干部管理文件

干部管理文件（精选8篇）

干部管理文件 篇1

教学目标：

知识能力目标：

1、进一步理解文件、文件夹的概念及他们的命名规则。

2、掌握文件和文件夹的新建、重命名、移动、复制、粘贴多种操作方法。情感、态度、价值观：

1、通过对文件与文件夹的管理，培养学生具有初步的管理能力。

2、能够通过自己主动的分析与判断在众多的操作方法中，找出最方便、快捷的方法。教学重难点：

教学重点：学会对文件和文件夹的建立、重命名、移动和复制的多种方法。教学难点：学会科学地管理文件与文件夹。教具：多媒体教室 教法：

1、通过学生交流、师生交流、人机交流、学生活动等形式，培养学生利用信息技术的能力。

2、采用任务驱动的方式，培养学生主动进行学习的习惯。教学过程：

复习回顾，利用word来创建空白word文件引入新课

一、新建文件和文件夹

任务：在D盘上创建如下所示的文件夹：D:AA D: BB D: CC D: DD 方法：（1）菜单：“文件”→“新建”

（2）快捷菜单：右击选定窗口的空白处，选择“新建”（3）工具创建法

（4）使用文件和文件夹任务窗格，可以利用创建一个新文件夹链接创建文件夹

二、重命名文件和文件夹

任务：把D盘的D:下 AA文件夹更名“文档”，BB更名图片，CC更名MP3，DD改为影视。方法：（1）菜单：单击“文件” → “重命名”

（2）快捷菜单：右击对象，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”（3）鼠标单击两次文件或文件夹的“名字区”

三、复制、移动文件和文件夹

任务：把我的文档中文件移动到D盘的D: 相对应文件夹中

1、移动、复制的概念：

（1）移动：将所选文件或文件夹从某一磁盘（文件夹）移动到另一磁盘（文件夹）中。（2）复制：将所选文件或文件夹从某一磁盘（文件夹）移动拷贝到其它磁盘或同一磁盘的文件夹（若是同一文件夹，则需注意复制时的文件名不同。）

2、复制、移动的基本原理：

（1）移动：选定对象－－［剪切］CTRL＋X－－选定目标地－－［粘贴］CTRL＋V（2）复制：选定对象－－［复制］CTRL＋C－－选定目标地－－［粘贴］CTRL＋V

3、操作方法：选定对象后讲解（1）使用任务窗格 ：在文件夹窗格中单击“移动所选项目”或“复制所选项目”链接打开“移动项目”或“复制项目”对话框，单击目标文件夹，单击移动或复制按钮

（2）使用菜单：第一步“编辑”菜单—“复制”（或“剪切”）、Ctrl+C（或Ctrl+X）、右击选定对象选择复制（剪切），第二步选定目标地，第三步“编辑”—“粘贴” Ctrl+V

（3）鼠标拖动： ①同一磁盘中的复制：选中对象－按Ctrl再拖动选定的对象到目标地；

②不同磁盘中的复制：选中对象－拖动选定的对象到目标地； ③同一磁盘中的移动：选中对象－拖动选定的对象到目标地；

④不同磁盘中的移动：选中对象－按Shift键再拖动选定的对象到目标地。

（4）利用“发送”完成复制。移动与复制的区别：

1、从执行的步骤看：复制执行的是“复制”命令，而移动执行的是“剪切”命令

2、从执行的结果看：复制之后，在原位置和目标位置都有这个文件；而移动后，只有在目标位置有这个文件。

3、从执行的次数看：在复制中，执行一次“复制”命令可以“粘贴”无数次；而在移动中，执行一次“剪切”命令却只能“粘贴”一次。

练习：

1、在“本地磁盘D”驱动器中新建一个名称为“文稿”的文件夹。

2、打开“word”程序，创建一个word文档，并将其保存在“文稿”文件夹中，命名为“学习总结”。

3、在D盘中创建一个文件夹，命名为“学习”，将“文稿”文件夹中的“学习总结”文稿复制到“学习”文件夹中。

4、将“学习”文件夹移动到桌面。

小结：本节课我们学习了如何创建文件文件夹，文件和文件夹重命名，移动复制的多种操作方法。

作业：1创建文件夹有哪些方法？

2如何重命名文件？

3怎样移动文件？移动和复制文件有何区别？

干部管理文件 篇2

1. 电子文件概念是理解电子文件特点的前提。

被大家公认的“电子文件”定义是“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。那么，它为什么是理解电子文件特点的前提呢？首先，“电子文件”它别于“文件”，是一种特殊的文件，自然具有独特的“个性”。它是依赖计算机系统并以代码形式出现，因此它具有对计算机的依赖性和非人工识读性；它纪录于磁带、磁盘、光盘之上，因此就具有载体的多样性、信息存储的高密度性；它在系统中存取又在通信网络上传输，因此它就出现了信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性。不难看出：在电子文件的概念中，隐藏着电子文件的特点，即对计算机的依赖性、非人工识读性、载体的多样性、信息存储的高密度性、信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性等。因此，电子文件概念是理解电子文件特点的前提。由于，电子文件有其独到的个性，因此在实践管理中，电子文件的特性决定着电子文件管理的一切活动，如电子文件管理的理论研究、电子文件管理的原则确立、电子文件管理技术的研制、电子文件的保管方式等，都是根据电子文件的特性实施的。按照逻辑推理，电子文件决定电子文件的特性，电子文件特性决定着电子文件管理，因此电子文件决定着电子文件管理，那么不难理解，电子文件的概念是电子文件管理的基础。

2. 电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

无论何种管理，都是以理论做指导，只有正确的理论指引，才能获得科学的管理。电子文件决定着电子文件管理，电子文件概念是电子文件管理的基础，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

早在中国首届档案学博士论坛会上，为了奠定电子文件科学管理的理论基础，多位知名档案学者首先对电子文件的概念进行了比较性的探讨和深入研究，最有代表性的是陈子丹先生还为电子文件的内涵归纳出了“三条基本要素”。随后，在此基础上，多位档案专家依据电子文件的特性，阐述了电子文件管理的理论观点。黄霄羽女士指出“来源原则”仍然是当今电子文件时代档案专业的基本原则，特别强调：新来源观是透过电子文件的本质和特性，采用更加概念化、抽象化的来源，是更加适应电子文件的新特点、新挑战的来源原则。张宁教授也通过“文件连续体模型”，全面展示了“电子文件连续体理论”。她也特别指出：“电子文件连续体理论”是根据电子文件的种种特性指出、完善的，同时变得更加全面和科学[1]。美国档案专家瓦洛在《档案思想的自由贸易》和《美国档案工作者》中说：由于电子文件的到来，档案管理事业将完全被重新塑造、重新接受。国际档案理事会在《电子文件管理指南》中，也花大笔墨阐述了，将重新认定“电子文件生命周期理论”，并同时提出了电子文件管理的“前端控制”理论[2]。可以看出：电子文件管理理论的提出，都是根据电子文件的特性而来的，而电子文件的特性是由电子文件的概念决定的，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

3. 电子文件概念是电子文件管理原则确立的基础。

由于电子文件被赋予了许多比纸质文件所独有的“个性”，随之而来的就是种种新的管理思想和理念，只有这样，才能避免管理中的失误，有效保证电子文件的真实性、原始性和可靠性。为了达到新的管理标准所提出的要求，在管理中确立了许多电子文件的管理原则：（1）真实性保障原则，是依据电子文件易改性从而保证电子文件的真实性的原则。即归档后的电子文件中的元数据、背景信息和认证信息与电子文件形成时保持一致的原则。（2）完整性保障原则，是依据电子文件信息、载体与环境的不稳定性，从而保证电子文件的完整性的原则。包括电子文件整体的完整性和电子文件个体的完整性。（3）可读性保障原则，是指保证电子文件原始性、识读性的原则。即电子文件经过存储到迁移的整个过程后，仍可以识读并仍可以保证内容的原始性，也是依据电子文件的非识读性、可操作性而定的原则。（4）强制性原则，依据电子文件的不稳定性和可操作性，对于有价值的电子文件进行强制性收集的原则。（5）实时性原则，是依据电子文件的依赖性、集成性的特点，对电子文件做到“随时生成，随时存盘”的原则。可见，从制定“原则”的设想到“原则”的内容确立，都是因电子文件的特性而来，又因电子文件的特性而去，因此电子文件的特性决定着电子文件管理原则的内容，电子文件的概念是电子文件管理原则确立的基础。

4. 电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

在电子文件管理中，电子文件是否“安全”是电子文件管理过程的核心问题，而电子文件的“真实性”是决定电子文件是否“安全”的关键因素，而这种关键因素是由电子文件本身的特性：不稳定性、信息与载体的分离性和多媒体信息的集成性等决定的。美国档案专家戴·比尔曼先生也曾指出：要想证明电子文件的真实性，就必须保证文件在整个操作过程中未经改动。而“易改性”恰恰是电子文件的特性之一，因此防止电子文件“被改动”、防止电子文件所带来的“不真实性”的特点，是解决电子文件“安全”问题的关键。而维护这种“真实性”靠的是管理技术，因此电子文件的特性是电子文件管理技术研制的关键。寻根问底，也就是说，电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

为了保证电子文件的真实性，不少档案研究专家，研究出了维护电子文件真实性的管理技术，有“前端控制技术”、“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”等。前端控制技术是对电子文件管理系统的“设计阶段”所实施的有效控制，把电子文件全程管理理念的所有要求，提前设计在管理系统之中，是基于电子文件的易改性和信息与载体的分离性而提出的解决电子文件“不安定”的技术。可以看出，从技术的设计理念到技术的内容和操控，电子文件概念是基础。“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”也都是为了维护电子文件信息的安全，保证电子文件的原始性、真实性、凭证作用而研制的。那么，设计者为什么都会如此“担心”？也都是因为电子文件独有的特性，时刻会带来“非原始性”的、无凭证作用的电子档案所引起的。为了突出电子文件的概念在技术研究中的地位，露西亚娜杜兰蒂女士在介绍她主持的inter PARES项目，所涉及的四个研究领域时，把电子文件真实性保存的“概念需求”放到了第一位，这也说明“概念”对研究的重要性。在介绍她的成果时，还突出强调：保证电子文件的真实性的最佳方法，就是从电子文件的外部入手，“外部之手”言外之意就告诉我们，电子文件的特性是固有的，是不能改变的，应按照电子文件的特点和形成规律进行研究和设计。她随后又特别强调自己的观点：严格控制文件的形成和管理程序，对整个过程进行严格控制，不采取全程管理的眼光，就不可能管理电子文件。这番话又一次说明，电子文件的特性对电子文件管理的重要性，可见电子文件概念是保证电子文件真实性的关键，是电子文件管理技术研制的基础。

5. 电子文件的概念决定着电子文件保管方式的选择。

目前，电子文件归档后的保管方式有以下几种：多重双套制存储、信息备份和数据迁移。其中，多重双套制存储方式，包括电子和纸质双套制、电子双套制、本地和异地双套制、多重双套制存储。电子和纸质双套制：即鉴于电子文件信息与载体的不稳定性、电子文件的易改性，在电子文件管理技术还不太成熟的条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件，采取电子与纸质版本双套并存的保管形式，以达到利用时相互参照。电子双套制：为了避免电子文件信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息的可操作性等特点，确保电子档案的凭证价值而制作的两套电子档案。本地和异地双套制：异地保存是档案管理部门利用电子文件的高密度性而对电子档案实行的跨省份区域的备份制度，即在两个不同省份的档案管理部门，相互建立电子档案备份中心，从而保证纸质档案损坏时，异地电子档案的完整性。信息备份：是为了确保电子文件信息安全而采取的重要措施，是归档电子文件的脱机备份，从而保证在网络黑客和病毒入侵时，电子文件信息的原始性。数据迁移：是为了适应信息技术不断发展的需要，使电子档案在新的设备环境中继续保持“识读性”而采取的数据导入过程。从这些电子文件的保管方式的内容来看，保管方式的选择，都是根据电子文件的特性进行确定的，因此电子文件的特性决定电子文件保管方式的选择，究其根源：电子文件的概念决定着电子文件的保管方式。

总之，电子文件的概念在电子文件管理中，所起的作用不胜枚举，电子文件的管理理念，更是千差万别、多种多样，笔者的观点，旨在给那些对电子文件管理还感到迷惑不解、无从下手的人们一些帮助，起到抛砖引玉的作用。

摘要：电子文件独特的个性所带来的新的管理方式, 使得目前信息技术知识还未被完全掌握, 信息化水平还未达到理想标准。笔者认为, 对电子文件概念的理解与掌握, 是搞好电子文件管理的基础。

关键词：电子文件,概念,管理,基础

参考文献

[1]石玉, 李肖军.电子文件前端控制理论浅析[J].档案, 2009 (5) .

脱机文件管理好 篇3

允许使用脱机文件

在网络环境中，进行文件共享交流是常有的事情，为了提高交流效率，很多用户动足了脑筋，总结出了很多共享交流心得。不过，一些共享交流技巧，在网络传输不稳定的工作场合下，根本无用武之地，因为每次进行文件共享交流时，客户机都要通过网络重新访问共享内容。有鉴于此，Windows 7系统开始支持脱机文件功能，利用该功能，客户机只要访问过一次共享内容，就能自动在本地硬盘生成副本信息，日后即使网络不通，共享交流也能照常进行。但是，在使用共享脱机文件之前，我们必须进行如下操作，来让系统允许用户使用脱机文件：

首先依次点击“开始”|“运行”命令，弹出系统运行对话框，输入“gpedit.msc”字符串命令，单击“确定”按钮，展开系统组策略编辑界面。从该编辑界面左侧显示区域，找到“计算机配置”|“管理模板”|“网络”|“脱机文件”节点选项。

其次用鼠标双击目标节点下面的“允许或不允许使用‘脱机文件’功能”组策略，切换到如图1所示的组策略属性对话框，检查“已启用”选项是否处于选中状态，要是没有被选中，那就意味着Windows 7系统不允许用户使用脱机文件，只有重新选中它，再按下“确定”按钮，才能保证Windows 7系统在访问共享文件夹后，自动将副本内容存储到本地系统硬盘中。

创建脱机文件共享

一般来说，开启了脱机文件功能后，只要本地系统与远程共享主机相连，那么打开的就是远程共享主机中的内容，如果断开共享网络连接，也能访问共享内容，原来在脱机连接时，远程共享主机中的内容会在本地硬盘中创建好副本信息，这个时候访问的就是副本内容。当本地系统再次与远程共享主机连接时，修改后的共享内容就会自动与远程共享主机中的内容保持同步。

在Windows 7系统中创建脱机文件共享连接时，先将本地计算机正确接入到单位局域网，通过网上邻居窗口或网络窗口找到远程共享主机，用鼠标右键单击共享文件夹图标，点击快捷菜单中的“属性”命令，切换到共享文件夹属性对话框。

选择“共享”选项卡，在共享选项设置页面中按下“高级共享”按钮，弹出共享文件夹高级属性框，按下“缓存”按钮，展开如图2所示的共享文件脱机设置对话框，将这里的“用户从该共享打开的所有文件和程序将自动在脱机状态下可用”选项选中，同时一并选中“已进行性能优化”等选项，确认后退出设置对话框。之后，我们就能发现共享文件夹图标上，自动标有脱机文件标志。

当本地计算机与单位局域网的共享主机处于断开连接状态时，我们将无法访问共享内容，所以，还需要在网络连接正常的情况下，为脱机共享文件夹在本地系统硬盘中创建一个共享访问快捷方式。在进行这种操作时，可以用鼠标右键单击之前已经设置为脱机的共享文件夹，点击右键菜单中的“映射网络驱动器”命令，切换到网络驱动器映射设置对话框，设置好合适的磁盘分区符号，假设这里将“X”盘符分配给网络驱动器。设置操作结束后，打开Windows 7系统的计算机窗口，我们将能看到一个“X”盘，用鼠标双击该分区图标，就能快速访问到脱机状态下的共享文件了。

日后，在不同的工作场合下，访问脱机文件的情况是不一样的。例如，当将本地计算机连接到单位网络中时，那么访问“X”盘时，访问的其实是远程共享主机中的内容，当本地计算机从单位网络中断开连接时，那么访问“X”盘时，访问的其实是共享文件在本地硬盘中的副本内容，这一点，我们一定要分辨清楚，才能合理使用脱机文件提高工作效率。

调整脱机文件位置

在长时间工作之后，大家常常会感觉到C盘分区空间容量会越来越少，这将会严重影响系统工作性能。之所以会发生这种现象，主要是在缺省状态下，Windows系统会将脱机文件保存位置指向本地硬盘的C盘分区，时间一长，C盘分区空间自然会大幅度地减少。为了不让脱机文件功能占用C盘分区空间，影响系统工作性能，我们可以按照下面的操作，将Windows 7系统的脱机文件缓存位置转移到“E：＼111”文件夹中：

首先以系统管理员身份登录Windows 7系统，依次选择“开始”|“运行”命令，在弹出的系统运行对话框中，输入“regedit”命令，单击“确定”按钮，切换到系统注册表编辑界面。找到该界面左侧显示区域中的HKEY_LOCAL_MACHINE＼System＼CurrentControlSet＼Services＼CSC＼Parameters节点，检查该节点下面是否存在“MigrationParameters”双字节键值，如果没有找到该键值时，可以手工创建好该键值，同时用鼠标双击之，打开目标键值的编辑对话框，输入数值“1”，确认后退出设置对话框。

其次打开DOS命令行窗口，使用“cd”命令将当前目录切换到“c：＼windows＼system32＼migwiz”，再执行“migwiz.exe”命令，打开Windows系统轻松传送向导设置框，选中“外部硬盘或USB闪存驱动器”选项，按下“这是我的旧计算机”按钮，选择“自定义”选项，定义好需要转移的内容，这里我们只要选中脱机文件选项，之后点击“下一步”按钮，插入优盘后就开始转移了。

返回系统注册表编辑窗口，找到该窗口下的HKEY_LOCAL_MACHINE＼System＼CurrentControlSet＼Services＼CSC＼Parameters节点，检查该节点下面是否存在字符串键值“CacheLocation”，如果找不到该键值时，可以手工创建一个，同时用鼠标双击该键值，切换到该键值的编辑对话框中，设置好脱机文件新的保存位置，比方说，如果希望将脱机文件保存到“E：＼111”文件夹中，只要将“E：＼111”路径填写在这里即可（如图3所示），确认后退出设置对话框。

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将Windows系统重新启动一下，进入DOS命令行窗口，使用“cd”命令将当前目录切换到“c：＼windows＼system32＼migwiz”路径，再次执行“migwiz.exe”命令，打开Windows系统轻松传送向导设置框，依照提示导入新的保存路径，同时进行文件转移操作，这样脱机文件的保存位置就能指向新的路径了。

解决脱机文件冲突

使用脱机文件功能访问共享文件的好处，主要是不管本地计算机是否连接到网络中，都能在本地系统中修改编辑共享内容，修改编辑的结果也存储在本地硬盘中，而其他用户也能通过网络修改远程共享主机中的相应共享内容。远程共享主机中的某一文件夹，还能与其他的计算机建立脱机访问关系，这样，当其他计算机与远程共享主机相互连接时，共享内容就能自动进行同步，不过这也容易造成脱机文件相互冲突。

这个时候，脱机文件功能会自动解决好共享内容的冲突。要是共享文件夹中只是增加或减少了文件，那么系统会自动以多的为标准，要是在脱机状态下编辑并修改了相同的共享文件，那么对应文件不同版本的冲突，会被脱机功能自动识别出来，同时会弹出提示，要求用户究竟选用什么版本的内容保存到远程共享主机中，提示内容包括哪个文件版本比较新，文件保存在哪一台计算机中，文件最后保存的时间是什么等。如果选中提示对话框中的“保存这两个版本”选项时，那么最新版本的文件将会被自动重新命名，新的文件名称一般为原始文件名称加上编辑修改过的那台计算机名。

保护脱机文件安全

由于在脱机连接的情况下，我们仍然能够访问之前调用过的共享文件。如果脱机文件功能被一些不怀好意的用户偷偷利用，他们只要打开脱机文件夹窗口，就能将一些十分重要的隐私信息从脱机文件夹中带走，这样就会发生安全泄密事故。为了保护脱机共享文件夹安全，我们应该对该文件夹进行加密保护，限制普通用户去随意访问其中的内容，下面就是具体的安全保护措施：

首先依次选择“开始”|“控制面板”选项，切换到系统控制面板窗口，将该窗口默认的查看方式调整为“小图标”方式，同时双击其中的“同步中心”图标，进入同步中心窗口，点击左侧显示窗格中的“管理脱机文件”按钮，弹出脱机文件设置对话框。

其次选择“加密”选项卡，进入加密选项设置页面（如图4所示），按下“加密”按钮，那么Windows 7系统就会利用内置的EFS加密功能，为脱机文件夹提供安全保护了，此时外人即使和我们使用相同的计算机，但只要他们使用与自己不一样的账号登录Windows 7系统时，就不能悄悄访问到脱机文件夹中的隐私信息。当然，这里的加密功能，只对本地硬盘中的脱机内容有效，而不会对文件的网络版本有效。

如果本地计算机中安装的Windows系统不支持EFS加密功能，那么打开脱机文件设置对话框时，我们将看不到“加密”选项卡。这个时候，我们应该临时关闭共享文件夹的脱机访问功能，以彻底保护隐私信息的安全。要做到这一点，只要先进入脱机文件设置对话框，选择“常规”选项卡，按下对应选项设置页面中的“禁用脱机文件”按钮（如图5所示），确认后保存设置即可。

集中管理脱机文件

为不同计算机中的共享文件夹开启脱机访问功能后，脱机文件默认保存的路径会不同，这无疑为用户的高效管理带来了麻烦。如果要经常查看脱机文件，不妨巧妙利用Windows 7系统的库功能，来对脱机文件进行集中管理。

首先创建脱机文件库。依次点击“开始”|“所有程序”|“附件”|“Windows资源管理器”选项，打开Windows 7系统的资源管理器窗口，用鼠标右键单击该窗口左侧区域的“库”选项，逐一选择快捷菜单中的“新建”|“库”命令，将新创建的库名称设置为“脱机文件”。

其次要让隐藏的脱机文件显示出来。在Windows 7系统的资源管理器窗口中，依次选择“组织”|“文件夹和搜索选项”命令，切换到文件夹和搜索选项对话框，点击“查看”选项卡，打开如图6所示的选项设置页面，取消选中“隐藏受保护的操作系统文件”选项，同时将“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”选项选中，确保后保存设置操作，这样就能正常访问脱机文件夹中的内容了。

下面添加脱机内容到Windows 7系统的“脱机文件”库中。打开系统资源管理器窗口，找到需要添加的脱机文件夹，用鼠标右键单击之，选择右键菜单中的“包含到库中”|“脱机文件”选项，就能将目标内容添加到脱机文件库中了。日后，通过Win7系统库功能，就能高效地访问和管理脱机文件了。

办公电脑文件管理-5S管理 篇4

整理：将要与不要的分开

第一步：整理：（没有标识的产品，属于不合格产品）删除没用或可要可不要的文件。

1、按访问日期排列文件，将半年以上或时间远久的文件删掉或刻盘保存（做时间记录）。

2、对不知什么内容（无注明）的文件，毫不犹豫的删除。

第二步：整顿：将各类文件进行归类存放，类别，先大类在小类，按类规则选取。

1、归类与删除。分清文件类型归放地。去除修改前相同的备份文件。

2、名称定义清晰，盘名、文件夹名取名应“见名知义”，频繁使用应建立特殊图标以示区别。

3、区分常用与不常用，常用的文件应放在显著的地方，不应放在深层文件夹中更不可放到压缩包中。

4、目录资料建立树状文档，便于查找。

5、各类型文件繁多，可用Dorplt类小工个实现快速分类管理文件。

第三步：清扫：借助360安全卫士、QQ电脑管家等第三方软件，定时定期对程序文件夹、桌面、系统等文件垃圾完成清理。

为减少系统C盘程序运行产生文件垃圾，提高电脑运行效率。软件的安装建议以下几点：

1、与操作系统有非常密切联系的软件，直接安装在系统盘的ProgramFiles文件夹，其他的软件均可安装在其他盘的ProgramFiles文件夹，尽量系统盘保持清洁的系统。

2、易生成文件碎片和有有保留记录的软件，同上装在其他盘上。如D盘的ProgramFiles文件夹。

3、用D盘或E盘中的ProgramFiles文件夹，专门设立一个存放无需注册系统的绿色软件文件夹。

4、程序快捷图标，仅设立一个与程序链接，无需在桌面、开始菜单、快速启动栏中三方或两方重复出现。程序快捷图标存放可以这样安放，不常用但不能少的快捷图标可以放在开始菜单里，常用的快捷图标可以放在桌面，常用需启动快捷图标放在快速启动栏中但安装量保持三四个不可多。

5、桌面整洁，可以启用360安全桌面，分类存放小图标，使电脑桌面仅留三五个图标变得整洁美丽。

第四步清洁：保持清扫效果。

除了定期整理文件外，养成三种文件随时删除习惯。

1、修改文章前无定稿的文件。若需备份可放在金山快盘或金山T盘。

2、解压文件解压后及时删除压缩包。若需保存做好标注可开辟专门文件夹存放。

3、下载的文件，指定下载存放文件夹中的分类文件夹。如在迅雷下载文件夹中建立分类文件夹。

总之，保洁就是不要随便存放文件，做到不要的文件随时删。

投诉管理参考文件 篇5

1、目的和适用范围：

为了改进公司内部管理机制，加强部门间相互监督，相互促进力度，减少工作中各单位之间的互相推诿现象，提高工作效率。

本制度适用于处理公司内各部门、车间之间的工作投诉和员工对各种问题的合理化建议管理。

2、投诉建议内容 2.1受理的内容和范围

2.1.1关于技术工艺、操作方法、作业流程、生产管理、质量管理、设备维护等问题的投诉及改进建议

2.1.2降低成本、管理费用及提高材料、废次料利用率的改进建议 2.1.3有利于公司财产和员工人身安全的改进建议

2.1.4部门、车间间难于协调解决的，对本部门工作造成重大影响和损失的问题 投诉

2.1.5其他有利于公司发展的建议 2.2不受理的内容和范围 2.2.1不属于工作范畴的个人私事 2.2.2诉苦、埋怨或个人薪酬问题

2.2.3对他人进行人身攻击或故意打击报复他人的恶意投诉

2.2.4一般性的日常产品质量投诉，及日常管理范畴中本部门领导可以自行协调解决的投诉问题

2.2.5之前已接受投诉现正处于整改之中的问题

3、投诉或建议方式：

3.1投诉方式：必须以书面形式进行投诉，投诉单具体格式不限，但必须写明责任部门、责任人、投诉人、投诉时间等

3.2建议方式：必须以书面形式建议，建议单具体格式不限，但必须写明建议改进的内容、原因、预期改进效果或效益等。

4、受理部门

总经办为公司的工作投诉或建议受理部门，总经办主任有权决定是否受理

5、处理程序：

5.1所投诉的内容必须经本部门的主管领导签字确认后才上报，尽量做到对本部门工作的投诉由本部门自行协调处理好

5.2对所投诉问题由总经办负责调查核实，若投诉内容属实的，将由公司总经理责成有关责任部门限期整改

5.3每单投诉经调查核实，按其造成影响的大小和造成损失的程度，将酌情予以20~100元的处罚

5.4被投诉的责任部门如未能在规定的期限内做出处理反馈意见（承诺），则每拖期一天对部门责任人罚款10元

5.5被投诉的责任部门如在承诺的日期内未能采取有效的改进措施或整改效果达不到承诺要求，则由总经办对责任部门发出整改通知单，如责任部门在整改通知要求日期前仍未采取有效的整改措施，则对责任部门负责人罚款50~100元

5.6对于纯粹的投诉，如果属于受理范围，根据实际情况奖励5~50元

5.7对可以明显地计算出经济效益的合理化建议，对投诉人一次性奖励所取得的经济效益的10~30 5.8对难于明显地计算出经济效益的合理化建议，对投诉人实施如下奖励

5.8.1对现有技术工艺、操作方法、作业流程、质量管理、设备维护、管理方法等有明显改善

5.8.2对于其他有利于公司发展的合理化建议依据实际情况酌情奖励。6本制度从发布之日起实施。

顾客投诉处理程序

1.0 目的：及时、有效地处理顾客投诉，确保顾客满意。

2.0 适用范围：适用于公司管理服务过程中所出现的各种投诉处理工作。3.0 职责

3.1 业务部、品质管理部负责顾客直接或间接投诉信息的收集、登记、汇总、分析、传递、处理、验证； 3.2 相关部门负责实施过程的处理及对解决措施的有效性进行验证； 4.0 程序

4.1 顾客投诉的受理

4.1.1 公司品质管理部为公司受理顾客投诉的责任部门,其它职能部门（人员）接到投诉，应在2个工作日内转交品质管理部，由品质管理部统一受理;4.2 投诉的识别

a)有效投诉：指顾客对公司提供服务的内容、承诺及服务质量的投诉;b)无效投诉：指顾客对公司服务承诺范围以外的投诉。4.3 管理部对有效投诉的处理

4.3.1 接诉人填写《顾客投诉处理登记表》，对需管理处处理的投诉应填写《顾客投诉转交签认单》,并在2个工作日内转交相关管理处，由相关管理部门负责处理,并在处理完后1个工作日内将处理 结果反馈给品质管理部;4.3.2 有效投诉需要2个以上部门共同处理时，由品质管理部统一协调处理;4.3.3 对于严重有损于公司形象的重大投诉，由品质管理部核定确认并提出处理意见，报管理者代表审批。4.4 品质管理部对无效投诉的处理

4.4.1 品质管理部接到对我司材料供应商的投诉后, 填写《顾客投诉处理登记表》和《顾客投诉转交签认单》, 并于4个工作日内转交到开发商的相关部门。

4.4.2 品质管理部接到其它无效投诉,由接诉人填写《顾客投诉处理登记表》，并在2个工作日内向投诉人做好解释工作。4.5 顾客投诉回访

自投诉处理过程结束时起，由品质管理部或业务部在3日内采取电话回访的方式进行回访验证，并填写《访问顾客记录表》。4.6 顾客投诉定期分析

4.6.1 品质管理部每月2日前应当将上月投诉工作处理事项汇总后报管理者代表。4.6.2 品质管理部对顾客投诉每半年进行一次汇总分析，并把投诉分析出来的数据作为年终管理评审输入。4.6.3 对反复出现的顾客投诉问题，品质管理部应报管理者代表，由管理者代表组织有关部门召开会议进行分析解决，并采取有效的纠正预防措施。

售后投诉服务流程

分级管理文件 篇6

关于印发重庆市基层医疗卫生机构 基本公共卫生服务项目分级管理

指导意见的通知

各区县（自治县）卫生局、北部新区社发局：

为规范和扎实做好我市基本公共卫生服务项目工作，根据《国家基本公共卫生服务规范（2011年版）》要求，结合我市实际情况，特制定《重庆市基层医疗卫生机构基本公共卫生服务项目分级管理指导意见》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

附件：重庆市基层医疗卫生机构基本公共卫生服务项目分级管理指导意见。

二〇一二年二月三日（信息公开形式：依申请公开）主题词：卫生 公共卫生 管理 通知

重庆市卫生局办公室 2012年2月3日印发 重庆市基层医疗卫生机构基本公共卫生

服务项目分级管理指导意见

为进一步规范基本公共卫生服务项目管理，更好地为全市城乡居民提供均等的基本公共卫生服务，切实将基本公共卫生服务项目工作落到实处，我市按照《国家基本公共卫生服务规范（2011年版）》项目内容，结合全市实际情况，对基层医疗卫生机构实施基本公共卫生服务项目职责作了进一步的明确，特制定了本指导意见。

一、城乡居民健康档案管理

（一）社区卫生服务中心/乡镇卫生院职责：为辖区居民建立健康档案（含电子档案）、开展健康体检；为已建档城乡居民做好门诊或住院病人电子档案的更新、维护和使用；做好建档质量控制，对乡村（社区）医生建档工作进行督查和指导，确保建档规范。做好辖区（街道/镇）的档案收集、上报和汇总工作。负责辖区居民死因登记卡的网络直报工作。

（二）社区卫生服务站（村卫生室）职责：有条件的社区卫生服务站（村卫生室）负责本辖区的健康档案建立、维护和使用，负责辖区居民死亡病例的报告，填写居民死因登记卡上报社区卫生服务中心/乡镇卫生院。

二、健康教育

（一）社区卫生服务中心/乡镇卫生院职责：每年提供不少于12种内容的印刷资料和6种内容的音像资料；设置不少于2个健康教育宣传栏，每2个月更换1次健康教育宣传栏内容；每年开展9次公众健康咨询活动，每月要举办1次健康知识讲座，并保存好健康教育讲座通知、内容、签到册、图片、简报等相关资料；医务人员在提供门诊医疗、上门访视等医疗卫生服务时，开展有针对性的个体化健康知识和健康技能的教育。在各类健康教育资料和活动中，中医药内容要占1/3以上，并保存相关资料。负责收集、汇总、上报和反馈辖区健康教育开展情况。

（二）社区卫生服务站（村卫生室）职责：村卫生室/社区卫生服务站设置健康教育宣传栏1个，每2个月更换1次健康教育宣传栏内容；向辖区群众发放健康教育印刷资料、播放音像资料；协助乡镇卫生院/社区卫生服务中心开展公众健康咨询活动；每2个月举办1次健康知识讲座；在提供门诊医疗、上门访视等医疗卫生服务时，开展有针对性的个体化健康知识和健康技能的教育。在各类健康教育资料和活动中，中医药内容要占1/3以上。

三、预防接种

（一）社区卫生服务中心/乡镇卫生院职责：做好辖区内0-6岁儿童预防接种卡、证及资料管理（含电子档案），建证、建卡率达95%以上；根据国家免疫规划疫苗接种程序，对适龄儿童进行常规接种（接种率达到国家要求）；按照上级要求组织开展疫苗查漏补种和强化免疫，接种率达到有关要求；规范冷链管理，保证疫苗冷链运转；发现疑似预防接种异常反应，应按照《预防接种工作规范》的要求进行报告、登记和处理；按市示范化门诊建设方案要求做好示范化门诊建设，规范预防接种操作。负责收集、汇总、上报和反馈辖区预防接种管理信息。

（二）社区卫生服务站（村卫生室）职责：掌握辖区预防接种儿童数（包括流动儿童），通知预防接种对象（儿童）按时接种，协助做好接种对象建档、常规接种、强化免疫、查漏补种、传染病调查及免疫规划综合检查等工作。

四、0～6岁儿童健康管理

（一）社区卫生服务中心（乡镇卫生院）职责：按照要求做好辖区新生儿家庭访视、满月健康管理、婴幼儿健康管理、学龄前儿童健康管理；指导有条件的社区卫生服务站（村卫生室）开展新生儿家庭访视；收集、汇总、上报和反馈辖区儿童健康管理信息。

（二）社区卫生服务站（村卫生室）职责：建立0～6岁儿童花名册，掌握辖区儿童数和变化情况；协助社区卫生服务中心（乡镇卫生院）做好新生儿家庭访视、满月健康管理、婴幼儿和学龄前儿童的健康管理；有条件的开展新生儿家庭访视，进行健康指导，做好访视的记录和资料的保存。

五、孕产妇健康管理

（一）社区卫生服务中心（乡镇卫生院）职责：按照要求做好辖区孕妇的孕早期和孕中期健康管理、产后访视和产后42天健康检查；督促孕妇在孕晚期到有助产资质的医疗保健机构进行健康管理和随访；收集、汇总、上报和反馈辖区孕产妇健康管理信息。

（二）社区卫生服务站（村卫生室）职责：建立辖区孕产妇花名册，掌握辖区孕产妇情况；负责宣传和通知孕产妇按时接受检查，做好通知记录；协助社区卫生服务中心（乡镇卫生院）做好孕期保健和产后访视；有条件的在社区卫生服务中心（乡镇卫生院）指导下开展产后访视工作，做好健康指导和工作记录。

六、老年人健康管理

（一）社区卫生服务中心/乡镇卫生院职责：每年必须为辖区老年人进行1次健康管理服务，包括提供一次全面的健康体检、生活方式和健康状况评估和健康指导。负责收集、汇总、上报和反馈辖区老年人健康管理信息。

（二）社区卫生服务站（村卫生室）职责：掌握所辖区65岁以上老年人数，负责通知辖区服务对象到乡镇卫生院/社区卫生服务中心进行健康体检，负责健康体检结果的通知并提供健康指导。

七、慢病患者健康管理

（一）高血压患者健康管理

1.社区卫生服务中心/乡镇卫生院职责：通过门诊、健康体检、机会性筛查等发现高血压患者，并将确诊的患者及时通知辖区社区（乡村）医生，每年必须为高血压患者进行1次较全面的健康检查；每年必须为服务对象中高血压患者提供4次（每季度一次）面对面的随访（每次均要测血压、评估生活方式改变情况、药物治疗情况、提供健康指导）；指导社区（乡村）医生做好高危人群生活方式随访与健康指导。2.社区卫生服务站（村卫生室）职责：通过村卫生室/社区卫生服务站给城乡居民提供门诊服务时，做好高血压病筛查、对高危人群进行生活方式指导；掌握辖区已确诊高血压患者数，有条件的村卫生室/社区卫生服务站可开展随访服务；按社区卫生服务中心/乡镇卫生院工作安排，按时通知高血压患者进行健康检查，负责健康检查结果的通知与健康指导。

（二）2型糖尿病患者健康管理

1.社区卫生服务中心/乡镇卫生院职责：通过门诊、健康体检、机会性筛查等发现高血压患者，并将确诊患者及时通知辖区乡村（社区）医生，每年必须为2型糖尿病患者进行1次较全面的健康检查；每年必须为服务对象中2型糖尿病患者提供至少4次（每季度一次）面对面的随访（每次均要测血压、血糖、评估生活方式改变情况、药物治疗情况、提供健康指导）；指导社区（乡村）医生做好高危人群生活方式随访与健康指导。

2.社区卫生服务站（村卫生室）职责：通过村卫生室/社区卫生服务站给城乡居民提供门诊服务时，做好2型糖尿病患者筛查，对高危人群进行健康指导；掌握辖区已确诊2型糖尿病患者数，有条件的村卫生室/社区卫生服务站可开展随访服务；按乡镇卫生院/社区卫生服务中心工作安排，按时通知2型糖尿病患者进行健康检查，负责健康检查结果的通知并提供健康指导。

八、重性精神疾病患者管理

（一）社区卫生服务中心/乡镇卫生院职责：承担辖区重性精神疾病患者信息收集与报告工作；对辖区确诊的重性精神病患者进行登记并建立健康档案。在精神病防治专业公共卫生机构指导下，定期随访患者，指导患者服药，向家属提供护理指导。向精神卫生机构转诊疾病复发者。在患者病情许可的情况下，征得监护人与患者本人同意后，对重性精神疾病患者每年进行1次健康检查。

（二）社区卫生服务站（村卫生室）职责：协助社区卫生服务中心/乡镇卫生院开展重性精神病患者管理工作。对在家居住的病情稳定和基本稳定患者每年要提供4次面对面的治疗随访，指导监护人督促患者按时按量服药，督促患者按时复诊。

九、传染病及突发公共卫生事件报告和处理

（一）社区卫生服务中心/乡镇卫生院职责：建立疫情管理及突发公共卫生事件管理制度，协助开展传染病和突发公共卫生事件的报告和处置。发现疫情（聚集性病例）及突发公共卫生事件要填写《突发公共卫生事件相关信息报告卡》并按规定及时报告，报告及时率达100%。协助区县专业公共卫生机构开展传染病和突发公共卫生事件的报告和处置工作。保存各类报告卡等档案资料至少3年以上。负责收集、汇总、上报和反馈辖区传染病和突发公共卫生事件报告和处置情况。

（二）社区卫生服务站（村卫生室）职责：发现传染病及突发公共卫生事件要按规定报告，协助乡镇卫生院/社区卫生服务中心做好疫情及突发公共卫生事件处理和相关传染病的管理。

十、卫生监督协管

（一）社区卫生服务中心/乡镇卫生院职责：设立专（兼）职卫生监督协管员。按照《重庆市卫生监督协管服务实施规范（2011年版）》要求，在区县卫生监督机构的指导下开展食品安全信息报告、职业卫生咨询指导、非法行医和非法采供血信息报告工作；协助区县卫生监督机构做好饮用水卫生安全、学校卫生、非法行医和非法采供血实地巡查工作。负责收集、汇总、上报和反馈辖区卫生监督协管情况。

干部管理文件 篇7

一、纸质文件与电子文件的概念及来源

纸质文件是指以纸张作为载体的一种文件。纸张是中国古代四大发明之一,纸质文件最先产生在中国。东汉时已经开始用纸张书写文件,魏晋以后纸质文件逐渐增多,但官府公文仍以简为主。到东晋末叶,公元403年底,桓玄代晋自立,下令公文全部用纸书写。他在诏令中说:“古无纸,故用简,非主于敬也。今诸用简者,皆以黄纸代之。”从此纸质档案大量产生。从4世纪到17世纪末,中国造纸术先后传入越南、朝鲜、日本、阿拉伯国家、欧洲各国、美洲大陆,乃至全世界,促进了世界档案事业的发展。纸质文件优点较多,便于管理和利用。

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻、更广泛、更具实质性的含义和意义。

从1946年第一台电子计算机诞生至现在,只有短短的60多年,电子计算机运用广泛,成为电子文件产生的主要工具。电子文件是20世纪90年代初开始使用的一个词汇。国外最早提出这一概念的是1988年美国纽约州档案馆出版的一本题为《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》的报告。也就是说,使用电子文件这一概念在发达国家也不过才20多年。

二、电子文件与纸质文件的共存关系

每份电子文件自它诞生之日起,都将会与纸质文件共存一段时间。或是先有纸质文件,之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本(常见于各类合同文件的扫描等情况),这就是纸质文件的转化。纸质文件的转化通常有两种情况:一是单位收到外来文件后立即转化,使文件在流转过程中就具有纸质和电子两种版本。二是对已经归档的纸质档案实施转化,文件流转完成后才有两种版本;或是在业务活动中用计算机直接生成电子文件,但出于对文件的法律效率要求或书面阅读的需要,又将电子文件转换成纸质文件(例如各类会议纪要及公文等)。这种转换也有两种类型:一是在计算机系统中完成文件制作后,通过网络(电子邮件、办公自动化等)发送,传输的电子文件被接收后,以纸质文件形式输出生效,从而使文件在流转过程中即有两种版本。二是在归档时或归档后为电子文件制作备份。在这种情况下,文件在流转完成后才有两种版本。根据上述两种情况,可以把纸质文件与电子文件的共存状态分为“双套制”和“双轨制”两种类型。

所谓双套制,是指文件归档后二者的共存,亦称为“双套归档”。双套制的实现,可以是对电子文件制作纸质拷贝;也可以是对纸质文件进行电子转化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。

所谓双轨制,是指在文件生成、运转过程中二者的共存,即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的单位在文件进入流转过程时就形成电子和纸质两种版本,业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然在流转结束后,双轨制大多导致双套归档。因此可以说,双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式,双轨制通常包含了双套制。

无论是双套制还是双轨制,都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是双套制是后端共存,电子文件基本上可以看作是纸质文件的电子副本,它的“文件”属性和证据力是不完整的。而双轨制是全程共存,电子文件也是“原始文本”,生成时即具有效力,参与相关的事务处理。

三、电子文件与纸质文件管理的互相影响

由于电子文件的产生,纸质文件管理的方法开始发生变化,主要表现为以下几方面:

(一)电子文件管理简化了纸质文件管理的流程。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用,其他部门可以通过借阅审批后直接在网上调用,无须到办文部门查阅原始文本,因此,文件形成部门可以在文件流程完结后即时进行归档。这就使得业务人员可以将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排,并尽可能提前在文件生成初期所需要完成的工作时间。纸质文件的随时归档不仅减轻了各业务部门保管文件的压力,也减少了个人存放文件保管不善等问题,提高了归档齐全率。

提前归档使档案部门接收归档文件的时间点明显前移。由于文件在办文部门几乎没有停留,归档之时不少文件还与现行事务具有密切的关联,单位内部或是外部审计的查阅还比较频繁。因此,业务部门需要更多地与档案部门沟通,档案部门也能够更清楚地了解文件的现行价值以及流转过程。这就使得档案部门的介入时机超前于归档,能够在所有文件归档前对单位的整体事务有较为具体的了解,方便之后的整理分类。

由于电子文件能够提供快速度、多途径的全文检索功能,以及随时随处的网上利用,不同人员同时利用的便利让大家更加乐于利用电子文件。同时,通过在检索软件中标明纸质文件的存放位置,可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来,对纸质档案实体上架的要求就降低了,只要排列有序,位置明确,就可以借助检索功能实现纸质档案的快速查询、调阅。同时,对立卷工作的简化带动了相关步骤的简化,如上架排列、档案统计、手工检索工具编制等,档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来,更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。

(二)纸质文件管理促进了电子文件管理的完善。电子文件管理面临的最大挑战是如何保障电子文件管理中的信息安全。电子文件信息安全是指电子文件信息在其生成、保存和利用过程中受到保护,不因偶然和恶意的原因而遭到破坏、更改和泄露,确保其真实性、完整性、系统性、原始性、可读性和可靠性,并确保电子文件信息网络系统连续正常运行。

仅从技术而言,对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。实际上,人们对纸质文件的信任更多是来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。而电子文件的安全性管理中的一些思路可以从纸质文件管理中获取经验。如价值鉴定、著录标引、信息编研与开发等都从纸质文件、档案的管理中继承了有益的经验。危机管理思想是风险管理思想的补充,传统档案保护讲究的“预防为主,防治结合”的思想在现代电子文件管理中也是适用的。

可见,电子文件与纸质文件管理间的关系并不是对立、被动的,二者在互相学习、互相借鉴中互为阶梯、互补长短。在这些相互影响和作用中,各自调整自身的定位,并逐渐融合为一套综合性的管理方法和管理系统。文件本身的发展与变化是一种不可抗力,文件管理的变化则需要档案工作者的主动应对,两种文件的相互影响给我们带来无数的难题、挑战和机遇。

四、电子文件与纸质文件未来的发展方向

可以预见的是电子文件与纸质文件管理共存的格局将会持续相当长一段时间,因为从总体来说,他们所具备的功能并不完全相同,无法相互替代,想全面实行“无纸化”必然需要经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证,人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。只要还有人使用纸和笔,就会有以纸介质形成的社会活动记录,这其中不仅有技术问题,还有习惯、文化等诸多因素。

但是,随着计算机和网络的广泛应用,信息化战略的全面实施,电子文件越来越多地作为文件生成的最初形态而存在,并成为办公、设计、商务、交往的必要工具。信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷,使人们更愿意使用电子文件。随着电子政务、电子商务、办公自动化(OA)的普及,越来越多的文件必须通过网络传递。同时,由于数字签名、用户认证、信息认证、防范攻击等技术的不断进步,人们对电子文件的信心日益增强,管理的改善使人们可以方便地检索利用。经上海市第十四届人大常委会第十四次会议通过,于2014年8月1日起施行的《中国(上海)自由贸易试验区条例》第四十四条明确“自贸试验区推进电子政务建设,在行政管理领域推广电子签名和具有法律效力的电子公文,实行电子文件归档和电子档案管理。电子档案与纸质档案具有同等法律效力”。信息化高速发展的环境给电子文件的增长和功能提高提供了沃土。

不是所有电子文件都能够转化为纸质文件,或是因为其信息海量纸张难以承载,或是因为信息形态无法以纸张载入,或是因为文件的结构复杂。随着信息技术的进步和社会信息化进程,这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多,其复杂程度也日益加深。

综上所述,电子文件将不可避免地逐步占据主导地位。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“隐退”,而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐蓬勃。对于档案管理人来说,全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要:一方面,稳扎稳打,坚守自己的岗位职责,在没有充分把握保障电子文件长久真实性时,不要轻易忽略纸质文件的价值,另一方面,因势利导,积极地将优秀的文件管理方法融入电子文件管理领域,从管理制度、方法、技术等多方面帮助电子文件建立威信,进一步确立其法律地位。如果能够充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补、融会贯通,将使我们的档案管理工作与时俱进,更上一层楼。

摘要：文件本身的发展与变化是一种历史的不可抗力,随之而来的文件管理的变化则需要档案工作者的主动应对。如何在电子文件与纸质文件间相互共存、影响的情况下,将这两者的管理方法融会贯通,成为当下档案管理工作者所面临的一项难题、挑战和机遇。

关键词：共存,影响,融会贯通

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案,2003(12):40-42.

[2]秦键.纸质文件与电子文件共存期的档案管理工作[J].档案与建设,1998(3):31-32.

[3]刘越男.电子文件管理流程的变化及其引发的思考[J].中国档案,2002(7):41-44.

基层电子文件的归档管理 篇8

一、选择好电子文件归档方式和途径

归档移交可采用两种途径：１、利用计算机信息管理网络，开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，并认可几种通用性较强的文本、图像、视频电子文件格式，如ＸＭＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ、ＪＰＥＧ、ＭＰＥＧ等等。２、由计算机与信息管理部门负责归档。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责规划、统筹本单位信息管理工作，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件信息的汇集点，再由他们负责，将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件统一归档，效果会更好。

需要指出的是，无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件应一律存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、强化技能培训，实现相关部门职能的集中统一

由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像档案工作人员经过多年实践，掌握了相关的立卷归档业务知识，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，应建立一支以档案工作人员和各单位计算机与信息管理人员为一体的电子文件归档队伍。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的档案工作人员不能完全适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定归档文件价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可完全保证电子文件归档质量。

三、正确认识“双套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、存储价值高的档案，采取以、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆（室）藏结构，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎验证，在万无一失的情况下实行。以确保电子档案的完好保存。