什么是文书档案
究，才使得徽学不断兴盛，直至成为与藏学、敦煌学鼎足而立的三大地方学之一。
梁启超说过这样的话，二十四史是二十四家帝王将相的家谱，是一部帝王将相改朝换代的历史。在这些正史的宏大叙事中，只有重要历史人物的活动场景，没有普通民众的点滴记录。这种缺少普通民众在场的历史，是苍白的、单调的。那么，要了解普通民众的社会生活，就要搜集民间文书，从买卖契约、账本、家谱、书信、收据、分家文书等资料中，窥见民间的历史记忆，复原活生生的、丰富多彩的民间社会生活。是历史上的徽州人在其具体的社会生产、生活与交往过程中为各自切身利益形成的原始凭据、字据、记录，它是徽州社会、文化发展以及生产、劳动、社会交往、风俗习惯、宗教信仰等状况的最真实、具体的反映。其大规模的发现并获得确认最初是20世纪50年代中期的事，当时就发现有近10万余件，其数量之多，研究价值之大，曾被誉为是20世纪继甲骨文、汉晋简帛、敦煌文书、明清档案发现之后中国历史文化上的第五大发现，在学术界和文化界有极大影响。
互联网带来了两个革命性的变化,一是急剧扩充了我们对世界的认识,二是让世界上每一个人都能平等自由地获取信息。今天因为有网络,无论我们在哪里,我们都有同等的权力获取第一手最新的知识,获取我们前辈们所无法有效获取的那些知识。
我经常自封我是从树上下来的人,我最终的愿望是回到树上去,成为自由自在的人。我曾推荐很多朋友和教师阅读一本书,意大利卡尔维诺写的《我们的祖先》三部曲中的一本叫《攀在树上的男爵》,那里面就有一个小伙子,不愿意接受陈规陋习的约束,他决定爬到树上以后不下来,他的一生都在树上———走遍欧洲在树上,吃喝拉撒在树上。
树上的人是什么概念呢?刚才新阅读朱寅年说,阅读的主力或者说阅读的生力军是0-14岁,西方教育心理学的研究者,尤其是德国教育心理学研究者,他们把人的年龄划分为12岁之前、12-18岁和18岁到成年这三个阶段。12岁之前,我称之为树上的时代。
我们今天看12岁之前的孩子是有尾巴的,12岁之前的孩子正如法国著名儿童小说《小王子》里说的,每个人都有一个真诚的童年,但是成年人把它忘掉了。美国儿童文学大师苏斯博士说:“成年人都是一些变坏了的孩子。”当你用儿童的视角来看待世界的时候,你会发现一切都是那么的不同。
今天我演讲的题目是主办方强行压制给我的。我擅长的题目很多,最不擅长的是讲“什么是最好的教材”。刚才朱寅年讲了,我编了《这才是中国最好的语文书》,有不少严肃的老师说:最好拿掉“最好” 两个字。 我说那就 改成《这是中国还不错的语文书》,或者《这是中国还可以的语文书》,或者《中国不咋的的语文书》,很奇怪,怎么改都改不好了。这本书原来的名字叫《一个人的教材》,是编给我的女儿看的。
世界上不存在最好的教材,台湾没有,大陆没有,日本没有,美国人甚至取消了我们所熟悉的这种教材,不存在全国统编教材。像我们这样拥有全国统编教材的国家很少,而实际上中国大陆近几年也是有变化的。过去除了人民教育出版社的一套全国统编教材之外,就再也没有其他版本教材了,但经过多年的改革,我们已经看到有人教版、北师大版、冀教版、苏教版、沪教版、湘教版……听说浙江本来有教材的,现在又改用了人教版教材,白白放弃了赚一大笔钱的机会(笑)。
我将这些教材中的语文书搜罗到家里研究,发现这些教材相互抄袭。简单举个例子,巴金《鸟的天堂》删的地方是一样的,篡改的地方也是一样的。如果不是相互抄袭的话,不可能达到如此完美的一致性。其次,按照人教版语文教材主编温儒敏教授的说法,选进教材的文章没有不被删改的,教材编写者就有这么牛,但是鲁迅的可以不删,只有鲁迅享有特殊待遇。再次,活着的优秀作家选入教材的比例很低———除了我编的《这才是中国最好的语文书》——当然,儿童文学作家的作品选入了不少,但高质量的寥寥无几。我选了几个活着的,他们都说很感动。
莫言2012年7月份参加上海书展,那时他还没有获得诺贝尔文学奖,中午吃饭时,我请他给我签一个授权书,选了他的短篇小说《大风》,写他和爷爷的。莫言说这是一件好事,他很支持,还说九十年代末,他也写了文章批判语文教材。他说我回北京之后再修改一下。所以我这个是非编者删减版,是作家自己修改版。如果你们去其他地方找 《大风》, 都是有前 面“头”和后面“尾”的,那是他1985年写的第一稿,他认为不很合适选入语文书,回去要专门修改后再发给我。因为他这么认真,当年10月份诺贝尔文学奖就授予给他了,这件事情跟我有密切关系。 (笑)
所以我们在想,为什么活着的不能编进教材,或者活着的一流作家作品为什么不能大量进入。这一点在座专家可能都做过很多研究,包括对比研究,尤其是新阅读推广的专家都知道,在很多阅读推广做得比较先进的国家和地区,他们对教材的重视程度很低,更多是利用或者运用非常成熟的分级阅读体系,或者说就是阅读体系,来晚上阅读书目,让不同年龄段的孩子阅读,家长和教师可以据此进行有效的评测。一些国际学校的妈妈和爸爸问过我,为什么中国没有一个国家制定的阅读分级书目?我说有啊,新课标。但是大家不太认可,新课标500多种阅读书目,什么都有,很杂乱,无系统,我认为可能跟一些实力很强大的出版社的推广有关系。我相信“新课标”里的很多专家,这些书都没有读完过。到底适合哪个年龄层读的,适合初中高中还是小学读的,这里面都没有分类。新课标是个赚钱的买卖,只要打上“新课标”这几个字,就像今天只要打上叶开主编,就能卖得非常好。 (笑)
我们现在再来谈教材的时候,我们所面对的不再是人教社等不容冒犯的“权威”,而恰恰是像朱寅年所长,还有其他各位阅读推广专家这样的真正的语文教育家,随着这些专业人员的出现,今天教材至高无上的权威已经不复存在了。
在座年纪稍大的老师可能会有这种感受,过去小孩拿一本什么书出来,会被批判为读闲书。现在好听一点是读课外书,我又发明了一个词叫“非教材书”,越来越多的老师已经认识到读“非教材书”的重要性。今天我们说的读书不是说仅仅读教材,我们今天说的读书是非教材类的优秀作品的大量而有效的阅读,包括文史哲,包括天文地理各个方面。如果我给中学生推荐阅读书目,会有《失控》《第三次工业革命》等科普类的书,还会推荐很多科幻小说,例如阿瑟·克拉克的《漫游太空四部曲》,阿西莫夫的《基地七部曲》等。我个人有比较顽固的观念,我认为猴子阶段,树上阶段的孩子,要更多地阅读幻想类、动物类的作品。我个人还是觉得,不可过早读一些太有逻辑、太有哲学、太有深度的作品,这是我的一个看法。
我们反过来讲,以这样的角度来看待我们教材的话,我们就会有一个很独特的视角。我现在给大家看一下今年刚刚去世的罗宾·威廉姆斯主演的《死亡诗社》片断,这个就是如何面对教材的态度。(播放影片)
今天我当然不推荐大家像基廷老师这样,引诱学生把教材给撕了,但我们的内心要拥有撕书的冲动,表面上我们要做到温文尔雅、师道尊严。 (笑) 我特别崇拜他对诗歌的评价,我上两周在深圳西乡中学同样讲阅读课的时候,放了另外一段,说每次看到这里都有热泪盈眶的感觉。他谈到了诗歌真正的本质,事关生命、爱、尊严和人生的价值,你在哪里诗歌就在哪里,没有那么多其他的废话。一首好的诗歌,会直接进入我们内心,不是通过诗歌教授,所谓横截面、纵截面、一词一句去分析和肢解得来的。诗歌对我们的人生,对我们的未来,可能不如读生物科学项目、建筑学项目或者商科项目那么有效,但是诗歌可能在你的人生未来,成为一个独特的驱动力。
今天我们评价教材的时候,我们会发现不管是哪一版、哪一省的教材,我们对诗歌的选择、编写和在课堂上的讲解都非常少,而且选入的大多是“非诗歌”。人教版高中语文在第五册会有现代诗歌欣赏板块,里面选了海子的一首诗,但是据说最新版又删掉了。其中有一句“面朝大海、春暖花开”,上世纪九十年代这句话成为房地产商嘴巴里引用频率最高的一句话,那时候卖房子很困难,但是拥有诗歌的力量,房地产商就成了儒商,像潘石屹之类的 (其实都是文艺青年),把房子卖得非常好。我说得这么庸俗,把诗歌和房地产结合在一起,但这是一个诗歌进入现实的好例子。
我就读的大学是华东 师范大学,有一个著名的诗社叫夏雨诗社,诗社里的很多师弟,有个别成了拥有百亿资产的大老板。诗歌早就不写了,已经转化成了金钱,因为诗歌给他带来对世界极其崭新、极其新奇和独特的感受。有一个学弟比我小很多岁,叫江南春,他的公司叫分众传媒。他曾写文章谈到,在学生时代曾经听朱大可教授一堂课,朱教授曾写过一篇 文章《勘探 在谋杀现场———屈 原的剑艺 与粽子诞 生之谜》,朱老师这堂课就讲了相关的内容。他告诉学生,屈原以及有关屈原所有的事情都是错的 ,屈原不是自己抱着石头跳入汨罗江自杀的,而是跟京城对头派来的三大武林高手决斗,在汨罗江江面上恶斗三天三夜,最后寡不敌众,被敌人捆绑起来,扔进了江里去。当地百姓看到了这件事情,但因为不识字,无法表达,就用赛龙舟来叙说屈原和敌人的搏斗,用包粽子来暗喻屈原被捆绑扔进汨罗江……朱教授这 种不因循陈规的分析方法,直接影响了夏雨诗社社长江南春先生,以至于他的公司成功地在纳斯达克上市之后,他要写一篇文章来重新回顾听一堂课的感受。他说,没想到,还可以这样思考问题!可见,创意是如此重要,换一个视角看待问题是如此特别。
朱教授写有《神话》一书,我推荐大家看,他把中国上古的神话全部都重新研究了一遍,比方说嫦娥失踪之谜,他在《南方都市报》有一个专栏,类似的文章很多。我将朱教授的文章选入了著名作家叶开编的《中国最好的语文书》里,(笑) 很多读者都说喜欢,没想到嫦娥的故事可能是这样的,那篇文章叫做《大羿与嫦娥失踪之谜》。这种文章,今天的语文教材是不可能选进去的,因为不太正经。在座的都是专家和资深老师,应该比我更有发言权。“道德选文”是目前语文教材的主流操作模式,而且这种道德还是可疑的、不中不西、不古不今的伪道德。这就导致今天选现当代优秀作家的作品比较困难,因为很多这类作家的作品,很难判断“有没有道德”。我们选已经去世的作家作品比较容易,过去已经有定评的,比如说韩愈的、柳宗元的、周敦颐的,这些文章就比较安全可靠,道德教化非常可靠。
我曾经批判过一篇文章,是宋代著名作家范仲淹写的《岳阳楼记》。我说岳阳楼记就是千年以来的第一“作文”,他的一个部下叫滕子京,范仲淹镇守西夏边关的时候,是给他做财政的。滕子京在那里贪污腐败,被“谪”守巴陵郡。这哥们儿有非常杰出的经济才能,他到了现在的岳阳、巴陵郡干了一件卓越的事情,那就是发财。怎么发财呢?他写了一篇告示说,凡是有被人欠账的都可以到他这里来报到,他可以帮忙追债。追完之后,钱你拿不回去了,只是帮你出一口恶气,这些钱就归滕子京、应该说是归巴陵郡所有———“庆历四年春,滕子京谪守巴陵郡。越明年,政通人和,百废具兴,乃重修岳阳楼。”谁家经济建设搞得这么快,第二年经济建设就好了?比温州市委书记还能干!我们拆房子都得拆三到五年,才有收益啊。可滕子京干这样的买卖赚钱很快,立刻封了两千两银子献给他的上司做“润笔”,请老师写文章,刻在岳阳楼上。这位上司就是类似徐才厚这个角色,但比徐才厚有才华多了,他也就是范仲淹老师,当时就文章负有盛名,写一篇完全值两千两银子。当年汉代的司马相如写《长门赋》也拿了两千两银子呢,他行政级别还远不能跟范仲淹相比。滕子京就请老领导范仲淹写一篇文章,并请画师画一幅九米长的《巴陵盛景图》随银子带 去 , 方便老领 导产生灵 感。“军委副主席”范仲淹就对着那幅画大发感慨,写了一篇洋洋洒洒、排比对仗很强烈的作文,叫《岳阳楼记》。《岳阳楼记》大家都背诵,琅琅上口,但你仔细研究,会发现他就是自我的一个歌颂,什么“先天下之忧而忧,后天下之乐而乐”,什么“庙 堂之高” “江湖之 远”的,完全是向伟大领袖表忠心。当然,这是我个人的一个读法,供大家参考。
我们现在讲这个事情,是想说,道德选文使得今天的教材起码无法满足我本人的愿望。
今天教材有一个特别规范的做法,那就是组团设计。这个是爱国主义单元,那个是洗脚单元亲情单元,就是给妈妈洗脚等等。然后照着这个单元抓药,很多都是江湖假郎中,抓来的都是假药,对现有教材我们很难满意。我昨天跟温州实验小学的老师讲过,在课程设计上,重要课文都要求读透,读透的意思就是把编委告诉你的标准理解灌输给学生,因为每个老师都有参考教科书。可是凭什么语文教材编委所理解的那些答案就是标准答案,就是读透了的呢?今天在座的每位都有广泛的阅读经验,今天我们要用广泛的阅读完善教材,才可以说是更为有效、更为有启发性地进行一堂丰富的语文教学活动。
很简单的比方,在座的如果是小学老师 , 教巴金《鸟 的天堂》时,我特别推荐找三到四篇其他优秀作家写的相关文章,一起给同学们读,教师们一起分享。不同的角度,不同的表达,不同的心态,多角度、多方面呈现,可能达到的效果会更好。今天每一位教师要学会把教材缩减,以“弹性课时”的方式,教师作为小小的攻关者,把教材里确实很长的文章压缩掉或者替换相对更好的文章,然后在保证原有教学课程设计的前提下,形成“一个人的教材”。我记得很多一流的教育家都是这么做的,如叶圣陶,并不是说拿到这本教材就照本宣科。今天我们面临着严格的评测,这些是不能违背的,不管是全国哪个地方,课程设计这方面,教研员都要去检查,你不能轻易违背。我们在座的也有很多教研员,是不是这样?但是我们可以把课时扩充、扩大,做丰富、做满,这就是今天我们对教材处理可能比较有效的方法。
关于教材的问题,其实要讲的东西很多,形成一个人的教材跟在座的林文宝教授、朱寅年所长一直提倡的广泛阅读密切相关。我自己也做了一些书目,新阅读研究所也做了这样的阅读书目,大家可以相互取长补短、相互补充,这样做,我们原有的薄教材才会形成厚教材,这就是所谓的把教材读厚。
【关键词】乡镇文书；文书档案工作；建议
乡镇文书档案是各乡镇机关、企事业单位等在管理事物的过程中产生的保存价值较高的资料总称，其形式多样，包括图表、文字、声像等，这些档案的内容丰富，在我国乡镇建设的快速发展中具有重大的意义。乡镇文书档案管理工作是乡镇日常工作的重要组成之一，可以为乡镇更好地服务基层提供保障。目前，我国很多乡镇基层的党政并没有严格地分开，大大增加了乡镇文书的工作量。近年来，随着金坛区乡镇经济的快速发展，乡镇文书档案管理工作的难度也逐渐增大，现结合笔者的实践经验将该区乡镇文书档案管理工作存在的问题及发展建议总结如下，以供同行参考。
一、金坛市乡镇文书档案管理工作存在的问题
2009年3月，金坛市（2015年撤市设区，下同）档案局出台了《江苏省籍贯团体企业事业单位档案管理工作》，为该市各个企事业单位的档案管理提供了规范化的标准，经过几年的发展，该市的乡镇文书档案管理工作较以前有了很大的进步，但仍然存在以下几个方面的问题。
1.文书档案管理不规范
2009年金坛市在全市开展了档案检查工作，经过检查，一些乡镇的文书档案管理工作的开展不符合规范。而且很多档案并没有经过必要的整理、分类等，都是统一装在塑料盒或者堆在柜子里，时间久了积累了大量的档案，杂乱无章，查询的难度较大。
2.文书档案保护安全性不强
一些单位没有独立的用于文书档案保管的库房，而是与单位的仓库合用，且没有做好相应的保护，安全性较差，存在很大的安全隐患。
3.文书档案管理的信息化有待加强
目前随着网络技术的盛行，很多企事业单位实现了办公自动化，大大提高了工作效率。在此背景下，文书档案文件的生成也可以通过计算机、网络等技术完成。目前虽然金坛区一些乡镇企事业单位的信息化建设得到一定的完善，但是用于文书档案管理的相关配套不完善，所使用的计算机都过于陈旧、软件也较落后，这些在很大程度上影响了档案工作的开展。
4.文书档案人员不稳定
一些乡镇单位从事档案管理的人员经常发生变动，造成了一些档案丢失的现象，而且有的在换岗时对交接手续重视程度不够，造成档案工作脱节的现象；还有一些乡镇单位因为人员有限，从事文书档案工作的人员均为兼职，或者身兼数职或要职，如有些由乡镇党委办公室主任担任，其日常的工作量大且繁琐，工作时间大部分用于处理其他事宜，而放在文书档案工作上的时间十分有限。
5.未充分认识档案工作的重要性
有的乡镇领导对档案工作的重要性认识不到位，认为其是可有可无的，没有将其纳入到日常工作议事日程中，日常的考核也未将其作为一个指标，导致很多乡镇档案工作无法正常进行，档案的质量不高。
二、管理建议
1.加强档案意识宣传
应在金坛区各个乡镇基层大力宣传《档案法》《乡镇档案管理试行办法》等，重点是对领导进行普及，尽量提高领导对档案工作重要性的認识，其不够重视乡镇的档案工作主要原因在于其认为该工作没有必要，开展与否意义不大，如果不及时地宣传，增强其档案意识，则以后档案工作就更难开展，可以在需要时为其提供有利用价值的档案信息，改变领导认为档案可有可无的观念，经过长期的积累，领导的档案意识会越来越强。2014年，金坛市档案局采取了各项措施在各基层乡镇对档案工作进行了宣传，并结合各地的要求和实际情况，详细地对档案的宣传任务进行分解，落实到各个科室，积极鼓励各档案工作人员撰写相关论文、参加档案工作研讨会等；通过与电台合作，加强对档案工作的宣传；此外，还通过每年的6月9日（国际档案日）开展一些活动进行宣传，进一步提高各乡镇单位对档案工作的认识。
2.注重日常的收集工作
各个乡镇的档案员开展档案管理工作的首先一个环节为收集工作，其是其他环节开展的重要前提和基础，前期的档案文件收集情况，在一定程度上影响最终档案管理工作的质量。各乡镇的文书要掌握当地需要收集归档范围，以便能够及时将需要归档的文件收集起来；因为文员岗位的局限性，其并不能详细地了解乡镇各项工作的开展及变动情况，需要结合年度总结，对需要归档的文件进行补充；在日常的工作中，文书要注重日常的资料收集，将平时较为零散的文件、专门文件等均要及时收集起来，以便在一些重要活动（如会议等）等结束后通过整理形成完整的档案资料。
3.提高文员的档案工作管理水平
领导是否重视档案工作与对文员工作的满意程度有一定关系，因此文档管理人员要不断提高自己，注重自身专业能力的培养，充分地发挥主观能动性，做出一定的成绩。随着社会的发展，乡镇文书档案管理工作有很多新的变化，管理方法上也有更新，对文档管理员提出了更高的要求，因此要积极有针对性地参加培训、更新知识，以达到提高业务能力、更好管理乡镇档案的目的。金坛区朱林镇财政所一直重视档案工作，通过设立岗位责任制加强对所内文书的管理，通过完善档案设施、加强业务管理等，大大提高了档案管理工作的整体水平，有利于单位的长期发展，充分地发挥出了档案应有的作用，经过努力，该所综合档案室成功地创建为省三星级档案室。
参考文献：
[1]袁和济.乡镇企业文书工作亟待加强[J].浙江档案，1991，3（3）：27.
[2]李晰彬，姚丽.乡镇文书档案管理工作的几点体会[J].办公室业务，2014，3（3）：16-18.
[3]汪丽云.做好文书档案工作的几点思考与体会[J].机电兵船档案，2014，6（06）：53-55.
[4]梁田.如何做好文书档案工作[J].才智，2010（35）：89-92.
作者简介：
一、档案的基本概述
1、档案的定义：
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。它包括收发文件、电报、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音、录像带等。
文书档案是指本企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。
2、档案历史时期的划分。
（1）、旧政权档案：指中华人民共和国成立前的历代封建王朝、中华民国时期的档案。
（2）、革命历史档案：包括1919年“五四”运动至1949年中华人民共和国成立的整个新民主革命时期形成的档案。
（3）、建国后档案：中华人民共和国成立以后形成的档案。
3、档案全宗。
全宗指一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的全部档案的有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。集团公司本级有2个全宗号，2002年以前形成的档案全宗号是3〃40，2002年及以后形成的档案全宗号是2〃7。
4、立档单位的概念。
立档单位也叫全宗构成者，也就是形成全宗的单位或个人。
5、档案工作的业务环节。
档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八项业务环节。
6、档案工作的基本原则。
档案法第五条明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。
7、档案工作人员的基本要求。
一是要求每个档案工作者必须具备必要的科学文化知识。必须加强档案学专业知识的学习，具备档案管理的理论和技能，这是档案人员必不可少的业务基本功；二是要求档案工作人员必须树立全心全意为机关工作、为基层工作、为施工生产服务的思想，积极、热情、主动、细致地搞好档案利用工作，积极为各项工作创造条件；三是要求档案工作者加强党性观念，坚持历史唯物主义，坚持实事求是，保护档案的真实面貌，切实做好档案的保密、保管工作。
二、名词解释（文件材料著录时需用）
1、全宗年度代号：同一全宗代号的年度流水号，例2002年的全宗年度代号1，2003年的全宗年度代号为2，以此类推。
2、全宗单位名称：中铁十七局集团有限公司
3、责任者：集团公司机关责任者分五类，中铁十七局集团有限公司党委、中铁十七局集团有限公司、中铁十七局集团有限公司纪委、中铁十七局集团有限公司工会、中铁十七局集团有限公司团委，工程项目等临时机构责任者就是工程项目规范化简称。
4、保管期限代号：代号1代表永久，代号2代表30年（长期），代号3代表10年（短期）
5、目录号：集团公司机关各职能部门的目录号是部门代号+年度+保管期限代号，例集团公司企管部，其部门代号为5，2009年形成的保管期限为30年的案卷，其目录号为5—2009—2。工程项目部等临时机构的目录号是机构简称+保管期限代号。例：郑西指挥部保管期限为30年的案卷，其目录号为郑西指—2；保管期限为10年的案卷其目录号为郑西指—3，保管期限为永久的案卷其目录号为郑西指—1。
6、档案号：目录号+案卷流水号
7、张数：每一件归档文件的总张数。文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前的张数计算。
8、年度：归档文件的所属年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
9、立卷部门：指文件的组卷部门。
10、承办部门：指文件的主要办理部门。
三、文书处理与平时立卷。
1、文书处理与档案工作的关系
文书处理与档案工作既有区别，又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作是文书处理的必然归宿；文书处理是现行文件的处理，档案工作是指归档文件和管理。
2、文书处理及归档程序
（1）收文办理过程：收文、登记分发、承办、催办、清退、立卷、移交归档。（2）发文办理过程：拟稿、核稿、签发、打印、用印、分发、立卷、移交归档。
（3）文件转化为档案：收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研。
3、文书处理工作的基本要求是：及时、准确、安全（保密），并且要把好文书处理工作的“四关”：一是把好发文关；二是把好收文关；三是把好文件收集关；四是把好平时立卷关。
4、平时立卷。
（1）从文件材料处理程序来说，文件材料的平时立卷属于它的终端环节，而从档案工作来说，文件材料的平时立卷又是积累档案的开端。（2）对归档的文件要做到“四个清楚”、“十个完整”、“二个检查”。“四个清楚”指发文清楚、收文清楚、领导手中文件清楚、业务部门的文件清楚；“十个完整”指正件与附件完整、正稿与定稿完整、请示件与批复件完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整；“二个检查”是一要检查收回的文件是否缺损和不符合归档要求，二是检查立卷归档的文件是否完整齐全。
四、文件材料的归档范围及归档时间。
1、文件材料的归档范围（详见附表）。也可参照公司办[2009]147号文件。
2、文件材料的归档时间。
（1）附表中有特殊要求的按注明的时间归档。
（2）所有电子文件材料可在文件材料办理完毕后随时归档。
（3）纸质文件材料。集团公司机关形成的纸质文件材料在第二年的4月份前归档，工程项目部形成的纸质文件材料在移交竣工资料时一并交回。
五、文件材料归档要求。
1、所有归档文件材料由兼职档案员负责收集、整理、归档。
2、归档文件材料应齐全完整、模糊不清或破损的应予修复。
3、归档文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，归档后不得更改。
4、归档的本级文件（红头文件、函件）必须是盖有公章的正本。其定稿发文稿纸（首页）必须有单位领导的签字，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批，计算机生成部分使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿，末页落款处加盖公章。正本的发文时间必须与定稿首页单位领导的签发时间一致，若不一致要在备注项说明。
5、归档文件材料使用纸张大小符合公文格式要求和档案保管要求。一般是A4或A3纸。
6、归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。
7、各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档。
8、文件材料一般归档一份。重要的，利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。红头文件因编研需要归档二份。
9、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
10、上级或外单位的文件，呈（传）阅单作为文件的一部分附在文件的末页一并归档。
11、文件材料统一使用不锈钢钉书针装订，不再用缝纫机进行装订。
六、文件材料的移交。
1、集团公司机关的本级行文（红头文件）由文书科兼职档案员移交，函件、上级来文或外来文及其他文件材料由各职能部门的兼职档案员移交。
2、各工程项目部所有归档文件材料由办公室兼职档案员负责收集、整理、移交。
3、兼职档案员在移交纸质的归档文件材料时，按永久、30年、10年分别装盒按盒移交。同时要编制“移交清册”一式两份，并对归档文件材料中的特殊情况编写移交说明。交接双方认真核对后签名盖章，各存一份备查。移交清册及归档文件目录样式详见《中铁十七局档案管理办法》附件18、19、22。在软件里进行过录入的，移交清册可自动生成，不必重新编制。
七、归档文件材料保管期限（详见公司办[2009]147号文）。
归档文件材料保管期限分为永久、30年、10年。为了准确鉴定保管期限，请各职能部门兼职档案员在归档之前，首先根据本部门工作需要划分保管期限，移交史志档案馆以后再由档案管理人员根据公司办[2009]147号文按“就长不就短”的原则重新鉴定保管期限。
八、文书档案的借阅。
1、借阅本部门形成的档案无须批准。
2、借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准。
3、外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批。
4、党委会及企业领导层的会议记录只限形成部门借阅。
温宿匝道收费站为进一步提升文书、档案工作水平和能力，圆满完成全年工作任务，把文书、档案工作引入深入，始终坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，贯彻落实科学发展观，认真学习实践社会主义荣辱观，坚持政治理论学习，现自检如下：
一、文书工作（3分）
1、机构职责、人员及分工明确；规章制度适用，执行落实有效。
满分：2分自检得分：2分
2、收文、发文管理规范，办理流程符合相关要求；公文种类、格式运用规范，文稿质量高。
满分： 3分自检得分：3分
3、建立印章使用登记审核制度，印章使用管理规范，用印登记记录完备。
满分：3分自检得分：3分
4、建立机要保密工作制度，涉密载体管理严格，清退及时，保管安全。
满分：2分自检得分：2分
（文书工作满分：10分自检得分：10分）
二、档案工作（7分）
1、档案人员落实，职责明确。设有档案室及专用档案库
房，档案安全可靠，基本设施设备齐备。
满分：2分自检得分：2分
2、建立档案工作管理制度，定期归档。档案整理、编目符合相关规定，管理规范。
满分：2分自检得分：2分
3、实现文书档案计算机检索，并建立电子文档。电子类材料集中管理。档案利用好。
满分：2分自检得分：2分
4、制定归档整理、保管、利用、保密、鉴定销毁、档案人员岗位责任制，并严格落实。
满分：2分自检得分：2分
（档案工作满分：6分自检得分：6分）文书、档案工作满分：16分自检得分：16分 以上是2013年温宿匝道收费站文书、档案工作的自检情况，请予以验收。
（国家标准）
文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1、适用范围
本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。2、案卷卷皮格式
文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 2.1 硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm(长×宽)。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设 10、15、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 2.1.2案卷封面项目
封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。 2.1.3封面项目的填写方法 2.1.3.1 全宗名称：
全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。
2.1.3.2 类目名称：
类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2.1.3.3 案卷题名：
案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 2.1.3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。2.1.3.7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。2.1.3.8 档号的编制：
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号.案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
2.1.4卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸。 2.2 软卷皮格式
使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 2.2.1软卷皮外形尺寸：
软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm × 210mm(供 A4 型纸用)或260mm × 185mm(供 16 开型纸用)的规格。 2.2.2软卷皮封面项目：
软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。 2.2.3软卷皮封二项目：
软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。
软卷皮封二项目的填写方法同 3.4 卷内文件目录填写方法。
2.2.4软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置软卷皮封三项目的填写方法同 4.3 卷内备考表填写方法。2.3 卷盒格式
2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm × 220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置 30、40 或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。 2.3.2卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面为空白面。
卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。 2.4 填写要求
2.5 填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。3、卷内文件目录格式 3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用 16 开型(即长×宽为260mm × 185mm)或国际标准 A4 型(即长×宽为297mm × 210mm)。 3.2 页边与文字区尺寸
卷内目录用纸上白边(天头)宽 20 ± 0.5mm
卷内目录用纸下白边(地脚)宽 15 ± 0.5mm
卷内目录用纸左白边(订口)宽 25 ± 0.5mm
卷内目录用纸右白边(翻口)宽 15 ± 0.5mm
3.3 卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
各项目 具体位置、尺寸。 3.4 卷内文件目录填写方法
3.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。 3.4.2文号：文件制发机关的发文字号。
3.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。3.4.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。
3.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“·”号。
3.4.6页号：卷内文件所在之页的编号。
3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：
全宗号目录号案卷号件号 × 15 mm
3.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。、卷内备考表格式
4.1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。
4.2 卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸。4.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。4.3.2立卷人：由责任立卷者签名。 4.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。 4.3.4立卷时间：填写完成的立卷日期。 5、案卷各部分的排列格式
5.1 使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：
案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。5.2 使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：
软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入盒保存。、文书档案案卷格式监制
6.1 文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。
网络技术的快速发展带动了社会各方面的连锁变化:多媒体技术的应运而生, 数据库技术的产生, 数据网络传输技术的运用, 网络数据资源的共享, 大量电子文件的出现等。传统的档案管理模式遭受到电子文件档案的冲击。随着电子文件档案在社会生活中发挥越来越重要的作用, 不少人产生了这样的想法:在不久的将来, 电子档案将取代纸质档案, 独霸档案天下。电子文件档案究竟会不会代替纸质文书档案?电子文件档案能不能兼具电子、纸质档案的双重作用?这些问题摆在我们档案管理人员的面前, 面对新时代档案管理工作对我们的提出的挑战, 需要我们深入剖析纸质文书档案与电子文件档案。
二、纸质文书档案与电子文件档案定义
要想解决以上疑问, 需要我们从剖析两者定义入手, 了解什么是纸质文书档案, 什么是电子文件档案。
纸质文书档案, 顾名思义就是以纸张作为载体, 对人类社会、政治、经济、文化、历史等各项实践活动的真实记录。纸质文书档案最显著的特点是以纸张为载体, 纸质文书档案的保存、应用、共享等都受到纸质载体的影响, 对于纸质文书档案的研究离不开“纸质”这一载体特征。
关于电子文件档案的定义, 看法不一, 现援引一二。
1.国际档案理事会电子文件委员会观点:把“档案”接收和保存的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”。
2.国内典型观点:“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。”
3.美国国家档案馆观点:“由档案馆接收和保存的电子文件直接称为:‘电子文件’。”
分析以上几种观点的共同点, 不难看出, 电子文件档案具有这样一些特点, 首先具有档案性质, 被档案管理部门接受并保存;其次是“电子”特征, 归结到底, 也就是文件现代化的信息技术与硬件载体。
所以无论是电子文件档案还是纸质文书档案, 他们都具有档案的特性, 不同的是载体以及因载体的不同而衍生的其他的区别。下面我将着重从两者的优缺、价值、需求等方面进行比较。
三、纸质文书档案与电子文件档案比较
(一) 纸质文书档案与电子文件档案优缺点比较
纸质文书档案以纸张为载体, 在查询时首先具有有证可依的特点, 一旦内容与纸墨融合成一个整体, 形成文件或者记录, 随时可以提供证据, 而且具有不易修改性;其次, 纸质的载体特征使纸质文书档案的稳定性比较高, “黑字落白纸”, 在人们的心中是板上钉钉的事, 可信度高;第三界定容易。纸质文书档案, 原始性较强, 所以界定非常容易, 而且法律效力非常强, 几乎没有人会对纸质文书档案产生怀疑。纸质文书档案的缺点也是由它的载体决定的, 纸质文件空间占有率大, 寿命受环境条件影响大, 传输与应用、价值与共享都受“纸质”载体的约束。
电子文件档案是以现代存储体为载体, 显示屏为展示平台, 以计算机为硬件支持。电子文件档案优点比较多:它具有信息存储的高密度性。小小的磁盘能够存储超量的档案, 可以毫不夸张的说, 在条件具备的情况下, 一个小小的磁盘能存储全世界有史以来的所有纸质文书档案的内容;电子文件档案的信息与载体之间具有可分离性, 可以将巨量文件档案随身携带;电子文件档案不像纸质文件档案, 只能现场查阅, 可以传递快捷, 轻易实现在线查询, 便捷实现资源共享。电子文件档案也有它的缺点, 对现代电子信息技术的依赖性强, 非人直接识别, 一旦失去系统与技术支持, 电子文件档案就可能出现无法识别与查阅, 甚至会瞬间销毁。电子文件档案存在不安全性, 非常容易修改与复制, 原始性界定困难, 往往会引起人们对电子档案的法律凭证作用的怀疑。
(二) 纸质文书档案与电子文件档案价值比较
“档案的价值指的就是档案的利用价值, 是档案能够满足社会需求的表现。”保存档案的目的是为了发挥档案的价值, 档案只有被需求者所使用, 并为社会经济文化的发展创造出更多价值, 档案才有存在的价值。两种文件档案的优缺点决定了两种文件档案不同的价值。
首先他们的价值形成不同。纸质文件档案, 一旦进行记录与保存, 它们的价值就形成了, 而且具有不可逆性。电子文件档案的价值有赖于技术和形成环境, 只有将电子文件信息与形成、记录过程有机结合, 才可能产生价值;
其次, 价值鉴定要素不同。电子文件档案的价值鉴定, 由证据、信息、记忆等形式构成价值鉴定要素, 它要求信息得到证据保证, 运用技术平台, 为事物、活动的再现提供条件。纸质文书档案价值的鉴定不同, 它注重两方面的价值, 情报性价值与文件的证据性, 文件一旦具有信息的内容, 并且加上相关部门的确认, 纸质文件档案的价值就实现了。
(三) 纸质文书档案与电子文件档案使用需求比较
电子文件档案与纸质文书档案对档案需求者的需求影响不同。
首先需求实现载体不同。从文字发明以来, 不同时代的人们运用不同的载体, 甲骨→竹简→丝绸→纸质, 文件呈现形式也可能存在差别, 或文字、或声像、或图片等, 但一旦将信息与载体结合后, 档案就可以独立存在, 无需技术和方法支持, 只需一定的认知水平就足够识别档案的内容, 这些档案只要保存环境恰当, 就能长期保存;而电子档案的载体是现代技术与设备, 一旦文件信息被记录于存储载体, 文件信息就与技术和设备难以分割了, 永远离不开特殊的生存环境条件。电子文件档案的利用, 需要利用者依附现代计算机上, 并掌握现代技术, 才能实现档案需求;
其次, 档案需求实现方式不同。对于纸质档案的需求, 需求者必须要到档案馆或者相关档案部门实体检索才能实现, 要通过人力去查阅, 档案检索程序繁冗, 档案管理人员的工作量相对比较大。电子档案的需求实现则显得简单得多, 电子档案因为是以计算机为读取方式, 在存储体与网络上进行, 我们可以通过现代网络传输技术实现信息的快捷查询, 异地查询, 操作快速、高效。
通过以上分析比较, 我们不难看出, 纸质文书档案与电子文件档案各有优缺点, 各有存在的价值, 各有自己的需求者, 所以, 电子文件档案不会取代纸质档案, 纸质文书档案与电子文件档案将长期共存, 档案管理必将实行“双轨制”。这需要我们档案管理部门建立两套档案管理系统, 并探索建立系统间高效通道, 培养复合型人才, 使纸质文件档案与电子文件档案更好的服务于社会主义经济文化等各项建设活动, 加速社会主义现代化进程。
摘要：现代信息技术的发展衍生出电子文件档案, 电子文件档案在现代生活中发挥出越来越重要的作用, 面对电子文件档案对纸质文书档案的冲击, 促使我们档案管理人员加强档案研究, 我将深入剖析两者的定义, 分析两者的优缺, 两者的价值与需求, 从而更好的做好档案管理工作, 使档案管理更好的服务社会。
一、年度分类法
就是根据形成和处理文件的年度，将全宗内的文书档案分成各个类别。它以时间为标准，按年度设类，将全部文书档案逐年分开。
运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将其归入相应的年度类别，这是保证分类质量的关键。在实际分类工作中，应注意以下几种情况：
一是在实际社会活动中，不仅有通用的公历年度，一些特殊行业和部门由于工作性质和特点的需要，在工作上使用与公历年度不同的“专业年度”，如教育部门使用的“教学年度”一般是从每年的9月1日到次年的8月31日，类似的情况还有会计部门的“会计年度”、粮食部门的“粮食年度”等。这些特殊部门的档案在采取年度分类法时，应该从单位的实际情况出发，按照“专门年度”进行分类。
二是某些文件上有几种日期，如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、发布日期和收文日期等，这些日期有时还不属于同一年度。在这种情况下，要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期。通常的做法是：内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据；来往文件中收文以收到日期为根据；法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据；跨年度处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。
三是一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期，对此需要根据文件的具体情况，采取适宜的办法考证和判定文件的准确或近似的日期，并将其妥善归类。
二、組织机构分类法
就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。
采用组织机构分类方法应具备一定的条件：第一，立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定。内部组织机构经常调整变化的立档单位，不宜采用这种方法。第二，立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况，并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责，其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致。第三，立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记，如收文章、发文号等。
组织机构分类法的类别设置，一般是以立档单位内第一层组织机构分类，需要时也可以分到第二层组织机构，往往有一个机构就设一个类。如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等，采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等。各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定，把领导机构、综合机构排在前面。如果一份文件同时涉及几个机构或部门，应按立档单位内部的统一规定划定归属，如几个部门联合办理的文件应归入主办单位。
三、问题分类法
就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。它以文件的内容为标准，按文件所涉及的问题(事由)分类。如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类，销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后服务等进一步分类。
这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确，各个同级类目应当互相排斥，并按文件的主要内容进行归类。因此，相对而言，这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平。
为确保每份文件都能正确归类，使用问题分类法时应注意以下几点：一是在设置分类体系和类目时，要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务，并依据档案的具体情况分门设类；二是分类层次和类目不宜过多过碎，否则人们在理解上容易发生误差；三是要正确使用逻辑学原理设置类目；四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件；五是若一份文件同时涉及几个问题，应研究并确认其中的主要问题，将文件归入相应类别。
任晓燕文秘09125号
一、实习目的：
巩固文秘专业的主业知识，进一步提高文书档案实际操作技能，丰富实际工作和社会经验，掌握操作技能，将所学知识用于实际工作。
二、实习时间：
2011年5月3日至2011年5月31日。
三、实习单位：
丽水市公安局
四、实习主要内容：
按照老师的安排，我制定了相应的实习计划。注重在实习阶段对所学的文书档案理论知识进行进一步的巩固和提高，以达到根据理论知识，指导日常的工作实践的目的。在这段时间我收到了较好的效果。
现就主要实习情况报告如下：实习是每个大学生必须拥有的一段经历，它使我们在实践中了解社会，让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识，受益匪浅，也打开了视野，增长了见识，为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础，这次实习，根据各单位对档案管理需求的实际情况，老师帮忙联系了丽水市公安局，于是，我很荣幸地在那里开始我的工作。在实习期间，我主要负责的工作内容是丽水市公安局干部处办公室文秘。在办公室的这段时间，由于处在干部处
这个重要的枢纽地位，既联系着上级领导，又管理下级公务员，因此我们的工作很繁忙又紧张。我不仅要负责档案工作，更是一个万事都要帮忙的文秘工作者。
我的实习工作主要有以下几项内容：
第一、利用办公自动软件基础知识负责公务员考试成绩的统 计。我们花了一星期时间来核实、排序成绩，然后根据体检报告，把合格者返回生源地，同时把他们的资料邮寄回去。
第二、全国公务员体检资料录入。这是一个相当繁琐的过程，每一项目都是密密麻麻的数字，每一个检查都包含很多选项，一不小心就会犯错。整整花了一个多星期，马不停蹄，才把一大叠数字输进去。
第三、档案资料的整理。第三周开始，在我们的建议下老师 开始让我们整理档案。做档案是一个细小而又庞大的工程，因为它涉及很多方面。每一个在公安局任职的公务员都有自己的档案袋，有些过于陈旧，磨碎了边沿的，都经过我们新的装拆。档案资料不完整的，依次放入相应的案盒。同时，我还给老师提建议，采取按 姓氏A、B、C、D顺序的排列方法，这样寻找起来有规律又便捷。我们还在外面设一个登记本，每一个人一个数字代号，既简洁又明了。最后，领导们采纳我们的建议，利用这种方法，档案排列有序，有章可循。
第四、进入档案系统软件查找档案。第四周是见习的最后一周了，我们开始新的任务查找2009年重要机密文件。利用办公自动化软件查找起来很便捷，有些涉及机密，我们也遵守保密原则，以身作则。
五、实习建议点 ：
此次实习中，和同学聊天发现部分同学的实习并不是很充实，只是单纯的文字录入。可能是单位本身不相信我们的实力，不放心把档案交给我们处理。所以，我建议我们应该和实习单位沟通完善，互相了解，明确我们实习的目的，充分发挥我们实习生的价值。尊重学生、相信学生。当然，我们也要加强与单位领导的交流沟通，不断进步，不断学习。
同时，希望实习的时段可以改善，建议先提前完成期末重要考试。由于一个月的中途离开，长时间离开书本，回来直接有英语等级考、期末考，这不利于我们的学业。可以尽量安排在6月份实习，现在一般单位都有空调，中暑问题也不严重。
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