档案工作基本知识

档案工作基本知识（精选9篇）

档案工作基本知识篇1

1范围

本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。

本标准适用于档案工作、文书工作及有关领域。一般概念

2·4档案管理archives management

档案(2.1)的收集(3.1)、整理(5.1)、保管(8.1)、鉴定(4.1)、统计(9.1)和提供利用(7.1)等活动。

2·8文书档案administrative archives

反映党务、行政管理等活动的档案(2.1)。

2·9科学技术档案 scientific and technical archives

反映科学技术研究、生产、基木建设等活动的档案(2.1)。

2·11音像档案audio-visual archives

记录声音或影像的档案(2.1)，包括照片、影片、录音带、录像带等。4·2保管期限 retention period

对档案(2.1)划定的存留年限。

4·3保管期限表 records retention schedule

规定档案(2.1)保管期限(4.2)的文件(2.12)。

4·4销毁 destruction

经过鉴定对失去价值的档案(2.1)作毁灭性处置的过程。

4·5销毁清册 destruction list

登录被销毁(4·4)档案(2·1)题名、数量等内容并由责任人签署的文件(2.12)。5档案整理

5·1整理 archival arrangement

按照一定原则对档案(2.1)实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目(6.2),使之有序化的过程。

5·4立档单位 fonds constituting unit

构成档案(2.1)全宗(5.5)的国家机构、社会组织或个人。

5·5全宗 fonds

一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案(2.1)整体。5·9案卷 file

由互有联系的若干文件(2.12)组合成的档案(2.1)保管(8.1)单位。

5.10立卷 filling

将若干文件(2.12)按形成规律和有机联系组成案卷(5.9)的过程。

5·11卷内备考表file note

卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件(2.12)之后。

5.12档号 archival code

以字符形式赋予档案(2.1)实体的用以固定和反映档案(2.1)排列顺序的一组代码。

6·2编目 cataloguing;description

按照一定的规则进行档案(2.1)著录(6.5)并将条目(6.4)组织成目录(6.11)的过程。

6·5著录 description

对档案(2.1)内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。

6.10检索工具 finding aid

用于存储、查找和报道档案(2.1)信息的系统化文字描述工具，是目录(6.11)、索引(6.12)、指南等的统称。

6.11.1案卷目录 folder list;file list

以全宗(5.5)为单位登录案卷(5.9)的题名及其他特征并按案卷(5.9)号次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6·11·2卷内文件目录 innerfile item list

登录卷内文件(2.12)题名和其他特征并固定文件(2.12)排列次序的表格，排列在卷内文件(2.12)之前。

6·11·3案卷文件目录file-item list

全引目录file-item list

以全宗(5.5)为单位将案卷目录(6.11.1)与卷内文件目录(6.11.2)相结合按一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。

6.14全宗指南 guide to an archival fonds

全宗介绍 introduction to an archival fonds

介绍和报道立档单位(5.4)及其所形成档案(2.1)情况的一种档案(2.1)检索工具(6.10)。

7档案利用

7·1利用 access and use

利用者以阅览、复制(8.23)、摘录等方式使用档案(2.1)的活动。

7·8密级Security classification

档案(2.1)文件(2.12)保密程度的等级。

7.12大事记 chronicle of events

按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案(2.1)参考资料。

7.13组织沿革 administrative history

系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案(2.1)参考资料。

8档案的保管与保护

8·1保管 custody

维护档案(2.1)完整与安全的活动。

8·2保护 conservation

防止档案(2.1)受损，延缓档案(2.1)退变(8.10)和抢救、修复(8.11)受损档案(2.1)的活动。

8·3全宗卷 fonds descriptive file

由说明全宗(5.5)历史和现状的有关文件(2.12)材料组成的专门案卷(5.9)。9 档案统计

9·1统计 statistics

对反映和说明档案(2.1)及档案工作(2.3)现象的数量特征进行搜集、整理(5.1)和分析的活动。

9·2登记 registration

登录档案(2.1)和档案管理(2.4)有关数据的过程。

9·3统计指标 statistical target

反映档案(2.1)或档案工作(2.3)现象的指标名称及其数值。

9·4统计报表 statistical form

由档案行政管理部门(2.22)下达的具有统一制式、用于档案(2.1)数据统计(9.1)的表册。

9·5统计分析 statistical analysis

对统计(9.1)资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案(2.1)、档案工作(2.3)内在联系与发展规律的活动。

9·6全宗卡片 fonds card

档案馆(2.24)向档案行政管理部门(2.22)填报的以全宗(5.5)为单位反映馆藏(3.5)全宗(5.5)情况的卡片。

9·7全宗单 fonds management sheet

以全宗(5·5)为单位反映档案馆(2.24)对全宗(5.5)管理状况的登记单。

档案工作基本知识篇2

一、档案工作上台阶, 思想素质是基础

档案是现实的扫描、历史的记录。档案工作者是这些扫描和记录的收集者、整理者、保管者和利用服务者。档案工作的主导原则是“对历史负责, 为现实服务”, 因此它是一项标准高、责任重、头脑清、服务细的工作。要想做好档案工作, 首先要求档案工作者思想素质合格、心理素质过硬、道德素质达标, 这是做好档案工作的基础条件。

(一) 思想素质不合格, 档案工作出次品

一个地方、一个行业、一个部门, 档案工作都是十分重要的工作。档案部门在地方、行业和政府机关中, 肩负重要历史使命, 承担重大社会责任, 因此档案工作者的政治立场对于提升质量和工作成效十分关键。一个合格的档案工作者, 首先, 要坚持正确的政治方向不动摇。认真学习社会主义理论体系, 认真学习领会党的各项方针政策, 学会用马克思主义的立场、观点、方法观察分析事物, 处理解决问题。无论是顺境还是逆境, 都必须做到立场坚定, 旗帜鲜明, 国家利益、人民利益高于一切。战争时期, 有许多革命先烈宁愿牺牲个人利益, 也要保护好历史财富。和平时期, 虽然不要求我们牺牲生命, 但市场经济条件下, 各种诱惑、各种考验更加复杂、严峻, 没有高尚的操守、坚强的品格, 就很难成为合格的档案工作者。其次, 要自觉遵守国家相关的法律法规。档案工作是一项涉密性较强的工作, 自觉遵守《保密法》、《档案法》和其他相关法律法规, 是做好档案工作的基本要求。涉密档案要及时入柜归卷, 不得随意堆放, 严格控制保密范围, 无关人员不得接触涉密档案。提供档案服务时, 要处理好保密与利用的关系, 对于密级较高的档案, 要严格按照审批权限履行借阅手续, 坚决杜绝泄密事件发生。对于符合解密条件的档案, 要依法履行手续及时公开解密, 向公众开放, 发掘档案的历史价值。

(二) 心理素质不过硬, 档案岗位难坚守

良好的心理素质对于做好一切工作都有帮助, 做好档案工作尤其需要过硬的心理素质。档案工作相对清贫寂寞, 似乎与轰轰烈烈无缘, 更与大红大紫搭不上关系。档案工作者守得住清贫、耐得住寂寞十分必要, 看人家发财不眼红, 看人家风光不艳羡, 没有过硬的心理素质是办不到的。首先, 要树立正确的世界观、人生观、价值观, 知道人生的价值、工作的价值如何体现。口袋里的票子没办法和人家比, 但我的工作贡献丝毫不比别人差;从事的工作不能给自己带来知名度, 但工作的重要程度一点也不比别人逊色。有时金钱很难给人带来满足感, 工作却能给人带来自豪感、幸福感、满足感, 一个人做出一个正确的选择, 坚持下来了, 坚守下去了, 一定是一个具有过硬心理素质的人, 是一个意志坚定的人。其次, 要一心一意做好当前的工作。脚踏实地, 永远立足于做好当前工作, 不好高骛远, 不见异思迁, 没有过硬的心理素质是办不到的。“今天的事情你都做完了吗?”“明天的事情你都想好了吗?”有些小学教室里挂着这样的条幅, 提醒孩子做好每一天的事情, 养成不拖拉的好习惯。档案工作者也需要这种不拖拉的精神, 把每一天的工作做好, 把每一周的工作做好, 把每个月的工作做好, 把每一年的工作做好, 滴水穿石, 获益良多。

(三) 道德素质不过关, 工作难免栽跟头

档案工作应具有相应的品德修养, 尤其应恪守职业道德。首先, 要经得住诱惑, 不该伸的手坚决不伸。档案工作涉密性强, 掌握着敌对势力、竞争对手渴望得到的资源, 因此, 他们可能不择手段接近档案工作者, 用收买的方式, 用骗取的方式, 获取我们的秘密资源。对此我们要有足够的警惕、充分的准备, 提升道德素质, 抵抗敌对势力、竞争对手的糖弹攻击。其次, 要守得住节操, 该做的工作努力做好。要有积极主动、诚恳热情的服务态度, 明确职责, 自觉地做好各个环节的工作, 使档案的效能得到最大限度的发挥。树立兢兢业业的工作态度, 发扬不辞辛苦、精益求精、刻苦钻研、一丝不苟的精神, 要培养条理细致、扎实耐心的工作作风。解密的档案要积极向利用者提供, 严禁弄权勒卡, 搞不正之风。

二、档案服务工作好, 业务素质是保障

(一) 专业素质是看家本领, 档案工作者必须先种好自己的地

档案工作具有很强的专业性, 档案工作者必须练好自己的基本功。一是要熟练把握档案工作流程。要精通档案科学的管理原则和方法, 对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、利用、编研等环节全过程进行管理。二是要熟悉具体馆藏。每一名档案工作人员都在具体的档案馆 (室) 工作, 要对具体馆藏了如指掌。张中行先生回忆老北大, 说当年有一位秃顶的图书管理员, 每逢来人借书, 常用的书进库随手即取, 不常用的书拍一下脑门随即取到, 没有的书他会想到哪一家图书馆有, 然后帮你借到。这位管理员业务本领太过硬了!现在条件好了, 几乎所有的档案馆 (室) 都应用电脑, 电脑的确减轻了人的劳动, 但电脑永远也不会取代人脑。所以, 该练的基本功还是要练, 要最大限度地发挥人的主观能动性。三是要熟悉档案工作所有环节。熟悉流程是对档案工作的整体把握, 熟悉环节是对档案工作的细节钻研。一个合格的档案工作者, 不仅要熟悉自己的岗位工作, 而且要对相邻岗位了如指掌, 随时可以替岗顶班。一个优秀的档案工作者, 不仅要熟悉自己相邻的岗位, 而且要对整个档案工作的各个环节都十分精通, 可以为任何一位同事替岗顶班。

(二) 综合素质是强大助力, 档案工作者要触类旁通

触类旁通是提高工作效能的重要手段。一是档案工作者要有较强的文字表达能力。文字表达能力对于档案文献的二次开发乃至三次开发帮助极大, 即使是一个文献提要, 如果不具备相应的文字表达能力, 工作起来也是吃力的。更何况有的时候需要提供文献综述, 没有较强的文字表达能力难以完成工作。二是档案工作者要有比较纯熟的语言交际技巧。语言交际是合作成功必要手段。档案工作者具有高超的语言交际手段, 和档案用户沟通起来没有障碍, 可以提高服务质量和增进服务效益;档案工作者具有高超的语言交际手段, 与合作者沟通起来没有障碍, 可以提高合作效率和丰富合作内涵。三是档案工作者要具有预测、应对和化解危机的能力。档案部门也是重要的情报信息部门。在竞争日趋激烈的形势下, 敌对势力、竞争对手也会把眼睛盯向档案部门, 由此档案安全就应当成为我们工作关注的重点。档案工作者要时刻保持警醒的头脑, 能够准确的预测危机;练就处变不惊的本领, 可以有效处置危机;具有临危受命的能力, 善于积极化解危机。

(三) 科学素质是发展法宝, 档案工作者要与时俱进

做好档案管理工作的基本条件篇3

【关键词】档案管理；条件

随着改革的不断变化，档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期，新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。那么，做好新的历史时期档案管理工作的基本条件有哪些？本人认为有以下五个基本条件。

条件之一：增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视。

一个单位的任何一项工作，只有领导的重视，才能使这项工作得以顺利开展，档案管理工作也是如此。领导对档案工作重视程度的高低，决定着单位档案工作的发展。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响、去争取领导的重视。档案工作人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。如何发挥主观能动性，争取领导重视，档案管理人员应当做到以下几点：一是爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导能否重视档案工作，取决于对档案工作人员的工作满意程度。因此，作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。二是积极宣传，使领导增强档案管理意识。有的领导对档案工作重视不够，认为档案工作可有可无，因此，加强宣传工作是十分必要的，要经常把有关的文件、单位的重要资料给领导看，引起领导的重视，能够充分利用这些资料。还要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些档案对单位工作的益处，使领导更加重视档案工作。

条件之二：综合利用各种资源，实现档案现代化管理。

随着改革深入发展，档案管理面临着很多亟待解决的问题，如档案数量越来越庞大，给保管和利用带来困难。如何解决这些新问题？

（1）增强责任感，提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理方法和基本技能。因此，档案管理工作者必须有广博的专业知识，开拓视野，提高综合素质，才能做好新形势下的档案管理工作。

（2）掌握专业管理技能，提高综合素质。原来档案材料的形成是从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档，这些过程都是以手工抄写为主，而微机技术在档案管理中的运用，完全可以系统的完成上述所有工作，这种现代化科技手段和先进技术，都迫切需要档案管理人员去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求和努力方向。因此，档案工作者要加强学习，掌握现代科学技术，提高综合素质，适应档案管理的需要。

条件之三：加强教育培训，提高档案管理人员综合素质。

档案管理人员的业务素质直接影响档案管理工作的质量，为使其能适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案管理人员的主观能动性、创造性，努力提高知识水平和管理能力。

（1）提高认识水平，强化继续教育。首先要解决思想认识问题。要充分认识档案管理人员继续教育在档案管理事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，主要在于档案管理人员的整体素质的不断提高。其次，当今档案管理人员的机遇挑战并存，必须启动档案人才工程，培养世纪人才。

（2）加强制度建设，建立运行机制。加强制度建设，建立良好的运行机制是开展档案工作的保证。一是要建立和健全继续教育的管理制度。二是要建立继续教育的约束和激励机制。

（3）开展综合培训，提高业务素质。一是要给档案管理人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业素质。给档案管理人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。二是要普及相关科学知识。档案工作融汇了许多相关学科知识，如文史知识、社会学、统计学、现代化设备的操作技术等。应注重对相关科学知识的补充和更新。三是要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并应用到档案管理工作实际之中。四是做好档案工作的继承和发展。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念还要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，利用先进技术解决新问题，丰富和发展档案工作的理论与实践。五是建立奖惩机制，细化考核监管。要进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律責任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，进行检查考核，做到奖惩分明。建立档案管理组织领导体系，加强领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

条件之四：落实《保密法》，做好档案保管过程中的保密工作。

（1）档案管理人员要严格履行职责。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案管理工作的基本任务，也是档案管理工作的目的。档案管理工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案管理得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的管理相对集中，不致因档案的分散管理而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案管理工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管理工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案管理人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全。

档案工作基本知识篇4

档案工作基本情况统计表的通知

各行政村（社）：

接张档发[2012]11号通知，为全面了解我市2011各行政村(社)档案工作的基本情况，现将有关统计报表发给你们。具体填写要求如下：

１、认真统计，数据准确，书写工整，按时上报。

２、栏目填写齐全完整，不得漏填、错填。除注明2011年的栏目外，其余各栏均填写现有总数。各项数据截止到2011年12月31日。

3、“专职档案管理人员”指专职从事档案工作或以此为主要职责的人员。

4、案卷总数计算方法为：

室藏档案总数（卷）=文书总卷数+科技总卷数+会计总卷数+照片总卷（册）数+光盘总卷（张）数+实物总卷（件）数；

室藏档案总数（件）=文书档案总件数

5、“汇编种类”指单位档案部门或档案部门联合其他业务部门编制的发文汇集和各种档案汇编的种数（专题文件汇集册数不再计入）。（例：组织机构沿革、档案利用事例、数据汇编、制度汇编、村民委员会选举汇编、文字汇编、大事记[7种，请根据实际填写]）

6、“各种目录”指文书档案、会计档案、照片档案、光盘（电子）档案、科技档案等各类档案的检索工具，凡已达江苏省一星级行政村有一个目录号就有一本目录，填写目录总数。

7、统计报表均一式二份，一份各单位归档，一份上报镇农经科。有全宗卷的单位，复印一份放全宗卷第7件“档案统计”中保存。

此表请各行政村(社)于2月18日前电子版发至镇农经科。

杨舍镇农经科

档案工作基本知识篇5

为加强公司档案管理，进一步提高各单位兼职档案人员基本业务技能，促进公司档案工作水平整体提升，根据《2013员工培训计划》公司定于6月8日（全天）在临建会议室举办档案基础业务知识培训。

一、组织单位：

办公室

二、培训时间：上午9:40-11:40，下午14：00-16:00

三、培训教师：

县档案局副局长、办公室档案管理人员

四、参训人员：

各单位兼职档案人员，同时欢迎各单位管理人员参加

五、培训内容：

1.档案收集整理规范

2.档案整理移交基本业务流程

3.公司档案管理相关办法解释

六、有关要求：

1.各单位兼职档案人员必须参加培训；

2.参加培训的各单位兼职档案人员，带好公司统一发给各单位的《公司档案管理手册》（2010版）；

3.请各单位将参加培训人员名单于6月7日下班前报办公室。联系人：联系电话：手机短号：

办公室

项目档案管理知识篇6

项目档案管理知识

重点建设项目档案管理规范主要有：档案工作行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。其中关于文件材料的归档范围与档案保管期限，各建设单位可依照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》制定。竣工图的编制需执行《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》的相关标准。重点建设项目档案的案卷要求必须符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。有关重点建设项目竣工档案专项验收的其他问题可咨询天津市档案局企业处。

什么叫建设项目档案?

建设项目(工程)档案是指从建设项目(工程)的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件材料．

基建项目档案工作“三同步”、“三参加”、“三纳入”的主要内容是什么?

“三同步”：下达工程计划任务与提出科技文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收档案同步．“三参加”：档案人员参加生产、科技会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加重要仪器、设备的开箱工作；“三纳入”：将档案工作纳入工程建设计划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。

监理档案应包括哪些内容?

监理档案是随着监理制的建立而形成的。建设监理是指对项目建设参与者的行为所进行的监控、督导和评价，以及采取相应的管理措施，保证建设行为的合法性、科学性、合理性和经济性。建设监理是以合同为依据，以经济为纽带进行工作，双方没有隶属关

系．监理的主要任务是：三控制、两管理、一协调。即：进度控削、质量控制、投资控制，合同管理、信息管理，组织协调。监理档案可以分为这样几类：综合管理类、组织协调类、质量控制类、进度控制类、造价控制类、综合记录报告类和验收总结类。

档案行政管理部门如何参加项目竣工验收?

《建设项目(工程)档案验收办法》第九条规定；国家档案局和

省级档案局以及国务院有关部门档案机构，参加国家重点建设项目和限额以上技术改造项目的竣工验收，其他建设项目则分别由相关的地方档案行政管理部门和有关主管机关档案部门参加其竣工验收．

什么是档案的初步验收?

档案的初步验收又称为档案预验收。档案的初步验收应与项目的初步验收同步进行。《建设项目(工程)竣工验收办法》的规定，根据建设项目(工程)的规模大小和复杂程度，整个建设项目(工程)的验收可分为初步验收和竣工验收两个阶段进行．规模较大、较复杂的建设项目(工程)，应先进行初验，然后进行全部建设项目(工程)的竣工验收。

档案验收组织的成员由谁组成?

档案验收组织的成员分别由各级档案行政管理部门、建设项目主管部门的档案机构和建设单位、生产(使用)单位、设计，施工等单位的档案人员参加。

档案的自检工作应由谁来完成?

建设项目(工程)初步验收前，建设单位组织施工，设计及使用等有关单位的项目负责人，工程管理，工程技术负责人，进行档案的自检工作．并做出档案自检报告。

项目竣工验收自检报告应包括哪些内容?

项目竣工验收自检报告通常有以下基本内容：项目档案工作的管理体制、档案工作规章制度建立情况、档案资料管理情况、档案的完整、准确、系统状况、竣工档案编制情况、文件材料形成、积累与归档情况、存在的主要问题及采取的整改措施等。

在档案验收时，验收委员会是如何抽查项目档案情况的?

档案验收时，验收委员会着重抽查项目档案的归档情况，必须抽查一定数量及比例的档案实物。凡项目档案数量超过2000卷的，抽查10%的档案；数量超过1000卷但不足2000卷的，抽查15%的档案；数量在1000卷以下的，抽查30％的档案。

国家档案局如何对国家重点建设项目档案管理登记工作进行组织?

国家档案局每年转发国家计委发布的国家重点建设项目名单，并统一部署对国家重点建设项目档案的登记工作。

国家重点建设项目，如何按隶属关系组织登记?

凡新建、在建、收尾和试生产的国家重点建设项目，按隶属关系组织登记。属于国务院行业主管部门的，由项目主管部门的档案机构负责填写“国家重点建设项目档案管理登记表”，同时抄送项目所在地省级档案行政管理部门，便于相互配合，监督指导；属于地方的，由项目所在地省级档案行政管理部门负责组织填写“国家重点建设项目档案管理登记表”。

登记工作的要求包括哪些内容?

登记工作的要求包括：第一，项目主管部门档案机构应与地方档案行政管理部门互通情况，互相合作；第二，项目主管部门档案机构和省级档案行政管理部门对于新建项目，应及时组织和监督建设单位做好档案管理登记，每年填写表一报送；第三，要认真做好项目档案的预验收工作。国务院各行业主管部门档案机构应主动与项目建设部门加强联系，根据项目计划工期和进度，及时对登记的项目提出档案验收要求，并会同或委托项目所在地省级档案行政管理部门组织预验收。隶属于地方的项目，省级档案行政管理部门应根据相应的工作要求，及时对登记的项目组织预收。

登记表一应由谁负责填写?何时报送?

登记表一应由行业主管部门或项目所在地省级档案行政管理部门组织项目建设单位填写登记表一。此表于项目开工后6个月内报国家档案局经科司。

登记表一主要有哪些内容?

登记表一称为“项目及项目档案和资料情况动态表”，主要内容包括：项目名称、建设单位及项目法人、地址、上级主管部门、批准概算总投资、计划工期、主要单位工程名称、现已完成的单位单项工程、主要设计单位、主要施工单位、主要设备安装单位、主要监理单位、档案资料管理部门名称、联系地址、电话、项目建档时间、专职档案人员数量、库房面积／档案工作其它用房面积、设施设备、现有档案和资料数量、图纸张数、对项目档案日常监督、指导的上级单位、填表单位。

对于未进行竣工验收的国家重点建设项目，是否应每年填写登记表一?

对于未进行竣工验收的国家重点建设项目，应每年填写登记表一，以便及时了解项目及项目档案工作的进展和变化情况。

登记表二主要有哪些内容

登记表二称为“项目档案预验收表”，工要内容包括：项目名称、项目档案总数、图纸张数、档案移交单位、库房面积／档案工作其它用房面积、项目预验收日期、预验收组织单位、预验收组成员及单位、预验收结论。

登记表三主要有哪些内容?

登记表三称为“项目档案正式验收情况表”，主要内容包括：项目名称、项目档案总数、图纸张数，档案移交单位、项目竣工投产日期、项目正式验收日期，档案正式验收组织单位、验收组成员及单位、验收结论

登记表三应由谁负责填写？何时报送?

登记表三应由档案验收组织单位负责填写，此表于项目正式竣工验收后一个月内报国家档案局经科司．

在登记表

二、表三中，档案移交单位指什么?

档案移交单位是指项目的设计单位、施工单位、监理单位

在登记表

二、表三中，预验收结论、验收结论包括哪些内容?预验收结论、验收结论的主要内容包括对下列情况的评价；项目档案工作管理体制；档案管理制度；项目档案资料概况、项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；竣工图的编制情况及质量；存在问题及整改措施．

《登记办法》对工程档案保证金是如何规定的?

《登记办法》第五条规定：为确保国家重点建设项目的正常秩序，任何部门和单位不得向国家重点建设项目和省级重点建设项目收取任何名目的工程档案保证金和任何形式的档案管理登记费

用．违反上述规定的属乱收费行为，由各级价格检查机构依法查处．

什么是市重点建设项目？

市重点建设项目，是指经市人民政府批准的，对本行政区域国民经济和社会发展有重大影响的下列建设项目：(一)基础设施、基

础产业和支柱产业中的重要项目；(二)文化、教育、卫生、体育等社会事业的重大项目；(三)产业技术进步和结构调整的重大项目；

(四)重大生态建设、环境保护项目；(五)区域经济发展的重大项目。

什么是重点建设项目档案？

重点建设项目档案是指在重点建设项目建设全过程中形成的与建设项目各项活动有关的，对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

何谓市重点建设项目竣工档案专项验收？

市重点建设项目竣工档案专项验收是天津市档案局依法在项目竣工验收前，对项目档案进行的专项检查、验收。

为什么在重点建设项目竣工验收时，必须实施竣工档案专项验收？

重点建设项目是国家投资的，对国民经济和社会发展有重大影响的建设项目，具有举足轻重的地位。重点建设项目档案是对立项、设计、施工到监理整体建设活动的原始记录，是评价工程质量的信用依据，也是今后工程运行、改造、维护的不可替代的权威凭证。从国家档案局、国家计委、建设部到地方政府，都非常重视重点建设项目的档案专项验收工作。重点建设项目中涉及的消防、环保、人防、档案、水土保持等专项验收，由法律、法规规定的有关行政主管部门依法组织进行。重点建设项目竣工验收应当有消防、环保、人防、档案、水土保持等行政主管部门签署的专项验收合格文件.天津市重点建设项目竣工档案专项验收由谁组织实施？天津市档案局负责组织市重点建设项目和国家档案局委托项目竣工档案专项验收工作，或根据建设项目具体情况，委托市级行业行政主管部门组织竣工档案专项验收工作。档案验收组织的成员分别由市档案局、主管部门的档案机构和建设单位、生产(使用)单位、设计、施工等单位的档案人员参加。

竣工档案专项验收的程序是怎么样的？

建设单位自查－向市档案局申报－档案专项验收－评议－竣工验收。

竣工档案验收不合格会有什么后果？

凡档案验收不合格的建设项目，由市档案局建议工程竣工验收

组织单位不予组织验收。

竣工档案专项验收申请报告应包括哪些内容？

应包括项目档案资料概况，项目档案工作管理体制，项目档案的形成、积累、整理与归档工作情况，竣工图的编制情况及质量，项目档案的接收、整理、管理工作情况，档案在施工、试生产中的作用。

重点建设项目档案应如何进行管理？

知识管理对档案工作的影响分析篇7

一、知识管理的概念剖析

知识管理作为管理学领域的新生事物, 学界对于他的判定和理解存在多角度, 有的学者将知识管理界定为一种信息的转化, 指的是将各种不同来源的信息进行一系列的转化进而形成知识, 并将人与知识构建起关联的一种转化过程。还有的学者将知识管理的概念放到企业管理中去理解, 界定为企业知识的获取和开发, 以及存储和使用。其实, 将知识理解为对于知识本身和与知识相关的多样要素的科学管理, 也是合理的。科学有效的积累和促进知识和传播, 提高知识服务能力, 最终使得知识创新能力和竞争能力的逐步强化。

对于知识本身的理解应将价值的概念融入其中, 知识本身就是具有价值的存在, 但它能够通过共享和传播实现价值的增值。因此, 对于知识的理解绝不能单纯的判定为简单的数据, 它本身涵盖的信息是存在特殊性的, 应当把其作为一种特殊的信息资源进行管理。从这样的角度出发, 知识管理就应当突出知识的生成, 整理和发掘, 以实现应用和创新。应将知识管理的涵盖范围拓宽, 将知识设施, 知识人员, 以及知识环境等相关要素都充分考虑进去, 发掘其内在潜力, 全面实现知识共享的最大化。知识也存在着其特殊的表达方式, 通常分为两类:显性和隐性。其中, 显性知识强调的是通过正式规范的方式将知识进行有效的传播和表达, 通常指的是文献和档案类。而隐性知识则指的是一种深层次的隐含性的知识, 比如说价值观, 文化, 技能和经验等。

二、档案管理中知识管理思想的渗透分析

从上文知识的分类看来, 档案作为知识的载体, 应当将其作为显性知识来理解, 这样的理解角度, 对档案的管理从某种意义上将就是对知识的一种管理。档案强调的是各种活动开展的原始记录, 是组织长足发展的关键性要素, 实现的是企业决策的信息提供, 其作为依据和凭证的价值存在是无可替代的。另外, 档案体现的是一种知识的连接, 档案管理实际上就是在实现知识的管理和提供。而档案管理的最终和最佳的实现目标就是通过检索的方式进行档案信息的传递和分享, 实现档案信息的广泛利用, 凸显信息的针对性和内容涵盖的丰富性。用户可以通过权限设置来检索其需要的信息, 实现信息的资源整合。

将知识管理的思想融入到档案管理工作中去, 会有效提升档案管理的影响力, 将其内在的隐含价值实现实践层面上的应用, 档案管理的部门和机构应当立足当下新形势的发展契机, 将自身优势实现最大化的发挥, 切实推进企业知识管理工作的有效开展, 真正能够为科研攻关和企业决策实现知识服务的提供, 将知识管理工作与档案管理工作的结合价值发挥到极点。

三、科学运用知识管理思想优化档案管理工作

(一) 强化知识管理观念的正确树立

作为档案管理人员, 思想观念的端正和树立是关键, 应将知识管理的意识主动渗透到日常工作中去, 从企业的制度和文化等多方面多角度的积极探讨知识的共享和流通, 将企业知识的等级和门类进行划分, 编制图谱。根据企业的实际构建部门结构进行知识的划分, 加强知识管理的扩大宣传, 积极营造知识管理的氛围。努力构建实体的档案库房, 对档案信息进行多角度多门类的分类组合, 寻找知识的契合和联系点, 建立多门类的检索目录, 便利的档案信息。

(二) 构建信息化的档案知识体系

档案知识体系的构建已经势在必行, 它是实现档案利用服务的关键。手工整理档案的传统方式有很大的弊端, 信息资源整合和利用效果较低, 不能够保证优质服务的实现, 面对当下知识爆炸时代的巨大挑战, 档案管理工作必须将信息化电子化的转变提上日程。当下, 无纸化办公已经成为潮流和趋势, 档案管理工作必须也实现无纸化处理的转变, 同时应加强相关管理, 避免电子文件的流失。建立知识化, 体系化的档案优化工作体系, 是实现档案信息化实施的基础。信息化的档案信息管理, 用户可以通过一个口径检索到多样化的信息, 最终实现档案管理工作的最优化, 这是时代发展的必然要求也是必然选择。作为档案管理者, 更应该顺势转变角色, 从单纯的信息保管者转为信息的提供者, 提升其存在价值。

(三) 创新实践, 构建档案管理的科学化评估

在将知识管理思想融入档案管理工作, 构建信息化的档案管理体系的同时, 应积极构建档案管理的科学化评估。将高科技工具和手段运用到档案管理工作中去, 强调管理方式的新转变。将档案管理现代化, 科学化的水平提升作为工作的重点, 建立与其相适应的科学化评估手段和措施, 真正做到传统档案管理方式和信息化新型档案管理方式的有机结合, 切实推进档案管理科学化的建设。同时, 应时刻存有创新性思想, 不断的对档案管理新方式的探究, 不懈的开发档案信息, 真正将档案的利用提升到更高的层次和水平。

综上, 知识经济时代对于传统档案管理模式的冲击是强烈的, 档案管理绝不能够再单纯作为信息的凭证和参考而存在, 应要发挥档案在知识的传递和应用中的价值, 将知识在实践中实现价值的转化和升值。档案管理者应积极转变观念, 加强对档案信息资源的整合, 实现知识和信息的共享, 促进知识管理背景下的信息化档案管理体系的构建。

摘要：本文将知识管理作为档案管理工作分析的基点, 详尽分析在档案管理工作中如何将知识管理的理念融入其中, 并尝试构建基于知识管理的档案信息化管理平台, 以拓宽档案管理工作探究的理论路径。

档案工作基本知识篇8

关键词：知识经济；高校；档案管理；工作创新

一、知识经济环境对高校档案工作的影响

随着全球化进程日益向纵深推进，知识经济时代已经悄然来临。作为记载着人类工作过程的档案工作在这样的时代，也面临了难得的发展机遇和不小的挑战。知识经济时代现代科技的高速发展，也就让档案的种类、数量开始急剧增加，档案的载体形式和记录方式将会发生较大的变化。这也直接导致了新的分级分类标准开始出现和产生。例如，一项国家级的科学奖励成果，其研究报告或论文可能只有十几页或几十页，而形成的档案，从研究方案、方案论证直至其鉴定文件可能达到几十乃至几百份文件。同时，也对档案室的职能产生影响。在传统的档案工作环境下，档案室可能是实体档案的保管仓库，但是在知识经济环境下，档案工作除了需要就档案实体本身实现管理活动之外，更需要通过网络、计算机等现代科技手段对档案信息进行搜集、整理和传输。因此，档案室必然就不必然是一个个实体档案的保管仓库，更需要赋予其新的功能，例如：输入与存贮档案信息、信息交流、高级检索以及信息的服务等等功能，最终实现档案室的存贮、输入、输出、服务集于一身的信息控制和服务功能。

二、我国高校档案管理的现状

（一）高校档案管理人员素质不高，管理队伍不健全。目前，我国高校的档案管理工作偏行政性，是一项服务性的工作，档案管理人员的专业素质和管理经验并不高，没有档案管理专业技能，对信息化档案管理更是一竅不通，在知识技术不断发展的今天，更是不能满足新形势下的档案管理要求。由于档案管理人员素质水平不高，他们认识不到档案管理的重要性，职业道德相对缺乏，减慢了档案管理工作的发展。

（二）高校档案管理科技化较低，网络化建设不完善。随着科学技术的不断发展，我国大部分高校完善了相关档案管理系统，将档案管理网络化，提高了档案管理的准确性以及管理人员的工作效率。但是，在高校的档案管理过程中，网络化管理也存在着一些风险，例如，黑客攻击网络系统，就会导致资料丢失等现象。由于资金问题，许多高校不愿购买安全系数高的档案管理系统，导致网络管理系统建立不够完善。

三、高校档案管理的重要性

（一）有助于完善教学管理工作。高校教学档案是教学管理工作等一系列的工作内容的基础性工作，有利于基层教学的管理与改革，教育者可以依据档案系统中的教学资料，结合当今教育特点总结出新的教学技巧，不断完善教学方法，有针对性的完善教学内容，从而提升教学水平。在以往的档案记录中，记载了前期的教育管理内容，优势与劣势并存，教育管理者可以借助负面教材纠正教育管理过程中的错误，不断完善，探索出一套适合新形势下的教育思路与方法，最终实现教学目的。

（二）为教学管理提供数据支持。基础性的学生档案记录了学生的详细信息，如家庭情况、德育水平以及学习成绩等等，这些信息为学校全面了解学生的综合情况提供了数据支持；教师档案中记录了教师的教学方法、教学能力等内容，对于学校考察教师教学能力也有数据支持。当然教学档案对教师的作用也是不容忽视的，教师可以借鉴教学档案中的记录，结合实际的教学情况以及学生情况，完善教学方法。

四、高校档案工作的创新探索

（一）科技创新：实现档案管理网络化。档案管理工作网络化是社会发展的必然趋势，因此，引进专业的网络化管理人才，实现档案管理与网络管理相统一，积极开展档案管理网络化工作，早日实现高校档案管理工作网络化。为方便利用传输和联网，将一些纸质档案转换为电子文件，以机读目录、光盘、多媒体技术等逐渐取代手工操作的同录、卡片。通过建立档案信息数据库，充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能，同时，为了更好地为用户提供档案信息的网上服务，我们应抓住机遇，有计划、分步骤地步人高校校园网、国家教育科研网、国际互联网等计算机网络.接待网上的来访者。这是实现档案信息资源共享的有效途径，也尼满足知识经济对档案信息需求的必然措施。

（二）体制创新：建立适应新形势的档案管理制度。俗话说的好“无规矩不成方圆”，高校的档案管理工作同样需要制度的约束。知识经济环境下，我们应该大力强化档案信息的开发功能，将实体档案管理和信息的开发两个方面放在同一高度。对于档案工作在知识经济环境下所面临的新形势，要有相关的信息开发办法；，必须打破以上部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，发挥整体优势，实行资源共享。

（三）思想意识创新：引进专业性较强的人才。新技术的发展使得档案工作面临了知识经济的新环境，高校的档案管理工作一方面要遵循其客观规律，另外一方面也要与时俱进、解放思想，树立新环境下的新观念。首先要有自我发展的新观念，其次要有资源共享的观念，也还要有开拓创新的意识。

参考文献：

[1] 夏晴.高校档案的系统管理[M].南京:南京大学出版社,2002.

[2] 卢清富.新形势下如何提高高校档案管理工作水平[J].内蒙古科技与经济，2009(11).

档案知识问答100题篇9

一、档案工作基本术语概念（45题）

1、什么是档案、档案价值？

答：档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案价值是指档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。

2、什么是档案工作、档案管理、档案学？

答：档案工作是指管理档案和档案事业的活动。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。档案学是指研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。

3、什么是公共档案、私人档案？

答：公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。

4、什么是文书档案、科学技术档案？

答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。科学技术档案是指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。

5、什么是专业档案、音像档案、会计档案？

答：专业档案是指反映专门领域活动的档案。音像档案是指记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

6、什么是文件、电子文件、归档文件？

答：文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。

7、什么是原件、复制件？

答：原件是指最初产生的区别于复制件的原始文件。复制件是指与原件内容相同的复制品。

8、什么是文稿、手稿？

答：文稿是指文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。手稿是指由作者用手写或打字等方式制作的原稿。

9、什么是文本、文种？

答：文件是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本，各种文字文本等。文种是指按性质和用途确定的文件种类的名称。

10、什么是正本、副本？

答：正本是指有规范格式和生效标志的正式文本。副本是指再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。

11、什么是档案行政管理部门、档案室、档案馆？

答：档案行政管理部门是指具有政府行政管理职能的档案事业管理机构。档案室是指国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。档案馆是指集中管理特定范围档案的专门机构。

12、什么是综合档案馆、专业档案馆、部门档案馆？

答：综合档案馆是指按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。专业档案馆是指管理特定范围专业档案的档案馆。部门档案馆是指专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。

13、什么是企业档案馆、事业单位档案馆？

答：企业档案馆是指企业设置的管理本企业档案的档案馆。事业单位档案馆是指事业单位设置的管理本单位档案的档案馆。

14、什么是档案资料目录中心、文件中心？

答：档案资料目录中心是指集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。文件中心是指介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。

15、什么是收集、接收、征集？

答：收集是指档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。接收是指档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。征集是指档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。

16、什么是归档、移交？

答：归档是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。移交是指档案室或档案馆等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。

17、什么是寄存、捐赠、交换？

答：寄存是指档案所有者在保持其法定所有权的情况下，将档案存放在档案馆的行为。捐赠是指档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。交换是指国家(地区)之间、档案部门之间、档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案和其他文献的活动。

18、什么是馆藏、散存档案、散失档案？

答：馆藏是指档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。散存档案是指未保存在法定保管处所的档案。散失档案是指从原形成国家(地区)散失到国外的档案。

19、什么是档案鉴定、保管期限、保管期限表？

答：档案鉴定是指判定档案真伪和价值的过程。保管期限是指对档案划定的存留年限。保管期限表是指规定档案保管期限的文件。20、什么是销毁、销毁清册？

答：销毁是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。销毁清册是指登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。

21、什么是档案整理、来源原则、档案实体分类、立档单位？答：档案整理是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。来源原则是指把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。档案实体分类是指根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。立档单位是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

22、什么是全宗、联合全宗、汇集全宗、全宗群？

答：全宗是指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。联合全宗是指由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。汇集全宗是指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。全宗群是指由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。

23、什么是案卷、立卷、卷内备考表、档号？

答：案卷是指由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。立卷是指将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。卷内备考表是指卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。档号是指以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

24、什么是档案检索、编目、检索工具？

答：档案检索是指存储和查找档案信息的过程。档案编目是指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。检索工具是指用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

25、什么是档案目录、案卷目录、卷内文件目录、案卷文件目录（全引目录）？

答：档案目录是指由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。案卷目录是指以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。卷内文件目录是指登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。案卷文件目录（全引目录）是指以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。

26、什么是档案信息分类、著录、标引？

答：档案信息分类是指以国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容所记述和反映事物的属性关系对档案信息进行的分类。档案著录是指对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。

27、什么是分类目录、主题目录、专题目录？

答：分类目录是指依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。主题目录是指依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案目录。专题目录是指按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。

28、什么是索引、文号索引、人名索引、地名索引？

答：索引是指指明档案或目录的某种特征，以—定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。文号索引是指指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。人名索引是指指明人名及相应档号以一定次序编排而成的一种档案索引。地名索引是指指明地名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。

29、什么是档案馆指南、全宗指南（全宗介绍）、专题指南（专题介绍）？

答：档案馆指南是指介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献，指导利用者查阅利用的一种档案检索工具。全宗指南（全宗介绍）是指介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。专题指南（专题介绍）是指介绍和报道某一专题档案)情况的一种档案检索工具。

30、什么是档案利用、开放、公布、咨询服务？

答：档案利用是指利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。档案开放是指档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。档案公布是指将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。档案咨询服务是指档案馆、档案室答复询问、指导和帮助利用的活动。

31、什么是档案证明、档案展览、阅览室？

答：档案证明是指依据档案的记载出具的凭证性文件。档案展览是指按一定主题展示档案的活动。阅览室是指档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。

32、什么是密级、降密、解密？

答：密级是指档案文件保密程度的等级。降密是指降低档案文件的原有保密等级。解密是指解除已失去保密价值档案文件的保密限制。

33、什么是档案编纂、档案出版物？

答：档案编纂是指按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。档案出版物是指以档案、档案工作、档案学为基本内容的出版物。

34、什么是大事记、组织沿革？

答：大事记是指按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。组织沿革是指系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。

35、什么是基础数字汇编、专题概要？

答：基础数字汇集是指以数量特征反映一个地区(机构、行业)基本情况的一种档案参考资料。专题概要是指简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。

36、什么是全宗卷、全宗卡片、全宗单？

答：全宗卷是指由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。全宗卡片是指档案馆向档案行政管理部门填报的以全宗为单位反映馆藏全宗情况的卡片。全宗单是指以全宗为单位反映档案馆对全宗管理状况的登记单。

37、什么是档案的保管与保护？

答：档案保管是指维护档案完整与安全的活动。档案保护是指防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。

38、什么是档案馆建筑、档案库房、档案装具、密集架？

答：档案馆建筑是指档案馆专用的内设档案库房、工作用房和利用服务场所的建筑物。档案库房是指收藏档案的专门用房。档案装具是指用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。密集架是指为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。

39、什么是档案退变、修复？

答：档案退变是指档案记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。档案修复是指使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程。40、什么是档案加固、修裱？

答：档案加固是指将某种材料附着在档案载体上，以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护的技术。档案修裱是指使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术。

41、什么是加湿、去湿？

答：加湿是指增加档案库房内相对湿度的方法。去湿是指降低档案库房内相对湿度的方法。

42、什么是档案去污、熏蒸？

答：档案去污是指清除档案上的污垢和灰尘的方法。档案熏蒸是指在密闭环境下，将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。

43、什么是档案复制、档案缩微品？

答：档案复制是指利用复印，缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。档案缩微品是指含有档案缩微影像的各种载体(通常是胶片)的通称。

44、什么是档案统计、登记？

答：档案统计是指对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。档案登记是指登录档案和档案管理有关数据的过程。

45、什么是档案统计指标、统计报表、统计分析？答：档案统计指标是指反映档案或档案工作现象的指标名称及其数值。档案统计报表是指由档案行政管理部门下达的具有统一制式、用于档案数据统计的表册。档案统计分析是指对统计资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。

二、档案法制基础知识（30题）

46、《档案法》是什么时候颁布和施行的？何时修改？

答：《档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正，同日以中华人民共和国第七十一号主席令公布施行。

47、《档案法实施办法》是什么时候颁布和施行的？何时修改？答：《档案法实施办法》1990年10月24日国务院批准，1990年11月19日国家档案局第一号令发布；1999年5月5日国务院批准修订，1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布施行。

48、《档案法》所称的档案是指什么？

答：《档案法》所称的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

49、什么是档案行政执法和档案法规体系？

答：档案行政执法是指国家档案行政管理部门依照档案法律法规、规章所规定的职权和程序，通过行政处罚、行政强制执行、行政奖励、行政监督检查等具体行政行为实施《档案法》等国家法律的活动。档案法规体系是指以《中华人民共和国档案法》为核心，由符合《中华人民共和国立法法》规定的若干有关档案工作的法律、行政法规、地方性法规、规章和其他规范性文件所构成的相互联系、相互协调的统一体。

50、《档案法》对地方各级人民政府的职责是如何规定的？答：《档案法》规定：“各级人民政府应加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”。

51、《档案法法实施办法》对地方各级人民政府的职责是如何规定的？答：《档案法实施办法》规定：“县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立、健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。”

52、《档案法》规定我国档案工作的原则是什么？

答：《档案法》规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”

53、《档案法》对机关、团体、企业事业单位和其他组织内的档案机构的主要职责如何规定的？

答：《档案法》规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。

54、《档案法法实施办法》对机关、团体、企业事业单位和其他组织内的档案机构的主要职责如何规定的？

答：《档案法实施办法》规定机关、团体、企业事业单位和其他组织内的档案机构的主要职责是：“

（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；

（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；

（三）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；

（四）监督、指导所属机构的档案工作。”

55、《档案法》规定我国档案机构有几种？

答：根据《档案法》的规定，我国档案机构包括：国家档案行政管理部门和县以上地方各级人民政府的档案行政管理部门；机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案机构；中央和县级以上各级各类档案馆共三种。

56、《档案法》规定乡、镇人民政府档案工作人员的职责是什么？答：《档案法》规定：“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

57、《档案法》规定档案工作人员应具备什么样的素质？

答：《档案法》规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”

58、《档案法实施办法》规定各级各类档案馆应对档案的管理采取哪些措施？

答：《档案法实施办法》明确规定：“各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施：

（一）建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化；

（二）配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施；

（三）根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理；

（四）根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。”

59、《档案法》规定了哪些法律责任？行政处罚的种类有哪些？答：《档案法》规定的法律责任有行政处分、行政处罚、责令赔偿和依法追究刑事责任。《档案法》规定的行政处罚的种类有警告、罚款、没收违法所得、没收档案或者其复印件。

60、《档案法》规定在利用档案馆的档案中何种违法行为给予行政处罚？

答：《档案法》规定，在利用档案馆的档案中，对

（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的，由县以上档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款。

61、《档案法》规定对国家规定的应当立卷归档的材料应怎样处理？答：《档案法》规定，对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人个不得据为已有。

62、《档案法实施办法》对档案违法行为规定的罚款数额是多少？答：《档案法实施办法》第二十八条规定，罚款数额根据有关档案的价值和数量，对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。

63、对违反《档案法》的行为，哪一级人民政府档案行政管理部门有处罚权？

答：县级以上人民政府档案行政管理部门有处罚权。

64、什么是档案公布权？《档案法》对档案公布权是怎样规定的？答：档案公布权是依照法律谁有权利公布档案的问题。《档案法》第22条规定：“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。集体所有的和个人所有的档案，档案所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。” 65、《档案法》是怎样规定公民保护档案的义务的？

答：《档案法》第三条规定：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务。第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为已有。”第十六条规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。” 66、国家所有的档案能够进行买卖吗？

答：《档案法》第十七条规定“禁止出卖属于国家所有的档案。”《档案法实施办法》第十八条规定，“属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖。”因此，国家所有的档案不能进行买卖。67、依据《档案法实施办法》规定，档案馆保存的档案中哪些档案应当向社会开放？

答：依据《档案法实施办法》第二十条规定，档案馆保存的档案中，下列档案应当向社会开放：

（一）中华人民共和国成立以前的档案：

（二）中华人民共和国成立以来，自形成之日起满30年的档案：

（三）经济、科学、技术、文化等类档案。以上档案中涉及国际、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。

68、我国对本国公民和组织利用已开放档案的程序有什么规定？答：依据《档案法》和《档案法实施办法》以及国家档案局颁布的《各级国家档案馆开放档案办法》等有关规定，中华人民共和国的公民和组织凡是持有工作证、居民身份证、单位介绍信、学生证等合法证明之一，都可直接到档案馆利用已开放的档案，有提供利用义务的单位不得以非法借口拒绝提供利用。

69、向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人享有哪些权利？答：《档案法》第二十一条规定：向档案馆移交、捐赠寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。《档案法实施办法》第二十五条规定，各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用，应当征得档案所有者同意。

70、人民政府、档案行政管理部门或者单位对在档案工作中有显著成绩的哪些行为应当予以奖励？答：《档案法实施办法》第六条规定了 5 种应予奖励的行为：（1）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。（2）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。（3）对档案学研究做出重要贡献的。（4）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的。（5）同违反中华人民共和国档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

71、哪些情况下，才可以向国内外的单位或者个人赠送、交换和出卖档案的复制件？

答：《档案法》第十七条规定：“档案复制件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。”根据《档案法实施办法》第十八条第三款规定，只有在下列情况下，经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，才可以向国内外的单位或者个人赠送、交换和出卖档案的复制件：（1）为了收集和交换我国散失在国外的档案；（2）为了进行国际文化交流；（3）为了社会主义经济建设的需要；（4）为了科学研究的需要；（5）为了推广科技成果的需要；（6）为了国家利益的其他需要。

72、违反档案法律规定，构成犯罪的，需要追究什么样的刑事责任？答：根据《中华人民共和国刑法》第三百二十九条的规定，抢夺、窃取国家所有的档案的，处五年以下有期徒刑或者拘役。违反《档案法》的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的处三年以下有期徒刑或者拘役。

73、依据《档案法》规定，公民能向社会公布属于个人的档案吗？答：依据《档案法》第二十二条的规定，集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

74、依据《档案法实施办法》规定，公布档案有哪些形式？答：依据《档案法实施办法》第二十三条的规定，档案的公布，是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容：

（一）通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表；

（二）通过电台、电视台播放；

（三）通过公众计算机信息网络传播；

（四）在公开场合宣读、播放；

（五）出版发行档案史料、资料和全文或者摘录汇编；

（六）公开出售、散发或者张贴档案复制件；

（七）展览、公开陈列档案或者其复制件。

75、婚姻登记档案的保管期限是多少年？会计档案包括那些内容？答：按照《婚姻登记档案管理办法》的规定，婚姻登记档案的保管期限为100年，对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。会计档案的内容具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助账薄，其他会计账薄。

（三）财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

三、档案业务基础知识（15题）76、档案工作的内容主要包括哪些？

答：档案工作的内容有广义和狭义两种解释：广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

77、档案业务工作的内容主要包括哪些？

答：档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。六环节之说档案业务工作内容可分为：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。78、档案工作的性质是什么？

答：其一，档案工作是一项管理性的工作。档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作；是某种管理工作的组成部分；是专门管理档案的科学性工作。其二，档案工作是一项服务性的工作。其三，档案工作是一项政治性的工作。

79、如何理解“统一领导、分级管理”档案工作基本原则？答：所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。80、如何理解档案工作基本原则中的“维护档案的完整与安全”？答：维护档案的完整与安全是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。维护档案的完整，有两方面的含义：一方面，从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少；另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。

维护档案的安全，也有两方面的含义：一方面，力求档案本身不受损坏，质量延长档案寿命，即保证档案管理物质安全；另一方面，要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。

80、归档文件的整理原则是什么？

答：归档文件的整理原则是：（1）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；（2）区分不同价值；（3）便于保管和利用。81、档案室的性质是什么？

答：档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。同时，档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。82、档案室的基本任务是什么？

答：档案室的基本任务是：（1）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。（2）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。（3）在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。具体又包括三个方面：一是传达和贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等；二是制定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等；三是对本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业培训。（4）按规定向档案馆移交应该进馆的档案。（5）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。83、档案室的类型有哪些？

答：档案室的类型主要有：（1）机关档案室，也称为普通档案室、文书档案室；（2）科技档案室；（3）音像档案室；（4）人事档案室；（5）综合档案室；（6）联合档案室，有些类似于档案服务中心、文件中心。84、档案馆的性质是什么？

答：根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。档案馆又具有机要性。85、档案馆的基本职责是什么？

答：档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。86、档案馆的具体任务有哪些？

答：档案馆的具体任务，主要有三个方面：

1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；

2、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；

3、参与编修史志工作。87、档案馆的种类如何划分？

答：按地区可分为：①中央级档案馆，如：中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等；②地方档案馆，又有省（自治区、直辖市）、地区（市、自治州）、县级档案馆，如：北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。

按专业可分为：①综合性档案馆，如中央档案馆、四川省档案馆等；②专业档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。

按地区结合专业可分为：①中央级综合档案馆（如：中央档案馆）；②中央级专业档案（如：中国照片档案馆）；③地方综合性档案馆（如：天津市档案馆）；④地方专业性档案馆（如：包头市城市建设档案馆）。88、档案行政管理机构的性质是什么？

答：档案行政管理机构是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构，也是政府机构。

89、档案行政管理机构的基本任务是什么？

答：档案行政管理机构的基本任务是：①制定方针、法规性文件、规章制度；②对档案工作进行指导、监督和检查；③制定发展规划，筹建档案馆；④提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁；⑤组织并指导理论和技术研究，提出方案；⑥召开会议，研究问题，交流经验；⑦发展档案专业教育，评定职称；⑧组织档案的利用工作；⑨党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。

90、各级档案机构（档案局、馆、室）之间的关系如何？

答：各级档案机构（档案局、馆、室）之间的关系大致包括四个方面：①上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系；②档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；③机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；④各级档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。

四、中国档案事业史知识（10题）

91、什么是“兰台”？今天，“兰台”是指什么？

答：“兰台”是汉代中央档案典籍库，位于宫中，隶属于御史府，由御史中丞主管，置兰台史令。今天，“兰台”成为档案和档案机构的代称。

92、我国现存最早的档案文字材料是什么？

答：我国现存最早的档案文字材料是甲骨档案。甲骨档案是以龟甲和兽骨为材料形成的古代档案，商代甲骨档案是我国现存最早的系统的官府文书。

93、我国有文献可考的最早的古代文书档案库是什么？

答：我国古代文书档案库至今有文献可考的以周代为最早。西周收藏档案的机构称天府，是西周王朝宗庙保存重要档案正本的处所。94、我国历史上最早的档案文件汇编是什么？由谁汇编？

答：我国历史上最早的档案文件的汇编是《尚书》，由孔子整理汇编。95、我党第一个档案工作机构是什么？答：中央秘书处下设的文件保管处。

96、我党最早的关于档案工作的指导性文件是什么？

答：我党最早的关于档案工作的指导性文件是1931年春由瞿秋白为党中央起草的《文件处置办法》。

97、新中国成立后关于文书和档案工作的第一个法规性文件是什么？答：1951年9月由中央人民政府政务院颁布实施的《公文处理暂行办法》。

98、国家档案局哪一年成立？第一任局长是谁？答：1954年10月成立；曾三为第一任局长。