电算化会计档案的特点

电算化会计档案的特点（通用8篇）

电算化会计档案的特点 篇1

摘要：随着我国会计电算化工作的不断发展，产生了大量的电子会计文件，这便为档案管理工作增加了新的内容。因此必须加强会计电算化系统的档案建设，以适应新时期会计电算化提出的新要求，更好的为经济建设服务。

关键词：会计电算化；会计档案

一、电算化会计档案的特点：

电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。与传统会计档案相比，电算化会计档案具有以下几个特点：

（一）、内涵广泛。其内容不仅包括传统概念上的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件和系统软件。电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。

（二）、保存时间较短，对存储环境要求较高。电子文件的载体是磁性物质和光盘，与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命较短，一般为5-10年，而纸质的则能达到上百年甚至千年。其影响条件主要包括以下几点：

1、温湿度的影响。实验证明：保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％。而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％。可见电子文件对其温湿度要求更为严格。

2、光和空气的影响。光向外辐射时会产生热量，紫外线长期照射可使磁性消退，造成信息难以读取，空气中的有害气体（如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气）在一定环境下会产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。而这两点对纸质的载体影响相对要小的多。

3、灰尘的影响。灰尘会给电子文件和纸质文件保存载体带来机械损伤，灰尘带来的霉菌等有害生物会损伤和破坏这两种载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑，也可以通过修复手段在很大程度上恢复其所记录的信息，而灰尘一旦对电子载体造成危害，载体所记录的信息可能会局部丢失，电子文件失去保存价值。

4、磁场和机械振动的影响。此项对纸质档案无任何影响，而对电子文件载体会造成磁粉脱落、磁性消退或消失，是记录信号丢失，记录信息破坏，缩短电子档案载体寿命。

（三）、电算化会计档案便于管理、分析，迅速的获得所需结果。如通过计算机操作和网络交流，不仅满足日常条件查询、统计分析、制作会计报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享，无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了纸质档案由于频繁翻阅带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大的提高了工作效率和工作质量。

（四）、电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹，其原始性、真实性易于破坏。电子文件档案在计算机系统中一经被改动，如未作备份，原来档案就被覆盖，内容很难被识别，；另外病毒、黑客等日益猖獗的网络环境，也使电子文件信息档案的安全受到严重危害。而纸质文件的原始性、真实性可以通过字体、字迹、图像、印章、纸张等内容来确认。

（五）、对软、硬件要求较高。传统的会计档案具有直观可视性，而存贮在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机软硬件环境中才可以使用。会计档案与财务软件的版本越来越高，需要不断的更新，更需要与之相配的硬件来兼容。

二、目前电算化会计档案存在的问题：

结合电算化下档案管理的新特点，电算化会计档案管理存在着一些问题：

（1）电算化会计实施时间不长，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。

（2）会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。

3）会计档案管理制度不完善：由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

（4）缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，所以会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

三、如何做好电算化会计工作

对于日益严峻的电算化会计档案管理的形式，我们要建立健全各种相关的法律法规的同时，要从以下几点入手：

1、加大软硬件设备设施的投入。选择功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，强化系统的安全防护功能，定期维护，避免因安全问题导致会计档案泄密或被人恶意 修改。完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。

2、提高电算化会计档案保管人员素质。由于会计档案资料内容广泛具有专业性、广泛性和严密性的特点，所以要求档案管理人员不仅要有会计档案管理专业知识外，还必须具备电算化、网络工程和信息系统知识，具备较高的计算机操作技能。

3、完善电算化会计档案管理的各项制度。要按照《电子文件归档和管理规范》和《会计档案管理办法》，建立健全电算化会计档案的保管制度、操作制度、保密制度和档案人员岗位责任制，并依据各单位具体的会计电算化的实际情况来制定相应的档案管理制度。

电算化会计档案的特点 篇2

一、会计档案管理工作的现状和问题

在1988年以前, 会计凭证与会计账簿一直都是以手写为主要表现形式, 并采用单纯的纸质载体来保存的, 对于会计凭证、账簿、报表, 各单位基本上做到了收集齐全、分类造册、排列有序。对于经费申请报告、财会活动分析、会计工作移交清册、上级审计等部门有关的文件资料等会计资料忽略管理。主要原因是《会计档案管理办法》规定, 预算、计划、制度等文件材料按文书档案办法管理。但有的单位对各职能部门归档范围不明确, 这样在实际工作中形成了两不管, 因此忽视了收集和管理, 造成会计档案资料残缺不全, 整理也不规范。主要存在以下三方面问题:

会计档案的归档及拆封问题。财务会计部门应按照国家财政部和国家档案局发布的“《会计档案管理办法》及其实施办法”整理好会计档案, 全部移交给档案部门, 不能自行封包保存或任人长期分散保存。档案部门接收保管的会计档案, 原则上应当保持原卷 (宗) 册的封装, 不得随意拆封, 这是会计档案的拆封原则。个别需要拆封重新整理的, 应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理, 以分清责任。会计档案的拆封, 直接关系到会计档案的完整性与安全性。

会计档案的管理及借阅问题。对会计档案应当进行科学管理, 做到妥善保管, 存放有序, 查找方便, 不得随意堆放, 严防损毁、散失和泄密。调阅时, 要严格办理手续。本单位人员调阅, 要经会计主管人员同意;外单位人员借阅, 要有调阅单位的正式介绍信, 并注明调阅会计档案的内容, 只能调阅与调阅内容有关的资料, 原则上档案原件不得借出, 也不得拆散原卷 (宗) 册。如有特殊需要, 如单位经济业务部门需要查阅与其业务相关的会计凭证, 或公检法等监察部门需要查询与案件有关的会计资料等, 经本单位负责人批准后, 在不拆散原卷册的前提下, 可提供查阅或者复制原件, 但必须办理登记手续, 以便备查。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度, 为会计档案的利用提供依据。

会计档案的保管期限问题。会计档案的保管期限原则上按《会计档案管理办法》所列期限执行。保管期限分为永久和定期两种, 属于定期保管期限的档案如因特殊需要, 可以延长保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的, 对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。如年度会计报表 (决算) 、财政总预算、行政和事业单位的决算、税收年报、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等, 要特别注意保存和管理。

二、电算化会计档案的特点及存在的问题

1. 电算化会计档案的特点

电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在, 另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在, 包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效期等因素的影响很大, 保存不当容易遭到破坏。电算化会计档案较传统会计档案具有易遭破坏, 难留痕迹的特点, 实行电算化的时间越长, 会计档案与财务软件的版本数越多, 即会计电算化档案更需要科学地管理。电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前, 且使用时具有方便、快捷、直观, 容易产生一些分析结果, 可以对管理和决策提供较好的支持。

2. 电算化会计档案的弊端

第一, 会计电算化档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统, 会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高, 不仅要防水、防火, 还要防尘、防磁, 而且对温度还有一定要求, 从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理, 则数据丢失和毁损的可能性较之传统纸质会计档案大大提高。第二, 会计电算化档案缺乏直观可视性。传统的会计档案是手工操作来完成的, 从原始凭证到会计报表的编制都是靠人工来完成的, 具有直观可视性, 不易被修改。而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力, 导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。第三, 会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施。由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上, 在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹, 若被修改, 就很难辨别出经济业务的“原貌”, 会计档案的真实性就难以保证。

三、电算化会计档案与传统会计档案的比较

1. 电算化会计档案较之传统会计档案的优点

第一, 较之传统的会计档案, 电子档案易于修正、拷贝和重置, 便于纠错、携带和传递;电子档案的存贮形式多样, 既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中, 也可以打印输出到纸质材料中;电子档案便于计算、分析, 快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网, 不仅能满足日常条件查询.统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要, 达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的, 节约了办公成本, 避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损, 还有利于专业管理, 便于档案资源的统一整合, 极大地提高了工作效率和工作质量;还可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差, 实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。第二, 进一步提高电算化会计档案的整理和再利用水平。电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。电算化会计档案通过计算机系统的运营, 使用起来更方便、更快捷、更直观, 而且通过计算机数据处理系统的整理, 可以利用历年的数据对本单位本部门进行历史会计数据的比较与分析, 从而为领导提供可靠的决策依据。

2. 两种工作模式相辅相成, 各有千秋

第一, 电算化会计档案作为会计档案的一部分, 它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。首先提高了查全率和查准率, 拓宽了服务领域。但电子档案的管理相对于纸质档案的管理要更加复杂, 传统档案之间的档案移交多采用物理归档的方法, 即将档案的原件直接归入档案室内保管;而电算化会计档案的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求, 即电算化会计档案在归档时, 应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。由此可见, 传统档案在数字化时代依然有着不可替代的作用。第二, 传统档案对保密、保护和方便本机构使用来说具有优势, 但过于封闭, 利用面不广, 实行规范化、网络化管理难度较大。新的管理模式服务面广, 便于社会各种机构和人员利用, 但档案容易被修改且不留痕迹, 存在易泄密、丢失等问题。因此, 应充分发挥两者优势, 克服各自弊病, 使档案管理模式更加充实与完善。

四、实现传统与现代管理模式相结合的对策

首先, 针对会计工作的专业特点, 为更好地发挥会计档案的作用, 会计档案宜采用纸质档案与电子档案并存的管理方式。会计资料在形成、保管、利用等方面都有自己的专业特点。大量的资料以纸质形式存在, 才具备原始资料所具有的凭证作用, 为此还是以传统档案的管理标准保管为妥。同时由于电子档案存在可修改性、可复制性等不安全性, 电子档案作为凭证性还缺乏可靠性。因此, 实行会计电算化管理的单位, 会计凭证、会计账簿、会计报表及形成的其他会计资料, 都储存在磁性介质上, 形成会计电子档案, 另外再打印一份内容完全相同的纸质文件, 利用纸质文件将电子文件的内容固定, 解决电子文件易变动、易修改的问题, 使会计纸质档案与电子档案并存。这样既兼顾了传统的视觉阅读习惯和维护原始凭证的法律效用, 又能防范电子凭证的不安全性, 可谓两全其美。

其次, 会计档案专业性强, 利用率高, 会计档案的收集管理还应走电子文件和纸质文件一并保存的“双轨”制。对一些利用频率高、又需查阅原件的纸质材料, 可有选择地通过扫描、摄影等方式, 进行数字化处理, 转化成储存在磁性介质上的电子信息, 充分利用磁性介质存储量大、查阅方便的特点, 快速、准确定位, 然后再查原始资料, 能大大缩减翻阅、查找原件的时间, 满足信息利用者在计算机环境下随时随地快速查阅利用这部分资料的需求, 最大限度地发挥档案的服务功能。

参考文献

[1]杨公之.进一步做好电子公文归档管理工作[J].中国档案, 2004, 8:56-59.

电算化会计档案的特点 篇3

一、电算化会计档案管理工作的特点

1、电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料, 实行会计电算化以后，产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据, 相应电算化环境下的计算机系统软件、财务软件及其开发文档等内容。但同时，传统的纸质会计档案还保留着。这两种介质档案，其保存手段、保管条件都不一样，为管理工作带来难度。

２、管理工作依赖于计算机系统环境。电算化会计档案的载体不是传统的纸张而是磁性介质, 因而具有体积小、质量轻等特点。但与传统的会计档案相比，电算化会计档案管理工作依赖于计算机系统。传统的会计档案直观性强, 人们可以不借助任何技术手段而直接查看到会计信息，而电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。

3、电算化会计档案的安全性、完整性要求更高。电算化会计档案因其信息的数字化, 大大提高了会计档案的利用效率, 便于会计档案信息的资源共享; 但电算化会计档案具有易破坏，难留痕迹的特点，加大了会计档案被篡改、破坏的风险。

二、目前会计电算化下档案管理存在的问题

1、会计档案载体的完整性不能体现。很多单位由于单位领导和财会人员对电算化会计档案的工作内容理解不到位，缺乏管理会计档案的经验，只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，或虽保管但只保管一份，从而影响会计档案的完整性。

2、会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。《会计档案管理办法》规定“采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案”，并对保存期限做了规定，但目前由于一些单位没有更新和升级输出打印设备，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；或因为磁盘介质的质量问题，或未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据的损坏或丢失。

3、会计档案管理制度不完善。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

三、做好会计档案管理工作的对策

（一）应加大对软硬件设备设施的投入

比如，选用功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，进行定期维护，避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或被人为恶意修改；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具；完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。

（二）完善电算化下会计档案管理的各项制度

1、建立电算化会计档案的立卷归档制度。按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账也要打印书面材料，并及时立卷。会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本。应注意的是，会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。

2、建立电算化会计档案保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按一定顺序对电子会计档案进行分类编号和著录，制作档案管理文件卡片。

3、建立严格的借用制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

4、建立定期备份和维护制度。电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时，由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些电算化会计档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

5、建立分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供特定的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样的设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。

( 三) 提高思想重视程度。实现会计电算化的企事业单位，有关领导应当提高对电算化会计档案资料进行科学化管理重要性的认识，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企事业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验。因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。

（四）提高电算化会计档案保管人员的素质。要管理、保存和利用好电算化会计档案，必须有相应的档案管理人才。管理电算化会计档案的人员比一般的档案管理人员综合素质要求高，除了要具备传统的会计档案管理专业知识外, 还必须具备电算化基础知识、计算机软硬件基础知识、网络工程和信息系统知识, 必须具备较高的计算机操作技能。要通过多种方式的培训教育, 使我们的电算化会计档案管理人员成为具备会计学、计算机科学、档案学、管理学等多门学科知识, 具备良好的道德品质和潜在的创新意识与能力的复合型人才。

参考文献：

1、霍振芳：《电算化会计档案的特点》，《唐山学院学报》2007年第5期。

2、财政部、国家档案局：《会计档案管理办法》。

3、楼丹婷：《电算化会计档案的安全管理》，《上海档案》2007年第12期。

电算化会计档案的特点 篇4

所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时代的发展的必然,是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。

一、会计电算化特点

1、数据处理方式发生了变化

在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表,这大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误。

2、数据记录方式和保存介质发生了变化

手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”介质,保存这些介质需要占用很大的空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下,数据保存介质是“磁盘”,磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间,也使数据存取方便,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作。

二、会计电算化会计档案的特点

众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。在企业信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好企业财务档案管理的必然选择。各级企事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。本文根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下显著特点。

第一,较之传统的财务档案,会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。

第二,传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

第三,会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的.是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

第四,电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。

第五,电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。

正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

三、电算化会计档案工作的内容

1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据

档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。

2、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率

档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。

3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案

财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

四、如何做好电算化会计档案工作

电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。

1、加强企业财务档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

2、做好电算化会计档案的收集

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

3、做好电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。

此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。

4、做好电算化会计档案的整理和利用

电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。

5、提高财务档案管理人员的信息化素质

财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。

五、电算化会计档案应注意的问题

1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份

根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封;备份软盘应装在保护封条和包装盒内,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转贮;双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患

会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行。数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒,将会严重危害系统的安全,若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中,一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏,保存的会计数据将会丢失,如果没有相关备份的话,将给会计电算化系统造成严重的损失,严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息,如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作,如计算机病毒的防范。

3、电算会计档案必要有专人管理

会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意地修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,都是不行的。因此,企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养,增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平,达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。

4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护

网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙,隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系,限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问;采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

六、结束语

随着电子计算机技术、网络技术的不断发展,档案管理信息化代替传统的手工工作是必然趋势。目前,档案管理信息系统已经在各个企事业单位、政府部门广泛应用。进入WTO后,中国经济的发展将进入快车道,中国的企业要走国际市场,参与国际竞争和国际分工。加强和完善电算化会计档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题,财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。我们有理由相信随着会计电算化事业的蒸蒸日上,会计电算化档案的管理工作也一定会更出色,我们的工作也将会有条不紊地进行下去。

【参考文献】

[1] 艾文国:会计电算化[M].北京:高等教育出版社,.

[2] 史迎春:会计电算化及其对财会业务内部控制的影响[J].辽宁师范大学学报(自然科学版),2001(6).

电算化会计档案的特点 篇5

第五节会计电算化档案管理的基本要求

遵循《会计法》的基本要求，结合会计电算化的特点来进行 会计数据的主要表现形式有（存储介质）：

（1）记载会计业务的原始凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）；

（2）会计电算软件开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料

（3）其他会计资料，如客户、供应商资料等

【例题〃多选题】会计电算化档案包括（）。

A.机内会计数据

B.软盘等备份的会计数据

C.会计软件使用手册

D.打印输出的会计账表数据

『正确答案』ABCD

一、应当保存打印出的纸质会计档案

二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管

三、制定与实施档案管理制度

一、应当保存打印的纸质会计档案

已经实现计算机进行会计核算的单位，其会计档案必须打印输出，以纸质的形式按《会计档案管理办法》的规定进行保管。

原始凭证在会计电算化后与传统会计核算时没有区别。

（一）现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清

月结。如果每天业务较少，也可以按旬打印输出。对于日记账通常采用定期对计算机打印输出的活页账页装订成册进行保存。

【例题〃判断题】电算化后，对于现金日记账，可以采用计算

机打印输出活页账后再装订成册，而不一定要有订本式账簿（）。

『正确答案』对

（二）明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印。

（三）会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额发生额对照表”替代，“总分类科目余额发生额对照表”一般要求每月打印一次。

（四）会计报表每月打印一次进行保管。

【例题〃判断题】在任何情况下，都可以用总分类账户本期发

生额对照表替代总分类账（）。

『正确答案』错

会计数据量大的企业，账、证、表的打印工作量极大，在具备采用磁带、磁盘、光盘和微缩胶片等存储介质保存档案的条件下，可以用以上存储介质保存会计档案。必须定期复制，并且其保存期限同打印输出的书面形式的会计账簿、报表一样。

二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管

会计电算化系统开发过程中的资料一般有：系统分析说明书、系统设计说明书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单、各种解决方案等，这些都应视为会计档案保管，保管期截止到该系统停止使用

或有重大更改之后的5年。

会计软件系统也应视为会计档案进行保管，在保管过程中要特别注意版本的升级管理。

【例题〃单选题】会计电算化系统开发的全套文档资料，其保存期限截至该系统停止使用或有重大更改后（）。

A.一年

B.二年

C.三年

D.五年

『正确答案』D

【例题〃单选题】采用会计电算化软件的单位，其会计档案保管期限与手工核算时相比，应该（）。

A.一致

B.有所差别

C.延长

D.缩短

『正确答案』A

三、制定与实施档案管理制度

（一）存档的手续，主要是指各种审批手续；

（二）各种安全和保密措施；

（三）档案管理员的职责与权限；

（四）档案分类管理办法；

（五）档案使用的各种审批手续；

（六）各类文档的保管期限及销毁手续。

四、会计电算化档案安全和保密措施

1、做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等“8防”工作，重要会计档案的“双份”，“双地点”，“双建筑物”。

2、采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。

【例题〃多选题】对会计电算化档案管理要做到防磁、（）工作。

A.防震

B.防火

C.防潮

D.防尘

『正确答案』BCD3、每年形成的会计档案及时归档，当年终了时，可暂由本单位财务会计部门保管1年，期满后移交档案管理部门保管。

对存档的会计资料要检查记账凭证上录入员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、会计主管的签名或盖章，收付款记账凭证还应具备出纳人员签名和盖章等。

4、关于会计档案保管的期限的规定：

原始凭证、记账凭证为15年；

银行存款余额调节表为3年；

会计账簿类的日记账为15年，现金和银行存款日记账为25年，明细账、总账、辅助账为15年；

报表类的如主要财务指标为15年，会计报表为永久

其他类会计档案的保管清册及销毁清册为25年，财务成本计划为3年，主要财务会计合同、文件、协议为永久

5、各种会计资料，原则上不得外借和拿出单位。

经领导同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。归还时，要检查病毒。

6、违反会计档案管理制度的人员，应检查纠正。

7、会计档案管理应该由专人负责。

【例题〃多选题】会计档案资料保管员的具体工作包括（）。

A.系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的登记和存档保管工作

B.做好各类数据资料、账表、凭证的安全保密工作，按规定的批准手续办理借还手续

C.按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据资料

D.凭证、账页、报表等的打印工作

『正确答案』ABC

【例题〃单选题】对存有重要会计数据的磁性介质，以下说法正确的是（）。

A.备份一套数据进行留档

B.必须进行双备份，并异地存放

C.存放地的温度和湿度等环境与纸张的保存条件相同

D.借用归还后，只要磁盘未损坏即可归档

『正确答案』B

【例题〃单选题】各种会计资料，包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘等，未经（）同意，不得外借和拿出单位。

A.会计主管

B.电算主管

C.上级主管

D.单位领导

电算化会计档案的特点 篇6

随着互联网技术的飞速发展，信息沟通速度加快，计算机深入到人们工作和生活的各个角落，在会计工作领域计算机也发挥着越来越重大的作用。现阶段，我国的会计电算化对推动会计工作更好地为经济管理服务发挥非常重要的作用。但是，随着客观经济环境的变化，与社会主义市场经济的发展要求相比，我国的会计电算化事业仍存在许多问题，这些问题的存在明显制约了会计电算化的进一步发展。

一、新形势下我国会计电算化存在的问题

我国会计电算化在经过近30年的发展，已取得了长足的进步，商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用，许多财务软件的开发已经走向国际化的轨道。但由于财务工作本身的特点，以及网络的迅速发展、电子商务的迅速兴起等等，一些先进的、现代化的事物不断出现，对会计电算化系统提出了更高的要求，会计电算化必须与之相适应，才能促成会计工作的高效率。从会计系统的情况看，各级各部门运用会计电算化的程度不主要涉及：

1、会计电算化的使用在总体上还处于低层次水平

当前我国企业使用会计电算化水平不一，规模大、管理水平先进的企业采用较多，反之则很少采用。在采用了会计电算化手段的企业中，其软件使用功能主要侧重于核算功能，主要是用电脑代替人工从事会计核算工作，采用“管理型”和“决策型”财务软件的企业较少。这样，会计信息系统的启用并不能对企业管理有实质性改善。

2、启用会计信息系统的成本效益比较高

一些单位只重视软件本身价格，不重视或不懂软件的维护和二次开发及管理环境改善的成本。还有些企业在会计信息系统使用的观念上还有不务实的现象，将其看做是一种身份、一种形象，在购置软件时盲目求大求先进而不顾企业实际，造成高价购进的软件只使用其功能的一小部分。致使会计信息系统出现投入高、运行成本高和效率低的现象，在很大程度上挫伤了企业启用会计电算化软件的热情和主动性。

3、会计信息系统的作用发挥不充分

在一些启用了“管理型”或“决策型”会计信息系统的企业中，由于软件使用人员的知识技能跟不上，或管理环境跟不上，致使对会计信息系统的使用不充分。软件中的会计核算功能部分能被使用，但财务管理和决策分析功能部分的使用率很低。也有一些企业千脆仍然采用手工会计核算，会计信息系统只起辅助作用，或者搁置不用。

二、我国会计电算化存在问题的原因分析

会计电算化是企业管理信息系统的一个重要组成部分，管理信息系统是财务、业务和人事等信息系统的有机结合。目前，由于企业自身原因与外部环境的影响和财会工作自身的特点，现阶段我国会计电算化工作实施过程中存在着诸多问题，严重阻碍了我国会计电算化向更深层次的发展。

1、我国电算化事业起步较晚，人们对会计电算化的重要性认识不足

目前，我国许多企业还未充分认识到会计电算化的意义及重要性。许多企业领导者对会计电算化存在片面认识，认为会计电算化只是会计核算工具的改变，看不到其对会计职能、企业管理方法和管理流程的深刻影响，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。部分财务人员错误地认为实行会计电算化只是一个形式，较为方便，没有意识到实现会计电算化的重大意义，在实际操作中对于会计软件的使用只局限在核算上，对于其他作用、功能不加以使用推行。这些片面的认识给会计电算化工作带来了极大的负面影响，阻碍了会计电算化发展的进程。

2、缺乏既懂会计又能熟练掌握电子计算机的“复合型”

人才现阶段的电算化人员多数是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，虽然他们有丰富的会计经验，但计算机专业知识却很匮乏，他们在使用计算机处理业务时，只是局限在财务软件的使用上，一旦计算机出现故障或者与平常见到的界面不同时就束手无策。而维护人员又基本上是计算机专业出身，对财务知识知之较少，双方不能很好地配合，并且在上机时一旦出错，可能就会使系统数据丢失，严重的还会导致系统崩溃。会计电算化专业毕业生虽然在学校学到了大量的会计和计算机方面的知识，既精通会计知识，又懂得电算化，但由于会计实际经验相对比较少，在短时间内较难适应企业的会计电算化业务的处理。

3、过于重视账务功能，忽视管理功能

会计电算化的运用可以极大地发挥电子计算机的计算与分析功能，但是一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的.控制因计算复杂而很难进行，就目前企业会计电算化的应用现状来看，会计电算化的使用还停留在记账、算账水平上，并没有应用到企业全面管理活动中。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把主要的精力放在加强财务管理方面。然而，我国实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能，忽视管理功能的现象。

4、商品化会计软件通用性差，集成化程度低

目前，我国有许多会计软件开发公司，各家公司都强调突出自己的会计软件开发模式和特点，造成大部分会计软件相互不能兼容，使用方法上也存在差异，给用户带来不便。由于财务人员会计电算化基础知识相对薄弱，会计软件经销商为了自己的利益不得不负担起对用户单位操作人员的培训，初始建账等方面的责任。随着销售的数量和范围越大，需要服务的对象和范围也就随之提高，这种软件不兼容性的结果影响了会计电算化向深层次发展。此外，由于财务软件的开发未能实行统一的标准，加之单位使用的财务软件是各自向软件开发商购买的，结果使会计电算化所用财务软件比较混乱。而且，目前部分从事财务软件销售和代理的公司往往只重视自身的经济效益，而没有真正从服务和技术上狠下工夫，致使部分实行会计电算化的单位由于购买的财务软件不合格，经常出故障，严重地影响了会计电算化事业的发展。

5、会计核心数据保密性、安全性差

财务上的数据是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。在会计电算化环境下，电子符号代替了会计数据，磁介质代替了纸介质，财务信息面临安全风险。但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度而大伤脑筋，却很少有公司认真研究过数据的保密问题。而有些软件所谓的加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版，不能真正起到数据的保密作用，安全性上更是难如人意，系统一旦瘫痪，或者受到病毒侵袭，或者突然断电，很难恢复原来的数据。随着网络经济时代的到来，网络下的会计信息系统很有可能遭受黑*或病毒的侵扰，很多企业没有针对网络环境来建立和完善相应的会计电算化安全防范措施，一旦发生问题将给企业造成巨大的损失。所以，对于新兴的网络财务软件，更应当重视其安全保密性。

以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题。解决好这些问题，才能促进我国会计电算化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为企事业单位加强现代化管理和提高经济效益服务。

三、新形势下我国会计电算化存在问题的对策

会计电算化是一个企业走向成熟的标志。我国会计电算化存在的问题制约着其发展进程，不加以解决势必会影响会计工作的效率，也不能同国际接轨，很多技术问题难以得到外界帮助，非常不利于我国会计管理的发展。针对以上会计电算化应用中存在的问题，提出以下完善的对策：

1、解决人们思想认识问题，强化会计电算化重要性的认识

强化企业领导支持会计电算化的自觉认识，实行会计电算化单位的一把手要开始转变观念，对实行会计电算化管理要有比较全面深刻的认识，要经常参加会计电算化的展示会和培训班，能简单操作电算化程序，从而提高他们对电算化的感性和理性认识。只有领导重视，工作才能真正开展起来。财会人员也要解放思想，要想办法解决工作中存在的问题，并且与领导经常沟通，要让领导认识到会计电算化工作的重要性。企业财务人员在具体实施会计电算化的过程中，要加强对手工系统的研究与分析，应编制实施计划和方案，对各个处理环节的权限和职责做出明确规划，以最小的成本，实现实施会计电算化的最大效益。

2、培养“复合型”的会计人才，适应会计电算化的要求

会计电算化既要求会计人员要掌握一定会计专业知识，还要掌握相关的计算机知识，财务软件的使用技术、保养和维护、管理等多方面的专业知识。所以要积极推进会计电算化进程，就必须大力加强人才培训的力度，完善会计人员会计电算化知识结构体系，提高会计人员综合业务素质。同时，还要求财会人员对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解，掌握比较扎实的管理知识，根据本单位的自身特点，利用电算化会计的特点，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。

3、改善和提高会计软件功能，向财务管理方面转变

现行的单位会计软件虽然开始从核算型向管理型过渡，但总体上讲，模块内容简单，功能不强，不能适应单位财务管理的需要。一个企业经营和财会活动是一个完整的系统工程，企业管理的一个重要内容是汇集各类信息，综合分析比较，以便于决策。财务会计信息固然十分重要，但要想真正充分发挥会计电算化的优势，为单位管理服务，仅据财务会计信息很难做出全面合理的决策，必须将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能，增加具有管理型功能的模块。如设计比较分析、因素分析、差额分析、图表分析等财务分析模块，资金需求供给预测模块等等。

4、进一步完善会计电算化的配套法规

随着会计电算化的普及与财务软件功能的不断增加，针对会计电算化工作出现的新问题，要对现有的相关法规进一步补充和完善。通过准则类法规对会计电算化进行进一步约束，使会计电算化工作走上规范化的道路，细化对

商品化软件的评审规定，杜绝软件的非法功能。有关部门应尽快制定出一些具体法规，加强对财务软件销售公司和开发商的管理，进一步规范会计电算化软件市场。同时，企业管理电算化软件的良好运行不仅需要具有丰富实践经验的财会人员有效应用系统，还需要生产技术人员、企业管理人员以及企业高层领导参与和配合，特别注意企业管理电算化各子系统之间的有机衔接，以保证数据的共享。

5、加强会计信息系统的安全性、保密性

网络会计实现了会计信息资源的共享，但同时也将自身暴露于风险之中，这些风险主要来自泄密和网上黑*的攻击等。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力，应采用一些措施，例如，采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。为了对付日益猖獗的计算机犯罪，政府主管部门还应进一步完善会计制度，对危害计算机安全的行为进行制裁。国家应制定并实施计算机安全法律，在全社会加强对计算机安全的宏观控制，为计算机信息系统提供一个良好的社会环境。

四、总结

论会计电算化档案的管理 篇7

20 世纪80 年代我国已经开始出现会计电算化, 其意义是指会计和计算机技术结合并应用在会计工作中。到现在已经发展了30 年。在20 世纪80 年代, 这一应用并没普及, 只有少数大学开始将计算机技术应用在会计工作中。直到1988 年, 随着计算机的普及和技术的飞跃, 计算机不仅在性能上有了极大的提升, 而且价格也下降了很多, 这为计算机技术在企事业中的应用奠定了物质基础。在1988 年到2000 年, 我国很多的大型企业的会计工作已经普遍运用了计算机技术, 其相关财务软件质量也有了很大的提升。从2000 年至今, 会计电算化进入创新阶段和高速发展, 会计电算化不单单是传统的单机模式, 而是实现了网络化, 这也极大地提升了企业会计工作的效率和整体协调性。

二、会计电算化档案的特点

实行会计电算化以前, 会计档案多数是纸质档案, 实行了会计电算化以后, 在很多的方面超越了纸质档案, 总体它有以下几个特点:

1.存储的范围扩大。传统的会计档案是纸质材料。实行会计电算化后除了保留传统意义上的纸质档案外, 还包括存储在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息, 存储的范围和领域明显扩大。

2.存储形式多元化。会计数据不但以纸质形式存在, 还可以存贮在一些别的载体上如硬盘、软盘、光盘等, 使档案的管理更加简洁、快速、有效。而且占地面积明显减少。

3.存储方式更加严格。会计电算化档案更多的存贮方式是磁性介质或光盘等, 因为这些磁性介质或光盘占地面积小, 查阅方便, 但是这些磁性介质, 极易受磁场、有害气体、潮湿等的影响, 使之数据不完整甚至消失。因此, 存放地点必须具有更加严密的防火、防潮、防磁等措施。

4.工作环境的变化。以前的会计资料都是以纸质形式存贮的, 直观性强, 查阅的时候可以不借用技术手段。实行会试电算化后, 查阅会计数据就必须在特定的计算机软硬件情况下才可重现。有时, 会计软件的版本不同, 查阅也会遇到困难。

5.会计电算化档案大多是存贮在磁性介质上的, 所以这类数据易于查询、修正、拷贝和重置, 便于携带和传递。

三、电算化会计档案管理的几个主要问题及应对措施

1.管理制度尚不完善。准确、安全、真实是会计档案的基本要求。财政部从1994 年开始到目前为止, 相继颁布了一些规章制度, 很多单位的领导不知道, 许多的相关人员更不清楚, 也没有制定出一套比较正规的管理制度, 导致职责不明, 管理混乱。对于这些事情, 企事业单位应该严格按照《会计档案管理办法》及一些规章制度, 明确专人负责档案的收集、整理、归档、搜索等日常档案工作。建立审查制度, 比如入库前, 入库后, 及会计档案的查询、内外借阅、复印等内部控制制度, 确保会计档案的质量, 防止档案资料的丢失与泄密, 保证会计档案的安全。

2.计算机维护及网络安全人才的缺失。实行会计电算化之后, 档案管理人员和计算机要更加频繁的接触了, 可能很多的档案管理员人员是以前手工记账时的人员, 没有经过专门的培训及考核, 对专业知识和计算机的操作能力欠缺, 一旦微机出现故障或会计软件界面不同, 就束手无策, 不知道该怎么应对, 造成电算化档案管理工作整体水平不高、工作效率下降。基于这种情况, 就要求档案管理人员要接受一定的培训, 比如, 计算机的一些基本操作, 会计软件的操作等, 提升档案管理人员的业务水平和素质。另外, 还要应该及时对计算机软硬件的升级和维护。计算机方面要建立预防黑客和病毒的安全措施, 例如采用网络防毒、防火墙技术、身份认证、信息加密、授权等。对于会计软件, 要做到及时升级会计软件, 定期对检测的系统安全性, 对于可能导致数据丢失的漏洞要及时的修补。

3.档案安全性方面。众所周知, 电子档案存储量大, 查阅方便, 但是电子档案存放的磁性介质容易被损坏, 所以在防火、防盗、防潮等方面是电算化会计档案管理需要注意的一项重要内容。又因, 电子档案有可以改动、复制、删除等特点, 极易被不法分子, 网络黑客, 网络病毒等破坏, 且这种破坏很难查到痕迹, 造成电子数据永久的丢失, 给管理带来诸多不便。所以做好电算化会计档案的保存和管理很重要。电算化会计档案应存放在远离磁场、防火、防潮、防尘等的场所。存放时应采用双备份法进行数据的备份, 存放在两个不同的地点。及时更新计算机系统及会计软件的升级, 定期清理垃圾, 升级杀毒软件。

4.建立建全查阅手续制度。会计数据是一项比较保密的信息, 它和单位的经济建设息息相关, 因此必须有专人负责。 (1) 查阅人须取得档案管理负责人同意后方可查阅。 (2) 查阅人查阅档案应在会计档案室内, 严禁未经负责人同意私自拷贝、修改、删除会计资料, 如果确实需要带出的, 须经档案管理负责人同意, 并按时归还。 (3) 档案管理员还应登记借阅手续, 比如借阅会计档案的名称、期限、工作单位、归还时间等。

总之, 实现会计电算化之后, 不仅在很多方面超越了传统的纸质档案, 使会计资料的管理有了质的飞跃, 而且提高了会计工作的效率, 降低了管理成本, 它使会计的工作更加规范化、现代化。我们要充分认识到会计档案管理的独特性、重要性及时代性, 充分发挥电算化会计的强大功能, 才能提供高质量的资料为信息使用者服务, 使会计电算化会计档案为企业决策发挥出更大的作用。

摘要：会计电算化逐渐取代手工记账是会计发展的趋势, 它不仅能减轻财务人员的工作量, 更能提高工作效率, 但是会计电算化又不是那么完美无缺的, 它也有自身的不足, 那我们该如何管理新时期的会计档案, 如何让它在企事业单位生产经营中的作用得以充分发挥, 就成为企事业单位档案管理部门面临的新问题。

加强会计电算化档案管理 篇8

1.会计电算化档案的特点

一是，会计电算化档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

二是，会计电算化档案较传统会计档案有更多的存储形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在；另一方面主要以硬盘或光盘的形式存在，包括存储在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存储在光盘等存储介质上作为备份使用的档案资料。

三是，会计电算化档案必须借助于一定的环境才能展现在使用者的面前，且使用时方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以对管理和决策提供较好的支持。

四是，会计电算化档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。

2.会计电算化档案的保管

会计电算化档案管理作为企业一项基础工作，应由会计电算化档案管理员专人具体负责，且不能由出纳人员兼管。其岗位职责有：①按规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；②负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和计算机系统档案；③负责会计档案的安全保密，不能擅自借出。

3.会计电算化档案的管理

一是，适应会计电算化系统向网络化方向发展的要求。随着计算机网络技术的大规模应用和发展，以及会计核算业务量的增大、业务种类的繁多、对会计信息资料的分析与研究的深入，计算机单机处理的方式难以完成现有会计核算工作。同时，网络技术的迅速发展及应用领域的不断拓宽，也使会计电算化系统出现许多新的特征。为此就提出了一个挑战性的课题，即会计电算化系统必然向网络化方向发展。

二是，做好管理的基础工作，尤其是会计基础管理工作。会计基础工作主要指会计制度是否健全、核算程序是否规范、基础数据是否准确、完整等，同时这也是搞好会计电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理方法，因而会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有良好的基础工作，电算化工作的开展将遇到重重困难。

三是，提高会计人员计算机操作业务素质。会计电算化促进了会计工作职能的转变，对会计人员的知识结构和素质要求较高。同时会计电算化使会计工作的效率提高和会计人员劳动强度降低，会计人员有更多的时间参与企业的经营管理，将促进会计工作职能发生转变。企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，使他们用掌握的国际先进技术和精通的信息技术，推动会计电算化由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。

四是，在企业中，财务部门的信息化属于起步较早的部门，积累的数据比较多。特别是一些中小企业，这些数据都分散在服务器和个人电脑中，由于用户过于分散及管理工作过于琐碎，疏忽了对这些机器上的数据管理，给数据的长久保存带来很大困难。制定会计人员培训计划。加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，并要注重实效。

4.会计电算化档案的管理应注意的问题

一是，要注意对电算化会计档案中软件文档的管理。

这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。

二是，要注意对电算化会计档案存储介质和保管的管理。

电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏。在管理时应注意如下问题：（1）在选用保存会计档案的存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存储介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果；（2）对存放在存储介质上的会计档案应写好“保护”字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所；（3）对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点，各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找；（4）对使用时间较长的存储介质应定期进行替换；（5）对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份；（6）需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，使用复制件进行操作。

三是，要是注意对电算化会计档案数据防范的管理。

进入网络以后，会计信息的安全性又受到了更大的挑战，主要表现在电脑黑客、病毒、一些网络管理不善和硬件自身的损毁等问题上。在会计领域中电脑黑客主要是指竞争对手和专门窃取商业秘密的机构。它们通过捕获、查卡、信息轰炸、电子邮件轰炸、违反义务条款等方式非法侵入网络，窃取数据或破坏数据。

因此，电算化网络系统必须要有相应的防范措施。电脑病毒除了通过软盘、光盘、磁带等途径进行传播外，还大量通过网络环境进行传播。在网络环境下，电脑病毒隐蔽性更强、破坏性更大、传播速度更快，不仅能对会计数据进行毁灭性地破坏，甚至破坏电脑硬件。