺序直接装入人事档案装具内。笔者建议：人事档案的装具可参照文书档案以件立卷后使用的档案盒的样式来设计。档案盒的外形尺寸按现在通用的公文用纸———A4纸张的大小设置，以适应现代人事档案载体形式的变化。盒内档案目录放在归档材料的前面，归档材料按人事档案十大类的类目顺序排列，每一类目内按“件号”顺序排列，或将每一类目内的归档材料先用不锈钢的燕尾夹夹住后，再按顺序装盒。这样可极大地方便新材料的补充和档案的利用。盒脊厚度可根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等不同规格。盒脊与盒封面统一标识档案人的姓名及档号，并将这标识用标签贴于档案盒上。若档案转递走后，档案盒上换贴一张标签还可以继续使用。
由此可见，按《规则》的整理环节来改进人事档案整理工作环节，将是可行的，也是方便的。
摘要：本文分析了用《归档文件整理规则》来指导人事档案整理工作的适用与可行性。
关键词：人事档案整理,适用性,可行性
参考文献
[1]刘俊玲.人事档案整理方法变革之管见[J].档案管理, 2006 (5) .
[2]范文春.干部档案按件整理的探讨[J].温州大学学报, 2005 (2) .
一是归档内容的变化。新增了很多需要归档的材料，删除了一些不需要归档的材料，还有部分归档材料作了调整。其内容变化情况详见表一。
表一 改版后干部人事档案归档内容变化情况表
二是目录格式的调整。其一，把“类号”改成了“序号”;其二，把“材料制成时间”改成了“材料形成时间”;其三，删除了“材料份数”栏。具体格式见表二。
表二 干部人事档案目录
编目时，要按照排列顺序，逐份逐项进行，每类目录首先注明材料类号和类别名称，如一履历表类、二自传类、三鉴定考核考察材料。
序号栏的填写方法是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级分类的类号用1至4，顺序号用阿拉伯数字;“材料名称”根据材料题目填写，有必要时另拟标题;“材料形成时间”填写材料落款时间，有多个时间的材料，以最后的时间为准，具体年月日填写齐全;“页数”按照编好的页数如实填写;“备注”填写需要说明的情况，如复印件、附考察材料等。具体填写方法见表二。
三是档案用纸、档案卷盒和档案袋有了新的规格。1991年的《干部档案整理工作细则》规定干部档案材料使用16K规格，2009年的《干部人事档案材料收集归档规定》规定使用16开型或国际标准A4纸型的公文用纸。现在中组部要求，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型，档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。装订时，按照靠左下对齐的方式用打孔机在左侧打3个孔即可。档案卷盒规格和档案袋规格按照A4纸型都要相应调整。
依照改版后的人事档案标准整理时需要注意以下问题：
一是排序时两种方法同时使用。第一、第二、第三、第四、第七、第九、第十类材料按材料形成时间排序，其中第四类和第九类材料有二级分类，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序;第五、第六、第八类材料按材料内容以材料之间的内在联系排序，其中第五、第八类材料的排列顺序为：上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交代材料等，第六类材料排序时，入团志愿书或入党志愿书排在入团或入党的其他材料之前，其他材料依时排序。
二是书写目录时注意留白。干部人事档案实行动态管理，书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用，特别是第三、第四、第九类等，由于后续的材料比较多，为了留出足够的空格，不要在同一页中再填写其他类别材料的条目。
三是收集归档材料要确保规范。为了保证档案材料收集归档的质量，要规范收集和整理。具体应注意以下两点：其一，归档的材料必须是办理完毕的正式材料，手续要完备，凡规定由组织审查盖章的归档材料，须有组织印章。审（复）查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字;本人见面后未签字的，由组织注明。其二，除各类证书、证件、全国统考科目成绩单及历史久远的材料外，归档材料一般不使用复印件，复印件要注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门印章，确保复印材料真实有效。
根据中共中央组织部办公厅关于干部人事档案审核整理工作的安排部署，在市局党组和市局相关科室领导的精心指导下，强化措施，扎实工作，现将有关情况汇报如下。
一、基本情况
我局共有干部人事档案审核人数52人，其中，正科级干部6人，副科级干部21人，一般干部25人。
二、做法和特点
我局领导高度重视，大力支持，协调解决干部档案室2间，实现了库房面积达标和“三室”分开的要求，配备了防盗门窗、灭火器、温湿度表、空调等，为圆满完成干部档案审核整理工作奠定了坚实的基础。
在干部人事档案审核整理过程中，我们本着对组织负责、对个人负责的原则，严格按照各个工作阶段的具体要求，认真检查、核对、装订每一本档案，自始至终做到精益求精、慎之又慎。在干部身份认定上突出“准”字，对收集上来的归档材料都要严格审查、核对，经过审查凡有疑点的全部退回，并深入审核对象的相关单位实地调查核实。截至目前为止，审核登记人数52人，无问题的8人，需要调查核实的干部人数44人，已经核实完毕的干部人数44人。
三、存在问题和今后打算 尽管我们在干部人事档案审核整理方面做了不少工作，取得了一些成效，但仍然存在一些问题。一是档案资料还存在不齐全问题。尽管我们在干部档案资料收集方面花费了大量心血，付出了艰苦努力，但是由于时间久远，一些不准确的材料又不能入档，致使部分干部档案中资料仍不完整。二是部分单位、个人对干部人事档案工作仍不够重视。
1、干部履历表。一般要求应该有最近年度的干部履历表。在较早的档案中可能有不同的名称，如职工登记表，干部简历。这都是干部履历表的一种不同形式应该放在此类中。
2、自传。自传分为两种，一种是晋升到一定职务，比如中层以上时，会有自传，这时应该放在二类自传类，另一中是入党时，也会有自传材料。这时应该放在入党材料类中。
3、年度考核、鉴定。年度考核是一年一度的考核，它会以不同的名称出现，如年度考核表，年度考核鉴定，考核材料，前二者没有什么歧义，可直接归在第三类，年度考核类，但考核材料，有时候可能是年度考核，有时也可能是干部任免的考核材料，如材料内容会出现，在民主测评中百分之多少的人认为是优秀，百分之多少的人认为是称职，考核人由多人组成等，出现这样的内容时，应该归为年度考核。如果出现经考核同意该同志晋升，或同意该同志提拔为什么职务，出现这样的内容时，应该归为干部任免类，或跟干部任免表放在一起，合为一个材料。同时在这一类中，应该注意，如出现审计的相关材料，述职报告，也应归为此类，审计材料一般放在最前面或最后面，必须让年度考核表连续。述职报告一般放跟年度考核表放在一起合为一个材料。有时干部鉴定表，在分类时也容易混淆，一般情况有三种可能，一种是他所工作的单位对此人的工作鉴定，这时应该属于我们说的鉴定类，其次是干部任免的鉴定，这时一般表中会出现，同意提拔为什么职位的内容，这时应该归为干部任免类，还有一种是党员的鉴定，这时应归为，党团材料类。那么怎么区分这三种情况呢，一般情况下，我们看此表的审批单位印章，如果单位印章为工作单位印章，则考虑归为前两种。如果单位印章为党组织印章则考虑归为后一种。
4、学历证明。关于学习的材料一般都放在这一类，容易引起混淆的一些材料，如社会实践活动登记表，毕业生鉴定表，劳动技术社会实践鉴定表，等一些在校的关于学习活动的一些鉴定材料，容易把这些材料归为第三类鉴定类。而这一部分材料应该归为第四类学历类。因为这一类属于学习活动中产生的档案。其次是职业资格、专业技术职务，这一类中主要包括，初聘专业技术职务呈报表、专业技术资格考试申报表、专业技术人员考核登记表、专业技术资格人员聘任表、专业技术资格考试申报表等，只要是专业技术，职业资格的相关材料都放在这一类。这里值得注意的是，初聘专业技术资格人员聘任表，在分类时容易归为聘用任免类，这类材料因归为技术职称类，因为如果这个人在这方面的材料较多时会，建专门的科技档案类。
5、政审。在这一类中主要是个人和家庭成员的政治背景审核。同时个人 资料的变更也归为此类，这类资料一般很少出现，所以在归类中容易把它归为其他类中。
6、入党材料。入党材料中必须包括以下内容，入党申请书，入党转正申请书，入党志愿书。资料中如果这三份材料都齐全，入党材料又比较多的情况下可以保留三者适当的剔除一些不重要的材料，如思想汇报
征求意见会（群众）座谈会议记录等。
7、惩处。在这一类中，应该注意，在处罚材料中是否有解除处分的相关材料。如果没有应该记录。
8、招聘、干部任免、工资。工资变动一般情况下应该连续，这里的连续有两层含义，一层是，排序时工资必须放在一起，并且审批时间应该是连续的。其次是工资的内容里，有关工资变动的记录必须是连续的，也就是说工资变动的数目应该是连续的。如果没有连续，都应有相应的记录。同时工资变动毕业生定级审批表、套改工资审批表、连续工龄审定表、职务工资审批表等与工资变动相关的材料都因归为工资这一类。干部任免类，只要是职工的招聘，干部职务的任免都应归为此类，如干部任免审批表，这是最常见的关于干部任免的材料，但还有一些，如确定行政职务审批表，调入人员审批表，转正定级审批表、吸收录用干部审批表等也是关于聘用的一些材料，也应归为此类
在这一类中有一些材料出现的频率较少，也应该注意，如军人复原安置，军人受衔、辞职离退等也应归为职务变动类。同时参加党、人大、政协、社会团体、民族党派代表会议等相关的材料应该在招聘、任免的大类下，另归一类。
9、当在同一材料中出现不同名字时，应注意，这时有可能有以下两种情况，第一种，有可能是此人改名了，第二种有可能是，把两个不同的两个人的材料混在一起了。如王洪兰和王红兰。
随笔：
1、整理人员的心态；
2、整理顺序，先从一般干部开始整理，再整理中层以上干部；
3、时间用零补齐，4、分类越细改动越小，类下另起号；
5、打孔已打孔的，最好不要第二次再打孔，这样档案材料很难对齐，打孔也很难打准；
6、纸张薄的，或档案材料较小的，可用白纸填补；
7、为了不反复整理，可把原来混在一起的，实体先进先归类，然后再进行排序，如工资变动表和干部任免表常混在一起，通常可以先把两种表分别归类，然后再在类下排序。
8、整理完后需检查一遍排序结果；
9、在培训类中，一般出现“学员”二字，都考虑在培训类中；
9、原档案目录也有效；
10、档案材料没有日期时，可参考原始排序；
11、当看到不录不能确定材料类时，一定要看档案实体材料；
12、原表不能拆开；
13、重件剔除；
背景
在环境极度恶劣却又极度脆弱的两极地区，船舶的航行安全以及对未开发的环境的保护一直是国际海事组织（IMO）的重点关切。多年来，国际社会也出台了许多关于在极地地区进行海洋开发的要求、规定和建议。
发展趋势和预测均显示，未来极地航运的发展将呈现规模化和多样化。但应注意的是，这些发展都应在保证海上人命安全以及不损害极地环境可持续发展的前提下进行。
在南北极从事海上运输会面临许多难以想象的困难艰险，比如气候条件恶劣、相关区域海图缺失、通讯系统失灵以及其他助航设备缺乏等。极地偏远荒凉，救援和清污团队也难以及时到达，一旦发生事故，就会产生难以估量的代价。超低气温还会降低一些船舶组件的有效性。一旦出现冰冻，还会为船舶的船体、推进设备和附属物件增加额外的负重。2009年，国际海事组织大会通过了第A1024（26）号决议，发布了在极地水域船舶营运准则。该准则是在SOLAS公约和MARPOL公约现有规定要求之外，针对极地水域的气候条件、符合海事安全的合理标准以及防止环境污染而提出一些必要的额外要求。但该准则为建议性文件，不具备强制力。
随着航运界在极地的开发需求越来越强烈，极地周边国家对极地环境资源的争夺越来越激烈，国际海事组织意识到有必要出台一份具有强制力的法律来规范极地的航运活动，保护极地的生态环境。
《极地区域船舶航行安全规则》（《极地规则》）草案
因此继2009年后，国际海事组织开始着力制定一部具有强制力的极地航运法律规则——《极地区域船舶航行安全规则》，（International Code of safety for ships operating in polar waters），简称《极地规则》（Polar Code)），涵盖在两极水域同船舶营运相关的船舶设计、建造、设备配备、操作、培训、搜索搜救以及环境保护相关事宜。
2014年5月，国际海事组织海事安全委员会（MSC）通过了新版SOLAS公约第14章，关于“船舶在极地水域营运的安全措施”的规定草案。该部分引入了《极地规则》的第I-A部分内容，这在原则上一并通过了《极地规则》草案。这些规定的正式采纳将于11月进行。《极地规则》草案的主要内容
该《极地规则》草案主要包括：第I-A部分，关于船舶航行安全；第II-A部分，关于防止污染；以及第I-B和 II-B部分对前两部的建议性规定。
该规则每章都提出了实现目标和基本要求，涵盖的内容有：船舶结构；船舶稳性；船舶的完整性；机械设备；操作安全；消防设施；救生设备和装置；航行安全；通讯系统；杭城规划；人员配备和培训；防止油污；防止船上油污液体物质的污染；防止船舶污水污染；以及防止船上垃圾排放污染。《极地船舶证书》
依据目前草案的规定，其要求意图在南北极水域从事船舶营运必须申领一份《极地船舶证书》。该证书将船舶分类三类：A类为可在一年期中厚程度冰层的极地水域航行的船舶；B类为A类船舶外，可在一年期薄冰层的极地水域航行的船舶；C类为旨在开放水域或在冰层条件不及A、B类程度的极地水域航行的船舶。
证书的签发
该证书的签发，需要对被申请方进行相关的评估，关于该船在极地水域的营运条件范围和可能遭遇的危险。该评估包含提供确定营运限制的信息，以及为减轻事故发生以减低对船舶航行安全以及环境的影响而制定的相关计划、程序或添置额外的安全设备等。
一、现行人事档案整理工作有可能造成污损的工序
人事档案整理是档案管理的基础性业务工作, 是一项实践性很强的活动。人事档案, 以个人为单位, 按照规定整理排序, 构成完整、真实、精练、条理清楚的人事档案案卷。
1.盖归档章与编页。根据《细则》第十一条、第十二条、第十五条:人事档案材料分十大类, 每类干部档案材料, 都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成时间排列顺序, 并在每份材料的右上角盖归档章, 编上类号和顺序号, 在其右下角编写页数。
归档章的油墨是人为掌握, 油墨的多少, 章的浓淡难于把握, 难免造成油墨过重、过轻、重影、模糊等;有时材料的右上角空隙较小, 难免覆盖字迹等等, 均可造成人事档案材料人为污渍, 损坏其原貌。
编页, 由于各地各时段的规范不同, 个人对规范理解的不同, 往往会造成页码编写不同, 造成反复擦写, 不仅带来重复劳动, 还容易造成材料损坏。
2.技术加工、打孔与装订。按照《细则》第二十条规定:为便于装订、保管与利用, 延长档案材料的寿命, 对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料, 应进行技术加工。对超出16k的档案材料, 在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下, 可酌情进行裁剪, 不能裁剪的, 须进行折叠;对破损、卷角、折皱和小于16k的材料, 要进行裱糊。对过窄或破损的须加边, 拆除材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品, 以防氧化锈毁材料。加边及拆金属品后, 为保材料完整, 要用缝纫机缝纫。裁剪、打孔, 本身就是对人事档案材料原貌损坏, 违背档案材料的原貌保存的原则。起钉、缝纫, 不但破坏材料的原貌, 还因为缝纫机针孔像邮票齿孔一样, 还可能使材料在今后的插件、利用时的取放、查阅时的翻动等, 造成损坏撕脱。
根据《细则》第二十一条:在材料左侧竖直打上统一的装订孔。把全卷材料理齐, 材料条件好的应做到四面整齐, 条件差的, 以装订线一边和下边两面为齐。材料左侧三孔法, 孔中心点距左页边1.5cm, 孔间距8.3cm, 最下面孔中心点距下页边5.4cm。
实际工作中发现, 各地各单位使用的打孔机型号各异, 造成孔边距不一, 尤其是部队的人事档案, 到地方, 都要重新打孔。一份材料最多可见六个孔。这不但重复劳动, 更重要的是, 严重影响材料的原始面貌, 人为造成材料的损坏。
装订, 表面上看, 人事档案非常整齐、有序、漂亮, 可在使用时, 极为不便。这与人事档案整理的宗旨——方便档案的保管与利用, 是相违背的。人事档案材料进档要拆装, 每年的职称评审、教师资格评审, 要复印现职称资格及聘文、聘任当年和评审年的年度考核表;财产的继承与分配, 要复印履历表, 等等。每年多次拆装, 不仅费时费力, 影响工作效率, 还会给人事档案代来极大的磨损。
人事档案作为人事信息的重要载体, 是组织人事等部门按照有关政策, 在培养、选拔和任用干部等工作中, 形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作表现、工作实绩等内容的文件材料;是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据, 是维护干部合法权益的重要凭证, 是国家档案的重要组成部分[2], 是研究组织工作规律的重要资料, 也是传承后世的宝贵财富。
随着中华人民共和国行业标准 《归档文件整理规则》[3] (DA/T22—2000) (以下简称《规则》) 的颁布, 档案工作的重点, 由重整理、保管转向强化收集、简化整理、细化检索、深化利用, 转向整理保管与开放利用并重, 提供更多更完善的信息服务上来。
二、用《规则》完善人事档案整理工序, 保护档案原貌
人事档案整理是一项头绪众多、琐碎繁杂、单调重复、机械枯燥的工作, 人事档案在归档和利用过程中, 经常反复拆装, 不但造成材料的磨损, 还耗费了管理人员大量的时间和精力, 人事档案的收集与开发利用必然受到影响。为改变现状, 贯彻强化收集、保护原貌、简化整理、细化检索、深化利用的方针, 必须对人事档案整理工作加以调整与简化。
人事档案整理的最终目的, 就是要方便档案的保管和开发利用, 这是档案管理学最基础的理论, 也是档案整理工作必须遵循的原则[4]26。人事档案整理必须充分保护人事档案材料的原始面貌。
1.取消归档章及编页, 只编类号与顺序号。类号和顺序号可固定材料的位置, 保持材料的稳定性与延续性, 为后人插件、编目、查找利用提供方便, 为今后提取利用后还原到档案里确定位置。顺序号以材料形成时间 (或内容主次) 为依据, 直接在每件材料右上角空白处, 铅笔写上类号与顺序号, 取消归档章及编页, 减少人为污损。
建立以“件”为单位管理方法, 界定“件”的概念时, 从材料的产生与利用实际情况出发, 合理确定。根据《细则》第十七条里“份”的概念:填写“材料份数”, 以每份完整的材料为一份 (包括附件) 。一份即为一“件”。
2.统一纸张规格, 盒装。现代信息技术飞速发展, 社会信息化步伐加快, 办公自动化普及程度越来越高, 计算机技术在档案管理中运用越来越普及, A4 纸方便易取易行, 统一规范。打孔装订, 不便于档案保护与利用, 不便于及时补充材料, 而裁剪、裱寸, 也损坏了人事档案材料的原始属性, 削弱了人事档案的凭证价值。
随着科技的发展, 固体胶棒和不锈钢订书钉完全可以替代缝纫机, 使人事档案材料完好地保持原貌, 避免人为损坏。
以件为单位, 按类号按顺序号排列后, 直接盒装。人事档案直接盒装后, 材料归档或利用时, 就可直接插件或取放, 不需要再拆装。这样既可避免反复拆卷对档案材料造成的磨损, 又有利于档案的原貌保护;直接盒装, 不但减少简单、重复、低效的拆装劳动, 提供方便快捷地利用, 还有利于人事档案保密与控制使用;盒装可以节省档案管理人员大量的时间和精力, 使其广泛深入地从事人事档案材料收集, 再进行人事档案信息的深加工, 从而提高服务内容、质量和效率。
3.建立计算机辅助整理, 建立数据库。以常用的人事档案信息为字段, 建立数据库, 提供方便、快捷的检索与利用, 或将人事档案扫描, 电脑储存, 利用时, 直接在电脑中调取, 尽可能地少翻用人事档案原件, 从而充分保护人事档案原貌。
摘要：人事档案整理的最终目的, 就是要方便档案的保管和开发利用。目前的人事档案整理, 方法机械老套, 不但有损原貌, 还不便取放利用。本文就如何保护人事档案材料的原貌, 减少损污, 利用时又能方便快捷地取放作出探讨。
关键词：人事档案,整理,原貌,保护
参考文献
[1]干部档案整理细则[Z], 1991.
[2]国家档案局《干部档案工作条例》[Z], 1991.
[3]中华人民共和国《归档文件整理规则》[S][
1 人事档案材料收集中存在的突出问题
1.1 人档分离。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，弃档不用的人员越来越多。一些单位对档案管理不够重视，人档分离情况愈加严重。
1.2 材料在内容和形式上雷同。一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况，严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
2 人事档案材料收集
2.1 主动收集。作为档案员，应密切注意单位人事档案材料产生的信息，主动争得各部门（单位）的工作配合，对应收集归档的材料要做到应收尽收、及时归档。建立一定的上交制度，避免材料形成时间过长，未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。
2.2 重点收集。新时期人事档案材料收集的重点主要有：廉政材料、业绩材料、诚信材料，反映管理水平、工作能力、个性特征、道德操守、生活作风、心理素质、身体状况等方面的材料。人事档案材料收集归档工作，要本着实事求是的原则，另外在干部人事档案里还应增加个人信用方面的内容，使干部人事档案不再“千人一面”，实际工作中，要着重收集反映干部思想政治、工作实绩、品德作风、业务能力、学识水平等材料充实档案，成为用人单位广纳贤才的依据。
2.3 追踪收集与经常收集。档案管理人员工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。要经常关注单位个人基本信息，经常对档案进行清查，随时掌握所有人员的变化情况。对新进入单位人员，要认真审查档案材料，将缺少的材料进行认真登记，并下发《催交材料通知书》，限定时间，要求相关单位将所缺材料按工作制度及时补交，避免时间过长或人员流动造成档案材料无法收集归档。
3 整理档案材料
3.1 材料鉴定。材料形成要规范准确，真实有效。凡需组织审查盖章或个人签字的，一定要盖章或签字后方可归档。内容不实，字迹不清，不能反映干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料，不能归入档案;如收集时发现未盖章或签字的，应及时与归档单位或个人取得联系完善手续。
3.2 技术加工，分类准确，编排有序。高标准对档案材料进行技术加工，严把技术质量关。对小于档案规格的干部人事档案材料，要进行加边或包边，切实做到整齐划一，归档材料左边应留出2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。加边后的档案材料上、下、左、右边沿要和本卷其他材料相等。特别情况，例如对折皱、破损的材料进行裱糊。如内容太多可折叠后贴在备用纸上，做到裁剪仔细，装订整齐。通过以上整理，使每卷档案达到完整、精练、真实、条理、方便利用，对应归档的材料，要进行逐份登记归档。对不属于归档的材料，应分别情况予以处理。属于销毁的材料，必须登记造册，由主管负责人审查批准签字，统一进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁干部人事档案材料。
3.3 及时、准确做好目录，录入计算机。要随时有效地保存有效档案。对于常规产生的档案材料，做好编排有序、分类准确、目录清楚、装订整齐。通过规范有效整理，每卷档案应达到完整、真实、实用。
4 档案员的职业素养
4.1 人事档案工作政策性强，档案人员要有较高的思想政治素养、用科学发展观来指引自己的工作，要作风正派、脚踏实地、责任心强。
4.2 档案管理工作人员要不断学习人事工作方面的新政策、新知识，熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理等知识和技能。要经常与档案材料形成部门联系，开展好档案材料收集工作。要有较好的协调能力、沟通能力，具有极强的工作责任心，保证工作顺利开展。必须掌握现代化管理技术，能熟练操作计算机并合理运用于实际工作中。
4.3 人事档案工作的保密性强，档案管理人员要切实加强自身职业道德的修养。遵守干部人事档案工作有关法律规定，在整理工作中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。要切实做好防火和安全保密工作，加强对档案材料的管理。不得擅自处理或销毁档案材料。对按规定剔除的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后区别情况予以处理。做好人事档案借阅、借出、接转记录和整理档案记录。认真恪守职责及人事档案管理相关规定。
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