行政处罚案卷顺序（精选10篇）
1.交通行政处罚决定书
（个人1000，法人或其他组织10000元以上，告知听证权利；处罚5000元以上，说理式）
2.交通行政案件立案登记表
（无需填写的栏目，用右上斜线划去；注意日期，下同）
3.现场检查记录表
（写明时间，地点，案件来源，违法事实等，空余2行以上的标明以下空白）
4.暂扣车辆报批书
（不能暂扣的车辆的，使用证据登记保存清单；若是复印件需核对无误，下同）
5.道路运输暂扣车辆决定书
6.道路运输暂扣车辆告知书
7.驾驶员询问笔录
（年龄写周岁，执法人员姓名及其执法证号准确无误，告知回避、陈述、申辩权利，一问一答，每一页签名、捺手印并写明日期，骑缝印，执法人员不得代签）
8.证人询问笔录（同上）
9.驾驶人、责任人、证人身份证明材料（身份证优先）
10.物证或照片材料
（物证如行驶证、经营许可证、从业资格证复印件等，照片注意拍摄角度需清楚显示违章车辆外观、车牌号、车主、2名执法人员在场，证明车辆、证件信息，记录执法现场画面，写明拍摄人姓名、证明的内容、拍摄地点、日期）
11.委托书（委托人与签章单位一致）
12.交通违法行为调查报告
（遵守审核审批制度，调查人、大队长或法制科长分别提出处理意见，处理意见不能仅有“同意”二字）
13.重大案件集体审议记录表（案审委员相互不得代签，宁可补签）
14.交通违法行为通知书
（写明是否有应采纳的陈述申辩意见，是否要求听证）
15.听证申请书、告知书、听证笔录
16.代缴罚款申请书
（边远、水上等交通不便原因，不能将罚款交至指定银行，将罚款交至行政机关）
17.送达回证（送达人2个，手写签名，注意日期）
18.银行回单、罚没款专用发票等财务票据
19.解除强制措施决定书
20.交通行政处罚结案报告
第一条 为规范烟草专卖行政执法案卷管理，依据《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国档案法》，以及《烟草专卖行政处罚程序规定》（3号令）制定本标准。
第二条 本标准适用于各级烟草专卖行政机关按照行政处罚程序实施处罚的案卷。
第二章 基本标准
第三条 主体合法
1、处罚主体合法：实施烟草专卖行政处罚的组织为依法能够独立行使处罚并承担法律责任的县级以上烟草专卖行政机关。
2、被处罚主体认定准确：（1）被处罚主体必须是依法能够独立行使权利，并承担法律责任的公民、法人或其他组织；（2）在案卷中应有证明被处罚主体资格的村料；（3）被处罚主体必须是违法行为的当事人。
3、法律文书中，处罚主体和被处罚主体使用全称，且前后一致。对外使用的文书必须使用行政机关的印章。
第四条 事实清楚，证据确凿
1、法律文书所述违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实；
2、法律文书应当准确记载违法时间、地点、情节、程度和后果；
3、卷内证据应当合法、有效、足以证明违法行为的性质、情节、程度和后果。
第五条 适用法律正确
1、行政机关作出行政处罚的依据必须是现行有效的法律、法规、规章；
2、法律文书中，法律、法规、规章的名称应使用全称，并准确引用列条、款、项、目；
3、当事人的行为必须是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的违法行为；
4、行政处罚的种类和幅度符合法律、法规、规章的规定。
第六条 程序合法
1、在一般程序的实施阶段上应按照立案、调查取证、审查决定，送达执行的步骤实施行政处罚；
2、在时间顺序上案卷应按照实施行政处罚的步骤记载；
3、在形式上每一执法活动的内容、过程和结果都应当在相应的法律文书记载；
4、在行为方式上必须符合法定要求：（1）作出行政处罚决定前必须由两名以上执法人员进行调查取证，并出示执法证件；（2）作出行政处罚决定前必须告知当事人拟处罚的事实、理由和依据；（3）作出行政处罚决定前必须告知当事人依法享有的陈述和申辩的权利，并听取当事人的陈述和申辩；（4）符合听证条件的，在作出行政处罚决定前必须告知当事人享有要求听证的权利；当事人依法要求听证的，行政机关应组织听证；（5）行政处罚决定必须经行政机关负责人批准，重大行政处罚决定必须经行政机关负责人集体讨论，依法应由上一级行政机关备案的行政处罚案件，必须上报备案；（6）法律文书的送达符合法定的时限、方式、案卷中必须有相应的回执；（7）依法应移送其他机关的案件，必须移送。
第三章 具体标准
第一节 立（销）案
第七条 立I（销）案审批。法律文书有：立案报告表、撤销立案报告表。
1、立案报告表基本内容
（1）涉嫌案由。涉嫌案件的主要性质；
（2）案件来源。在检查或办案中发现的案件应注明检查的时间、地点。属于举报的应写明举报方式，需要保密的，可以不写明举报人。交办或移送的，应写明交办、移送机关及其意见；
（3）案情摘要。应注明发生涉嫌违法行为的时间、地点、简要情节，及承办人对涉嫌违法事实、情节的判断；
（4）承办人意见。应注明当事人涉嫌违反的法律、法规、规章的名称、条款、建议立案的意见，两名以上承办人签名及日期。在引用法律依据时只引用相应的法律、法规名称和主要条款，不必引用处罚条款，也不必提出处罚数额；
（5）审批意见。应有行政机关负责人同意立案的意见，签名及日期。
2、撤销立案报告表基本内容
（1）简述案情。应注明调查取证的情况和结果；
（2）承办人意见。应注明销案的理由和建议，销案的意见、签名及日期；
（3）审批意见。应有行政机关负责人同意销案的意见，签名及日期。
第二节 调查取证
第八条 调查取证的法律文书有调查笔录、抽样取证文书、先行登记保存文书、鉴定结论、听证文书、调查终结报告。
第九条 调查笔录包括：询问笔录、检查（勘验）笔录
1、询问笔录，检查（勘验）笔录的基本要求（1）每份《询问笔录》只能对应一个被询问人；
（2）一个案件有多处现场或一个现场有多次被检查的，应分别制作检查（勘验）笔录；
（3）对案件当事人应表明身份，并告知证人有不得提供伪证或隐匿证据的义务。
2、询问笔录基本内容
（1）询问起止的时间和地点；
（2）询问人和记录人姓名；
（3）被询问人的基本情况。应记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职务等；被询问人是当事人还是证人必须记录清楚；
（4）询问内容。包括反映事实的时间、地点、行为及行为人、情节、后果等；
（5）被询问人对笔录的意见。应有“记录属实”的字样并由被询问人逐页签名或印章；
（6）询问笔录记录的被询问人回答的问题有修改的，应由被询问人在修改处压指印；
（7）被询问人拒绝签字的，应在笔录中注明，并由两名执法人员签名；
（8）笔录中应有告知当事人享有陈述和申辩权利的记载（使用专门告知文书的除外）。并记录当事人对违法行为的辩解意见。
3、检查（勘验）笔录基本内容
（1）被检查人的基本情况。被检查人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业等情况。被检查人是法人或其他组织的，要记载其名称、法定代表人或负责人姓名、职务。其他有关人员在场的，记载其姓名、职务情况；
（2）检查（勘验）的时间、地点；
（3）现场情况。应准确、客观地记载违法事实或违法行为，包括有关的数据、位置、状态、情节、程度等。对现场情况附以图示或照片的，必须要有相应的文字说明。
（4）检查（勘验）、记录人员签名；
（5）被检查人对笔录的意见。应注明“情况属实”的字样并签名或印章；
（6）被检查人拒绝签字或不在现场的，应在笔录中注明，由见证人或两名执法人员签名或印章。
第十条 抽样取证文书包括抽样取证通知书和物品清单（通知书与物品清单的登记内容必须一致）
1、抽样取证通知书基本内容
（1）当事人的名称（姓名）；（2）取证的事由；
（3）取证物品的名称、数量、规格等；（4）取证的时间、地点
（5）取证的法律、法规依据，写明名称和具体条款；
（6）当事人签名或印章。当事人拒绝签字的，应在清单上注明；
（7）行政机关印章及日期。
2、特品清单基本内容
（1）特品的数量、品级、名称、规格、型号、形态等；（2）特品所有人或持有人签名或印章；（3）应有两名执法人员签名或印章。
第十一条 先行登记保存证据文书主要有先行登记保存证据通知书、物品清单、物品处理通知书。这三种文书应配合作用。
1、先行登记保存证据通知书基本内容
（1）当事人的名称（姓名）
（2）登记保存物品的理由及法律依据；（3）登记保存物品的名称及数量、规格；（4）登记保存物品的方式、期限和地点；
（5）当事人、见证人、执法人员分别签名或印章，存根须有行政机关负责人签注意见并签名，注明批准时间；
（6）行政机关印章及日期。
2、物品清单基本内容同本标准第十条第2项。
3、物品处理通知书基本内容（1）当事人的名称（姓名）；
（2）物品处理意见；
（3）执法人员、当事人签名或印章，存根须有行政机关负责人签注意见并签名，注明批准时间。
（4）行政机关印章及日期。第十二条 鉴定结论基本内容
1、申请鉴定的单位或个人；
2、申请鉴定的时间及内容；
3、结论性意见；
4、鉴定部门印章、日期及鉴定人员姓名
第十三条 听证文书主要有听证告知书、听证通知书，听证公告、听证记录、听证报告。
1、听证告知书基本内容
（1）当事人违法事实和所依据的法律、法规、规章的名称及相应的条、款、项、目；
（2）拟作出行政处罚的种类和幅度；
（3）当事人依法享有要求举行听证的权利及法定期限；（4）行政机关的名称、地址、印章及日期。
2、听取通知书基本内容（1）举行听证的时间、地点；（2）听证主持人的姓名；
（3）当事人可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利；
（4）行政机关印章及日期。
3、听证公告基本内容（1）案由；
（2）听证的时间、地点（3）行政机关印章及日期。
4、听证笔录基本内容
（1）举行听证的起止时间、地点；
（2）听证主持人、记录人、案件调查人的姓名、性别、工作单位、职务。当事人、代理人的姓名、性别、工作单位、职务、电话、住址等基本情况。
（3）当事人对案件涉及的事实、证据、依据、陈述、申辩的内容。
（4）当事人签名。
5、听证报告基本内容
（1）案由；
（2）听证的时间，地点和参加人情况；
（3）当事人针对行政机关认定的违法事实、情节、适用法律等提出的理由和证据，及从轻、减轻或不予行政处罚的要求；
（4）主持人意见和建议。
第三节 审查决定
第十四条 审查决定的法律文书有案件处理呈批文书、案件集体讨论记录、行政处罚决定书、当场处罚决定书、责令改正通知书等。
第十五条 案件处理呈批文书基本内容、案由；
2、当事人的基本情况。当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业等情况，当事人是法人或其他组织的，要记载其单位的名称，法定代表人或负责人姓名、职务；
3、违法事实。认定的违法事实、情节、后果、法律依据，及当事人的申辩意见；
4、承办人意见。承办人员对该案处理适用的法律依据和意见，签名及日期；
5、行政机关负责人审批意见。机关负责人同意或不同意处罚的意见、签名及日期。
第十六条 案件集讨论记录基本内容
1、时间、地点；
2、案由；
3、主持人、出席人、列席人员、记录人员的姓名及职务；
4、承办人员汇报的案情；
5、参加讨论人员的主要观点和意见及签名；
6、结论性意见。
第十七条 行政处罚告知书基本内容
1、当事人姓名；
2、案由；
3、拟作出行政处罚的事实、理由及依据；
4、告知当事人享有的权利；
5、告知当事人的收到告知书后进行陈述和申辩的期限及地点；
6、行政机关印章及日期。
第十八条 行政处罚决定书基本内容
1、当事人的基本情况。当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业等情况。当事人是法人或其他组织的，要记载其名称、地址、法定代表人或负责人姓名、职务；
2、违反法律、法规、规章的事实、依据；
3、实施行政处罚的依据及种类；
4、行政处罚的履行方式及期限；
5、不服行政处罚决定，申请行政复议，行政诉讼的途径和期限。应分别注明复议机关及复议期限、诉讼机关及诉讼期限；
6、作出行政处罚决定的机关的名称及日期（日期以行政机关负责人批准或决定处罚的日期为准）；
7、行政机关印章。
第十九条 当场处罚决定书基本内容
1、当事人的基本情况；
2、违法法律、法规、规章的事实、依据；
3、实施行政处罚的依据；
4、罚款数额
5、不行政处罚的履行方式及期限；
6、不服行政处罚决定，申请行政复议、行政诉讼的途径和期限。应分别注明复议机关及复议期限，诉讼机关及诉讼期限；
7、处罚的时间、地点；
8、行政机关印章；
9、制作当场处罚决定书的执法人员签名。
第二十条 责令改正通知书基本内容
1、当事人的名称（姓名）；
2、违法事实；
3、违反法律、法规、规章和名称及具体条款、项、目；
4、责令改正的内容及期限；
5、行政机关印章及日期；
6、行政机关对当事人改正情况的复查记录；
第四节 送达执行
第二十一条 送达执行的法律文书有送达回证和执行文书。第二十二条 送达回证基本内容（适用于发生法律效力和具有法律意义文书的送达）；
1、送达文书的名称；
2、受送达人的名称（姓名）；
3、送达的时间、地点；
4、行政机关印章；
5、送达人签名；
6、收件人签名；
7、代收送达，留置送达的应在备注中注明。公告送达应将公告文书归档入卷。邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中。委托送达的，受委托机关应在备注栏中盖上印章。
第二十三条 执行文书主要包括行政处罚缴款书、违法物品销毁记录表、罚没烟草专卖品指定收购移交单、延期（分期）缴纳罚款审批文书、加处罚款决定书、强制执行申请书。行政处罚全部履行的，应有相应的凭证。即制作行政处罚缴款书、罚没烟 草专卖品指定收购移交单，违法物品监销单等；行政处罚部分履行的，应制作延期（分期）缴纳罚款审批文书；行政处罚逾期不履行的，应制作加处罚款决定书、申请法院强制执行的文书。
1、行政处罚缴款书由当地财政部门统一印制，并按要求填写。
2、违法物品销毁记录表基本内容
（1）销毁违法物品的数量、品级、名称、规格、型号、形态等。
（2）销毁理由；
（3）监销人员签名或印章。
3、罚没烟草专卖品指定收购移交单基本内容（1）被指定单位名称；
（2）指定收购移交烟草专卖品的名称、产地、规格、数量、单价、分品种金额及总金额；
（3）移交单位及收购单位经办人签名；
（4）移交行政机关负责人签名或印章；（5）移交单位和收购单位印章及日期。
4、延期（分期）缴纳罚款审批文书基本内容（1）当事人的基本情况；
（2）处罚决定书的名称及编号；
（3）延期（分期）缴纳罚款的人民币大小写金额；（4）延期（分期）缴纳罚款的理由及方式；（5）承办案件机构负责人的意见、签字及日期；（6）行政机关负责人的意见、签字及日期。
5、加处罚决定书基本内容（1）当事人的基本情况；
（2）原处罚决定书的名称及编号；（3）加处罚款的理由及法律依据；
（4）应当缴纳加处罚款的人民币大小写金额；（5）行政机关限定加处罚款的最后缴款期限；（6）强制执行申请书基本内容。
6、行政机关印章及日期。（1）受文的人民法院全称；（2）当事人基本情况；（3）申请理由及法律依据；（4）申请机关印章及日期；
（5）附项。即应列明作出执行依据的处罚决定书或其他文件。
第五节 结 案
第二十四条 结案的法律文书有结案审批文书。其基本内容为：
1、案由；
2、案情；
3、执行情况；
4、承办人建议结案的意见、签名及日期；
5、行政机关负责人同意结案的意见、签名及日期
第六节 指定管辖、案件移送
第二十五条 指定管辖文书基本内容
1、被指定管辖单位名称；
2、案由；
3、指定管辖的法律依据；
4、指定单位印章及日期；
第二十六条 移送文书主要包括案件移送函，移送物品清单。
一、主体方面：被处罚人信息要明确，法人——法人工商登记营业执照、组织机构代码证复印件等证明信息材料；个人——身份证复印件。
二、证据方面：
1、认定违法事实的证据要充分，除口供笔录外还需要其他证据作为辅证，形成证据链；
2、证据形式要合法，案卷中的复印件来源要注明出处、取证日期，要在复印件上注明与原件核对无异并加盖印章。
三、说理部分：
1、裁量权适用的说明，要注明适用已发布的行政处罚裁量权基准，对裁量理由作出说明；
2、加强对违法事实与法律适用之间的逻辑关系的说明。
四、行政执法程序方面：
1、规范行政强制程序，需严格按照《中华人民共和国行政强制法》的规定，严格依法履行相应程序或完整告知相应权利；
2、制作行政处罚决定书，需按照《湖南省行政程序规定》第七十八条的规定，写明证据采信和适用的理由。
3、调查终结与处罚告知的顺序要正确；
4、行政处罚决定书需严格执行。
五、文书制作与位数归档要进行装订，做到一案一卷，并注明有效期。
行政处罚案卷材料归档顺序（长沙市行政处罚案卷评查细则）
1.卷内文件目录 2.行政处罚决定书
3.行政处罚决定书的送达回证
以下按时间顺序排列： 4.执法案件立案审批表
5.笔录（调查笔录、勘验笔录、检查笔录等按时间顺序 排列）
6、行政处罚意见告知书 7.集体讨论材料
（情节严重、案情复杂的重大行政处罚）和调查终结报告（或案件处理审批表）
8.听证告知书与听证通知书（符合听证条件的案件）9.听证笔录（召开听证会的案件）10.听证报告（召开听证会的案件）
11、违法证据 12.结案报告 13.备考表。
一、基础标准部分
（一）主体合法
1、实施行政处罚的主体具备法定资格。
2、实施行政处罚的主体在法定职权范围内实施行政处罚。
3、被处罚主体认定准确。
（二）违法事实清楚、证据确凿
1、违法事实与情节认定清楚，表述准确。
2、认定违法主体和违法行为的证据充分，并且主要证据具有真实性、关联性、合法性。
（三）适用法律正确
1、实施行政处罚有明确的、有效的法律依据。
2、适用法律正确，且引用条、款、项、目准确、完整。
3、行政处罚种类和幅度符合法律、法规、规章的规定。
（四）程序合法
1、按照立案、调查取证、审查决定、送达执行的步骤、顺序实施行政处罚。
2、由两名以上执法人员进行调查取证。
3、作出行政处罚决定前向当事人履行告知义务并听取其陈述和申辩。
4、对符合听证条件的，告知当事人听证权，当事人要求听证的，依法举行听证。
5、行政处罚决定经过行政机关负责人批准，重大行政处罚案件履行集体讨论程序，依法应由上一级行政机关批准或决定的行政处罚案件，必须上报。
6、应当送达的法律文书依照法定程序和法定时间送达，并有送达回证。
7、依法应当移送其他机关的案件，必须移送。
二、文书规范标准（100分）
（一）立案阶段（共5分）立案审批文书
（1）有案件来源，即注明案件是来自现场检查、举报、交办还是移送等内容；（1分）
（2）有案情记载；（1分）
（3）有承办人意见，应注明当事人可能违反的法律、法规、规章的名称；（1分）
（4）有行政机关负责人的审批意见、签名和日期；（1分）
（5）在规定时间内立案。（1分）
（二）调查取证阶段（共35分）
1、检查（勘验）笔录（共10分）
（1）有现场检查的起止时间、场所记载；（2分）（2）现场检查的内容清楚；（2分）（3）有被检查人的基本情况；（2分）
（4）现场检查情况记录准确、客观、全面；（2分）（5）有被检查人对笔录的意见及签名（被检查人不在现场或拒绝签名的，应有见证人或两名以上执法人员签名并说明原因）。（2分）
2、询问笔录（共10分）
（1）有询问的起止时间、地点；（1分）（2）一份询问笔录针对一个被询问人；（1分）（3）被询问人基本情况完整；（1分）（4）询问笔录记录的内容完整；（2分）（5）有两名执法人员的签名；（2分）
（6）笔录有被询问人逐页签名（被询问人拒绝签名的，应有两名以上执法人员签名并说明原因）；（2分）
（7）笔录中有涂改之处时，应有被询问人压指印、盖章或签名。（1分）
3、调查取证与保存证据文书（共10分）（1）完整记录被调查取证人的情况；（1分）（2）调查取证事由正当；（1分）（3）调查取证的地点准确具体；（1分）
（4）提取的证物应与案件有关；（1分）
（5）调查取证物品的性状描述完整准确（包括物品名称、规格、数量等）；（1分）
（6）应当有两名以上执法人员的签名；（1分）（7）有被调查取证人签名或盖章（被取证人不在现场或拒绝签名的，应有见证人或两名以上执法人员签名并说明原因）；（1分）
（8）有行政机关的印章和日期；（1分）
（9）采取先行登记保存措施须经行政机关负责人批准；（1分）
（10）先行登记保存的物品应在法定期限内做出处理决定。（1分）
4、鉴定文书（共5分）
（1）有申请鉴定的单位或个人；（1分）（2）有申请鉴定的时间及内容；（1分）（3）有明确的结论性意见；（1分）
（4）有鉴定部门印章、日期及鉴定人员姓名。（2分）
（三）审查决定阶段（共40分）
1、案件处理的审批文书（共5分）
（1）案由和当事人的基本情况记载准确；（1分）（2）违法事实记录完整，证据确凿、充分，处罚依据明确；（1分）
（3）承办人的意见明确、具体，有签名和准确日期；（1分）
（4）有法制机构的审查意见；（1分）
（5）行政机关负责人审批意见明确、具体，有签名、日期。（1分）
2、违法行为处理告知文书（共5分）（1）当事人名称准确；（1分）
（2）载明违法事实和法律依据；（1分）（3）明确告知拟给予行政处罚的内容；（1分）（4）明确告知当事人行使陈述权、申辩权和要求听证权的期限；（1分）
（5）处罚机关的印章、日期完整。（1分）
3、听证通知书（共4分）
（1）举行听证的时间、地点具体、准确；（1分）（2）明确告知听证主持人的姓名；（1分）
（3）注明当事人可以委托代理人参加听证和有要求主持人回避的权利，告知当事人无故不按时参加听证视为放弃听证权；（1分）
（4）处罚机关的印章、日期完整。（1分）
4、听证笔录（共4分）
（1）准确记载举行听证的起止时间、地点；（1分）（2）载明听证主持人、记录人、当事人、代理人、案
件调查人员的基本情况；（1分）
（3）载明当事人对案件涉及的事实、证据、依据方面的陈述和申辩的内容；（1分）
（4）有当事人的签名。（1分）
5、听证报告（共4分）（1）载明案由；（1分）
（2）载明听证的时间、地点、参加人情况；（1分）（3）当事人针对处罚机关认定的违法事实、情节、适用法律等提出的理由和依据及从轻、减轻或不予行政处罚的要求及依据；（1分）
（4）载明听证结论。（1分）
6、行政处罚决定书（共18分）
（1）有当事人基本情况（公民：姓名、性别、年龄、住址；法人：单位名称、地址、法定代表人）；（2分）
（2）有违反法律、法规、规章的事实和依据；（4分）（3）有行政处罚的依据和种类；（4分）
（4）有行政处罚的履行方式和期限，并告知若逾期缴纳罚款加处罚款的规定；（3分）
（5）有告知当事人如不服行政处罚决定的，可以申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；（2分）
（6）有作出行政处罚决定的处罚机关名称及印章、日期。（3分）
（四）送达和执行阶段（共15分）
1、送达回证（共5分）
（1）载明送达文书名称；（1分）（2）载明受送达人名称（姓名）；（1分）（3）载明送达时间、地点；（1分）（4）送达方式准确；（1分）
（5）有送达人、收件人员的签名、行政机关印章。（1分）
2、罚没款（物）票据（共4分）
（1）处罚机关应当和罚款收缴机关分离，法律规定可以由行政机关当场收缴的除外；（1分）
（2）应使用合法罚没票据；（1分）（3）票据填写规范、准确；（1分）
（4）缴纳罚款期限正确，加盖处罚机关印章。（1分）
3、行政处罚强制执行申请文书（共3分）
（1）案件名称准确、被申请人基本情况清楚；（0.5分）（2）申请执行项目准确；（0.5分）（3）案情叙述完整准确；（0.5分）（4）强制执行理由正确；（0.5分）（5）案件主要材料齐备。（1分）
4、结案报告（共3分）（1）案由清楚；（0.5分）
（2）载明结案理由；（0.5分）
（3）载明行政处罚决定执行情况，未执行部分应有说明；（0.5分）
（4）罚没财物应有处理结果；（0.5分）
（5）有案件调查人员结案意见及签名、日期；（0.5分）（6）有行政机关负责人同意结案的意见和签名、日期。（0.5分）
（五）案卷归档（共5分）
1、一案一卷（特殊情况分正副卷的除外）；（0.5分）
2、使用统一规范的卷宗封面、一卷一号；（0.5分）
3、卷内文字应当使用钢笔、签字笔或毛笔书写；（0.5分）
4、卷内目录和备考表填写规范；（0.5分）
5、卷内材料排列有序（应按时间顺序排列，或行政处罚决定书在前，其余文书按时间顺序排列），装订整齐；（0.5分）
6、卷内材料有规范的页号；（0.5分）
7、不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档；（0.5分）
8、卷内无金属物；（0.5分）
9、破损的文书应修补或复制；（0.5分）
10、案卷归档及时。（0.5分）
关于《安徽省行政处罚案卷评查标准(试行)》的说明
一、关于《评查标准》中的基础标准
基础标准是行政处罚是否合法的标准，主要包括主体是否适当、事实是否清楚、主要证据是否完备、适用法律是否准确、程序是否合法等内容。
基础标准中规定的要素是案卷合格的最低要求，所涉及的内容是实体问题和重要法定程序问题，关系到案件本身是否成立，或者行政处罚决定是否合法有效，一旦出现此类问题，将有可能在行政复议中被撤销、变更或者确认违法，或在行政诉讼中导致行政机关败诉。因此，虽不设具体分数，但不符合其中任何一项基础标准内容的，判定该案卷为不合格卷。
二、关于《评查标准》中的文书规范标准
文书规范标准是卷内文书的基本要素是否齐备、规范的标准。
文书规范标准采用百分制的评分方法，按案件处理阶段、文书种类、文书归档规范、文书基本要素设定相应分值，对不具备基本要素或不符合案卷归档规范的，扣除相应分值，最后余分即为案卷得分。案卷中不需要使用某种文书的，该文书所占分值自动累加；属于本标准之外的问题或本标准之外的文书种类不参评、不扣分；行政执法部门的上级主管部门对行政处罚文书及立卷归档另有规定、与本标准不一致的，行政执法部门应当提供相关依据，不扣分；听证条件、诉讼时限等法律另有规定的，行政执法部门应当提供依 9
据，不扣分。
为进一步优化经济发展环境，贯彻落实《行政处罚法》和《行政处罚程序规定》，规范行政处罚行为，提高办理行政处罚案件的质量和水平，根据县政府法制办公室《关于开展行政处罚案卷检查评比工作的通知》（德府法9号）的要求，按照《行政处罚案卷评查标准》积极主动在本系统开展自查工作。现将开展行政处罚案
卷自查情况报告如下：
一、基本情况
1、健全机构、明确责任
建设行政执法案卷制作、归档、管理工作是我局的主要工作任务之一。局领导班子非常重视案卷自查工作，一把手亲自抓，分管领导具体负责，法规科认真的逐卷检查，严格按照相关规定进行装订归档，做到案卷书写清晰、材料齐全。对于处罚案件一案一卷，按案卷时间先后分类归档。
2、按照要求，开展自查
按照县法制办的要求，结合我单位的实际情况，对今年以来建设行政执法案卷进行了自查。通过自查大部分行政执法案卷基本符合要求，其主要特点：一是执法主体合法；二是违法事实清楚、证据确凿；三是处罚依据充分，适用法律准确，处罚裁量适当；四是罚缴分离，使用统一的罚没款收据，严格执行罚没款收缴制度；五是处罚程序符合法律规定，送达和执行合法、到位；六是文字表达清楚，文书、印章使用正确，归档符合要求；七是在办案时执法人员持证上岗、亮证执法；八是今年我局又对行政许可事项进行了重新整理，制作了工作流程图和内容登记表等，目前各项工作开展顺利，未发生超期违规现象。
二、存在的主要问题
（一）法律用语的表述不严谨。
一是案卷封面的案由表述不规范。案由要反映案件的本质特征，它是案件分类、登计的依据。有的随意表述，当事人名称和卷内案由名称不统一，违法行为当事人名称和违法后果等表述很不规范。表述案件的案由时，当事人和违法事实描述的不概要、不全面。在处罚种类和处罚幅度的自由裁量上有一定的随意性，部分案件有的重大行政处罚行为缺少集体讨论审查把关的记录。
二是个别执法人员办案时记录较潦草，用语不规范；只重视办案实务轻视理论学习和经验总结，以致案子办得出，经验拿不出。
（二）执法案卷归档质量不高。从检查的情况来看，突出表现在：一是没有案卷号，卷内目录不规范。虽然一案一卷，但卷内材料编写页码、排列无序杂乱。二是书写不工整。个别执法人员的书写潦草，字迹难以辨认。三是案卷纸张不统一，目前我局案卷为a4纸、有其他类型的证据、证明、回执的未使用规范的粘贴纸张整理粘贴，看起来很不美观、不协调。四是有些文书归档和装订未按照统一标准进行，案卷封皮制作、目录填写、文书顺序、页码编写、案卷装订等不规范，有的案卷掉页散卷，有的案卷仅用复印文书入档。
对于自查中出现的问题，我们一定要引起高度重视，严肃对待，认真处理，在下一步的工作加以改进解决和防范。
三、今后须加强的几项工作
（一）高度重视案卷评查工作。强化行政执法资料的立卷归档工作，每年组织一次案卷评查，不断推进和完善行政执法监督，规范行政执法行为，降低执法风险，提高执法水平。
（二）严格执行行政执法程序。结合案卷评查的结果，围绕《行政处罚法》和其他相关法律的要求，严格执行执法程序。严格行政执法程序，依法送达法律文书，正确适用法律程序，切实保障公民、法人和其他组织的合法权益。
（三）认真规范行政执法案卷制作。行政执法案卷不仅是行政机关依法实施行政执法行为的主要体现和载体，同时也是复议机关和人民法院判断行政行为是否合法、能否成立的重要依据。案卷文书制作质量的好坏，代表着行政执法水平的高低，也关系到执法机关的形象、法律的威信。
第一条 为严格依法行政，规范全省国土资源行政处罚行为，提高办案质量，加强行政处罚案卷管理，根据《中华人民共和国行政处罚法》、省政府推进依法行政工作安排和健全行政执法案卷评查制度的要求，结合我省工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所称行政处罚案卷是指四川省范围内省、市（州）、县（市、区）国土资源行政主管部门适用非简易程序办结的行政处罚案卷。
第三条 省国土资源厅执法监察局负责组织全省国土资源行政处罚案卷评查工作。各市（州）国土资源局组织开展本辖区范围内行政处罚案卷自查、完善工作。
第四条 全省国土资源行政处罚案卷评查采取定期和不定期，自查、交叉评查和抽查的方式进行。各市（州）国土资源局每年上半年定期组织对上本辖区内行政处罚案卷自查，省国土资源厅每年第三季度组织全省交叉评查。在此基础上，省国土资源厅及市（州）国土资源局不定期组织抽查。
第五条 案卷评查采用百分制的评分方法，依据行政处罚的合法性、规范性要求，按程序和文书种类设置评查标准项目及分值。评查时根据案卷实际情况，对照标准中各项加减分因素，计算具体分数。
第六条 自查工作结束后，各市（州）国土资源局应填报《行政处罚案卷自查明细表》并完成自查报告，包含下列内容：自查时间，自查案件数量、类别、档次等基本情况，存在的问 题，整改完善情况。《行政处罚案卷自查明细表》及自查报告应于每年二季度末上报省国土资源厅执法监察局。
第七条 省国土资源厅每年第三季度制定交叉评查方案，从各市（州）、县（市、区）国土资源行政主管部门抽调执法监察人员组成交叉评查小组，组织开展全省国土资源行政处罚案卷交叉评查工作。交叉评查时，评查小组从各单位填报的《行政处罚案卷自查明细表》中随机抽取案卷评查。抽取案卷应涵盖所有办案主体及案件种类。原则上抽取数量不低于总数的40%且不少于40件，案卷总数不足40件的，所有案卷均参加评查。
第八条 评查人员按照本办法及《四川省国土资源行政处罚案卷评查标准表》，分别对所抽取的案卷进行评查打分，必要时，评查人员可以询问案件承办人。评查结束后，评查小组组长予以复核，被评查单位应对评查结果予以确认。
第九条 评查总分在60分以下的为不合格案卷，60分（含）至80分（不含）为合格案卷，80分（含）至95分（不含）为良好案卷，95分及以上的为优秀案卷。
有下列情形之一的，不计评分值，直接判定案卷为不合格案卷：
（一）不符合行政处罚行为合法成立的基本要求的；
（二）复议机关决定变更、撤销或者确认行政处罚决定违法以及人民法院判决变更、撤销或者确认行政处罚决定违法的；
（三）评查人员确定抽取但被评查单位无充分理由不能提 供行政处罚案卷的。
第十条 交叉评查结束后，评查小组应当根据评查情况，形成交叉评查报告，包含下列内容：评查对象，评查时间，评查案卷总数、类型及比例，评查结果及比例，判定不合格案卷的原因，主要经验和问题，建议等。交叉评查报告及《四川省国土资源行政处罚案卷评查标准表》、交叉评查记录均应交组织评查单位归档保存。
第十一条 各市（州）国土资源局对县（市、区）国土资源局自查的案卷要按照不低于20%且不少于10件的比例予以抽查，案卷总数不足10件的，所有案卷均参加抽查。省国土资源厅对已交叉评查的案卷，要区分优秀、良好、合格、不合格等四类档次，分别予以抽查。
第十二条 根据自查、交叉评查及抽查情况，省国土资源厅综合判定各市（州）国土资源局行政处罚案卷评查结果，并在全省国土资源系统予以通报。评查结果作为工作目标考核及评优评先的重要依据。
第十三条 案卷评查工作应当客观公正，实事求是，确保评查工作质量和效果。对评查发现案卷存在的问题，被评查单位应予纠正。评查发现错案的，应当依照相关法律、法规、规章的规定处理。
第十四条
本办法及《四川省国土资源行政处罚案卷评查标准表》，由省国土资源厅执法监察局负责解释。
开展行政处罚案卷行政许可案卷抽查和组织
部分市开展循环交叉检查工作的通知
川林办„2011‟40号
各市、州林业局，成都、广元、宜宾市林业和园林管理局，卧龙自然保护区管理局：
为规范林业行政执法行为、提高依法行政水平，加强对全省林业系统依法行政工作的监督检查，根据•四川省林业厅关于印发2011推进依法行政工作安排的通知‣（川林策函„2011‟129号）的部署，我厅决定于7月份对林业行政处罚案卷、林业行政许可案卷进行抽查和组织部分市开展循环交叉检查工作。现将有关事项通知如下：
一、抽查和循环交叉检查对象
抽取自贡市、德阳市、泸州市、绵阳市、资阳市、眉山市、广安市和雅安市8个市为循环交叉检查对象。其中，自贡市检查德阳市，德阳市检查泸州市，泸州市检查绵阳市，绵阳市检查资阳市，资阳市检查眉山市，眉山市检查广安市，广安市检查雅安市，雅安市检查自贡市。
对未参与循环交叉检查的市、州，由我厅政策法规处牵头，会同省森林公安局、行政审批处、森林资源管理处和有关市、州林业局法制机构等部门组成检查组，重点抽查遂宁市、乐山市和 1
巴中市3个市级林业局及其所辖的射洪县、峨眉山市和南江县3个县级林业局，检查其行政处罚案卷和行政许可案卷的有关情况。
二、检查范围和标准
2009和2010已办结并归档的林业行政处罚、林业行政许可案卷，均纳入此次检查范围。林业行政处罚案卷和林业行政许可案卷检查标准，分别按照•国家林业局关于印发†林业行政处罚案卷评查标准‡的通知‣（林策发„2007‟123号）和•四川省林业厅关于印发†四川省林业行政许可案卷评查标准‡的通知‣（川林函„2010‟409 号）执行。
三、检查方法
（一）自查。各级林业部门采取逐卷检查的方式进行，逐卷填写案卷检查登记表，编号存档。自查结束后，要写出自查报告。自查报告要实事求是地反映林业行政处罚、林业行政许可工作中取得的成绩，以及存在的问题和改进意见、措施。
（二）循环交叉检查。由抽取的8个市自行组织检查组，对被检查的市级林业局和随机抽查其所属2个县级林业局开展检查。检查组对行政处罚和行政许可案卷评查工作，根据被检查市级林业局和随机抽查的2个县级林业局的自查报告和情况汇报、2009、2010行政处罚和行政许可案卷目录，各随机分别抽取10件卷宗，对照评查标准，逐卷逐项进行评查打分。
四、具体要求
（一）加强领导。各级林业部门要高度重视行政处罚案卷、行政许可案卷评查工作，将其作为“高位求进、加快发展”，营造良好法治环境，提高依法行政和执法水平，强化行政执法监督的重要手段，由局领导牵头，抽调熟悉业务的精干人员，认真组织实施，确保此次检查工作高标准、高质量地完成。
（二）检查组组成。每组成员3至4人，由一名副局级领导干部带队，抽调从事政策法规、资源管理、森林公安或行政许可的同志组成检查组。
（三）检查时间。7月份。具体时间由各检查组确定后通知被检查市林业局。
（四）检查方法。听取汇报和座谈；查阅并抽查林业行政处罚、林业行政许可案卷；现场核查有关林业行政处罚、林业行政许可事项实施情况。
五、检查总结
循环交叉检查结束后，各检查组要客观公正地评价被检查市林业行政处罚案卷和林业行政许可案卷的质量情况，并于8月上旬前完成交叉检查情况报告，以书面材料和电子邮件形式报送我厅政策法规处（电子邮箱：40067988@qq.com）。我厅将对检查情况进行汇总评价，并对检查结果予以通报。
二○一一年五月十一日
信息公开选项：主动公开
一、一般程序行政处罚文书材料的排列顺序
（1）卷宗封面（使用黄色牛皮纸）；
（2）卷内目录；
（3）处罚决定书；
（4）行政处罚审批表；
（5）案件受理记录或案件移送书；
（6）立案报告；
（7）现场检查笔录、询问笔录等（按时间顺序排列）；
（8）证据先行登记保存决定书；
（9）证据先行登记保存处理决定书；
（10）先行登记保存物品清单；
（11）查封（扣押）物品审批表；
（12）查封（扣押）物品决定书；
（13）查封（扣押）物品处理决定书；
（14）案件调查终结报告；
（15）案件合议记录；
（16）行政处罚事先告知书；
（17）陈述申辩笔录（或者陈述申辩材料）；
（18）听证告知书；听证材料；
（19）案件集体讨论记录；
（20）重大案件集体讨论记录；
（21）没收凭证；
（22）没收物品清单；
（23）送达回执；
（24）没收物品处理审批表；
（25）没收物品清单；
（26）证据(图片)
（27）检验报告书；
（28）技术鉴定委托书；
（29）检验结果告知书；
（30）其他立卷材料：餐饮服务许可证、工商营业执照、委托书、当事人身份证等材料。
（31）行政处罚强制执行申请书；
（32）罚没款上缴收据复印件；
（33）结案报告；
（34）卷底
二、简易程序行政处罚文书材料的排列顺序
（1）卷宗封面（使用黄色牛皮纸）；
（2）卷内目录；
（3）当场行政处罚决定书；
（4）现场检查笔录、检验报告书等证据材料（按时间顺序排列）；
（5）罚款上缴收据复印件；
（6）行政处罚结案报告。
三、行政处罚听证程序案件文书材料的排列顺序，按一般程序装订要求，在行政处罚决定书后和案件受理记录或案
件移送书之间，增加听证告知书、听证通知书、听证笔录、听证意见书。
四、案卷内文书材料按规定经过系统排列后，要逐张编号。卷宗封面、卷内目录、卷底不编页码。页码编在右上角，一律使用阿拉伯数字。
五、卷内目录应按卷内文书材料排列顺序逐件填写，标明起止页码。
六、卷宗封面所列的各个项目，用毛笔或钢笔逐项填写齐全，也可使用打印机打印。其中结案日期填写处罚决定履行完毕日期。
七、装订前要做好处罚文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，可加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。材料上的全部金属物都要剔除干净。
八、卷宗必须用线绳三眼至五眼装订牢固，不要漏订。长度应在十八公分左右。
九、卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并加盖单位印章（骑缝）。
十一、证据交换清单（法院制作）
十二、出庭通知书（法院制作）
十三、申请书：证据保全 / 财产保全 / 先予执行 / 回避 / 撤诉
十四、法院制作针对申请书的裁定书或决定书
十五、传票（法院制作）
十六、庭审笔录（法院制作）
十七、调解书（法院制作）
十八、判决书（法院制作）
十九、强制执行申请书（法院制作）
二十、强制执行书（法院制作）
二十一、证据材料（书证、物证、证人证言、鉴定结论、勘验笔录、当事人
陈述、视听资料）
《关于机关档案保管期限的规定》（1987）
将档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种，其中民事诉讼档案保管期限的规定。
（一）永久保管：
1.房管、土地、山林、水利（水面）等不动产权益纠纷的案件；
2.重大的继承纠纷的案件；
3.劳资纠纷、破产还债、铺底权、房纤（掮客）等纠纷反映一定的社会历史情况有代表性的案件；
4.诉讼标的在五万元以上的案件；
5.经济合同纠纷重大的涉及面广的案件；
6.有关加工订货、统购包销和私房改造的重大案件；
7.当事人一方在党、政、军机关、民主党派和人民团体中职务相当于地、师级以上干部的案件；
8.当事人一方为高级工程师、副教授、副研究员或相当职称以上的民事案件；
9.当事人一方为工商界、宗教界、文化艺术界、少数民族、华侨、起义人员在省、市、自治区范围内的知名人士的民事案件；
10.当事人一方为全国或省、市、自治区人民代表、政协委员的民事案件；
11.涉及公私关系的重大案件；
12.在全国或省、市、自治区有重大影响的案件；
13.涉外案件；
14.国内外影响较大的经济案件和公证案件；
15.当事人一方居住国外或港、澳、台缺席判决的案件；
16.贯彻婚姻法中的重大典型案件；
17.其他需要永久保管的民事案件。
（二）长期保管（16～50 年）：
1.债务、房屋租赁、典当回赎等需要长期执行的案件；
2.重大的经济合同纠纷案件；
3.一般析产、继承纠纷的案件；
4.诉讼标的在一万元以上，不满五万元的案件；
5.疑难的离婚和离婚涉及子女财产的案件；
6.赡养、扶养案件中需要长期供养生活费的案件；
7.按缺席判决或判决、调解后有反复的案件；
8.处理无主财产、无人继承财产以及银行声请破箱的案件；
9.公证案件中提存保管财产、声请保管证据、公证离婚和结婚、执行许可、委托、契约、合同、继承、收养子女、证明关系的案件；
10.其他需要长期保管的案件。
（三）短期保管(15年及15 年以下)：
1.一般债务、买卖、合同、赔偿、公益物品返还纠纷的案件；
2.一般家庭纠纷（包括简易的析产、继承）的案件；
3.一般离婚案件；
4.赡养、子女抚养、生活费已执行完毕的案件；
5.房屋欠租、迁让、强占公房、修缮纠纷的案件；
6.涉及选民名单的案件；
7.调解、撤诉、终止和移送其他单位处理的案件；
根据省人防办《关于做好开展人防行政执法案卷评查的通知》要求，对照《河南省人民防空行政执法案卷评查细则》内容，结合我办实际，对依法行政工作情况进行了认真自查，现将自查情况汇报如下：
一、领导重视、健全组织。年初安排了人防法律法规和业务知识学习计划，及时调整了市人防办依法行政工作领导小组，按照省人防办和市政府签订的责任目标任务，分解到相关科室，并签订目标管理责任书，制定了市人防办行政执法评议考核制度，配备了人员、车辆及办公用品，保障了办公经费，使人防依法行政工作顺利开展。六月份接到省人防办《关于做好开展人防行政执法案卷评查的通知》后，我办高度重视，成立了由主任为组长，分管副主任为副组长，法制科、工程科、行政审批科组成的评查小组，多次专项研究依法行政案卷评审工作，根据要求部署行政执法案卷进行自查。
二、制度健全，落实得力。近年来，我办坚持认真贯彻《行政许可法》、《行政处罚法》和《国务院全面推进依法行政实施纲要》等法律法规，重视行政执法案卷工作，建立健全依法行政工作领导小组，完善工作制度，各项具体工作有序开展。人防行政决策程序及规范性文件制定程序合法、规范。按照依法行政工作要求，为了高标准高质量的完成人防依法行政工作，我们制定了《人防行政执法评议考核制度》、《接待投诉制度》、《行政执法案件公开的监督制度》、《案件审理与备案审核制度》、《行政执法错案责任追究制度》和《行 政执法案卷评查制度》等制度。
三、推行行政执法责任制情况。
1、行政许可和行政征收要素齐全，文书规范，归档及时。通过自查我办行政许可和行政征收主体符合政策规定职权，适用法律、法规、规章正确。程序合法，步骤规范、履行法定程序符合法定形式要件。政许可和行政征收决定格式规范、履行人防义务审查核查准确。立卷归档做到一案一卷、并按规定编号，卷内法律文书填制合乎要求、装订文书符合档案管理要求。
2、行政处罚自由裁量阶次制度落实情况。2010年以来我办没有涉及一宗行政处罚案件，但按照市政府优化经济发展环境对此项工作的要求，我们及时组织执法人员认真学习行政处罚自由裁量的适用规则和罚款基准，并将其纳入执法人员的培训内容，同时结合《人防法》关于处罚的规定项目的标准，认真学习领会以便在依法行政工作中，熟练掌握，实践运用，切实做到合理、合法行政。
3、行政处罚首查先行整改制度落实情况。去年至今没有发生一起违法行政处罚案件。
4、重大行政处罚案件制度落实情况。去年以来我办无行政处罚案件。
5、今年我办调整了行政复议工作人员，制定了行政工作复议制度，严格按照法律、法规和各项行政执法制度执行，无行政复议和行政诉讼案件的发生。
6、严格落实持征上岗，亮证执法。市人防办是人防依法行政的主体，我办严格按照《人民防空法》和河南省实施《人民防空法》办法的规定执行，人防执法人员在日常执法过程中都能做到持证上岗，亮证执法。同时我办健全了行政执法人员的资格申核制度，对上岗执法人员进行法制知识培训、考试、考试合格办理行政 执法资格证。人防行政执法人员在实际执法工作中，都能准确地运用人防法律、法规，在人防行政许可，行政确认、行政收费、行政裁决、强制执行等工作中，都能依法办事，无出现超越权限、乱执法、乱审批现象。
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