公司办公室周工作总结(共9篇)
鲁西南指挥部综合办公室重点工作周总结
一、上周重点工作总结
1.做好思想作风整顿活动相关工作:(1)继续协助思想作风整顿活动领导小组开展好思想作风整顿活动和党委中心组理论学习会活动,代表整顿活动办公室参加第三小组和第五小组思想作风整顿活动讨论会;8月25日起草下发了《关于集中组织召开思想作风整顿活动第二次讨论会的通知》,并与29日晚协助召开指挥部全员参加的思想作风整顿活动第二次讨论会;协助召开25日晚的中心组(扩大的)理论学习会。
(2)继续编印好思想作风整顿活动简报第三期,做好宣传工作。2.到各筹建处进行工作督导:
(1)上周三与陈总陪同集团公司领导到杨营煤矿筹建处就主通风系统、压风系统进行验收。(2)上周四陪同集团公司赵树华副总经理到二号井检查工作;陪同桑红星副总经理等到杨营煤矿筹建处就主通风系统、压风系统进行验收。
(3)继续做好对重点工作的督导,上周将督查立项第1号和第2号的办结情况挂网公示,并出示办结通知单,形成闭环。
3.做好到指挥部办公室协助工作的借调人员的考察工作。5.做好各项上报材料的撰写及上报工作,包括鲁西南矿区建设简报、鲁西南矿区周工作总结、鲁西南矿区重点工作日汇报等。将相关简报编印后报集团公司及发各筹建处。6.做好指挥部网站维护和相关新闻的上传工作。
二、本周工作安排及责任落实
1.核实指挥部督查立项通知单第3号、第5号是否办结,汇总办结证明材料并存档,如办结,下发办结通知单。2.协助组织好每周四的指挥部思想作风整顿活动学习会和党委中心组理论学习会。
3.继续做好周工作总结、鲁西南矿区建设简报和思想作风整顿活动简报的撰写、编印工作;做好8月份月工作总结的上报工作。
4.做好鲁西南重点形象工程进度日汇报工作。
5.做好指挥部网站维护,添加“思想作风整顿活动”专栏,及时更新督查立项工作专栏。篇二:公司办公室2014工作总结 办公室2014工作总结
2014年是集团公司发展取得实质性进展的一年,各项工作取得了显著成效。作为集团公司的综合职能部门,办公室在公司的正确领导下,在各部门和基层单位的协作下,全体同志团结一致,努力工作,从适应新形势和新任务的工作要求出发,较好地完成了建章立制、制度管理、人事招聘和员工培训、督导工作、企业宣传、保障服务等多方面的任务,特别是在上传下达、为领导提供决策依据、加强制度管理、对各项目督查以及在推行绩效考核管理等方面做了大量、细致的具体工作,并取得了一定的成绩,较好地完成了部门责任目标。现将2014年办公室工作总结如下:
一、2014年工作回顾
2014年是公司五年发展规划的第二年,也是承前启后、创新发展的一年,公司由从相对单一的商业管理项目转型为以物业、园林绿化工程、农业科技为基础的多元化战略发展项目。另外,中环国际项目、东方海鲜城、清江烤鱼等项目也蓬勃发展之中,对于我公司来讲,项目多、内容广,各种矛盾问题多,办公室紧紧围绕集团公司全年的工作目标,结合本部门工作职责和今年的工作计划,以建章立制、制度管理、人事招聘和员工培训、督导工作、企业宣传、保障服务等工作为中心,不断加强作风建设,内强素质,外树形象,积极完成各项工作和领导交办的各项任务,通过检查总结我们的工作,各个方面基本上都按照目标要求得以圆满完成。
(一)日常主要工作 1, 加强部门管理,落实岗位责任。办公室是一个综合性部门,经过2014年一年的工作梳理,基本形成一套系统、规范的管理模式和工作流程,随着公司的逐渐发展,办公室所接手的工作日益增多,遇到的事务愈加琐碎繁多。为了更好的完成办公室工作,落实公司各项工作任务,办公室从建立、完善各项规章制度着手,加强内部责任制建设,严格按照规章办事,并狠抓部门人员管理。每周召开一次办公室会议,每月对工作进行总结对比,找出问题和差距,及时纠正工作中的失误;细化明确各岗位人员的工作职责,并做到制度上墙,在强调做好本职工作的同时,紧紧围绕办公室部门工作的特殊性,每位员工做到一专多能,搞好各项工作配合,办公室的整体工作效能和服务水平有了很大提高,为更好地服务公司提供了制度上的保障,各项工作井然有序。
2,规范办文办会办事程序,不断提高工作质量和效率。2014年办公室在做好服务保障工作的同时,不断提高办文、办会、办事工作水平,推动规范有序的运作,提高工作质量和效率。一是从严要求,认真做好文书工作。不论是办公室还是各个部门起草的文件,从起草、审批到印发,办公室都是严字当头,严把办文程序关、格式关、文字关,坚持公文审批制度。二是谨小慎微,不断提高办会水平。一年来,公司召开的会议无论其规模大小、会务简繁,都做到会前准备充分,会中精心组织,会后认真总结,让每一次会议均发挥作用。全年办公室组织召开的各类会议多达几十余次,会议组织工作有条不紊。三是严谨规范,提高办事效率。一年来,办公室坚持内强素质、外树形象,提高效率,扎实工作,努力把领导交办的事、部门、职工要求的事办好、办实。从某种意义上说,办公室是领导的参谋与助手,工作繁杂、琐碎,但归根结底要落实到办文、办会、办事上来。3,认真做好办公室的文件整理、归档工作。综合办公室认真对待公文处理,做好相关文件的收、发、登记、分发及督办工作,并认真做好文件资料的整理,存档,促使文件资料管理逐步实现规范化、制度化,确保文件及时、准确、安全、有效地传递。2014年1月至12月,按照公司要求整理建立固定资产档案,员工入职、离职档案,考勤统计档案等,整理园林绿化工程三级升二级资质资料一套,新增安全生产文件档案,会议纪要、绩效考核、民主评议等文件档案,共拟定申请、报告20多份;打印各种文件60多份。整理对外发文、外部收文30余份。
4,继续完善公司各项规章制度。根据公司运行实际情况,协助公司领导及基层单位相继完善了公司的有关规章制度,各项目部经理和员工岗位职责,制定修改了《关于招聘人员的管理办法》,《关于违反财经纪律处罚办法的补充规定》,《工装管理实施办法》等,重新制定了办公室主任岗位职责、文员岗位职责、督查岗位职责、司机岗位职责等已上墙张贴。并根据各项制度执行情况不断完善修订。
5,做好员工思想教育和企业宣传组织工作。(1)、2014年,集团公司进入了一个跨越性的发展时期,在骨干和员工中一度出现了干劲不足、思想松懈、纪律不严、工作滑坡的想象,为了保证公司战略目标的实现,上半年公司组织开展了以“聚精会神干工作,一心一意求发展”的感恩教育活动,通过感恩教育密切了干群关系,增强了员工的自信心,提高了大家的工作热情和干劲,使得公司员工积极努力以主人翁的姿态爱岗敬业,踏实工作。下半年又根据公司发展需要开展了“争上游、创和谐、转作风、求业绩”活动,在员工中广泛开展争上游教育学习,提高思想觉悟,开展专题演讲等活动,2014年10月15日在3楼举办了“争上游”演讲比赛活动取得了圆满成功,通过公司开展的争上游活动,让员工充分认识到了“你在为谁工作”,认识到了“工作就是责任”,让员工认识到了“企业是我家,人人都为他”。通过开展争上游活动,使得干部员工转变了思想,提高了认识,在端正工作态度上有了一个质的飞跃。为公司全年任务的完成打下了良好的思想基础,为集团公司员工队伍的稳定创造了良好氛围。(2)、根据公司苗木基地的生产情况,办公室一方面组织人力制作名片、彩页和宣传纸袋,预定展位做好对外销售,参加苗木交易会展等工作,开车长途行进400公里和890多公里参加2014年10月10号河北廊坊京津冀蒙苗木交易会、11月6号陕西杨凌农高会做好组织宣传工作,为公司农业基地的苗木产品销售做好服务工作。(3)、截止2014年12月,组织各类活动10多次,公司大型活动5次。其中包括7月15日汉釜宫开业、7月23公司半年总结、10月15日公司“争上游”活动演讲比赛活动等,都取得了圆满成功。
(二)认真做好服务保障工作
1、认真搞好服务保障工作。一是坚持按规定为各项目部电话、公司老总电话的进行缴费,保证公司领导和各项目部通信联络的畅通,二是为公司各种车辆的油卡充值,保证车辆正常运行,三是按时缴纳公司办公室物业费,对电卡、车辆出入卡等缴费充值等。四是定时到各项目部抄电表、水表,五是认真做好车辆的调度、使用和管理,充分保障了公司领导及其他各部门公务用车。特别是司机的责任心和服务意识较强,无论是在休息日或节假日,只要工作需要,均能做到无条件出车,确保了各项工作的顺利开展和临时性任务的圆满完成。
2、资质办理:一是办理饭店营业执照、餐饮许可证,二是饭店更名后,又积极核名并办理清江烤鱼营业执照和餐饮许可证。三是办理房地产开发有限公司组织机构代码年检换证等工作。四是向园林局上报苗木补贴申请报告。五是准备园林绿化工程有限公司三级升二级资料等。3,车辆管理:不断完善车辆管理制度,加强了对司机的安全教育和管理,总结车辆管理与使用中存在的一些问题,办公室多次组织会议反复强调司机提高综合素质,加强学习,增强责任心,使司机的思想素质和业务水平不断提高。
(三)人事管理
2014年集团公司职工队伍不断壮大,员工人数由年初的60多人增加到现在的100多人,对人力资源管理方面的工作提出了新的要求。人力资源在公司领导的正确指导下,在管理创新上实行竞争上岗,强化优胜劣汰,促进人力资源的优化配臵,建立起“能者上,庸者下,平者让”的竞争机制,创造了一个良好的用人环境,真正做到人尽其才,发挥员工的聪明才智及潜能,实现人力资源最佳配臵。
1,加强员工招聘力度,做好内部人员沟通与协调。今年公司共招聘员工26人,其中专业化人才、管理人才10名,普通员工16名。其中招聘财务人员2名,办公室2名,园林绿化2人,商务中心4人,农业8人,饭店8人等,截止2014年12月31日,集团公司共有100名员工。并对内部人员进行协调与安臵,对各部门人员进行多次调整,使其在岗位中发挥最篇三:2014年公司办公室工作总结 2014年公司办公室工作总结
xx年办公室工作的指导思想是:围绕公司工作重点,抓住一个中心,抓好二个管理,突出二个重点,搞好三个服务,促进办公室工作跃上新台阶。抓住一个中心,即生产经营中心;抓好二个管理,即后勤管理、办公室内部管理;突出二个重点,即参谋助手作用、综合文字材料的撰写;搞好三个服务,即为领导、所属企业和各部门服务。按照年初制定的这个工作思路,围绕与公司签订的目标责任书要求,一年来,办公室全体人员努力做好各方面工作,管好后勤,当好服务员;搞好文书工作,继续保持规范化运行。一切服从于公司工作中心,一切服务于公司生产经营,认真履行了部门各项职责。
一、年工作情况
(一)基本完成了部门责任目标
按照年初职代会上与公司签订的目标责任书要求,办公室考核指标分为9大类,通过检查总结我们的工作,各个方面基本上都按照目标要求得以圆满完成。全年无失泄密事件发生;公司总经理办公会决定重大事项督办无失误、差错和遗漏,并建立了电话督查记录和书面督查制度;完成调研报告4篇;公文运行及时准确、规范;完善了车辆及驾驭人员管理办法,有规范的制度和执行记录;各类档案全部按要求规档;后勤服务满意率也超过80%;公司办公自动化按要求拟订了方案,由公司确定后即可实施;各项费用管理基本实现控制目标。
(二)文秘工作继续按规范运行
1.文字服务工作水平有一定提高。今年以来,办公室撰写、写作的文字材料的数量和质量与往年相比均有一定提高,参谋助手作用有了更进一步的发挥。截止12月10日,全年拟写各类文件200份,各类会议纪要49份。为了沟通情况,督促工作,还新设立了《工作通报》,目前已经编发了10期。
2.公文运行管理更加规范。在公文管理工作中,办公室着力强化运行的规范,继续保持了较高的水平。一是在收文的处理上,要求传递、阅文、办理过程原则不超过一周工作日,除因领导出差等原因外,多数文件的处理达到了这一目标。与公司生产经营相关的文件资料甚至做到了当日送达当日办结,有效地提高了公文的运行效率,为公司生产经营的正常进行提供了保证。二是在发文的管理上,通过对各部门的多次反复提示,在公文的拟制和审签等方面,绝大多数部门都基本达到了国家公文管理办法要求的水平,行文规范,程序清楚,格式准确,标注基本规范,提高了整个公司的公文制作水平。在市局组织的全市烟草行业公文评比中,我司参评的三个文种中,两个获得一等奖,一个二等奖。三是按照公司有关规定和要求,严格发文管理,对可发可不发的文件,通过与部门协商,基本没有进行发文,或采取其它形式变通发文,不需要发文的坚决不发文,必须发文的尽快发文。有效地减少了发文数量,提高发文质量,杜绝了文牍主义,克服了文山现象。
3.会议服务水平进一步提高。会务工作做得如何,是对办公室服务水平的一个总体检验。一年来,公司组织和协助各部门顺利完成了一些大小会议的组织和服务,特别是公司职代会的召开,由于办公室在历次职代会的组织中,积累了经验,因此,在会议服务过程中,没有出现失误。在市局承办的全国部份城市网建工作会上,办公室也派出人员参与会务工作,配合提供会议服务,保证了会议的顺利召开。
4.加大了督查督办力度。从下半年开始,办公室通过公司纪律、效率、作风整顿,深刻解剖自己,总结工作中的不足后,花大力气抓好公司决定重大事项的督查督办工作,全年共发出督查通知书21号,电话督查多次,有效地促进了相关部门开展工作,收到了很好的效果。5.扎实开展档案管理和保密工作。由于档案室配置的原因,对公司档案的标准化管理工作造成一定影响,但是在现有条件下,办公室对档案的达标工作仍然没有放松,按照既定计划,完成了上年应归档文件的整理归档工作。完成了近30万字的公司成立以来的规范文件汇编。保密工作也有了进一步加强,对应清理退回的文件,没有发生任何泄密和遗失保密文件事件,保密工作人员还参加了市委保密局举办的培训班,提高了公司保密工作水平。
6.修志工作按计划进行。办公室按照国家局和市局的要求,及时要求两厂一处和相关部门为《中国通志》、《重庆志》等提供了大量的原始资料,并为中国烟草博物馆提供了大量的商标等资料及照片。同时还根据公司安排为《中国年鉴》、《重庆年鉴》、《重庆经济年鉴》等书刊撰写提供了公司年的改革发展情况文字材料,对宣传公司工作、树立公司形象起到了一定的促进作用。
(三)后勤管理工作有所突破
后勤工作是办公室的重要工作之一,在做好日常的后勤服务、保证公司领导和各部门工作正常开展方面,办公室力求做到规范化,保证了工作的及时性、准确性和全面性。在全面搞好服务工作的同时,办公室重点抓了以下工作:
1.强化了安全管理。特别是交通安全管理工作,通过订立制度、会议学习等形式,强化交通安全管理,确保了公司车辆运行安全,一年来无一例大小交通事故发生。同时办公室还注重提高驾驶人员素质,按期给符合条件的驾驶人员报送了技师职称的申评材料。在驾驶人员的聘用和使用管理上,也基本实现了规范化和程序化,保证了每一个进入公司的驾驶人员都具备了安全驾驶必需的素质,确保了交通安全。2.完成了办公楼的装修装饰工程。通过协调,努力调动各方面积极因素支持施工单位的工作,加强配合协作,全面完成了新办公楼的装修、装饰工作,新食堂招标按计划顺利进行,各种设施设备按计划到位,保证了新办公室大楼随时可以投入使用。在公司决定暂不搬迁办公室的情况下,又在很短的时间内完成了原办公楼的修缮,对部份有损公司形象的破旧家具进行了及时更换,使办公环境焕然一新,创造了良好的工作环境,维护了公司形象和正常的工作秩序。
3.样品物资管理实现规范化。为了实现样品物资管理的科学化和规范化,办公室对管理的样品物资进行了认真的清理。一是样品卷烟彻底清理完毕,理清了长期以来由于管理欠科学造成较为混乱的样品物资管理状况,摸清了库存和使用情况,并据此提出了科学合理的使用建议,全年共消化即将过期库存*21个品种、437箱,按调拨价计算金额也达300多万元,减少了损失。目前在样品*的管理上,做到了账物相符,账目清楚,存放科学安全,发放按章办事。二是通过做大量的工作,对原红球俱乐部的物资进行了清理,通过对各种物品一件一件的清理登记造册,摸清了物品状况,并根据公司要求对各类物品进行了合理的处置,避免了浪费。4.加强了对职工食堂的管理。通过提要求、上档次,目前公司职工食堂饭菜质量有较大的提高,环境卫生得到很大改善,为职工创造了一个舒适的用餐环境。
5.为新进单身员工装修了6套集体宿舍,解决了单身员工的住宿问题,并建立完善了《职工宿舍管理办法》,加强了对宿舍的管理。通过解决单身职工后顾之忧,调动了职工的积极性。
二、年工作中的不足
办公室工作是时间性和服务性极强的工作,任务繁杂,头绪众多,尽管部门全体员工都作了较大的努力,但是整个工作离责任目标要求和公司工作要求还存在一定的差距,对部门充分履责造成了一定的影响。主要表现及原因如下: 1.与时俱进意识较差。主要是在思想上对形势跟得较远,造成学习抓得不紧,特别是对政治、经济等形势认识不高、关心不够,缺少对经济管理等方面知识学习的积极性,满足于忙事务、抓事务,放松了对自己知识的充实,对政治的敏锐性不够。
2.内部基础管理有所放松。重点是对部门内部运行的规范化、程序化管理有所松懈,造成部份工作运行缓慢。3.办公自动化进展缓慢。公司办公自动化工作起步较早,但在使用上至今还没有全面推开,造成了较大的资源浪费。主要原因是受国家局统一规划的影响和制约,公司在对办公自动化系统使用上的要求不明确,计划不具体。
三、年工作的初步打算
办公室是公司重要的枢纽部门,同时也是重要的形象窗口之一,担负着联系内外、上下和内部协调的重任,公司内部的正常运转,首先依赖于办公室的正常运转。因此,年办公室将继续按照领导“工作要过得细、工作效率要高、工作要过得硬、经济要说得清”的总体要求,在抓好日常工作的同时,有目标、有重点地开展好以下工作:
1.强化办公室牵头作用,大胆开展工作。办公室是公司的综合部门,明年将加大协调力度,打消顾虑,一切从公司利益出发,大胆开展工作,主动担负起润滑剂的作用,促进公司正常、高效运转。
2.推进办公自动化建设。年,公司办公自动化工作已经有了进一步的规划并形成了方案,办公室多次组织两厂和公司有关人员到市内办公自动化运用较好的市公安局110指挥中心、航运公司等单位参观考察,对办公自动化的运行有了直观的认识。我们将积极配合企管部,按照国家局和市局的统一安排,根据公司目标要求,努力推进公司办公自动化建设。
3.加强调研工作,发挥决策参谋作用。积极开展多种形式的调研活动,抽出时间和人员,开展为领导决策提供参考的各种专题调查研究,根据公司中心工作开展典型调查研究,根据突出问题开展重点调查和根据有关事件发生、发展的动态情况开展追踪调查研究,把调研活动作为办公室日常的重要工作之一,真正发挥办公室参与政务的职能。
4.强化办公室内部管理,严格劳动纪律。特别是要加强驾驶人员的管理,严格驾驶操作行为的规范,对容易引起安全事故的不规范操作行为将进行严肃处理。5.认真履责,全面完成责任目标。进一步强化办公室的基础管理,保证公文制作和传递准确、及时、规范;努力做好各项后勤服务,保证公司生产经营的正常运行;加强对公司各种物品物资的科学规范管理;加大对办公费用使用的控制力度,严格使用程序,确保全面完成部门目标责任。
关键词:公司办公室,精细化管理,心得体会
推行精细化管理工作是落实科学发展观、促进企业持续、快速、健康、协调发展、增强企业竞争力的重要举措, 而作为主要职能部门——公司办公室该如何推行精细化管理工作呢?下面就公司办公室推行精细化管理工作的心得体会做一介绍。
一、基本情况
西安北方秦川集团有限公司办公室业务范围包括秘书、信访、保密、接待、档案管理、法律事务、经营管理、绩效考核、改革改制、管理制度、环境卫生等, 多年来虽然也形成了一些好的做法、好的经验和好的模式, 但是员工的思想观念、规章制度和业务流程已经远远不能适应公司在新的发展阶段的需要。为此, 我们必须跟上建设现代企业管理模式的步伐, 加强基础管理、规范员工行为、理顺业务流程、明确岗位职责与要求、细化各项制度以及考核细则, 以公正、公开、公平的制度化管理来发挥和体现每个部门、每个岗位、每位员工的作用与价值, 从而打造出一支“精干、高效、锐意进取”的办公室团队。
二、具体做法
(一) 统一员工思想是推行精细化管理工作的首要条件
推行精细化管理工作涉及每一个人、每一件事、每一个岗位, 要做好这项工作必须统一思想, 使每一位员工都认识到推行精细化管理工作与自己所在岗位的紧密性以及与个人切身利益的直接关系。
公司办公室成立了精细化管理工作领导小组, 首先在各业务室主任会议上对精细化管理工作进行了布置, 紧接着召开了动员大会, 针对平时工作中存在的“差不多、过得去”, 员工标准意识不强, 工作粗枝大叶, 有的工作看似做了、实际没有效果, 有的做了, 但细处没做, 尤其是办公室办文、办会方面没有一种认真、精益求精的态度, 只看重表面, 不重实际, 存在着重复工作和浪费现象, 向全体员工深入讲解精细化管理工作的必要性和重要性。第二, 将《细节决定成败》光盘拷贝到各业务室计算机上, 组织员工利用工余时间观看, 同时倡导员工学习《精细化管理》系列书籍, 并认真做好学习笔记, 让大家充分理解、掌握精细化管理的内涵、宗旨和核心。第三, 利用会议、报纸、办公自动化系统等各种载体, 大力宣传在精细化管理工作中涌现的典型事例, 努力营造追求精细化的文化氛围。
(二) 从明确职责入手, 制订《办公室推行精细化管理工作指导手册》
实施精细化管理工作的内涵就是细化职责、制度与业务流程, 细分目标, 使各部门、各岗位的责权利明确、到位, 使公司的总目标、部门的分目标分解、落实到每一个岗位、每一位员工。为此, 我们制订了《办公室推行精细化管理工作指导手册》, 根据不同岗位要求分别制定出具体的工作规范和操作标准, 并与员工月绩效考核挂钩, 它既是在公司大的管理制度框架下的一个细化和量化, 也是公司办公室实施精细化管理、严格考核的行为指南和操作规范。
(三) 规范员工行为, 整治办公现场环境, 提升办公室形象
公司办公室是公司对外的一个窗口, 员工的文明素质、工作作风、精神面貌以及办公现场环境都关系到公司的对外形象, 映衬着公司的管理水平。办公室推行精细化管理首先就要从员工行为规范和办公现场管理抓起, 通过规范程序、明确职责、细化管理、从严考核、落实责任, 从而彻底改变公司办公室的面貌。
1. 制订了《办公室员工行为规范》。
涉及仪容仪表和着装规范、工作场所、工作时间的行为规范、员工素质和道德规范、员工保密规范、团队意识行为规范、交谈语言和接待客人的行为规范等六个方面七十二条。此外还制定了《办公室员工行为规范考核办法》, 提出具体的考核项目、分值以及考核指标, 将百分考核结果与员工月绩效考核挂钩, 从而使该项制度形成了闭环管理。
2. 按照相关规定对办公现场提出了具体的规定。
下发了《公司环境卫生及绿化管理检查考核办法》, 内容包括办公桌面摆放、文件柜内部及顶部物品摆放等, 此外对办公室、会议室、走道卫生等也明确了具体标准。通过这一系列的举措, 极大地改善了办公环境。
3. 以落实到位为关键, 扎实推进, 提高执行力。
为提高制度的执行力度和执行效果, 制订了《办公室各项管理制度分解落实表》, 对每一项制度提出了具体的要求, 比如, 《办公室车辆管理考核办法》提出了车辆管理必须有出车情况月报表、车辆管理档案、派车台账、各项费用报销台账、车辆维修、配件更换申请单、车辆入库登记本等必须有的六项记录和具体要求, 同时落实到责任人。通过细化制度, 我们把工作横向规定到每个细节, 纵向约束到每个岗位和每个员工。
三、小结
通过实施办公室精细化管理工作, 办公室管理工作已初见成效:
1.员工的精神面貌得到了很大的改观, 机关作风明显改善。
2.办公环境得到了进一步的改善。
3.学习风气初步形成。
关键词:保险公司;办公室;工作;精细化管理
当前中国保险业正处于加快发展的重要战略转型期,同时也处于保险主体的迅速增加和保险市场竞争加剧的矛盾期,面对公司经营环境的多变性和决策环境复杂性以及员工思想的不确定性,办公室的工作效能和精细化管理水平对于公司的稳健发展尤为重要,必须通过创新的思维、精细化的管理和注重细节的敬业精神来达到公司发展对办公室工作的新要求。
一、办公室的地位和作用
办公室是公司的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心,具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等主要职能,这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的工作超前性、较精准的细节掌控性以及较高超的协调能力和较深的文字功底。办公室在公司经营管理中主要发挥如下作用:一是要做好领导的参谋和助手作用,不但要善于调研,更要善于谋划,为领导的决策提供服务。二是要起到桥梁和纽带作用,通过组织和协调以及督办来确保公司各项目标和任务的顺利完成。三是要协调好与各新闻媒体的关系,重点做好公司品牌和产品的宣传策划,放大宣传效应,提高公司社会影响力。四是要协调好与政府等外部单位的关系,要通过经常协调联系,沟通情况,努力建立与地方政府主管部门的融洽关系,以准确传导好公司领导意图,争取得到地方政府主管部门的重视和支持。五是要做好公司的后勤和安全保障工作,确保公司各项工作有序推进。
二、精细化管理的理念和效能
精细化管理是以精细操作和注重细节管理为基本特征,通过制定和贯彻标准、提高员工素质和强化执行力,达到提高企业和部门整体效益的管理方法。企业的每位员工都是企业精细化管理的对象、载体和参与者, 也是企业精细化管理的主体和实施者, 只有员工都参与到精细化管理中去, 精细化管理工作才能高效开展和高质量完成, 才有可能落到实处并取得实效。
办公室的工作性质特别适合和非常需要精细化管理,通过对办公室实施服务专业化和管理精细化能够使办公室的各项工作规则更加系统化,使得办公室服务的水平更加程序化、规范化、数据化,让办公室内部管理的各个单元能够同时精确、高效、协同运转。精细化管理的本质特征就是重细节,强调过程管理;重具体,强调措施落地;重质量,强调服务水准。精细化管理强调做好办公室工作中的小事,在细节上追求精益求精,以求达到最佳效果。保险公司办公室作为促进公司高效运转的“推进器”和辅助领导决策的“参谋部”,在公司全局工作中有着举足轻重的作用,强化公司办公室的精细化管理对促进公司管理水平的提升至关重要。
三、办公室精细化管理的建议和思考
1.全力推进责任文化
一是建设责任文化不但可以提高办公室整体的凝聚力和向心力,还可以形成一种无形的竞争力,有利于促使办公室员工自主提高自身综合素质,不断改进工作作风,努力成为岗位专家。二是倡导责任文化是提升办公室整体管理水平的有效途径,让办公室工作人员全面树立起精细化管理的理念和精细化工作的习惯,再结合办公室管理中的制度化和程序化,则能更为有效扎实地推进办公室精细化管理工作的全面推进。三是作为公司企业文化建设职能部门,办公室要研究制定提升文化力的办法措施,要组织开展文化力提升项目,用先进的文化管理工具,梳理文化要素,明确文化定位,推动文化执行。
2.牢固树立精细化的服务意识
(1)办公室工作的核心是服务,办公室要寓管理于服务中,树立服务意识、明确服务目标、规范服务行为,把服务贯穿于工作的始终。
(2)办公室工作千头万绪,要在纷繁复杂的工作中,做到游刃有余,就需要不断加强系统性建设和专项性工作,通过系统思考、统筹兼顾、提升专业技能和精细化管理水平,实现办公室工作的有序和高效。
(3)办公室人员要提高三种能力,即专业力、执行力和文化力。专业力就是体现办公的质量效率,执行力体现应急响应能力,文化力是软实力的核心,更具可持续影响力,与硬实力如车之两轮,鸟之两翼,协同前进。
(4)办公室工作要搭建“三个平台”,即综合管理平台、品牌宣传平台和网站信息平台。通过系统管理平台建设,不断提高综合服务保障能力,大力提升公司品牌和产品的宣传实力,使得公司品牌价值与业务发展同步增长,文化力与执行力有效提升,努力将办公室建设成为创新、高效、勤俭、务实的学习型和服务型团队,从而为公司内外提供更好的服务与支持。
(5)要政务服务重于事务服务。政务服务优劣直接关系到领导决策贯彻落实的好坏。政务服务贯穿于整个中心工作,渗透到工作的每一个层面。在决策前,办公室是领导的外脑和助手,提出有价值的参考意见。在决策后,要善于迅速制定出落实方案,在缜密中体现果敢,在细致中突出效率,协调和督促各单位和部门原原本本地贯彻落实。
3.着力培养精细化的敬业精神
(1)办公室人员的综合素质、工作能力和敬业精神,对内代表着办公室整体的管理素养,而对外则代表着公司的形象与作风,因此办公室工作人员要在日常工作中加强自身修养,提高自身的综合素质,关注工作中的细节,并把注重细节逐渐固定化到办公室人员的日常工作行为习惯之中。
(2)办公室人员要善于在繁杂中沉着冷静地理出工作思路,突出重点服务。领导关注的热点就是重点,推进工作的难点就是重点。当然,重点也往往因时因地而异,一个阶段有一个阶段的重点,一项工作又有一项工作的重点环节,在具体操作中,学会准确捕捉,冷静思索,科学把握。在重大决策前,掌握实情,大胆谏言就是重点;在贯彻落实中,积极协调,真督实查就是重点;在落实后,认真总结,掌握规律,及时反馈就是重点。抓不住重点就没有工作效率,服务也就难以到位。
(3)要小中见大,突出要事服务,仅仅做到这些也还是不够的,还要在仔细、周密和严谨上下功夫,在重点服务中突出要事服务。在办公室服务的全过程中,貌似小事未必是小事,要增强工作的敏感性,善于发现和抓住“一滴水见太阳”的闪光点,举一反三,做好大局文章。
(4)不要以事杂而乱为。办公室工作头绪很多,任务琐碎繁杂。办公室人员要知重知轻,避免重要工作没抓住,次要工作用过了劲,使过了头。还要知上知下,吃透了上情,办事才有方向,才有主心骨。摸透了下情,办事才有的放矢和真抓实干。
(5)不要以事急而盲为。办公室固定式和程序化的工作多,但意料外和突发性的事情也会随时出现。在这种情况下,办公室人员必须政治敏感、头脑冷静、沉着应付,切忌自乱阵脚。不管事情多么突然,多么紧急,首先要冷静地进行分析,及时做出解决方案并按领导要求协调相关单位,组织力量进行处理。
(6)不要以事难而怕为。在应付处置事务中,不乏一些超出预见,超出职责,难以预料的事情,且这种事对于办公室而言又常常是没有退路的。对这些难事,办公室人员要不怕揽矛盾,不怕受委屈,不怕得罪人,不怕找麻烦,遇到的事情不管多难也要群策群力和想方设法加以解决。
4.制定和落实精细化的管理制度
(1)精细化管理的核心就是创造和固化出一种精细和可行的标准和制度,而这种标准和制度,完全是以有效、可行、合理的信息作为基础,即使管理者真正的离开或是不再对员工行使管理权力的时候,这种管理标准和制度还是存在的,对员工的管理动力还会在无形之中继续下去的,这才是真正的和有效的管理。因此办公室人员要善于将自己捕捉和积累的细节与经验固化到管理标准和制度中去,并发挥它真正和持久的作用。
(2)办公室是公司与外部沟通和联系的重要渠道,同时也是保持内部各项信息交流、沟通以及协调各部门间统一、协作关系的枢纽。随着社会的发展与进步,办公室工作也需向科学化、精细化和规范化的方向发展。
(3)精细化管理,归根结底是细节管理。而精细化管理观念的拓展,正是基于细节管理之上。办公室在日常的管理过程中要善于发现和捕捉有效的细节,并需具有创新管理的思想意识,这样才可以真正地把精细化管理的思想进一步拓展开来并运用到办公室工作的方方面面。
参考文献:
[1]王 芸:浅谈办公室管理精细化[J].办公室业务.2012.9.
第六周,办公室在团委副书记李洪照的领导下,第一,配合李洪照制定《法学院学生会管理条例》、《法学院学生会章程》以及《南昌大学法学院2013-2014学年工作计划》;第二,收取其他部门的活动材料并修改存档;第三,购买了法学院学生会成员的聘书;第四,培训部委的策划能力,下发策划任务;第五,完善会议记录;第六,整理各部门工作总结。
准备:
一、在制定各项制度、条例之前,以《中华全国学生联合会章程》、《江西省学生联合会章程》、《南昌大学学生会章程》。《南昌大学学生会工作要点》等文件为参考依据,并提前协调好会议时间,主要利用国庆节以及双休日。
二、按时发送短信给各部门,提醒部门在开展活动过程中,需要准备相关的策划、通知、总结、以及图文材料。
三、对比学校内聘书与洪城大市场聘书的价格。
四、根据部委的能力考虑,决定先从策划方面着手,酌情确定要求和上交时间。
开展:
一、在李洪照的带领下,利用闲余时间在九栋三楼会议室花了大半天时间大致确定管理条例;接下来的一周时间中,又由办公室重新修改了《法学院学生会章程》,最后由李洪照作最后修改稿;并且办公室利用课余时间,起草了《法学
院学生会2013-2014学年工作计划》,并交由李洪照修改。
二、办公室主任已收取到素拓部辩论赛的策划、通知,并修改、存档。
三、办公室选派人员在国庆节期间去洪城大市场选购聘书。
四、在办公室例会上向部委布置合理标准的策划。
五、收取各部门的工作总结,并整理归纳。
创新:
法学院近阶段的制度建设应该算是过去几年所没有的,聘书的书皮也有一些新意。且办公室也渐渐开始把对部委的能力培训当做重点工作之一。
亮点:
在法学院的制度建设上,其实主要是以团委副书记李洪照为主力,在制度、条例的修改、审定上是往往是一整天的时间花下去,说废寝忘食确实不为过。经验:
一、在法学院的制度建设过程中需要借鉴其他校院级组织的一些经验,并且必须结合法学院的实情与特色。
二、在聘书购买中,需要结合预算,充分地控制价格。
三、及时科学合理地结合部委的工作能力,制定合适的培养计划。
不足:
一、在制度建设中花了很大的时间与精力,可能需要尽快培养办公室部委和其他部门一些人员的文书撰写能力,群策群力,更能提高效率与质量。
二、关于法学院学生会成立大会
(一)聘书购买。将所需的聘书买回来后,发现网上的聘书售价更加实惠,造成一定程度上的损失。
(二)聘书发放。必须做好充分的准备,提前预留足够的时间,对聘书发放的流程与顺序做到合理地优化。
(三)聘书撰写。必须充分核对好录取人员的姓名与聘书上的盖章,一定要避免姓名出现错误,让一些部委受委屈。
三、要抓紧对部委的培训,在近期需要让他们对办公室的各类文件撰写、物品管理等方面进行一定程度的接触至熟悉。
这一周已经临近尾声了,总的来说,这一周还是比较忙碌的。我在办公室的这个文员岗位上也已经是第五个春秋了。今年是非常特别的一年,不管是哪一个企业,我相信现在才所处的状态一定都是非常紧张的,在紧张之中我们也必须拿出加倍的严肃和认真来。我们站在各自岗位上,理当抛弃一些不必要的考虑,根据现实情况作出理性的判断和行动。这一周已经结束了,我想为这一周的工作进行一次总结,也将下周的工作计划制定出来。
一、本周的工作总结
1、保持专注度
这一周的工作比较的杂乱无章,有时候自己忙起来的时候也不分不清楚天南地北了。这时候也就是考验我们个人能力的时候了。通过前期自己的一个策划和铺垫之外,我找到了属于自己的工作方式,那就是提高对一件事情的专注度。有时候我们想要做得更好,做更多的事情,其实往往是达不到的,我们只有将一件事情做好之后,再去做另一件事情时,我们的成功率才会高起来。
2、应变力的提高
这一周的工作当中,大大小小的突发情况有很多,以前
我是一个不太善于处理紧急事情的人。因为我自己也是一个比较急躁的人,所以我比较的抗拒这样的事情。但是这一周也是没有办法,只能我硬着头皮上了。当我开始处理这样的问题时,我也发现其实这也是一种锻炼的方式。我们不能只顾着现状,更应该看长远一些。各个方面能力的提升对于我们来说是一件好事情。
二、下周的工作计划
1、合理规划每一天
一个月仅仅四周,当我开始做周计划的时候才发现一个月真的很短。我也清楚的认识到如果不能好好的珍惜时间,那么被浪费的也就只有我们自己的青春了。所以不管是一月还是一周或者是一天,我们都应该合理的规划好,并且按照计划实行,争取能够在每天达到一个很好的时间利用率,这样才不愧于我们各自的努力。
2、提高工作的效率
迎巨大发展空间
废钢铁是我国现代钢铁工业不可缺少的重要炼钢原料。在我国废钢铁加工行业正属于黎明破晓前的新兴产业, 随着我国废钢铁社会积累量的不断增加, 废钢铁产业链从小到茁壮发展是必然趋势。
我国废钢铁回收加工产业发展前景广阔, 目前全国废钢铁加工配送能力达到10~100万吨的专业化加工企业还不多, 年加工能力约2 000万吨, 仅占社会回收废钢铁总量的35%以上, 还有很大的拓展空间。
工信部发布的《废钢铁加工行业准入条件》明确指出, 新建废钢铁加工配送企业年废钢铁加工能力必须在15万吨以上;到2014年底, 改造、扩建废钢铁加工配送企业年废钢铁加工能力应达到10万吨以上。由此来看, 《准入条件》的实施, 将推动我国废钢铁资源综合利用工作深入开展, 加强废钢铁加工行业管理, 规范废钢铁加工行业生产经营行为, 积极推进废钢铁供需衔接, 提高集约化加工经营水平和废钢铁加工质量, 加强废钢铁产业规模化、现代化, 优化资源配置, 实现精料入炉, 促进废钢铁加工行业科学、健康、可持续发展。
山西中周钢铁炉料有限公司严格按照工信部“废钢铁加工行业准入企业准入条件”和国家各项法律法规和产业政策要求, 进一步规范各项管理, 成为工信部批准进入首批符合“废钢铁加工行业准入企业准入条件”的企业, 也是山西省3家上榜企业的其中一员。
向低碳经济扬帆
山西中周公司在2009年成立之初, 就以发展低碳经济作为企业的经营理念, 作为一家专业从事废钢铁收购、加工、配送的资源综合再加工利用低碳型企业, 山西中周从加工配送连接上游废钢回收网点, 下游废钢应用企业, 从采、产、销上提高废钢供应量的集中度, 用高品质废钢进入钢厂, 实现了精料入炉, 保证了炼钢的安全可靠。本着向管理要效益的宗旨, 主抓供、产、销三大经营环节, 结合多年经营管理经验, 先后通过了ISO质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系认证;在专业领域, 接受中国废钢铁应用协会的业务指导, 按照“区域化采购, 工业化加工, 统一化产品, 为国有大型企业服务”的宗旨运营, 2012年被中国废钢铁应用协会授予“中国废钢铁应用协会废钢加工配送中心”称号;2013年5月经国家工信部批准进入首批符合“废钢铁加工行业准入企业准入条件”的企业名单中。
多年来, 公司已培养了一批忠实的供货商, 以这些供货商为中心辐射周边, 建立起多个回收网点, 带动相关行业上千人从事废旧钢铁回收工作。同时, 结合晋陕豫交界的优势, 广泛收购厂矿企业报废设备、批量废钢等。各类废钢通过放射性检测合格进入厂区, 再经过专业化废钢加工设备和管理流程进行分选, 切割, 净化处理, 按照国家标准和钢厂要求加工生产出各种清洁的废钢产品, 经配送销售至各钢铁企业。
目前, 山西中周主要废钢品种有纯净废钢、精炉料废钢、包块等, 产品质量稳定, 纯净度高, 主要销往武汉钢铁集团、湖北新冶钢有限公司、河北钢铁集团舞阳钢铁有限责任公司、中国第二重型机械制造总公司等大型钢铁企业。
为循环经济助力
吃进去的是废钢废铁, 吐出来的是优质的钢铁产品, 省下来的是一座座矿山。这就是山西中周公司发展的写照。
据了解, 未来我国每年社会废钢回收量有望从当前的不到1亿吨增长到2亿吨。废钢回收再利用作为一项重要的循环利用产业, 从长远来看, 多“吃”废钢铁对于国家和钢铁行业实现绿色、低碳发展具有十分重要的意义, 特别是随着国家对节能减排的日益重视以及建设“美丽中国”宏伟蓝图的提出, 废钢回收再利用将是钢铁工业推进生态文明建设的重要方式, 废钢行业面临巨大的发展空间。
“资源是最为宝贵且不可再生的, 全面提高资源利用率, 让废旧钢铁循环利用是企业的发展之道。”山西中周公司负责人介绍, 随着国际和国内矿藏开采日趋萎缩, 加上我国环境形势的日益严峻, 废钢作为一种载能资源和环保资源, 其回收和再利用的价值及意义非常大。对于钢铁企业而言, 废钢利用最直接的是降低采购成本、生产成本, 更有利于降低钢厂在冶炼过程中对能源的消耗, 减少对大气、水等的污染;在废旧物资回收过程中, 有利于提高废钢资源和夹杂物的综合再生利用能力, 提高资源利用率。钢铁企业间的竞争已逐渐演变成为资源的竞争, 谁掌握了资源, 谁就掌握了市场的主动权, 而山西中周就是要在钢铁行业中实现节约资源、减少浪费、改善环境, 要在废钢加工配送产业回收—加工—利用的产业链上实现和谐发展, 逐步打造一个规范的循环利用企业。
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1、本周三部门例会给新老干事分别布置了作业,帮助尽快恢复、掌握办公室工作
2、本周二部门开始新干事早训,预计到本月31日。早训充分锻炼了新干事能力,增强了团队精神。
3、本周办公室积极筹备双代会和表彰大会素材,为即将开始的双代会和表彰大会视频制作充分准备。
4、本周办公室新干事开始在检测楼107值班,充分尽到了作为一名办公室干事的责任,履行了职责。
我们将以饱满的热情去服务大家,继续发挥我们的优点,改正自己的不足,把我们做到更好。
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号称网络传销超级王国的重庆帅拍科技有限公司及其“返本壹佰”网站,在一年前只是个注册资本30万元的小公司,由重庆人陈兴等在去年4月注册成立,最初只从事计算机软件开发、服务,去年8月研发出“返本壹佰”网络返利传销系统,7个月涉案金额达119亿元,涉及全国28个省区市,38.76万人上当受骗。专家提醒,新兴网络传销势头猖獗,并向资本投资、金融理财、电子商务等领域蔓延,网络消费者应提高警惕。
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