收文发文流程（精选2篇）
拟稿—送部门领导审核—部门登记—办公室核搞（结束后）—部门校对—办公室封发
第一步：拟稿
文件管理下——打开（拟稿夹）——新建（左上角）——选择发文种类（正式发文）、确定——填写发文处理单（注：发文字号、电话、标题、信息公开、政策解读（别忘选）、主送为必选项，其他选项依发文内容情况填写）——点击正文（填写内容）——点击附件（序号
1、标题添加——序号
2、标题添加附件（左侧）点击名称——填写内容）——发送，选本部门领导审核后“发送” 拟稿人拟稿过程结束
第二步：部门领导审核
进部门领导信箱——右侧选“个人待办工作”——选择文件（打开）——逐一审核拟稿人拟稿内容——点击处理意见（逐一填写内容，密码签名mm,保存）——发送（选审核后登记，确定，选自动收藏、发送）部门领导审核结束
第三步：部门内勤登记
进部门内勤信箱——右侧选“部门待办工作”——选择文件——点击“登记”——部门字（输入部门名称）——确定——左侧“文件管理”下选“部门发文登记簿”——选择文件——发送（左选送办公室核搞，确定，发送）部门内勤登记结束
等办公室核搞、局领带签发、排版后发回校对人校对
第三步：校对人校对
选个人待办工作——选择文件——打开——逐一校对文件内容——发送
封发结束
收文
一、登记。选择部门待办工作——选登记——选部门字——确定
二、点开左边部门收文登记簿——登记时间（由近到远）——选未办文件——发送——送领导交办——发送。
三、领导交办
个人待办工作中打开相应文件——填写处理意见后保存——发送——已交办退回——发送。
三、办结
进入21世纪, 信息技术的发展日新月异, 给传统的工作方式和生活方式带来了深刻的变革。采用信息化手段改善自身管理和工作模式, 已为各行各业提升管理效率和水平带来了良好的机遇。
2008年度, 无线电台管理局上线办公自动化系统, 旨在达到信息高效传输、无纸化协同办公、科学规范管理的目的, 从而使信息获取更加容易、使决策制定更加准确、使管理变得更加科学灵活、办公人员在日常工作中更加简化有序, 进一步提高工作效率。
人们认识事物都需要经历一个由陌生到熟悉的过程, 对事物认识清晰, 往往需要花费较长时间。办公自动化系统作为信息化背景的时代产物, 有其特有的时代特点。为了达到建设该系统的初衷, 无线局对办公自动化系统进行了多次改造和升级。现在办公自动化系统已基本满足了无线局的办公要求, 达到了建设该系统的目的。
下面以无线局办公自动化系统发文流程的改进实例, 说明现在的办公自动化系统已基本上达到信息高效传输、无纸化协同办公、科学规范管理的要求。
2 办公自动化系统发文流程的改进
局机关的发文流程是:无线局各处室起草公文, 经处室领导和局领导批阅、编号排版、盖章等环节后, 成为正式公文, 分发到其他有关处室签收, 并下发到各基层台站。
原局机关发文流程环节较多, 环节属性设置有些不合理, 使得环节操作不能满足日常办公的要求, 另外, 环节参与者设置也比较复杂。以上诸多不利因素严重影响了应用办公自动化系统的运行效率, 局机关办公人员日常办公的效率和准确性也受到了不同程度的影响。对局机关发文流程的精简已成必然, 通过对局机关发文流程的精简操作, 达到简化操作、提高工作效率和工作质量的目的。下面就精简流程中环节数量、环节属性、环节参与者等三个方面对局机关发文流程的精简进行简要说明。
2.1 环节数量的精简
通过对原局机关发文流程图 (如图1所示) 与精简后的局机关发文流程 (如图2所示) 的比较, 我们可以很直观地发现, 精简之后的发文流程比原发文流程, 在环节数量上有了明显的减少。这种调整是以局机关各处室工作人员多年工作积累的经验为基础, 以办公自动化系统自身提供的工作流引擎作为技术支撑来完成的。
在调整过程中, 我们重点进行了三个步骤的操作。
(1) 对业务上冗余的节点进行了删除操作。比如:删除了原流程中的“相关处室处秘”和“返回相关处室处秘”环节, 使“拟稿部门处秘”可以直接流转到“相关处室领导会签”;取消了原流程“二校”环节, 在“一校”之后, 可以直接进行“局办审校”等。
(2) 对业务含义上有重叠、可以进行业务合并的节点进行了合并操作。比如:将原发文流程中的“局内登记”、“文印科排版”和“文印科内部排版”整合为“编号排版”。
(3) 对一些业务环节流转进行了重新梳理的操作。比如:在“局办审校”之后, 将原流程中的诸多环节梳理为现流程中的“送签留痕”、“局领导签发”、“重排版打印”和“盖章分发文件”等。
在进行了以上三个步骤的操作之后, 将原流程中的20个环节精简为了现行流程中的14个环节。环节简化之后, 大大减少了流程流转时需要经历的节点, 进而减少了流程流转需要花费的时间, 提高了整体的工作效率。
2.2 环节属性的精简与操作
原流程中, 环节属性设置多有不当, 尤其在进行表单数据保存和流程流转时, 会出现数据不完整、流程流转不顺畅的情况, 这又体现在如下两点:在进行保存操作时, 对表单必填项没有进行必填校验, 导致数据不完整;因为流程误发而耽误或者流程参与者无法正常登录系统, 使得流程卡在某个节点上, 而无法及时得到处理。
对上述这些问题, 在进行环节属性精简时, 针对每个问题进行分析后发现, 主要是由于在环节属性的两个分属性, 即在可控字段和环节操作上设定不当导致的。在进行了深入的研究之后, 最终找到了合适的解决方案。
(1) 对于表单数据完整性的问题
经研究发现, 在进行流程环节属性设定时, 如对环节属性中“可控字段”这一分属性进行合理设定, 即可保证在进行表单数据保存时, 系统会自动对表单进行必填校验。通过对环节属性中“可控字段”这一分属性进行合理设定, 实现了必填校验, 在技术上保证了表单数据的完整性。
(2) 对于流程卡壳的问题
以前对于流程卡壳的问题, 一般处理方案是将流程终止掉, 重新发起一个流程, 这样做, 大大降低了工作的效率。经研究发现, 在进行流程环节操作设定时, 在环节操作中, 设置流程改发和收回的功能, 即可解决流程卡壳的问题。
流程收回功能设置为:当用户A将流程发送到用户B时, 如果用户B没有对流程进行操作, 用户A可在已办发文列表中打开流程明细, 通过收回操作将流程收回到自己的待办发文中。通过进行此项操作, 就可以解决用户B无法处理流程, 进而将流程卡住的问题。
流程改发功能设置为:当用户A将流程误发送给用户B, 而用户B感觉流程不应该由自己来处理, 用户C更适合处理此环节, 则用户B可以将流程改发给C, 这样, 流程不会因为A误发给B, 而将流程卡在用户B那里。
通过流程收回和改发功能的设置, 我们不难发现, 通过使用这两个环节操作, 可以很容易地解决流程被卡住的窘境:对于误发的情况, 流程当前处理人可以通过改发操作, 将流程改发给适合处理流程的对象;对于无法登录系统进行流程办理的情况, 可由上一环节处理人通过收回操作将流程收回, 再发送给其他能够登录系统的对象, 进行流程办理。这样, 流程就不会卡在一个用户那里, 而无法正常流转, 提高了工作的效率。
通过对环节属性中的可控字段和环节操作两个分属性的合理设定, 分别保证了表单数据的完整性和流程流转的顺利性。通过对环节属性的精简和完善, 保证了信息的准确高效。
2.3 环节参与者的精简
通过多年使用OA系统的实践经验发现, 局机关发文流程中, 某些环节的参与者是固定的, 某些环节的参与者和其他一些环节的参与者是一致的。对于上述两种情况, 我们在进行环节参与者设置时, 将环节参与者固定, 这样, 在进行发送操作时, 可以达到不用选择环节和环节参与者, 即可直接将流程发送到下一个环节, 从而减少了对选择环节和环节参与者的操作, 提高了工作的效率和准确度。
3 结论
现在对局机关发文流程进行的精简操作, 是基于现有的业务需求和技术平台进行的。通过对上述功能的改进, 减少了流程流转需要花费的时间, 提高了整体的工作效率和准确度, 保证了信息的准确高效, 使程序也得到了正常的运转。但流程是需要不断改进的, 由于它受到业务需求和技术水平的双重约束和驱动, 随着业务的发展和技术的改进, 在不久的将来, 基于现有的流程, 还会做进一步的精简操作。
摘要：文章对于无线局办公自动化系统发文流程中的环节数量环节属性和环节参与者等三个方面的改进做了详细的阐述, 并指出了改进所带来的实际成效。
