办公室日常信息管理

办公室日常信息管理（精选11篇）

办公室日常信息管理 篇1

一、环境卫生篇

定义

个人区域：包括个人办公桌周围区域由员工每天自行整理。

公共区域：包括办公室走道、办公场所等，定期由保洁人员清理。

制度内容

公共区域及个人区域应做到以下几点：

公共区域：展台——用过的设备不要随手摆放，请使用过后整齐的陈列在展台上，做到非使用期间展台区域上设备的整齐陈列。

储物柜——柜内文件分类整理排放好，取出或放回文件时请按照顺序摆放整齐并随手管好柜门。

植物——办公室内有多盆植物用来清新空气，每位员工经过公共区域看到盆栽内土壤干燥时，应自觉浇水。

午餐——不要在办公区域用餐，用餐请坐到门口的休息区域。用餐完毕后请自觉将桌子清理干净。

个人区域：桌面摆放——办公桌面只能摆放个人办公必须物品，其他物品应放在个人抽屉里面。办公室公用物品如剪子、胶带、尺子等应摆放在整齐并放在固定工作区域，员工平时试用，要从哪取试用后放回原位。以免丢失或引起工作不便。

电脑——电脑键盘要保持干净，下班或离开公司前电脑和显示屏要关闭。

公共卫生管理制度

饮水机、灯具、打印机、传真机、电话、文件柜摆放要整齐，保持表面干净整洁、无灰尘和废纸屑。办公室内电器线走向要美观。

新进设备的包装、报废设备及不用的杂物应按规定程序予以清理。

个人卫生应注意以下几点：

不随地吐痰，乱扔垃圾。

下班员工自已整理个自各办公区域，办公桌上用品摆放整齐。

禁止在办公室抽烟。

二、办公用具领用篇

合理使用办公文具耗材，例行节约，严禁浪费。文具使用时要爱惜节省，禁止以下几点： ①无故浪费纸张、办公耗材；

②无故浪费使用文具；

③故意损坏文具用品；

④保管不当，造成办公文具耗材损失；

⑤其他使用不当，造成办公文具耗材损失。

办公室日常信息管理 篇2

面对繁杂的办公室日常管理工作,有效推进办公自动化使得系办工作效率能得到很大提升。而推进办公自动化的重要目的就是在日常工作中做到信息能准确、及时、全面地传达和接收。传统的做法是利用电话或手机逐一通知,这样做既费时又费力,特别是在办公室管理人力和精力有限的情况下,尤显捉襟见肘。

信息网络发展的今天,我们可以通过有很多途径可以实现信息的点对点传递。最常用的是飞信、移动桌面助理和企信通等即时通讯工具软件。

1 飞信

飞信(英文名:Fetion)是中国移动推出的“综合通信服务”,即融合语音(IVR)、GPRS、短信等多种通信方式,覆盖三种不同形态(完全实时、准实时和非实时)的客户通信需求,实现互联网和移动网间的无缝通信服务。飞信不但可以免费从PC给手机发短信,而且不受任何限制,能够随时随地与好友开始语聊,并享受超低语聊资费。[2]

飞信是办公日常管理中重要的“信息使者”,不用担心打扰对方工作,就能把有效信息及时传递给对方。[3]飞信有如下特点:

1)点对点即时沟通

在工作中,以前单位发布通知,都是在单位公告栏上张贴,这既不能保证每一位教师都能看到,长期下来也浪费了大量人力的纸张。我们实现将教师加为飞信好友,通过飞信PC客户端向飞信好友发送信息不收取信息费,好友如不在线,信息将以短信的形式自动转发到对方手机上,保证信息即时到达不丢失。利用飞信发通知,既快捷又节省,还可以把重要通知存储起来以备核查。比如,要布置一次会议任务,可以把会议的时间、地点和要求等,用飞信的方式发给教师,便捷明了,尤其是在教师不便接听电话的时候,飞信短信凸显出其优势。

2)随时随地沟通

飞信全面支持手机和电脑的多终端登录以及应用时的任意切换,保证用户的永不离线。实现无缝链接的多端信息接收,让您随时随地都可以与好友保持畅快有效的沟通。例如:出差在外地,漫游长途电话费用是相当高昂的,利用手机飞信,可以随时随地与同事进行线上和线下交流,而上手机飞信只收取流量费,我们可以通过开通手机上网流量包来节省手机上网流量费。

3)防扰安全沟通

信息化时代,个人信息泄密现象屡见不鲜,垃圾短信铺天盖地,飞信可以做到只有被用户授权为好友时,对方才可与自己通话和发短信,不用手机号码只留飞信号码,安全方便。但飞信可以和手机一样,向移动手机发送短信,只需向对方手机发出好友邀请,即使对方并非添加也可发送短信。

4)定时短信

每逢节日,大家总会向同事亲友发短信祝福语或致谢,收到大量的短信祝福让我们难以一一回复。现在有了飞信,我们可以采用电脑上飞信的方式群发短信,很好地传递了友谊。

5)异网短信

通过飞信发送或群发短信时,常常需要顾及到非移动号码,群发短信往往也是飞信与手机并用。飞信异网短信功能通过PC客户端,可以同时向移动号、联通号和电信号发送短信,打破运营商界限,可向任意手机号便捷的发送短信,当然发送异网短信会收取每条0.1元或0.15元的短信费。

目前飞信已经开通异网用户注册飞信的功能,给非移动用户使用飞信提供了极大的方便,唯一不足之处,异网用户目前只能无法实现点对点短信发送功能,只能通过PC客户端与在线用户进行交流。

飞信注册下载地址:http://feixin.10086.cn。

2 移动桌面助理

手机桌面助理(Mobile Desktop Assistant,简称MDA)业务是中国移动提供的一个让客户利用互联网使用手机功能并管理自己手机的服务,同时MDA还能辅助中国移动在互联网上开展业务营销和客户服务。[4]它有如下业务特点:

1)可以在电脑上用真实手机号码发送短信和彩信。

2)超大容量(10000条)的个人通讯录和便捷的手机通讯录导入导出功能。

3)拥有强大的共享通信录功能,一人创建,群组共享的通信录,其他共享成员登录MDA即可查看,无需单独创建,还有通信录智能搜索、二级分组管理、号码归属地查询等功能。

4)短信和彩信可以定时发送。

5)强大而易用的彩信DIY功能、海量精品彩信搜索。

6)事务提醒等便捷的手机辅助工具。

7)可以体验和办理中国移动业务(如设置彩铃、体验和订阅手机报、查询和缴纳话费等)。

8)MDA的登录界面可以分省分地市设置,可以增加本地宣传活动,并且可以根据各省公司个性化设置。

移动桌面助理与飞信不同之处是发送短彩信会收取短彩信费,目前部分省市短彩信可以计入短彩信套餐,对于开通短信套餐的移动用户,使用桌面助理发送短彩信也比较上算。移动桌面助理注册下载地址:http://mda.10086.cn。

3 企信通

“企信通”是江苏电信开发的一个客户管理系统,它包含了CRM管理、企业通信录共享、互动短信、短信转移等众多实用功能。“企信通”平台突破性的实现了短信互动功能,用户收到短信后,可以进行回复,回复的内容您可以通过企信通平台查看。[5]

“企信通”为我们提供了细致入微的互动交流功能,通过“企信通”平台向对方发送的短信,均可直接回复。并且发送短信的号码可以是固定电话号码,有效提升单位形象。普通群发短信,对方不能直接回复,而“企信通”突破性的实现了短信可直接回复的功能。

在日常办公中我们亦可以实现点对点信息的发布,只要使用电信的固定电话申请注册“企信通”就能实现全网(含电信、移动、联通)点对点信息发送,还能看到短信的发送状态,及时掌握信息发布的即时有效性。企信通下载地址http://www.1183300.com。

在技术迅猛发展的今天,越来越多的单位在日常工作中普及使用即时通讯软件,因此熟练使用这些软件,可以为我们提高办公效率增色达到事半功倍的效果;尤其是在讲究经济效益的时代,这些免费应用软件的投入使用;大大节省了我们的办公开支;从环保的角度讲,减少了打印设备的使用,有效降低了办公环境的污染。

参考文献

[1]李桂娥.高校二级学院办公室科学化管理的思考[J].学术问题研究,2011(1).

[2]百度百科.飞信[EB/OL].[2012-3-9].http://baike.baidu.com/view/501543.htm.

[3]短信走进学校管理—“飞信”在教育教学(或班级)管理中的应用[J].福建基础教育研究,2010,8.

[4]中国移动.移动桌面助理.[EB/OL].[2012-3-9].http://mda.10086.cn/mdanew/mdanew_mdats.htm.

办公室日常信息管理 篇3

摘要：高校日常管理是高校管理的一个重要课题，日常管理工作贯穿于每个学生每一天的生活中，如果学生的日常管理没有管理好，那么将会影响正常的教学等活动。随着信息技术的兴起，在我国高校日常管理中应用当代信息技術，将为我们省去很多不必要的繁琐环节，直接与学生、班主任建立有效的沟通机制，对高校日常管理起到了促进作用。

关键词：日常管理；当代信息技术；沟通；促进作用

高等学校日常管理在学校的日常管理中有着重要作用，是一切其他教育教学，实习活动的保障。它的范围比较广，如学生的考勤、学生宿舍的检查、放假前和返校时对全院学生假期动向进行统计、对违反校规校纪的学生做相应的批评教育、学生开学典礼及毕业典礼的筹划和准备、勤工助学学生的安排及工资发放、学生证的办理及注册等等。这些工作，比较琐碎，但是必不可少，也同样重要，高校日常管理可以使学生形成规矩、易于他们形成正确的世界观、人生观、价值观、养成良好的习惯、对学生的成长有积极的作用。

刚步入大学的大学生会觉得不适应，大学班主任不会每天与学生见面，督促学生学习，因此从学院层面及班级层面要做好学生的日常管理工作。学院与各班级之间、班主任与班委、班级其他同学之间，要建立良好的沟通机制。

一、建立有效的信息网

为了更好的进行有效沟通，更好的进行学生日常管理工作，应建立有效的信息沟通网络，可将信息网分为三个层次

1.学院学工办与班主任之间的信息网。班主任对各班学生情况都比较了解，学校及学院需要下发通知，可直接通知班主任，再由班主任通知班委及学生，这样有利于消息的传递。

2.班主任与班委、普通同学的信息网。班主任需要对班委及普通同学的学习、生活、工作、感情等信息做到全面掌握，因此应建立此信息网，更有利于班主任直接对班级进行管理，做好日常管理。

3.班委与普通同学的信息网。班委需要对班级同学进行日常管理，因此应建立班委与普通同学的信息网。

二、当代信息技术在高校学生日常管理中的应用

1.开通系（院）、班级公共邮箱。各个学院建立班主任公共邮箱，将近期一些需要办理的事情、相应的表格等发送到该邮箱；建立全院公共邮箱，全院的学生均可登录此邮箱，查看相关的信件；各个班级可建立公共邮箱，发送一些班级日常管理的邮件，如班费的使用、团日活动的材料及安排、班会主题等。

2.飞信、QQ等工具的使用。飞信是一款与手机相关联的软件，可通过电脑上的飞信客户端向移动用户发送免费的即时消息，即使手机出于关机状态，只要飞信在登录，就可收到消息，因此可以通过此方式，通知班主任开会的地点、近期需完成的工作（贫困生的认定）等等，也可以直接通知班级负责人具体事宜。飞信可选择群租发送消息，也可选择指定的联系人，也可选择定时发送消息，方便快捷，免去了给班主任、班级负责人打电话的麻烦，要求收到短信的人务必发短信告知，如若仍没有回复，则连同没有加入飞信的用户一并电话通知。同时可将邮箱作为飞信通讯的备案，每次飞信通知之后，可将具体的信息，再详细的发送到系（院）公共邮箱、班主任邮箱，由班主任转发到各个班级邮箱。

QQ是当代社会人们普遍使用的一种聊天工具，可以建立全校学生日常管理工作交流群，各学院负责日常管理的老师可以加入此群，讨论在学生日常管理工作中存在的问题及对策，互相交流经验。同时学校学生处、就业处也可加入到这个群，学校层面的消息可以通过此群来传达，各个学院收到消息后，回复收到，这样也节省了打电话的时间和金钱，也便于日常管理的进行。

各个班级可以建立QQ群，方便班主任及班委通知事情，也可在群公告里面写下通知，一般能用手机上网的同学，也可以接受群消息的通知，通知学生，严禁在群里发送一些无关的图片，据了解，现在每个班级都有群，但是部分有电脑的同学，发送大量的无用图片，而现在大部分同学没有电脑，用手机上网的同学，每个月的流量有限，为了防止流量无故流失，他们选择拒绝接受群消息，因此，务必通知学生养成良好习惯，不要在班级群里发送一些无用的言语及图片，此群只为通知事物及班级信息沟通使用。

3.建立班级的BLOG。博客是比较流行的一种网上日记，每个班级可以建立一个BLOG，每个同学都有权限登录，可以记录一天中的感动、学习的体会、办活动的体会等，这样每个同学都可以发表自己的想法，其他同学可给予评论，给予鼓励与支持，班主任也可以随时了解班级同学的思想，学习状态等，也能使班主任发现班级不良的倾向，并及时予以处理解决。

4.院公共网站的完善。完善学院的公共网站，里面可包含学院活动展示、学院的公示及比赛等重要通知或安排、招聘信息等，学生每次登录学院网站，可以看到具体的安排。

5.建立全院学生信息档案。全院学生建立电子学生库，包括班级学生的个人及家庭成员的基本信息、受奖励处分及资助情况、担任职务、学习情况、是否需要特殊关爱等信息，需要哪个学生的信息档案，一点击即可实现，能了解到这个学生各个方面的情况。

三、结语

通过当代信息技术在高校日常管理中的应用，使高校日常管理这些琐碎复杂的事情也变得有条理，学院工作人员与班主任、班委；班主任与班委、同学之间的关系更加清晰，便于院里及班主任对班级日常工作的展开，通过各种信息技术的互相补充及加强，学院精神及待办事项可以及时准确传达给老师、班级负责人、学生，更有利于加强高校的日常管理，从而保证教育教学活动的正常进行。

办公室日常管理规定 篇4

二、办公室要注意整洁。办公桌（包括桌上的物品）要摆放整齐，其它物品摆放要有条理；保持墙壁整洁、不乱摆衣物、不乱涂乱贴、不乱钉它物，做到布置合理；不乱丢扔纸屑、瓜果皮壳等杂物，废旧物品应及时恰当处理，确保办公室地面的卫生。

三、办公室内严禁吸烟，工作期间不得大声喧哗、不得闲聊和影响他人工作。非办公室人员无工作联系不得随意进入。办公室内全体成员要团结统一，同事之间要相互尊重、相互关心、相互帮助。每一位员工要谈吐文明，注意坐姿，注意细节，以身作则，为人师表。

四、办公室内不开无人灯、无人扇。电脑应正确使用，倍加爱护，人走关机；严禁在上班时间利用电脑聊天、玩游戏、看电影、听音乐等。电话为工作联系之用，严禁利用电话闲聊。

办公室日常管理试行办法 篇5

办公室管理办法

（试行）



为了进一步加强公司的日常管理，提升员工的销售技能与专业知识，同时为大家营造一个舒适、干净的办公环境，特制定此管理办法。

一、办公场所行为礼仪

     1、参加公司任何活动一定要按时到达。、移动座位时轻拿轻放，离开坐席时应把座位放回原处并摆放整齐。3、人多时不得拥挤, 礼让年老同事或上级先行。、与高层领导对面相遇时应减低行走速度，向外侧让路并点头致意问候。、进房间要先轻敲门，听到应答方可进入。回手关门不能用力过大，如对方正在讲话要稍等静候。

 6、会见上司要得到应允方可前往，必须得到允许方可就坐，不可翻动室内物品，瞟视文件等。

 7、准确理解上司的命令、要求，不明白的地方要问清楚，不机械行事。

 8、上司或客户来访，须起身让座，不得自己坐着与站着的上司、客户交谈；上级、客户面前不出现不雅言行。

 9、搞好办公室卫生工作，确保办公室整洁。

 10、桌面只摆放办公物品；桌面物品摆放整齐、有序。 11、重要文件、资料及时归档，注意保密。

 12、下班后关闭所有电器、门窗，清理收拾好文件、办公用品后离开。13、节约使用办公用品,杜绝发生浪费现象.其他礼仪



1、前台每天按要求时间打开公司大门做好上班准备，站立门口迎接上班同事并点头打招呼：早上好，同时做好登记。



2、员工（包含会员）每天早上进入办公室时要与相遇的同事问候早安，下班时相互道别。



3、接听电话时，电话铃响应立即去接，一般电话铃响不超过三次。

首先致以简单问候。如“早上好”或“您好”，语气柔和亲切。外线电话报“创辉台科技”，内线电话报部门或岗位名称。然后认真倾听对方的电话事由，如需传呼他人，应请对方稍候；如是对方通知或询问某事，应按对方要求逐条记下，并复述或回答对方，记下时间、地点和姓名。最后对对方打来电话表示感谢，等对方放下电话后，自己再轻轻放下。

二、办公室卫生管理办法

办公室大厅实行事业部主管轮流值月制进行统一管理。值月主管严格按照公司的规定每天对办公室内清洁卫生进行检查。若发现违规者-当事人按以下规定处理：

办公室卫生管理办法

（一）

1、保持办公室和每一个工位的干净整洁，工位上除公司配备的电脑、电话、耳机等办公设备外只允许放置一个文件筐和一个水杯，其他物品全部放置到橱柜里。无论何时何事，离开工位必须将办公椅整齐地置于办公桌下。

2、各人的橱柜要定期打扫，保持干净整洁。



3、会议室仅限用于面试、开会、约谈客户等工作（因实际情况，可在内用中餐），不得在里面闲聊、打闹等，每次使用完毕后必须将桌椅摆放整齐，卫生清理干净，不得影响下一次使用。



4、公司配备微波炉、饮水机，使用后保持干净整洁，注意用电安全。



5、工作日遇下雨天气，进入办公区域前及时将雨具收起，鞋底清理干净，防止因滴水或踩踏破坏办公环境，发现地面有水或污迹及时清理。



6、所有卫生清理工具使用完毕后清理干净，整齐地置于规定的地方，已备下次使用。大型、有味的垃圾扔到办公楼垃圾指定区。



7、以上要求若有违规者，每次缴纳活动基金20元。综合管理部不定期进行检查。若以上违规情况未能及时发现违规人，责任由值月主管承担。

其他管理办法



1、办公区域、门前走廊严禁吸烟。卫生间后勤区域设有吸烟区，但要保持清洁，注意防火安全。



2、进入公司办公区域必须着正装并佩戴工牌，要求深色西装、白色衬衣、深色长裤或裙装。



3、除正常工作外不得在前台逗留，前台处不得随意进入，前台物品不得随意翻看，公司公共区域沙发为接待约访人员使用，其他人员均不得占用。

4、各部门之间不得随意串岗。

5、财务室不得随意进出。



6、电脑仅限工作使用，上班时间均不得玩游戏、看电影、看视频、看小说等，不得下载与工作无关的东西。



7、工作所需的打印、复印均由前台处负责，不得打印、复印与工作无关的东西。

8、公司纸杯仅用于来访人员使用，来访人员离开后将所用纸杯置于垃圾桶中，所有员工需自带水杯，不得使用纸杯。



9、离开公司必须检查好电脑等办公设备是否已切断电源，无论是主机还是显示器均要关闭。值月主管下班前需全面检查一次。



10、大厅空调系统由值月主管统一管理，上班开启，下班关闭（包括全员会议时），其他员工不得随意开关。小办公室内的空调由驻其中人员自行管理，上班开启，长时间离开和下班时关闭。



11、以上要求若有违规者，每次缴纳活动基金20元。



12、办公区域内不得随意放置贵重物品，如出现丢失财务等问题，责任自负。

13、爱护公司的一切财务，损坏公司财务照价赔偿。



14、其他违反公司规定的事项，公司均有权对其做出处罚。



15、本管理办法自2015年10月1日起实施，其解释权归人力资源部所有。

办公室日常管理制度 篇6

第一章 总 则

办公场所是员工从事经营管理的劳动场所，公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境，特制定本制度。

第二章 员工行为规范

1.员工着装要求得体、大方、整洁，遇当天体味较大或携带味道较重的物体（如：干活后出汗的、带盒饭的、带外卖的、带重气味物体的），请不要经客梯进入办公区域，可经货梯进入。

2.女员工上班时间不可着浓妆，勿佩戴过多饰品；领口过低，裙、裤过短的服装禁止穿着。

3.男员工上班时间不得着背心、短裤、拖鞋。4.员工举止要求文雅、礼貌、精神。

5.上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，乐观进取。

6.对待上司要尊重，对待同事要礼貌，对待客户要热情，处理工作保持头脑清醒冷静，提倡微笑待人，微笑服务。

7.保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。

8.出入会议室或上司办公室，主动敲门示意；出入房间随手关门。9.员工言谈要求亲切、诚恳、谦虚。

10.与他人交谈，要专心致志，面带微笑，言语平和，语意明确。11.严禁说脏话、忌语，使用文明用语。

12.同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，平和。13.见到领导时应主动打招呼，向上级汇报工作时应简明扼要、实事求是。

第三章 员工日常工作行为规范

1.办公区、各独立办公室上班时间应保持安静，禁止高声喧哗、嬉戏打闹。2.禁止在上班时间内玩游戏、进行与工作无关的网络聊天、浏览与工作无关的网页和视频、下载电影游戏及做与工作无关之事。

3.公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先向

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办公室提出申请，经批准后方可使用。

4.员工产生打印或传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。5.严禁在上班时间内使用公司电话拨打私人电话；上班时间如需接听或拨打私人手

机，应做到言简意赅、长话短说，不允许长时间接听或拨打私人电话。6.工作中未经他人许可，不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。

7.办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放；资料架、文件架统一摆放在办公桌侧边，资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。8.办公柜、办公坐椅不能随意摆放，离座后要将座椅推进办公桌下面。9.爱护公物，办公桌不得乱画乱写，随意粘贴，刻意破坏。10.未经办公室同意，禁止私自调换工作位置或挪动办公设备。

11.工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中。

12.工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。

第四章 办公室卫生、安全管理规范 第一节 卫生管理

办公室是大家日常工作的劳动场所，卫生情况能直接影响到个人的工作情绪，为使大家能够拥有一个舒畅、美好的办公心情，营造洁净、宜人的办公环境，制定本制度。

一、公共卫生

已由公司请专人打扫，每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。具体维护措施如下： 1.公用设备

打印机、饮水机等公用设备附近不得存放个人物品，打印废纸需码整齐后放在打印机旁。2.会议室

使用过后需将桌面整理干净，杂志水杯各自归位，并将椅子推进会议桌下面，保持横面平行。3.休息区

沙发、茶几使用过后主动整理干净，不允许存放杂志和报纸等。

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4.卫生间

保持地面干净无水渍，便池、洗手池使用过后冲洗干净。5.地面

保持地面干净清洁、无污物，不得随地吐痰、乱扔废弃物等。

二、员工个人卫生

员工个人座 位卫生由个人负责整理干净，须做到： 1.办公电脑

要定期清理，需做到表面干净、无污渍灰尘。2.资料

摆放整齐，堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。3.桌面

保持干净、整洁、无污渍灰尘，不得在桌面上摆放与工作无关的物品。

三、软环境 1.吸烟

大楼内公共区域、办公区域、卫生间及消防通道内严禁吸烟，需要吸烟的可去室外不影响他人工作的地方。2.食品

工作时间内禁止在公共办公区域内食用食品及零食，临时就餐须在指定区域内进行。

第二节 安全管理

为保证公司财产及员工人身安全，保障正常工作秩序，制定本安全管理制度。

1、防盗意识

重要文件：要做好重要资料保存工作，不得随意摆放保密文件，对于重要文件、保密资料、软件、图纸要重点管理，不得随意泄露。

公司钥匙：办公室钥匙由公司指定人员配备，不得转交本办公区以外的人员使用，未经相关负责人同意不得私自配办公室钥匙。

外来人员：员工不得私自带领与工作无关人员在办公室内长时间逗留，如需外人来我公司等候，需向办公室申请，方可进入。严禁将外人单独留在办公区域内。

门窗：办公区域内门窗要注意稳固，人离时要关锁门窗，员工不得在办公区域内

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存放大量现金、手机等贵重物品，以防被盗。

2、安全意识

危险品：员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公区域内。

空调：开启空调时须按国家相关要求调整温度（夏季不得低于26℃），人员长时间离开办公区域时应关闭空调，中午下班及下午下班后须关闭空调。

水：用水后，要将水龙头关闭，如有发现渗漏立即报告办公室。

电：要做到人离电停，下班后立即关闭计算机、个人座位上的插排以及办公区域内电灯，周五下班后，最后走的人需要将办公室总闸关掉。使用笔记本电脑的员工，不得在无人状态下给笔记本电脑电池充电，凡因充电而引起的事故及所造成的损失由当事人自行承担。

第三节 节约意识

勤俭节约是中华民族的传统美德，公司鼓励大家继承和发扬这个美德。

节约用水：水是生命之源泉，洗手或者洗涮杯具时，尽量将水量掰成中速，用后立即关闭水龙头，如发现水管有滴漏或水龙头关不严，要立即告知办公室，任何人都具有在发现设施受损后立即上报相关负责人的责任。

节约用电：下班后要立即关闭计算机，中午下班后至少要做到关闭显示器，会议室使用以后要及时关灯关空调、长时间无人的办公室要关灯、下班后饮水机要断电，周五下班后必须关总闸。

节约用纸：使用打印机时，需事先设置好打印格式，检查好打印区域，避免错打和重打，所产生的错误报告或废纸等须码整齐放在打印机旁边，可再利用于非正式公文或内部流通文件。

第五章 罚 则

若有员工违反本管理规定，公司将给予口头警告、通报批评、罚款等处罚，造成严重安全事故或严重违反公司管理制度的予以解除劳动合同处理；

第六章 附 则

本规定由办公室人事行政部修订，并具有最终解释权，自二○一二年八月一日起执行。

信息系统的日常运行管理 篇7

在信息系统中, 管理和决策的主体是人, 信息系统的任务是为管理工作服务。信息系统管理工作的目标是向企业或其他组织提供某些特定的信息, 从而满足管理工作人员的信息需求。信息系统运行管理的目标就是对信息系统的运行进行实时控制, 记录其运行状态, 进行必要的修改与扩充, 以便使信息系统真正符合企业管理的需要。而计算机本身的管理与维护工作只是这项工作的一小部分, 只是提供了硬件的保证, 真正做到向管理人员提供信息, 还需要做好如软件操作、数据收集等工作。信息系统的日常运行管理是为了保证系统能长期有效地正常运转而进行的活动。

缺乏科学的组织与管理, 信息系统不会自动地为管理工作提供高质量的信息服务, 而且系统本身也会陷入混乱。信息系统的管理是长期的、不断的, 从信息系统几十年的发展过程来看, 许多问题出现在信息系统的管理上, 因此, 对于信息系统日常运行管理的各个方面, 需要进一步研究与分析。

1 信息系统日常运行管理的主要任务

信息系统的日常运行管理工作是系统开发工作的继续, 必须由熟悉系统功能和目标, 能与管理人员直接接触的信息管理专业人员专职负责。信息系统投入使用后, 日常运行管理的工作量很大, 主要任务有数据的收集、校验和录入, 设备的管理和维护, 信息系统的安全管理, 信息系统运行情况记录, 软件维护。

1.1 数据的收集校验和录入

数据包括动态数据和静态数据。动态数据是随着时间的推移不断发生的。动态数据是掌握企业资源状况、生产经营以及提供决策支持的主要数据来源。静态数据一般随着时间的推移而发生变化, 如公司组织结构、部门划分及职能等数据。如果做不好数据收集工作, 或者不能保证所收集数据的质量, 整个信息系统就成了空中楼阁。数据收集完成后, 数据校验人员必须对数据在逻辑上或业务中的含义进行校对。数据收集一般来说是由业务人员完成, 因此, 数据校验作为数据把关的工作是不可缺少的。数据录入要求录入人员把经过校验的数据送入计算机, 只需要保证送入计算机的数据与纸面上的数据完全一致。

数据的收集、校验和录入是非常繁琐的事, 但是必须持之以恒地做。信息系统中数据不全面、不准确往往造成了系统数据分析的无效性和决策支持的失败。

1.2 设备的管理和维护

为了保证计算机设备的正常运转, 确保各种业务数据的安全, 防止意外事故的发生, 必须加强设备的使用管理。通过合理选择良好的工作环境, 掌握正确的操作使用方法和规程, 建立健全各项规章制度, 作好日常维护保养以及主动捕捉故障预发现象等措施, 来改善系统固有的可靠性指标, 减少系统的故障发生率, 确保系统的长期可靠运行, 提高计算机设备的使用寿命。设备的维护工作包括设备的定期检修、备品配件的准备及使用等。

1.3 信息系统的安全管理

信息系统的安全是指为了防止系统外部对系统资源不合法的使用和访问, 保证系统的硬件、软件和数据不因偶然或人为的因素而遭受破坏、泄露、修改或复制, 维护正当的信息活动, 保证信息系统安全运行所采取的措施。信息系统的安全性体现在可用性、完整性、保密性、可控制性、可靠性5个方面。

1.4 信息系统运行情况记录

系统运行情况的记录应事先制定尽可能详尽的规章制度。从每天工作站点计算机的打开、应用系统的进入、功能项的选择与执行, 到下班前的数据备份、存档、关机等, 对系统软硬件及数据的运作情况都应该做记录记录, 通常的做法是在系统中设置自动记录功能。另一方面, 作为一种责任与制度, 针对一些重要的运行情况及遇到的问题, 如运行情况不正常或无法运行, 应将故障现象、发生时间作尽量详细的记录。系统运行情况无论是自动记录还是由人工记录, 都应作为基本的系统文档作长期保管, 以备系统维护时参考。

在信息系统的运行过程中, 需要收集和积累的资料至少包括:系统的使用情况、维护修改情况、系统的故障情况。为了使信息记载得完整准确, 一方面要强调在事情发生的当时、当地, 由当事人记录, 避免信息记载失真。另一方面, 尽量采用固定的表格进行登记, 不要使用自然语言含糊地表达, 使用表格使填写人更容易填写, 节省时间。同时, 填写的内容应该含义明确, 用词确切, 并给予恰当的描述。对于不易量化的内容, 可以采取分类、分级的方法, 让填写者选择打勾等等。总之, 要努力通过各种手段, 尽量详尽准确地记录系统运行的情况。

1.5 软件维护

软件维护是系统整个生命周期中, 最重要、最费时的工作, 其应贯穿于系统的整个生命周期, 不断重复出现, 直至系统过时和报废为止。现有统计资料表明, 软件系统生命周期各部分的工作量中, 软件维护的工作量一般占70%以上, 因此, 应切实加强软件维护工作的管理, 满足企业管理工作的需要。

对于使用的商品化软件, 程序维护工作是可由软件厂商负责, 公司只负责操作维护。对于自行开发的软件, 一般应配备专职的系统维护员, 系统维护员负责系统的软件维护工作, 及时排除故障, 确保系统正常运行。为安全考虑, 每天操作完毕后, 都要进行数据备份。独享的数据由使用人员备份, 服务器上共享的数据由专业人员备份。数据至少有两个以上的备份, 分别存于不同的存储介质上。

2 信息系统日常运行管理组织

2.1 信息系统运行组织

有效地组织好信息系统运行, 对提高管理信息系统的运行效率是十分重要的。国内企业内部负责系统运行的大多是信息中心、计算中心、信息处等信息管理职能部门。随着人们的认识提高, 信息系统在企业中的地位也逐步提高。目前, 企业常见的信息系统运行组织机构主要有两种形式。

1) 信息中心在总经理之下、各职能部门之上。

这样有利于信息资源的共享, 在系统运行过程中有助于协调和决策, 但容易造成脱离管理、服务较差的现象。

2) 信息部门与其他职能部门平行。

其特点是可以实现信息资源共享, 但信息处理的决策能力较弱, 系统运行中有关的协调和决策工作将受到影响。

结合公司的实际, 最好是能将以上两种形式结合在一起, 各尽其责。信息中心领导可由公司副总经理兼任, 这样更有利于开展信息化工作。

2.2 人员配置

2.2.1 人员管理是信息系统运行成败的关键

由于信息系统本身是运用先进的技术为管理工作服务, 其工作中必然要涉及多方面的、具有不同知识水平及技术背景的人员。这些人员在系统中各负其责、互相配合, 共同保障系统的运行。这些人员能否发挥各自的作用, 能否互相配合、协调一致是关键。如果组织不好人员管理工作, 整个系统的运行就会出现混乱, 这种人-机系统的整体优化将是一句空话。

2.2.2 人员管理的内容

1) 首先明确规定其任务及职权范围, 尽可能确切地规定各类人员在各项业务活动中应负的责任, 应做的事情, 办事的方式, 工作的次序, 简单地说, 要有明确的授权。

2) 对于每个岗位的工作要有定期的检查和评价。为此, 对每一项工作都要具体的评价指标。这些指标应该尽可能有定量的尺度, 有一定的客观的衡量办法, 并且要真正按这些标准去衡量所有人员的工作, 必须有检查和评价。

3) 要在工作中对人员进行持续的培训。基于计算机的信息系统是新生事物, 几乎所有的人员只有边干边学才能做好所担负的工作。因此, 对人员的培训工作, 是不可缺少的。无论对管理人员还是对计算机技术人员来说, 都必须把学习、培训和提高专业素质及业务能力作为自己工作的不可缺少的部分, 以便使自己的工作能力持续提高, 工作质量不断改善, 从而不断提高整个系统运行的效率。

3 结论

信息系统的日常管理工作是十分繁重的, 不能掉以轻心。缺乏科学的组织与管理, 信息系统不会自动地为管理工作提供高质量的信息服务。信息系统的运行管理决不只是对机器的管理, 对机器的管理只是整个管理工作的一小部分, 更重要的是对人员的管理。信息系统的运行管理, 必须由信息部门组织所有相关人员按规定的制度实施, 严格要求, 严格管理。否则, 信息系统很难发挥其应有的实际效益。

参考文献

[1]杨成.信息系统运行管理员教程[M].北京:清华大学出版社, 2006.

办公室日常信息管理 篇8

关键词：二级学院 办公室 信息管理

二级学院办公室作为高校的基层综合性办公机构，处于二级学院的中心枢纽位置，是学校和二级学院教学、科研、管理等各类信息的重要集散地，起着承上启下、联系内外、沟通左右的桥梁作用，承担着为学院领导、老师和学生服务的重要职能。因此，新时期面对高等教育的巨大变革，深入研究二级学院办公室如何不断加强信息管理工作，提高办公室工作效能，提升服务水平，是办公室工作人员都应思考的一个重要课题。

一、加强二级学院办公室信息管理工作的重要意义

信息是高校实现现代化管理和内涵式发展的重要资源，对高校的稳定发展起着重要的推动作用，而且高校各项工作的顺利开展也离不开信息工作的大力支持。随着高校的不断扩招，师生数量迅速增长，二级学院办公室的工作量和工作范围都大量增加，工作任务更加繁重，汇聚的信息更是保罗万象，信息管理工作的重要作用也愈加突显。因此，加强高校二级学院办公室信息工作的管理，具有重要的现实意义。

一是为领导作好参谋作用。决策的基础是掌握有效的信息资源。二级学院的信息工作可以为二级学院战略性发展决策提供所需的关键性信息，使学院领导熟知校情、院情，捕捉学科发展新动态，发现学院新问题，从而做出科学的决策。因此，在在领导做重大决策的时候，办公室一定要做好信息调查研究工作，收集掌握大量详实的基础信息，为学院领导的各类决定提供基础依据，当好领导的参谋助手。

二是提高基层工作服务水平。加强信息管理工作，能够及时掌握二级学院院情，了解师生思想动态，化解各类矛盾。做好信息管理工作，就能够不断提高办公室工作的服务质量，改进服务方法，提高办公室工作效率，充分发挥办公室的管理与服务保障功能，保证学院各项工作的顺利开展。

三是把握高等教育发展新形势。随着高等教育的深入改革，二级学院办公室成为了学院内外各种信息的聚集地和中转站。面对纷繁复杂的各类信息，只有做好对信息的收集、处理和提炼工作，才能有助于把握高等教育发展的新形势。

二、二级学院办公室信息管理工作面临的问题

信息是领导进行规划和决策的重要依据，是实现管理目标的基本手段。加强信息工作管理，对于促进高校实现决策民主化、科学化，深化高校改革、确保高校稳定发展发挥着日益重要的功能。但在实际工作中，高校二级学院办公室信息工作普遍面临以下问题：信息管理工作不够重视，信息工作队伍不健全，信息工作管理制度不够完善。

1、信息工作的重要性认识不够

部分二级学院领导在实行管理和决策还主要依靠以往经验， 没有认识到信息工作在科学管理、转变工作作风和民主办学等方面的重要性，认为信息管理工作可有可无。对二级学院信息工作的开展政策支持不够、人员安排欠少、指导关心欠缺、任务分配不多，严重影响了二级学院信息管理工作的开展。

2、信息工作队伍建设不健全

由于缺乏重视，多数高校和二级学院均未设立专门的信息管理工作人员，反而多为办公室行政管理人员兼任，其队伍建设严重滞后。同时信息管理工作人员能力不足，业务水平不高，不能适应当前形势发展需要。而且不少信息工作人员信息意识不强，缺乏对信息管理工作的必要认识。

3、信息工作管理制度不够完善

由于主客观方面的原因，多数高校还未建立起完善有效的科学考核、奖惩、信息报送、人员培训、定期分析、重大信息失职责任追究等信息工作机制，信息工作还未走向制度化、规范化和科学化。

4、信息工作质量不高

作为学院的中枢，办公室工作人员收集的信息往往较多，但大多信息工作人员仅仅满足于就事论事，单纯、平面地反映学院在各个方面存在的问题，而对产生这些问题的原因却不加分析或分析肤浅，对信息的加工、凝练太少，没有提出解决的意见和建议。同时由于信息工作的目标通常不确定，工作人员反映大多是学院教学、科研、综合管理等方面的日常工作，没有抓住学院校的中心工作和阶段性主要工作，导致信息的参考价值和服务功能不能充分发挥。

三、加强二级学院办公室信息管理工作的措施

1、加强信息管理工作的再认识

信息是管理的基础和保证，没有信息，科学管理就无从谈起。当前随着计算机网络、通信等信息技术的飞速发展，社会信息化已是大势所趋。传统的信息傳递的内容、方式等都发生了根本改变，信息管理工作面临着诸多挑战。因此，高校二级学院办公室的管理工作者必须转变观念，进一步提高对加强信息工作的重要性、紧迫性的认识。同时还要认清信息工作飞速发展的客观现实，采取科学的应对措施，才能实现对信息工作的有效管理，促进高校二级学院办公室的信息管理工作的发展。

2、建立、健全信息管理工作队伍

要做好高校信息工作，一支数量充足、质量高的信息管理工作队伍必不可缺。因此，在选拔信息工作人员时，要注意遴选业务水平突出和工作作风优良的人员。同时还要加强对信息管理人员的业务培训，要求能够熟悉高校工作，有较强的计算机操作能力、文字表达与综合分析能力等。要组织信息管理工作人员与同行进行交流，取长补短，汲取先进的信息管理工作经验。最后要强化对信息工作队伍的管理，完善队伍管理制度，能者上、庸者下，始终将优秀人才保留在队伍中。

3、完善信息管理工作机制

建立健全的信息网络是信息工作的基础，只有在全面掌握各类信息的基础上，才能有效地调整工作动态，有效地实行管理和服务。要建立健全灵敏高效的信息工作运行机制，明确信息机构、信息载体及其职责，明确学院内部信息工作分管负责人和信息人员，落实工作责任制。明确信息管理考核奖励机制，要加强制度建设，健全科学的信息编写、报送、审核机制，确保信息的质量，建立信息、评比制度，定期召开会议，通报信息开展情况，交流心得体会，推动工作深入开展，并将信息工作纳入岗位目标管理之中，使信息工作有章可循、有制可依。

4、拓宽信息收集渠道

二级学院办公室信息工作必须突破旧的封闭体系，充分发掘社会信息资源，要积极整理、收集教育、经济、科技等其他方面的信息，特别是要分析社会经济和科技等方面的发展对高校人才培养和科研工作、教研工作的要求，从而增强高校适应社会发展、参与社会竞争和争取社会支持的能力，不断加强高校与社会各界的联系与合作。

参考文献：

[1] 朱娜.办公室信息管理研究[J].中国管理信息化，2011（12）.

[2] 朱盈.论高校办公室信息工作的发展趋势与具体对策[J].科技风，2013（7）.

办公室日常管理制度 篇9

二、调研制度。调研依据：根据郑州市创先争优活动办公室的要求，根据市委领导的指示精神，根据市创先争优活动办公室工作需要。调研准备：选派人员临时组成调研组，制定调研提纲，确定调研步骤和方法，明确调研要求。开展调研：深入基层一线，通过听汇报、开座谈会、查资料、实地走访等方式，认真做好记录，全面了解情况，形成调研报告。

三、报告制度。报告事项：上级的重要文件、会议、决定等重大事项，市创先争优活动办的重要建议、进展情况、活动方案、上报材料、工作总结、重大表彰等，基层推荐的先进典型和成功经验做法等。报告程序：按照市活动办分工，由各组拟定工作报告或建议，经组长把关后，先后报办公室、领导小组阅知。报告用途：让领导小组及其办公室领导了解情况，为领导决策提供科学依据。

四、例会制度。时间安排：一般情况下，每月安排一次例会，遇有特殊情况和重大事情时，可随时召开例会。会议内容：简要总结前一阶段工作，安排下步工作，并讨论有关事项。会议议程：市创先争优活动领导小组办公室领导主持并讲话，与会人员就工作中遇到的问题进行研讨。

五、会务制度。当召开创先争优活动动员会、经验交流会、专题报告会、总结会议等会议时，要做好以下准备工作：一是合理分工。综合组把所需要做的工作进行详细分工，并责任到组，各组再分解到人。二是沟通协调。与市委办、政府办等有关单位主动沟通，确定领导参会、讲话、主持等事宜。三是准备材料。根据会议的内容，相关组要认真准备会议有关材料，涉及市委主要领导的，要经市委办把关。

六、文件管理制度。文件起草：领导小组文件报送办公室主任审签，领导小组办公室文件报送主管副主任审签，各小组文件报送分管副主任审签，简报报送分管副主任审签。文件印发：领导小组文件、领导小组办公室文件由综合组进行发文登记并统一印发。文件处理：上级来文由办公室送分管副主任批阅后按批阅意见及时落实并做好存档，下发的各种文件要分类存档。

办公室日常管理规章制度 篇10

第一章 总则

第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围，提高办公质量与效率。

第二章 细则

第一条 办公礼仪规范

1.仪表

1.1公司职员应仪表整洁、大方，着装正式，不能穿拖鞋、运动鞋、休闲装及过于暴露的服装。

1.2咨询部、学管部职员不得披长发上班。

1.3指甲不能太长，应经常注意修剪；女性职员涂指甲油应尽量用淡色，不得涂抹颜色鲜艳的指甲油。

2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应微笑应答、热情接待，切不可冒犯对方。

3.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动代接听，重要电话作好接听记录。

第二条 办公秩序

1.员工应严格遵守考勤制度，上班打卡后不得随意外出或办私事，如确有需要须向直属领导报备，外出超过半小时需填写假条，每月不得超过三次。

2.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗影响他人工作，确保办公环境的安静有序。

3.正常上班时间不得用餐，使用电脑、手机等电子产品进行上网聊天、游戏、看小说、视频等与工作无关的事。

4.上班时间不得带亲朋好友，不允许上班时间内亲朋好友在一旁陪同、使用公司电脑。

5.不允许闲杂人员长时间逗留在部门工作区域闲坐。

6.不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需要更换号码的，须将新号码及时通知人力部更新后公布。

7.工作期间，私人电话尽量避免，确需处理时，力求简短。

8.本细则的检查、监督部门为公司办公室职员共同执行，违反此规定的人员，首次将给予-20元的kpi考核处理，之后每次考核10元递增处理。

第三条 卫生制度

1.个人区域：包括个人办公桌及办公区域由各部门工作人员每天自行清扫。保持物品整齐，不宜在台面上堆放或是积压，桌面清洁、整齐，零食等与工作无关的物品不要摆放于办公桌上。电脑及电脑主机区域是清洁重点。养成良好的卫生习惯跟工作习惯同等重要。

2.公共区域：每天以值日表为准轮流值日，每天上班后，各部门工作人员按值日表及要求清扫各自负责的卫生区，并保持卫生清洁。办公室垃圾篓摆放到位，超过3/4桶当天值日人员必须倒掉，不可有溢满的现象。每周一次大扫除，全体清扫整个校区。

3.最后下班的职员要巡查所有教室、办公室的窗户、电源是否关闭，最后关闭电闸。

办公室日常信息管理 篇11

关键词：Word软件；日常办公；应用

中图分类号：TP391.12

通过使用Word软件，办公工作人员不仅可以创建出具有专业水平的文档，还可以协同他人在任何地点实现网上办公，虽然Word软件非常简单易学，很多的办公室工作人员都已经比较熟悉Word软件的基本操作，但是关于Word软件还有许多的应用小技巧，可以使得办公工作人员更轻松、便捷地使用Word软件，以下将对此展开论述。

1 文档处理技巧

首先，在使用Word软件时经常会需要同时打开多个文档进行集中编辑或者浏览，此处可供选择方法如下：（1）在Word软件没启动的时候，在资源管理器中将要打开的多个文档进行选定，如果要打开的文件之间是连续的，可以通过在按下Shift键的同时用鼠标进行选定，如果不是连续的，可以在按下ctrl键的同时通过鼠标进行文档选定，选定好要打开的文档之后就按下回车键，则可以让Word软件将所选的文档同时打开；（2）在Word软件已经启动的时候，则可以直接单击“打开”按钮，在弹出的对话框中一一选择所要打开的文件即可。

其次，是关于如何在多文档之间进行切换的方法，因为Word软件编辑界面中通常只有一个文档，而且如果打开了的文档太多，在Word软件中的任务栏由于长度有限也是无法全部显示出来的，所以除了直接通过任务栏来切换文档的方法之外，还有：（1）单击“窗口”菜单，在出现的选择栏下方会显示出已打开的文档名，其中正在编辑的文档前会打对勾，可以对其它文档进行单击，即可完成切换；（2）在当前编辑窗口中直接按下组合键ctrl+shift+f6可以从当前编辑的文档切换到下一个文档，或者按下组合键ctrl+f6使当前文档直接切换到上一个文档。

然后，在Word软件中难免会遇到同时关闭多个文档的时候，此时通常可在按下shift键的同时单击菜单中的文件选项，里面的命令已经变成了“全部关闭”或者“全部保存”的两个选项，根据自己的实际需要进行选择即可。如果并不是想对文件进行全部关闭或者全部保存的执行命令的话，可以在按下ctrl键的同时直接单击任务栏上想要执行关闭命令的文档，当点击的图标都显示成为凹下的状态之后，对其再进行单击鼠标右键，选择“关闭组”即可将关闭所选的文档。

接着，对同一文档的某个部分常常要执行局部的操作，因此应该先对所需部分进行直接定位，將其显示出来在执行对应操作，通常可以：（1）通过不同的窗口来把所需的同一文档的不同部分显示出来，先在已打开文档的前提下单击“窗口”菜单，选择“新建窗口”命令，出现已打开文档的副本，通过对这两个文档窗口的调整，比如窗口切换和窗口滚动方法等，即可实现对同一文档不同部分显示的效果；（2）也可以通过同一窗口的子窗口来对同一文档的不同部分进行显示，先单击“窗口”菜单，选择“拆分”选项，鼠标会变成横线形式，通过对鼠标的移动来对当前文档窗口进行拆分，之后得到的两个子窗口是相互独立，处于激活状态，可以对其执行对应操作。

此外，可以对某些默认为自动添加的项目符号或者编号进行永久取消，比如换行时在行首自动添加的编号或者项目符号，取消这种设置的方法是：（1）在每次编辑文档的时候，单击“格式”菜单，选择“项目符号和编号”选项，对其执行取消操作；（2）一次性取消项目符号和编号可以先单击“格式”菜单，选择“自动套用格式”，在弹出的对话框里面选择“选项”，然后再点击“自动更正”，在“自动套用格式”选项中去掉“自动符号和编号”前的对勾，接下来在“自动更正”的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项，在弹出对话框中去掉“自动项目符号列表”和“自动编号列表”前的对勾，最后点击“确定”按钮。

最后，可以关闭拼写检查，避免文档中出现彩色波浪线引起的文档不美观现象，先单击“工具”菜单，选择“选项”，在弹出的对话框中选择“拼写和语法”选项，再点击“拼写”，去掉“键入时检查拼写”复选框钱的对勾即可。

2 受损文档恢复

在文档编辑中难免遇到一些紧急突发情况导致文档无法进行保存，比如断电、死机、程序无法响应操作等，为了避免由于文件受损所引起的损失，通常可以采用以下方法来恢复受损文件。

2.1 自动恢复Word文档。一般在文档受损之后，可以重启计算机，直接打开Word软件，系统会对受损文件是否进行自动恢复跳出对话，可以选择自动保存项目，则系统开始执行受损文件的修复。或者也可以设置自动保存时间，来提高受损文件自动恢复的有效性，先单击“工具”菜单，选择“选项”，在弹出的对话框中的保存中勾选“自动保存时间间隔”和“允许后台保存”这两个选项，并设置合理的时间间隔，最后单击“确定”即可。当然也可以在日常文档编辑的时候及时按下组合键ctrl+s来保存文档，提高文档的编辑效率。

2.2 恢复文档。除了Word软件中的自动恢复之外，还可以使用对应的转载器来实现文本恢复。先单击“工具”菜单，选择“选项”中的“常规”菜单，勾选上面的“打开时确认转换”选项，接着回到界面，单击“打开”菜单，在弹出的对话框中点击“查找范围”，选择文档的保存路径，然后点击“文件类型”，选中其中的“从任意文件中恢复文本”选项同时，勾选要打开的文档，执行打开操作即可恢复文本内容。

3 用数字化方式调整对象

3.1 调整图片属性。在图片导入之后，双击选中对象，在弹出的对话框中选择“大小”选项，使用相应的输入栏来进行微调图片的大小，若插入的是自选图片，应当双击图片后，在弹出的对话框中选择“大小”选项进行图片调整。如果是要进行图片裁剪，则应当单击“图片”选项，可以从四个方向实现对图片的裁剪。

3.2 调整文本缩进。粗略调整文本缩进的办法是将水平标尺上的标记拖到指定位置即可，较为精细的调整方法是先单击“格式”菜单，选择“段落”选项，在弹出的对话框中选择“缩进和间距”选项，在要改动的项目后面输入需要的数值即可。当然还可以按下Alt按键的同时拖动水平标尺到一定的缩进标记，由标尺所显示的数字进行精确调整。

3.3 调整表格属性。对插入表格的位置、行高以及列宽的调整方法先是选中表格，点击鼠标右键，在弹出菜单中选择“表格属性”选项，在随后的对话框中依次选择“表格”、“行”、“列”选项，单击“指定宽度”，在其对应的输入框中输入对应数字即可对表格的多种属性实现数字化调整了。当然我们也可以对表格与周围文字之间的距离进行数字化调整，先单击“表格”选项卡，在“文字环绕”中选择“环绕”，点击其右侧的“定位”按键，在弹出的对话框中即可设定表格与周围文字之间的距离。

3.4 调整单元格文本与边框距离。如果不需要使用Word软件中默认的单元格中文本与边框设置，可以对其进行调整，先选中要調整距离的单元格，打开“表格属性”对话框，选择“单元格”选项，然后单击“选项”按钮，在弹出来的对话框中去掉“与整张表格相同”复选框钱的对勾，结合下方的输入框以及微调按钮来实现单元格中的文本与边框距离。

4 结束语

综上，掌握了Word软件中的常用功能会使日常办公变的更便捷，如果对Word软件更多的使用技巧都能熟练掌握以及运用的话，不仅可以有效地避免了文档数据受损以及数据丢失，保证文档编辑的安全性和、准确性和高效性，办公工作人员无疑会在之后的办公事务中明显地提高自己日常工作的质量和效率，一定程度上促进公司的发展。

参考文献：

[1]毛卓琳.Word软件在提高办公效率方面的应用[J].教育界，2013（36）：169.

[2]廖祁勇.Word软件在现代办公中的应用[J].魅力中国，2013（22）：291.

[3]高震宇，刘涌，赵静雅.办公软件Microsoft Word的应用技巧探索[J].电子制作，2014（16）：228.

作者简介：白晓（1982.02-），男，山西太原人，本科，助讲，研究方向：计算机软件。