办公室文秘工作标准办公室岗位工作标准（共17篇）
本标准实适用于于本段文秘工作岗位
1、职责范围
1.1、受办公室主任直接领导。
1.2、负责段领导会议及讲话文稿的起草、记录工作。
2、工作内容与要求
2.1、及时准确做好段领导，每次会议、讲话的文字记录工作。
2.2、起草好段领导每次会议讲话文稿。
2.3、及时收集段一线车间、工区生产生活资料，做好行政对内和对外的宣传报道工作。
2.4、完成领导交给的临时工作。
3、责任与权限
3.1、对行政对外宣传报道有审查权。
3.2、对因工作失职、失误造成的不良后果或影响负责。
4、人员资格要求
4.1、具有本科文化程度，接受过行政文秘管理工作培训。
4.2、遵纪守法、工作仔细认真，作风严谨，责任心强，认同企业文化。
5、检查与考核
5.1、检查内容：按本标准第二章逐项进行检查。
一、目标设置高端化,激发干事创业的内动力
目标是一个团队的奋斗方向,有了目标就有了压力,就会产生内动力。作为肩负着为领导服务、为基层服务、为群众服务重要职责的党委办公室,以什么样的工作目标来定位,不但反映出服务意识,也体现出工作能力。我们始终把树一流意识、强一流素质、创一流业绩作为全县党委办公室系统的总要求,以创建省级文明单位为载体,主动把办公室的各项工作放在全市、全省的范围中去比较,要求全体同志以敢为天下先、敢与强手比高低的精神,争先进、夺第一,努力使办公室工作实现四个转变:即工作由只满足于做好具体事务向善于谋全局、抓大事、当高参转变;由只注意做好当前的工作向善于搞好超前服务转变;由疲于被动完成领导交办的任务向自觉开动脑筋、主动服务转变;由只注意单打一、独自开展工作向增强开放意识,多科室、多部门协同作战,搞好综合服务转变。
高端化的目标和要求统一了大家的思想认识,激发了强大的内在动力,调动了办公室人员干事创业的积极性和主动性,全办上下心往一处想,劲往一处使,以跳起来摘桃子的干劲,明争暗赛,争先创优。近年来,我办被评为“市级标兵文明单位”、全市“学习陈淳、做好公仆”活动先进单位、“全市人民满意的公务员集体”,多次受到县委、县政府的表彰和奖励。
二、重点工作品牌化,提升真抓实干的创造力
品牌是一个单位的名片,是一个单位竞争力的重要体现。对党委办公室工作而言,品牌就是服务水平,就是工作特色,就是领导、基层、群众的满意度。我们牢固树立精品意识,不断创新服务方法,在重点工作和关键环节上狠下功夫,着力打造在全市乃至全省都叫得响的工作品牌,使创新服务的效果体现在工作品牌的打造上,同时在形成品牌服务的过程中提升真抓实干的创造力。
在决策参谋工作中,建议县委在全县大力弘扬传承中奋发有为、困境中愈挫愈勇、开拓中勤勉敬业、前进中和谐互助的宛梆精神,焕发了内乡广大干群艰苦创业、奋发图强的热情;结合党的十七大精神的要求和内乡党建工作的实际,建议县委在全县党员干部中开展致富、领富、帮富“三富爱民”活动,被县委采纳,成为内乡2008年党建工作的主要抓手。在调研工作中,生猪规模化养殖调研引起中央政研室、市委政研室高度重视,分别派人前来专题调研;生态文明新村调研得到副省长张大卫的批示。上报的“建议有关部门改建省道249线内乡城区段”的信息得到省委书记的亲自批示;成功迎接了全市信息工作现场会的召开。在会务服务和后勤接待工作中,圆满地完成了国家领导和多个考察团考察内乡工作的接待服务工作。在督促检查检查工作中,紧盯县委、县政府的重大部署和重点工作,在全省督查系统首开先河建立乡镇督查室,捆绑整合了督查力量,形成电台有声、电视有形、报刊有影的督查网络,做到一抓到底、抓铁留痕。2006年,全市督查工作现场会在内乡召开,省委办公厅《督查通讯》刊发专文介绍内乡督查工作经验。在公文处理工作中,严把起草关、行文关、审查关、政策关、印制关,起草、审核的文件无一延误和差错,保证了行文的严肃性和权威性。在机要工作中,创新理念,拓宽服务领域,努力打造全县值班调度中心、密码通信中心、文件交换管理中心、资料信息中心、网络办公技术服务中心,服务内容和工作方法在全市党委办公室系统独树一帜。品牌化服务的追求,使办公室的服务能力和服务质量不断提升,成为关键时候靠得住、拉得出、打得赢的优秀团队。
三、日常管理规范化,增强高效运转的战斗力
规范化管理是提高团队战斗力的重要途径,是提高服务效率和质量的必要措施。我们结合省级文明单位创建活动,不断健全各项规章制度,坚持“四个雷打不动”,着力构建规范化运转的长效机制。
一是坚持周一例会雷打不动。每位副主任每周一召开分管科室会议,评点上周工作得失,围绕党委中心工作和重点部署,预测和把握本周工作重点,对有关工作早思考、早研究、早准备。二是坚持“主任讲坛”雷打不动。每周二下午举办“主任讲坛”活动,通过全体同志轮流主讲、邀请专家和模范人物授课等形式,让全体人员在潜移默化中受到教育,得到提高。三是坚持工作考勤雷打不动。实行上班签到制度,全体人员上班早到10分钟,下班晚走10分钟,努力做到服务在需求之前,保证领导安排的工作及时完成,单位办文办事随时受理,群众的要求随时解决。四是坚持绩效考评雷打不动。对办公室各项工作进行细化量化,定岗定责,组织绩效考评工作,每季度一小结,半年初评,年终总评,考评结果与个人及科室评先评优挂钩,形成各司其职、各尽其责的工作格局。
规范化管理使各项工作有规可循,有章可依,杜绝了工作的随意性、盲目性,全体人员的服务意识、效率意识、规范意识、质量意识进一步增强,保证了各项工作规范、有序、高效运转。
四、队伍建设人性化,凝聚和谐奋进的向心力
人是管理诸要素中最活跃、最能动、最核心的要素,是干部队伍建设中的关键所在。贯彻落实科学发展观,坚持人性化理念,团结人、凝聚人、培养人、提高人,充分调动人的积极因素,建设一支高素质、高水平、同心同德、积极主动履行党委办公室工作职能的队伍,是做好办公室工作的保障。
关键词：高校办公室；文秘工作；思考
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）35-0319-02
高校办公室作为高等学校办理党政综合事务的运转中枢，在学校管理工作中具有十分重要的地位和作用。文秘工作是高校办公室一项十分重要的基本职能，其水平的高低直接影响着单位的办事效率和对外形象，甚至影响高校领导的形象和决策水平。随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高校内部工作日益呈现出复杂性和多样性，高校之间竞争日趋激烈，高校办公室文秘工作在促进高校发展过程中的作用越来越凸显。
一、高校办公室文秘工作的重要性
1.为高校领导和师生员工之间搭建桥梁和纽带
高校办公室文秘工作在高校管理中发挥着承上启下、参谋助手的作用，为学校领导服务、为基层工作服务是其基本职能，是学校领导工作的必要补充。在日常工作中，高校办公室文秘工作的重要内容就是通过上情下达和下情上达，及时准确地传达学校领导的决定，解释学校的有关精神，同时通过详细的调查研究将各学院、部门和广大师生真实情况传达给学校领导，为其科学决策提供可靠的依据。
2.在领导决策过程中发挥参谋助手作用
高等教育许多新情况、新问题的出现，高校领导的压力越来越大。高校文秘工作要积极主动利用自身所处学校信息处理中心的重要地位优势，对来自学校内外的信息进行收集、分析、比较、判断和整理，提炼确实有用的信息、合理化的建议和备选方案给校领导，为领导科学决策提供合理化的建议，甚至独当一面承担某项工作，坚持做到问题提出的针对性、分析的全面性、观点的正确性、措施的可行性和政策出台的适宜性，为校领导党务、政务决策提供参考，并及时督促、落实、评估和反馈，使办公室文秘工作真正成为校领导的“智囊团”和“信息库”[1]。只有这样才能增强工作的计划性、科学性和预见性，减少盲目性，更好地发挥参谋助手作用。
3.在日常工作中发挥先锋模范作用
高校文秘工作服务对象是高素质、高层次的学者群体。大学校园是一个理想化的所在地，氤氲其中的自由精神、批判精神和独立精神与高校围绕办学中心任务开展的行政规范管理、制度管理的理念难免产生一定冲突[2]。因此，高校文秘工作要在学校日常工作中积极发挥先锋模范作用，不仅体现在对待工作诚恳踏实、任劳任怨，吃苦在前，享受在后，勇于承担工作，模范遵守各项规章制度等，还体现在精神面貌等方面。秘书在平时工作中应注意待人接物的礼节和规范，时刻保持饱满的工作热情和负责的工作态度，依照规范科学办事，方方面面起到先锋模范作用[3]。
二、新形势下高校办公室文秘工作的基本要求
近年来，高等教育的大发展带来的高校规模不断扩大以及办学功能进一步拓展，高校办公室面临着工作牵涉面广、事务繁忙、工作节奏快等许多新情况、新问题，高校办公室文秘工作首先要满足以下基本要求。
1.坚持正确的政治方向是本质要求
高校是培养社会主义合格建设者和接班人的关键阵地，高校文秘工作作为办公室强化政务、管好事务、搞好服务的具体执行者，使命重大，必须具备很强的政治素质，要求既能深刻理解党的路线方针政策的基本精神，又能熟悉高校发展状况。始终坚持党的基本理论、基本路线和基本纲领不动摇；用邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观重要思想武装自己的头脑；在重大问题和大是大非面前保持清醒的头脑，立场坚定鲜明；有严明的政治纪律，言行一致，表里如一；严格遵守保密纪律，顾全大局，自觉维护安定团结的政治局面。
2.保持勤勉务实的工作态度是重要基础
围绕学校工作中心服务大局是高校文秘工作永恒的主题。高校文秘工作既要服务学校领导、部门，又要服务于广大师生，因此要树立服务意识，切实把勤勉务实的工作态度放在首位。文秘人员的在领导身边做文字工作的特殊地位和影响，其工作态度既是自身素质的表现，更是领导形象的“补充”和机关形象的“折射”，这就要求文秘人员必须具备良好的道德修养。要解放思想，摈弃不合时宜的观念和做法，始终坚持理论联系实际，一切从客观实际出发，提倡真抓实干，力戒虚假浮夸，诚实公正、谦虚谨慎、戒骄戒躁、胸怀宽广、清白做人、干净做事。
3.拥有广博精深的业务能力是关键因素
业务能力主要包括表达能力、组织能力、应变能力、判断能力、社交能力等。高校办公室工作事务繁杂，时效性综合性强，需应对的突发情况多，文秘人员需广博精深的业务能力才能从容应对。要具备扎实的语言和文字表达能力，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律，既要有好的表现方式，又要有精深明确的观点和充实的内容，确保公文处理文种选用适当、批转手续完备、语言文字通顺、逻辑关系严谨、体例格式统一规范。同时，要具备较强的处理问题能力和现代化办公能力。充分利用办公室协调各方面的优势，善于沟通、联系、发挥、协调，切实解决工作中遇到的各种困难和阻碍；善于运用电脑、互联网等技术传递信息、编辑文稿，实行自动化办公，提高办文、办事效率。
4.具备良好的身心素质是重要保障
高校办公室工作任务繁重，工作关系错综复杂，面对各种困难和挑战，只有具备良好的身体素质和心理素质才能从容应对繁杂的脑力、体力劳动和控制、调节个人的情绪，在工作中始终保持乐观向上、热情诚恳的心态，以一种从容不迫、不卑不亢的风度面对各种困难和挑战。工作中从实际出发，克制不利于工作和个人发展的个性心理，工作中积极主动，摆正心态、情绪稳定，善于调节和控制个人情绪，出现纰漏和误会时多做自我批评，不怨天尤人，不讨价还价，多想方设法克服困难，将工作完成，以实际工作业绩赢得大家的尊重。
三、新时期高校办公室文秘工作的业务要求
1.端正工作态度，增强服务意识
高校文秘工作不仅要为学校领导服务，还要为下属职能部门、院系和广大师生员工服务，服务对象具有层次性和范围的多样性。而大学作为多元文化交融的中心，具有人才荟萃、知识密集、思想活跃等特点，服务对象的高素质对高校文秘工作提出了更高的要求。同时，高校文秘工作内容包括辅助决策、综合承办、公文办理、信息处理、调查研究、纪要保密等工作。因此，办公室文秘人员应该始终保持积极进取的态度，对上级领导要亲和尊敬、不卑不亢，对群众要和蔼可亲、平等待人，主动成为师生员工的服务者，凡事想在前、做在前，不断提高个人综合素质，切实为广大教职员工提供服务，把师生员工满意与否作为检验和衡量工作的标准，想问题、办事情从师生员工反映最强烈、最迫切的问题上，全心全意为师生员工服务。
2.刻苦钻研业务，严格办事程序
文字信息对高校领导确定工作方针、政策具有极大的作用。高校文秘工作就是对信息接收、变换和传输的过程，它以收集资料、研究政策、反映情况、提供咨询、草拟文件等形式进行信息处理，用以协助高校领导者进行有目的的决策[4]。因此，高校文秘工作要刻苦钻研业务，强化信息意识，努力拓宽信息渠道，建立校内外的信息网络，提高对信息处理质量，为领导决策提供准确、及时的信息资源。同时，在实际工作中坚持严格安程序办事的原则，正确处理好同领导、部门和群众之间的关系，做到积极维护领导权威，有效辅助领导活动、竭诚弥补领导缺失；强化部门观念，体谅部门难处，讲究协调策略；强化个人服务观念，有效与群众沟通，积极排解疑难，善处人际关系，为高校文秘工作坚持按程序办事提供必要的基础，进而达到提高文秘工作质量和效率的目的。
3.增强综合素质，不断提高办事效率
综合素质是做好高校文秘工作的重要条件。高校文秘人员要不断增强分析能力，在日常繁杂的综合性事务中，善于分析，抓住问题的主要矛盾，分清事务的轻重缓急，从而选择最佳的工作方案；不断增强组织能力，善于运用各种组织形式去调配各方面的资源，采取积极有效的工作方法，按照预期目标完成任务；不断增强表达能力，具有良好的语言表达能力和文字表达能力，注意平时积累，加强文字表达能力的锻炼，做到多想、多练、多说、多写；不断增强自我完善提高的能力，主动完善提高自身的能力，弥补自身不足。高校办公室的工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切的联系。作为高校办公室文秘人员，一定要在增强综合素质上下功夫，不断提高自己的办事效率。
综上，搞好高校办公室文秘工作，对学校贯彻落实科学发展观，坚持依法办学，保持政令畅通，实现科学管理，进一步推进高等教育事业改革发展具有极其重要的意义[5]。因此，需要高校广大从事文秘工作者在实际工作中深入思考，共同努力，不断提高自身素质，增强服务意识，提高办事效率，逐步探索一条具有高校特色的文秘队伍的发展之路。
参考文献：
[1]陈育芳.浅析高校办公室秘书工作的角色定位及素质培养[J].太原城市职业技术学院学报，2012，（10）：7-8.
[2]马明.浅谈高校校长办公室秘书角色的定位[J].教育管理，2009，（1）：109-110.
[3]刘勇.高校办公室工作实用读本[M].北京：中国人民大学出版社，2008：23-26.
[4]吴纹.高校办公室秘书优化职业环境的分析与对策[J].岳阳职业技术学院学报，2008，（1）：33-35.
[5]何兴发.浅谈如何做好高校办公室文秘工作[J].贵州民族学院学报：哲学社会科学版2008，（2）：181-182.
（一）办公班岗位责任制
1．参加科晨会，床旁交接班，查对夜间医嘱。
2．全面了解并掌握病人流动情况，完成交班报告待执行事宜。
3．熟练掌握计算机操作并认真处理各种长期和临时医嘱，及时通知并督促有关人员执行。
4．办理出入院、转科、转院等工作及有关手续。
5．递送各种通知单、处方及准备检验容器，递送检验标本容器至病人，深入病房，通知病人次日各种检查项目及准备工作。
6．负责接待病人单位探询及外来人员，传达各种通知。
7．负责测绘体温，准备次日测量记录单。
8．负责医嘱的转抄、交班内容的填写；参与医嘱的查对整理；检查医嘱本及各种护理文件书写是否规范，确保质量。
9．保持办公室的清洁、整齐、物品定位。
10．护士长临时不在时,履行护士长职责。
（二）办公班质量标准
1．上班后、下班前整理办公室卫生，保持各种物品定位放置。
2．各种办公用品、表格及检验器皿要及时领取，定位放置，准备齐全。
3．执行医嘱要精力集中、准确、及时，书写要字迹清楚，无涂改、无遗漏、无错字。临时医嘱要在15分钟内通知有关护士并督促执行。
4．对新入院及转入病人做到热情接待，病房安排合理，院规介绍详细认真。办理会诊、检查申请单及报告单准确及时，交代清晰。出院、转科病人手续完善，病历排列正确。
5．科室病人流动及医嘱处理录入及时、认真，无漏项，无重复，准确无误。
（三）办公班周工作程序
周一：核对计算机各类项目是否准确。
周二：补充各种表格，整理办公室抽屉及病历柜。
周三：补充检验单据、化验标本容器。补充医师办公室、主任办公室各种表格
及检查报告单据。
周四：清洗、消毒血压计袖带及听诊器，落实物品陈设规范。周五：参加大查对；彻底打扫护士办公室卫生。
Q/HS01-Z.01-20121、主题内容与使用范围
本标准规定了总经理办公室的基本职责与权限，工作任务要点及考核办法。
本标准使用于总经理办公室，也可作为基层办公室制定工作标准的参考资料。
2、基本任务
2.1总经理办公室是公司行政的综合办事部门。在总经理领导下，贯彻执行党和国家的路线、方针、政策以及国家的法律、法令和法规；督促、检查公司行政下属单位、部门对上级和公司行政各项决定及重要工作安排的贯彻执行情况，为公司领导决策提供依据；具体承办公司行政各项日常事务，协助公司领导搞好行政管理工作；协调公司行政各部门的工作：根据总经理安排，协调企业与政府之间的关系；为公司领导有效地行使职权和公司机关有效地履行职能积极创造条件，保证全公司生产建设和经营管理活动正常进行。
3、责任与权限
3.2全面了解、掌握各单位的工作进程，围绕不同时期的工作重点，深入调查研究，总结经验、反映存在问题。
3.3负责经理办公室会议的组织，记录、整理会议纪要等工作，负责经理对有关问题的上传下达。
3.4收发处理一般性业务文件，审核、打印地煤公司行政方面的文件。
3.5负责上级和兄弟单位的来客接待，办理群众来信来访以及负责公司车辆的管理和调度工作；建立车辆档案，做好车辆的维修、保养工作，定期检查车辆使用情况，加强对司机、非司机的安全教育工作；
3.6 负责办理营业执照、代码证等的换发年检工作。
3.7制定公司行政管理制度、汇编公司各项制度、监督检查各部门执行的情况；
3.8负责公司资产的管理，建立固定资产、低值易耗品等物品的购买、验收、使用登记及定期检查使用情况的制度；
3.9负责公司印章和介绍信的管理，严格执行印章和介绍信的使用规定；
3.10根据公司行政管理制度，做好电话、传真和复印机等设备的使用和管理；
3.11负责公司外围环境卫生的管理；
3.12负责公司办公地点安全、保卫、消防工作的管理；
1主题内容与适用范围
本标准规定了工会小组长的责任与权限、工作内容与要求、检查与考核。本标准适用于工会小组长工作。
2职责与权限
2.1职责
2.1.1对局工会负责，对本班组职工负责。
2.1.2监督本班组行政工作，为职工说话办事。
2.1.3参加本班组管理，参与分会领导工作。
2.2权限
2.2.1监督局职工代表大会的决议在本单位的贯彻落实情况、监督班组行政工作。
2.2.2有权代表职工向上级机关、部门反映正当要求，维护职工合法权益。
2.2.3有权根据上级工会的指示，组织开展群众性技术比武、合理化建议和各项活动的权力。
3工作内容与要求
3.1在科室的领导下，组织和发动职工讨论本班组的生产计划、制定竞赛条件、开展劳动竞赛，落实各项经济指标。
3.2做好各种竞赛的总结、评比、奖励工作。
3.3做好典型人物的培养和先进模范人物的管理工作，建立先进人物事迹档案，发挥先进人物的骨干、桥梁作用。
3.4开展群众性的技术比赛和合理化建议活动，技术比赛每年一次，合理化建议每年每人一至二条。
3.5关心职工生活，了解职工对生活方面的意见和要求，根据上级和本局的要求，做好职工生活困难补助。
4检查与考核
南宫市电力局标准化委员会2002-01-01批准282002-02-01实施
南宫市电力局企业标准Q/NDL-3010103-2002 工会小组长工作标准
4.1工会小组长工作由工会主席负责每月进行检查与考核。
4.2考核内容为本标准规定的职责和工作内容要求与方法。
4.3考核结果与当月奖金挂钩兑现。
一、办公室文秘工作的重要性
办公室文秘很多工作都是在为领导服务的, 例如领导在开会前, 需要文秘人员进行会前准备、会议记录、会后整理, 领导在审批文件前, 需要文秘人员进行文件处理拟办等, 文秘人员的工作效率对领导的工作进展有很大的影响。办公室文秘工作不仅是领导工作的基础, 还是领导工作的延伸, 例如当领导作出决策后, 需要办公室文秘人员进行具体的文件起草, 并下发到各个单位;当领导出差回来后, 文秘人员要将领导带回来的相关材料整理好, 因此, 做好办公室文秘工作有十分重要的意义。
二、电力企业办公室文秘工作存在的问题
(一) 办公室文秘人员解决问题能力差。
由于办公室的日常工作比较繁忙, 导致文秘人员忙于处理日常事务, 在工作过程中, 没有掌握到工作的重点, 导致文秘人员解决实际问题的能力比较差, 不能和上下级进行有效地沟通, 在起草文件的过程中, 思路不清晰, 很难帮助领导进行日常事务处理。
(二) 办公室文秘人员少, 工作量大。
目前, 电力企业办公室文秘人员比较少, 加上办公室的日常工作比较繁重, 导致文秘人员忙里忙外, 甚至还需要加班加点, 文秘人员少, 工作量大直接导致工作效率低、工作质量差, 这对办公室工作的进行造成很大的影响。
(三) 办公室文秘人员的综合素质差。
随着科技的快速发展, 电力企业对办公室工作的要求越来越高, 导致文秘人员现有的专业知识已经不能满足办公室对文秘人员的要求。目前, 很多电力企业的办公室文秘人员没有学过专业的文秘知识, 在工作中不能顺利地完成工作任务;受工作性质的影响, 办公室文秘人员很少出去学习培训, 这导致文秘人员的知识更新比较慢, 不能满足办公室工作的需求;有的文秘人员服务意识比较差, 工作责任心不强, 工作散懒, 这极大地影响了办公室文秘人员的工作效率。
三、提升办公室文秘工作水平的措施
(一) 提高服务意识。
电力企业办公室的主要职责就是为领导、部门及基层工作人员服务, 因此, 办公室文秘人员要树立良好的服务理念, 坚持做到热情服务、真诚服务, 办公室文秘人员要不断提高自身的服务意识, 积极完成领导和其他部门交办的事情, 办公室文秘人员要发挥好办公室的协调作用, 这样不仅能协调好企业内部关系, 还能为企业树立良好的形象。
(二) 提高办公室文秘人员的综合素质。
电力企业要根据办公室文秘人员的实际工作水平, 制定合理的培训内容, 定期对文秘人员进行培训, 从而不断提高办公室文秘人员的综合素质。电力企业要扩展文秘人员获取知识的渠道, 为文秘人员创建一个良好的学习环境, 鼓励文秘人员积极进行自主学习, 电力企业要注重文秘人员的思想教育, 强化文秘人员的工作责任心, 从而不断提高办公室文秘人员解决问题的能力。由于电力企业缺乏专业的办公室文秘人员, 因此, 电力企业要积极引进专业的人员, 避免办公室文秘人员少的现象。
(三) 改进工作方法。
办公室的工作比较繁杂, 并且每一项工作都对全局有一定的影响, 因此, 电力企业的办公室文秘人员要不断改进自己的工作方法, 从而有效地提高工作效率。文秘人员在工作过程中, 要分清工作的主次, 做到忙而不乱, 文秘人员要不断摸索办公室工作的规律, 并掌握这种规律, 从而有效地提高办公室文秘工作水平。由于办公室文秘人员的自由支配时间比较少, 因此, 文秘人员要协调好自身的心态, 在工作中不断充实自己。
(四) 注重细节管理。
办公室的工作面比较广, 文秘人员在工作过程中要特别注意细节工作的处理, 要用谦虚谨慎的工作态度进行工作, 加强全局意识, 潜心工作, 正确对待领导交给自己的工作, 并用实际行动来带动身边的同事, 这样才能为办公室工作的顺利进行提供保障。
(五) 抓住重点工作。
办公室文秘人员的工作重点是做好文件整理工作, 并准确、及时地向上下级传递信息, 例如领导在开会时, 文秘人员要根据领导的意见, 起草好领导的演讲稿, 并做好重要信息记录、文件传达等工作。信息传达是办公室的重要工作内容之一, 文秘人员在向领导传递信息前, 首先要确定信息的准确性, 并对信息进行认真分析, 了解成绩背后隐藏的问题, 提醒领导注意这些问题, 为领导的决策提供科学依据。
摘 要：隨着全面依法治国和全面深化改革的不断深入，检察机关办公室文秘人员被赋予更多职责和更大责任，文秘工作遇到了更多挑战，深入研究和探讨文秘工作，积极应对遇到的新问题、新困难，提高文秘工作能力，保障检察工作的顺利开展。
关键词：检察院；文秘；法律；要求；对策
文秘工作是检察院办公室工作的重要组成部分，从某种意义上讲，文秘工作的质量决定了办公室整体工作水平的高低。在面对当前全面推进依法治国和全面深化司法体制改革的大背景下，文秘工作如何适应新形势发展要求，值得积极关注和思考。
一、新的形势给检察机关文秘工作提出的新要求
一是依法治国进程的不断推进对检察文秘人员法律素养的要求越来越高。近年来，刑法典和刑事诉讼法、民事诉讼法等重要法律相继做了重大修改，加之高检院开展刑事速裁程序试点、民事公益诉讼试点、人民监督员制度改革，一批重要的法律法规和司法解释不断出台，法律新术语、新名词、新罪名不断出现。办公室文秘人员，要写好材料，客观，全面总结、描述本院检察工作情况，就需要全面学习领会和掌握相关法律、法规、司法解释，做到熟悉法律，熟练准确运用法言法语，使材料总结工作严谨规范不说外行话，谋划工作科学超前具有指导性，制定措施切实可行具有操作性，从而切实发挥以文辅政，谋划全局的作用。
二是全面深化改革的政治形势对检察文秘人员的政治素养要求越来越高。十八大以来，以习近平总书记为核心的党中央提出了“中国梦”、“落实主体责任和监督责任”、“四个全面”战略布局及创新、协调、绿色、开放、共享的五大发展理念等一系列治国理政新理念，正确把握中央确定的新理念、新观念的精髓并将之贯彻落实到检察工作的每个环节，使检察工作始终围绕中心服务大局是时代交给检察文秘人员的一项重大政治性任务。这就要求文秘人员不但要坚持学习习近平总书记系列讲话，全面把握党中央执政治国的新理念、新思路、新思维及路线、方针、政策，而且要学习领会省市县相关政策、文件，明确本地区经济社会发展的重点和方向，并将这些要求和本院检察工作的重点、关键点有机结合起来，为检察工作顺利开展提供政策依据和智力保障。
三是检察工作的科学发展对检察文秘人员统筹全局的能力要求越来越高。检察院是法律监督机关，文秘工作是办公室为领导决策综合参谋、展示全院工作业绩、总揽全局的重要职能体现，如人大报告的撰写、年度工作规划编制等都是办公室重要职责，要撰写好这些材料，要求办公室文秘人员对各业务科室上报的材料要进行全面汇总、整理、分析、加工、提炼、修改、完善。由此可见，作为一个合格办公室文秘人员，既要熟悉检察业务，能统筹各科室工作，又要具有完备的知识储备及较强的公文写作能力。
二、检察机关办公室文秘工作存在的主要问题
一是文秘人员配置不足。办公室担负着多项职能，但人员相对较少，文秘人员往往身兼多职，如办公室文秘人员除负责文秘工作外，还承担文书编撰、检察调研、信息、公务接待等工作，难以做到专人专职。
二是文秘人员综合素质有待提高。虽然近两年，随着公务员考试的不断深入，办公室人员在学历、年龄结构方面有了一定改善。但从整体看，还缺乏文秘专业性人才，知识储备不够，办文经验不足。此外，上级检察机关针对办公室文秘工作方面的培训较少，办公室文秘人员对新时期检察机关办文工作的新任务、新要求不能及时掌握，知识和技能得不到更新和提高，不能适应新时期检察机关文秘工作的变化和发展。
三是文秘人员工作的积极性不高。办公室文秘工作是一项综合性极强的业务性工作，文秘人员承担着办文的重要职责，文秘人员经常加班加点撰写各种材料、报告、讲话稿，但上级部门对文秘工作重视不够，文秘人员工作成绩难以体现，工作清苦，工作积极性不高。
三、对做好办公室文秘工作的几点建议
一是建议上级检察机关加强对办公室文秘人员的培训，多给予文秘人员学习的机会，提高办公室人员的办文能力和水平，保证文稿、检察信息撰写的质量。
二是检察院内部要多开展岗位练兵，采用“AB”岗交流方式，使办公室办文人员有机会接触和熟悉业务部门工作，从而提高文秘工作的专业性、全局性和凝练性，多出有价值的精品文稿。
三是要进一步加强办公室文秘人员配备，对文字能力强、政策把握准、法律知识全的人员要优先充实到办公室工作，做到人尽其才，人尽其用。
四是建议在司法改革过程中将具有检察官资格的办公室文秘人员作为法律政策研究检察官职位纳入检察官序列进行管理，将具有司法资格的办公室文秘人员纳入检察官助理进行管理，以调动该岗位干警工作的积极性和主动性，保证文秘工作的正常顺利开展。
参考文献：
[1]赵建平.在依法治国新起点上加强秘书法治素养建设，前沿论坛，2015年4月号.
作者简介：
胡培育（1975～），男，汉族，陕西省西安市人，陕西省西安市户县人民检察院，办公室主任。
办公室后勤管理工作标准
1．制定制度与监督
1．1根据处相关规定，结合后勤工作性质，制定后勤管理处的各项规章制度 1、2督促检查各项制度执行情况，对职工进行考核，将考核的情况做为工作评定的重要标准。2．环境卫生及绿化工作 2、1做好处辖区、办公楼、生产区及相关区域的卫生清扫。2、2要做到卫生清扫的经常化、规范化，特别是对卫生重点部位的清扫。2、3做好全处的园林绿化工作，合理规划科学栽培。3．院内设施管理与维护 3、1对处辖区内各基础设施进行摸底排查，根据摸底情况制定维修计划。3、2对易产生跑、冒、滴、漏的部位要定期检查，发现问题及时处理。3、3及时维修给、排水管道，保证其畅通。3、4及时对损坏的门、窗、办公桌椅、工作用具、灯、插座等电气设备定期维修和更换。3、5对一些基础设施及设备进行维护和保养。4．办公用品的采购、发放及管理 4、1为各部门提供优质的服务和后勤保障。4、2对所需办公用品、工作用具及其它用品要加强管理。4、3要根据实际需要，按计划采购并货比三家，力争做到物美价廉。4、4完善各种采购、入库、出库、保管相应手续，所有物品都要建立台帐。
1范围
本标准规定了公司机关经理（党委）办公室主任的职责、岗位人员基本要求、工作内容与要求、检查与考核等内容。
本标准适用于经理（党委）办公室主任岗位的工作。
2职责
2.1在公司总经理和党委书记（副书记）直接领导下，主持经理（党委）办公室文秘、档案、接待、保密、车辆、行政、后勤、计划生育等全面工作。
2.2负责经理（党委）办公室工作方案筹划、工作方法研究和工作质量改进提高，负责经理（党委）办公室系统人员的业务指导、培训安排和业绩考核。
2.3负责综合协调公司职能部室、基层单位按照公司总体安排开展工作，负责对基层单位办公室系统工作的监督、检查、业务指导和服务工作。
2.4负责与各级政府及上级相关部门的联系和沟通，接受各级政府和上级相关部门的业务指导和工作检查。
3岗位人员基本要求
3.1熟悉党和国家的路线方针政策和法律法规，掌握公司改革发展稳定工作基本思路和政策措施，了解公司整体及基层单位基本情况。
3.2熟练掌握文秘、档案、接待、保密、车辆、行政、后勤、计划生育工作技能，能够有效地指导各项业务的开展。
3.3具有本科以上学历，中级以上职称，具有3年以上办公室综合管理工作经验，具有较强的综合协调沟通指导能力
3.4熟练掌握计算机操作技能，具有较强的文字综合能力。
4本岗位有关的标准
与本岗位有关的主要标准包括：《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文格式》、《中国石油天然气集团公司机关公文处理办法》、《吉林省涉外保密工作暂行规定》、《吉化集团公司公文、印信、保密、档案、文明办公等系列管理标准》、《公司公文、印信、保密、档案、文明办公等系列管理规定》 5工作内容与要求
5.1办公室全面工作
5.1.1全面制定办公室工作计划，并组织开展日常各项工作，组织制定、修改和完善办公室的各类标准、制度与规定，并贯彻落实。
5.1.2合理进行人员分工，明确职责，组织指导开展文秘、接待、档案、车辆、保密、后勤服务、计划生育等工作。做好指导、部署、监督、检查和考核工作。
5.1.3按照公司行政和党委要求，组织协调公司领导、职能部室和基层单位日常公务正常运行。
5.2综合协调工作
5.2.1组织协调领导临时交办的各项综合性工作，明确主管部门和配合部门，做好督查、催办工作。
5.2.2组织和安排公司党委和行政大型会议，认真落实时间、地点、内容和参加人员等。
5.2.3公司领导生活管理，公司领导出差订票工作，去外地施工和因公出差领导的服务工作，外出领导家中的信息联系。
5.3接待工作
5.3.1按照接待业务的有关规定，设计接待工作流程，编制重要领导和大型会议接待方案，保证接待工作顺利完成。
5.3.2做好公司党政领导外出参加公务活动，公司内外来宾的接送、食宿安排和
车船机票订购工作。
5.3.3按照公司领导安排，组织、参加各类公务活动，公司各类礼品管理工作，各类应酬接待相关费用办理控制工作。
5.4办公车辆管理
5.4.1组织制定办公车辆管理制度，认真贯彻执行，合理调度使用办公车辆。
5.4.2组织制定、审核办公车辆的修理和配置计划，定期检查办公车辆维护保养情况。
5.4.3组织制定车辆、车库的安全消防措施，定期检查措施落实情况。
5.4.4定期检查车辆调度和司机的工作质量、服务态度，经常征求部门、单位的用车意见。
5.5档案工作管理
5.5.1执行档案管理各项标准和规定，组织建立健全档案管理体系，组织做好各类文件材料的立卷归档工作。
5.5.2组织做好各类档案的收集、整理、分类、编目、归档、保管、提供借阅等工作。
5.5.3定期组织检查、指导各基层单位、机关各部门的档案工作。
5.6打印、复印管理
5.6.1组织制定打印、复印管理制度，认真贯彻执行。
5.6.2组织打字员、复印员打印、复印、速印文件、材料。
5.6.3定期检查打字员、复印员的工作质量和服务态度。
5.7计划生育管理
5.7.1组织制定公司计划生育工作、总结等事宜，定期对计划生育工作形势进行分析，排查不安定因素，并向主管领导、上级主管部门请示汇报。
5.7.2做好公司计划生育委员会召开的各类会议的筹备准备工作，及时检查会议决定的执行情况，跟踪落实。
5.8后勤管理工作
5.8.1组织做好全公司文明办公环境和绿化等项工作，公司机关总部及所辖区域的环境及卫生的检查指导，保证公司良好的办公环境。
5.8.2管理协调机关办公楼的设备维护维修工作，公司通讯设施管理，办公设备、办公电话管理等管理工作。
5.8.3公司食堂管理工作，机关食堂卫生、饭菜质量的监督检查工作。
5.8.4协调与上级相关部门的关系，接受上级的检查指导。
5.9按照公司领导的要求，按时、保质完成交办的各项工作任务。
6检查与考核
6.1本标准执行情况，由系统主管领导和相应考评部门按季度检查与考核。
6.2考核内容为本标准规定的职责、工作内容与要求部分。
6.3考核结果与公司《员工绩效评价管理规定》挂钩。
7附录
一、强化基础工作, 在办文办事中发挥参谋职能
在办公室的各项工作中, 文秘人员的主要职责表现在拟文、办会和协调三个方面, 做好这三个方面的基础工作, 能够为文秘参谋职能的发挥奠定扎实的基础。首先, 作为一名优秀的文秘人员, 必须做好一项基础性的工作就是拟文, 这也是体现文秘人员工作能力的重要标志。因此, 文秘人员要在遵循秘书工作要则以及揣摩领导意图的基础上, 在依据领导所构思的大框架内, 通过自己的实践和努力, 在重要会议的文件、重要领导讲话的中融入自己的构思、意见和想法, 起草一份相对来说比较合理的文稿, 为领导的决策以及办公室的工作提供良好的参谋作用;其次, 在办会方面, 文秘人员的主要职责是具体办会和参与管会, 要求文秘人员在具体的工作过程中, 要认真与有关部门进行沟通和交流, 认真了解和收集有关部门需要提交会议研究的事项, 提供拟开会议的开法、项目以及时间安排等细节性的建议, 为领导在审定之时提供参考, 与此同时, 对于“那些会议应该开、那些问题应当在哪种会议类型上提问”等具体问题, 秘书要结合自身的实际工作经验以及优秀精华的借鉴, 积极主动地向领导说出自己的看法, 让领导的决策更符合办公室乃至本企事业单位的发展需求;再者, 办公室的协调工作虽然一般都是由办公室主任负责的, 但是文秘人员有时也会遇到一些具体的协调工作, 对于领导安排的需要协调的事件, 文秘人员要结合工作的实际情况以及领导的想法, 将上下意见统一起来, 在达成一致意见后提出解决问题的办法, 对于一时无法解决的矛盾, 要及时反馈给领导, 在领导进行决策之时可以说出自己对于此问题的看法。
二、文秘人员要不断地提高自我素质
要想发挥出更大的参谋作用, 文秘人员就要从自身入手, 不断地提高自身的综合素质, 不仅能够做好办公室的本职工作, 而且为企业其他各项工作的改革与创新提供了更扎实的人力资源基础。其一, 在提高自我素质之时, 文秘人员所要做的首当其冲的事情就是加强参谋意识, 在参谋意识的推动下, 文秘人员能够树立既办文办事、又出谋划策的科学观念, 将奉命行事的消极工作态度转换成敢于根据工作需要提出自己看法的积极状态, 不断地强化自身的工作技能和素养;其二, 做一个优秀的文秘人员, 不仅要具有清醒的政治头脑和强烈的责任感与使命感, 更重要的是具有较强的业务能力和分析能力, 能够从纷繁复杂的资料档案中提取出最精华的部分, 为各项决策而服务, 这需要文秘人员在日常的工作之余, 通过看书阅读、上网查阅、参加培训等方式, 不断地拓展自己的知识面和视野, 为业务能力的增强提供活力;其三, 文秘人员不仅要扎实自身的文字驾驭能力、信息处理能力以及协调沟通能力, 更重要的是要有产生新思想的探索能力和把握未来的预测能力, 在日常的工作中, 文秘人员要善于总结, 要以事前、事中、事后的处理事情的严谨思维, 做好一切可能出现的问题的应对策略, 要谦虚的请教他人、多向领导学习、经常深入基层岗位中, 在实践中促使自己的创新思维和能力的提升, 为参谋作用的发挥做好铺垫。
三、针对重大问题, 发挥好“智囊团”的参谋作用
文秘人员作为领导的参谋助手, 贵在“参”字上细斟酌、“谋”上下功夫, 围绕着全局性的工作进行超前性的谋划思考, 力争做到“领导未闻有所知、领导未示有所行、领导未谋有所思”, 真正地做到在领导需要帮助的时候发挥好“智囊团”的作用。这就需要文秘人员在平时的工作中切实把握好三个方面的内容:1.要注重超前性, 要认真分析当前所面临的问题以及未来的长远工作整体方向以及外部环境的变化, 结合实际情况, 在领导决策之时提出自己中肯的意见;2.要注重针对性, 要仅仅结合职工群众所反映的难点问题、基层反映的焦点问题以及领导所关注的热点话题, 进行深入性的了解和分析, 在看透问题本质的前提下提出操作性强和针对性的意见和建议, 为企业的发展提供良好的策略参考;3.要注重系统性, 作为一名细心的文秘人员, 需要注意的是, 对于领导在不同的场合、不同的时间所提出的新思想和新问题, 要把它们记录下来并进行整合, 提炼出符合企业发展实际的良好对策与观念, 以备不时之需。与此同时, 要想发挥好“智囊团”的作用, 文秘人员还要处理好与领导之间的关系, 通过工作业绩的不断提高、态度的不断谦逊以及工作成绩的日益凸显获得领导的信任, 能够在工作中与领导协调配合、在思想上与领导更加默契。
四、结束语
每一个企事业单位都希望秘书成为高级秘书, 能够在企事业的各项决策中为领导出谋划策, 充分发挥出参谋的强大作用, 但这并非一日之功, 不仅需要企事业单位为文秘人员提供更好的发展平台, 而且需要文秘人员自身的不断努力与进步。文秘人员要把握机会、开拓创新, 努力变成更优秀的自己, 在文秘工作中发挥好参谋作用。
参考文献
[1]马运智.企业办公室文秘要发挥好参谋助手作用[J].办公室业务, 2012 (18) .
1.1 本标准规定了公司办公室外事接待处处长（副处长）的任职条件、工作内容与要求、责任与权限，以及检查与考核。
1.2 本标准适用于公司办公室外事接待处处长（副处长）的工作。2 任职条件
2.1 热爱港口，效忠企业，工作责任心强，能严守企业秘密；
2.2 具有大学专科以上文化程度或具备相应的能力；
2.3 了解港口情况，熟悉办公室业务，具备较强的组织、协调能力和语言表达能力； 3 工作内容与要求
3.1协助办公室主任完成各项工作；
3.2 负责国家机关、省、市来港口访问、考察和进行政治、经济、文化、科技等方面交流的领导及其团体的接待工作；
3.3负责接待应邀来港口进行参观考察、经济洽谈、投资贸易的来宾、名知人士、专家、新闻记者；
3.4提出制订公司外事工作的规章制度和工作规划的建议，负责处理或协助处理公司涉外事务；
3.5围绕公司发展对外开放进行外事调查研究，为公司的对外工作决策提供意见和建议，并利用对外交往渠道，为公司的经济建设和发展服务；
3.6负责领导外出开会、参观学习、考察、外事活动的联络、协调及服务工作； 3.7负责领导召开的各种会议的接待服务；
3.8负责领导公差的机票、火车票的购买工作；
3.9及时做好接待档案、照片、资料的收集整理、存档保管工作； 3.10由办公室主任办的其它有关工作。责任与权限
4.1对所负责的信息沟通的正确性与及时性负责。
4.2有权根据公司领导和办公室主任要求，安排各单位、各部门临时工作。4.4对外事接待的质量全面负责。检查与考核
主要职责：负责办公区各个区域的清洁工作
工作的内容
1、负责办公区地面墙面设备设施的清洁工作；
2、随时清洁办公区每个办公室的卫生和卫生间区域卫生；
3、每日负责在合理时间清理办公室的垃圾和打扫卫生；
4、每日早上8；30前完成 办公区的日常清洁工作，进入保洁工作状态；
5、负责清洁工具的清洁和保养；
6、清洁工具和药剂及易耗品定期申请；
7、在日常保洁工作中应及时发现办公区设备设施的完好情况，如有破坏及时上报至办公室；
8、发现有物品丢失在公共区域，应及时上报所属管理人员处理；
9、领导办公室应及时的更换烟缸，及时的清洗用过的杯具；
10、遇到下雨天气时候及时对办公区地面做保护，如有地毯将其收回，或换上防滑垫，同时在醒目的地点竖立“小心地滑”警示牌
10、认真按时的完成领导交代的工作，不卑不亢。
工作标准
1、注重个人卫生，穿着指定的工作制服；
2、注重礼仪，面对微笑使用标准的用语和标准的动作做好清洁做；
3、工作时禁止清洁人员与客户或其他工作人员聊天或谈论工作以外的事情；
4、办公区的卫生应达到干净、卫生的清洁标准。主要包括如下工作；
1、包括但不限于，办公垃圾搜集，桌面擦拭及地面清洁
2、每日擦拭办公家具，每周擦一次室内玻璃
3、每日擦拭售楼办公室及吸尘工作
4、每日擦拭办公家具一次
5、每日8:30前做好办公室区域卫生，中午领导办公司领导走后必须打扫干净物品归位，下午根据情况随时清扫卫生
办公自动化, 英文Office Automation, 简称为OA, 它是指运用先进科学技术, 使人不再被办公室事务所局限, 不断让人以外的设备被办公业务活动所物化, 使得设备与人共同组成人机信息处理系统。它的根本目的就是为实现工作目标——提高工作效率、提升工作质量, 充分利用信息资源等。
在发达国家中, 办公自动化早已在迅速发展。美国是从20世纪60年代初开始发展办公自动化的, 速度较快, 并居于世界前列。我国的办公自动化是从20世纪70年代起步的, 相对较晚, 80年代开始真正地发展。纵观世界, 在20世纪90年代后, 国际办公自动化发展呈现了新趋势。在信息浪潮变革生产方式的新时代, 新一代办公自动化有了新特点。信息化、网络化、全球化成为办公自动化的新特征, 它将要求采用先进技术借助计算机网络对传统办公进行模拟和改造。新时代办公自动化要求着重于办公信息的共享、交换、组织、传递和监控的实现。
二、办公自动化对文秘工作的影响
办公自动化对文秘工作产生了长久深远的影响。一方面它改变了传统文秘工作方式, 另一方面提高了文秘工作的效率。以前, 大家都认为办公自动化 (OA) 就是诸如公文流传、收发文管理、档案管理、会议安排等等的处理交换。但是从今天的实际情况来看, OA是具有内容和层面丰富、用户群广泛、网络依赖性强的综合性系统。
在日常的文秘工作中, 主要是内部沟通、事务管理居多, 办公自动化使日常的文秘工作变得更方便和轻松, 因为运用了计算机技术及网络设备。OA实现了资源共享, 可以让众多人员共同处理一个项目;还能节省开支, 尤其是使用昂贵的硬件方面, 大家都可以在共享的设备上共同使用;利用网络的高效率传递也提高了人员的办公效率。实现网络远程办公也节省了大量办公费用, 相互之间的办公文件也可通过电子形式进行交换, 全国性、全省性的工作会议也能通过网络视频会议进行, 减少了时间、金钱的浪费。
总之, 办公自动化为文秘工作带来了较大的冲击和改革。如何快速利用网络、方便快捷利用搜索到的信息, 做好工作活动的分析、判断、预测, 高节奏、高效率为领导和群众提供服务, 这一主题是非常值得研究的。
三、办公自动化对高校文秘工作的重要性
在高校的管理中, 文秘工作具有十分重要的地位。尤其在党政机关所承担的角色, 更集中体现了其重要性。通常来说, 它发挥了几个方面的作用:承上启下的枢纽作用, 具有联系上级部门与下级部门、下级部门与下级部门、本校与兄弟院校之间的重要作用;参谋的作用, 主要是在日常工作的各个方面, 草拟文件、采集数据信息、事务预案、事务的建议等等;领导助手的作用, 为领导节省精力和时间参与更重要的事务, 协助领导处理日常事务:文件办理、会议接待、信件处理等;沟通协调作用, 发挥承上启下、联系校内外关系的作用, 学校发展需要校内各部门的紧密配合与校外的合作。
随着科学技术的快速发展, 经济社会各行各业的工作方式都在大数据时代的影响下发生翻天覆地的变化, 尤其在计算机及网络技术的诞生和推广使用下, 进一步为现代化办公带来前所未有的便利。不论是政府部门还是企事业单位或教育院校的工作效率都大为提升。而就现代文秘工作来说, 工作内容比较烦琐, 所涉及的内容也变得越来越广泛了。单纯依靠传统的工作方式已经不能满足现代办公室秘书工作的需求, 只有真正地将办公自动化模式应用于日常秘书工作之中, 才能进一步提升工作效率, 提高工作水平。
办公自动化是提高高校文秘工作的效率和水平的重要途径, 因为文秘工作本身的性质就是一项具有参谋性和辅助性的工作。高校日常的行政管理工作中, 文秘工作的对象具有复杂性和多变性的特点, 工作内容较多。如果能真正地实现办公自动化, 很多业务工作就能够通过先进的办公设备去处理, 从而大大地提高工作速度和效率。可以说, 办公自动化将是推动高校文秘工作新发展的又一重要契机。
四、在高校里, 办公自动化环境下如何促进文秘工作的开展
高校行政管理的办公自动化建设是一项复杂的系统工程。要在办公自动化环境下推进文秘工作, 应当着重以下几方面:
(一) 改变观念, 提高上层领导对办公自动化的重视力度。有些高校的办公自动化建设在推进的过程中, 呈现出缓慢、停顿甚至搁浅的状况。所以, 高校要推进办公自动化, 就必须从学校领导出发, 更新观念, 提高认识, 务必要大力推进办公自动化建设。
(二) 要建立促进办公自动化建设的长效管理机制。规范的管理制度是办公自动化系统正常运行基础。要保证办公自动化建设工作顺利开展, 建立并健全各项长效管理制度是重要的保障。只有出台各类相关的管理制度, 并在使用过程中不断对这些规章制度进行改进和完善。
(三) 加强防范预防措施, 确保网络信息安全。要做好各类重要数据的安全防护工作。在高校办公自动化发展与建设的过程中, 还要加强文秘工作人员的保密意识, 还要通过加密技术、设置身份验证、密码问题验证审查等方式确保校内各合法用户的使用安全性, 要在保证信息系统在安全稳定的条件下, 使办公自动化系统有效运转。
(四) 努力提高文秘人员的办公自动化综合素质。在办公自动化系统的人机结合系统中, 办公室工作人员起主导地位。所以文秘人员在熟练掌握日常办公的基本知识之外, 还需要熟练使用各种办公设备与办公软件的操作。高校可以通过内部培训来逐步提高办公人员的业务水平, 以适应办公自动化的工作需要。
五、办公自动化对高校文秘工作人员的新要求
为实现高校文秘工作的现代化, 提高高校秘书工作水平, 办公自动化从多个方面对传统高校文秘工作提出新要求:
(一) 要转变思想观念, 提高思想认识, 要重视办公自动化, 充分认识实现办公自动化的意义。高校文秘工作人员在办公自动化发展的新形势下, 要改变不能适应现代办公室文秘工作的旧观念, 要改变过去不合时宜的习惯做法。在不断变革的信息时代, 文秘工作人员要积极重视, 转变工作方法, 才能确保秘书工作高效、有序地开展, 才不会轻易被时代、科技发展的浪潮抛弃。
(二) 强化学习意识, 提升自身能力。秘书工作人员在千头万绪, 错综复杂的工作任务中, 除了要学习业务知识并运用;同时要加强对办公自动化知识的理论学习, 积极参加培训, 努力掌握计算机软硬件知识;更要掌握计算机信息处理技术和网络技术等, 那样才能适应新环境、新要求, 充分发挥职能。
(三) 做好安全保密工作, 增强防御防范意识。在高校文秘工作中, 保密工作是其重要组成部分, 保守国家秘密是每位文秘人员应有的职责和义务。网络技术飞速发展给秘书人员的保密工作增加了难度。要从思想上真正认识到保密工作的重要性, 要培养严守国家和单位机密的职业道德, 积极参加各类与保密工作相关的教育培训活动, 增强安全防范意识, 加强预防窃取机密信息的措施, 努力提高办公自动化建设中保密工作的技术水平。
(四) 在办公自动化环境下, 科学有效地建立秘书工作规范。在日常工作中, 将传统工作环节和先进的自动化手段相结合, 严格规范秘书工作制度和程序, 认真实践秘书工作的规范化操作, 实现工作效率的真正提高, 使0A与传统文秘工作真正相结合。
摘要：信息时代不断发展, 信息技术在办公活动中得到了广泛应用, 实现办公自动化成为现代高校办公室文秘工作发展的新趋势。在数字化办公的影响下, 拥有办公自动化技能的应用型人才显得更为重要。它是提高工作效率, 增强协同办公能力的保证。在办公自动化发展的影响下, 高校文秘工作人员要如何提高工作效率是需要研究和努力的方向。
关键词：办公自动化,文秘工作,重要性,新要求
参考文献
[1]卢志标.办公室自动化在现代秘书工作中的应用探析[J].经济研究导刊, 2013 (21) .
[2]陈宝亚.谈高校办公自动化对秘书工作的影响[J].浙江工商职业技术学院学报, 2010 (2) .
1、筹备召开全省保险工作会议。根据总公司2006年工作思路以及省公司安排，起草张总工作报告并做好会议组织安排。
2、做好公司的全面协调工作，促使各环节的正常运转。掌握公司领导工作动态；促使省公司与总公司、省公司与各市分公司、各市分公司之间的信息畅通；促使省公司各部门之间的协调沟通。
3、做好督办、催办工作。落实催查、督办总经理室决议、决定、措施和领导指示的落实以及情况反馈，督办省分公司机关重点工作及市分公司的相关工作。
4、进一步强化内部管理，在工作的规范化、制度化上有所突破，做到办事有章可循，有据可查，减少和杜绝工作的随意性、不确定性。在主动工作上有所突破，处理好被动适应与主动工作的关系，变被动适应为主动出击，勤动脑，增强事物的预见性。在时效上有所突破，坚持提高效率。
5、做好公司公文的规范工作。保证公文具有较强的政策性，使公文内容与公司的各项政策和有关规定的精神相一致。遵循各项行文规则，严格文种的选用、行文关系、制发程序、公文格式的规范。
净整洁、桌面文件保持整齐。4、5、6、做好会议记要。负责文字材料的整理，负责维护计算机的正常使用。负责收集和撰写有关信息，及时向领导提供信息参考和建设意
见，提请领导应忙办理有关工作。
7、8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档，电子
档案的建立。
9、在办公室领导下做好办公室日常行政事物及文秘工作。
本次新品 包括黑白 数码复合 机Docu Centre-V 3065/3060/2060和ApeosPort-V 3065/3060以及彩色数码复合机Docu Centre-V C2265/C2263。7款新品均集复印、打印、彩色扫描、传真功能于一体 。 其中 , 黑白数码 复合机拥 有1200*1200dpi的打印分辨率 及高达每 分钟35/30/25页和35/30页的输出速 度,其彩色扫描功能可为尚无彩机的企业带来便利的彩色应用,并省去了额外购买彩色扫描仪的成本。而彩色数码复合机Docu Centre-V C2265/C2263则具备每分钟25页 /20页的输出速度和同级别产品最高的1200x2400 dpi的打印分辨率。这两款彩色产品不仅采用了富士施乐独有的LED打印技术,更采用了以往仅应用于高端彩机的图像套准修正技术,可实现超高精度和色彩还原度的彩色输出品质。
7款新品均 可支持Wi Fi直连功能,能够轻松利用复合机实现移动设备的直接打印。其Air Print打印功能不仅可以打印苹果设备的邮件、地图等应用,还可实现这些设备中Word、Excel及PPT等文件的直接打印。同时,7款产品均拥有Mopria授权,只需在移动终端安装Mopria Print Service软件 , 无需相应机型的驱动,即使安装了其他品牌或型号的打印程序,亦可轻松实现无线打印。
此外,新品还具备诸多便捷的人性化功能,令操作过程更为智能、简便和人性化。 例如 ,7款产品均 可通过便捷 易用的 “ 滑动”、“拖拽 ”、“ 点击 ”等人们熟 悉的操作 方式 ,实现更加 直观的滚 动 、翻页 、移动到下 一屏或预览等,方便在输出或发传真前再次检查文件。而自动扫描功能还可检测文档的放置方向,自动跳过空白页并将所 有页面按 文字朝向 统一 。 另外 ,在操作过 程中 ,用户只需 根据文件的用途按下预先设置的快捷按键, 直接将扫 描件发送 至指定的 可供相关人员查阅的保存位置,非常适合部门级应用。
新品不仅沿用了富士施乐独有的智能节电技术,更采用了多项尖端的低碳环保技术,具有相比市场同级别产品更加突出的节能环保性能。如,超高静音技术使新品在节电和待机状态时可实现3.3B的超低静音,而运行时噪音仅为6.7B;系列新品采用纤维素材料的环保型生物塑料,相比市场普遍采用石油类塑料的产品具有极高的强度与阻燃性能;而富士的智能节电技术可根据设备的操作指令,仅对需要运行的模块供电,从而相比普通复合机降低30%的能耗及碳排放量;在一定时 间内如果 没有任何 指令和操 作,设备可自动进入节电模式;而采用最新技术的低能耗控制器和传真装置可大幅改善设备休眠状态的能耗,提高节能环保性能。
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