商务信函写作常用句型
一、商业书信常用开头语
Opening Phrases & Sentences Generally Used In Business Letters
1. I will write you particulars in my next.
2. Particulars will be related in the following.
3. I will relate further details in the following.
4. I will inform you more fully in my next.
5. I will go (enter) into further details in my next.
二、如下列所记，如附件所述，等。
1. As stated below,
2. Annexed hereto,
3. Attached you will find...
4. As shown on the next page
5. As indicated overleaf(下页，背面)
6. As at foot hereof,
7. Sent with this,
8. As the drawings attached,
9. As shown in the enclosed documents,
10. As already mentioned,
11. As particularized on the attached sheet,
12. As detailed in the previous letter,
三、我们盼望于近日内接获回信，等。
1. We hope to receive your favour at an early date.
2. We hope to be favoured with a reply with the least delay.
3. We await a good news with patience.
4. We hope to receive a favourable reply per return mail.
5. We await the pleasure of receiving a favourable reply at an early date.
6. We await the favour of your early (prompt) reply.
7. A prompt reply would greatly oblige us.
8. We trust you will favour us with an early (prompt) reply.
9. We trust that you will reply us immediately.
10. We should be obliged by your early (prompt) reply.
11. Will your please reply without delay what your wishes are in this matter?
12. Will you kindly inform us immediately what you wish us to do.
13. We request you to inform us of your decision by return of post.
14. We are awaiting (anxious to receive) your early reply.
15. We thank you for the anticipated favour of your early reply.
16. We should appreciate an early reply.
17. We thank you in anticipation of your usual courteous prompt attention.
18. We thank you now for the courtesy of your early attention.
19. We hope to receive your reply with the least possible delay.
20. Kindly reply at your earliest convenience.
21. Please send your reply by the earliest delivery.
22. Please send your reply by messenger.
23. Please reply immediately.
24. Please favour us with your reply as early as possible.
25. Please write to us by tonight’s mail, without fail.
26. May we remind you that we are still awaiting your early reply.
27. May we request the favour of your early reply?
28. A prompt reply would help us greatly.
29. A prompt reply will greatly oblige us.
30. Your prompt reply would be greatly appreciated.
31. Your prompt attention to this matter would be greatly esteemed.
32. We look forward to receiving your early reply.
33. We thank you now for this anticipated courtesy.
34. As the matter is urgent, an early reply will oblige.
35. We reply on receiving your reply by return of post.
四、请原谅我的回信延迟……，等。
1. Please excuse my late reply to your very friendly letter of March 1.
2. I hope you will forgive me for not having written you for so long.
3. I hope you will excuse me for not having replied to you until today.
4. I humbly apologize you for my delay in answering to your kind letter of May 5.
5. I have to (must) apologize you for not answering your letter in time.
6. I must ask you to kindly accept our excuses, late as they are.
五、特此奉告等
To inform one of; To say; To state; To communicate; To advise one of;
To bring to one’s notice (knowledge); To lay before one;
To point out; To indicate; To mention; To apprise one of;
To announce; To remark; To call one’s attention to; To remind one of; etc.
1. We are pleased to inform you that
2. We have pleasure in informing you that
3. We have the pleasure to apprise you of
4. We have the honour to inform you that (of)
5. We take the liberty of announcing to you that
6. We have to inform you that (of)
7. We have to advise you of (that)
8. We wish to inform you that (of)
9. We think it advisable to inform you that (of)
10. We are pleased to have this opportunity of reminding you that (of)
11. We take the advantage of this opportunity to bring before your notice
12. Please allow us to call your attention to
13. Permit us to remind you that (of)
14. May we ask your attention to
着手进行英语信函写作之前的准备工作
1. 基本理论
了结相关外贸知识, 不但要熟知产品知识以便回答客户询问, 增加客户对你的信心, 因为双方互不见面相隔千里, 所以专有术语的明白理解便起到至关重要的作用。外贸学习的好方法是以单证为中心和关键点, 用单证把外贸流程各个步骤“串”起来。外贸常见名词如发票、装箱单、商检、提单、产地证、汇票、受益人声明、信用证等收集范本, 存底备查等等, 这样的专有名词不能熟悉了结, 就很难在信函中完整无误地表达自己公司的意思。
2. 认知语境
从认知语言学角度, 语境应该是具有认知性的, 因为语言的产生和理解要求人与外界的互动, 即认知体验。仅仅依靠传统的语境观点, (即本文语境, 上下文, 或者说话人与听话人之间的互动) 是不足够完全传递信息的。所以要加上人与自身以及人与外界的互动体验。如果交际双方由于熟悉程度和认知水平悬殊而造成互明语境较少, 那么, 成功的交际要求言语表得出的信息量就会增大。语境控制对会话言语信息的制约模式形同市场经济中的价值规律曲线。商务英语写作自80年代初的确立至今经历了一个由单纯的商务英语实务的教学内容而逐步拓宽到更为广阔的经济贸易领域的发展过程, 其教学内容和教学方法日臻完善, 业已形成一整套较为科学和完整的教学体系。商务英语写作是以经济生活为反映对象, 以语言文字为表达手段, 以文章为信息传播的载体, 以推动经济发展为其应有目标的社会实践活动。它是经济活动和经济工作的得力助手, 是经济工作者及其他有关人员必须掌握的工具和武器。商务英语写作包括询盘与请求、回复函、投诉与索赔、理赔与拒绝函、销售函、邀请函与感谢信、道歉信与祝贺信、通知与通告、备忘录与会议记录、简历、申请函、推荐信、意向书、报告调查问卷和商务文件。商业英语写作的特点, 强调简明完整、清楚正确的写作风格和原则。
3.礼貌原则
根据内容的不同, 商务信函可以分为咨询、报价、交涉、订购、付敖、索赔等多种类型。无论何种类型, 信函在语气上应做到:友善、礼貌、诚恳、委婉、体谅。双方即使出现了分歧, 也应摆事实, 讲道理, 切忌不礼貌的言辞。当然.也不可过分礼貌、客套, 给人以矫情、做作之感。除用于正式交易的外贸英语信函外, 为达成贸易双方的友谊, 商家会特别注意礼貌, 因此会大量写作交流情感类信函。对这一类信函, 译者翻译的时候, 应注意选取适合的词, 使用翻译具有“信、雅、达”的美感。并且提醒注意的一点是, 商人毕竟是商人, 他首先考虑的是商品、质量及相关问题与条件, 而非客套与人称, 汉译时, 应突出重点信息, 精简繁枝冗叶, 以达到强化重点的目的。
针对外贸英语信函所带有的书面语体的语言结构特点, 写作时, 应该选择相应的书面语。在中文外贸信函中, 使用的是介于文言文与口语之间的半文言文体与之相对应。如“谨上”用Sincerely yours即可。而针对港台地区保留大量古语的特点, 写作时, 还应该把开头的“敬启者”之类词用Dear Sir表达。在传统英语贸易辞令中, 大量套语, 更应该恰当增减。如:We are pleased to…;We have pleasure in…;We acknowledge with thanks…这些套语, 产生了诸如We are looking forward with interest to your reply等句式, 这里若理解为“我们带着极大的兴趣盼望您的答复。”显然, 这种理解拖沓而且生硬, 只要稍微套用一下格式, 采取婉译方式, 译为“盼复”, 则简洁明了。类似的情况还有“即复为谢”:Your prompt reply would be greatly appreciated。
商务信函的写作要求
1.准确
就是清楚明白地陈述内容, 商务不能产生歧义, 不能引起误会。信函涉及到双方的责、权、利等利益关系.而且具有“准公文和类合同”的凭证作用与约束作用, 所以必须准确无误, 包括内容、格式、语体、语法、措词、标点符号等在内。
2. 简洁
就是要简明有力的行文。商务信函的目的就是要快速准确地传递商务信息, 它本身的时效性决定了它必须简洁明了。如我们想知道你们是否同意我们延期20天交货, 如果不同意的话, 请电复我们不延期的时间。”不如写成“如同意延期到x月x日交货, 请电复。”
3. 典雅
就是要求文词含蓄优美。商务信函代表了企业的形象, 大方、文雅的形象本身就具有说服力。如“你们写的信收到了就不如说“惠函收悉, 这类的词语还有“敬希谅察”、“迟复为歉”等, 都显示了大方文雅的形象。
结语
【关键词】商务信函 写作 教学方法 案例 情景 互评
一、 引言
随全球化进程不断推进，国际交往日益频繁，英语应用逐渐渗透到企业运行，国际人员往来的方方面面。企事业单位对于员工英文能力的要求不断加强，由最初的会英语逐渐转为熟练掌握英语听、说、读、写技能。为顺应时代发展，高等职业教育中引入商务英语课程，如何做好商务英语教学，让学生具有实际运用的能力，尤为重要。本文旨在讨论商务英语教育，并将商务信函写作作为高职商务英语教学重点，探讨能够切实有效提高教学效果的教学方法。
二、 商务英语的实际应用
作为英语教学的一个独特分支，商务英语有其专业性和实用性，旨在为学生进入社会，顺利开展与国际业务相关的工作奠定基础。商务英语的应用主要分为以下几个方面：商务谈判、外贸往来、商务信函、国际会议。高端的商务谈判和国际在一般的企业日常运营中并不多见，使用商务英语涉及频率最高的就是商务信函的拟写。国际交往中，书信的形式一直被视为官方交往方式，每日高频使用，包括外贸信函，日常公司E-mail沟通和各种其他类型商务信函。由于高等职业教育中商务英语的教学应该本着以学生为本，以社会的要求为本，以将知识熟练地运用到工作生活的目的为本来进行，因此，与商务信函拟写相关的教学可谓商务英语教学中的重中之重，如何使学生熟练掌握相关技能尤为重要。
三、提高商务信函写作教学方法
（一）实际案例激发学生学好商务信函的信心和兴趣
高等职业教育所面对的学生在英语基础上一般都较为薄弱，缺乏学习的信心和兴趣。商务信函是商务英语中相对来说较为困难和枯燥的环节，在教授商务信函写作的过程中，树立学生的信心，激发学生的兴趣是教学开端的重中之重。
由于商务英语信函写作是一门实用技能，采用封闭式教学很难使学生真正理解这一技能的重要性，所以在教学中，建议教师在课程开始之初能够将一些实际的国际公司案例讲解给学生听，例如：地域处在两个不同国度的两家毫不相识的公司，如何通过最初的一封商务邮件建立起商业合作伙伴关系，最终实现了双方的盈利和发展或者两家长期合作愉快的公司如何因为一封不恰当的商业信函在商业交往中产生误解和矛盾。如果有条件的话，也可以请一些公司的工作人员来为学生亲身说教，来讲解他们平日里工作所接触到的商务信函往来以及这些信函对于一个公司的发展甚至经济的推动产生的重要作用。在这样的过程中，让学生体会到这是一门对于未来发展实用且不可或缺的技能，从而产生学好商务信函的欲望和兴趣。
（二）为学生深入全面讲解商务信函的格式特点
教师要为学生详细讲解商务信函的独特的格式和写作原则，让学生在学习之初，打下夯实的基础，可以从机械的模拟标准的商务信函开始，逐渐能够根据不同的内容自由发挥。首先为学生讲解全齐头式、齐头式、半齐头式的写作格式，其次为学生讲解拟写商务信函中一个句子只表达一个思想，一个段落只谈论一个话题，以及一封信只围绕一个主题的写作原则，再次让学生遵循简单、明了、内容短小精要的表达方式。同时，用实际信函作为例文讲解，内容尽量涉及实际商务交往中的方方面面，例如如何询价，如何报价，如何建立商业关系，如何进行索赔，如何回复客户投诉，如何拟写私人信函，如何撰写电子邮件等等。
（三）提供模拟场景让学生深刻反复练习
在学生具备了学习兴趣和商务信函的写作知识之后， 要通过实际练习来巩固教学成果， 在教学中，最佳的办法是使用模拟场景让学生自主的思考，撰写商务信函解决问题。教师可以为学生布置模拟场景作为课堂练习和家庭作业。场景的选择要以事实为依托，采用渐入的方式，引导学生进入情景之中，每堂课可以采用一个不同的场景来进行练习，为学生设立工作中遇到的难题，用所学的的内容来解决实际问题。
比如，教师可以为学生假设他们工作在一家从事出版的大公司，公司面对的是自由编辑和读者，公司的任务是向自由编辑催稿，然后按时出版发给读者，但是临近出版日期的时候，有一部分自由编辑未按约定时间交稿，这时候如何用恰当的语言给自由编辑写信催稿。学生可以在这个场景下，运用所学到的写作格式、原则和写作技能自主发挥，教师可根据学生实际写作中反映出的具体问题给出建设性意见。这种模拟场景式练习，不仅可以启发学生思考，更为学生今后进入社会奠定了良好的基础。
结语
商务英语信函写作教学任重而道远，要从思想上深刻影响学生，让学生真正意识到这一技能对于未来发展的重要性，培养其学习兴趣，树立信心。教师要跟上时代的发展，不断更新教学内容，与社会接轨，适当添加对今后职业生涯有用的文体写作，用最切实有效的方式达到教学目的，在反复练习中熟练掌握关键技巧，争取培养出基础扎实，技能熟练的优秀商务英语人才。
【参考文献】
［1］谈芳，苏慧平. 外经贸英语函电. 北京：学林出版社， 2005.
［2］Ron Holt， Deborah Grigor 国际商贸书信大全. 北京：外语教学与研究出版社，2009.
［3］常玉田. 英语商务信函写作. 北京：对外经济贸易大学出版社，2006.
［4］王丰，陈沄沄. 北京：清华大学出版社，2005.
We are pleased to acknowledge receipt of your favor of…
Thanks for your letter of…
Your letter of … was welcome.We have the pleasure in receiving your letter…
In reply/answer to your letter of..., we are 中文
敬悉贵公司某年某月来函。贵公司某年某月来函收悉。
特回复贵公司某年某月来函 pleased /glad/delighted to inform you that… Answering to you letter of …, we have the pleasure in informing you that… We write to inform you that… We inform you of sth.We are pleased to inform you that…
Please allow us to call your attention to… Permit us to remind you that/ of…
We are very sorry to learn/ know/ hear that… We regret to hear that...We are sorry to inform you that / of… We regret to inform you that…
I am afraid we have to inform you that… As requested in…, we…
As stated below…
Attached you will find…
As stated in the attachment,…
We would be glad if you could inform us… Please inform us that…
We shall be pleased to have your information regarding / on / concerning… Following… Further to…
商务信函表示感谢的套话： 英文
We would be grateful if you could…
We would greatly appreciate it if you could… Your …would be greatly appreciated.Thank you in advance for…
Please accept our sincere/grateful/profound appreciation / thanks for … 商务信函表示结束语的套话。英文
We are looking forward to your early reply.欣复贵公司某年某月来函
……,特此奉告。兹告知… 欣告知…
获悉…, 深表遗憾。我方遗憾地告知…
依照某月某日来函要求 按某月某日来函所需 如以下所述/ 如附件所述
惠请告知…
承接...中文
若贵方能…，不胜感激。如蒙…, 万分感激。
承蒙…谨先致谢。
请接受我方对…的诚挚/衷心/深切感谢。中文
期盼早日获悉回复。
We hope to receive your reply as soon as possible / with the least possible delay.We await your prompt reply Should you have any queries, do not hesitate 若有任何疑问，请随时联系… to contact us on…
Should there be any problems, please let us know.Please feel free to contact us on… when you have any queries.We hope we may receive your further favor.We sincerely welcome your visit / your contact with us for…
You are welcome to visit / contact us by mail or phone for…
Please feel free to contact us for… 请多加关照。
1.Your?counter?offer?is?much?too?low?,especially?considering?the?small?amount?of?your?order.?
你的还盘太低，尤其是这么小的订单量?
2.Our?prices?fixed?on?a?reasonable?level.?
我们的价格处于合理的水平?
3.Our?products?are?modestly?priced.?
我们产品的价格适中?
4.This?is?the?best?price?we?can?give?you.?
这是我报给你的`最优价格?
5.The?price?has?been?reduced?to?the?limit.?
价格已经下降到临界点?
6.Our?price?is?already?on?its?lowest?level.?
我们的价格已经是地板价了?
7.There?is?little?scope?for?further?reducing?the?price.?
已经没有进一步降价的空间了?
8.Considering?quantities?has?been?sold?at?this?level?any?further?reduction?is?out?of?the?question.?
考虑已经在这个价格上出售的数量，再降价已经勉为其难了?
9.We?can?not?make?any?further?discounts.?
我们不能再有任何的折扣了?
10.This?is?our?rock?bottom?price,?we?can’t?make?any?concessions?.?
文章开首常用句型
1)This is a general discussion today about the issue of … those who criticize… argue that… They believe that… But people who advocate… on the other hand, argue that… quite a few believe… 这是当今对于某事的普遍讨论……那些持批评意见的人……觉得…… 他们认为…… 但是那些支持者……则从另一方面，认为…… 他们中相当多的人认为……
This is a much debate nowadays over/on the problem of… those who object to… argue that…They believe that… But people who favor… on the other hand, argue that…
近来对于某某问题的辩论比较多见……那些反对……的人认为……他们相信…… 但是那些赞成的人……则相反，认为……
This is a public controversy present days as to the issue of …
当今社会在某某事件上出现公开的论战……
2)When it comes to… most / many people think / argue that…,but other people think of(view / regard)as …
当……事发生（来临、产生……），很多人认为……但是另一些人却认为……
3)In recent years these is a general awareness of…..近些年来人们普遍意识到……
In the past few years there has been a widespread realization of …
过去几年中，社会中对于……有一种广泛的认识
In recent years there is a growing feeling towards…
近几年来人们对于……的意识有所增加
4)Now people in growing(significant)numbers are beginning(coming / getting)to believe(realize/ be aware)that …
时下越来越多的人（很多的人）开始（越来越）相信（意识到）……
5)Now it is commonly(widely / generally)believed(thought/ felt/ accepted)that …
现在人们普遍（广泛）相信（认为、感到、接受）……
6)In the past … years there has been a sudden(dramatic / sharp)rise(increase)in …
在过去的……年中，…………上有了一个突然的（巨大的、急剧的）上升（增长）
文章结尾常用句型
1)From what has been discussed above, we may safely reach the conclusion that…
从以上的讨论，我们有把握得出这样一个结论……
Taking into account all these factors, we may safely come to the conclusion that…
考虑到上述事实，我们完全可以得出这样一个结论……
Judging from all evidence offered, we may safely reach the conclusion that…
根据所提供的事实证据，我们可以得出这样一个结论……
2)All the evidence supports a sound conclusion that …
所有事实都在支持这样一个正确的结论，那就是……
All the analysis justifies an unshakable conclusion that…
所有分析都证明了这样一个不可动摇的结论……
All the evidence confirms a just idea that..所有证据都证实了一个想法……
3)It is high time that we placed great emphasis on the improvement of …
是时候把重点放在对……的改善上了
It is high time that we put special emphasis on the development of …
这正是我们要特别重点发展……的时候了。
It is high time that we put considerable emphasis on the increase of…
强调对于……的发展正当时了
4)There is little doubt that serious(special / immediate/ considerable)attention must be called(paid / devoted)to the problem of…
在……问题上，毫无疑问应该提起（付出、贡献）严重（特殊、即刻、相当）的注意了。
5)It is necessary(essential)that effective(quick / proper)actions(steps/ measures)should be taken to correct(end / prevent)the tendency(situation/ phenomenon).为纠正（终结、抑制）这种倾向（局面、现象）而采取有效（快速、适合）的措施（步骤、手段）是有必要的（非常重要的）。
论说文常用句型
1)The advantages of … outweigh any benefit we gain from …
……的利处，大于我们从……得到的任何利益
The advantages of … carry more weight than those of …
……的优点，意义重于那些……
The advantages of … are much greater than …
……的利处，比……要大的多。
2)When the advantages and disadvantages of … are carefully compared, the most striking
finding(conclusion)is self-evident(obvious)
如果仔细比较……的利和弊，这显著的发现（结论）就会不言自明（非常明显）
3)Although everyone believes that … I doubt(wonder)whether the argument bears close
examination / much analysis.尽管大家都认为……，我仍然怀疑这些辩论是否能经受住细致的考验（更严格的分析）
4)Contrary to widely(commonly/ generally)held(accepted)belief(ideas / views), I believe
(argue)that …
与广泛（普遍，通常）持有（接受）的信仰（想法、观点）正好相反，我却相信（主张）……
5)Although it widely accepted(commonly held/ generally agreed)that…, it is unlikely to be
true that…
尽管……是被广泛接受（广泛存在、普遍同意）的，但不一定真的……。
6)It is true that…, but this is not to say that…
尽管确实……，但不一定就是说……
7)Too much attention paid to … may overlook other facts…
对于……的过分重视，也许会让人忽视这样一些事实……
Too much importance attached to … may neglect other facts…
对……赋于太多的重要性，也许会让人忽略其它事实……
8)What these people fail to consider is that…
这些人们没有考虑到的是……
9)At first thought , this may seem a sound idea ,but on second thoughts, we find that …
乍一想，这可能是个很好的想法，但是如果细细考虑，我们就会发现……
At first thought, this may seem an attractive solution, but carefully weighing on the mind, we find that…
乍一看，这可能是个很吸引人的解决办法，但是经过细致权衡，我们可以发现……
解释原因,分析影响
1)Among the most convincing(important)reasons given(cited/ offered)by people for …, one
should be stressed(emphasized/ mentioned)…
在人们对……给出的（引用的、提供的）这些最具说服力（重要）的原因中，有一个需要被着重考虑（强调、提出）……
2)One may regard(view / think of)the trend(phenomenon)as a sign(result)of …
人们应该把这种倾向（现象）当做……的信号（结果）来认为（看待、考虑）
3)The failure(change/ success/ increase)in … mainly(largely / partly)results(arises)from the
fact that…
……的失败（变化、成功、增长），主要（很大程度、部分）来自（产生）于……的事实
4)There are many(several)causes(reasons)for this dramatic(significant)growth(decline/
increase/ change)in… First…Second…Third…
很多（若干）原因导致了……的戏剧性（显著）的成长（衰退、增长、变化）。首先是……其次是……再次是……
5)A number of factors could account for(contribute to / lead to / result in)the change(success
/ development/ increase/ decrease)in …
许多因素能够解释（促成、引起、导致）……上的变化（成功、发展、增长、减少）
6)It is no easy task(simple job)to find the reason for this complicated phenomenon which
involves several factors.找到这个涉及到很多因素的复杂现象的原因并非易事（简单的工作）
阐述或论述的句型
1）We may cite(quote / mention)a single(common)example of…
我们可以举（引用、提起）这样一个（常见）的例子……
2）A recent(new/ nationwide)study(survey/ poll)conducted(taken)at a university
indicates(reveals/ suggests/ proves)that …
某大学里，一个近期（新的、全国性的）研究（调查、民意调查）表明……
3）According to figures(situations)released by the government…
根据政府发布的数据（形势）……
As can be seen in the findings(data)provided by an institute…
从某机构提供的调查结果（数据）可以看出……
There is(no)good evidence to show that…
有（没有）可靠证据显示……
There is little evidence against…
没有证据反对……
There is strong proofin favor of …
英语作为国际通用的商务语言, 对其沟通交流技巧的掌握程度逐渐成为体现企业文化和素质的前沿准绳。无论对个人还是企业来说, 一封优秀得体的商务信函会给您的同事、供应商和客户留下良好的第一印象。随着全球经济一体化进程的不断发展, 世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象, 显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系, 在促进达成新的业务方面起着积极的作用。” (摘自《丹尼尔·肯尼迪方法:推销信创造的奇迹》)
二、英语商务信函构思工具
在书写信函之前, 列出一份清单或者划出一个提纲将有助于笔者完成一份有效成功的商务英语信函。先设想一下你的读者对你写的内容有何反应, 这将影响到如何组织你的行文。在此, 笔者提出以下一个英语商务信函构思工具来构思写信者的文章。该构思工具包括以下7点:
1.What do you know about the reader? (his or her background) 你对读者了解多少? (她或他的背景)
2.How many times have you already discussed this topic with the reader?这个话题你已经和读者讨论过多少次了?
A.Never从未B.Once一次C.More than once多次
3.What does the reader want to know?读者希望了解什么?
4.What do you want the reader to know?你希望读者了解什么?
5.What will the reader’s reaction be to the points?读者对这些问题会作出什么反应?
A.Good News好消息B.Mildly interested略感兴趣
C.Indifferent无动于衷D.Bad News坏消息
6.Based on the reader’s reaction, what type of letter will you send?根据读者的反应, 你会寄出什么样的信函?
A.Information信息B.Bad News坏消息C.Persuasion劝说
7.What do you want the reader to do after he or she is finished reading?你希望读者读完信后做些什么?
根据以上7个方面, 仔细考虑写信的目的和写这份信件应该符合的注意事项和要求。然后, 列出逐个考虑后应对的方案和措施内容。接着, 针对所列出的要求寻找到答案或者对象, 确认自己是否有足够的条件和能力来达成。努力做到信函的精确度, 清晰度, 避免使用模棱两可, 可能导致歧义的词句, 禁忌使用陈词滥调。这个构思工具可以视为一份引导性的提纲, 辅助其书写商务信函, 把握住信函的内容和着重之处。
三、范例分析
下面笔者以英语商务信函中最常见的订货信及其相应的回复为例, 来进行范例分析。
范例1:订货信An Order Letter
假设A公司看过B公司的样品后, 很满意, 打算订购一批B公司生产的商品。这封订购信的构思如下:
1.先表述感激之意后再订购。
2.看了对方样品之后认为皮鞋的质量和工艺都符合要求, 因此乐于订购。
3.确认订购之后对数量、规格、价钱等都要有详细说明。
4.向供货商索取促销资料 (sales promotional literature) , 这也是订货方通常的做法, 尤其在货品不被当地市场所熟悉时。
5.要求对方接受他们通常的付款方式 (usual terms of payment) , 即见票后30天付款。并告知对方若首批订购令人满意, 可望继续订货。
根据构思, 写出如下的订货信:
Dear Sirs,
Thank you for your speedy quotation for women’s leather shoes, and also for the samples of October 5.
Having looked over your samples, we found both the quality of the leather used and workmanship are up to our requirement and we would like you to send us the following quantities at once:
400 pairs of women’s leather shoes in black color
Size:No.28 each pair at US$1 0 CIF Jakarta
300 pairs of women’s leather shoes in red color
Size:No.30 each pair at US$12 CIF Jakarta
As your makes are comparatively unknown here, we hope you will send us some sales promotional literatures, which will certainly assist our sales.
Our order is subject to your acceptance of Our usual terms of payment days after sight.If this first order proves satisfactory, we shall be happy to place further orders with you.
Yours faithfully,
(Signature)
Jack Smith
范例2:订货确认函An Acknowledgement Letter
作为卖方, 能收到对方的订货信, 心情是十分喜悦。如果卖方同意订货信中的具体规格并认为能够履行其中的各项条款, 则可向买方发出一封书面的订货确认函 (a letter of confirmation) 。这封订货确认函的构思如下:
1.这是上封订货信的复信, 通知对方收到订货信并表示谢意。在此用简单的一句话具体叙述了对方订购的时间及内容。
2.如果对方能如期开出信用证, 同意发货, 并保证对货物进行妥善包装。
3.说明已收到许多订单, 免去买方对货品销售的担心, 并答应寄出有关促销资料。
4.同意对方所要求的付款条件, 表明及时处理订单。
根据构思, 写出如下的订货信:
Dear Sirs,
Thank you very much for you order dated October 8 for our women’s leather shoes.
We are shipping the captioned shoes to you well before November, provided your L/C in our favour reaches us in time.The shoes have been carefully packaged in strong carton boxes to prevent damage in transit.
You will be pleased to hear that orders already received from your country have been more encouraging, and we are sending you under separate cover by airmail some sales promotional literatures.
The terms of payment you suggested are acceptable, and you may rely on us to give all your orders prompt attention.
Yours faithfully,
(Signature)
Mark Cook
四、结束语
商务英语是一种包含各种商务活动内容、适合商业需要的标准英文。随着我国国际贸易的发展, 商务英语在国际交流中起着越来越重要的作用, 各种涉外合同协议、公函、通知英语商务信函等日益增多。所以, 对涉外企业相关人员来说, 熟悉商务英语相关专业知识, 掌握英语商务信函写作构思工具, 将有助于提高自己的写作能力, 以促成商务活动的顺利进行。
摘要：随着我国国际贸易的发展, 各种涉外合同、协议、通知等英语商务信函日益增多。无论对个人还是企业来说, 一封优秀得体的商务信函会给您的同事、供应商和客户留下良好的第一印象, 有助于商务活动的成功进行。本文提出一个英语商务信函构思工具来辅助写信者对信函进行构思, 把握住信函的内容和着重之处。并结合范例进行分析。
关键词：商务信函,构思,订货,确认订购
参考文献
[1]丹尼尔·肯尼迪著马晓慧译:丹尼尔·肯尼迪方法 (推销信创造的奇迹) [M].北京:国际文化出版公司, 2003, 1
[2]甘长银:商务英语信函中语气因素对词语选用的影响[J], 西安外国语学院学报, 2005, 4
[3]郝丽宁马晶:浅谈商务英语信函写作的基本原则及技巧[J].商场现代化, 007, 19
[4]常玉田:国际商务英语写作[M].北京:中国对外经济贸易出版社, 2002, 7
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