温州市文书档案管理（共8篇）
为规范行政复议文书的撰写、制作，提高行政复议案件质量，根据《中华人民共和国行政复议法》，参照《国家行政机关公文格式》，结合行政复议工作的实际，制定本规范。
行政复议文书一般分为决定书类、通知书类、函件类三大类。决定书类包括行政复议决定书、不予受理决定书、停止执行具体行政行为决定书；通知书类包括行政复议答复通知书、补充复议申请材料通知书、行政复议案件调查通知书、行政复议受理机关告知书、责令受理行政复议申请通知书、责令履行行政复议决定通知书、参加行政复议通知书、行政复议中止通知书、行政复议延期通知书、行政复议终止通知书；函件类包括转送处理规范性文件函等。
一、行政复议决定书类的撰写制作规范
（一）行政复议决定书的撰写制作规范 1.行政复议决定书的结构
行政复议决定书在总体结构上，分为三大部分：
第一部分，即决定书的开始部分，包括决定书的名称、决定书的发文字号、当事人的基本情况。
第二部分，即决定书的正文部分，包括案件的程序陈述、申请人的申请内容、被申请人答复的内容、复议机关查明的案件事实、复议机关作出决定的理由、决定的内容等。
第三部分，即决定书的尾部，包括决定书的效力及当事人诉权的告知、决定书的成文日期、发文机关的名称及复议机关的盖章等。
以下分别对各部分的撰写制作规范加以说明。2.行政复议决定书第一部分撰写规范
（1）行政复议决定书的标题为：德州市人民政府行政复议决定书。
（2）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份用阿拉伯数字全称标识；并用六角括号“„‟”括入；序号用阿拉伯数字标识，并不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，如德政复决„2009‟1号。
（3）列明当事人的基本情况，包括申请人与被申请人姓名（名称）、公民身份号码（第一代和第二代公民身份证的号码均统一表述为公民身份号码，下同）、法定地址、法定代表人、法定代理人、委托代理人等情况。
①当事人的姓名（名称）
申请人、第三人为公民的，写明申请人姓名，性别，公民身份号码，姓名以身份证、户口簿、护照等法定证件上记载的姓名为准，有曾用名的应写明曾用名的情况。申请人、第三人为法人或其他组织的应写明其全称，其名称应以营业执照等注册登记文件上登记的名称为准。承受其他法人或其他组织的权利而申请复议的或在复议过程中变更名称的，应注明原称并在复议机关查明部分陈述变更情况。
被申请人应写明其名称的全称，在复议过程中变更名称的，应注明原称并在复议机关查明部分陈述变更情况。
申请人、第三人有外文姓名（名称）且是法定的姓名（名称）的，应引用原文（如有法定中文译名，可注明该译名）。②当事人的法定地址
申请人、第三人为公民的，其法定地址的列明事项统一表述为住址，写明身份证、户口簿、暂住证明等法定证件上记载的地址。本项应另起一行列明。
申请人、第三人为法人或其他组织的，其法定地址的列明事项统一表述为住址，写明营业执照等法定证件上记载的地址。本项应另起一行列明。
被申请人的法定地址为政府有关文件公布确认的被申请人所在地地址。
③当事人的法定代表人或负责人以及法定代理人
申请人、第三人为无民事行为能力人或限制民事行为能力人的，应列明其法定代理人，写明法定代理人与申请人、第三人间的身份关系，法定代理人应为申请人、第三人的监护人。
申请人、第三人为法人的，应列明其法定代表人姓名，能够查明的应写明其职务。申请人、第三人为其他组织的，应列明其负责人姓名，能够查明的应写明其职务。
被申请人以政府有关文件公布确认的负责人为其法定代表人。
④当事人的委托代理人。
申请人、第三人委托代理人进行复议的，应列明其委托代理人，写明委托代理人的姓名、性别、公民身份号码，委托代理人为律师的，写明其姓名，所在律师事务所全称。委托代理人为二人以上的，应分行列明，但如是同一律师事务所律师的可以不分行列明。
申请人、被申请人、第三人为两人以上的，应按照上述要求分别列明。
3.行政复议决定书的案件程序陈述
案件程序陈述应写明案由、立案审查、审理、结案等程序环节：
申请人因不服被申请人于×年×月×日以××号（注明发文字号）×××（注明文件名称）作出的具体行政行为，向本机关申请行政复议，本机关已依法受理。被申请人已向本机关提交了书面答复及作出该具体行政行为的有关证据和依据，本案现已审理终结。
被申请人未在法定期限内提交书面答复的，在被申请人答复部分陈述，在程序环节上不予表述。
申请人如不服被申请人不履行法定职责而申请复议的在案由部分写明：申请人因××××××一事于×年×月×日向被申请人提出×××申请（请求），申请人认为被申请人逾期不履行×××法定职责而向本机关申请行政复议。
复议过程中如进行了听证程序的还应写明本机关于×年×月×日组织双方进行了听证，听取了双方当事人的意见。
复议过程中如有第三人参与行政复议情况的，还应给予相应的陈述。
4.申请人复议申请内容的叙述
申请人复议申请内容统一表述为申请人称： 如申请人复议申请内容简短明确的应原文引用。
如申请人复议申请内容冗长繁琐，应全面、准确归纳概括申请人申请复议的事实、理由及其请求，应力求准确真实地反映申请人的原意。如申请人是口头申请复议的，应根据复议机关制作的口头申请复议笔录的内容书写申请人申请复议的事实、理由及其请求。
5.被申请人答复内容的叙述
被申请人答复的内容统一表述为被申请人答复称： 如被申请人答复内容简短明确的应原文引用。
如被申请人答复内容冗长繁琐，应全面、准确归纳概括被申请人答复的事实、理由及其依据，应力求准确真实的反映被申请人答复的原意。
被申请人未在法定期限内提交书面答复的，本部分统一表述为：被申请人未在法定期限内提交书面答复及作出该具体行政行为的证据、依据和其他有关材料。
两个以上被申请人分别进行答辩的，应加上被申请人名称，如被申请人×××答复称，分别予以叙述。
如第三人参与行政复议并提交书面意见的，统一表述为第三人称，原文引用或准确归纳概括第三人述称的内容。
如申请人、第三人查阅被申请人答复内容后有新的事实和理由等反馈意见的，写明申请人（第三人）经查阅被申请人答复内容后认为。
对申请人、被申请人、第三人陈述中的称谓应统一，将“我”、“他”、“我机关”等改成“申请人”、“被申请人”、“第三人”等，如当事人的书面陈述中有文字、语法错误的，在引述中应加以更正。
6.复议机关认定事实部分的撰写规范
复议机关认定的事实统一表述为经查：而且表述经查事实应清楚明晰。
复议机关应简明扼要地阐述被申请人作出具体行政行为的过程……被申请人于×年×月×日作出××号（注明发文字号）×××（注明文件名称），根据案件的具体情况归纳或原文引用被申请人作出的具体行政行为的内容…………申请人不服，申请复议。
被申请人未在法定期限内提交书面答复的，认定事实部分表述为：本机关于×年×月×日对申请人因不服被申请人于×年×月×日以××号（注明发文字号）×××（注明文件名称）作出的具体行政行为申请复议一案依法予以受理，并于×年×月×日向被申请人送达了被申请人答复通知书，被申请人未在法定期限内提交书面答复及作出该具体行政行为的证据、依据和其他有关材料。
申请人对被申请人不履行法定职责而申请行政复议，在查明部分表述为：申请人因××××××一事于×年×月×日向被申请人提出×××申请（请求），被申请人逾期不履行×××法定职责，申请人不服，申请复议。
另查：…………（复议机关认定的另一层次的事实）。7.复议机关意见的撰写制作规范 复议机关的意见统一表述为本机关认为：
复议机关的意见应以认定的事实为根据，一般包括对案件中当事人有争议的事实的认定、法律的适用，复议机关作出决定的内容等方面内容。复议机关根据案件的情况阐明被申请人对所作的具体行政行为是否享有法定职权或应否履行该法定职责，然后根据相关的实体法律及程序法律规范进行分析论证作出评价，对被申请人作出该具体行政行为的合法性和适当性作出结论，即依法应予维持（撤销、变更等）。复议机关根据案件的情况和需要对申请人、第三人的复议请求、复议理由作出回应，说明依法予以支持或不予支持的理由，增强复议决定书的说理性。
8.行政复议“决定”的撰写规范
行政复议决定书正文的最后部分是“决定”的内容，该部分是案件的最终处理结果，故应当明确、具体、具有可执行性。
①维持决定：根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八条第一款第（一）项的规定，本机关作出复议决定如下：
维持被申请人×××（写明全称）以××号（注明发文字号）×××（文件名称）作出的具体行政行为。
②撤销决定：
Ⅰ.根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八条第一款第（三）项的规定，本机关作出复议决定如下：
撤销被申请人×××（写明全称）以××号（注明发文字号）×××（文件名称）作出的具体行政行为。
Ⅱ.如撤销后需责令被申请人重新作出具体行政行为的，应分项列明：根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八条第一款第（三）项的规定，本机关作出复议决定如下：
一、撤销被申请人×××（写明全称）以××号（注明发文字号）×××（文件名称）作出的具体行政行为。
二、责令被申请人×××（写明全称）于收到本复议决定书之日起×日内（不宜限定期限的，期限不写，或写按照××法规定的方式和期限）重新作出具体行政行为。
Ⅲ.被申请人逾期未提交书面答复的，根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八条第一款第（四）项的规定，本机关作出复议决定如下：
撤销被申请人×××（写明全称）以××号（注明发文字号）×××（文件名称）作出的具体行政行为。
③确认违法的决定：
Ⅰ.根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八条第一款第（三）项的规定，本机关作出复议决定如下：
确认被申请人×××（写明全称）以××号（注明发文字号）×××（文件名称）作出的具体行政行为违法。
Ⅱ.如确认违法后需责令被申请人重新作出具体行政行为的，应分项列明：根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八条第一款第（三）项的规定，本机关作出复议决定如下：
一、确认被申请人×××（写明全称）以××号（注明发文字号）×××（文件名称）作出的具体行政行为违法。
二、责令被申请人×××（写明全称）于收到本复议决定书之日起×日内（不宜限定期限的，期限不写，或写按照××法规定的方式和期限）重新作出具体行政行为。
④责令履行的决定：根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八条第一款第（二）项的规定，本机关作出复议决定如下：
责令被申请人×××（写明全称）于收到本复议决定书之日起×日内履行法定职责（应写明履行法定职责的具体内容）。
⑤变更具体行政行为的决定：根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八条第一款第（三）项的规定，本机关作出复议决定如下：
被申请人×××（写明全称）以××号（注明发文字号）×××（文件名称）作出的具体行政行为，改为：×××（写明决定变更内容）。
9.行政复议决定书尾部的撰写规范
复议决定书的效力及当事人诉权的告知统一表述为： 本复议决定书一经送达，即发生法律效力。申请人（、第三人）如对本复议决定不服，可自收到本复议决定书之日起十五日内向人民法院提起诉讼。
决定书的成文日期以行政复议机构负责人签发的日期为准，用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”。成文日期之上标明发文机关名称“德州市人民政府”。
10.行政复议决定书的文字、数字、标点符号使用规范 正文部分的文字应规范化、书面化，使用法言法语，避免使用不规范的、口语化的用语以及俗称俗语等，原文引用有关证据材料则不受上述限制。
正文中需多次重复引用字数较多的词汇时，可使用简称，但在首次引用时需写明全称并注明（下文简称为××）。
正文需分点阐述的，其结构层次序数第一层次为“
一、”，第二层次为“
（一）”（括号内外不加顿号或其他标点），第三层次为“⒈”，第四层次为“（1）”（括号内外不加顿号或其他标点），正文中各点文字较短而无需使用句号且各点联系较紧的，各点后使用“；”。但法律条文的援引适用为第×条第×款，第×项第×目的表述以法律条文上的表述序号为准。正文涉及数字的，除发文日期、援引法律条文的条、款、项、目的序数、起诉期限及责令被申请人的履行期限应写成中文以示严肃外，其余数字均用阿拉伯数字表述，数字在千位以上的，每隔三位数加“，”（以半角输入），如1,123,456.78。时间需以数字表述的，也以阿拉伯数字表述，年份数字应以四位数表述，如2005年4月1日，但原文引用有关证据材料不受上述限制。
其他行政复议文书的文字、数字、标点符号使用参照上述规范执行。
11.行政复议决定书的排版、印制、装订
行政复议决定书的标题在首页顶端以“2号小标宋字体”分两行居中书写，上行为：德 州 市 人 民 政 府（中间空1个字符）；下行为：行政复议决定书（加粗）。
行政复议决定书的发文字号在标题下空1行以“3号仿宋字体”居右书写。
在发文字号下空1行空两格左对齐列明当事人的基本情况。列明事项中申请人、被申请人、第三人用3号方正黑体字（加粗）书写，其他列明事项以3号仿宋字体书写，列明事项后用“：”，列明事项的内容以3号仿宋字体书写，一行不够书写时可列两行，但需保持各行内词汇的完整，次行首字与上行冒号后首字对齐。
在当事人基本情况书写完毕后下空1行空两格以3号仿宋字体书写复议决定书的正文及尾部部分。其中，申请人称、被申请人答复称、申请人（第三人）经查阅被申请人答复内容后认为、第三人称、经查、另查、本机关认为以3号方正黑体字（加粗）书写。正文部分每个自然段首行行首左空两个字符，回行顶格，但阿拉伯数字、年份数字中间不能回行。
复议决定书的效力及当事人诉权的告知部分书写完毕后下空3行右空3个字符书写发文机关名称“德州市人民政府”。发文机关名称下写复议决定书的成文日期。
在成文日期上加盖“行政复议专用章”，印章须端正、居中并采用下套方式，即仅以印章下弧压在成文日期之上，印章用红色。页与页之间加盖“骑缝章”，印章用红色。
全文涉及英文或英文字母的，应按照英文的书写习惯书写，但应以3号仿宋字体输入。
全文用纸为A4纸，一般每个页面排22行，每行排28字，双面排版印刷。从首页至尾页编页码并于每页底居中套正。字符间距为标准值，行间距为固定值29至32磅。尾页无正文的，不得书写此页无正文，而应通过调整字符间距或行间距将正文延至下一页。决定书左侧装订，平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下的各1／4处。
其他行政复议文书的排版、印制、装订参照上述规范执行。
（二）不予受理决定书的撰写制作规范
申请人的基本情况参照行政复议决定书的要求予以列明。1.标题为:德州市人民政府不予受理决定书。2.发文字号为:德政复不„ ‟ 号。
3.正文由事由、复议机关不予受理的理由、法律依据、决定的内容组成: 申请人以不服××××(机关名称)作出的第×号(注明发文字号)的×××××(注明文件名称)为由提出的行政复议申请,本机关经依法审查,认为……………………………(写明该申请不符合行政复议受理条件的事实和理由),根据《中华人民共和国行政复议法》第十七条第一款的规定，本机关作出决定如下： 对申请人××××（应写明全称）于×年×月×日提出的行政复议申请不予受理。
法律、法规规定应当先向行政复议机关申请行政复议，对行政复议不服再向人民法院提起行政诉讼的，写明：如不服本决定，可以自收到本决定书之日起十五日内依法向人民法院提起诉讼。
（三）停止执行具体行政行为决定书的撰写制作规范 发文字号下空一行顶格以3号方正黑体字（加粗）写明被申请人的全称，尾部参照行政复议决定书的要求予以列明。
1.标题为：德州市人民政府停止执行具体行政行为决定书。
2.发文字号为:德政复停„ ‟ 号
3.正文写明停止执行的事由、法律依据，停止执行的时间等：
申请人×××因不服你机关于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，（复议机关认为需要停止执行的理由）。根据《中华人民共和国行政复议法》第二十一条第（二）项的规定，本机关决定：
自×年×月×日起至×年×月×日止停止该具体行政行为的执行。提出行政复议申请，本机关已依法受理。因 4.如申请人申请停止执行具体行政行为的，正文表述为： 申请人×××因不服你机关于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，提出行政复议申请，本机关已依法受理。因申请人申请停止执行该具体行政行为，经审查，本机关认为其要求合理。根据《中华人民共和国行政复议法》第二十一条第（三）项的规定，本机关决定：
自×年×月×日起至×年×月×日止停止该具体行政行为的执行。
二、行政复议通知书类的撰写制作规范
通知对象仅写明通知对象的姓名或名称的全称，顶格并用3号方正黑体字书写（加粗）。尾部均由特此通知及发文机构名称和成文日期组成，发文机构名称为“德州市人民政府行政复议办公室”，特此通知后加“。”号，成文日期上加盖“德州市人民政府行政复议办公室行政复议办案专用章”，其中，责令受理行政复议申请通知书、责令履行行政复议决定通知书加盖“德州市人民政府行政复议专用章”，发文机关名称为“德州市人民政府”。
（一）行政复议答复通知书的撰写制作规范 1.标题为:行政复议答复通知书。2.发文字号为:德政复答字„ ‟ 号。3.通知对象为被申请人。
4.正文由通知的事由、通知的内容和要求、如逾期未提交答复的法律效果组成：
申请人×××（姓名或名称）因不服你机关于×年×月×日作出的第×号（注明发文字号）××××（注明文件名称），提出行政复议申请，市政府已依法受理。现将行政复议申请书副本发送给你机关，请于收到本通知之日起十日内作出书面答复，并提交作出该具体行政行为的证据、依据和其他有关材料（如申请人申请行政复议的时间已明显超过法定期限的,在此特别注明：含第×号（注明发文字号）××××（注明文件名称）送达给行政相对人的证明材料）。
如逾期不提出书面答复,不提交作出该具体行政行为的证据、依据和其他有关材料，将按照《中华人民共和国行政复议法》第二十八条的规定处理。
5.如申请人对被申请人不履行法定职责为由申请行政复议的,正文表述为: 申请人×××以你机关逾期不履行×××法定职责为由提出行政复议申请，市政府已依法受理，现将行政复议申请书副本发送给你机关，请于收到本通知之日起十日内作出书面答复，并提交有关的证据、依据和其他材料。
如逾期不提出书面答复,不提交有关的证据、依据和其他材料，将按照《中华人民共和国行政复议法》第二十八条的规定处理。
（二）补充复议申请材料通知书的撰写制作规范 1.标题为:补充复议申请材料通知书。2.通知对象为申请人。
3.正文由事由、补充材料的内容和要求，逾期不补齐材料的法律效果组成：
你（你单位）提交的行政复议申请材料已收悉。按照《山东省行政复议条例》第十二条的规定，你（你单位）提交的行政复议申请内容不明确，根据《山东省行政复议条例》第十四条
（四）项，现通知你（你单位）补充以下材料：
一、××××材料。
二、××××材料。
三、××××材料。
上述材料须于收到本通知之日起十五日内补齐，如逾期不补齐的，根据根据《山东省行政复议条例》第十四条
（四）项的规定，本办视为未申请。
4.尾部后附加本办地址和联系人，联系电话。
（三）行政复议案件调查通知书的撰写制作规范 1.标题为：行政复议案件调查通知书。2.通知对象为被调查的有关组织或人员。
3.内容由通知事由、法律依据、调查的时间地点组成： 本机关依法受理了申请人×××因不服被申请人×××于×年×月×日作出的×××号（注明发文字号）×××（注明文件名称）而申请复议一案，正在审理中。根据《中华人民共和国行政复议法》第二十二条的规定，需向你（你单位）调查有关情况，调查时间：×年×月×日×时；调查地点：×××××××。
4.尾部后附联系人和联系电话。
（四）行政复议受理机关告知书的撰写制作规范 1.标题为：行政复议受理机关告知书。2.告知对象为申请人。
3.正文写明告知的事由、告知向其他行政复议机关申请复议的法律依据，申请复议的期限等：
你因不服×××机关于×年×月×日作出的×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称），向本机关提出行政复议申请，根据《中华人民共和国行政复议法》第×条第×款的规定，该行政复议申请依法应当向××××（行政复议机关名称）提出。
接到本告知书后请在《中华人民共和国行政复议法》第九条规定的行政复议申请期限内，向××××（行政复议机关名称）提出行政复议申请。
（五）责令受理行政复议申请通知书的撰写制作规范 1.标题为：德州市人民政府责令受理行政复议申请通知书。
2.通知对象为被责令受理行政复议申请的机关名称。3.正文写明通知的事由、责令其受理行政复议申请的法律依据，受理期限等：
申请人×××因不服×××（机关）于×年×月×日作出的×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称），向你机关提出行政复议申请，你机关无正当理由不予受理。经审查，该行政复议申请符合《中华人民共和国行政复议法》的规定，依法应予受理，根据《中华人民共和国行政复议法》第二十条的规定，你机关应自收到本通知之日起五日内受理该行政复议申请。
（六）责令履行行政复议决定通知书的撰写制作规范 1.标题为：德州市人民政府责令履行行政复议决定通知书。2.通知对象为被申请人。
3.发文字号为:德政责履„ ‟ 号。
4.正文写明通知的事由、责令其履行的行政复议决定及责令其履行的法律依据，履行的要求等：
申请人×××（姓名或名称）因不服你机关于×年×月×日作出的×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）申请行政复议一案，本机关已依法作出×××号（注明发文字号）《行政复议决定书》并于×年×月×日送达你机关。你机关无正当理由至今仍未履行该复议决定，根据《中华人民共和国行政复议法》第三十二条的规定，你机关应自收到本通知之日起×日内履行该行政复议决定，并将履行情况函告本机关。
（七）参加行政复议通知书的撰写制作规范 1.标题为：参加行政复议通知书。2.通知对象为第三人。
3.发文字号为：德政复参字„ ‟ 号
3.正文写明通知的事由、通知第三人参加行政复议的法律依据，第三人提出申请的期限等：
申请人××××因不服被申请人×××于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，提出行政复议申请，市政府已依法受理。审查中发现你(你单位)与该行政复议有利害关系，根据《中华人民共和国行政复议法》第十条第三款的规定，现通知你(你单位)可以申请作为第三人参加行政复议。你(单位)可于×年×月×日前向本办提出申请，逾期不提出的不影响行政复议。
（八）行政复议中止通知书的撰写制作规范 1.标题为：行政复议中止通知书。2.发文字号为：德政复中字„ ‟ 号。3.通知对象为申请人、第三人、被申请人。
4.正文写明通知的事由、中止行政复议审查的事实、理由及法律依据等：
申请人×××因不服被申请人××××于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，提出行政复议申请，市政府已依法受理。因××××（行政复议中止的事实、理由），根据《中华人民共和国行政复议法》第×条（《山东省行政复议条例》第二十七条第一款第（×）项）的规定，该行政复议审查中止。
（九）行政复议延期通知书的撰写制作规范 1.标题为：行政复议延期通知书。2.发文字号为：德政复延字„ ‟ 号。3.通知对象为申请人、第三人、被申请人。
4.正文写明通知的事由、行政复议延期的法律依据及延长的期限等：
申请人×××因不服被申请人×××于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，提出行政复议申请，市政府已依法受理。因案情复杂，不能在法定期限内作出行政复议决定，根据《中华人民共和国行政复议法》第三十一条第一款的规定，并经批准，决定延长行政复议期限三十日。
（十）行政复议终止通知书的撰写制作规范 1.标题为：行政复议终止通知书。2.发文字号为：德政复终字„ ‟ 号。3.通知对象为申请人、被申请人。
4.正文写明通知的事由、行政复议终止的原因及法律依据等：
申请人×××因不服被申请人×××于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，提出行政复议申请，市政府已依法受理。审查期间，申请人撤回该行政复议申请并说明了理由。根据《中华人民共和国行政复议法》第二十五条的规定，（审查期间，因××××××，根据《山东省行政复议条例》第二十九条第一款第（×）项的规定），该行政复议终止。
三、行政复议函件类文书的撰写制作规范
1.标题为：德州市人民政府转送处理规范性文件函。2.发文字号为：德政复转„ ‟ 号。
3.发函对象为接受规范性文件转送的机关，写明其全称，顶格并用3号方正黑体字书写(加粗)。
4.正文应写明规范性文件转送的事由、复议机关转送规范性文件的法律依据等，表述为：
申请人×××因不服被申请人×××于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，于×年×月×日向本机关提出行政复议申请时，一并提出对××××（规范性文件名称）的审查申请，根据《中华人民共和国行政复议法》第二十六条的规定，现将有关材料转送你机关，请予收到本函之日起六十日内依法审查处理，并将审查结果函复本机关。5.如行政复议机关对被申请人作出的具体行政行为进行审查时,认为其依据不合法,而转送有权处理的国家机关的,正文表述为: 申请人×××因不服被申请人×××于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，于×年×月×日向本机关提出行政复议申请，本机关已依法受理。经审查，本机关认为，被申请人作出具体行政行为所依据的××××（注明规范性文件名称）不合法，根据《中华人民共和国行政复议法》第二十七条的规定，现将有关材料转送你机关，请审查处理，并将审查结果函复本机关。
6.尾部写明发文机关名称、成文日期并加盖“德州市人民政府行政复议专用章”
附：行政复议文书的格式样式。行政复议决定书样式
（一）德 州 市 人 民 政 府 行政复议决定书
（申请人为公民的行政复议案件用）
德政复决字„ ‟ 号
申请人：……（姓名，性别，公民身份号码）
住址：…………………………………………
委托代理人：……（姓名，性别，公民身份号码）
委托代理人：……（姓名，系某律师事务所律师）
被申请人：……………………（名称）
地址：…………………………………………
法定代表人：…………（姓名，职务）
第三人：……（参照申请人为公民、法人或其他组织的列明事项予以列明）
申请人因不服被申请人于×年×月×日以××号（注明发文字号）×××（注明文件名称）作出的具体行政行为，向本机关申请行政复议，本机关已依法受理。被申请人已向本机关提交了书面答复及作出该具体行政行为的有关证据和依据，本案现已审理终结。
申请人称：……（申请人申请复议的事实、理由、依据及请求）。
被申请人答复称：……（被申请人答复的事实、理由及依据）。第三人称：（原文引用或准确归纳概括第三人述称的内容）。
经查：……（复议机关查明的事实）。
另查：……（复议机关查明的另一层次的事实）。本机关认为：……………………………………………（复议机关的意见）。根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八条第×款第×项的规定，本机关作出复议决定如下：
维持（撤销）被申请人×××（写明全称）以××号（注明发文字号）××××（文件名称）作出的具体行政行为。
本复议决定书一经送达，即发生法律效力。申请人（、第三人）如对本复议决定不服，可自收到本复议决定书之日起十五日内向人民法院提起诉讼。
德州市人民政府
年 月 日 行政复议决定书样式
（二）德 州 市 人 民 政 府 行政复议决定书
（申请人为法人、其他组织的行政复议案件用）
德政复决字„ ‟ 号
申请人:…………………………（名称）
地址: ……………………………………
法定代表人（负责人）:………………（姓名，职务）
委托代理人:……（姓名，性别，公民身份证号码）
委托代理人:……（姓名，系某律师事务所律师）
被申请人:……………………………………（名称）
地址: ……………………………………………
法定代表人：…………………………（姓名，职务）
第三人：……（参照申请人为公民、法人或其他组织的列明事项予以列明）。
申请人因不服被申请人于×年×月×日以××号（注明发文字号）×××（注明文件名称）作出的具体行政行为，向本机关申请行政复议，本机关已依法受理，被申请人已向本机关提交了书面答复及作出该具体行政行为的有关证据和依据。本案现已审理终结。
申请人称：……（申请人申请复议的事实、理由、依据及请求）。被申请人答复称：……（被申请人答复的事实、理由及依据）。
第三人称：（原文引用或准确归纳概括第三人述称的内容）。
经查：……（复议机关经查的事实）。
另查：……（复议机关经查的另一层次的事实）。本机关认为：…………………（复议机关的意见）。根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八条第×款第×项的规定，本机关作出复议决定如下：
维持（撤销）被申请人×××（写明全称）以××号（注明发文字号）××××（文件名称）作出的具体行政行为。
本复议决定书一经送达，即发生法律效力。申请人（、第三人）如对本复议决定不服，可自收到本复议决定书之日起十五日内向人民法院提起诉讼。
德州市人民政府 年 月 日 德 州 市 人
民 政 府
不予受理决定书
德政复不字„ ‟ 号
申请人：……（姓名，性别，公民身份号码）
住址：…………………………………………
申请人以不服××××(机关名称)作出的第×号(注明发文字号)的×××××(注明文件名称)为由提出的行政复议申请,本机关经依法审查,认为……………………………(写明该申请不符合行政复议受理条件的事实和理由),根据《中华人民共和国行政复议法》第十七条第一款的规定，本机关作出决定如下：
对申请人××××（应写明全称）于×年×月×日提出的行政复议申请不予受理。
（法律、法规规定应当先向行政复议机关申请行政复议，对行政复议不服再向人民法院提起行政诉讼的，写明：如不服本决定，可以自收到本决定书之日起十五日内依法向人民法院提起诉讼。）
德州市人民政府
年 月 日
德 州 市 人 民 政 府 停止执行具体行政行为决定书
德政复停字„ ‟ 号
××××(被申请人名称)：
申请人（姓名或名称）因不服你机关于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，提出行政复议申请，本机关已依法受理。因（复议机关认为需要停止执行的理由）。根据《中华人民共和国行政复议法》第二十一条第（二）项的规定，本机关决定：
自×年×月×日起至×年×月×日止停止该具体行政行为的执行。
德州市人民政府 年 月 日
德 州 市 人 民 政 府 停止执行具体行政行为决定书
德政复停字„ ‟ 号
××××(被申请人名称)：
申请人×××因不服你机关于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，提出行政复议申请，本机关已依法受理。因申请人申请停止该具体行政行为，经审查，本机关认为其要求合理。根据《中华人民共和国行政复议法》第二十一条第（三）项的规定，本机关决定：
自×年×月×日起至×年×月×日止停止该具体行政行为的执行。
德州市人民政府 年 月 日
行政复议提出答复通知书
德政复答字„ ‟ 号
××××（被申请人全称）：
申请人×××（姓名或名称）因不服你机关于×年×月×日以第×号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，提出行政复议申请，市政府已依法受理。现将行政复议申请书副本发送给你机关，请于收到本通知之日起十日内作出书面答复，并提交作出该具体行政行为的证据、依据和其他有关材料（如申请人申请行政复议的时间已明显超过法定期限的,在此特别注明：含第×号（注明发文字号）××××（注明文件名称）送达给行政相对人的证明材料）。
如逾期不提出书面答复,不提交作出该具体行政行为的证据、依据和其他有关材料，将按照《中华人民共和国行政复议法》第二十八条的规定处理。
特此通知。
德州市人民政府行政复议办公室
年 月 日 行政复议答复通知书
德政复答字„ ‟ 号
××××（被申请人全称）：
申请人×××以你机关逾期不履行×××法定职责为由提出行政复议申请，市政府已依法受理，现将行政复议申请书副本发送给你机关，请于收到本通知之日起十日内作出书面答复，并提交有关的证据、依据和其他材料。
如逾期不提出书面答复,不提交有关的证据、依据和其他材料，将按照《中华人民共和国行政复议法》第二十八条的规定处理。
特此通知。
德州市人民政府行政复议办公室 年 月 日 补充复议申请材料通知书
××××（申请人姓名或名称）：
你（你单位）提交的行政复议申请材料已收悉。按照《山东省行政复议条例》第十四条
（四）项的规定，你（你单位）提交的行政复议申请内容不明确，根据《《山东省行政复议条例》第十二条，现通知你（你单位）补充以下材料：
一、××××材料。
二、××××材料。
三、××××材料。
上述材料须于收到本通知之日起十五日内补齐，如逾期不补齐的，根据《山东省行政复议条例》第十四条
（四）项的规定，本办将决定对该行政复议申请不予受理。
特此通知。
德州市人民政府行政复议办公室
年 月 日
本办地址：德州市东方红路64号市政府1号楼5楼（邮编：253012）
联系人：
联系电话： 行政复议案件调查通知书
××××（被调查的有关组织或人员的姓名或名称）：
本机关依法受理了申请人×××因不服被申请人×××于×年×月×日作出的×××号（注明发文字号）×××（注明文件名称）而申请复议一案，正在审理中。根据《中华人民共和国行政复议法》第二十二条的规定，需向你（你单位）调查有关情况，调查时间：×年×月×日×时；调查地点：×××。
特此通知。
德州市人民政府行政复议办公室
年 月 日
联系人： 联系电话：
行政复议受理机关告知书
×××（申请人姓名或名称）：
你因不服×××机关于×年×月×日作出的×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称），向本机关提出行政复议申请，根据《中华人民共和国行政复议法》第×条第×款的规定，该行政复议申请依法应当向××××（行政复议机关名称）提出。
接到本告知书后请在《中华人民共和国行政复议法》第九条规定的行政复议申请期限内，向××××（行政复议机关名称）提出行政复议申请。
特此告知。
德州市人民政府行政复议办公室
年 月 日
德 州 市 人 民 政 府 责令受理行政复议申请通知书
××××（被责令受理的机关名称）：
申请人×××因不服×××（机关）于×年×月×日作出的×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称），向你机关提出行政复议申请，你机关无正当理由不予受理。经审查，该行政复议申请符合《中华人民共和国行政复议法》的规定，依法应予受理，根据《中华人民共和国行政复议法》第二十条的规定，你机关应自收到本通知之日起五日内受理该行政复议申请。
特此通知。
德州市人民政府
年 月 日
德 州 市 人 民 政 府 责令履行行政复议决定通知书
德府责履„ ‟ 号
××××（被申请人名称）：
申请人×××（姓名或名称）因不服你机关于×年×月×日作出的×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）申请行政复议一案，本机关已依法作出×××号（注明发文字号）《行政复议决定书》并于×年×月×日送达你机关。你机关无正当理由至今仍未履行该复议决定，根据《中华人民共和国行政复议法》第三十二条的规定，你机关应自收到本通知之日起×日内履行该行政复议决定，并将履行情况函告本机关。
特此通知。
德州市人民政府
年 月 日
参加行政复议通知书
德政复参字„ ‟ 号
××××（第三人姓名或名称）：
申请人××××因不服被申请人×××于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，提出行政复议申请，市政府已依法受理。审查中发现你(你单位)与该行政复议有利害关系，根据《中华人民共和国行政复议法》第十条第三款的规定，现通知你（单位)可以申请作为第三人参加行政复议。你（单位)可于×年×月×日前向本办提出申请，逾期不提出的不影响行政复议。
特此通知。
德州市人民政府行政复议办公室
二○○ 年 月 日
行政复议中止通知书
德政复中字„ ‟ 号
××（申请人、第三人名称）、×××（被申请人名称）：
申请人×××因不服被申请人××××于×年×月×日以×号（注明发文字号）××（注明文件名称）作出的具体行政行为，提出行政复议申请，市政府已依法受理。因××××（行政复议中止的事实、理由），根据《中华人民共和国行政复议法》第×条（《山东省行政复议条例》第二十七条第一款第（×）项）的规定，该行政复议审查中止。
特此通知。
德州市人民政府行政复议办公室
年 月 日
行政复议延期通知书
德政复延字„ ‟ 号
××（申请人、第三人名称）、××（被申请人名称）：
申请人×××因不服被申请人×××于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，提出行政复议申请，市政府已依法受理。因案情复杂，不能在法定期限内作出行政复议决定，根据《中华人民共和国行政复议法》第三十一条第一款的规定，并经批准，决定延长行政复议期限三十日。
特此通知。
德州市人民政府行政复议办公室
年 月 日
行政复议终止通知书
德政复终字„ ‟ 号
×××（申请人姓名或名称）、×××（被申请人名称）：
申请人×××因不服被申请人×××于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名称）作出的具体行政行为，提出行政复议申请，市政府已依法受理。审查期间，申请人撤回该行政复议申请并说明了理由。根据《中华人民共和国行政复议法》第二十五条的规定，（审查期间，因×××××，根据《山东省行政复议条例》第二十九条第一款第（×）项的规定）该行政复议终止。
特此通知。
德州市人民政府行政复议办公室
年 月 日
德 州 市 人 民 政 府 转送处理规范性文件函
德政复转字„ ‟ 号
×××××（接受转送机关）：
申请人×××因不服被申请人×××于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名）作出的具体行政行为，于×年×月×日向本机关提出行政复议申请时，一并提出对××××（规范性文件名）的审查申请，根据《中华人民共和国行政复议法》第二十六条的规定，现将有关材料转送你机关，请予收到本函之日起六十日内依法审查处理，并将审查结果函复本机关。
德州市人民政府
年 月 日
德 州 市 人 民 政 府 转送处理规范性文件函
德政复转„ ‟ 号
×××××（接受转送机关）：
申请人×××因不服被申请人×××于×年×月×日以×××号（注明发文字号）××××（注明文件名）作出的具体行政行为，于×年×月×日向本机关提出行政复议申请，本机关已依法受理。经审查，本机关认为，被申请人作出具体行政行为所依据的××××（注明规范性文件名称）不合法，根据《中华人民共和国行政复议法》第二十七条的规定，现将有关材料转送你机关，请审查处理，并将审查结果函复本机关。
德州市人民政府
锦屏文书, 是指以贵州省锦屏县为中心的清水江中下游地区苗、侗族人民从事生产生活所产生的各种原始记录。是这一地区当时地方经济、社会生活的缩影, 是传承民族历史文化的璀璨篇章。专家们认为, 锦屏文书是经济学、历史学、民族法学、生态学和人类学等诸多学科研究的重要档案史料, 填补了我国经济发展史上的两项空白:一是少数民族地区封建契约文书的空白, 二是反映林业生产关系的历史文献的空白[1]。锦屏文书源于湘赣、江浙等地区。明代, 朝廷在锦屏等地设置卫所屯堡, 从中原地区派大批军户屯守。这些军户率先带来了中原的契约文化。明代中期以后, 特别是清代雍正以后, 随着清水江流域地区木材贸易的发展和繁荣, 湖南、江西、江苏、湖北等汉族地区的商人和破产农民、手工业者纷纷溯江来到锦屏等地谋生, 汉族文化进一步传入。随着汉文化教育不断发展, 清代中期以后契约文化普及到各个村寨。契约文书大量产生并且成为民间管理经济乃至维持社会秩序的重要手段和工具。现在, 锦屏文书成了宝贵的历史文化遗产。国家档案局将“锦屏林业契约”列入“全国重点档案抢救”和“国家级非物质文化遗产”等项目, 以及联合国教科文组织“世界记忆工程”的《中国档案文献遗产》候选名录[2]。
二、锦屏文书处于濒危状态
锦屏高温高湿的自然环境, 林区本身的火患、火灾和烟熏虫蛀, 是契约文书的“天灾”, 农户简陋的保管条件, 让那些以一家一户形式保存下来的契约, 遭遇霉变氧化、虫蛀鼠咬, 加之人为毁坏、流失等原因, 存留至今的契约文书数量远远低于历代形成的总量。2005 年7月17 日, 被国内外学者誉为“民族环保第一村“”看得见历史的苗寨”的文斗上寨村一把无情山火, 烧掉了几十户人家, 也烧毁了3000 至4000 份林业契约“。天灾”之外还有“人祸”。土改“、文革”时期, 契约被视为封建糟粕而被强制清收烧毁。1952 年土地改革时, 人们将被划分为地主成分家中的土地山林等契约收缴焚烧。在河口乡文斗村, 收缴来焚烧的地主家契约等文书堆积三十多平方米, 有一人多高。以后在“文化大革命”等政治运动中, 有部分被打击斗争的农民家中的契约文书亦被收缴。由于失去了原有土地山林等私有财产的凭证价值, 多数人对契约文书的态度遂由原来的极为珍视转为等闲视之。有的随地置放, 任凭虫蛀鼠咬、受潮发霉菌;有的甚至当做废纸烧掉卖掉, 使得锦屏契约文书保存的数量不断减少。20 世纪80 至90 年代, 一些乡干部在清理档案时, 又将以前遗漏未烧毁的契约烧掉, 躲过了初一的契约终究未能逃过十五。调查显示, 目前幸免于难散存民间的近10 万件契约大都处于濒危状态, “锦屏林业契约文书”这一珍贵的清水江流域民间文化遗存正在急剧消亡[3]。
三、锦屏文书的档案管理
1.锦屏文书征集。
(1) 锦屏文书的抢救。自20 世纪80 年代以来, 由于锦屏文书的价值渐为世人所知晓, 加上媒体的炒作报道, 锦屏乡村开始出现了秘密收购和倒卖锦屏文书的现象。加上有些外来合作单位的目的不在于抢救保护文书, 而只是为了获得第一手资料, 以便影印出版及完成相关论文写作。锦屏文书有可能重蹈敦煌文书流散之覆辙, 再步徽州文书丢失之后尘。事实上, 日本轻易获得了流散于贵阳的锦屏契约文书, 并于2003 年影印出版了三大册文书资料专著。鉴于锦屏文书严重流失的情况, 必须对锦屏文书进行抢救、收集、保护和整理研究。2005 年, 贵州省政协委员陈汉彬、张新民等以致公党贵州省委名义向贵州省政协第九届三次会议提出了《关于抢救“锦屏文书”的建议》提案。2005 年8 月5 日, 中共贵州省委宣传部、贵州省文化厅、贵州省新闻出版局、贵州省财政厅、贵州省教育厅、贵州省档案局联合以黔文提复〔2005〕37 号行文《对贵州省政协委员九届三次会议党派、团体提案〈关于抢救“锦屏文书”〉的建议的答复》。该文件强调要对锦屏文书档案进行抢救、收集、保护、整理和出版。近几年来, 贵州省档案局已从中央补助和省财政厅安排的重点档案抢救经费中陆续安排10 余万元用于锦屏文书档案的抢救。省财政厅表示, 今后还将进一步给予经费支持。2006 年10 月24 日, 中共贵州省委副书记王富玉主持召开锦屏文书保护专题会议, 研究抢救保护工作亟待解决的问题。同年12 月, 贵州省政府行文成立以副省长蒙启良为组长, 由省政府办公厅、省发改委、省财政厅、公安厅、文化厅、林业厅、档案局、贵州大学、黔东南州政府为成员单位的锦屏文书抢救保护工作领导小组。领导小组下设办公室 (设在省档案局) , 由省档案局局长刘强任主任。2007 年, 贵州大学向国家发改委写报告, 要求解决经费对锦屏文书进行有效抢救和保护。报告呈至国务委员陈至立手中, 陈至立在报告中指示同意解决经费, 并将报告转给中共贵州省委。
(2) 锦屏文书征集宣传。为了能有效地从群众中征集到契约文书, 2001 年9 月, 锦屏县政府办公室下发《关于征集民间林业契约文书及地方历史文献资料的通知》到全县各乡镇、各部门。10 月15日, 县政府又印制《关于征集民间林业契约文书等历史文献资料的通知》到各村寨张贴。同时, 契约办公室积极深入农村开展宣传发动工作, 组织民间热心人士协助开展契约征集的宣传发动工作。2003年2 月, 经县政府批准, 县契约办公室与河口乡联合在加池村召开契约征集现场会, 对积极捐献契约文书等历史文献的加池村村民姜绍烈、姜绍明等予以表彰, 号召与会的河口、固本、平略、启蒙四乡镇村干部发动群众积极捐献契约文书等历史文献资料。为了保证锦屏契约文书不流失于省外、国外, 2004 年9 月份以后, 锦屏契约文书不准对外宣传“, 只做不说”。2008 年以后, 才又渐见宣传于诸报刊和电视等媒体。
(3) 锦屏文书实物征集。锦屏文书征集始于1964 年。时贵州省民族研究所工作人员杨有耕等到锦屏县开展少数民族近代社会经济状况调查, 在县文斗、卦治等村寨收集到了200 多份山林土地买卖契约文书和一些有关锦屏木材贸易的历史文献。1980 年中期, 锦屏县档案馆欧阳安富等人收集到瑶白村和小江瓮寨村山林土地买卖契约100 多份。1995 年秋, 日本东京大学学者唐立、武宫房司在杨有耕的引领下到锦屏, 深入文斗、平鳌等村, 收集到山林土地买卖契约等文献3000 多份。1997 年秋, 锦屏县档案馆王宗勋收集到平鳌村契约800 多份进馆。在2001 年8 月至2004 年8 月三年中, 县契约征集办公室积极组织社会力量参与征集工作, 在全县农村建立了以农村知识分子、乡村干部及离退休干部为主的契约征集网络。在全县范围内征集到清代及民国时期契约等文献资料11589 份。其中在河口乡加池村征集到4420 份, 平略镇岑梧村征集到2163 份, 平略镇平鳌村征集到1817 份。2004 年9 月以后, 契约文书的征集工作由县档案局承担。县档案局派工作人员深入农村开展契约文书的征集工作。2008年以后, 县政府将契约征集工作分派到各乡镇, 并列为乡镇目标考核内容。是年10 月, 在平略镇平鳌村姜承奎家征集到契约文书1352件。2009 年, 锦屏县契约文书工作除了仍征集以纸质文书征集外, 还对实物进行征集。到2009 年底, 计在15 个乡镇、113 个村征集到民间契约文书29316 份, 座簿150 册, 装具等实物11 件。
2.锦屏契约文书档案整理。
(1) 修裱。契约文书大多数是折成长15 厘米、宽5 厘米的长方形状, 由于折放的时间长, 折叠处形成的折痕较难消平。故在修裱之前, 先将契约原件打开放在玻璃板上, 上面覆盖一层裱糊纸或报纸, 之后是契约———裱糊纸———契约———裱糊纸, 层层相叠, 最上一层压以一块玻璃板。经半个月左右, 契约表面基本平整, 裱糊起来比较容易些。对于因长期受潮霉而形成的“纸砖”, 则得用温水浸泡一段时间, 而后用特殊工具细心剥揭。因受潮霉严重、纸质变脆的“纸砖”仍无法揭开。修裱程序上, 先将压平的契约纸反铺在塑料垫膜上, 用排刷在契约纸背上刷上一层用小麦粉熬成的黏合剂。如有漏洞, 则用小块纸补上。如果破处较多或契约原纸较薄, 则用与原契约纸大小相同的补纸托补, 再上托纸。上托纸后, 将报纸铺在上面用排刷刷平, 使托纸与契约纸粘贴牢实同时又可以挤出多余的水分。对纸张较厚的契约纸, 先得放在温水中泡上一小段时间。对于文字破碎的契约, 则用镊子细心修复。因契约文书纸张较大, 修裱一般由两人合作进行。对于过度老化焦脆和两面有文字的文书原件, 目前仍无法修复。
(2) 整理。为保持契约文书的原始性和整体性, 尽可能地以乡镇、行政村和持有农户为单位进行整理和立卷。具体以150 份为一卷。若一个行政村有多个户主, 而农户契约文书数量都不多, 整个村就合立为一卷。对于数量较多的农户, 则分为多卷。如加池姜绍烈户有1217 份, 便分为7 卷。因农户以前是按山块将契约文书统包在一体, 按英国牛津大学柯大卫教授的建议, 后来则按此原则进行整理立卷, 即尽可能地将同一山块的契约文书按时间顺序放在一起。为能准确地反映契约文书的内容, 特制了《契约档案目录》, 其内容分列序号、买 (山) 主、买 (佃) 主、主要内容、立卷时间、备注6 项。至2009 年年底, 已整理的契约文书共计292 户, 573 册, 17379 份。
(3) 装载。因契约文书纸张较大, 修裱之后大多数为长0.65 米、宽0.6 米。为便于存放, 2001 年特地订制长0.7 米、宽0.65 米、厚0.05 米的文书档案盒。将整理好的契约文书平放于盒中, 最上层压上专柜。同时还用杉木打制高2 米、宽0.8 米、厚0.65 米的契约文书专柜。柜中分出若干高7 厘米的空格, 每个空格放一盒契约文书档案盒。2006 年后, 在省经费的支持下, 县档案馆在档案馆中辟“特藏室”, 专门存放契约文书, 还特地定制铁皮柜取代原木柜装载契约文书。在室内安装空调机以调控温度, 定期进行杀虫和消毒。2007 年, 库房加层改造为锦屏契约文书特藏库, 面积170 平方米。2009 年底, 档案馆“特藏室”置有密集架4 组5 列, 共同20 柜440 格, 密集架长3.5 米, 宽3.0 米, 高2.3 米。
3.锦屏文书特藏馆建设。锦屏文书特藏馆建设工程, 于2008 年6月经国家发改委批准立项, 计划总投资1782 万元。特藏馆主楼为“明九暗二、共十一层”, 建筑总高度49.4 米, 总建筑面积6874 平方米, 其中:档案库房1840 平方米、业务技术用房785 平方米、对外服务用房1280 平方米、办公用房330 平方米、附属用房577 平方米、地下停车库390 平方米, 完全可以满足“锦屏文书”抢救保护和开发利用的需要。锦屏文书特藏馆在2010 年底完成主体工程, 2011 年9 月前完成室内装饰工程及陈列布展工作, 10 月正式投入使用。这幢具有浓郁民族特色的特藏馆工程建设, 是贵州省抢救保护国家重点档案取得的一项重要成果。从此, 锦屏文书有了一个可靠、安全的家。
摘要：锦屏文书是经济学、历史学、民族法学、生态学和人类学等诸多学科研究的重要档案史料。为了抢救、保护这一珍贵的历史遗存, 在国家有关部门的支持下, 贵州省人民政府和锦屏县人民政府对锦屏文书进行了科学的档案管理。
关键词：锦屏文书,档案管理
参考文献
[1]张异莲.论锦屏文书的特点与价值[J].档案学研究, 2001 (6) .
[2]锦屏县河口乡.锦屏文书起源与保护[EB/OL].黔东南远程教育网, 2010-3-23.
一、系统实现目标
开发目标。本系统主要由内网及外网两个部分组成，文书工作（登记发文、登记收文、登记信访）、文件著录、案卷著录（文件组卷）、文件扫描、创建档案、文件借阅归还、文件鉴定销毁、更正变更文件以及综合查询等功能都是由内网部分进行实现。实现性能网络化、权限角色管理化、流转流程化、对操作日志进行相应的操作并且预留接口和实现共享综合业务系统中其他子系统的信息。综合业务系统中独立性较强的子系统由其来实现。网上预订和预订情况查询、业务流程办理情况查询由外网部分实现。内外数据库的数据实现数据共享。
应用目标。能够让单位有效的掌握、共享文件资源，对文件进行保护，促进文件管理、档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，使工作效率和资源的利用率得到大幅度的提高，在单位的决策方面提高有力的数据依据。
用户特点。产品用户：本单位领导、办公室和档案室一般员工以及有借阅权限的单位职工。
一般对于员工的要求，具备以下技能：熟悉WINDOWS操作系统环境；熟悉一般图形界面应用软件的操作方法；能够录入汉字；对相关业务最好有所了解；能够对扫描仪熟练使用；有流程化意识。
二、系统的设计与实现
档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。
目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。該文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。
约束标准
运行环境：单位局域网内的装有WINDOWS操作系统的电脑，装有IE浏览器，配有内网软件系统的客户端。
外部接口需求
用户接口。 操作界面使用第三方控件设计出来的，布局合理、单独支持鼠键操作、设有大量快捷键，合理易懂的操作思维真正做到人性化设计。
硬件接口。现有的普通PC机即可作为客户端，服务器端配置在小型机上，另外需要配备打印机和扫描机。
软件接口。客户端软件运行于普通配置的PC机，服务器端软件和数据库配置在小型机上，对于数据库的接口可以由服务器数据库进行提供，进行访问数据库的所有操作，配置客户端和连接服务器端数据库，在服务器端服务器编写批处理文件添加到操作系统的计划任务中，以便进行备份数据的操作。
通信接口。需要有局域网畅通的保证，使客户端电脑和服务器时刻处于连通状态。
安全性
内网部分是在不与Internet连接的局域网中运行的，网络安全不存在问题。外网部分与外界的沟通只通过发布机进行，只有发布机才能访问数据库，数据安全也不存在问题。软件操作实现流程化、权限分配、记录操作日志以及输入规范提醒等功能，也保证了操作的安全性。
通过实际的应用表明，本系统的实现具有非常重要的意义，首先，本系统基本实现了信息化建设在单位文书工作和文书档案工作方面，当前单位文书工作和文书档案工作在信息化方面的需求基本得到了满足。其次，流程化管理得到了实现，业务实现规范化，节省大量人工输入量，很多不必要的输入错误得到了规避，文书工作和文书档案工作的枚举得到统一，并且使两项工作得到了有机的结合。
本系统就ZDGX系统仍需完善，所以对于以后的系统拓展还需要做相应的需求调研和设计。最后在今后可能出现的一些新的问题和新的诉求，都需要实现和完善在今后的维护与开发中。
——对文书整理归档现实意义的若干思考
“归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。
科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件
取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。
文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。
一、应用办公自动化的文书档案管理的优点
1、办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2、文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查
找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3、电于文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4、提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工
其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题
1、电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2、对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、针对在实践应用过程中遇到的一些问题我提出了几点方法。
1、办公自动化系统内、外网隔离
在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之
一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2、提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。
二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。
三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档
案人员的信息源和创新思维。
3、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。
参考文献：
1.邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社
因此，在实际工作中，我们要严格实行文书处理工作的规范化、标准化，尤其是要推动文书档案工作的电子化进程，呈现档案事业不断发展的前景。
【关键词】管理;文书档案
一、文书档案工作的现状
1、到目前为止，许多单位的文秘工作与档案工作还在实行分块管理制度，这种体制从某种程度上是拉大了文秘工作与档案工作的距离。
负责文秘工作的人员档案意识淡薄，只考虑当前的工作，而档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作，从而二者在衔接过程中出现了诸多不规范的现象，这也直接影响了文书档案的建档质量。
2、在日常的文书档案归档管理中，会出现不同程度的影响文书规范立卷和规范归档的情况。
如归档时出现原稿或修改稿的缺失现象;文件偶用铅笔撰写或标注，不经过复印就直接用原件归档，短期内字迹容易变得模糊不清，影响了档案的质量和存档价值;纸张规格不达标，大小16开纸混用现象较多，文件大小不一致，造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响;文件归档不及时，时有漏归，弃档问题也相对严重，而相近公文重复与立卷组合无序也是一重大问题。
3、在办公过程中，现行的手工文件处理方式已经运行多年，并且也有一套完善的制度和方法，机关工作人员也习惯了这种文件处理模式，从而我们大部分的文书档案工作仍然在沿用传统的档案管理手段与方式。
虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的文书档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化。
利用计算机进行文书处理，尤其是实现文书电子化归档还需要一个过程。
二、文书档案工作的改革措施
随着档案改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，而文件和档案数量越来越多，也给保管和提供利用带来了一定的困难。
只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
因此，文书档案管理现代化进程势在必行，我们要加大力度，创造条件改革现行的文书档案管理工作。
(一)争取领导支持
领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。
而要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，所以要采取积极有效的措施，通过大力宣传，转变领导及办公人员的观念，从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台。
因此，文档人员要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发;要及时为领导提供相关的文件材料，为领导提供档案利用信息，努力做好档案服务工作，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
只有这样，档案信息化管理工作才能得到领导的大力支持，从而给予更多的资金投入，配置与档案管理现代化相适应的软硬件，为文书档案信息化创造条件，使档案信息管理工作顺利进行。
(二)实现文秘工作与档案工作的一体化
文秘人员的头脑中必须要有档案意识，要站在对历史负责高度上来保证档案的质量，来减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，从而使文档工作流程科学化、合理化。
对办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，及时整理归档，从而使文件的立卷工作日常化。
文秘人员要努力克服畏难情绪，积极创造条件，早日实现文秘工作与档案工作的一体化，从而提高文书档案质量。
(三)规范档案的基础工作
在文书档案管理的实际工作中，要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析， 以减少档案管理中的重复度和信息繁冗度，提高档案利用的效率和效果。
在归档工作中，既要掌握重点，分清主次，严把全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，从而提高档案利用价值。
建立好全宗卷的.案卷目录，按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目，对到期的档案及时进行鉴定、销毁。
同时，各单位可以根据自身的具体情况制定总的和分步的计划并逐步实现，使档案管理工作不断完善。
(四)促进档案信息化建设
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。
而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。
档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。
将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。
以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。
将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。
而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。
各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。
在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。
(五)提高档案人员的档案信息化素质
档案管理工作者的知识水平和整体素质直接影响到档案工作的方方面面。
由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。
原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
而文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
建立文书档案管理信息系统是档案的发展需要，是档案管理工作中的一个飞跃。
要努力实现装备技术现代化，积极运用网络等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使文书档案管理手段由旧变新，将文书档案管理从手工劳动中摆脱出来，实现档案管理人员对这些档案资料的自动管理，同时又能满足利用者的自动查询，这样即节省了人力又保护了档案原件。
而电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。
因此，各档案部门、计算机与信息管理部门要各司其职、各扬所长。
参考文献：
[1] 任爱英《用信息化实现文秘工作与档案工作一体化――提高企业文书档案质量的探索与思考》《商情(教育经济研究)》 03期.
[2]闵涛《浅谈文书档案工作》找法网.
[3]程旭《如何推行档案工作规范化标准化》《黑龙江史志》14期 .
二、以中心名义制发的所有公文，由拟稿人编写发文稿纸，经分管领导或科负责人核稿签字后，由中心主任签发。
三、中心档案包括各种文字、图表、簿册、音像、磁盘、光盘等不同形式、不同载体的档案材料。
四、归档范围是国家、省、市、区文件;中心领导参加上级会议带回的主要文件材料;中心的文件、会议记录、领导讲话、工作总结、资料、照片、音像材料;中心制定的章程、制度、规定等文字材料;中心干部档案、干部花名册、干部奖惩及调动等有关文字材料等内容。
五、归档时间
(一)文书档案，各科应随时形成;
(二)会计档案，由财务室整理编目并保存一年，在次年6月底前向档案室移交;
(三)声像档案，在声像档案形成后一个月内形成，当事人必须写好材料说明后整理交档案室;
(四)外出开会、考察、学习等活动带回的文件材料，按规定处理完毕后及时交档案室。
(五)各科档案应于每年12月底归档完毕。
六、归档要求
(一)各科的文件材料，由该科负责收集齐全、完整造册，年底交档案室管理。
(二)制作归档的文件材料，须用纸规格统一，字迹工整，且只能用碳素墨水或蓝黑墨水填写、修改、审批和签名，以便保护档案。
(三)凡以中心名义发出的文件，必须保存原稿，并附正式文件1份。
七、档案室要建立档案的登记、统计台帐，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年核对、检查一次，做到帐实相符。
八、要保持档案库房的清洁、卫生、整齐，严禁在库内吸烟、生火、存放易燃、易爆物品。
九、对破损、褪变档案，及时进行修复、抢救;对保管期满的档案，要按照规定办理鉴定销毁手续。
十、要对室藏档案划定密级，对秘密以上档案必须妥善保管，严格借阅手续，未经中心领导同意不得借阅。
十一、借阅档案者，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不能在档案原件上划线、圈点、加注、勾抹、涂改、污损。未经批准，不得摘抄或复制档案。
十二、对失去保存价值的档案应编制销毁清册，写出销毁报告，报中心领导批准后销毁。销毁时，应指定二人以上工作人员监销，并在销毁册上签名。
一、文书档案管理工作存在的问题
(一) 领导对文书档案管理工作不够重视。
有些单位的领导对文书档案工作的认识不够不够, 没有充分重视文书档案工作。调查显示, 不少单位的领导认为文书档案管理工作是极为简单, 可有可无的工作, 尽管投入了大量人力物力, 但是难以见到效果, 档案管理中只需要相关工作人员保存好文件, 以备不时之需即可。由此可见, 文书档案管理工作没有落实到位, 没有纳入单位的正规管理日程中, 从而影响到文书档案管理人员的工作积极性, 降低了文书档案工作的质量。
(二) 文书工作和档案工作衔接的不够好。
文书工作与档案工作既有联系又有区别。在实际工作中, 文书工作和档案工作应该是相辅相成, 相互配合, 从而形成一个分体式的档案管理体系, 虽然这种管理体系是有效的、科学的, 但是由于这种体制, 在一定程度上拉大了文书工作与档案工作的距离。由于从事文书工作的人员档案意识比较薄弱, 而档案人员也未考虑到文秘工作, 导致两者之间衔接过程中出现了很多问题。不仅如此, 还有一些公文的格式和处理办法也存在很多不规范的现象, 如装订、附件、办理程序、编号不规范;文书用纸达不到标准;文种使用不恰当等。
(三) 检索效率不够高。
当前文书档案检索手段有手工检索和计算机检索两种形式, 但是手工检索依旧占据很大的比重。虽然有些单位的文书档案管理人员在进行手工检索方面做了很多努力, 也制定了多样化的检索工具, 但在检索形式不断增加的情况下, 检索效率却得不到提高。主要因为文书档案管理人员在进行档案管理时, 过分看重检索工具结合检索内容的数量, 却忽略了检索的质量方面的要求。
(四) 管理人员专业素质不够高。
目前有些单位的文书档案管理人员文化程度和专业素质与时代发展要求不相吻合。信息时代, 虽然计算机技术在档案行业行业得到广泛应用, 但文书档案管理人员不懂计算机技术、不懂相关知识的现象依旧存在, 在档案信息的利用和开发方面能深入研究的专业人才也不多, 严重影响了文书档案管理的工作质量。
二、做好文书档案管理工作的对策
(一) 争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持。
领导的重视对于文书档案工作的发展至关重要, 会影响文书档案管理工作者的工作积极性。因此, 要争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持, 以切实提高文书档案管理工作水平。此外, 还要赢得各个相关部门的支持和协助。加强文书档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通, 主动了解业务部门正在或者将要进行的新的工作, 保证文书档案收集的及时、完整。
(二) 做好文书工作和档案工作的规范衔接。
在文书档案管理过程中, 文件是其基础, 一般情况下, 文件质量的高低直接关系到档案质量的好坏, 没有高质量的文件作为基础, 档案质量就难以提升。因此, 文书档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的, 这就要求相关人员做好文书工作和档案工作的规范性衔接, 切实做好文书材料的立卷归档工作。此外, 做好文书、档案工作一体化工作, 使整个文书档案管理工作处于规范、有序的状态中。
(三) 提高检索效率。
首先, 要对文书档案进行数字化管理。文书档案数字化管理的意义就是将传统的纸质记载的文书档案形式转变为信息数据库的形式储存, 对文书档案信息通过编号进行有效地管理, 既有利于文书档案的安全管理, 又方便文书档案信息资源的利用。其次, 传统文书档案管理工作人员负责管理文书档案工作的不同方面, 在文书档案检索时比较麻烦, 要针对这个情况, 可以对文书档案管理工作人员信息进行录入编号, 并与其工作内容相关联, 这样直接输入文书档案管理工作人员编号就可以调取相应档案内容。或者可以通过二维码、条形码等形式加快信息录入和检索速度, 进而提高文书档案管理工作效率。
(四) 提高档案管理人员的综合素质。
档案管理人员是保证文书档案管理工作顺利进行的关键因素, 因此必须提高文书档案管理人员的素质, 制定相应的培训计划。定期对文书档案管理人员进行工作能力的测试, 针对存在的不足采取相应的教育、培训措施, 以不断提高文书档案管理人员的管理水平及工作能力, 增加文书档案管理人员业务知识的储备。同时, 积极引进复合型的文书档案管理人才, 为文书档案管理部门增加活力, 提高文书档案工作效率。
参考文献
[1] .罗文妍.做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报, 2011.03
关键词：文书档案；管理
作为服务型及高技术型的工作，文书档案管理不仅在各单位和企业具有重要的作用，还因为时代的进步有着巨大的发展空间。为了保障档案质量，发挥其服务性能，就需要在安全、操作等方面进行优化，完善其制度和规范，从而确保档案的完整性和安全性，加强信息资源的开发和利用价值。
一、文书档案管理概况
1.文书档案管理概念。档案管理是企业管理工作中最基础、最根本的工作，是信息化建设的重要部分。文书档案管理作为档案管理中的重要内容，在业务决策、企业发展上都承担着重要的作用。文书档案管理表面上可以理解为对企业事业单位等历史资料的总结和保存，实际上还肩负着行政管理、科学研究、业务开展以及宣传教育等多项职责，是企业和单位实现科学管理发展的基石。目前，文书档案的重要作用不断被人们发现，其通过收集和归档进行服务工作的价值也越发受到社会的关注，在现有基础上完善管理制度和方法，提升其技术水平与保密等级等，已成为企业事业单位发展的一项核心内容，因此规范文书档案的保密管理、创新管理手段和方法，不仅是时代潮流，也是一种必然的现实需求。
2.文书档案管理存在的问题。文书档案由于资料繁杂，管理过程设计人员较多、标准化过程难以控制，因此实际工作中常出现各种问题。研究文书管理方法必须对现有问题进行充分认识，以实现深入的结构调整和改进。文书档案管理的概念产生已久，但部分人员对文书档案的管理意识还十分不足。档案管理工作人员过于重视红头文件而忽视普通的编号文件，使得档案时间不连贯、准确性低、工作效率和工作质量低下，难以满足信息查找和处理工作的要求。其次，一些企业或单位档案意识淡薄，缺乏文书档案的收集、整理、归档工作流程，也缺少对文书档案保密管理原则、方式的设计和规定，无法保证文书档案归档率、完整性和准确性，使得相关人员在实际工作中得不到有效的借鉴和指导，降低了档案的利用效率。此外，在很多企业当中，档案与文书分属不同的管理条块，两部分人员若不能得到及时的信息沟通和一致的管理规范，就极容易出现衔接方面的脱节与不顺畅，造成漏归、错归等现象的产生。
3.未来文书档案管理特点及发展趋势。文书档案具有稳定的传承性，是企业创新和发展数据来源，同时作为行政管理中的后台基础工作，又决定着企业的各项事务能否顺利开展。在各种文书档案中，一些重要的档案承载着企业的核心价值，因此具有极强的保密性。不同企业对此采取了不同的保密方法，但保密原则基本相同。文书档案管理的保密原则主要包括全过程标准化控制、分级管理两个方面。前者通过对文书档案实行前端控制和全过程的保密管理，在收集、鉴定、分类等多个环节实行标准化控制，确保档案的安全和完整性。后者则采用划分保密等级的形式，将责任落实落实到具体个人，从而保证档案管理的质量。除了传承性和保密性，信息化逐渐成为现今文书档案管理的新趋势。传统的方法采用纸质档案和人工填写，对环境和人员有较高的要求，且随着时间的发展，必然出现一定的问题和弊端。现阶段企业电子文档虽然普及，但部分企业和单位仅仅局限于将手写内容转化为电子文本，并未完全实现档案管理的信息化，文书档案的信息化管理还未得到真正的开发和利用。
二、新形势下文书档案管理改进方向
1.健全文书档案管理规章制度。为了实现文书档案管理工作的科学开展，需进一步细化档案收集保管流程，明确档案管理职责，同时根据企业或单位的实际情况以及相关的法律法规，对关键问题如归档期限等进行规范和管理。各单位在制定文书档案管理规章制度时，应对突发情况做出充分考虑，避免由于管理漏洞造成不必要的损失。此外，相关领导档案管理意识不强，资金和人员投入较少，导致档案管理人员素质及薪资待遇普遍低于其他员工，造成其管理意识较差、责任心不强，因此，适当加大档案管理支持力度 ，制定文书档案管理的监督考核机制，将促进档案管理人员工作积极性，从而提高其工作效率。信息化时代使得信息的安全性得到极大的弱化，完善的信息化建设和系统管理应具备完整的防御能力，能够有效地对档案的实体安全和信息安全做出保证。建立这一科学的档案管理规章制度，就要充分考虑其保密性，做到总体设计和具体环节的安全信息管理，以适应不断发展变化的文书档案收集及保密需求。
2.强化档案管理人员专业技能。作为一名优秀的档案管理人员，专业水平和专业技能直接决定了能否应对档案的分类整理立卷等工作，而管理人员的积极性则决定了其是否具有资料的安全保密意识以及责任感。企业或单位在招聘档案管理人员时，从人才引进的角度，应甄选优秀的档案管理专业人才加入企业，提升专业化人才当量。而在日常培训时，可以通过培养管理人员对资料的敏感性树立其管理理念，通过专业技能的学习来实现整体素质的提高。培训的内容和形式可以多样化，例如聘请相关学校的老师现场讲解、开展团队竞赛活动等，通过加深学习体验达到强化专业知识的目的。此外，档案管理部门应当主动与企业文化建设部门及相关部门积极配合，加强部门之间的联系，通过文化宣传来提高企业或单位内部对文书档案管理工作的了解，从而将强档案管理人员的工作积极性和责任感。档案管理人员的整体素质决定着文书档案收集及归档工作效率及质量，多维度的培训不仅有利于个体的自我提升，还有利于充分发挥文书档案的最大价值。
3.搭建信息化文书档案管理平台。传统文书档案收集及归档工作存在过于被动且资源遗漏严重等问题。为此，企业或单位应对传统文书档案收集模式进行改进，在原有模式的基础上搭建新的信息化文书档案管理平台。在平台的研究和建立过程中，除了科技投入，还可以引进信息收集、保管的技术方法，例如图像、声音与文本的转换方法，以此加深对资料的连续性和历史性的了解。在信息保密制度下，通过相关的保密级别，对信息进行数据化处理，加强数据化档案的安全性。最后，企业在选择合适的管理软件时应慎重，目前已较为成熟的办公自动化系统和档案管理系统为企业或单位提供了更多的选择，新技术的发展也使得数据录入等更为简洁，选择管理软件时应对其操作难易程度、后期维护以及保密性能作出充分考量，建设与时俱进同时适合自身发展的信息化文书档案管理平台，充分发挥文书档案的服务性质。信息化的管理平台代替人工，在工作效率、失误频率上都有了显著地提升，但不可避免的存在众多安全隐患，只有管理人员加强日常的软硬件设备维护，完善信息应急措施，才能从根本上发挥信息化平台的优势，确保档案的安全。
三、結语
文书档案是企业发展过程的记录者，也是核心技术和数据的承载者。明确文书档案管理工作的特点，充分意识其价值，是各单位及企业不可缺少的任务之一。未来的文书档案管理工作将在信息化的道路上不断发展，其保密性和传承性也将不断被强化。完善文书档案收集和归档等工作，建立科学的档案管理平台不仅是个体需要，也符合时代和社会发展的需求。
参考文献：
[1] 朱鸣 . 文书工作与文书档案管理系统的设计与实现 [D]. 电子科技大学，2013.
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