公司档案管理工作汇报

公司档案管理工作汇报（精选8篇）

公司档案管理工作汇报 篇1

为满足公司商业秘密档案的管理需求，结合本公司实际情况，本着制度是基础、人员是关键、信息化是重点、过程管理与借阅利用是落脚点的原则，档案馆将商业秘密档案管理的情况梳理与汇报如下：

一、公司涉密档案管理相关依据性文件

（一）《XXXX有限公司档案管理办法》

（二）《XXXX有限公司涉密载体保密管理办法》

(三)《XXXX有限公司管理文件商业秘密及内部事项保密管理办法》

（四）《XXXX有限公司保密管理办法》

二、管理流程

（一）电子文件管理

1、邮箱接收（风险大）

①邮箱密码分段掌控，由二至三人合作完成密码输入。②我方接收电子文件时，由技术人员和档案管理人员共同在外网机上完成文件的下载工作。

③下载完成后，直接拷贝到内网机。Ｕ盘设为保密盘，存入专用保密柜（保密柜由二个共同开启才可完成）。

④登记接收台帐 ⑤在内网机上分类管理。⑥在内网机上提供涉密档案电子文件利用。⑦登记利用台帐。

2、光盘传送（风险小）

①由保密人员送涉密光盘（已设置光盘密码）至韶钢。②存放涉密保险柜。

③④⑤⑥⑦对照“邮箱接收”相应步骤。

（二）纸质文件的管理

1、我方承担电子文件转换成纸质文件的管理

①断网情况下，由档案馆将涉密电子储存设备与工程打图机相连，完成纸质图纸输出。

②纸质涉密图纸档案整编，包括整理、分类、标识等工作。③纸质图纸存放涉密保险柜。④当日借阅归还。⑤办理借阅登记台帐。

2、对方直接发送纸质文件的管理 ①对方以机要渠道发送纸质文件。②纸质文件有秘级标识。

③④⑤对照“我方承担电子文件转换成纸质文件的管理”的相应步骤。

三、管理要求

（一）人员要求

1、签订保密协议（含竞业条款）。

2、移动储存设备禁止入内（如：手机、Ｕ盘等放在个人专用柜）。如果设有电子探测仪更安全。

3、设置个人内部专用网档案查询帐号。

4、纸质图纸当日查看、当日归还。

（二）设施要求

1、涉密档案保密室(2至3间)①设置24小时红外线报警。

②设置24小时红外线视频监控设施。③涉密物品专用保险柜。

2、技术人员私人物品放置柜。

3、内部网相关的设施 ①内网专用涉密服务器。②专用涉密计算机。

③与局域网完全物理隔断的专用光纤直接联接涉密服务器。

（三）合同条款要求

具体要求见《档案管理办法》相关条款，部分摘要如下：

凡承担公司工程项目设计、施工、设备制造的单位，提供的技术资料若涉及输出方或第三方知识产权而需我司承担保密义务的，提供单位须在签订的有关技术、设备等合同中明确图纸资料的保密范围和时效，且在其提供的、需保密的技术资料上标明密级和保密期限（图纸逐张标记，文字资 料按册标记）。

凡承担有关公司工程项目设计、施工、设备制造等任务的单位，为完成其委托任务而取得技术图纸资料的，若涉及第三方知识产权，有关职能部门在与其签订合同或协议的同时，还必须签订有关技术资料保密协议，要求其承担保密责任，违反保密协议者，将追究其责任。

四、“竞业限制”参考条款

属于“竞业限制”的人员，对其约束限制的条款制定，要依据其掌握的涉密文件范围与重要程度，以及可能对公司造成的损失金额来确认。以下为其他公司的“竞业限制”条款，仅作参考：

“第十二条：竞业限制

12.1除非双方另有约定，在本合同期限内，未经甲方事先书面同意前，员工不应受雇或从事任何其他商号或公司或其他个人的任何其他业务或活动。

12.2【适用】A乙方不属于离职后竞业限制人员。【/】B乙方属于离职后竞业限制人员。乙方从甲方离职之后12个月内，除非甲方事先书面同意，乙方不得受聘于与甲方业务有直接竞或间接竞争的公司或其他经济组织或个人（“竞争对手”），从事与乙方在甲方处任职期间所从事的业务有直接或间接竞争的任何业务活动。如甲方要行使此项权利，须向乙方支付一定的经济补偿（为乙方离职前的月薪的30%，由甲方按月支付，国家和地方对竞业限制的经济补偿 有强制性标准的，按照国家和当地政府规定的标准执行）。如果乙方未遵守此规定，应向甲方支付违约金，违约金总额为甲方已经支付的竞业限制经济补偿与乙方离职前月薪的3倍之和，如违约金不足以弥补甲方损失的，乙方应当予以赔偿全部损失。同时，甲方还保留向乙方提起法律诉讼的权利。”

五、现阶段的硬件设施实施情况

（一）已完成或预期完成的工作。

1、二个保密室的设施配置工作；

2、完全物理隔绝的内部专线网络与服务器、软件配置；

3、专用保密柜；

4、工程打图机。

（二）待完成的工作

1、视频监控系统设置；

2、防盗门窗安装。

公司档案馆

公司档案管理工作汇报 篇2

一、投资公司重视档案管理工作的必要性

投资公司作为市场经济中的一个新兴的行业或者产业,其通过汇集众多资金并根据投资的目标进行合理组合,在市场上通常冠以“投资银行”称呼。在投资公司的众多功能中,一个较为重要功能就是为投资者们实现记录保存和管理的功能,除此之外在实现其他功能的过程中,公司的经营、管理和发展都需要档案工作的支撑和保障,并且投资公司进行该项工作也是赋予它的一种责任和义务。就目前发展情况而言,投资公司在档案管理上虽然采取了一些积极的措施,进行了一定的探索,但是仍然存在很多不完善的地方。在日益经济的发展环境中,投资公司如何做大、做强、做好、做久,在这个过程中件件事情都是脱离不开档案管理工作的,因而,投资管理者在项目建设中规范档案管理已是一种需求和必然,通过采取有效的措施完善档案管理工作,并且工作中高度重视档案管理,只有这样才能为投资公司提供高效的服务,确保项目工程的顺利开展提供坚实的保障。

二、投资公司提高档案管理工作水平的有效途径

结合投资公司本身的特点,笔者认为投资型的公司在档案管理方面应该做好以下几个方面的工作。

(一)加强档案管理人员的队伍建设

投资公司要想在激烈的市场竞争环境中立于不败之地,靠的就是信誉和质量。而做好这一项工作的关键在于企业的管理和管理层的决策,管理者基于对市场信息的分析,通过有效合理的决策引导着企业的不断发展。在企业的管理中,必会形成大量的档案资料,如一些技术、项目工程等,这些档案资料为管理者提供信息支持,尤其是在企业决定投资和运营项目时至关重要。因此,档案人员业务素质的高低、能力水平的大小,决定了企业档案管理的优劣。提高档案人员的业务素质,加强相关人员的队伍建设,是公司发展的需要,也是档案工作科学发展的需要。因而加强档案工作人员队伍建设应注重以下几点。

1.加强培训工作和监督工作

高素质队伍的建设需要通过不断的培训来提升,定期开展档案工作人员的培训教育工作,可以充实他们的理论知识,提高他们的操作技能水平,尤其在信息化如此发达的今天,不学习往往就会倒退的道理,大家够非常明确。对于投资公司而言,任何一个项目的建设都容不得一点差错的出现,因此,在提供大量信息支撑的档案管理方面,人员的培训是非常必要的。同时,在加强培训过程中,也需要加强监督工作。投资所涉及的信息对于企业而言都是关乎生存发展的大事,为避免公司机密的外泄等问题,有必要加强对档案管理队伍的监督。

2.鼓励档案管理人员的自身学习

档案管理是一门学问,面对新情况、新问题要深入研究。对于从事相关工作的人员来说,加强自身的不断学习是非常必要的。公司鼓励员工学习,并给予一定的帮助和扶持有利于提高员工的专业水平,促使他们做好公司的档案管理工作。所以,在做好档案管理中,对于档案管理人员自身加强学习,公司也要出台一些优惠制度,比如,员工在加强相关的培训和购买相关的书籍,公司应该给予一定的报销。这样,在一定程度上能够激发他们学习专业知识的热情,从而为公司培养了一批高素质的专业人才,为今后公司的健康发展提供的人才保障。

3.注重提高档案管理人员的档案意识

公司的档案信息关乎企业的生存发展,其中很多档案信息都是公司的机密文件,影响着管理者的决策和战略的制定。因此,注重提高档案管理人员的档案意识,确保公司档案资源的安全性也是加强档案人员队伍建设中的一个重要方面。在提高档案管理人员档案安全和建设意识方面,企业也要给予高度重视,只有整个公司都引起重视,那么在这样的环境下,档案管理人员才能不敢懈怠,才能从内心加强对公司档案的重视,对做好档案管理工作才能有信心,进而提高对档案管理的认识。

(二)充分开发利益公司的档案信息资源

收集整理相关信息是档案工作的基础性工作,提供利用是档案工作的目的。只有充分利用档案信息资源才能获得较大的社会效益和经济效益,为公司的进一步发展打下坚实的基础。投资公司在做好档案管理工作中,就应该注重档案信息的收集和整理,通过筛选有价值的信息来推动公司的进步和发展。在做好档案管理工作中,一方面,投资公司应该建立高效实用的档案信息网络系统。随着信息化网络的发展,信息化水平的高低决定着公司进步的快慢,构建信息网络系统可以利用网络这个载体收集公司管理中各个环节的一些基本数据和信息资料,并进行归总形成档案信息资源。另一方面,通过信息系统广泛收集同行业的内部资料信息和关注其发展动态来充实信息系统内的资源。

(三)强化质量管理

投资公司在做好档案管理工作中强化质量管理也是非常必要的,因为在投资公司进行项目投资中,其档案信息反映着项目从实施到结束的整个过程的信息,是项目开展的基础。做好档案管理信息工作应该着重以下几点。

1.严格管理程序

投资公司的管理层应该重视档案管理工作,把档案的质量一抓到底,规章制度要不断的健全,并对档案信息的等级做出分类,系统化的进行管理。同时,严格管理程序,对如何做,如何做得最好,以及对人员的管理监督都需要制定明确的规定,按照公司规定的程序进行。

2.做好前期监控工作

投资公司在进行档案管理过程中,在对公司下的投资项目进行归档前,应该根据所拥有的文件资料进行归类,制订相应的措施,做好前期的控制工作。公司的核心档案应该由档案部门人员负责,应该注重与项目负责人保持沟通,通过互通来指导档案人员的工作,从而做好跟踪服务工作,同时,这样做也可以提前发现问题并及时解决,从而保障档案信息的质量。

3.严格归档审查工作

由于公司的档案文件种类繁多、数量大、涉及面广,稍不注意就会导致一些文件材料的散失,造成归档不全、信息不完整。因此,公司在档案管理中要严格归档审查工作,对档案的分类、档案的范围及有效期限等有进行明确化的划分,严格按照每一道程序进行,确保信息的完整,分类的科学。

(四)完善投资公司的信用体系

投资公司在激烈的竞争市场上生存,良好的信誉是必备的,这就涉及到公司的信用档案,信用档案就是关于公司信用状况的原始记录,是信用社会和信用制度的基础,简历公司的信用档案也是做好档案管理工作的一个重要组成部分,这也是加强社会信用体系建设和市场经济体制发展的必然要求。信用档案对于规范投资公司的投资行为具有良好的约束作用,拥有良好的信用档案,可以提高投资公司在竞争市场上的形象。投资公司做好信用档案材料的整理,这也利于公司在进行项目投资中与金融机构的顺利合作,因此做好公司的信用体系建设十分重要。在档案管理中,把公司的信用文件,资质方面的信用材料、技术信用材料及法人行为信用材料等归总到信用档案中,经过系统的整理形成信用档案数据库,纳入到信用信息网络中,使公司的信用信息在档案系统平台上很好的展现,一方面丰富了公司档案信息资源,另一方面可以接受社会的监督,进一步规范公司的管理行为,更好地推动公司的高速发展。

(五)做好档案信息安全建设

市场竞争的残酷性使得公司的发展不是那么的一帆风顺,为了获得市场的一席之地,不乏一些公司或者企业通过不合理或者违法的手段进行恶意竞争。而在这个过程中,一些公司的机密文件成为了很多公司的竞争对手极为渴望得到的宝贝。所以,做好档案管理工作切记不能忘记公司档案信息的安全建设,通过一系列的防盗系统或者加密措施保障核心档案信息的安全是至关重要的。同时,在加强信息安全建设的过程中,公司要注重通过法律的手段保护自己的合法权益,加强法制建设,依法归档,构建公司的档案工作的新秩序。通过加强档案信息的安全建设,公司在管理中可以安全的享受自己的信息,并通过对市场的把握,制定合理的投资项目规划,为公司和客户创造最大的经济效益和社会效益。

结语

档案信息是企业的宝贵财富,直接影响这公司的正常运作和未来的发展。档案信息的管理工作随着社会的进步及经济的快速发展,其重要性越来越凸现出来。尤其对投资公司而言,投资方向的正确与否的依据就是公司所拥有的信息资源,而这些信息资源的安全与否也关系着该公司的稳定发展,所以,从公司的生存和发展来看,公司的档案信息管理的重要性也就不言而喻了。基于目前投资公司在档案管理方面存在的人员、制度、信息安全等方面的不足,笔者认为,做好投资公司档案管理方面的工作要通过加强档案管理人员的队伍建设、充分开发利益公司的档案信息资源、强化质量管理、完善投资公司的信用体系以及做好档案信息安全建设等措施来实现。公司要通过在该方面管理上的革新,不断为公司做好档案管理工作开辟新的道路,并引起企业重视该项工作的建设,最终实现投资公司档案管理系统的不断完善及为公司的正常运转和未来发展提供信息支撑。

参考文献

[1]李莉.市场经济条件下企业档案管理的探讨[M].信息社会档案学理论与实践(论文集).北京:中国档案出版社,2006.

[2]薛梅.企业档案服务浅谈[M].信息社会档案学理论与实践(论文集).北京:中国档案出版社,2006.

[3]张忠.关于建立和发展民营企业档案工作的思考[J].中国档案,2005,(12).

公司档案管理工作汇报 篇3

关键词：县级 供电公司 档案管理

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1674-098X（2013）04（c）-0195-01

1 我国县级供电公司档案管理现状

随着电网管理一体化进程不断推进，如何提高自身基础管理水平，成为了各个县级供电公司亟待解决的问题。档案管理工作作为企业基础管理的重要组成部分，更加引起了县级供电公司的重视。然而，只有首先找出问题所在，才能有的放矢，最终做好县级供电公司的档案管理工作，发挥其积极作用。

总的来说，我国县级供电公司档案管理工作主要存在以下几方面的问题：第一，公司职工以及领导档案意识差。档案的经济效益具有间接性、隐蔽性、潜在性，其经济效益往往在若干年后方会显示出来。因此，许多县级供电企业领导不能正确认识到档案管理的重要性，这直接影响到了档案机构的设置、档案管理人员的编制、档案库房的建立以及档案管理制度的建立与执行，使得档案管理工作无法很好的开展，档案的价值难以发挥；第二，档案管理制度不健全。许多县级供电公司并没有制定统一的、健全的档案管理制度，使得档案管理工作“无章可依，无法可循”。有的供电公司虽然建立了相关的管理制度，但却不能很好的贯彻实施，使得这些制度形同虚设，最终使得档案管理工作处于被动状态，不能很好的发挥其应有的积极作用。第三，档案管理人员的职业素养有待提高。许多供电公司的档案管理工作都是由本公司的退休职工担任，或者是由其他本门的工作人员兼职，这些非专业化的工作人员工作经验不足，管理能力有限，职业素养有待提高，使得档案管理工作欠缺专业化[1]。第四，档案管理工作信息化程度低。在计算机网络技术高度发达的今天，许多县级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。

2 做好县级供电公司档案管理工作的有效途径

鉴于我国县级供电公司档案管理工作存在诸多问题，供电企业必须采取有效措施，有的放矢，端正管理态度，改进工作方式，做好档案管理工作，更好的发挥其应有的作用。

2.1 从思想层面入手，增强档案意识

思想决定行动，只有从思想上真正意识到档案管理工作的重要性，才能做好档案管理工作。然而，许多县级供电公司的职工、领导干部都没有正确认识到档案管理工作的重要性，档案管理工作通常是由一些退休人员任职，亦或者是某些职工兼职对档案进行管理，以致档案管理工作问题不断，且屡禁不止。因此，县级供电公司应加强对《档案法》的学习，增强档案管理意识。尤其是供电公司领导人员，必须改变旧有的观点，重视公司档案管理工作，增强档案管理意识，将档案管理工作纳入公司重要议事日程，作为公司发展的重要内容来抓。此外，供电公司领导成员还应加大档案工作重要性的宣传力度，将之与公司其他重要业务同步规划、同步实施、同步发展。总之，最终应在公司形成一种氛围，在这种氛围的影响带动下，每个职工的档案管理意识都得以增强，这对做好县级供电公司档案管理工作起着至关重要的作用。

2.2 从制度层面入手，建立健全档案管理机制

档案管理制度不健全、不统一、不规范是我国县级供电公司档案管理工作中普遍存在的问题，因此，做好档案管理工作必须从制度层面入手，建立健全档案管理机制，使得档案管理工作“有法可依，有章可循”。供电公司在制定档案管理相关制度的过程中，应结合公司的实际情况，引进先进的管理制度，如三级网络档案管理方法，三纳入、四参加、四同步等先进的管理方式，同时还要借鉴其他公司的先进管理经验，为我所用，做好本公司的档案管理工作。为保证档案管理制度的贯彻执行，供电公司还应制定相关的奖罚机制，将责任落实到个人，做到分工明确、责任明确、奖罚分明，在确保档案管理制度得以贯彻实施的基础上做好本公司的档案管理工作，发挥档案管理应有的积极作用，促进企业的发展。

2.3 从档案管理人员入手，提高其职业素养，实现档案管理的专业化

档案管理人员职业素养的高低直接决定了档案管理工作的好坏，通过对我国县级供电公司进行考察发现，大部分的县级供电公司没有专门的档案管理部门，也没有专门的档案管理人员，档案管理工作要么是由一些退休的公司职工任职，要么是由公司其他部门职工兼职，使得档案管理工作非常不专业化。因此，我国县级供电公司领导部门增强档案管理意识，成立专门的档案管理部门，建设专业化的档案管理队伍，并对档案管理人员进行专业化培训，提高档案管理工作人员的职业素养，实现供电公司档案管理工作的专业化。同时，县电业局应对县级供电公司档案管理工作进行跟踪检查监督，及时发现其档案管理工作中存在的问题，并给予必要的指导意见，以促进县级供电公司档案管理工作步入正轨[2]。

2.4 从技术层面入手，实现档案管理的信息化

在计算机网络技术高速发展的今天，许多企业的各项工作都实现了信息化，然而，我国仍有很多縣级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。鉴于此，县级供电公司应加大对本公司档案管理工作的资金投入，引进先进的计算机设备，实现档案管理的信息化。在新员工入职之初，以其原有档案为基础，为每一个员工建立一个电子档案，形成包含公司全体职工档案信息的电子数据库。随着时间的推移，不断对职工电子档案中的各项信息进行更新、完善，如此一来，可以大大提高职工档案的利用率，加大职工档案流转的便捷性。同时，电子档案的存在也会大大降低纸质档案易丢失的风险，提高了档案的安全指数，避免了因档案丢失引起的各种不必要的麻烦，使得档案管理工作更加便捷化、规范化，充分发挥了档案管理的积极作用。

3 结语

总之，只有做好县级供电公司档案管理工作，才能从整体上推进电网管理工作一体化的进程。因此，县级供电公司应及时总结自身在档案管理工作中存在的问题，总结经验教训，并有针对性的采取有效措施，改进管理方式，做好本公司的档案管理工作，发挥其应有的积极作用。

参考文献

[1]赵玲，乔聚玲.强化档案目标考核 促进全面发展[J].山东水利，2002（7）.

档案管理工作汇报 篇4

县档案执法联合检查组：

2008年我局在局党组的领导下，认真学习县委县政府《关于进一步做好新时期档案管理工作的意见》浚办（2008）9号精神，进一步组织学习《中华人民共和国档案法》，《河南省档案管理条例》。立足规范档案管理，加大档案管理工作力度，在规范化，制度化，科学化管理上下功夫，圆满完成了档案管理工作任务。现将档案管理工作情况汇报如下：

一． 学习《档案法》，增强档案管理工作意识。

在学习《档案法》和《档案实施办法》的基础上我局对档案管理工作的认识上升到了一个新的台阶，提高了对档案管理工作重要性的认识。单位各科室积极配合档案室完成档案的收集工作。为档案的整理圆满完成提供了可靠的保证。

二． 加强制度建设，规范档案管理

为进一步加强我局档案管理制度建设，规范机关的文书，会计，人事，统计，声像等资料的档案管理。一年来我局了相应的管理制度，在借阅，利用职权，保密，材料规档上建立了一整套管理制度。成立了档案工作领导小组，明确了档案员岗位责任制和考核，奖惩制度。充分调动了档案工作人

员的积极性。

三． 采取有力措施，做好档案归档利用工作。

2008年以来，我局按照县档案局的要求，在归档过程中：我局的所有档案归档目录，盒内文件目录，盒底备考表，文件资料汇编等全部使用了计算机打印。文件材料的归档全部使用了无酸档案盒，在文件防腐蚀和长期保管上下功夫。使我局的档案管理工作逐步走上了规范化，制度化，科学化的管理规道。

在做好档案的归档和移交工作的同时，以服务为主线，做好为农机事业发展做好后勤部的服务工作。拓展服务领域，强化服务举措，提高服务质量。在服务方式上，变应服式服务为渗透式服务，为切实服务农机工作增强实效。想领导之所想，办领导之所需，急领导之所急，为领导的重大决策提供有深度，有见地，有价值的思考。做农机事业发展的坚强后勤部。

四． 积极参加档案培训，完成上级交办的任务。

为进一步提高档案工作的规范低级，科学化管理水平，我局积极参加档案局举办的档案管理培训班，购买档案管理工作的规范性文件与业知识汇编，规档文件整理规则汇编等重要工具书。对档案工作的规格化发展提供了科学的依据。2008年以来，按照县档案局的有关要求，我局的2008年档案已整理完毕。

2008年，我局档案管理工作取得了一定的成绩，今后我们将不断总结经验，再接再厉，把我局档案工作推向新的水平，为农机事业的发展，为的经济腾飞而奋斗。

档案管理工作自查汇报 篇5

近几年，中心按照县委、县政府的安排，在县档案部门的指导下，认真贯彻执行国家《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规，注重硬件建设，实行规范管理，加强业务建设，取得了长足的进步，使档案工作逐步走向规范化、制度化。现将今年的档案工作自查情况汇报如下：

一、高度重视，强化档案工作管理体制

一是抓不断加强对档案工作的领导。县委宣传部把档案工作列入重要议事日程，在大会上多次组织学习《档案法》、《档案法实施办法》等有关档案工作的法律、法规，统一思想认识，提高对档案工作重要性和必要性的认识。建立健全档案工作体制，由主要领导亲自抓档案工作，并成立由科室负责人组成的档案工作领导小组，落实配备一名工作人员具体负责，档案管理工作经费实行实报实消，使档案工作做到横向有人抓，纵向责任明，进一步保障了档案工作各项任务的完成。

二、结合实际，创造条件建设档案工作基础设施

档案基础设施建设是做好档案管理工作的前提条件，我部对这项工作十分重视，在实际工作中，舍得投入，努力做到硬件和软件同步发展。增添了文件柜、保险柜、档案盒、档案袋等办公设备都配备完全，同时，在档案室中配备防火、防盗、防鼠、防虫、防光、防高温、防尘等设施和温湿度计，良好的档案基础设施，为档案工作的安全管理，健康发展创造了有利的条件。

三、认真做好档案归档和规范整理工作

基建档案工作汇报 篇6

尊敬的领导、各位老师大家好

首先感谢领导对我的信任，我将努力工作，不辜负领导对我的期望。接手基建档案工作后，为了将档案管理工作做的更好，处领导请档案室陈曦老师对我进行了指导。通过学习，我掌握了高校基建档案建设的特点和作用，了解了高校基建档案的管理办法，归档要求及档案整理规范；认识到基建档案的重要性和建立基建档案管理体系的必要性：

我开始接手基建档案管理工作后与益鸿伟老师、对原有基建档案261项、新校区一期建设工程的8个招标项目、新校区一期图纸559张、新建第六学生公寓档案材料170项，进行了交接；同王爽老师对新校区四个项目的招标档案，进行了交接；在原有档案管理材料的基础上，按照高校基本建设档案管理规章制度的要求重新进行了分类、编码、整理、共整理了141盒。

基建档案是高校基本建设工作的真实记录和历史凭证,也是今后维护、管理、改扩建和资产评估的重要依据,为了有利于对其实施动态管理，在下一步工作中，主要从以下几方面加强档案管理工作：

（一）规范档案入库管理。将实施档案入库管理，这样可以增强档案的保存价值和使用价值，按规定的档案柜位置存放，确保档案目录、档案名称、档案存放位置、与计算机管理总目录保持一致，以便于查找、使用档案。

（二）严格履行借阅手续，确保档案材料完整，不丢失。

（三）不断地提高个人业务水平和工作质量,使档案管理信息化，系统化。更加认真地做好基建档案资料的整理、保管、统计和利用工作，维护基建档案的完整和准确，为领导决策提供依据。

公司档案管理工作汇报 篇7

1 攀钢集团公司职业卫生档案管理系统产生背景

职业安全卫生是对劳动者人权的保护。1948年联合国全体会议通过的《全球人权宣言》中指出所有人享有公正良好的工作条件的权利。我国是1966年联合国通过的《经济、社会及文化权利国际公约》的成员国, 公约承认人人有权享受公正和良好的工作条件, 特别要保证安全和卫生的工作条件, 承认人人有权享有达到的最高的体质和心理健康的标准。1997年联合国秘书长发表文告指出:各国政府决策者和企业家应将保证安全和卫生的作业环境作为一切投资和生产决策的关键加以考虑, 职业安全和卫生是一项全球、国际和国家议事日程中的优先任务。人类不应是经济的附庸, 恰恰相反, 生产力和经济的发展, 必须造福于全世界所有的人。职业安全与卫生是实现这一目标的主要手段[1]。

1994年, 世界卫生组织 (WHO) 职业卫生合作中心第2次会议在北京举行, 讨论和通过了“人人享有职业卫生保健”的全球战略建议书[2]。2003年, 国际劳工大会通过了一项职业安全卫生全球性战略, 该战略的基本内容是建立及保持国家预防性职业安全卫生丈化。这里安全卫生文化是指劳动者获得安全健康的工作环境的权利, 在各个层次上得到尊重, 将预防做为国家和企业行动的优先原则, 以及将系统管理理论引入到职业安全卫生管理体系中[3]。

为实现“人人享有职业卫生保健”的全球战略, 国际社会各国政府、组织企业积极行动起来。上世纪80年代后期, 在国际上兴起了一种现代安全生产管理模式, 即职业安全卫生管理体系。其产生的主要原因是企业自身发展的需要。随着企业的发展壮大, 企业必须采取更为现代化的管理模式, 包括质量管理、职业安全卫生管理等管理在内的所有生产经营活动科学化、标准化和法律化。职业安全卫生管理体系产生的另一重要原因是国际经济一体化。“世界贸易组织贸易技术壁垒协议 (WTO/TBT) 规定, 国家有限干预的方面涉及国家安全为目的的、保护人类健康与安全、动植物健康与安全、环境保护等。这些必须制定相应的强制性技术法规与标准 (包括法律、法规、规章、公约、准则、管理规定和技术标准等) 。国际社会非常关注这些强制性技术法规与标准、企业的社会责任和劳工标准等问题。在许多国际会议上, 发达国家都提出了国际贸易自由化中的国际劳工标准和贸易壁垒问题, 强调发展中国家因劳动条件改善方面投入的不够使其生产成本降低所造成的“不公平”是不能接受的, 各国安全卫生状况的差异使发达国家在成本价格和贸易竞争中处于不利地位, 应把人权、环境保护和劳动条件纳入国际贸易范畴。职业安全卫生管理体系因而产生, 并成为被国际社会普遍认可的企业自觉落实职业卫生法律、法规、标准等、实现企业承诺并保护劳动者人权的最有效方法。

职业安全卫生管理体系是一套标准体系, 它表达了一种对企业职业安全卫生进行管理的思想和规范, 并给出了按照这种思想进行管理的一套做法和程序, 提供经过策划并予以文件化的办理方法, 使组织不断提高职业安全卫生绩效。它可以增强人们的职业安全意识和知识, 为劳动者提供更为安全卫生的工作环境, 降低发生死亡事故和职业病的风险, 减少企业及劳动者由于疾病和伤害造成的损失[4]。

为顺应国际化, 中国政府对我国职业安全卫生管理的科学化、标准化、法制化给予高度重视。2002年1月1日GB/T28001-2002《职业健康安全管理体系规范》正式实施, 2002年5月1日《中华人民共和国职业病防治法》 (下称《职业病防治法》正式实施, 之后, 相配套的法规标准等陆续出台, 形成了我国较为完善的职业卫生法律体系。

攀钢集团公司是我国大型国有企业, 为了实现企业现代化管理和参与国际经济贸易, 按照《职业健康安全管理体系规范》GB/T 28001-2002, 于2002年率先在其上市公司建立了新钢钒公司职业健康安全管理体系, 以提高企业职业安全卫生科学化、标准化管理水平。

过去几10年里, 攀钢集团公司在职业病防治方面做了大量的工作, 但随着《中华人民共和国职业病防治法》及相配套的法规标准等陆续颁布、实施, 攀钢原来所做的职业病防治工作当中存在着的不全面和不符合要求的问题便突出体现出来, 如已做的许多工作尚未形成有效的记录纳入档案管理;企业不能及时、准确地按照国家相关法律、法规等要求, 追踪国内职业病防治工作新动向, 提高、完善自身职业病防治工作等。为了能按照国家相关法律等要求持续改进攀钢职业卫生工作, 使攀钢职业安全卫生管理体系有效的运行, 根据《职业病防治法》第十九条规定, 用人单位需“建立、健全职业卫生档案和劳动者健康监护档案”, 我们从建立职业卫生档案入手, 规范和完善企业职业病防治工作, 开始了“攀钢 (集团) 公司职业卫生档案管理系统”研究课题。

2 攀钢集团公司职业卫生档案管理系统建立

2.1

依据《中华人民共和国职业病防治法》[5]及相关法规、规章、技术规范与标准等和戴明管理理论[6]。

2.2 职业卫生档案内容

以《职业病防治法》为依据, 参照卫生部2005年发布的《职业卫生档案管理办法》 (征求意见稿) 等, 结合攀钢多年职业病防治工作特点及经验, 制定“攀钢集团公司职业卫生档案提纲”。提纲包含了《职业病防治法》对用人单位要求的所有内容, 是完善企业职业病防治工作, 规范企业职业卫生档案的技术文件。档案内容共9方面。

2.2.1 用人单位基本情况

单位简介、组织机构、职工人数、接触职业危害职工人数、职业卫生管理人员、职业卫生工作职责、作业场所、生产下放 (承接) 等。

2.2.2 职业卫生管理措施

适用法律、法规、规范性文件、技术规范、标准, 用人单位职业卫生方针、目标、工作总结、管理制度、管理标准、作业标准、监督检查活动记录等。

2.2.3 职业病危害基本情况

生产工艺流程、原料、辅料使用情况、主要原料、辅料化学成分含量、主要生产设备设施、密闭型放射性同位素、职业病危害因素测定点、劳动者接触职业病危害因素情况等。

2.2.4 职业病危害防护

职业病危害防护设施、个人防护用品配置、应急救援配置及演练记录、现场职业病危害公告、警示标识设置、应急响应与职业病危害事故处理等。

2.2.5 作业场所职业病危害因素监测

职业病危害因素测定项目登记、职业病危害因素检测委托书存根、职业病危害因素测定报告原件或复印件、职业病危害因素测定汇总等。

2.2.6 建设项目职业病防护管理

新建、扩建、改建的建设和技术改造、技术引进项目概况、职业病危害预评价、职业病危害控制效果评价、职业病防护设施审查、职业病防护设施验收等登记。

2.2.7 职业健康监护情况

职业健康检查基本情况、职业健康检查计划、健康检查结果统计、职业健康检查报告原件或复印件、职业禁忌证者处理情况、劳动者健康监护卡、劳动者病伤缺勤统计、劳动者死亡情况统计、职业病患者登记等。

2.2.8 职业卫生培训

培训计划、培训登记、培训总结等。

2.2.9 职业病防治费用

职业病实施、防护用品、健康监护、职业病治疗、教育培训等费用。

2.3 职业卫生档案的建立

2.3.1 试点建档

首先选择2个生产单位进行试点。企业的生产管理主要是生产、设备检修与维护, 因此, 我们选择具有代表性的生产单位为提钒炼钢厂, 检修单位为修建分公司。通过试点单位建档, 了解用人单位建档的需求、难点, 完善“攀钢集团公司职业卫生档案提纲”, 并根据公司组织机构管理特点, 将“攀钢集团公司职业卫生档案提纲”分解为可实际操作的“公司级、厂级、车间级职业卫生档案提纲”;根据提纲编制“公司、厂级、车间级职业卫生档案电子操作版”、“公司、厂级、车间级职业卫生档案电子编辑版”;制定“车间、厂职业卫生建档说明”、“职业卫生档案技术服务工作程序”, 建立切实可行的建档工作程序和建档审核程序, 从技术上、组织上为攀钢集团公司全面建档做准备。

2.3.2 全面建档

在攀钢集团公司内全面开展职业卫生建档工作。

2.3.2. 1 分级建档

车间级、厂矿级到公司级自下而上分级建档。

车间级:确定车间职业病危害因素种类及其分布、防护设施、职业病危害公告、警示标识、劳动者接触职业病危害因素种类、个人防护、劳动者健康监护、病伤缺勤等基础资料。目的是收集基础数据, 做好生产一线对劳动者的职业病防护及其管理。

厂级:厂 (矿) 生产单位统计车间基础数据, 掌握职业危害因素种类及其检测数据、职工接触职业病危害人数、职业健康监护及职业病基础资料、建设项目职业病防治管理、职业病防治费用等情况, 制定单位职业卫生管理措施、健康监护计划、职业病防治工作计划、应急预案等。目的是根据本单位职业病危害特点进行管理, 确定防护重点, 采取有效措施控制、减少、消除职业病危害因素对劳动者的危害, 保护劳动者健康。

公司级:公司统计厂 (矿) 生产单位数据, 掌握公司职业病危害种类、职工接触职业病危害人数、职业健康监护及职业病统计资料等, 制定公司职业卫生管理方针、目标、制度、职业健康监护计划、职业病防治工作计划等。目的是从战略上规划公司职业病防治工作, 组织、协调、监管、考核公司所属的职业卫生服务机构、厂 (矿) 生产单位职业病防治工作, 确保公司职业病防治工作有序进行。

2.3.2. 2 分步建档

用人单位建档步骤按培训、准备、建档、编辑 (电子档案、文字档案) 分步进行。

培训:劳研所对公司、厂矿、车间相关人员进行《职业病防治法》普法教育, 使其了解职业病防治工作中用人单位应该承担的法律责任、工作要求, 从而理解、认识建档工作的必须性, 建档内容的必要性;掌握建档内容、要求、技术要点、工作步骤, 有能力承担本单位职业卫生档案的建立工作。

准备:建档单位按“车间、厂职业卫生建档说明”要求收集职工、职业危害因素监测资料, 并对资料进行规范处理;做好人员、物质等准备。

建档:建档单位在“公司、厂、车间建档电子操作版”上输入档案内容。电子操作版建档内容分为有序建档和独立建档2部分。有序建档部分必须按车间、厂矿、公司顺序由下向上依次进行, 且建档内容也需按一定顺序进行;独立建档部分不受上下级别、内容顺序的限制, 每项内容可独立输入。

编辑:建档单位在“公司、厂、车间建档电子编辑版”上编辑“建档电子操作版”完成的档案内容, 形成符合“公司级、厂级、车间级职业卫生档案提纲”内容顺序的电子版职业卫生档案, 电子版职业卫生档案打印成文字版职业卫生档案, 本单位建档工作完成。

2.3.2. 3 各级责任制

建档需要合理组织、有效监管、严格质量控制。根据攀钢集团公司职业卫生工作组织管理机构特点, 职业卫生建档由公司职能管理部门、职业卫生服务机构、厂矿生产单位三方各行其职、实行各级责任制, 保证建档工作顺利进行。

公司职能管理部门 (安环部) 是这项工作的组织者, 承担组织管理职责。其主要责任有: (1) 下达任务:将用人单位职业卫生档案工作列入公司年度职业病防治工作计划, 下发至各用人单位; (2) 组织协调:组织建档工作培训, 协调建档单位、技术服务单位工作关系, 从组织上保证建档工作顺利进行; (3) 检查督促:对建档工作定时检查, 保证建档工作进度和质量; (4) 考核总结:年底考核各厂矿单位建档工作情况, 总结经验教训, 为下年度建档工作做准备。

职业卫生服务机构 (劳研所) 是这项工作的技术服务方, 承担技术支撑和质量管理责任。其主要责任有: (1) 提供技术资料:公司、厂、车间职业卫生档案提纲, 公司、厂、车间建档说明, 公司、厂、车间建档操作版, 公司、厂、车间建档编辑版; (2) 全程技术服务:对相关工作人员进行建档工作培训, 使他们了解职业卫生档案工作意义、内容、要求, 掌握建档工作技术要点。对建档工作给予具体技术指导, 重点指导厂专职人员, 使他们完全掌握建档工作要求及方法, 能在车间安全员的配合下, 完成本单位建档工作; (3) 严格质量控制:按“职业卫生档案技术服务工作程序”对车间级、厂级、公司建档内容逐级进行审核, 确认合格后, 进入下一步工作, 直至建档工作完成。

各厂矿生产单位是建立职业卫生档案的主体, 负责本单位职业卫生档案建立。厂级管理者对本单位职业病防治工作负管理职责, 应将建档工作列入职业病防治常规工作, 指派专人具体负责;厂专职责任人具体负责本单位职业卫生档案建立及档案资料的更新, 并按公司《档案管理标准》对职业卫生档案进行管理。要求其熟知相关法律、法规等, 掌握建档工作要求及方法, 落实上级管理部门下达的年度建档工作计划, 制定具体实施方案, 接受职业病防治服务机构对建档工作的技术指导, 接受上级管理部门监管、考核;车间安全员负责建立本车间职业卫生档案及档案资料的更新, 了解相关法律、法规等, 掌握车间建档工作要求及方法, 接受职业病防治服务机构对建档工作的技术指导, 接受上级管理部门监管、考核。

电子版、文字版职业卫生档案按攀钢《档案管理标准》 (QB/PG 0056-2005) 进行管理。

2.4 职业卫生档案管理系统

职业卫生档案管理系统是对职业卫生档案进行动态管理的有机整体。该管理系统以公司相关管理部门、职业卫生技术服务机构、用人单位为结构框架, 采用戴明管理运行模式, 将职业卫生档案管理分解为前后相关的P、D、C、A 4个阶段, 即:P (Planing) —计划;D (Do) —实施;C (Cheek) —检查;A (Acting) —总结、改进。一个PDCA为职业卫生档案管理的一个循环周期。

2.4.1 计划

以公司既定的职业卫生工作方针、管理项目为指导, 通过对上年度厂矿生产单位职业卫生档案的审核, 找出各单位职业卫生工作不符合公司既定指标的部分;根据公司职业卫生工作现状, 分析产生这些问题的各种原因, 并针对其主要原因制定改进计划。改进计划以各单位职业卫生工作是否符合国家法律、法规、规章、标准, 是否符合政府监管要求为目标, 完善档案内容, 对用人单位职业卫生工作提出新要求, 制定管理指标、计划。

公司职能部门制定公司工作计划, 厂矿职能部门制定本单位工作计划, 职业卫生服务机构提供技术方案。

2.4.2 实施

各相关单位按工作计划和技术方案要求实施建档或更新档案。

2.4.3 检查

按照计划要求, 检查实施的情况, 了解档案的运行是否达到预期的效果。

公司、厂矿职能部门、劳研所定期、不定期对实施过程进行检查、指导。

2.4.4 总结、改进

根据检查结果进行总结, 通过成功的经验和失败的教训完善建档程序、内容, 提出这一循环未能解决的问题及新的职业卫生工作要求, 将其纳入下一次PDCA循环。

公司安环部、劳研所对档案及档案包含的职业卫生工作内容进行评审, 提出改进意见;公司安环部按计划考核指标对建档单位进行考核;厂矿职能部门对本单位职业卫生工作自查改进。

2.5 档案信息化管理

在职业卫生档案管理系统成功运行基础上, 开发职业卫生档案管理系统软件。该软件设计包含三级建档的所有内容, 能在互联网平台上运作, 使公司、厂矿、车间、劳研所相关信息互通, 实现档案的信息化管理 (见另文:攀钢集团公司职业卫生档案信息化管理) 。

3 攀钢集团公司职业卫生档案管理系统分析。

3.1 职业卫生档案建立

职业卫生档案是用人单位在职业病防治过程中形成的能够准确、完整地反映职业病防治工作全过程的文字、资料、图纸、照片、报表、录音带、录相、影片、计算机数据等文件材料;是职业病防治工作动态的、全面的记录。广义的职业卫生档案应包括职业卫生档案和劳动者健康监护档案2部分。

准确、完整的职业卫生档案需要满足2个条件。第一, 主体准确。职业病防治工作本身要准确、完整。没有准确、完整的职业病防治工作, 职业卫生档案只能反映一个不准确、不全面的职业病防治工作过程, 职业卫生档案就不可能准确、完整。第二, 记录准确。职业卫生档案要准确、完整反映职业病防治工作全过程, 要实事求是地记录职业卫生工作。我们通过制定“攀钢集团公司职业卫生档案提纲”和建立规范有序的建档工作程序满足以上2个条件。

首先, 我们制定“攀钢集团公司职业卫生档案提纲”, 在技术上保证档案内容准确、完整。

“提纲”特点在于: (1) 档案的内容准确、完整。提纲是以《职业病防治法》为依据, 参照卫生部2005年发布的《职业卫生档案管理办法》 (征求意见稿) , 结合攀钢多年职业病防治工作经验而制定的, 用人单位按要求建档, 了解相关法律要求, 发现自身不足, 进一步完善职业病防治工作, 努力实现职业病防治工作准确、完整之目的。 (2) 档案结构合理。档案从用人单位基本情况、职业卫生管理措施、职业病危害基本情况、职业病危害防护、作业场所职业病危害因素监测、建设项目职业病防护管理、职业健康监护情况、职业卫生培训、职业病防治费用9方面规范建档内容, 符合职业卫生工作特点, 逻辑结构合理。

其次, 我们建立切实可行的建档工作程序。建档层次清晰、步骤明确、管理到位, 使公司建档工作规范、有序, 保证档案能准确、完整地反映职业病防治工作全过程。

该工作程序特点: (1) 分级建档。从车间、厂矿到公司自下而上三级建档, 三级建档既有共性、有联系, 又有其各自的特点, 档案层次清晰, 保证信息资料的准确, 又突出各级职业卫生工作重点。车间负责职业危害因素种类及其分布的确定, 防护设施、措施运行、执行情况, 职业病危害因素对劳动者的影响范围, 劳动者健康监护、病伤缺勤等基础资料, 目的是做好生产一线对劳动者的职业病防护及其管理, 收集基础数据;厂 (矿) 生产单位统计车间基础数据, 掌握本单位职业病危害监测数据, 确定防护重点, 制定健康监护计划及职业病防治工作计划, 采取措施控制或消除职业病危害因素;公司对厂 (矿) 生产单位数据统计, 从战略上制定公司职业病防治规划, 组织、协调、监管、考核劳研所、生产单位职业病防治工作的开展、落实情况, 从组织管理上确保职业病防治工作进行。 (2) 步骤明确。工作按培训、前期准备、建档、档案编辑分步完成;在建档中, 根据档案内容的特点, 将其分为有序建档和独立建档2部分;使建档工作有序进行。 (3) 责任明确、组织到位。公司安环部是这项工作的组织者, 承担组织管理职责;攀钢劳研所为建档单位提供全程技术服务, 负责培训、技术资料提供、技术指导、质量控制;各厂矿生产单位是建立职业卫生档案的主体, 负责本单位职业卫生档案建立。厂级管理者、厂专职责任人到车间安全员责任明确, 工作环环相扣;保证建档工作顺利进行。

3.2 引进科学的管理模式, 保证档案及时更新, 持续改进

建立职业卫生档案管理系统是职业卫生档案持续有效和不断优化的需要。职业卫生档案工作包括首次建档及档案运行管理。首次建立的职业卫生档案仅是该建档年度用人单位职业卫生工作的记录。随着时间的推移, 用人单位的劳动组织、生产工艺及职工接触职业危害因素等情况会发生变化;同时, 国家职业病防治法律、法规的变化, 政府监管力度的加大等都决定了人单位的职业卫生工作必将是一个动态的过程, 需要不断改进完善。为了保证职业卫生档案工作有效、持久的进行, 通过档案的运行持续改进企业职业卫生工作, 使企业的职业卫生工作能够及时跟踪国家相关法律法规等变化要求, 符合社会发展需要, 建立科学的职业卫生档案管理系统是非常必要的。

建立职业卫生档案管理系统是公司职业安全健康管理体系持续有效和不断优化的需要。攀钢集团公司具有完善职业安全健康管理体系框架, 其上市公司———新钢钒公司2002年按照《职业健康安全管理体系规范要求》编制了《职业安全健康管理手册》 (QG/GFOSH-2002) 。公司有明确的职业安全健康方针、组织管理机构, 从公司决策层、公司安环部、厂、车间、班组到个人职业健康安全责任、职能分配、管理程序明确, 企业拥有自己的职业卫生服务机构———攀钢劳研所, 使攀钢职业卫生工作从组织、管理、技术上得到保障。我们建立的职业卫生档案管理系统就是在攀钢集团公司职业健康安全管理体系下, 贯彻、执行公司职业健康安全管理体系方针, 通过建立职业卫生档案完善企业职业卫生工作;该系统是保证职业安全健康目标及指标实施、实现的管理方案, 对保障攀钢集团公司职业健康安全管理体系持续有效和不断优化起着重要的作用。

职业卫生档案管理系统是以相关职能管理部门、职业卫生技术服务机构、用人单位构成一定的组织框架, 以记录职业卫生工作为工作内容, 通过戴明PDCA管理模式进行运作的一个有机整体。

该管理系统按照戴明PDCA管理模式运行。该管理模式的特点: (1) 科学性。PDCA循环符合管理过程的运转规律, 是在准确可靠的数据资料基础上, 采用数理统计方法, 通过分析和处理工作中的问题而运转的。职业卫生档案各类数据、资料由车间、厂矿到公司由下向上统计, 保证数据、资料的准确可靠。 (2) 系统性。在PDCA循环过程中, P—策划包括分析现状找出问题, 分析影响职业卫生工作的因素, 找出主要因素, 拟定措施计划;D—按计划实施;C—检查效果, 发现问题;A—总结经验, 纳入标准, 遗留问题转入下次循环。在职业卫生档案管理系统中, 整个公司的管理构成一个大循环, 各部门都有自己的控制循环直至落实到生产班组及个人。上一级循环是下一级循环的依据, 下一级循环是上一级循环的组成和保证, 使管理系统呈现大环套小环、小环保大环、一环扣一环, 共同朝着管理的目标方向转动, 形成相互促进, 共同提高的良性循环。 (3) 持续改进性。PDCA循环每转动一次, 必须解决一定的问题, 提高一步;遗留和新出现的问题在下一次循环中加以解决, 再转动一次, 再提高一步, 循环不止, 不断提高[6]。因此, PDCA管理模式能使职业卫生档案工作成为永无止境的的螺旋上升的运行过程, 使企业职业卫生工作不断完善, 保证职业卫生档案在动态、变化中做到准确、完整。

在《攀钢集团公司职业卫生档案管理系统》中, 公司职能管理部门是这项工作的组织者, 通过下达任务、组织协调、检查监督、考核总结等方法实现其组织管理职责;攀钢劳研所为这项工作提供技术支撑, 通过培训、直接技术指导、质量把关、追踪相关法律法规更新变化对档案技术升级等, 承担技术质量管理、技术升级责任。技术升级根据国家相关法律、法规等变化情况, 追踪国内职业病防治工作新动向, 提高、完善企业职业病防治工作, 对职业卫生档案内容进行技术升级, 使每年度档案的更新不仅仅是量的变化, 更要有质的提高;各厂矿是建立职业卫生档案的主体, 负责本单位职业卫生档案建立、运行更新、管理。该管理系统责任明确、目标到位, 使公司安环部、劳研所、各生产厂矿坚持不懈地各行其责, 共同把职业卫生档案做好、管好、用好。

3.3 现代化的信息管理功能

劳研所委托攀钢信息工程公司开发职业卫生档案管理系统软件, 是在职业卫生档案管理系统成功运行基础上进行的, 使开发的软件目标明确、具体。职业卫生档案管理系统软件对提高建档工作效率、职业卫生信息使用效率、职业卫生档案管理效率实现公司、厂矿、车间、劳研所相关信息共享具有重要意义。

3.4 较好的实用价值

该管理系统经过2年的运行, 攀钢集团公司建档车间230余个、厂矿30余个。完成车间164个, 完成厂矿20个。

攀钢劳研所培训攀枝花市企业50余家, 通过举办管理者职业卫生学习班、作业场所职业卫生学习班, 将建立职业卫生档案经验介绍给地方企业, 促进地方企业职业病防治工作的发展。

3.5 良好的社会效益

(1) 通过建档规范攀钢职业卫生档案, 完善企业职业卫生工作。建档工作是按照国家相关法律、法规、标准等要求进行, 企业管理者、职业卫生工作者了解国家相关法律, 明确企业职业卫生责任和工作范围, 对照建档内容发现企业职业病防治工作存在的不足予以改进, 如明确了劳动者接触职业危害因素的种类, 尤其对复合接触职业病危害因素的劳动者的确定, 对劳动者的职业健康监护具有指导意义, 建立建设项目职业病危害评价制度等, 从而完善企业职业卫生工作。 (2) 职业卫生建档具有促进攀钢职业安全卫生管理体系持续有效地运行, 提高攀钢职业卫生工作管理水平的作用。职业卫生工作是攀钢职业安全卫生管理体系的重要管理内容, 建立“攀钢 (集团) 公司职业卫生档案管理系统”, 对职业卫生档案实行动态管理, 从而实现不断完善, 持续改进企业职业卫生工作, 实现攀钢职业健康安全管理体系持续有效运行之目的。 (3) 职业卫生档案是企业依法经营的直接证据, 是解决企业与劳动者可能发生职业病危害纠纷的法律依据。 (4) 通过建立职业卫生档案管理系统使企业职业安全卫生管理体系持续有效和不断优化的运行, 对树立企业良好的社会形象, 打破国际贸易的非关税壁垒, 参与世界经济竞争具有重要的作用。 (5) 体现了企业职业卫生服务机构技术支撑作用, 保证企业职业卫生工作的技术升级。 (6) 规范的职业卫生档案, 不仅有利于公司对职业卫生工作的管理, 也便于政府相关部门的监管。 (7) 职业卫生档案是职业病防治研究的重要基础数据。 (8) 国有大型企业将职业卫生建档的工作经验介绍给地方企业, 对促进地方企业职业病防治工作的发展起到积极的推动作用。

4 结论

建立职业卫生档案是企业必须承担的法律义务;职业卫生档案管理系统是企业职业安全健康体系的重要组成部分;企业通过建立职业卫生档案管理系统, 可以保证职业卫生档案动态、全面地反映企业职业卫生工作的全过程, 并促进企业职业卫生工作不断完善。

国有大型企业建立健全职业卫生档案将对地方中小企业建档起到示范效应, 具有促进地方企业职业病防治工作的发展的作用。

参考文献

[1]柯菲, 安南.职业卫生与安全——一项全球、国际和国家议事日程的优先任务.中华劳动卫生与职业病杂志, 1998, 16 (2) :66.

[2]胡景虎, 译.人人享受职业卫生宣言.中华劳动卫生与职业病杂志, 1995, 13 (3) :129.

[3]J Takala.王晓珍, 杨乃莲.让世界所有工人都百分之百地享有职业安全卫生实施.现代职业安全, 2005, 5 (10) :2-6.

[4]马建民.浅谈OHSAS1800职业安全卫生管理体系.科技情报开发与经济, 2003, 13 (2) :109-111.

[5]卞耀武, 张怀西, 殷大奎, 等.《中华人民共和国职业病防治法》条文释义.北京:人民卫生出版社, 2002.

公司档案管理工作汇报 篇8

【关键词】阿舍勒铜业；声像档案；重要性；难点；对策

在信息化、数字化浪潮汹涌而来的今天，阿舍勒铜业股份有限公司在生产经营等各类活动中，使用数码录音和数码照相机、摄像机，形成了大量的音频、视频文件和存储载体…一光盘、录音带、VCD、DVD等。 收集企业在生产、科研与经营活动中形成的照片、奖牌、奖状、奖杯、奖旗、证书、录音、录像带与光盘磁盘等。

1. 企业声像档案管理工作的重要性

声像档案能将鲜活的现实场景原貌地保存下来，传诸后世，再现于后人的视、听觉感官，因此，较之其他载体材料的档案，就显现出自己优势。

2. 企业声像档案管理工作的难点

2.1声像档案意识谈薄。

在如何看待声像档案上，普遍存在着这样两种思想认识上的误区：一种是部分人根本就不清楚声像也是档案。他们一直误以为只有纸质的文件、资料、报告、总结、履历等等才是档案，而企业在生产经营或其他活动中形成的照片、录音、录像等，一旦拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，用完就算完了，怎么处理这些声像资料属于个人行为，还有个别人以个人版权为借口不交照片等等。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像资料长期在个人或业务部门内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的大量流失，导致企业档案不齐全不完整，严重影响了企业声像档案的完整归档、长久保护和开发利用。

2.2收集整理归档不及时。

（1）管理分散，声像档案材料大多数保存在形成部门和个人手中，谁制作谁保管，只拍、录，事后不按档案的规范标准去进行整理，更不向档案部门移交。致使大多数有价值的生产实践工、科学实践或有纪念意义的社会活动，往往不能留下完整、系统的声像档案资料。

（2）损失严重，有的单位对部分因时间较长、利用率相对较低的磁带或录像带，私自冲洗掉改录其他内容的现象较多。如事后发现又需用这些声像档案时而再进行补拍、补录，这种离奇“制造”的资料，说它是赝品未免有些过分，但总会给人一种掺假的感觉，因此它已经失去了原汁原味的真实美和凝重的历史感。此外，在保管条件上，有部分单位或部门因不具备保护声像档案的特殊条件，而严重影响了声像档案的寿命。

（3）遗留问题多，其一有的虽有声像资料，但也只是集体合影、会议场景、人物发言一套程式化的、新闻导语式的内容，缺少有意义的特写镜头，人物专访和事件细节，没有内涵和深度。其二有的声像资料摄录后，没有及时辅以必要的文字说明（包括内容、时间、地点、任务和制作者等），相隔时间一长，时过境迁，人事更动，在就无法记忆和认知了。这种声像资料的作用和价值必然受损，大打折扣。

（4）现在，企业受档案产生经济效益不大的局限，不可能花大量资金投入到档案的现代化建设中，结果就是没有专门的保管库房保存声像档案，即使有也不能享受和人事、科技档案同样的待遇。由于温湿度无法保证控制在规定范围内，致使声像档案难以长久保存。

3. 加强声像档案集中管理的对策

3.1加强领导，强化声像档案意识。

要积极争取领导的重视和支持，将声像档案工作纳入各单位工作计划、规划，列入领导议事日程，加大经费投入，确保足够的人力、物力、资源的配备。通过媒体或举办声像档案展览，向社会大力宣传档案工作的重要性，以提高全民的档案意识，还要认真贯彻落实好《档案法》，按照法律和政策规定，以对党负责、对历史负责，对人民负责的高度历史责任感，切实做好这项工作。

3.2建立健全声像档案管理的各项制度。

3.2.1首先要制定一个管理办法来规范声像档案归档工作。完善制度建设，确保声像档案的齐全、完整、系统。 完善声像档案的管理标准和有关人员岗位职责，档案人员要直接参与声像档案内容的拍摄和制作，将这项工作也要纳入档案工作人员职责范围，使声像档案管理工作更加制度化、标准化。

3.2.2档案部门要运用行政手段和经济手段，对声像资料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一整套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。

3.2.3主要渠道有：

（1）通过正常移交接收。业务部门移交档案馆。

（2）重点单位、重点部门重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通，及时掌握情况。

（3） 重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除承担本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。

（4）广泛的社会征集。对散存在个人手中的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等多种方式广泛征集。

（5）档案部门直接征集。档案人员参与各类重大活动的拍摄针对公司重大活动（重要会议）声像档案收集，由主办单位通知档室派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保公司重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面开发利用。

3.2.4此外，对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交；在此基础上要狠抓落实，确保有关规章制度落到实处；必须制定有效的配套措施，明确与声像档案有关部门和人员的责任，做到有章可循、有法必依。还要加大宣传力度，利用广播、电视、报刊等多种形式宣传声像档案的重要作用，增强企业员工的档案意识，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案的归档质量和时效。endprint

3.3结合实际，创造条件，力求妥善保管。

（1）企业声像档案保存条件普遍达不到要求，短时间内都设专室又不现实。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。按照《照片管理规范》的要求，底片控制在13～15℃，相对湿度在35～45%；照片控制在14～ 24℃。相对湿度在40～60%的环境中。磁带一般要求其环境的温度在25℃以下，湿度以50%左右为宜。保存的母带，温度在8一l2c|C，45～50%的湿度中保存。保存期间温度的波动应该小于正负5℃，湿度波动小于正负l0%。光盘理想的贮藏条件是有温度湿度控制的计算机房，环境温度为20℃，湿度45%。

（2）从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。 首先，声像档案要使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；再次，增加空调控制好温湿度，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。2008年一次性投入资金40余万元，为彻底改善各类档案的保管条件，安装密集架150组、底图柜10个、电子文档柜个、购买了档案管理专用电脑、快速扫描仪、复印机等先进仪器设备。设置了独立的综合档案室和档案人员办公室，安装了铁门、防盗窗、窗帘、配备了灭火器、温湿器使档案室达到了防盗、防光、防火、防潮、防高 、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求，做到警种长鸣，宁可千日无事故，不可一日不防范，确保万无一失。为阿舍勒铜业股份有限公司，今后各类档案的管理走向一个科学化、规范化的管理轨道打下一个坚实的基础，让馆藏档案更好地发挥作用。

4. 加强现代化的管理，实现声像档案信息资源共享

（1）随着信息技术的不断发展，各级各类档案部门都应建立独立的声像档案数据库，通过计算机网络随时检索、查阅、调用和复制，能满足更多的利用者从不同形式，不同内容的要求，实面其档案信息的资源共享。这利快速、便捷、共享的档案利用方式，可以使声像档案的价值得到更加充分地发挥。声像档案应该在档案馆库里有重要的存放空间。对声像档案的保管要专库或专柜存放，并保持适宜的温度和相对湿度。要定期检查，对多次使用和已污损的声像档案要及时修整、复制，对长期保存且不常用的磁带，每年重绕一次，或刻录光盘多套保存。

（2）此外，在声像档案的开发的利用上，还要重视信息交流、合作。信息时代的特征就在于信息交流、合作，资源共享。适合公开的声像档案完全可以拷贝、复制，提供给用户。