会计档案分类编号规定（精选4篇）
为了规范和加强公司会计档案管理，充分发挥会计档案的原始凭证作用，更好地为公司各项经济活动和决策服务。根据财务部、国家档案局财会字[1998]32号文关于印发《会计档案管理办法》的通知精神，并结合公司实际，特制定本办法。
一、本分类方案是以会计档案产生与使用的普遍性、内容与程序的连续性和所含成分的稳定性等特点为基础，按其自然形成规律，分为大类、属类、小类三级，其中凭证可增设下级类目。
二、财务部应将每年形成的会计凭证、帐簿、报表（决算）等会计核算材料按归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。
三、公司会计档案的大类设为KJ（会计）类，属类设三类，分别为报表类、帐簿类、凭证类。
四、为适应会计凭证多样性、复杂性特点，特将凭证分为五小类：
1、现金凭证；
2、银行凭证；
3、转帐凭证；
4、运使费凭证；
5、资金清算凭证，然后再按月分开。
五、会计报表、帐簿、凭证分类编号采用--形式（报表、帐簿、凭证）--保管期限分类法。首先分开，其次把一个内形成的会计档案分为报表、帐簿、凭证三大类，然后再按不同的保管期限分别组成保管单位进行排列，一年编一个总流水号为分类卷号，各类分别再编一个流水号为保管卷号。
六、本分类方案采用汉语拼音字母与阿拉伯数字相结合的办法。大类采用两个汉语拼音字母表示；属类、小类统一采用阿拉伯数字表示。即先用汉语拼音字母表示大类，在字母后第一位数字为属类，会计凭证在属类后加一圆点表示类级（即5小类），圆点之后数字表示月份。在类号后加一横线“---”其后数字为保管单位流水号。本分类办法不采用十进位制方法。
例如：
报表类：KJ 1--1 大类号 属类号（报表）保管单位流水号
帐簿 ： KJ 2--1 大类号 属类号（帐簿）保管单位流水号
为加强合同的标准化管理，适应相关软件开发与管理的需要，根据《万科企业股份有限公司合同管理规范》，制定本规则。
2. 范围
2.1 本规则除特别指明外，适用于：
2.1.1 万科企业股份有限公司及其控股的各房地产开发公司;
2.1.2 公司作为一方当事人签订的`所有合同。
3. 职责
3.1 集团财务管理部与审计法务部负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。
3.2 各公司合同/档案管理人员负责本规则的具体实施。
4. 方法和过程控制
4.1 合同分类编号应遵循下列原则：
4.1.1 适应公司以房地产为主营业务的合同管理需要;
4.2.1 公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。
4.2 合同分类编号
4.2.1 合同共分为三类：工程类合同、销售租赁类合同、管理类合同。各类合同
均按级编码进行分类编号，各级编码之间以“-”号分隔。
4.2.2 工程类合同编号方法：(按五级编码)
4.2.2.1一级编码：根据公司名称分类，一级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是城市名称前两个汉字拼音的第一个声母。各公司的编号按下表中代码执行。新设立公司按照上述方法进行编码，如新编码与先成立公司的编码相同(如苏州将与深圳的代码相同)，则由集团财务管理部IT中心为新设公司指定代码。
4.2.2.2二级编码：为工程项目简称中两个汉字的拼音第一个声母(大写)，如金
色家园简称“金色”，代码为JS。属于集团全国范围内开发的同一品牌楼盘，其项目代码要求一致，如四季花城等，统一按下表中代码执行。对各分公司新开发项目的代码，应由各分公司管理合同的职能部门对项目简称4.2.2.3三级编码：根据开发期数分为“一期”、“二期”、“三期”、“跨期”，
代码分别为01Q、02Q、03Q、KQ。
4.2.2.4四级编码：工程类合同共分六类，相应编号按下列括号中汉字表示。
土地合同(土地)：包括房地产项目合作开发与土地使用权出让、转
让等合同;
前期合同(前期)：包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询等合同; 施工合同(施工)：包括建筑、安装、装饰、市政等施工或安装合同; 工程材料设备采购合同(采购)：包括材料采购、甲方付款乙方收货
的三方合同、设备购买等合同;
园林环境合同(环境)：包括室外环境施工和采购合同;
营销包装合同(营销)：包括策划、销售代理、样板间装修、户外广
告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷等合同;
4.2.2.5五级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四类的最小类范围内进
行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。
4.2.2.6编号举例：南京公司金色家园一期第一份施工类合同
编号：NJ-JS-01Q-施工-0001
深圳公司东海岸一期第8份环境类合同
编号：SZ-DH-01Q-环境-0008
4.2.3 销售租赁类合同编号方法：(按三级编码)
4.2.3.1一级编码：区别各地区或公司的合同，同工程类合同编号方法4.2.2.1。
4.2.3.2二级编码：区别合同的项目归属，编号方法同工程类合同4.2.2.2。
4.2.3.3三级编码：为具体房号的编号(包括苑名、栋号、单元号、房间号)，可以
用汉字、字母或数字综合表示，具体形式不作规定，但各分公司自行编号的形式必须一致。
4.2.3.4同一套商品房、车位/车库、库房的排号协议、认购书、抵押贷款担保合同
与相应的销售合同共用一个编号。商品房、车位/车库、库房销售后与业主签订的合同按销售合同的补充合同处理，如工程维修合同。
4.2.3.5编号举例：武汉公司四季花城二期牡丹苑1号楼3单元501号销售合同
编号：WH-SJ-牡丹苑1号楼3单元501号
或WH-SJ-牡丹01-030501
武汉公司四季花城二期地下车库48号车位租赁合同
编号：WH-SJ-车库48号
4.2.4 管理类合同编号方法：(按四级编码)
4.2.4.1一级编码：区别各地区或公司的合同，同工程类合同编号方法4.2.2.1。
4.2.4.2二级编码：管理类合同是指不能归入任何项目的合同，管理类合同共分四类，相应编号按下列括号中汉字表示。
劳动合同(劳动)：包括所有劳动合同;
固定资产管理合同(资产)：包括固定资产(含办公用品)采购、维
修、维护等合同;
融资合同(融资)：包括借款合同或综合融资授信协议等合同;
其他合同(其他)：包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作
协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设
立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、
商标申请代理等各种合同。
4.2.4.3三级编码：按签约年份分类，编号代码为年份的四位阿拉伯数字。
4.2.4.5四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围
内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。
4.2.4.6编号举例：
总部第8份劳动合同 上海公司20第101份固定资产管理合同 深圳公司年ICI战略采购协议(其他类中排序至120号)
编号：SZ-其他-2004-0120 编号：ZB-劳动-2004-0008 编号：SH-资产-2004-0101
4.2.5 补充协议的处理
4.2.7.1 补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用
一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号以一位阿拉伯数字标识。如：流水号为0088合同的第一份补充协议的编号为“0088(1)”。
4.2.7.2 对于纠纷处理合同(如与业主因商品房买卖合同纠纷而签订的协议)，若纠
纷系因公司与该当事人在先合同的履行而发生，可将其作为该在先合同的补充协议处理，编号方法同4.2.7.1。
4.2.7.3编号举例：成都公司城市花园三期第五份采购合同第二份补充协议 编号：CD-CH-03Q-采购-0005(2)
武汉公司四季花城牡丹苑1栋3单元501号房维修合同
(排序至第三份补充合同)
编号：WH-SJ-牡丹01-030501(3)
4.3 本规则自发布之日起施行。《万科企业股份有限公司合同管理规范》的支持文
件“VKZB01-03-001合同的分类和编号”同时废止。
4.3.1 下列合同的分类编号自本规则发布之日起一律适用本规则：
4.3.1.1 在本规则发布后新设立房地产开发公司的所有合同;
4.3.1.2 在本规则发布后新开工项目的所有工程类与销售租赁类合同;
4.3.1.3 分期开发项目在本规则发布后新开工期数的所有工程类与销售租赁类合
同。
4.3.2 2004年1月1日起签订的管理类合同一律适用本规则。
4.3.3 对4.4.1与4.4.2规定外的其他合同，各公司可自行决定是否适用本规则，或者是否根据本规则重新分类编号。
5. 支持文件
《万科企业股份有限公司合同管理规范》
第一条为规范总公司会计档案管理，根据《安徽省档案条例》，结合本公司会计档
案管理实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于涉及会计档案的各部门、分公司、子公司。各部门、分公司、子公司应指定专人收集、整理会计档案，并报财务科备案。各部门、分公司、子公司的主要负责人为本部门、公司会计档案的直接责任人。
第三条 总公司财务科为全公司会计档案管理部门，其主要职责为：
1． 负责建立健全会计档案规章制度；
2． 负责各部门、分公司、子公司会计档案收集工作（并做好交接手续）；
3． 负责总公司会计档案工作；
4． 负责全公司会计档案的汇总、归档、向档案室移交；
5． 其他会计档案工作。
第四条 会计档案的归档范围及时限：
1． 工资表、奖金表，各种福利发放清单等会计资料，应在当月送财务科；
2． 子公司的月报应在下月十日前送财务科；凭证、帐簿、报表及其他会计档案应在下一终了前移交财务科。
第五条 会计档案的移交要求：
1． 移交的会计档案必须经过分类整理，并按规定装订成册；
2． 移交清单须注明移交的会计档案类别、卷数、附件张数；
3． 移交清单应由移交人、接交人签字确认。
第六条 未按规定要求移交的会计档案，责令限期改正；未按规定要求移交会计档案
造成损失的，按有关规定追究各部门、分公司、子公司主要负责人责任。
第七条 本办法未尽事宜，由总公司财务科负责解释。
(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施)
1、主题内容与适用范围
本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。本标准适用于档案馆(室)编制档号。
2、术语 2．1 档号
档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2．2 全宗号
档案馆(室)给定每个全宗的代码。 2．3 案卷目录号
全宗内案卷所属目录的代码。 2．4 类别号
馆(室)藏档案类别的代码。 2．5 项目号
产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 2．6 案卷号 案卷排列的顺序号。 2．7 件号
案卷内文件的顺序号。 2．8 页(张)号 案卷内文件每页(张)的顺序号。 2．9 代码
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3、档号编制原则 3．1 唯一性原则
档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 3．2 合理性原则
档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 3．3 稳定性原则
档号一经确定，一般不应随意改变。 3．4 扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3．5 简单性原则
档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4、档号的结构 档号结构分为三种： 4．1 第一种结构为：
全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。即：×××× „„××× ××× ××× 全宗号 案卷目录号 案卷号件号 页(张)号
4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号
即：×××× ××× „„n ××× ××× 全宗号 类别号 案卷号 件号、页(张)号
4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号) 即：
×××ׄ„ n ××ׄ n ××× ××× 类别号 项目号 案卷号 件号、页(张)号
4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。
4．5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
5、档号的编制方法 5．1 全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。全宗号的格式是： × ×××
全宗属类代码 全宗顺序号
5．1．1 全宗属类代码的编制方法 5．1．1．1 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。 5．1．1．2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。 例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为：“X013”。
例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为：“J004”。 例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可识标为“R123”。例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。
例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074””
5．1．2 全宗顺序号的编制方法
5．1．2．1 全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。5．1．2．2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。 5．2 案卷目录号的编制方法 案卷目录号以三位阿伯数字标识。
5．2．1 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
5．2．2 每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。
5．2．3 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。 5．3 类别号的编制方法
5．3．1 类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。
5．3．2 不同级位的类别之间可用间隔符“•”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。
5．3．3 在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号。5．4 项目号的编制方法
项目号引用有关管理部门编制的项目代号。 5．5 案卷号的编制方法
5．5．1 案卷号用三位阿拉伯数字标识。
5．5．2 目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。5．5．3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。5．6 件号的编制方法
5．6．1 不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。5．6．2 件号用阿拉伯数字标识。
5．6．3 卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。5．6．4 件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。5．7 页(张)号的编制方法。
5．7．1 页(张)号用阿拉伯数字标识。
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