行政办公室职责（推荐11篇）
1、负责处理各类文件，保证公文运转的准确、及时、安全；
2、负责公司行政印章、营业执照、组织机构代码证的管理及的管理及年审工作、使用
3、负责收发工作（报纸、杂志及各种信件）；
4、根据公司行政管理制度，做好电话、传真和复印机等设备的使用和管理；
5、协助公司领导组织行政会议或大型活动；做好传达工作。
6、负责相关单位的来客接待工作及来客食宿安排；
7、负责协调公司多个部门参与的工作，保证其协调一致；
8、负责管理公司车辆的调配、维修、缴费及汽车司机、叉车司机的安全培训；油卡充值情况，车辆正常运转；
9、负责考勤登记工作；登记行政管理外出记录；
10、负责处理职工工伤处理工作及休养期的补贴工作；
11、负责公司所需办公用品保管和发放；或办公设施的管理及增添工作；
12、负责公司的安全、卫生的监督、管理工作；
13、做好相关保密工作；
14、完成领导交办的其它工作；
行政办公室工作权限
1.有权参加或列席公司内部的各种会议。
2.有权了解公司各项生产经营活动的进展情况。
3.庆贺、慰问事务处理。
4.各项活动的开展。
5.公司内外调查统计与分析。
6.调查统计结果的申报与建议。
7.办公室预算的编制。
8.本公司及相关公司动态分析与调整。
公司行政主任岗位职责
一、按照公司办公室的职责范围，主持办公室的日常行政工作。
二、协助领导组织重要会议和各种重大活动；做好公司与上级部门和外单位的协调工作；
三、负责管理和监督企业的行政和保卫工作；
四、负责相关单位的来客接待工作及来客食宿安排；
五、负责节假值班人员安排；
六、负责处理职工工伤处理工作及休养期的补贴工作；
七、负责协调公司多个部门参与的工作，保证其协调一致；
八、负责管理公司车辆的调配、维修、缴费及汽车司机、叉车司机的安全培训；油卡充值情况，车辆正常运转；
九、做好本部门的保密工作的开展和监督工作；
十、认真做好公司领导交办的其他工作。
行政内勤岗位职责
（一）办公设备、车辆及油卡的登记的日常管理；
（二）打印公司文件，并负责办公室电话、传真、复印机等到设备的使用权用与管理；
（三）负责报刊、信件的发放、转送工作；
（四）负责考勤登记工作；
（五）登记行政管理人员外出记录；
（六）布置公司会议的会场，负责通知参会人员会议时间、地点；
（七）积极参与各项活动，协助办公室主任处理应急事件；
（八）负责办公用品、低值易耗品和公司其它物品的采购及保管和发放工作；
（九）做好本部门的保密工作；
（十）完成主任交办的其它事务。
司机工作岗位职责
1.认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查。
2.认真参加交通法规学习和业务培训活动，提高安全意识和业务技能。
3.安全行车，并做好行车记录。
4.保持车辆内外的卫生整洁，经常进行车辆保养，保持车辆良好运行状态。
5.负责公司车辆的管理与存放。
业主:南方科技大学建设办公室
建设地点:广东深圳
设计单位:筑博设计股份有限公司
用地面积:0.58 hm2
建筑面积:1.03万m2
结构形式:框架
材料应用:铝板,涂料
项目负责人:钟乔
建筑设计:黎靖,张甜甜,冯茜
结构设计:汤凯峰,马海英
给排水设计:张永峰
暖通设计:马亚翔
电气设计:汪清
设计时间:2010年
建成时间:2013年
图纸版权:筑博设计股份有限公司
摄影:钟乔,唐杨
已有很长一段时间,中国大学的校园充斥着“政”大于“学”的风气,高度集权的政治体制和管理模式根深蒂固地影响并还将继续影响一代又一代学子新建校园受此影响,“大轴线、“大广场”的规划模式成为主流,而校行政办公楼往往“理所当然”地被置于轴线的中央或者末端,俨然一副“太和殿”的架势。
南方科技大学校园的规划设计初始,有识之士就大力提倡“共享、融合、开放”的基本概念,打破学科分割、追求交流互动、氛围自由、促进集中和跨学科合作是规划的基本原则。但“集权”思想又无时无刻不以其巨大的隐形控制力阻挠着开放校园的设计与建设。新行政办公楼的设计正是在这样的夹缝中挣扎、抗争的产物。
背景
2010年,朱清时院士出任南方科技大学校长,提出“去行政化”的新型办学思想这一办学理念呼吁更加开放的校园和建筑。学校总体规划几经易稿,最终确定以“反规划”的设计手法取得校园布局与自然环境的和谐,但行政办公楼还是被安排与校图书馆信息中心和会堂共同作为学校的前区形象,并且处于会堂与图书馆的中间位。
策略
以一种开放、谦虚、具有亲和力的姿态体现“去行政化”和“教授治校”是设计的关键策略。让办公回归到仅仅是“办公用房”这一纯粹而简单的概念体系,剥离办公与“行政”的潜在关系
手段
1.强调建筑地域特点
从南方湿热性亚热带气候特征出发,以传统的“天井”建筑为模型我们希望通过小尺度的“井院”、底层架空、导风入室、外遮阳等传统手法创造舒适的办公环境小气候。3个相对独立的“井院”式办公建筑簇拥成团,窄小的“井院”同时起到提供长时间的公共阴影空间和拔风的双重作用,避免了大院落所带来的交通流线长以及院落在日晒下可观不可用的弊端。
2.“捷径”的介入
强调图书馆信息中心才是现代大学的精神核心,插入两层的全开放公共步行系统游走于3个“井院”之间,形成类似街道的“捷径”。首层捷径联系校前广场和图书馆信息中心,并设置咖啡厅和餐厅等公共服务设施;二层捷径联系会堂的地景式屋面和图书馆信息中心。捷径带来的大量穿越性人流和建筑间提供的舒适的阴影遮蔽空间极大地提高了办公建筑所处环境的公共性,让学校的行政事务变得开放和平易近人,将教授和学生的关系消解成平等的“街坊”、“邻里”关系。
3.以“表皮”包裹
由于3组小型建筑群的组合与周边图书馆信息中心和会堂的大尺度体量存在不可调和的视觉矛盾,同时由于建设过程中来回易稿导致建筑立面相对混乱和尴尬的实际局面以及抢工造成的较大施工误差和粗糙性,我们决定用一张连续的、轮廓相对简洁的表皮同时包裹整个建筑群,使之与图书馆信息中心和会堂建筑在外观体量和尺度上协调一致浪漫的表皮一方面起到整合体量的作用,另一方面则起到外遮阳和遮丑的实际作用。表皮的设计围而不挡,透而不露,形成干净界面的同时,带来建筑和街道等公共空间之间过渡性的模糊灰空间
【摘 要】 本文以职业教育系统中的行政办公室职能分析为对象，从日常工作职责、教学资源维护与使用管理和信息收集与宣传等方面对职能化的具体工作内容进行探讨。强调行政办公室工作的职责，保障工作内容和工作方式与教育发展趋势的一致性，为教学和研究提供服务和保障。
【关键词】 职业教育；办公室；职能化
行政办公室的管理在工作内容方面具有极强的复杂性，具体工作通常会涉及到内部的众多部门，在办公室行政工作中，只有有效结合众多部门、多方面的力量才能保证日常工作的顺利开展。在职业教育系统，行政办公室职能化不仅包含行政职能，同时在为教学和研究服务等方面有着重要的含义。
在职业技术学校中，作为教育的基本场所，主要的功能是教学和研究，在教育系统，服务是行政的主要工作，支持教学和研究的日常开展是行政办公室的主要工作目标。在职能化范畴内，制定学校（院）的管理制度、服务教学一线、维护学院正常工作开展等方面具有重要职责。本文以办公室具体工作内容为基础，对职业教育行政办公室职能化要求的工作职能、教学设施管理、安全管理、信息采集与宣传管理等方面进行分析，探讨主要工作内容和方式，努力完善行政办公室职业化管理的职责认知，提高办公室工作效率，保障工作的顺利开展。
一、行政办公室工作职能
日常工作中，认真学习贯彻党的教育方针和政策，树立管理育人、服务育人。具体工作职能主要包含文案制订、会议组织、教学资源管理、职工后勤保障等诸多内容。
做好公文收发和上传下达工作。认真做好各类公文起草工作，按照上级有关文件要求，起草工作计划、规划、汇报、总结、报告、请示、交流材料、合同、通知等公文；做好文印、收发文件、信函、传真、报刊分送等工作。
全面、周密做好会议会务工作，确保各类会议圆满成功的召开。组织安排学院领导班子党政联席会议和全院职工会议，督促、检查各部门执行会议决议。
在日常工作中，通过建立健全制度对职工的劳资，劳动纪律考核，岗位津贴及各种补贴分配和发放工作进行保障。处理接待群众来信和来访，及时将来访内容归类报送相关部门处理，不断完善工作内容，改进工作方式，提高工作效率。
抓好水电供应、清洁卫生等后勤保障工作。全院办公设备的日常维护保养工作及办公用品的使用和发放工作。
二、教学设施管理
教学设施管理涉及教室、教室内的公用资源、计算机多媒体教室及其配套资源和教具等教学过程中要用到的设施。在具体管理过程中，建立使用标准流程，通过制度涵盖所涉及的注意事项。
日常管理中必须注意教学设施的存放使用环境。例如，禁止在多媒体教室内进食、吸烟、随地吐痰等；及时采取措施保持教学设施的干净整洁；教学用品要各归其位，不能随意乱放；日常管理中要注意教学设施的防晒、防水、防潮等问题；行政办公室办负责教学设施的日常维护、维修与管理；定期检查桌椅、门窗、照明、电源、多媒体设备等是否完好。
使用教学设施应在教学计划内，获得批准后进行使用，教室使用必须保证教学内计划。在不影响正常教学的前提下，校内单位或个人可以借用教室，建立健全的教室借用制度和流程。例如，借用方需填写《教室使用申请表》并签署《教室使用告知书》。在保障教学计划内活动之外，教室由行政办公室统一调配管理，未经批准，任何单位和个人不得擅自更改教室用途，不得擅自使用教室。
教学设施的安全保障管理涉及使用安全、日常安全维护、消防安全和软件硬件安全维护等工作。在使用过程中禁止与教学活动无关的人员进入机房。日常应定期检查机房供电、用电设施，若发现故障必须停止使用并及时联系专业人员进行排查处理，不得随意乱拉乱接电线，用电器材应选用安全有保证的。
三、信息收集与宣传管理
行政办公室具有协调各部门之间配合工作的职能，为了促进各部门之间对各自工作内容的互相了解，进一步做好学院宣传工作，行政办公室应紧紧围绕学院的中心工作，积极收集各项工作信息，充分发挥信息宣传的重要作用，推进学院信息收集和宣传工作管理的科学化、规范化。
宣传稿件的主要内容坚持围绕学院建设、改革发展等重要工作与活动信息。以学生思想政治教育、素质拓展工程、学风校风建设等为基础。以教育教学改革、师资队伍建设、人才培养模式深化、课程建设、实训基地建设、校企合作、科研成果等内容为重点。针对学生最为关心的招生、就业工作信息开展专题报道。以学院及学校网站、各类正式出版刊物作为载体，宣传内容围绕各部门主要工作信息和院系之间交流的信息。
办公室根据信息收集和宣传状况，制定宣传工作方案，明确工作分工，统筹推进宣传信息工作。制定相关的考评与奖励制度，对工作成绩突出的科室和个人进行奖励。在信息采集和宣传工作过程中充分调动各部门职工的参与积极性。
职业教育学校行政办公室在日常工作中应强化具体工作的职责，以职责为己任，在教学资源管理、信息收集与宣传和日常事务中充分体现服务于上下级各部门的服务性；高效协调不同部门之间的协同工作，有效地应对工作内容的综合性和复杂性；及时准确地收集各方面的意见和建议信息，加强信息报道的全面性和时效性，保障行政办公室工作内容和工作方式与教育系统发展趋势的一致性。
【参考文献】
[1]孙晓巍.行政办公室工作问题分析及解决方案 [J].赤子（上中旬）.2015（12）.
[2]李超，张立杰.高校二级学院办公室行政服务创新研究[J].煤炭高等教育，2010年1月，第28卷第1期.
[3]王建尤.高校二级学院办公室行政管理的功能定位及实践[J].湖南科技学院学报，2013 年 6 月，第 34 卷第6期.
[4]莫文娟.高职院校办公室管理创新与方法探讨[J].东方企业文化，2014，17：154
2 负责员工合同的签订、续签，调薪、调岗、调职等流程的办理;
3 负责员工的招聘、面试安排;
4 负责公司食堂、宿舍管理;
5 负责公司办公环境维护，公共设施的损坏维修，固定资产管理、盘点;
6 负责外协部门的接洽安排(例如：网络管理、基础设施的建设修改);
7 负责政府事务的接洽、办理(专利、专项基金、高新技术企业等);
8 负责员工培训需求分析、组织、落实等工作;
9 负责员工关系的维护，纠纷的处理工作;
高校办公室正处在人事制度改革阶段, 通过改革工作人员的主动性和积极性有了一定的增强, 管理水平也得到了进一步的提高, 但由于各方面的原因, 目前办公室工作还存在如下问题:
1、工作的主动性不足, 工作常常处于被动
办公室工作人员总是感到办公室的工作千头万绪, 机动性很强, 在工作中容易处于被动, 总是疲于应付, 难以取得成绩, 高校办公室人员还停留在“经验型”、“事务型”的管理上, 同时又缺少独立思考的时间, 这都极大地降低了工作效率和工作质量。
2、各级领导对知识管理不重视
办公室的工作性质决定了办公室的工作是完成领导交办和布置的工作。领导在部署工作的时候, 应该了解知识管理的涵义, 增加工作的知识含量和管理含量。但目前各级领导对知识管理还不够重视。
3、心理状态不佳
一直以来, 高校办公室人员中就存在一些不正常的心理现象。有的因为怕处理不好各方面的关系和工作局面而产生紧张害怕情绪;有的因为周围的同志不理解而产生烦闷、不解、抑郁的情绪。
4、缺乏对科学管理的研究与实践
管理科学作为一门科学在各个领域中有着广泛的应用。长期以来, 我国在管理上注重对物和对系统的管理, 忽视了人本管理, 忽视对人的创造力的管理, 这极大的障碍了管理质量的提高。
二、改进高校院系办公室行政管理工作的对策
1、加强工作人员的综合素质教育是做好办公室行政管理工作的关键
(1) 不断加强政治理论学习。高校办公室作为学校党政核心部门, 在政治上、思想上、行动上必须与党中央保持高度一致, 与学校的发展思路和主要任务保持高度的一致, 与党委的决定保持高度的一致。要通过不断学习领会和实践邓小平理论和“三个代表”重要思想, 认真研究学习党的教育理论、各项路线方针政策, 努力提高自身的理论政策水平, 在推进和完成高校办公室各项工作的进程中, 自觉维护学校党委和行政的权威, 始终保持正确的立场, 贡献应有的力量。
(2) 通过岗前及在岗业务培训, 提高工作人员的业务工作能力。高校院系办公室人员要干好本职工作, 充分发挥办公室作用, 就必须有精湛的业务能力。高校办公室工作人员大多数是从机关干部、辅导员、教师、教辅队伍选调, 或者留用本校毕业生, 多属半路出家, 缺乏专业训练, 如能有计划地加以培养和训练, 同时加强考试及考核, 会极大地促进工作人员业务能力的提高。
(3) 不断强化大局意识和全局观念。高校办公室具有协助领导决策的作用, 这就要求高校办公室所做的每一项工作都必须站在全局的角度和更深的层面做好做实。因此, 应不断提高队伍的大局观念和全局意识, 不断提高队伍整体的政治敏感性, 提高对重大问题的应变能力和反应能力。而要做到这一点就必须靠提高政治理论水平来实现。
2、建设一支具有较强工作能力的办公室队伍
新形势下, 高校系办公室工作出现的这些新特点, 也对办公室工作人员提出了新的更高的要求。办公室工作人员不仅应该掌握办公室事务工作所需具备的一些经济、法律、公共关系、文秘、外语、计算机等方面的知识, 而且要初步了解本系各专业的知识, 这是服务教学、科研工作的特定要求。
系办公室工作人员首先要担当好领导的参谋和助手的角色。在高等教育改革进入实质性阶段后, 许多政策条例的制定、执行, 诸如工作量的计算、岗位聘任等, 都涉及到广大教师的切身利益。这就要求办公室人员了解党的教育方针和高等教育的规律, 掌握学校的各种政策, 及时收集、了解各相关系部的基本情况、发展态势和社会对本系部的需求, 及时掌握本系师生员工的思想状况, 提供领导正确决策所需的信息, 公平公正地处理问题。系部办公室人员如果不具备良好的政治素质和较高的政策水平, 爱岗敬业, 求真务实, 就不能承担起参谋和助手的角色, 群众也信不过。
系办公室工作琐碎, 千头万绪, 只有做到工作计划性强、思路明确、抓大放小、分清轻重缓急, 才能高效率、高质量地完成各项工作。这就需要办公室的同志有敏锐的思维能力, 了解掌握办公室工作的基本规律, 勤酌多思, 善于总结新经验, 探索新规律, 创造出丰富多彩、灵活多样、行之有效的工作方法, 使办公室各项工作充满生机和活力。协调和安排各项工作、处理好各种关系, 是办公室工作的一项重要内容。办公室处在诸多矛盾的焦点和政务、事务的中心, 许多难事、麻烦事、得罪人的事, 别人回避得了, 办公室回避不了。工作中讲究艺术性, 不断提高组织协调的能力, 是办公室工作人员化解矛盾、避免冲突, 确保任务完成, 取得“双嬴”的重要素质。
3、树立现代意识, 实现管理手段创新
现代社会信息量大, 传播速度快, 内容复杂, 面对新时代, 办公室人员要树立创新意识, 只有注重和培养自身的创造能力, 转变管理观念, 才能适应新形势的发展和需要。因此, 办公室的工作人员一定要加强调查研究, 注意创新意识的培养, 多思考一些问题, 多研究一些问题, 总结和探索院系管理工作的规律, 发挥创造性, 创造性地开展工作, 凡事预则立, 不预则废。对新形势下出现的新情况、新问题, 要判断准确, 做出快速反应, 增强工作的预见性、实效性和能动性。一方面, 要及时购置和更新办公设备, 充分利用现代办公设备来提高工作质量和效率。另一方面, 办公室的工作要充分利用电脑、互联网、办公室软件、email等提高办事效率, 做好将来无纸化办公的带头人;宣传方面除了刊物的发行外, 还要利用internet打造自己的网站, 利用多媒体生动多样的文字、声音、图片、动画等对外宣传信用社的工作, 树立信用社的新形象。同时, 要结合办公室的办文办会、信息调研、沟通协调、督办检查、档案管理、接待、统计等方面的工作需要, 开发和提升有关软件系统, 建立适应学校发展所需信息系统和有关的工作主页, 使事务处理信息化, 指挥调控现代化, 从而实现真正意义上的办公自动化和信息化。
4、培养团队意识, 与同事建立良好的工作关系
分期分批组织工作人员外出参观学习, 有利于开阔视野, 克服安于现状的不足。还可以通过组织集体活动, 来增进同事之间的了解, 培养团队意识, 建立良好的工作关系。办公室工作虽然有明确的分工, 但是有些工作不是靠一个人的力量所能完成的, 要学习别人的长处, 在完成自己本职工作的同时, 要做好与同事的沟通与衔接工作, 提高工作效率。总之, 高校院系办公室的行政管理工作, 是一项岗位特殊、任务特殊、影响力特殊的工作。要克服工作中存在的问题和矛盾, 做好这项工作, 还需要我们的行政管理人员不断的探索、研究, 并针对实际情况仔细分析, 寻找解决的方法, 使院系办公室的行政管理工作更上一层楼。
三、结语
综上所述, 办公室工作作为学校管理的一个重要环节, 有其特定的工作职能, 扮演着特定的角色。办公室工作人员只有努力营造良好的办公环境, 保持良好的工作心态, 不断更新知识, 不断提高自身素质, 才能充分发挥办公室职能作用, 为学院领导参好谋, 为学院教职员工和学生服好务, 塑造和维护学校的形象, 积极配合学校的发展, 做好教书育人的工作。
参考文献
[1]袁晓东.高校办公室工作存在的问题及改进建议[J].黑龙江高教研究, 2001, (3) .
[关键词]市场经济；企业；行政办公室；管理
[中图分类号]F272.9 [文献标识码]A [文章编号]1009-9646（2011）1-2-0042-02
随着市场经济体制不断完善、科学技术飞速发展、企业对外交流逐步扩大，企业行政办公室工作显得尤为重要，外部环境、工作内容、工作载体、工作手段和工作方式都在循机而变，尽管企业行政办公室的基本职能没有大的变化，但其管理内涵与外延已发生巨变，工作节奏越来越快，工作质量要求也越来越高，企业行政办公室工作不仅仅是日常事务管理，更重要的为企业领导科学决策提供服务和保障。
一、企业行政办公室的基本职能
（一）企业行政办公室的政务和事务
政务指的是当好参谋和助手，做好把关、协调和服务工作，贯彻上级政策、法令，贯彻企业领导指示，制订、修订管理制度，制订企业有关规定等，目的就是为领导科学决策提供正确而有价值的信息
事务管理指的是为确保有效、快捷的政务服务而开展的办公室的日常工作，如日常接待与会务接待，印鉴管理，电话管理，收发通讯，车辆，档案，打字复印等管理，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。
政务和事务两者密不可分，相辅相成，相互促进，缺一不可。事务管理做得好，将会对政务工作和组织整体功能起到推动作用，反之亦然。
（二）企业行政办公室是企业领导联系各部门、各员工的中枢
企业办公室工作承上启下，是领导、部门、员工三位一体的纽带。
1.为领导决策服务。服务决策的内容包括企业的经营战略、发展战略、中长期规划，及时总结推广工作经验，深入细致地分析形势，实事求是地确定任务，具体地想出措施等。为领导的重大决策和年度决策、工作决策提供第一手参考意见。按照决策准备、决策形成和决策实施三个环节，实行全程性跟踪服务，确保决策和部署的贯彻落实；提高办文、办事、办会等各项服务工作的速度和质量，使决策落实得又好又快。
2.为部门协调服务。在企业内部行政办公室是企业工作正常运转的“中枢”，是承上启下，联系左右，协调各方的桥梁和纽带，在职能范围内，办公室应汇总各方面的情况与信息，统一筹划，整体安排，调节工作运转的各个环节和功能，为各部门相互间的协作配合创造一个高效的工作环境，保证组织系统的顺利运转。
3.为员工信息服务。办公室应广泛听取群众意见，对群众提出的困难，本着实事求是的原则，积极协调解决；对群众提出的建设性意见要经过整理、分析、筛选、优化，及时上传，为领导决策提供有效信息。
（三）企业办公室是企业形象的窗口
办公室是企业的重要综合办事机构，是面向社会和服务对象的重要窗口。对于上、下级和其它兄弟单位来说，来到企业首先接触的是企业的办公室，如接待上级领导的视察、检查和兄弟单位的来访等；办公室又是信息网络中心，是沟通四面八方的窗口，接办上级和兄弟单位的来文来函，处理各种公务往来，信息汇总等。所以企事业办公室直接反映了企业的形象和企业的风貌。
二、企业办公室在市场经济条件下的职能扩展
1.面向市场
市场经济条件下，企业作为市场经济的主体，其目的在于利润最大化和企业竞争力的提高，企业能否在市场中立于不败之地，取决于科学的决策，先进的管理，诚信服务；决策滞后，诚信度低，管理跟不上，企业没有市场。所以说决策正确及时与否对企业的成功起着决定性作用。因此企业办公室应主动走出去，积极参与市场，调查研究，对市场做出快速的反映，客观的分析,才能为领导提供正确的最新信息，确保企业在市场经济中前进。
2.把握机会不断创新
办公室所处的地位和它的职能决定了其所在地位只能是服从性和参谋性的，但服从性不能与被动性划等号，很多工作可以提前预测，早作准备，主动展开，做好事前监管。要及早发现已经出现的问题，更要善于发现潜在的问题。要看到事物的表象，更要善于提示事物的本质；要把握事物的现状，更要比较准确地预测到它的发展趋势。只有不断创新，才能使办公室工作永葆活力，才能不断总结新经验，开创新局面。
三、当前企业办公室存在的主要问题
在新形势下，办公室工作既要当好领导的参谋和助手，又要发挥好上传下达、内外结合的桥梁和纽带作用，不断探索办公室工作的新思路、新办法和新经验。但是目前办公室人员的观念、素质、能力和水平不适应市场经济条件的问题主要表现为：直接参与市场经济意识不强，为领导提供的决策依据采纳率低；注重办公室事务管理，办公室人员素质参差不齐，对新的经济政策、法规与市场经济特点了解较少，参谋助手作用发挥不够；办公室多不主动，常常被动服务，发现问题的能力和解决问题能力不足,工作效率低等。
四、市场经济时代的企业行政办公室工作
市场经济和计划经济不同，前者具有平等性、竞争性、法制性和开放性等特征，企业是市场经济的主体，企业的生存取决于市场。后者则是国家或中央政府通过国家经济计划部门为企业制定的发展计划指标、计划参数、实际评价等要求按计划的完成，是强制的，封闭的，没有竞争等特点。市场经济条件要求行政办公室工作要紧跟企业改革的大潮，改变“唯上”的思维方式，将市场导向观念融入办公室工作的行为准则，在追求市场效益的前提下不断跟进和创新。围绕企业生产经营中心工作，充分发挥企业办公室职能，保障企业中心工作顺利实现，企业办公室工作应从以下几个方面加强。
（一）团结向上勤奋努力工作高效的行政办公室团队
行政办公室要从思想、业务、作风上全面加强办公室自身建设，形成一支政治思想强、业务素质高、勤奋工作、高效的办公室干部队伍，是做好行政办公室工作的前提。首先思想政治建设要以邓小平理论和“三个代表”
重要思想为指导，学习和实践科学发展观，不断提高理论水平和政策水平；二要加强能力建设，不断地提高组织协调能力、文字综合能力；三是办公室要加强团队建设，精诚团结、相互协作、快捷高效、和谐统一。
（二）办公室工作要做到敬业、求实、快捷、博学、勤奋
1.从事办公室工作的人员首先要热爱办公室工作，要有一种敬重之心、敬畏之感、敬爱之情，只有这样在具体而紧张的工作中才能忠于职守，勤勤恳恳，任劳任怨，甘于吃苦，无私奉献，脚踏实地，不计个人得失，委曲求全，干好工作。
2.办公室工作无小事。办公室工作事无巨细，都要从实际出发，实事求是，不弄虚作假，不搞形式主义，一步一个脚印地把工作做实、做深、做细。不论是撰写材料、文件收发、打印装订，还是协调办事、接待来访、车辆管理、添茶倒水，清洁卫生等都要坚持认真负责的工作态度，恪尽职守，精益求精，从细微中体现服务和企业文化。
3.市场经济是一个公平竞争的场所，稍有怠慢就有可能处于被动局面，甚至被淘汰。办公室人员要牢固树立时间观念、效率观念、效益观念，及时完成领导交办的工作。克服办事拖拉、作风疲沓、时间观念不强的毛病。
4.现代社会科学技术发展突飞猛进，知识更新速度日新月异。办公室工作涉及面广，标准高，要求严，办公室人员必须勤学苦练，不断地积累，博采众长，具备广博的综合性知识和社会常识。努力使自己成为“杂家”和“通才”，成为复合型人才。只有这样才能提高“谋”的层次和质量。适应现代企业发展的需要。
（三）善于创新牢记职责
办公室要勤于思考，勇于实践。在创新上下功夫：一是创新思维观念。与时俱进，解放思想，转变观念，敢于突破陈规，破除一些不适合形势发展的旧框框；二是制度创新建设。在市场经济条件下使办公室工作纳入制度化、规范化、程序化的管理轨道；三是创新服务方式。做到参谋到点子上,要想领导之所想,又要超前思考,想领导之未想,从浅层次的被动服务中向深层次的主动服务转变,为领导科学决策提供准确的依据；小局服从大局。分清轻重缓急，统筹兼顾，合理安排，科学管理，紧张有序，忙而不乱；坚持原则与灵活并重，刚柔相济，把握常规程序和特事特办的度。
（四）办公室人员要遵纪守法，廉洁奉公，严守机密
办公室人员要时刻保持清醒的头脑，始终保持高尚的精神境界和艰苦奋斗的公仆本色，守得住清贫，耐得住寂寞，抗得住诱惑，经得起考验。办公室贴近领导，接近权力核心，掌握秘密多，知道秘密早，影响力大，办公室人员要忠于职守，严守机密是办公室人员的基本职业道德。
参考文献
[1]办公室实务/陆瑜芳主编.上海:复旦大学出版社,2003.2.
[2]秘书职业技能培训鉴定教材/曲克敏等编著.北京:海潮出版社,1999.9.
一、在公司主管副总的直接领导下，做好本公司的上传下达工作，负责公司的行政管理和日常事务，做好公司领导的参谋助手，协助领导搞好各部门之间的综合协调，组织各项会议的召集和记录。
二、协助领导完善员工绩效考核机制和用人机制，加强对各项工作 督促和检查，建立并完善各项规章制度，认真督办各部门的工作任务完成情况，促进各项工作的规范化管理。
三、负责编制公司员工的需求计划，招聘和调配工作，做好员工的日常考勤，并以此为依据编制薪资发放表。
四、负责公司来往文电的处理及保密工作，安排落实档案资料的保管和归档工作。
五、协助公司领导做好职工的思想工作，搞好本公司的精神文明建设，对违规违纪人员提出处理意见报公司行政会议通过后组织落实。
六、负责对外接待工作，营造公司对外形象。树立员工爱岗敬业精神，弘扬企业文化。
七、做好公司的后勤保障工作，严格车辆、办公用具等公司财产的管理，负责公司各类证、照的办理、管理和年审工作。
一、负责公司经营方针制定及监控，重大管理举措的推行及行政管理工作。
二、督促、检查各部门对上级有关政策指示、公司决议和经理决定的贯彻执行。负责各部门的协调工作，做好与上级及有关社会职能部门的联系、有关事宜的报告、请示、办理或协调。
三、根据经理的安排组织公司的各类会议，做好会议决定的有关事项的组织、执行、核查、反馈。
四、组织起草公司性的工作计划、总结、汇报及相关行政公文。做好文件的收发、传阅、归档。
五、保管企业证照，做好公司印鉴、介绍信的使用和管理。
六、负责接待工作。遵守保密制度，及时转办乘客投诉。妥善处理职工反映的问题和诉求，注意掌握倾向性、群体性的问题和诉求，及时向经理汇报。
七、负责公司机关水、电费、电话费的交纳工作，做好办公用品、劳保用品的采购、管理、发放工作。
八、负责机关环境卫生、营运车辆的车容车貌、公交线路牌的卫生管理和监督检查。
九、负责公务用车及驾驶员的管理，做好公司领导用车和部门用车的调配管理工作。
[关键词]办公室；行政管理；精细化思路；对策
[中图分类号] G472 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2016）06-0185-02
精细化管理是一种特殊的管理模式，是现今企业管理的一个新趋势。它主要是以实现科学管理为目标，要求做到社会分工精细化与服务质量精细化。[1] [2]但从当前情况看，我国企业在办公室行政管理中还存在很多不足，未能做到精细化管理，导致整体管理效率不高。为此，在实际管理过程中及时分析存在问题，采取积极有效的应对措施，进一步提高管理效率及质量显得尤为关键和重要。[3]
一、办公室实现行政精细化管理的重要性
办公室作为企业的重要组成部门，在整个企业运作中发挥着重大的管理作用。它除了要负责传达以及落实上级领导的各种命令与要求外，还要进行大量基层的调研工作，包括调查统计、分析核对、会议筹备、日常监督等工作。[4] [5]为了充分发挥出办公室的最大职能，必须对办公室行政管理工作实行精细化管理，消除管理隐患，避免日常生活中不合理现象的发生，降低管理管理成本，进一步提高办公室工作效能，全面提升企业的整体管理水平。
二、办公室行政管理过程中存在问题
（一）管理目标不明确
在企业中，要想提高整体管理水平，应该树立明确的管理目标。但从当前形势看，很多企业缺乏明确的管理目标，依然采用过去的传统管理模式，凭借经验办事，未能从实际出发，管理缺乏计划性、组织性。同时，很多企业还缺乏完善的绩效考核制度，未能把企业员工的职责与绩效挂钩，分工不明确，导致员工工作积极性不高，部分员工对企业缺乏归属感，遇到问题相互推脱。[6]
（二）管理缺乏科学量化方式
企业整体管理效率不高的一个最主要原因就是在实际管理过程中缺乏科学量化方式。这主要表现在以下几个方面。1.对于员工的能力、品德以及绩效等没有进行量化区分。大多数企业都存在“重绩效，轻品德”的现象。2.未能根据岗位内容特点、性质制定量化标准，未能做到具体情况具体分析，缺乏针对性，对所有岗位实行相同统一的量化标准。3.在对量化指标进行设计的时候较为盲目，未能结合实际需要，未能充分考虑实践可操作性，以至于部分员工投机取巧，采取敷衍的态度应对考核工作。
（三）管理人员管理意识不高
实现精细化管理的重要前提是管理人员需具备良好的精细化管理意识。如果能够具备这种意识，在制定办公室各种规章制度的时候，会更加客观、更加细致，及时对存在的不足做出局部或者整体性更改，促使制定出的指标更具科学化。[7]但从实际调查结果来看，很多管理人员依然缺乏这种意识，导致企业管理工作漏洞百出，管理水平停滞不前。
（四）员工职业素养不高
企业中部分员工职业素养不高，自身理论、技术操作能力停滞不前，未能与时俱进。[8]在工作中，部分员工以自我为中心，缺乏精细化工作意识，缺乏团结合作集体精神，缺乏创新精神，工作态度懒散，敷衍了事，未能把工作作为更高的职业追求，贪图享乐，得过且过。
三、实现办公室行政管理精细化的有效对策
（一）明确管理目标，对工作流程进行细化以及量化
在实践中，应树立明确的管理目标，严格要求每一位员工按照流程做事，全面实现办公室精细化管理，这可以从以下几个方面着手。1.保证权责制衡，定岗、定制。根据办公室的主要职能以及具体的工作流程科学设置工作岗位。同时，对各个岗位职责加以明确，分工合作，确保各岗位间既独立又合作。2. 确保正常运作，优化工作流程。[9]简约科学的工作流程对实现办公室精细化管理具有重大的促进作用。应努力完善优化办公室工作流程，使其操作更加简便快捷。应根据工作任务自身的逻辑性，把其分成若干个部分，这样便于企业高层管理者更加直观的对这些工作任务进行审视和考虑，了解每一个工作环节中存在的不足，并及时作出反馈和调整。同时，借助互联网优势，实现办公自动化，及时全面收集信息，从上至下、从外到内对工作管理机制进行协调，防止出现管理空白，确保各个工作环节之间实现无缝衔接。3.制定严格的考核标准与要求。对程序性以及易量化的办公室工作，在对量化指标设计时应确保其科学性；对主观性较强以及非程序性工作，应对其指标评价进行定性设计。对表现优秀的员工给予积极奖励，带给其满足感和自豪感；对工作松散、违纪员工给予批评教育、警告处分。
（二）以制度化推进精细化
对于企业来说，实行办公室精细化管理是提升整体管理水平的关键。为此，要想在实行精细化管理过程中把精细化管理理念渗透到每一位员工思想中，首先必须要制定出一套科学的管理制度，对采购、销售、财务、薪酬、调研、宣传等各个工作环节作出详细规定。对于重大事项以及集体决策，要经过集体讨论，采取民主决策机制，秉持公平、公正、公开原则，进一步提高辅助决策的质量。对于符合当前实际需要的机制给予保留，过时的及时摒弃，最终形成一套高效、科学、合理的管理体系，以此来激励和约束员工，为精细化管理办事提供依据。最后，要求员工根据制度办事，实现有据可依，有责可循，各个部门既相互独立，又相互配合，互相监督，建立监督以及批评渠道，形成互动的管理监督机制。
（三）重视管理人员意识的养成以及实际应用
企业管理人员应加强对基层办公室的管理调研力度，按照各个工作岗位特点，结合企业的实际情况，制定出符合办公室的管理方式。同时，在制定过程当中，把“精华、细化”作为依据标准，把各种管理工作精确分解，并充分考虑不同工作间的共性和异性，同时具备先觉管理意识，积极主动采取精细化管理手段，对各种工作任务进行科学分配。在日常中，应与时俱进，以自身带动企业员工共同成长进步，充分发挥出自身的领导作用，除了对相关纪律问题作出硬性规定之外，还应该对所有的工作责任、流程以及方向作出具体的规定，营造出积极向上、和谐融洽的工作氛围，加强对员工的宣传及教育工作，进一步落实完善员工福利制度，保障员工利益，进一步提高员工的积极性，增强他们的集体荣誉感。
（四）全面提高企业员工的职业素养
要想保障企业精细化管理工作顺利开展，就必须对企业员工提出更高的要求。高层管理人员首先要帮助员工构建学习平台，为企业员工提供更多的培训机会，加强员工在理论知识、技术操作能力以及素养等方面的培训力度，确保每一位员工都能成为高技能、高素质的人才，并把这种技能和素养逐步运用到日常工作中，全面提高工作效率和工作质量。其次，在实际工作中，还应努力提高每一位企业员工的经济化意识，培养他们的团结协作精神，促使他们意识到团队合作的重要性，学会彼此尊重，彼此理解，互相帮助，互相鼓励，营造出和谐融洽、健康积极的工作氛围，让每一位员工把企业当成第二个家，树立与企业共存亡的理想信念。最后，在整个办公室行政精细化管理过程中，注重细节，因为细节具备宝贵的价值，在管理过程中发挥着不可替代的作用。在实际工作中，要求员工始终坚持规范性的操作原则，严格律己，注重细节，在细节中发现问题，并及时解决问题，把管理中的创新技巧与规范性技巧相结合，摒弃传统的工作方式，逐步培养出精细化的工作习惯，并把这种习惯沿用到实际工作中，全面提高办公室整体工作效能。
四、结束语
办公室是企业不可或缺的管理部门，它所需要处理的事物繁多，责任重大，整个企业中发挥着无法替代的作用，如果处理不妥，轻则会增加企业任务量，重则将会给企业正常运作造成不同程度的影响。为此，必须要实行办公室行政精细化管理，提升办公效能，这样才能确保企业各个工作流程正常运作，才能全面提升企业整体管理水平，促使企业各项发展战略得以顺利实现，引领企业逐步迈向成功之路。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2014（34）：120-123.
[2] 王欣.实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].科技与企业，2013（5）：44-47.
[3] 于雪梅.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].才智，2014（20）：222-224.
[4] 董大斌.做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].科技创新与应用，2014（16）：335-337.
[5] 火玉甫.浅谈行政管理的艺术原则[J].秘书之友，2014（8）：267-270.
[6] 胡建奇.行政管理新思维的再审理[J].南京社会科学，2014（5）：442-444.
[7] 吴瑞坚.知识经济时代：行政管理的变革趋势[J].长春市委党校学报，2014（3）：152-155.
[8] 雷秦.运用行政管理方法做好办公室工作的体会[J].新西部（理论版），2014（12）：331-333.
[9] 张松业.浅论行政管理中的激励[J].地方政府管理，2014（10）：160-162.
[10] 安燕萍.浅析高校院系办公室档案管理[J].大学教育，2013（9）：102.
身为一个非常全面的活动机构, 其不仅仅负责落实之类的活动, 同时还要进行资料的起草类的工作, 是机构承上启下的中间点。当前的背景中, 对于其强化政务, 开展好事务等层次指出了更为严苛的规定。文章结合当前的活动状态, 论述了怎样开展好当行政管控活动?
1 切实的明确到该项活动的关键意义
它是单位的一扇窗户, 有着非常积极地意义。身为其工作者, 要切实的意识到该项活动的意义, 要适应目前的发展状态和活动规定, 要切实的提升活动的素养。第一, 要通过分析其所处的位置来分析, 它是一个综合性的活动单位, 是确保运作有序的纽带, 其经常性的负责开展联系活动。行政管理岗位往往被设在办公室的“窗口”位置上, 其负责开展平时的事务活动, 虽说是非常细节性的活动, 不过群众一般经由其来分析单位的具体活动。像是, 一般的接打电话, 看起来非常的简便, 不过它却体现着联系内在和外界的一个具体的形象, 它有上级指示?有各种问讯?有情况反映等等, 必须要明确单位的具体状态, 同时还要明确讲话的方式等, 此时才可以确保致电人员满意。所以, 其不仅仅体现着该机构的活动, 同时还关乎到单位的具体形象。
除此之外, 通过提升其总的效率, 机关的所有业务机构只是开展本体系的活动, 所有的一些细节性的活动的有序连接, 都要结合办公室来开展。必须意识到该项活动的具体意义, 才可以形成综合化的服务意识, 不断的发展, 细致的为领导单位服务。通过优秀的形象, 来切实的带动该项活动的顺畅发展。
2 合理的掌握其行政管控的职能
从行政管理的角度来看, 办公室面对的工作主要是上级部门以及本单位下达的各项行政工作, 面对的人员主要是领导和各部门工作人员?办公室的行政管理职能主要有四个方面:
2.1 助手作用。
办公室对上级机关的部署结合本单位领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果, 对加强机关管理, 维护正常工作秩序, 保证工作质量起到组织执行的重要作用。
2.2 参谋作用。工作者要时常的到基层之中, 分析具体的状态, 进而总结思想, 指出一些意见内容, 告知负责人。
2.3 协调作用。
办公室在管理工作中的确需要负责协调工作, 以维持正常的工作秩序, 及时转达传送上级主管部门以及本单位领导的各项指示精神, 主动协调好各部门的关系起着承上启下联系内外的枢纽作用。
2.4 保障作用。
既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成, 保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题, 又要同单位内各部门建立良好的工作关系, 倾听他们的意见, 充分调动员工的积极性, 齐心协力完成各项任务。
3 办公室工作要处理三个矛盾
一是大局和小局的矛盾。办公室作为一个综合部门, 其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上, 这就要求办公室把“一切服从大局, 一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点, 当部门工作与机关的整体工作, 小局工作与大局工作发生矛盾的时候, 自觉地做到小局服从大局, 局部服从整体, 同时尽力做好小局工作, 因为小局工作是做好大局工作的基础和前提。
二是主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性, 但要做好办公室工作, 又必须发挥主动性, 善于在被动中求主动, 变被动为主动, 对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作, 不要消极等待, 要主动着手, 提前准备对领导临时交办的任务, 应急事件和突发事件等非确定性工作, 要有灵活的应变能力, 做到忙而不乱, 同时要积极适应领导的工作思路, 想领导之所想, 谋领导之所谋, 把问题想在前面, 把工作做在前头, 主动做好超前服务。
三是“过”与“不及”的矛盾, 为领导出主意。当参谋, 一定要把握“度”, 掌握分寸, 办公室在领导决策中处于辅助和从属地位, 不能缺位, 也不能越位, 要想领导之所想, 急领导之所急, 要为领导决策提供尽可能多的背景资料, 但不能越俎代庖, 要积极谏言, 但不能瞎掺和。
4 开展好行政管控活动的重点
要切实的体现出它的总体功效, 最主要的是要提升工作者的综合素养, 要形成优秀的活动作风。在该岗位之中要积极地分析, 要不断的思索, 要敢于创新发展。
首先, 要提升服务思想, 要勇于面对不利现象。在繁杂的活动中要时刻保持清醒, 要对工作高度的负责, 要学会吃苦, 要关注原则性的内容。要确保活动细致认真。要切实的通过相关的法规和制度等来约束自身。不管是大事亦或是小的事情, 都应该按照细致的思想, 确保不遗漏, 不失误等。
其次, 要切实的提升自身的水平, 要积极地适应当前的活动规定。该项活动的面很宽泛, 而且很全面, 该项管控工作者不但要积极的分析好平时的活动, 同时还要为领导出谋划策。要一直具有一种良好的心理。要变被动为积极, 要积极的分析行政活动的思想, 要关注对新的内容和事项的探索, 在规范服务?搞好事务上要主动去想、主动去做。
最后, 要关注组织思想, 要和同事之前形成一种非常优秀的合作联系。该项活动虽说有着各自的职责, 一些活动是靠着单一的工作者来开展的, 不过还有很多还是要靠着总的实力来落实的。所以, 要确保其总体实力优秀, 要形成同事间优秀的活动联系, 切实的体现出活动的潜力。办公室工作“事无巨细皆大事”, 在活动的时候要吸取别人的长处, 积极的弥补自身的缺陷, 要多和别的工作者交流, 在开展好自身活动的时候, 做好和别的工作者的协调活动, 一起发展, 切实的提升活动的品质。
摘要：对于办公室来讲, 行政管控活动是保证单位能够有序运行的关键前提。文章论述了该项活动的关键意义和活动职权等, 而且指出了一些具体的应对办法。
关键词：办公室,行政管理,服务
参考文献
[1]秦怀茂.从行政管理角度谈做好办公室工作的认识[J].新疆财经学院学报, 1999 (4) .[1]秦怀茂.从行政管理角度谈做好办公室工作的认识[J].新疆财经学院学报, 1999 (4) .
1 沟通协调工作的职能
社会是由人组成的, 工作是由具体的人和事构成。有人的地方就会发生矛盾, 当矛盾发生时, 沟通协调的工作显得成为重要。
1.1 上下级间的协调
一是做好领导间“润滑剂”。由于领导间出发点及分管的工作不同, 提出的要求也不同, 因此自身要胸有全局, 高度重视, 对领导之间的意见, 及时沟通, 削除误解, 求得共识。二是做好领导与群众间“粘合剂”。办公室要积极维护领导间、领导和群众之间的团结。正确传达上级指示精神, 准确体现领导工作意图, 在协调处理政务、事务时, 充分调动积极性, 平心静气、平等待人, 仔细倾听对方的意见, 充分体谅对方的难处, 如实反映真实情况, 积极帮助出点子、理思路和谋对策。三是做好领导决策的“催化剂”。坚持以科学的态度、与时俱进的工作姿态, 不断探索、不断创新, 为办公室发挥枢纽作用注入活力, 为领导正确决策提供服务, 增强领导的凝聚力、向心力和战斗力。
1.2 平行关系的协调
简单地说就是“家庭内部矛盾”。首先要搞好部门之间的沟通协调。由于工作性质不同, 往往会引起一些不和谐, 这就要求熟悉各部门的工作职能与性质, 合理利用沟通渠道, 进行协商、调解, 让其感受到你的真诚和重视, 愿意对你吐露心声, 消除相互间的隔阂, 有效地统筹协调部门间的关系。二是做好人与人间沟通协调。在实际工作中, 由于部门所处的位置、思维方式及认识等方面均会存在差异, 有人偏重于自身目标的实现而忽视别的部门或别人的要求, 使得人与人之间对一些问题的认识和处理出现分歧, 影响团结。办公室要站在全局的立场和高度对各部门进行综合平衡, 集中多方意见, 多方协商, 求同存异, 以公正平和的心态调整、理顺和改善各方关系, 解决矛盾, 建立和健全各种协调制度, 使协调工作逐步规范化、程序化。
1.3 下级关系的协调
对下的协调就是要深入基层, 真心实意为群众服务。首先要信任。信任是一种力量, 只有得到信任后, 才能充分发挥个人的潜能, 要知人善任, 用人不疑, 充分调动群众的积极性和创造性, 实现人尽其才, 才尽其用。其次要真诚。放下高高在上的姿态, 真诚地走到群众中去, 与群众打成一片, 做群众的知心人、热心人、贴心人, 让群众敞开心扉, 畅所欲言, 形成友好沟通的良好机制和氛围。如, 习近平到庆丰吃包子, 不仅拉近了与群众的关系, 提升了亲和力, 还在群众中树立了美好形象, 平易近人的一面充分体现出来。第三要带头。常说“站着命令”不如“干着指挥”。“干着指挥”其实是一种无声的命令。这种命令比有声的、文字的命令更有效, 更有威力。试想下如果领导与群众一起打扫卫生, 这种无形指挥, 不仅增进了领导的亲切感, 让下属感到被重视倍受鼓舞, 从而更乐意追随你工作, 甚至会在危难之际为你挺身而出。
1.4 主次工作的协调
工作中要学会“十个指头弹琴”, 而且要十个指头都能应用自如, 有“重音”与“轻音”之别, 不能事无巨细, 眉毛胡子一把抓。要协调好工作中主次与轻重缓急关系, 紧紧围绕领导关心的重点问题、群众关注的热点、难点问题展开工作。在实施过程中, 要领会领导的工作意图, 把握工作动态, 增强工作预见性, 合理安排好日常事务性工作, 让领导集中精力考虑和研究重大决策。
2 沟通协调工作的技巧
单位的内外之间、上下之间、部门之间往往会出现许多矛盾、冲突, 不仅需要相关政策、规章制度和措施来调节, 同时还需要良好的沟通协调能力, 高超的沟通协调艺术来协调。
2.1 要学会尊重他人
尊重他人是我们中华民族的传统美德。办公室从事的工作要经常与人打交道, 尊重是相互的, 尊重别人也就等于尊重自己。因此想要别人按我们的计划做事, 就要设身处地为他人着想, 俯下身子与对方沟通, 肯定对方、让对方有重要感。
2.2 要学会感情投资
就是说要在工作之余多投入一份感情, 增进相互关心和了解。首先要诚信。诚信是人与人之间沟通的基础, 对人对事要做到言必信, 行必果。其次经常性。常说“常用的钥匙最有光泽”, 人也一样, 只有经常联络, 才会有感情, 朋友之情才不至疏远, 遇事才会心甘情愿地帮你。相识是缘分, 缘分更值得珍惜, 同事间更是如此, 更要坦诚相待, 常联络培养感情。
2.3 要学会微笑
微笑是对生活的一种态度, 跟贫富, 地位, 处境没有必然的联系。微笑是一种修养, 是亲切, 是鼓励, 是朋友间最好的语言。一个微笑, 胜过千言万语, 无论是初次谋面还是相识已久, 微笑瞬间拉近距离, 让彼此倍感温暖, 给自己同时也给别人一种信心, 因此无论什么时候都要学会微笑、真诚地对待每个人, 用微笑的眼神去打动他人, 增强同事之间友谊。
2.4 要学会沟通
语言是沟通的桥梁, 良语一句, 可以令人如沐春风, 只言恶语, 让人寒如严冬。首先说话要得体, 注意说话的语气、语调, 不可盛气凌人, 也不可低声下气, 否则好事也可能会闹得不欢而散。其次要表明立场。交谈时要详尽表明自己的立场, 以防他人曲解了你的本意。倾听时, 不单要听清楚对方说什么, 还要能体会其真正的弦外之音, 言外之意, 以便做出及时准确的判断。第三, 要掌握技巧。当彼此暂时不能达成一致时, 要学会利用沟通技巧, 如起身离座, 缓和气氛, 调节一下情绪或找彼此熟识的朋友, 再行协商。第四, 要学会赞美。赞美是社交生活中一个重要的部份, 人人都喜欢听赞美的话, 适度、真诚、巧妙、适当的赞美, 既可以创造正面的能量, 又可以营造良好的人际关系, 反之就变成阿谀奉承、“拍马屁”。
2.5 要学会抓住时机
在办公室的沟通协调工作中, 如能有效运用时机, 就以较少的劳动获得较大的成果。如对“机”熟视无睹, 麻木不仁, 或不懂用机, 就会丧失良机, 前功尽弃。沟通协调工作就是要把握好时机, 做到言当其时, 不失良机。
3 新形势下对办公室沟通协调工作的建议
办公室的工作涉及方方面面, 具有很强的政治性、较高的思想素质、理论水平、决策能力和较强的沟通能力。因此办公室工作人员在以往工作的原则下, 与时俱进, 不断开拓创新工作方法, 以适应新形势下的工作需要。
3.1“忠”即“忠诚”
是中华文化的优良传统, “先天下之忧而忧, 后天下之乐而乐”、岳母刺字“精忠报国”等都是广为传颂、脍炙人口的佳话;栗战书同志的“绝对忠诚是忠诚的最高境界, 是全心全意的忠诚, 不是三心二意的忠诚;是言行一致的忠诚, 在思想上政治上行动上同以习近平同志为总书记的党中央保持高度一致, 忠心耿耿、天日昭昭, 不是说一套做一套;是始终如一的忠诚, 能始终经受住血与火的考验, 不是顺境时忠诚、逆境时就不忠诚;是无怨无悔的忠诚, 泰山压顶不弯腰, 虽九死而不悔”;入党誓词里“对党忠诚, 永不叛党”等, 这些都充分说明“忠诚”崇高的责任感和使命感。办公室工作属于领导身边的人员, 所从事的工作与领导工作息息相关, 所以办公室人员必须要对党忠诚, 对领导忠诚, 立足本职以真实诚恳的态度, 以心换心, 赢得领导和群众的尊重和信任, 在综合协调工作中争取到领导的支持、同志的帮助和群众的理解, 更好地为领导排忧解解难。
3.2“谋”即谋划、谋策
一是为领导决策搞好谋划。认真学习方针政策和上级的决策部署, 同时深入基层、了解群众思想, 提出对可行性意见和建议。二是搞好责任落实的督办。及时督促检查任务的承办情况, 发现问题及早采取措施, 确保工作任务的贯彻落实。三是搞好工作协调。办公室要主动做好部门间的协调, 避免互相推诿扯皮贻误工作。四是坚持群众联系。常说:“众人拾柴火焰高”, 办法在实践中, 点子在群众中, 经常联系群众, 倾听建议, 思考对策, 更好地为领导出谋划策。
3.3“勤”即勤奋、勤勉
一是要勤学习。知识是智慧的海洋, 也是干事创业的金钥匙。要勤于学习各方面的知识, 促进自身思维能力和表达能力的提高。二是勤思考。古人说:“学而不思则罔, 思而不学则殆”。要通过多思、勤思、善思、深思, 悉其内涵、悟其要义、觅其规律、吸其精髓。三是勤观察勤动手。脑子里要经常装有问题, 带着问题去观察思考, 勤读书看报, “读书破万卷, 下笔如有神”, 通过阅读, 整合所学知识, 提炼出新的观点, 不断开阔视野, 激发潜能, 提高水平。四要勤调研。深入群众, 广泛听取意见, 多层次、多方位、多渠道地调查了解情况, 找出解决问题的新视角、新思路和新对策, 从而尽快进入工作状态、更好地开展工作。五是要勤俭, 办公室相当于单位的管家, 凡事要精打细算, 为领导把好关当好家。
3.4“实”求真务实, 实事求是
一要“真”。说真话, 报真情, 办真事, 有一说一、来不得半点虚伪。真, 不是纸上“谈兵”, 不是海市蜃楼, 更不是画饼充饥, 而是现实生活中的真实存在的。二要“实”。首先要务实。不搞形式主义, 不做表面文章, 不欺上瞒下, 不应付差事, 不敷衍了事, 兢兢业业、扎扎实实做好各项工作。其次要老实。凡事要据实而为, 言行一致, 做一个思想务实、生活朴实、作风扎实, 说老实话、办老实事、表里如一的老实人。最后要落实。从群众中来到群众中去, 把群众最盼、最急、最忧、最怨的问题主动调研, 真正听到实话、察到实情、获得真知、收到实效, 让老百姓得到更多的实惠
4 结束语
办公室虽是个无权部门, 但作为单位行政工作的枢纽, 任务艰巨, 责任重大, 面对新时代向我们提出的新课题和新挑战, 办公室的人员必须紧紧围绕工作中心, 不断加强学习, 丰富知识储备, 提高业务素养, 发挥团队意识和大局意识, 以和为贵, 尊重他人, 理解他人为原则, 主动适应形势变化, 利用自身优势, 运用沟通协调的技巧和方法, 摆正位置, 统筹兼顾, 协调好各种关系, 最大限度地调动单位和个人的积极性, 提升服务质量、有效发挥办公室行政管理职能、更好地推动全面工作的顺利开展。
摘要：随着改革开放的日益深化, 市场经济的飞速发展, 各种矛盾、冲突、不团结, 不和谐现象日益突显, 沟通协调工作尤为重要。而办公室作为行政事务管理工作中重要部门, 其综合性极强, 涉及面极广, 既是领导的参谋部, 又是内部事务的管理部, 既是衔接左右的综合部, 又是对外交往的联络部, 既要参与政务, 又要管理事务, 因此办公室应充分利用这一有利工作性质, 为领导当好参谋助手, 架起桥梁, 化解矛盾, 相互配合、通心合力, 提高工作效率, 更好地发展事业。
关键词：行政事务,办公室,桥梁纽带,沟通协调
参考文献
[1]浅谈在办公室综合协调工作中的一些体会和做法.
[2]栗战书在忠实践行"五个坚持"做党性坚强的中办人讲话.
[3]张新卓.浅谈办公室协调工作的内容与方式.办公室业务, 2014.
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