技术文件归档管理规定（精选8篇）
一、归档文件整理的意义：
一是归档文件编号后，能方便排架管理。二是归档案文件经分类、编号后，能按、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。三是归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加方便。四是归档文件装订、装盒后，能放置灰尘及库内热量、水分很快的渗透到档案文件材料中，从而能对档案进行较好的保护。五是归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加方便。如果不能对零散的归档文件进行整理，档案管理便无从谈起。
二、整理方式：应选择分散整理，即有文书处理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。这样做的优点是：能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处；文书和业务人员易在整理归档你过程中找到散失的文件材料。
三、档案管理的四大步骤：
1、收集：明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。
2、整理：依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六大环节。需要归档人员熟悉本单位的工作职能与要业务。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。
3、排架：方便利用、销毁。
4、编写归档文件整理说明。
四、档案管理分类方法
1、-机构-保管期限分类法。这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般单位可采用此方法。
2、-问题-保管期限分类法。适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。不适用机构分类法的单位，一般可采用此方法。
3、-保管期限分类法。这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。
五、文件归类的一般规定：
1、内容原则。记住要根据归档文件的内容及其所反映的活动领域归类。如反映的是某个内设机构职能的归档文件应归入该机构。、一致性和规律性原则。即在一个立档单位归档方法应一致，即便归错了类，也要将其他相同文件轨道一个类，以便在利用档案时，查全这类归档文件。
3、综合性文件应归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目），专门性文件应归入业务类。
4、涉及到两个 以上机构或问题的文件，如有侧重，应将其分入主要问题的类目中；如无侧重，则归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目）
5、优先归入本专业类。如一份文件包含本专业和其他专业的内容，可将其归入本单位的本专业有关类目。
1 电子文件
“电子文件” (Electronic Records) 这一概念出现于90年代初期, 由于文件信息用数字形式表达, 也有人称之为“数字文件” (Digital Records) 。国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件;在《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894-2002) 中则定义为:电子文件指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。
2 电子文件的特点
电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大的便利, 同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。与纸质文件不同, 电子文件主要有以下几方面特点:
2.1 电子文件具有信息的非直读性。
电子文件是由电子计算机生成和处理, 其信息以二进制数字代码记录和表示, 也称为“数字文件”, 是世界上第一种人类无法凭借自身的器官——眼睛或手来识读的文件信息。
2.2 电子文件是文件的一种类型, 具有文
件的各种属性, 也具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性, 即快捷性与可塑性。它改变了传统收发文件流程。利用计算机进行文件登记, 可以达到一次录入, 多种形式输出, 方便了文件的查找利用, 同时也为档案现代化管理奠定了基础。
2.3 电子文件对设备具有依赖性。
电子文件改变了传统的办公格局, 文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加便捷。电子文件的起草修改、定稿、收发传递都在计算机上进行, 其制作、处理以及归档后的全部活动都必须借助于计算机系统才能实现, 这就形成了对系统的依赖性。
2.4 电子文件改变了文件处理和运转方式, 具有共享性。
电子文件中的信息不是静态固定不变的, 可以随时进行存储或删除, 其内容可以从一种载体上分离出来转移到另一种载体上。其利用也不受时空限制, 能够同时满足多用户的需要, 实现信息共享。还可以利用网络技术, 广泛采集有关站点的数据信息, 丰富自己档案、资料内容, 向使用者提供更加优质的服务。也可以在网络上开放自己有关的文件、数据查询系统, 或提供远程服务, 在尽可能大的范围内展示自我, 扩大影响。
2.5 电子文件与传统文件相比具有易更改性。
电子文件一般是通过网络来进行转移的, 具有可操作性, 为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件, 它在提高工作效率的同时, 也带来了一定的不安全隐患, 同时也难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。其易更改性主要表现在两个方面:一是人为修改;二是电子文件容易遭受病毒侵袭。
2.6 电子文件的法律效力不明确性。
通常文件的法律效力都是与其载体相关的。例如纸质的文件, 文件的缩微品等, 都有相关的法律作为保证, 并且在世界范围内得到承认。但电子文件由于没有固定的载体, 并且尚未找到杜绝被伪造、删改和抵御病毒侵袭的有效办法, 所以制定相应的法律认定条文就会遇到很大的困难, 在很大的程度上限制了电子文件作用的有效发挥, 只能在一定的范围内, 作为普发文件、传阅文件作用的有效发挥。
3 电子文件的归档工作
3.1 转变观念, 加深对电子文件归档工作的认识。
我们过去从事的档案管理是由纸质档案为主, 逐步发展到与录音、录像档案相结合。电子文件归档无疑也是一个新事物, 尽管电子文件与我们已经熟悉的各种门类各种载体的档案相比, 在凭证、依据作用等方面还有差距, 但是, 它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势, 所以档案人员应该加强这方面专业知识的学习, 与有关技术人员和形成电子文件的部门加强联系, 提前介入, 按照档案归档的有关要求, 开展业务指导和协调, 协助制定有关的制度, 保证电子文件的归档质量。
3.2 抓紧制订电子文件的管理标准。
由于电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件, 不仅在外型上不同, 在处理方法、管理内容上也相去甚远, 所以必须根据电子文件的特殊需要来制定相应的管理标准。如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等。
3.3 电子文件信息的安全维护工作。
3.3.1 签署技术。
在电子文件上进行签署的技术主要有两种:一种是光笔签名;另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名, 屏幕是显示出来的“笔迹”。
3.3.2 身份验证。
为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改, 在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证, 身份验证可使用管理员代码验证等。
3.3.3 防写措施。目前在许多软件中可将
电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下, 用户只能从电子计算机上读取信息, 而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中, 只读式光盘 (CD-ROM) 只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息;一次写入式光盘 (WORM) 可供使用者一次写入多次读取, 可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件, 保持电子文件的原始性、真实性。
3.3.4 加密技术。
电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥:一个是可以公开的加密密钥, 另一个是严格保密的解密密钥, 发方使用收方的公开密钥发文, 收方用只有自已知道的解密密钥解密, 这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件, 而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥, 因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来, 无法对它进行篡改, 从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。
3.4 电子文件载体的物理保护
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外, 还应符合下列条件:归档载体应作防写处理;避免擦、划、触摸记录涂层;单片载体应装盒, 竖立存放, 且避免挤压;存放时应远离强磁场、电场、强热源, 并与有害气体隔离;环境温度选定范围:17℃~20℃;相对湿度选定范围:35%~45%;要作好防光、防尘、防治有害生物工作, 改善档案库房建筑, 定期净化空气、定期对电子档案进行消毒;防止电子文件保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响, 以保证信息再现的准确性;定期检测应每年一次, 采用等距抽样或随机抽样的方式进行, 样品数量以不少于10%为宜, 以一个逻辑卷为单位, 先对外观进行检查;定期拷贝磁盘每2年应拷贝一次, 光盘每5年应拷贝一次, 拷贝后的载体与原载体同样编号保存;将电子档案至少要一式三套, 一套供查阅利用, 一套封存保管作为备用, 第三套异地保存, 用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃, 甚至战争人为或自然因素的破坏。
随着信息数字化的快速发展, 档案工作已逐步实现现代化管理, 电子文件成了档案管理的重要形式, 做好电子文件的归档管理工作, 也已成为目前档案管理工作的重要内容。为了更好地做好电子档案的管理工作, 档案工作者要不断地吸收和借鉴优秀的电子档案管理工作研究成果, 更好地为档案事业做出贡献。
摘要：电子文件随着办公自动化、无纸化等的普及应运而生;随着信息化建设水平的不断提高, 如何加强电子文件的归档管理, 是实现办公自动化过程中亟需解决的一个问题。
关键词：医院电子文件存储载体归档管理
电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。【2】本文主要通过论述医院电子文件管理存在的问题，进而总结出如何对电子文件进行归档保存。
1医院电子文件的内涵
1.1医院电子文件的来源
一般来说，医院电子文件主要来源于两个方面：一是各职能科室自身创建的；二是由医院办公室发的文件。而办公室下发的电子文件一般是在部门间的业务交流、上下级机关的工作交流中产生、采集的。各职能科室自身创建的电子文件一经生成，便由文件创建者直接采集下来。而办公室发送的电子文件，各职能科室根据与自身科室的相关程度决定是否要进行收集存储。
1.2医院电子文件归档的注意事项
医院需要进行归档的电子文件的形式包括：文本、图像图形、视频、音频、影像等各种可以电子形式存在的重要资料；具体通常指：本单位报上级审批的规范性文件，单位日常工作形成的重要文件，下级报送的报告、请示等以及答复下级的批复、函件，同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级单位的函件等。同时，职能科室应根据自身工作性质与内容的不同分别制定电子文件归档范围。
由于不同系统产生的电子文件，在整理过程中会遇到文件格式不兼容或被重新编排等问题，这种格式的转换可能无法读取文档内容，因此在归档时应使用存储载体能够识别的格式，保证存储的电子文件的可读性。【3】
2、医院电子文件归档存在的问题
2.1电子文件的真实性问题
电子文件的特殊性和技术性使其具有易修改的特征，很容易伪造。而由于科学技术等方面的限制，目前，我国还没有较好的手段来保护电子文件的真实性。
2.2相关的法律法规不完善
由于我国电子文件研究起步晚，这方面的法律法规还较缺少，目前只是制定了一些电子文件管理的暂行规定，还没有成型的法律。对于大多数医院工作者来说，医院的日常工作已经忙得不可开交，如果电子文件的管理没有法律制度上的约束，很难做到规范化管理。
2.3缺乏专业的管理人才
电子文件的存档工作，不但要求工作人员必须具备档案管理的专业知识，而且汁算机操作技能要过关。从目前情况看，省内大型医院缺乏专业技术人才，尤其是缺乏同时具有档案管理和计算机操作的复合型人才。
此外，由于我国电子文件归档研究起步晚，很多工作人员对档案电子化的意识不强，还没有从传统观念转变过来，误认为电子文件不是文件而忽视其存档或收集，或是由于电子档案必须在计算机上登记编写，无形增加工作量而不愿承担此项工作；而医院工作人员的主要任务是开展医疗服务，对于不熟悉或是根本不会计算机操作的管理者来说，容易产生畏难情绪，不接受新生事物，从而也不会督促下属重视电子文件的管理，也不会组织工作人员参加电子文件管理的学习培训，这就给电子文件的存档工作带来了影响。
2.4存贮载体不安全
在实际操作过程中，人们选择存储载体往往具有随意性。如果将电子文件直接存储在硬盘存储器上，不便于脱机管理，一旦出现系统故障或病毒感染，容易造成数据丢失；若以软磁盘为存储载体，由于软磁盘容易毁损，其可靠性和保管期限都存在较大问题；光盘存储介质又存在格式标准的问题。另一方面，存储载体放置的环境也不规范，没有统一放到规范化的环境中。以上这些问题都给电子文件存储载体的安全和电子文件的读取与利用带来隐患。
3、医院电子文件归档管理的措施
3.1完善电子文件归档制度，培养专业化人才队伍
医院电子文件来源广泛，将纷繁复杂的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，制定相关的规章制度督促工作人员执行，如制定电子文件登记表（见附表1），并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核相关工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。【4】此外，建立一支管理电子文件的专业人才也至关重要。开展电子文件归档也以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。可以利用各种形式，加大电子档案工作的宣传力度。加快完成由传统管理理念向现代管理理念的转变，增强医院工作人员对电子文件的归档意识，认清电子文件的特点及工作中出现的问题，积极采取有效措施，如：在每个科室安排一个特定的工作人员负责电子文件的收集归档及督促工作，确保归档材料与数据的安全，进而不断提高电子文件管理人员的素质，力争在较短时间内，把电子文件管理人员的能力提高到一个新水平，建立一支高素质的人才队伍，切实保障电子文件归档工作的顺利开展与深入进行。
3.2对电子文件进行分类归档
医院电子文件来源广泛，年份久远，要进行归档首先要把这些繁杂的电子档案进行分类。首先是科室内部文件，对于内部电子文件可以年度、内容、保管期限进行组盘。可以将不同年代、内容、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命，将同一工作人员的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案保管人员在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件，主要是通过医院办公室处理，扫描成影像文件通过OA系统进入医院内部网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，对于这类电子文件，各科室要制定电子文件收文登记本，登记本内容应包括收文时间、文件名称、负责人签字等，科室专门人员负责收文，每天定期进行网上收文，并记录在收文登记本上。电子文件的归档工作由各科室掌握，处理完毕的文件由负责人员根据文件的重要性，确定密级和保管期限，进行归档，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
3.3医院应采用电子文件与纸质文件并存的管理方式
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。【5】鉴于电子文存储载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性也有必要将重要的电子文件制成后拷贝存档，以确保数据安全。档案部门应在每一盒纸质档案备考表和归档文件目录“备注”栏中注明相应的电子文件编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”栏中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。目前对于磁、电子文件耐久留存的问题尚未得以很好地解决，因此，电子档案与纸质档案并存的模式还将维持很长时间。【6】从长远看，一旦电子档案存储介质的技术条件得到进一步进，就可使档案存储介质的技术条件得到进一步改进，因此，医院应该尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、电介质归档为主，纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、电子介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高医院电子文件管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。
3.4加强存储载体的安全管理
载体作为医院电子文件存在的介质，有着不可忽视的分量。目前，医院电子文件存储载体主要有磁带、软磁盘、硬盘、只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、U盘以及新兴的磁盘阵列等等，多种多样而功能各异，因此，如何加强存储载体的安全管理变成一个重要且很具现实意义的问题。对于存储载体的保护首先要注意载体内部的安全性保护，如配置防病毒卡和查杀病毒系统并要不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等。要注意环境的温湿度和清洁条件，要加强对温度控制，采取防潮措施。同时加强存储载体存放环境的保护也同样重要，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，周围减少震动冲击，防止磁场影响，注意防静电。此外，还应该注意对存储载体的定期更换，注意存储载体的有效期，定期对电子文件进行拷贝。如光盘在正常的保存环境中，每隔 10年 ～15年复制一次；在正常保存条件下，软盘(磁带)可每 1O年复制一次。
伴随电子文件的诞生，其管理自然提上日程。本文正是从医院电子文件归档管理存在的问题如手，从多个方面探讨了电子文件的管理方法，虽然有众多文献研究了电子文件的管理方法，但由于电子文件具有分类多样性和易于修改等特征，使得目前仍没有统一的管理标准。随着电子信息技术的快速发展，具有独特格式和功能的电子文件不断涌现，同时，数据的加密解密技术也日新月异，这都给电子文件的管理带来严重挑战。因此，建立一套完整的电子文件分类和管理标准显得尤其重要，【7】这也是档案界当前急需解决的问题之一。
【参考文献】
【1】刘芸,李天资. 医院电子文档案应用与管理策略[A]学理论,2009(2):184.
【2】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)
【3】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)
【4】安小米,张宁,叶晗,杜雅楠.国外电子文件管理相制及借鉴研究[J],2008(2):58.
【5】石光,李芳花.医院电子文件管理问题的思考[J].中外医疗,2008,(33):90.
【6】杨薇,大型医院电子文件的管理与利用[J].江苏卫生事业管理,2006(6).
【7张晋川,大型医院电子档案管理探析[J].医学信息,2009(10).
1.电子文件归档缺乏规范化、制度化
由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行常常不到位。
2.电子文件归档管理人员职责不明确
在实践中我们发现，有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训，具备了相当强的业务能力，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，而且由于电子计算机的普及，他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点，更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。
3.归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性
有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。
二、CAD电子文件归档前瞻
CAD电子文件是计算机辅助设计形成的产物，随着计算机应用的日益普及，大量电子文件不断涌现，无纸化办公是必然趋势，及时、有效收集电子文件，科学管理电子档案是广大科技档案工作者的职责。
1.CAD电子文件的特点
信息的非人工识读性。电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码，对于这种经过复杂编码的“比特”人工无法破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。
信息对系统的依赖性。电子文件只有依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件，才具有生命力，才能发挥作用。
信息的可变性。电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。
信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。
信息的可操作性。电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。
2.CAD电子文件非实体归档的可行性、必要性
电子文件不论实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。
档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。
在电子文件制作时，我们可以得心应手地使用所需要的存储于不同地方的数据，修改变得很容易熒杓菩幸瞪杓仆贾健⑽募重复利用率较高。如在设计过程中形成的数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数，并对设计中的任何部分加以修改；可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作并且互相知道修改的内容；工程项目有些技术条件相同的工程经常直接套用已有工程的图纸，大大提高工程设计效率。
三、完善CAD电子文件归档管理措施
1.完善制度，措施到位，合理配置资源
各单位应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家标准GB／T 17678.1—1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，制定本单位电子文件归档管理制度。
明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。
统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。
合理配置资源包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。
2.尊重并贯彻前端控制思想
中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分：电子文件归档与档案管理4.5明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通，如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，造成档案光盘系统无法利用CAD形成的光盘。
勘测设计阶段是确定电子文件归档范围的最佳时机。从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。
3.纸质文件与电子文件同步归档
据《清华大学自动输入及管理系统TH－DAIMS使用指南》统计，在进行系列产品设计时，新型号图纸80％可以采用同一系列原图图纸，无须任何修改，而20％需要修改的图纸中，也只要做局部修改。但由于工程设计电子文件始终处于动态过程，其内容在不断变化，设计人员受计算机内存容量影响，常会删除一些过时信息，为确保归档电子文件的完整、准确，必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。
4.重视技术鉴定
工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。
可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能。检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容，如关于电子文件使用的操作系统和支持软件的记录材料，是保证电子文件由代码还原为可读信息的“引导”，不可遗漏。
对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，管理人员可借助计算机中记录下来的时间进行比较和鉴定。从文件的相关性入手检查归档电子文件的完整性。随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多，即使在同一主机内，一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。如果分布在各处的“文件成分”汇集不齐，一份文件便无法再现其全貌。
对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。
参考文献：
一.工程建设综合文件材料（由建设单位主理）(一).综合文件材料
1.立项申报批复文件 2.计划任务书 3.投资许可证
4.建设工程规划许可证及用地许可证
5.建设工程开工许可证 6.建设项目选址意见书
7.征用地申请批复文件、土地使用合同书及红线图
8.上级机关有关工程建设的决议、批示及重要会议纪要和指导性文件 9.可行性研究报告及评审文件
10.初步设计及评审文件
11.环境影响评估报告书
12.概算书及审批文件
13.规划审查批准文件及规划要点
14.环保审查批准文件
15.消防审查批准文件
16.锅炉及压力容器安装申请表
17.其它有关部门审查批准文件
18.红线界点及测量控制点测设报告
19.工程地质勘察报告
20.地下管线情况查询报告及情况回报表
21.水文、气象、地震等其它设计基础资料
22.设计、施工招标投标定标文件
23.设计合同书
24.监理合同书
25.有关工程建设、施工管理的重要文件
26.工程验收申报文件
27.工程验收会议决议纪要
28.工程质量核查报告
29.电梯及劳动保护验收合格证（复印件加红章）
30.环保验收证明书
31.工程结算审核文件或结算三审表 32.规划验收证明书 33.燃气工程验收证明书 34.消防验收合格证
35.工程验收证明书（不装订）
36.竣工总平面图（大型项目具有）
37.竣工综合管线图（大型项目具有）
38.其它应予归档保存的文件
(二).工程照片及录像片材料
1.建址原貌记录
2.工程施工各主要阶段记录
3.工程事故现场情况及处理过程记录
4.新技术、新工艺施工法实施记录
5.重要人物现场视察记录
6.重要会议记录
7.竣工落成面貌记录
(三).计算机图形数据文件（采用计算机进行设计的工程具有）
1．建筑总平面图计算机图形数据磁盘（报建时提交）2.．竣工图(或设计图)计算机图形数据磁盘
（包括自建子图库、自建字库、及图形信息库文件）3．建筑效果图计算机图形数据磁盘
二.工程监理文件材料(由监理单位主理)
1.营业执照及资质证书（复印件加红章）
2.监理合同书
3.监理月度报告书
4.工程进度核签文件
5.工程质量核签文件
6.工程设计变更核签文件
7.工程质量检查记录及处理通知和复验记录
8.施工安全检查记录及处理通知和复验记录
9.工程质量安全事故情况调查报告
10.工程质量安全事故处理情况报告
11.材料构件抽验试验记录及报告
12.索赔申请及审批书
13.预、结算审核书
14.监理成果报告书
15.监理工作总结
三.工程施工文件材料（由施工单位主理）
(一).工程施工综合文件材料
1.施工营业执照及承建资格证书（复印件加红章）
2.施工合同
3.规划开工许可证（燃气工程具有）
4.施工许可证（乙方联）
5.基础工程提前开工许可证（提前开工的具有）6.开竣工报告
7.施工组织设计
8.图纸会审记录
9.设计变更通知单及现场签证单
10.施工测量放线控制桩交验复核记录
11.施工测量放线记录及图表
12.建筑物沉降观测记录及图表
13.施工质量、安全事故记录及处理记录
14.分部工程验收证明书 15.施工技术总结 16.其它应予归档保存的文件材料
(二).工程施工技术文件材料
［一］土石方挖填及地基处理工 ⑴ 一般基础开挖工程
1.基槽开挖验槽记录 2.回填土密实度检验报告 3.回填土（砂、石）检验报告
4.地下管线设施迁移、保护记录 5.分部工程质量评定汇总表
⑵ 地基处理工程
1.挖填前原地形测量记录网格图 2.挖填后地形测量记录网格图 3.开挖验槽验收记录 4.回填土隐蔽工程验收记录 5.滤水层、盲沟隐蔽验收记录 6.土工布铺设隐蔽验收记录 7.挖填区原有地下管线设施记录图 8.地下管线设施迁移、保护记录 9.取土区土质鉴定报告 10.现场土质抽样鉴定报告 11.填土标高测量记录 12.夯击碾压记录 13.夯碾后标高测量记录 14.密实度试验报告 15.弯沉值测验报告
16.砂石结构层配合比设计单及强度试验报告 17.排水板施工记录 18.振冲施工记录 19.喷灌施工记录 20.探测仪布置记录
21.各种探测记录及统计分析报告 22.地基承载力试验报告 23.工程地质勘察鉴定报告 24.堆载预压卸载通知书 25.回填料（砂、石）检验报告 26.材料产品出厂合格证及抽样复验报告 27.进口材料设备商检证产地证 28.分部工程质量汇总评定表 29.竣工图
［二］桩基础工程
1.桩位定位测量放线图 2.沉桩打桩施工记录 3.挖孔桩终孔检查验收记录 4.钢筋隐蔽验收记录 5.砼灌注记录 6.砼试件强度试验报告 7.砼配合比设计单 8.砼强度数理统计报告
9.钢筋、水泥出厂合格证及抽样复验报告 10.其它材料出厂合格证及抽样复验报告 11.进口材料设备商检证产地证 12.桩承载力试验检测报告 13.挖孔桩抽芯检验报告 14.竣工桩位复测记录
15.钢管桩、预制桩接桩焊缝检验记录及探伤报告 16.分部工程质量评定汇总表 17.竣工图
［三］现浇钢筋混凝土及混合结构工程
1.基槽开挖验槽记录 2.回填土密实度检验报告 3.回填土（砂、石）检验报告
4.钢筋、埋件隐蔽验收记录 5.结构隐蔽验收记录 6.水下砼及连续墙砼灌注记录 7.砼、砂浆配合比设计单 8.砼、砂浆试件强度试验报告 9.砼、砂浆试件强度数理统计报告 10.钢材、水泥、砌块出厂合格证及检验报告 11.进口材料设备商检证产地证 12.砌块强度检验报告 13.砂、石检验报告 14.水泥质量试验报告 15.钢筋焊接强度试件试验报告 16.钢筋套筒连接试件试验报告 17.钢筋力学强度试件试验报告 18.钢筋化学成分检验报告 19.结构沉降观测记录 20.分部工程质量汇总评定表 21.竣工图
［四］钢筋混凝土预应力张拉工程
1.2.3.4.5.6.7.8.9.钢筋孔道制作、预埋隐蔽验收记录 锚具埋设隐蔽验收记录
预应力钢筋布置穿设隐蔽验收记录 预应力钢筋张拉记录 孔道灌浆隐蔽验收记录
预应力钢筋、锚具产品出厂合格证 进口材料设备商检证产地证 预应力钢筋、锚具强度检验试验报告 千斤顶校正调试报告 10.砼构件张拉龄期强度试验报告 11.灌浆试块强度试验报告 12.灌浆配合比报告单
13.灌浆材料出厂合格证及复检报告 14.结构应力应变测试记录 15.分部工程质量评定汇总表 16.竣工图
［五］钢结构安装工程及钢筋砼预制构件安装工程
1.结构拚装排布图
2.焊接连接工艺试验报告及批准文件 3.基础、基座交接检查记录 4.构件安装就位记录表 5.焊接记录 6.螺栓连接紧固记录 7.结点灌注记录 8.结点隐蔽验收记录
9.结构防腐、防火涂层隐蔽验收记录 10.构件质量现场检查记录 11.构件质量抽样检验试验报告 12.螺栓付强度试验报告 13.焊接试件强度试验报告 14.焊缝探测报告 15.灌浆试块强度试验报告 16.涂层试块强度试验报告 17.灌浆配合比 18.涂层配合比
19.灌浆、涂层材料出厂合格证及复验报告 20.构件材料出厂合格证及检验证书 21.进口材料设备商检证产地证 22.构件轴线标高安装竣工复测记录 23.结构试验检验报告书（结构静动载力试验、罐体气密性试验等）24.焊工操作证（复印件）
25.分部工程质量评定汇总表 26.竣工图
［六］玻璃幕墙安工程
1.建筑物外墙平直度测量记录 2.埋件交接验收记录
3.框架结构安装施工技术资料（按六.钢结构工程相关内容执行）4.接缝密封隐蔽验收记录
5.构件、材料出厂合格证及质量检验证书 6.进口材料设备商检证产地证
7.玻璃质量抽样试验报告（反射、吸收率及安全性）8.幕墙抗渗漏淋水试验记录 9.幕墙框架结构计算书 10.幕墙模型风压试验报告 11.分部工程质量评定汇总表 12.竣工图
［七］屋面及地下防水工程
1.基层清理检查验收记录 2.止水带安装隐蔽验收记录 3.结合层隐蔽验收记录 4.防水层隐蔽验收记录 5.材料出厂合格证复验试验报告 6.进口材料设备商检证产地证 7.分部工程质量评定汇总表 8.竣工图
［八］建筑装饰工程
1.装饰材料消防审批表 2.防火涂层隐蔽验收记录 3.主要材料产品出厂合格证及复验报告 4.进口材料设备商检证产地证 5.分部工程质量评定汇总表 6.竣工图
[九］供电及电器设备安装工程
1.管道、埋件隐蔽验收记录 2.防雷引线安装隐蔽验收记录 3.线路穿管敷设隐蔽验收记录 4.接地极接地带埋设隐蔽验收记录 5.应急发电设备安装就位记录 6.用电设备安装就位记录 7.导线及设备绝缘电阻测试记录 8.接地接零电阻测试记录 9.设备调试记录 10.设备试运转记录 11.设备试验检验报告
12.材料产品出厂合格证及出厂检验报告 13.进口材料设备商检证产地证 14.高压电缆及母线
抽样试验检验报告 15.变压器抽芯检查报告 16.含油设备油化验报告 17.含油设备注油记录 18.计量仪表检定报告 19.整定记录及整定通知单 20.分部工程质量评定汇总表 21.竣工图
［十］.通讯线路及设备安装工程
1.管道、埋件隐蔽验收记录 2.接地引线安装隐蔽验收记录 3.线路穿管敷设隐蔽验收记录 4.接地极接地带埋设隐蔽验收记录 5.设备安装就位记录 6.导线线对电阻测试记录 7.导线及设备绝缘电阻测试记录 8.接地接零电阻测试记录 9.设备调试记录 10.设备试运转记录 11.设备试验检验报告
12.材料产品出厂合格证及出厂检验报告 13.进口材料设备商检证产地证 14.分部工程质量评定汇总表 15.竣工图
[十一］电梯及擦窗机安装工程
1.预埋件核查验收记录 2.预埋件调整处理记录 3.导轨安装记录
4.线路穿管敷设隐蔽验收记录 5.接地极接地带埋设隐蔽验收记录 6.设备安装就位记录
7.导线及设备绝缘电阻测试记录 8.接地接零电阻测试记录 9.调试试运转记录
10.劳动安全部门测试检验报告 11.材料设备出厂合格证及出厂检验报告 12.进口设备商检证产地证 13.分部工程质量评定汇总表 14.竣工图
［十二］消防系统安装工程
1.消防材料设备报批表 2.管道、埋件隐蔽验收记录 3.设备安装就位记录 4.阀门解体检查记录 5.钢管焊接记录 6.设备绝缘电阻测试记录 7.接地接零电阻测试记录
8.喷淋头、烟感器性能抽样试验报告 9.烟感器反应试验记录 10.设备试验调试记录 11.设备试运转记录 12.管道试压检验记录
13.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告 14.进口材料设备商检证产地证 15.消火栓水压试验报告 16.控制系统试验报告 17.分部工程质量评定汇总表 18.竣工图
[十三] 空调安装工程
1.消防材料设备报批表
2.风、水管道安装防腐保温隐蔽验收记录 3.设备安装就位记录 4.阀门解体检查记录 5.给水管焊接记录 6.设备绝缘电阻测试记录 7.接地接零电阻测试记录 8.设备调试记录 9.设备试运转记录 10.管道试压检验记录
11.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告 12.进口材料设备产地证商检证 13.冷冻水系统水温测试记录 14.风口风压测试记录 15.风洁净度测试报告 16.系统总体测试报告 17.分部工程质量评定汇总表 18.竣工图
［十四］给水安装工程
1.管道、埋件隐蔽验收记录 2.设备安装就位记录 3.阀门解体检查记录 4.钢管焊接记录 5.设备绝缘电阻测试记录 6.接地接零电阻测试记录 7.设备调试记录 8.设备试运转记录 9.设备试验检验报告 10.管道试压检验记录 11.计量表校验报告 12.水质化验报告
13.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告 14.进口材料设备商检证产地证 15.分部工程质量评定汇总表 16.室外管道工程技术要素表 17.竣工图
［十五］排水安装工程
1.埋地管道隐蔽验收记录 2.管道灌水检验记录
3.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告 4.进口材料设备商检证产地证 5.分部工程质量评定汇总表 6.室外管道工程技术要素表 7.竣工图
[十六] 燃气安装工程
1.消防材料设备报批表
2.风、水管道安装防腐保温隐蔽验收记录 3.设备安装就位记录 4.阀门解体检查记录 5.给水管焊接记录 6.设备绝缘电阻测试记录 7.接地接零电阻测试记录 8.设备调试记录 9.设备试运转记录 10.管道试压检验记录
11.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告 12.进口材料设备产地证商检证 13.冷冻水系统水温测试记录 14.风口风压测试记录 15.风洁净度测试报告 16.系统总体测试报告 17.分部工程质量评定汇总表 18.竣工图
四.市政工程技术文件材料 ［一］ 场地爆破工程
1.炮位布孔记录 2.药室成型验收记录 3.装药记录 4.导线连接记录 5.起爆程序图 6.起爆记录 7.爆前安全检查记录 8.爆后排险记录 9.爆破后断面实测记录 10.爆破工操作证(复印件加红章)11.分部工程质量评定汇总表
［二］道路场地工程(一).路基工程
1.挖填区原有地下管线设施记录图 2.地下管线设施迁移、保护记录 3.开挖验槽记录
4.各层填土隐蔽工程验收记录 5.滤水层、盲沟隐蔽验收记录 6.土工布铺设隐蔽验收记录 7.取土区土质鉴定报告 8.现场土质抽样鉴定报告 9.填土标高测量记录 10.夯击碾压记录 11.夯碾后标高测量记录 12.密实度试验报告 13.弯沉值测验报告
14.灰土砂石结构层配合比设计单及强度试验报告 15.排水板施工记录 16.振冲施工记录 17.喷灌施工记录 18.探测仪布置记录
19.各种探测记录及统计分析报告 20.地基承载力试验报告 21.堆载预压卸载通知书 22.回填料（砂、石）检验报告 23.材料产品出厂合格证及抽样复验报告 24.进口材料设备商检证产地证 25.分部工程质量汇总评定表 26.竣工图
(二)混凝土路面及路面设施工程
1.钢筋、埋件隐蔽验收记录 2.路缝灌注隐蔽验收记录 3.砼、砂浆配合比设计单 4.砼、砂浆试件强度试验报告 5.砼、砂浆试件强度数理统计报告
6.钢材、水泥、砌块及构件出厂合格证及检验报告 7.进口材料设备商检证产地证 8.砌块强度检验报告 9.砂、石检验报告 10.水泥质量试验报告 11.钢筋焊接强度试件试验报告 12.钢筋力学强度试件试验报告 13.钢筋化学成分检验报告 14.道面摩擦系数检测报告
15.路中心线、路面标高、竣工测量记录 16.道路工程技术要素表 17.分部工程质量汇总评定表 19.竣工图
(三)沥青路面工程
1.2.3.4.5.6.7.基层交验记录
铺筑记录及隐蔽验收记录 沥青砼配合比 试件实验报告 砂石材料试验报告 沥青试验报告 料料产品出厂合格证 8.9.进口材料设备商检证产地证 弯沉试验记录
10.路中心线、路面标高竣工测量记录 11.道路工程技术要素表 12.分部工程质量汇总评定表 13.竣工图
(四).交通讯号设施及道路照明工程
1.2.3.4.5.6.7.8.9.杆架塔安装就位记录 电缆敷设记录 设备安装就位记录
导线及设备绝缘电阻测试记录 导线线对电阻测试记录 接地接零电阻测试记录 设备试验检验报告 设备调试记录 设备试运转记录
10.照度测试记录 11.讯号指标测试记录
摘要：图书档案管理关系到图书馆的发展未来，图书馆要想发展就必须要加强其档案管理。对此，本文分析研究认为，加强图书馆的档案管理一是要建立健全图书档案管理的归档制度，坚持按归档制度检查指导图书文件材料的形成、积累、整理与归档。二是要图书档案管理要坚持实行“三纳入”、“四步走”把好“三关”，通过这些措施分析，进一步加强图书档案的管理，使图书馆能够更好地向着服务于社会和人民的方向发展。
关键词：图书档案管理图书管理档案管理文件归档图书档案
图书馆的档案管理要要不断地加强，这样才能够更好地服务和服从于社会主义现代化建设。基于此，本文从以下两个方面进行了分析研究。
一、建立健全图书档案管理的归档制度
俗话说得好，没有规矩不成方圆。同样的道理，在图书档案管理过程中没有健全切实可行的图书档案文件材料的形成归档制度，那么图书管理的归档制度就没有保障。只有将文件材料归档工作作为本机关或企事业单位的制度之一，颁发实施、监督检查才有章可循，才有约束力。当前，个别单位和部门之间还缺少健全的文件材料的形成归档制度，文书部门、业务部门及其人员不知道向图书档案管理部门上交什么，什么时间归档；档案部门不知道文书部门、业务部门应形成什么，所以不知道收什么，心中没有数，监督、检查、指导跟不上，这些教训应该吸取。为了尽快改变这种状况、必须建立起符合本单位实际情况的各种门类和载体的图书案卷类目、归档范围、保管期限等相关的表格，以保证应当归档的图书资料齐全归档。
要坚持按归档制度检查指导图书文件材料的形成、积累、整理与归档。有的文书、业务部门的文秘人员和兼职档案员。善于运用自身职能的便利条件，对于文件材料的形成、积累采取一收、二卡、三挂钩的方法进行对图书档案的管理，这样一来取得了良好的效果。一收是指坚持平时清，平时跟踪有关领导和业务人员催要应当归档的文件进行归档的文件材料，利用节假日，保密检查重点突击收集文件材料；二卡是在有关部门通过文书部门打印材料时，文书部门应当立即在材料份额上预算出归档的材料，在图书文件打倒完毕后进行盖章时，应当把归档的图书文件材料直接卡下来；三挂钩，即文书、业务部门通过介绍信等事宜，获悉有关人员外出开会、参观学习、调查或者说指导考察等活动相关信息后，便于他们主动进行挂钩，请他们把外出公务活动中形成的有关材料，带回归档，他们回来后就及时进行登记，收回档案卷类目进行对号入座，填好图书档案的文件处理单，再分发到有关部门进行办理，并由文书人员或者兼职档案管理人员出具已经交付的证明材料。
二、图书档案管理要坚持实行“三纳入”、“四步走”把好“三关”
图书档案管理中相关规定明确指出：“各单位应当把科学技术材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划当中，并且还要列入有关部门和有关人员的职责范围之中”。根据这一条的规定，结合图书档案管理工作的实践，第一，要将文件材料的形成、积累、立卷、归档工作纳入本单位归档程序当中。比如说，纳入公文的处理程序、基建程序、生产程序以及科研程序等，明确规定各种程序应该积累的文件材料。使文件材料的形成、积累、立卷、归档工作程序化、制度化。第二，要纳入工作计划。即各机关、企事业单位在制订工作计划时，均将文件材料的形成、积累、整理和归档等各项工作纳入其中，作为计划的基本内容之一，提出数量要求与质量要求，并安排相应的时间，由文书部门、业务部门的有关人员将形成的文件材料按时积累，整理归档。第三，要纳入有关人员的岗位责任制。即把文件材料的形成、积累、整理、归档纳入有关人员的岗位责任制，明确与各方面有关业务部门和业务人员（文书人员、办案人员、业务部门的各有关领导者）各自在自己的工作岗位所应当承担的文件材料形成、积累、归档的任务。务将这种责任制度化，并定期进行考核，以增强有关人员的责任感，便于对他们进行监督、检查和指导工作。
所谓“四同步”，是指各机关企事业单位要实行工作与图书档案建档同步管理。即下达任务与提出文件形成归档要求同步；检查工作进度与检查文件材料的形成、积累、整理、归档情况同步；验收、鉴定科技成果、与验收、鉴定文件材料同步；上报登记和评审奖励科技成果，全优工程、优质产品与档案部门出具证明材料同步。通过“三纳入”和“四同步”，达到文件材料形成、积累、归档的“八有”。即：领导上有议程，计划上有位置，工作上有安排，经费上有保证，制度上有规定，组织上有措施，职责上有分工，管理上有考核。与此同时，还必须把住以下三个“关口”。
第一，要把好鉴定关和验收关。根据图书档案管理的相关规定和内容，对科研成果、产品、工程设备安装或者说其他项目进行鉴定、验收时，须有图书科技档案管理部门参加，检查应当归档的科技文件是否齐全，而对于文件材料不完整、不准确的项目，则不予验收。这个规定精神，不仅适用科技文件材料形成归档的监督和检查，而且也适用于其他内容的文件材料所借鉴。当某项任务完成以后，某一案件办结完毕、某一项课题总结鉴定之前，就要汇集大量的文件材料，此时承办的业务部门、业务人员要紧紧跟上，图书档案管理部门也要参加对图书文件材料的鉴定和验收。文件材料不齐全、不完整，说明任务未按照计划全部完成，成果也不能全部兑现，这不能算全部完成任务，成果不能鉴定验收，图书档案管理部门不能在鉴定验收的资料栏上签字。
第二，要把好上报成果关。根据国家相关部门的规定，图书档案管理上报的成果必须有完整准确的文件材料移交给本单位的图书档案管理部门。经过检查合格以后，由图书档案管理部门进行签字盖章，这样才可以登记申报成果，否则成果登记部门则不予处理或者不给办理申请上报成果的手续。各级图书档案管理部门和图书档案管理人员要坚持原则，出以公心。对于材料不合格的未进行归档处理的，则不能私自进行签字盖章，欺骗成果鉴定部门。同时要求各级领导也不得利用职权，强行要求图书档案管理人员进行盖章。
第三，要把好“晋职升级”关。各类业务人员的职级晋升、业务考核的主要依据之一，就是图书文件材料，要对于业务人员的职级晋升时有个依据，因此要强化其归档意识。
对于未经文书人员处理或登记的一切有保存价值的文件材料, 被统称为“账外文件”。对于一个单位的档案工作的优劣程度的评价, 往往看档案的收集工作做得是否细致, 特别是对“账外文件”的收集、管理的能力高低。由于“账外文件”本身的特点, 如未经过文书人员的收发关以及容易漏收等, 常常被忽略, 甚至被损毁, 反而失去了成为档案的权利, 致使文件材料的齐整性难以得到保证。一般来说, 账外文件可以分为几个大类:上级机关单位寄送本单位所属对口部门的文件材料;下级单位寄送本单位所属业务科室的, 如情况反映、业务报告;机关各业务只能科室自己形成的文件材料, 如统计报表、专题总结等这些一般只是自己使用, 不必上报的文件;文秘部门等的文件;单位领导及其他人员外出开会或参加重要活动带回的文件材料;因突发性事件形成的文件材料;上级领导来单位视察及检查指导工作期间的讲话、题词等书面材料、声像材料等。
2“账外文件”归档难的主要原因
2.1体制尚未健全, 现有体制可操作性低作为“账外文件”的管理, 总体体制是关键, 但是目前档案管理体制还未健全, 各项制度并未落实到位。部分单位在制定相应的岗位责任制度时, 忽略了文件归档制度, 并未制定切实可以行的文件整理归档制度, 造成了文件归档难的问题。另外, 由于部分文件归档制度脱离了单位的实际, 可操作性低, 使得文件制度停留在“墙上贴”这一层面, 流于形式, 走过场, 有章不循, 督办不力, 形同虚设。此外, 一般的档案人员在没有制度的支持下, 只能做一些文书类的工资, 往往不可能直接参与各职能部门活动, 无法知道有哪些文件形成。在这样的体制下, 单位领导很少主动提出支持, 综合部门也很难出面协调。在这样没有一定的制约手段的管理系统下, 档案人员在单位各个部门中去收集零星文件, 显然是不切实际的, 工作量大, 而收效小, 碰钉子更是很难幸免。
2.2法制意识缺乏, 文件归档工作未能得到重视“账外文件”形成的另外一个重要的原因就是单位领导和个人档案法制意识不强。“账外文件”在单位中所涉及的面广, 每个工作人员在参与职能活动中都可能随时产生和形成文件材料。然而, 在档案管理人员的心中并没有形成这种“账外文件”管理的法制意识, 没有形成自然而然的归档习惯。此外, 现在有的领导和工作人员由于忙于日常事务, 轻视或忽略了文件材料的归档工作, 简单的把经收发文登记的文件材料归档当做是文件归档的全部内容, 没有将自己平时记载或收到的文件材料列入文件归档的重点。还有些单位领导只抓单位经济效益, 对于归档工作相对忽视, 没有像抓单位业务那样下力气狠抓, 对自己持有的文件材料总是以自己需要不需要、方便不方便为标准对待, 不愿意交出来, 或者上交不及时, 这些都给“账外文件”的收集带来很多的不便和困难。
2.3文件归档的网络不周密, 员工培训不到位现代企业推行“无纸化、网络化”办公, 这样不只节约资源, 也更有利于提升企业的工作效率, 因此企业已经开始重视在营销、采购等部门推行网络化管理, 但是遗憾的是企业对于档案文件的网络化管理还未启动。许多企业都还沿用传统的模式, 这样容易造成账外文件的形成, 甚至有可能导致重要文件丢失的现象。尽管有些单位已经意识到网络管理的好处, 但是由于文件归档工作的一线人员一般都是年纪较大的工作人员或者是文化程度比较低的工作人员, 使得文件网络化管理面临着人才缺乏的现象, 再加上企业不愿意在文件归档上投入人力物力进行培训, 导致文件归档的网络化管理迟迟未能启动, “账外文件”管理未能取得突破性的进展。
3加强管理, 对促进“账外文件”归档的思考
3.1加强“账外文件”的管理意识解决好“账外文件”管理难的问题, 首先要从管理的意识入手。作为单位的管理层, 领导们不单单要重视企事业单位的经济效益, 更要培养自己的档案管理意识。由于我国企事业单位的基本结构体系, 只有从上到下的重视“账外文件”的管理, 才能促进“账外文件”的归档, 也只有领导的“账外文件”管理意识加强了, 文件的收集、管理的制度才能进一步的落实, 档案管理人员才能更好地融入于单位各个部门的实际工作中, 将所产生的文件进行归档。此外, 对于企事业单位而言, 档案管理的从业人员也应该重视这一块档案工作的进行。加强了“账外文件”的管理意识, 才能快速地养成“账外文件”及时收集、归档的业务习惯, 使得“账外文件”归档的体系得以在企事业单位内部进一步完善。因此, 在单位内部, 进一步培养“账外文件“账外文件”管理的意识, 营造各个部门配合档案管理部门进行文件的归档是促进“账外文件”管理的根本, 也是从深层次上提高档案管理效率最基本的方法。
3.2完善“账外文件”的管理制度完善“账外”管理机制是加强文件管理的重要一步。作为所有员工落实“账外文件”归档工作的基本依据, 管理制度发挥着重要的作用, 使得各部门员工都可以有条例可依, 有法则可守;同时, 也使得档案管理人员在收集、整理“账外文件”时, 更加有效和便利。完善好“账外文件”的管理制度, 主要做好三个部分的管理体系准则。一是常规的管理机制。“账外文件”本身就存在于密切的日常工作中, 常规的管理机制是实现日常所有档案归档不可或缺的企业员工行为准则。这里面包括着“账外文件”收集、管理的基本条例、责任人, 以及配合的力度等等, 是整个管理制度最为核心与基本的部分。二是监督管理机制。这一部分的条例, 主要是为了规范企事业单位内部“账外文件”归档的行为, 协调好各部门之间共同做好“账外文件”归档的工作, 并对一部分的难以收集的“账外文件”归档的落实加以引导、规范, 提高档案管理工作的效率。三是奖惩激励机制。这一部分的管理制度是为了进一步促进“账外文件”的管理意识在企事业单位内部加以养成, 并提高各部门配合档案管理部门进行“账外文件”归档的积极性与配合度。从另一面也可以对于一些部门推诿、不配合的行为进行约束与规范, 促使整个“账外文件”的管理在整个企事业单位内部能够运作起来。因此, 只有完善了管理的制度, 才能在内部“法”的引导与约束下, 促进“账外文件”的归档。
3.3促进档案管理现代化技术的运用“无纸化、网络化”的办公体系已经在企事业单位中基本建立起来, 而档案的管理工作更要注重档案管理现代化技术的运用。对于电子类“账外文件”的归档不应该是老大难的问题。管理人员只有顺应这一潮流, 加强电子类“账外文件”的管理, 化被动接受为主动引导, 形成系统的电子类文件的归档办法与流程, 充分发挥电子化的更便利、更快速的信息收集、处理优势, 更好地实现电子类文档的归档系统。这里要注重两个方面的内容:一是网络化技术的运用。对于这一部分的投入与使用, 档案管理部门应该不断加大力度, 形成单位内部的良性引导, 促进整个单位网络化信息传导体系的形成。其次是信息管理软件的运用。这个部分应该采取适用的原则, 努力实现各个部门之间电子类文件档案形成的统一化、标准化形式, 促进整体采集、处理、共享的效率。
【关键词】办公自动化；电子文件；归档；管理
办公自动化是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，辅助决策，以求取得更高经济效益的人机信息处理系统。一般来说，一个完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节。
随着人们对办公自动化认识的逐步深入，使我国的办公自动化水平达到了前所未有的程度，由此也产生了大量的电子文件。这些电子文件已经成为当今信息化建设的基本构成要素，极大地方便了信息传递、数据共享，在很大的程度上提高了办公效率和工作质量。而在这些电子文件中具有凭证、依据、参考作用的，需要我们按照有关规定和规范进行归档处理。随着办公自动化程度的进一步提高，今后将还会产生更多的电子文件。大量电子文件的无规则的使用和保存不仅将影响工作的效率，而且一旦感染上病毒，后果将不堪设想。所以如何加强对这些电子文件的归档管理，是目前办公自动化过程中急需要解决的一个问题，也是对档案工作者提出的一个崭新的课题。
一、电子文件的内涵及其特点
办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务、处理事物或交流信息過程中产生的电子文件，他们多以文本、图象、声音或影象等形式出现，如E-mail等；第二种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，他们多以矢量图等形式出现，如CAD、CAM生成的电子文件。
电子文件给日常工作带来了极大的便利的同时，也改变了我们长久以来的办公方式。与纸质文件不同，电子文件具有一些新的特点：
（一）电子文件具有传递的快捷性和文件的可塑性。它改变了传统的文件收发流程，使文件可以随时被查找，同时也为档案现代化奠定了基础；它改变了传统的办文格局，电子文件的易修改性使得文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加快捷，提高了工作效率和工作质量；而且电子文件还可以利用网络技术，广泛的收集相关数据，丰富资料内容，并且开放远程服务等。
（二）对电子设备的依赖性。电子文件的起草、修改、收发、传递都必须在计算机上完成，它的制作、处理及归档都必须借助计算机系统才能实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递和识别。所以电子文件是依赖特定的电子设备和软件而存在的。
（三）电子文件的易更改性。电子文件可以在不同的计算机间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，很容易被人为的修改；同时，电子文件也容易遭受病毒的侵袭，一旦被染上病毒电子文件就会损坏，丧失部分或全部功能。
（四）电子文件具有共享性。电子文件改变了文件的处理和运转方式，其中包含的信息不是固定不变的，可以从一种载体上转移到另一种载体上，突破了时空限制，能够满足多用户的需求，实现信息共享。
（五）电子文件的保存环境要求较高。与纸质文件不同，电子文件对保存场地的面积要求不高，但对环境的温度、湿度，防磁型等条件要求较高。
（六）电子文件的法律效力尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。如纸质文件、微缩品，都有相关的法律作为保证，得到社会承认。但电子文件由于没有固定载体，并且还未有效的方法杜绝伪造、删改和抵御病毒侵袭，所以很难制定相应的法律条文保证其效力。这在很大程度上限制了电子文件优势的发挥，只能在一定范围内作为普发、传阅文件来发挥作用。
二、自动化环境下电子文件归档管理存在的问题
电子文件的管理工作经历了三个发展阶段：第一、个体管理阶段，这一阶段管理及维护的重点是单机；第二、网络化管理阶段，这一阶段的管理维护侧重于网络和服务器；第三、无纸化管理阶段，这时的管理及维护才是全范围的真正意义上的电子化智能化自动化。这三个阶段的发展并不是截然分开的，而是由低到高，技术要求和管理方法越渐复杂，发展阶段具有演进性、复杂性、共存性。在不断的进步和发展中，办公自动化中的电子文件归档管理仍存在着一些问题：
（一）电子文件归档管理认识不到位，还未得到充分重视
虽然办公自动化现在被广泛使用，但通常只是发挥着事务性的作用。办公自动化环境下的电子文件具有重要的保管价值，但在实际工作中管理者对电子文件的原始生成和使用过程不是很重视，档案管理的重点放在了最终的文件上。这种电子文件档案化管理意识是不全面、不到位的，忽视了电子文件的原始性、真实性和连贯性。有的具有草稿性质的临时生成文件也具有重要的保存价值，不应该被忽略。而且如果只重视最终形式的电子文件，各种原始信息文件散落在操作人员手中，没有系统地收集整理，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失而逐渐丢失，造成电子文件信息资源的极大浪费。
同时，许多单位内部设置的局域网互相不能联通，无法实现办公自动化，也影响了电子文件的归档管理工作。如武汉长江水利委员会机关部门多年前已经采用了综合办公系统，但其局域网只允许机关中各业务部门主管局之间和上级主管部门相互联网，工作中产生的文件多是电子文件；但长江水利委员会的下属企事业单位却还无法与其联网，需要上报文件时必须采用纸质文件，水利委员会在回复时也只能用纸质文件。这种电子文件、纸质文件相互交错使用的管理模式无法发挥无纸化办公方便快捷的优势，同时也影响了电子文件后期的归档管理工作。究其原因还是因为对电子文件归档管理的认识不到位。
（二）电子文件归档中缺少成熟统一的标准和制度
电子文件的归档管理还处于起步阶段，尚未制定规范的标准和操作流程。在具体管理实践中，传统文件的管理如基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、保管条件等，往往难以适应电子文件的管理要求。国家虽已颁布和推行《电子文件归档与管理与规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准、规范，但由于电子文件技术复杂，对设备依赖性很强，而计算机技术日新月异、更新换代速度快、产生途径和形式多样化，已经推出的标准和规范无法为这种复杂情况提供具体的指导。
（三）电子文件归档管理系统尚不完善，且缺乏电子文件、档案一体化管理思维
企业中运用的各种系统，如人事管理系统、财务管理系统、科研管理系统等，功能模式各异，增加了文件归档标准制定的难度。
同时电子文件应于纸质文件对应，一起纳入归档范畴进行一体化管理，从电子文件的生成、修改到最终形式都应紧密跟踪，全程保管，这样才能清晰地确定电子文件形成的脉络和保管的价值。但现实中办公自动化中产生的电子文件和归档管理是脱节的，办公自动化软件和归档管理软件不能对接，无法相互交换数据。
且各种应用软件总体上都缺乏文件归档管理的前置介入，电子文件在生成时不能及时保存，造成文件的丢失和可随意修改，电子文件真实性受到挑战；另外软件开发人员缺乏电子文件档案管理意识，没有重视文件的连续性、完整性和长久性，常常对文件设置有效期和容量限制。操作员在使用时为节约资源会删除认为不重要的电子文件，造成电子文件的归档管理脱节，产生使用漏洞。
（四）电子文件的安全性有待提高
随着办公自动化的革新，自动化软件被大量应用于日常事务性的交流中。目前企业单位办公自动化的重点都放在新软件的引进和开发上，对有效的安全措施较为缺乏。很多自动化系统没有严格的准入制度，本身带有病毒的U盘和移动硬盘等设备接入系统时很容易造成系统瘫痪和死机；加密、防火墙技术和访问权限技术也还没有被大规模应用到办公自动化系统中，很容易造成病毒的侵袭和黑客的非法侵入，导致重要电子文件的损坏和丢失。
（五）电子文件归档管理缺乏专业高素质人才
电子文件的归档管理需要熟悉档案管理业务，同时精通办公自动化技术的复合型人才，这样在软件开发上进行前期介入的同时才能按照档案管理的流程对电子文件进行梳理、归类和编号，更好的进行文件保存。但现在一般企业对档案管理人员的招聘都是按照纸质档案的需求来进行的，缺乏管理电子文件的技术和意识。同时，这也造成电子文件档案管理缺乏统一的管理标准、业务标准和技术标准，使得电子文件的运行环境和归档工作存在许多不规范的地方。
（六）电子文件的法律地位尚未确认
档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有清晰、明确的原始记录作用的固化信息，所以档案的本质属性是其原始性。没有原始性的档案在社会活动中就无法体现其记录历史的真实性。电子档案因为信息与载体的不确定，可以根据需要随时扩大、缩小或改变存储空间，可以通过拷贝和网络从一个载体传输到另一个载体，可以使存储的信息随时被修改甚至销毁，这都决定了电子档案的原始性不容易被得到认可。而且，电子档案的内容会随着载体组合形式的不同而不同。
在美国，联邦政府虽然承认电子档案为“官方档案”，但联邦各级法院仍然申明，只有被打印出来的电子文件才具有真实性和成为证据的价值，否则无法作为证据使用；英国公共档案的调查也表明，为了保持文件的法律效力，政府部门中有85%仍采用纸质材料来保存全部或部分文件。而在我国，电子文件虽然已经得到了广泛应用，但在法律上也尚未确定其法律效力，电子档案的法律地位尚未实现。
三、电子文件的归档与管理规范化的几点思考
（一）提高电子文件的归档和管理意识，积极主动，有针对性的展开电子文件归档管理工作
1.自动化系统推行的无纸化办公因其方便快捷的特点，成为一种未来的发展趋势。如果还是依照传统纸质文件的传输和归档方式，不仅无法体现电子文件高效、快捷、便利的特点，还破坏了文件的原始性、真实性、有效性和连贯性，造成大量人力物力的浪费。所以企业要提高对电子文件专门性归档的重视，为电子文件归档管理提供必要的资金和技术支持。
2.因为电子文件的产生渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，弄清哪些机构集中产生哪些类型的文件，以及这些文件的特点、用途；还可以从设计阶段就对此提出提前规划，如对于人力管理部门、财务管理部门、科研管理部门，档案部门可以加以格外的关注，因为这些部门对系统的使用率较大，产生的电子文件数量也较多；档案管理部门应尽快完善管理的硬件和技术设施，保证文件归档管理系统的良好运转。
3.档案管理人员也应加强相关专业知识的学习，有关技术人员与形成电子文件的部门加强联系，提前介入，按照档案归档的有关要求，开展业务协调，协助制定有关的制度以保证电子文件的归档质量。
（二）解决好电子文件归档技术难题，重组流程确保电子文件与档案的一体化管理
一体化管理需要重组办公自动化系统和档案系统的流程，实现两者的无缝对接，要求不同部门在编辑文件时使用标准的数据库技术和元数据格式，以确保资料能相互兼容、相互转换。这也要求在企业自动化系统平台上设置发文管理、收文管理、归档管理和档案管理模块，加强前期介入，设置归档保存按钮，从而确保电子文件从生成到最终形式都有记录可循，可以随时随地的保存，确保电子文件在归档的同时将相关信息发送或移交给档案部门。这样可以最大限度的确保电子文件的真实、完整和有效。
（三）制定好电子文件归档管理制度和管理标准
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