物业管理档案资料管理（通用8篇）
一、文书管理工作知识准备
（一）公文的一般格式
公文格式一般包括标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。
1．公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
2．向上级请示的公文一般只写一个主送单位（部门）；如果需要上报另一个上级单位（部门），可以采用抄报的形式。
3．发文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准。4．公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文时，只标明主办单位（部门）的公文编号。
5．公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。6．收、发文单位（部门）应写明单位（部门）全称或规范化简称。联合发文应将主办单位（部门）排列在前。
7．文字一律从左至右横写横排。
8．公文纸一般用16开纸，在左侧装订。通告等用纸的大小，根据实际需要确定行文关系。
二、达成工作目标的四个工作事项
（一）文书管理
企业文书是指企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。企业文书可以用来表达企业领导者的决策意图，行使职权；下级向上级报告情况、请示问题；对外联系工作、商洽公务以及制订计划、记载各种活动，是企业行政管理不可缺少的有力工具。
（二）档案管理
档案管理是文书管理中的一个重要组成部分。企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，对这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。
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（三）信件管理
处理信件是行政部办公事务的主要内容，也是日常行政事务的主要内容，所以企业与外界来往的各类信件，都需经行政部统一处理。为了有效地处理往来信件，更好地完成信件管理工作，必须把握信件处理的规律。
（四）资料管理
企业的内部刊物、图书资料以及其他资料是企业文书资料的重要组成部分。内部刊物是企业经营管理理念、企业文化的重要载体，图书资料是企业的精神财富。因此，企业必须加强对图书资料及内部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。
信件与便函的写作步骤
商业信件与便函是企业经营中不可缺少的书面沟通工具。
好的信函应该通过语气、短句、标点等元素显现出“简洁、热情、友好”的情绪。信函的表现技巧有以下几点：使用清晰、简洁而又准确的语言；不要用官话、行话、抽象的词语和废话；用短句；使用自然、幽默、友好的词汇。
1．信件
商业信件一般都按照公司的既定格式和惯例要求来书写，主要包括以下十个操作步骤。（1）判断信件的类型，确定使用的格式。（2）看是外文信件还是中文信件。（3）信件标题（私人信件没有）的书写。（4）敬语和称呼的书写。
（5）开头部分的书写：告知写信的目的。（6）中间部分的书写：提供详情。
（7）结尾部分的书写：表明希望对方采取什么行动。（8）祝福语或附词的书写。（9）签字、日期的书写。
（10）另附内容（如果有的话；商业信件最好没有）。2．便函
商业便函一般比较短，正规性也要比信件低一些。书写要求与信件基本相同，即简洁、准确、通顺、易懂；关键的一点，是便函把需要传达的议题、要点醒目地突现出来。便函的书写主要包括以下十个操作步骤。
（1）确定目标：为什么要写这个便函。
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（2）什么类型的便函：问候函、问讯函、招待函、邀请函、致谢函、通知函、任职函、请假条、约会函、预订函等。
（3）组织材料。（4）称呼的书写。（5）开头：说明原因。
（6）中间部分的书写：写出对方必须知道的事情，不是绝对必要的内容不要写。（7）结尾部分的书写：向对方表示感谢或提出要求。（8）敬语、谢语的书写：根据情况确定是否需要。（9）签字、日期的书写。
（10）添加附件：如活动项目、日程安排。
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档案管理的规范与否, 可以说是一个单位管理水平的好坏的衡量标准, 档案管理工作是记忆单位经营业绩或是发展过程中的重要信息, 通过对记录信息的研究分析, 可以掌握单位发展过程中的优势和存在的问题, 在科学合理的分析基础之上, 通过不断的改进制定更加适合单位发展的档案管理方式, 尤其是在新时期经济全面发展的过程中, 只有去顺应社会发展的变化, 更新档案管理观念, 不断的进行改革创新, 才能更加高效、全面、真实的提高档案管理工作, 提升单位整体管理水平。
1. 坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路
1.1 立足于法, 搞好建章立制工作
档案管理工作要坚持依法治档。档案管理要发展, 就要建立健全档案管理制度, 强化制度管理, 才能真正发展档案管理工作的作用。《中华人民共和国档案法》的出台, 是规范档案管理工作的重要措施, 将档案的搜集、整理进行规定, 这是经过二十多年的发展应运而生的, 为档案管理的良性发展奠定基础。当然新时期的经济发展形势之下, 对于档案管理工作有了更为严格的要求, 由于每一个地区的发展水平不同, 地区要根据自身的特点建立一套地方特色的立法, 各个部门要建立档案管理规章制度, 使档案管理做到有法可依、灵活有效。
1.2 档案管理的根本目的在于档案利用
要加强档案的开发利用, 实现信息资源的共享。档案的利用的高效准确的基础一定需要做好档案的基础管理。因此, 档案人员要在信息的整理、搜集、保管等方面做足功夫, 同时, 做好档案的编目、检索、编研工作, 健全档案文件的资料, 为检索工具提供完整的信息。此外, 在做好信息完善的基础上, 强化档案保管工作, 随时为需要者及时提供需要的信息。对于一些重要的档案, 要要备有微缩或复制件。同时加强档案库房设施建设, 减少外界条件对档案造成的损害。档案管理工作是在做好基础工作的基础上适应社会发展变化进行新途径的改革, 改革意在提高档案管理的水平, 将传统的方式方法不能适应社会的部分摒弃, 充分发挥档案管理的作用。全面做好档案管理工作, 不仅提高单位的管理水平, 还能为社会的进步和经济的发展做些贡献。
2. 档案管理档案信息管理
2.1 管理对象
不是所有的文件都要进行档案管理, 下面几个情况就不能成为档案管理资源:第一, 一些不值得保存的档案, 统一起来没有形成资源;第二, 一份或是多份信息或是馆藏信息同样不能作为档案管理资源;第三, 对于一些没有组织、没有顺序的档案;档案信息包括内延和外延信息内容, 以及和其相关的设备、人员、资金等, 由此可以看出, 档案信息资源的概念要更加综合化, 比起档案的概念来说。因此, 档案资源管理要从长远的眼光和角度去看, 重视所包含信息的揭示与开发, 并且要打破传统的管理模式, 走出单一档案管理部门各自为政的局面。
2.2 管理手段
档案管理的手段呈现着多元化、集成化的发展特点, 管理手段有行政手段、经济手段、法律手段、教育手段、技术手段等。运用信息技术进行档案管理, 并且取得很好的效果, 主要由于:
首先, 由信息技术自身的特点决定。信息技术是先导科学技术中新兴的技术领域, 是高技术中的先导技术。它的发展与信息要素的作用在人类社会中日益突现是分不开的。为了开发信息资源, 人们利用科学技术广泛地采集分析、处理、利用来自自然界及社会的信息, 并积累形成了信息技术。信息技术也就是指运用信息科学的原理和方法研究信息的产生、获取、变换、传输、存储、处理和利用的工程技术, 又称信息工程。闭其中主要包括微电子技术、计算机技术、多媒体技术、通信技术、网络技术等。这些技术使得人们在处理信息时得心应手, 再加上信息又与人们的生产活动、经济社会生活密不可分, 因而信息技术具有极为广泛的适应性和极强的渗透性。它广泛地应用于生产制造、产品设计、办公业务、家庭生活、教育、科研、金融、气象、军事、大众传播等领域。作为与信息要素有直接联系的档案信息资源管理更会受到信息技术的深刻影响和渗透。
其次, 由档案信息资源管理的内在要求决定。档案管理是可操控性。档案信息是可以加工和利用的, 这也是档案信息资源管理的特征。由于档案信息资源是记录人类生产活动而产生的, 人类也可以利用或是加工它。随着信息化社会的到来, 科学技术在日新月异的发展, 各行业的发展都在借助科技的顺风船进行改革创新, 档案管理也不列外。正因此档案信息资源管理利用信息技术的手段进行加工利用, 才能将大量的、有利用价值的信息动态的为人所用, 丰富了人类资源的财富。建立档案资源信息管理就是为了实现档案信息资源的共享, 对所有的资源信息进行整体、统一、管理, 最大程度的提高信息的利用管理, 因此, 档案信息资源管理改革要围绕这一目标进行。实现这一管理目标就要应用大量的计算机技术、多媒体技术、互联网技术, 新型技术是实现档案资源信息管理的有效途径, 能使信息检索更加的高效, 而且信息的储存量大。档案信息资源管理需要利用信息技术, 再加上信息技术的适应性和渗透性使得档案信息资源管理与现代信息技术紧密地结合在一起。这将会使档案事业发生根本性的转变, 越来越处于无法替代的地位。这是传统档案管理单一化、手工为主的管理手段无法做到的。
3. 结语
档案管理广泛的应用于各种领域, 新时期的发展下, 对于档案信息管理提出了更高的要求, 要顺应社会的发展变化和时代的需求, 应用先进的科学技术, 解决档案管理工作中存在的不足, 提升管理质量和水平。作为领导者或是档案参与人员, 要努力的完善档案管理水平, 不断不断的研究学习进行改革创新, 才能不断促进行业的不断提升。
摘要：档案管理作为企业或单位管理环节中的重要部分, 对于单位未来的发展有着重要影响, 因此, 本文从档案管理工作的必由之路进行分析, 并就如何做好档案管理进行分析。
关键词：档案管理,必要工作,管理内容
参考文献
[1]林祝娥.我国档案管理现代化建设的现状及对策研究[J].兰台内外.2010 (04) .
[2]林柏瑞.浅析档案管理现代化[J].南方论刊.2009 (05) .
摘 要：档案管理系统对一个国家的信息化和人才资源的管理具有决定性的作用，因此必须提高档案管理信息化的重视，创新档案管理的理念，从管理人员、管理技术、管理制度等进行创造性地改变，完善相关制度，通过技术创新带动管理创新，以理念创新影响管理创新。把握信息化管理的大趋势，让更多的行业受益于档案管理信息化。当前新型管理方式也存在着许多挑战，如网络安全给信息传输带来的影响，日益庞大的电子档案对管理提出了更高的要求，加强档案管理人员的责任感和档案管理部门之间的合作意识等。当前我国档案管理最重要的是实现档案管理理念的创新，实现档案管理信息化。
关键词：档案管理 理念 档案管理信息化
中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（b）-0072-02
1 档案管理信息化的优点
（1）有利于提高档案管理效率。传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。只需要在计算机上输入，就可以录入和找寻到档案，十分快捷，这样提高了档案管理的效率，节省了人力、物力和财力。传统的档案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人为因素的影响，常常出现漏写或者漏抄的现象发生，影响了档案的全面性和准确性，同时由于档案管理工作对于用笔以及笔迹有着严格的要求，因此对于人员的要求比较高，不利于档案管理工作的可持续发展；因此档案管理工作的信息化进程，可以有效地提高档案管理工作资料搜集、浏览、分类以及查阅的快捷性和简单性，也提高了档案资源传递的效率，提高了档案管理人员的办公效率。
（2）资源共享更加方便和快捷。新的档案管理方式也使资源共享更加方便，想要搜索档案只要在网络上搜索就可以找到档案信息，十分方便、快捷，档案管理的信息化使资源共享更加快捷。而传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。传统的资源管理，档案资源的传递以及共享的困难较大，因此多数价值较高的资源都处于闲置状态，造成了资源的浪费，也造成了我国资金的浪费，提高档案管理工作的信息化进程可以提高资源的利用效率，人们运用资料和查找资料也更加方便，档案管理部门将现有的档案进行系统管理，并且不断提高管理系统的完善性，同时将档案管理系统利用网络实现资源的共享，提高了档案资源的利用率，同时可以通过共享平台来完善目前自己现有的档案资源，提高资源的完善性，提高了资源的共享效果。
（3）信息保存更加持久稳定。传统的档案管理是纸质档案，随着时间的增加，纸质保存起来比较困难，一定时间后还需要修复，而档案管理的信息化可以解决这个问题，计算机网络的存储为档案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存时间的限制。
（4）增加档案管理的安全性。传统的档案进行传送时可能会损害或者丢失，这样补救比较困难，而计算机网络的传输为档案信息的传输安全提供了保障，使传输跨越了地域，计算机管理也提高了信息的安全性。
2 档案管理信息化带来的挑战
（1）网路媒介影响档案管理的保密性。网络的快速发展，为信息共享带来方便的同时，也为档案管理的保密性和安全性提出了挑战。由于档案管理人员信息管理的安全意识不够，以及计算机技术的不成熟，和黑客的恶意攻击，使档案管理的安全受到了极大挑战，因此必须从管理人员与管理技术方面寻求改进措施。
（2）档案管理部门之间合作意识不高。档案管理工作中，由于竞争激烈使内部工作人员缺少合作意识，影响了管理档案的沟通与交流。档案管理人员互相协调，实现信息处理自动化，提高信息管理效率和技术是现阶段档案管理信息化需要处理的关键问题。因此，提高档案管理部门之间的合作意识十分重要，这关系到档案管理的安全与效率。
（3）电子档案的管理方式有待提高。电子档案的大量存在使人们必须认真地思考其管理方式，从电子档案的数据处理方式和数据保存方式及如何保证网络流通中的安全进行创新。因此，要建立一个正确完整的科学管理方式，使档案管理朝着更加快捷、安全的未来前进。传统的文件传递方式，文件在传递的过程中受到人为因素的影响，造成文件的丢失，同时用邮寄的方式来传输文件，也会影响传输的及时性，这就给档案管理工作带来了困难，但是利用网络技术进行文件的传输，可以有效地缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性，提高了档案管理工作的效果。
3 实现档案管理理念创新的方式
（1）建全档案信息管理制度。档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。随着社会发展的逐步完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。
（2）提高档案管理意识和水平。当前很多档案工作人员对档案管理工作不重视，敷衍塞责，这就出现了许多档案管理问题。因此，档案管理人员要加强管理的意识，认真细心地从事档案管理工作，登记档案信息要准确，整理档案时要仔细装订、分类和收藏。还要对档案管理人员进行专门培训，以提高管理能力，用更加先进的手段和认真负责的态度从事档案管理工作。
（3）加强信息管理的安全性。档案信息管理的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题，因此必须从各个环节入手，提高档案管理的安全性。首先，要对档案管理人员进行培训，提高他们的责任感，工作细心认真。其次，对信息管理进行安全保护，实施档案数据备份，设立防火墙和查阅档案进行身份认证等措施，要训练提高管理人员网络安全防护的能力。
（4）利用新技术推进管理创新。现代科技的发展为档案管理提供给了技术保障，只有利用先进的技术，才能使档案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先进的管理设备，保证其质量水平。要尽快设计出来进行档案管理的软件，使档案管理与日常生活相联系，利用计算机集成技术，加大计算机的存储容量。另外，也要选用一些会使用计算机新技术的人才，进行管理技术的创新，实现档案管理的信息化。技术的发展是档案信息化进程的基础，没有技术的支撑档案的信息化进程只是空话，同时为了能够保障档案信息化的进程，需要从源头上减少档案的毁损率，通过技术的进步来减少电磁的干扰，同时技术人员还要研究出档案信息的管理软件，提高信息化管理系统与办公系统之间的融合程度，同时档案管理软件的安全性也是软件开发人员需要重点研究的方向，提高信息的综合开发能力，促进档案管理工作的效率。
参考文献
[1]翟惜瑞.档案管理信息化建设的现状及其对策[J].兰台内外，2014（1）：41.
第一条 现场监理工作资料分类目录：
一、施工单位审报类：
1、施工组织设计及方案报审表(监A-01)
类别号AA
2、分包单位资格审查申请表(监A-02)
类别号AB
3、工程开工报告(监A-03)
类别号AC
4、工程测量放线报验单(监A-04)
类别号AD
5、工程材料设备报验单(监A-05)
类别号AE
6、工程进场施工设备报验单(监A-06)
类别号AF
7、工程报验单(监A-07)
类别号AG
8、复（停）工申报表(监A-08)
类别号AH
9、工期顺延申报表(监A-09)
类别号AI
10、（）月工作量申报核验表(监A-10)
类别号AJ
11、＿＿月合同外工作量申报核验表(监A-11)类别号AK
12、____月甲供材料耗用清单(监A-12)
类别号AX
13、项目月付款申报表(监A-13)
类别号AL（合同外）
AL（合同内）
14、乙供工程材料价格申报表(监A-14)
类别号AM
15、索赔申报表(监A-15)
类别号AN
16、施工单位申报表(监A-16)
类别号AP
17、砼浇筑申报表(监A-17)
类别号AQ
18、技术核定单(监A-18)
类别号AR
19、现场签证单(监A-19)
类别号AS
20、工程材料供应商资格审查单(监A-20)
类别号AT
21、工程材料计划报审表(监A-21)
类别号AV
22、工程进度计划报审表(监A-22)
类别号AY
二、监理管理类
1、监理通知单(监B-01)
类别号BT
2、不合格工程项目通知(监B-02)
类别号BE
3、安全隐患通知单(监B-03)
类别号BA
4、工程停工指令(监B-04)
类别号BG
5、设计变更通知单(监B-05)
类别号BS
6、监理例会记录(监B-06)
类别号BH
7、工程备忘录(监B-07)
类别号BB
8、工程质量整改通知单(监B-08)
类别号BZ
9、监理合理化建议申报表(监B-09)
类别号BJ
三、监理内部工作资料类
1、实测项目检查记录表(监C-01)
类别号CC
2、砼试块成型记录表(监C-02)
类别号CH
3、监理值班记录(监C-03)
类别号CB
4、分部分项工程验收记录(监C-04)
类别号CY
5、工程材料取样复检记录(监C-05)
类别号CJ
6、砼、砂浆配合比试配记录(监C-06)
类别号CS
四、合同管理类
1、工程勘察、设计、施工、分包、供货合同及施工委托书。
2、招投标文件、招标答疑会议纪要、图纸会审纪要。
3、监理合同、特别授权文件、监理规划、大纲、实施细则。
五、工程管理文件类：
类别号JV
1、监理月报、监理年报。
2、分部分项工程质量评定报告。
3、工程质量安全事故报告，工程质量安全事故处理报告。
4、单位工程质量综合评估报告。
5、监理音像资料。
6、各种施工技术方案。
7、沉降观测记录。
8、天气记录。
9、投资及进度控制资料。
10、监理日记。
第二条 监理表格分类及使用说明
一、施工单位申报类（A表类）
本类表格由施工单位在项目监理部领取，按有关事项分类填写，一式三份，报监理部 批示完毕后，由监理部发往施工单位，由施工单位填写回执栏，各自存档，监理方二份，施工方一份，方可组织实施。
1、施工组织设计及方案报审表（类别号AA－）
本表由施工单位按有关规定及要求报审施工组织设计或有关技术方案时填写，与附件同时送交监理部。
2、分包单位资格审查申请表（类别号AB－）
本表由工程施工总承包单位按合同或业主要求，选定某项工程分包单位后，将证明分包单位资质等级、技术能力及其他需要证明其具备相应履约能力的资料作为附件，与此表同时报送监理部，监理部作出审查意见之后，报业主确认后，发往施工单位。
3、工程开工报告（类别号AC－）
本表由施工单位在分部分项工程开工前，将经批准的施工方案、劳动力组织计划、原材料检验证明、特种人员上岗证明等资料作为附件，填写后报监理部。
4、工程测量放线报验单（类别号AD－）
本表由施工单位在工程测量放线完毕后，将有关图表作为附件，填写后报监理部复验。
5、工程材料设备报验单（类别号AE－）
本表由施工单位在工程材料设备（包括甲供）进场，按有关规定抽样复检后，将有关 试验报告或外观检测数据表作为附件，填写后报监理部核验。
细目： 水 泥AE－S 钢 材AE－G 地 材AE－D 防水材料AE－F 装饰装修AE－X 电气材料AE－H 水暖器材与卫生洁具：AE－N 设 备AE－B
6、工程进场施工设备报验单（类别号AF－）
本表由施工单位按施工组织设计及方案或投标文件中要求进场有关设备后，将有关设 备生产能力技术参数填写后报监理部，附样本资料，出厂合格证或测试报告等。
7、工程报验单（类别号AG－）
本表由施工单位在有关工程工序完成后填报。
细目： 钢筋工程：AG－G 模板工程：AG－M 电梯工程：AG－S 钢筋焊接：AG－H 预埋预留：AG－Y 桩基工程：AG－J 砌筑工程：AG－Q 防水工程：AG－F 建筑电气：AG－D 门窗工程：AG－C 装饰工程：AG－Z 土方工程：AG－T 通风与空调：AG－K 楼地面工程：AG－L 采暖卫生及煤气工程：AG－S
8、复（停）工申请表（类别号AH）
本表由施工单位在停工原因消除或发生不能继续施工事项后填写，附件有关证明材料 报监理部。
1、工期顺延申请表（类别号AI－）
本表由施工单位在按合同发生顺延工期的原因后，将有关证明材料作为附件填报，要求相应顺延某项工程工期，报监理部。
10、（）月工作量申报核验表（类别号AJ）
＿＿＿＿月合同外工作量申报核试验表（类别号AK）
＿＿＿＿月甲供材料耗用清单（类别号AX）
项目月付款申报表（类别号AL）合同外为AL（外），合同内AL。
上述表格在每月25日由施工单位将本月形象进度中完成工作量分为合同内与合同外两部分分别填报，将有关月工程量预算书作为附件；由监理部审核后签付进度款。
11、工程材料价格申报表(类别号AM)本表由施工单位按合同或招投标文件要求，由乙方采购，甲方确认价格后 的材料，在采购前，由乙方将有关材料生产厂商资信证明、报价清单作为附件，由监理部会同业主代表共同确认，作为结算依据。
12、索赔申报单（类别号AN）
本表由施工单位按合同或招投标文件要求，发生业主或由业主过错引起施工单位产生 损失，需向业主索赔事项，将有关证明材料作为附件报送监理部，由监理部组织业主与施工单位协商解决。
13、施工单位申报表（类别号AP）
本表适用于没有专用表格，施工单位需要请示、批复的其他事项，由施工单位填报监 理部。
14、砼浇筑申报表（类别号AQ）
本表由施工单位在钢筋、模板分项工程报验合格后，砼搅拌站计量系统经验收合格，原材料已报检复验合格后，填报监理部。
15、技术核定单（类别号AR）
本表由施工单位在按设计文件要求无法施工或设计文件出现明显错误或自相矛盾时填 写报送监理部。由监理部会同业主或通过设计单位解决。
16、现场签证单（类别号AS）
本表由施工单位在施工过程中完成合同外工程或因设计变更原因造成返工，需在合同 外另增工程量，填报后报监理部，由监理部会同业主确认。
17、工程材料供应商资质审查表（类别号AT）
本表由施工单位在拟采购材料前将有关材料供应商生产资质及其他资信证明作为附 件，填写后报送监理部。
18、工程材料计划报审表（类别号AV）
本表由施工单位按施工进度计划每月25日将下月甲供材料设备计划报监理部，监理部 审查批准后，交业主按计划供应。
19、工程进度计划报审表（类别号AY）
本表由施工单位按施工组织设计及其合同要求每月25日将下月进度计划附后报审，作 为业主各项工作配合依据。
二、监理管理类（B类表）
本类表格由监理部在监理工作进行过程中，填写一式三份，由建设单位、施工单位、监理部各存一份。
1、监理通知单：（类别号BT）
本表适用于无专用表格，需要通报有关单位（包括业主）或需要有关单位完成某项工 作时，由专业监理工程师填写，项目总监签发。
2、不合格工程项目通知（类别号BE）
本表适用于分部分项工程达不到合同要求，需要返工或局部修整无法达到要求需要拆除的情况，由专业监理工程师填写，项目总监签发。
3、安全隐患通知单（BA－）
本表由专业监理工程师发现安全隐患或违规操作可能引发安全事故时填写，由项目总 监签发。
4、工程停工指令（BG－）
本表在工程施工过程中施工单位严重违规操作，可能引发质量安全事故或者工程质量 进度长期达不到合同要求，需要停工整顿；或者业主有关工程工作不到位，甲供材料设备不能进场，造成施工无法进行。由监理部酌情填写，项目总监签发。
5、设计变更通知单（BS－）
本表根据业主要求或设计单位变更通知，监理部审核后，将有关设计要求文件作为附件发往施工单位。
6、监理例会记录（类别号BH）
本表由监理部将现场各种工程会议形成决定或达成口头协议，当场记录，三方签署后各存一份。
7、工程备忘录（类别号BB）
本表适用于无专用表格，而需要书写记录的各方协商决定或达到协议。
8、工程质量整改通知单（类别号BZ－）
本表适用于施工现场分部分项工程施工过程中发生违规操作，经整改后达到可以要求事项，由专业监理工程师填写，项目总监签发。
9、监理合理化建议报审表（类别号BJ）
本表适用监理根据有关技术规范，功能要求对设计文件及施工重大方案审查后提出技 术可行，可节约投资的合理化建议报业主，经采纳后作为合理化建议奖结算依据。
三、监理内部工作资料类
1、实测项目检查记录表（类别CC－）
本表在分部分项工作完成后，需要实测实量，由专业监理工程师填写后存档，作为分项工程质量评定依据。
2、砼、砂、浆试块成浆记录表（类别号CH）
本表由专业监理工程师按有关规定在砼浇筑现场抽取试块后编号填表以便核查试压结果。
3、监理值班记录（类别号CB－）
本表由监理部正常工作时间之外，连续施工需夜间及节假日值班，由值班人填写存档。
4、分部分项工程验收记录（类别号CY－）
本表由监理部在每天填写已验收的工程，作为验收工程台账备查。
5、工程材料取样复验记录（类别号CC）
本表由专业监理工程师在进场材料（含焊接头）取样后登记，作为台账备查。
6、砼、砂浆配合比试配记录（类别号CS）
本表由专业监理工程师现场取样后，送试验室试配，登记作为台账。
陕西邮电建设监理有限公司
第一项目部
销售部客户档案管理制度
顾名思义，客户档案就是有关客户情况的档案资料，是反映客户本身及与客户关系有关的流程的所有信息的总和。它包括客户的基本情况、市场潜力、发展方向、财务信用能力、竞争力等有关客户的方方面面。以客户为中心的资源是酒店的一项重要资产。建立客户档案的目标是为了缩减销售周期和销售成本，有效规避市场风险，寻求扩展业务所需的新市场和新渠道，并且通过提高、改进客户价值、满意度、赢利能力以及客户的忠诚度来改善酒店的经营有效性。所以建立客户档案应侧重于为方便酒店销售工作的各类信息查考、利用，提供全方位的管理视角，帮助正确的分析和决策，赋予最大化客户收益率。
一、收集客户档案资料
建立客户档案就要专门收集客户与公司联系的所有信息资料，以及客户本身的内外部环境信息资料。档案收集不是老总一个人或是丢给几个业务人员就能做的出来的，而是要全员投入，根据各人所掌握的资讯状况，各划一块去分头收集整理。它主要有以下几个方面：
1、有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电话、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景，与本酒店交往的时间，消费种类等，这些资料是客户管理的起点和基础，需要通过销售人员对客户的访问来收集、整理归档形成的。在酒店内的一些客人表现出对酒店的态度和意见，则要通过各部门来收集，可做为针对性服务或改善服务的方向准则。
2、关于客户特征方面的资料，主要包括客户所从事工作的市场区域、业务范围、公司销售能力、发展潜力、经营观念、经营方式、经营政策、经营特点等。其中对大客户，还要特别关注和收集客户市场区域的政府贸易政策动态及信息。这样可针对客户公司的经营动态对酒店进行有针对性的推销。
3、关于与竞争对手的关系及安顺市行业发展趋势。其中对于客户的“市场流向”，要准确到每一个“订单”；与竞争者的关系要有各方面的比较数据。这样有利于销售部门对酒店在每一阶段整体市场大趋势的了解和把握。
4、关于交易现状的资料，主要包括客户的销售活动现状、存在的问题，酒店销售战略、未来的展望。客户公司的形象、声誉，财务状况、信用状况等。
二、客户档案的分类整理归档
客户信息是不断变化的，客户档案资料就会不断的更新，所以客户档案的整理必须具有管理的动态性。根据会馆基本的销售运作程序，可以把客户档案资料分成六大类，编号排列定位并活页装卷。
第一大类，客户基础资料，包括：客户入会登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、客户背景资料、客户签协议时的一切初始资料（包括销售人员对客户的走访、调查的情况报告）。
第二大类，客户与酒店签订的合同、协议情况，包括：历次签订合同协议记录，具体合同协议文本。合同协议要按签订的时间先后排列。
第三大类，客户的欠款还款情况（签单客户），包括：客户还款计划（签单合同），客户信用额度，历次欠款还款情况，欠款还款协议，延期还款审批单。其中对于直接外销客户，还应有付款方式、授信金额抵押保证登记。
第四大类，客户投诉、折价情况，包括：折价审批，投诉折价原因，责任鉴定，退协议基本资料及退协议原因说明等。
第五大类，同行业发展趋势，包括：与我酒店同档次的酒店的基本情况，现行促销方案，提成方式等一系列行业动态。第六大类，极端内部人员促销方案，内部人员销售记录，提成情况。外联促销人员促销方案，此文献由监理英才网提供
外促人员的促销记录、提成记录。
以上每一大类都必须填写完整的目录，并编号，以备查询和资料定位；客户档案每年分清理、按类装订成固定卷保存。每位客户经理在各大类中均有自己独立的卷章。
三、档案审批
1、客户经理在提交档案前要认真审核、校对确保档案的真实准确性。
2、所有客户档案均需有客户签名、经办人、直接领导审批签字方可入档。
四、档案的查阅
1、每位经理有权随时查阅自己所负责客户的档案记录。
2、总经理、销售部经理有权查阅酒店所有客户的档案记录。
3、其它部门经理需查阅客户档案时，需有销售部经理或总经理的审批方可查阅。客户档案属酒店保密资料，严禁外泄。
五、档案的增加、修改、删除与管理
行业在发展，消费者的消费理念在不断的更新，不断的理性化，所以档案资料也要不断的更新。以便更好的确立酒店正确发展方向。
1、档案的增加，对于客户在建档时不完善的资料进行补充，新的行业发展趋势，竞争对手的最新动态等。所有酒店员工都有及时提供资料和完善客户档案的权利和义务。
2、档案的修改，在建档时客户资料难免有差，所以及时的发现修改是极为重要的。对客户档案进行修改前要得要销售部经理的同意批示，并在留存修改记录，和修改原因。
3、对错误和过时行业情报、死档进行及时的删除。删除时需有销售部经理的同意批示，删除原因。对确定删除的资料也要有一个月保留期，确定删除时再进行彻底删除，以免误删除有用资料。
4、销售部会同其它一线部负责人每月召开一次客史档案补充更新会，确定月度重点关注的客人名单。每季度召开一次消费分析会，并根据客户消费情况，对其进行各类客史档案动态转换，并做好各类客户上半年、下半年及消费的分析会议。
六、设立日常档案
对日常运营中一些重要数据资料进行归档，如各级会议记录，日常来信 传真，客户预订记录，客户访问表同，日销售报表，周销售的报表，月季年销售报表及计划总结，散客的表扬、投诉及处理意见，各大活动方案的计划、实施、收效等文献档案。日常档案要时时更新，重要记录及时归入各大类档案中。
七、“两套制”
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝(纸文档)存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸和电脑储存两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
八、如何利用和完善客户档案
酒店通过建立客户档案资料，加强主要客户和潜在客户管理，其目的是为酒店销售工作服务，着重在兼顾销售与收款两个目标。因此，酒店对客户档案的利用主要把握以下三个方面，并在利用中不断的补充和完善客户资料。
第一，通过对客户档案中各类市场信息的利用，把握和预测酒店准新策略方针的可行性及风险规避，对寻找、挖掘新客户起积极的参考作用。所以对于会馆建立客户档案，在收集客
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户背景材料时，不仅要充分了解客户的喜好和消费能力；还要了解同等酒店在经营中的失败案例，相关的法律法规行来发展趋势等，在利用客户档案时要整体评价客户的消费水平及意向，分析整体市场占有率和市场份额，以便决定会馆服务和经营战略的整体发展方向和战略布局。
第二，通过对客户档案中交易状况信息的利用，把握酒店自身管理程序的适应性和市场定位，挖潜堵漏，降低销售成本和经营成本，最大化整合、利用酒店资源。提高酒店服务水平和业内定位，应设法让酒店所有员工知道自己所在岗位的服务流程，并让他们了解自己负责的工作与某些流程有何关联。因为每个流程只要一个环节不到位，就可能导致宾客的不满意或赔款损失，造成不好的影响，流失客源。
一、文件管理
1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。
2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。
3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。
4、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。
5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。
二、档案资料管理
1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。
2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。
3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。
4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。
5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。
6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。
7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。
8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。
9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。
10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。
11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。
12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。
13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。
1 公路工程档案管理目前的状况
当前公路工程的发展前景和历史状况决定着我们的社会和决策单位应该更加的进步, 使得决策的结果更加的有效果, 使项目决策更为合理、准确, 这也就能达到我们社会对于公路决策的一个重点的调控。在公路工程的建设中, 公路建设项目资料的完整和准确对工程建造来说是十分重要的, 对建设的质量产生直接影响, 而且也可以反映出档案资料的编制和整理水平, 公路工程项目档案的资料管理是进行信息化改造的核心, 也是质量的保障。而我们国家目前的公路工程档案资料管理是有着一定的不全面性的, 同时也是需要我们不断完善和发展的, 我们对公路档案管理的制度应该加以规划, 以及一些部门的责任应该更加的明确, 使得每个部门都有自身存在的意义和自身的价值得到发挥。这也是我们国家目前公路工程资料档案的现状, 更加是我们本篇文章研究的中心目标。
2 建筑工程档案资料归档分析
2.1 公路档案资料管理信息化的目标
公路工程建设的资料也有很大的作用, 同时也是工程验收的重要依据。很多方面, 需要对现场资料文件和档案进行信息化管理, 要不断规范化, 近年来, 我国的公路工程档案资料的管理体系已较为完善。但是, 施工建造监督的各项表格仍然要确保填写准确和规范。现代社会追求的就是管理方面的信息化以及对于管理的一个规范化, 信息化就要求我们要将公路档案进行集中, 存档, 可以作为一种信息来传播, 而且能够形成一种统一完整的制度规划, 保证信息化社会发展下, 我们的公路方案管理制度达到新的发展水平。
2.2 完善公路工程档案管理的制度
需要不断完善档案管理的制度, 不论是建筑工程档案资料的存放, 还是在公路工程建设的资料管理中, 建筑工程的档案资料范围的分类还是制度和资料的安全制度, 都是资料的查阅利用制度。这些制度的利用主体一般较为明确。从其建筑行业的特性来看, 工程和设备的档案在具体的档案管理工作中都是很有必要的, 工程资料的管理以及对于资料的掌握情况对于我们的公路工程的建设来说都是有着非常重要的作用, 特别是在我们的新时期的社会信息化建设来说, 我们的社会更是需要我们对于档案信息化的掌握和运用。
2.3 公路档案资料管理信息化的发展前景
公路档案的资料管理信息化是我们社会发展的必然需求, 也是我们发展的必经阶段, 对于大部分的工程建设来说, 我们的工程档案总是存在一些或多或少的缺陷, 总是有着一些不可避免的问题存在, 这就需要我们不断加强档案管理信息化的创新, 将档案管理与我们的社会整体发展做一个全面的结合, 做到发展不离改革, 改革不离信息化。就我们当前的现状来说, 我们的社会更是需要我们将档案信息化改革进行到底, 从而进一步达到我们社会的先进改革以及发展的必然要求, 当然这也是我们现今社会的主要目标, 也是我们本篇文章的主要内容。
3 公路档案资料管理信息化的需求和创新
3.1 建筑工程设备的资料管理
对于建筑工程设备的管理, 我们主要表现在对工程建设所需的机械设备进行管理, 机械设备是我们公路工程建设的主要方面, 也是我们在公路工程建设的过程中的主要工具, 同时, 因为建设的工程的档案资料基本都涉及很多商业机密, 所以在出借或者存储的过程中需要考虑很多方面的因素的影响, 不仅要出示相关方面的鉴定的文件资料, 还要出示一定的资格证, 这是对工程的机械设备的技术保障, 而且定期检查和清点, 进行专门的安全防护管理也是非常重要的手段和方法。
3.2 资料文件的借阅需要进行严格的登记记录
资料文件的借阅需要办理相关的手续, 其建设所需的仪器设备, 产品的申请、购买合同、合格证和保修单的手续, 也需告知借阅者不得损坏, 要及时归还。在某些情况下, 对于有些资料, 要借出原件的, 借用人要采取有效措施, 确保文件完好归还, 有可以进行复印借出的, 需要经过领导部门的同意, 防止工程建设的机密被泄露, 保证我们的资料能够得到更大程度上的保密以及资料能够得到更大的利用, 从而能够发挥我们档案资料的最大作用, 对于我们的公路工程的建设来说, 我们的社会公路工程的建设更是需要档案管理信息化的支持和维护。
3.3 在查阅时, 不论文本的, 还是电子档的, 都需要合理利用, 避免造成损害
公路工程档案资料管理是个复杂的工程, 包括各种细节的文件, 每个细节都需要进行一定的准备, 每个细节的文件都是需要进行保存的, 并且资料的管理是很具有技术含量的, 也是值得我们关注的内容。
综述全文, 随着工程项目建设的日益发展, 公路工程建设的步伐更是需要建筑设备的材料准备, 而我们的信息化社会更是需要我们的信息化的资料档案管理。公路工程的项目档案资料管理, 要跟得上项目建设, 更要符合社会发展的需求, 在我们的社会发展的总历程中, 为了不断的加快发展, 各种信息资料的管理工作更为繁重, 我们更是要对资料进行合理的建设的扩展要求, 在创新的基础上将信息化档案资料管理发展的更好, 这也是我们社会发展与档案管理共同进步的一个重要方面。
公路建设的繁琐使资料管理的工作面临许多新的问题, 这些问题的出现会对公路建设的项目管理产生直接的影响, 为了促进其更好的利用, 应该加强对公路工程档案资料管理的制度。所以, 将信息化技术不断融入其中是有着非常大的意义的。在保证工作人员对档案资料管理的管理前提上, 在信息技术的发展下, 公路建设的档案管理需要信息化技术的辅助支持, 使档案信息的管理更为科学化, 工程项目的信息管理更加规范, 从而不断提高管理的效率和方法。
摘要：现今, 公路系统的建设既普遍又急切, 我们的社会发展更是需要公路的发展支持, 社会的发展离不开各方面的建设, 也就是各方面的建设共同作用, 我们的社会才能逐渐进步。在公路工程建设中, 我们的公路建成好坏受到各方面因素的影响, 同时也影响社会其他方面的进步和发展, 除了施工等外部环境的要素之外, 内部条件也是非常重要的一个影响因素, 比如说工程建设过程的档案资料管理这个方面, 它是一个重要的环节, 同时也是必不可少的环节。
关键词：公路工程档案,信息化,资料管理现状,创新方法
参考文献
[1]曾永志, 杨中庆.公路工程档案资料管理现状及信息化, 2008.
[2]潘莲莲.浅谈公路工程档案管理, 2008.
[3]林丽媚.浅谈高速公路工程档案工作存在的问题和建议, 2012.
【关键词】电子文件档案化管理；传统档案管理；区别
引言
现代信息技术的快速发展使得自动化办公管理系统模式越来越受到大众的喜爱，并逐渐的走入人们的生活之中，使得更多的工作人群习惯并喜欢用计算机和网络进行办工。相对于传统的档案管理，电子文件档案化管理就有很多的优势。面对时代的告诉发展，传统的档案管理在各方面都是更新不上，因而必须借助电子文件档案化管理进行工作。
1.电子文件档案化管理概述
1.1电子文件档案化管理
电子文件档案化管理并不是完全新式的管理模式，它是在传统档案管理的基础上发展起来的，结合了两者的优点，是一种利用计算机与网络为管理载体的信息管理模式。电子文件档案化管理特色包含了涉取文件时的针对性虚拟立卷；电子档案的文件级管理；个别部门与地区内电子文件的社会化、网络化与自动化；档案管理的快捷新与高效性等。在具体的操作中，可以建立电子文件专用的中心设施或是档案部门集中的储存管理，充分发挥档案管理部门工作人员的工作优势。电子文件的档案管理多采用技术与理念先进的现代信息技术。一是档案部门通过网络等资源收集电子文件。二是将这些电子文件档案信息按照部门要求保管和储存。三是还要防止不法分子进行网络资源窃取。
1.2电子文件档案化管理存在的问题
第一，电子文件在保存过程中，原始性、真实性容易被破坏。以目前的有关技术，在保障电子文件的原始性、真实性上比较薄弱。很容易被居心不良的人利用，一次改变电子文件的真实性，制造假的电子文件，而在此过程中又不易被发现。
第二，电子文件档案信息安全问题日益突出。随着信息技术的不断发展，地区之间的距离越来越小，电子文件可以远程传输，但是在这个过程中容易被黑客入侵，造成电子文件失效或是中毒。目前，很多国家或是地区都不同程度的遭受到黑客的入侵，而这些人往往电脑技术较强，一般档案管理部门的工作人员时应付不了的。因此，电子文件的安全相对来说受到了影响。
第三，电子文件的保存问题。电子文件在社会生形成的时间较短，在储存方面任然是有很多缺点的。是否长期有效的保存电子文件是放在档案部门每一个工作人员面前的重要问题，也是值得他们去研究，去深思的。在社会上往往会看到一系列的电影、电视剧被盗的情况，这都是由于电子文件在保存的过程中存在的问题而导致的。
第四，软件没有信息管理功能，部门之间却反通用性。目前，各档案部门的使用的计算机软件是不通用的，也没有一个统一的检索软件。也就是说，查询资料时，需要注册每一个地方或是每一家的会员，才能分享其中的资料。相对来说也是比较麻烦，需要在不用的网页上装换才能找到自己想要的资料。
2.电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
2.1电子文件档案化管理的归档时间与传统档案管理不同
电子文件档案的归档时间相对传统档案比较自由，其可以在文件生成以后便可以存档，会是文件自动设置的一段内都是可以自动存档的。在文件形成过程中，再通过网络传送到有关部门，但是在传输过程中必须使用工作单位特定的数码签名进行封签认证，以保证在传输过程中的安全性。档案部门工作人员在接受后并进行统计，按照档案部门的归档原则进行分类并设定分类号和档案实践、归档时间和档案查阅的限制级别。这相对于传统档案缺失、缺归、漏归的现象来说，电子文件档案化管理就避免了这些问题的产生。
2.2电子文件档案化管理的归档方式和传统档案管理不同
电子文件的关键技术就是是电子编码技术，因此，在今后的修改中是不留下痕迹的。相对传统文件来说，电子文件很难确保原始文件的样本，加之文件载体不固定，更难区别出原始文件了。所以在电子文件档案化管理中要解决这一问题，使得电子文件具有真实性。因此，在电子文件归档时，经手人需要在电子文件上签名、后息认真、身份认真、指纹认证、加密保护等验证手段，使得电子文件在传输过程中不受到外界的干扰，确保电子文件的真实性、原始性、准备性，法律性。
2.3电子文件档案化管理的保存方式和传统档案管理不同
电子文件的载体容易老化，这相对于传统档案管理来说是一个弱点。其次，现代社会的现代信息技术发展速度极快，信息媒体和信息的储存介质的更新速度也是很快速的，这也是电子文件档案管理的一点缺点。这可能会导致电子文件真实性和可读性收到破坏。档案管理部门可以在接受档案后，按照规定可以将电子文件打印下来，封存。这种只是一种暂时的做法，相对来说耗时，成本高。最好还是运用现代信息技术来保存资料。档案部门对电子类的内容要大于下位类的内容，也就是说类目之间横向是平行关系，其次要做好相对稳定性，要保持类目名词不变。最后对不确定属于哪一类目的档案要做出规定，在确定不确定属于类的归目。类目的标识通常都是用数字或是英文字母，数字多组合可以采用“八分制”“双位制”。
2.4电子文件档案化管理的分类、编目等和传统档案管理不同
电子文件具有一定的特殊性，因而在管理过程中也是有所不同的。文件到达一级管理时，档案部门在接收电子文件的同时，应给每份文件编制一个属于此文件的唯一电子文件号，并给出相应的档案号和分类号，再依据上下文之间的关系，给文件编号，在归档的同时进行主题词标引。在条件允许的情况下，编制多角度、全方位的检索工具，以便检查信息。用户只需要输入名字或是关键字就可以查到资料，从而大大的减少了档案工作人员的劳动力度。
2.5电子文件档案化管理的查询方式和传统档案管理不同
电子文件保存相对来说，不像传统的档案管理一样多以纸质档的为主，查询相对简单许多，而电子文件属于虚拟内容，必须要输入文字才能查询到。只有符合一定的条件，查询者才能注册、登记成为电子文件中心的会员，会员方能通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认登录者的身份并获取权限，才有权利查询有关的资料及有关的查询方式。电子文件档案化的查询方式相对来说更加的方便，查询者不用到档案管理中心进行查询，通过无线远程便能查询自己想要的资料。这不仅减轻了档案工作人员的工作量，而且也节约了查询者到处奔走的时间。
3.结语
总而言之，电子文件档案化管理为办事人群提供了很多有用的帮助，使得人们的工作更加的方便、快捷。而且电子文件档案化管理模式也适应的时代发展的潮流，更新时代发展的脚步。相对于传统的档案管理来说，有着文件保存简单方便，储存内存大、查找方便、资料清晰等优点。当然，电子文件档案化管理也需要众多的部分相互协作，增加各界人士对电子文件档案化管理的了解，避免一些违法的现象发生，使得电子文件档案化管理更加的科学、有效、安全，为人们提供更多的利处。
参考文献：
[1]刘国. 电子文件档案管理的特点问题及对策[J] 科技信息， 2007（11）.
[2]李明艳.电子文件档案管理现状及应对措施[J].经济技术协作信息，2011（12）.
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