外事工作管理制度

外事工作管理制度（共9篇）

外事工作管理制度 篇1

一、外 事 办 公 室 职 责

1、主持日常工作，负责各项外事工作、活动及有关外事政策规定的具体实施，并向领导提出建议和意见。

2、制定外事工作计划，做好中期及年终检查评估，并以书面形式写好总结报告。

3、负责收集、处理各种外事政策、资料、照片、文件，并存档。

4、负责外事经费的预算、管理与使用。

5、协调全院外事活动，督促相关部门外事工作的贯彻落实。

6、负责完成学院领导及上级部门安排的各项临时性任务。

二、外事办公室主任职责

1、在学院外事工作领导小组领导下，贯彻执行党和国家有关外事工作的方针政策和学院的规章制度，落实有关外事工作的文件精神。

2、制定学院外事工作的发展计划、经费预算。

3、负责重大外事接待活动的策划、实施。

4、负责外教的聘请、报批及管理。

5、负责协调外事办与院办、人事处、财务处、教务处、学生处、保卫部、后勤服务部、处等相关部门的分工协作。

三、外 事 专 干 职 责

1、坚持“国家利益高于一切”，不利于国家利益的话不讲，不利于国家利益的事不做，严守国家机密。

2、协助外事办公室主任处理日常事务。

3、执行请示汇报制度，及时向外事工作领导小组请示，定期汇报，如实反映情况，及时向上级有关部门报送外教的情况报表及其有关资料。

4、组织外籍教师的教学评估。

5、提供外事政策及有关外事规定的咨询与指导，为在校外教组织节假日活动。

6、处理外教在任期内的突发性问题与事件。

7、不利用外事工作营私牟利。接受礼品，按学院规章处理。

8、对待外籍教师友好热情，尊重外教的风俗习惯与宗教信仰。

四、外事工作保密的规定

一、涉及国家秘密的事项，在涉外活动中均须严格保守秘密。坚持内外有别的原则，并贯彻到一切涉外工作当中。未经主管部门批准的保密项目，均不得对外（包括外国人、外籍华人以及华侨、港澳台人员）泄露和提供。在教学和对外学术交流活动中要认真执行学校关于做好保密工作的规定。

二、有关国家政治、经济等方面的政策、数字等，均须严格按照国家公开的口径对外表态。

三、接待外国人（以及外籍华人、华侨、港澳台人员）参观访问，须经外事和有关主管部门安排或同意。要编写对外介绍材料，明确划定参观范围、线路和项目，接待人员不得擅自改变。凡不允许外国人参观的保密项目和部位，应予回避、转移或覆盖。严禁在办公室接待宾客。

四、不要在有外国人住宿的地方召开有秘密内容的会议。必需时，应在住宿安排、会场控制、文件保管、扩音通讯等方面采取严格的保密措施，并对工作人员，服务人员进行保密教育，共同做好保密工作。

五、不得携带秘密文件出国或参加外事接待活动。如工作确需携带，必须履行批准手续，并采取严格的保密措施。

六、同外国人建立学术交流关系和交换、提供学术资料，须履行审批手续。凡出席国际会议和出国进行学术交流、讲学、进修人员携带或邮寄出国的资料、论文、讲稿、为国外刊物撰写的稿件，必须经派出机关或主管机关进行保密审查，并按管理权限报批。

七、出国人员在国外要严防被窃听、窃照，不得在旅馆、饭店、车船以及其他公共场所谈论内部秘密。在与外方交谈时，不得暴露自己和其他人员不宜公开的身份与任务。

八、在对外国通讯中要严守秘密。严禁在公开函电中暴露我驻外秘密机构名称和性质。不准在明码电报和民间电话中谈论国家秘密。使用电报应严格遵守密电密复，明电明复。

九、在对外联系过程中，要提高警惕，如发现反动宣传品不得扩散，须及时上交有关部门。

十、凡未公开的事项，均不得向外国留学生透露，需要他们知道的我内部事宜，应按规定统一传达。

十一、外国留学生借阅图书，一般限于公开目录所列书目；涉及国家秘密的不予提供。

十二、外国留学生在校外的短期实习或考察，要安排在开放地区和单位；并严格按照批准的教学计划进行。凡涉及教学计划以外的事项，均须报请有关主管机关审定。

十三、按照国家规定，任何人不得私自接待外国记者，如因公有必要接待者，必须经过市外事办公室批准，方可进行。

十四、所有涉外人员必须忠于祖国，提高警惕，增强保密观念，严守各项保密规定，坚决维护国家主权、利益和民族尊严，向一切危害党和国家秘密安全的行为进行斗争。

五、出席外事宴请活动的注意事项

1、各单位安排人员参加外事宴请活动时，应从外事工作需要出发，切勿为照顾内部关系而派无关人员参加；参加活动人员不得将司机、子女、朋友、同事、同学等未被邀请人员带入宴请活动场所；身体不好或者有病的同志不要出席。

2、服装应整洁大方。男同志应着西服或中山装，着西服时应系领带，夏季可穿硬领短袖村衫系领带或质地较好的短袖敞领衫；女同志应按季节与活动性质的不同，可穿西服、民族服装、中式上衣短袖衫配裙子（长裙或过膝裙）或长裤。参加正式外事活动，不能穿茄克衫、牛仔裤、超短裙、旅游鞋、布鞋。

3、见面时应握手问好。如系节日宴请，要致节日祝贺。离开时，要握手告别并致谢，不要因告别人多排长队而不辞而别。握手时不要戴手套，不要侧目他视；握手后不要当对方的面擦手。

4、仪表要端庄，举止要文明，姿势要端正。站时不要东倚西靠；坐时不要跷二郎腿、晃腿；交谈时不能用手或刀叉匙筷指着对方。

5、进餐时要细嚼慢咽；喝汤时不要呼噜出声；饮酒量不得超过本人酒量的三分之一。可以敬酒，但不要劝酒，绝对禁止酗酒。

6、参加自助餐招待会，应在正式开始后方能取食物。取食时要讲文明、谦让。每次取食时不要大多，如不够吃可取第二次。

7、参加招待会、酒会时，要多同外国人接触，不要仅限于和中国人在一起交谈，交谈注意文明，不要大声喧哗。

8、在活动过程中，对招待食品的数量不要当场议论或流露不满；离开时，严禁带走剩余物品。

9、参加活动前，严禁吃葱、蒜等有浓烈气味的食品。

10、尊重有关国家宗教、风俗习惯。

11、严禁随地吐痰、抛烟蒂及火柴梗、扣烟灰、扔牙签。咳嗽、打喷嚏时，要用手帕把嘴捂住，剔牙时要注意捂嘴。要注意外事宴请活动场所能否吸烟，如未放烟灰缸，表示不能吸烟。

12、请柬要妥善保管，不得丢失和转让。

13、如遇重要或异常情况，应向组织汇报并告我方外事主管部门。

六、教 职 工 外 事 纪 律

1、讲究文明礼貌，与外教交往热情大方，不卑不亢，以礼相待。

2、严格执行保密规定，注意内外有别。

3、维护国家利益和民族尊严。如遇外教发表有损于我国家或学校利益的言论或提出怀疑误解的问题时，应阐明国家、学校的立场或给予必要的解释。不做不利于国家或学校的事，不说不利于国家或学校的话。

4、严禁向外教索取财物或兑换外币，不许背着学校同外教私自交往，不得为个人目的和外教拉关系，甚至合谋，弄虚作假，欺骗学校。

5、警惕个别外教用各种手段腐蚀引诱、拉关系，刺探我国政治、军事、经济、科技情报和进行非法活动。

6、不得随意进入外教房间，影响他们的工作和休息。严禁与外教发生不正当的关系。

7、组织与外教一起郊游或举行晚会、舞会须事先征得批准。

8、协助做好安全保卫工作，保证外教的人身、财产安全及正常活动。

9、经常组织学习外事纪律，检查遵守外事纪律的情况，及时处理违反外事纪律的人和事。

七、学生外事纪律制度

1、学生尊重自己的国籍，热爱祖国，不崇洋媚外，不向外籍教师泄露国家机密，不得有违反四项基本原则的言行。

2、学生尊重外籍教师的人格，尊重他人的风俗习惯、生活习惯，不猎奇，不涉及个人隐私。

3、学生充分利用外籍教师语言资源和信息资源，积极、友好地向外籍教师学习语言和其他知识。

4、严禁学生与外籍教师谈恋爱。

5、严禁学生在学生公寓留宿外籍教师。

6、严禁学生及其他人员到外教居所留宿、洗澡、打电话，但在校学生经外教允许与预约，可到外教居所进行学习与交流活动。

7、严禁学生与异性外籍教师外出旅游超过一天，严禁学生私自邀请外籍教师到家里做客超过一天。

8、严禁学生聚集与外籍教师进行国家不允许的宗教和其他非法活动。

八、外教生活管理制度

1、在合同期间，学院供外教使用的各项物质设备必须登记，保持所用住房及室内生活配置卫生、安全，有遗失或人为损坏需照价赔偿。

2、有朋友留宿，须事先通知学院，经允许方可留宿。不得留宿学生。

3、外出范围在市内，晚上11点钟以前须返校，离开长沙市，要事先通知学院，并说明去向和返回时间，且保持联系渠道畅通。

4、在院期间，做好防盗、防火安全工作，遵守地方生活方式。

5、寒暑假外出旅游前，应填写旅游计划，并在出发前一周交学院外事办公室，提前离校或外出返校时，须报主管院长批准，并报外事办公室备案。出境旅游须提前10天通知外事专干办理签证手续。

九、外教安全保卫制度

1、组织有关人员认真学习国家外国专家局、国家保密局制定的《引进国外智力和外国专家工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》，切实做好国家机密的保卫工作。国家和各级党政机关的机密文件不得让外教阅读，文件不能乱放，应及时归档。

2、新聘外籍教师到校后，由外事专干持护照24小时内到长沙市公安局办理登记手续，一周内将外教情况报湖南省教育厅，一个月内办好专家证、居留证。

3、做好外教居所的安全保卫工作，加强对流动人口的管理，经常提醒外教注意平时的用电、用气的安全，督促外教不得随意到外面留宿，遵守学院的规章制度，确保外教的人身安全。

4、确保外教与学院的联系渠道畅通，做到外教24小时能随时与院方外事和安全保卫部门取得联系。外教外出时可要求保卫人员或其他教师陪同，外教外出参观时，坚持保持电话联系。

5、外教外出期间，学院保卫科对外教住所进行定时巡查，确保无事故发生。

6、抓好食品卫生工作，外教所需蔬菜由食堂供给。

外事工作管理制度 篇2

管理体系的建立和完善是企业规范管理、高效运行的重要手段。这些年企业大力提倡和推进企业精细化管理,就是要在做好细节的划分和量化的同时,期望实现“凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有人监督、凡事有据可查”的目的。但是在实际管理过程中,如何能够进行制度的高效转化并落实到具体的工作中,并建立起有效的PDCA循环,是摆在所有管理者面前的一个难题。

乌鲁木齐石化公司信息管理部是乌鲁木齐石化公司的直属机构,现有职工99人,下设2个管理科室和4个专业科室。既负责全公司信息化建设管理工作, 又承担着全公司信息系统、网络、通讯、视频监控及门禁等的运行维护工作。也可谓“麻雀虽小,五脏俱全”。

在信息管理部的管理体系的持续改进和精细化管理推进过程中也同样存在很多的共性问题。我们希望充分发挥信息技术的优势, 建立有效的管理体系持续改进和精细化管理推进的工作模型,设计开发“综合业务管理平台”并推广应用。一方面提升内部管理水平,推进管理体系持续改进和精细化管理工作;另一方面也希望通过这种新的工作推进模型的应用实践, 为类拟的单位或部门精细化管理工作提供一种工作模式的借鉴。

1目前管理持续改进和精细化管理推进工作中的几个突出问题

乌鲁木齐石化公司信息管理部现有自建的各类管理制度、标准63条,直接引用的上级(乌石化公司、中国石油、国家、行业)的相关制度、标准、法律、法规多达上百个。在这些制度和规范落地执行和持续改进和完善的过程中, 主要存在以下几个方面的突出问题。

(1)制度本身不完善 ,看起来面面俱到 ,但没有可操作性 ;

(2) 管理人员认识不到位 , 制度建设与具体工作脱节 , 更多的依靠经验;

(3)体系的审核形式化 ,工作中一堆问题 ,审核却基本合格 ;

(4)在制度建设中员工的参与度不高等。

长此以往,员工对于“两张皮”现象习以为常,体系运行与实际工作相对独立运行。使得管理体系持续改进、精细化管理推进等工作浮在表面,不够深入,管理体系统持续改进不足以支撑单位的精细化管理和管理提升的目的。在调研的多个单位这些问题也普遍存在。

2“制度—工作一致性”工作推进模型的建立

通过对多个单位和部门管理体系建设、持续改进和精细化管理推进工作的调研, 结合自身在管理工作中的认识, 通过分析,我们认为造成上述原因的主要问题在于:

(1) 管理人员对制度本身认识不到位 , 工作与制度不对应。安排工作过于笼统,业务人员没有形成以制度、标准为准绳的工作习惯。

(2)对于具体的工作进行审核中 ,由于工作与制度条款未进行对应。在具体的工作安排和执行过程中,管理层与执行层对于工作要求的理解存在二义性,使得审核工作流于形式。制度变成了问题出现后的追责工具。

(3)制度持续改进过程中执行层面的参与度有限 ,执行层面的意见与制度的持续改进存在着信息传递不及时、不完整情况,使得制度持续改进不足以支撑管理层的精细化管理推进的要求和目标。

(4)由于工作内容和标准没有有效对应 ,在工作合规性和制度有效性评价中,不能得出有效的量化评价结果。

基于对上述问题的分析,我们建立了“制度—工作一致性”工作推进模型, 来推进管理体系的持续改进和精细化管理推进工作。“制度—工作一致性”工作推进模型见图1。

“制度—工作一致性”工作推进模型的特点 :一是突出建立工作、制度的对应关系,对工作进行细化和量化,确保制度—工作—审核要求一致性的闭环运行。二是突出全员参与,即时对制度有效性进行评价,形成量化的评价依据,推进体系管理PDCA循环的建立。

3综合业务管理平台的设计实现

依据“制度—工作一致性”工作推进模型,我们设计开发了“综合业务管理平台”系统。“综合业务管理平台”的总体设计思路如下。

3.1 系统的应用对象

系统应用对象包括:

(1)管理人员 :是指各级领导及管理岗位的用户。负责工作的细化、工作与制度地对应,下发工作单、依据工作单对应的制度条款进行工作完成情况的审核, 以及依据制度有效性评价进行制度的持续改进和完善等。

(2)执行人员 :是指所有业务操作和工作执行层人员 ,负责依据工作单内容进行执行, 并对工作单对应的条款进行即时的有效性和适用性评价等。

3.2 工作类别划分

(1)指令性工作 :包括各类阶段性的工作和非结构化数据的工作,如科技管理、技术管理、党群工作、企管工作等以工作单形式下发的工作。

(2)业务操作性工作 :主要以操作规程和操作卡片执行 , 并进行工作过程的记录和确认。

(3)依据基础数据台账开展的数据化、流程化的工作 :如设备管理、材料管理、培训管理等,开发相应的业务管理模块,进行系统实现,固化管理要求。

(4)其他工作 :是指上述分类中未包含的工作 ,对工作种类进行细化并与制度条款对应, 由执行人员进行工作登记和相关人员进行审核。

3.3 系统设计灵活性要求

(1)具备灵活的用户授权管理机制 ;(2)具有灵活的工作流程定义功能;(3)便捷的用户操作界面等。

3.4 系统功能的实现特点

(1)支持工作种类的分类和细化功能 ;

(2)指令性的工作和其他工作必须依据制度条款 ,实现工作与制度条款的对应,明确工作要求;

(3)实现操作规程与操作卡片及工作记录的数据化 ;

(4)各类工作的审核工作依据制度条款进行审核 ;

(5)各级用户允许对工作单对应的条款进行即时评价 ,让员工可以针对具体的工作,参与制度的有效性评价;

(6)支持各类管理工作的量化统计功能。

4“综合业务管理平台”的应用效果

“综合业务管理平台”上线运行后 ,在部门管理工作中取得了以下的应用效果:

(1)系统实现后 ,单位全部工作都是通过“综合业务管理平台”进行安排和执行回复,有效避免了工作安排中的推诿扯皮及工作不落实的现象;

(2)所有的工作安排 ,都有制度支撑 ,制度要求和工作内容明确且一致,实现了“事事有人负责、事事有章可循、事事有人监督、事事有据可查”;

(3)工作审核中做到了即时依据制度要求进行逐条的确认 ,全员逐渐形成了遵循制度开展工作的习惯;

(4)员工在具体工作执行过程中 ,对于制度条款进行合理性和适应性的即时评价,既提高了员工在制度持续完善过程中的参与度,又使管理人员在进行制度完善和修订时的依据更加充分;

(5)工作管理中的沟通成本得以降低。简化了管理难度 ,执行层的工作效率和工作质量得到了明显提升。

5结论

浅析国企外事管理工作 篇3

关键词：国有企业;外事管理

0 引言

随着经济全球化的逐渐深入，以及改革开放的全面推进，国家以及企业之间的竞争日趋激烈，很多大型国有企业开始开辟新的市场，确立国际化的发展战略，并积极参与到全球的市场竞争当中去。由此，外事管理工作在企业拓展海外市场中发挥的作用越来越大。然而，国有企业跨国经营活动日益频繁，给外事部门管理工作提出了更高的要求，也给传统的外事管理工作带来了挑战。国有企业要想在新的经济形势下提高外事管理工作水平，首先要更新工作观念，提高对外事管理工作的重要性认识，还要不断创新外事管理工作模式，提高外事管理服务水平，进而才能促进企业经济效益的提高。

1 国有企业外事管理工作的作用

国有企业外事管理工作对国有企业的发展具有十分重要的作用。首先，有助于拓展海外发展空间，壮大企业实力。企业积极拓展海外市场有助于扩大市场份额和提高产品的影响力，在世界范围内传播企业文化，树立良好的企业形象。其次，外事工作通过引进先进的管理经验增强企业竞争力。企业可以通过外事工作在国际交流合作中，引进世界优秀企业的先进的管理理念、管理经验和管理方式，并且结合企业自身的发展特点，应用到自己的企业管理当中。先进的管理经验能够增强企业的运作效率，明确企业的今后的发展方向，充分发挥、挖掘企业中每个员工的工作潜能，从而以优质的管理来提高企业效率。然后，外事部门充分发挥对外窗口作用，通过加强对外沟通，积极推动企业的对外交流工作，通过学习其他企业的先进组织技术和管理经验，促进企业参与市场竞争，适应社会新的发展趋势。

2 国有企业外事管理工作现状及问题

2.1 法规建设不够完善

目前，我国国有企业外事管理工作的相关法规还不够健全，也没有形成完整的法律法规体系。外事管理工作开展过程中可以依据的法律文件几乎没有，只有有限的几条内部规章制度，而且相关文件和规定多涉密强、密级高，缺乏公开性和透明度，难以在社会层面得到推广和贯彻执行。另外，即使有一些相关的法律文件，也是很多年以前的，已经不适用于当今时代的外事管理工作的内容。最终导致我国的外事管理部分领域仍存在无法可依、有法难依的现象，给企业外事工作的数顺利开展带来了障碍。

2.2 统筹协调难度较大

随着我国对外开放程度的日益加深，外事工作已不是传统意义上的简单的迎来送往，也不为外事部门所独有，而是增加了很多丰富的内容。很多其他机构、大型企业等都通过自己的渠道开展对外交流合作，并设有专门的涉外部门和人员，从事外事工作。导致外事资源和力量相对松散，对外交往难以形成合力，给外事主管部门实行统筹协调和统一管理增加了难度。

2.3 国企对外事管理工作的重视程度不够

目前我国部分企业领导放松对外事工作的统一领导，外事工作体制机制不到位，把外事部门并入其他部门后，没按要求保留外事部门的牌子，使对内对外工作名不正言不顺，甚至经常出现违规操作的情况，从组织上弱化了外事工作的作用和地位。这主要是因为对外事管理工作的重视程度仍然不够，总是存在侥幸心理。

3 加强国企外事管理工作的几点对策

3.1 更新工作观念

国际市场瞬息万变， 作为企业的间接职能部门， 外事管理要结合自身的工作特点， 及时更新工作观念，以便更好地适应不断变化的新环境。首先，要以中央外交方针以及科学发展观为指导， 以中石化集团公司的外事文件为执行标准， 增强外事管理工作的战略意识，高度把握国际形势，积极开展外事工作，进而赢得国际市场。其次，发扬廉洁自律的工作作风，不仅要做到自律，还要带动身边的人做到克己奉公，廉洁自律，打造一支高素质、高水平的外事工作队伍，进而提高企业乃至国家的整体形象，最终实现企业在海外市场的可持续发展。

3.2 增强境外公共安全意识和风险意识

新时期国有企业境外公共安全工作要严抓细管，在风险管控、培训和监督检查等方面实现转变，开展境外交通安全专项治理和境外传染病预防，进一步规范境外分包商管理，加强应急能力建设，提高境外公共安全实效。还要组织外事工作员工公共安全相关培训活动，强化境外公共安全监督检查和整改落实，切实保障国有企业外事管理工作的安全开展。

3.3 构建外事管理信息化平台

随着现代科学技术的迅速发展，企业信息化逐渐得到普及，我国大型国有企业也应该顺应时代发展的趋势，综合运用多种先进技术和资源，构建企业特有的外事管理信息化平台。在构建过程中要广泛搜集资料，充分了解企业的实际需求，为构建企业外事管理信息化平台提出建设性意见。企业一旦实现了外事工作的信息化管理，就能更及时、有效地为企业提供外事工作中的各项信息，为企业参与国际竞争、寻找发展空间提供有力的支撑，让企业经营者在了解外事工作的基础上合理的做出决策，加强对外事资源的合理配置和整合，进而提高企业的经济效益。

3.4 提高外事管理的服务水平

外事部门对外不仅代表中国石化这个企业，还代表中国的整体形象，因此外事工作人员必须有公共关系部门应有的职业规范和素养，注重增强外事部门的服务意识，提高服务水平。加强对外事工作人员的培训，提高其综合素质，并充分利用先进的技术知识，提升外事管理的服务水平。

参考文献：

[1]邵晶晶.新形势下国企外事管理模式转变的若干思考[J].中国集体经济，2013（33）：19-20.

消防安全管理工作工作制度 篇4

一、认真遵守执行消防法律、法规、规章、积极贯彻“预防为主，防消结合”的消防工作方针，履行消防安全职责，提高消防安全意识，保障消防安全。

二、建立健全防火安全管理组织，义务消防组织，制订灭火和应急疏散预案，定期组织有关人员进行演练。

三、制定落实消防安全管理制度、操作规程。

四、制定并落实防火安全责任制和措施，确定各岗位防火安全责任人和责任内容。

五、组织并落实防火安全责任制和措施，及时消除火灾隐患，按规定设置消防安全疏散指示标志，火灾事故照明设施，保障疏散通道和安全出口畅通。

六、按规定配制消防设施和器材，设置消防安全标志，落实管理制度，并定期组织检验、维修，确保其应有的使用效果。

七、特殊工种人员经消防安全培训后持证上岗，并组织开展防火知识的教学习，熟练掌握、使用灭火器材。

工作管理制度 篇5

为规范本公司工作秩序和员工工作行为，树立本公司良好形象，根据工作需要特制定本制度。

一、按时上下班，不得无故迟到，早退。

二、实行请假，事假，销假报告制度，有事提前书面请假报

分管领导批准方可，并做好工作安排。

三、报纸工作环境的清洁卫生，做到窗明几净，日常用品摆

放有序。

四、厉行勤俭节约原则，随手关灯，关水，下班前检查须关

闭电源是否关闭。

五、要求工作各司其职，相互配合，禁止相互推诿，相互扯

皮。

六、要求工作中使用文明用语，时刻保持良好的企业形象

七、保持对工作敬畏之心，对出现的问题积极处理解决和及

时上报，禁止不闻不问，拖延不报。

文印工作管理制度 篇6

为加强文印室管理，提高文印工作质量，提高效率，节约经费，制定本制度。

一、文印室主要负责局发文件、全局综合文字材料的打字、印刷（复印）、分装工作；

二、所有需要打印的文字材料，都必须有局领导和科室负责人签字；

三、需复印的文字材料，要填写《文印审批卡》，由办公室主任或主管副主任签字后再进行印刷。

四、各科（室）形成的文字材料，由各科（室）打出清样，报主管领导审定后，向文印室送拷贝软盘，由文印室统一编制文号，对格式、字体等进行统一规范，各科（室）配合文印室印制。

五、加强文印设备日常保护，文印设备不经办公室同意，其它人员不许自行操作。

六、文印工作人员要加强业务学习，不断提高工作质量。加强办公用纸及其它易耗品的管理，注意节约，防止浪费。

七、加强文印室日常管理，做好安全防火、防盗工作。下班后关掉电源，锁好门窗，注意卫生，保持清洁。

督办工作制度

为使督办工作制度化、程序化、规范化，确保政令畅通，确保上级机关及本局重大决策、重要工作部署真正落到实处，特制定本制度。

1、督办工作范围和内容

（1）上级部门、上级领导批示和交办事项；

（2）本局重大决策、重要工作部署和重要文件规定需要落实的事项；

（3）党组会、局务会、局长办公会、局业务例会决定和需落实的事项；

（4）其它需要抓好落实的事项。

局督办工作人员按督办工作范围所列的事项，对承办科室或所属单位进行督导。检查和督促承办科室和具体工作人员是否按规定时间要求办理，落实情况及结果，未能落实的原因，采取的措施和对策。

2、督办工作的原则

（1）务求落实。凡属督办事项，要做到有查必果，一查到底，确保落到实处。

（2）实事求是。正确领会督办事项的内容，全面准确地检查和报告情况，既总结成绩和经验，又反映问题和不足。

（3）突出重点。围绕全局各时期的中心工作，有重点地进行督查。

（4）讲究实效。对督办事项要及时立项、及时通知、及时催办、及时报告，防止拖沓延误，确保督查工作的高效率，并坚持急事急办、特事特办。

3、督办形式

督办形式分为口头督办和书面督办两种，书面督办由办公室下达督办通知书，限定办结时限等要求。

4、督办工作程序

（1）立项登记。对所需督办事项，拟定督办要点，分解列项，逐一登记编号。

（2）明确责任。明确承办科室或单位，确定具体办理要求及办理期限，及时发出督办通知。

（3）催办检查。按时限要求，采取各种形式，进行督办，并将有关情况及时向有关领导报告。

（4）办结反馈。承办科室或单位要及时组织办理，按时上报反馈结果。督办事项涉及单一科（室）、单位的，由承办科（室）、单位直接上报交办单位或交办领导，办公室人备案。督办事项涉及二个科（室）、单位的，由局办公室负责认真审核办理结果，综合汇总督查催办工作情况，送有关领导阅示后上报交办单位或交办领导，对不符合要求的，退回承办科室（单位）重新办理。

外事工作管理制度 篇7

行政管理作为单位管理的重要组成部分, 对单位的稳定发展有着不可替代的作用。在行政管理运行的过程中, 加强行政监督显得尤为重要。行政监督在国家和法律监督中占有举足轻重的地位, 并发挥着巨大的作用 , 在高校工作中也是一样, 行政监督对于高校学生管理工作具有重要的作用。过去, 由于行政监督体制不健全, 监督机关缺乏足够的权力, 监督工作十分薄弱, 导致行政管理弊端丛生, 行政效率低下, 官僚主义盛行, 给高校行政管理工作带来了极大的危害。因此, 加强行政监督在当前高校行政管理中具有十分重要的意义。加强高校行政监督是加强老师、学生民主建设的需要, 高校的民主政治建设任务尚十分艰巨, 高校学生行政管理领域还存着高度集权、瞎指挥、一言堂、决策程序不健全、不民主等现象。各别人员或部门握有很大的行政权力, 而没有监督和制约的权力, 总会被滥用, 这不仅是政治生活中的规律, 也是高校学生行政管理领域经常遇到的现象。所以, 在对高校学生工作进行领导、决策、执行和反馈的同时, 必须对行政过程中的各个环节进行内部和外部监督。

对于高校学生管理工作, 作为单位管理的一个子系统也是如此。以广东石油化工学院为例, 学校作为一个行政系统, 事务和机构众多。对该校在内部纪检科的监督, 通过对学生的监督, 能够及时发现问题并解决问题, 促使领导作出正确的决策;而且从一定程度上也能对学生管理领导的权力进行有效的制约, 减少权钱交易, 以权谋私等违法行为。通过理论探讨, 制度对比和问题原因分析, 发现和改进学校内部机构的不足, 促进校风学风建设 , 保障学校各项工作的顺利完成。再从高校班级的角度来看, 班主任大多通过班委来管理班级, 收集班级信息, 单一的方法很容易忽略班级的一些内部问题, 造成班级内部出现问题。而通过监督, 班主任便能从不同方面了解信息, 利于更好的开展班级工作。

二、高校学生管理工作行政监督的目的

单位行政决策是单位行政管理的核心, 行政监督的目的就是保证单位行政决策的制定、执行的准确无误。对于高校学生管理工作, 为了防止作出不科学的决策, 目的一是要进行事先监督。在开展工作前事先展开调查, 明了工作的基本情况和预期目标, 明确掌握开展工作所具备的的条件和不足, 及时发现, 适时补充。

二是要实行事中监督。在执行决策过程中, 为了保证决策顺利地、准确无误地得到贯彻执行, 就要实行事中监督, 其作用是及时查明妨碍在规定期限内圆满地执行决策和缺陷的偏差, 随时随地检查、考核决策执行的情况。三是要事后监督。主要是检查是否达到了决策所预期的目标, 其任务在于查明是否正确地执行了行政决策, 全面完成单位计划。发现问题是行政决策活动的起点, 决策是针对需要解决的问题而进行的, 发现问题后, 就要拟定和寻求解决问题的办法与途径, 拟定可供选择的可行方案。特别是班主任在进行班级管理时, 要引导学生形成监督意识, 对班级工作有计划、有把握的开展。

行政决策作为行政管理的核心, 对于行政管理工作的成效起决定性作用, 而行政监督的作用和目的就在于反馈行政决策的结果, 鉴定决策的有效性。以广东石油化工学院为例, 学生宿舍发现有人使用高功率电器, 学校为了防止发生用电事故, 规定了学生宿舍内不能使用高功率电器, 一经发现就没收;然而, 经过后来的调查发现, 这规定的效果并不佳, 学生们还是偷偷在宿舍内使用该种电器, 起不到威胁的作用。后来, 经过学校有关机构的再次商讨决定, 由学生会的人专门去宿舍检查有无藏有高功率电器, 发现的话不止没收还要扣学分。这样一来, 学生宿舍就自然地减少了使用高功率电器的行为, 起到了震慑的作用。通过对学生工作的实施效果监督发现问题, 才能及时解决, 做到有效管理。

三、高校学生管理工作行政监督的方法

(一) 以依法行政为基础

行政监督要以依法行政为基础, 依法行政是高校平稳发展的客观要求与保证, 也是控制行政权力膨胀趋势的必然选择, 如果没有法律规范的限制, 就很有可能出现滥用权力、腐败乃至独裁的现象。从对高校学生的管理来看, 以学生会检查宿舍的行为为例, 进宿舍检查是正常的学生管理工作, 检查宿舍是对学生安全的保障, 也是对教学工作以及学校决策执行的检验。但是为了检查是否藏有高功率电器二私自拿钥匙开学生的衣柜的这种行为我表示非常不满, 这种行为根本没有考虑到学生的隐私问题。国家保护公民的隐私权, 私人生活安宁与私人信息秘密依法受到保护, 不被他人非法侵扰、知悉、收集、利用和公开。而私开学生衣柜的行为无疑对学生的合法权益造成了侵害, 这种监督手段是不正确的, 极易造成学生的反感和不满, 对日后高校学生管理工作的开展极为不利。班主任在进行班级管理中, 要格外注意这一点。

(二) 以行政执行为重点

行政执行是实现行政决策的过程, 行政执行的结果是判断测量一个行政单位工作成效的重要尺度。行政执行在具体实施过程中, 往往因为各种现实因素而走样不得不适时应变。例如, 广东石油化工学院下达教学任务给各系办, 各系办就要按时完成其教学任务;教务科对各系办完成的情况进行评估, 在肯定各系在成绩及努力的同时, 可以披露各系在执行工作中存在的缺失与错误。这种监督手段有利于及时反馈行政工作的执行成果, 检验决策的可行性, 有效的收集信息并加以改正。以行政执行为落脚点, 直接反映高校行政工作效果。班主任在进行班级管理中, 要注重实际操作, 引导同学进行有效的班级活动。

(三) 以绩效管理为手段

绩效, 是组织期望的结果, 它包括个人绩效和组织绩效两个方面, 是对个人或组织行为的实际效果与业绩的确认。从高校行政管理的角度来看, 绩效管理制度有其优越性的一面, 同时又有其弊端。就优势来说, 严格的、长期的绩效工资体系是一种有效的让高校不断改进职工的工作能力、工作方法, 提高绩效的方法。班主任在进行班级工作管理中也要善于利用绩效, 当付出与回报形成正比时, 自然而然的保证了公平, 避免了因分配而产生的摩擦, 使班级管理工作更加融洽。有优点就必然有不足的一面, 绩效管理鼓励竞争, 绩效体系在另一方面就可能破坏人员之间的信任和团队精神。具有竞争关系的人员之间会造成信息封锁, 经验保守等一定的隔阂。特别是对于那些需要团队合作才能产生好的成果的工作, 绩效管理的手段就无法发挥出理想的作用。绩效管理鼓励追求高绩效, 但绩效分为个人绩效和组织绩效两方面, 并且这两方面并不是始终具有同一性的。一旦个人的绩效所得同组织的利益不一致时, 就可能发生为了提高个人绩效损害组织的绩效, 组织的实际所得反而降低的情况。这时候绩效管理就失去了价值。所以在进行高效学生管理工作时, 要根据具体情况采取不同的措施。班主任在进行班级管理中, 也要注意既要发挥学生的个人能力, 也要注重对班级的整体作用。由此可见, 以绩效为手段, 在一定程度上有利于高校学生管理工作的进行。

高等院校作为一个行政组织, 广泛运用行政监督的方式贯穿于班主任的管理工作中, 对提高学生的管理有着重要的作用。

摘要：文章从行政监督切入, 强调了行政监督在高校学生管理工作中的必要性, 进而由其目的探讨衍伸到方法运用。

浅析科研院所的外事管理工作 篇8

摘要：文章总结分析了外事管理工作的收获和经验，提出了科研院所在外事管理工作中的一系列思考，探讨了外事管理工作人员如何在新形势下更好地做好外事管理工作，促进科研院所的发展，提高科研生产水平。

关键词：科研院所外事管理

0引言

近年来，随着国家对外开放的不断扩大以及与国际间交流的进一步加深，国际间的学术交流、科技合作和考察访问等活动也日益增多。如何抓住这些机遇，创造条件，利用改革开放的大好时机，与世界各国广泛开展学术交流和科技合作，充分吸收和利用国外的先进科学技术及管理方法，培养科技人才，提高科研院所的科研生产整体水平，扩大知名度，增强科研院所在国际上的地位和竞争力，是科研院所外事管理工作中的一项重要任务，同时也是这些院所外事管理人员所面临的一个挑战。通过对我所外事管理工作收获和经验的总结分析，提出了科研院所在外事管理工作中的一系列思考，探讨了外事管理工作人员如何在新时期更好地完成时代赋予的历史使命。

1科研院所外事管理工作的主要内容

一般科研院所的外事管理工作都要遵循中央“统一领导、归口管理、分级负责、协调配合”的原则，并按照上级外事主管部门的有关规定，承担所有的对外交往和各项外事工作。根据本科研院所的发展战略，制定外事工作相应的具体政策和工作计划，使外事工作紧紧围绕并服务于科研和生产。主要的外事工作应该包括以下几部分：

1.1因公临时出国(境)人员的管理与报批根据本院所实际情况，选派管理人员或技术人员赴国(境)外执行合同、进行技术交流考察、洽谈合作、共同研究、联合设计、工程承包、出席会议、参观、参加展览会、讲学、研修培训、购销产品等。团组形式包括：本院所人员出访团组、参加外系统单位出国组团、邀请外系统单位人员参加本院所组团等。由外事专办员向上级外事主管部门提出申请，经上级外事主管部门按规定程序审批后，再办理出访人员的出国手续(政审、护照、签证等)。

1.2邀请国外人员来华的管理与报批负责科技交流、参观访问、商谈经济和科技合作、讲学或短期工作，共同设计、研究、学习、进修、引进的国外专家团组的接待工作。由本院所提出申请，上级外事主管部门审批，同时将来访人员的有关情况及接待方案上报上级外事主管部门。

1.3因公护照的申办和收缴管理申办因公护照要严格遵守国家规定并按程序办理。因公护照主要发给出国从事经济、贸易、科技交流等公务活动的人员和访问学者。因公出国(境J人员申办护照时，须根据有关出国任务批件和人员审查批件逐项填写“申请出国护照签证事项表”、“护照申请卡”，并附任务批件和政审批件。因公出国人员领取护照时，须向上级外事主管部门交纳押金，回国后在7天内将护照交还上级外事主管部门，同时取回押金。领取护照后因故未出境者，应将护照及时归还。持照人应妥善保管好护照，出国人员在国外丢失护照后，应立即报我驻外使、领馆并补办临时证件，并由驻外使、领馆报外交部领事司注销护照，回国后及时将有关情况向上级外事主管部门汇报。个人不得无故私自保留因公出国护照。

1.4出访团组行前外事教育对于出访团组来说，行前外事教育是非常必要的。综合近年来有关外事纪律的各项规定、要求，结合我所组团经常前往国家在海关、出入境和检疫等方面的政策法规，参照外交部以互联网等方式发布的出国注意事项和典型案例通报，由外事专办员及时向因公团组提供有效出国信息。督促团组成员学习有关法律法规和对外科技交流保密守则，加强法制观念，遵守外事纪律。了解出国常识，目的国的民俗、礼仪以及在境外寻求领事保护的渠道和方式。提醒携带大量外汇现金出境时，行前应了解途径和目的国有关外汇申报的规定。要求团组在国外遇到问题时及时与我驻外使、领馆联系，返回后要向上级外事主管部门和外办报告。外事无小事，出访团组行前外事教育是绝不能忽略的，这将直接影响一个单位的国际形象。

2我所外事管理工作的主要收获

2.1增强国际合作意识，积极开展对外交流，提高我所科研生产的总体水平。国际合作和对外交往是我所科研生产工作的重要组成部分，也是我所在加入WTO等新形式下发展的客观要求。我们在外事管理工作中除强化工作人员的这一意识外，还加大宣传力度，并制定一些切实可行的具体政策措施，鼓励并支持各科研生产部门积极开展对外合作与交流。在这种大气候下，我所每年都有部分优秀的专业技术人员和管理人员，申请到国外进行专题合作研究、科技考察、学术交流、参加国际会议和各种培训、洽谈产品出口等。通过这些活动，他们把国外最先进的思想、技术和成果带回了国内，用以指导我所的科研生产工作，提高了我所的科研生产整体水平，缩短了与世界先进水平问的差距，促进了基础研究学科的建设和发展，推动了我所生产力的全面发展。

2.2加强国际间的交流与合作，促进我所的人才队伍建设。由于政策、措施的落实，各个学科的专业技术人员和生产管理人员，都积极寻求各种可能的机会，申请出国参加各种考察学习、研究、交流、培训和进修，以进一步提高自身的素质，了解相关领域的研究动态，掌握世界最新的技术和思想。这些人员回国后，都在自己的专业领域中起到了明显的骨干作用，带动了学科建设和生产的发展，并创造了一种积极向上的氛围，鼓励大家不断学习、与时俱进、开拓进取，极大地提高了我所人才队伍的整体素质。

2.3在学习先进技术和思想的同时提高我所的知名度，扩大我所在世界范围内的影响力。产品出口合同签订后，要根据合同的规定和客户需求，拟订对外方人员的培训计划，包括培训内容、时间、地点、被培训人员要求等。组织培训教员制定好教学大纲、编制好教材。培训内容主要包括：产品性能、工作原理、操作、使用、维护、维修等方法及安全注意事项等。在培训过程中，每天先由专家教员进行理论讲解，然后便开展小组活动，通过一系列有趣的问题讨论，理解、消化讲课的内容。每个小组再派代表进行口头或书面汇报，让国内专家和外方学员在一种轻松自由的环境中进行相互交流，专家教员则进行现场讲评，使大家又进一步巩固了所学的内容。讲完课后还专门安排时间进行现场模拟演习，让每个小组的学员们与专家一起到我们的生产厂房进行实地讲解和模拟演练，针对理论和实际的差异进行现场比较教学和现场考试。这种灵活多变、轻松自由的教学模式，极大地提高了大家的学习兴趣，收到了事半功倍的学习效果，深受广大外方学员们的喜爱。而对外事工作人员来说，则需要做好全面、周到的安排和协调工作，随时与外方学员沟通，了解学员们的所需，以便专家们及时调整教学计划，使大家在有限的时间内，获得最大的学习收获。我们从中不但学到了许多有用的专业技术知识，而且锻炼了自己内外协调的应变能力，因为任何一步考虑不周、准备不充分都有可能影响到整个教学任务的完成，影Ⅱ自到整个培训的教学效果。出口产品使用培训工作的顺利开展，提高了我所专业技术人员的综合素质，扩大了我所在国内外相关领域的知名度，为今后我所产品的出口奠定

了良好的基础。

3科研院所外事管理工作的思考

通过对我所近几年来的外事工作总结，我觉得要做好科研院所的外事管理工作，适应新时期、新形式的要求，更应注重加强以下方面能力的培养：

3.1加强外语和专业知识的学习，提高对外交往的能力。这是做好外事工作的基础和前提。科研院所的外事工作人员必须要有坚忍不拔的毅力，长期坚持努力学习，才能熟练地掌握好、应用好外语。此外，还应根据本院所的特点，及时了解国内外相关科学技术领域的发展动态，掌握有关这些领域的专业知识和相关理论，熟悉这些领域的专业用语和用法，才能使自己在外事管理工作中做到得心应手，应用自如，并且不断地提高自己的工作水平和对外交往能力。

3.2强化服务意识、信息意识和保密意识。科研院所的外事工作一直强调为全院所的科研生产服务，积极创造各种机会和条件，让生产管理人员和专业技术人员参加国际学术交流、科技考察及培训进修等，以提高他们自身的管理水平和业务能力，从而带动全院所的发展。我所的外事工作实践充分证明了这一点。今后更应强化这方面的服务意识。我们在与外国专家的各种交流和接触中，经常会获得许多与科研院所的科研生产相关的信息和知识，这对我们来说，是学习知识和积累信息的机会。我们应紧紧抓住这些机会，尽可能多地收集信息，反馈给领导，为领导决策做好参谋，为本院所的发展献计献策。此外，外事工作管理人员还应强化保密意识，了解外事管理工作中的相关法律、法规，掌握涉外保密工作的基本知识和方法，在对外交往中掌握好原则和尺度，以确保国家秘密和与本院所科研生产相关的秘密不泄露，最大程度地保证国家和院所利益不受损失。

档案工作管理制度 篇9

第二条公司档案是公司自成立以来在各项活动中形成的有保存价值的以各种载体形式真实记录的总和。其构成是：以基建（工程技术）档案为主体，包括文书、工程、市场、会计、经营、法律、设备、声像、实物等门类的档案。

第三条对公司各个门类、各种载体的档案必须坚持集中统一管理的原则，以确保档案的真实、完整和安全，利于档案信息的开发利用。

第四条公司档案工作由集团办公室主管。档案室设专职档案员一人，负责公司档案工作的日常管理。公司各部门配备一名兼职档案员，负责本部门各类文件材料的收集立卷归档工作。

第五条公司档案室在集团办公室的指导下独立开展档案工作。宣传、贯彻档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全公司档案工作各项规章制度，维护和保持公司档案的完整与安全，主动快捷地提供档案利用服务，使档案在公司各项工作中发挥应有的作用。

第六条档案室负责对集团公司各部门和各分公司文件材料的立卷和归档工作进行监督、指导和检查。

第七条档案工作人员要努力学习档案业务知识，恪守职业道德、不断提高业务素质和管理水平，认真做好档案管理工作。

档案借阅制度

第八条借阅档案，一般以借阅本部门工作形成的档案为主。借阅非本部门的档案，须经该部门领导或公司主管档案领导批准。

第九条查阅档案原件一般限在档案室内。如需借出则借阅期限一般不超过三天。到期不能归还者要及时说明原因，经允许后方可延期归还。

第十条如需提供档案复印（制）件，必须由申请部门经理签字后，并由办公室负责人签字后方可办理。重要档案的复印（制）需经相关部门领导或公司主管档案领导批准。

第十一条借阅人员必须负责维护档案的完整、安全与清洁，不得将档案材料擅自转借、复制、拆散、污损、涂改和加注标记。借阅档案要确保不遗失，不擅自带出本公司。

第十二条借阅时，档案人员应填写《借阅档案登记簿》，并对归还的案卷严格检查和清点，然后注销借阅。

第十三条外单位查阅档案时，须持单位介绍信，并由集团公司办公室或相关部门领导批准。各类（载体）档案不办理对外借阅。

第十四条对借阅中违反本规定，造成档案遗失、损坏、泄密的，档案管理人员应及时向主管领导报告，并追查责任，按集团公司《管理人员违规处理办法》进行处罚，若构成犯罪依法追究刑事责任：

（一）毁损、丢失或擅自销毁企业档案；

（二）擅自向外界提供、抄摘企业档案；

（三）涂改、伪造档案；

（四）未及时上报归档或管理不善的档案管理者；

（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。

档案保密制度

第十五条认真贯彻《档案法》，严格执行党和国家的保密政策、制度，维护国家和企业的机密，确保档案信息的绝对安全。

第十六条档案管理人员应忠于职守，严格遵守保密制度，保持高度的保密意识和良好职业道德。不允许擅自提供、抄录、公布档案内容。

第十七条严格执行档案借阅制度，无关人员不得进入档案库房。不得将借阅的档案擅自复制、摘抄或转借他人。

第十八条认真做好防火、防盗工作，确保档案机密不被盗、不泄密、不遭人为破坏。

第十九条准备销毁的档案经履行销毁手续后，应及时彻底地进行销毁，不准出卖或做他用。

第二十条定期清理检查档案，并做好记录。发现问题及时向有关部门及领导汇报。

档案保管制度

第二十一条全部档案必须按门类分别存放。各类档案及案卷的存放，按分类方案的规定和案卷目录的顺序自左向右、自上而下依次排列。

第二十二条档案装具符合国家标准，档案柜坚固耐用、摆放整齐、统一编号，便于管理与查找；归还的档案应随时放回原位，防止出现混乱和丢失。

第二十三条档案库房由档案室人员管理，其他人员禁止进入。

第二十四条库房内要保持适宜的温湿度：温度为摄氏14--24度，相对湿度为45--60％。当温湿度不适宜时应采取措施及时调节。每天有温湿度记录。

第二十五条库房内应保持严密、整洁，禁止存放与档案无关的物品。库房窗户应加挂窗帘防尘及防阳光直射档案材料；定期除尘；防虫防霉药剂应在有效期内使用。

第二十六条档案库房安装防盗门和护窗栏，门锁齐全有效。班前应检查库房门窗，班后要切断电源、锁好门窗，确认安全可靠后方可离开工作岗位。室内严禁吸烟和使用明火，并配置符合规定的灭火器材。

第二十七条每年对档案案卷进行一次全面检查。检查内容主要包括：库藏量、借阅量、移出量、销毁量以及档案保管状况等。认真做好检查记录。

案鉴定和销毁制度

第二十八条档案鉴定工作要贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，历史地全面地考察档案的价值和作用，准确判定档案保管期限，保证档案质量。

第二十九条档案鉴定工作在集团公司主管领导、相关业务部门负责人和档案室人员组成的档案鉴定小组主持下进行。

第三十条鉴定档案按档案室编制的《档案保管期限表》直接对案卷进行鉴定。如果一个案卷内文件内容密不可分而价值有所不同，则以其中最重要文件价值确定该案卷的保管期限。

第三十一条对已超过保管期限的档案，应重新进行鉴定工作，慎重确定其存毁。对仍有保存价值的应延长保管期限并做好相应调整；对确无利用价值的应履行严格的手续将其剔除销毁。

第三十二条销毁档案要严格履行审批手续。必须编制销毁清册，由鉴定人员签字，报集团公司领导审核批准后进行销毁。

第三十三条销毁档案时要严格执行保密制度，由两人监销，监销人应在销毁前认真清点核对，销毁后在销毁清册上签字，并注明销毁方式与日期。

第三十四条档案销毁工作结束后，应将销毁清册及时归档。其保管期限为15年。

档案统计制度

第三十五条做好集团公司档案的日常基本数量统计工作。通过案卷目录、分类目录、借阅登记等，准确、真实地记录档案及档案工作的状况，使基础工作规范化。

第三十六条做好每年的档案工作基本情况统计（包括室藏档案数量、归档情况、借阅档案人次卷次、专兼职档案人员基本情况、编研情况等）年报工作，保证数据准确，上报及时。

第三十七条依据档案登记，进行档案接收、鉴定、销毁、保管等情况的数量统计工作，并对档案的借阅利用及利用效果反馈进行统计。

第三十八条通过统计分析，掌握档案数量及档案管理情况的变化，及时发现问题，改进工作，不断提高档案管理工作水平。

第三十九条进行各项档案登记和统计时，要求使用耐久字迹材料书写。

第四十条有关的统计数据、材料未经领导批准不得擅自对外提供

文书档案归档制度

第四十一条归档范围

一、凡是反映集团公司各项经营活动和管理工作的，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

二、集团公司《文书档案归档范围》是参考国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》等规定，并结合集团公司实际情况制定的。第四十二条保管期限

文书档案保管期限分为永久、长期和短期三种。

长期为16--50年，短期为15年以下。

第四十三条归档时间

集团公司各部门兼职档案员（资料员）负责将本部门已办理完毕的文件材料按分类、整理、立卷，于第二年3月底以前交公司档案室统一保管。

第四十四条归档文件材料的质量要求

一、各部门文件材料归档率应达到95%以上，完整率应达到100%。

二、各部门归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全、完整（包括附件、图表、制表说明、统计分析及有领导批示的底稿等），保持原文件的有机联系。

三、公司制发的文件应归档原件或正本。

四、字迹、印鉴清晰，不得有圆珠笔、纯蓝或红墨水、复写及铅笔字迹。

五、档案室与移交部门依据移交目录清点核对归档文件，履行签字手续。

六、对于不归档的文件也要加强管理，有的文件可以作为资料保存。对确实没有保存价值的文件材料，经有关领导、部门和档案室审定后销毁处理。

附：

文书档案归档范围

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（一）党群工作

１、上级党委颁发的需要执行的文件材料（包括外出开会带回来的）

２、党总支工作计划、总结

(1)党总支计划总结及重要专题汇报

(2)党总支半年总结、党办总结及较重要的专题汇报

(3)党办半年总结、一般的总结汇报材料

３、党总支委员会(包括党政联席会)会议记录

４、领导班子生活会记录

5、领导班子成员述职报告

6、党内统计年报

7、党内职务任免的文件材料

(1)任免党总支书记的决定

(2)任免党支部书记的决定

8、党组织关系介绍信

9、评选先进党支部、优秀党员的文件材料

10、党纪处分材料

11、纪检工作的文件、材料

12、有关党建、组宣、纪检、廉政等工作规章制度

13、有关公司党务工作的各类信息稿件

14、有关共青团工作的文件材料

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（二）行政管理

１、上级机关颁发的文件材料

2、公司召开会议的文件材料

(1)工作会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报

告讲话、决议、决定、记录、纪要、简报等材料

(2)半年工作会、一般专业会议的通知、报告、讲话等材料

3、董事会、监事会、股东会、经理办公会会议记录、纪要、决定

4、公司工作计划、总结、报告

(1)、以上的(2)半年的、重要专题的及部门总结

(3)部门半年总结

5、公司(含以上的)发展规划

6、公司制定的规章制度

(1)公司章程、总经理工作条例等

(2)一般的制度、规定、办法等

7、公司制发的（包括与其它单位联合制发的）文件材料

(1)方针、政策性、重要业务问题的(2)事务性、有参考价值的8、公司的请示与上级的批复、分（子）公司的请示与公司的批复

(1)政策性、重要问题的

(2)一般事务性的9、公司签订的合同书、协议书、意向书等文件材料

(1)重要的或涉及较大资金额度的(2)有效期不超过三年的委托代理、服务合同等

10、干部任免的文件材料

(1)公司副总级行政领导

(2)公司所属部门和分（子）公司负责人

11、机构成立、撤并、名称更改、人员编制、启用印信、年检、变更等文件材料

(1)公司一级的(2)公司所属部门和分（子）公司的12、质量管理体系文件材料

(1)体系认证、审核认证证书等

(2)质量体系内部文件

13、计划任务责任书

14、公司在调查研究工作中形成的文件材料

(1)重要的综合成果、专题报告、方案、总结

(2)原始记录及一般性调查报告

15、公司财产、物资交接凭证

16、经济纠纷、诉讼材料等

(1)涉及数额较大或案情比较复杂的

(2)案情比较简单的17、奖励表彰、违纪处分、等级认证等文件材料

18、公司组织机构沿革、年鉴、大事记

19、公司编辑的能反映主要职能活动的出版物、光盘等

20、反映公司各项工作的各类信息、稿件

21、同级单位与本公司之间协商工作产生的文件材料

22、本部门制定行政、后勤等规章制度及岗位职责

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（三）经营管理

1、公司对外投资的文件材料

(1)协议、决议、出资证明等

(2)被投资企业重要文件材料

(3)被投资企业一般文件材料

2、公司对外投资业务的方案、请示、批复

3、公司对外投资业务的规定、办法

4、公司对外投资广告合同等

5、市场调研报告、营销策划方案等

6、房屋大修（50万元以上）的报告、请示、批复

7、经济纠纷、诉讼材料等

(1)涉及资金数额较大或案情比较复杂的

(2)涉及资金数额较少或案情比较简单的8、成立、注销、撤并分（子）公司的文件材料

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（四）财务会计

1、有关财务审计工作的请示、报告及批复

2、各项审计报告

3、财务工作报告（经济活动分析）

4、有关财务工作的报表、统计资料等（不含财务年报）

(1)综合或专项的、重要的(2)一般的

5、财务工作规章制度及岗位职责

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（五）人力资源

1、有关人力资源业务工作的请示、报告及批复

2、公司职工名册

3、公司职工转调工作的行政、工资介绍信

4、公司部门经理、员工主管职务聘任的文件材料

5、干部、职工考核文件材料

6、干部、劳动工资统计报表

(1)、以上、专项、汇总的(2)半年、季度、月度的7、社会保险统计报表

(1)、决算、汇总的(2)半年、季度、月度的8、人事劳动工资等规章制度及岗位职责

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（六）项目开发

1、集团公司有关开发项目的会议纪要、规定等

2、市场项目管理部和分（子）公司有关项目开发工作的请示、报告及批示（批复）

3、集团公司的建设计划文件

4、市场项目管理部和分（子）公司工程例会会议纪要

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基建工程技术档案归档制度

第四十五条基建工程技术档案是集团公司档案的主体。它真实记录和反映了开发建设项目从前期规划到竣工验收、交付使用的全过程，是具有查考、利用价值的重要文件材料。基建工程技术档案包括基建文件、监理资料、施工资料及竣工图四部分。

第四十六条归档责任人

集团公司基建工程技术档案是由多部门、分阶段形成的。根据基建工程技术档案形成的特点，归档工作由相关单位或部门分别负责：

1、基建文件由集团公司基建办公室负责收集、整理和归档；

2、监理资料由监理单位设专人负责收集、整理并移交集团公司档案室；

3、施工资料由施工单位设专人负责汇总、编制并移交集团公司档案室；

4、竣工图由施工单位编制、立卷，集团公司基建办公室相关人员负责监督检查。

5、以上第2、3、4部分工程技术档案由集团公司基建办公室负责人审查签字后移交档案室。

第四十七条归档文件要求

1、归档的基建工程技术文件必须符合北京市建委、规委联合发布的《建筑工程资料管理规程》（dbj01-51-XX）的规定。做到收集齐全，资料真实、完整、有效，核对准确，签署完备并按规范整理、立卷，使用标准装具。

2、工程技术文件应归档原件，因各种原因不能归档原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经办人签字及日期时间。计算机形成的工程技术文件应采用内容打印，手工签名的方式。

3、凡采用施工蓝图改绘竣工图的，应使用反差明显的蓝图，竣工图图面应整洁清晰。

4、工程技术文件的书写材料应有利于长久保存。

5、归档份数：凡是需要归档的工程技术文件，一般归档一份，重要的或使用频繁的文件材料可归档两份。

第四十八条归档时间

工程技术文件材料应在各阶段工作完成后三个月内整理立卷完毕，向集团公司档案室移交。

第四十九条立卷方法

⑴基建文件（分为工程准备文件和竣工验收文件）按开发建设项目立卷；

监理资料、施工资料及竣工图等文件材料按该开发项目的施工项目立卷；

⑵档号按集团公司开发建设项目统一的名称代号编制；

⑶采用分阶段（小份）装订方法立卷。

第五十条保管期限

工程技术档案的保管期限全部为超长期。

附：

工程技术档案归档范围表

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a、基建文件（0—6为工程准备文件，7—8为竣工验收文件）

a0现状调查资料：现状图，施工场地情况，地上物，地下管线情况等；

a1决策立项文件：项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、关于立项的会议纪要和领导批示、项目评估资料等；

a2建设用地、征地、拆迁文件：城镇建设用地批准书、建设用地规划许可证（附件、附图）、国有土地使用证、拆迁许可证等；

a3勘察、测绘、设计文件：工程（水文）地质勘察报告、初步设计图及说明、施工图设计及说明、设计计算书、施工图审查通知书等；

a4工程招投标及承包合同文件：勘察、设计、施工、监理招投标文件（工程招标书、投标文件、标底、评议结果、中标协议）、合同等；

a5工程开工文件：施工任务批准文件、修改工程施工图通知书、建设工程规划许可证（附件、附图）、建筑工程施工许可证、工程质量监督手续等；

a6商务文件：工程投资估算文件、工程设计概算、施工图预算、施工预算、工程结（决）算、交付使用固定资产清单等；

a7工程竣工验收及备案文件：建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、由规划、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件、建设工程规划验收合格文件等；

a8其他文件：合同约定由建设单位采购的材料、构配件和设备的质量证明文件及进场报验文件、工程竣工总结、工程开工前原貌、竣工新貌照片、工程开工、施工、竣工的录像资料等。

b、监理资料（详见《建筑工程资料管理规程》（dbj01-51-XX））

b1监理管理资料

b2监理工作记录

b3竣工验收资料

b4其他资料

c、施工资料（详见《建筑工程资料管理规程》（dbj01-51-XX））

c0工程管理与验收资料

c1施工管理资料

c2施工技术资料

c3施工测量记录

c4施工物资资料

c5施工记录c6施工试验记录

c7施工质量验收记录

d、竣工图

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会计档案管理制度

第五十一条为了加强公司会计档案管理，根据《会计档案管理办法》和《北京市会计档案管理办法实施细则》，结合集团公司实际情况，特制定本制度。

第五十二条会计档案是集团公司在开发建设经营活动中形成的会计核算专业材料，是连续、系统、综合地反映公司经济业务的重要历史记录，是明确经济责任、维护企业权益的重要凭据。

第五十三条会计档案是公司档案的重要组成部分，由公司档案室实行集中统一管理。会计档案工作的主管领导为财务总监。

第五十四条归档范围：

1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等；

５．正确填写案卷封面、卷内目录和备考表各项内容。特别注意按“三要素”原则写好案卷标题。

即：作者＋时间＋文件名称＝案卷标题

例：中油新兴2011年综合明细账

(三)会计报表的立卷方法

１．按立卷：年报与季报、月报因保管期限不同应分别组卷；

２．与会计报表同时形成的文字说明或财务分析，是会计报表的组成部分，应与报表合并立卷，排列在报表之前；

３．集团公司财务报表与分（子）公司上报的财务报表，可按保管期限分别装订或合订成卷，装订时注意折叠整齐、三孔一线；

４．每卷均需编写页号，正面写在右上角，背面写在左上角。可以用铅笔书写；

５．每卷应加案卷封面、封底、卷内目录和备考表。其填写要求，同第(二)---５条。

声像档案管理办法

第六十二条为规范和加强集团公司的声像档案管理，特制定本办法。

第六十三条本办法所称声像档案是指集团公司各部门或个人在开发建设、经营、管理等活动中直接形成的具有保存价值的以录音、录像、光盘及磁性载体、照片等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。

第六十四条声像档案是集团公司档案的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。公司各部门应树立及时收集、定期移交、科学使用的意识。

第六十五条收集范围：

1.党和国家领导人、上级领导及国际友人视察参观等；

2.集团公司的重要会议、大型活动、外事活动及主要职能活动等；

3.反映集团公司先进人物（部门）事迹、活动及集团公司荣获的奖杯、锦旗、奖状、证书、奖品等；

4.集团公司主要领导的工作照、标准照；

5.集团公司重要事件、事故等；

6.集团公司职工日常文体娱乐活动；7.基建工程建设前期准备阶段：建设前的原貌（包括原建筑物、构筑物及周围的环境）；重要的搬迁、拆除、场地平整情况；建设工程奠基、开工仪式，工程项目的招投标活动及重要合同的签字仪式；工程设计模型等；

8.工程建设施工阶段：建（构）筑物沉降、位移、倾斜、变形及防水、防腐处理；整体工程施工现场情况；隐蔽工程的施工安装及处理；结构、电气、消防、防雷及其它保证安全使用的工程设施；各种管线及设备安装工程；施工过程中新技术、新工艺、新材料的应用；主要的质量检查、安全检查、环境检查、验收活动（基础、地下、地上、主体工程）内容；

9.工程建设竣工阶段：工程竣工、验收仪式；竣工后建筑物内、外部不同角度的重要局部、全景以及夜景；反映工程获质量评审等级、颁奖活动及授予的奖杯、证书等内容。

第六十六条收集时间和方法

1.由于声像载体的特殊性，声像档案资料应由形成部门在拍摄后由兼职档案员及时整理并于一周内向档案室归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间；

2.工程建设声像资料由市场项目管理部随时收集，按工程建设的前期准备、施工、竣工阶段（参见本办法第四条7、8、9规定）向档案室移交。

3.档案室应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。

第六十七条收集要求

录音带、录像带、光盘、照片和文字说明要齐全、完整。

归档的声像资料必须是原版、原件，特殊情况下可接收复制件。

声像资料的内容要真实，原件与复制品要相符。

光盘不得有划痕、裂痕和变形，不得带有病毒，不得有打不开的文件或不完整的文件，应使用质地良好的a级盘片。

（一）照片档案

1.内容真实、准确、完整，主体明确、影像清晰、画面完整、色彩纯正，未加修饰剪裁；

2.使用数码相机拍摄，其影像不得进行后期加工。原始图像文件存储格式为无压缩的tiff格式。光学分辨率不得小于300万有效像素（不允许插值），影像尺寸不小于3mb；

3.数码照片档案的存储载体应为dvd文件盘。照片应以内容为单位，分别建立文件夹刻录制作。

（二）录像档案

1.主题要明确、内容连贯完整、图像清晰、镜头平稳。工程项目的录像资料应遵循施工顺序，保持画面、图像的有机联系；

2.要使用质地良好的录像带，带基不得有发霉、变形、掉磁及折损现象；

3.应归档第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（dvd或以上素质的格式）；

4.录像素材的记录格式为batecam或dvcam。素材带的存储载体可以是录像带，也可以是dvd视频盘；

5.录像的dvd视频盘，应采用ibp祯，mpeg－2的文件格式，码流小于9.8mb，图像信号分辨率为720×576。

（三）录音档案

1.录音带应声音清楚；

2.录音档案的存储载体应为cd金盘，文件格式为wav，也可以是盒式录音磁带；

3.录音磁带的带基不得有发霉、变形、掉磁及折损现象。

第六十八条声像档案的整理由摄录人员按本办法第四、五、六条进行，档案室指导、监督。

第六十九条声像档案分类、编号

（一）照片档案编号方法：

1.照片档案案卷号：照片档案目录号——案卷顺序号

2.卷内照片张号：案卷号——本卷流水号

（二）录音档案编号方法：

录音档案案卷目录号——录音带顺序号

（三）录像档案编号方法：

录像档案案卷目录号——录像带顺序号

第七十条文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等；

2.编写文字说明的要求：

(1)准确揭示声像材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

(2)照片按自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带按盒编写文字说明；

(3)文字简洁、语言通顺；

(4)时间用8位阿拉伯数字表示，如2011.01.01。

第七十一条案卷要求

1.将内容具有相关联系的照片、录音、录像分别组成案卷；

2.照片以自然张为单位填写卷内目录；

3.录音、录像带以盒为单位填写案卷目录；

4.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第七十二条保管条件

1.存放声像档案的库房或装具应做到防火、防盗、防光、防磁、防尘、防潮、防有害气体等；

2.库房的温度应控制在14-24℃，相对湿度应控制在45%-60%。

第七十三条录音、录像带、光盘应立放。

第七十四条对室存声像档案应每二年检查一次,发现问题要及时进行处理。

第七十五条对室存声像档案不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，并征得相关部门同意，报经主管领导审批，登记造册。

第七十六条做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

第七十七条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第七十八条严格遵守档案借阅制度。

第七十九条借阅声像档案原版一般限在档案室内，如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第八十条在不影响保密的前提下，可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用声像档案。

实物档案归档制度

第八十一条实物档案是指以各种材料为载体的能反映集团公司历史真实面貌、有保存和查考价值的特定物品。一般包括有关部门给予表彰并颁发的各种锦旗、奖杯（牌）、奖状、证书、奖品；印信实物；在工作交往过程中对方馈赠的纪念品、一般实物资料等。第八十二条归档要求

1、实物档案按件归档，按颁发、类型和保管期限编号登记，填写实物档案目录。

2、各部门在获得实物后，应保存附随实物的文字材料、包装材料，准确记载所获得实物的时间、事由、赠予人、被赠予人等信息，保持实物的整洁并妥善保管。

第八十三条实物档案材料的收集、整理、移交工作由各部门兼职档案员负责。

第八十四条归档时间

各部门于第二年3月底前向集团档案室移交。

设备档案归档制度

第八十五条设备档案是指集团公司使用的价值二万元以上的办公设备、车辆设备、视听设备等自申请购置、使用至报废（或终止使用）期间形成的各种文件材料，具体包括：

1.购置设备的申请、批复，设备技术材料、购买设备的谈判文件及订购协议或购货合同等；

2.产品合格证、使用说明、装箱清单、设备目录图册、照片；

3.设备安装调试记录、测试验收报告等；

4.设备运行记录；设备检查、保养、大小修记录；设备事故记录等；

5.设备报废、转让及终止使用的审批、鉴定材料。

第八十六条工程项目中的设备是该工程项目的组成部分，归入工程技术档案。

第八十七条设备档案按台（套）立卷归档。随机文件材料应及时清点，妥善保管，以保证归档文件材料的齐全完整。

第八十八条归档时间

随机文件材料自设备购买后一个月内向集团公司档案室移交。维修、保养、年检文件按移交。

第八十九条设备档案材料的收集、整理工作由集团办公室兼职档案员（资料员）负责。

第九十条设备档案保管期限一般为长期，于设备报废后满五年可销毁。

外出开会人员带回材料归档制度

第九十一条为了便于档案文件材料的集中管理，特对外出开会学习人员制定本规定。

第九十二条集团公司领导、部门负责人及业务干部外出开会、学习、考察等带回的文件材料在传达会议精神、汇报工作后，均应主动、及时送交集团公司办公室统一登记保存。

第九十三条需要在本部门业务工作中继续使用的材料，应在交办公室登记后，办理借阅手续或复印后使用复印件。

第九十四条档案室、兼职档案员（资料员）应及时督促有关领导协助做好此项工作，经常沟通情况，必要时请主管领导协助做好此项工作。

第九十五条外出开会带回的文件材料如有保存利用价值，按文书档案整理立卷，移交档案室保管。

电子文件归档管理办法

第九十六条为了加强对集团公司电子文件的归档管理，加速档案信息化建设，实现档案信息资源共享，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性，提升档案服务能力，特制定本办法。

第九十七条本办法所称的电子文件，是指microsoftofficeword、excel、wps以及其他文字处理软件所产生的文件。

第九十八条电子文件收集范围是指集团公司形成的、与应归档纸质档案相对应的、永久保存的电子文件。

第九十九条档案室负责对电子文件的归档管理工作进行检查和指导。

第一百条电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第一百零一条电子文件与归档纸质文件的收集工作于每年四月同时进行。

第一百零二条归档电子文件与归档纸质文件在公文格式和内容上应保持一致，电子文件名称必须与纸质文件题名一致。对归档的重要纸质文件草稿，如存在其对应的电子文件也应归档。

第一百零三条归档纸质文件与归档电子文件应注意其对应关系，除“一对一”对应关系、“无对应”关系（例如会议记录等）以外，应注意“一对多”即一份纸质文件对应多份电子文件的对应关系。

第一百零四条按纸质文件保管期限表对归档的电子文件进行分类、整理，确保电子文件的分类、立卷与相应的纸质归档文件保持一致。

第一百零五条对照档案目录对归档电子文件进行编号。其标准格式为：全宗号——目录号——案卷号——件号，即：001-01-0001-0001。

第一百零六条归档电子文件的移交形式可以通过存储载体传递或通过电子文件传输系统从网上交接。

第一百零七条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第一百零八条归档电子文件应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子文件若加密，必须与解密软件和说明文件一同归档。