秘书工作

秘书工作

秘书工作 篇1

一、秘书和秘书工作概述

（一）秘书的概念、内涵、特征

1、秘书：掌管文书并协助领导机关或部门负责人处理日常工作的人员。

2、秘书职务：如秘书长、办公室主任、科级秘书等。

3、特征：“三服务”即为直接隶属的领导服务；为相关的各级领导服务；为人民群众服务。

（二）秘书工作任务、作用、特点和层次划分

1、秘书工作任务（1）总体来说：秘书工作具有办公、办会、办事和参谋的职能（2）各地各单位实际情况不同，秘书工作的具体任务不同（3）秘书工作共同性工作任务是：辅助决策；调查研究；信息工作；文书处理和撰制；会务工作；信访工作；文书立卷和档案管理；电子政务；查办工作；印信证章的管理；值班和接待工作；机关内部的管理工作；机要交通与通讯；保密工作；领导交办的其他工作。

2、秘书工作的作用（1）枢纽作用。（2）助手作用。（3）参谋作用。（4）信息、耳目作用。（5）协调作用。（6）门面、窗口作用。

3、秘书工作特点（1）政治性和政策性。（2）辅助性和服务性。（3）组织性和综合性。（4）保密性和机要性。

4、秘书层次划分（1）行政事务性的秘书工作。（2）文字性的秘书工作。（3）议政谋政的秘书工作。

（三）办公室工作

1、概念：协助机关领导人办公和组织机关运转的机构或班子。一般来说办公室是一个办事机构和秘书班子。从某种意义上说，办公室工作就是秘书工作。办公室主任，实际上就是一位秘书和秘书工作的负责人。

2、职能：（1）办文、办会、办事。（2）参谋助手，检查督促，综合协调，后勤保证。

3、要求：高效、保密、实事求是，团结同志。

（四）秘书工作人员素养

1、才干素养（1）精明的办事本领。知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快。（2）较强的文字表达能力。起草文件，综合情况，会议记录，润饰稿件等。（3）特殊技能。电脑打字、摄影、速记、书法、编辑、驾驶等。

2、智能素养（1）知识积累；（2）思维训练；（3）临机智力训练；（4）记忆训练；（5）反思（反省）训练。

3、心理素养（1）乐观与沉默；（2）培植自信心；（3）鼓励竞争精神，防止嫉妒心理；

4、职业道德（1）为事业埋头苦干的献身精神；（2）遵守纪律的自觉性；（3）谦和平等的人际关系。

二、公文写作

（一）公文的定义公文是国家机关及其它社会组织在行政职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料。

（二）公文的特点

1、法定性；

2、针对性；

3、政策性；

4、效用性；

5、时限性；

6、规范性。

（三）公文的作用

1、颁布法规，传达批示；

2、反映情况，请示工作；

3、联系工作，商洽公务；

4、催办工作；

5、宣传教育；

6、依据凭证；

7、交流信息。

（四）公文的分类

1、按照使用范围的不同，将公文分为：（1）通用公文：广义上的公文，发文主体、规则、格式等皆循通例。（2）专用公文：专门机关使用的公文样式，有特殊要求，如法院的判决书、审计局的审计报告。

2、按照来源的不同，将公文分为：（1）对外文件：简称发文。是指本机关（或部门）拟制向外单位发出的文件。（2）收来文件：简称收文。是指由外机产拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。（3）内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。

3、按照行文关系和行文方向的不同，将公文分为：（1）上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。（2）下行文：是指上级领导机关干部对所属的下级机关的一种行文。（3）平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。

4、按照秘密程度的不同，将公文分为：（1）秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。秘密文件还可细分为秘密、机密、绝密三个级别的文件。（2）普通文件：是相对于秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。

5、按照办理时限的不同，将公文分为：（1）特急件：内容极为重要，需要最快速度传递，最短时间处理的文件。（2）急件：内容紧急，要求在规定时限或较短时间内处理的文件。（3）平件：按照正常工作程序收发、处理的文件。

6、按照发文机关性质的不同，将公文分为：（1）官方文件：主要有法规文件、行政文件和党的文件。（2）非官方文件：是指各社会组织、企事业单位制发的文件。

7、按照具体职能的不同，将公文分为：（1）规范性文件：是指机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行业规范。如章程、条例、规定、办法、细则、制度等。（2）指挥决策性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。如：命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知等。（3）报请商洽性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文以及同级及没有隶属关系的单位为公务活动使用的公文。如报告中、请示、议案、函等。（4）公告知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。如公告、通告、公报、通知、通报、会议纪要、备忘录等。（5）日常性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如：计划、规划、总结、会议记录、电话记录、大事记、简报、调查报告、值班日志等。

（五）公文的种类和特点在2008年8月24日国务院办公厅《国务行政机关公文处理办法》中，规范了13种公文名称。它们分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规范了14种公文名称。它们分别是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

1、命令（令）适用于依照有关法律公布行政规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7、议案适用于各级人民政府或人民代表，向同级人民代表大会或其常委会提请审议事项。

8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。

10、批复适用于答复下级机关的请求事项。

11、意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。

12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13、会议纪要（抄告单）适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（六）公文写作

1、写作公文的几种类型（1）为自己或本部门工作起草；（2）为领导起草（受命代言）；（3）为他人起草（代书）。

2、起草公文的入门条件（1）熟悉情况；（2）熟悉公文格式；（3）熟悉写作规范。

3、公文写作的特点（1）被动写作，遵守性强；（2）对象明确，针对性强；（3）集思广益，群体性强；（4）决策之作，政策性强；（5）紧迫之作，时限性强；（6）讲究格式，规范性强。

4、公文写作的步骤（1）明确写作公文的主旨（根据主旨选择公文）；（2）收集有关材料（写作内容）；（3）完成总体构思，拟出写作提纲（谋体布局）；（4）起草正文（导语、主体、结束语）；（5）检查修改（主题、观点、材料、结构、语言、格式）；（6）形成送审稿

5、公文写作的要求（1）要保证公文内容在政治上的正确性；（2）要实事求是，在业务上符合客观规律；（3）在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法和逻辑；（4）要符合统一规定的体式和程序；（体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出）（5）要注意细节。

三、公文处理

（一）公文处理

1、概念（1）发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印文件材料等。（2）发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。

2、程序发文办理程序由拟稿、会商、审核与签发；核发、缮印与核对；用印、登记与分发等环节组成。

3、具体要求（1）拟稿必须注重行文规则；（2）会商就是涉及其他部门管理职权时商洽取得一致意见，如协商不成，则呈报上级组织调处。（3）审核主要做到“六查”，即一查是否需要行文；二查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关部门已有的规定是否矛盾；三查要求和措施是否明确具体，切实可行；四查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；五查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；六查公文格工是否符合规定。（4）签发必须确认是自己职权范围内的有关公文；签发后必须对文内容和文字负完全责任；联合发文必须会签。（5）注发必须对公文主送单位、抄送单位、紧急程度、秘密等级、公文字号、主题词、文件格式、发送方式、印刷份数、印发日期等详注。（6）复核必须审核审批签发手续，公文体式，公文附件材料，行文关系。（7）缮印是指对已签发的公文定稿进行印制。（8）核对一般是三核制，即印 印单位、承办人员和印制人员对文稿进行核对。核对方法：对核法、折核法、读核法。（9）用印、签署。用印是上不压正文，下骑年盖月；签署一般先签名后盖章。（10）发文登记一般采用薄册式形式。（11）分装、发出。发送方式有印制发送、传真发送、电报发送。（12）对外催办主要方式有电话催办、文字催办、登门催办、会议催办。

（六）公文格式

1、公文用纸主要技术指标公文用纸一般要使用纸张定量为60g/m-80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5-9.5。

2、公文用纸幅面及版面尺寸（1）公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm*257mm，尺寸的允许偏差±1cm。(2)公文页边及版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm*225mm（不含页码）

3、公文中图文的颜色行政机关的公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。

4、排版规格与印制装订要求（1）排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。（2）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（3）印刷要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。（4）装订要求公文应左侧装订，不掉页。公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后脊不可散页明订。装切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

5、公文中各要素标规则组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于纸色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。（1）眉首①公文份数序号；②秘密等级和保密期限；③紧急程度；④发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称，发号公文由发文机关加“文件”组成；命令（令）由发文机关全称加“命令（令）”组成，会议纪要由会议名称加“会议纪要”组成，其他公文可只标识发文机关。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm*15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。⑤发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入序号不编虚位，不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。⑥签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（2）主体①公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，发号公文应当标明发文机关，其他公文不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名名号外，一般不用标点符号。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；四行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。②主送机关主送机关指公文的主要管理机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称之后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。③公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。④附件公文如有附件，在正文下空1行左空2号用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1、****”）；附件名称不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。⑤成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写成“0”。⑥公文生效公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况：单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正，居中下压成文时间，印章用红色。联合行文印章：当联合行文加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文这间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。⑦附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（3）版记①主题词主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。②抄送（抄报）抄送（抄报）机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号分隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。③印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号宋体字，印发机关干部左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。④版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是显得美观。⑤版记的位置版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

6、页码用4号半角体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

7、公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

（二）收文处理

1、概念：收文处理是指收到人证的输过程，包括签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。

2、具体要求：（1）签收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；二查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；三查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；四查清文的登记数与实有件数是否相符。拆封做到三个明确。即一明确一般文件由办文人员拆封；二明确领导“亲收”“亲启”的封件，由领导本人拆封或由其委托的人代拆；三明确密件交由机要文书或机要室拆封，妥善办理。（2）登记项目包括收件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文字号、密级、份数、分送部门、签收、备注等。登记的具体范围包括：上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要输的文件；下级机关文件。包括请示、报告性文件；重要的带有密级的刊物、资料；其他机关商洽问题和需要答复的文件；上级极关召开会议印发的会议文件材料。（3）审核主要是收到下级单位的上行文后进行预审，合格公文进入正式办文，不合格公文可以退回。（4）分发应分阅知件和阅办件填好《文件传阅单》或《收文处单》后分送给有关领导、有关部门和承办人员阅知办理。（5）拟办是对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。上级来文，主要写“请**领导阅示，批示”，“拟请**部门办理”；下级来文或平行文，主要写“拟请**部门阅处”；需要多个部门联合处理的，需要选出牵头单位和辅助单位。拟办应在收文处理单上给出拟办意见，并签名，写日期。（6）批办是指机关领导人或有权人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的主要内容包括：

1、提出处理该份文件所述问题的原则和方法；

2、提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限；

3、凡是需要两个单位或者多人共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行；

4、需传阅的公文，写明传阅范围，对象等。

7、承办是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。总体来说要按照领导的批示，抓好落实。

8、催办就是要对那些必须输答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的形式分口头催办、电话催办和书面催办等。

9、注办要注意以下四点：一是一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期；二是需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号；三是用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话者、主要内容等，并由承办人签字；四是不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

（三）公文立卷归档工作

1、公文立卷（1）公文立卷是指机关文书部门将已办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。公文立卷的原则：一是公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用；二是公文立卷可以维护文件的完整与安全，便于文件的保管；三是公文立卷，为档案工作奠定了基础。（2）公文立卷的主体可以是综合部门（办公室），也可以是会计、保卫、人事、科技等专门部门。小机关一般由办公室或秘书科集中立卷。（3）公文立卷的范围反映本单位主要职能活动和基本面貌的文件是立卷的重点。公文立卷文件材料范围包括：上级机关的文件材料；本机关的文件材料；同级机关非隶属机关的文件材料；下级机关的文件材料。（4）公文立卷的方法

1、文件集中；

2、文件归类；

3、编制立卷类目（类名和条款）（5）卷内文件的整理和编目

1、按照一定标准对卷内文件进行排列；

2、对卷内文件编制页号和件号；

3、填写卷内文件目录。主要项目有：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。

4、填写卷内备考表备考表置于案卷末尾，项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。

5、拟写案卷标题；

6、填写案卷封皮；案卷封皮项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号等。

7、排列案卷；

8、编写案卷号；

9、编制案卷目录。

2、案卷归档（1）归档制度1）归档范围有价值即归档。2）归档时间机关文部门或业务部门一般应在第二年的六月前向档案部门移交档案。3）归档要求。一是应归档的文件齐全、完整；二是文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；三是归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷；四是案卷标题简明确切，封面清楚、目录完整。（2）文件的保管期限1）列为永久保存。是指那些反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。2）列为长期保存。是指那些反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。期限为16-50年左右。3）列为短期保存。是指那些只在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。期限为15年以下。

四、会议组织工作

（一）会议的涵义和要素

1、组织会议，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一；

2、会议的要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。

（二）会议的分类

1、按照内容性质的不同，会议可分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等。

2、按照会议铁形式的不同，会议可分为小组会、座谈会、报告会等。

3、按照与会人员的成分的不同，会议可分为党委会、董事会、记者招待会等。

4、按照人数、规模的不同，会议可分为大型会议、中型会议、小型会议。

5、按照会议召开的规律或日期的不同，会议可分为定期例会、临时性会议等等。

（三）会议的功能

1、决策功能；

2、指挥功能；

3、沟通功能；

4、协调功能；

5、动员功能；

6、显示功能。

（四）会务工作的办理

1、会前准备、会议准备、会后整理工作。

2、会议工作流程一般为：拟定会议内容→拟出会议方案→报领导审批→下发通知→会务准备工作→会议记录整理材料→归档。

（五）会场的排座

1、小型会议；

2、大型会议。

五、办公室事务管理

（一）环境、卫生、安全管理

1、环境：方便、舒适、和谐统一。

2、卫生：干净、整洁、整齐美观。

3、安全：无任何隐患和事故。

（二）日常工作与管理

1、日程工作安排；

2、领导约见安排；

3、临时性工作处理。

（三）电话管理

1、电话机和电话费管理；

2、电话记录处理；

（四）印章使用与管理

1、印章的刻制和启用；

2、印章的审批和使用；

3、印章的保管。

（五）介绍信的使用与管理

1、介绍信是用来介绍派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。

2、介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题：（1）介绍信的格式应符合要求；（2）介绍信应由专人管理；（3）出具介绍信必须认真履行审批手续；（4）妥善保管好介绍信的存根。

（六）值班工作

1、值班工作的主要任务；

2、值班记录的编写和处理。

（七）保密工作

1、保密工作的重要性；

2、保密工作的内容。

（八）办公用品管理

1、办公用品管理的内容；

2、办公用品管理的原则。

（九）接待工作

1、内容

2、类型

3、程序

4、接待工作计划

5、接待工作实施

（十）财务管理

（十一）车辆管理

（十二）人事档案管理

（十三）应急管理

秘书工作 篇2

一、酸。

一是秘书工作应有文人之“酸”。首先这是由秘书工作的性质决定的。秘书之“书”, 意味着要与文字打交道。文字工作是秘书工作的基本内容。作为秘书, 文字工作主要涉及两个部分:一是记录、抄写工作;二是公文、讲话稿的撰写工作。记录工作要求秘书能准确、迅速、无遗漏地记下领导的讲话内容;抄写工作要求秘书字迹工整、字体优美, 给人以美感。公文、讲话稿的起草要求秘书殚精竭虑, 反复推敲, 不厌修改。其次这也是由高校的性质决定的。高校是知识分子的聚集地。从事秘书工作每天要同在某一专业领域的专家、学者打交道。需要有一定的知识修养, 深切体会师生员工的所想、所感, 才能同教师、学生有共同语言。二是秘书工作应有收敛固涩之“酸”。“酸”在药理作用上有收敛固涩之功效, 秘书工作也应有锋芒收敛的气度。秘书作为领导身边的工作人员, 一言一行从另一个侧面反映着学校、校领导的形象。同时, 秘书工作有一定的机密性, 能接触到其他人不知晓的机密, 观察到别人看不到的领导的另一面。秘书应当时刻注意自己的言行, 做到不该说的不说, 不该听的不听, 不该看的不看。三是秘书工作要有忍受之“酸”。在日常工作中, 秘书难免会受到来自领导的批评, 有时这种批评可能是不恰当的。作为秘书会感到委屈。在这种情形下, 秘书应从领导的角度出发, 体谅和理解领导, 忍受些委屈, 而不应当不顾后果地与领导争论正确与错误。学会保持平常心, 调节心理, 控制自己的情感。

二、甜。

“甜”总是给人一种愉悦的感受, 有“美好”之义。秘书工作之“甜”首先是喜爱这项工作。怀着感情从事秘书工作与把秘书工作仅仅作为“工作”来对待具有截然不同的效果。带着感情从事秘书工作, 把秘书工作不仅仅作为一项“职业”来看待, 而更是作为自身价值实现的方式和目标来践行, 把自身与工作合为一体, 融入到工作中, 在工作中享受快乐。其次, 秘书工作之“甜”是一种达观、向上的态度。“态度决定一切”。秘书工作是清贫的工作, 但在工作中不能斤斤计较, 对人对事应包容、信任。在工作中应保持乐观的情绪, 锻炼自己的坦荡胸襟, 锤炼自身的蓬勃的朝气、昂扬的锐气和浩然的正气。第三, “甜”即“甘”。秘书工作要心甘情愿做, 增强工作的主动性。秘书工作常常是“事找人”, 而非“人找事”。秘书每天面临着庞杂的事务, 处理这些事务常常是被动的。但这不意味着秘书工作没有主动性。秘书完全可以充分发挥自身的主观能动性, 高效地开展创造性工作, 由“事找人”变为“人找事”。比如:在工作中, 为领导决策创设良好的工作环境, 帮助领导解决琐碎的事情, 使领导集中精力抓大事;在执行领导和办公室的指令中, 改进执行方法, 创造性地优化现有方法, “多快好省”地完成工作任务;在调查研究中, 提前做好工作方案, 主动出击, 当领导需要时, 随时拿出方案;提高秘书工作的科学性、有效性, 避免当一天和尚撞一天钟现象的发生。

三、苦。

作为感受, “苦”难以让人接受, 但苦在药理作用上却能清热泻火。俗语云“艰难困苦, 玉汝于成”。秘书工作是“苦差事”。正因为是“苦差事”, 所以秘书工作也是最锻炼人的差事。从事秘书工作一要能吃苦, 二要勤奋。无论是撰写讲话稿, 还是会务接待工作, 还是调研、信访工作, 每一项工作都有难度。撰写讲话稿, 要达到“语不惊人死不休”, 经常要通宵达旦, 冥思苦想。撰写的稿子, 有时还会被领导全盘否定, 推倒重来;接待工作, 要做到细致、细致、再细致, 殚精竭虑, 接待环节要做到环环相扣, 保证不出一丝纰漏;调研工作, 要深入基层, 查实情, 访民意, 防止走马观花;信访工作要做到热情、周到, 有时还要忍受信访对象的打骂。不论哪一项工作, 均要求秘书有能吃苦的精神, 有“咬定青山不放松”的意志力。除了能吃苦, 秘书还要勤奋。要做到“脑勤”“眼勤”“手勤”“腿勤”。“脑勤”是善于站在领导的角度思考解决问题, 当好领导的左右臂膀, 做好领导的参谋助手。“眼勤”是对事务反应的灵敏度。能对事物的性质和发展变化有相当的敏锐力, 能迅捷地领悟并抓住事物的本质, 看清它的发展变化趋势。“手勤”是对事务的快捷准确的执行力。对领导布置的任务能迅速、准确地完成。“腿勤”是保证上下沟通渠道的畅通, 促进信息流的快速运转。通过“苦”的锻炼, 必将“天降大任”, 自身素质和能力获得很大提高。

四、辣。

“辣”对人体感官有一定的刺激作用, “姜桂之性, 到老愈辣”。秘书工作的方式方法要“老辣”。一是在文稿起草上要老练刚劲、收放自如。对语言的使用应达到纵横捭阖、信手拈来的境地。二是在事务协调上要圆熟有度、张弛自如。一般认为, 秘书工作难度较大的工作就是协调工作。协调好了, 是领导指挥得当;协调不好, 会被人嗤之以鼻, 陷入“拿着鸡毛当令箭”的尴尬境地。实际上, 在协调上应注意针对不同事项采用不同的协调方法, 做到“具体问题具体分析”。在协调工作上采用“明”“暗”“热”“冷”“硬”“软”等多种协调手段结合的方式进行。“明协调”就是通过会议的形式“当面锣, 对面鼓”进行协调;“暗协调”就是通过个别谈话、电话联系等方式一对一进行协调;“热协调”是把握好时机, 用“趁热打铁”的方式协调;“冷协调”是对不易立即做出决定的事务进行冷处理, 待过一段时间或考虑成熟后, 再进行协调;“硬协调”是根据制度的明确规定或领导的指示, 利用行政的强制力和权威性进行的协调;“软协调”是借用舆论、道德等无形的力量进行的协调。通过多种协调方式的熟练运用, 使部门、人员之间在工作上分工配合, 密切合作, 克服困难, 井然有序, 步调一致地为完成目标而齐心努力, 真正起到凝心聚力的作用。

五、咸。

秘书工作“三层楼” 篇3

第一层是文字的。文字工作是秘书的主业，无论拟写通知、意见，还是起草总结、报告，都是秘书的基本功。秘书首先要能写一手好文章。什么样的文章才算好文章？现在有一种不好的现象，就是喜欢“做文章”。有的秘书在起草文稿前，不去了解相关的实情，却忙着到网上搜集大量的华丽文字;起草过程中，谋篇布局、遣词造句不是着眼于分析问题、提出可行的观点，而是把心思用在镶嵌几个漂亮辞藻、有噱头的说法上。写出来的东西，形式大于内容，形式掩盖内容。我们的祖先教育孩子时说，“衣贵洁，不贵华;上循分，下称家”，其实写材料也应如此。所谓“衣贵洁，不贵华”，就是要简洁明了、开门见山，不要反复铺陈、云山雾罩;所谓“上循分，下称家”，就是既要和上级政策精神保持一致，又要和基层的、本地的实际相符合。如果能做到这样，写出来的就是好文章。

第二层是思想的。秘书写文章，不是文学创作，而是要解决问题、推动工作，也就是“以文辅政”。它不仅需要文字功底，更需要眼光和智慧。做秘书一定要做个有思想、善思考的秘书。观察事物，要有自己的眼光，观察之后要有自己的观点，而这观点必须是站在领导视角的、全局的观点。要做到这一点，就必须注重调研，尊重事实。所谓尊重事实，就是要把调研发现的实情、分析得出的结论作如实的反映。现在有一种很不好的倾向，就是还没下基层先把调子定，写出来的调研报告一概形势大好，对于存在的问题常常避重就輕，结果误导了领导、影响了工作。我们作调研，就是为了发现问题，分析问题，进而拿出解决问题的方案供领导参考。所谓“以文辅政”，就是要通过撰写调研报告，为领导提供具有前瞻性、建设性和可操作性的意见、建议，并使之转化为决策，发挥实实在在的作用。

第三层是实践的。秘书不仅要在领导“出思路”时当好参谋，更要在“抓落实”的过程中发挥好作用。这就要求我们既要具备较高的理论水平，又要具备较强的实践能力。现在有些秘书非常勤奋，笔耕不辍，但由于缺乏实践能力，而成了“理论的巨人、行动的矮子”。秘书更应该注重发挥协调职能，把主要精力放在重大问题的协调化解、重点工作的督促落实上，真正成为领导的左膀右臂。

秘书工作的“三层楼”，第一层是最基础的要求，不会办文的秘书不是合格的秘书;第二层是较高的层次，通过调研为领导出谋划策;第三层是努力的方向，在抓落实的过程中，从“被动服务”变为“主动作为”，真正体现出秘书工作的价值所在。

系教学秘书、行政秘书工作职责 篇4

行政秘书是系主任的工作助理，其任务是协助各教研室领导搞好教学行政及管理工作

1、负责系部的常规教学管理工作，参与教学活动的协调与管理。

2、负责系部的日常行政及人事管理工作。

3、负责教学文件资料、行政文件的起草、发放和归档工作。

4、负责学院各部门文件、通知的收发、归档工作，包括课程表、教学进程表等。

5、督促教研室做好授课计划、教师工作手册、试卷、教师业务档案、成绩单等的收取，并登记造册。

6、协助系领导检查教学计划执行情况。

7、督促教研室做好实习、毕业环节相关学生资料的收取。

8、负责教师工作量的计算并保存记录。

9、负责学期教师工作量的统计、教研室期初、期中、期末教学检查表、教材选用表、教师评学表、教材评价表、系和教研室教师质量考核表的归档。

10、负责考勤及报送考勤表。

11、负责外聘教师的协议、证件复印件等的保管和报送。

12、负责系内各种用品的购置及报帐。

13、负责办公用品的领取、购置、发放。

14、负责对外接待及报帐。

15、负责系固定资产的登记造册。

16、完成系主任布置的其它教学管理和其它临时性行政事务工作

17、根据评估办的要求，按照教学评估资料目录做好教学评估资料的收集、整理、分类、归档、保存。并定期检查评估资料的保存情况发现问题及时报告处理。

电气工程系

2010.2教学秘书工作职责

教学秘书是系主任的教务工作助理，其任务是协助各教研室主任搞好教学管理工作，教学秘书业务上受系主任及教务处的双重领导。

1、开学前和学期末的教学准备工作

2、负责新学期校历的领取和分发。

3、负责与教材部门联系新学期的教材征订工作，及时准确填报预订教材的清单交教材管理部门；及时通知教师领取教材。

4、开学前，负责向任课教师提供学生名单表，通知教师上课时间和地点。

5、学期末，负责通知本系学生上网选公共选修课，并协助教务处做好选课安排。

6、学期末，向教务处提供编排好的新学期教学任务书（总教学任务书和个人教学任务书），并于开学前将确定的课程表发给师生。

7、将本系不及格学生名单报教务处，并注明补考或缓考。

8、根据各专业教学计划，协助教务处做好下学期各年级的开课计划，严格按照教务处规定的时间将下学期的教学任务下达教师并上报教务处，负责此项工作的报表填写、校对、收发、汇总。

9、根据新学期的课程及教学要求，做好新学期的教材订购工作。

10、维护正常教学秩序，了解教师、学生上课的情况，及时处理教学过程中的突发问题，按教务处的有关规定为教师办理停课、调课和补课手续。

11、协助系主任，在学期中期上报下学期本系任选课的开设计划，并负责收齐任选课的课程简介、教学大纲、授课进度表交教务处。

12、考试的协调与成绩管理

13、协助教务处做好各类考试的考务工作。

14、收齐本系学生考试、考核成绩原始报表及登录卡，并按教务处有关规定如实登录本系学生成绩总表。对无授课教师和系主任签字的原始成绩报表，教学秘书应予以拒收。对不符合教务处成绩登录规定的报表和未注明原因的空白成绩项，教学秘书应及时要求系主任更正或补填。

电气工程系

北大行政管理：秘书学与秘书工作 篇5

答：秘书工作的原则：

1.准确原则；准确原则是秘书工作的质量要求

2.及时原则；及时原则，是对秘书工作的效率要求。3.严谨原则；严谨原则，是对秘书工作的作风要求。4.同步原则；同步原则，是对秘书工作的态势要求。5.保密原则。保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

秘书工作的发展趋势：

建国以后，尤其自改革开放以来，我国进入了现代化建设的新时代。新时期的秘书工作，有了新的发展。

1、指导思想上的发展。

2、工作方式上的发展。

3、工作内容上的发展。

4、管理模式上的发展。

5、办公手段上的发展。

2、请结合个人工作实际，阐述秘书所必备的知识结构。

答：秘书工作的综合性、要求秘书人员又有自己的专业特点，这就要求秘书人员要在纵向方面具有较深厚的专业知识。

一、基础知识：一方面是社会科学基础只是；另一方面是自然科学只是。

二、专业知识：一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务只是。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识。

三、相关知识：这一部分是秘书人员为适应时代的需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。

3、请根据书中阐述的秘书性格要求，分析您自身性格特点的优、劣势，对于劣势打算如何改进？

答：成熟的性格表现为各个特征之间的相互关系、相互制约、相对稳定。秘书人员需要在有意识的自我调解中发展、改造自己的性格，争取做到：

1、开朗。具有乐观饱满的兴许，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无怨无悔。

2、敏捷。思想敏捷、动作敏捷、笔头敏捷。

3、稳健。遇事细心，观察细致、考虑周详。

4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培养和提高自制能力。

和成功的秘书性格要求相比，现在我自己还和要求有一定的距离，相比来说，我需要在学的开朗和幽默，多学习，多练习。

4、简述秘书工作能力的结构。

答：

1、表达能力，就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。表达能力又分为三种形式：1.口头表达能力；2.书面表达能力；3.行为表达能力。

2、办事能力,就是秘书人员有效的处理各种日常工作的本领。

3、管理能力，秘书作为领导者的参谋和助手，理应具有一定的辅助决策与管理能力。1.辅助决策能力；2.辅助计划能力；3.辅助沟通能力；4.辅助协调能力；5.辅助控制能力。

4、应变能力，就是适应变化这的环境和事物完成原定任务的本领。要学会适应社会环境、地域环境、职业环境、岗位环境、事物环境的变化。

5、社交能力，就是与他人进行社会交往的本领。

6、操作能力，就是掌握和使用与工作有关的设备。工具和技术的本领。

5、请简述秘书参谋决策的方法。

答：秘书辅佐决策，可以采用多种方式。随着决策内容、决策类型、决策环境的不同，方式也应该有所不同。这里仅按决策形成、决策实施和决策总结的过程，说明各个决策阶段的辅佐方式。

1、决策前服务式辅佐，秘书在领导决策钱，要为领导决策做准备，提供各方面的服务。

2、决策形成中协助式辅佐，秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重要的协助者。

3、决策执行中协调辅佐，在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实施。

4、决策小郭评估中鉴戒式辅佐，秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，还要参与决策效果的评估。

6、请述秘书沟通协调的特点和方法。

答：秘书沟通协调的特点：1.非权利支配性；2.非职责限定性；3.非确定地位性；4.认同疏导性。

秘书沟通协调的方法：1.沟通化解矛盾；2.变通淡化矛盾；3.融合缓解矛盾。

7、请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。

答：秘书间接效益原理，体现在以下几个方面：1.铺垫性效应2.传播性效应3.督策性效应4.职能协同效应。

1.铺垫性效应，秘书的职能活动通常为领导者成功的完成任务做铺垫，由此，素质高的秘书不仅根据领导的吩咐，为领导活动提供服务，做好听命铺垫，而全面了解工作的目的要求、价值标准，把握事物发展的规律，能动的做主动铺垫，发现错误或偏向性主动提出建议，采取恰当的方式，做修正性铺垫，以保证领导活动的有效性。

2.传播效应，在实际工作中，不同的传播对象、不同的传播环境、不同的传播手段，秘书取得的传播效应足不同的。如果在撰拟文稿时，不同的阅听对象、不同的内容和环境，应选用恰当的表述方式，运用有效的语言手段。

3，督策效应，秘书没有掌管指挥控制的权利，但其有效的职能活动，能过产生一定的督策效应。

4，职能协同效应，秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合，发挥职能协同效益。

8、请简述公文办理的要求。

答：

1、准确无误，指公文在办理阶段的各个环节上，其行为的内容、方向和方式及其结果，都完全符合行文制度和实际情况。公文办理的准确性表现在：

1、工作内容准确。

2、工作方向要准确。

3、工作方式要准确。

2、讲究时效，公文的办理要及时迅速，讲究时效。这是对办文的效率要求，也是实现机关工作高效化的重要条件之一。加快公文办理的速度，从以下几个方面入手：

1、强化时间观念。

2、缩短运转周期。

3、简化办文程序。

3、安全保密，一是要保证所经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏，这就是安全的意思，二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到泄密、不失密，这就是保密的意

思。

4、统一管理，公文的办理，包括公文的撰制和保管，都必须由秘书部门统一管理。要是先公文办理的集中与统一，必须要做到三点：

1、统一于秘书部门；

2、统一于公文法规；

3、统一于主管领导。

9、根据个人理解，请述秘书人员如何做到保密（至少谈5点）？

答：

1、对文件的内容要精读，确定文件内容是密或非密，核心秘密与非核心秘密，都要事先加以确定。

2、按章办事，有序秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的是想，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝对不能自行其事，更不能先斩后奏。

3、在交往中要通过正式的或非正式的，直接或鉴戒的渠道弄清对方身份，以确定那些该说，那些不该说，以及说到什么程度，防止秘密的泄漏和被窃取。

4、对于探听文件内容的人，可以假装不知道或转移话题。

5、以礼拒绝，在交往场合下，为了不损害友谊，要以礼拒绝。

10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。

答：1：切中需要，秘书掌握了大量信息，必须针对信息客体的实际需要，准确的给予，尽可能提高信息运用的命中率。秘书提供信息，首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要，所供给所求。次在信息量适中，所提供的信息不够不行，不便信息客体比较。判断，但也并非多多益善，过多果篮的信息，往往会使信息客体陷于材料堆中，困惑不定，费时费事。

2、全面有效，秘书调研信息贴别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全面但要恰当的获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用的，也要恰当的去全面的运用，提供广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。

3、及时沟通，任何信息要起作用，关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息，错过运用时机，则过期作废。玉树运用所掌握信息，也就的高度注意其运用的失效特征。秘书一旦获取有效信息，五笔立即加以鉴别，清楚其价值，明确其需要对象，判明其运用时效；与机关关系重大、运用失效明显的有效性信息，务须迅速输达，若其需要对象是机关领导，就更应立即传达，千万不可错失运用时机。

4、综合开发，秘书的综合职能，决定秘书会账务带综合性的多方位信息，信息量是会相当大的。综合运用，一是利用同一信息，侧重点不同的提供个需要对象，多方面的发挥其参考作用，二是善于讲多种表面无关、实际有关的信息组合运用，综合获取并提供新的信息。开发运用，一指深入把握信息，不浮于表象，获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。二是从参谋职能出发，尤其是想领导提供信息时，既提供客观情况，同时陈述自己的看法、建议，以使领导提供信息时既提供客观情况，同时陈述自己的看法建议，以使领导获得更多一些，更深刻一些的信息参考。

11、请结合个人工作实际，简要介绍某此重大会议是如何组织安排的？

答：所谓重大回忆是指内容重要、规模较大、时间较长的会议。召开这种会议往往有完整的过程与程序，一般可以分为三个阶段。

1、会前准备阶段

为使会议达到预想的效果，事前事做好充分的准备，仓促的开会，不仅会拖长会议时间，而且还会影响会议的效果。会前的准备工作有：1，了解、掌握有关情况，确定会议主题，民却通过开会要解决什么问题。2，起草文件材料，组织发言文稿，会上分发讨论的材料要准备好人手一册。3，确定并通知开会对象，要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知给有关单位和个人，使有关单位和个人及早做好准备。4，做好行政性的事务准备工作。除布置好会场外，还要事物安排好与会人员的接待工作，包括交通、食宿、医疗和参观访问等。

2、会议进行阶段

1，会议开始后，首先要检查、核对与会人员，特别是立法法制性的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。2，汇总情况，编写简报。汇总请款共包括分组讨论情况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报，要少而精，供领导掌握会议进程和存在的问题，一边及时部署工作，使会议健康发展。

3、做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。

3、会议结束阶段

1，收有关文件。根据保密原则，该收回的收回，该汇总的汇总，做到会内会外有别。

2、整理会议记录，根据会议需要，形成大会决议或会议纪要。3，立卷归档。把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告、各种文件、简报、群众来信、报刊上的有关报道等都要进行分类立卷，最后归档。

12、请您结合个人工作单位情况，从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发，简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足（可以是自己组织、参与的，也可以是自己知晓的；一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可）。答：接待工作的一般程序通常有以下几个步骤：

（一）收集来宾情况，判断来访用意。获取来访者的情况和意图，是做好接待工作的基础。

（二）拟定接待方案。重要的接待都应拟定接待方案，作为接待工作的依据和指南。

（三）准备接待材料。重要的接待活动，要求秘书人员准备有关文字材料，如汇报材料、发言材料、参考材料。欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要、接待简报、视察纪要等。

（四）组织双方活动。接待方案经主客双方同意后，秘书人员要据此加以精心组织实施。

（五）处理善后工作。一项接待活动结束后，秘书人员还要主动做好善后工作，如总结本次接待工作的经验、教训、向领导者进行报告，结算有关费用，对接待中的文字材料进行处理和立卷、归档等。

13、请简述接待来访的基本要求。

答：接待工作的要求有：

1、热情大方。对于来访的客人，秘书人员都要热情、诚恳，以礼相待，使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求，应尽量地予以满足，不能满足的也要讲明情况和理由，力求取得对方的理解。

2、细致周到。接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想，时刻关注来宾的需要，为来宾作出周到的安排，使其感到方便和满意。

3、确保安全。确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就更显重要。

4、俭省节约。接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习，抵制各种不正之风的侵袭。

5、内外有别。内外有别是指在接待中要注意本系统内和本系统外、党内和党外、国内来宾和国内来宾有所区别。特别是在外事接待中，既要做到热情友好、尊重对方、文明礼貌，又要严格按照国家有关政策和规定办事，内外有别，严守纪律。

秘书工作的作用：

一、参谋助手作用

二、沟通协调作用

三、督促检查作用

四、信息反馈作用

五、中介枢纽作用

秘书在实践中运用对立统一原理应注意：

1、随机参与，提出参谋建议，辅佐决策，参与政务，一般是随机性的，在实际工作中，秘书与领导在一起工作，对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和工作能力等都十分了解，同时也了解问题发生、发展的始末，这就有利于秘书随时发现问题，相继提出意见和建议。这样，发现问题及时，协助领导解决问题也就比较迅速。

2、务实与超前，要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中既要注重务实求真，准确的了解现状，又要注重分析各方面的变化和发展，把握未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。

3、“T”型能量，优秀的秘书应当具备“T”型能量，也就是既要有横向比较广阔的综合知识能量，又要有总想颇为深厚的专业知识方面的能量。运用广泛的社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。

4、同步与异步，秘书必须为领导工作提供公务服务，既要听命于领导，充当其助手；又要随时提出劝谏发挥参谋作用。

5、开发与控制，秘书职能活动既要把秘书的决策指令透彻的传递给各组织成员，又要保守机密。既是对外联系的窗口与门户，又要保存机密材料，做到守口如瓶。

关于“七·一”计划组织各支部书记及成员参观西柏坡的请示

今年恰逢中国共产党建党九十周年，为进一步推动对党史知识的学习研究，增进对革命先辈优良传统的继承发扬，增强党员群众的党性修养和政治觉悟，计划在“七〃一”期间组织各支部书记及成员参观西柏坡，旨在通过此次参观学习，增强专业联系社会、理论联系实际的能力。特此请示单位主管领导批准前行。

以上请示妥否，盼复。

秘书工作 篇6

（2）协助领导制定决策。秘书机构或秘书工作人员在领导机关制定决策的过程中，可以在以下几个方面发挥作用：一是协助有关职能部门提出决策的几种可行性方案，供领导选择；二是向领导汇报各种可行性方案及其依据，并比较各种方案的优劣；三是在领导班子确定决策方案后，秘书要把决定记录在案，并形成文字材料；四是以会议或文件形式把决策下达给有关单位，责成认真执行；五是协助领导检查决策的执行情况，做好住处反馈工作。秘书工作人员和秘书机构要把决策执行过程中的情况、成绩、经验，特别是工作中发生的错误和出现的新问题，及时反馈给领导，以便领导采取措施或制定新的决策。

（3）协助领导起草文件。

（4）做好上级、下级平行机关发来的各种文书的处理工作。不论是本机关起草的文件，或是其他机关送来的文件，除了当时发挥作用外，有的还在相当长时间内起着重要作用。因此，秘书工作人员和秘书工作机构要做好文书立卷存档工作。

（5）协助领导处理群众来信来访和接待工作。处理群众来信来访和接待工作，是党委联系群众的一条重要渠道。秘书工作人员通过协助领导处理群众的来信来访和接待工作可以了解群众的思想情况、愿望要求和批评建议，同时也要从群众的来信来访中检查党的方针政策的执行情况、领导机关决策的贯彻情况以及基层工作中出现的新问题，及时向领导反映，帮助领导改进工作。

（6）协助领导做好各种会议和组织工作。

（7）负责管理本部门和印章、介绍信、证明信。

企业秘书与保密工作 篇7

一、强化防范意识是做好企业保密工作的根本

所谓商业秘密, 就是所有不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。进一步讲, 技术信息指凭经验或技能产生的, 在实际中尤其是工业中适用的技术情报、数据或知识, 包括化学配方、工艺流程、技术秘诀、设计图纸等;经营信息指有秘密性质的经营管理方法及与经营管理方法密切相关的信息和情报, 包括管理方法、产销策略、客户名单、货源情报等。商业秘密具有三个内在属性, 即秘密性、价值性和独特性。正因如此, 商业秘密就成了竞争对手争相猎取的重要对象。

企业秘书作为企业中的一级智囊机构, 接触的信息量大、各种文件资料多, 这就要求企业秘书增强组织观念, 时时刻刻都要有保密意识, 严守保密纪律。把保密意识贯彻于工作的始终。在工作中特别要把握好两点:一是政治坚定, 组织观念要强。要将保密学习和政治业务学习结合起来, 增强企业秘书的政治敏锐性, 提高对具体问题的政治判断力, 从根本上提高保密意识。严格按照组织原则办事, 坚持个人服从组织。认真执行请示报告制度, 办每一件事都要讲原则、讲规矩、讲程序。有情况、有问题要及时向组织和领导汇报, 绝不能隐瞒事实真相, 弄虚作假。如果政治不过硬, 思想境界低, 组织纪律差, 就会浑浑噩噩, 分不清是非, 不知应该坚持什么, 反对什么, 在重大问题和原则问题上, 就会犯错误, 迷失方向。二是严守保密纪律, 提高安全保密能力。企业秘书接近领导核心, 在收集企业信息、辅助领导决策的过程中, 会知道许多秘密事项。这就要求企业秘书时刻用保密纪律来约束自己的思想, 规范自己的行为, 养成良好的保密习惯, 在任何场合、任何时候都做到不该问的不问、不该听的不听、不该说的不说。

二、提高业务水平是做好企业保密工作的前提

随着科学技术的发展, 各种窃密手段不断更新, 泄密渠道不断增多, 因此, 企业秘书在实践中要注意学习保密管理知识, 运用科学的管理方法, 把保密工作做好。一要

确定自己分管工作的涉密与非涉

密的内容。未公开前的企业发展战略和重大决策、企业生产经营资料、生产经营财务报表、企业客户的信息等, 都是企业秘书在为领导服务、撰写材料中要接触到的, 都属于企业商业秘密, 对于大型国企, 有些还是国家秘密。只有确定好密与非密的级别, 才能做到心中有数, 既方便工作, 又确保企业商业秘密的安全。二要学习保密基础

知识和法规常识, 掌握信息安全技

术防范技能。现在网络窃密手段繁多, 科技含量越来越高, 计算机的系统漏洞、简单的开机口令、移动储存介质的交叉使用、电子邮件等都可能让计算机成为他人收集信息的目标。知已知彼才能掌握主动, 了解窃密手段, 才能堵塞失泄密的漏洞, 掌握物防、技防手段才能防患于未然。因此, 制定严细的计算机网络信息安全措施, 采用涉密计算机物理隔离、对重要数据加密处理、充分利用办公自动化及网络操作系统自带的保密措施等防范对策, 从技术上确保信息安全, 杜绝各种泄密事件的发生, 是防止泄密的最佳途径。三要建立保密目标责任制。“凡事预则立、不预则废”。确立科学的工作目标是保密工作的基础, 是保证秘书工作上水平的内在动力。企业内部要做到公文管理规范, 涉密文件发放处理准确率100%;计算机信息处理安全高效, 网络信息失泄密事件为零;涉密会议组织有序, 制定周密的会议保密预案, 涉密资料回收率100%;本岗位保密责任制落实率100%;领导政务安排准确无误, 领导的个人信息及重要公务安排不得随意透露。

三、突出重点是做好保密工作的关键

企业秘书在工作中既是商业秘密的接受者, 也是商业秘密的创造者, 是商业秘密的最主要载体, 并处在为领导决策服务、为机关组织经营管理服务的重要位置。由于工作的特殊性, 企业秘书保密工作的重点有以下几个方面:一是做好会议的保密工作, 以防密从会出。企业经常召开领导工作例会、总经理办公会议、经营形势分析会等重要涉密会议。要控制会议知悉范围, 核准与会人员, 无关人员不能参加、列席和旁听会议, 要求与会人员遵守相关保密纪律, 尽可能地缩小知情范围。很多会议资料可以说是企业的核心商业秘密, 有的时限性很强。会议期间分发的文件、领导讲话、讨论的材料等, 都要按照保密要求严格管理。需贯彻执行的文件, 要求与会人员带回本单位及时交单位文秘人员登记保管, 个人不得私自留存。需回收的会议文件材料, 要适时提醒与会人员, 会后如数回收登记。会议结束后, 要及时清理会场和与会人员住地, 检查有无遗落的文件和资料, 不能让无关人员随意处理。会议期间使用手机也是泄密的渠道之一, 涉密会议要求与会人员关闭手机, 取下手机电池。二是谨言慎行, 以防密从口出。秘书人员贴近领导, 经常参加企业的一些重要会议, 掌握着内部要情, 特别要注意信息传达的范围, 任何超越时间、地点、范围讲的话, 尽管无心却是违反保密纪律的。如果经不起有的人反复追问, 以利相邀, 将不该说的说了, 将不该问的问了, 其后果不堪设想。三是管好自己的计算机, 以防密从网出。企业秘书作为企业中的一级智囊机构, 其使用的计算机中必然存放着大量商业秘密。如果在起草、处理、传输文件资料时, 或在连接互联网的计算机上处理一些涉及企业商业秘密的资料, 很容易在不经意之中使一些涉密事项在网络上公开。移动存储介质也是网络泄密的媒介之一, 与互联网计算机相连接, 就有可能被植入木马病毒程序, 将其再用到涉密计算机上, 涉密计算机上的信息就会在不知不觉中被窃走。因此, 企业秘书在处理涉密信息时要做到:上网信息不涉密, 涉密信息不上网, 涉密计算机不能连接互联网, 不准在涉密计算机和非涉密计算机之间交叉使用移动存储介质、不准通过手机和其他移动通信工具谈论企业商业秘密、发送涉密信息。四是管好文件, 以防密从文出。纸介质的涉密资料历来都是保密工作的重点之一, 做到涉密资料管理规范是对企业秘书工作的基本要求。凡是涉及有秘密性质的技术信息和经营信息的公文都要加强管理, 对密级较高、内容重要的文件, 要严格落实保密制度, 采取严密的防范措施, 实行重点监控。公文起草时必须注明传阅范围、印制份数、是否收回、能否复印等内容;印刷时, 必须在内部打印室和指定有保密资质的印刷点进行印刷, 并及时收回历次印制清样和草稿;在传阅环节, 要及时递送, 限定传阅时间, 及时回收, 做好登记。企业秘书要从源头管起, 确保文件从签收、传阅、回收、保管到销毁每一环节的安全保密。

浅谈现代企业秘书工作 篇8

一、以领导活动为中心，做好三个服务

企业秘书工作者统称企业秘书，按业务分工，又有行政秘书、文字秘书之分。秘书工作是掌管文书并协助机关领导或部门负责人处理重点和日常工作的人员，是为满足领导活动的需要而产生和开展的。领导活动为主，秘书工作为辅，就决定了企业秘书工作始终要以领导活动为中心，否则，不是越位就是不到位。秘书工作要始终坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为基层服务。

秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传递、会务服务、事务管理等多种服务手段，要做到上情下达，下情上报，督促检查作用。现代科技的发展要求秘书工作不断开拓创新，为其工作开辟更为广阔的服务领地。因此，企业秘书就应该依据企业各个时期的工作性质和领导的重点活动安排自己的工作和生活，对领导的指示、交办事项做到不打折扣，及时认真的执行照办；对领导安排的工作一旦接受，即应排除一切干扰，全身心的投入，高质量的完成任务，力求达到领导或主管部门和基层的满意。

二、企业秘书必须具备并不断提高“四种素质”

1.过硬的政治素质

秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具备较高的政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法处理日常事务，在工作中不犯原则性、政策性的错误。因此，秘书人员必须认真学习马列主义毛泽东思想、邓小平理论和党的“三个代表”的重要思想，学习科学发展观，学习党和国家的路线方针政策，注意观察国际风云，不断注意接受新信息，更新观念，学会用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去分析问题，透过现象看本质，更好的发挥参谋助手作用。

2.扎实的文字素养

扎实的文字功底是秘书人员的必备素质。有一定文字功底是对秘书人员的基本要求，撰写材料、起草文件和领导讲话报告稿是秘书的基本职责。写作本不是一件易事，写好就更不容易了。一篇脉络清晰，用语准确简练的文稿，让人看后一目了然，印象深刻，但是没有一定的功底不能一蹴而就。公文作为一种特殊的文体，无论从格式还是遣词用语，都有一定的规定，不像写诗歌、散文那样随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的工作实践，深厚的文化积累，系统的写作技能，关键是要做到“三心”：一是留心。要务是勤、钻、精，注意各种结构和格式的范文著作，要细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用。二是潜心。秘书人员要有长期写材料的准备和习惯，自加写作压力，随时接受写作材料的任务，有备不怠。三是用心。书写材料要专心致志，一丝不苟，精心写作。这样才能练就扎实的文字功底，撰写材料才能得心应手，一挥而就。

3.高超的技术素质

随着现代化办公机具的普及，企业秘书不能满足于传统陈旧的工作方式和习惯，试想一个现代企业秘书不精通电脑，不能熟练复印、传真、接发电子邮件、查阅网上信息，那他是无论如何也干不好本职工作的。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名政治思想好，作风优良，技术过硬高超的新时代企业秘书工作者。

4.高尚的从业道德素质

强化企业员工的道德素质，特别是企业高管身边的秘书工作者的职业道德素质是企业的一个重要职责。培养企业秘书工作者具备高尚的从业道德素质，要使之树立遵纪守法、依法秉公办事的法律意识；树立为领导、为群众、为社会良好的服务意识；树立为自己为企业争得良好形象的社会意识；树立准确定位、不越位、不错位的自我约束意识。这四种意识的树立，直观的反射出企业秘书工作者的综合素质涵养，这也是做一名合格的优秀的企业秘书的必备条件之一。

三、具有精干的办事能力

1.理解领悟和分析驾驭能力

日常工作中秘书一方面要接受领导的指示，另一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期目标，就必须准确、快速的领会领导交办的意图，同时也要准确无误的听懂，并弄清办事对象的想法。面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，需要把事务迅速归纳梳理出头绪，分轻重缓急，驾轻就熟的把事情分别办理的清楚顺当，有条不紊。

2.应变能力和交际能力

企业秘书面临的各种事务常常瞬息万变，不断发展。有些办事的计划、预案和想象往往会出项情况大不相同，甚至把预案方案完全打乱。需要秘书临阵沉着镇定，原则不变，迅速抉择，灵活处置达到预期的目的。同时企业秘书要要处理好上下左右各方面的人际关系，善于交际，使人容易接近，容易被信赖。上传下达、接待来客、洽谈工作，要做到口齿伶俐清晰，达意准确，语言繁简得当、态度诚恳，语气礼貌温和。还要注意说话的艺术、感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等。通过说话把事情办得干净利索。

随着经济社会各个方面的改革深化和强化，给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务给新时代的企业秘书工作提出了更高的要求，秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神，从我做起，从小事做起，在工作中不断提高自身素质，完善自我，做一名合格的企业秘书，把企业秘书工作做得更好，更好的为企业的改革发展不断做出贡献。