档案数据管理规范

档案数据管理规范（精选9篇）

档案数据管理规范 篇1

高校档案管理工作的需求

大数据时代背景下，高校档案管理工作应予以高度重视，培养专业档案管理人才规范档案管理流程；增加学生信息搜集维度，档案应更加全面地涵盖与学生相关的各方面信息，让档案成为全面客观了解学生的有力凭证；动态维护档案信息，及时更新学生入团入党、奖励与惩罚等信息，科学合理利用档案信息；适应大数据时代的需求，完善高校学生档案数据库，帮助高校工作者及时、准确、全面地查询和了解大学生的各方面信息，提高学生管理工作效率；统计整合相关数据，方便高校管理者和思想政治教育工作者，从大量的学生档案数据中挖掘有用信息，帮助高校管理部门了解学生的状况，发现学生问题，为制定相关的管理策略提供依据和参考。

高校学生电子档案管理策略

2.1 建立“大档案”观念，信息采集多元化。现如今，大数据技术可以深入应用到更多的领域，档案管理领域也不例外，存档数据化是必然趋势，扩大数据收集的采集的范围，全面覆盖学生信息，不再局限于传统档案信息，学习卡、成绩单、基本信息登记表、获奖证书等不再是相互独立的，档案中还可以采集包括学生性格、爱好、特长、心理测评报告等情况，建立多维度的信息采集框架，全面搜集与学生成长和发展密切相关的信息，档案精细化和精确化。

2.2 养成常态性习惯，档案维护动态化。高校学生档案不单单是“入学一登记，毕业一汇总”的事，学生的各类信息资料往往是分散在各个科室部门，到最后毕业时才一股脑儿装进档案袋了事，这期间档案几乎没有利用。高校的学生电子信息系统也处于闲置状态。学生档案的维护应当成为高校学生管理的日常工作，动态更新学生信息，包括学生平时表现，辅导员心理辅导，教师评价，档案始终以学生为中心，建立清晰的数据采集目标。档案信息应当与学生当前真实状况保持同步。

2.3 完善保密性原则，管理人员专业化。很多学校的档案管理人员都是其他工作人员兼职，高校学生电子档案管理要求注意信息系统的可靠性，建立完善的保密原则，提高档案管理人员的综合素质，必须实现档案管理工作人员专业化。既能熟练掌握和应用现代化信息手段采集、处理和维护学生的档案信息，又能有较高的职业素质，规范工作，保证学生档案信息的安全性。

电子档案数据管理的优势

3.1 信息丰富全面，便于为学生成长发展提供个性建议。大学是高校学生个人发展的重要阶段，全面搜集与学生有关的信息，为每个学生建立个性化档案，有助于全面分析和了解学生当前状况。从大数据的观点来看，电子档案数据为预测学生个人优势与不足提供了基础，便于辅导员和任课教师快速了解学生的状况，及时跟进教育教学策略，同时丰富的数据可以为学生的性格评价、个人发展、求职就业提供建议。

3.2 档案支持扩展，便于管理者及时维护更新学生数据。电子档案数据方便随时更新和扩展，便于高校辅导员、任课教师甚至是家长随时了解学生的状态，及时对学生学习生活中遇到的问题困惑予以疏导和解决，对学生的优秀表现予以肯定和鼓励，方便教师结合学生的平时学习表现，制定出更加适当的教育教学策略。各部门及时更新学生的信息、联系方式、表现变化等，有助于促进各部门之间工作的协调和配合，方便资源的共享，有效避免工作的重复，提高了学生管理的工作效率。

3.3 系统方便快捷，便于使用者快速整合不同需求信息。电子信息系统的高效性和便捷性自不用说，大数据技术解决了学生数据信息的丰富而带来的工作量的增加。档案查阅者通常并不需要阅读档案中的全部信息，电子档案可以根据不同的条件重组和整合学生的档案信息，使用者可以方便地在电子档案数据库中查找、定位、筛选各类信息，有针对性地提供目标信息，最大限度地满足各种需求。同时电子档案数据库方便管理，对于新生入学、毕业生转出等情况，管理者可以进行批量操作，通过数据传输等方式实现档案转递，极大程度地避免了手工操作中会出现抄写错误、信息遗漏、档案丢失等现象。

中央民族大学理学院

档案数据管理规范 篇2

1 档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

从管理学上讲, 任何管理活动, 抛开其最终目的, 其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化, 档案管理的基本目的就是要使档案有序化, 包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多, 但最基本的方法就是分类, 即“对档案总体进行分割、划分, 将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别, 然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。”“这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”

在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据, 根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想, 比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的, 强调根据事物的现状进行把握, 尽可能接近事物的真实状态, 是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则, 在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分, 便于对档案进行多角度的灵活定位;历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征, 有助于完整理解档案内容, 这也是档案数据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上, 在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的, 彼此是不可取代的。

2 数据库在档案管理中应用的现状与不足

随着各单位业务的不断扩大, 传统的手工管理档案的方法, 已经不能适应成倍膨胀的档案数量, 也无法满足社会对档案的巨大利用需求, 利用档案管理软件进行计算机管理是提高各单位档案服务水平的必由之路。将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络, 即从档案的实态转换到虚拟态, 档案信息与载体分离, 在这个意义上说网络传递的仅是档案信息, 用户得到的仅是复制品, 而非档案原件。使用数据库计算机辅助管理档案不同于以往对纸质文档进行收集、整理、立卷、归档、管理等工作, 管理人员除了需要具备档案管理业务素质外, 还需要对计算机及数据库应用具备一定的认识。有相当多的档案管理工作人员知识结构老化, 缺乏计算机技术知识, 不能准确、规范地录入基本信息, 导致基本信息错误、缺失甚至张冠李戴。与此同时, 由于一些档案管理软件在建立时仅考虑当时的数据量和用户需求, 数据库结构中只有比较有限的几个数据字段, 数据库容量较小, 不能导出通用格式的数据。当数据量成倍增加, 数据库运行的速度就相应减慢, 使工作效率被迫降低。

3 全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性, 必须采用历史主义的方法, 遵守全宗原则, 这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先, 全宗原则是档案实体分类的基本方法, 是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库, 数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录, 保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点, 这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次, 采用全宗原则指导建设档案数据库, 能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部, 是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体, 这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性--原始记录性, 这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段, 必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现, 包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。

依据全宗理论进行档案数据库建设, 有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的, 数据库建设各方的利益是一致的, 有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。

4 电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录, 因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为, 电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程, 对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中, 包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用, 需要电子文件管理理论提供支持。

与传统档案进行事后管理不同, 现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析, 将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要, 实时收集需要进行前期控制的数据元素, 为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。换言之, 档案数据库不能像传统方式那样, 在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设, 而是要在第一时间规划完毕, 伴随文件生命周期进行动态跟踪, 将各个环节需要记录的数据各就其位, 构成一个完整的数据链条, 为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。美国当代著名的电子文件管理专家戴维·比尔曼指出"必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求, 提前界定著录信息。在电子文件环境中, 对元数据予以明确规定, 有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统, 确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。"

结束语

电子文档的各种不同类型的信息集的概念形式, 不同类型信息的描述、管理和保护有不同的元数据的基本功能的一组数据元素的各种属性的对象定义的资源, 有许多例子表明, 这些属性可以表示为关系数据库中的表。或其他形式的XML标记, 允许使用的数据库系统和各种应用软件管理。可见中间对象元数据的有效管理, 在电子文献数据库是可以使用的, 并且是有很大帮助的。

摘要：档案数据库是以档案的本体管理为基础, 兼顾数据库设计和应用发展的需要, 将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件, 是档案信息化不可或缺的基础工作之一。

关键词：数据库,档案管理,数据文件

参考文献

[1]张辑哲.维系之道--档案与档案管理[M].北京:中国档案出版社, 1995.

档案数据管理规范 篇3

【关键字】档案工作；管理理论；数据库；计算机

信息管理技术是一种新型的科技技术，并在短期时间内得到了极为广泛的传播，这种性质反映在档案管理工作中，就表现在传统管理技术与现代管理手段的冲突，纸质为主要形式的档案载体与计算机的电子信息之间的矛盾。现代档案管理既保留着原有的档案管理模式，又在不断创新发展现代化的管理模式，这就导致档案管理理论在一定程度上不适应现有的发展趋势，为档案的数据库建立与信息建设带来很大影响。

一、档案管理理论对档案数据库建设的重要性

档案管理是一项极其繁琐复杂的工作，在面对复杂的档案信息管理时，计算机可以充分展现出它自身所具有的优越性。根据这一特点，电子数据库的重要性获得了广泛的关注，数据库的建设随着互联网技术广泛运用得到了空前的利用空间。计算机技术引入文献管理之后，由于先进的手段及快捷的检索，使数据库的制作渐渐完善起来。档案数据库建设是以档案的自身管理为依据，包含了数据库建设和应用发展的需求，将包含档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模式进行组织的數据集合。档案数据库是多种档案信息系统正常运转的重要组件，是档案信息化重要的基础工作之一，档案管理理论对档案数据库建设起着重要作用。

二、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

档案管理的基本目的是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化，档案数据库的建设也同样是为了更好的达到这个目标，因此，档案的分类理论领导着档案数据库的建设方向，是档案数据库建立的基础理论依据。一般档案管理理论中的分类理论可以分为逻辑主义和历史主义两种形式。逻辑主义即指对档案的分类要按照档案的内容相似度进行归类划分，体现出档案的逻辑性。历史主义则是指在档案归类时，要将档案成立的时间顺序进行区分归类，以便同一时期的档案可以更好的还原历史现状。这两种理论形式为档案数据库的建立提供了整体框架依据，指明了建设方向。

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

三、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。其次，全宗原则及其理论是以历史主义的理论方式进行指导档案分类的，这就在某种程度上保护了档案归类时的完整性和原始记录性。在建立档案数据库时，这种理论指导方式可以大大提高数据库的整体性和成套性，对于还原档案的本质有着重大的意义。依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。

全宗原则是指导档案数据库建立的基本原则和方法，但在社会的发展进程中，全宗原则并不能使档案数据库毫无障碍的顺利建设实施，也有很多问题是全宗原则的理论指导无法解决的。因此，新形势下发展的全宗原则对档案数据库的建立还有着其他的影响。如档案之间存在的差异性使得档案数据库建立时面临更加复杂的局面，同一全宗的档案存在着不同的类别，如果采取建立相对独立的档案数据库而非全部由同一个数据库进行管理，就可以很好的解决这种复杂的局面。另外，随着社会需求的多样化，全宗原则的概念已经逐渐拓展，并非只是单单指传统的狭义全宗原则，如果某项专业在建立档案数据库时打乱传统的全宗整体性，经过一定规律的组合后得出一个新的全宗单位，在这个新的全宗单位的基础上建立起来的档案数据库更能很好的为专业服务，那么这些自由组合的全宗理论也是可以成为档案数据库建立的理论基础的。

四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

逻辑分类方法在实体分类中的应用效果并不良好，而在档案的内容分类上却发挥着很大的作用。逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。

五、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

随着社会科技的进步，电子文件逐渐成为当前人们应用最为广泛的档案保存方式。电子文件的信息记录具有更强的多样性和全面性，保持电子文件的真实完整是未来档案数据库工作中的重要内容。而要想使档案数据库在电子文件管理环境中发挥良好的作用，则需要电子文件管理理论提供支持。为确保档案数据库中电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。

六、结语

档案数据管理规范 篇4

摘 要

农村集体土地确权登记发证同地籍信息化建设结合越来越受到重视。本文作者依据多年工作经验，依次从基础设计、模块设计、字典设计这三个方面对农村土地确权登记颁证档案管理数据库建设展开探讨，以便和同行切磋、交流。

【关键词】农村土地确权登记 档案 数据库

做好农村土地确权登记颁证档案管理数据库建设是开展土地确权登记颁证档案信息化管理的基础。为确保确权登记颁证档案工作与确保登记工作同步推进、协调开展，确保确权登记颁证档案管理数据登记全过程数据和资料的完整、准确、规范和方便利用。笔者认为要建立土地确权登记颁证档案管理数据库需做好三个方面的工作：（1）准备好数据库素材，这是数据库建设的基础；（2）规划好数据库的管理模块，使人们能用科学的方法管理数据库；（3）设计好数据库字典，使数据库素材能被高效的调用。农村土地确权登记颁证档案管理数据库基础设计

1.1 数据收集方式

在建立土地确权登记颁证档案管理数据库以前，先需做好资料收集工作，政府相关工作人员需将土地确权登记颁证档案数字化，这些将是数据库信息将要处理的对象。

首先，按照国家《土地利用数据库标准》，完成土地的调查、登记和档案录入工作，对所有权和使用权的宗地逐个录入调查记录、确权登记发证资料，形成宗地属性数据，并与对应的宗地图形数据进行挂接，建设集图形、影像、属性、文档为一体的农村土地所有权地籍档案数据库及管理系统。整个数据库将包括：农村集体土地所有权、使用权确权登记发证申请、审批、土地登记、归户卡、土地证数据；集体土地权属、地籍调查表；集体土地所有权、农村宅基地使用权宗地图、地籍图；土地权属界线、争议调处协议、照片；登记发证工作报告、技术报告、成果分析报告等内容。

1.2 软硬件建设

要做好农村土地确权登记颁证档案数字化工作，需做好软、硬件的系统建设。

软件系统――Windows XP操作系统、ArcGis V 10.0绘图软件、Office 2010文档处理软件、Excel 2010 数据库软件。

硬件系统――DELL/戴尔 PowerEdge R220机架式服务器，I3-4150处理器，4G内存，3M三级缓存，500G硬盘。

其它外设――彩色喷墨绘图仪、激光（喷墨）打印机、专业扫描仪、高拍仪、各种网络信息设备等外设。

相关工作人员需依以下的流程准备好数据库相关的素材：做好文字的扫描、读取、校正等工作；做好影像文件的剪辑工作；做好图片的扫描和处理工作。农村土地确权登记颁证档案管理数据库模块设计

当农村土地确权登记颁证档案管理数据库的素材已经准备好后，接下来就要做好数据库建设的需求分析工作。需求分析包括两个方面的内容：用户需要处理哪些方面的数据→怎样利用数据库系统打好数据库结构，以便满足用户的需求。这是一个把具体的用户需求提炼成抽象的数据库功能的过程。以农村土地确权登记颁证档案管理数据库而言，相关的工作人员可将农村土地确权登记颁证档案管理数据库用户管理需求提炼成农村土地确权登记颁证档案管理数据库管理系统，该系统可描述为：农村土地确权登记颁证档案管理数据库管理系统――系统模块、输入模块、维护模块、查看模块、报表模块、帮助模块。应用这种模块的管理方法，数据库管理人员将能高效的管理数据库中的数据。农村土地确权登记颁证档案管理数据库字典设计

在分析了用户需求以后，需根据用户的需求建立数据字典文档。它包括数据项、数据结构、数据流这三个方面的内容：数据项，是指某一个数据的名称、分类规则、数据长度、取值关系等，它是从一个建立规则的角度来描述数据；数据结构，这是指该数据隶属于哪一种类型，它是从分类管理的角度来描述数据；数据流，它是描述数据处理的过程，这是从数据处理的角度来描述数据。

3.1 数据项的设计

假设以农村土地确权登记颁证档案管理数据库中“名称及各层要素”来说明这种数据文档的数据项定义方法。以行政区划这一名称为例，它分为三个部分：这三个部分的数据项的设计可以描述为：层要素――行政区、几何特征――Polygon、属性表名――XZQ、约束条件――M、说明――无；层要素――行政区界线、几休特征――Line、属性表名――XXQJX、约束条件――M、说明――无；层要素――行政要素注记、几何特征――Annotation、属性表名――ZJ、约束条件――O、说明――无。

相关的工作人员为农村土地确权登记颁证档案管理数据库建立了数据项以后，就可做后续建设工作。

3.2 数据结构的设计

相关的工作人员收集完数据库素材、建立了数据字典以后，需要设计数据库的逻辑结构。这种逻辑结构必须简洁、明了、无岐义。

以农村土地确权登记颁证档案管理数据库的逻辑结构建立为例，该数据库的逻辑关系必须能概括数据库的所有建立要素，每一个要素下所属的子项不能重复，且每一个子项分类必须无岐义。现将农村土地确权登记颁证档案管理数据库的数据库结构描述为：农村土地确权登记颁证档案数据库――图形数据库、业务数据库、影像数据库。

3.3 数据流的设计

为了能够让数据库能够做好数据的输入、分类、检索的工作，政府相关的工作人员还需将农村土地确权登记颁证档案管理数据库的元素进入分类处理，农村土地确权登记颁证档案管理数据库的元素可概括为：农村土地确权登记颁证档案管理数据库元素――基础地理信息要素（编号：1000000000）、境界与政区（编号：1000600000）、行政区（编号：1000600100）、行政界线（编号：1000600200）……（以下略），应用这种设计方式能够准确、完整、明确的概括农村土地登记颁证档案数据库中所有的数据。总结

农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理数据库建设是落实党和国家农村土地承包法律政策的重要历史见证，是还原整个农村土地承包经营权确权数据登记工作过程的原始记录，是调处农村土地承包经营纠纷、依法维护农民土地承包权益的原始依据。应用以上的方法，政府相关的工作人员就能够开始进行农村土地确权登记颁证档案数据库建设的工作，为实现农村土地确权登记颁证档案信息化打好基础。

参考文献

[1]王丹.从档案数据库结构的设计谈系统性能的优化[J].办公室业务，2000（05）.[2]缪红亚.论档案数据库标准化的必要性与发展探讨[J].才智，2014（15）.作者单位

档案数据管理规范 篇5

数据挖掘在学校体育档案管理中的应用初探

学校体育档案管理是一项利在当代,功在千秋的工作.建立健全规范的.体育教学档案,充分发挥其在学校体育工作中的作用,能有效地推动体育教学管理走向科学化、规范化,促进高校体育教学改革的深化.数据挖掘在学校体育档案管理中的应用,能够有效开发体育档案信息资源,把学校的体育档案管理工作提高到一个新水平.

作 者：王跃华 作者单位：燕山大学刊 名：中国外资英文刊名：FOREIGN INVESTMENT IN CHINA年，卷(期)：“”(12)分类号：G80关键词：高校体育 档案管理 数据挖掘

档案数据管理规范 篇6

一、查勘、检验、估损及理算公估业务电子数据

1、业务序号：保险中介机构为本机构的公估业务编写的顺序号。

2、机构代码：填入开展该笔业务的保险中介机构具体分支机构的代码，该代码由中介机构根据自身需要按照一定规则编制。

3、保险公司所属省份：应该填写到行政省一级，并且一个省的名称在不同记录中出现的时候，应该保持完全一致，省份名称规范见下表：

北京市、天津市、河北省、山西省、内蒙古自治区、辽宁省、吉林省、黑龙江省、上海市、江苏省、浙江省、安徽省、福建省、江西省、山东省、河南省、湖北省、湖南省、广东省、广西壮族自治区、海南省、重庆市、四川省、贵州省、云南省、西藏自治区、陕西省、甘肃省、青海省、宁夏回族自治区、新疆维吾尔自治区、青岛市、大连市、宁波市、厦门市、深圳市。

4、保险公司名称：应该填写保险公司完整规范的简称，如：太保产险云南分公司；同一家保险公司名称在不同记录中出现时，应该保持完全一致。

5、其他客户名称：如果委托客户并非保险公司，则在此栏填入客户完整规范的名称。

6、立案号：保险公司的立案编号。

7、险种类别：该案件所属的险种类别，应该按照保险中介监38 管报表规定的险种类别填列，具体见下表：

——财产保险

（1）企业财产保险；（2）机动车辆险；（3）家财险；（4）货运、船舶保险；（5）能源、核电站保险；（6）飞机、飞机责任和航天保险；（7）建筑、安装工程险；（8）责任、信用、保证和农业保险；（9）短期健康保险、意外险；（10）其他产险；（11）交强险。

——人身保险

（1）人寿保险－－非分红产品；（2）人寿保险－－分红产品；（3）人寿保险－－投资连接产品；（4）人寿保险－－万能产品；（5）意外伤害保险；（6）健康保险；（7）补充养老保险；（8）补充医疗保险；（9）其他人身险。

8、出险地点：保险事故的发生地点。

9、出险日期：保险事故发生时间。

10、估损金额：保险公估机构对保险事故受损标的损失评定的金额。

11、公估费金额：损失评定的保险公估机构从保险公司获得该笔业务公估费的金额。

12、员工编码：经办该笔公估业务的员工编码，此代码应和人员信息数据中的代码保持一致。

13、公估报告编号：保险公估机构为了管理需要，为出具的公估报告编制的号码。

14、出具公估报告日期：保险公估机构向公估委托人出具公估报告的日期。

15、公估费收取日期：保险公估机构从保险公司收取公估费的日期。

16、保险中介服务统一发票流水号：保险公估机构为收取该笔业务公估费开具的保险中介服务统一发票的流水号。

17、协作机构名称：如果该笔业务是通过与其他机构协作获得的，应填入该协作机构的名称。如果该协作机构在多笔业务中出现，应该填入前后一致的名称。

18、协作费用金额：保险公估机构为该笔业务支付的协作费用的金额。

19、协作费用支付时间：协作费用具体支付的时间。20、协作费用支付方式：该协作业务是通过现金还是转账支付的，只要填入“现金”或者“转账”即可。

二、保险公估咨询业务电子档案数据

1、业务序号、机构代码、客户名称（保险人或其他）、员工编码、咨询费金额、咨询费入账时间、出具评估或咨询报告时间、保险中介服务统一发票流水号等基础数据的说明与前面对应的相同基础数据说明一致。

2、评估或咨询报告编号：公估机构为了管理需要，为出具的评估或咨询报告编制的号码。

三、保险公估机构人员电子档案数据

其中所有的时间都应采取“年/月/日”的格式填入；员工编码应与业务台帐中记录的员工编码保持一致。

四、保险公估委托合同电子档案数据

1、委托人名称：填写委托人的规范名称，同一委托人多次出40 现时，应该保持完全一致

2、委托项目名称：填入委托项目的名称。

档案数据管理规范 篇7

从某种意义上而言, 任何一项管理工作都要按照相应地顺序以及管理活动进行有目的性的管理与创新。档案管理也不例外, 实施有效的管理规范是为了更好地将档案信息进行整合, 分类并加以充分利用, 使其档案有序化。这种有序化的管理方式不仅仅体现在档案实体的管理上, 更加注重其档案实体的信息化建设与管理。将档案信息从繁杂的诸多类别中加以区分, 具体到每一种档案信息的大小及种类上, 依据不同的大小、层次实施分类管理。

档案分类理论作为档案数据库建设的影响因素之一, 对整个档案的发展也有着不可估量的重要作用。在实际档案理论分类中逻辑主义分类方式和历史主义分类方式是比较常见的两种理论形式。具体来讲, 逻辑主义就是将档案通过一般的分类标准进行严格地分类, 如按照历史管理年限或是档案密集管理程度等。而历史主义的分类形式多以现实存在发生的某种事物状态进行界定来对档案进行有效的分类。这种分类形式相对比较客观, 完全接近于档案发展的现状, 能够真实地反映出档案的发展状态。具体以全宗原则的方式对档案实体进行管理, 可以将档案进行全方位的全宗分类。两种分类方式各有其特点:逻辑主义分类思想主要是借助于某一事物形态的具体特征进行分类, 相比较而言, 灵活性比较大。而历史主义分类方式完全强调的是档案最原始的属性特征, 将其进行数据库的整合分类, 这种方式的分类方法有助于对档案的理解与认识。事实上, 从档案自身发展需要而言, 这两种分类方式在档案数据库建设中都被相互使用, 彼此互补, 其目的就是为了更好地推动档案建设事业的发展。

2 档案数据库在档案管理中的应用现状

随着经济建设的不断创新与发展, 档案事业在建设发展中的地位越来越突出, 传统的档案发展模式已经很难适应时代社会发展的需要, 所以必须加以创新, 利用现代信息技术对档案进行管理与维护。现阶段而言, 数据库的建设是比较常用的一种管理方式, 它能将传统的纸质档案信息转化为存数字化信息的管理模式, 即将档案实现虚拟化, 从而使档案信息与实体相分离, 从这个层义上来讲就是将档案信息更好地实现网络共享, 便于使用者进行复制、收集、整理以及使用, 一定程度上促进了档案管理事业的发展。

但与此同时, 还要注重档案管理人员业务素质的提升以及管理水平能力的有效发挥。现阶段档案管理工作人员结构相对老化, 缺少对信息技术的了解与掌握, 不能将档案信息进行很好地录用以及管理, 一些操作人员在档案登记过程中往往因为对计算机的不熟悉而导致输入错误、或是缺失, 数据库的建立不能很好地发挥效用, 当档案信息频繁增加时, 传统的分类管理方式难以适应其发展, 所以, 档案管理者必须加强对数据库建设的使用与掌握, 能够将多种档案信息进行合理的分类, 规划。

3 全宗原则及其理论发展对档案数据库建设的指导作用

第一, 全宗原则作为档案分类的主要方法之一, 对整个档案数据库建设有着极其重要的影响和作用, 是人们通常长时间的经验总结得出来的一种切实有效的分类原则。它能为档案数据库的建立提供一个良好的信息记录, 确保其档案数据的真实。

第二, 全宗原则在档案数据库建立中有着不可替代的重要作用, 它能最大限度地保障档案数据的真实性。从全宗的定义我们可以了解到, 它不仅仅可以作为一个单独的个体存在于档案管理中, 还能作为档案信息的整体对其档案进行管理规划, 突出的主要特点就是最大限度地保护了档案信息的真实性。这也是它不同于其他图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库的建立是档案管理发展的必然趋势, 也是档案信息进行管理的有效手段, 所以必须引起足够的重视。档案数据库的建立可以充分体现全宗原则的宗旨, 实现管理层次上的分级管理与维护。

第三, 通常情况下, 档案数据库的建立不仅仅涉及到建设者、管理者、拥有着与维护者之间的利益, 更要与整体档案管理目标保持一致。全宗原则的理论原则更是这种目标的集中体现, 它有助于协调档案数据库各方面之间的关系, 更能为其提供强有力的理论支持, 使其资金、作用得到良好的发挥。

4 电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供技术支持

电子文件档案管理是档案数据库建设发展的主要趋势, 从某种意义上而言, 电子文件管理具有真实、完整、实用的意义。其生命周期从形成到保管, 再到销毁都将是一个完整的运动过程, 对其档案进行全方位监控与管理, 通过这种形式对其档案信息进行管理可以实现动态查询。在档案数据库中如何将电子文件管理进行有效的发挥及使用, 是当前数据库档案管理亟待解决的重要问题。

电子文件管理与传统档案管理不同, 电子文件档案管理侧重于事前对其文件进行管理与规划, 依据整个电子文件管理的特点进行目标管理与维护, 然后将档案信息进行有效整合, 充分发挥每个档案信息在管理中的重要作用。这不仅仅要充分考虑到文件数据的结构优化, 更要考虑到对整个档案管理活动的影响。从电子文件档案管理的特征来看, 为了保证数据的真实有效, 必须做好事前数据信息的控制与管理。换句话而言, 就是档案数据库不能像传统的纸质档案管理那样, 自档案信息接收开始, 就要对电子文件进行管理, 然后定期进行审查检阅, 将各个环节的档案数据进行归档, 为该文件提供一个可靠的存档环境。

美国当代著名的电子文件管理专家戴维·比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求, 提前界定著录信息。在电子文件环境中, 对元数据予以明确规定, 有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统, 确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”元数据通过描述信息资源的属性, 用于识别、评价、追踪资源, 从而实现对信息资源一体化的组织和有效管理。根据对电子资源管理的需要, 元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。事实上, 电子文件是多种不同类型信息的一个集合概念, 对于不同类型的信息形式, 其描述、管理、保存方式都具有不同的属性集。元数据最基本的功能通过数据元素集定义资源对象的各类属性, 这些属性的大量实例可以表达为关系型数据库中的表, 或者以XML等形式进行置标, 从而能够利用数据库系统或各类应用软件进行管理。可见, 以元数据为中间对象, 可以利用数据库实现电子文件的有效管理。

参考文献

[1]张辑哲.维系之道——档案与档案管理[M].北京:中国档案出版社, 1995.

[2]戴维·比尔曼.电子证据——当代机构文件管理战略[M].王健, 等译.北京:中国人民大学出版社, 1999.

数据仓库在档案信息管理中的应用 篇8

档案作为一种重要的信息资源,为人们提供鉴往知来､获取历史经验教训的重要信息功能｡但是由于档案信息资源具有时空分散性､数量庞大､记录形式多样等特点,使得档案信息的利用一直处于较低层次｡如何真正盘活档案信息,从大量历史数据中获得有价值的信息为现实服务,传统的数据处理技术并没有给出令人满意的答案｡采用数据仓库技术,可以实现有效的海量数据管理,提供数据管道实现多种数据源的综合,并提供联机分析和数据挖掘等手段对档案信息进行活化,为决策者提供参考服务,这将是日后包括档案信息在内的信息资源管理手段的努力方向｡

数据仓库技术简介

数据仓库的标准定义是支持管理决策过程的､面向主题的､集成的､随时间变化的､信息相对稳定的数据集合｡主题是数据仓库用来组织数据的维度,像对档案信息用户的分析就可以从用户年龄､职业､查询内容､使用偏好等主题进行组织｡集成是指这些数据是经过清理加工､并按照某种预定的规则进行整理的具有一致性的数据｡“随时间变化”的特征主要用于进行时间趋势分析,因此需要拥有大量的历史数据｡所谓“相对稳定性”是指数据仓库一旦装入数据,一般情况下就不能更改,但可以加入新数据｡由此可见,相比传统数据库,数据仓库是一个复杂的数据存储体系,它从外部系统数据源中提取数据到数据仓库中,通过集成管理器对多种数据源(有可能是异构的)进行抽取､整理和转换,得到基础数据库,并与各种外部分析工具相结合对数据进行分析整理,根据需要输出综合信息｡数据仓库在信息抽取､决策支持､知识管理等领域都具有广泛的应用｡

档案数据仓库的建设

(一)数据仓库是档案信息服务方式的发展方向

目前,绝大多数档案馆都拥有自己的信息管理系统,建立了规模不等的档案数据库｡有不少数据库的容量已经达到相当规模,且还在不断进行纸质档案文件的电子著录和数字化工作,如何对这些数据进行科学有效的分析并从中提取有价值的信息,变被动服务为主动服务,是档案信息服务在新的技术条件下面临的重大挑战｡

随着信息化的不断深入,机构内部可能存在运行于不同平台上的不同结构标准的数据集合,当要跨越一定的时间长度来查询历史信息时,或者需要汇总多个系统的文件信息时,数据处理和查询的难度便增大不少｡而且随着历史数据的积累,这种情况便越发突出｡数据仓库为解决这些问题提供了技术保证,它能够处理大量的数据资源,通过它的集成管理器能够将发展过程中离散的数据有效集中,此举不但能够提高业务效率,保证机构历史的完整性,而且能够集中处理历史数据,获得对某一问题历史的完整认识｡

(二)档案信息数据仓库建立流程

档案信息数据仓库的建立过程是一个系统工程,需要参与各方协同工作,其中包括仓库系统选型､模型设计､数据转换等技术工作,需要协调沟通档案数据源的提供方,需要熟悉档案业务流程和应用需求的领域专家,此处仅就档案数据仓库建立的核心环节进行讨论,参与各方的角色和功能从略｡

1､档案应用需求分析

如果档案利用者难以由现有的系统获得所需信息,或者决策者的要求比较复杂,需要对大量数据进行综合处理才能获得,那就有必要采用数据仓库技术来辅助决策｡比如对于档案用户的分析,决策者需要知道用户的利用偏好,包括利用时间､查阅档案的类别与用户年龄层次的关系､利用效果等信息,这些结论都需要参考大量数据,包括历年的用户记录和调查报表｡惟有如此,才能反映正确的用户信息,为调整档案开放时间､确定档案编研产品等决策提供信息保证｡

2､档案数据采集

经过多年的档案信息化进程,在档案领域中普遍存在着多种档案信息源,包括关系数据库､文件系统和INTERNET数据形式,这些档案数据源在数据结构上有不同的构造｡可以通过数据采集技术将其汇总,经过数据清理转换后集成到统一的档案数据仓库中,共同构成原始信息来源｡

虽然本环节具有一定的技术含量,但真正实现的难点在于破除档案信息孤岛的藩篱,沟通各数据单位,实现档案数据共享,同时需要由良好的档案质量保证体系来维护数据质量｡

3､档案数据转换

采集之后就需要将现有的档案数据转换到数据仓库中,这有可能是一项庞大的工作,取决于档案数据源的质量和规范程度｡仍以档案用户分析为例,用户籍贯的记录方式就有可能五花八门,有些用中文表示,有的用代号或者拼音来表示,这时数据转换工作就要根据用户需求将它们转换为相同的格式｡这种情况在建立文件中心和地区性档案目录中心时就表现出来了,而且普遍存在于文件和档案信息源中,这对档案数据源的整合是一个很大的障碍｡

在进行档案数据源特别是档案数据库建设的同时,应建立健全档案数据质量控制体系｡该体系主要从微观的角度,以具体的可操作的形式提供对数据库进行全面质量管理的方案,包括制定数据质量考核指标､校对制度､备份制度等,定期检查,责任到人,尽量将质量管理的要求嵌入软件功能之中,以期最大限度地保障档案数据的质量｡

对于档案数据的逻辑结构,则应当加强依赖于著录标准的元数据库的建设｡由于我国的《档案著录规则》在著录项目设置上并没有提供完全适用于计算机管理的结构,各档案数据库在建设时都根据自己的理解自行增删著录项目,自由选择字段类型､字段长度,这样的数据库进行互联互通的难度就可想而知了｡因此笔者建议以著录标准为基础,建立一定范围内的元数据标准,并以此构成元数据字典｡该字典提供数据项目的结构化信息,包括数据字段的名称､数据类型､长度､默认格式等规范,并说明字段之间的联系｡需要指出的是,这样一个具有内在联系的有机的元数据字典,实质上是为档案数据库提供通信格式,并不要求完全遵循,如果有特殊要求,只需要在此基础上提供转换功能即可｡在目前阶段,元数据字典的建设以二次文献信息项目为主,同时加强档案全文和电子文件元数据规范研究,为档案数据仓库的整合和档案管理系统的深入设计提供规范标准｡

数据仓库分析技术在档案信息管理中的应用

数据仓库只是存放和管理历史性数据的特殊数据结构,如果希望利用档案数据仓库服务于决策支持,获取高价值的信息,还需要诸如联机分析处理技术和数据挖掘等分析工具｡

(一)运用联机分析处理技术(OLAP)分析档案数据仓库

联机分析处理技术是针对特定问题的联机数据访问和分析,通过对数据进行多层次､多阶段的分析处理,获得高度归纳的分析结果｡OLAP是一种自上而下的分析工具,在用户提出问题之后,可以从宏观至微观的各个角度来查看分析数据,以比较直观的方式呈现给用户｡通过OLAP服务器可以将数据仓库模拟成多维数据库,采用EXCEL等前端分析工具获得信息｡例如利用数据仓库分析档案利用情况,决策者可以获得某类档案在2005年的利用次数数据,就时间维度而言,他可以再深入到该年各季度､各月份的利用次数,还可从用户类别维度获知哪些类别的用户查阅档案的次数较多｡

(二)运用数据挖掘分析档案数据仓库

在传统数据库应用中,人们通过查询获取数据,数据经过人的理解或解释,成为有用的信息｡数据库管理系统(DBMS)提供的查询手段一般只限于一些基本的数据库操作,因此通过DBMS只能对数据进行粗加工,获得一些初级的综合信息,但对于蕴藏在大量原始数据中的规则､规律､信息模式等高层次信息,仅仅通过查询是难以获得的,需要在数据仓库的基础上进行分析､推理,我们形象地称之为“数据挖掘”｡主要的挖掘方法包括以下几类:

联系分析｡在数据挖掘中通过关联算法,寻找数据属性之间的相关性｡比如挖掘档案用户类型与查询档案类别之间是否存在相关性,如果存在高相关性,就可以为不同类别的用户提供具有针对性的服务｡

聚类分析｡这是一种对具有共同趋势和模式的数据进行分组的方法，依据类内相似性最大、类间相似性最小的原则对数据集合进行分组。档案信息服务提供者可以根据信息用户群中是否存在某种相似性，进而划分不同的用户群体，掌握其各自的特点，更好地提供服务产品。比如我们一般是按照职业、年龄等属性来划分档案客户的，但通过聚类分析也许会发现，查询目的属性可以更有效地区分用户行为，为公查询和为私查询的用户在查询时间、查询档案类型等方面表现差异很大，因此可根据该属性将用户分类以便采取不同的服务措施。

总之，随着档案信息化的不断深入，如何存储管理呈爆炸性增长的数据，提供深层次的信息服务成为档案信息管理进一步发展的巨大障碍。采用数据仓库技术是档案信息管理领域中一个全新的课题，利用该技术来整合数据、管理数据，并使用其各种分析工具来分析、挖掘档案信息，是档案信息服务方式的发展方向。

参考文献：

1、万里云：《数据仓库技术以及在证券业应用展望》，《现代图书情报技术》2002年第4期。

2、钱毅：《政务数据库系统》，中国人民大学出版社 2004年出版。

3、浙江省档案数据库建设调查组：《档案信息化建设数据质量是关键 》，《档案学研究 》2002年第3期。

4、（美）W·H·Inmon著， 王志海等译：《数据仓库》，机械工业出版社。

事业单位档案管理的电子档案管理 篇9

关键词：电子档案;档案管理;运用

一、电子档案的优势与特质

(一)方便高效

首先，在建档时，电子建档比手动建档需要更少的劳动力与劳动时间，使工作人员从枯燥乏味的工作中解脱并高效率完成工作。

网络系统也为电子档案的归档管理和信息利用开通“绿色通道”，使归档质量和检索速度得到提高。

其次，利用计算机处理档案管理工作，能够将信息按件整理归档，告别以卷为单位整理档案的方式。

立卷时，通过随机管档，变集中立卷为随机整理立卷，将过去集中的工作量进行拆分，提高立卷管理水平，使归档更加及时，减少错误的发生，档案检索利用的速度大大提高。

(二)可以快速完善档案

无论是文件补充还是漏交的文件归档，相比于传统以卷分类的管理方式，计算机管理按件存储的方式，更利于档案管理人员快速添加或删减档案。

计算机档案管理避免了传统档案拆开重新整理的繁琐程序，只需要在计算机上更改档案目录即可，可行度高，轻松解决文件堆积的问题，既可以节约工作人员的时间，又可以满足事业单位及时完善档案的需求。

(三)保密性和快捷性

计算机管理档案，可以查阅单份文件，查阅快捷。

而传统的档案管理，利用者想要查阅文件必须整卷打开，文件利用率低并且其他文件容易被泄露，不利于文件的保密，尤其是绝密文件。

(四)电子档案管理对档案管理有着重要的意义

计算机管理档案和传统档案管理相比较，在档案的质量上有明显不同。

传统纸质档案，每个立卷人理解方式都不同，这一点直接导致档案质量水平参差不齐，不便于日后对档案的利用。

传统档案归档需要大量人工操作，浪费很多时间，时间不合理分配使管理人员只能耗费大量时间归档，而编研工作停滞不前。

电子档案管理就不存在这样的问题。

电子档案管理能帮助档案管理人员高效高质量的完成工作，使档案在利用时发挥更大的价值，让档案管理人员有时间去加强其他业务。

二、电子档案在事业单位档案管理中可能存在的问题

(一)电子档案认识的局限性

目前很多档案管理者对电子档案的认识仍然只停留在表面，对电子档案没有统一的认识，进行电子档案管理工作时还存在很多问题。

(二)档案管理人员方面问题

档案管理人员素质高低直接接影响到工作质量，因此事业单位档案管理人员在思想水平和工作能力上都应尽力提高，管理人员在具备较高政治思想的同时还应该拥有微机理论知识和实际操作相结合的工作能力，展现出电子档案管理的工作特点和优势。

目前，在很多事业单位中，频繁的人员变动与较大的工作量，影响了档案管理人员工作效率，电子档案管理工作也因此不能长期稳定发展。

(三)电子档案安全方面的问题

计算机网络带动了科技同时也给不法分子提拱了犯罪平台，电子档案管理依赖于计算机网络系统，计算机网络将档案分类管理的形式虽然比纸质档案管理更方便快捷，但是存在更大风险，在计算机将文件传送或接收过程中，很容易被病毒侵入，病毒会截获文件或更改文件信息。

全国有很多关于电子档案内信息被窃取的报道，这是使用电子档案时需要引起重视和尽量避免的问题。

(四)档案管理方面的不足

电子档案的存放载体与纸质档案的载体不同，档案管理人员习惯于传统的以纸为载体的纸质档案，并能存放好纸张，而很多档案管理员现在还不能完全适应电子档案，对于U盘等电子档案的载体不能充分认识，随意对待这些存储工具。

(五)电子档案的保存与标准化进展问题

电子档案虽简单方便，但使用电子档案的相关部门并没有为大量电子档案的存储做好充分的准备，保障电子档案长久安全完整的措施还有待提高。

很多事业单位，根据单位需求随意建立电子档案，使电子档案距离规范化和标准化的目标还有很远。

三、事业单位的电子档案管理问题解决方案

(一)加强档案管理人员素养，合理改进工作方式

首先，档案管理人员需要进行专业知识的培训，更加全面掌握电子档案的要领。

其次，管理人员可以制作电子版和纸质版两种内容相同的档案，一起归档。

(二)改善管理方式，培养档案管理人员

电子档案管理决定了工作人员需要极高的工作素质和丰富的工作经验。

首先事业单位领导人需要合理控制工作人员的流动性，确保档案管理工作有条不紊的进行。

其次，档案管理人员需要通过不断的学习和实践提高自己的工作能力，并且全面掌握与工作相关的技能，成为综合型人才，并且能对电子档案管理发展过程中出现的问题应对自如。

(三)健全保障机构，保证电子档案的安全

首先，完善的规章制度是事业单位持久发展的根本。

档案管理部门也需要制度维持运转，加强各部门电子档之间的联系与沟通，提高电子档案的灵活性，便于档案集中管理。

其次，档案管理人员需要采取一系列安全保障措施，比如在计算机上安装杀毒软件，防火墙等，防止信息泄露。

最后，严格监控档案的使用，对于绝密文件，要建立相应的跟踪监控系统，防止重要文档丢失或被窃取。

(四)加强电子档案的管理

档案管理人员需要完全掌握常用的电子档案存储载体的使用方法，如U盘，光盘等，加强电子档案保护意识。

(五)改善管理环境，规范档案管理

首先，事业单位应该以设备投入为主要方式，配合创新的思想。

创建既符合本事业单位的档案管理特点，又能高效的分类保存事业单位的电子档案，加速档案现代化标准化管理。

其次，有关部门应该推出统一档案管理软件，规范电子档案格式，使电子档案使用起来更加方便，同时节约人力物力等各方面资源，提高工作效率。

对于资金不足的事业单位，应尽力协助其全面发展。

四、结语

随着科技不断发展，电子档案为人们带来的便利也越来越多，虽然电子档案目前存在的许多问题，但仍然值得推广使用，解决电子档案管理系统规范和统一的问题是一个缓慢的过程，需要有关部门和档案管理人员的共同努力。

完善后的电子档案管理终将为事业单位创造更大的价值!

【参考文献】

[1]周凤阳.信息时代电子档案管理之我见[J].华章，(21)：325-325

[2]杨玲花.浅析高校电子档案存在的风险及防范措施[J].商情，2013(24)：214