秘书文秘论文

秘书文秘论文（通用8篇）

秘书文秘论文 篇1

培养目标：本专业培养德、智、体、美全面发展，适应社会主义市场经济建设需要，具有较高的英语水平，熟悉企事业商务运作和对外经济贸易知识，掌握现代秘书工作理论与技能，有较强的组织协调及行政管理能力，能适应涉外性质文秘岗位需要的复合型专门人才。主要课程：大学英语、英语听说、商务英语函电、秘书英语、秘书实务、秘书应用写作、办公自动化、文书档案管理、公共关系、中文速录、财税金融基础、国际贸易实务、涉外商务礼仪、秘书艺术修养

就业方向：毕业生能在企事业单位、机关、社会团体，尤其是外资、中外合资企业和外贸公司从事商务秘书或办公室管理工作，具体岗位群描述如下：

（1）从事来访接待、公关宣传、对外公关事务及危机处理的公关人员；

（2）从事文书处理、上司讲话材料写作、会议记录纪要、企业调研组织安排的文书人员；

（3）从事上司日程安排、跟进服务，上司交办事务督办，会议会务组织等工作的行政秘书；

（4）中小企业兼顾公关、文书、人事管理、财务管理等办公室工作的行政助理人员。

文秘专业（涉外秘书方向）开课情况

1、在培养高等应用型专门人才目标指引下，以职业技能为核心，全

面提高学生素质，在不断调整和改革中，构建了科学合理、层次分明专业课程体系。

（1）公共必修课

思想道德修养与法律、邓小平理论和三个代表重要思想概论、体育、计算机应用基础与办公自动化、高职英语 心理健康教育、（2）专业基础课

文秘英语、文学概论、中国现当代文学、古代文学、中国古代文学作品选、现代汉语、古代汉语、外国文学、写作基础

（3）专业核心课

秘书学概论、图形图像处理、行政管理学、秘书写作学、涉外秘书实务、外贸函电写作、文书工作与档案管理、办公室管理与沟通协调、办公自动化、电脑中文实用软件、多媒体与网络技术、文献检索、电脑中文信息处理

（4）限定选修课

外国汉学研究、普通话训练、中外礼仪、心理学、新闻摄影、形式逻辑、新闻采访艺术、书法基础

（5）任意选修课

演讲与口才、文学欣赏、音乐与美术、跨文化交际、东南亚语种、东南亚概况报刊出版编辑、广告学、网络传播

（6）实践环节

国防教育、形势与政策教育、专业实习、模拟实习、课程实践、就业指导、毕业实习与毕业论文

秘书文秘论文 篇2

非文秘专业《秘书实务》的课程定位

《秘书实务》课是高职文秘专业的一门核心主干课程。对于高职文秘专业学生而言, 由于先修了《秘书写作》、《文书工作与档案管理》、《商务礼仪》、《办公自动化》等专业课, 所以学习这门课程的目的主要是巩固和强化已有的专业知识, 为顶岗实习作演练, 教学形式几乎全部是实践教学。而《秘书实务》的课程内容对于高职非文秘专业的学生而言大多是全新的知识, 因此课程名称虽然相同, 但课程定位存在相当大的差异。

高职非文秘专业《秘书实务》课应紧扣相关专业人才培养的实际需求, 以就业为导向, 以职业能力拓展为基础, 以“必需、够用”为原则, 采取理论与实践教学相结合的教学形式。学生通过本课程的学习, 应掌握必需的商务文书写作、档案资料管理、会务组织与服务、商务活动安排、拜访与接待、时间管理等多方面的职业技能, 提高办公室综合服务和辅助管理能力, 增强团队合作意识, 以便在日后工作中更好地为领导服务、为各部门服务、为群众服务。

非文秘专业《秘书实务》课程设计实例分析

我院会展策划与管理专业 (以下简称会展专业) 于2010学年第一学期首次开设《秘书实务》课。笔者承担了该课程的教学任务, 该学期实际授课60课时。为上好这门课, 笔者特地与我院会展专业教师沟通交流, 深入了解该专业开设《秘书实务》课的初衷和期望达到的目标, 同时系统分析会展企业运作的大致业务流程, 在此基础上打破《秘书实务》课“办文”、“办会”、“办事”的固有课程形态, 充分考虑会展专业毕业生岗位技能实际需求, 以工作过程和工作任务为导向进行课程教学内容整体设计。先确定某会展企业秘书的典型工作任务, 再根据任务之间的关联性和逻辑性设置学习情境, 将《秘书实务》课教学内容融入各项工作任务之中, 共设计了5个学习模块、24个学习任务 (如表1所示) 。

每一个学习任务环节的理论、实践课时比基本上是1∶2。笔者在课堂教学中一般先作基本讲解, 然后提出具体的训练任务, 由学生单独或合作完成, 充分利用文秘专业综合实训室的硬件条件, 运用引导教学法、角色扮演法、案例分析法、“头脑风暴”法、小组合作法、模拟演练法等多样化的教学方法来调动学生的学习热情。如电话礼仪、发文与收文处理、会议服务与协调、组织签字仪式、文书立卷与归档等环节均采用模拟真实工作情境、分组合作完成的方式进行训练。教师在学生学习过程中主要发挥指导和引导的作用, 尽量让学生在训练中自主学习和掌握相关知识技能, 培养学习兴趣, 探索工作规律, 提高分析问题和解决问题的能力。

教学实践的几点体会

从这一学期的教学情况来看, 学生普遍反映笔者主讲的《秘书实务》课非常实用, 学习积极性较高, 教学效果也超出了预期。该班一名学生在获得全国高校会展专业职业技能大赛一等奖之后, 特别谈到了《秘书实务》课对她在职业能力提升上的帮助。笔者认为, 要教好非文秘专业《秘书实务》课应特别重视以下几点。

在教学内容选择上, 应遵循“必需、够用”的原则, 以本专业人才培养目标为依据, 切忌抛开本专业的岗位实际, 但也不能面面俱到, 内容容量太大则不利于学生“消化”。应先设计一个与本专业工作相关的大的工作内容作为主线, 然后将若干个学习任务有逻辑性地串联起来, 有些与专业课内容相重叠的教学内容可删减。譬如, 会展专业学生对于“办会”方面的知识和技能掌握得比较娴熟, 因此, “办会”部分的教学内容应侧重于会务接待与服务方面。

在教材选用上, 不应盲目搬用文秘专业的教材, 而应根据本专业人才培养的实际需要, 按照预选的教学内容, 自编针对性、适用性强的教材或讲义, 确保将本专业的具体工作情境与秘书实务教学内容有机地结合起来, 让学生在阅读教材时有兴趣而不感觉疲累。

在教学形式上, 要注重理论教学与实践训练相结合。非文秘专业的学生在接触《秘书实务》课时会对教学内容感到陌生, 但受教学课时限制, 教师又不能过多地讲解理论知识。因此, 教师在课堂上应尽可能将理论知识融入实践训练之中, 充分体现“做中学、学中做”的教学理念, 特别是对如何巧妙应对工作中出现的复杂、突发事件, 教师要鼓励学生合作思考, 提出可操作性的解决方案, 使学生更好地掌握工作方法和技巧。

在考核评价上, 要坚决摒弃一份试卷定成绩的做法, 应将考核分值分解到各个学习任务中, 做到对每一个学习任务都有学习质量检测的等级评定, 期末将这些评定等级进行综合后, 确定学生该门课程的最终成绩。这样既能确保课程的整体教学质量, 又能真实地评价学生的学习效果, 还能发现教学中的薄弱环节, 以利于日后加以改进。

摘要：《秘书实务》课具有内容广泛、知识技能点丰富且实用性强等特点, 不仅适合文秘专业学生学习, 对其他专业学生拓展办公室辅助管理和综合服务方面的技能也很有帮助。为满足用人单位对高职毕业生综合素质的需求, 一些高职院校在文秘专业之外的其他专业也开设了《秘书实务》课程。高职非文秘专业《秘书实务》教学必须进行合理的课程设计, 才能提高教学效果。

关键词：高职,非文秘专业,秘书实务,课程设计

参考文献

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[2]韦荣.基于工作过程的《秘书实务》课程设计与实践[J].广东技术师范学院学报 (职业教育) , 2010 (2) .

[3]金常德.高职秘书实务课程教学内容的选择与拓展[J].当代职业教育, 2010 (4) .

秘书文秘论文 篇3

关键词：职业化 新要求 实践教学 改革

职业化秘书的普及是社会文明和进步的标志。所谓秘书职业化是指秘书作为社会分工中一种独立、特定的职业类型而存在，具有法定的职业身份和职业地位，拥有特有的专业知识和技能，建有权威而完善的职业任职标准资格体系。我国秘书职业化首先表现在身份的职业化。在我国，由于秘书工作机构和制度的逐步完善和发展，不仅形成了完整的秘书工作体制，同时也造就了一支宏大的秘书工作者队伍。据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人，秘书是我国从业人数最多的行业之一。秘书职业化也表现在服务对象的多元化。秘书广泛存在于政府机关、企事业单位、社会团体和个人，涉及到运输、司法、公共服务业、贸易、金融、房地产等各个行业。可以说在我国的各种经济和社会管理事务中，秘书已成为不可替代的重要角色。秘书职业化也表现在知识技能的专业化。秘书们除了要具备最一般的文字、外语、计算机技能之外，往往还需要专业性很强的沟通协调能力和敏锐的洞察力、判断力。其工作内容从日程安排、内勤接待、后勤服务到会议策划、公关服务、出谋献策等，工作范围很广，工作的专业性和知识性都十分突出。

近年来随着秘书职业化进程的进一步深入，秘书职场较以前已经表现出一些新动态、新趋势。笔者近期采用了企业实地观察、人员访谈、发放调查问卷等方式，对浙江卧龙电气集团股份有限公司、浙江龙盛集团股份有限公司、浙江上风实业股份有限公司、浙江阳光集团股份有限公司等几家知名企业做了调查。访谈企业工作人员25人，共发出问卷122份，有效问卷120份。调查主要数据统计如下：

从以上调查数据我们不难发现：

一.企业特别注重秘书潜在的、可持续发展的素质和能力。

企业对人才的素质和能力需求是多元化的，这种能力和素质要求已经远远超越了传统秘书“办文、办会、办事”等操作技术的要求，它是长远的、可持续性的，有利于秘书综合潜能的进一步培养和挖掘。据统计显示，企业最注重的高职文秘人才的综合素质，依次是：思想道德素质（40%）、文化素质（35%）、业务素质（20%）、心理素质（10%）。各素质要求中，以“德”为首，可见“德”在企业中的重视程度。秘书心理素质也开始被企业所重视。这相较于企业以前重业务轻人文的人才偏好明显不同。企业对高职文秘人员的能力需求依次为语言表达能力（60%）、协调沟通能力（50%）、文字表达能力（45%）和应变创新能力（30%）。企业人员一致认为秘书必须具备这五种综合能力才能适应市场需要，才能持续性的胜任秘书岗位。可以说这五种能力就是现代秘书的专业能力，最能够反映其专业水平。这种能力不仅仅体现在秘书的短期工作中，还贯穿了秘书的整个职业生涯。

二.企业对于秘书知识体系的内容提出了更高要求。

21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置，以及知识的生产、分配、使用或消费为最主要特征的知识经济时代。与传统“秘书”相比，21世纪更要求秘书在知识体系方面应是一个“全才”，知识要求的广度和深度都有所增加。据调查，秘书文化知识的内容具体包括专业知识（65%）、人文知识（20%）、相关学科知识（15%）、其他知识（5%）等。除了本专业的知识以外，秘书还需要掌握财务管理知识经济学知识、企业管理知识、会计知识、法律知识、传播学知识、广告学知识等。不难看出，现代秘书的知识结构要求是立体的，内容是极其丰富的。这种要求的提出主要是为了适应企业“综合性秘书”的需求。在一些民营企业里，秘书人员往往要身兼数职，集文秘、人事、财务、档案、会务、法律等工作于一身，知识面的要求可想而知。可以说企业对秘书人才的知识储备要求十分苛刻，已远远超出传统秘书知识体系容量。

三.企业商务型、创新型秘书人才需求异军突起。

随着社会经济的发展，企业的商务活动日渐频繁。商务型秘书已成为企业所需秘书主流。商务秘书要协助上司处理各类商业性事务，负责起草合同、联络客户、收发函电，同时要以自己的专业知识和实际经验为上司分析利弊、提供意见、办理商务业务等。以浙江阳光集团股份有限公司为例，商务型秘书在整个秘书职员中已占67.5%。商务秘书已逐渐成为市场经济条件下兴起的新兴职业群体，行政类的秘书已大幅度萎缩。同时笔者在访谈中发现，企业创新型秘书需求有明显猛烈增长的趋势，这也是一个非常明显的秘书职场新变化。传统的一成不变的秘书工作模式正在被全然打破。在当今市场激烈竞争的客观条件下，打破常规、另辟蹊径已经成为企业经营的一种常识，对于秘书来说也由此带来了要求创新的挑战。可以说从长远的发展眼光来看，这类秘书在不久的将来将逐渐成为企业秘书人才的核心。

面对这些秘书职场新变化，遗憾的是一些高职文秘专业院校却没有进行大刀阔斧的改革，而是原地踏步，跟不上社会变化的进程，以致在文秘专业实践教学中出现了很多问题。具体问题如下：

一.实践教学课时不足且课程设置不完善。

高职文秘专业的毕业生大部分进人企业就业，不同性质的用人单位对秘书人才的需求比例是：民营企业65%，机关事业单位4%，国有企业9%，三资企业15%。企业最看重的是秘书的实践能力和素质，但许多高职院校教学模式基本上还是套用普通专科或本科学校的模式，秘书理论教学多实践教学少。一些实践操作类课程如速记、计算机、形体礼仪等课时安排明显不够。文秘专业是一个实践性很强的职业，何况专业理论的学习也需在实践中消化升华。这种专业课程设置的结构从根本上阻碍了高素质秘书人才的培养。同时一些高职院校实践课程的内容设置不够丰富，例如汽车驾驶等这些新兴实践类课程在调查中发现已经开设的不足10%。文秘专业作为一门应用型学科，实践教学内容应随着社会需求的变化而不断发展，实践教学课程体系设置应紧跟人才市场需求，及时进行调整。

二.实践教学目标重技能而轻人文。

专业人文素养是指跟特定专业相关的基本修养或涵养，它的内涵极其丰富可包括专业道德、专业情感、专业习惯等。实践证明良好的专业人文修养是学生成功就业的试金石。在本次调查中发现90%的企业都要求自己的秘书能吃苦耐劳、敬业忠诚、创新合作等，对秘书的人文积淀很重视。但高职院校在秘书实践教学中对此却有着严重缺失。许多教师和学生都普遍认为，实践教学的唯一目标就是技能，如秘书应用文写作能写好、写规范才是最重要的，而对于一些人文素质如语言表达、创新务实、性格养成等内容则觉得可有可无。一些教师甚至认为，专业人文素养教育很玄乎，不知道具体的操作方法，学校也缺乏强调和引导。现有的秘书人文素养教育绝大部分由“大学语文”和“两课”来完成，实践教学一直游离在外。外无监管，内无重视，长期以往，高职院校培养的秘书人才都是操作技能好，人文素质低的畸形人才。

三.实践教学考核测评欠科学。

现有的秘书实践教学考核测评欠科学。例如速记、秘书礼仪等相关实践类课程因缺乏明确的量化考核标准，考试结果往往由任课教师主观臆断，缺乏科学性和严肃性，这在很大程度上挫伤了学生的学习主动性和积极性。对于学生实训的考核，由于学校和企业缺乏实质性的合作，考核流于表面，走过场。学生的考核实际上是“两不管”。其次受专业本位思想影响，教师考核重技能而轻素质，考核测评中如口头语言表达、沟通协调、应变创新等内容缺乏合适的考核形式和评价标准。再次秘书高质量的考级考证欠缺。据调查情况来看，高职院校对秘书考级考证的质量还没有引起足够的重视，学生考级考证无序、随机性，高质量的考级考证信息渠道不畅同，学校对此也缺乏统一严谨的安排。

基于以上情况，如何走出这种困境，培养真正适合人才市场的合格秘书？笔者认为关键还是在于内因，我们一定要通定思痛，加大高职文秘专业实践教学改革力度、深度。具体可以从以下几方面展开：

一.实践教学要从质上提高校企合作力度。

高职秘书教育应主动适应市场经济特点，专业实践教学目标进一步市场化、精细化。要根据市场秘书职业的具体要求，从质上提高校企合作力度，制定严格的校企实践教学监管机制、激励机制。不光是学生实习、实训等环节，日常专业实践教学也要让企业参与进来。要注意调动企业的参与积极性，高职院校可以尝试和企业签定行业定向秘书的培养协议。同时学校也可邀请企业将自己的经营管理、企业文化等内容以专题讲座的方式补充实践教学内容，或者直接把学生专业教学课堂挪移到企业现实生产环境中，以提高教学环境的仿真性。通过这些改革举措，学生从入学一开始就能在企业实践中学到秘书所需的知识和技能。我们要打破秘书实践教学完全由学校垄断的局面，要给企业充分的话语权。

二.实践教学要优化专业课程设置和课时安排。

实践教学课程设置改革应以“适应社会”为宗旨，积极整合现有文秘专业实践课程。我们不能再强调学科的系统性、完整性和理论性，而应以实际性、技能性为特点对课程进行整合。删除一些实践类老课程，合并出现内容重复的课程。同时根据秘书职场需要，适当精简一些教学内容，大量增设秘书实践类选修课程，如汽车驾驶、会计实操等。秘书实践教学课程安排也要适时补充新兴科技的发展、世贸组织对秘书实践工作的影响和要求等内容。我们要突出实践课程的课时优势，如社交礼仪、商务谈判实务，办公自动化、外语交际口语等，在课时分配方案上适当倾斜。

三.实践教学要注意综合人文素质教育。

要积极实行高职秘书人才实践教学模式的转变，不能仅停留在技能训练的层面而应着眼于对学生综合素质的培养。我们要格外重视学生三种“素养”的培养，一是指语言素养，即要有较强的书面文字写作能力，又要有较好的口语表达能力。二是沟通素养，不仅要掌握娴熟的公关技巧，还要掌握获取信息、处理和利用信息的能力。三是创新素养，实践教学中应多对学生进行创造性思维的训练，培养学生创造潜能。这些素养对于从事秘书工作的人而言可能比技能实务更为重要。在我们的专业实践教学中一定要技能、素质两手抓，不顾此失彼。高职秘书实践教学也应重视学生良好人格特质的培养，如敬业、奉献、诚实、可靠、团结合作、吃苦耐劳等，这些都是企业衡量秘书人才的重要砝码。学校可利用真实职场案例在课堂上加强引导，或在学生实习、实训环节时教师言传身教。

参考文献

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[7]陈永芳《职业技术教育专业教学论》清华大学出版社 [M].2009年4月

[8]米靖《现代职业教育论》天津大学出版社[M].2010年7月

秘书文秘论文 篇4

秘书应具备三方面的基本素质：

一、先做人，后做事。也就是说要成就一番事业，必须先具备做人的优秀品质。当然先做人后做事，是从主次地位上说,应该把两者统一起来,看成同一过程不同层次或方面。只有做事过程不同层次或方面。只有做事过程中见贤思齐、从善如流，才能夯实做人的基础，从而把事做好。

二、敏于事，慎于言。敏于事即要手勤、腿勤、设想周到，起拾遗补缺的作用。慎于言即一定要以高度的责任感管好自己的嘴，不该问的不问，不该讲的不讲，工作中切忌夸夸其谈、言过其实。当然这与善于进谏，做领导诤友是两回事。

秘书文秘论文 篇5

导读：我根据大家的需要整理了一份关于《论企业秘书文秘如何处理好上下级关系》的内容，具体内容：秘书人员作为领导的参谋和助手，在辅助领导科学决策时，要和领导者和领导集体处好关系;在为领导或领导集体服务时，要认清服务角色，正确处理好与领导、下级的关系。秘书对上要处理好与领导的关系，对...秘书人员作为领导的参谋和助手，在辅助领导科学决策时，要和领导者和领导集体处好关系;在为领导或领导集体服务时，要认清服务角色，正确处理好与领导、下级的关系。秘书对上要处理好与领导的关系，对下要处理好与基层的关系，对内要处理好与同事的关系，对外要与各种机构、各色人等打交道。

一、企业秘书与领导关系的处理技巧

(一)领会领导意图，做好领导交办的事项 秘书工作往往是领导工作延伸，在工作实践中，领导是上级，处于主导地位;秘书是下级，处于辅助的地位。“领导者，应帮助秘书认清事业发展目标，明确工作任务，并给予及时有效的指导和各项帮助，使秘书能够尽职尽责，努力工作;对于秘书而言，要辅助领导确定事业目标，并为领导提供综合性的服务，当好助手和参谋。”

例如：一个周六的下午，某医院分别召开门诊患者、住院患者、离退休干部职工、社会义务监督员等几个座谈会，广泛征求群众意见。会后，几个小组的会议记录全部汇总到了秘书手中，办公室主任吩咐下周一之前把

材料整理出来交给党委书记。会议记录很凌乱，字迹也潦草不清，秘书整整用了一天的时间才将多达 180 条意见和建议整理完，并在用词造句上对这些意见和建议做了一些修改，待工作结束时已经是周日晚上十一点多了。第二天交材料的时候等到的却是主任严厉批评，因为秘书没有按照领导的意思对所有的意见分门别类进行梳理。最后秘书将意见按照医疗、护理、后勤、服务态度、人事工作等几个方面加以分类，相同相似的意见归并，最后共梳理出了 4 个方面 68 条意见和建议。

(二)主动参谋，为领导分忧解难，提供信息主动参谋 在整个企业中，秘书是与领导关系最为密切，最了解领导的人。领导事务繁忙，难免有很多不如意不顺心的时候，作为秘书，要敏锐地观察到领导的思想活动，想领导之所想，急领导之所急。在领导工作上遇到困难的时候第一时间站出来鼎力相助，生活上遇到挫折时候也能尽自己最大努力抚平领导的情绪，做到顾全大局，不要因为领导个人的情绪影响这个公司的运转。

“市场经济条件下现代企业处在一个信息爆炸的时代，市场瞬息万变，随着全球化进程的不断加剧，企业面临前所未有的复杂和激烈的竞争局面。要想在市场竞争中获胜，抓好信息工作成为一个不可或缺的环节。传统的秘书工作只注重一般性的上情下达和下情上达的纵向信息，改制以后，秘书人员主要面向市场抓市场信息、经济信息和产品信息。”秘书人员要从信息的超前性、客观性、多元性的特点出发，经常捕捉包括原料、生产、科技、产品、价格、市场、消费等各个方面的信息。并且把信息工作的立足点由原来着重为上级行政机构服务转移到全力为企业经理的经营决策服务，做到提供的信息及时、准确、有用，真正当好领导的参谋和

助手。

(三)小处着眼，注意细节 “企业中的秘书，既可参与决策、组织协调等重要工作，也要细致扎实地干好每一件具体琐事，做到从小处着眼，注意细节。这里举三个例子来简单说明一下秘书如何从小处着眼，注重细节。

例如：领导喜欢喝茶，秘书平时就要准备好上等的茶叶，待领导需要时，有好茶以备，在给领导冲茶时，一定要把茶具洗干净，在冲茶、倒茶之前最好用开水烫一下茶壶、茶杯。倒如茶杯里的水要适量。这样，既讲究卫生，又显得彬彬有礼。

(四)善于沟通，一视同仁 日常工作中，领导之间出现意见分歧是常有的事，企业秘书在工作中经常会处于领导与领导之间的夹缝中，受”夹板气“。企业秘书要从大局出发，从和谐角度去处理，对每一位领导都一视同仁，千万不能把某位领导对另一位领导的意见直接告诉对方，更不能厚此薄彼，添油加醋。企业秘书应善于在领导之间转达意见，善于把了解到的不同的甚至于对立的意见转变为自己的建议，私下与领导沟通，这样可避免领导之间的矛盾，也可使自己免于尴尬的境地。

二、企业秘书与同事关系的处理原则

(一)顾全大局 在社会生活中每个人都有自己的个人利益，每个单位都有自身的局部利益，同时一切个人与单位又有不同层次的全局利益和最高层次的国家利益，秘书人员也不例外。如何处理个人与集体、局部与全局、单位与国家之间的利益关系，是人际关系中的一个重要问题。秘书人员应该对本单位的职能和工作范围有个全面地了解，把自己的本职工作放在单位的全局当中考量，这样才能更好地完成任务。在当今信息化和经济全球

化时代，秘书如果不了解大局就难以跟上时代的步伐，难以为领导提供卓有成效的参谋辅助。

(二)敏言慎行 办公室是一个敏感地带，身处其中的秘书，要尽可能地多观察你周围的同事如何做，虚心请教、模仿并把所从事的工作做得尽善尽美，而尽量避免言语、举止方面的张狂。即使你十分健谈，甚至是出口成章、口若悬河，也必须克制自己。同时，在单位里除了做好你的本职工作外，要留心去做那些不起眼的小事(譬如上班前的卫生清扫、桌面整理、准备开水等)，它可以表现出你对单位的热爱、对同事的关心，也体现出你个人良好的品质和修养。因此，你必须时时注意你言谈的恰当，事事注意你举止的适度。

(三)宽人严己 秘书长期工作在一起，因性别、性格、年龄、爱好等差异，同事之间因一些细微末节产生一些小误会、分歧甚至争吵是正常的，若争强好胜，处理不当则会酿成纠纷、冲突进而造成伤害，其结果必然是两败俱伤。

当好秘书要有着高尚的道德品质，宽人严己，友爱合作，宽容待人，助人为乐，不与别人斤斤计较，不因小怨而存嫌。以博大的胸怀接纳身边的同事，有时退一步海阔天空，适当地忍让也会为自己赢得尊重，赢得好人缘。

(四)尊重别人 尊重和重视他人，是秘书人格品质的表现和人际交往的原则。为此，应做到：第一，真正地关心和帮助别人，这是人际关系的关键。如果用爱心和同情心去审视某一个人，那么这个人总有其可爱和可贵之处，而若缺少了爱心和同情心，我们就无法认识和理解别人，也无法与

其和睦相处。当同事遇到困难处于困境时，应伸出援助友好之手，尤其是那些与自己有分歧、芥蒂的人。它可以化解人际间的坚冰，让人感到你的仁慈和无私。这样，当你面临困境时，人们也会及时地对你施以援手。第二，要经常真心地表示自己对别人的感激之情，要真诚地赞扬别人的优点。这样，不仅能加深双方的友情，且能促进别人的发展。第三，尊重他人还意味着不要轻视和瞧不起他人，尽管有时是无意的。当自己与别人比较、强调自己的长处、优势或直接贬低别人时，都有可能伤害对方的自尊，造成对方的自卑，甚至影响双方的人际交流。

(五)诚信正直 秘书人员在处理人际关系时，要树立”诚信第一“的观念。因为诚信是品德之纲，而正直乃做人之本。现实生活中不乏有些秘书利用领导的”授权“轻易许诺于人，但或置之脑后，或迟迟不办、办而不果而使自己陷入交际困境的实例颇多。因此秘书必须首先保持诚实的美德，以诚感人，这是获取信用取信于人的一种积极方法。只有忠诚老实，言而有信，态度诚恳坦率，行止彬彬有礼，才能在社交活动中赢得广泛的拥护和支持，进而拥有和谐的人际关系。客观的做法是：既不俯仰讨好位尊者，也不藐视冷落位卑者;既要”言正“，不为讨好敷衍某人而歪曲事实，也要”行正、身正“，”以自己良好的人格魅力去打动、影响周围人的心灵;要端庄而不过于矜持，谦逊而不矫饰作伪“。如此，你便会与周围形成良好的交往氛围，增进相互间的团结合作。

三、企业秘书接待来访者的工作方法

(一)预约来客 这类客人的接待工作相对来说比较简单，一般只需知会一声便可以了。但是，虽然预约客人在心理上已经越过了秘书这道防线。

秘书却绝不能就此”事不关己，高高挂起“，摆出一副漠然置之的态度，给来访者造成不快情绪，影响其与领导的会面质量。

(二)不速之客 这类来客又可以分为三种情况：

1.确有紧急事务须与领导直接商谈者。与这类客人接触，应在礼节允许范围内尽量避免虚礼客套，直接进入实质，及时通知领导，听候处理意见，努力使事情得到迅速有效的解决。

2.一般性事务来访者。此类来访者是随机而又频繁的，因此对他们的接待工作在很大程度上是对秘书耐心与应变能力的考验。一方面，要一如既往地热情周到。另一方面，又必须根据事情的轻重缓急分门别类地处理好。

3.兴师问罪者。这是一类特殊的来访者，其特点是来访目的中掺杂了过多的感情因素。因此，秘书人员在接待时需格外小自在意，千万不能火上浇油，引起更大麻烦。首先，平息对方的怒火是关键，接下来则应弄清楚对方来访意图及问题的症结所在，作谨慎答复。若对方无理取闹则可采取必要的强硬态度，以维护本组织利益及正常的工作秩序。

总之，在接待来访的过程中，秘书应当不骄不躁，不卑不亢，将”服务于组织，服务于公众"的理念贯穿于工作始终。

美国成人教育家戴尔卡耐基认为，一个人事业上的成功，只有 15%是由于他的专业技术，另外 85%要靠人际关系和处世技巧。所以，无论是秘书，还是领导，都应主动地、积极地培养交际的能力，努力建立良好的人际关系，以利于工作的开展，利于提高工作效率。

秘书文秘论文 篇6

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一.秘书的职能作用---“代职”作用---------3 1．对领导的非确定性意图提建议要积极主动---4 2．对领导的决策提意见要“见机行事”--------4 3．理解领导不明确的暗示性意图要开动脑筋---5 4．向领导进言必须讲究方式方法----------------5 二.秘书“代职”过程中的“代位”现象-----5 ﹙一﹚.秘书“代位”现象的形成----------------5 ﹙二﹚.秘书“代位”产生的原因及危害--------6 三．秘书发挥“代职”作用时如何不“代位”--------7 ﹙一﹚.为防止和避免“代位“现象，首先必须解决以下问题：-----------------8 1 ．纠正模糊认识，强化服务意识---------8 2 ．摆正秘书位置，正确处理好以下几个关系---------------------------9 ﹙二﹚.为防止和避免“代位”现象，其次必须加强秘书人员的职业道德建设-10 1．怎样做到实事求是----------------------10 2 ．鞠躬尽瘁的奉献精神------------------11 3 ．与时俱进的开拓精神------------------11 结 论-------------------14 参考文献----------------15

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论

文

摘要

现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才能和精力，都无法度胜其劳。领导者必 须依靠秘书人员为他分担部分工作，处理日常事务。这既符合现代管理组织体系的要求，又是组织领导人的要求。秘书为领导当好助手，提供信息，献计献策，对辅助领导做出正确的决策有着不可替代的作用。而秘书一旦为领导分担工作过多，就可会在为领导提供参谋帮助的同时，对领导的位置跃跃欲试，甚至秘书自己间接或直接的充当领导的角色。再加上“越权”思想的助推，秘书极有可能越俎代庖，攫取领导的权力。秘书“代职”又“代位”的现象值得引起关注，因此，本文尝试分析导致秘书“代为”现象出现的原因并提出防范措施，以使秘书参谋作用得以正确发挥与运用。参考资料：物联网联盟：

关键词：秘书

职能作用

代职

不代位 2

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论秘书代职作用新议

秘书部门是一个为组织决策信息提供职能作用的部门，它正处在组织决策中的参谋辅佐、沟通上下、联系内外的咽喉的位置，秘书部门的活动直接关系到组织决策的兴衰成败，秘书的活动直接关系到现代社会的稳定与发展。然而目前秘书腐败现象依然存在，小至企业大至国家机关，一些秘书人员利用手中职权，越权代位、滋生腐败，不择手段损害他人、集体、国家的利益，大肆侵吞国家和人民的财产，造成人民对现行政治经济体制与国家政权的不信任，引起社会的不满情绪，严重地影响执政党的威信。本文通过对秘书“代职”作用的浅析，明确区分秘书的“代职”与“代位”的不同，说明秘书代职又代位的危害，并提出几点加强秘书职业道德建设，以提高秘书业务水平，规范秘书行为以及遏制秘书腐败的建议。

一.秘书的职能作用---“代职”作用

秘书部门发挥职能作用必须结合秘书工作任务一道进行，将职能活动渗透到秘书实务之中。秘书工作千头万绪，归结起来，无非有两大职能：办事职能与参谋职能。这里所说的“办事职能”，不仅仅指办文、办会和完成领导交办的具体事项，而是对完成秘书工作任务的统称。如信息工作、调研工作、协调工作、督查工作等，都是秘书工作的重要内容，完成这些工作任务，也是秘书工作办事职能的体现。这里所说的“参谋职能”，不是指秘书部门和秘书人员单纯地为领导出谋划策，而是在完成秘书工作任务的过程中充分发挥参谋职能。

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秘书工作的办事职能和参谋职能是相互依存、相互作用的。办事职能是秘书工作的基础和本体，参谋职能主要是在完成秘书工作任务的过程中体现出来的。离开办事职能，秘书工作的参谋职能就不能独立存在。即使在重大决策的形成和实施过程中，秘书部门的参谋职能仍然必须通过提供信息、调查研究、综合协调、督促检查、撰写文件等具体工作体现出来，而不像咨询机构和专家、顾问那样，专司出谋划策。参谋职能是提高秘书工作效能的根本保证。办事职能主要是通过参谋职能的有效发挥来实现的，离开参谋职能，秘书部门就会变成一架简单的“办事机器”，秘书工作不可能有大的作为。即使是完成领导交办的具体事务，仍然需要秘书发挥参谋职能。

秘书为领导发挥参谋职能时不但要善“谋”，而且要掌握和提高自己的“谋 ”的技巧。这就需要秘书有很好的悟性，要富有心计，注意观察、揣摩、领会领导处理问题思想方法和管理艺术。

1．对领导的非确定性意图提建议要积极主动

领导意图的类型和表现形式是多种多样的，对于领导经过思考、酝酿、已经确定了的意图秘书要认真领会，坚决贯彻执行。领导的非确定性意图，一般是领导的某些意向性想法、初步的打算，或在决策前的思考和酝酿过程中已产生某种意见，尚未形成定见，这类意图具有可变的特点。非确定性意图是领导意图形成起点，确定性意图是领导意图形成的结果。此时，秘书的“代职”作用，就在于协助领导将非确定性意图转化为确定性意图。在这个转化过程中，就需要秘书发挥自己的“悟性”，准确领会领导意图，积极主动参与领导确定性意图的形成。

2．对领导的决策提意见要“见机行事”

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领导决策一般都是经过深思熟虑，认真酝酿过的，秘书必须动脑，机智、准确、迅速地加以领会。但是任何决策都不是尽善尽美的，领导有时由于个人或其它方面因素，会作出错误决策，在决策执行过程中也可能出现各种各样新问题。面对这些情况，秘书除了在充分调研、分析基础上向领导提供信息外，必要时还要对领导决策大胆提出自己的意见。因此，提意见的秘书必须谨慎行事，事先理顺思路，提意见时态度谦逊，同时还要掌握时机，以取得最佳效果。首先，要选择提意见的适当环境。其次，要看准领导心情愉悦的时机。

3．理解领导不明确的暗示性意图要开动脑筋

领导意图有明示性意图和暗示性意图。明示性意图比较容易理解和领会，而暗示性意图相对来说就难领会了。暗示性意图一般蕴含在领导的书面材料和口头语言中，但更多时是不闻其声，不见诸文字。因此，秘书必须随时随地地留心，勤于思考，并通过经常与领导交流、接触，来观察学习领会领导暗示性意图。

4．向领导进言必须讲究方式方法

先是真诚善意，其次，提出决策合理性，再次，为了能让领导听进去你的进言，从领导可能同意的某一部分意见开始，一步一步进行，先易后难，各个说明，以达到进言的目的。

二.秘书“代职”过程中的“代位”现象

﹙一﹚.秘书“代位”现象的形成

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秘书在帮助领导“代职”过程中通常对领导手中的职权是崇拜至极的，一旦秘书为领导分担工作过多，秘书的职业道德及个人素质不过关，就容易在为领导提供参谋帮助的同时，对领导的位置跃跃欲试，甚至秘书自己间接或直接的充当领导的角色，再加上“越权”思想的助推，秘书的架势大有越俎代庖之势。秘书“代职”又“代位”已不是一个个别现象而是一个普遍现象。秘书人员为领导“代职”，但不可“代位”，替领导包办一切，甚至把领导与群众隔离开来，这样非但起不到领导与群众之间桥梁纽带的作用，反而让自己成了领导与群众之间的一堵高墙，间接地助长了领导者的官僚主义作风。然而，不少领导在工作中有意无意地忽略了这一点，让秘书人员包办大部分工作事务和自己的生活事务，有事先给秘书联系成了他们的办事作风。久而久之，助长了秘书人员的“独裁专断”意识，秘书人员成了“第二把手”，“二首长”，为腐败等不良思想和行为的滋长提供了肥沃的土壤。

﹙二﹚.秘书“代位”产生的原因及危害

十几年来，我国发生的重大秘书贪腐案件让人触目惊心：“河北第一秘”李真就是一个典型的例子，28岁当上了省领导的秘书，在7年间升至正厅级的省国税局局长，被“双规”时年仅38岁，一年后依法逮捕，先后收受贿赂、贵重物品等1051．09万，案发前人称李真为河北的“二首长”、“二书记”，案发后人称李真为“政治暴发户”和“经济暴发户”；“上海第一秘”秦裕的落马也是一个典型的例子。此人曾是原上海市委书记陈良宇的秘书，原上海市委办公厅、市政府办公厅副主任、宝山区区长秦裕。秦裕的主要问题，是借助行政权力，协助商人张荣坤等转移国有资产，并从中获取利益，仅从上海社保局下属的企业年金中心借出数额就有34.5亿元；眼下被称为“定远县第一秘”的原定远县教育局局长曹太时也是一个明显的例子，曹太时虽然年轻，但曾因是原定远县县委书记陈兆丰的秘书关系，其官气霸气比谁都足，甭说在教育系统，就是在

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整个定远政界，也没有几个他能放在眼里，所以他的生财之道得以顺风顺水，一路畅通，任局长5年不到就收受贿赂200多万元„„

为什么我们的秘书在贪腐之路上前赴后继，屡禁不止呢？原因很多：说他们理想信念不坚定，说他们不能洁身自好，说他们不懂为政之德，说他贪欲之心太重，等等，这些都对，但都不是问题的要害。真正毁了他们的，是呼风唤雨的“职位”，是这枚神奇的“金戒指”。领导秘书这个职位，具有相当大的特殊性，是领导权力向外发挥影响的第一个环节，也是信息反馈的最后一个环节，秘书长期在领导身边工作，天长日久，无形中与领导建立了一种特殊的关系，能不同程度影响领导的思维和决定。秘书权力实际上是领导权力的一种延伸。这就不难理解，为什么秘书的影响可以超越职位、级别等诸多限制，办成许多同职级领导干部难以想象的事情。像李真，秦裕以及曹太时这样的“大秘”，实际就是其领导的“影子”，因此，副市（部）级干部碰到他们都要礼让三分。虽然秘书长们没有控制某个行业或单位的人、财、物，但他们处于党政机关权力运行的神经中枢，比别人更加具有得天独厚的信息资源，更加清楚涉及重大决策的核心机密，经常参与决策酝酿产生的整个过程，这就是他们可以置换的权力资本。

参考资料：中安乐物联网科技（北京）有限公司：

三．秘书发挥“代职”作用时如何不“代位”

由于不亲自执掌某个行业权柄，秘书们的腐败行为显得有些隐蔽不易察觉；也正是因为他们身居被称为“不管部”的党政综合协调部门，位于公共权力神经中枢，秘书涉 7

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腐比其他官员更具破坏力。它将腐蚀和阻塞公权运行通道，加剧腐败病毒的传播、污染程度速度。所以对待这支新的“腐败高发人群”，绝对不能掉以轻心。根除“秘书腐败现象”必须加强对领导者本人的监督，从体制上以权力制约权力，形成有效的权力制衡机制。从另一个角度讲，人们对秘书权力的敬畏，以及秘书权力所行无阻的种种事实，反映了威权体制下对领导权力制约的松懈。权力疏于监督和制约的体现。须加强对领导者本人的监督，如邓小平同志所讲：：“我们过去发生的各种错误，但是组织制度、工作制度方面的问题更重要。行，制度不好可以使好人无法充分做好事，甚至会走向反面。﹙一﹚.为防止和避免1 ．纠正模糊认识，强化服务意识 随着秘书职能的进一步增强，在改进工作作风、提高工作效能、创造性地开展服务方面，有些秘书工作者逐渐滋生了一些模糊认识，易产生越权越位的问题。主要表现为以下几种：（1）．把参政议政视同决策本身。析并提出建议就是参与了决策，示、报告义务。克服这种模糊认识，找准位置，摆正自我。

少数秘书违法违纪，腐败犯罪，实际是领导根除“秘书腐败现象”必形成有效的权力制衡机制。正固然与某些领导人的思想、作风有关，这些方面的制度好可以使坏人无法任意横

“现象，首先必须解决以下问题：

对此如果不加以认真克服。就很容

认为在决策过程中提供切实可行的依据、进行分进而一味强调参与，而不履行请关键是秘书人员要正确认识自己所处的地位和作用，8

缺乏监督的权力必然走向腐败，从体制上以权力制约权力，“代位就拥有了一种决定权，开封大学人文学院文秘毕业论文

（2）．把督促查办和协调视同领导意义上的指挥和调度。有些秘书人员不知道督查和协调是领导机关赋予的职能，是在领导授权下进行的．认为督查就要履行指挥职能，协调就要有决断权。进而有意无意地抬高自己，喧宾夺主，直接损害机关和领导者的威信。克服这种糊涂思想，必须强化秘书的服务意识，有条件地执行领导授权。

（3）．认为增强工作主动性就难免越权“代位”工作常常是被动的，换位思考。为领导出主意想办法。争取主动，决不可以越权“代位”2 ．摆正秘书位置，正确处理好以下几个关系

（1）．充分认识秘书的社会地位，正确处理上级与下级的关系。秘书与领导的关系具有两重性，领导的工作需求而产生，作为秘书，要始终把自己放到配角和从属的位置，以服从为本，甘当适应领导工作的需求，以领导为中心开展工作。而不能喧宾夺主和越俎代庖。

（2）．挥者、决策者、种辅助性的幕后工作。集中制的原则和社会分工的要求，务。秘书要搞好参谋工作，加强自我约束，做到尽职尽责。秘书处在配角和从属地位，关键在于转变作风，提高效率，超前安排。

政治地位上的同一性和职权范围上的差异性。秘书因因而其工作具有辅助性、服务性等特点。“无名英雄”，积极

正确处理参谋与决策的关系。领导是指其工作始终是一谋划与决断是两个不同的阶段，根据民主秘书履行的是参谋职能，通过提供决策依据为领导服明确自己的工作岗位和运行目标，实现被动向主动的转变，即在行为目标、伴随领导活动而活动，认真把握工作程序和工作分工，领导者的工作在台前；而秘书只是领导的参谋和助手，特别是在决策过程中，就必须严格执行工作程序，开封大学人文学院文秘毕业论文

（3）明确自己的职责和权限，正确处理权力与义务关系。权力和义务是对立统一的关系。秘书只有忠实地为领导服务的义务，而没有擅自做主代替领导行使职责的权力。秘书为领导的工作提供优质高效的服务，既是一种权力，又是一种义务。不履行自己的职责，就是不履行义务；超越自己的职责，就是越权。所以，秘书人员必须把自己放到服务的位置，通过提高服务水平，达到自我价值的实现。

﹙二﹚.为防止和避免“代位”现象，其次必须加强秘书人员的职业道德建设

秘书人员不仅需要具备一个公民应有的美德，更要具备良好的职业道德。秘书人员的职业道德基本内容可以归纳为：实事求是的务实精神, 鞠躬尽瘁的奉献精神, 与时俱进的开拓精神三个方面。

1．怎样做到实事求是

（1）．说老实话

其一，秘书人员要能直陈自己见解，实话实说，言之有物，言之有据，言之有理，言而有信；不搞言之无物，言过其实阿谀奉承。其二，秘书人员实话实说时应注意语言技巧和参谋艺术，要学会营造友善气氛，婉转劝告，避免干扰伤害对方，这样既能维护好领导名声又能促进工作。在我国历史上这样成功的实话实说不乏先例，（2）．办老实事

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秘书人员的主要工作是办文、办会、信息交流、调查研究、检查督办等。秘书在从事这些工作时要本着实事求是的原则，有喜报喜，有忧报忧。不做表面文章，不搞文字游戏，不矫揉造作，不粉饰太平。

（3）．做老实人

做老实人不是当“老好人”，不是你好、我好、大家好。秘书人员要养成实事求是的作风，办事扎实，待人诚实，为人朴实，敢于求真务实，不怕得罪人。．鞠躬尽瘁的奉献精神

（1）．秘书工作的三个服务观念

为领导服务、为部门单位服务、为人民群众服务是秘书工作的宗旨，秘书人员要正

确树立这种“三服务”观念[7]，正确处理好三者关系。

（2）．耐住寂寞甘当“老黄牛”是做好秘书工作的关键。

秘书是为领导提供近身辅助服务的人员，秘书工作是一种隐性劳动，这就要求秘书要耐住寂寞，谋而不断，甘当配角，鞠躬尽瘁，乐于奉献。秘书工作要围绕领导工作来开展，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。．与时俱进的开拓精神

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（1）．秘书职业自身发展的三个趋势要求秘书工作者与时俱进

在改革开放的时代，各项工作都要处于深刻的变革之中。秘书工作也是如此，无论是工作领域、工作方式，还是办公手段，都产生了重大变化，呈现现出三大发展趋势，即参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。这三个趋势客观上要求秘书工作者与时俱进，要求秘书破除旧观念勇于创新，不空谈、重实干，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。

（2）．如何加强秘书的开拓创新精神的培养？

① ．提高秘书人员的思想理论水平

第一，必须学习马列主义毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想，学习时事政治，学习党和国家的方针、政策。第二，要在理论联系实际的过程中，培养正确的思想方法。第三，必须接受新观念。

② ．提高秘书人员的道德水平

参考资料：物联网中国：

提高秘书人员的道德水平可为秘书人员创造一个良好的工作氛围，秘书人员的待人接物态度，不仅反映了个人的品质、修养水平，还直接影响秘书工作的质量和效率。这就要求秘书人员一定要谦虚、谨慎、平等待人。对上级要尊重；对下级尤其是群众要耐心周到，和气认真，文明礼貌，举止大方，谈吐文雅；对同事以诚相待，善于与人合作，这样才能做到开拓创新，顺利完成各项工作。

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③ ．提高秘书人员的业务水平

领导干部的“四化”，对秘书工作提出了更高的要求。电脑的普及，信息工作的社会化，使原来许多秘书人员承担的工作变成了“自动化办公”，许多高素质的领导干部已经不再通过秘书的“服务”处理公务。这就要求秘书尽快适应这种变化，钻研业务，努力学习秘书学科知识，努力学习与秘书工作的相关的学科知识，努力学习现代办公技术，从而在更广泛、更具体的领域做好领导的参谋、助手。

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结 论

魏征说：“求木之长者，必固其根本；欲流之远者，必浚其泉源。”（魏征：《谏太宗十思疏》）参谋之本，在于秘书参谋人员的基本素质。秘书人员必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用，正视自身素质的不足，实现单纯“助手型”向“参谋型”转变。

“大成成于德，小成成于智”秘书人员在发挥参谋作用的过程中，要切实起到为领导分担繁锁事务、收集利用有效信息，充当领导与群众之间的桥梁枢纽作用，让领导者能有更多的时间、精力集中思考大事，实行决策的良好效果。另外，秘书人员一方面要加强自己的业务学习另一方面还要不断自己的素质修养和认识水平。凭借自己的能力水平真正做到“代职”而不“代位”。

参考资料：肿瘤微创治疗中心：

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参考文献

[1]黄桐华： 《谈秘书的参谋作用》，[J] 秘书SECRETARY 2009年 第04期 [2]马隽：《试论现代秘书素质》，[J] 山西广播电视大学学报

2009年

[3]王华：《论秘书如何发挥好决策参谋作用》，[J] 北京电力高等专科学校学报 2009年 第02期

[4]张清明：《秘书参谋职能概论》，[C]武汉大学出版社

2001

[5]黄强：《领导科学》，[C]

高等教育出版社

2001 [6]陆瑜芳：《秘书学概论》，[C] 复旦大学出版社

2005 [7]吕锦如等：《秘书腐败的机理与对策研究》，《秘书基础》，[S]高等教育出版社2002年版。

[8]《从李真案看秘书腐败问题》，[J]《三联生活周刊》 2003年11月19日。

[9]杨剑宇：《中国秘书史》，[S]武汉大学出版社2000版。[10]张清明：《秘书参谋职能概论》，[C]武汉大学出版社 2001版。

秘书文秘论文 篇7

一、新时期文秘工作特点

文秘工作在我国流传已久, 从秦朝发展至今。现阶段的文秘工作主要服务于企业领导阶层, 其工作职责是传达上级领导对下级工作人员的任务指派, 以及代替下级工作人员向上级领导汇报工作情况, 以及企业运营状态, 构建了整个企业各个部门之间的桥梁, 在企业中占有重要地位。文秘的日常工作职责是配合、协助、分担领导的工作, 为领导执行决策出谋划策排忧解难, 从某种角度上讲文秘的工作具有政治性。文秘的工作从属于上级领导, 主要职责就是分担领导工作, 文秘的工作内容是根据领导的工作内容而变化的。文秘的工作内容非常的宽泛, 涉及到各个层面以及各个部门, 日常主要工作内容包括:收集各个部门反馈的工作状况、签呈、请示材料、传达领导的指示、领导会议记录、工作安排、行程安排、文书处理、档案管理等。新时期下的文秘工作特点具体可分为以下几种:

1. 辅助领导做出决策。

文秘人员必须收集企业的整体运营信息并做出准确的评估, 以此辅助领导作出决定性的判断, 以及决策的拟定。决策的拟定只是实行整个计划的基础性工作, 整个计划的最终目的是发现问题解决问题。在整个工作任务中, 文秘的工作重点就是发现问题, 并进行深入的分析, 从而为领导提供科学有效的解决方式以供参考。

2. 信息的收集以及处理。

信息收集预处理占据了文秘工作的大部分时间, 文秘人员通过接收大量的文件、电话、电报、报表掌握公司的运营状况, 并有效利用信息化网络技术洞察市场动向, 安排会议流程和领导工作流程。

3. 协调企业上下级之间的关系。

对于文秘工作来说, 协调上下级的关系是其工作影响力的集中体现, 有效消除或解决上下级之间的矛盾, 凝聚企业向心力使企业上下团结一致, 加强企业市场竞争力获得最大经济效益, 是文秘工作的价值所在。

4. 处理企业综合事务。

文秘工作范围广涉及领域多, 主要包括:处理电话信息、会议信息、接待信息、信访信息、文件处理、保密事务、公章管理和文稿拟定等。以上工作内容的主要意义在于, 更全面的掌握公司动向, 从而准确辅助领导做出决策, 是协调上下级关系和处理信息的前提条件。通过处理企业综合事务, 才能实现秘书的所有职能。

二、新时期文秘工作特点与文秘人员素质培养

1. 根据自身工作职责不断提高工作水平。

文秘工作人员应该严格要求自己, 遵守文秘岗位职责, 不断加强工作业务水平提高自身综合素质和文化水平, 具体而言可以分为以下几个方面: (1) 从事文秘工作必须要树立正确的人生观、价值观、世界观, 并且拥有良好的政治理论基础, 不管在任何单位组织机构, 文秘的工作性质都不会发生改变, 最终的目的都是服务于领导服务于整个企业, 所以文秘人员必须加强和巩固自身的政治意识、责任意识、大局意识, 严格要求工作态度提高工作积极性, 认真学习党的领导方针并应用到实际工作当中, 掌握相关法律规定以及有关企业制度为领导的决策和工作提供正确的导向和辅助。文秘工作实际上是一个枯燥复杂的过程, 其工作地点以及工作时间随领导的安排而改变, 因此, 需要文秘工作者具备专业的职业操守, 吃苦耐劳的精神和积极认真的工作态度。 (2) 从事文秘工作者必须具备处理综合事务掌控大局的超强能力, 由于文秘工作者的工作内容较为广泛, 涉及到文书的起草以及会议内容的拟定, 因此文秘工作者必须具备扎实的文字功底, 以及较高的文化素质, 更重要的是必须具有流利的口才和准确的语言表达能力, 在与上下级之间的沟通、处理上访事务和接待外来宾客时发挥重要作用。 (3) 从事文秘工作者必须具备超强的协调和组织能力, 以便在协调上下级关系和各部门沟通中, 有效处理矛盾与隔阂, 换种说法, 也就是具备较高的情商, 在企业中每个部门乃至每个工作人员都有其工作特性以及性格特征, 因此要处理好复杂的人员关系就必须具备较高的情商, 有效维持企业的和谐发展。 (4) 从事文秘工作者还必须具备严谨的工作态度, 文秘的工作是辅助企业领导, 而企业领导的重要决策依据来自文秘, 因此, 文秘的工作对企业的发展具有重大的影响, 故而, 文秘在日常工作中必须保持高度的警惕和严谨的工作态度, 踏实认真的完成好每一项领导交代的任务, 并且严格管理公章的使用, 保守企业机密。

2. 正确认知文秘工作性质。

大部分人对文秘工作存有偏见, 或者仅从字面含义理解文秘的工作, 认为其工作内容仅仅只是发邮件、打电话、接电话、接收文件, 认为文秘岗位工作轻松简单可有可无。但实际上, 文秘的工作复杂承担的责任重大, 因此, 要切实落实文秘的工作职责, 必须要对文秘岗位有全面的认识。根据新时期下文秘的工作特点总结可知, 文秘工作具有从属性、综合性、服务性、政治性特点。文秘的主要工作就是服务与领导, 协助领导完成日常工作。例如安排会议、做会议记录、文件拟定、传达领导工作指示、辅助领导制定重要决策、及时将下级的工作汇报反馈至领导等。虽然文秘的工作服务于领导, 但服务不等于盲目, 文秘人员要清楚认知自己的工作立足于整个企业, 而不是靠阿谀奉承领导, 在日常工作中要对接收的信息有效整合, 利用科学系统的机制处理问题, 并站在客观角度分析领导决策, 及时更正领导的失误或补充领导的决策。文秘的共组大多建立在协助、协调、接收、反馈等内容上, 因此工作成果不易察觉不易得到领导的肯定以及同事的认可, 因此, 从事文秘工作必须具备无私的奉献精神, 立足于企业发展将工作落到实处, 兢兢业业扎扎实实完成领导交代的任务, 做一个企业中默默无闻的奉献者, 一切以企业的可持续发展为前进动力, 与企业共同进退。

3. 发挥创意思维, 实现自身价值。

首先要树立正确的职责观念, 由于文秘工作的特殊职能, 工作范围较广、责任较大、工作内容繁琐, 工作的主要中心在于服务他人。因此, 在新时期对文秘人员的服务意识树立尤其重要。 (1) 要为领导提供专业科学的服务, 主要表现为准确高效的完成领导安排的工作;将接收的信息整合归纳在反馈给领导, 减少领导工作量缓解领导工作压力;在领导做出重大决策时, 努力协助领导并将工作落到实处, 确保决策能够顺利实施。 (2) 做好上下级之间的衔接工作, 从整个企业的利益出发, 做好各部门间的协调和沟通工作, 发挥主观能动性和创意思维将企业的服务工作做到最好, 制定并普及企业的规章制度, 并监督各个部门严格遵照企业规章制度开展工作。 (3) 服务好企业的每一个部门, 牢记文秘的工作职责, 认真落实好每一项工作, 将工作的失误降到最低, 最大限度发挥自己的职能, 有效协调企业间各个部门的关系, 使整个企业在团结和谐的氛围中稳步发展。 (4) 服务好企业各部门, 文秘的主要工作包括及时正确的传达领导的指示, 因此, 文秘人员就是领导的象征, 因此必须保持平易近人的态度将员工的心声反馈至领导, 并树立领导的良好形象。

其次, 经济快速增长, 知识经济和市场经济为主导的时代背景下, 文秘人员必须不断提高对自己的要求, 加强专业能力的培训以及文化素质的提高;学习现代化信息技术, 从而提高工作效率;增强服务意识, 以服务好企业为己任, 让自身价值和职能发挥到最大限度。

三、结束语

提高创新意识, 全面发挥文秘的工作职能, 为企业的发展提供前进的动力。当前形势下, 秘书要妥善完成上级交代的任务, 就必须洞察上级领导的意图, 完成好职责范围内的工作。要改观以往文秘工作人员给大众造成的“录音机”、“摆设”、“打杂”、“传话筒”等不良印象, 必须要积极发挥自主能动性和创意思维, 为上级排忧解难, 真正成为上级领导得力助手, 为上级减轻工作负担, 辅助上级领导统筹全局准确下达命令, 与此同时, 上级领导也应该予以文秘工作人员足够的信任与工作上的支持, 科学合理的领导文秘人员积极配合文秘人员的工作, 给予其工作上的锻炼机会和发挥创意思维的空间, 共同为企业的发展奠定殷实的基础。

参考文献

[1]李文琦.新时期的文秘人才市场需求分析[J].黄冈师范学院学报, 2012, (04) :141-153.

[2]张卓.论新时期文秘人员的素质建设[J].现代企业教育, 2013, (12) :66.

现代行政文秘写作技巧研究 篇8

关键词：行政文秘；写作；技巧；研究

随着社会经济的发展，人们生活节奏越来越快，社会管理也要求越来越高，中国行政体系也在跟着快节奏变化，对行政文秘的要求越来越高。行政文秘写作是行政文秘工作的重要内容，主要针对的是行政公文的写作。行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其他文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》（2012年7月1日起施行）要求撰写。而从事行政公文写作的工作人员必须掌握一定的技巧才能做好行政文秘工作。这些技巧主要包括以下几个方面：

1 思路清晰，主旨明确

行政写作最忌讳思维混乱、条理不清、主旨不明确，一会儿写东一会儿写西。行政公文不论是会议上汇报材料还是正规的发文公文，都有一个共同的特点，就是文章思路清晰、层次分明、主旨明确。常列出文章条理用词，如一、二、三、四，……作为文章分节有条理性、有针对性陈述的象征，对同一段话内有多个层次含义的内容最好也整理成条理性，不要杂糅在一起，那样表达不清楚意思，没有层次感，常用词语如“一是，二是，三是，四是……”，或者“一方面”，“另一方面”，等等。

2 言简意赅，详略得当

行政写作不同于其他写作，行政写作不需要华丽的词藻，而是需要用简洁的语言表达清楚事情。文中常用的词语，重点内容可以较为详细的描写。不重要的内容，起到烘托作用的内容可以简略。

（1）开头用语。开头用语常常是直截了当，点明了此文的根据、目的，常用词语“根据”、“为了”等。如：根据国务院办公厅关于集中开展安全生产大检查的通知（国办发明电〔2013〕16号），……。又如，为了全面贯彻落实党的十八大报告精神，……。

（2）过渡用语。过度用词是在陈述某些内容时，要转入另外一个内容的用语，这些词语常的有，“鉴于”、“为此”、“总之”、“综上所述”等。

（3）经办用语。如：经、已经、现经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。

（4）称谓用语。有第一人称：我局、本所；第二人称：你单位、贵单位；第三人称：该同志，等等。

3 适当配图表，内容更直观

在行政公文中，有时候用文字描述不能表达清楚，如某个爆炸事故的发生地点、周边环境，那么用一张电子地图插入文档中，能起到很好的作用，领导一看便知。因此现代行政文秘人员一定要掌握一些绘图软件的基本操作，如photoshop 、coreldraw。前面提到的地图，可以通过百度地图或者google地图，电脑印屏后，在photoshop中进行处理，用显眼的图形（如红色的圈圈、红色的标注状）把事故地点给标出来。同理，有些时候，需要配上示意图才把事情说清楚，如某工厂突发爆炸后，相关部门污染监测的点位图，用文字表述不够直观，这时候配上一个示意图，那就达到图文并茂的效果。

在表达变化趋势时，文字描述不如用图来表示更加直观快捷，如月气温变化图、客流量月变化图、居民人均年收入变化图等等。

表格常常也是行政文秘的一個十分重要的内容，甚至有些行政公文，文字表述的内容很少，主要以表格为主。比如某某工程进度表，某某公司月销售量等等，领导要的也是一张表格，不需要太多的文字表述。因此行政文秘在公文处理中，学会恰当的使用表格是十分重要。如果涉及数字统计的报表，最好用Excel电子表，并用其自带的公式进行相关自动计算可以达到事半功倍的效果，因此一个合格的现代文秘人员应当熟知Excel的各种操作。

4 排版符合规范，减少改稿次数

行政文秘人员应当好好学习，领会并掌握2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》的规定，如标题字号及字体、正文字号及字体、行数、落款等等。行政文秘人员在撰写发正式文稿时一定要严格按照该条例进行排版，以避免文稿交给领导审核签发因排版问题而来回修改耽误时间。

5 多用书面语，少用口头语

行政系统类文稿行文用词经常多为书面语，很少见到有口头语。这样尽管文章读起来文绉绉，但是显得比较严谨、庄重。比如常见的有：严格执行……制度，继续加强……工作，强化……执法力度，严格……管理，确保……安全，深化……改革，大力发展……产业，加大……力度，着力解决……问题，切实加强……，等等都是党政公文中常用到的书面语。

6 用词讲究对称

行政文稿不同于其他文体，行政类文稿经过多年的发展，已经形成了其独特的行文方式，即用词讲究对称，往往在每一段的标题为对称或者段内开头句为对称。以党的十八大报告为例来说明。如，在第二章谈到夺取中国特色社会主义新胜利，连续用了8个“必须坚持”：必须坚持人民主体地位；必须坚持解放和发展社会生产力；必须坚持推进改革开放；必须坚持维护社会公平正义；必须坚持走共同富裕道路；必须坚持促进社会和谐；必须坚持和平发展；必须坚持党的领导。

7 平时注意积累相关知识

行政文秘是行政系统日常工作的重要内容，常见的行政文书有汇报材料、方案、请示、总结、简报、决议等，不仅形式要求合乎行政的“口味”，内容更是要有针对性。因此行政文秘人员必须注意保存各类文件（包括纸板、电子版），并且每个文件要简单浏览一下，在脑海里有个大概的印象，在写相关文稿时可以快速调取出来参考，比如某个方案已经通过会审，表明它做得已经很完善，可以作为参考的依据。比如某个表格设计的很好，得到领导的肯定，那么碰到类似问题也可以仿照。

在日常工作中，行政文秘的写作技巧还有很多，以上所举这些写作技巧只是提供给广大文秘工作者作为参考。在实际的文秘工作中，广大文秘工作者还需结合自己的工作情况，举一反三，探索出更多更有效的文秘写作技巧。

参考文献：

[1]林强.浅谈如何做好行政文秘工作[J].科技创新与应用，2012（34）：253.

[2] 李莺.探析培养高效行政文秘职业能力的对策措施[J].现代经济信息，2011（19）：4950.

[3] 王少双.试论企业管理与行政文秘工作的综合作用[J].科技创新导报，2012（12）：250.