会议议程管理办法（精选8篇）
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目录 引
言.......................................................................2 第 1 章
有效利用会议.........................................................2 1.1 你需要开会吗？.......................................................2 1.2 明确会议的目的.......................................................3 1.3 非正式会议...........................................................4 1.4 正式会议.............................................................5 1.5 革新中的交流方式......................................................6 1.6 会议类型.............................................................7 1.7 不要离题.............................................................8 第 2 章
准备会议............................................................10 2.1 邀请与会者..........................................................10 2.2 准备议程............................................................11 2.3 确定地点............................................................12 2.4 安排座位............................................................15 2.5 准备会议用品........................................................17 第 3 章
出席会议............................................................18 3.1 积极参与............................................................18 3.2 外表与讲话..........................................................19 3.3 倾听发言............................................................20 3.4 处理问题............................................................21 3.5 做备忘录............................................................23 评估与会技巧................................................................24 第 4 章
主持会议............................................................24 4.1 了解职责............................................................25
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4.2 研究出席者..........................................................26 4.3 掌握会议节奏........................................................27 4.4 控制会议............................................................28 4.5 维持秩序............................................................30 4.6 结束会议............................................................32 4.7 运用正规程序........................................................34 4.8 解决正式会议上的问题.................................................36 主持能力自测................................................................37
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成功会 议管理技巧
若想成功地管理会议，你要学习这些技巧：从构划和准备议程，到建立正式程序，以及处理易爆局面。《会议管理》不仅教你全面主持会议以及充分参与会议，而且为你提供实用方法使会议达到预定目的。生动有力的提示帮助你处理实际工作中发生的情况，并掌握一流的会议管理技巧，从而使你大大提高管理会议的效率及果断性。
蒂姆·欣德尔（Tim Hindle）是伦敦商业语言咨询机构“Working Words”的创建人。作为编辑顾问和作者，他完成了许多著作，其中包括《袖珍经理手册》、《袖珍 MBA》和《袖珍金融手册》、1979年以来一直是《经济学家》杂志的撰稿人，1994-1996 年任《欧洲商务》杂志的编辑。
引
言
会议商务的一个重要部分，全球每天要举行数百万次会议，《会议管理》会帮助你——不论是作为出席会议的与会者，或者是会议的主席——提高这些会议的效果和效率。不论是正式会议还是非正式会议，本书将提供给你相关的各种实用建议，例如如何作好基本的准备，如何进行恰当的座位安排，如何保持预定计划，如何结束仁义等。散见于全书的 101 个简明的提示将进一步为你达到目的提供重要信息。自我评估练习使你能系统地评估你的进步及明确以后的努力方向。如果你能不断地应用本书所提供的宝贵建议，你就可以非常自信并且成功地管理会议。
第 第 1 1 章
有效利用会议
开会要花费宝贵的时间和金钱，因此只有在必要时才召开会议，并确保会议简短而富有建设性。1.1 你需要开会吗？
大多数经理人员对花费在开会上的时间之多感到有压力。可是究竟有多少会议能真正解决问题？如果你考虑过会议真正的代价，你安排和出席的会议就会少得多。1.1.1 定义会议
商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。
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1.1.2 考虑成本
成功的会议通过将合适的人聚集在一起，使其共同为某个目标贡献他们的才智，因此能够节约大量的时间和金钱。然而，有许多会议没有必要召开，例如小组会议。开始时小组会议曾有一个明确的目标，然而后来成为一个惯例，或者被看成从各自的工作中解脱出来休息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是与会者的时间——从阅读议程，准备材料，到出席会议。如果与会者还需长途施行，这个时间也必须计算在内。最后还有“机会成本”，即这些与会者若不出席会议，他们能做些什么，为他们的公司创造多少价值？召集会议之前，必须考虑所有这些成本。1.1.3 把成本加起来
要计算出一个会议的总成本，首先计算全部出席人员的总薪金，加上他们每年在各自单位的日常开支，然后将其和除以一年中的工作小数（每周工作时数乘以每年工作周数）。另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出，如房租。两项之和是会议每小时的成本。会议达成的最终结果是否真正值这么多钱？可能值得的，但你经常要考虑的是如何用尽量少的成本，而事半功倍地达到同样的效果。1.1.4 正在举行会议
一个部门的成员和董事总经理聚在一起开会，以解决一个问题。他们的年薪合计 180000 英镑，年管理费合计 100000 英镑，另外还有各种杂项费用。按此计算，这个会议每小时的费用是 178 英镑。
销售经理联系各种情况提供补充信息 销售代表提出报告 董事总经理主持会议 销售总监向销售团队提出问题 秘书作记录 2 1.2 明确会议的目的可以为许多不同的原因召开会议，主席和与会者必须预先明了确切目的，这样才能使会议取得成功。
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小提示 1 1 ：从一开始就要明确会议目的 小提示 2 2 ：如果不开会也能解决问题，就取消会议。1.2.1 考虑目的大多数会议的目的属于下列几种之一。要预先决定所要召开会议的目的属于其中的哪一种，并确保全体与会者明了。
● 透露住处信息或提供意见； ● 发布指示； ● 提出申诉和仲裁； ● 做出决定或贯彻决定 ● 激发创意； ● 提了建议，进行讨论，并做出最终决定；1.2.2 考虑细节
如果你已决定一个会议的主题，就可开始考虑其他细节。想一下这个会议要开多长，哪几个问题需要讲座以及必须分配给每个问题的时间是多少。注意留点时间用于委派任务，也留点时间给予会间休息及会议总结。一定要安排好会议，以确保恰恰相反当的、有必要权威性的与会者能够出席。如果他们不能来，那就重新安排一个更合适的时间。对于例行会议，应每隔一段时间检查一下这些会议是否仍符合一个实用目的而不是浪费时间。1.2.3 自我提问
Q 每个人都明确开会的目的吗？ Q 是否需要每个人都出席整个会议？ Q 是否有比开会更好的方法不提出问题？ Q 是否有其他人，他通常不出席你的会议，但可能会在这一次会议上提出有益的意见？ Q 使用各种视觉辅助手段是否有利于会议？
房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.2.4 评估个人的目的无论你主持会议或者只是出席会议，应事先考虑会议规定的目标以及你的个人目标，例如，你可能对议程式上的某些项目特别感兴趣，你要起清楚你愿意接受什么样的结果，然后可以开始做相应的准备。另一个需要考虑的问题是你能否减少花费在会议上的时间。如果你不需要参加整个会议并已决定只出席其中的一部分，则应预先通知会议主席。1.2.5 保密事宜
如果会上要讲座保密事宜，应让全体与会者在会议的开始阶段就知道，因为这会影响与会者的态度。所有保密事项需要恰当地处理并且在会外出应获得足够的重视。如果议和内兼有机密和非机密的事项，则应预先确保全体与会者明白每个项目相应的情况。
小提示 3 3 ：仔细考虑什么能促进会议成功举行，什么会使会议失败。1.2.6 强调目标
如果你主持会议，在会议开始时做饭就要概述这个会议的目的和目标，这样就能使全体与会者在整个会议期间都能牢记不忘。提醒与会者何时必须做出何种决议以及需传递何种信息，并且——如果他们偏离这点——提醒他们注意分配给每个问题的讨论时间。如果你仅是会议的参与者，你要确保你已为详尽讨论淤泥特别有关的事项作好了充分的准备。
小提示 4 4 ：考虑一下，如果一个例行会议没有如期举行，会有什么后果。
1.2.7 7 你的重要途径
目的未明确，你就无法确定需要举行哪种会议。首先确定会议的目的及需花时间，然后邀请与会者。
确定会议目的决定会议需要多少时间
保证有关人员出席 3 1.3 非正式会议
非正会议可以有多种不同的形式，并且可以采取讨论会的形式。非正式会会议无论是偶然进行的，或者是按通常的方式如口头方式召集起来的，都提供了一些机会来简单地解决问题。
小提示 5 5 ：记住，高层经理的在场可能会妨碍讨论。
小提示 6 6 ：要远离你的办公室召开会议，这样你就可以轻易地离开会议。
房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.3.1 布置环境
尽管性质比较随意，非正式会议的成功仍然得益于精心挑选的环境，如果与会者感觉不 服，或者要他们在开放式的办公室里讨论一项保密事宜，那么就很难进行富有成效讨论。选择合适的环境，可以帮助你得到所寻求的结果。1.3.2 解决问题
利用一个临时的会面，例如与同事在走廊里交谈，立刻解决一个问题。1.3.3 临时会议
只有简短的通知并且是顺便或立即召集的会议，称为“临时会议”。这些临时会议对于坦诚地讨论问题以及不受大量其他人员的影响而迅速地做出决定是很理想的。不多于三至四人参加的临时会议在解决一些小问题时具有最佳效果。另外，可以利用临界时会议发布紧急通告。在同事之间，临时会议倾向于以非正式的语言风格和轻松的身体语言为特征。建立一种非正式的气氛，有助于你在会议中理解其他人的反应。注意面部表情：因为与会者可能走神，他们的面部表情会真实地告诉做你这一点。1.3.4 小型非正式会议
策划小型非正式会议是为了通过讨论不解决问题，提供反馈，因此与临时会议不同，它应该有准备的时间。即使举行一个只有二三个人参加的小型非正式会议，也要记住会议的目的和时间限制。恰当地控制会议，你就能让主要的事情进行下去，并且能使与会者之间进行坦诚的讨论。通过保持目光接触这种身体语言中具有表达性的方式，来鼓励与会者。1.3.5 讨论争议
如果你在领导一次讨论，你一定要多多运用大量鼓励性的目光接触，来帮助你保持对会议的控制。1.3.6 交流思想
小型的头脑风暴会议是一个分享创意的良好论坛。如果你正在主持一个头脑风暴会议，安排专人记下与会者提出的想法，这种书面记录常常能够启发出其他建议。
房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.3.7 头脑风暴会议
利用非正式的头脑风暴会议来产生新的想法，或者得出灵活的创意，用于解决问题。为了得到最好的效果，事先说明会议的目的和时间限制，以便与会者能有所准备。由一小群各具特长的人参与的头脑风暴会议最为有效，所以必须要求每个人轮流发言。会议期间避免评论或批评任何想法，因为这会妨碍提出建议；会后再判断这些想法的可行性。1.4 正式会议
不同类型的正式会议都有不同的程序规则。一些会议，如全休会议，必须依法召开；其他的会议则是自定的，是为了做出一个特殊的决定或讨论一个问题而召开。
小提示 7 7 ：让自己熟悉各种正式会议的程序。1.4.1 正式会议
会议类型 特点 会议类型 特点 董事会会议由公司的董事们参加——董事会通常由董事组成。有些国家的法律规定董事会必须共同行使权力。
·董事会通常定期召开会议，也许一个月一次，来讨论公司事务。会议通常在董事会的会议室举行——这是一个设有一张大桌子的正式场合。
·董事会会议由董事会主席主持，他是根据公司章程被选举出来的 大会 在大会上，通常就一个主题作几个报告。有些大会对公众开放，另一些只限某些人参加，如公司雇员。
·这类会议适用于大量人员在短时期内交流信息 ·虽然有时发言人会留有“回答提问”这一段时间，借鉴于大会的规模，计论和听众参与是很有限的。
常务委员会会议 常务委员会是公司董事会下属的一个小组，它可能是对经常性的事情负责，如一位总经理的薪金和业绩的评审。
●常务委员会定期召开会议来履行授权给它的任务。
●公司董事会可以授权常务委员会代为采取行动。
●常务委员会要先向公司董事会报告，然后采取外部会议 一个外部会议包括某个组织内的一群人和组织外的另一群人，例如来访的行 业 工 会 谈 判 代表。
●在外部会议上，保守机密是一个重要问题。与会者应仔细思考哪些信息必须保密；为了达到目的哪些信息可以在会上披露。
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必要的行动。
●外部会议可以在中立地点进行。
专门委员会会议 公司董事会可以建立一个专门委员会，研究一个需要特别注意的问题。与整个董事会相比，这个小组会更加频繁地召开会议。
●必要时，专门委员会可以开会讨论专业性特别强的特殊问题，或详细分析复杂问题。
●许多公司董事会发现难以在一个月内召开一次以上的会议，而专门委员会可以定期召开会议，而且只涉及必要的人员。
年会（AGM）
年会一年一次，常常是规定的，召集公司董事与股东讨论过去一年的事务和未来的计划。
●年会允许股东向公司董事提问，并要求他们京公司的业绩做出解释。
●董事们利用这个机会寻求决算的批准，重新任命审计师，并讨论未来的计划和策略。
公众会议 公众会议对任何人都开放。这种讨论的形式可被地方政府或私人活动小组所采用，用来与公众讨论各类事项，或为公司所采用，以讨论未来的发展。
所有的成员被邀请出席公众会议。通常事先在当地社交中心、公共图书馆及地方报纸或杂志上通告。
公众会议的议程通常只有一项供讨论的主要议题。
临 时 股 东 大 会（EGM）如果为了立该采取行动而需获得股东的批准，则可召开临时股东大会。临时股东大会可以在两次年会之间 的 任 何 时 候 召开。
●应提前一些时间向股东们发出临时股东大会的通知，提前多少时间则随国家而异。
●临时股东大会的操作规则通常与年会一样。
1.4.2 遵守规则
管理正式会议的规则可能是复杂的，并且随国家和组织的不同而异。规则能决定会前必须发了通知的数量，与会者的权利，表决工作应当遵循的程序。如你参加一个正式会议，应事先了解应当遵循的一些规则。
小提示 8 8 ：注意正式会议中的一切法律要求。
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计算机和通讯技术（统称为信息技术，或 IT）的快速发展，使面对面的会议数量大大减少。你可利用这些高科技工具减少出席会议的时间。
小提示 9 9 ：在会议前，打电话给与会者，让他集中到议题上来。
小提示 10 ：对信息要有选择性地吸取，避免信息超载。1.5.1 虚拟通讯
数字技术正在革新交换信息的传统方法，大大减少了旅行的必要性。电话会议、实时视频在线会议、电子邮件和因特网通讯这些数字技术正替代着面对面的会议。在召集各地人员开会之前，考虑以上这些选择。1.5.2 视频会议
现在，利用实时音频和视频连接的视频会议是一种被广泛应用的、对用户友好程度正在提高的开会方法。假如你那里已具备这种技术，你可以利用这类会议，像电话会议，联络在世界各地的人。视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情，这常常是有效沟通的关键因素。
小提示 11 ：组织和举行电话会议时，考虑世界各地的时差。
出席视频会议
将传统的和新的方法结合起来，为你所用。例如，让无法来会议现场的代表通过视频设备来出席会议。
小提示 12 ：通过设定一个时间限制来优化在线会议。
小提示 13 ：当你在电话会议中发表讲话时，不断重复你的姓名。1.5.3 文化差异
跨文化商务交流中的常见障碍包括语言的不同、时区差异和国与国之间旅行时间的不同，以及文化期望的不同。然而信息技术正使得这些困难减小：电子邮件提供一种现成的通讯渠道而与地点和时区无关。英语的广泛使用，会在正式交往中妨碍其母语不是英语的发言者，在电子邮件中这就是一个小问题了，因为发送的信息是相对简短并且是非正式的，较少需要熟练的语言运用。
房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.5.4 电子邮件
电子邮件（e-mail）可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息。这相当于另一种形式的会议延续几天甚至几星期，因为与会者聚在一个“虚拟的”会议地点评论当前的议题和问题，或者讨论一些事情。在组织之内,电子邮件能使来自不同部门和不同地点的大量雇员代表参加讨论，而不会遇到真实会议中的麻烦和花费。然而非必要的信息会快速地积累。尽量保持全部信息简短扼要_这将有助于限制“会议＂的议程。
有效的联系
视频会议让你们充分交流，即使在你们不能见面时。首先准备好设备，包括书面材料和整套身体语言。1.6 会议类型
有多种类型的会议-正式的和非正式的，每一种类型适合于一种特定的目的，因此在你开始安排会议和通知与会者之前，决定哪种类型的会议最能达到你和目的。
小提示 14 ：仔细地思考你需要举行的会议的类型。
小提示 15 ：使会议规模尽可能小些，尽量避免分散注意力。1.6.1 需考虑的因素
一旦你已经决定召开一次会议，下一步就需要考虑一系列的因素，例如会议的紧迫性，即是否必须立即召开？谁参加？你想从会议中得到什么？牢记这些问题和你的主要目标，然后选择最合适的会议类型。例如一对一的会议或正式的委员会会议通常最合适做出决定，而头脑风暴会议对于交流想法是非常有益的。1.6.2 决定会议规模
会议的目的会影响其理想的规模。大会或小会都有其优缺点：大群人可提出各种意见，但是这些成员可能会分成派系；小群人一起行动可能会更有效，但是思路比较狭窄。通常的会议有六至九人参加。这样的规模既不太大，也较容易控制；也不太小，可以激起辩论。这样规模的会议能鼓励人们出席会议，因为与会者知道他们的意见能引起他与会者的注意。
小提示 16 ：在一个显著的位置上放一块表或一只钟，以便掌握时间。
房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.6.3 会议目的和类型相符合目的 需要考虑的事项 会议类型 处理信息
例如听取报告，发布指令，宣布或解释程序上的变化 最多涉及三个人 非正式的 小及四个人以上，或一个团队 正式的 要求反馈度讨论 非正式或正式的 让公司董事了解最新形势 正式的 涉及股东 年会或临时股东大会 要告知公司外尽可能多的人，包括媒体。
公开的 涉及提供信息的发言人 新闻发布会 解决问题
例如应付不满。
仅涉及一人 一对一 需要几个人或一个团队的投入 专门委员会 涉及紧急问题 临时的 做出决定
例如做出选择，获得授权，承诺采取行动 需要立即讨论，或涉及非典型的商务问题 监时的 涉及反复出现的商务问题 正式的 要求一个组织的最高层进行讨论或授权 董事会 要求公司的股东们授权 年会或临时股大会 激发创意
例如形成创造性的解决方法 需要讨论创新的想法 非正式的 需要迅速地产生全新思想 头脑风暴 需要对有关事宜的报告进行考虑、讨论或准备 正式的 7 1.7 不要离题
会议未能达到目的可能有各种原因：与会者可能带有相互冲突的目的，会议可能迷失了方向，或者议题太多，时间不够。事先商定会议目标有助于实现这些目标。
小提示 17 ：传阅议程及所有的相关材料。
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小提示 18 ：会前争取来自可能的同盟者的支持。1.7.1 思考在前
会议之前，考虑周到并详细计划是非常重要的，这样可以保证会议顺利进行。首先，传阅一份清晰的议程。确保会议有充足的时间，避免匆匆掠过议程上的主要项目而结束会议。辨认出那些可能试图抢夺会议控制权的与会者，并估计他们的论点。找出那些与你有同样观点的人，并鼓励他们支持你的论点。1.7.2 避免陷阱
通过良好的准备和全体与会者的参与，会议上出现的大多数陷阱是可以避免的。必须确保：
● 研究会前传阅的全部会议材料； ● 准时开始会议，准时结束会议； ● 严格并认真地按照议程进行会议； ● 如果主持会议，尽可能让更多的人提出问题和回答； ● 保证与会者充分了解已经做出的决定。
当议程上最后一项（通常标以”其他事宜”）开始进行时，与会者可能会在底下相互交谈，提出一些小问题。如果你主持会议，让每个人有秩序地获得发言机会。
小提示 19 ：确保在会议之前就会议目的取得一致。
小提示 20 ：当与会者偏离议程时提醒他们。1.7.3 举行会议
积极的行为
消极的行为
会议开始 一次讨论议程上的问题 获得关于每个问题的意见 果断而积极地开始 与会者迟到 把讨论控制在预定的时间内 出现偏离议程的情况 与会者有效地提出建议 与会者之间出现分歧 找到可行的解决办法 各种意见都探 允许其继续转入目标
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第 第 2 2 章
准备会议
花费在准备会议上的时间很少会浪费。确保会议在恰当的时间和地点举行，由合适的人参加，快捷且戏院有做出正确的决定。2.1 邀请与会者
选择恰当的人出席会议可以决定会议是否能达到目的。每一个被邀请者都应当出席，因为他们能提出各自特殊的意见，否则会议就不能充分利用与会者们的时间。
小提示 21 ：考虑与会者在一个小组环境中如何工作。
小提示 22 ：排定会议时间表之前要考虑旅行时间。2.1.1 选择出席者
当你考虑邀请谁时，可能某些人是当然的出席对象。例如，如果讨论一个贷款项目，你应当邀
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请有权同意贷款数额的人参加。另一些人可以提供专门的技巧或建议。邀请那些有良好沟通技巧的人参加会议。他们能够帮助小组卓有成效地工作。，并达到预定的目标。若某些与会者只需参加会议的某一部分，应告诉他们有关事项的开始和结束时间，这样可以节约这些与会者的时间，并使会议易于控制。2.1.2 评估贡献
当你列出了与会者的初步名单时，依次确认每个人可能做出的贡献：
● 他们是否有可供分享的信息？例如，一位销售经理报告客户的反应。
● 他们能否提供特殊的意见或信息？例如，一位生产经理。
● 他们的专业身份是否有用？例如，处理合同争议的律师。
● 他们能否实施已获得同意的行动？例如，在一个预算会议上的一位财务主管。2.1.3 考虑参与者
提供信息：邀请公司某一部门成员，例如生产或销售部门成员，为公司其他人员提供有关他们部门的进展情况。
提供意见：某些人因为正在参与某一特定事件，或者因为有经验，因而有资格向其他成员提供有用的意见。
提供特殊的专长：具有特殊技能的专家，或是来自公司内部，或者来自公司之处，他们的出席都可能促进讨论。
授权行动：尤其是财务方面的决定，如签署或谈判一个新的合同，可能要求一位财务主管在场授权这个行动。
小提示 24 ：议程的每个项目旁列出发言者的姓名2.1.4 通知与会者
组织会议最困难的部分之一是确定一个时间，以适合你的全体与会者。有时，确定会议时间的最简单的方法是。把会议安排在由同一批与会者参加的另一个会议之后，否则电子邮件或电话要来来往往直到至确定会议日期。如果有人不能按所提出的时间出席会议，在重新安排会议时间之前，考虑下下如果没有他参加，会议是否仍可举行。通常需要就会议的时间和地点作书面的确认。
要点
● 必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点和会议的目的。
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● 与会者应当明白他们将对会议做出哪些贡献。
● 会前向全体与会者提供书面的背景材料。
● 会议场所必须有适当的设备，会场大小适宜。2.2 准备议程
使与会者明确会议目标的最好方法是，预先发给他们一份明确的议程。准备议程有几种方法，选用一个适合你目的的方法。
小提示 25 ：避免在一天的情绪低落时段内开会，例如紧接在午餐之后。2.2.1 编排议程
会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然。首先汇集所有的有关信息，然后搜寻出哪些项目需要确定细致程度。你会发现与其他会者商计是有用的。若有许多的问题要讨论，就给每一项目分配一个时间限度，以保证你不会超过规定的时间。在会前多久开始准备议程决定于需要多少准备时间。
小提示 26 ：保证将议程的任何改变都通知会议主席。2.2.2 编写议程
在为类似会议编写议程时，可把这份简单的议程作为模板。给每一项标出号码，并给每一项分配一个开始时间，以有利于那些不需参加整个会议的与会者。
小提示 27 ：议程应尽可能简短。
例如：委员会会议议程 7 月 6 日上午 11 点 格林•德雷 饭店（议程开头为会议日期、时间与地点）
⒈（11：00）任命一位会议主席 ⒉（11：10）为缺席致
⒊（11：15）批准上次会议备忘录 ⒋（11：30）上次会议提出的事项 ⒌（11：45）讨论联络司宜(每项编号、每项均有一个起绐时间)
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（12：00）会间休息 ⒍（12：15）财务事项 ⒎（12：45）特别事项 ⒏（13：00）其他动议 ⒐（13：15）其他事宜 ⒑（13：35）下次会议细节（下次会议细节写在议程的未尾）
小提示 28 ：试将议程限于一页纸
要点
● 议程包括会议日期、时间、地点和目的等细节。
● 议程中关于会议的主要目的应尽量明确 ● 全体与会者需要确切知道会议对他们的要求 ● 分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序 ● 时间。无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间是令人不快的。2.2.3 构想议程
当你撰写会议议程时，尽量按逻辑排列主题，并把类似的议题放在一起，这样可以避免同一领域谈了一遍又一遍的情况出现。你的议程可以从常规事情开始，如指定一位会议主席，为缺席致，然后转入批准上次会议（若相关）备忘录并听取前次会议上接受任务者的报告。会议的下一个议程应当是就当前的问题，例如最新的财务会计及销售情况，进行大量的讨论。最后是其他事宜，并计划确定下次会议的日期、时间和地点。
小提示 2 29 9 ：早些讨论最重要的问题，此时与会者最有精神。2.2.4 分发议程
一旦你草拟了一份议程，就将其发送给与会者，供评论、补充或征求同意。如果你希望在一份已经正式批准的议程上增加或删除项目，必须征得与会者的同意。与增加项目相比，他们可能会更喜欢减少一些项目，除非他们对你希望加上去的项目有特殊的趣。当与会者抵达会议时给他们一份修改的议程，这种做法是不能接受的，除非因临时事件而必须这样做，例如主席生病，或财务情况的突然变化。尽可能在会议之前预先分发最后决定的议程。
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2.2.5 要做的事
⒈决定需要在会上提出的问题。
⒉将议程初稿发给全体与会者，征求他们关于其他项目的建议。
⒊将建议汇总到下一个草案中。
⒋重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。2.3 确定地点
选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅此是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。对所有会议都这们，无论小会或大会，正式会议或非正式会议。
小提示 30 ：为那些需作长途旅行者考虑所要花费的时间 小提示 31 ：为残疾与会者提供必要的设备。2.3.1 认清你的需要
会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室如开正式会议。对于你本部门的会议，仍有一个选择问题，你必须决定家中、中立处或外地哪个最适合你的需要。2.3.2 选择会议地点
如果你在安排一个会议，要租用会场及其他设备，你应比较一下价格，尤其在预算紧张的情况下更应该这种做。你可能发现你能谈成一个折扣。大城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂贵一些。城外会议场所对与会者吸引力较小，但如果会议持续一天以上那是值得的。另一方面，一个城市的愉快舒适可能有助于吸引人来参加持续几天的会议。衡量你的优先顺序，挑选合适的会议地点。2.3.3 法律方面考虑
根据法律，必须邀请某些人参加某种会议，如公司的股东年会—虽然有一些不道德的公司找一个不合适地点或时间召开会议以通过不得人心的提议。给年会设定一个使股东无法投票的日期和地点，这是不合法的。将公众会议放在难于接近的地点也是不合法的。
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在任何会议中，物理因素起着重要的作用。不论什么场合，注意使与会者足够舒适以集中精力开会，但不要让他们舒服得想打瞌睡。检查并使外面噪声保持在最低小水平，取暧和通风有益于工作，但不要过分。大饭店里的房间常有很好的空调但缺少自然光，而自然光对于维持一种活跃的气氛是重要的。
小提示 32 ：确定电话已被移出会议室。2.3.5 考虑各种类型的会议场所
会议场所 考虑的因素 你的办公室 你的工作位置或一张会议桌，外加几把椅子。
● 你的全部参考资料在手边。
● 你的权威性可能得到加强。
● 可能会有电话干扰，或者有人打扰。
下级的办公室 一位下级的工作处。
● 可能提高一位下级的地位和士气 ● 如果工作处狭小，可能会使双方都感不适 单位会议室 供员工使用的公司会议室 ● 避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题 ● 处人可能同与会者接触而打扰会议 外面的会议室 在你公司之外的一个中立的会议室。
● 保证设有任何一方占地主优势。
● 如果保密是重要的，这类会议室很有用。
● 可能昂贵，并且每人个人都不熟悉。
会议中心 一个大的聚会场所，例如在一所大学里。
具有开大会的设备。
需要时能够提供技术支持和安全 保卫。
可能缺少非正式的小规模聚会的机会。
城外的会议场所 异地的一间办公室、会议室或饭店。
如果与会者来自全世界，那是合适的。
在某种场合增加几分的力。
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旅途、时间和食宿花费很多。2.3.6 避免陷阱
有几个原因（有的明显，有的不太明显）使会议场所选择得不好。当你寻找和预订会议场所时，应预计避免下列常见的陷阱：
● 参加会议的人比预计的要多——房间不够大，人们感到不舒服。
● 出席人数比预计的少得多，空荡荡的房间令人。
● 空调不合适，房间闷热，或气温太高，难以调节。
● 会议室中的灯光开关或插头未作检查和标记，出现技术问题。
● 会议地点或附近缺少服务部门，如咖啡厅或银行。
小提示 33 ：把有潜在问题的会议安排在中立地点。
要点
● 会前对于不熟悉的会场至少访问一次。
● 房间最好有窗，可以打开或关上以调节温度。
● 发言者需要知道空调器和灯光开关的位置。
● 洗室及其他设备应清楚地标明。
● 椅子应试坐十分钟，检查是否舒适。
小提示 34 ：要求你的助手检查当地公共交通运输的可利用情况，时间表和季节性变化。2.3.7 案例研究
随着公司的发展，会计部门与销售人员合作时产生了问题，所以会计经理在一个方便于销售部门的房间里召开一个会议，讨论一起工作的方法。
然而，房间太小，椅子不够，有些人得站着，挡住了别人的视线，致使他们不能看到经理。
正在翻动的图表。空调无效，窗也未开，所以室内闷热；一扇门开着，但这让办公室外面的噪声进入。财务经理被电话叫走，然后有几个人生气地走了。经理回来询问建议，但几 没有什么响应，结果未获得实际的解决办法。
选择了错误的会议场所：这个事例指出，尽管有完好的意图，却选择了一个不好的会议场所，实际上是损害而不是改善了两个部门之间的关系。在一个没有打扰且有足够空间容纳参加讨论的全部成员的中立处，两部门的聚会可能会获得更积极的结果。
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2.3.8 关注音响效果
一个构建良好的会议室并不保证能有一个好的会议，但是它可显著增加这种机会。记住你的会议目标。大多数会议的主要目的是与别的与会者口头交谈来分享信息，所以优良的音响效果是必需的。即使在一个小房间里只有少数人进行交流也会有这种问题，而音响效果对于有众多与会者参加的会议尤其重要。如果运用视觉因素，例如使用视觉辅助装置，视听效果都必须良好，所有椅子的安放位置都不能有碍视线。
小提示 35 ：找一个肯定不会受到打扰的会议场所。2.3.9 在良好的氛围中开好会议
好的设备有助于气氛，如良好的音响装置、适宜的照明以及舒适的座位。如果听众注意力不分散，就能集中在发言者身上。发言者会由此受到鼓励而讲得更好。
0 2.3.10 案例研究
一家广告公司安排会见一个潜在的客户，讨论一项宣传活动。这个客户的工作场所相当远，是一个小型的开放式办公室，所以广告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭店。
会前一周，广告公司的一名成员来饭店检查会议室，看到一套多媒体系统和一张大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套标准的视听设备，因为他知道自己公司的展示是使用这种设备来准备的。开会那天，广告公司的执行人员提早到来测试影响强度，并将座位安排成半圆形，调整了窗帘和空调，并定好了点心。会议进行得很顺利，广告公司赢得了这个新的客户。
提供完善的会议场所：正如这个事例所表明的，每件事均须预先组织，并有一个试运作过程，这样这个广告公司能预先排除潜在的问题，从而能集中在他的展示工作上。另外，这里广告公司做了一个明智的决定，拒绝了现代化硬件，而使用较老式的但更恰当的设备。2.4 安排座位
与会者座位的安排对会议的成功有很大的影响。预先考虑座位安排，如果必要，设计一个座位安排方案，给会议创造一个良好机会来达到目的。
小提示 36 ：考虑多个安排座位的方案，然后选择其中最恰当的一个。
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2.4.1 一对一会议
在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会议的格调，并影响讨论的进程。如果你正在主持会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。一对一会议有三种座位安排：支持性的、合作性的和面对面的。为了解与会对方对会议气氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到会前你先坐下，再看他坐在哪里。
支持性的：如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边就座，这有助于消除障碍且可进行目光接触。
合作性的：坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。
面对面的：坐在桌子的对面，使自己与另一人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。
小提示 37 ：在非正式的会议上用圆形会议桌。2.4.2 就座分组
大型会议的目的决定会议安排。围绕一张桌子安排一群人就座时，用两种形状的桌子有三种基本的选择。如有谈判或对抗的可能性，选一张长方形的桌子，“双方”可相对而坐，在一边的中心安排一位中立的主席。要强调会议中的等级观念，主席就座于长桌的顶端。对于较非正式、不分等级的会议，选择一张圆桌，每个人平等的围桌而坐。如果一个会议的参加人数众多、将在礼堂或大房间内举行，就将座位安排成行且面对主席。2.4.5 文化差异
等级在某些文化中显得特别重要。在亚洲许多地区，年龄有很大的份量，所以最年长者在会议上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性与职位相联系，所以一个资力较低的副总裁决不会被安排在比总裁更重要的座位上。
面对面就座：当你在讨论问题或试图做出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边。主席坐在团队成员之间。
显示等级：如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资力递降顺序就座。主席坐在长桌的顶端，资力最浅者坐在离主席最远处。
自由讨论：如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌。主席可坐在任何一个座位上
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小提示 38 ：确保任何与会者能互相看到。2.4.6 运用策略来排座
主席坐的位置决定了其他座位的意义。习惯上主席位置在长桌的顶端，其右手座位是最优先的位置。但并不一定要这样排座。
策略性排座是以与会者会受其邻座的影响这个假设为基础的。明确你想从会议得到什么，然后通过安排座位帮助你达到目的。对于有争议的问题，通过座位安排把派系分散开，避免让观点相反或观点十分相似的人相邻而坐，这样做，使观点泾渭分明，并防止讨论离题。可根据你了解和分析的与会各人对所要讨论问题的观点，来构划座位安排图。目光接触对于向自己团队的成员表示下一步将做什么是很重要的。想一想谁应该能够与谁进行目光接触，相应地安排人们的座位。
小提示 39 ：安排座位时，使就座者相互间保持一臂间距。
小提示 40 ：不要让与会者就座于直射的阳光下。2.4.7 分散对抗
画一张座位安排表，以与会者对即将讨论的最有争议的问题的观点为依据，这会有助于分散与会者在这一事项上的对抗性。
图例 主席 意见未定者 支持者 反对者 视线 意见未定者看着主席寻求引导 反对者坐在主席对面，在讨论中起很大作用 意见未定的与会者可清楚地看到和听到全部观点 动议的支持者坐在其他支持者的斜对面，可以直接看到其他支持者 动议的反对者被支持者的座位隔开 支持者在这个位置上有利于把情况传给意见未定的出席者 主席与大部分与会者尤其是意见未定者保持目光接触 反对者坐在主席旁边以“平衡”会议桌
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支持者可以影响那些反对者2.4.8 观察座位安排
如果会议没有正式排座，可观察别的与会者坐的位置，相应地选择你自己的座位。某人坐的位置可能显示他对所讨论的问题的感觉以及他想在会上起什么作用。强硬的反对者可能会选择靠近主席的位置向全体与会者发号施令。坐在中间可能提示希望充分参与或对会议桌那边的讨论起支配作用。如果你是主席，尽力劝说声音最响、最直言不讳的人坐在你的正对面。
小提示 41 ：要求与会者关闭移动电话或传呼机。2.4.9 解读就座模式
会议桌周围的每一个座位你都能有所获，这决定于你想得到什么。试着从其他与会者坐的位置“读”出他们的目的。
坐这个位置有良好的视线，可以看到全体与会者 桌子中央位置能让与会者在会议上发挥积极作用 没有什么意见的与会者选择这个位置，希望不被卷入 强有力而且自信的发言者取与主席正面相对的位置 与自信心很强的发言者观点相同的与会者坐这个位置 主席的右边是传统的优先位置 主席或主要发言者为控制会议选择的强有力的位置 小提示 42 ：不要用太舒适的椅子，它们会使与会者感到懒洋洋。
0 2.4.10 陈述你的理由
你的情况介绍会受到你与听众之间座位安排的影响。巧妙地安排别人的座位，可使你更容易达到目标。让听众坐在你的周围，意味着合作性与非正式的讨论，但它可能无助于你左右别人的观点。站在离你的听众有一段距离的位置，坐在台上或坐在桌子后边，会提高你的权威性和风度，但可能阻挠双向讨论，并且也较难评估他们的态度。2.5 准备会议用品
大多数会议的成功在很大程度上依赖于事先的准备和组织，包括为这些场合提供恰当的设备和材料——其中有会议地点，各种视听设备，以及书写材料。
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小提示 43 ：会议开始之前检查全部视听设备是否都能工作。2.5.1 要做的事
1． 检查是否预定了点心。
2． 检查休息室的设备是否够用。
3． 保证有足够的停车位置。
4． 多准备一些书面背景材料，以防有些与会者遗失了这些材料。
5． 确定供电系统是否正常。2.5.2 组织会议场所
在会议场所，你可能只有有限的一点时间可以检查设备，安排座位，准备好视听设备如投影仪和屏幕，以及分发议程和背景材料。如果真是这样，考虑多找些人来帮忙，作会前准备和会后的收拾整理。
如果使用一个确定的会议室，会前检查那一天的会议室是否被双重预定。预定的时间应比你所使用的时间更长一些，以便准备好开会所需的设备和会后撤走设备。检查座位装置是否适合你的需要，并且确保会议前后房间是整洁的。2.5.3 选择视听设备
在大型会议、演讲和讨论会中，为了突出所讨论的要点，视听（AV）设备用得越来越多。
每一个部门都要做好商品规划,我们企业走的路线不是规模扩张,而是做精做细,朝着世界上最优秀的单店来做。从环境、商品、管理到人员的精神面貌、专业能力,就像商业的卢浮宫一样。但是现在我们的商品规划、品类还需要提升,将来把商品做成世界商品博览园,我们要做的不是在中国领先,而是在世界上是最好的。把我们的理念和文化都在商品上体现出来,让我们的爱去推动商业的发展,为人类生活品质的提升做出贡献。
2. 关于思想和胸怀——做一个有自信、有思想、有伟大情怀的人
真正的幸福超越利益和自私,真正的性是纯洁的,性不是生理,而是博爱。树立一个伟大的梦想,因为我们要做一个行业的标杆,让思想去鞭策我们成为一个伟大的人,一个胸怀坦荡的人,一个优秀的人。相信自己,大方一点,宽容一点,舍得一点,用善良的心去对待别人,让理念指引我们的思想,做一个光明磊落、敢爱敢恨的人,一个真实的人,一个拥有伟大情怀的人。
3. 关于尊重商品——尊重商品,不要利用商品,因为它们也是有思想、有感情的,要和它们成为朋友
每一件商品都是有生命的、有思想的、有感情的、有价值的。所以,我们必须要尊重它、要爱它。把对顾客的爱、对自己的爱融入到商品中去,这样的商品才是有灵魂的商品,才能更好地服务于顾客,服务于社会。
4. 关于精细化——无论做什么,都要做出一种境界
前进的路上永远有很多问题,如果你永远都是在推动你的工作,推动你的事业,推动你的人生,向更好、更精细化的方向去发展,把精细化的思想融入到工作和生活中,那么就会越来越自信,生活就会越来越幸福,人生就会越来越轻松。那样我们做的商品才会是有故事的商品,有文化底蕴的商品,有生命、有价值的商品。
5. 关于对顾客的爱——要把爱延伸到商品上面,帮助顾客解决问题
我们做商品的时候是想着顾客的,介绍商品的时候也是想着顾客的,是想办法帮助顾客解决问题的,而不是找理由、找借口。比如说顾客要一件商品,而这件商品是你柜台上的最后一件了,那你肯定不会卖了,因为那是一种感情。如果顾客一定要这一件商品的话,你可以去外面帮顾客采购;如果是停产的商品,那么你就给顾客详细地解释这件商品是什么时候厂家停产的,现在又有哪一件产品替代了它,并且把新的功能讲解给顾客,相信顾客也一定会理解的;如果碰到顾客非要买这种停产的商品的话,那么你就去外边帮顾客买到,前提你一定给顾客解释,这样可能就要增加相应的费用。我们都能这样去做的话,相信会得到越来越多的顾客的认同和理解,至少我们是帮顾客解决问题的,我们能不让它们失望。把爱延伸到商品上面,体现在顾客身上,让商品为顾客服务、为社会服务。
6. 关于缺货登记——不能让顾客失望
商品的品类要齐全,有些东西如果我没有怎么办?我会去外边为顾客采购,甚至去对手店里买,也不会让顾客失望。最远的一次好像是一件单品用飞机空运回来的。当然这样卖一件单品是赔钱的,但是我愿意,因为我不想让顾客失望。我们做商业的就应该有这个责任去满足顾客的愿望。
7. 关于精益求精、专业专注——要做就做一个业态的领袖
虽然我们有了现在的理念,但是我们的技术跟不上,导致了流程不清晰,系统不完善,标准不清晰,对商品文化的理解,对服务的理解都不到位,所以说我们现在的要求要非常高,因为我们要做就做一个业态的领袖。如果我是做电器的,那么我们就是整个电器行业的标杆(质量保证、品类齐全、功能领先、服务完善)。
8. 关于爱顾客——要站在顾客的角度去考虑问题
我们要爱顾客,要想到顾客的需求,不要按照自己的想法去做,要把这种爱融入到自己的做人做事中去,不要站在自己的利益上去考虑问题,不要违背了“利他之心”的理念。爱是什么?爱是最幸福的东西、最美丽的东西、最纯洁的东西、带着爱去做事的时候,才会把商品的价值诠释出来,才会把最美好的东西带给顾客,才能让商品为顾客提升生活品质。
9. 关于利他之心——只有真正高品质的商品,才是真正为顾客着想,才能对得起消费者,这就是利他之心
新闻出版总署：不再保留报刊编辑部体制
7月30日，新闻出版总署发布了《关于报刊编辑部体制改革的实施办法》，对经新闻出版总署批准从事报刊出版活动、获得国内统一连续出版物号、但不具有独立法人资格的报刊编辑部体制改革作出部署。《办法》强调，原则上不再保留报刊编辑部体制，对现有报刊编辑部，区别不同情况实施不同改革办法。
新闻出版总署等三部门联合督查有偿新闻治理情况
8月2日，由新闻出版总署、中纪委驻总署纪检组、全国“扫黄打非”工作小组办公室组成的中央督察组，赴广西、海南对打击“新闻敲诈”治理有偿新闻专项行动贯彻落实情况进行督查。督查小组还将陆续分赴河南、贵州、内蒙古、山西、安徽、江西等地进行专项督查。各省（区、市）新闻出版行政部门联合“扫黄打非”办公室、驻局纪检组监察室也于8月10日前对本地区打击“新闻敲诈”治理有偿新闻专项行动贯彻落实情况进行了督查。
广电总局表彰部分电视节目
8月，广电总局对64家卫视部分综艺节目提出表彰，并下发了《关于表彰2012年广播电视创新创优栏目的决定》，对今年以来创新创优取得突出成就和经验的18个电视栏目、10个广播栏目予以表彰。表彰名单中包括天津卫视《非你莫属》，江苏卫视《花样年华》以及浙江卫视《中国好声音》等。《决定》指出，这些受到表彰的栏目，绝大部分是原创栏目，也有一些引进消化吸收再创新栏目，其共同特点是坚持正确导向，注重社会效益，体现以人为本。
会议
三网融合中国峰会在中国国际展览中心举行
8月22日至23日，第四届三网融合中国峰会（CNCS2012）在北京中国国际展览中心举行。此次峰会以“新电视?新模式?新生态”为主题，由中国广播电视协会和北京国际广播电影电视设备展览会组委会共同主办、中广互联承办，邀请了相关政府主管部门、研究机构、业界专家及企业共同研讨、解读三网融合领域新的政策趋势、新的技术动态，全面探讨传统电视新的业务形态与发展模式，为建立新的电视生态体系、促进我国电视业的转型与三网融合进程建言献策。
第十九届北京国际图博会开幕
8月29日，第十九届北京国际图书博览会在中国国际展览中心(新馆)开幕。包括主宾国韩国在内，参展的还有来自75个国家和地区超过2000家的中外出版单位。此次图博会由新闻出版总署(国家版权局)、国务院新闻办公室、教育部、科学技术部、文化部、北京市人民政府、中国出版协会、中国作家协会联合主办，中国图书进出口（集团）总公司承办。本届图博会较往届相比，海外参展势头更为活跃，届时将有来自韩国、丹麦、英国的作家、诗人参加出版交流活动。
第十一届中国长春电影节开幕
8月20日，第十一届中国长春电影节在长春开幕。本届电影节开幕式以“中国长春电影节20年历程”为主线，以“电影人回家”为主题，对以往十届电影节进行了回顾。本届电影节共有268部华语影片报名参赛参展，最终32部影片入围。电影节期间，参赛参展影片展映、港台影片展映、国际电影展映和华语新片推介等活动也陆续举办。
报刊图书
粤传媒正式更名
8月2日，粤传媒资产重组客户答谢会在广州举行，重组后的粤传媒正式更名为广东广州日报传媒股份有限公司。粤传媒的三大全资子公司包括：广州日报报业经营有限公司，主营《广州日报》的广告、发行、印刷业务；广州大洋传媒有限公司，主营12家系列报刊的广告、发行；广州日报新媒体公司，主营以大洋网、数字报纸、移动互联网为主的新媒体业务。
长沙晚报报业集团《星沙时报》创刊
8月6日，长沙晚报报业集团旗下的《星沙时报》创刊仪式在湖南长沙县星沙举行。《星沙时报》开设了要闻、民生、经济等多个栏目，立足本土，以促进长沙地区经济社会发展为宗旨。该报主要面向长沙县、经开区发行，还将投递至湖南省委、省政府和长沙市委、市政府以及重要省直、市直部门。同时，通过邮发覆盖在外地工作的长沙县籍知名人士。
《中国印刷年鉴》绿色出版行动开启
2012年8月28日，由中国印刷技术协会携手中国印刷杂志社主办，山东斯道拉恩索华泰纸业有限公司、天津东洋油墨有限公司及北京盛通印刷股份有限公司联合协办的“《中国印刷年鉴》绿色出版行动”新闻发布会在北京召开。《中国印刷年鉴》执行主编张震一向与会代表介绍了《中国印刷年鉴》的发展历史及此次活动从策划到具体方案落实的有关情况。据悉，《中国印刷年鉴》（2012卷）将成为我国印刷界的第一本绿色出版物。
百年《新青年》杂志换新颜
8月，由宁夏人民出版社出版的《〈新青年〉简体典藏全本》正式与读者见面。《新青年》由陈独秀于1915年9月在上海创办，1926年7月停刊，是20世纪以来中国最具影响力的杂志之一。《〈新青年〉简体典藏全本》改繁体为简体，改竖排为横排，在内容和语言表达上尽量保持了原貌，不仅可以使读者借助它更加清楚地了解五四新文化的传统，而且也能够为专家学者的研究提供更多便利。
广播影视
央视奥运收视升7倍
伦敦奥运会期间，央视动用了一套、五套、七套和新闻频道全面播出奥运赛事以及与奥运相关的新闻访谈节目，产生了整体收视效应。收视率调查显示，7月28日、29日、30日这3天，央视13个频道整体收视率出现猛增势头，其中黄金档比平时上升了57%，白天收视率比平时上升了68%。上升最快的是央视五套即奥运频道，黄金时段上升了689%，各个地方频道的综艺节目均受奥运冲击。
纪录片《中国功夫》将在全球播映
从成本的角度分析会议管理
什么是会议成本
会议成本是指与会人员及服务人员花费在会议期间的时间量价值、相当于工作量价值及其经费开支的总和,即时间成本、效率损失成本和直接会议成本。
会议成本的类型
会议作为工作手段的一种，也和其他行为方式一样有它的成本。一个是直接会议成本。这种成本也可以称为会议花费，这些花费包括与会者到达会场的旅行费用、会议期间的住宿、交通等费用、会场的租金、相关文件资料的费用等等。这些花费都比较直观、清晰，也比较容易预估和统计。另外一个是时间成本。它由与会者的会议准备时间、到达会场的旅行时间以及会议工作人员(包括会议秘书)的时间和与会者的人数等几个相关因素组成。有时，这种时间成本可能由于各种比如与会人员的准备时间太长且零碎等因素，造成难以统计和计算，我们可以把它转化为金钱成本。金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资构成。
还有一个是损失成本。这个成本是由于与会者参加会议，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失。这个成本比较隐蔽，很多时候会被忽略掉，但它形成的结果又实实在在的摆在眼前。比如公司的周例会，可能有不少参加周例会的人有这样的经历，开会时心不在焉，因为还在想着某个客户的电话或许马上就要打进来了，前台或者秘书不一定处理得好，会跑单。
控制会议成本的有以下几个方法
1、制定会议计划，会议的议题可控，长短可控，思路可控，效率高且效果好。
2、找干练主持人，主持人可以拉回跑题者，可以调节斗争者，激活沉默者。
3、减少例会频率，增多随机小规模会议，可以大大节省会议人力成本，减少劳民伤财的事情发生。
4、增加视频会议的设备，其实非常便宜，我就有个朋友做视频会议，可以减少远程控制会议的费用
会议成本计算方法
会议成本=会议工时成本+效益损失成本+会议直接成本。
即：会议成本=参会人员平均小时工资×薪资附加值系数×会议小时数×(参会人数+2)×(1+1.5)+会议直接成本。
会议成本增加的原因
造成会议低效的原因很多，归纳起来主要有以下几点：
会议时间安排不当。比如会议安排在快下班的时候召开，这时候大家已饥肠辘辘，而且可能已疲惫不堪，甚至可能归心似箭了，大家的精神和心绪都无法集中，会议结果必然是流于形式了。
降低会议成本的方法与途径
降低会议成本的前提是要先明白会议的类型
在会议成本观念没有建立起来之前，会议的成本很可能失控；特别是时间成本和损失成本，非常有机会居高不下或是大得惊人。
但是会议是必需的，它有着其他沟通方式不具备的优势，比如周例会，在总结和规划方面就很有效；而且各种会议都有它召开的合理时间和频率，这种时间和频率与会议的类型有关。
沟通型：这种会议最重要的功能在于交流信息、内部协调、得出结论等；比如部门协调会、头脑风暴就是这种类型的会议。在这种会议里大家就是要把自己的观点、想法、信息谈出来，相对的会议气氛会轻松随意些；特别是头脑风暴，更是要大家的思维发散出去，甚至可以不需要得出结论。管理型：这种会议主要在对一些事物进行规范或是宣布政策和决定；典型的像阶段性工作分配会议等；这种会议就是要让大家明白一些事情或规定，不需要大家就会议的内容、事项作讨论，只需要按照上面的规定执行。
决策性：这类会议主要是得出某些决定或方案；比如董事会、一些流程的制定会等等。这些会议的主要目的是要针对某个或某些具体的问题达成一致，并最后得出统一的结论并规范大家按结论去行动。
知道了会议可能出问题的地方，我们就可以有针对性地去预防和调整自己的行为，尽量让每次会议都可以高效；除了调整上面的那些方面外，还有一些细节可以帮助我们做得更好：
1、参加会议的人员数量要控制合理，不能太多也不能太少；与会者在公司的层级不能选树过大，应保证每人都能在正常的压力下畅所欲言、各抒己见。
2、要心胸宽大，接纳各种意见，并给每个发言者以鼓励和赞扬；善于倾听和理解，不忽视各种看是微不足道意见和看法；注意措辞，不要打击
了他人的积极性，特别是对此不同意见的人。每个与会者的风格、能力、经验、思维方式和看问题的角度都可能不一样，就有可能形成理解的偏差或误解，甚至是冲突，这时候既要有积极正面的心态，还要善于利用各种技巧来保证会议在正确的氛围下进行。
3、注意会议的主题和大家讨论的方向又无偏差，要适时把会议方向拉回来；同时还应注意会议过程中可能产生的从众心理，多鼓励持与大家不同意见的人多发言，并给予适当的鼓励和赞扬；对于要公布的既成决定，要控制会议不再讨论，如的确需要，可以里外安排会议专门讨论。
4、控制会议按流程进行，掌握好时间，尽量不要推迟或延长会议；对每个与会者的发言时间应该有的限定；如果会议议定需要得出结论的，要事先告诉与会者，让他们心里有数；这些都可以在会议议程里写明。
5、会议得出的决定和结论应该落实到部门或人，并且确定完成需要的时间、资源、配合以及遇到问题时可以到何处或向谁活的帮助等等。
6、安排会后跟踪，确定会议的决定和结论能够有效实施。
对于参会者而言：
1、以积极正面的心态面对会议。开会能够直接表现与会者的业务能力、沟通能力、人际关系的处理以及应变等等能力，同时还可以与其他与会者进行交流；这既是展现自己的一个舞台，也是提高自己的机会。
2、明确会议目的，做到事前准备充分，发言有的放矢。这样既能节省时间成本，又能让大家明确自己的想法和问题，有助于得到帮助和帮助别人。
3、会前做好准备，除了准备好自己要发言的内容以外，还应大致了解一下其他与会者可能发言的内容，并且应该考虑到自己可能会被提问，有可能的话也准备一下应该提出的问题或意见。
作为会议的协助人员
1、要事先准备好会议议程，并在会前打好发到每个与会者手上，让每个参与者都明确了解会议的目的、主题、程序、参与人员构成等等；如果需要大家同意讨论的问题，应事先将这些问题的相关资料准备好，随会议议程一同发给每一个与会者。
2、要做好会议记录，并且会议结束后及时整理发给每个与会者和相关部门。
3、如果会议的除了需要成文的规定或决策，要及时将会议记录给决策人过目签名，然后再下发。
会议的地点安排不当。比如头脑风暴安排在一个人声鼎沸的公园里，这下好了，大家需要找创意找灵感的条件都没有了，总会不断地被人打扰，会议怎能有好的结果呢?
与会者的选择不当。比如产品设计会议没有请设计师却请了生产工人，这样怎么会有好的结果。
会议主持人选择不当。如果会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容、局面时，或者主持人的风格与会议需要的气氛不匹配时，会议都可能的失控，结果也不会好到哪里去。
会议的准备工作未能做好。会议前没有及时通知大家，大家没有足够的时间准备需要的资料，或者无法安排时间参加会议造成缺席；这种会议的效果自然大打折扣。
分公司会议、活动管理办法
一
目的
为适应分公司今后发展经营需要，对分公司今后在各年度中必须召开的各类会议及要求加以明确，以确保分公司今后发展计划目标的顺利实现。二
会议类别
1、分公司经营管理类会议
2、分公司生产管理类会议
3、分公司员工思想教育类会议 三
各类别会议名称
1、分公司经营管理类会议： 1-1《分公司中长期发展目标会议》
1-2《分公司年度经营目标及经营支出财务预算指标会议》
1-3《分公司年度机构设置、人事任免、部门及人员职能范围工作分工会议》 1-4《分公司年度经营成本节约管理会议》 1-5《分公司年度安全生产管理目标会议》
1-6《分公司年度客户资源维护及市场开发管理目标会议》 1-7《分公司品牌维护及公共关系管理目标会议》
1-8《分公司上年度工作总结及下年度工作计划工作会议》
2、分公司生产管理类会议： 2-1《分公司总裁每季度办公会议》 2-2《分公司执行总经理每月办公会议》 2-3《分公司全员周例会》 2-4《分公司高管及部门经理季度、半年度、年度主要工作及目标完成进度上报及督办工作会议》
2-5《分公司项目投标决策工作会议》
2-6《分公司承包各项目开工前成本审查、控制目标办法、工作计划、经营管理目标、安全生产计划及目标、主材采购、用工计划专项工作会议》
2-7《分公司合作各项目中标后开工前工作计划、目标、安全生产计划、目标、主材采购、用工计划专项会议》
2-8《分公司各项目工期间重大问题处理专项工作会议》 2-9《分公司自营各项目竣工总结会议》
2-10《分公司全员年度职能分工完成情况、绩效考核、分公司年度经营目标及指标考核工作会议》
3、分公司员工思想教育类会议：
3-1《分公司员工制度学习、职能范围、技能培训工作会议》
3-2《分公司表扬先进、批评后进、罚违纠错、反贪腐整风工作会议》 3-3《分公司年度感动“今日”、突出贡献、优秀员工评选工作会议》 3-4《分公司员工民主生活会议》
四
召开各类会议：时间、地点、参加人员、会议主持人、会议主题、会议目的、会议记录整理人
1、分公司经营管理类会议：
1-1《分公司中长期发展目标会议》
1-1-1会议时间：每三年一次，每三年中的第一年的3月15日前。
1-1-2会议地点：分公司会议室
1-1-3会议主持人：总裁
1-1-4参加人员：分公司全员
1-1-5会议主要议题：分析市场经济宏观形势；分析过去发展方向、经营目
标、管理制度、经济指标存在的问题、矛盾、缺失。
1-1-6会议主要成果：制定分公司未来3-5年间发展方向、经营目标、经济
指标。
制定管理制度、确定重大新举措等；确定中长期发展总目标。
1-1-7会议记录人：行政部负责人整理行文。
1-2《分公司年度经营目标及经营支出财务预算指标会议》
1-2-
1、会议时间：每年度一次，每年度3月15日前
1-2-
2、会议地点：分公司会议室
1-2-
3、参加人员：总裁、执行总经理、副执行总经理、中心主任、部门经理。
1-2-
4、会议主持人：总裁
1-2-
5、会议主要议题：分析分公司上年度经营各项费用收、支情况；分析
分公司上年度生产各项费用收、支情况。
1-2-
6、会议主要成果：确定分公司当年度经营目标、指标，生产目标、指
标；与各责任人签订经营目标、指标责任书。
1-2-
7、会议记录人：行政部负责人整理行文。
1-3《分公司年度机构设置、人事任免、部门及人员职能范围工作分工会议》
1-3-
2、会议地点：分公司会议室
1-3-
3、参加人员：分公司全员
1-3-
4、会议主持人：总裁
1-3-
5、会议主要议题：分析分公司上年度的管理架构、人事任免、部门及
人员职能范围工作分工在上一年度的管理与生产中的问题、矛盾。
1-3-
6、会议主要成果：确定分公司新一年度的管理架构、人事任免、部门
及人员职能范围工作分工调整意见。
1-3-
7、会议记录人：行政部负责人整理行文
1-4《分公司年度经营成本节约管理会议》
1-4-
1、会议时间：每年度1月15-20日
1-4-
2、会议地点：分公司会议室
1-4-
3、参加人员：分公司全员
1-4-
4、会议主持人：执行总经理
1-4-
5、会议主要议题：讨论分公司年度生产成本及财务控制管理办法，讨
论本年度分公司经营支出财务预算计划
1-4-
6、会议主要成果：寻求更好更多的降低成本的途径，实现企业利润最
大
强化财务监督管理工作，力求积极防患于未然。
1-4-
7、会议记录人：行政部文员
1-5《分公司年度安全生产管理目标会议》
1-5-
1、会议时间：每年度3月15日前
1-5-
2、会议地点：分公司会议室
1-5-
3、参加人员：分公司全员
1-5-
4、会议主持人：执行总经理
1-5-
5、会议主要议题：学习政府、行业主管部门、分公司的关于安全生产的管理法规、条例、办法；列举社会、分公司过去的安全事故案例；查找分公司经营活动中易发的安全隐患事项。
1-5-
6、会议主要成果：制定分公司《安全生产实施管理办法》；确定分公司
当年度各安全生产责任人及管理目标。
1-5-
7、会议记录人：行政部负责人整理行文
1-6《分公司年度客户资源维护及开发管理目标会议》
1-6-
1、会议时间：每年度12月20-30日间
1-6-
2、会议地点：分公司会议室
1-6-
3、参加人员：分公司全员
1-6-
4、会议主持人：总裁
1-6-
5、会议主要议题：分析分公司客户资源种类、查找潜在客户资源名录；
探讨：维护客户资源、开发客户资源、管理客户资源办法。
1-6-
6、会议主要成果：确定分公司潜在客户资源名录；制定：维护客户资
源、开发客户资源、管理客户资源办法；确立开发客户资源及管理客户资源目标。
1-6-
7、会议记录人：行政部负责人整理行文
1-7《分公司年度品牌维护及公共关系管理目标会议》
1-7-
1、会议时间：每年度3月15日前
1-7-
2、会议地点：分公司会议室
1-7-
3、参加人员：分公司全员
1-7-
4、会议主持人：总裁
1-7-
5、会议主要议题：讨论分公司品牌内涵、覆盖范围；公共关系覆盖范围维及公共关系管理策划案
1-7-
6、会议主要成果：制定分公司品牌管理的战略性文件，确定品牌的营
销策略、广告公关促销等传播活动策划案，并使之适应分公司文化及发展需要；增强全员的公关意识，提高全员公关的自觉性，加强整体的公关配合与协调，形成浓厚的组织公关文化气氛，使全体人员认识到，一个组织的形象、信誉这种无形资产比有形的资金、设备更为珍贵。
1-7-
7、会议记录人：行政部文员
1-8《分公司上年度工作总结及下年度工作计划会议》
1-8-
1、会议时间：每年度1月15日-20日间
1-8-
2、会议地点：分公司会议室
1-8-
3、参加人员：分公司全体员工
1-8-
4、会议主持人：总裁
1-8-
5、会议主要议题：高管、各部门负责人总结上年度各项工作情况，总
结经验和教训，展望分公司下年度工作计划。
1-8-
6、会议目的：讲评各部门上年度工作要点及存在问题，落实各项管理措施，明确本年度各部门工作计划。
1-8-
7、会议记录人：行政部文员
2、分公司生产管理类会议 2-1《分公司总裁每季度办公会议》
2-1-
1、会议时间：每季度的最后一个月的第四周周五9:00-11:00 2-1-
2、会议地点：分公司会议室
2-1-
3、参加人员：分公司总裁、执行总经理、副执行总经理、总监、主任 2-1-
4、会议主持人：总裁
2-1-
5、会议议题：分公司经营策略的局部调整，高管季度工作总结，下季度工作计划。
2-1-
6、会议目的：传达分公司相关精神，要求高层管理者指导各部门高效、有序的完成既定工作目标。
2-1-
7、会议记录整理人：行政部负责人 2-2《分公司执行总经理每月办公会议》 2-2-
1、会议时间：每月第四周周五下午3:00-5:00 2-2-
2、会议地点：分公司会议室
2-2-
3、参加人员：分公司执行总经理、副执行总经理、中心主任、部门经理
2-2-
4、会议主持人：执行总经理
2-2-
5、会议主题：各部门本月工作总结，下月工作计划；需要其他部门协助解决的问题；对分公司或其他部门的建议；表决或修订制度；项目进度款支付情况。2-2-
6、会议目的：传达分公司相关精神，要求各部门高效、有序的完成既定工作目标。
2-2-
7、会议记录整理人：行政部负责人 2-3《分公司全员周六例会》
2-3-
1、会议时间：每周五上午10:00-11:00 2-3-
2、会议地点：分公司会议室 2-3-
3、参加人员：分公司全体员工 2-3-
4、会议主持人：执行总经理
2-3-
5、会议主题：各部门的周工作总结与周工作计划，双方或多方处理不了的问题，需要其他部门协助解决的问题，对分公司或其他部门的建议，表决或修订制度，项目应收账款情况，会议纪要、决议执行情况通报，通报好人好事、分公司或个人获得的荣誉。
2-3-
6、会议目的：传达分公司相关精神，讲评各部门工作要点及存在问题，落实各项管理措施，帮助下属解决工作中遇到的困难和问题，并对下一步工作进行指导。
2-3-
7、会议记录整理人：行政部文员
2-4《分公司高管、部门经理季度、半年度、年度主要工作、目标完成进度通报及督办工作会议》
2-4-
1、会议时间： 不定期 2-4-
2、会议地点：分公司会议室
2-4-
3、参加人员：分公司执行总经理、副执行总经理、主任、经理、文员 2-4-
4、会议主持人：行政部经理 2-4-
5、会议主题：讨论相关工作的完成进度情况；通报各部门完成情况。2-4-
6、会议目的：要求各项工作负责人切实将会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施按照落实要求，层层进行传达贯彻，力求达到具体的成果。
2-4-
7、会议记录整理人：行政部文员 2-5《分公司项目投标决策工作会议》 2-5-
1、会议时间：根据项目实际情况设定 2-5-
2、会议地点：分公司会议室
2-5-
3、参加人员：执行总经理、成本管理中心主任、市场开发管理中心主任、经营服务部经理、预决算部经理、行政部经理、预算员
2-5-
4、会议主持人：执行总经理 2-5-
5、会议主题：自营项目的投标可行性
2-5-
6、会议目的：通过盈利点、项目的可操作性等多方面论证该项目是否具可操作性
2-5-
7、会议记录整理人：行政部负责人
2-6《分公司承包各项目开工前成本审查、控制目标办法、工作计划、经营管理目标、安全生产计划、目标、主材采购、用工计划专项工作会议》
2-6-
1、会议时间：根据项目实际情况设定 2-6-
2、会议地点：分公司会议室
2-6-
3、参加人员：执行总经理、工程管理中心主任、成本管理中心主任、材料设备管理中心主任、财务部经理、预决算部经理、成本合约部经理、项目经理、行政部经理 2-6-
4、会议主持人：执行总经理
2-6-
5、会议议题：自营项目的盈利目标管理及工作计划、人员分工 2-6-
6、会议目的：明确本次项目的盈利比例、人工及材料成本比例，确定项目的具体责任人，责任划分明确。
2-6-
7、会议记录整理人：行政部负责人
2-7《分公司合作各项目中标后开工前工作计划、目标、安全生产计划、目标、主材采购、用工计划专项会议》
2-7-
1、会议时间：根据项目实际情况设定 2-7-
2、会议地点：分公司会议室
2-7-
3、参加人员：执行总经理、工程管理中心主任、成本管理中心主任、材料设备管理中心主任、财务部经理、预决算部经理、成本合约部经理、项目经理、行政部经理
2-7-
4、会议主持人：执行总经理
2-7-
5、会议议题：项目的具体生产计划及目标
2-7-
6、会议目的：具体划分项目的生产流程、预算所用材料品牌及数量，该项目完工时间及效果。预计会出现的问题。
2-7-
7、会议记录整理人：执行总经理助理
2-8《分公司各项目工期间重大问题处理专项工作会议》 2-8-1会议时间：根据项目实际情况设定 2-8-2会议地点：分公司会议室 2-8-3会议主持人：执行总经理 2-8-4参加人员：分公司全员
2-8-5会议主要内容：
2-8-6会议主要成果：
2-8-7会议记录人：行政部文员。2-9《分公司自营各项目竣工总结会议》 2-9-1会议时间：项目竣工后七个工作日内 2-9-2会议地点：分公司会议室 2-9-3会议主持人：执行总经理 2-9-4参加人员：分公司全员 2-9-5会议主要内容： 2-9-6会议主要成果： 2-9-7会议记录人：
2-10《分公司全员年度职能分工完成情况、绩效考核、分公司年度经营目标及指标考核工作会议》
2-10-1会议时间：
2-10-2会议地点：分公司会议室 2-10-3会议主持人：总裁 2-10-4参加人员：分公司全员
2-10-5会议主要内容：
2-10-6会议主要成果：
2-10-7会议记录人：
3、分公司员工思想教育类会议
3-1《分公司员工制度学习、职能范围、技能培训工作会议》 3-1-1会议时间： 3-1-2会议地点： 3-1-3会议主持人： 3-1-4参加人员：分公司全员
3-1-5会议主要内容：。
3-1-6会议主要成果：。
3-1-7会议记录人：。
3-2《分公司表扬先进、批评后进、罚违纠错、反贪腐整风工作会议》 3-2-1会议时间
3-2-2会议地点：分公司会议室 3-2-3会议主持人：总裁 3-2-4参加人员：分公司全员
3-2-5会议主要内容：。
3-2-6会议主要成果：。
3-2-7会议记录人：。
3-3《分公司年度感动“今日”、突出贡献、优秀员工评选工作会议》 3-3-1会议时间：
3-3-2会议地点：分公司会议室 3-3-3会议主持人：总裁 3-3-4参加人员：分公司全员
3-3-5会议主要内容：。
3-3-6会议主要成果：。3-3-7会议记录人：。
3-4《分公司员工民主生活会议》 3-4-1会议时间
3-4-2会议地点：分公司会议室 3-4-3会议主持人：总裁 3-4-4参加人员：分公司全员
3-4-5会议主要内容：。
3-4-6会议主要成果：。
3-4-7会议记录人：。五
召开各类会议管理要求：
1、各类会议在规定的召开时间里是否按时召开监察责任人：行政部负责人。
2、召开各类会议的筹备、组织、整理会议资料、分发、立卷、录音、存档责任人：行政部负责人。
3、召开各类会议牵头人：各类会议主持人
4、未按时召开各类会议及各类会议召开零成果责任人：各类会议主持人
5、未按时召开各类会议、召开各类会议零成果责任人处罚方式、标准、时间、用途：
1）处罚方式：扣发月综合工资。
2）处罚标准:分公司经营管理类会议：10000元/人/会议
分公司生产管理类会议：5000元/人/会议 分公司员工思想教育类会议：3000元/人/会议
3）处罚时间、用途: 未开会时间及中长期年末的次月发工资时由行政部负责人对责任人开具罚单交财务部扣除，转交行政部负责人处保管，用于分公司举办活动经费。
6、各类会议召开周期成果监察人：总裁。
7、各类会议召开周期零成果责任人：各类会议主持人
8、各类会议召开周期零成果责任人处罚方式、标准、处罚时间、用途：扣罚责任人绩效或年终奖金的20—50%，周期年末发放绩效或年终奖金时由行政部负责人对责任人开具罚单交财务部扣除，转交行政部负责人处保管，用于分公司举办活动经费。一）会议安排：
1、行政部每月末统一编制下月会议计划并公布。
2、凡分公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报执行总经理审批并报请行政部调整会议计划，未经行政部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。
3、由于阶段工作需要召开的会议，会议召集部门应在召开前1天报备行政部，由行政部进行统一安排后召开。
4、各部门工作例会必须服从分公司的统一安排，各部门小会不得安排在分公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向执行总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议部署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。二）会议准备：
1、分公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政部提前做好投影设备连接调试工作；
2、特别重大会议，应由行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容： a会议议程安排（应提前报交分公司领导或主要参会者）； b会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）； c会议场所布置； d会议服务人员的安排； e会议签到； f会后事项安排。
g会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。三）会议召开及传达：
1、应明确分公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。
2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。
3、会议内容要“精”、“短”、“实”，严格按照流程进行。与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。
4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。
5、与会人员必须用正式的会议记录本作详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务。
6、分公司会议的会议纪要由行政部专人负责整理并由分公司领导审阅签发，会议纪要在会后2日内分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。
7、会议结束后行政部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。分公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报分公司领导。
8、会议力求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会负责人要按照落实要求，层层进行传达贯彻，力求每次会议都有具体的成果。四）会议纪律
为严明会议记录，维持会场秩序，保持会议的质量和效果，特将会议纪律及相关事宜要求如下：
1、按照规定时间准时召开，参会人员提前5分钟入场，会前实行签到制，与会人员依次排座。参会人员不得迟到、早退和缺勤。遇特殊情况不能到会或不能及时到会的，应向主持会议的领导请假说明情况，不得无故缺席。
2、为保持会场的严肃性，除特殊情况外，会议期间与会人员不得随意进出。
3、会议期间严禁吸烟，通讯工具关闭或设置为振动、静音模式，不准在会场中接打电话或上网。
4、发言人员在会前做好准备，发言要简明扼要，不讲与主题无关的内容；发言不允许攻击他人或恶言相向。
5、严守保密制度，未经批准或形成决议未对外公布前不得泄露会议的有关内容和重大事项。否则，一经查实，从严处理。
6、有关学习会议参照会议纪律执行。六 附则
第一章 总则
第一条 为改进工作作风，精简会议，缩短会议时间，提高会议质量，加强会议管理，根据上级有关规定，结合本所实际，制定本办法。
第二条 会议的有效组织和管理是改善办公秩序，及时传递、执行和保存办公信息，提高办公效率的一种重要手段，本所各部门应重视对会议的组织和管理。
第三条 本办法所指的会议，包括本所党组会议、行政会议、所长办公会议等例会，各职能部门、业务部门组织的全所性不定期工作会议，以及在重要来访或外事活动过程中组织的全所性会议。
不包括本所及所属各部门组织的各类专业技术培训会议。
第四条 会议的管理部门为所办公室，会议的具体会务工作由承办部门协作安排。
第二章 会议召开原则
第五条 本所及各部门召开会议应遵循如下原则：
（一）精简。大力压缩会议，尽量缩短会议时间，减少与会人员。逐步利用现代网络和通信传播工具部署工作，能合并召开的会议尽可能合并召开。
（二）高效。召开会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分。
（三）务实。把工作重点放在科研、开发、管理和生产等重要部位，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题，可采取现场办公会议等形式，及时协调研究解决有关问题。
（四）节约。会议要厉行节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照有关廉政建设的各项规定执行，严禁铺张浪费。
第三章 会议安排
第六条 本所例行会议均列入例会制度，要求按照例行会议规定的时间、地点和内容组织召开。
第七条 本所临时组织的会议，涉及本所有关部门的，部门负责人应给予积极配合，保证会议所需材料、设备、器材、场地及时安排到位。
第八条 本所各部门组织的全所性不定期会议，均须经分管所领导批准后，提前7天报送所办公室列入会议计划。所办公室负责于每周星期五将全所各类会议统筹安排，编制会议安排表，印发到会议参加人员。
第九条 会议召集部门应做好会议准备工作，将会议主持者、议题、议程、与时间、地点安排报送所办公室，由所办公室统筹安排。
第十条 列入会议计划的会议，如遇特殊情况需更改日期、地点或会议内容时，会议召集部门应提前3天报送所办公室调整会议计划。未经所办公室同意，任何部门或个人不得随意打乱或更改正常会议计划。
第十一条 凡需要所领导参加的会议，召集部门应提前请示分管所领导，按分管所领导指示办理。
第十二条 对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，所办公室有权合并召开。对于准备不充分，或有重复性，或无多大作用的会议，所办公室有权拒绝安排。
第十三条 不定期会议必须服从统一安排，各部门会议不应安排在全所例会同期召开，应坚
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持部门会议服从全所会议，局部服从整体的原则。
第四章 会议管理
第十四条 会议召集部门应做好充分的会前准备工作，拟定会议议程、准备会议材料、落实布置会场、做好报到签到等工作。
第十五条 会议应有专人负责记录和整理：所党组会议由所人事劳资处负责记录，行政会议、所长办公会议由所办公室主任负责记录；各部门召集的全所性专业会议由各部门派专人负责记录；全所性的行政事务会议由办公室负责记录；部门会议由各部门负责记录。第十六条 会议原始记录应由会议主持人和主要与会人员签字认可。
第十七条 会议形成决议或决定事项需要所属各部门组织职工学习、贯彻、执行或全所职工知晓的，可编制会议纪要，及时印发各部门。
第十八条 会议材料的归档：各级会议的文件资料、会议记录、纪要、简报、照片、录像、领导讲话和题词等均应及时整理，按时归档。
第五条 会议纪律
第十九条 与会人员应遵守如下纪律：
（一）与会人员必须按会议通知时间准时到会，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，会议期间应将手机和传呼机打到振动方式（有特殊要求的会前另行通知）。
（二）会议须限时召开，无特殊情况应按时结束。发言应确定时间，紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。
（三）会议内容如有保密事项，与会人员必须严格遵守保密纪律。
第六章 附则
第二十条 本办法自XX年3月1日起实行。原规定同时废止。第二十一条 本办法由所办公室负责解释。
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1.目的: 为规范会议管理，提高会议质量,特制定此办法； 2.适用范围:公司全体成员；
3.会议原则：树立简明、高效之会风。
3.1布置工作讲标准（工作事项责任人完成时间进度检查）； 3.2检查工作问过程(完成过程汇报总结与检讨)； 3.3汇报工作讲结
果(总结与结论评价与调整)；
3.4请示工作讲方案(存在问题点与建议)； 3.5回忆工作讲感受(成绩与借鉴检讨).4.参会原则：
4.１专题会议内容所涉及的部门，至少有一名负责人到会；
4.２资源性问题会议及对公司重要政策的调整必须有总监及以上人员参会； 4.３对公司的政策性宣导会议需公司中层以上干部参与； 4.４会议采取签到制；
4.５总裁可视会议重要性决定是否例席，如需总裁出席会议，需提前与总裁秘书约定。5.职责：
5.1主持人：会前资料准备与会议召集；会中对会议效果的推进与会议进程控制；会后资料发放范围确定与共享，并对落实事务予以跟踪，直至关闭；对会务负领导责任；
5.2组织与会务：受主持人领导，负责会议前、中、后期的协助工作；具体负责会议准备（会场、人员）、签到整理并对参会情况予以通报、会议纪要整理与发放等；
5.3参会人员：会前准备；会中积极参与；会后就会议精神向下 作宣导，对落实事项向下作布署；
5.4稽核与跟进：检查各项会议执行情况；对会议决议与精神的贯彻予以稽核；对会中布置任务的完成与问题的关闭进行检查与稽核；并对稽核结果及时予以通报。
6.分类:会议按层级与范围分公司、部门两级，两级会议按性质再细分为例会、专题会、紧急会议，部门不设专题会。6.1例会：
6.1.1定义：有固定的召开频率，内容涉及公司经营、管理、服务领域；
6.1.2公司与部门的例会统一交由目录管理员(总裁办秘书)列入公司《例会名录》进行管理。《例会名录》的不定期调整由总裁办组织商榷并及时公布；
6.1.3已列入《例会名录》部门例会，部门对其调整与取缔拥有建议权，以联络单方式说明理由，由总裁办核准后，由目录管理员统一调整后公布；部门新增的例会,请知会目录管理员统一调整后及时公布；会务主持人员按《例会名录》要求如期召集会议.6.1.4《例会名录》的定期调整由总裁办每年年未组织一次,并依评估结论作调整,次年年初由总裁办公布当年《例会名录》，并对上各部的执行作情况汇报。
6.1.5《例会名录》常设信息点有:会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员、会务等。
6.1.6公司、部门的例会会议纪要或决议必须抄送总裁办备案。
7.专题会：凡因解决公司经营、管理、服务等领域的重要问题或事务，需涉及二个以上部门间（不含的二个）沟通与协调，可由提案人向总裁办秘书申请，由总裁办确认后统一安排与组织。8.会议要求: 8.1前期准备：
8.1.1除紧急会议外，其它会议至少提前二个工作日由会务将相关资料及开会通知发至各与会人员，以便会前做好思考与信息收集;
8.1.2通知内容：应将会议名称、主持人、具体时间(开起与结束)、地点、与会人员、会议主题与议程(例会名录中已作记录的不再要求，专题会议此信息必不可少)详细告知与会人员。
8.1.3会务应于开会前十分钟准备好会场及开会时的演示资料；各参会人员进入会议室前应准备好相关资料（并携带，避免中途准备资料而干扰会议）。8.2纪律要求：
8.2.1会议原则上不允许请假,如有特殊情况（紧急任务或销假中）须提前报请会议主持人批准,并授权其职务代理人参加会议，否则视同缺席；
8.2.2与会人员按时参加会议，不得迟到、早退或缺席，否则分别处以20元/次（迟到、早退）和30元/次（缺席）罚款；
8.2.3会议中，与会人员手机应调至震动；如因接听电话干扰会议，经主持人提出拒不改正的，罚款３0元/次。
8.2.4会议中，严禁大声喧哗,统一听从会议主持人安排,发言
不得偏离议题或带有人身攻击；经主持人指出拒不改正的，处50元/次罚款。
8.2.5会议结束后，由会务处理会议场所的整理，并且关闭设施与空调、灯，否则对会务人员处20元/次；
8.2.6会议相关人员（主持人、组织者、与会人员、记录员、会议中落实的工作事务负责人）应按本规定履行职责，否则视为怠于履行工作，视情节轻重处50-200元罚款。代理人怠职责任由授权人承担；未传答造成的怠职责任由传答人承担。
8.2.7会议主持人、稽核与跟踪员、部门负责人对违纪人员可在此规定范围内行使处罚权提报权，经综合管理部复核后作通报，并在当月工资核算中予以引用。8.3会议组织要求: 8.3.1会
议主题、议程、持续时间由会议主持人统一控制,与 会人员应围绕主题按发言和参与讨论，严防偏离主题。8.3.2会议原则上按既定的时间召开，如遇特殊情况，经会议
主持人决定，由会务提前10分钟将推迟信息及调整后具体的召开时间（或取消信息）通知与会人员。例会不得取消，如延期，需将延期召开理由以联络单方式报备总裁办，以此作为对执行会议的考核依据。8.3.3会议讲究高效：
8.3.3.1避免悬而不决：属与会人员权责内事务，应当场解决，以会议结果（会议纪要或会议决议）的共享来关闭问题点；权责内无法决策的（如资源问题、权限问题），主持人也应在会议中明确解决思路，并依此落实推进责任人，并拟制完成时间、安排任务的追踪与稽核人，以确保会中的布置事项在会后得到落实。
8.3.3.2避免决而不行：与会人员于会后一个工作日内应将会议精神传达或上报至部门相关人员（主持人对此有特别要求的，依主持人要求），会议主持人应指导会务人员（记录员）于会议结束后２个工作日内将会议决议或会议纪要发至与会人员和相关部门。如涉及工作布置的会议，会后相关人员应按会议中确定的进度如期完成，不事先提出困难并获得会议主持人同意（同时知会稽核、跟进人）、又不如期完成的，视为怠于完成工作。
8.3.3.3承前启后、循序见进：例会中有涉及工作任务分配的，议程中必须设置“上次会议布置事项进度汇报”环节；例会中涉及工作计划的，议程中必须设置“上期计划的达成情况汇报”环节。
9.会议文化（六问）： 9.1我们今天的行动准备好了吗? 9.2会议内容事前检讨过了吗? 9.3要发言的意见都准备好了吗? 9.4为了使讨论活跃你准备好了吗?
硬件视频会议系统, 是指视频会议终端部署在固定的会议室, 与会者开会必须到这个安装有硬件视频会议终端的房间才可以召开的视频会议。比起软件视频会议, 硬件视频会议具有集成度高、安全性和稳定性高、音视频效果好、操作灵活等优势, 但管理起来较为繁琐, 本文通过分析硬件视频会议系统的组成和特点, 着重讨论如何管好用好硬件视频会议系统, 使视频会议开得圆满成功。
硬件视频会议系统组成
硬件视频会议主要由5个系统组成, 分别为:网络系统、视频输入/输出系统、音频输入/输出系统, 视频会议组会系统、中央控制系统。
网络系统主要包括出口通信链路、路由器、网络密码机、防火墙、交换机等组成。其中, 通信链路提供上联网络的通信链路;路由器提供广域网路由和接入功能;网络密码机提供网络视频数据的加密功能;防火墙提供访问控制功能;交换机提供会议终端和控制计算机的网络接入功能。
视频输入输出系统主要包括摄像机、液晶电视、投影仪和投影幕、AV矩阵、VGA矩阵和视频分配器。AV矩阵可以将本地摄像机和视频会议视频信号分配给采集卡, 经数模转换后传给其他会场或者本地液晶电视、投影仪。VGA矩阵可以将接受到其他会场的视频信号和本地的视频电脑信号分配给液晶电视、投影仪可投影幕等视频输出设备 (如图1) 。
音频输入/输出系统主要包括有线话筒、话筒主机、调音台、数字音频处理器、功率放大器和音箱等设备。与会人员通过有线话筒进行发言, 实现本地音频的输入, 通过调音台、数字音频处理器、功率放大器和音箱等扩音设备实现控制本地音量、控制远端视频会议音量和调节控制室内监听音量等功能 (如图2) 。
视频会议组会系统包括视频会议终端设备、MCU设备和会议控制计算机。其中会议终端设备集成了音视频编解码技术, 将来自本端的音视频模拟信号通过终端编码网络送到目标终端进行解码, 然后输出到显示设备上。MCU将来自各会议场点的信息流, 经过同步分离后, 抽取出音频、视频、数据等信息和信令, 再将各会议场点的信息和信令, 送入同一种处理模块, 完成相应的音频混合或切换、视频混合或切换、数据广播和路由选择、定时和会议控制等过程, 最后将各会议场点所需的各种信息重新组合起来, 送往各相应的终端系统设备。会议控制计算机安装会议控制软件包, 负责整个会议的调度控制建议通过软件方式来完成。如会议的召开和结束、邀请和除名某个用户、会场轮巡切换等等。
中央控制系统主要有中央控制主机, 无线触摸屏和有线触摸屏。主要负责整个硬件视频会议系统的开启和关闭, 视频信号切换控制、电脑信号切换控制、摄像机的放大缩小和方向调节。
硬件视频会议系统特点
硬件视频会议音视频效果好、安全性和稳定性高、操作灵活等优势得益于采用了以下几种技术。
1. 高质量的音视频编码技术
比起软件视频会议, 硬件视频会议在音视频方面的质量都普遍高于软件产品, 硬件视频会议中的视频采用的H.264视频编解码, 能支持QCIF, CIF, 4CIF的图像分辨率, 在2M的网络带宽下仍能达到较理想的视频效果, 在同样的带宽情况下, 图像质量提高50%以上, 对网络传输具有更好的支持。音频编码采用了G.722的编码技术, 保证了音频在采集后的快速、准确、高效的编码。
2、优化的通信协议
H.323是基于分组交换的视频会议标准。由于依托于数据网络, 因此H.323视频会议系统具有非常灵活的网络结构, 不需要为视频业务提供专门的信道。只要数据网络到达的地方, 就可实现视频通信。除了视频传输之外, H.323还能提供视频点播、网上直播、数据会议、桌面可视通话等丰富的多媒体应用功能。是硬件视频会议首选的通信标准。
3、高效的网络组播技术
IP数据包在网络中传输有3种技术:单播 (Unicast) 、广播 (Broadcast) 、组播 (Multicast) 。其中单播是单点到单点的通信方式;广播是是一种点到多点的通信方式;而组播是点到多点的通信方式。同单播或广播相比, 组播效率非常高, 可以实现了IP网络中一点到多点的高效数据传送, 有效的降低了网络资源利用率。
4、嵌入式设计
嵌入式架构天生具备良好的抗病毒能力, 网络上流传的99%以上的病毒无法攻击嵌入式系统。基于DSP处理器的设计让硬件视频会议设备具有很低的功耗和良好的稳定性, 加之硬件视频会议设备还具备关键处理单元备份、冗余散热、硬件AES加密、防火墙等功能, 进一步保障了系统的安全性和可靠性。
5、集中认证机制
通过身份验证的客户对某个服务器端对象访问的控制。主要是指对服务器对象的访问权限, 比如信息服务中文件的读写、会议室的建立等等。
硬件视频会议系统管理要点
硬件视频会议系统布置在固定的会议室, 参会人员多, 发言人员多, 音视频要求高, 要保证视频会议开得圆满, 除了上述关键技术, 还要对之进行行之有效的管理。管理的水平高低也在一定程度上影响会议的效果。笔者认为可以从以下几个方面加强管理。
1、制定详细的管理规则及任务分工
作为一套完整的会议流程来讲, 详细的管理规则和具体的任务分工必不可少。硬件视频会议系统硬件多, 设备多, 造价高, 流程复杂。制定好管理规则可以避免设备的丢失以及保证开会过程的有条不紊, 将管理设备的责任具体划分到各个设备操作人员, 能够做到每个过程有人管, 每台设备有人操作, 并且操作设备的人员还要定期组织学习专业知识, 这样才能够解决开会中随时出现的问题。
2、电源设备安全可靠, 接地良好
由于会议组会都是电气设备, 那么电源设备的安全性和可靠性尤为重要, 电源设备不仅涉及到会议的成功, 而且还涉及到与会人员以及设备管理人员的人生安全。市电的引入最好是专线引入, 供电线路和电源开关应选择质量较好的, 市电的零线必须保证可靠接入, 并做好防腐处理, 定期对电源进行检测。
3、提高网络服务质量
作为音视频信息的承载体, 网络的服务质量也是影响会议成功的因素。对现场开会的人员可能对它的感触不多, 但是对远在千里之外的与会者来说网络的好坏就尤为重要。最直接的就是影响试听效果。当然, 影响网络服务质量的好坏第一个就是带宽, 首先我们要保证足够的带宽来传输我们的音视频。其次光传输系统尽量避免环路, 再者要合理的配置路由器和交换机, 使路由器能够在通过的IP数据流中识别出视频业务数据包并对其分类, 然后再通过拥塞管理机制提供带宽保证和优先传递服务。
4、摄像机的选择和布局
摄像机是视频采集的主要工具, 在实际的选购中, 用户往往认为摄像头的像素越高就越好, 不可否认, 像素值是影响摄像头质量的重要指标, 但是应当注意的是, 像素值越高的产品其的解析图象的能力也就越强。进行工作的时候对计算机进行数据处理的能力也要求较高, 否则会造成画面的延迟, 从而影响了视频会议的传输。布局上要根据会议室的大小进行合理的安放, 要照顾到主席台多个位置, 左半面以右面摄像机拍, 右半面以左面摄像机拍, 主席正面独立一个摄像机。保证主席台每个方向都能拍摄到。
5、会议室的布局与灯光照明
当前面四项都没有问题的时候, 还有一个获得满意的视觉效果的重要的因素会议室的布局与灯光。好的布局与灯光除了可提供现场参加会议人员舒适的开会环境外, 更可以使远端的与会人员获得较好的临场感。背景墙最好采用均匀的浅颜色, 禁止使用强烈对比的混乱色彩, 房间的其他三面墙壁、地板、天花板等均应与背景墙的颜色相匹配, 灯光应该用人工冷光源, 可以选择三基色灯具, 照度要适中。
6、防噪声控制啸叫
对于音频来讲, 噪声和啸叫都会严重影响会议音频质量, 对于噪声, 除了在音频系统中应用自动噪声抑制系统外, 还可以铺上地毯, 天花板装消音板, 四周墙壁应装隔音毯, 窗子安装双层玻璃, 桌子铺上桌布等措施减少噪声。啸叫主要原因是回声反馈加速, 减少啸叫发生的方法主要是避免固有共振点的形成, 除了利用均衡器或自动反馈抑制器降低“啸叫”频点的幅度外, 调整扬声器布局、改变麦克风方向以及两者之间的距离, 麦克风尽量不要放到音箱的覆盖范围以及音箱尽量架设高一些的地方, 后面可以布置吸声系数较大的幕布等来减少啸叫的产生。
7、科学组会与定期维护
视频会议各个系统相互依存, 相互影响, 没有一套完整科学的组会方案是不行的, 组会之前需制定一个科学的组会方案, 协调好各个系统的时间, 发挥整体作用。做好会议设备的维护和主会场的卫生清洁工作, 积极记录开会调试情况和发生故障时的解决方案以便查询。
结束语
为贯彻落实中央关于改进工作作风，密切联系群众八项规定及实施细则，推进厉行节约反对浪费制度建设，改进会风，精简会议，进一步加强和规范会议费管理，我们制定了《中央和国家机关会议费管理办法》。现印发给你们，从2014年1月1日起施行。执行中有何问题，请及时向我们反映。
附件：中央和国家机关会议费管理办法
财政部
国家机关事务管理局
中共中央直属机关事务管理局
2013年9月13日
附件：
中央和国家机关会议费管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步加强和规范中央和国家机关会议费管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，节约会议经费开支，制定本办法。
第二条 中央和国家机关会议的分类、审批和会议费管理等，适用本办法。
本办法所称中央和国家机关，是指党中央各部门，国务院各部委、各直属机构，全国人大常委会办公厅，全国政协办公厅，最高人民法院，最高人民检察院，各人民团体、各民主党派中央和全国工商联（以下简称“各单位”）。
第三条 各单位召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量，规范会议费管理。
第四条 各单位召开的会议实行分类管理、分级审批。
第五条 各单位应当严格会议费预算管理，控制会议费预算规模。会议费预算要细化到具体会议项目，执行中不得突破。会议费应纳入部门预算，并单独列示。
第二章 会议分类和审批
第六条 中央和国家机关会议分类如下：
一类会议。是以党中央和国务院名义召开的，要求省、自治区、直辖市、计划单列市或中央部门负责同志参加的会议。
二类会议。是党中央和国务院各部委、各直属机构召开的，要求本系统、各直属机构或省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅（局）负责同志参加的会议。
三类会议。是党中央和国务院各部委、各直属机构，最高人民法院，最高人民检察院，各人民团体及其所属内设机构召开的，要求省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅（局）或本系统机构有关人员参加的会议。
四类会议。是指除上述一、二、三类会议以外的其他业务性会议，包括小型研讨会、座谈会、评审会等。
第七条 中央和国家机关会议按以下程序和要求进行审批：
一类会议。应当报经党中央和国务院批准。会议总务、经费预算及费用结算等工作分别由中共中央直属机关事务管理局（以下简称中直管理局）和国家机关事务管理局（以下简称国管局）负责。
二类会议。各单位应当于每年11月底前，将下一年度会议计划（包括会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等）送财政部审核会签，按程序经中央办公厅、国务院办公厅审核后报批。各单位召开二类会议原则上每年不超过1次。
三类会议。各单位应当建立会议计划编报和审批制度，年度会议计划（包括会议数量、会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等）经单位领导办公会或党组（党委）会审批后执行。
四类会议。由单位分管领导审核并报主要领导批准后执行，并列入单位年度会议计划。
第八条 一类会议会期按照批准文件，根据工作需要从严控制；二、三、四类会议会期均不得超过2天；传达、布置类会议会期不得超过1天。
会议报到和离开时间，一、二、三类会议合计不得超过2天，四类会议合计不得超过1天。
第九条 各单位应当严格控制会议规模。
一类会议参会人员按照批准文件，根据会议性质和主要内容确定，严格限定会议代表和工作人员数量。
二类会议参会人员不得超过300人，其中，工作人员控制在会议代表人数的15%以内；不请省、自治区、直辖市和中央部门主要负责同志、分管负责同志出席。
三类会议参会人员不得超过150人，其中，工作人员控制在会议代表人数的10%以内。
四类会议参会人员视内容而定，一般不得超过50人。
第十条 全国人大常委会办公厅、全国政协办公厅、各民主党派中央和全国工商联的会议分类、审批事项、会期及参会人员等，由上述部门依据法律法规、章程规定，参照第六条至第九条作出规定，并报财政部备案。
第十一条 各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。
传达、布置类会议优先采取电视电话、网络视频会议方式召开。电视电话、网络视频会议的主会场和分会场应当控制规模，节约费用支出。
第十二条 不能够采用电视电话、网络视频召开的会议实行定点管理。各单位会议应当到定点饭店召开，按照协议价格结算费用。未纳入定点范围，价格低于会议综合定额标准的单位内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训中心，可优先作为本单位或本系统会议场所。
二、三、四类会议应当在四星级以下（含四星）定点饭店召开。
参会人员在50人以内且无外地代表的会议，原则上在单位内部会议室召开，不安排住宿。
第十三条 参会人员以在京单位为主的会议不得到京外召开。各单位不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第三章 会议费开支范围、标准和报销支付
第十四条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
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会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。
第十五条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。
会议费综合定额标准如下表：
综合定额标准是会议费开支的上限，各单位应在综合定额标准以内结算报销。
第十六条 一类会议费在部门预算专项经费中列支，二、三、四类会议费原则上在部门预算公用经费中列支。
会议费由会议召开单位承担，不得向参会人员收取，不得以任何方式向下属机构、企事业单位、地方转嫁或摊派。
第十七条 各单位在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、定点饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。财务部门要严格按规定审核会议费开支，对未列入年度会议计划，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。
第十八条 各单位会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。
具备条件的，会议费应由单位财务部门直接结算。
第四章 会议费公示和年度报告制度
第十九条 各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示，具备条件的应向社会公开。
第二十条 一级预算单位应当于每年3月底前，将本级和下属预算单位上年度会议计划和执行情况（包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等）汇总后报财政部。党中央各部门同时抄送中直管理局，国务院各部门同时抄送国管局。
第二十一条 财政部对各单位报送的会议年度报告进行汇总分析，针对执行中存在的问题，及时完善相关制度。
第五章 管理职责
第二十二条 财政部的主要职责是：
（一）会同国管局、中直管理局等部门制定或修订中央本级会议费管理办法，并对执行情况进行监督检查；
（二）按规定对各单位报送的二类会议计划进行审核会签；
（三）对会议费支付结算实施动态监控；
（四）对各单位报送的会议年度报告进行汇总分析，提出加强管理的措施。
第二十三条 国管局的主要职责是：
（一）配合财政部制定或修订中央和国家机关会议费管理办法；
（二）负责国务院召开的一类会议的总务工作；
（三）配合财政部对国务院各部委、各直属机构会议费执行情况进行监督检查。
第二十四条 中直管理局的主要职责是：
（一）配合财政部制定或修订中央和国家机关会议费管理办法；
（二）负责党中央召开的一类会议的总务工作；
（三）配合财政部对中央各部门会议费执行情况进行监督检查。
第二十五条 各单位的主要职责是：
（一）负责制定本单位会议费管理的实施细则；
（二）负责单位年度会议计划编制和三类、四类会议的审批管理；
（三）负责安排会议预算并按规定管理、使用会议费，做好相应的财务管理和会计核算工作，对内部会议费报销进行审核把关，确保票据来源合法，内容真实、完整、合规；
（四）按规定报送会议年度报告，加强对本单位会议费使用的内控管理。
第六章 监督检查和责任追究
第二十六条 财政部、国管局、中直管理局会同有关部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：
（一）会议计划的编报、审批是否符合规定；
（二）会议费开支范围和开支标准是否符合规定；
（三）会议费报销和支付是否符合规定；
（四）会议会期、规模是否符合规定，会议是否在规定的地点和场所召开；
（五）是否向下属机构、企事业单位或地方转嫁、摊派会议费；
（六）会议费管理和使用的其他情况。
第二十七条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
各单位应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。
不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。
第二十八条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任：
（一）计划外召开会议的；
（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；
（三）虚报会议人数、天数等进行报销的；
（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（五）违规报销与会议无关费用的；
（六）其他违反本办法行为的。
有前款所列行为之一的，由财政部会同有关部门责令改正，追回资金，并经报批后予以通报。对直接负责的主管人员和相关负责人，报请其所在单位按规定给予行政处分。如行为涉嫌违法的，移交司法机关处理。
定点饭店或单位内部宾馆、招待所、培训中心有关工作人员违反规定的，按照财政部定点饭店管理的有关规定处理。
第七章 附则
第二十九条 各单位应当按照本办法规定，结合本单位业务特点和工作需要，制定会议费管理具体规定。
第三十条 中央事业单位会议费管理参照本办法执行。
第三十一条 本办法由财政部负责解释，自2014年1月1日起施行。《中央国家机关会议费管理办法》（国管财[2006]426号）、《中央国家机关会议费管理补充规定》（国管财[2007]217号）、《国务院机关事务管理局 财政部关于调整中央国家机关会议费开支标准的通知》（国管财[2008]331号）同时废止。
