全套外贸英语邮件（精选8篇）
1.向顾客推销商品
Dear Sir: May 1, 2011
Inquiries regarding our new product, the Deer Mountain Bike, have been coming in from all parts of the world.Reports from users confirm what we knew before it was put on the market-that it is the best mountain bike available.Enclosed is our brochure.Yours faithfully
2.提出询价
Dear Sir: Jun.1, 2011
We received your promotional letter and brochure today.We believe that your would do well here in the U.S.A.Kindly send us further details of your prices and terms of sale.We ask you to make every effort to quote at competitive prices in order to secure our business.We look forward to hearing from you soon..Truly
3.迅速提供报价
Dear Sir: June 4, 2011 Thank you for your inquiry of June the 1st concerning the DeerMountain Bike.It gives us great pleasure to send along the technical information on the model together with the catalog and price list.After studying the prices and terms of trade, you will understand why we are working to capacity to meet the demand.We look forward to the opportunity of being of service of you.4.如何讨价还价
Dear Sir: June 8, 2011
We have received your price lists and have studied it carefully.However, the price level in your quotation is too high for this market, If you are prepared to grant us a discount of 10% for a quantity of 200, we would agree to your offer.You should note that some price cut will justify itself by an increase in business.We hope to hear from you soon.Yours truly
5-1 同意进口商的还价
Dear Sirs: June 12, 2011
Thank you for your letter of June the 8th.We have accepted your offer on the terms suggested.Enclosed our will find a special price list that we believe will meet your ideas of prices.You should note that the recent advances in raw materials have affected the cost of this product unfavorably.However, for your order we have kept our prices down.Sincerely
5-2 拒绝进口商的还价
Dear Sirs: June 12, 2011
Thank you for your letter of June the 8th.We regret that we cannot meet your terms.We must point out that the falling market here leaves us little or no margin of profit.We must ask you for a keener price in respect to future orders.At present the best discount offered for a quantity of 200 is 5%.Our current situation leaves us little room to bargain.We hope you will reconsider the offer.Truly
6.正式提出订单
Dear Sir: June 15, 2011
We have discussed your offer of 5% and accept it on the terms quoted.We are prepared to give your product a trial, provided you can guarantee delivery on or before the 20th of September.The enclosed order is given strictly on this condition.We reserve the right of refusal of delivery and/or cancellation of the order after this date.Truly
7.确认订单
Dear Sir: June 20, 2011
Thank you very much for your order of June 15 for 200 Deer Mountain Bikes.We will make every possible effort to speed up delivery.We will advise you of the date of dispatch.We are at your service at all times.Sincerely 8.请求开立信用证
Gentlemen: June 18, 2011
Thank you for your order No.599.In order to execute it, please open an irrevocable L/C for the amount of US$ 50,000 in our favor.This account shall be available until Sep.20.Upon arrival of the L/C we will pack and ship the order as requested.Sincerely
9.通知已开立信用证
Dear Sir: June 24, 2011
Thank you for your letter of June 18 enclosing details of your terms.According to your request for opening an irrevocable L/C, we have instructed the Beijing City Commercial Bank to open a credit for US$ 50,000 in your favor, valid until Sep.20.Please advise us by fax when the order has been executed.Sincerely
10.请求信用证延期
Dear Sir： Sep.1, 2011
We are sorry to report that in spite of our effort, we are unable to guarantee shipment by the agreed date due to a strike at our factory.We are afraid that your L/C will be expire before shipment.Therefore, please explain our situation to your customers and secure their consent to extend the L/C to Sept.30.Sincerely
11.同意更改信用证
Gentlemen: Sept.5, 2011
关键词：商务英语,电子邮件,格式,五C原则
商务英语电子邮件以其方便快捷, 在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象, 显示着公司的水平和实力, 直接影响到客户对公司的评估。所以, 商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查, 约有8 8%的互联网用户使用电子邮件, 而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展, 商务英语电子邮件的写作越来越受到重视, 本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。
一、商务英语电子邮件的格式
常见的商务英语电子邮件包括以下五部分: (1) 写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。 (2) 标题 (Subject) 。 (3) 称呼 (Salutation) 、开头 (Beginning) 、正文 (Body) 、结尾句 (Ending) 。 (4) 礼貌结束语 (Complimentary Close) 。 (5) 写信人全名 (Writer’s Full Name) 、写信人职务及所属部门 (Writer’s Title and Department) 、地址 (Address) 、电话号码 (Tel) 、传真 (Fax) 等。
其中邮件主题应体现邮件主旨, 要引人注目、意思明确, 最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体, 符合商务英语写作习惯, 如不知对方姓名只知头衔, 可用“Dear+Title”作为称呼, 如只知对方姓名不知性别, 可用“Dear+全名”, 如邮件为一封通函, 则用“Dear All”作为邮件称呼;正文应结构清晰, 便于阅读, 如正文内容较长, 可使用小标题、小段落, 或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。
二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则
商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则, 即C o r r e c t n e s s (准确) 、Conciseness (简洁) 、Complete (完整) 、Clarity (清晰) 和Courtesy (礼貌) 原则。
1. 准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系, 其准确性对商务管理与沟通至关重要。具体而言, 不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误, 电子邮件内容还要叙述准确, 以免引起误会纠纷。
2. 简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则, 指在不影响完整性和礼貌性的前提下, 尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写作者的时间, 也会给阅读者带来不必要的麻烦, 故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。
在具体写作中, 商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了, 有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁, 语言简明扼要。
另外, 为了节约时间和空间, 电子邮件中可使用缩略语, 如U表示you, Pls表示please, Info表示information, Qty表示quantity, PC表示piece, LC表示Letter of Credit (信用证) , FOB表示Free on Board (离岸价格) 。
例1.It is very difficult to sell manhole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.
例2.Price:FOB Shanghai USD 1.96PC.
例3.Hope you can accept it.
例1中的两个单句具有明显的因果关系, 但写作者并不使用表达因果关系的连接词如since、because, 这种舍长句、复合句, 选短句、简单句, 喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用, 例3中不完整句的选择, 反映了与普通商务信函相比, 商务电子邮件更倾向于非正式文体, 更为口语化。
3. 完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整, 提供读者所需要的信息, 尤其像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件, 更需要清楚完整, 因为只有包含具体信息的邮件, 才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整, 可以用5 W 1 H来检验, 即who, when, where, what, why和how。
4. 清晰原则
商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚, 用词准确。具体表现在:
(1) 结构方面, 尽量使用短段落。分段的格式使文章条理清晰, 看起来更容易理解。必要时使用主题句, 因为主题句的使用可以使邮件内容更加一目了然, 否则, 如果一篇较长的电子邮件通篇只有一个段落, 即使用词简洁、准确, 也会让读者产生厌倦, 不愿读下去。
(2) 词汇方面, 用词要肯定准确, 切忌使用语义模糊、模棱两可的词或词组, 以免产生歧义, 造成误解, 延误商务沟通和贸易。
例1.The figures show a significant increase.
例2.We will deliver your goods soon.
例1中“significant”一词意为“明显的、不小的”, 语义模糊, 故可以用具体数字替换。例2中“soon”表示“不久、很快”, 语义不明确, 没有指出具体的供货时间, 可改为具体的年月日。
5. 礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败, 买卖双方应十分注意措辞方式, 要婉转、礼貌, 使对方容易接受。在写作电子邮件时, 可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点, 提出要求。
例1.If it is not for the larger orders we receive from a number of our regular customers, we could not have quoted for supplies even at that price.
例2.I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65, 000 pieces.
例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用, 缓和了商务谈判的语气, 既明确了自己的立场, 又使对方的面子免于受损, 语气自然诚恳, 礼貌得体, 很容易为对方接受。
三、结语
随着国际商务活动的不断扩展, 商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时, 电子商务的普及, 往往会让写作者忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式, 难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件, 不仅能反应写信人的英语及业务水平, 还可以体现写信人为人处事的态度和风格, 有助于建立良好的商务关系, 最终对达成贸易起到重要的作用。因此, 有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式, 遵循邮件的写作原则。
参考文献
[1]刘惠华:电子邮件语言的性质和文体[J].广东外语外贸大学学报, 2004 (2)
[2]李俊儒:商务英语电子邮件体裁分析[J].外语与外语教学, 2007 (7)
一般写作原则
在撰写商务电子邮件时应确保邮件信息明了(Clear)、内容完整(Complete)、准确无误(Correct)、简明扼要(Concise)、礼貌周到(Courteous)，简称5C原则。具体内容如下：
1、信息明确：邮件要写得清清楚楚、明明白白、毫无晦涩难懂之处，使收信人看了信后不会误解写信人的意图。尽量做到开门见山，直入正题。
2、 内容完整：邮件的内容应力求完整全面，向收件人提供所需的信息。若是邮件的回函，需回答来信中所提出的所有问题。
3、准确无误：正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确，不要说过头，也不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如：majority, ASAP等，以免引起不必要的纠纷。
4、 简明扼要：简洁是商务写作中最重要的原则，一封拖沓冗长、措词复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，甚至会看不懂。故撰写商业信件时要避免罗嗦，用尽可能简洁的文字完整、清楚地表达需要表达的意思。
5、 礼貌周到：写邮件时要注意礼节，语气要真诚、善解人意、考虑周全，不要盛气凌人；避免使用冒犯、伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude, impatience, we deny your claim等；为了做到礼貌得体，应多使用诸如 “please”, “your kind inquiry”, “I would appreciate it if you would...” 等词语和句式。
格式范例
常见的商务英语电子邮件格式如下：
From: 写信人电子邮件地址
To: 收信人电子邮件地址
Cc:抄送收信人电子邮件地址
Bcc:密送收信人电子邮件地址
Subject: 主题摘要
- URGENT - 急件标示方法
称呼
Beginning:
Body:(Reasons for writing)
(Request for action)
Ending:
礼貌结束语（Complimentary Close）
写信人全名（Writer's Full Name）
写信人职务及所属部门（Writer's Title and Department）
写信人所属公司（Writer's Company）
……
其他信息(Other information may include company's name, logo, address, phone number, fax number and website)
各个构成部分的写作介绍
1、邮件的写信人电子邮件地址、收信人电子邮件地址、抄送收信人电子邮件地址、密送收信人电子邮件地址这四部分处理比一般信件要简单得多，无需填写繁杂的邮政地址，只需填入相应的电子邮件地址即可，而且并非每一项都填，若收信人只有一个，就不需填写抄送收信人电子邮件地址。当填写密送收信人电子邮件地址时，写信人将邮件发给收信人的同时，还将邮件秘密发给了其他人，而收信人却不知道这一事实。
2、 主题摘要（Subject）：邮件的标题应当意思明确、信息具体化。邮件标题是邮件主要内容的浓缩，也是读者浏览信箱时决定是否读邮件的根据。邮件标题选择合适与否也影响读者处理信箱中信件的效率。因此，为了确保收信人及时阅读邮件，邮件的标题不仅要引人注目，而且应该意思明确，避免模糊笼统。此外，还应注意标题应该是名词短语或动名词短语。如：“A: 訲his is very important! Read Immediately!? B: 訫eeting? C: 訯uestions about Meeting? D: 訫onthly Sales Meetings?”等四个标题中，A项既不是名词短语，也没有体现邮件的主旨，B和C过于笼统，只有D项最为妥当，信息明确、一目了然。
3、 称呼（Salutation）：每封邮件开头称呼语表应礼貌得体，符合商务写作习惯。以下几点可供参考：
a) 下属写给上司或双方关系较为正式时一般用 “Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. + surname（姓）”作为称呼，如：“Dear Mr. Jackson, Dear Mrs. Anniston, Dear Miss Jones”。其中Mrs. 用于已婚妇女，Miss用于未婚女子，Ms.作为未知婚否的女子礼节尊称，相当于中文里的“女士”。
b) 若不知道对方的姓名却知道对方的商务头衔，可用“Dear + Title,”作为称呼，如：Dear Credit Manager, Dear Sales Manager, Dear Human Resources Manager,这些称呼比“Dear Sir or Madam,”要更清楚、更可取。
c) 若知道对方姓和名却无法识别对方的性别时，不应冒险乱猜测对方的性别，可用“Dear + First name + Surname,”作为称呼，如：Dear Imran Jawed, Dear Moira Gedding。
d) 若邮件是一份通函，同时群发给几个人收时，可用“Dear all,”作为邮件称呼。
e) 若双方关系较亲近，可用“Dear + First name,”或“Hi + First Name,”作为称呼，后者在美国英语中尤为盛行，如：Dear Jack, Hi Mike等。
f) 称呼后面一定要用逗号（，）与邮件的正文隔开。美国、加拿大等国的正式商务电子邮件中，还可能会用冒号（：），如：Dear Mr. Jones:。
4、 开头（Beginning）：万事开头难，商务邮件更是如此，不过一旦掌握邮件开头的写作规律及实用句型，这部分写作不过如此。邮件的开头因邮件内容的不同而有所变化，但无论何种商务邮件，开头一般都需表明写信的缘由或主旨，常见开头句型如下：
a) I am writing because / to...
b) I am writing in connection with...
c) On Saturday, 3rd March, I bought a BX Mountain bike from your shop. Since then I have had to return it eight times for repairs.
疯狂英语全套发音秘诀（3）
秘诀16摆摆姿势和货真价实――前虚后实 I had a good-time last-night. Take-care.{每次告别时都请喊这个句子，比“Bye-bye”要强很多倍！}Instead of just murmuring the common “Bye-bye” that everyone knows, impress people with a loud “take-care” when you part company! Keep-quiet You have a good-memory. Ask-Bob-to sit-behind-me.(省略了4个音) I didn’t-do it. My friend-did-it.This is a classic excuse for children of all age around the world! Keep-practicing.<特别说明>美国人说英语另外的特点是：好听、偷懒、省力、经济原则。连音、略音就是这些特点的体现。 秘诀17略音（1）辅音+辅音――同性相斥I don’t-know what-to do.IPA: [BI dEUnt nEu wBt tE dU:] 口语读音[Bi dEUn(t) nEu wB(t) tE dU:]K.K: [BI dont no hwBt tE dU] 口语读音[Bi don(t) no hwB(t) tE dU] I need-some-more money.IPA: [Bi ni:d sQm mC: `mQnI] 口语读音[Bi ni:(d) sQ(m) mC: `mQnI]K.K: [Bi nid sQm mCr `mQnI] 口语读音[Bi ni (d) sQ(m) mCr `mQnI] I’d-like-to try on that-shirt. What-time is our flight-tomorrow.一.everyday english: pass the ball to „ give the pen to „
1.t: let’s go the the park.(多媒体展示公园情景,出现许多公共标志牌)通过复习帮助学生巩固以上四句话。
park以前所学的意思是公园，在这里的意思是停车。
学习这句话，讲解mean的意思及其中ea的发音。再次强调助动词用does及其语法意义。t: it means “no smoking”.板示： no smoking.学习这句话。
让学生回答smoking 的动词原形，smoke,并再次复习它的变化规则。s: it means “no smoking.”.t: yes.it means you shouldn’t smoke.板示：it means you shouldn’t smoke.并学习这句话。
讲解 shouldn’t=should not，should为情态动词，意思为应该，后跟动词原形。t: it means “no littering.” 板示：no littering.学习这句话。
litter为littering 的动词原形，意为乱丢杂务。t: it means “danger.” 学习danger.t: it means you should keep off the grass.学习：keep off the grass.5.跟读这九个句子，然后齐读，指名读。三．look and say: 1.让学生分组讨论标志的含义。3． 然后两两问答。四．assignment: 1.能识别所学公共标志，并能流利朗读。3.抄写四会单词。4.预习a部分的对话。教后感：
第二课时 教学目标：
1．能听懂、会说、会读和会拼写单词：must, make,mean 教学重点：
1．能听懂、会说、会读和会拼写单词：must, make,mean 教学过程：
it means you should/shouldn’t „ 出示图片让学生进行问答。
1.出示‘danger’标志及课文挂图。s: it means “danger”.讲解： must 为情态动词，意为必须，后跟动词原形。2.出示课文第二张挂图。
s: there’s a sign on the grass.s: it means ‘keep quiet”!learn: make noise.3.介绍图上人物。s: he’s ben.s: they’re in the park.出示：a lot of questions 学读并了解意思。learn: ask..about „ 4.听课文录音回答问题。5.跟录音读对话。学生分角色朗读。
6．完成课文中的填空题。
7．划出四会单词：danger, mean, must, should, shouldn’t, make.拼读这些单词。三． assignment: 1.抄写四会单词，并默写。2．抄写词组。第三课时 教学目标：
1． 通过复习要求学生能熟练掌握本单元所学的所学的公共标志类词汇。2． 能熟练地在情景中熟练的运用本单元所学的句型和日常交际用语。教学重点：
1.通过复习要求学生能熟练掌握本单元所学的所学的公共标志类词汇。2.能熟练地在情景中熟练的运用本单元所学的句型和日常交际用语。教学过程：
出示图片让学生进行问答,复习公共标志类词汇。2.学生表演会话。
2．同桌看图练习相互问答，两人一组。鼓励学生运用已学的语言材料丰富对话的内容。1.看图阅读短文，理解对话内容。学习单词和词组： 2.将短文的序号填入相应的括号内。4． 学生看动画描述。四．assignment: 1.抄写本课的四会单词和句型并默写。2.熟读课文对话并试着背诵。教后感：学以致用是教学的目的，在这一课中，我让学生表演会话，让学生描述课文的内容，以锻炼学生的口头表达能力。第四课时 教学目标：
1． 通过复习熟练掌握本单元所学的单词和句型。2． 了解字母组合er 在单词中的发音。3． 会唱歌曲the signs in the park 教学重点：
1． 过复习熟练掌握本单元所学的单词和句型。2． 了解字母组合er 在单词中的发音。教学过程：
一．everyday english.give „ to „
1.几对学生有关公共标志类的对话表演。
4.看课本e部分的flash动画，请学生当解说员。三．sing a song: 1.学读歌词，注意生词：rubbish, bin.2.学生听录音学唱。
3.学生齐唱，并请几个学生来表演唱。
1.教师在黑板上画简笔画，让学生猜出公共标志。
2.学生分组来做这个游戏，充分发挥学生的想象力同时复习所学内容。五．listen and repeat: 1.让学生读单词，了解er在单词中的读音。2.齐读单词和句子。3.练习：
总结：单词末尾er都是发[[] 六．assignment: 1.完成练习册中的练习。2.背诵课文对话。
3.总结本单元所学的词组，并抄写2遍。牛津英语6a教案 unit 2 ben’s birthday 第一课时 教学目标：
3.能掌握日期的表达方式。教学重点：
能掌握日期的表达方式。教学过程： 一．free talk 1.介绍序数词的表达规则。
学生朗读并熟练掌握1~31的序数词表达方式。说明日期的表达是用序数词来表示的。2．学习月份的表达方式，junuary.出示音标，学习这个单词。
学习表达一月一日，给学生一个公式：the 日期 of 月份。of的意思为属于。指名答： 一月三日 一月十五日 一月二十二日，以此巩固月份和日期的表达。3．同理学习其它的月份。边学习边巩固日期的表达。强调： on+日期，at+时间。学习birthday,并拼读。
学生小组间练习：my birthday is on „.然后上讲台来交流。三．assignment: 1.写出几个日期的英语表达： 一月一日，二月二日，三月三日，四月四日，五月五日，六月六日，七月十二日，八月二十日，九月二十一日，十月十日，十一月十三日，十二月三十日。教后感：日期的表达是教学的难点，在以后的教学中要以日常会话的形式不断巩固。
第二课时 教学目标： 教学重点：
熟练掌握表日期的词汇
能正确理解和掌握所学的对话内容，并能流利朗读。教学过程：
一．free talk： s: it means „ s: it’s „ s: i’d like „
复习上一节课所学的日期，使学生能流利表达。learn: date 学生练习这个句型。
s: it’s the 25th of september.t: my birthday’s on the 25th of september.重复几遍，学习birthday, my birthday’s on the 25th of september.指名学生说： my birthday’s on the „ s: my birthday’s on „ s: it’s a yo-yo.learn: present.t:(出示几样礼物)this is my birthday present.逐样展示。同桌练习。s: yes, please.6.听录音理解对话内容，并回答问题： 7.听录音跟读对话，并熟悉意思。学生分角色朗读，使学生能流利朗读。四．assignment: 熟练流利朗读课文对话。第三课时 教学目标： 教学重点: 教学过程: 一.导入: do you like singing? ss: yes.t: let’s sing a song: 二.复习: 1.一个月份出现,指名说,然后齐说.出现日期如: 一月一日,二月三日,三月十二日 „ s: it is „
t: ya, today is my birthday.my birthday is on „ 问几个学生.s: yes.„..老师介绍表格情况.3.学生活动.学生介绍:„’s birthday is on „ 看屏幕,同桌练习.然后两两问答.四.storytime: 看录象老师解说,讲解生词.让学生说故事,好的得到礼物.2.学生小组间创作故事,然后起来讲,好的得到礼物..1.看图听录音完成p26.2.然后校对答案.六.assignment: 抄写并默写本课的句型和单词.背诵课文对话.第四课时 教学目标：
1．通过复习，要求学生能熟练掌握本单元所学的表日期的词汇。2．能熟练地在情景中运用本单元所学的句型和日常交际用语。4．初步了解字母组合ear在单词中的读音。教学重点：
能综合运用本单元所学过的单词、句型和日常交际用语。能初步灵活运用或扩充本单元所学的对话。教学过程：
一． free talk: my birthday’s on „ i’d like „ 二．revision: 通过复习使学生熟练掌握日期的表达方式。3.请3-4对学生表演课文对话。
1.看图复习图上的人物和物品，以为听音练习作好准备。2.听录音完成填空。3.校对答案。
四． listen and repeat.1.出示图片，引出单词： dear hear near year 2.让学生整体认读单词，让学生在读的过程中体会字母组合ear在单词中的发音[].3.完成几道辨音题，以巩固所学内容。五． assignment.1.抄写本单元所学的单词、词组和句型，并能默写。2.完成练习册中本单元的练习。听课文录音，熟读本单元对话。第一课时 教学目标： 教学重点： 能基本了解一般过去时的构成及用法。教学过程：
一.everyday english: pass the ball to „ give the pen to „
2.t: guess and say巩固这些词组。示图片反面让学生猜图上的单词。s: it’s on the desk.a moment ago 意思为刚刚，指过去，所以应用一般过去时，动词用过去式。4.与学生问答。
与学生反复操练几遍。
1）让学生同桌操练 p33 上的六幅图，然后两两问答，检查学生的掌握情况。
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一、人际功能在商务英语电子邮件写作当中的应用
1. 语气方面的应用
在诸多的商务英语电子邮件材料当中, 我们可以看出, 其中的陈述语句出现的频率是最多的。一般来说, 陈述语句在商务英语电子邮件占到了92% 的篇幅。甚至有些商务英语电子邮件全篇都是由陈述语句书写完成的。
国际间的商务活动是一种严肃的、关乎巨大经济效益和社会效益的活动。在商务英语电子邮件写作当中, 一般来说首先要做一个简短的自我介绍, 在信函当中也要提出自己的商业条件 ( 包括采买价格、数量、条件、目录等参考资料) 这些内容使用陈述语句进行描述能够跳脱主观陈述的桎梏, 保证商务英语电子邮件的可靠性。
此外, 商务英语电子邮件当中除了使用陈述语句之外, 还会使用少量的祈使语句。这类语句往往所占篇幅较少, 一般仅仅占商务英语电子邮件的8% 左右。这些句子通常情况来说会出现在整个商务英语电子邮件的末尾。在英语的祈使语句当中, 一般采用 “please”作为祈使语句的开头, 有着写信人希望读信人促成此合作关系建立的含义, 也有着期盼对方回信的意思。有些祈使语句使用了 “if”所引导的条件状语从句, 从语气上来看, 比 “please”的语气更加委婉礼貌, 有利于双方进一步发展彼此之间的合作贸易关系。
2. 语句情态方面的应用
相对于陈述语句的波澜不惊的语气, 在商务英语电子邮件当中, 使用情态助词的信函数量相对较少。因为商务英语电子邮件更多是作为一种商务的应用文形式, 使用陈述句阐述自身企业的发展情况、产品信息等内容会更加具有可信度。因此, 使用的情态语气助词相对较少。
但这类词汇仍旧发挥着自己重要的作用, 举例来说, 情态动词当中, 使用频率最高的英文词汇是 “will”, 占到了总体使用次数的46% 。在英语的语法当中, 情态动词要根据当时阐述内容和环境的不同来体现出不同的意义。“will”这一词就要根据当时描述的内容进行意思的变换, 有时候, “will”可表义为可能性, 可以替换成英语当中的“it’s very probable that…”, 而有的时候 “will”又可以表义为意愿, 也就是英语当中的 “be willing to ”, 最后, “will” 还要根据时态来阐述自己的意义, 代表一个将来的时间, 不存在情态意义。在商务英语电子邮件当中, 为了表现人际功能, 更多的是使用可能性和意愿作为 “will”情态动词的意思阐述。
此外, “can”作为情态动词, 使用的频率也仅仅次于 “will”。在商务英语电子邮件的写作当中, “can”有着不确定的可能性。一般来说, 如果写信人对自己的手中的某一个信息的真实程度或者得到的结论仍旧持有怀疑态度时, 就会使用 “can”。在商务英语电子邮件写作当中, 一般写信人想要和读信人建立商务合作关系, 而不确定对方是否同意, 就会使用这样的情态动词, 表现出自己想要合作建交的欲望, 展示商务英语电子邮件的人际功能。
二、商务英语电子邮件当中人际功能的展示
1. 突出商务英语电子邮件的主观性
电子邮件本身要维持足够多的礼貌性和简洁性。读信人会在各种情况下阅读你所写出的商务英语电子邮件, 由于写信人本身不知道读信人当下的心情、身处的环境如何, 因此, 必须在尽量短的英文文字当中阐述清楚自己的商务业务观点和内容, 并且做到彬彬有礼, 让读信人有兴趣接收。
因此, 为了充分地表现出自己企业的优势和特点, 写信人要从自己的主观意念当中出发, 通过英语语句当中的显性词汇来表达自己的主观情感。需要注意的是, 这种表达方式更多要采用隐喻来完成, 才能突出自身观点的有效性。这样一来, 写信人才能在有限的商务英语电子邮件篇幅当中既阐明自己的观点, 又避免给读信人造成过于武断的第一文字印象, 给读信人留下美好的看法。在这种基础之上, 写信人才能根据自己的想法建立起商务贸易合作关系, 在今后所开展的商务活动当中谋求自身的经济利益。
2. 突出商务英语电子邮件中的隐喻
商务英语电子邮件的写作过程中, 使用客观性的隐喻语言能够很快地拉近写信人和读信人之间的关系, 淡化语言主体的责任。巧妙地运用英语当中的隐喻手法来进行商务英语电子邮件的写作, 不但能够给读信人留下较好的感官, 还能切实地维护自身的经济利益, 这也就突出了隐喻表达的重要性。
例如 “It is obvious…” “It is nece ssary…” “It is required…” 等, 这种句式在商务英语电子邮件中的使用, 不但将主观的抱怨和索赔意愿强化表达了出来, 更维护了自己企业的经济利益, 而且又使得收信人本身的颜面得到了保存。此外, 将一些结构组织名物化也能达到隐喻的效果, 例如 “to tell the truth”“the fact” 等都有此等含义。
3. 使商务英语电子邮件的表达更加委婉礼貌
商务英语电子邮件当中的人际功能还体现在语言的委婉表达方面。在商务英语电子邮件当中, 使用更多的礼貌和祈使语句能够消除双方存在的贸易冲突, 将其中可能出现的经济问题合理地提出来让双方进行解决, 也为今后长久的发展奠定了良好的基础。
例如 “we recommend”“we suggest”“we hope”等词汇都能礼貌地表达自身的含义, 促进经济贸易活动的有序开展。在英语信件当中, 末尾通常都会由写信人敦促收信人尽快回信, 在这其中, 更要使用 “We suggest…” 等句式淡化这一句当中的祈使情感, 既暗示收信人尽快给出回答, 又表达出自己内心的殷切希望。
三、启示
商务英语电子邮件的写作不需要辞藻华丽, 只需要清晰地表达出自己的意愿。因此在写作当中, 要用词准确, 显示诚意, 对对方表示尊重, 不失礼貌, 促成经济关系的建立。由此我们应该做到: 首先要充分地体会商业邮件的写作目的, 在写作之间分析两者的人际关系; 然后要在信件写作的过程中加强人际功能的意识, 在信件中充分展示彼此之间的人际关系; 最后, 在商务英语电子邮件的写作当中要注意用词的准确和恰当, 力求精准的同时注意礼貌性, 以求达到最佳的效果。
参考文献
[1]Halliday, M.A.K..An Introductionto Functional Grammar[M].Beijing:Foreign Language Teaching and Research Press, 2000.
[2]余志谋.唐诗《悯农二首》原诗及其两种英译本的语篇纯理功能对比分析[J].外语教育研究, 2015, (1) :15-19.
商务沟通在商务活动中起着日益重要的作用。对国际商务人士而言，熟练掌握商务英语电子邮件的写作已成为一项职业必备技能。然而如何写好商务英语电子邮件，也是是商界人士感到棘手的问题之一。本文拟从传统的商务英语信函与现代商务电子邮件进行比较分析，并结合动态顺应论的分析，对动态顺应论是否适用于商务与电子邮件做出分析，希望商务与电子邮件发挥有效沟通功能做出一些帮助，也为改善学生和从业人员对商务英语电子邮件的理解能力及写作能力起到一定帮助。
关键词：动态顺应；商务信函；商务英语电子邮件
中图分类号：G712 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2016）12-003-02
一、引言
随着经济贸易全球化的快速发展，各国之间的商务往来日益频繁。有效及高效的商务沟
通在商务活动中起着日益重要的作用。商务英语信函，作为一个有效的不可缺少的沟通方式，如何得以有效地发挥其在商务贸易中的作用，值得我们研究。由于商务信函常以电子邮件形式发出，并且商务英语电子邮件一定程度上代表着企业形象，因此， 在对外贸易活动中，对国际商务人士而言，熟练掌握商务英语电子邮件的写作已成为一项职业必备技能。然而如何写好商务英语电子邮件，也是是商界人士感到棘手的问题之一。本文拟从传统的商务英语信函与现代商务电子邮件进行比较分析，并结合动态顺应论的分析，对动态顺应论是否适用于商务与电子邮件做出分析，希望对商务英语电子邮件发挥的有效沟通功能做出一些帮助，为改善学生和从业人员对商务英语电子邮件的理解能力及写作能力起到一定帮助。
二、传统的商务英语信函与现代商务电子邮件之比较
1、传统的商务英语信函
有学者通过对语域 （ register） 的研究，将商务英语的表现形式归纳为三类： 公文体、广告体、论说体。其中，法律文书、商务信函、商务合同或协议、信用证、通知为公文体； 公文体行文以书面语为主，用词正式、严谨、规范，句式结构复杂（高丽敏，2013）。由此可见，商务信函一般被认为需用正式、严谨、规范的词汇，以及结构复杂的句子。用词的正式性是普遍被认可的，大多数国内学者都认可由于国际商务信函是一种正式的公函语体，应多使用正式书面词汇去替代普通词汇。如句子“We can grant you insurance coverage for5% of the invoice value.”中 grant 比同义词 give正式（高丽敏，2013）。为了表达具体的业务内容，商务英语函电在长期的实践中已经使用长句，复杂句形成了各种固定的程式化的套语，并常见于信函的开始，结尾处，以及一些固定功能的表达上。如：常见的信函开头的套句：Thank you for your letter of ....； We have received your letter of ...with pleasure.常见的信函结尾的套句：We are looking forward to your early reply.表示感谢的有：We would appreciate it if… ； it would be appreciated if…等。商务英语信函还认为应有相对固定的格式，常用齐头式，缩进式和混合式。信函大体上由以下几部分组成： 信头（heading）、日期（date）、称呼（Salutation）、正文（body）、结束语 （the complimentary close）、签名 （the signature）。
2、商务英语电子邮件
传统的商务英语信函的是基于书面语篇的。然而，基于语言学家们对书面语篇和口语语篇做过大量的深入研究，书面语篇是由口语语篇演变而来，而电子语篇则是由口语语篇和书面语篇两者演变而来。电子语篇既不能等同于口语语篇，也非书面语篇，更不是两者的简单叠加。电子语篇是口语语篇和商务语篇的衍生物，在兼具这两种语篇特征的基础上，还具有自身的鲜明特点。电子邮件属于电子语篇的一种，因此具备了大多数电子语篇的特点。商务英语电子邮件的特殊交际功能决定了其体裁的特殊性，它一方面具有普通电子邮件的特点，同时又具有商务英语信函的特征（谢占丽，2012）。事实上，商务英语电子邮件是传统商务信函的一种变体，具有很强的非正式性（檀文茹，2002）。语言在不同的媒介作用下会呈现不同的语言特征，形成不同的语篇类型。黄国文（2005）也用图表简明的表述口语语言、书面语言和电子语言之间的关系（见图1）。
三、动态顺应论在商务英语电子邮件写作的适用分析
Verschueren 在他的著作《语用学新解》提出，顺应理论有“语言适应论”和“语言顺应论”两种表述法。Verschueren（1999：55-56）指出，语言的使用是一个有意识地或无意识地持续选择语言的过程。顺应论主要包含语言结构顺应、语境因素顺应、顺应的动态性和顺应的意识性四方面分析维度（Verschueren 1999：65-66）。语言结构顺应是指在语言使用过程中对语音、词汇、句法、语码、语体、语篇等语言各个层面做出选择；语境因素顺应是指语言的使用和选择与交际语境和语言语境相顺应；顺应的动态性是指语言的顺应性选择是一个动态过程；顺应的意识性是指语言选择和顺应会呈现不同的意识凸显程度。国内语用学研究专家学者也曾专门撰文介绍评述及诠释“顺应论”。其中谭晓晨（2003）详细介绍了维索尔伦的语境适应论，探讨了语言和语境互为构建的动态关系，指出动态生成的语境观是对传统语境研究及时而必要的补充。钱冠连（2003）又对 Verschueren 顺应论的理论源头和整体理论构架进行了探讨，认为“可以说有一个基本问题（人们在使用语言时是在于什么），三个关键概念（语言选择的可变性、协商性和适应性），四个研究角度（语境、结构、动态性、意识突显）”。
从上面四个维度来看，与商务电子邮件相关联的几个要素都包含其中： 词汇、句法、语篇、语体。即，在撰写商务英语电子邮件时，这些语言结构会因写作之人在使用语言的过程中发生顺应，并且这种顺应可能是动态性的。这种动态顺应可有意识地适用于商务英语电子邮件中，即，在邮件沟通中，因对方的各种可能因素的影响，对方的语境会有动态变化，而邮件撰写者可有意识地去发生动态顺应，构建语言和语境的相互动态关系。而这种动态顺应，可为传统商务英语邮件撰写提供补充，使邮件发挥更好的沟通功能。
王颖频（2000）提出由于说话人在不同意识凸显程度支配下会呈现不同的语言表现，顺应的意识性在四个分析维度中无疑占据主导地位，对其他三个维度起着支配作用，并认为四个维度的具体关系如图 2 所示。
因此，基于顺应论的四个维度，写信人如能有意识地选择语言的输出，则沟通会更好地朝话语人的目的进行，使沟通目的更好地实现。同时，因为顺应具有动态性，写信人应有意识地进行动态顺应，即应随时关注对方语境，语篇，语言表达等方面的变化，并做出相应的顺应，这种顺应则会从语言结构和语境因素进行顺应。顺应可能包括电子邮件的一些重要因素的顺应，如礼貌用语的动态顺应，词汇选用的动态顺应，句法选用的顺应，语篇的顺应等。
四、结论
在商务英语电子邮件写作中，如何应用动态顺应使沟通更加有效高效，实现沟通目的是商务人士关注的也是棘手的问题之一。本文通过商务信函与电子邮件的比较分析所得出结论：即当商务英语信函通过网络作为媒介，呈现的是一种特殊的语言特征；它特殊交际功能决定了其体裁同时具有普通电子邮件的特点和商务英语信函的特征，而且具有很强的非正式性。基于以上结论分析得出：邮件撰写人对邮件的正式性与非正式性，非正式性的程度进行判断。这种判断可通过邮件撰写人有意识地去判断邮件往来的对方发生的语言变化，以及文体包括电子邮件的一些重要因素可以有意地去发生顺应，并且这种顺应因为语境和双方关系等的不断变化应是动态的，如礼貌用语的动态顺应，词汇选用的动态顺应，句法选用的动态顺应和语篇的动态顺应等。
参考文献
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[10]谢占丽. 商务英语电子邮件的题材特征研究[D]黑龙江大学， 2012
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