秘书具备的能力

秘书具备的能力（精选8篇）

秘书具备的能力 篇1

回顾过去，提起“秘书”一词大多数人都会想到“花瓶儿”，似乎当秘书只要年轻漂亮就可以了。然而在市场经济不断完善，中国加入世贸组织的今天，全球经济发展对企业构成外部压力的同时，企业内部自身发展的要求也使各企业高层管理者越来越重视秘书的选拔，他们都想拥有一个具备全面的能力与素质的全才秘书，以辅助其更好的工作，推动企业向更好更宽的方向发展。

一、现代秘书应具备的能力

（1）专业能力。作为现代秘书必须具备较强的专业能力，如语言文字应用表达能力、外语能力、计算机操作能力及速记能力。秘书人员工作中的一个重要任务就是从事大量的文书工作，文稿的草拟与修改语法、修辞、格式和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作实践，熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平，注意文风的改革，培养精练的文字表达能力。对于秘书而言，也一定不可忽略了外语的学习和掌握。加入WTO后的中国，外贸出口已经在很多企业的贸易总额中占据了相当大的比重，对外贸易中多多少少都会用到外语，因此这也客观的要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求，秘书要熟悉OFFICE办公软件的使用并熟悉计算机网络，还要对办公室常用软件的使用达到

熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力，领导在口头表述的时候，秘书要能够以最快的速度记录到工作笔记中或录入电脑中，从而大大减少了工作时间，提高工作效率。

(2)上传下达能力。作为现代秘书还需要较强的理解与沟通能力，秘书必须很快理解管理者说话或发布命令的意思，协助管理者思考，用正确的思维方式和有效解决方案为管理者出谋划策，并能简练、精确、顺畅的传达相关信息。这要求秘书具有亲和力，能起好承上启下的桥梁作用，协助管理者将工作做好。

（3）组织协调能力。现代秘书还需要有较强的组织协调能力。现代秘书不是单纯的文书工作者，也不是捆、扎、收、发的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书要经常按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作做好。因此秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察，统筹兼顾安排组织好工作，协调好领导及部下及各部门之间的关系，当然还要安排领导日程并为领导准备好相关活动资料。

（4）适应能力。现代秘书要有准确的观察、判断和适应能力。秘书就像气象局一样，管理者及办公室的风吹草动都唯你是问。要适应环境而非环境适应你，要改变自己而非改

变他人。同时对领导的动作语言的领悟能力以及对领导的办事风格的适应能力也相当重要。凡是要有悟性。要领会领导的意图，学会根据领导的习惯，工作的主次和轻重缓急安排领导工作。

（5）应变能力。现代秘书还要有敏捷的应变能力和处理危机的能力。秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界一般性事物对上司的干扰，这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中，秘书是上司的代表和发言人，这要求秘书默契的配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时，有良好的应变能力并能在短时间内作出处理方案，这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。

（6）公关能力。现代秘书还需要具有较强社交和公关能力。当前，社交交往、企业公关已成为社会各阶层的一项热门活动。社交与公关对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识，在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作能更好的发挥参谋助手作用。社交也是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事物，自然是“公事公办”，但社交可以帮助其选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书经常陪同上司出席一些必要场合，这就理所当然成为了他的参谋助手。秘书工作还会涉及更多的客户服务，这也将秘书推向了公关经理人或者公开发言人的角色，因此秘书需要有外交家的平衡术，具有较强的社交和公关能力。

二、现代秘书应具备的素质

（1）要有分寸。在管理者眼里，秘书是最值得新来的人，在员工眼里，秘书是与管理者关系最亲近的人，也是了解管理者情况最多的人，所以无论是对上还是对下，什么该说什么不该说是一名优秀秘书必需要掌握的分寸，特别是管理者让你处理一些私人事务时，不要做一个“八卦”，到处宣传上司的私事。

（2）要谦虚、礼貌。无论是在接听电话，还是陪同管理这出席各种场合，秘书的言谈举止都代表着管理者及整个单位的形象，保持谦逊、礼貌的态度是赢得赞赏的最佳途径。

（3）要有敏感的意识。敏感是指面对一件事情时要敏锐的意识到是否与管理者或单位有直接关系，敏锐科学的做出判断，愚钝则会导致错误产生。

（4）要有责任心和平常心。作为秘书有着对管理者，对各部门员工的责任，对整个集体的责任，高度的责任心，是胜任秘书工作的前提。现代秘书必须要有一颗平常心，因为很多时候秘书的功劳是不被发现的，往往成为了管理者的功绩，有时你还会为上司挡一些麻烦，替代它承担了一些责任，也许你会受到一些不公平待遇，但上司会对你刮目相看，所以一定要用平常心去对待。

（5）要有极高的忠诚度，要保守秘密。忠诚与守密决定了秘书能否更好的协助管理者工作，也决定了面对外界能否与管理者达成一致意见，对管理者没有忠诚度，不能保守秘密的秘书不可能将工作做好。

秘书具备的能力 篇2

1 教学秘书的基本职能

1.1 服务职能

教学秘书的工作是一项计划性强和内容繁杂、细致的综合性服务工作, 以服务教学为目的[2]。教学秘书服务的对象是领导、教师和学生, 他们的年龄、职称、性格、学历、生活环境等均有所不同, 这就要求教学秘书必须把服务作为最基本的职能, 增强自觉服务意识, 在实际工作中做到尽心尽职、细致入微、严谨缜密。对领导安排的任务要认真完成, 对教师、学生提出的问题、要求要妥善解决和满足, 保证日常教学活动的顺利开展。

1.2 辅助职能

教学秘书从属于领导, 辅助领导处理各项日常教学事务, 安排院 (系) 教学工作的具体事宜, 保证各项工作的落实。对突发事件和教学过程中存在的各种问题, 要适时给予领导建议并协助其处理;对领导布置的工作要及时跟进, 督促有关人员按时完成, 如负责组织检查听课、召开师生座谈会、收集反馈意见等。同时, 将教学过程中发现的问题及时反馈给教务处和院 (系) 领导, 为领导提供决策依据, 以便统筹解决问题、提高教学质量。

1.3 协调职能

教学秘书是连接上级与下级的纽带[3], 既要将学校下达的各项通知和工作内容传达给教学院长和师生, 也要收集师生和社会对教学工作的有关意见和建议并向上反馈, 同时要协助教学主管人员完成日常的教学管理工作。教学秘书承担着协调各种教学管理关系的重任, 因此, 要有效地运用沟通手段协调社会与高校间、高校间、院系间、师生间的关系, 既要做到“上传下达”, 又要做到“下情上报”。所以, 教学秘书的有效协调与沟通, 是保障教学工作实现预期目标, 保证教学秩序正常的基本手段。

1.4 管理职能

教学秘书是高校最基层最直接的教学管理人员, 直接参与教学活动的组织和安排, 负责管理与教学相关的一切文件材料, 其管理工作具有时限性、周期性和规范性。每学期的教学周数, 每个工作阶段教学任务的周期性运转都有严格的时间限制。教学秘书在熟悉教学工作的相关政策、要求和操作流程后, 应严格按照教学规范和各项制度从事学籍管理、教务教学管理、考务管理、成绩管理、教学档案管理等实际教学管理工作, 确保教学工作稳定运行。

2 教学秘书应具备的基本素质

教学秘书的基本工作职能决定其工作涉及教学管理的各环节, 其工作成效直接影响到学院甚至全校教学活动及教学管理工作的成效, 因此, 要求教学秘书具备以下基本素质。

2.1 良好的道德素养

良好的道德素养是成为一名优秀教学秘书的首要条件。教学秘书虽然从事的多是一些繁杂、琐碎和具体的日常工作, 但不能整天只忙于处理日常琐事, 低效率地办理低层次的事务。应加强对党的路线、方针和政策的学习, 特别是对高等教育管理理论的学习, 正确认识自己所从事的工作, 树立法制观念, 培养高度的责任心、强烈的责任感和敬业精神, 增强服务意识, 提高对问题的观察能力和预见能力, 适应社会、经济、教育发展对教学管理工作的要求。力求在工作中用理论指导实践, 更好地贯彻上级的教学指导思想, 适应工作和形势发展的需要。

2.2 扎实的专业知识

一个称职的、成功的教学秘书应是“通才”和“杂家”, 不仅要学习专业知识, 还要学习辅助管理知识, 更要不断更新知识。扎实的专业知识是对教学秘书自身文化素质的要求, 也是教学秘书队伍专业化的基础。教学秘书一方面要熟悉本学院各专业、各学科的基本知识和结构体系, 了解各学科教学的要求和相互间的关联, 熟悉教学过程和教学规律, 能及时解决教学中存在的问题;另一方面要学习有关教育学、教育心理学和管理学方面的专业知识, 加强理论研究和创新能力, 不断更新知识, 从各方面充实自己, 将科学、先进的管理知识和教育方法运用到实际工作中, 从而形成具有自身特色和应用价值的教育思想、管理观念和工作方法, 不断提高管理效率。

2.3 健康的心理素质

教学秘书工作繁琐、劳累而清贫, 难以直接得到具体的有形成果[4]。在工作中, 教学秘书取得的工作成绩主要体现为教学工作的正常运转, 虽然不一定会引起领导和他人的关注, 更难得到及时的表扬和肯定, 但如果工作中稍有疏忽, 则可能影响到诸多方面, 甚至引发教学事故, 遭到来自多方的误解、埋怨和批评。教学秘书要能忍受工作中出现的种种误解、委屈, 善于控制、调节自己的情绪, 始终乐观向上、热情诚恳, 保持一种从容不迫、不卑不亢的风度, 做到认真仔细, 心胸坦荡, 豁达大度。如果教学秘书没有“蜡炬成灰泪始干”的奉献精神, 没有埋头苦干、默默无闻的思想境界, 就难以胜任这项工作。

2.4 高度的责任心

哲学家爱默生曾说:“责任具有至高无上的价值, 它是一种伟大的品格, 在所有价值中它处于最高的位置。”教学秘书要事事高度负责, 一丝不苟, 努力做到“干一行, 爱一行, 精一行”。如果没有责任意识, 就会影响到工作效率和工作质量。教学秘书对课程、考试的安排等都关系到正常教学秩序的进行, 如果做不好, 将会引发严重的教学事故。因此, 教学秘书必须具有较强的责任意识。

3 教学秘书应具备的基本能力

3.1 良好的表达能力

表达能力包括口头表达能力和书面表达能力, 也就是通俗意义上的能写会算, 能说会道。在日常工作中, 教学秘书经常要与学校教务管理部门、上级主管单位、相关院校同行以及社会用人单位等接触, 许多事情需要进行上传下达[5];参加各种会议, 需要组织发言;碰到问题, 需要请示、汇报;与师生交流, 需要协调各种关系等。教学秘书工作的协调职能决定了其在工作中必须要有良好的口头表达能力, 对上要能清晰、简明、扼要地汇报工作情况和工作进度;对下要能明确组织安排教学任务, 做到语言得体、表达清楚;对同行要做到平等交流, 互帮互学。同时, 教学秘书需要根据教学中的实际情况撰写一些教学文书, 如筹备教学工作会议、发布教学指令、通报教学情况、撰写学期工作计划或总结、聘请院外专家教授等, 这就需要教学秘书具备较强的文字表达能力, 能及时、准确、简洁地进行写作, 完整地表达思想, 从而保证信息通畅。良好的口头表达能力和文字写作能力是一个合格教学秘书必须具备的基本能力。

3.2 良好的工作协调能力

教学秘书是特殊群体, 既是行政人员, 又参与教学活动;管理工作涉及的部门和人员较多, 既要面向教师, 又要面向学生[6];既要承担教务处指定的工作, 又要接受本院领导指派的任务;既要与同级业务部门沟通, 又要与其他学院领导、任课教师交流。教学秘书经办的事务纷繁复杂, 既有事关学院学科建设的事务, 又有日常琐碎小事;既有上级领导和教务处交待办理的事务, 又有普通师生要求协助处理的事情;既有常规性、连贯性的日常管理工作, 又有突发性、临时性事件的处理。并且经办事务多牵涉院 (系) 师生的切身利益, 容易引起矛盾, 处理不好将直接影响许多人的工作和学习。因此, 教学秘书要具备良好的组织协调能力, 以大局为重, 从工作关系出发, 从领导与被领导的关系出发, 尊重、支持、配合、协助系领导工作, 做到尊重而不奉承、服从而不盲从、沟通而不激化矛盾。要掌握好调查研究法、疏通解释法、心理调适法等协调方法, 重视发挥协调功能, 通过有效的沟通, 协调学校与院 (系) 、领导与教师、教师与学生间的关系, 建立相互了解、相互合作、相互促进的融洽的工作关系, 从大局和整体工作角度来考虑问题、处理事务, 确保教学工作有序进行, 教学质量不断提高。

3.3 良好的自我学习能力

作为一名高校教学秘书, 要不断加强个人修养, 不断积累知识, 充实自己, 才能胜任新时代高校教学秘书工作。我们处于知识经济时代, 随着信息、知识更新的加快, 唯有不断学习, 才能适应、生存。教学秘书在完成日常工作之余, 要有良好的自我学习意识, 博览群书, 善于摸索、总结教学管理经验, 开展教育教学研究, 探索教学管理规律, 创新工作技能技巧, 提高管理效率。

3.4 适应社会发展需要的创新能力

随着越来越多的高校毕业生出现高不成低不就的就业观和眼高手低的现实状况[7], 就业问题日益突出。当前社会对高等教育适应性提出了更高的要求, 高校素质教育和技能培养不断深化细化, 要求教学管理工作者的教育质量观与时俱进。高校教育的最终目标是培养各类适应社会需要的高素质人才, 包括学术型人才、实用型人才、精英型人才、复合型人才等。因此, 要主动适应社会需求, 将科学发展观内化为学校的办学观、质量观和人才观, 积极探索并全方位推进人才培养模式的改革, 切实增强学生的适应能力、竞争能力、创新能力和实践能力, 不断提高应用型人才培养质量。教学秘书要深刻理解本校的人才培养目标, 工作思路清晰, 创新性地围绕教学目标开展教学管理工作, 充分发挥自己在教学管理中的重要作用。

摘要：高校教学秘书是提供教学服务的主要人员, 是教学管理的实施者, 也是院系领导决策的智囊, 甚至是行政秘书工作的承担者, 肩负着管理与服务的双重使命, 因其特殊的工作职能和工作多变性、复杂性的特点, 促使教学秘书必须具备一些基本的素质和能力。本文从教学秘书的基本职能、基本素质和基本能力方面进行探讨。

关键词：高校,教学秘书,素质,能力

参考文献

[1]张晓梅, 赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业, 2007 (18) :191.

[2]王诚怡.关于做好高校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究, 2004 (3) :96.

[3]张学秋.论高等学校的系级教学管理[J].辽宁师专学报:社会科学版, 2004 (3) :47~48.

[4]杨方青, 陈祖祺.新时期高校外语院 (系) 教学秘书工作初探[J].福建师范大学福清分校学报, 2003 (3) :30~32.

[5]施爱平, 姜银方.新形势下高校教务管理工作浅析[J].江苏高教, 2003 (2) :70~72.

[6]马腾.浅谈新世纪高校教务管理人员的素质及其培养[J].辽宁师专学报:社会科学版, 2003 (4) :103~104.

秘书具备的能力 篇3

关键词： 高校 教学秘书 素质能力

引言

高校教学秘书主要是高校教学管理过程的实施者，同时是协助院系领导教学管理的助手。加强对高校教学秘书基本素质和能力的理论研究，对实际高校教学秘书的发展有着现实意义。

1.高校教学秘书的职能和性质分析

1.1高校教学秘书的主要职能分析

高校管理工作内容繁多，其中教学计划及教学运行和教学质量的监督等，都是教学秘书管理的内容。高校教学秘书的职能是多方面的，主要体现为参与教学计划管理，主要核心就是培养计划，是对教学过程进行组织及对教学任务进行安排的重要依据。然后就是保障教学正常运行管理，维持好教学秩序，如对学籍教学档案的管理及组织建设活动的传达等，促使教学活动正常运行[1]。另外，高校教学秘书的职能还包含对教学改革工作的协助及对教学质量管理的有效落实层面。教学改革内容涉及的面比较广泛，需要教学秘书将相关资料准备完善，提升改革工作效率。还有就是为将教学质量管理加以落实，要求教学秘书巡视及组织学生评教等方面的工作得以落实。

1.2高校教学秘书的性质分析

教学管理科学严谨才能有效提高教学质量，这就要从教学管理人员的素质提升着手，在高素质的教学队伍中落实学校管理工作是比较重要的。这一过程中教学秘书就是学校教务部门及院系教学主任的有力助手，在信息传达及工作调节方面有着重要作用。高校教学秘书不仅是高校基层管理人员，协同教务员的学院教学常规事务，还是面向师生的服务者，学生学习及老师教学服务，同时为学院领导及教务处和师生传递信息的沟通者[2]。总之，高校教学秘书在高校管理工作中发挥着不可替代的作用。

2.高校教学秘书的基本素质及能力分析

2.1高校教学秘书的基本素质分析

高校教学秘书的基本素质是多方面的，其中思想素质层面，思想是行为的先导，高校教学秘书要以合格的教育管理人员严格要求自己，坚持社会主义办学方向，并在思想高度上和党中央保持一致性，大胆地创新改革，将自己投身到教育事业中。高校作为培养社会主义合格建设者及可靠接班人的重要场所，要想得到有效发展，就要坚持社会主义办学方向，在政治层面，对党的政策方针要及时学习和了解，对教育发展方向及管理要有明确的认识。

再者，高校教学秘书要具备心理素质，实际工作比较繁多，需要和不同部门沟通交流。所以工作中必然遇到这样或那样的难题，有的还会出现出力不讨好的情况。此时要保持平稳心态，不能急躁，在这一工作中体现个人理想和人生价值，从自己岗位出发，积极应对各方面困难[3]。爱岗敬业，认识到自己在学校发展中的重要性，积极热情地投入到工作中。

另外，高校教学秘书还要具备服务素质，加强服务意识，充分体现为教学服务及为学生服务的精神，并将其视为工作着眼点。教学秘书的工作相对来说比较特殊，需要有知识及有思想的人员才能胜任，建立在真心诚意服务的基础上，了解学生的难处并全心全意为学生、领导及教师服务，充分利用学校的资源，最大限度实现服务目标。

2.2高校教学秘书的能力分析

高校教学秘书要能综合化呈现能力，由于教学秘书在工作中需要和不同部门交流，因此需要具备良好的表达能力。日常工作中，教学秘书需要和院校同行及社会用人单位等接触，还需要组织发言等，这就决定了教学秘书需要具备语言表达及书面表达能力。如能够根据教学实际情况撰写教学文书，筹备教学工作会议等[4]。

另外，要能具备信息资料的处理能力，教学秘书的工作是综合性的，每天都要阅读大量文件及会议资料等，对不同资料要有不同处理方式，并及时向领导汇报。再者就是具备统筹管理能力，对于工作安排及工作要求等都要按要求高效完成，日常教学管理工作中比较常见的就是组织活动的开展，所以要具备组织管理能力，组织管理过程中要能考虑周密以确保活动顺利进行。

结语

高校教学秘书应当具备的素质和能力都要从实际工作要求出发，按工作需要提升素质和能力，面对新的教学发展形势，高校教学秘书要有紧迫感，加强学习。

参考文献：

[1]谢芸，游佩琳.浅谈高校教学秘书的基本意识[J].无锡商业职业技术学院学报，2014（03）.

[2]沈腊梅.我国高校教学秘书队伍存在的问题及对策分析[J].无锡商业职业技术学院学报，2014（04）.

高级秘书应该具备的素质 篇4

1、高效的工作能力。

能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。

2、善于人际沟通。

秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的动作，秘书应该用沟能的艺术，化解上下级之间的尴尬和猜疑。

3、有外交家的平衡术。

跻身于公司各种势力格局中，善于灵巧应对，能把握各种利害关系，找到一个最佳平衡点。

4、能担当重要责任。

高级秘书负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。此外，作为领导最亲近的人，非常容易暴露缺点和犯错。因此，谨言慎行、张弛有度，深入了解领导的喜好是有用的护身符。

5、有良好的社交能力。

熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。

文字秘书应具备的基本知识 篇5

（二）［ 作者：谢亦森

来源：应用写作杂志社］

有的文字秘书可能文字基础非常好，但不一定能写好机关公文稿，只能说具备了写好机关文稿的条件。这是因为机关文稿有其独特的性质、特点和作用，起草机关文稿有其独特的思维方式和写作要求，如果把握得不好、不准，即使你驾驭文字的能力再强，文章也未必能对得上路。

机关文稿无论是领导讲话、重要文件、工作总结、调研文章等“大块头”文章，还是通知、批复、纪要、信息等“小块头”文章，都必然涉及政治、经济、历史、哲学、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、军事、保密、统一战线等多方面的知识，每一门知识又包括了方针政策、专用术语、不同时期的任务与要求等大量具体的知识。如果缺乏这些方面的知识，不仅材料写不下去、写不对路，还难免说外行话，甚至还可能说错话。这一点，对于党委、政府文字综合部门的工作人员尤为重要。

作为专业部门的秘书人员，也许你对部门工作的相关知识烂熟于心，但你也不能不了解其他有关方面的专门知识。因为一个部门的工作不可能孤立运行，而要在党委、政府统一领导下，与其他各部门各单位的工作协调、配合运行。如果各部门文秘人员不努力掌握多方面的知识，仅仅知道或者仅仅强调本部门的工作和利益重要，写起材料来各行其是，那就有可能出现政策打架、步调不一的现象，就会影响机关总体工作的有效运转。

所以，作为一名称职或者基本称职的文字秘书，除了要掌握语言文字基础知识和各种机关文稿的写作常识外，还要重点掌握以下方面的基本知识：

一是历史知识。以史为镜，可以知替兴。忘记历史意味着背叛，不懂历史意味着浅薄。我们的民族历史悠久、文化灿烂，其中很多东西值得我们去认识、把握和继承、利用。作为文秘人员，除非毕业于历史专业，不可能都对历史有全面的、详细的了解，但对人类社会发展演变的主要阶段、主要历史人物和重大历史事件、重要经验教训等应有较清楚的了解，对党史、建国以来的发展史特别是改革开放以来的发展史更应熟记于心，对地方史和有关专业史也应有所掌握。这不仅是拓宽知识面的需要，也是胜任本职工作的需要。起草文稿很多时候会用到历史知识，不少领导同志发表讲话也会运用有关史实，或用于探讨事物发展规律，或用于阐释某种道理，或用于印证观点、警示世人，如果我们不懂得一定的历史知识，常常会陷入对某个问题知其然不知其所以然，想说清楚但说不清楚，想说透彻但说不透彻的窘境，文章就会欠缺深意和厚度而显得单薄、干涩。

二是理论知识。理论来源于实践又指导实践，没有正确的理论就没有正确的实践，而理论的运用又经常且大量地出现于机关文稿中，所以文秘人员掌握理论知识的重要性是不言而喻的。理论知识的贫乏必然造成思维的苍白，甚至带来是非观念的模糊和政治立场的偏颇。因此必须努力学习和掌握马列主义、毛泽东思想，在现阶段特别要全面、准确地领会和把握邓小平理论，用这一理论武装头脑，指导写作。也许有同志会说，理论都是些玄而又玄甚至使人厌烦的大道理，我们不是搞理论的干吗要学？学了用得着吗?芽这话大错特错。首先，既然你在机关从事文秘工作，理论不能不学，政治不能不讲，否则就要犯错误；即使别人厌学、不愿学或者装模作样地学，但文秘人员非得老老实实、认认真真地学不可。其次，说到用得着用不着的问题，关键看你怎么用。不动脑筋，照抄照搬，当然没用；空洞说教，脱离实际，当然没用；望文生义，牵强附会，当然没用；固守教条，缺乏创意，当然没用。我们所需要的是，通过打牢理论功底，增强对实际问题的理性思考，学会用马列主义的立场、观点、方法观察问题和分析问题，并以此贯穿于文稿写作之中。

三是经济知识。经济建设是党的全部工作的中心，包括起草文稿在内的各项工作都要围绕这个中心来进行。很难想象，一个不懂得起码经济常识的文秘人员能够胜任本职工作。这对于党委综合部门和各职能部门的文秘人员尤为重要，因为党委是对两个文明建设起核心领导作用的，组织、纪检、宣传、统战等各项工作无不与经济工作密切相关，而客观上，文秘人员接触党务工作多，接触经济工作少，但起草文稿又必然接触大量的、多个方面的经济问题，所以在学习经济知识方面应比其他部门文秘人员更主动、更自觉一些。政府综合部门和专业经济部门的文秘人员似乎好办一些，因为你天天都在和各种经济政策、报表、动态乃至各种矛盾和问题打交道，但也有一个懂得多与少、深与浅的问题。概而言之，无论哪个行业的文秘人员，都必须努力学经济、懂经济。这包括经济理论、经济发展规律、经济政策及常用名词术语等，尤其要注意学习市场经济理论和有关知识，把握市场经济运行的规律和特点；随着我国加入ＷＴＯ和知识经济时代的到来，还必须学习有关新理论、新概念和涉外经济知识。有了这些知识，我们才能贴近改革与建设的实际需要，通过起草文稿为加快发展献计出力。

四是科技知识。科学技术是第一生产力。经济和社会发展离不开科技，因而起草机关文稿也离不开对科技知识的掌握。要了解科技革命的历史，了解科技创新对于经济发展的重大意义，了解国内外高新技术发展趋势，以适应推进科技进步、转变经济增长方式的需要。同时要积极掌握现代化办公有关技能，使自己成为学科学、懂科学、用科学的新型人才。

五是法律知识。依法治国是党中央提出的宏伟治国方略。随着我国社会主义法制的逐步完善，各种法律法规正日益广泛地覆盖全部经济和社会活动，有法必依、执法必严、违法必究也越来越为推动经济发展和社会进步所必需。因此，作为机关文秘人员，毫无疑问要努力学法、懂法，包括基本法和有关专门性的法律法规，即使不可能全部学深学透，也要尽可能地多学、多懂一些。这样，起草文稿时才能体现依法办事的原则，正确使用有关法律概念和规定，不至于出现与法律法规相悖的现象。当然，作为政法机关和行政执法部门的文秘人员，则应学得更精、懂得更多一些，在学法、守法、用法方面当表率。特别在对外经济交往当中，很多关系需要依*法律来调整，很多矛盾需要运用法律来解决，所以不仅单位负责人要懂法，文秘人员也应懂法，否则就可能给经济造成不必要的损失。

六是领导科学知识。文秘人员虽然不是领导，但所从事的工作是直接为领导服务的，就必须懂得一定的领导科学知识。领导科学所包含的内容很深、很广，文秘人员不可能全部掌握，但对最基本的内容，如决策要素、决策过程和决策实施方面的知识，驾驭全面、组织指挥、化解矛盾方面的知识，市场经济条件下如何改进工作方法、提高领导水平方面的知识等等，都应有一定的了解。只有掌握这些知识，才能在起草文稿中全面、准确地领会和反映领导意图，才能在决策中当好领导的参谋助手。实际上，文秘人员天天与领导打交道，包括请示汇报、参加会议、陪同搞调查研究等，对领导的决策过程、领导方法和工作风格等方面可谓耳濡目染，只要你有“心”，这方面的知识不难掌握。怕就怕“不识庐山真面目，只缘身在此山中”，不善于捕捉和积累这方面的知识，自觉不自觉地把自己隔离于领导活动之外，仅仅从“做文章”的角度去考虑学什么和思考什么。

除上述方面之外，还有其他一些必须掌握的知识，各部门也还有各自的专业知识，这里就不一一列举了。总之，学历史可以使人深刻，学理论可以使人清醒，学经济可以使人精明，学科技可以使人聪慧，学法律可以使人机敏，学领导科学可以使人成熟，一句话，有了这些知识，工作中就能得心应手，左右逢源。当然，如果能懂得一些文学和音乐知识，那就更好了。

世界上的知识浩如烟海，一个人的精力和时间是有限的，这就需要我们掌握一些正确的学习方法，不断充实和更新知识。第一，根据本人的知识基础和工作需要，采取缺什么补什么的方法，做好学习计划，选定一批必读的书目；第二，根据难易程度和业务的关联程度，把必读书目分为粗读和通读两大类，粗读即一般了解，把主要的东西记住就可以了，哪怕一目十行也不要紧；通读要逐字、逐句、逐段认真阅读，做到基本弄懂弄通；第三，在粗读、通读的同时，择定个人的主攻领域，即“专”的方向，然后重点研读这方面的书目，即精读，并结合实践进行思考，举一反三，加深记忆和理解，达到触类旁通、融会贯通的目的；第四，在精读的同时，不能疏忽了粗读和通读有关书目，即不能片面求“专”而疏于求“通”，要通过合理分配学习时间?穴如零碎时间用于粗读和通读、整块时间用于精读?雪、采用不同记忆方法?穴如一般内容记大意、重点内容记原意?雪，区别不同理解程度（如全面理解和局部理解，深度理解和一般理解）等，使学到的知识既全面又有重点，既不因过于宽泛而停留于一知半解，又不因过于偏狭而显得孤陋寡闻。

在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下，新事物、新矛盾、新问题、新知识层出不穷，如果我们不注意不断充实和更新知识，就跟不上时代前进的步伐，就难以胜任本职工作。为此，我们必须以一种强烈的“知识恐慌”感迫使自己：学习、学习、再学习！

秘书工作者所应具备的角色意识 篇6

作为一名秘书工作者，要真正做好“三服务”工作，就要弄清自己的社会角色和分工，努力培训和强化正确的角色意识，这样才能明确职责和任务，顺利完成各项工作任务。笔者认为，秘书工作者应该牢固树立“高度负责、乐于受命、热情服务、和谐沟通、一流高效、严格守纪”的角色意识，为办公室工作的科学发展提供优质服务。

一要树立高度的责任意识。责任意识来源于对工作性质的认识。以本人供职的单位为例，陕西省人大及其常委会是地方国家权力机关，是完成宪法赋予各项职责的工作机关。无论是立法、监督，还是决定重大事项、选举或决定任命国家机构领导人员，都具有政治性强、涉及面宽的特点。人大机关的秘书处担负着为代表大会、常委会、常委会主任会议（简称“三会”）有关，为领导服务，为机关服务，为基层群众服务的重要职责，处在人大机关各工作环节的重要节点处，直接或间接地为本省的经济建设和社会发展服务，责任重大、使命光荣。以办会工作为例，每一次常委会议和主任会议召开之前都要进行议题安排，哪些议题上会，哪些不上，哪些是年初制定的工作计划中确定的，哪些是立法计划中确定的，哪些是“一府两院”新近提出来的，哪些是根据领导意见或工作需要临时增加的，等等，都需要人口回顾梳理，主动征求各委员会意见，遗漏了哪一项

工作都会给机关的工作大局造成影响。有了这种责任意识，就会认真到自己所从事工作的重要意义，责任心就会加强。

二要树立乐于受命的意识。同样一件工作，有的人做得热情高涨，面有的人则牢骚满腹，为什么？因为他们对工作的看法和认识不同从而导致了态度上的差异。作为秘书工作者，承担的工作繁杂琐碎，且有很强的被动性，如果不能以正确的心态对待，那就会产生厌烦的情绪。比如，当领导交办一项不属于自己职责内的任务时，如果有“这不是我应做的事”的想法，就会产生抵触情绪，找种种借口推诿。没有乐于受命的意识，又怎能做好“三服务”工作呢？

三要树立热情服务的意识。秘书工作者的服务体现在工作的各个环节上，所以服务的要求和标准理应更高。秘书工作都要比其他人“眼更亮”、“腿更勤”、“嘴更甜”，要有主要服务的意识和善于补台的能力。热情服务也许别人没有体会到，但冷漠粗心却会被服务对象“记住”，被其他人“放大”，有时还会成为大家议论和指责的焦点。可见，秘书工作者的服务就是在琐碎中见功夫，在平淡中显不凡。因此，秘书工作者要善于总结，不断完善细节、规范流程，把一些重要日常工作的操作流程和要点总结提炼出来，形成良好的运行机制。这有利于实现服务工作的规范化和标准化，使各项工作有章可循。

四要树立和谐沟通的意识。沟通，是做好秘书工作最主要的途径，很多工作都需要把本单位、本部门或外机关等方方面

面组织在一起协同开展。仔细回想，工作中的一些失误和不足，不是因为个人水平有限，也不是因为工作难度太大，而往往就是因为少打了一个电话、少问了一句话，或者是沟通不及时造成的。在秘书工作岗位上，不会沟通，就难以开展工作，就不能高效地完成任务。强化沟通意识就是要认识到，工作中的沟通，是一种责任心的传递，是一种工作态度和作风的传递。秘书工作者承担着大量对外交流交往、协调、组织的工作，应该具备必要的沟通艺术和技巧。比如，在资料收集时、在接待来宾时、在督办领导批示件时、在会议活动的组织安排是地，所有的沟通活动中，秘书工作者不仅代表自己，更代表领导，代表机关，只有带着责任心，变被动交流为主动沟通，才能圆满地完成各项目标任务。

五要树立高效运转的意识。以文书处理工作为例，每天都有成百上千份的文件从手上收受和分发出去，没有一流高效的作风是不行的。什么样的文件分发给谁，什么样的文件由谁来送发，什么样的文件需要呈办，什么样的文件什么时候送发，什么样的文件需要急办，什么样的文件编什么样的文号印发等，都需要在很短的时间内准确无误地完成，这是需要日积月累、不断总结的。也许就是因为你的判断不当，把本应尽快呈送领导批示的文件当作一般文件处理，就会延误工作或给工作造成相当大的被动。秘书工作者要想高质高效地完成工作任务，就必须加强学习，善于从工作实践中总结问题、研究问题、解决问题。

六要树立严格的组织纪律意识。在任何一个组织或单位工作，都必须遵守该单位的各项规定，这种意识必须固化在每一项日常工作中。首先要有保密意识，特别是机要件的办理和机关档案的管理工作更是如此。其次要依照程序办文、办会、办事，遵守组织原则。第三要及时反馈，作为秘书工作者，必须遵守接受指令、处理指令、反馈结果的办事过程，不能等领导询问办理情况时才手忙脚乱、支支吾吾。

姚金川

现代秘书应具备的知识素质探讨 篇7

一、秘书的职责

一般来说, 秘书是领导的参谋, 是行政办公室的主管, 专为领导工作服务的助手。甚至乎, 现代秘书不仅是领导的好助手, 有时就是一个“领导”, 履行着“领导”的职能。对外, 可代表企业法人联系事务、按领导意愿办理公事, 履行重要职责等;对内, 既要服务好领导, 又要向下传达领导意旨, 协调上下级、部门与部门之间的关系等等。因此, 秘书总的职能是当好助手、提供信息、搞好服务等, 在外延上通常是办文、办事。但在市场经济条件下秘书职能外延不断扩大。例如有些人聘请秘书从事翻译、保镖以及私务性生活服务工作等。秘书逐渐由“助手”向“准负责人”方向发展。例如许多外企和中外合资企业要求秘书有“独立处理事务之能力”, 有些企业的秘书甚至还兼任人事部经理, 这都说明了秘书职能外延扩大。此外, 由于秘书这个职位的特殊性, 秘书工作人员经常接触公司企业或党政机关部门的机密文件, 掌握第一线的信息, 所以秘书除履行上述职责外, 还需要切实保密, 具有高度保密的职业道德。

二、现代秘书应具备的工作技能

由于现代秘书的职责的特殊性, 加上社会发展步伐的加快, 市场信息、市场动态瞬息万变, 这就要求现代秘书具备娴熟而专业的工作技能。此前, 亦有人对于社会对秘书技能的需求进行调查研究, 得知现代社会对秘书人员的要求逐渐呈现一种“素质化”的趋势, 表现在选择秘书人员时, 越来越看重政治思想、语言表达、组织协调、思维应变、情感控制、心理调适、毅力、恒心等涉及素质方面的条件, 而对秘书人员的“学习专业”、“曾经从事的工作领域”等方面的要求相对减弱。许多企业、事业单位、政府机关部门在招聘秘书时, 不再强调专业、行业及业务。也就是说, 秘书不一定就限于招文秘类或汉语言学类专业的人员。秘书不仅要笔头好, 还要适应或懂得各行业, 而且处事能力要强。所以, 现代秘书务必有较强的工作技能。

(一) 基本技能。

现代秘书的基本技能主要是指应具备最起码的专业技能, 例如:写作能力、阅读能力和说话能力等。这也是传统秘书必须有的。秘书工作中的一个重要任务就是从事大量的文字工作, 稿件的草拟与修改都要求现代秘书具备扎实的文字功底。不仅要求秘书精通语法、修辞、格式和逻辑知识, 还要求掌握一定的写作规律, 要做到内容与形式的统一。写作时既要有好的表现形式, 又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作实践, 熟练掌握各类应用文的特点、写作要求注意语言表达技巧, 随时注意积累资料, 不断提高写作水平, 注意文风的改革, 培养精练的文字表达能力。同时, 快速的阅读理解能力不但有益于提高写作能力, 还决定办事的正确性与高效性。另外, 上传下达是秘书最常见的工作任务。这就要求现代秘书要有较强的理解与沟通能力, 主要体现在说话能力方面。当上传信息及意见时, 秘书说话要掌握分寸, 做到传意不失真的同时让领导者更易于接受。要站在公正中立位置, 又要协助管理者, 用正确思维方式和有效解决方案为管理者出谋划策。当下达意旨时, 必须快速、正确理解管理者说话或发布命令的意思, 并能简练、精确、顺畅地传递相关信息。这要求秘书具有良好的沟通能力, 能起好承上启下的桥梁作用, 协助管理者将工作做好。此外, 现代社会中还要求现代秘书具有较好的外语听、说、读、写能力。

(二) 特殊技能。

现代秘书除了具备一定的专业技能之外, 为适应社会快速发展的要求, 还必须具备更多的特殊技能。主要包括:调查研究能力、创新能力、分析能力、协调能力、信息搜集与处理能力、适应能力、应变能力和攻关能力等。

随着社会的发展, 秘书的工作不能再局限于文书的整理、案卷归档、会议的组织, 接待工作、值班工作、信访工作、印信管理、车辆调度等等琐碎杂事了, 而应该是以调查研究为方法, 以信息工作为基础, 以参谋咨询为方式, 以辅助管理、辅佐决策为根本内容的。从而要求现代秘书具有特殊的技能, 满足社会发展、科技发展的要求, 适应时代发展的步伐, 在办公自动化的基础上提高工作效率。

三、现代秘书应具备的知识素质

通过分析现代秘书的职责及其应具备的技能, 那么得出现代社会各界对现代秘书的要求条件, 从而可知现代秘书必须具备什么样的知识素质, 才能满足社会需求。通过归纳整理得知, 现代秘书必须具备如下知识素质:

(一) 政治素质。

过硬的政治素质是作为一名合格现代秘书的首要素质。用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论指导自己, 把握国家宏观政治政策方向, 深刻分析世界时事政治问题, 表明自己政治立场、政治方向, 从而为领导作出正确决策起到辅助作用。

(二) 专业知识素质。

首先要有扎实的基础知识, 知识面要广, 包括文、史、地、哲、数、理等方面的基本知识。其次是娴熟的专业知识, 例如:文秘写作、档案管理学、秘书学、文书工作等。最后是延伸的 (或者辅助工作的) 相关知识, 例如:计算机操作的常规软件应用, 外语的读、写、听、说的技能知识等。

(三) 道德与法律知识素质。

秘书是领导身边的“红人”, 掌握单位的机要信息, 严格要求自己, 保守秘密、忠于职守是必备的职业道德素养。当今社会物欲横流, 正确的工作态度和切实负责的精神, 坚决执行领导的正确主张是秘书必须遵守的道德标准。

法律是人们正确办事的依据, 也是对社会各界人士保护。遵纪守法, 依法办事, 社会秩序就会稳定并和谐发展。否则, 就会产生各种各样的纠纷, 甚至引发国际矛盾等。所以法律知识是人人必须懂的。尤其是各行各业的秘书人员, 若无较强的法律意识和较高的法律水平, 很难在以法治国、依法办事的今天当好领导的参谋和助手, 难免陷人各种法律纠纷之中。在国际贸易中, 如果不懂得国际惯例和国际法规, 在各种国际性的经济活动中我方将会吃大亏。因此.秘书工作者不仅要熟悉国内法律, 还要熟悉国际法, 尤其是经济类国际法规。

(四) 广博知识结构。

现代社会, 各行业各学科紧密联系, 相互相承, 且分工也越来越细。因此, 现代秘书不但要具有上述知识素质, 还需要具备多元化的知识结构。不但要懂得社会科学, 还要懂得自然科学。不但要认识国际政治知识, 还要认识金融、军事、农业、工业、公共关系、心理学、美学等知识。

这主要体现在企业单位的用人机制上。近年来, 许多企业在招聘秘书一职时, 不一定只限于招文秘、汉语言文学类专业, 其他自然科学专业, 例如:物理、数学、化工、计算机技术、机械等专业人员皆可。因为这类人员有些不但掌握自然科学知识, 而且文书工作表现突出, 语言表达及攻关能力较强, 还有些外语水平较高, 搜集资料与处理信息能力较强, 完全胜任秘书一职。为领导决策提供较好的辅助, 减轻领导负担, 提高工作效率。所以, 广博知识结构也是现代秘书必具的素质之一。

经济社会的发展, 对现代秘书也提出新的要求。文中通过表述现代秘书的职责, 分析现代秘书应具有的一般与特殊技能, 从而引伸并讨论了现代秘书应拥有的四点知识素质。也许站在不同的角度, 可能会得出不同的结果。诸如有些文献曾提出应具备心理素质、道德素质、说话素质、攻关素质、身体素质等等。但这些结果或许会交叉包含的, 只是表述或者概括的不同而已。不过有一点值得注意的, 随着社会的发展, 秘书职能的转变, 必然会使得社会对秘书的要求也发生改变, 从而现代秘书的知识素质也发生变化的。也就是说, 现代秘书应具有的知识素质并不是一成不变的。

摘要：通过引用秘书的职责和必须具备的技能, 探讨了现代秘书应具备的知识素质分别是政治素质、专业知识素质、道德与法律知识素质、广博知识结构。另外, 这些知识素质并不是一成不变的, 而是随着社会的发展而发生变化的。

关键词：秘书,知识素质,秘书职责

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秘书具备的能力 篇8

关键词：行政秘书 工作意识

高校系部行政秘书，主要是负责协助系部领导处理日常事务的系办公室工作人员，是高校行政管理的基层管理者。行政秘书在协调系部与学校行政职能部门之间，系部与系部之间，系部与师生之间的关系中起到至关重要的作用。行政秘书工作任务杂乱繁琐且看似微不足道，却关系着系部的发展；行政秘书是否具有正确的工作意识则直接影响到系部日常工作的完成效率与质量。

1 系部行政秘书主要工作及工作特点

高校系部行政秘书的主要工作职责是协助领导做好系部日常事务，主要包括：①文书工作，公文的上传下达：负责系部对内对外的文书的起草、打印及发布工作，其中包括工作计划、工作总结、申请报告、通知文件、部门通讯文稿及宣传工作、会议记录及会议纪要整理；②档案管理：负责系部及学院上传下达的重要公文的收集整理，系部教工档案资料、科研文件、荣誉证书、人事档案的登记，整理及保管；③人力资源工作：负责人事考勤、年度评审、职称评定，人才招聘、福利事务等；④日常行政工作：管理办公设备、组织会议会务，综合工作、对外接待对内服务、协调关系，协助领导处理系部突发事件，辅助教学、科研、学生管理等工作。由此可见，系部行政秘书工作具有繁杂性、服务性、协调性、辅助性及管理性的特点。

2 系部行政秘书应具有的工作意识

良好的工作意识具体表现为工作积极认真，有责任感，具有基本的职业道德。由于高职系部行政秘书工作繁杂，事务众多工作特性，具备良好的工作意识，是做好行政秘书工作的关键，也是提升自我工作能力的重要前提。

2.1 行政秘书人员必须具备热情周到的服务意识：行政秘书是协助领导处理日常事务的办公室工作人员，这一岗位的性质决定了它本身的就是服务性、条件性很强的工作。服务性，不仅仅体现在服务上级领导，更体现在努力维持系部的日常教学，科研，学生管理，师资事务等日常的工作事务上。通过服务间接对象、辅助各项工作的方式服务整个部门。勤奋工作，积极进取，热情周到的服务意识，是做好行政秘书工作的基本要求。

2.2 行政秘书人员必须具有良好的协调意识：行政管理工作并非是单独个人或单独某个部门就能完成的工作，它必须通过与各部门，各领导乃至与师生们的沟通协调才能够顺利出色地完成。所以行政秘书人员务必认识到，良好的协调能力，是做好工作的必备条件。行政秘书人员在工作中，必须与学院各个职能部门保持沟通，保证信息的畅通，及时进行信息反馈；并学会运用各种沟通协调技巧，协调系部与学院、各系部及各职能部门的关系，建立良好的互助互信互爱的融洽关系；同时，也要学会通过沟通协调，借助各职能部门的信息及能力，保持系部日常工作的正常运行；行政秘书的沟通协调能力，除了体现在日常工作中的沟通之外，还体现在协助系部领导处理好部门内部教师与上级，教师与教师，教师与学生之间的三重关系，行政秘书必须充当好部门“润滑剂”的角色，避免各种人际关系事件的发生，努力确保系部工作能够顺利出色地完成。

2.3 行政秘书必须具备掌控自我情绪，保持平和心态的意识：行政秘书的岗位由于工作任务在教学部门的特殊性而决定了这个岗位是个普通而又特殊的岗位，但从事行政秘书工作的工作人员，确是一个有着喜怒哀乐情绪的自然人。行政秘书在日常生活中，会遇到各种各样会引发消极情绪的生活及工作问题，面对情绪的波动起伏，行政秘书人员平和的心态及自我调节情绪的能力显得尤其重要。不良的消极情绪，不仅给秘书人员的生活带来负面影响，也会严重地影响秘书人员的日常工作的积极性，服务性，进而可能影响部门日常工作的正常运转。行政秘书工作人员，在日常的工作与生活中，应当强烈地意识到提升自我的品德修养，工作修养，提高精神境界，培养心理抗压能力的重要意义并能够在日常生活中自我提升与自我培养。

2.4 行政秘书必须有细心、谨慎、周到的工作思维能力的意识：行政秘书在领导的直接领导下工作，是领导的助手及参谋，所以时刻保持头脑清醒，是行政秘书人员工作的首要条件。领导在日常工作中，既要了解及配合学院高层行政管理事务，又要把握系部整体发展的全局；既要了解系部的教学情况，又要密切关注系部科研工作；既要洞察师资的发展，又要了解学生的学习发展情况；工作事务大到学院高层，小到部门细枝末节，事务众多，任务繁重。在这种千头万绪的情况下，行政秘书必须保持清晰的头脑，时刻提醒领导工作安排及完成情况，例如会议会务情况，材料上交情况，对上传下达文件进行仔细的把关、提醒等，学会站在领导的角度关注日常工作的进展情况，细心、谨慎、周到地为领导考虑，才能更好地发挥助手作用。

3 如何提高系部行政秘书人员工作意识

3.1 提高政治素质：政治素质包括政治理論知识、政治心理、道德品质、工作能力、工作作风等，是人综合素质的核心。行政秘书工作者要有坚定的政治立场，坚决贯彻执行党的路线、方针、政策，严格遵守高校的规章制度，了解国家的政治活动，掌握高校最新的工作动态，为人正值，忠于职守。

3.2 提高文化素质：面对世界日新月异的变化及行政秘书岗位工作的多样性及多变性，行政秘书人员应该做到及时地更新自身的文化知识结果，提高文化水平及文化素养。①增强管理知识：行政秘书是行政管理的基础人员，必须掌握一定的管理知识，了解行政管理的规律，掌握先进的管理理念和方法，培养良好的管理能力，为规范管理工作提供坚实的知识基础，促使管理工作的规范化。②提高信息科技知识运用能力：在信息化时代，随着电脑及网络知识的普及，高校工作进入信息化，自动化，现代化时期，作为高校行政管理基础人员，应该具备并不断提升自身的计算机操作能力及网络运用能力，提高工作效率。③提升写作表达能力：行政秘书人员在系部工作中负责相关的文书及上传下达的工作，写作表达能力是做好本职工作的首要条件。所以行政秘书应该增强文书知识，扩大见闻，不断提升自身的写作能力及表达能力。④加强档案学知识：保存档案是行政秘书人员的日常工作，所以档案学知识必不可少。科学地分类保存档案，合理地整理档案，做到档案管理工作的规范化，能够极大限度地减少档案查找的时间，提高工作效率。⑤学习沟通协调技巧：行政秘书是系部与领导、与学院职能部门、与其他系部的沟通协调的桥梁，掌握学习相关的沟通协调技巧与行政礼仪知识，有利于行政管理工作的协调沟通，减少人力物力的浪费，最大限度地提高工作效率。

3.3 提高心理品德素质：自信乐观、热情坦率、坚强勇敢，高度的自制力，良好地人际关系，都是有助于顺利出色完成行政管理工作任务的良好心理品质。行政秘书人员应通过对心理健康知识的学习，培养健康的心理品质。

作为系部行政秘书人员，明确工作任务，是先决条件；了解工作特点，是基本要求；提高工作意识则是必备的工作素养。行政秘书人员必须积极提高自身的工作意识，提升工作能力，才能出色地完成各项基层管理任务，才能达到协助部门领导的目的，才能更好地体现个人的工作及社会价值。

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