商务秘书工作心得体会(精选9篇)
近两个月的实训,通过走访外贸企业、上网收集各种与商务秘书工作相关的资料以及听取指导老师关于商务秘书工作的交流讲座,对商务秘书的工作有了更加明晰的认识,对其的工作职责有了更深层次的了解,可以说商务秘书是单位承上启下,联系左右,协调各方的桥梁和纽带,是面向社会的重要窗口。
通过我多方收集资料所了解到的商务秘书的工作职责,大致可以概括如下: 商务秘书要求的是复合型人才,不仅要有企业管理、营销、人力资源方面的基本理论与知识,而且有商务公关、谈判、外语、经济法规运用的基本技能,能在涉外经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从事实际业务、管理、调研、和宣传策划工作。
商务秘书工作职责,主要表现在以下十个方面:
信息处理。包括对信息的收集,甄别、筛选、整理、传递、反馈、存储、追踪等。
法律监护。社会主义市场经济同时又是法制经济,企业法制观念的强弱直接影响其在市场经济中的生存和竞争,因此,企业秘书部门必须清楚本企业的经营活动是否合法,必须熟悉在现行法律允许的范围内如何充分开展经营活动,必须随时了解本企业的权益是否受到侵害,必须做到依法行文,拟写符合法律规范的各种公务文书和法律文书。从而一方面保证本企业合法经营,另一方面加强自我保护意识,依法捍卫自身利益,为企业和领导中枢保驾护航。
辅助决策。是指秘书部门为企业领导进行经营决策服务,并对决策方案的实施进行协调和检查。它包括决策前为领导提供决策的政策依据和情报资料;决策过程中提供决策预案,并协助领导对预案进行可行性研究;在决策后协助领导拟定具体实施措施等。
督促检查。在商业企业管理的控制系统中,督促检查是重要的子系统,是忠实执行决策目标的保护体系。其主要工作内容是对领导决策、决定、指示、批示和会议决策事项的办理情况进行督促、检查和反馈。
文书处理。商务文书是各级领导机构行使职权,进行指挥管理、商洽工作的工具,它是秘书部门重要的、经常的一项工作。具体包括文书收发、登记、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、立卷等处理工作和撰制工作。
综合协调。主要是指在企业内部各领导之间、各系统之间、系统内部各方面之间开展综合平衡和协调处工作,使其达到相互配合,正常运转,同舟共济,统一步调,为实现企业总目标而共同奋斗。
公关传播。主要是指组织运用各种传播手段,通过双向信息交流,在社会公众中树立起企业的良好形象,从而促进组织本身目标的实现。它是一种策略行为,也是一种经营管理艺术,其具体工作主要包括获取信息、咨询建议、传播沟通、协调处理等四个大的方面。
会务组织。是指商务秘书部门对企业领导召开的各种会议的安排组织工作。它包括会议承办、组织联络、日程安排、环境布置、生活管理、会场服务、保密保卫、文件拟制等多个方面的工作。
信访接待。是指秘书部门接待处理本企业职工群众或外单位人员,以口头或书面形式向企业领导或领导机关的来信来访。
内务管理。秘书部门的内务管理是大量的经常性的繁琐事务,它包括日常值班、印章管理、应接电话、公务接待、通讯联系、缮打校印、微机处理、宣传报导、保卫保密以及一些偶发性和突发性工作。
在对商务秘书的职能要求进行学习和总结后,我将就如何做好一名合格的商务秘书谈一点肤浅的认识和体会。
首先,加强学习,只有不断地加强学习,才能更好的适应商务秘书繁琐的工作,同时注意掌握正确的学习方法,向领导、同事学,从书本中学,从工作实践中学,不断的提高充实自己。此外,还需要不断提高政治理论水平和业务素质,具备良好的政治和业务素质是做好本职工作的前提和必要条件,商务秘书工作涉及面广,如不注意加强学习和不断更新认识就无法胜任工作。在业务方面,基本掌握公文传阅的程序和规则,公文传阅是领导及时和正确决策的重要保证,每天的来文、来电要做到在第一时间内处理,保证文件准确、及时发放、传送,使领导及时掌握最新情况。对公文运转传送,要做到急事急办,特事特办,提高办事效率。其次,认清形势,解放思想,增强做好商务秘书工作的紧迫感。工作无小事,任何一件领导交办或同事托付办理的事,都要千方百计地去把它做好。社会在发展,历史在进步,做好新形势下商务秘书的工作,必须认清形势,把握大局,立足大局,服务大局。增强责任感、紧迫感、使命感,提高工作的自觉性,主动性。为此就要解放思想、转变观念、敢于创新,面对新问题、新情况,不断探索工作的新思路、新办法和新经验。
再者,团结同事,努力工作这一点不容小觑。团结的集体才是有战斗力的集体,在工作中,注意团结同事,宽以待人,不计较个人得失,从不与同事争名利、争长短,任劳任怨,努力做好自己的工作。同时严于律己,不把小事当无事,不把小错当无错。时时、处处以大局为重,讲团结、讲正气、讲原则。
一、高校教学秘书工作概述
(一)高校教学秘书的内涵
高校教学秘书工作一般由研究生以上学历和一定教学经验的青年教师所担任,协助进行日常的教学管理工作,为提高和改革教学工作进行有关的调查研究等。
(二)教学秘书的工作内容
教学秘书的工作既要为教师的教学活动提供服务,也要为每个学生从入学到毕业的课程学习和实践活动进行组织和管理工作。从中可以看出,教学秘书的主要工作内容包括:上传下达,协助教学主任完成教学管理任务,根据教学计划管理日常的教学活动,组织教师和学生完成各项工作,保障教学活动的顺利进行。
(三)教学秘书工作的性质
高校教学秘书作为高校教学管理中不可或缺的重要人物,其工作性质主要体在:
1.辅助性。辅助性是高校教学秘书基本属性。教学秘书是主管教学主任的直接助手,按照学校教务处的要求和工作职责,协助领导完成各项工作任务。因此从教学秘书的职位和与学院领导的关系来说,其基本属性就是辅助性。
2.从属性。高校工作的中心是教学和科研,教学秘书的全部工作都是围绕教学工作开展的,例如:在确保教学工作的正常运行和促进教学秩序的稳定等方面的具体工作就是围绕教学工作开展的。因此,高校教学秘书的工作成效不是显而易见的,具有隐蔽性。
3.服务性。全心全意为教师的教授与学生的学习过程提供服务,也可以说是教学秘书的每一项具体工作的服务准则。教学秘书为学院和师生之间沟通建立桥梁,在协调部门关系中起到重要作用,这都决定了教学秘书工作的服务性。
二、高校教学秘书的素质要求
高校教学秘书作为高校教学管理队伍的重要组成成员,肩负着管理与育人的双重责任。一方面高校教学秘书要承担起高校教学管理的日常事务及处理各种人际关系;另一方面,作为高校教育队伍的成员,也要起到为人师表的表率作用。笔者根据自身的工作经验,结合高校教学秘书的工作特点,总结出作为一名优秀的高校教学秘书应该具备以下素质。
(一)思想素质
1.奉献精神。作为高校教学秘书,必须要有甘于默默奉献的精神。教学秘书的工作繁杂琐碎、工作量大、范围广,有时任务紧,需要加班加点牺牲休息时间完成工作,甚至回到家中也要处理一些工作之事,只有对本职工作做到真正地热爱它,做到“干一行,爱一行”。
2.服务意识。高校教学秘书的工作是围绕着教学开展,是教学任务管理的传递者和执行者。教学秘书服务的对象是教师和学生,所以教学秘书必须时刻树立“全心全意为师生服务”的意识,担负起服务育人的重任。工作中要做到想师生之所想,急师生之所急,需要用热情、真诚和耐心对待教学管理工作。
(二)业务素质
1.扎实的知识。高校教学秘书面对的是教师学生和教学管理人员,他们通常具有较高的专业知识水平,这就要求高校教学秘书应具备相应的专业知识、较高的管理知识及一定的文秘知识和教育理论知识。随着高校教学管理体制改革的逐步深化,仅凭掌握积累的经验来工作是远远不够的。教学秘书要适应社会的变化和时代的发展,通过自身的努力,不断学习新知识,更新自己的思维方式和工作方法。在工作之余利用多种途径学习新知识,发扬“活到老,学到老”的终身学习精神,不断地为自己“充电”,注入新知识,不断完善自我,才能适应新时代教学管理的发展。
2.有效的沟通能力。有效的沟通是现代管理的命脉,它能给工作带来事半功倍的效果。这就要求教学秘书不仅具有很好的沟通表达能力,而且要求教学秘书利用好现代高科技沟通设备,实现管理沟通现代化。例如教学秘书在传达通知或者文件时,可以利用电话、微信、OA系统、电子邮件、QQ等现代通讯方式,实现有效沟通。
3.统筹规划的能力。教学秘书工作是一项计划性强、内容丰富、繁杂琐碎的综合性服务工作。教学秘书要处理好日常各项教学事务,保障教学工作的顺利完成,这就需要教学秘书在工作中,懂得区分轻重缓急,统筹规划教学工作。
4.勇于创新的能力。工作创新能力是指在工作岗位上,产生新的思路、方法及措施,产生新的工作效果、效益的工作能力。创新是时代的要求,教学秘书要在不断的学习中与时俱进,不断创新。在实践和探索中敢于创新,勇于创新,逐步产生新的工作感悟,产生进步正确的工作能力。工作创新能力,会使我们的教学工作做得更加有特色。
(三)身心素质
身心素质是指身体素质和心理素质,良好的身心素质是做好高校教学秘书的基本条件。
1.身体素质。俗话说“身体是革命的本钱”,这说明工作的前提是要有健康的体魄。只有有了强健的体魄才能胜任本职工作,才能更好地服务于工作。
2.心理素质。教学秘书的地位特殊、角色重要、工作复杂、任务繁重,对其心理素质提出了更高的要求。教学秘书的工作即使做的很好,但未必得到认可;反之,一旦工作出现差错,就会造成教学事故,影响正常的教学活动开展。这些都要求教学秘书要有很好的心理素质,对工作做到认真负责,不怕苦不怕累。以积极的心态、开阔的胸襟、乐观向上的精神面对工作中遇到的问题,遇事保持平和的心态。用五颗“心”——责任心、爱心、细心、耐心、恒心来把教学秘书工作做好。
三、提升高校教学秘书工作水平的对策
我们从以下几个方面探索提出提升教学秘书工作水平的对策,以便更好地发挥教学秘书的积极性。
1.注重提高自身业务素质、提升专业水平。高校教学秘书要一定的教学管理知识、所在院系的专业知识、现代化办公技术等。不断充实提升自身专业水平,系统学习教学秘书理论知识并与实践相结合,领会教学秘书的基本职责。注重组织协调能力的培养与提高,善于安排工作,从实际出发,不断发现、总结,找到正确快速高效的方法解决问题,保证教学管理工作又好又快地完成,提升工作效率。
2.树立正确的思想意识。合理的职业期望服务是教学秘书的工作宗旨,它包括教学过程中的服务工作和师生之间的服务工作。这就要求教学秘书不仅要提高自身学历、改善知识结构,也要在思想上树立强烈的服务意识,了解教学秘书工作的管理现状和重要作用,加强组织协调能力,确立合理的职业期望,做出正确的职业规划。要引导他们认识到教学秘书工作是培养锻炼自身综合素质的重要平台,为自身下一步发展奠定基础,更好地在教学秘书岗位上发挥重要作用。
3.各级领导重视教学秘书工作,充分调动秘书工作积极性。教学秘书是教学管理的在基层工作岗位的组织者、执行者,在教学全过程的各个方面重要策划者、教学效果的有力监控者。这就要求各高校给教学秘书提供各种学习、培训和进修机会。通过有计划地组织学习和培训,加强高教教学秘书与外界的交流,开阔视野、启发思维,提高高校教学秘书综合素质,提升工作积极性。
4.加强考核管理,引入评优激励制度将教学秘书的思想政治素质、工作态度、工作质量、工作效率及对本职工作研究的创新等纳入考核范围。对教学秘书职称评定要与教师一视同仁,坚持公开原则,公平竞争,择优选拔任用教学秘书并建立合理的进出机制。通过激励政策充分保障分配制度的合理运行和教学管理工作有序进行,在客观条件上为培养教学秘书的竞争意识和进取精神提供保证,确保教学管理质量促进其更好的发挥教学秘书的服务职能、协调职能、监督职能、管理职能。
综上所述,高校教学秘书的工作是具体的、繁杂的,是教学管理工作的有力支撑点和着眼点。正确认识高校教学秘书的工作性质、工作内容、地位和作用以及应具备的专业素质等,认真研究高校教学秘书工作存在的问题,提升教学秘书工作水平,有著极大的实际用途和意义,也值得我们作进一步的探讨。
一、单选题(每题1分,以下备选项中,只有一项符合题目要求,不选、错选均不得分)
1、社会主义法制的核心是()
A、有法可依 B、有法必依 C、执法必严 D、违法必究
2、简报报头约占全页的()。
(A)三分之一
(B)四分之一(C)二分之一
(D)五分之一
3、与意大利进行商务往来,正式的见面礼节是()。(A)致意(B)微笑(C)拥抱(D)握手
4、在Word编辑状态下,下列操作中,()能选取全部文档。(A)执行“编辑”菜单中的“全选”命令
(B)将光标置于页面左侧空白区域,当光标变为左倾空心箭头时,按住Ctrl键,单击文档(C)将光标置于页面左侧空白区域,当光标变为左倾空心箭头时,三击鼠标左键(D)将光标置于页面左侧空白区域,当光标变为左倾空心箭头时,双击鼠标左键
5、通过购买方式获得的办公设备的优点是()。
(A)较低的最初费用
(B)可以保证在近期不过时(C)组织拥有该设备
(D)通常在一段时间内较便宜
6、网络沟通的原则包括()。
(A)有效管理(B)信息筛选(C)技术适用(D)成本控制
7、在发文工作中将领导的意图条理化的关键环节是()。(A)拟稿(B)签发(C)审核(D)印制
8、当我的工作得到大家的肯定时,我通常会().A、觉得可以稍微放松一下 B、继续保持这样的工作状态 C、觉得这是自己努力工作的回报 D、希望尽快得一领导的提升
9、以下几种出资形式中,符合《公司法》规定的是()。(A)劳务出资(B)管理技能出资(C)信用出资(D)非专利技术出资
10、下面属于行政公文的是()。(A)通知、决议、调查报告、会议纪要(B)通知、决定、调查报告、会议纪要(C)通知、报告、决定、会议纪要(D)通知、决定、简报、会议纪要
11、准备新闻发布会的文件应重点把关()。
(A)主持人议程(B)会议规则(C)调查资料
(D)问答提纲
12、报告的结束语有()。
(A)以上报告,请审阅
(B)特此报告(C)以上报告,请批复
(D)特此报请审批
13、下列属于以课税对象为标准分类的税目是()。(A)所得税
(B)地方税(C)资源税
(D)行为税
14、外宾抵达宾馆后,我方人员不应在外宾房间停留时间过长,因为()。(A)此时外宾需要自己活动的时间(B)此时房间已属于公共交往空间(C)此时外宾需要休息、更衣
(D)此时房间已属于外宾的私人空间
15、以下关于职业技能的说法中,正确的是()A、职业技能是人们履行职业责任的手段 B、职业技能的提高靠经验积累
C、职业技能的高低取决于个人性质强弱
D、人的先天生理条件对职业技能的形成有一定的影响
16、区别重要的任务和紧急的任务,通常按(),以安排好工作的优先次序。(A)承办时限规定(B)紧急程度(C)办周期制度(D)ABCD法则
17、针对特定的主题向利用者提供需要信息的服务方式是()。(A)定题利用服务(B)信息咨询服务(C)信息加工服务(D)信息跟踪服务
18、下面属于行政公文的是()。(A)通知、决议、调查报告、会议纪要(B)通知、决定、调查报告、会议纪要(C)通知、报告、决定、会议纪要(D)通知、决定、简报、会议纪要
19、拟写单位总结需努力做到()。
(A)重点性(B)通俗性(C)科学性(D)可信性 20、“市场调查报告”是提供给领导决策参考的,因此,它的落脚点应在()。(A)建议部分(B)情况部分(C)回顾部分(D)预测部分
21、签字人就座时一般应()。
(A)面对正门(B)面对侧门(C)背对正门(D)背对侧门
22、公文成文日期,以()为准。
(A)审核完成日期
(B)负责人签发日期(C)秘书部门复核日期
(D)草稿完成日期
23、工作流程应该不受()结构的束缚,工作在其进行之处就地完成,而不应扩展至整个组织。
(A)功能性
(B)阶段性(C)纪律性
(D)组织性
24、下列可以授予发明专利的是()。
(A)药品(B)铀235(C)调味品(D)疾病诊断方法
25、以下关于职业技能的说法中,正确的是()
A、职业技能是人们履行职业责任的手段 B、职业技能的提高靠经验积累
C、职业技能的高低取决于个人性质强弱
D、人的先天生理条件对职业技能的形成有一定的影响
26、档案管理人员为前来查询问题的利用者提供档案的活动称为()。(A)利用档案(B)利用服务(C)开发档案(D)提供档案利用
27、我之所以在目前这个单位工作,是因为这个单位()。
A、工资待遇还可以 B、离家比较近C、同事们比较有爱心 D、既来之,则安之
28、填写计划表时,应从()的时间向前推算各阶段工作何时完成,确定后,逐项将其填入。
(A)最终完成(B)最难完成(C)最先完成(D)最早完成
29、社会主义法制的核心是()
A、有法可依 B、有法必依 C、执法必严 D、违法必究 30、招标书的标题的正确写法有()。(A)招标项目名称+文种
(B)招标单位名称+招标项目名称+文种(C)招标项目名称 +招标单位名称+文种(D)招标单位名称+文种
31、根据《劳动法》的规定,用人单位在休息日安排劳动者工作又不能安排补休的,支付不低于工资()的工资报酬。
(A)100%(B)150%(C)200%(D)300%
32、信息利用服务的特点有()。
(A)实效性(B)局限性(C)单一性(D)周期性
33、在Word中选择“打印”命令后,打印机不响应,可能是因为()。(A)打印机和计算机之间的并行电缆连接不正确(B)电源线未接到打印机上
(C)打印机软件未配置正确的打印机端口(D)硒鼓可能损坏
34、承办期限制度中()容易被人们接受和执行。
(A)规章制度(B)阶段的划分(C)量化的标准(D)管理目标化
35、市场经济催生了一些新的道德观念,你认为不属于其中的是()
A、自主性道德观念 B、重义轻利的道德观念 C、竞争的道德观念 D、学习创新的观念
36、社会主义法制的核心是()
我曾经在港资企业从事秘书工作五载,现在又在机关办公室从事文秘工作近三年,回顾几年来的工作历程,有不少心得体会,利用闲暇时间,总结记录下来,与同业者共勉。
秘书工作是一个锻炼人的岗位,要求人员具备较高的综合素质与能力。做好秘书工作重点在服务,难点也在服务。办公室的工作最根本是要围绕党委的中心工作,尽心竭力地搞好党委决策的落实。因此工作中,作为办公室的工作人员要能够做到:
一、不因事小而不为。办公室工作无小事。作为办公室的工作人员,就应该具有一种‚一屋不扫,何以扫天下‛的思想,‚凡事都须认真‛,努力做到:一是知大明小。要学会把握事情的轻重缓急,用大局的天平来衡量每一项工作,分清主次、大小、难易,这样才能避免视小不为、因小失大。二是小中见大。值班、会议通知、发文核稿、座次安排、后勤服务、接待等这些都是‚小事‛,但稍有不慎就要捅‚大篓子‛,导致办公室的整个工作脱节。因此,工作人员千万不可粗心大意、掉以轻心,要懂得小中见大、以大带小。三是以小促大。小事是大事的基础,办公室的每一件小事都与大事有着密不可分的关联,如一个通知就可能是领导决策的部署,一壶开水就是为机关服务的最好体现。这些都是小事,但只有这些小事做好了,大事才能更好地完成。
二、不因事杂而乱为。办公室工作头绪很多,任务琐碎繁杂。办 1 公室的工作人员头脑里必须要有一张清晰、规则的运行图,哪个该为、哪个不该为,哪个是重点、哪个是次要,应一清二楚,不能乱为。为此,应该做到:一是要知重知轻。避免力量均衡使用,重要工作没抓住,次要工作用过了劲、使过了头。二是要知上明下。吃透上情,办事才有方向、才有主心骨;摸透下情,办事才会有的放矢、才会迎刃而解。三是要循规蹈矩。没有规矩不成方圆。办公室是规矩之室,办事都有章有法,不管事情多繁杂,采用什么方法解决,都不能忘了规矩,该请示的要请示、该拍板的要拍板、该反馈的要反馈,凡事都要按规则有条不紊的办。四是要坚持原则。任何时候、任何情况下都要把握做事的规则,时刻牢记原则大于法。
三、不因事难而怕为。工作中,办公室都会经常遇到很多如群众上访等超出预见、超出职责、难以料理的事情。对这些事,是上推下卸绕着走,还是主动出击迎着上,这是对每一个办公室工作人员的考验。面对这种情况,办公室人员要有 ‚这是我份内事‛的意识,决不能退避三舍、听之任之。一是要沉着应付,切忌乱了章法。不管事情多么突然、多么紧急,首先要冷静地进行分析,根据上级要求和平时掌握的情况,稳定场面后再报告相关领导,并按领导要求协调相关单位,组织力量处理。二是要胸有主见,切忌唯唯诺诺。面对急事或突发性事件,不能退缩,应大胆地往前站。只要心里始终清楚,遇到的事情不管多难,都应义无反顾、挺身而出。三是要认真负责,切忌虎头蛇尾。特别是一些一时难处置或领导交待怎么办的事,更不能因为事情已过,就束之高阁。要协助领导认真抓好督查落实,在‚督促落 2 实‛中‚查不落实‛,在‚查不落实‛中求得落实。
一位合格的称职的秘书工作中应该具备一种灵气。用什么来解释与定义这种灵气或悟性呢,也许只是一种感觉,但我以为这种灵气应该包含理论素质高、写作能力强、头脑反应快、电脑操作好、洞察能力强等诸方面。而这种灵气或悟性的提高,有赖于孜孜不倦的学习、日积月累的实践、持之以恒的敬业精神。俗话说得好:‚勤能补拙是良善,笨鸟先飞早入林。‛可以说,工作人员要想跟上领导的决策水平,绝对离不开勤学苦练、开拓进取。因此,我以为必须做到‚三少三勤‛:
一、少一根“懒”经,勤于学习。办公室工作涉及面广,特别是担负着为领导辅助决策的任务,倘若平时不注意加强学习、不断更新自身知识,就无法胜任本职工作。因此,在学习上,办公室人员决不能有‚做一天和尚撞一天钟‛的‚懒惰‛思想,必须做到:一是多积累。不学习,写文章、办事情就缺乏底气;不学习,想问题、拿意见就没有见地。平时要多向书本、向有经验的人、向基层群众等学习,通过深入学习党的各种理论政策、法规制度和业务知识,‚博采众人之长‛,提高业务和工作水平。二是多感悟。正所谓‚学而不思则罔‛,勤于思考、善于质疑,力求详解、掌握真谛,是‚消化‛知识的有效途径。要做到知识更新,办公室人员就要学会多感悟,只有多感悟,才能为领导决策提供独到的思想见解。三是多实践。不闭门造车、凭空捏造,通过在实践中锻炼,多出思想、多写材料、多参决策、多献良谋,增长自身的才干。
二、少一份“傲”念,勤于服务。服务是办公室工作的天职,作 3 为办公室人员有着不可推卸的责任。因此,必须好好把握‚三个克服‛:对上,要克服“老油条”思想。对待上面安排的工作,要高度重视,抓紧落实,切忌工作不尽职尽责、应付了事。对下,要克服“高人一等”思想。要学会谦虚谨慎、礼貌待人,切忌以领导身边的人自居,心高气傲、盛气凌人,让人无法接近。对部门,要克服“老马虎”思想。要学会‚十个手指弹钢琴‛,既要加强文电、办会、办事的把关协调,又要多加强上下、左右、内外的‚沟通‛,及时了解情况,以便综合协调、化解矛盾、解决问题。
三、少一份“浮”气,勤于创新。办公室工作要创新,就决不能‚老调子弹新曲‛或‚新鞋子走旧路‛,要少在口头上喊创新,多在实际中求创新。为此,必须树立‚三种意识‛:一是开拓意识。要敢于推陈出新,大胆探索新形势下开创办公室工作新局面的有效途径。二是时效意识。要建立信息灵敏、反映快捷、优质高效的办公室工作机制,做到耳聪目明,驾驭全局,运筹帷幄,稳操胜券。三是开放意识。要从封闭的小圈子跳出来,掌握现代科技知识和管理知识,全方位、多角度地思考问题,从大局上、大事上、工作重点上为领导当好参谋。
秘书的职责就是为领导服务和同志们服务。这就要求秘书工作者一定注意要保持良好心态和职业操守。秘书工作肩负上传下达的责任,时不时需要将领导的旨意传达下去,扮演的是代言人的角色。在这种情况下,秘书工作者一定要头脑清醒,理性地对待个人,避免走入误区。一是要学会自爱。切不可居功自傲,妄自尊大,这样会让其他部门的人员易对你产生厌恶,更难听者会说你是‚倚仗人势‛。二是要学 4 会自重。不能与单位的个别人或一些人拉帮结派,或是过于亲密。最佳的心态与处事方式是不卑不亢,与同事与领导以诚相待,但要注意疏密有间,不违反单位的规定、不失自尊及违背自己的做人原则。三是要学会自省。学会自我反省是秘书职业操守的需要。在领导面前说话、办事稳重、谨慎是工作需要,必须学会时刻反省自己,激励自己,改正自己。做秘书总感觉时间少、精神高度紧张。其实,一切烦恼源于内心,只要你保持一份积极、乐观的态度,尽职尽责地将工作做好,不要太计较个人的得失,就会让消极情绪远离你,记住:当你向别人诉说你的痛苦时,会有20%的人感到高兴,而有80%根本就是满不在乎。因此作秘书工作,一位朋友说得好‚作秘书工作就是吃‘黄连’,也要乐呵呵地吃下去‛。
辅助领导决策,当好领导的参谋助手,是秘书工作“四个转变”中的重要内容,也是秘书人员的重要职责。为了实现参谋职能,发挥好参谋作用,秘书必须具备以下六种意识:
一、参与息识.参谋就是参与谋划的意思。秘书要发挥参谋作用,首先就应具备参与意识。既要参与领导的决策过程,又要参与决策的实施过程。实践中,领导工作离不开秘书的参与,秘书的参与在领导工作中具有举足轻重的作用。秘书人员虽然参与了计划与实施的各项工作,但这并不意味着秘书人员都具有强烈的参与意识,其中相当数量的人的参与意识其实并不强,甚至有的根本不具备参与意识。不具备参与意识的参与与具备参与意识的参与,在参与的质量和效果上存在很大的差异。秘书人员要发挥参谋作用,就必须注意培养和强化参与意识。决策权属于领导,决策是领导行为,这是毫无疑问的。秘书人员在决策的制定及实施过程中,从调查研究、收集整理和提供信息到设计筹划决策方案直至最终组织、协调、实施,是全程的参与者。如果参与意识淡薄,就会拨一拨动一动,说一说做一做,满足于做个办事员,这实际上是参而不谋。如果参与意识强烈,就会积极投入,充分发挥主动性、创造性,把许多事情想在领导思考之前,做在领导指示之先,避免被动应付,做到既参又谋口秘书人员要增强参与意识,就要正确认识自身的地位和作用,明确参谋是秘书的职责之一。要纠正决策只是领导的事的模糊认识,尤其不能把参谋与越权等同起来;
要克服为领导参谋是出风头、是表现自己、是有野心等心理障碍。要从组织的根本目标和最大利益出发,全身心地参与决策,为领导决策提供优质服务。当然秘书人员参与决策要注意把握分寸、讲究方式方法,不仅要积极参与而且要善于参与,这样才能尽量减少参与受挫的可能性,永远保持参与的热情和积极性。
二.主动意识
.秘书工作从总体上说是被动的,工作的广度与深度受领导授权的限制,程序和方法也不允许自由选定。但是秘书人员参谋的关键性环节是思考,是对情况的调查、了解和对问题的观察、认识,对形势的分析与综合。因此,秘书人员要实现参谋职能必须具备主动意识,主动关注社会、关注组织、关注工作,主动分析情况及其变化,主动探索规律,主动构想对策,主动把握领导意图,主动选择参谋方式、方法及时机与分寸。秘书人员参谋的主动性源于参谋的主动意识,而主动意识又源于秘书人员的事业心与责任感。如果一个人不把自己所服务组织的事业当作自己所追求的事业,雇佣思想严重,那么他就不会主动去想通常都是由领导思考的问题。那些目光短浅的人、用心不专的人、见异思迁的人是不会为领导主动参谋的。同时也必须看到,主动参谋存在着被误解、被拒斥的可能性,因主动工作而招来麻烦的事屡见不鲜,不做不错、越做越错的情况也经常发生。所以主动参谋需要秘书人员有很强的责任感,具备主动参谋的意识。也就是说,只有把参谋当成自己的本职工作,才能实现参谋职能,发挥参谋作用。
三.全局意识.秘书工作的范围是随领导
工作的需要而延展的,而领导决策都是从全局着眼的,因此秘书参谋也必须具有全局意识。在参与决策的过程中,秘书人员要把本组织与系统内外乃至整个社会联系起来,把组织内各个方面综合起来,把现实与历史、与未来趋势结合起来,进行全面的分析思考和筹划。这样的参谋意见,才符合客观现实情况及其发展规律,才是正确的、有益的。秘书参谋意识的核心是全局意识。因为只有具备了全局意识才能抓住事物的本质,才能避免认识的片面性和狭隘性,这对决策来说是十分重要的。全局意识既是认识的方法论问题也是世界观问题口全局意识的有无与强弱,反映着秘书思想水平的高低。
四.超前意识。
一般来说,决策都是对未来工作的安排,未经过对未来情况的预测而做出的工作安排、计划,其科学性、可行性与有效性都很难保证。因此,秘书为辅助决策而进行的参谋工作,如果不体现超前意识是没有任何意义的。强调秘书参谋的超前意识,并不是要求他们放弃眼前的日常工作,脱离当前实际去想入非非,超前意识并不排斥秘书人员把主要精力放在处理好日常工作上。秘书人员参与谋划、辅助决策时必须养成超前思考的习惯。这种超前意识是立足于现实的超前,又是超越现实的思维。秘书人员有了超前意识,可以超越时空从战略的高度研究和思考组织未来的发展,做现在的工作,考虑将来的大事。这样在为领导决策提供参谋服务时,才会胸有成竹、从容不迫。
五.谋略意识。
谋略意识是对秘书人员从事参谋工作的基本要求之一。社会发展离不开竞争,而竞争是能力与智慧的竞争。一个组织,在其工作计划方案中有谋略的设计,在其实施的过程中有谋略的运用。这些谋略的筹划和运用,主体是领导,但不可能离开秘书人员的辅助。所以秘书人员能否有效地实现参谋职能,在很大程度上取决于他们是否具有谋略意识。面对任何工作,都要运用谋略,这要成为秘书人员的习惯。有计策有谋略是秘书人员应有的素质,具备策略的谋划才能称为参谋。任何人的谋略意识都不是先天具有或自然形成的,都必须经过培养锻炼才能具备,秘书人员当然也不例外。一方面,秘书人员要通过努力学习,掌握设计和运用谋略所必需的各种知识,打好扎实宽厚的理论功底;另一方面,要勤于实践、勇于实践,把握设计运用谋略的技能技巧,并把它运用于参谋过程中。
六.创新意识.世界是常新的。对不同的矛盾用同一个办法去解决是不行的。即使是相同的矛盾,由于时间、地点等条件的不同,也必须有适合新情况的解决办法。这就要求人们具备创新意识,不断创造新的工作方法。秘书参与领导决策,其参与意见的质量很大程度上取决于是否有所创新,如果墨守成规、因循守旧,所提建议都是老生常谈,对领导又有何用?毋庸置疑,传统的办法和过去的经验是应该借鉴的,但决不能照搬照抄、食古不化。秘书在参谋过程中借鉴学习前人及他人的经验是无可厚非的,但这决不能成为参谋意见的主体。秘书高质量的参谋意见应该是在充分运用创造性思维方法的基础上得出的符合新情况、新特点的新结论。
关键词 秘書工作 参谋职能 调查研究
调查研究是人们了解情况、认识事物、掌握政策的基本方法,是实行科学管理的前提。秘书要有效地辅助管理,保证参谋职能的质量和成效,就必须深入调查研究。调查研究作为秘书的重要工作之一,是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作,具有针对性、多样性、突击性和科学性等特点。
一、调查研究在秘书工作中的作用
领导工作常常比较繁忙,不可能事必躬亲,因此秘书须为其代劳。秘书调研相比领导不容易受干扰,还可以较全面地反映情况,对领导的帮助最大。因此,调查研究是秘书的重要职责,其主要作用如下:
首先,调查研究是秘书做好各项工作的基础。调查研究贯穿于秘书工作全过程和各个环节,是一项经常性的工作。秘书只有深入实际,到基层去调查研究,了解和掌握真实情况,才能更好地为领导服务。其次,调查研究是秘书辅助领导科学决策的首要前提。任何决策都离不开调查研究,通过调查研究,可以掌握大量的一手材料,并对其进行分析研究,探求其本质及发展趋势,这既是科学决策的基础,也是科学决策的依据和要求。第三,调查研究是秘书获得信息的重要途径。秘书获得真实、可靠、有价值的信息,离不开调查研究,否则信息就失去了来源,数量和质量也难以保证。第四,调查研究是锻炼和提高秘书工作能力的必由之路。通过调查研究,秘书向社会学习、向群众学习,既可以改进工作作风,又能够提高各方面的工作能力等。
二、秘书调查研究的内容与方法
秘书调查研究的内容包罗万象,不同行业岗位的秘书,调查研究的内容有所不同。一般来说,秘书调查研究的内容如下:①政策性调研,如了解调查对象对有关法律、法规的制定贯彻情况,了解法律、法规贯彻落实情况等,为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要依据和反馈信息。②基本情况调研:通过对相关单位基本情况的调查,了解情况,减少工作的被动性,增强工作的主动性。③市场调研:如了解重大的经济活动状况、经济发展趋势,企业发展状况和趋势,组织投资前景、市场地位等调研,主要为有关部门分析经济状况提供信息参考。④专业性调研:如对自然资源、社会生活及人文状况,有关事故、事件的调查,先进人物、先进集体事迹等进行的调研。⑤舆论热点调研:针对基层所关心的舆论热点及带有倾向性、显露“苗头”问题的调研,主要为领导提供启示性信息。
秘书的调查研究是秘书繁重复杂的多方面工作之一,所以秘书很少有专门时间单一地做调研工作,常常是在开展其他工作的同时,获取调研信息。所以,秘书开展调查研究工作所采取的方法,既要和调查目的紧密结合,又要兼顾综合开展各项工作的方便。秘书的调查方法多种多样,如文献调查法、实地观察法、访谈调查法、问卷调查法等;秘书的研究方法也丰富多样,如分类比较、综合分析、系统研究方法等。秘书必须全面掌握,灵活运用,才能获得高质量的调查研究结果。
三、秘书调查研究的过程和要求
从秘书普遍进行的调查研究工作来看,可以把调查研究的程序按逻辑分成准备阶段、调查实施阶段、研究分析阶段和结论报告阶段。
(一)准备阶段
首先,明确调研题目:有领导明确指示的,也有秘书确定的并经领导确认的,还可能是有关部门委托秘书组织实施的题目。其次,选择调研对象:应当是人、物、事三个方面,如调研地域、调研要深入的具体单位、调查范围及具体的被调查人员、现场现象和事物发展过程等。第三,选配调研人员:可以由秘书自己做,也可由秘书临时从各个有关部门抽调专门调研员来做。必要时,对选调的调研员要先期组织专业培训,结合调研内容强化提高。第四,准备相关信息资料:主要包括查阅有关资料,了解与调研内容有关的理论、政策、法律和必要的调研方面知识及技术参考信息等。第五,编制确认调研计划:主要包括调研的目的和要求、调研的项目、调研所采取的方法、调研的组织分工、调研的对象、调研要求与注意事项、必要的表格与问卷、具体实施步骤等内容。
(二)调查实施阶段
首先,联系确认调查对象,与被调查者、调查对象有关的人员取得并建立联系,确认调查对象与调查方式的选择是否准确,要时要向对方详细说明调查内容、目的、时间、步骤和方式,商量互相配合的方法。其次,实施调查,要注意点面结合,科学安排穿插调查时间,力争节省开支。第三,阶段性小结并复查验证调查结果,可以随时保存调查人员在调查中产生的每一点感觉、感受和体会,也可以通过进一步的分析思考,复查验证前期的调查情况,以保证调查结果的真实、有意义。
(三)研究分析阶段
这是调查研究工作的重要环节,是对调查所获得的大量情况资料信息进行分析、归纳、概括或联系、比较、推断,从中找出问题的实质和规律,找出对调查对象的分析结果。研究分析阶段主要包括四个工作环节:对调查材料的取舍、审定、核对和证实;分类整理,将初级信息通过技术手段转化为高层次信息;利用科学准确的研究方法,对调研内容进行研究分析统计;确定研究结果。
(四)结论报告阶段
主要包括组织撰写调研报告和调查研究的总结善后两项工作。调研报告写作是秘书必须掌握的重要写作技能之一。调研报告是对整个调查研究结果的客观而又具体的反映,是对调查材料的深入分析研究的总结,既讲究以人们认识问题的一般思路为逻辑结构,又提倡写作特色明显,形式多样,不拘一调查报告因此,熟练掌握调查报告的撰写方法,是秘书必须具备的基本功。调查研究的总结善后是秘书对所组织的调研工作的行政事务总结善后,也是秘书做任何工作必有的一个环节。
四、结语
(一)做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒忙。何为纯正?我认为就是要做一个纯朴正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子,不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里,秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此,秘书谨言慎行,时刻牢记自己的一言一行不是个人行为,若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利,就会不仅害了自己,误了工作,帮了倒忙,也败坏了领导的名声,甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务,是信任,也是考验。因此,要经得住考验,要在“纯”、“正”两字下功夫,纯净自己的心灵,端正自己的人生观。
(二)建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边,直接为领导工作服务,是领导的助手,因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想,即解决“听懂”的问题;二是秘书要能够及时向领导提供他最好关心的信息,即解决“回答”的问题,这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平;三是要重视反馈,秘书要肩负起督促,跟踪领导批示和指示的责任,并随时向领导反馈进展情况,以便领导心中有数;四是想领导所想,急领导所急。当前的中心工作是什么?承待解决的问题有哪些,解决问题的切入点在哪里,秘书要了熟于心,即可相应做些准备,从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。
(三)秘书既要谨慎,又要开放。秘书在领导身边一定谨慎,但这不是说只能唯唯喏喏,畏畏缩缩,相反,要放开手脚,在领导面前展现自我,敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处,最重要的要坦诚相待,要做一个坦然的人。就是心底无私,无私则无畏。只要一切从工作考虑,为领导着想,何为之有?工作中难免出错,也有不顺心的时刻,只要心底坦然承认错误,加以改正,明天又是暂新的一天。工作要有激情,没有激情就会迟钝,不能进入工作状态,更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然。
(四)不要“贪污”信息。秘书是领导最重要的信息渠道,必须保持这个信息渠道的畅通无阻,最重要的是不“贪污”信息。秘书不应是信息的受体,而是载体,不能独占信息。领导身边无小事,需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本,原汁原味地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”,更不能遗失。如果信息走样,必将影响领导决策,畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。
(五)“刚”、“柔”相济,当好参谋。 “刚”,即原则上坚定,性格上坚毅,意志上坚强,行动上果敢,待人处事刚直明快。“柔”则表现为方法的灵活,态度的谦慎,作风的民主,关系的和谐,待人处事稳健沉着。运用之妙,唯在其“度”。对于气质、性格、性别、年龄不同的人来说,增“刚”还是加“柔”,“度量”要求不尽一致。但既然是秘书,就不管你个性如何,都必须把个性溶于秘书角色之中,而不能让秘书角色服从于你的个性。因此,准确地把握好刚柔适度的原则,是对秘书人员的共性要求。那么,怎样做到刚柔适度呢?总地来说,“刚”与“柔”,存在于心,用乎于妙,属于心理品质,关乎思想修养,不是一般的机械操作所能掌握的,而是一门微妙高深的“心法”。它除了自然的秉赋外,更需要广博的知识、敏锐的思维、强干的能力和洞明世事的经验。这就要求我们努力地躬身于实践,接受实践的磨练,在实践中留心世事积累经验,把握好工作环境与对象,因时因地因人因事作好心理调适,做到用刚使柔恰到好处,保证行为方式的高度有效,实现最佳工作效益。
具体而言,刚直气质明显的秘书,要努力做到刚而不愎,直而善变。苏轼曰:“刚愎自用而妄行,乃小忠忏拙而将蹈大难也。”我们秘书人员一定要铭记这一古训,端正工作态度,摆正自身位臵,注重修身养性;要胆大心细而无傲气,谨言慎行又脱俗气;
要宽厚于人,虚己受人;要有有容乃大、无欲则刚以及宁可人负我、不可我负人的气度;要有敢作自我批评的勇气和甘愿默默奉献的精神。与此同时,要灵活善变。直率和坦白是种美德,但过于简单的直率和坦白未免不是一种浅薄和草率,而且往往导致难以弥补的后果。故古人云:“人太直,则无智。”身为秘书,必须刻意追求角色化的工作策略艺术,要善于用“智”,讲究“智取”。尤其是在特定情况下,向领导提意见建议,或处理敏感、复杂、棘手的问题时,要以大局为重,审时度势,随机应变,当直则直,当曲则曲,乐于委曲求全,善于以曲求直,取迂回变通之术,留有回旋的余地,体现出韧性、耐性、机智、多谋。俗话说,转个弯绕过山。事实上,许多情况下济之以“曲”比挺之以“直”更能解决实际问题。
从文中体会到的讲话,是为进一步加强机关效能建设,全面提升人员素质,提高服务质量,确保政府机关和企事业单位高效运转指明了努力方向和改进措施。作为办公室工作普通一员,要紧密结合的讲话精神,从自身做起,从细节做起,从点滴做起,进一步增强责任意识和服务意识,超前服务、及时周到、灵活机动;培育严谨的工作作风,时时处处起表率作用。
我体会到搞好办公室工作,必须要做到以下几点:
一、加强理论学习,提升自身素质。 进一步认真学习群众路线教育实践活动的精神实质,积极探讨理论内涵,提高理论素养,增强政治的敏锐性。工作中,妥善处理工学矛盾,不断提升自己的理论和业务水平,树立科学的发展观。做到在大事大非面前,政治立场鲜明,政治方向坚定,严守政治纪律,政治敏锐性和政治鉴别力显著增强。加强业务学习,提高驾驭工作的执政能力。抓好政治理论学习,加强对法律法规知识以及其它相关专业知识的学习,并在工作实践中加以运用、巩固、提高,拓展视野,全面提高自身综合素质。
二、转变工作作风, 恪尽职守。 在实际工作, 以提升工作作风和处理实际工作效能为着力点,实现工作方式方法转变。努力达到工作实际能力的不断提高,在工作中,注重善于提高为同事和领导全方位的服务,更好的把握领导特点、领会领导意图,创造性服务,善于想办法为领导出谋划策,排忧解难。做好本职服务工作。
三、以的谈话精神,作为搞好办公室工作的指导原则。一是“重”,把办公室工作搞好放在“重中之重的”地位。办公室工作任务概括起来有三个:
一个是决策的参谋、智囊作用;一个是对上对下的服务;一个是机要、工作。这几项任务都很重要。我们办公室工作人员都要在搞好办公室工作中自觉遵守执行,作为行动指挥原则。要树立良好“窗口”作用。使我们的工作作风和态度得到人们的好评。
二是要学会吃“苦”,要有甘于寂寞吃苦和任劳任怨的精神风范,才能搞好工作。
三是要树立事无巨细,事必躬亲,“杂”,事务繁杂。是办公室的本职工作,大事小事都要做好,处理好。
办公室作为特殊部门,“窗口”单位,不仅要发挥桥梁和纽带作用,提供优质服务,还要承担文稿撰写、文件处理、行政管理、机要保密、信息收集、公关接待、综合协调、车辆调度、信访稳定等方面的任务,决定了其工作的特殊性。而这些工作大多是由秘书来承担并完成的,所以企业秘书在办公室的工作中则是担当着特殊而重要的角色。特别是新常态下,企业面临着新的机遇和挑战,秘书更是面临着新的问题和压力。如何做好新时期一名符合角色要求,为领导、机关和员工所接受的称职秘书,是摆在一名秘书面前新的课题。
做到准确定位,积极主动作为
秘书工作是机关工作不可缺少的重要组成部分,工作主要是上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务。作为特殊部门,也决定了其工作的特殊性。这种工作性质同时也决定了秘书的工作特征就是默默无闻、按部就班,也就是说必须认真地、不折不扣地按“规矩”办事,按领导的意图办事。这既是工作纪律,又是职业道德。这些工作是对一名秘书综合素质的考验。不仅要去秘书具备更要有不怕吃苦、甘于献的精神。还应具备良好的心理素质、适应能力和沟通能力;不仅要有睿智的头脑,敏锐的洞察力,还要以阳光心态迎接挑战。对此,文秘人员要有“苦中作乐”的心态,要有自己的想法和思路,不断接受新知识,培养自己的工作能力和沟通能力,提高工作效率;学会在点灯熬夜中接受锤炼,在吃苦受累中提升素质,在心灵炼狱与思想炙烤中练就本领。
加强理论学习,提高综合素质
如今,企业的创新发展已成为时代的显著特征,企业之间的竞争也愈来愈激烈。作为办公室秘书人员,如果不能及时更新知识、更新理念,则会出现知识储备不足、视野不够开阔、综合能力不强的缺陷,要想胜任“领导助手”的职责,也会越来越感到困难。作为秘书,要按照“超前谋划、提前落实、注重细节、保证质量”的要求,进一步加强对相关政策、法律法规、业务知识等方面的学习,提高思想认识和这综合素质,学会从政治的角度来辨证的分析问题和解决问题;要把提高自己的写作水平作为增强能力的重点来勤学苦练,使自己成为“杂家”,做到“提笔能写、开口能讲、遇事能办”。做到履职有思路、办事懂规则、工作有水平,确保在以后的工作中在“节奏”上超前,在“精实”上下功夫,在“创新”中出思路,在“优质”上提水平,促进企业又好又快发展。要摆正自己的位置。秘书工作的性质是服务,不是决策,要力求找准服务领导的对接点,找准参谋与尽职尽责的融合点,把握适度原则,力争使工作到位不越位。
强化“政治意识”,把握正确方向
不讲政治的秘书,就不是合格的秘书。秘书人员由于工作岗位的特殊性,常常涉及一些核心机密。这就要求秘书人员必须具有强烈的政治意识,在任何情况下都不能在政治上出问题。一要始终保持政治上的坚定,始终要保持正确的路线和观点。二要
严格遵守党和国家的政策法规。秘书人员必须增强政策观念,坚决维护党和国家政策法规的权威性和严肃性,只要是违反了有关的政策法规,都不是一名合格的秘书。三要从政治的高度严于律己。要始终保持政治上的成熟和清醒,严格遵守党的政治纪律,特别是在决定重要事项、敏感事件处理等问题上,不说三道四和品头论足。
树立创新意识,做到统筹兼顾
一是要有超前的思维。要求秘书工作人员要在平时的工作中,继承好的传统,根据新的形式,寻找新的办法。二是要有超前的思考。作为秘书人员就必须进行超前思考,在为领导提供文稿时,把自己思考的东西,融入到文稿之中,为领导参谋,替领导着想。在日常工作中,对一些涉及到企业形象的接待或事务,考虑细致,考虑全面,真正做到为领导分忧。三是要有实实在在的创新行为。要多问一些为什么。做不好、做不到位时要问为什么,做好了、做到位时也要问为什么,只有这样才能得到总结和提高。要多面看一些问题。在平时的工作中,如果我们换一个角度看问题,换一个思路想问题,换一种口径表述问题,或许会收到意想不到的效果。
改进工作方法,提高办事效率
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