公司质量体系文件

公司质量体系文件（精选8篇）

公司质量体系文件篇1

适用于与公司产品质量有关的办公场所、生产现场、车间、仓储和厂房区域等工作环境的控制管理。职责

各单位、部门负责本单位相关生产现场、办公场地、厂房区域等的工作环境执行、维持和管理。工作程序

4.1 为确保公司的工作环境对人员的能动性、满意程度和绩效/业绩产生积极的影响，以提高公司生产、经营的业绩，各单位、部门应对产品生产现场的工作环境和员工生活的工作环境进行策划和规划。

4.2 各单位、部门应识别和确定对产品质量及其实现过程有影响的工作环境，并按照工艺要求，对工作环境进行策划和规划。

4.3 各单位、部门负责组织相关人员确定并管理为实现产品符合性所需的工作环境中人和物的因素，根据生产经营的需要，确定并提供必须的作业场所，创造良好的工作环境，应包括：

4.3.1 创造性的工作方法和更多的参与机会，以发挥公司内人员的潜力；

4.3.2 设备设施的管理，并力求提高设备的效率和安全性；

4.3.3 提供适宜的劳保和防护用品；

4.3.4 工作场所的位置；

4.3.5 与社会的相互影响；

4.3.6 热度、湿度、光线、空气流动；

4.3.7 卫生、清洁度、噪声、振动、防静电和污染。

4.4 工作环境区域划分：

各单位、部门根据各单位内部实际的工作区域使用情况划分内部各部门的工作环境责任区域，明确各部门工作环境责任区域的负责人员，并赋予其职责和权限。

4.5 工作环境的维护

各区域负责人负责对工作环境进行保持维护以达到生产经营的需要，可通过使用看板管理、目视管理、定置管理和7S管理等各种方法实现。

4.6 工作环境的监督检查

各单位、部门根据各单位内部实际情况建立监督检查机制，对照前期策划的工作环境要求对其内部工作环境进行监督检查，对检查发现的不符合事项按相关程序文件要求由缺失责任单位进行原因分析和提出纠正/预防措施，并对其执行的纠正/预防措施的效果进行确认、验证，直至其符合规定要求。

4.7 工作区域环境要求

工作区域环境要求应符合《机械制造企业安全生产标准化规范》（AQ/T 7009-2013）要求，主要包括：

4.7.1 通道的环境要求：

a)通道宽度要求：

1)人行安全通道宽度宜大于0.8，分割线应清晰、准确；

2)车行道宽度应大于3.5m；

3)专供叉车通行的单行道应大于2m。

b)通道规划的颜色要求：

1）通道线颜色：黄色；

2）通道线表示法：用黄色胶带粘贴或黄色油漆涂刷。

c)通道的其它要求：

1)尽量避免弯角，考搬运物品的方式采取最短距离；

2)通道的交叉处尽量使其直角；

3)左右视线不佳的道路交叉处尽量予以避免；

4)在通道上不可停留和存放任何物品；

5)要时常保持通道地面干净，有油污时应立即清除；

6)安全出口必须畅通，不可堵塞，并且要有“安全出口”标示。

4.7.2 工作场所的环境要求：

a)使用清扫工具定时清扫工作场所的地面、塑料板、工作台、机器设备、测量设备等；

b)工作场所内不可放置3日内不使用的物料；

c)易损零件、产品或材料应将其置于容器或存放设施内，不可直接将其置于地面上，并且对其要有一定的标识；

d)零件、外购/外协件、在制品（半成品）、成品不可掉于地上；

e)经常清理地面，使其清洁、干净，不可有油渍（油污）或水渍；

f)消防栓、配电柜与公告栏前均不可有障碍物；

g)工作场所内不可有“没有必要”的架子或障屏影响现场的视野；

h)车间现场车行道、人行道及安全通道要畅通，地面应平整无破损；

i)地面、墙壁、工具箱内外，工作台上下，机床内外均需保持整洁，无散落套圈，机床周围不准放置与本机台无关的物品；

j)检测仪器、器具、标准件应放置有序，位置适当，便于使用和操作，防止变形和工序磕碰伤；

k)工位器具（工具箱、工作台、在制品塑料/筐板等）均需按规定位置摆放，不能超出规定的标准线；

l)工序间产品要摆放整齐，在加工摆放过程中要轻拿轻放，防止磕碰受损，并及时交检；

m)生产现场严禁吃零食，吃饭，看书刊杂志，不准将雨具带入生产车间；

n)厂区内严禁吸烟，不准随地吐痰，乱扔垃圾；

o)生产现场不准穿拖鞋，不准穿高跟鞋，穿好工作服，不可放置私人物品（可在某区域集中放置）；

p)对暂时不用的物品，全部清理出生产现场。

4.7.3 工作区域的标示要求：

a)区域线的颜色规定：

1)合格区：绿色油漆或绿色胶带，5cm宽；

2)不合格区，可疑品区或安全警戒线：红色油漆或红色胶带，5cm宽；

3)待检验区域、定位线或通道线等：黄色油漆或黄色胶带，5cm宽；

4)办公区、工作区、作业区域，待作业品区域等：白色油漆或白色胶带，5cm宽。

b)区域定义：

1)合格区：指专用来存放本制程检验员判定为符合检验标准及规定要求之物品的区域，其区域大小可视场所需要而定；

2）不合格区：指专用来存放本制程检验员判定为不符合检验标准及规定要求之物品存放的区域，其区域大小可视场所需要而定；

3）可疑品区：指专用来存放因无标识或标识不完整而无法辨别产品名称种类或无法明确产品状态（合格或不合格）之产品的区域，其区域大小可视场所需要而定；

4）待检验区：指专用来存放等待本制程检验员检验的物品的区域，其区域大小可视场需要所而定；

5）暂存放区：指因需流入下一流程或等待电梯或等待出货等物品暂时存放的区域，暂放时间限为一周内，其区域大小可视场所需要而定；

6）×作业区：指某一流程正在或即将作业的区域，如进货检验区等，其区域大小可视场所需要而定；

7）×放置区：指用来定位某些非质量体系类物品的区域，为了现场的整体美观，其区域大小可视场所需要而定，如清洁用具放置区、文件柜放置区、报废产品放置区等。

4.7.4 仓库、储存室的环境要求：

a)仓库、储存室须有管理责任者的标示，仓库、储存室管理员对所保管的物品应按“先进先出”原则进行领发作业，并确保其“帐、物、卡一致”；

b)光线的照明亮度应适适宜，且仓库、储存的区域应通风、不积水、不潮湿、干净、整齐；

c)必要时，仓库、储存室需有贮存平面布置图标示，其内储存、存放的物料、材料等应以标签、标识牌等作明确的标识；

d)仓库、储存室存放的物品、材料如以纸箱储存，须有叠放高度的限制；

e)对仓库、储存室所存放的易燃易爆、有毒物品、危险物品、化学药品等储存须以明显的标识牌进行标示，并对其予以隔离、防潮及采取各种安全防护措施；

f)贮存区或其料架上不允许有好几种材料、零件、配件等混淆放在一起；

g)按公司相关管理规定定期对仓库、储存室等内材料进行盘点和检查，清理呆料和已经生锈变质过期的材料；

h)贮存区料架上不准存放呆料、废料或其他非材料的物品；

i)已生锈或变质的材料或零件、配件不准放置于贮存区内或其料架上。

4.7.5 图纸、合同资料及文件/资料等管理的环境要求：

a)图纸、合同资料及文件/资料等须有管理规定：如编号、目录、存放处定位；

b)图纸、合同资料及文件/资料等须有专用的文件柜，并有管理责任者之标示；

c)文件档案实行目视管理，让人能随时使用；

d)图纸、合同资料及文件/资料等保管须有目录、有次序、且整齐，让人很快能使用；

e)个人资料（卷宗）不可放在共用文件柜内。

4.7.6 机器设备（包括测量设备）的环境管理要求：

a)生产现场各单位的机器设备摆放必须整齐、干净；

b)建立机器、设备的责任保养制度（包括：机器、设备的一级保养、二级保养制度），并定期检查机器、设备润滑系统、油压系统、空压系统、电气系统等；每一台设备都要有保养记录，设备使用者及管理者均需作明确标示；

c)建立机器、设备的操作指导书，要求所有人员按规定对机器、设备进行操作，并扫除一切异常现象；

d)不可有短期内（二周内）不使用之设备存放于生产现场，如有则需以“停用”等标牌进行标识。

4.7.7 实验室工作环境管理要求

a)实验室必须按防火、防灾害事故的要求，建立健全实验室负责人为责任人的管理机制；

b)实验室内的电气设备使用，必须符合安全用电规定，动力电源严禁与照明线共用，谨防因超负荷用电着火；

c)定期检查仪器设备，保持仪器设备性能良好，贵重仪器设备应设专人负责妥善管理；

d)实验室内非因工作需要不得存放易燃、易爆等危险物品，注重防火防爆；

e)实验室门锁钥匙要落实专人管理，严防丢失、配制。严禁挪用、损坏实验室内的消防设施和器材；

f)保持室内清洁、整齐，工作结束后，关闭所有用电设备、设施，注意关好门窗，方可离人。

4.7.8 用电安全管理

a)配电房管理

1）非有关人员不得进入配电房；

2）高压电房只准合格电工操作，并严格按照电工操作规程进行，经常监视变电房和低压室运行情况，并做好记录。发生故障由电工处理；

3）变电室接地检查每年自行进行一次。避雷器每年请指定认可机构检测一次；

4）配电房操作，必须按照相关操作规程执行。

b）生产过程用电管理

1）每台生产设备开机送电前，要检查所开设备是否正常。如正常可以合闸送电；

2）设备使用完毕，长期不用或下班时，要断开电源开关；

3）有接地要求的设备，使用前一定要接地，使用者要经常检查接地线两端接触金属的情况；

4）电气设备发生故障时，要立即通知电工，不得私自处理；

5）屏柜调试过程中应按照要求将屏柜接地。

4.7.9 饮食管理要求

a)地面、台面、用具及就餐环境管理要求

1）每天工作结束应及时打扫地面、地沟、台面，不留死角；

2）定期对食堂各个功能间进行彻底清洁大扫除，包括：墙面、地面、餐饮具、公用具、案台面、冰箱（柜）内外壁等，保持干净整洁，特别是放假结束后的食堂清洁卫生；

3）餐桌应当餐前擦净，餐后除油清洗干净，桌面、桌腿及各部位无灰尘、无油腻感。应当有专用于擦餐桌的抹布，抹布应当保持干净，定期更换；

4）餐厅地面、墙壁、门窗、灯具、暖气、空调机清洁整齐；

5）餐厅安装灭蝇灯、紫外线灯、门帘、风幕及其他防菌、防蝇、防鼠、防尘等措施；

6）使用的各种工具、容器或机械用后要及时清洗消毒，摆放整齐，放于原位；

7）配餐过程快餐公司职工服装要求整洁，挂胸牌，戴帽子、口罩、手套；

8）运餐车辆要求清洁，盛装饭、菜、汤的器具必须加盖或用保鲜薄膜包裹，严禁人货混载；

9）全体员工就餐时应保持就餐环境的清洁卫生；

10)各加工产生的废料、废弃物及泔水等应存放在加盖的垃圾桶内，并及时清理运走，清理后的垃圾桶应里外清洁不遗留食物残渣；

11）饭菜留样48小时，每份重量不低于150克；

12）伙食管理委员会成员参与日常食品卫生安全检查与监督。

b)食品采购和储存管理

1）应当严把食品、原材料采购关。必须到持有卫生许可证的经营单位采购食品、原材料，按照国家有关规定进行索证，并记录。要相对固定食品、原材料采购的场所，以保证其质量和便于监督；

2）严禁采购不符合食品卫生标准和要求的食品；

3）设立专职仓库保管员，要严格食品入库登记制度。食品入库验收时要检查食品质量、卫生状况、数量、索取有效证件（票记要与食品批号相符）；

4）贮存食品、原材料的场所、设备应当保持清洁，无霉斑、鼠迹、苍蝇、蟑螂等；贮存食品、原材料的场所应当通风良好；

5）储藏的食品应隔墙离地，按入库的先后次序、生产日期、分类分架、生熟分开、摆列整齐。库内不得存放变质、有臭味、污秽不洁或超过保存期的食品；

6）储藏场地，要通风良好，温湿度低，门窗、地面、货架清洁整齐；

7）食品储存过程中应采取保质措施，坚持先进先用的原则，切实做好质量检查与质量预报工作，及时处理有变质征兆的食品。

c)饮用水安全管理

1)运营保障中心负责对公司内茶水间的开水器每季度至少进行一次清洗，并做好记录；

2)运营保障中心负责对公司生活水箱内的水一年换水两次，并保存相关记录；

3)运营保障中心负责对公司生活水箱内的水质每年做好水质化验，并保存化验记录。

4.8 工作环境管理的实施

4.8.1 各单位上班工作前及下班生产结束后，须对其工作区域地面、工作（办公）桌内外、机器设备（包括测量设备）、物料存放区、废料箱及周边环境进行清扫，并在工作过程中随时保持工作区域环境整洁有序。

4.8.2 必要时，各单位工作区域的环境可以设专人每天进行清扫。

4.8.4 外购/外协件、在制品（半成品）、成品、包装材料、不合格品及其他生产废料等必须整齐放置于指定区域，并对其进行标识，严禁将其凌乱堆放，其具体按公司相关文件规定执行。

4.8.4 生产所需要的推车、电瓶车、叉车等各类转运工具必须分类停放到存放区，不得随意乱停、乱放。

4.8.5 各单位建立工作环境监督检查机制，定期进行检查，对出现的问题进行跟踪整改。记录

无

国电南京自动化股份有限公司修改记录文件名称：工作环境管理程序

序号

版本号

修改状态/日期

文件更改申请表号

审核人/日期

批准人/日期

文件更改说明

换版/2013.11.10

YG-2013-001

王荣兴/2013.11.10

张言苍/2013.11.10

成套文件进行换版

换版/2018.01.08

YG-2018-001

王荣兴/2018.01.08

郭效/2018.01.08

公司质量体系文件篇2

关键词：WORD文档,制度文件,排版技巧

目前, 市场上有很多的排版软件, 例如方正公司的排版软件等, 但多数都面向于非常专业的出版物所开发, 功能使用上有很大的局限性, 应用不灵活。而微软公司的办公自动化软件Word具有所见即所得、图文混排、简单易学、操作界面友好、智能化程度高等特点, 得到了广泛的使用。Word可直接利用制度文件的编制者提供的电子文稿, 表格、公式、图片的排版工作量大大减少, 降低了错误率, 能够实现制度文件的编排校一体化。同时Word可方便审稿、方便编者校样, 排好的Word文档还可转换为PDF文件下发, 增加美观的同时还可以减少下属公司人员修改制度文件的可能性。

笔者花费半年的时间, 协助大庆市某药品企业编制了人力资源标准操作流程和人资源标准管理流程。自开始编制公司制度文件开始就一直使用WORD进行排版, 近半年左右实践过程中总结了大量WORD使用技巧, 积攒丰富排版经验。

1 基础设置

在编制文件排版前, 首先要对WORD进行基础设置, 包括工具栏、格式菜单栏等。

2 版式设置

将制度分类排版, 人力资源标准操作流程分为招聘篇、入职篇、转正篇、调动篇、离职篇、考勤篇, 分别收集各种功能的人力资源表格。人力资源标准操作流程收集各种人事资源管理制度。具体设计如下图:

2.1 封皮设置

所有文件制度, 均需要设置封皮。封皮可利用其它制图软件制作简单、实用、美观的图片。

2.2 标题的设置

标题一般采用黑体、二号字, 3倍行间距;副标题采用黑体四号字;标题与正文空一行。

2.3 正文的设置

各级标题均用阿拉伯数字 (1., 1.1, 1.1.1) 区别, 一级标题为宋体四号字, 加粗, 二级标题为宋体小四号字, 不加粗, 三级标题为楷体-GB2312小四号字, 加粗, 正文为仿宋字体, 四号字, 不加粗;每个段落首行缩进2字符, 行间距设置为单倍行距;各段落标题与正文间无需空行。

2.4 页面设置

页边距设置为:上下均为2.54厘米, 左右为3.17厘米, 页眉距边界为1.5厘米页脚为1.75厘。

2.5 页眉页脚

文件制度属于公司对内管理制度, 因此规范文件的页眉文字或公司LOGO设置为靠左, 靠右为“XXX管理文件ZYXYHR20130301 (编号格式见第7条规定) ”;一般制度、范文行文问件均需要编号, 其他只作分类备案用文件无需编号;页脚格式设置“第X页, 共X页”;页眉、页脚均使用宋体小五号字, 不加粗, 带格式线。

2.6 落款

文件制度结束要有落款, 包含签名和日期;字体格式设置为黑体、小四号、加粗。

2.7 文件编号的格式

行文要有文件编号, 以人力资源管理制度为例, 简述文件格式设置规则:ZYXYHR20130301, 其中“ZYXY”为公司名“职业学院”首字母, “HR”代表“人力资源管理制度”, “20130301”版本号, 即2013年3月份第1号文件制度。

3 表格使用设置

在Word中使用表格, 要选择插入表格, 而尽量不要使用绘制表格功能, 因为绘制表格日后不方便编辑且编辑时容易产生串行的情况。

4 图片设置

在Word中插入图片, 为了能完整的现实图片, 尽量不要选择“嵌入型”。下面简单的介绍一下在编制文件过程中经常使用到的“移动”和“旋转”图片。

4.1 移动图片

右击图片, 选择“设置图片格式”命令, 打开“设置图片格式”对话框, 选择“版式”标签, 从中选择除“嵌入型”以外的其它“环绕方式”, 点击“确定”, 这时图片的边缘就出现了八个小圆圈, 这时, 你就可以用鼠标随意拖动图片了。

4.2 旋转图片

在图片的上方有一个绿色的圆圈, 将鼠标放在这个圆圈上, 鼠标变成一圆形带箭头的图标, 按住鼠标左键不放, 可以随意转动图片。如你想以精确的度数转动图片, 则右击图片, 选择“设置图片格式”命令, 打开“设置图片格式”对话框, 选择“大小”标签页, 在“尺寸旋转”中的“旋转”框中调整你想要的旋转角度即可。

公司质量体系文件篇3

【关键词】合同评审；策划；输入；控制与协调

Project design process and quality management system files to run

Sun Ya-jie

(Hydro and Power Design Institute of Xinjiang Urumqi Xinjiang 830000)

【Abstract】This article describes how to do the side to the professional quality assurance system to work. Quality documentation in the project so as to achieve the formation during operation meets the requirements, file integrity, timeliness and control procedures.

【Key words】Contract review;Planning;Enter;Control and Coordination

项目负责人负责所承担项目质量体系的运行，各专业负责人做好本专业的质量保证体系工作。设计管理部和专业室主任分别负责检查和指导项目及专业的质量体系运行工作。项目不分大小，均应按照质量管理体系文件的要求运行，未执行质量管理体系文件要求的设计文件不得出院。重点考核在项目运行过程中形成的质量文件记录是否符合要求，文件的完整性、时效性及控制程序。

1．合同评审与签订

1.1 合同等级的划分：（1）设计合同收费20万元以下（含20万元）的合同为小型项目合同。（2）设计合同收费20万元以上300万元以下（含300万元）的合同为中型项目合同。（3）设计合同收费300万元以上的合同为大型项目合同。

1.2 合同的评审范围：（1）每项合同签约前均应进行合同评审；（2）合同的范围：与顾客之间以任何方式传递的、双方同意的要求，如：委托书、合同、标书、上级指示或文件、口头定单等；（3）对无书面方式接到的订单应采取措施形成书面文件，并得到顾客的确认。

1.3 合同评审内容：（1）顾客的要求是否明确并形成文件；（2）合同中如有和投标不一致的要求是否都已得到解决；（3）合同内容及顾客要求是否符合国家法律、法规；（4）技术能力和按期交付能力能否满足合同要求以及履行合同中存在的风险，降低风险的措施必须确定。

1.4 合同评审的方式：（1）大、中型合同采用会议方式评审；（2）小型合同采用不同级别人员审批方式确认。

1.5 评审记录：不论采用何种方式进行合同评审，均应记录，由设计管理部填写、保存。（1）会议评审结论；（2）合同修改内容；降低履行合同风险所采取的措施。

1.6 合同签订：合同一般采用由国家工商行政管理局监制的建设工程设计合同标准文本。小合同也可以采用与顾客商定的合同格式，合同由设计管理部负责签订并填写设计咨询项目合同评审表。

2. 设计/咨询的策划

2.1 设计管理部根据合同的要求：与院领导协商确定设计/咨询项目负责人，并向项目负责人下达“设计/咨询任务通知书”。项目负责人与相关专业室主任研究合同内容和要求，对设计/咨询进行策划，具体落实设计/咨询任务，并编制相应的“设计/咨询计划书”。

2.2 设计/咨询计划书的内容主要包括：（1）设计/咨询的阶段划分；（2）设计/咨询的进度计划；（3）设计/咨询人员和资源的配备；（4）设计/咨询评审的方式与时间；（5）设计/咨询的其它验证方式与时间；（6）设计/咨询确认的方式与时间。

2.3 设计/咨询计划书：由项目负责人编写、上报设计管理部。经设计管理部审核后，交业务副院长签署审批意见。设计工作即可全面展开。

2.4 随设计/咨询进展及情况的变化：当项目技术指标、进度、项目负责人变更、经费等发生变化时，由项目负责人提出书面申请，经设计管理部审核，业务副院长批准，及时调整设计/咨询计划。编制的设计计划书应满足合同要求，进度计划和人力资源安排切实可行。

3. 设计/咨询的输入

3.1 设计/咨询的输入是设计的依据，也是评审、验证和确认设计/咨询输出的依据。

3.2 设计/咨询输入的内容：（1）产品有关功能和性能方面的要求；（2）国家、行业标准及规范的要求；（3）相关的法律和法规的要求；（4）类似工程项目的经验或改进信息；（5）设计/咨询所必需的设计基础资料；（6）质量和进度计划的主要控制点。

3.3 在分阶段设计/咨询中，上一阶段的评审、输出和验证可作为下一阶段的设计/咨询的输入。

3.4 设计/咨询输入控制层次按照设计阶段的划分，设计/咨询输入控制一般分为：可行性研究报告、初步设计和施工图设计。

3.5 对设计/咨询的输入的适宜性应进行评审。所有的必要信息要正确清楚。对不完整的、含糊的或相互矛盾的要求，必须与提出要求者在充分协商的基础上取得一致并记录归档。

3.6 工程项目组负责对设计/咨询输入实施跟踪及控制，发现问题及时与项目负责人研究解决。

3.7 项目负责人组织将上述设计/咨询输入的内容进行整理，并组织对设计/咨询输入的各项要求的必要性、合理性和可行性进行评审，填写“设计/咨询输入控制单”并发至各相关专业设计室。

3.8 各专业负责人应会同专业室主任根据“设计/咨询计划书”、“设计/咨询输入控制单”和相关专业提供的设计条件编制本专业设计指导书。专业设计指导书应进行内部评审。专业设计指导书是本专业每个子项的详细设计输入，明确设计依据、设计标准和具体要求，统一本专业设计技术措施。明确设计、审核、审定人员，同时按设计计划要求明确任务完成的时间安排。

4. 接口控制与协调

（1）本院与顾客的技术接口，应有书面规定并由双方责任人签署。内部技术接口必须填写“专业间资料交接单”，提交时间符合设计计划的要求。该资料应准确、全面、可靠、及时并符合有关规程与规范，满足接受资料专业的设计要求，并且图文清晰，文字说明正确。由于接口资料错误而造成的设计返工，由提供资料专业负责。

（2）为了确保设计项目各专业的设计图纸互相衔接，协调一致，避免错、漏、碰、缺等现象，实行各专业的设计图纸会签制度。设计图纸会签工作在多专业设计图纸审核之前进行，由项目负责人负责组织各专业的设计人员做好图纸会签工作。设计图纸会签时，各专业设计人应主动介绍与其它专业相关的情况。对会签时发现的问题，应填写“专业会签记录表”，及时进行修改，修改结果需经相关专业验证。

（3）当设计/咨询工作涉及到同级人员之间的协作时，由项目负责人负责组织和协调。在设计人员的确定与分工中予以体现，在设计/咨询过程中，允许进行必要的接口协调与调整。

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（4）设计/咨询工作涉及院其他部门时，由项目负责人提出申请，设计管理部组织和协调。当设计/咨询工作涉及到与院外部的协作时，由项目负责人提出申请，设计管理部组织和协调。必要时，由业务副院长协调工作。在接口协调时，要根据其合理性和可行性来明确接口关系。各项协调的结果必须形成文件，做好有案可查，且真实、准确、传递及时。对传递的重要资料、信息等要进行评审，由项目负责人签字确认。

5. 编制设计文件及成品输出控制

项目负责人根据设计合同、“设计/咨询计划书”等安排各专业设计任务，各专业根据“设计/咨询输入控制单”和“专业设计指导书”在规定的时间内编制设计/咨询文件并完成专业间的有关委托和配合，设计/咨询方案应根据计划书的要求进行评审，设计/咨询内容和深度应达到行业规定的要求。设计/咨询文件在交付文印前，应按规定逐级评审（校对、审核、审定及设计评审和验证）并进行质量评定。设计/咨询评审中应做好记录，审查后，根据审查意见对设计/咨询文件进行必要的修改。各专业输出文件在交付项目负责人之前应对照设计输入要求等认真进行校审。设计/咨询和开发的输出的种类和形式包括：设计/咨询项目说明书、概算书、设备表、材料表、图纸、采购要求等。

6. 设计评审

设计的评审可在设计和开发的适当阶段进行，项目的可行性研究报告、初步设计阶段必须进行设计评审。对于施工图阶段，当设计要求与方案、初步设计阶段变化不大时，可以不进行设计评审。设计/咨询评审通常采用会议形式进行。设计/咨询评审由工程项目负责人组织。设计人、专业负责人、专业室负责人和设计管理部参加会议，必要时应请有关方面的专家和顾客代表参加。设计/咨询评审内容及结论应予纪录、整理、由工程项目负责人保存。

7. 设计验证

设计/咨询验证是验证设计/咨询的阶段输出是否满足阶段输入的所有要求。项目负责人或其指定的设计人员负责组织有关人员进行设计的验证。验证人员编制“设计/咨询验证报告”，由专业负责人审批。项目负责人及时组织有关人员，针对“设计/咨询验证报告”中提出的问题，对设计/咨询进行修改。

8. 设计确认

设计确认是通过检查和提供客观证据来表明产品满足预期的使用要求。通常是对最终产品/成果进行确认，也可分阶段进行确认。项目负责人针对设计确认中提出的问题，组织人员进行整改，填写“设计确认报告”书面报告设计管理部。对已经完成设计确认的产品，顾客又提出另外要求时，项目负责人可以组织更改，以符合新的使用要求。

9. 设计更改的控制

设计修改采用修改图或“修改设计通知单”，修改图应编制设计修改计划并按设计评审、验证等相关设计控制程序实施，有关责任人签署后发出。工程项目负责人对设计文件的任何更改均要进行评审，以确保这些更改是否影响已经批准的设计验证结果。

10. 设计服务

工程项目负责人负责组织设计文件的交底、施工现场服务、工程验收及回访工作，并做好信息反馈工作。了解和掌握业主对我院设计工作及服务工作的评价，以便在以后工作中改进，提高我院的外部形象。

11. 文件存档

设计/咨询工程完成后，项目负责人负责将所有设计/咨询文件及相关记录整理后按《档案管理办法》归档，填写“文件移交清单”。

公司资质文件及重要文件管理制度篇4

1．目的为了规范本公司的重要资质文件及重要文件的管理工作，保证资质文件合法、严肃和可靠使用，杜绝违法行为，维护公司权益，根据国家有关规定，结合公司实际，特制订本规定。

2．范围

本公司所有重要资质文件和重要文件的办理、使用、归档、保管、销毁处理一律按本规定执行。

3．本规定相关术语

3.1本规定所称的资质文件管理是指对公司各类资质文件的办理、申请领用、使用、保管、销毁处理等一系列管理行为的总称。

3.2本规定的重要资质文件主要包括：企业法人营业执照；组织机构代码证；税务登记证；安全生产许可证；排污证；环保类证明；专利证书；质量管理体系认证书以及政府评定的各项资质证书等。

3.3本规定的重要文件主要包括：公司战略规划书；高层行政会议记录；财务报表；财务票据；各类工程合同；人事综合考核文件；政府项目申报材料；技术（研发）材料；检测报告；重要资质办理过程中产生的相关文件。

4重要资质文件和重要文件的管理

4.1重要资质文件和重要文件均由专人负责，并配置专用相关设备和场所存放、保管，并有详细保存登记和借阅记录。

4.2主管领导要加强重要资质文件和重要文件的管理，要定期或不

定期抽检，确保统一入柜保存。

4.3要严格限定借用的范围，只允许用该文件办公事的经办人借用。

4.4 禁止在无保障的场所阅办，存放重要资质文件和重要文件。借用后，要及时退回，禁止转传，禁止随便携带外出。

5．重要资质文件使用的考核与处罚

5.1 重要资质文件在使用时，使用人要写借条注明具体用途的说明。

5.2重要资质文件的管理与绩效考核挂钩，对违规和执行不到位者，公司在当月要作出严厉的处罚。

5.3 主要的违规事项：

5.3.1 在原证件上涂划；

5.3.2 无及时办理、整理、登记、归档、保存、备份、移交重要资质文件；

5.3.3 无按规定的方式保持、存放、借用、使用重要资质文件；

5.3.4 借用者不能及时完整归还重要资质文件；

5.3.5领导无定期抽检重要资质文件保存使用、归档等管理工作； 5,3.6 过期文件无更新、无补办、无补订；

5.3.7 无完整、全面地使用流程登记手续。

6.本条例由公司综合管理中心负责解释和修订。

集团公司文件篇5

中移党组[2010]55号

关于认真学习贯彻党的十七届五中全会精神的通知

各省、自治区、直辖市公司党组（党委），铁通公司党委：

10月15日至18日，党的十七届五中全会（以下简称“五中全会”）在北京召开。全会听取和讨论了胡锦涛总书记受中央政治局委托作的工作报告，审议通过了《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十二个五年规划的建议》（以下简称《建议》）。温家宝总理就《建议（讨论稿）》向全会作了说明。为深入学习贯彻五中全会精神，按照中央部署和国资委党委要求，结合公司实际，现就有关事项通知如下：

一、充分认识学习贯彻五中全会精神的重要意义

五中全会是在我国即将完成“十一五”规划，进入全面建设小康社会的关键时期召开的一次重要会议。全会深入分析当前形势，科学把握发展规律，明确了未来五年我国经济社会发展的指导思想和目标任务，是一个统一思想、凝聚力量、鼓舞人心的重要会议。胡锦涛总书记在五中全会上作的工作报告和重要讲话，科学总结了党的十七届四中全会以来的工作，全面分析了当前形势和任务，对贯彻落实全会精神和做好当前工作作出了重要部署，为推进全面建设小康社会进程、坚持和发展中国特色社会主义指明了方向。全会审议通过的《建议》，从战略全局出发，明确提出了“十二五”规划的指导思想、基本要求、奋斗目标、主要任务和重大举措，描绘了我国在新世纪第三个5年经济社会发展的宏伟蓝图，是动员全党全国各族人民全面建设小康社会、加快推进社会主义现代化的纲领性文件。五中全会的召开，对于深入贯彻落实科学发展观，继续抓住和用好我国发展的重要战略机遇期，推进中国特色社会主义伟大事业，为全面建成小康社会打下决定性基础，具有十分重要的意义。认真学习贯彻五中全会精神，对于公司进一步把握发展规律、实现又好又快发展具有重要意义。

二、准确把握五中全会《建议》的精神实质，联系实际抓好贯彻落实

公司各级党组织在学习贯彻五中全会精神的过程中，要着力抓好胡锦涛同志重要讲话和全会通过的《建议》的学习贯彻，引导党员干部深刻认识和领会“十二五”规划的主题、主线、目标任务和重大举措。一是要准确把握“十二五”期间发展的主题，确保科学发展取得显著进步。《建议》指出，科学发展是“十二五”规划的主题。各级党组织要引导党员干部通过认真学习，准确把握以科学发展为主题是时代的要求，关系改革开放和现代化建设全局，进一步巩固扩大学习实践科学发展观活动成果，科学把握发展规律，形成发展新思路，寻求发展新途径，破解发展新问题，使公司各项工作上水平，科学发展见成效。二是要准确把握“十二五”期间发展的主线，确保转变发展方式取得实质性进展。《建议》指出，加快经济发展方式转变是“十二五”规划的主线。各级党组织要引导党员干部通过认真学习，准确把握加快经济发展方式转变是推动科学发展的必由之路，在科学发展中促发展方式转变，在发展方式转变中谋科学发展，推动公司又好又快发展。三是要准确把握“十二五”期间的目标任务，做好改革发展稳定的各项工作。《建议》综合考虑我国发展趋势和条件，提出了“十二五”期间我国经济社会发展的主要目标。各级党组织要引导党员干部通过认真学习，准确把握《建议》提出的经济平稳较快发展，经济结构战略性调整取得重大进展，城乡居民收入普遍较快增加，社会建设明显加强，改革开放不断深化，综合国力、国际竞争力、抵御风险能力显著提高，人民物质文化生活明显改善，全面建成小康社会的基础更加牢固的目标任务，切实落实到本单位的各项工作之中。四是要准确把握“十二五”期间发展的重大举措，确保科学发展的各项举措落实到位。《建议》提出了推进“十二五”期间经济社会发展的一系列重大举措，特别是提出要坚持把经济结构战略性调整作为主攻方向，坚持把科技进步和创新作为重要支撑，坚持把保障和改善民生作为根本出发点和落脚点，坚持把建设资源节约型、环境友好型社会作为重要着力点，坚持把改革开放作为强大动力。各级党组织要引导党员干部通过认真学习，准确把握这“五个坚持”，更好地用科学发展观统领本单位的工作，把全会提出的各项要求切实贯彻落实到公司改革发展的实践中，落实到推进各项业务工作的实践中。

三、以五中全会精神为指导，理清发展思路做好公司“十二五”规划

“十二五”是中国经济和社会转型的关键时期，是国内电信行业深化发展的重要时期，也是公司十年辉煌之后进一步提升自我、实现可持续发展的关键时期。面对复杂多变的发展环境，公司上下要坚定不移地推进从优秀到卓越的跨越，以高于全球领先电信运营商的平均增长速度实现公司的可持续发展，保持公司在同行业的国际领先地位。要以科学发展为主题，真正把科学发展观的本质要求落实到公司发展战略中，高质量、高水平地编制好“十二五”规划，体现“统筹兼顾”和全面、协调、可持续，使之真正成为“十二五”发展的行动纲领和指南。“十二五”规划发展思路要以建设创新型企业为核心，以“改革、创新”为主线。通过改革创新，解决发展中遇到的困难，要将“改革、创新”融入到网络质量改善、业务服务提升、企业管理创新、TD发展等各个方面工作中。在“十二五”期间，要高度重视移动互联网、物联网、TD-LTE的发展，努力将公司打造成为具有国际竞争力的大型企业集团，不断实现公司新的增长和更大发展。

四、切实加强对学习贯彻五中全会精神的组织领导认真学习贯彻五中全会精神是当前和今后一个时期公司各级党组织务必抓紧抓好的一项重要政治任务。要以高度的政治责任感和使命感，切实加强领导，精心组织安排，务求取得实效。公司各级党组织要按照中央的部署和集团公司党组的要求，制定具体的学习和贯彻落实意见，通过多种形式，精心组织学习。要发挥党组织中心组学习的示范引导作用，通过集中办班、专题研讨、辅导讲座、座谈交流等多种形式，采取集中学习与个人自学相结合的方式，不断把五中全会精神的学习引向深入。要为广大党员干部提供必要的学习资料。有条件的单位可邀请有关专家作专题报告，加深广大党员干部对全会精神的理解和把握。同时要充分利用报刊、网站、橱窗等内部教育宣传阵地，广泛开展全会精神宣传活动，营造学习贯彻全会精神的浓厚氛围。学习贯彻五中全会精神要与推动当前各项工作结合起来，与推动学习型党组织建设结合起来，与深入开展创先争优活动结合起来。各级工会、共青团等群众组织，要发挥联系群众的优势，积极开展形式多样的学习贯彻活动。

各公司党组（党委）要按照要求，认真组织开展学习，并将本单位学习贯彻情况及时报集团公司党组。

中国移动通信集团公司党组

二○一○年十一月八日

主题词：

公司红头文件篇6

雅发【2013】第001号

关于报送雅各集团建设“雅各皇家狩猎场”

项目报告的申请

宝鸡市凤县林业局：

现将我集团关于“建设亚洲最大国家顶级‘雅各皇家狩猎场’项目报告”的文件上报贵局，请研究审核批示。

雅各集团发展有限公司

2013年1月26日

主题词：项目申请

报送：陕西省发改委陕西省林业局陕西省公安厅陕西省商务厅陕西省招商局抄送：凤县县政府凤县招商局凤县林业局集团董事长总经理副总经理

存档档

公司质量体系文件篇7

中国石油 (集团) 电子文件系统的实施范围包括集团总部机关及附属单位、油气田企业、炼化企业、全资公司、专业公司、控股公司、科研及事业单位、挂靠及其它单位等, 总计76家单位, 预计用户数在10万人左右。因此, 电子文件系统标准化的建设需要分阶段、分步骤进行, 目标是在2年时间内, 在集团公司内全面推行统一的电子公文应用系统, 在推行电子公文系统的同时, 完成员工桌面标准化配置工作。

按照《中国石油 (集团) 公司OA系统试点单位实施推广方案》的部署, 已于2006年在兰州石油化工公司 (炼油与化工) 、中国石油运输公司 (专业公司) 、大庆石油管理局 (油气田勘探开发) 三个地区公司进行了系统的推广。

经过对这三个试点单位的电子文件系统推广实施工作, 项目组积累了推广经验, 同时也发现了一些问题。针对这些问题, 项目组提出了电子文件系统部署的建议。

2 试点单位推广工作情况

试点单位推广工作于2006年10月开始, 分别在兰州石油化工公司、中国石油运输公司、大庆石油管理局三个地区公司进行。实施项目组在兰州石油化工公司搭建了2台web服务器, 2台数据库服务器, 1台报表服务器, 1台代码测试服务器;在大庆石油管理局搭建了1台web服务器, 1台数据库服务器, 1台代码测试服务器。

经过了项目启动和需求分析、技术培训, 在试点单位的推广实施工作顺利进行。在三个月的时间内, 顺利完成了试点单位机关的推广实施工作, 主要工作内容 (见表1) :

系统上线运行后, 得到了公司本部机关所有员工的大力支持和一致好评, 在试运行期间, 得到了较为广泛的应用。

3 实施技术架构及问题分析

3.1 兰州石化和运输公司集中部署

为节约硬件的投资, 便于系统维护, 在硬件设备和网络允许的情况下, 兰州石油化工公司和中国石油天然气运输公司这两家OA系统试点单位, 在硬件上采用两家集中的方式进行, 即硬件环境搭建在兰州石油化工公司, 使用集团公司统一的AD服务和证书服务, 使用千兆交换机与磁盘阵列进行连接。

结构示意图如图1:

3.2 大庆石油管理局单独部署

考虑到兰州石化服务器所能容纳的数据量限制等原因, 大庆石油管理局的采用单独部署的方式, 但仍然使用集团公司统一的AD服务和证书服务。

结构示意图如图2:

3.3 分散部署存在的问题

项目组在对三个试点地区公司的推广过程中, 发现这种分散部署方式存在许多问题, 有些问题已经暴露了, 有些还是隐含问题。比较其它国内成功的大型OA项目建设经验, 这些隐含的问题都将可能在放任中爆发, 对整个项目将产生相当不利的影响。这些问题主要有:

1) 不符合集团公司的“六统一”精神

由于分散部署方式以各地的业务为中心, 难以做到集团公司对电子文件系统实施的“六统一”原则。

2) 投入大

分散部署可能需要在一个试点单位或者在几个试点单位集中的数据中心架设相应的系统服务器、数据服务器、报表服务器等一系列硬件设备, 因此在服务器及相关硬件设施方面的投入总体上比集中部署大得多。

3) 系统稳定性和可靠性降低

由于电子文件系统是一套基于网络的办公系统, 对网络的依赖性相当大, 而地区公司网络环境稳定性和可靠性不如公司总部, 因此系统的稳定性和可靠性方面也相对欠缺。

同时由于各地情况有差异, 具体表现在服务器配置不同, 网络状况不同, 人员水平不同等因素, 造成问题的多样性和复杂性, 系统集成的稳定性也有很大差异, 使得总体可靠性降低。

4) 系统升级难度大, 升级及时性降低

电子文件系统毕竟是一套反映单位内部管理思想的系统, 由于各地区公司内部管理的差异性和个性化, 对系统的需求也不一致。而分散实施方式由于没有对某些规范进行界定, 各地区公司就会极力要求系统向单位现存的不规范的管理模式靠拢, 导致系统各地版本可能不一致, 将来系统升级难度大。

再加上系统本身的更新升级工作较复杂, 需要各地相关维护人员各自进行升级, 不能保证升级的及时性。

5) 技术支持力量分散

在技术支持方面, 由于各地区公司的技术力量不一, 对系统的运维支持力量也不同。而对于北京项目组而言, 由于不是所有的服务器都集中在北京, 各地运行中出现的问题多数可能都需要到现场去, 而无法通过远程解决, 导致技术支持的力量分散, 需要投入的人员、经费都要大得多。

6) 行文标准不统一

由于各地区公司各自按自己的行文习惯走, 集团公司没有明令要求统一行文规范, 将可能造成不同地域间的行文标准不统一。

7) 不利于项目推广

对于项目本身而言, 分散部署的实施推广力度及系统产生的影响力都会削弱许多, 无法造成一种趋势, 全面推广的周期会被拉长, 无法形成批次性和地区范围内的集体推广实施。

4 项目部署建议

4.1 总体部署

由于这种各地分散部署存在大量已经出现的问题和潜在的问题, 因此我们建议集团公司仍然采用“集中部署、统一维护、分散管理、分布使用”的方式:

1) 集中部署

集中部署优势在于节约大量成本, 包括:硬件成本、运行维护成本, 便于系统更新升级和系统集成。

2) 统一维护

由专门的人员对系统进行维护, 打破地区公司负责制。

3) 分散管理

系统虽然采取集中部署, 统一维护的方式, 但是系统是为业务的开展服务的, 所以针对业务方面的管理还是采用分散式管理方式, 也就是地区公司自己管理业务的方式。

4) 分布使用

最终用户将不受集中部署的影响, 在各自环境下使用系统。

4.2 实施技术架构 (见图3)

5 总结

中石油集团公司电子文件系统硬件系统采用集中部署方式能够避免分散部署的许多不足, 在提高公文流转效率的同时, 集中部署更加有利于系统的稳定和管理的统一。

摘要：介绍了中国石油集团公司电子文件系统在三个试点单位实施的概况, 对实施过程中发现的问题进行了分析, 提出了电子文件系统采用集中部署方式, 能够避免分散部署的许多不足, 在提高公文流转效率的同时, 集中部署更加有利于系统的稳定和管理的统一。

机构电子文件管理能力体系的构建篇8

摘要：本文在分析电子文件管理工作的主要职能和关键活动的基础上，提出基于职能域的组织管理电子文件的能力体系结构，并重点从组织运作、文件管控、技术实现和信息服务四个维度阐述电子文件管理能力的通用要求，为机构培育和提升电子文件管理的能力提供思路。

关键词：电子文件职能域组织运作文件管控技术实现信息服务

Abstract：On the basis of major functions and critical analysis of electronic records management activities， this paper proposed the capacitys sys？ tem architecture of electronic records management based on the functional domain and described the general requirements from four dimensions such as capacity of organizations operation， capacity of re？ cordskeeping， capacity of ITS realization and capac？ ity of Information services.The purpose is to provide ideas and methods for the organization while im？ provingits ability of electronic records management.

Keywords： Electronic records；Functional do？ main；Organization operation；Recordskeeping；Technology realization；Information service

社会信息化的普及形成了大量的数字资源，其中最具业务证据属性和文化传承价值的电子文件受到国家和社会各界的高度重视。目前，美国、英国、加拿大、澳大利亚和中国等国家已经将电子文件管理上升到国家战略高度进行部署、实施和治理。[1]美国国家档案局与文件署（NARA）建立了百人以上的、专门开展电子文件管理工作的部门，[2]任命电子文件首席执行官并由其统一指挥，负责制定联邦政府电子文件管理政策与制度，引导和推动联邦政府电子政务活动中形成的电子文件的系统化管理工作。中国于2011年，建立了跨十个部委的电子文件管理部际联席会议制度，设立了电子文件管理工作协调办公室，并先后组织、制定和发布了《电子文件管理暂行办法》《电子文件管理标准体系框架》《电子文件管理系统的通用功能要求》《电子文件系统测试规范》等国家层面的规章制度和标准规范，在中央部委、中央企业和省市级地方档案局等多个单位开展电子文件管理（简称ERM）的试点工程，推动电子文件管理国家战略的实施。国家层面的政策、制度与标准的制定推动了电子文件管理工作的有序开展。然而，由于组织管理电子文件不仅需要克服技术上的障碍，而且需要培育管理人员的IT素养和专业技能，甚至需要跨越现有社会分工在体制机制上的组织边界和职能约束，来解决跨职能部门间甚至是跨机构间的资源整合和沟通协作的问题，这就要求机构内部具有跨部门的组织（简称ER？ MO）拥有管理电子文件的能力，负责开展电子文件管理工作。本文正是即基于这样的认识展开研究，即基于电子文件管理的职能域，提出四个维度的能力体系构建设想。

一、电子文件管理的职能域分析

ERMO的主体业务是围绕其管理对象即电子文件而展开的各项活动，需要借助网络技术环境中的管理信息系统来开展。首先，核心业务内容应始于电子文件的创建甚至是文件模板的设计阶段，贯穿于电子文件生命周期各个关键节点，如电子文件的审核、签发、流转、发布、归档、鉴定、使用、审计、保护和长期保存等，止于电子文件的销毁处置。[3]其次，电子文件产生于信息技术环境，管理人员对其实施科学管理无法离开网络技术环境。再次，需要跨越以往的部门甚至机构的边界进行资源的调度与配置、管理的沟通与协调，制度的制定与实施，政策的推进与落实，ERM文化氛围的建设与宣贯，以及电子文件管理质量的督察与审计等工作。最后，电子文件的数字形态及其IT环境依赖性等特征，使得档案的检索利用、编纂编研等业务工作发生变革，搜索引擎和数据挖掘将广为使用。由此，ERMO的工作可划分为管理运作、文件控制、技术实现和信息服务四大职能域，如图1所示。

这四大职能域因工作重心不同而相对独立，因业务协同而相互支撑。其中，管理运作职能域的工作重点是组织全局的运行控制，解决体制、机制、资金、设施、人员等问题；文件控制职能域则是围绕电子文件管理的业务活动而开展工作，解决电子文件生命周期全过程的凭证留存和归类处理等问题；信息服务职能域是围绕用户对文件使用的需求而开展的文件公开、查阅检索和基于文件背景和内容提供更细的内容服务等工作，解决基于文件的信息消费需求问题；技术实现职能域则是通过使用各种信息技术手段和工具，建立信息化工作平台，将管理运作、文件控制和信息服务的职能尽可能地通过信息系统的方式将其进行关联。

二、电子文件管理的环境要素分析

电子文件管理的需求源于社会、国家和机构内信息化环境的渐进式形成、应用系统的滚动式建设、电子文件数量的规模化增长和机构战略目标实现的知识化支撑。任何机构和组织开展ERM工作需要在国家ERM战略规划和法规政策的引导下，针对机构的信息化水平和运营目标，明确电子文件管理工作的战略定位，成立跨部门的电子文件管理工作组织（如ERMO）。通过宣传和渗透ERM的理论、思想和方法，在机构内部营造ERM文化氛围，逐步建立、健全和完善ERM的领导体制、组织架构、管理模式和运行机制，制定机构层面的ERM战略目标和工作规划，明确电子文件的价值定位和ERM工作的环境与条件，如图2中圆形虚线框定的区域。主要包括机构层面信息化环境、机构对ERM的战略定位、机构ERM领导体制和机构ERM文化的形成等。可以说，机构的信息生态环境为ERMO架构其核心能力与履行其职能提供了设施环境、资源对象、文化氛围和战略指导。

（一）机构信息化环境

机构信息化环境是指机构在信息技术基础设施建设情况、应用系统实施与使用范围、电子文件信息资源形成与留存等方面的基础软硬件和电子文件资源的状况，它是开展ERM的基础支撑条件和制约条件，机构的ERM战略规划、行动部署等都要以机构信息化环境和水平为基准。因此ERMO开展ERM工作应针对机构的信息化发展战略和应用现状制定切合实际的ERM模式和应用系统。

（二）机构ERM定位

机构ERM定位是ERM在机构全局业务中的战略地位，是反映机构对ERM工作的重视程度，是决定机构ERM业务开展和持续发展的重要前提和关键因素，它决定机构ERM文化建设、机构ERM领导体制形成和ERM专业业务能力体系的构建。ERM定位应明确电子文件在机构信息资源中的价值和特性，ERM工作的作用和意义，以及ERM组织与机构其他业务部门之间的协作关系。通常可以从电子文件资源定位、ERM工作定位、ERM主管领导重视程度等方面来反映机构ERM工作在机构层面的战略定位。

（三）机构ERM文化

机构ERM文化是机构及其人员在国家、行业ERM战略的指导下，依据机构内部信息化发展水平和信息资源管理战略，逐步形成对电子文件价值的判断和认识，以及开展ERM的思想、理念、行为和习惯，它体现了机构及其人员对电子文件价值的判断和认识，及其了解、支持或开展ERM工作的态度、行为和习惯。机构ERM文化与机构整体文化制度建设密切相关，应与相关的国家基本制度相吻合，反映机构及其人员的意识形态。ERM文化氛围的形成一方面取决于机构自上而下确立的ERM战略目标、工作规划、理念宣传和行动引导；另一方面取决于机构ERMO自下而上开展的ERM专业活动的业务能力、技术能力和信息服务能力。

（四）ERM领导体制

ERM领导体制是指机构在组织机构设置、领导隶属关系及其管理的责权划分等方面的体系、制度、方法、形式等总称，是机构建立在ERM的战略目标、指导思想、基本理念与管理规范等规定性之上的领导责任和权力结构，是机构内部其他相关部门与ERM部门、ERM领导者与被领导者之间发生作用的桥梁，对于机构ERM文化的形成和管理业务的开展具有重要促进作用。ERM领导体制在机构内部应形成相对独立的组织系统，负责ERM工作与其他相关工作的协同，并具有严格的制度规范以保证ERM领导活动的完整性、一致性、稳定性和连贯性。该组织系统应能够根据国家和行业ERM的战略思想与整体要求，引导和促进机构ERM文化的形成，明确电子文件资源的价值及其管理意义，开展决策指挥、资源部署、人员调度和监督检查等管理活动。

三、电子文件管理的能力体系结构

（一）组织运作能力

组织运作能力是指ERMO围绕ERM工作在宏观和中观层面所应具备的管理体系建设、制度规范落实和组织运行管理与控制的能力。它包括领导体制的形成、组织结构的架构、岗位职能的设置以及开展ERM工作所具备的公共资源的调度配置的能力；制度规范落实能力包括对国家、行业相关法规政策、标准规范的学习和理解能力，制定切合本单位开展ERM工作的管理制度、业务规范、工作程序和实施标准的能力，以及对制度规范的宣贯、执行和维护能力等；组织运行管理与控制能力包括组织运作机制的健全与完善能力，人员配置与管理能力，业务过程监管、控制、评估与改进能力等。具体可从组织部署、战略规划、战术安排、制度实现、人员配置、沟通协作、调度监管等方面进行能力体系的构建和培育。

（二）技术实现能力

技术实现能力是指ERMO借助技术手段为ERM工作的开展提供的IT系统实现能力和支撑组织基于网络计算机系统开展各项文件管理工作的专业技术能力，主要包括IT系统架构（方案设计、IT环境整合/变迁、风险控制、安全）、系统实现、数字仓储管理、运行维护、IT服务管理等方面的能力，是从电子文件赖以生存的信息化技术环境及其不断发展等角度为ERM工作的开展提供技术服务和质量保障。[4]具体可从信息化工具的提供、信息系统的实现、业务数据存储、系统运行维护、运行环境迁移、安全风险控制和IT服务管理等方面进行能力体系的构建和培育。

（三）文件控制能力

它是指机构及其人员围绕电子文件生命周期全过程开展ERM所应具备的专业业务能力，主要包括ERM框架设计、ERM业务开展，即围绕文件对象所开展的各项工作，例如文件销毁、文件统计、ERM业务治理改进等方面的能力。其中，文件管理业务工作的开展基于系统而开展，其覆盖系统中电子文件模型的构建、文件分类、文件鉴定、证据留存（整理）、文件处置、文件保存（迁移转换格式）、文件销毁、文件统计和文件管理监控与治理等方面的综合能力。具体可从文件鉴定、证据留存、文件分类、文件处置、文件保护、文件销毁、文件统计等多个方面进行能力体系的构建和培育。[5]

（四）信息服务能力

信息服务能力是指机构面向ERMO之外的人员（如机构内个人/部门、社会团体、社会公众），基于电子文件及其系统环境所提供的信息服务能力，主要包括电子文件的公开公布、检索利用、编纂编研、内容开发、知识服务等方面的能力，是从电子文件传播、使用和传承的需求角度保障ERM终极目标的实现。ERM信息服务能力是ERM核心能力的重要组成部分，反映了ERM水平和发展潜力，体现了ERMO所能提供的专业服务能力。具体可从电子文件信息的安全保密、公开公布、检索使用、交换共享、编纂编研、信息开发和知识展现等多个方面进行能力体系的构建和培育。

*本文为国家社会科学基金资助项目“云计算环境下电子文件的凭证性保障的原理与方法研究”（项目编号：15BTQ079）和“云数字档案馆风险评估指标体系研究”（项目编号：14BTQ062）的阶段性研究成果之一。

注释及参考文献：

[1][3]冯惠玲等.电子文件管理国家战略[M].北京：中国人民大学出版社.2011.21-22.

[2]Paul M. Wester，中国人民大学第二届电子文件管理论坛发言.2011. 3.

[4]薛四新.云计算环境下电子文件管理的实现机理研究[M].上海：世界图书出版社.2012. 45-49.

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